Kantor Penjaminan Mutu, 2015
Teknik Audit • Laksanakan audit sesuai rencana. • Gunakan daftar pengecekan untuk menemukan fakta. • Temukan fakta dengan mengajukan pertanyaan secara sistematik. • Cocokkan temuan-temuan fakta dengan bukti-bukti di lokasi. • Aculah buku panduan mutu (MM, MP, IK, DP) saat mengaudit. • Jaga hubungan baik dengan teraudit. • Gagasan-gagasan abstrak tidak dapat diaudit.
Jadwal Audit • Dipersiapkan agar sesuai dengan lingkup setiap audit. • Mencakup semua aspek pekerjaan dalam lingkup audit. • Frekuensi audit tergantung pada status dan kepentingan audit. • Jadwal harus diinformasikan sebelumnya kepada teraudit.
Pertemuan Pembukaan • Dipimpin oleh ketua tim auditor. • Memperkenalkan tim audit kepada manajemen teraudit. • Melakukan kajiulang tujuan dan lingkup audit. • Melakukan kajiulang metode dan prosedur audit. • Meminta persetujuan jadwal audit. • Memastikan jalur komunikasi dengan pemandu dari teraudit.
Pertemuan Pembukaan (Lanjutan) • Mengkonfirmasi ketersediaan sumber daya dan fasilitas. • Mengkonfirmasi kerahasiaan. • Mengkonfirmasi pertemuan penutupan. • Mengklasifikasi setiap masalah yang mungkin timbul.
Teknik Audit Dasar • Wawancara, diskusi, atau konsultasi dengan para penanggung jawab. • Melakukan kajiulang dokumen dan catatan-catatan. • Mengamati pekerjaan yang sedang berlangsung. • Menguji masukan, proses, dan keluaran pekerjaan. • Menguji sumber daya dan fasilitas.
Kegunaan Daftar Pengecekan Kegiatan Audit • Membantu perencanaan audit. • Merupakan panduan dalam wawancara yang sistematis • Memastikan kelancaran audit. • Memudahkan untuk diacu saat penyusunan laporan audit.
Contoh-Contoh Pertanyaan Sebelum Pengambilan Sampel • Seberapa jauh masalah audit mempengaruhi mutu produk atau proses. • Seberapa jauh masalah audit terkait dengan kebutuhan pelanggan atau kriteria yang ditetapkan institusi. • Jika pengambilan keputusan salah, apa yang akan terjadi. • Apakah sampel seperti ini hanya terdapat dalam bidang tertentu atau juga di bidang lain.
Teknik Audit Tambahan •
•
•
Mintalah pelaksana menjelaskan tahap-tahap operasional atau Instruksi kerja dan ujilah apakah pekerjaan dilaksanakan secara sesuai. Ujilah pekerjaan yang sesungguhnya dilakukan dan bandingkan dengan buku manual prosedur dan Instruksi kerja. Pilihlah salah satu proyek kemudian ikutilah semua tahap untuk melihat apakah pekerjaan telah dilakukan sesuai dengan kontrak.
Teknik Audit Tambahan (Lanjutan) • •
Ujilah tuntutan atau keluhan pelanggan dan coba untuk melihat kecenderungan masalah. Pilihlah salah satu dokumen, uji masukan dan keluaran, dan bandingkan dengan pekerjaan sesungguhnya.
Hal-hal yang sebaiknya dicek oleh auditor • Otoritas dan tanggungjawab. • Buku panduan (MM, MP, IK, DP) dan cara pengendalian kegiatan. • Pengetahuan dan pemahaman teraudit. • Orang, piranti, sumber daya, dan fasilitas. • Efisiensi dan efektivitas operasi. • Tindakan koreksi.
Pertemuan Pra-Penutupan • Dipimpin oleh Ketua Tim Auditor. • Mengaitkan temuan-temuan (yakinkan bahwa segala sesuatunya telah benar). • Mengevaluasi dan melakukan kajiulang hasil audit. • Menentukan tindakan yang akan dilakukan. • Mengelompokkan temuan-temuan (mayor, minor, observasi). • Memastikan laporan KTS telah dipersiapkan dengan benar. • Menyusun draft laporan akhir.
Pertemuan Penutupan Dipimpin oleh Ketua Tim Auditor Ucapkan terimakasih pada organisasi. Perkenalkan ulang tim audit. Berikan penjelasan singkat tentang audit yang dilakukan. • Presentasikan ketidaksesuaian (KTS). • Berikan ringkasan menyeluruh dan kesimpulan. • • • •
Pertemuan Penutupan (Lanjutan) • Menyetujui tanggal tindakan perbaikan. • Menjelaskan tindakan selanjutnya. • Mengulang pemeriksaan untuk sebagian yang tidak disetujui oleh teraudit. • Menyerahkan salinan laporan ketidaksesuaian (KTS). • Mencatat persetujuan yang dicapai.
(Daftar Pengecekan
Tujuan Daftar Pengecekan Audit • Mengkomunikasikan dan menjaga agar audit tetap dalam lingkup audit. • Menyediakan pendekatan terstruktur terstruktur.. • Memandu auditor. • Mengumpulkan dan menyusun catatancatatancatatan selama audit. • Membantu penyiapan laporan akhir. akhir.
Keunggulan Daftar Pengecekan • • • • •
Lebih siap siap.. Penghematan waktu waktu.. Sistematis.. Sistematis Memorisasi.. Memorisasi Memberi gambaran sistem mutu secara menyeluruh.. menyeluruh
Kelemahan Daftar Pengecekan • Mengabaikan halhal-hal yang tidak tercantum dalam daftar pengecekan pengecekan.. • Kurang fleksibel. fleksibel. • Dipersiapkan berdasarkan imajinasi auditor dan mungkin kurang realistik. realistik.
Mutu Mutu
Terima Kasih
19
