verslag vergadering
24 november 2014
ATP-RAAD 24 november 2014, in zaal Simon Steven, Jozef-Plateaustraat 22 Aanwezig: Ann Meeus (WE), Ann Vandaele (LW), Bernadette Lagae (WE), Carine Van Praet (PS), Chantal Van de Veire (LW), Chris Bonne (EA), David Mannaert (RE), Erwin Plancke (RvB), Frederik Van de Casteele (BW), Geert Vernaeve (WE), Geertrui Hofman (LW), Hilde Dewulf (BW), Jeroen Ongenae (EA), Katrien Steurtewagen (PP), Laurence De Wilde (LW), Martine Dewulf (RE), Melanie Bytebier (EA), Nele De Gersem (LW), Nico De Roo (WE), Peter Guns (EA), Sara Drieghe (gast), Veerle Van Beversluys (EA) Verontschuldigd: Angelica Alcantara (WE), Stefanie Vermeire (WE en RvB), Jan Soons (EA), Johanna Louwagie (EA), Jan Lammertyn (PP), Cathérine Matthys (GE), Anne Magherman (GE), An Desmet (LW), Danny Vandeput (WE), Mark Schittekatte (PP), Hilde Van Maele (Campus Kortrijk), Valérie Bouckaert (LW). Start vergadering: 12u15 1. Goedkeuring van het voorlopig verslag Het verslag van de ATP-raad van 27/10/2014 wordt goedgekeurd. 2. Presentatie Welzijnsrapport Sara Drieghe, vertrouwenspersoon van de UGent, geeft toelichting bij de rol van vertrouwenspersoon en bij het welzijnsrapport De powerpointpresentatie van Sara Drieghe wordt als bijlage toegevoegd aan het verslag. De resultaten van de enquête Hoe goed voel je je op werk 2013 en de samenvatting van de algemene resultaten zijn te vinden via: https://www.ugent.be/intranet/nl/bestuur/comites/pbw/agenda/2013/agendacp bw20131120. Het verslag beperkt zich tot de besproken onderwerpen en de vragen die werden gesteld.
verslag vergadering
24 november 2014
Sara Drieghe bespreekt achtereenvolgens volgende punten: - Rol en werkterrein van de vertrouwenspersoon - Psychosociaal welzijnsbeleid - Welzijnsrapport: o Risicoanalyse psychosociaal welzijn: de enquête en de resultaten worden besproken. - Opvolging van de resultaten Binnenkort wordt er een e-mail verstuurd met de stand van zaken. Na de goedkeuring van de actieplannen (vermoedelijk begin 2015) volgt er een mailing over de concrete actieplannen. In 2017 komt er vermoedelijk een nieuwe bevraging. De ATP-raad kan bij de voorbereiding van deze nieuwe enquête mogelijks een rol spelen vb. i.v.m. sensibilisering. - Vragen o Hoeveel vragen worden er per jaar aan de vertrouwenspersoon gesteld? Het gaat over gemiddeld 110 meldingen per jaar over de voorbije 3 kalenderjaren. Het aantal meldingen neemt jaarlijks toe. o Welke soort meldingen krijg je als vertrouwenspersoon? Het soort vragen is zeer divers. Merendeels gaat het over inter-persoonlijke moeilijkheden zoals conflicten en verbale agressie of andere vormen van ongewenst gedrag. ZAP-leden vragen meestal advies over hoe een moeilijke situatie bij medewerkers aan te pakken. o Via welke kanalen is er contact met de vertrouwenspersoon? Bij een melding, volgt er altijd minstens 1 persoonlijk intakegesprek van ongeveer 2 uren. o Welke personeelscategorieën contacteren de vertrouwenspersoon? De meldingen komen uit alle personeelscategorieën. Vorig jaar waren de meeste melders ATP, ZAP en AAP. o Zijn er minder meldingen van AAP/WP omdat sommige faculteiten een ombudspersoon hebben? Sara Drieghe meent dat er binnen de UGent andere aanspreekpunten zijn voor het melden van een probleem bijvoorbeeld tussen promotor en doctorandus. Zij merkt wel dat deze mensen eerder schrik hebben iets te melden met betrekking tot ongewenst gedrag bijvoorbeeld omdat ze bang zijn dat de prof het zou te weten komen. Daarom is het belangrijk te benadrukken dat de vertrouwenspersoon gebonden is aan beroepsgeheim.
verslag vergadering
24 november 2014
o Zijn er doorverwijzingen vanuit de ombudspersonen naar de vertrouwenspersoon? Weinig, wel door vakorganisaties, DPO en arbeidsgeneesheren. o Is het jaarverslag van de vertrouwenspersoon raadpleegbaar? Dit is onduidelijk. Sara Drieghe vraag het na. (Ondertussen is deze vraag uitgeklaard. Het is raadpleegbaar via https://www.ugent.be/intranet/nl/bestuur/comites/pbw/agenda/2014 /agendacpbw20140331/04_integraal-welzijnsjaarverslag-2013-pdf) o Hoe weet je dat er in het welzijnsrapport een correlatie is tussen bepaalde metingen, bijvoorbeeld tussen het hebben van een toekomstperspectief en het gemotiveerd zijn? Sara Drieghe zal navragen met welke methode de welzijnsindicatoren en risicofactoren met elkaar in correlatie zijn gebracht. (Antwoord van ISW Limits, ondertussen ontvangen: De correlatie tussen elke van de 40 risicofactoren enerzijds, en de welzijnsindicator anderzijds (stress, of motivatie, of ongewenst gedrag, of absenteïsme), is berekend binnen de UGent of binnen de functiegroep die in de titel staat van de prioriteitenkaart (bv. ‘ATP’) over alle personen die op alle betreffende vragen hebben geantwoord (bv. én op ‘work-life balance’ én op de stress-items).De berekende correlatie is meer specifiek een ‘Pearson correlatie’. Deze index kan variëren tussen 0 en 1 (in absolute waarde; negatieve correlaties zijn ook mogelijk, en worden in onze grafieken in schuin aangeduid). De waarde van de correlatie is aangegeven op de Y-as van de grafiek. Hoe hoger de waarde van de correlatie, hoe sterker de samenhang (en het samengaan) van de betreffende risicofactor met de betreffende welzijnsindicator. ISW Limits interpreteert deze sterkte van samenhang als een maat voor potentiële impact van een verbetering in de risicofactor op het welzijn (bv. een vermindering van stress). Hoe hoger de waarde van de correlatie, hoe groter de potentiële impact. Daarom bevelen wij aan de aandacht toe te spitsen op risicofactoren die hoog staan in de prioriteitenkaarten.) o Is er opvolging naar de focusgroepen? De focusgroepen zullen apart gecontacteerd worden met de aankondiging dat de beloofde terugkoppeling over de actieplannen uitgesteld wordt tot de concrete actieplannen zijn goedgekeurd door het Bestuurscollege, vermoedelijk in februari.
verslag vergadering
24 november 2014
De opmerkingen van het ATP die niet konden deelnemen aan de focusgroepen werden apart opgenomen in een rapport. De actieplannen zijn opgesteld op basis van de suggesties uit de focusgroepen en de expertise van de leden van de kernwerkgroep. 3. Berichten uit de Raad van Bestuur en Bestuurscollege Vraag (Martine Dewulf): Sas van Rouveroij werd verkozen als voorzitter van de Raad van Bestuur. Is deze functie volgens de Raad van Bestuurbaar verenigbaar met zijn functie als Vlaams parlementslid? Antwoord (Erwin Plancke): De Raad van Bestuur heeft hierover gedebatteerd en geoordeeld dat er geen onverenigbaarheid is. Hij werd met een 2/3 meerderheid verkozen. Vraag (Martine Dewulf): Siegfried Bracke werd aangesteld als vertegenwoordiger van openbare instanties in het Bestuurscollege. Is deze functie verenigbaar met zijn functie als Kamervoorzitter? Antwoord (Erwin Plancke): De Raad van Bestuur heeft hierover gedebatteerd en geoordeeld dat er geen onverenigbaarheid is. Vraag (Martine Dewulf): In sommige commissies is er geen ATP-plaatsvervanger. Wat is hiervoor de reden? Antwoord (Erwin Plancke): Afhankelijk van de commissie zijn er andere procedures. De oefening om dit eenvormiger te maken is nog bezig. Momenteel wordt de huidige situatie verder gezet. Vraag: Wat zijn de plannen rond de werkgroep ATP beleid? Antwoord (Erwin Plancke): Deze werkgroep is nog niet samengekomen. Deze kan worden samen geroepen op vraag van de Raad van Bestuur als deze advies nodig heeft. In de praktijk verloopt alle advies via het POC (Paritair OverlegComité). De werkgroep ATP-beleid zit in het vaarwater van het POC en de kans dat de commissie zal samengeroepen worden, is klein. Wanneer een onderwerp echt over ATP gaat, kan dit misschien wel eens voorgesteld worden. Reactie (Nele De Gersem): In de agenda van het Bestuurscollege van 14 november staat onder “IV Directie Personeel en Organisatie” het punt “Visie werving en selectie administratief en technisch personeel en verzoek om mandaat m.b.t. wijziging van het reglement ATP”. Is dit geen gelegenheid om de ATP-commissie te vragen om hierover samen te komen? Antwoord (Erwin Plancke): Ja, dat zou eventueel een gelegenheid kunnen zijn. Verslagen van de Raad van Bestuur en het Bestuurscollege zijn te vinden via https://www.ugent.be/intranet/nl/bestuur (inloggen vereist).
verslag vergadering
24 november 2014
4. Varia - De huidige hospitalisatieverzekering UGent heeft geen goed derdebetalerssysteem waardoor men zelf veel dient voor te schieten. Volgens Stefanie Vermeire wordt er gewerkt aan een oplossing en zal dit binnenkort in orde komen. - De uitnodiging “Meet & eat je boterhammen” zal verstuurd worden: de data zijn 28/11/2014, 9/12/2014 en 15/1/2015. - Zijn er vrijwilligers om de sociale media (zoals Yammer, Facebook en een eventueel forum op de ATPraad-website) strategisch aan te pakken? Of om één van deze te beheren? De voorzitter vraagt om tegen de volgende keer te bekijken of we mensen kennen die dit graag doen en eventueel willen opnemen. - Financiële steun ATP-raad: De voorzitter deelt mee dat er volgens Jeroen Vandenberghe financiële steun mogelijk is mits het voorleggen van facturen en offertes. De broodjes worden voorlopig verder gefinancierd via twee van onze ATP-vertegenwoordigers in de RvB Stefanie Vermeire en Erwin Plancke. Volgende vergadering: 18/12 om 12u15 in zaal Shannon, Technicum, SintPietersnieuwstraat 41. Vergaderdata academiejaar 2014-2015: 12/1, 9/2, 9/3, 30/3, 4/5, 8/6, 6/7 en 7/9. Einde vergadering: 13u50 Jeroen Ongenae
