Infosessie (nieuw) ZAP Letteren, 24 november 2014
Agenda • •
Inleiding (Luk Draye, decaan)
•
Onderzoek: profiel van een goede promotor en doctorandus, Lirias … (Ortwin de Graef, vicedecaan onderzoek)
•
Onderwijs:
• • • •
Communicatie: personeelsportaal, beleidsberichten, facultaire website (sociale media, kalender en nieuwsberichten), huisstijl, rekrutering (Liesbeth Westhof, stafmedewerker communicatie)
o
Personeelsgerelateerd: aanvragen medewerkers en plaatsvervangers, procedure ontheffing en toewijzing (Mieke Borremans, administratief directeur )
o
Inhoudelijk: programmaboek, ECTS-fiches, ES (puntenlijsten, afwezigheden tijdens examenperiode, surveillantielijsten) (Johan Verberckmoes, vicedecaan onderwijs)
Organisatie: faculteit praktisch, procedures personeelszaken (Mieke Borremans) Internationalisering (Bart Van den Bossche, vicedecaan internationalisering ) DIV (Fred Truyen, diensthoofd ICT) Bibliotheek (Demmy Verbeke, bibliothecaris)
Inleiding Luk Draye, decaan
Communicatie@Letteren Liesbeth Westhof, stafmedewerker communicatie
Communicatie@Letteren • • • • • • •
Facultaire website Personeelsportaal Sociale media Beleidsberichten Lichtkrant Huisstijl Rekrutering
Facultaire website • http://www.arts.kuleuven.be
Carrousel
Kalender Nieuws
Personeelsportaal • https://www.arts.kuleuven.be/home/docentenportaal/index
Personeelsportaal • Rubrieken o o o o o o o o
Contactinfo en praktische info Beleidsorganen, reglementen, richtlijnen en formulieren Financiën Onderwijs en examens Onderzoek Communicatie Personeel en organisatie Internationalisering
Sociale media • https://www.facebook.com/LetterenLeuven
Sociale media • https://twitter.com/artskuleuven
Beleidsberichten • Via mail:
• Archief: https://www.arts.kuleuven.be/home/nieuwsbrief/
Huisstijl • Visuele weergave van de identiteit van de KU Leuven • Alle info via websites Dienst Marketing: o o
http://www.kuleuven.be/huisstijl/ http://www.kuleuven.be/communicatie/publicaties • • • • • •
Sjablonen voor brief, nota, memo, agenda, verslag, presentaties Eenvoudige posters in PowerPoint Gepersonaliseerd drukwerk Logo’s, zegels en foto’s Taaltips !! Ondersteuning opmaak en verzending uitnodigingen !!
Rekrutering • "Rekruteren" van nieuwe studenten • Universiteitsbrede werving o o o
o o o
Open lesweek (herfstvakantie & krokusvakantie) SID-in's (januari-maart) Verderstudeerbeurs (maart) Facultaire infodag (maart) Facultaire masterinfoavond (april) Bachelorbeurs (mei & september)
• Bachelor- en masterbrochures o
http://www.kuleuven.be/toekomstigestudenten/publicaties
Vragen? Liesbeth Westhof Stafmedewerker communicatie Erasmushuis – Lett. 00.04 Tel: 016/37.68.39 E-mail:
[email protected] Aanleveren informatie:
[email protected]
Leuven Arts Faculty Research Ortwin de Graef, vicedecaan onderzoek
Arts Faculty Research Committee • 1 representative per research group • 1 annual plenary meeting • Operational committee: 1 representative per research unit/department • Monthly meetings
Research Office Arts • • • • • • •
Vice dean for research (Ortwin de Graef) Research officer (Tom Gheldof [until end 2014]) HR & Financial staff Information & support Liasion with Humanities Research Council (AROHW) Liaison with Central Research Office (DOC) Advice on grant application drafts
Funding opportunities • • • • •
Faculty: none (except for modest conference budget) University: Special Research Fund (BOF) Flanders: FWO Belgium: BELSPO Europe: Horizon 2020 http://www.kuleuven.be/eu/funding/horizon2020/index.html • LERU • Vision 2020
Horizon 2020 • Excellent Science (ERC: StG, CoG, AdvG) • Societal Challenges (Humanities mainstreaming) o o
o o o o
o
Health, demographic change and wellbeing Food security, sustainable agriculture, marine and maritime research and the bio-economy Secure, clean and efficient energy Smart, green and integrated transport Climate action, resource efficiency and raw materials Europe in a changing world - Inclusive, innovative and reflective societies Secure societies - Protecting freedom and security of Europe and its citizens
Output indicators • • • •
Publications: WoS / VABB: LIRIAS PhD’s Acquired funding ‘Valorisation’ / ‘Impact’
YouReCa • (Exit) training & development for young researchers • DOC / HR • Doctoral School Humanities
PhD supervision & doctoral programme • All PhD projects must be screened by the research unit’s doctoral committee • New doctoral programme regulations in 2015 • For all practical questions: research officer, http://www.arts.kuleuven.be/english/phd/phd_arts & http://www.kuleuven.be/research/phd/ • Profile of the good supervisor: http://www.kuleuven.be/research/phd/profile.html
Onderwijs Personeelsgerelateerd Mieke Borremans, adm. directeur
Onderwijsdiensten in de faculteit Monitoraat Stafmedewerkers onderwijs Onderwijssecretariaat (OSL)
Monitoraat ROL ? Het monitoraat helpt de studenten bij alle moeilijke stappen in hun studie.
Zo focussen ze sterk op de eerstejaarsstudenten. Voor velen is de overgang van het middelbaar naar de universiteit immers niet evident: het is bijvoorbeeld vaak wennen aan de grote hoeveelheden nieuwe leerstof die je op korte tijd moet verwerken. De monitoren maken studenten ook wegwijs in de administratie die een universitaire studie met zich meebrengt en vormen een eerste aanspreekpunt bij alle problemen die ze ondervinden - of ze nu iets met de studie te maken hebben of niet. Ook na het eerste jaar staan de monitoren natuurlijk steeds klaar om studenten hiermee te helpen.
Wie zijn de monitoren ? Zie website Diensthoofd: Katrien Philippen
Adjunct: Melina De Dijn
Stafmedewerkers onderwijs Wim Grevendonk (taal- en letterkunde en taal- en regiostudies) Ingrid Van Hecke (geschiedenis, AKM en culturele studies) Lokaal 00.03
• •
Curriculumontwikkeling en kwaliteitszorg
•
Ondersteuning docenten voor opmaak ECTS-fiches
Ondersteuning aan vicedecaan onderwijs, programmadirecteurs, de Didactische Commissie en de POC's.
Onderwijssecretariaat (OSL) Onderwijssecretariaat of OSL, bereik je via de receptie in de inkomhal.
•
Collegeroosters, examenroosters, examenverwerking, lokalenboeking voor colleges, goedkeuring ISP's
•
Toegang tot Toledo
[email protected] Nele Bosmans
Sara Leurs
Kunstwetenschappen
Sinologie en SLO
Musicologie
Elsk Van den Eede
Sarah Holsbeke
Taal- en letterkunde
Culturele studies en diploma’s
OSL Jeroen Delvael Slavistiek, japanologie, arabistiek en islamkunde, ONO, archeologie
Inne Dens
Geschiedenis
Ciska Talpe Creditcontracten
Onderwijs – personeelsgerelateerd -1 Waarom is het belangrijk dat de juiste docent bij het juiste vak staat ? Essentieel voor • de correcte info in het programmaboek over wie welk vak doceert en dus ook college- en examenrooster • beschikbaarheid van info over je studenten in KU Loket, toegang tot lijsten voor examens • bevorderingsaanvragen en docentenevaluatie
Onderwijs – personeelsgerelateerd - 2 Hoe word je titularis van een vak ? (naam bij een vak) Het vak wordt toegewezen via • profielvacature of • kandidatuurstelling procedure open opdrachten in KU Loket Wie komt in aanmerking ? o
KU Leuvenstatuten: ZAP, gastprofessor, doctor-assistent of gedoctoreerde onderzoekers en emeriti met opdracht m.a.w. ((on)bezoldigde personeelsaanstelling)
o
i.k.v. de integratie ook: • OP3 (ook zonder doctoraat) • OP2 en OP1 indien ze reeds titularis waren (zowel voor bestaande als voor bijkomende opdrachten)
o
https://admin.kuleuven.be/integratie/intranet/personeel/bevoegdheden-op
Onderwijs – personeelsgerelateerd – 3 • Toewijzing van een onderwijsopdracht o
o
Termijn : standaard 5 jaar met automatische verlenging, tenzij tijdelijke aanstelling (volgens contract) of emeriti met opdracht één jaar Procedure : via oproep open onderwijsopdrachten in KU Loket, oproep via vicerector onderwijsbeleid en beleidsberichten; goedkeuring op FB en groepsbestuur, na consult programmadirecteuren en campusdecanen
Onderwijs – personeelsgerelateerd - 4 Wat als ik een (deel van een) vak niet meer ga doceren ? Je vraagt ontheffing van een onderwijsopdracht o
Procedure via KU Loket via oproep beleidsberichten en mail vicerector onderwijsbeleid; aansluitend bespreking op FB en groepsbestuur
o
Je vraagt ontheffing voor x/y studiepunten
Onderwijs - personeelsgerelateerd - 5 Medewerking aan een vak o
Procedure : jaarlijks aan te vragen, in mei en juli na oproep beleidsberichten via standaard formulier; behandeling op FB
o
Medewerkers zonder doctoraat
o
Vermelding in programmaboek, docentenevaluatie, info studenten KU Loket
Aanvragen tot plaatsvervanging o
Procedure : jaarlijks aan te vragen door titularis van vak in mei en juli na oproep beleidsberichten via standaard formulier (met studiepunten !); maximaal 5 keer voor eenzelfde vak; behandeling op FB en groepsbestuur
o
Medewerkers met doctoraat
o
Vermelding in programmaboek, docentenevaluatie, info studenten KU Loket
Onderwijs Inhoudelijk Johan Verberckmoes, vicedecaan onderwijs
Docentenportaal
Jaaroverzicht planning onderwijs voor docent Datum augustus
september oktober
Onderwerp Examenregeling controleren – surveillanties schriftelijke examens Richtlijnen examens/ punteninvoer tot 15 augustus kandidaatstelling open onderwijstaken laattijdige aanvragen plaatsvervanging en medewerking volgend academiejaar
Waar Onderwijssecretar iaat Letteren (OSL) Ombudsdienst/ OSL KU Loket
gemotiveerde aanvraag tot ontheffing onderwijsopdracht tot begin november raadpleging resultaten studentenbevraging over opleidingsonderdelen, half oktober tot begin november
docentenportaal: formulier invullen voor faculteitssecretari aat KU Loket KU Loket
november
december
januari
februari
Programmawijzigingen voor volgend academiejaar (wijziging evaluatie opleidingsonderdeel, aanpassing studiepunten, semesterwijziging etc.) tegen half december, op universitair niveau tegen 31 januari in te dienen Examenregeling controleren – surveillanties schriftelijke examens Richtlijnen examens/ punteninvoer kandidaatstelling open onderwijstaken tot half februari
Advies stafmedewerker onderwijs; bespreking op cc/ oc / POC, via programmadirecte ur naar faculteit
OSL
Ombudsdienst/ OSL KU Loket
maart
april
mei
juni
juli
Onbeschikbaarheden examenperiodes volgend academiejaar aanvragen plaatsvervangingen en medewerking volgend academiejaar Examenregeling controleren – surveillanties schriftelijke examens controle uurroosters volgend academiejaar Richtlijnen examens/ punteninvoer controle examenroosters volgend academiejaar laattijdige aanvragen plaatsvervanging en medewerking volgend academiejaar bekendmaking toewijzing onderwijstaken en beroepsprocedure hele maand juni kandidaatstelling open onderwijstaken
OSL
docentenportaal: formulier invullen OSL
OSL
Ombudsdienst/ OSL OSL
Docentenportaal: formulier invullen
mail vicerector
KU Loket
Programmaboek en ECTS-fiche • ECTS fiche = beschrijving van het opleidingsonderdeel, zichtbaar voor iedereen • evenwicht tussen informatie geven en niet te specifieke informatie = informatie geven die niet jaarlijks wisselend is • alle wijzigingen qua semester, examenvorm, werkvorm zijn programmawijzigingen • alle info en ondersteuning bij stafmedewerkers onderwijs o Ingrid Van Hecke: historisch- culturele opleidingen o Wim Grevendonk: taal- en letterkunde en taal- en regiostudies
Examens • bij schriftelijke examens surveillantie door ABAP, docent blijft eindverantwoordelijke • punteninvoer door de docent via KU Loket
Organisatie van de faculteit Mieke Borremans, adm. directeur
Organisatie van de faculteit • Algemeen • Diensten in het Erasmushuis • De faculteit praktisch
Organisatie van de faculteit • De faculteit maakt deel uit van de Groep Humane Wetenschappen. 1 faculteit met 4 campussen in Leuven, Kortrijk, Brussel, Antwerpen • Hoogste bestuursorgaan van de faculteit is de Faculteitsraad (som van de 3 Subfaculteitsraden (LeuvenKortrijk, Brussel en Antwerpen)) • Vergadert ongeveer maandelijks, met verkozen vertegenwoordigers van de studenten, het ATP, het ABAP en het deeltijds ZAP. Alle voltijdse en deeltijdse ZAP-leden zijn sowieso lid van de Subfaculteitsraad. • Het verslag staat op het sharepoint.
Organisatie van de faculteit Het Faculteitsbestuur vergadert om de 2 weken.
Samenstelling: • Decaan, vicedecanen en adm. directeur (Bureau van het FB) • Bestuurders van de OE’s • 3 campusdecanen • ATP-vertegenwoordiger • ABAP-vertegenwoordiger • 2 studentenvertegenwoordigers Het verslag wordt via mail verspreid en staat op het sharepoint
Organisatie van de faculteit De Faculteit Letteren is opgedeeld in zes onderzoekseenheden: • Archeologie, Kunstwetenschap en Musicologie • Geschiedenis • Taalkunde • Literatuurwetenschap • Taal- en Regiostudies • Vertaalwetenschap De onderzoeksgroepen zijn de kleinste bestuurlijke eenheden van de faculteit. Er zijn er 26. Zie ook huishoudelijk reglement van de faculteit
Mijn rol ? Ter ondersteuning van de decaan en het bestuur • Administratieve processen in de faculteit stroomlijnen voor
• • •
•
de verschillende domeinen: ICT, onderwijs, onderzoek, communicatie, financiën en personeel, internationalisering, bibliotheek, secretariaten OE’s Uitbouw van een gedegen personeelsbeleid, in eerste instantie naar ATP maar ook naar ABAP en ZAP Beheer van werkingsmiddelen en personeelsmiddelen Gebouwencoördinator (aan Letteren toegewezen gebouwen, VGM, EIP) Opvolging van de integratie van de 2 nieuwe campussen
Ondersteunende diensten : Secretariaat decanaat Decanaatsecretariaat gelijkvloers A vleugel
Nele Nijs
Greet Danckaerts
Isabelle Aerts
Tom Bohez
o
Onder leiding van Tom Bohez, coördinator financiën en personeel
o
Administratief beheer van de personeelsdossiers van alle medewerkers van de faculteit: aanstellingen, verlengingen, wijzigingen en afsluiten van deze contracten.
o
Doctoraatsadministratie
o
Agendabeheer en algemeen secretariaat
o
[email protected]
Aanstellingen personeel • Op decanaatsecretariaat bij 2 HR-gedelegeerden : Greet Danckaerts en Nele Nijs • Rol: advies personeelsstatuten • Timing aanstelling personeel o Nieuw : 8 weken voor startdatum op decanaat o Verlenging : 6 weken voor startdatum op decanaat
Promoveren • Samenstelling jury dient op het faculteitsbestuur goedgekeurd worden 3 maand voor datum verdediging
• Ter info : aanvragen voor het FB indienen ten laatste om 17.00 uur op donderdag voor het FB op het decanaat
Ondersteunende diensten: Receptie Inkomhal Eerste contactpunt voor bezoeker tussen 8.30-12.30 en 13.30-16.30 uur
Je kan er terecht voor het boeken van lokalen (geen colleges) en didactisch materiaal, dienstfietsen, sleutels, (diploma's), stiften, koffiekaarten, kopiekaarten, verloren voorwerpen, parkingkaart. Yolande Geeraerts
•
Yolande Geeraerts
[email protected]
Nicole Putteman
Nicole Putteman
Ondersteunende diensten: adm. coördinator OE Eerste aanspreekpunt binnen je onderzoekseenheid Logistieke en administratieve coördinatie van de OE (Postbedeling, kantorenbeheer, ….)
Voorbereiding personeels- en doctoraatsadministratie Congresadministratie Beheer websites OE en OG Halftijdse aanstelling • •
Literatuurwetenschappen
AKM
Mia Hamels
Veerle Hompes
Ondersteunende diensten : adm. coördinator OE Taalkunde : Sylvia Lescrauwaet
Taal- en regiostudies : Choumicha Ridouani
Geschiedenis : Liesl De Windt (Isabelle Aerts) Vertaalwetenschappen : Steven Dewallens (20 %)
Ondersteunende diensten : financiële cel gelijkvloers 00.17
[email protected]
Onder leiding van Tom Bohez, coördinator financiën en personeel Wil je iets bestellen of aankopen, organiseer je een studiedag, doe je iets waar je beroepshalve geld voor uitgeeft of ontvangt, kom dan eerst langs bij deze medewerkers.
Oude geschiedenis
AKM
Griekse studies
ONO
Taalkunde
Sonja Dekoning
Els Dewit
Financiële cel Mia Hamels: Literatuurwetenschappen Tom Bohez : Vertaalwetenschap
Doctoraten Geschiedenis (-OG)
Patricia Beersaerts
SLO Japanse studies Sinologie Slavische studies Gerlinde Van den bosch
Diensten in het Erasmushuis • DIV - Lett. 00.18 / 00.19 • OSL (zie eerder) • Stafmedewerkers o
Onderwijs (zie eerder)
o
Internationalisering
o
Communicatie
o
De stafmedewerker onderzoek Tom Gheldof (lokaal 00.04) ondersteunt het onderzoek aan de faculteit, incl. de coördinatie van de doctoraatsopleiding. Doctorandi kunnen voor vragen m.b.t. hun doctoraatsopleiding of -examen bij hem terecht. Hij geeft advies en hulp bij aanvragen voor onderzoeksmandaten, beurzen of onderzoeksprojecten.
De faculteit praktisch • Erasmushuis als openbaar gebouw o
consequenties voor veiligheid
o
toegang tot het gebouw (WE / ‘s avonds)
o
sleutels
• VGM o
EIP (eerste interventieploeg) in noodsituaties
o
noodnummer 2222
o
technische defecten: melding via KU Loket of centrale dispatch
o
EHBO
o
rookvrij gebouw
o
REG (rationeel energiegebruik)
De faculteit praktisch • Parking o
ATP, AAP en ZAP (voorwaarden) => site Faculteit Letteren
o
BAP => F. Lintstraat
o
bezoekers => aanmelding aan H. Servotteparking
Internationalisering Bart Van den Bossche, vicedecaan
Internationalisering • “transversaal”: onderwijs, onderzoek, dienstverlening • 2011-2014: grotere zichtbaarheid internationalisering in beleid en structuren (VR internationalisering) • Ondersteuning, verbreding, verdieping, mainstreaming van internationale dimensie van onderwijs en onderzoek
• Letteren: specifiek belang van (invulling van) internationale dimensie van onderwijs en onderzoek (taal- en letterkunde, toegepaste taalkunde, taal- en regiostudies)
Internationalisering Letteren • StIL – Stuurgroep Internationalisering Letteren (sinds 2009-2010) • VD Internationalisering (sinds oktober 2011) • Beleidsplan 2014-2018 • IMCO – International Mobility and Cooperation Office Lett 01.16 – Lett 01.17 Stafmedewerker internationalisering (Roger Janssens) Coördinatoren uitgaande studentenmobiliteit (Sarah Holsbeke, Hugo Serwy) Inkomende studentenmobiliteit (Nadine Kerstens) Stafmedewerker Programme in European Culture and Society (Study Abroad programme) (Annelies Kindt)
Internationalisering Letteren Deelname INT / IMCO aan overleg - facultair niveau: • Didactische commissie • OCO – onderwijs- en communicatieoverleg • [communicatie met POC’s, CC’s] Deelname INT / IMCO aan overleg – centraal niveau: • International liaisons • Erasmusverantwoordelijken • Interfacultaire Raad voor Internationalisering (VD)
Internationalisering onderzoek • Samen met Onderzoeksondersteuning Letteren • Informatie structureren en (gericht) verspreiden • ondersteunen van internationale onderzoekers (statuten, goedkeuring, onthaal,…): IMCO biedt ondersteuning op vraag van OzOL en/of ZAP-leden • institutionele onderzoekssamenwerking (bilaterale akkoorden): IMCO
• Bijzondere aandacht: onderzoek en ontwikkelingssamenwerking
Internationalisering onderwijs • “traditionele” internationale invulling van het curriculum • Individuele mobiliteit van studenten en docenten, IN en UIT • effecten van individuele mobiliteit op het curriculum (gemengde studentengroepen; contact met niet-Leuvense docenten; bevorderen integratie en interactie via Koco International) • Inzetten op nieuwe initiatieven & nieuwe werkvormen: tandem learning, interculturele interactie, o INT/IMCO = faciliterende rol, maar ook eigen initiatieven, vaak via PECS of mobiliteitswerking o vb.; opo “Intercultural Interaction”; IEREST-project
Internationalisering onderwijs • Individuele studentenmobiliteit IN & UIT o o
o
o
Uitwisselingsstudenten [ondersteund door IMCO] Study abroad (PECS) [ondersteund door IMCO – stafmedewerker PECS] Diplomastudenten [ondersteund door STB-team onderwijssecretariaat] IMCO organiseert informatie- en welkomstmomenten voor inkomende studenten (incl. diplomastudenten)
Uitgaande studentenmobiliteit Aantallen + % op totaal aantal afstuderenden in BA3 resp MA/MnM 2012-2013
2013-2014
Archeologie
2
6,5%
1
4,3%
2014-2015 (voorlopig) 2
Kunstwetenschappen (enkel BA3) Musicologie (enkel BA3)
7
14,0%
7
15,9%
3
0
0,0%
3
18,8%
0
Geschiedenis
17
10,1%
33
18,5%
19
Oude geschiedenis
0
0,0%
1
7,7%
0
Taal- en letterkunde
70
27,2%
73
30,3%
62
Taal- en regiostudies: arabistiek & islamkunde Taal- en regiostudies: japanologie Taal- en regiostudies: oude nabije oosten Taal- en regiostudies: sinologie Taal- en regiostudies: slavistiek en O-Eur. Bedrijfscommunicatie
6
28,6%
1 (ipv7)
5,9%
4
6(+14)
12,8% (42,6)
5(+20)
10,0% (50,0)
2(+23)
1(+3)
14,3% (57,1)
0(+4)
0% (66,7)
0(+2)
2(+16)
5,9% (52,9)
2(+25)
4,1% (55,1)
4(+27)
7
46,7%
11
78,6%
14
0
0%
0
0%
0
Culturele studies
6
5,2%
3
3,3%
1
Estudios ibericos y iberoamericanos
0
0%
0
0%
1
Faculteit
157/1013
15,5%
189/1005
18,8%
168
Internationalisering onderwijs • Participatie: 18,8%. Enkel de BA+MA-programma’s (zonder BC, CS): ca 25%. • 2013-2014: 28 geselecteerde uitgaande studenten trokken hun aanvraag in vóór vertrek naar het buitenland • Geïndividualiseerde en arbeidsintensieve ondersteuning (m.n. opstellen en goedkeuren van programma’s)
• [Aparte categorieën: Erasmus Mundus 2]
Inkomende studentenmobiliteit (uitwisseling / zonder diploma) 2012-2013
2013-2014
2014-2015 (voorlopig)
Niet-Europese uitwisselingsstudenten + study abroad (PECS)
92
102
81
Europese uitwisselingsstudenten + Erasmus work placement / traineeship
110
Interuniversitaire studenten + EMA2
14
87 (incl. 9 Erasmus Belgica) 29
107 (incl. 10 Erasmus Belgica) 17
totaal
216
218
205
Inkomende studentenmobiliteit (diploma) 2012-2013
2013-2014
2014-2015
Cultural Studies
41
34
45
Linguistics and Literature: English
11
5
7
Langue et literature françaises
2
1
1
Western Literature
14
20
20
European Studies
113
130
164
Archaeology
3
nvt
nvt
Estudios Ibericos y Iberoamericanos
17
11
16
Medieval and Renaissance Studies
8
14
6
Advanced Studies in Linguistics
4
6
4
Internationalisering onderwijs • Mobiliteit docenten/ onderzoekers IN & UIT. Erasmus TS mobiliteit: (te) lage participatie (o.w.v. voorwaarden en vergoeding) o Ondersteund door centrale dienst internationalisering en opgevolgd door IMCO • Bilaterale akkoorden: ca 30 o Facultaire akkoorden: zonder specifieke financiering o Centrale akkoorden: met financiering o
Internationalisering onderwijs • IMCO ondersteunt institutionele samenwerking: o o
o
Akkoorden Erasmus+, in overleg met opleidingen Ondersteuning en participatie projecten (e-local; IEREST, Erasmus+ Strategic Partnerships,…) Ondersteuning individuele ZAP, OE/OG, POC’s,.. bij het leggen en uitbouwen van institutionele contacten
• Externe dienstverlening: o
Adviezen gelijkwaardigheid via NARIC
Internationalisering onderwijs • Nieuwe initiatieven & nieuwe werkvormen: tandem learning o interculturele interactie (voor uitwisselingsstudenten, gecreëerd binnen PECS) • korte mobiliteit zonder credits (StIL, voorjaar 2014) • Aanbod voor inkomende studenten: klemtonen bv. op Europese dimensie, meertaligheid, vergelijkende en transnationale perspectieven, interculturaliteit, locatiegebonden aantrekkingskracht van sommige programma’s (neerlandistiek, kunstwetenschap,….). o
DIV Fred Truyen, diensthoofd ICT
Missieverklaring (1) • De DIV heeft als opdracht het ondersteunen van het ICTgebruik in de Faculteit Letteren en bewaakt de integriteit en de privacy van de werkgebonden elektronische data van de personeelsleden Letteren.
Missieverklaring (2) • De DIV ondersteunt ICT voor onderzoek, onderwijs en bibliotheek. • Om dit te bereiken beheert de Dienst Informatieverwerking Letteren
•
•
de computerinfrastructuur van de Faculteit Letteren. Daartoe behoren het netwerk in het Erasmushuis en een aantal bijgebouwen, het serverpark en de PC-klassen van de faculteit en het PC-park Letteren. De DIV voorziet in de functies van netwerkbeheer, systeembeheer en eindgebruikersondersteuning. Daarnaast beheert de DIV de website-infrastructuur van de faculteit en geeft de dienst advies bij aankoop van computermateriaal en het gebruik van databanken voor wetenschappelijk onderzoek. De DIV voorziet in samenwerking met ICTS de gebruikers met Lync (de opvolger van de traditionele telefonie).
Missieverklaring (3) •
De DIV staat garant voor de eerste laag van de informatica: de bekabeling, het netwerk, de servers, de PC, de printers en randapparaten. De DIV zorgt ervoor dat een personeelslid op het werk kan aansluiten op het netwerk, standaard kantoortoepassingen kan gebruiken, zijn email kan lezen en toegang heeft tot de administratieve toepassingen van de waarvoor hij/zij geautoriseerd is. De DIV beveiligt en beschermt ook de gegevens van de personeelsleden Letteren.
•
De DIV geeft vorm aan de digitale werkomgeving van de onderzoekers en biedt web-diensten aan voor onderzoek en onderwijs. Specifiek gericht op de noden van de Faculteit biedt de DIV diensten aan naar digitale fotografie, grafische ondersteuning en beeldbewerking.
•
Op een derde niveau doet de DIV aan expertise-ontwikkeling op het gebied van computertoepassingen voor onderzoek en onderwijs in de Letteren, en biedt ze consultancy en ondersteuning voor het opzetten en beheren van onderzoeksdatabanken.
Wie? (1) • • • •
Prof. Fred Truyen – Diensthoofd Ivo Jossart – Netwerkbeheerder Matthias Mallaerts – Helpdesk & User support Philippe Lecomte – Helpdesk
Wie? (2) • • • •
Bruno Vandermeulen – Fotograaf Erika Scheltens – assistente Fotograaf (DT) Eliane Mahy – Tekenares Hans Coppens – stafmedewerker ICT & Onderwijs
Voor wie? • Leden van de Faculteit Letteren zichtbaar in de wie-is-wie KU Leuven
Dienstverlening • • • • • • • • •
Systeembeheer Beveiliging Aankoop, installatie, onderhoud Helpdesk PC-klas Websites Databanken Lync Advies
Context • ICT-Raad HW o
serverlokalen
o
afstemmen bibliotheek-ICT en PCklassen
• ICTS
http://lstat.kuleuven.be/
• NQRL http://www.arts.kuleuven.be/nqrl/
• Directie Onderwijs en Leren
https://admin.kuleuven.be/icts/ o
Kuleuven/KOTnet/eduroam
o
Toledo
o
Groupware
o
KULoket
o
HPC
o
andere diensten (via DIV!)
http://www.doel.kuleuven.be
• Multimedia o
(mail/sharepoint/voip)
• Associatie o
• Centrum voor Statistiek
GDLO (Toledo e.a.)
multicampus / ODL
Systeembeheer • DIV doet basisbeheer netwerk, routering, servers, beveiliging • Zorgt voor Backup o Box service KU Leuven o groepsshares op drive Q: o groepshare drive P: (alles wat onderwijsgerelateerd is en administratie) o printfaciliteiten (voor Windows Zakelijke systemen in het domain) 0,03€/pagina + korting recto-verso (15%)
Aankoop hardware, installatie, onderhoud • • • •
Aankoop steeds door financiële cel NA consultatie DIV Standaard PC / laptop configuratie met Windows 7 (64-bit)
Netwerktoegang voor certified PC's Basis software installatie o
McAfee Antivirus (later mogelijks nieuw raamcontract) – verplicht ook voor Mac+Linux
o
Microsoft Office 2013 (32bit)
o
Outlook email / OWA = outlook web access (geniet voorkeur voor non-admin.)
o
IE 10 (IE 11 windows8)
o
Mozilla Firefox 33
o
Java versie 7 update 71
o
VLC media player
o
CDburnerXP
Aankoop Software • Publishing o
Adobe Photoshop ext. Photoshop Elements
o
Adobe Illustrator
o
Adobe Acrobat Pro
o
Adobe Indesign
o
Adobe prod. suite=goedkoper!
o
Gimp 2.8 (gratis)
• Statistiek o
SAS
o
SPSS
o
Statistica
o
R (gratis)
• Bibliografie o
Zotero
o
EndNote
• Qualitative Research o
NVivo
• MindMaps o
xMind
Helpdesk • Mail
[email protected] o 24/24 • Telefoon o 016/325007 o 9-12 en 14-16 tijdens werkdagen • Noodnummer (nog mee te delen) o 016/372989 o 8-18 tijdens werkdagen indien dringend o
Contacturen • Balie o o o
Lokaal Lett 00.19 Ma en wo: 9-12 en 14-16 Di-Do-Vr: 9-12
• Op afspraak o
o
Via reserveringstool of op initiatief van DIV. Op uren dat “balie” gesloten is. http://www.supersaas.nl/schedule/Lett_DIV/Helpdesk_L etteren
Website www.arts.kuleuven.be • • • • • • • •
KU Leuven stijl, Plone omgeving Personeel kan opleiding volgen bij ICTS Goede documentatie Betrouwbaar Hoge zichtbaarheid op Google Inhoudelijke supervisie: Liesbeth Westhof Contact: Matthias Mallaerts Gratis!
Sharepoint • Website om documenten te delen online • Voor administratie, bv ook voor projectadministratie • Kosten facultair voorgefinancierd, vanaf 1 GB doorgerekend aan OE/project
LIRIAS • Publicatiedatabank KU Leuven • Belangrijk voor carrière, aanvragen én financiering • http://lirias.kuleuven.be
Niet-KU Leuven websites voor projecten • • • •
Omgeving: Drupal Server in eigen beheer Domeinnamen geregistreerd KU Leuven Min. 600 euro; gemiddeld ca. 1500 euro, kan oplopen tot 5000 euro. Marktprijzen liggen stuk hoger. • Continuïteitsgarantie DIV • Contact: Hans Coppens (indien doorverwezen door Matthias Mallaerts)
Toledo • •
U kan rol Teaching Assistant krijgen in Toledo
• • • •
Assignment tool kan worden gebruikt voor taken en inleveren
• • • •
Daarnaast blog- en wiki-tool associatie
Naast Courses kunnen ook een veelheid van communities aangemaakt worden TurnItIn Tool voor plagiaatcontrole Studenten weten hoe announcements op te volgen
Nieuw: Blog en Journal tools geïntegreerd in Toledo, zodat studenten effectief kunnen bijdragen leveren Wiki's kunnen nu ook opengesteld en gearchiveerd als PDF Bij taken online: zorg dat je altijd weerslag hebt, bv in PDF Grade center is nu vrij krachtige omgeving
Databanken • Beschikbaar: MS SQL-server 2008R2 o MySQL o Access o Mediawiki • Op afspraak kan Fred Truyen helpen bij het ontwerp en opzetten van een Access-databank of een wiki voor persoonlijk onderzoek • Voor foto's gebruiken we de dArts databank (Canto Cumulus) – Bruno Vandermeulen • Grote volumes foto's gestockeerd op file-servers worden aan zelfde tarief doorgerekend o
Multimedia • Digitale fototoestellen en camera's voor uitleen beschikbaar • Hulp bij digitalisering wanneer in context van onderwijs; voor onderzoek alleen na voorafgaande overeenkomst met diensthoofd DIV • Beperkte multimedia-ondersteuning in overleg met LIMEL (http://www.kuleuven.be/onderwijs/onderwijsbeleid/limel)
Deontologie • ICT-Deontologie document voor: studenten: http://www.kuleuven.be/studenten/ictgedragslijn.html o personeel: https://admin.kuleuven.be/personeel/ict-gedragslijnpersoneel o IT-Governance o strategisch plan o compliance • Aanbevolen: http://www.informatiewijzer.be o
Bibliotheek Letteren Demmy Verbeke, bibliothecaris
Bibliotheek Letteren o
21 deelcollecties met een eigen aankoopprofiel (cf. aankoopprofiel Letteren)
o
aankoopprofiel van een deelcollectie wordt bepaald door de betrokken BibliotheekCollectieCommissie (BCC), i.e. academisch personeel + informatiespecialist van de deelcollectie
o
fysieke collectie: meer dan 320.000 items
o
meer dan 10 km schapruimte (waarvan bijna 9 km in open opstelling)
o
elektronische collectie: uitgaven in 2013 (UB-breed): bijna 5,1 miljoen euro
o
340 werkplekken, waarvan ca. 60 voorbehouden voor collectiegebruikers
o
2013: meer dan 170.000 bezoeken; meer dan 80.000 unieke bezoekers
Ontsluiting
• Fysieke én digitale collectie van alle KU Leuven bibliotheken (en meer) •
via Limo (limo.libis.be) N.B. via Limo kan je ook de uitleentermijn van uitgeleende items verlengen (indien deze niet aangevraagd zijn door een andere gebruiker)
Bibliotheek Letteren Website Bibliotheek Letteren http://bib.kuleuven.be/lbib openingsuren en sluitingsdagen
o o o
informatie over deelcollecties
formulieren (bv. formulier voor bestellingen op projectmiddelen) o o
huisregels
informatie over kopiëren / printen / scannen o
wie-is-wie in de bib o
...
Bibliotheek Letteren
academisch verantwoordelijke faculteitsbibliothecaris
balieverantwoordelijke informatiespecialisten = aanspreekpunten voor vragen i.v.m. specifieke collectie back-office medewerkers
Onderzoeksondersteuning
Plagiaat en wetenschappelijke fraude
Open Access
Copyright
Digital Humanities
Collectievorming BCC: bibliotheekcollectiecommissie BCC bepaalt het aankoopprofiel van de deelcollectie (m.a.w.: beslist over de besteding van de basistoelage én van het BCC krediet) BCC = informatiespecialist(en) + betrokken leden van het academisch personeel specifieke organisatie / vergaderfrequentie wordt overgelaten aan de BCCs Informatiespecialist volgt nieuwe publicaties op binnen de relevante domeinen doet bestelsuggesties aan de BCC plaatst bestellingen binnen krijtlijnen vastgelegd door de BCC (en de budgettaire ruimte) rapporteert over het beschikbare budget aan de BCC
Aankopen budgetten: 1.
2.
3. 4.
basistoelage die de bibliotheek van de faculteit ontvangt (verdeeld a.h.v. verdeelsleutel) BCC-kredieten (i.e. vooral overschotten van afgelopen projecten) budgetten van lopende projecten financiële giften
Giften volgens de wensen van de schenker:
ofwel specifieke aankopen (bv. specifieke boeken, of schenking aan een specifieke deelcollectie) ofwel door de verdeelsleutel
=> worden integraal toegevoegd aan het bibliotheekbudget Let wel: op externe stortingen is er standaard 12% centrale overhead
Bestelprocedures mogelijkheden: 1. 2.
3.
bestelling op basis van bibliotheekbudget bestelling op basis van BCC-budget (prefinanciering door bibliotheek) bestelling met projectgelden (prefinanciering door bibliotheek)
N.B. Sinds 2011 is het niet langer mogelijk om boeken met projectgelden te bestellen en ongeregistreerd op kantoor te houden.
Bestelprocedures 1. bestelling met bibliotheekbudget:
bestelling moet kaderen in aankoopprofiel, bepaald door BCC bibliotheekmedewerker plaatst de bestelling in overleg met of op vraag van BCC bestelling wordt gefinancierd met wat op het krediet van de betrokken deelcollectie staat; bibliotheek handelt de volledige bestelprocedure af publicatie wordt bij aankomst in bibliotheek geplaatst
Bestelprocedures 2. bestelling met BCC-budget:
bestelling moet kaderen in aankoopprofiel, bepaald door BCC bibliotheekmedewerker plaatst de bestelling op vraag van BCC (duidelijk aangeven van welk krediet deze bestelling betaald moet worden!) aankoop wordt geprefinancierd door bibliotheek en vervolgens teruggevorderd van het BCC-krediet publicatie wordt bij aankomst in de bibliotheek geplaatst
Bestelprocedures 3. bestelling met projectgelden (prefinanciering door bibliotheek):
bestelling is vrij (eventueel wel advies door informatiespecialist)
onderzoeker plaatst de bestelling via het bestelformulier of vraagt aan bibliotheekmedewerker om de bestelling te plaatsen (duidelijk aangeven van welk krediet deze bestelling betaald moet worden!)
aankoop wordt geprefinancierd door bibliotheek en vervolgens teruggevorderd van het betreffende projectkrediet
bij aankomst van de publicatie wordt de onderzoeker in kwestie op de hoogte gebracht; de publicatie wordt ofwel in de bibliotheek geplaatst, ofwel in depot gegeven bij de onderzoeker
Bestelprocedures Bestelprocedure
Financiering
Aankoop aan regels gebonden?
Depot?
1
bibliotheekkrediet
Ja
Neen
2
BCC-krediet
Ja
Neen
3
projectgelden
Neen
Ja
Depotregeling boeken worden uitgeleend op de depotkaart van een individuele gebruiker (die verantwoordelijk blijft!) voor een verlengbare periode van 1 jaar (op voorwaarde dat het contract van de onderzoeker in kwestie nog min. 1 jaar loopt) boeken verschijnen in de cataloog maar kunnen niet “opgeëist” worden door andere gebruikers geldt enkel voor boeken aangekocht met middelen van lopende projecten
waarom een jaarlijkse herinneringsmail om te verlengen?
Waarom kan de bibliotheek niet gewoon al onze bestelsuggesties kopen, zonder al die regeltjes? Collectiebudget vs. abonnementskosten € 400.000,00
€ 350.000,00
€ 300.000,00
collectiebudget
€ 250.000,00
recurrente kosten
€ 200.000,00
€ 150.000,00
€ 100.000,00
€ 50.000,00
€ 0,00 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013
Questions, suggestions (and donations)?
[email protected] kantoor 01.51 tel. 016 32 47 88 http://bib.kuleuven.be/lbib
