CONCEPT VERSLAG ALGEMENE LEDENVERGADERING SATURNUS/ HENDRIKS COPPELMANS 24 NOVEMBER 2014 Aanwezig: Theo van Boekel, Loes Boley, Ronny van Bommel, Frank van Driel, Will Ellenbroek, Imke van Gelder, Margreet van Gelder, Jan Gevers, Mariëlle Gobes, Rianne de Groot, Mike van den Heiligenberg, Rene Janssen, Peter van Hout, Arends Koops, Robert Koops, Hans Kouwenberg, Sophie van Lierop, Rob Postma, Jeanny Rutten, Bas Schuurmans, Maria Spekschoor, Ary Stuijfbergen, Rob Theunisse, Hans Verhoeven, Mirjan Verweij-van Lanen, en het bestuur: Ronald van Eeken, José Moonen-Gerrits, Ine de Groot, Twan van Hout, Joost Kouwenberg en Ingrid Plug Afwezig met kennisgeving: Leny van den Berg, Mieke van Boekel, Marjo Geurts, Lette v.d. Heuvel, Nila v.d. Heuvel, Pim v.d. Heuvel, Riny v.d. Heuvel, Harry Jaegers, Marleen Kock, Matthijn Kunz, Gerrit Meijer, Ton Nefkens, Nicole Reijntjes, Christian Verwegen, Marieke Weerts, Mark van Winsen, Janne Wonders en Hans van Zon 1. Opening De voorzitter opent de vergadering en heet iedereen van harte welkom. 2. Mededelingen De voorzitter leest de afmeldingen voor en meldt dat Twan van Hout later bij de vergadering aanwezig zal zijn. 3. Verslag vergadering 22 november 2013 Bladzijde 4, 2e alinea Wijzigen: Stichting Saturnus/ HC à Stichting Saturnus, vervallen HC. Bladzijde 6, punt 10 benoemen nieuwe bestuursleden Toevoegen: Ine stelt zich zelf voor: Zij is al 22 jaar betrokken bij de vereniging. Met inachtneming van bovengenoemde wijzigingen wordt het verslag goedgekeurd. 4. Jaarverslag vereniging De voorzitter geeft aan dat er het afgelopen jaar veel gebeurd is waaronder de verhuizing van de Ring naar het MuzeRijk, er zijn veel nieuwe bestuursleden gekomen, van een aantal leden hebben we helaas afscheid moeten nemen, het eindfeest heeft plaatsgevonden en de activiteiten rondom 50 jarig jubileum van de vereniging. Jeanny Rutten uit haar complimenten over het voorliggend jaarverslag. Het jaarverslag wordt bij deze vastgesteld en goedgekeurd. 5. Financieel verslag De penningmeester geeft aan dat het financieel verslag dit jaar voor het eerst niet op papier verstrekt wordt en anders gepresenteerd is. Dit omdat we als Saturnus in een openbaar gebouw zitten en het niet nodig vinden dat buitenstaanders het financieel verslag zien.
1
Uitgaven ·
De zaalhuur voor het Udens College is qua huurprijs sinds 1 januari jl. op eenzelfde niveau/tarief als de overige sportaccommodaties in Uden. Het maakt qua huurprijs niet meer uit waar we als Saturnus zitten, de prijs is overal gelijk. Getracht wordt zo veel mogelijk in te plannen in het MuzeRijk. Aantal zaaldelen blijft hetzelfde.
·
Daarnaast is er ook langer doorgetraind, namelijk tot 1 juni van het seizoen.
·
De kosten van de trainers van dames 1 vallen hoger uit dan begroot. Dit komt omdat de kosten van de trainer dermate hoog waren.
·
Rob Postma informeert of de begroting overschreden kan worden zonder dat de leden hierover door het bestuur worden geïnformeerd en er ingegrepen kan worden. Dit zou ernstige gevolgen kunnen hebben. De penningmeester geeft aan dat het bestuur zich hier wel degelijk van bewust is. Er is toen bewust voor gekozen om zo door te gaan. Rob Postma geeft aan dat het begrotingsoverschrijding mogelijk is maar dat dit dan wel van te voren bekend gemaakt dient te worden. Het bestuur heeft op dat moment echter anders besloten. Inmiddels zijn maatregelen genomen om dat met ingang van het nieuwe seizoen te voorkomen. Daarnaast is het mogelijk om ook in het voorjaar een extra ledenvergadering te houden.
·
Theo van Boekel meldt dat dit jaar tevens afgesproken is dat afspraken met hoofdtrainers kortgesloten zullen worden met de penningmeester.
·
Rob Theunisse informeert of de kosten voor trainers in eerste instantie niet hoger begroot dienen te worden. De penningmeester geeft aan dat dit in de begroting van vorig jaar inderdaad vrij krap is gezet. Dit bedrag was in de vorige vergadering al bekend maar toen was de begroting al gereed.
·
De post “teamkosten, kilometervergoeding” is niet nodig geweest en dit levert een besparing van € 2.160,00 op.
·
De post “materialen” is met name een overschrijding in verband met inrichting van de beachvelden. Hierin zitten ook de tablets die aangeschaft zijn. Is uit de reservering vermogen voorgaande jaren gehaald. Vorig seizoen zijn tevens nieuwe ballen aangeschaft.
·
De post “kosten scheidsrechter opleiding” betreft wedstrijdboekjes.
·
De post “teamgelden” is iets hoger uitgevallen dan verwacht. Dit heeft te maken met het hoger niveau waarop men speelt.
·
De post “diversen, opleiding trainers” ad € 4.206,75. Door trainers op te leiden, verbindt je ze voor een aantal jaren aan de vereniging. Op dit moment zijn ze nog niet geslaagd, dienen nog een afsluitende opdracht te doen. Er dient nog een praktijktraining gedaan te worden en een wedstrijd gecoacht te worden. Dient eigenlijk nog dit jaar afgesloten te worden. Een en ander is, in overleg met de opleider, iets uitgesteld omdat men wel een team moet hebben om dit te doen.
·
Saturnus is reeds gestart met de volleybalschool. De technisch coördinator welke begroot was, is er op dit moment nog niet. Aan de volleybalschool hangt wel een kostenplaatje en hiervoor heeft het bestuur de Stichting Saturnus benaderd en de begroting van de volleybalschool bij hen ingediend. Dit komt neer op een tekort van € 25.000,= voor 5 jaar en in overleg met de Stichting Saturnus zal dit door hen gefinancierd worden.
2
·
De kosten van de rayontrainingen zijn voor de helft voor de ouders. Er zijn in seizoen 2013-2014, 8 kinderen die deelnemen aan de rayontraining, in seizoen 2014-2015, 1 kind.
·
Sectie PR & Communicatie € 2.039,50 terugboeking. Hadden vorig jaar iets moeten declareren bij Stichting was niet gedaan. Daarom nu opbrengst ontwikkeling logo en nieuwe huisstijl.
Inkomsten ·
De post “consumpties bar” ad € 1.819,90 zijn hoger dan anders.
·
In de praktijk blijkt het ook lastiger voor Saturnus om alles met vrijwilligers te organiseren. Voor de overgang naar het MuzeRijk is gezegd dat Saturnus de bardiensten op een aantal dagen/dagdelen op zich zal nemen. Op het moment dat dit niet blijkt te werken, dient overwogen te worden hier al dan niet mee te stoppen. Hiertoe kun je echter pas na verloop van tijd en na een evaluatie, toe besluiten. De voorzitter is van mening dat we het wel een vol seizoen de kans moeten geven en dat na één seizoen de balans opgemaakt dient te worden. Geïnformeerd wordt hoe het zit met opzeggen. Deze evaluatie dient aan te sluiten op het moment dat je er als vereniging mee kunt stoppen. De evaluatie zal direct na het seizoen plaatsvinden. De leden zullen vervolgens door het bestuur over de resultaten hiervan geïnformeerd worden. Joost Kouwenberg stelt voor om af te spreken dat het bestuur in een marge van 10/15 % van de begroting kan handelen en dat tot de Algemene Ledenvergadering gewacht kan worden om de leden te informeren. Mocht dit niet haalbaar zijn, zal nog voor de zomervakantie een extra Algemene Ledenvergadering gepland worden.
·
In de post “Bar, klein inventaris en diversen ad – € 2.954,41 zijn de vergoedingen voor de barleiders, niet vrijwilligers, opgenomen. Met name in de vakantieperiode (mei, juni, juli, augustus) is het lastig de bezetting van de bardienst te organiseren. Theo van Boekel informeert of mogelijk anders geruild kan worden in de dagen/dagdelen dat Saturnus zorg draagt voor de bardienst. Prioriteit heeft echter het volleybal. De penningmeester geeft aan dat het bestuur, ook zoveel als mogelijk, probeert te vergaderen op de dagen dat Saturnus bardienst draait. Joost Kouwenberg merkt op dat wij als Saturnus ook zeker gaan kijken naar activiteiten die in de maanden mei, juni, juli en augustus georganiseerd zouden kunnen worden. Loes Boley informeert hoe het MuzeRijk haar activiteiten plant. De penningmeester geeft aan dat het MuzeRijk haar uiterste best doet om op verschillende dagen te plannen.
·
Hans Verhoeven informeert of de huidige advertenties eveneens opgenomen worden in de digitale Time Out. Dit is zo.
Totaalplaatje ·
Per saldo is er sprake van een verlies van € 10.270,69. De penningmeester merkt hierbij op dat eigenlijk vorig jaar al, naast de jaarlijkse indexatie, een contributieverhoging had moeten worden voorgesteld. De indexatie wordt jaarlijks in oktober toegepast.
·
Ine de Groot geeft aan dat er natuurlijk ook een aantal investeringen voor de toekomst zijn gedaan. Peter van Hout merkt op dat de kosten met name zitten in zaalhuur en trainers (inclusief opleiding trainers).
·
Het vermogen is afgenomen in verband met de kosten van het jubileumjaar. Het bestuur uit haar complimenten evenals de leden naar de jubileumcommissie voor al hun inzet en werkzaamheden.
3
·
De penningmeester licht de balans per 30 juni 2014 toe.
·
Jeanny Rutten vraagt zich af hoe het komt dat de post crediteuren zo hoog is opgelopen. De penningmeester geeft aan dat dit te maken heeft met de verhouding tussen de vereniging en de Stichting (zie debiteurensaldo) en nog nagekomen facturen die nog in het seizoen geboekt zijn.
·
Rob Postma informeert of Saturnus al rente heeft ontvangen van de lening aan het MuzeRijk. De penningmeester geeft aan dat hier inderdaad maandelijks rente voor wordt ontvangen.
a. Verantwoording seizoen 2013/2014 b. Verslag kascommissie Loes Boley en Rob Theunisse hebben op 11 november jl. een bezoek aan de penningmeester gebracht en de kascontrole uitgevoerd. Zij hebben geconstateerd dat de stukken in orde zijn. c. Verlenen decharge voor de penningmeester en het bestuur voor het gevoerde beleid 2013/2014 Rob Theunisse leest namens de kascommissie de bevindingen voor en stelt voor aan de vergadering om de penningmeester en het bestuur decharge te verlenen voor het door hen gevoerde financiële beleid over 2013-2014. De vergadering gaat hiermee akkoord en de decharge wordt verleend, gevolgd door een applaus voor de penningmeester. Verslag van de kascontrole commissie van volleybalvereniging Saturnus/ Hendriks Coppelmans te Uden over het boekjaar 2013 - 2014 Aard en omvang van de controle: Het uitgangspunt van de controle was het verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid dat het aangeboden financieel verslag geen onjuistheden van materieel belang bevat en een afspiegeling is van de administratie. De controle omvatte: 1. Boekingen van dagafschriften van de bankrekeningen. 2. Boekingen van de kasverantwoordingen. 3. Beoordelingen van de nota’s van leveranciers, declaraties, vergoedingen enz. 4. Een cijferbeoordeling van de balans en het verlies- en winstoverzicht van het boekjaar 2013 -2014. De penningmeester a.i., Ronald van Eeken verklaard dat: 1. Alle administratieve stukken inzake de inkomende en uitgaande geldstromen van de vereniging ter inzage zijn gesteld. 2. Niets aan de beoordeling van c.q. de controle is onttrokken. Bevindingen: 1. De totalen van de baten- en lastenrekeningen zijn conform verantwoord op de verlies- en winstrekening van de vereniging. 2. De saldi van de bezittingen, vorderingen en schulden zijn conform de administratie verantwoord op de balans per 30 juni 2014. 3. De op de balans vermelde saldi van de diverse bankrekeningen stemmen overeen met de betreffende dagafschriften van de banken.
4
4. Het financieel verslag geeft naar ons oordeel een getrouw beeld van de grootte en samenstelling van het vermogen op 30 juni 2014 en van de baten en lasten over de verslagperiode 1 juli 2013 tot en met 30 juni 2014. Advies: De kascontrole kommissie stelt voor: 1. De goedkeuring uit te spreken over het financieel verslag over de periode 1 juli 2013 tot en met 30 juni 2014, bestaande uit: a. De balans per 30 juni 2014. b. De verlies- en winstrekening over de genoemde periode. 2. De penningmeester en het bestuur decharge te verlenen. Uden 11 november 2014 De kascontrole commissie: Loes Boley:
Rob Theunisse:
d. Benoeming nieuwe kascommissie De huidige kascommissie bestaat uit Rob Theunisse, Loes Boley en Daphne Sgroot. Daar Daphne Sgroot geen lid meer van de vereniging is, kan zij als zodanig geen deel meer uit maken van de kascommissie. Loes Boley heeft zich herkiesbaar gesteld en wordt nog voor 1 jaar opnieuw benoemd. Rob Theunisse is niet meer herkiesbaar en verlaat dan ook de kascommissie. Margreet van Gelder en Jeanny Rutten stellen zich beschikbaar voor de kascommissie en worden door de Algemene Ledenvergadering als zodanig benoemd. 6. Presentatie volleybalschool Peter van Hout geeft middels een presentatie in powerpoint een uiteenzetting van de Volleybalschool (VBS). Een werkgroep bestaande uit Jeanny Rutten, Robert Koops, Matthijn Kunz, Theo van Boekel en Peter van Hout is hiermee aan de slag gegaan met als doelstelling een kwaliteitsverbetering voor de gehele vereniging en professionalisering van de vereniging met name op het gebied van doorstroming. Middels het bouwen van een piramide met een brede basis, waardoor er een stuk kwaliteit aan de top komt en waarmee de continuïteit van de eerste teams gewaarborgd kan worden. Als basis hiervoor dient het in 2008 geschreven beleidsplan, technisch en organisatorisch met de jeugd als speerpunt. Inmiddels is hiervan al veel gerealiseerd. Er zijn de zichtbare activiteiten van de VBS zoals de zondagtraining en de sociale activiteiten, Dione 2.0. (maan van Saturnus). Daarnaast beleid: voorbereidingen, Dione 2.0, werkgroepen. De VBS is meer dan alleen de training op zondag. Eerst dient de structuur neergezet te worden en vervolgens dienen de trainers en leden hierbij betrokken te worden. Hiervoor zullen werkgroepen starten om onderdelen op te pakken en is een stappenplan opgesteld. Stappenplan Start (2013-2014) · Opstart van de VBS à wat dient er allemaal gedaan te worden? Ontwikkeling (2014-2015) · Realisatie van plannen, wat is er al gedaan? · Samenwerking met Casper v.d. Broek welke een plan zal opstellen. · Aantrekken/aanstellen coördinatoren, 3 december a.s. is hiervoor een eerste afspraak gepland. Het voornemen is om de coördinator nog dit jaar te benoemen. · Projectteam implementeren en activeren. · Spelers volgsysteem “ontwikkelen”.
5
Projecteren/feedback (2015-2016) · Projectie binnen de club. · Jaarplannen opstellen vanuit softwaresysteem. · Proefdraaien met coachboek en bijsturen. · Trainingskaarten. Implementeren (2016-2018) · Live gaan en ouders van leden hierover informeren. Bewaken, sturen, reflecteren Voor Dotcomscope heeft Saturnus reeds een licentie. Hiervoor is tevens een sponsor gevonden, te weten Ed Gobes. Dit is een digitale tool die gebruikt kan worden voor en door trainers en coaches. In seizoen 2015-2016 willen we hen dan ook hierbij gaan betrekken. In overleg met het bestuur heeft de volleybalschool afgesproken een plan van aanpak/opzet voor het beachvolleybal neer te gaan zetten. Rob Theunisse vindt het een mooi plan maar vindt het heel belangrijk dat ouders zich er ook van bewust worden dat ze ook iets voor de club kunnen gaan betekenen. Hij wenst de VBS veel succes. Loes Boley geeft aan het belangrijk te vinden dat de VBS op bepaalde momenten laat zien waar zij mee bezig is ook al is een en ander nog niet gereed. De VBS is voornemens nog dit jaar de genoemde coördinator te benoemen. In 2016-2018 wil de VBS het zo hebben staan als nu gepland. Met een aantal onderdelen zal al eerder gestart worden. Daarnaast zal Joost Kouwenberg vanuit de vereniging samen met Jeanny Rutten vanuit de VBS een communicatieplan opstellen. Rob Postma geeft aan in het geheel de afstemming met het bestuur te missen. Ine de Groot geeft aan dat de sectie WedstrijdWezen al een bijeenkomst heeft gehad met de trainers. Daarnaast zit Theo van Boekel die deel uitmaakt van de sectie WedstrijdWezen ook in de werkgroep VBS. De voorzitter bedankt Peter van Hout voor zijn presentatie. 7. Begroting 2014/2015 a. Contributievaststelling · De penningmeester licht de begroting toe. · Met technisch coördinator wordt de mini coördinator bedoeld. Zal ondergebracht worden bij de post kosten trainers. · De post “Barverbruik dienst beheer” is 0. Hiermee wordt het verbruik in de Ring bedoeld. · De post “Kleding verkoop” bedraagt 0 omdat dit doorberekend wordt aan de leden. · Hans Kouwenberg informeert waarom de post website en domeinregistratie zo omhoog is gegaan. Dit komt omdat dit zowel voor de vereniging, de volleybalschool als het beachvolleybal is. · Joost Kouwenberg geeft aan dat wat betreft de grote club actie er 60 boekjes uitgegeven zijn, maar slechts 11 retour ontvangen zijn. Die 11 boekjes hebben uiteindelijk toch nog € 450,= voor de vereniging opgeleverd. Als iedereen hiermee gewerkt zou hebben, zou dit veel meer opgeleverd hebben. Mogelijk dat in het vervolg zo gedaan kan worden als Udi’19 doet. Alle mini’s en A jeugd. Will Ellenbroek is van mening dat zo’n systeem als Udi’19 hanteert, andere verenigingen dood slaat. · Jeanny Rutten informeert of een terugloop in de omzet van circa 40% reëel is. De penningmeester geeft aan dat dit de te verwachten omzet is, gebaseerd op de activiteiten die in het verleden in de Ring georganiseerd werden en wat er op dit moment in het MuzeRijk op zondag georganiseerd wordt. Will Ellenbroek informeert of de vergoedingen voor de bardienst ad € 7.000,= reeds op deze omzet in mindering is gebracht. Dit is correct. Peter van Hout informeert of de omzet per maand inzichtelijk is. De penningmeester geeft aan dat de omzet per maand inderdaad inzichtelijk is. Joost Kouwenberg geeft aan dat het daarnaast de doelstelling is om per
6
·
·
·
·
· ·
· ·
week nog € 500,= binnen te halen met andere activiteiten. Twan van Hout geeft aan dat het al enkele malen is voorgekomen dat er meer omzet wordt gedraaid dan verwacht. Het probleem zit met name in de vakantieperiodes. Will Ellenbroek geeft aan dat de barcommissie met alle barleiders bijeen is geweest en hierin kwam naar voren dat het tarief verlaagd kan worden. Verslag van dit overleg is reeds in het bezit van het bestuur. Het voorstel van de barcommissie aan het bestuur is om het tarief voor de vrijwilligers van de zondag en maandag te verlagen. Maria Spekschoor geeft aan dat dit een probleem kan zijn. Dit dient echter nog in het bestuur besproken te worden. Joost Kouwenberg merkt op dat in de bestuursvergadering van maart/april a.s. een evaluatie van de kosten zal plaatsvinden. Mocht er op dat moment aanleiding toe zijn om zaken aan te passen, zal voor de zomervakantie mogelijk nog een extra Algemene Ledenvergadering gepland worden. Suggesties zijn welkom. Daarnaast is Joost Kouwenberg er van overtuigd dat wanneer er een aantal mensen opstaan om de bordreclame mee op te pakken, er hierin meer winst valt te behalen. Ook zijn er teams die van alles regelen maar dat hier aan voorafgaand geen afspraken over gemaakt waren. Joost Kouwenberg geeft aan dat in de toekomst geen afspraken door leden danwel derden zonder afstemming met de sectie PR & Communicatie plaats kan vinden zonder dat er een redelijke vergoeding tegenover staat. De penningmeester geeft aan dat het helaas niet is gelukt om een sluitende begroting te krijgen. Zoals op het totaaloverzicht is te zien, is er sprake van een verlies van € 12.750,=. De volleybalschool maakt onderdeel uit van de voorliggende begroting. Het bestuur vindt de volleybalschool van essentieel belang van de vereniging en de club van 100 wil gedurende maximaal 5 à 7 jaar jaarlijks € 1.500,= bijdragen aan de volleybalschool. De Stichting Saturnus wil nog eens € 8.550,= bijdragen en heeft zich garant gesteld voor 5 jaar. Dit betekent dat er een verlies resteert van € 2.750,=. En om de begroting sluitend te krijgen, wordt de Algemene Ledenvergadering gevraagd de volgende contributieverhoging goed te keuren. Het betreft een algehele contributieverhoging, niet gedifferentieerd. Zoals eerder aangegeven is de volleybalschool niet enkel de training op zondag. Ine de Groot merkt hierbij op dat het gebruikelijk is dat voor een extra training, extra betaald wordt. De volleybalschool wilde laagdrempelig starten. Jeanny Rutten geeft aan dat in de toekomst kinderen die naar rayontraining gaan, ook naar de training van de volleybalschool kunnen gaan. Op dit moment is het niveau echter nog anders. Op het moment dat dit niveau gelijk is, kan hiervoor alsnog besloten worden. Voor de rayontraining wordt men geselecteerd. Margreet van Gelder geeft aan dat aan een aantal ouders is aangeboden om hun kind naar de rayontraining te laten gaan, maar dat ouders hier uiteindelijk van af zien. Afgesproken is dat wanneer niet leden hieraan deel willen nemen, zij hier fors voor dienen te betalen. Externe belangstellenden kunnen een aantal trainingen op proef mee doen maar zullen alsnog lid dienen te worden. De penningmeester geeft aan dat er op dit moment nog geen mensen van buiten Saturnus mee trainen met de volleybalschool. Op het moment dat leden voor training van de volleybalschool extra dienen te gaan betalen, dient de mogelijkheid open gehouden te worden om ook niet leden hieraan deel te laten nemen. Will Ellenbroek stelt voor om de contributie te baseren op het aantal trainingen. Voor volgend seizoen zal nader onderzocht worden of overgegaan dient te worden tot een gedifferentieerde contributie en de gemaakte opmerkingen van heden zullen hierin meegenomen worden. Wellicht dat in het voorjaar een extra Algemene Ledenvergadering gepland wordt. De voorgestelde contributieverhoging gaat in per 1 januari 2015 en zal naar de leden gecommuniceerd worden. De Algemene Ledenvergadering stemt in met de voorgestelde contributieverhoging en geeft haar goedkeuring aan de voorliggende begroting. De voorzitter bedankt de penningmeester voor de werkzaamheden die verricht zijn om de begroting op te stellen.
7
8. Bedanken afgetreden bestuursleden en andere vrijwilligers De voorzitter geeft aan dat zowel Jeanny Rutten als Kas Willemsen in de loop van het seizoen 2013/2014 zijn afgetreden als bestuurslid, Rob Theunisse bij de kascommissie en Sascha v.d. Venne voor haar ondersteuning bij de contributie-administratie. Zij bedankt allen voor hun inzet. Rianne de Groot heeft de werkzaamheden van Sascha overgenomen. 9. Huishoudelijk reglement De voorzitter licht het huishoudelijk reglement toe. Naar aanleiding van een aantal vragen is het reglement reeds aangepast en in de bestuursvergadering aan de orde geweest. Bladzijde 1, punt 2 Verenigingskleur Verplaatsen: “Kleding en andere attributen zoals bijvoorbeeld sporttassen, die door de vereniging beschikbaar zijn gesteld, blijven te allen tijde eigendom van de vereniging en dienen bij beëindiging lidmaatschap te worden ingeleverd.” naar “Aanschaf overige kleding en materialen”. Bladzijde 2, II. leden, contributie en stemrecht · Wijzigen punt 1: Bestuursleden, zie zelf niet meer actief de volleybalsport beoefenen, zijn wel lid van de vereniging zij zijn vrijgesteld van contributiebetaling; à die. · Punt 4 ereleden die actief zijn als vrijwilliger, zijn lid van de vereniging en vrijgesteld van contributie. Wijkt hiermee af van de statuten en dient hier dan ook verwijderd te worden. Bladzijde 4, punt 6. Gedragscode bestuursleden Wijzigen: Hoewel sprake is van een collectieve verantwoordelijkheid is er sprake zijn van een heldere portefeuilleverdeling. à Hoewel er sprake is van een collectieve verantwoordelijkheid dient er sprake te zijn van een heldere portefeuilleverdeling. Bladzijde 4, punt 7. Vergaderingen 1e bolletje Wijzigen: algemeen bestuur à bestuur. Verder zijn er geen op- en/of aanmerkingen en wordt het huishoudelijk reglement hierbij vastgesteld. 10. Benoeming nieuwe bestuursleden De Algemene Ledenvergadering gaat akkoord met de benoeming van Joost Kouwenberg als voorzitter van de sectie PR & Communicatie. Op dit moment is de voorzitter sectie facilitair nog vacant. Indien men hiervoor kandidaten weet, wordt verzocht dit door te geven aan het bestuur. Tevens wordt het rooster van aftreden opnieuw vastgesteld en zijn Twan van Hout en Ronald van Eeken dit jaar herbenoemd en niet als ad interim. Hiermee ontstaat een rooster van aftreden dat recht doet aan de statuten dat niet het gehele dagelijkse bestuur tegelijk aftredend is. Ook hiermee wordt ingestemd. 11. Commissie van beroep De commissie van beroep heeft het afgelopen seizoen niet in actie te hoeven komen. 12. Rondvraag Rob Postma Heeft in de wandelgangen vernomen dat de nieuwjaarsreceptie van Saturnus mogelijk op een andere datum dan 1 januari 2015 gehouden zal worden. Aangegeven wordt dat de nieuwjaarsreceptie gehouden dient te worden op een dag dat Saturnus bardienst draait. De barcommissie heeft zelf een voorstel gedaan ten aanzien van de datum van de nieuwjaarsreceptie en waarschijnlijk zal deze plaatsvinden op 3 januari a.s. Wanneer
8
Saturnus de nieuwsjaarbijeenkomst traditioneel op 1 januari kan houden en de omzet hiervan voor Saturnus is, is dit geen probleem. Twan van Hout zal hieromtrent in overleg gaan met Hans van Zon. Hans Kouwenberg Informeert of het mogelijk is in het vervolg de Algemene Ledenvergadering niet op een dag dat er getraind wordt plaats te laten vinden. Wanneer dit mogelijk is, zal hiermee rekening gehouden worden. Maar het bestuur geeft wel aan dat dit enkel kan op een dag dat Saturnus bardienst heeft. Hij geeft tevens aan dat er veel gemopperd wordt over het draaien van de bardienst door teams. Peter van Hout Vond het geweldig dat de jeugd in het bestuur was vertegenwoordigd. Inmiddels heeft Kas Willemsen zijn bestuursfunctie echter neergelegd. Het andere jeugd bestuurslid is Kevin Kerkenaar. Hij is, afhankelijk van het onderwerp, al dan niet aanwezig bij de bestuursvergadering. Mochten er andere jeugdleden zijn die in het bestuur zitting willen gaan nemen, is Peter van mening dat zij goed begeleid dienen te worden. Rianne de Groot Informeert naar het puntensysteem. Binnen de vereniging was er dit jaar niemand die dit wilde oppakken en dan houdt het helaas op. Mogelijk dat dit te zijner tijd weer opgepakt zal worden. Will Ellenbroek Geeft aan het fijn te vinden dat er jeugdleden op de Algemene Ledenvergadering aanwezig zijn. Hij vindt het echter jammer dat je tijdens de Algemene Ledenvergadering een afspiegeling ziet van leden die iets voor vereniging doen maar dat dit veelal niet spelende leden zijn. Aangezien Saturnus niet de enige gebruiker is in het MuzeRijk wil hij benadrukken dat het van belang is goed samen te werken met de andere gebruikers. Dit betekent ook dat wanneer Saturnus bardienst heeft gedraaid er goed schoongemaakt dient te worden. We dienen er met elkaar voor zorg te dragen dat de samenwerking met de andere gebruikers van het MuzeRijk goed is en goed blijft. Maria Spekschoor In het overleg van de barcommissie op 6 november jl. is gesproken over het al dan niet vergoeden van de bardiensten. Voor de vrijwilligers op zaterdag is het menuutje er reeds af gehaald. Er is een vrijwilliger die daar moeite mee heeft. Maria is van mening dat het bestuur opnieuw dient te kijken naar het al dan niet vergoeden van bardiensten Zal geagendeerd worden voor de eerstvolgende bestuursvergadering op 10 december a.s. Concrete vragen in mail zetten. Theo van Boekel 23 december a.s. zal Jean Pierre Staelens in het MuzeRijk een lezing verzorgen over de beleving en opbouw van een volleybalvereniging, de team- en de clubspirit. Helaas kon Jean Pierre niet op een ander moment, waardoor dit op een dag plaatsvindt dat Saturnus geen bardienst heeft. Nadere informatie volgt nog. 13. Sluiting
9
