ARTIKEL KEEFEKTIFAN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN PADA DINAS PENDIDIKAN NASIONAL KABUPATEN GORONTALO
Oleh
ZENAB TANGIO NIM. 131 410 015
UNIVERSITAS NEGERI GORONTALO FAKULTAS ILMU PENDIDIKAN JURUSAN MANAJEMEN PENDIDIKAN 2015
Keefektifan Sistem Informasi Kepegawaian Dinas Pendidikan Nasional Kabupaten Gorontalo Oleh : Zenab Tangio1, Ikhfan Haris dan Novianty Djafri2
Jurusan Manajemen Pendidikan Fakultas Ilmu Pendidikan Universitas Negeri Gorontalo Email:
[email protected] ABSTRAK Zenab Tangio. 2014.”Keefektifan Sistem Informasi Kepegawaian Pada Dinas Pendidikan Kabupaten Gorontalo”. Di Bimbing oleh Drs. H. Ikhfan Haris, M.Sc sebagai Pembimbing I dan Dr. Novianty Djafri M.Pd.I Sebagai Pembimbing II. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui : 1) Keakuratan Sistem Informasi Kepegawaian Pada Dinas Pendidikan Kabupaten Gorontalo, 2) Kendala-kendala yang di hadapi dalam pelaksanaan system informasi kepegawaian di Dinas Pendidikan Nasional Kabupaten Gorontalo, Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif jenis studi kasus. Pengumpulan data dengan metode wawancara terstruktur dan tidak terstruktur, observasi dan dokumentasi. Hasil penelitian ini menunjukan bahwa : 1) Keakuratan Sistem Informasi Kepegawaian pada Dinas Pendidikan Kabupaten Gorontalo merupakan salah satu kegiatan untuk mempermudah suatu pekerjaan dan bertujuan untuk membantu kelancaran pekerjaan di bidang kepegawaian terutama dalam pembuatan laporan serta dapat mewujudkan data kepegawaian yang mutakhir dan terintegrasi dan dapat menyediakan informasi PNS yang akurat untuk keperluan perencanaan, pengembangan, kesejahteraan dan pengendalian PNS, dan penerapan system informasi kepegawaian adalah untuk proses pengolahan data kepegawaian yang dilakukan terlebih dahulu yaitu pengumpulan data, pengolahab data ke dalam computer kemudian di simpan dalam dokumen kepegawaian. 3) Kendalakendala yang dihadapi dalam pelaksanaan system informasi kepegawaian adalah masih ada pegawai atau personil yang di bidangnya kurang paham dengan alat elektronik seperti computer, serta jaringan yang sering loding dan terjadi kesalahan pada computer. Dan solusi-solusi dalam pelaksanaan system informasi kepegawaian adalah memberi pelatihan khusus bagi personil yang kurang memahami tentang alat elektronik dan berusaha memperbaiki system yang rusak pada computer. Untuk itu disarankan untuk : 1) Kepala dinas dapat memberikan informasi mengenai keefektifan system informasi kepegawaian, sehingga dapat di jalankan secara efektif dan efisien dalam pengambilan keputusan. 2) untuk pegawai dapat memberikan sumber informasi tentang system informasi kepegawaian dengan adanya pelaksanaan system informasi kepeawaiaan.3) Untuk peneliti dapat dijadikan pedoman untuk penelitian dimasa mendatang agar lebih dalam lagi akan hal-hal yang belum terungkap dalam penelitian ini. Kata kunci : Keefektifan, Sistem Informasi, Kepegawaian
1
Zenab Tangio, Mahasiswa Jurusan Manajemen Pendidikan, Fakultas Ilmu Pendidikan, Universitas Negeri Gorontalo 2 Ikhfan Haris, dan Novianty Djafri Dosen Jurusan Manajemen Pendidikan, Fakultas Ilmu Pendidikan, Universitas Negeri Gorontalo
PENDAHULUAN Dinas pendidikan merupakan salah satu intansi pemerintah yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan kegiatan pendidikan. Dinas pendidikan mempunyai tugas melaksanakan urusan pemerintah daerah bidang pendidikan berdasarkan azas otonomi dan tugas pembantuan dan melaksanakan tugas-tugas yang diberikan oleh bupati sesuai dengan bidang tugasnya. Untuk melaksanakan tugas-tugas tersebut kepala dinas dibantu oleh sub bagian kepegawaian, keuangan dan bagian umumdan perlengkapan sebagaimana yang telah di atur dalam undang-undang No 43 Tahun 1999 Pokok-Pokok Kepegawaian. Secara umum bagian kepegawaian memiliki tugas dan tanggung jawab untuk menyusun rencana kepegawaian dilingkungan dinas, mengolah administrasi kepegawaian, menghinpun dan menginverisasi data kepegawaian, menyusun rencana kebutuhan, pendidikan, dan latihan kepangkatan, mutasi dan pensiun pegawai. Agar pelaksanaannya efektif maka dibutuhkan sistem informasi yang bisa mengolah data atau informasi dari tugas-tugas yang diberikan oleh sekretaris secara terstruktur, efektif dan efisien. Dengan sistem ini diharapkan akan memberikan peningkatan efektifitas dan efisiensi dibidang pengolahan, penyimpanan, penyajian dan rekap informasi yang terkait dengan kepegawaian seperti biodata personil, mutasi, kenaikan pangkat, pensiun dan lain-lain. Dengan sistem informasi kepegawian maka dibutuhkn perancangan suatu sistem untuk mengolah data-data pegawai tersebut sehingga menjadi suatu informasi yang lengkap dan terperinci. Dengan dukungan komputerisasi, cara kerja suatu sistem yang sebelumnya manual dapat mengubah cara kerja yang lrbih efisien, tepat guna, dan berdaya guna, serta terjamin mutu dan kualitas prosedur kerja. Maka perlunya penerapan sistem informasi kepegawaian adalah untuk memantapkan administrasi kepegawaian sebagai upaya memenuhi kebutuhan informasi data pegawai yang cepat, tepat akuntabel, dan up to date. Manfaat pelaksanaan kegiatan sistem informasi kepegawaian tidak terbatas pada pengoperasian program untuk memasukan data, tetapi harus didukung dengan daya kerja yang efisien dan akurat sehingga memiliki
manfaat sebagai pembuatan laporan yang bersifat rutin dan berkala akan cepat dan mudah dikerjakan dan memudahkan suatu pekerjaan yang berhubungan dengan kepegawaian. Dari observasi yang di lakukan peneliti dilapangan pada tanggal 3 juni 2014, bahwa Dinas Pendidikan Kabupaten Gorontalo efektif dalam mengerjakan tugas dan tanggung
jawab
pegawai
dengan
menggunakan
sistem
informasi
berbasi
komputerisasi/modern. Sistem ini diterpkan sejak berdirinya Dinas Pendidikan Kabupaten Gorontalo dengan menggunakan aplikasi Word, excel dan acess. Fokus penelitian antara lain : 1) Keakuratan Sistem Informasi Kepegawaian Dalam Mengolah
Data di Dinas Pendidikan Nasional Kabupaten Gorontalo, 2)
Kendala-kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan sistem Informasi Kepegawaian Di Dinas Pendidikan Nasional Kabupaten Gorontalo. Adapan tujuan dari penelitian ini adalah : 1) Untuk mengetahui gambaran tentang keakuratan sistem informasi kepegawaian dalam mengolah data kepegawaian di dDinas Pendidikan Nasional Kabupaten Gorontalo, 2) Untuk mengetahui kendala-kendala yang dihadapi dalam Pelaksanaan Sistem Informasi Kepegawaian.
KAJIAN TEORI A. Sistem Informasi Kepegawaian 1. Sistem Informasi Menurut Edhy Sutanta (2003 : 4) Sistem adalah sekumpulan hal atau kegiatan atau elemen atau subsistem yang saling bekerja sama atau yang dihubungkan dengan cara-cara tertentu sehingga membentuk satu kesatuan untuk melaksanakan suatu fungsi guna mencapai suatu tujuan. Sedangkan Eti Rochaety Dkk (2011 : 2) system adalah sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Ludwing (dalam bukunya Eti R ochaety Dkk 2011:3)
system adalah seperangkat unsure yang saling
berhubungan dan saling mempengaruhi dalam satu lingkungan tertentu
2. Sistem Informasi Kepegawaian Sistem informasi kepegawaian termasuk dalam kajian sistem informasi manajemen (SIM). SIMPEG (Sistem Informasi Manajemen Pegawai) didefinisikan sebagai Sistem Informasi terpadu, yang meliputi pendataan pegawai, pengolahan data, prosedur, tata kerja, sumber daya manusia dan teknologi informasi untuk menghasilkan informasi yang cepat, lengkap dan akurat dalam rangka mendukung administrasi kepegawaian. System informasi kepegawaiaan adalah suatu system yang terdiri dari software dan hardware yang dirancang untuk menyimpan dan memproses semua informasi pegawai. Data kepegawaiaan tersimpan secara utuh di dalam suatu computer yang dapat diakses kesemua pengguna. Sebuah
sistem
informasi
kepegawaian
haruslah
dirancang
untuk
menyelesaikan informasi tentang pegawai. Informasi yang dikehendaki pada umumnya harus memenuhi criteria sebagai berikut (Rivai, 2009:1017): 1. Tepat Waktu Manajer atau departemen kepegawaiaan haruslah memiliki akses untuk memutakhirkan informasi. Jika selama ini masih menggunakan sarana informasi yang relative sederhana, maka tugas manajer harus mengejar sarana informasi yang mutkhir. 2. Akurat Manajer atau departemen kepegawaiaan harus mampu bertanggung pada akurasi informasi yang disediakan. Segala bentuk informasi yang tidak yang tidak akurat, perkiraan, dugaan, taksiran agar berdampak buruk juga bagi sebuah organisasi. 3. Ringkas Manajer atau departemen kepegawaiaan harus dapat pula menyerap banyak informasi bpada setiap saat. 4. Relevan
Manajer atau departemen kepegawaian harus mendapatkan informasi, tidak hanya informasi yang dibutuhkan dalam situasi tertentu. Sementara bentuk informasi lain yang belum dapat difunsikan dapat disimpan atau cukup diketahui secara terbatas. 5. Lengkap Manajer atau departemen kepegawaiaan harus mampu mendapatkan informasi secara lemgkap tidak sepotong-potong. B. Keefektifan Sistem Informasi Keefektifan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2002:284) yaitu dalam suatu usaha atau tindakan berarti “keberhasilan”. Menurut Sastradipoera (2004:294) juga mengungkapkan bahwa keefektifan adalah suatu keadaan yang menunjukkan tingkat keberhasilan kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu. Menurut Robbins (2009:7) keefektifan adalah sering dideskripsikan sebagai melakukan sesuatu dengan tepat kegiatan kerja yang akan membantu organisasi mencapai tujuannya. Siagian (2000:32) mengungkapkan beberapa hal yang menjadi kriteria dalam pengukuran keefektifan dapat diukur dari berbagai hal, yaitu kejelasan tujuan yang hendak dicapai, kejelasan strategi pencapaiaan tujuan, proses analisa dan perumusan kebijakan yang mantap, perencanaan yang matang, penyusunan program yang tepat, tersediannya sarana dan prasarana kerja, pelaksanaan yang efektif dan efisien, sistem pengawasan dan pengendalian yang mendidik. Dari pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa keefektifan sistem informasi kepegawaiaan adalah suatu ukuran yang menyatakan seberapa jauh target (kualitas, kuantitas, dan waktu) yang telah dicapai oleh manajemen untuk mengolah transaksi harian, mendukung operasi yang bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi, yang mana target tersebut sudah ditentukan terlebih dahulu sehingga pelaksanaannya berjalan secara efektif dan efisien.
METODE PENELITIAN Penelitian ini merupakan suatu penelitian yang dilaksanakan untuk mendeskripsikan Keefektifan Sistem Informasi Kepegawaian Di dinas Pendidikan Nasional Kabupaten Gorontalo Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif. Penelitian kualitatif yang digunakan dalam penelitian ini adalah studi kasus. Studi kasus adalah studi yang mengeksplorasi suatu masalah dengan batasan terperinci, memiliki data yang mendalam dan menyertakan berbagai sumber informasi. Penelitian ini dibatasi oleh waktu, tempat, dan kasus yang dipelajari penelitian dalam studi kasus ini melakukan studi kasus berupa masalah Sistem Informasi Kepegawaian Tahap-tahap penelitian yaitu tahap persiapan, tahap pelaksanaan dan yang terakhir adalah tahap kesimpulan.
HASIL DAN PEMBAHASAN 1. Keakuratan
system informasi kepegawaian dalam mengolah data
kepegawaian a. Penerapan system informasi kepegawaian pada Dinas Pendidikan Kabupaten Gorontalo. Hasil penelitian terkait dengan penerapan system informasi kepegawaian pada Dinas Pendidikan Kabupaten Gorontalo menunjukan secara umum penerapan system informasi kepegawaian telah dilaksanakan secara baik dan merupakan tanggung jawab bersama semua stekholder yang ada di setiap bidangnya. Baik itu kepala dinas pendidikan, sekretaris dinas, kepala sub bagian kepegawaian, pengolah data dan kepala sub bagian penyelenggara program. Penerapan system informasi kepegawaian merupakan salah satu yang sangat penting dalam pengambilan keputusan bagi setiap manajemen, dan untuk mempermudah suatu pekerjaan. Berdasarkan Keputusan Menteri Dalam Negeri No. 17 Tahun 2000 bahwa system informasi kepegawaian merupakan suatu totalitas yang
terpadu yang terdiri atas perangkat pengolahan meliputi pengumpulan, prosedur, tenaga pengolah, dan perangkat lunak , perangkat penyimpanan meliputi pusat data dan bank serta perangkat komunikasi yang saling berkaitan, bergantung, dan saling menentukan dalam rangka penyediaan informasi di bidang kepegawaian. Penerapan system informasi kepegawaian di Dinas Pendidikan Kabupaten Gorontalo yaitu untuk mempermudah suatu pekerjaan, terutama dalam hal pembuatan laporan yang berhubungan dengan kepegawaian yang ada di dinas pendidikan. b. Tujuan penerapan system informasi kepegawaian Tujuan dalam penerapan system informasi kepegawaian yang ada di Dinas Pendidikan Kabupaten Gorontalo. System informasi merupakan suatu system yang ada di dalam suatu organiasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi yang bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan pihak luar tertentu dengan laporan yang di perlukan (Zakiyudin (2012:13). Berkaitan dengan tujuan penerapan system informasi kepegawaian pada Dinas Pendidikan Kabupaten Gorontalo yaitu 1) dapat mewujudkan data kepegawaian yang mutakhir dan terintegrasi, 2) menyediakan informasi PNS yang akurat untuk keperluan perencanaan, pengembangan, kesejahteraan, dan pengendalian PNS, 3) membantu kelancaran pekerjaan dibidang kepegawaian, terutama dalam pembuatan laporan, 4) untuk mendukung system manajemen PNS yang rasional dan pengembangan SDM di aparatur pemerintahan. c. Manfaat dalam pelaksanaan system informasi kepegawaian Manfaat pelaksanaan system informasi yang ada di Dinas pendidikan Kabupaten Gorontalo yaitu 1) pelacakan informasi data seorang pegawai akan mudah dan cepat, 2) pembuatan laporan dapat mudah dikerjakan, 3) dapat mengetahui pegawai yang akan naik pangkat dan yang akan mendapatkan kenaikan gaji berkala,
4) memudahkan suatu pekerjaan yang berhubungan dengan kepegawaian, 5) mendapatkan informasi tentang keadaan pegawai (profil kepegawaian) yang cepat dan akurat, 6) dapat merencanakan penyebaran (mutasi) pegawai sesuai pendidikan dan kompetensinya. d. Keefektifan pelaksanaan system informasi kepegawaian yang di jalankan Keefektifan adalah sering dideskripsikan dapat melakukan sesuatu dengan tepat kegiatan kerja yang akan membantu organisasi mencapai tujuannya,(Robbins (2009:7). Keefektifan pelaksanaan system informasi kepegawaian yang di jalankan di Dinas Pendidikan Kabupaten Gorontalo untuk semua tugas-tugas yang di berikan oleh pusat atau sekretaris sudah sangat efektif untuk pelaksanaanya seperti dalam pembuatan laporan atau pengolahan data kepegawaian yang ada di dinas pendidikan dengan menggunakan system informasi kepegawaian. e. Proses pengolahan data kepegawaian Berkaitan dengan proses pengolahanan data kepegawaian adalah data di kumpulkan, data dimasukan ke dalam proses computer kemudian pengolahan data sesuai kebutuhan dan di simpan, setelah itu diberikan kepada pengguna. f. Kelemahan dalam pengolahan data kepegawaian Berkaitan dengan kelemahan pengolahan data kepegawaian adalah data yang tidak lengkap dan terlambat datang. Dan yang bertanggung jawab dalam pengolahan data kepegawaian adalah sekretaris dan kepala sub bagian kepegawaian. 2. Kendala-kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan system informasi kepegawaian a. Kendala-kendala yang di temui dalam pelaksanaan sistem informasi kepegawaian
System informasi manajemen pada dasarnya adalah sebuah system yang berbasis computer yang menyediakan informasi untuk kebutuhan bagi pemakai, Raymond McLeod, Jr (dalam Eti Rokhaety Dkk 2005). Dalam menerapkan system informasi kepegawaian pada Dinas Pendidikan Kabupaten Gorontalo terdapat beberapa kendala yaitu perlunya pelatihan khusus bagi personil yang kurang memahami computerisasi serta sering terjadi kesalahan pada jaringan seperti loding atau error. b. Solusi-solusi dalam pelaksanaan system informasi kepegawaian Adapun solusi-solusi yang di berikan oleh dinas Pendidikan dalam mengefektifkan system informasi kepegawaian yaitu oleh pihak dinas memberikan pelatihan khusus bagi personil yang kurang paham terhadap computer itu sendiri. dan untuk jaringan pihak dinas berusaha agar pelaksanaan system informasi tetap efektif apabila jaringan yang sering error atau loding.
SIMPULAN DAN SARAN KESIMPULAN Berdasarkan fokus penelitian, paparan data dan hasil penelitian maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut: 1. keakuratan system informasi kepegawaian yaitu untuk mempermudah suatu pekerjaan dan meminimalkan waktu bekerja, dan tujuannya dapat mewujudkan data kepegawaian yang mutakhir dan terintegrasi dan dapat membantu kelancaran pekerjaan dibidang kepegawaian terutama dalam pembuatan laporan. Serta manfaat system informasi kepegawaian yang dapat melacak informasi data seorang pegawai akan mudah dan cepat dan dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien. dan proses pengolahan system informasi kepegawaian yang di awali dari pengumpulan data, perubahan data
menggunakan computer dan data di simpan dalam dokumen kepegawaian, dan penanggung jawab sangat teliti dalam pengolahan data kepegawaian. 2. Kendala-kendala dalam pelaksanaan system informasi kepegawaian adalah kurangnya pemahaman terhadap computerisasi dan jaringan yang sering loding. Solusi-solusi yang dapat diberikan oleh pihak dinas yakni dengan memberikan kesempatan dalam pelatihan khusus bagi personil yang kurang memahami computerisasi dan untuk jaringan yang sering lowding atau error
3. maka pihak dinas tetap berusaha dalam pengolahan data kepegawaian tetap efektif dan efisien. Saran Berdasarkan kesimpulan tersebut maka dapat di sampaikan saran-saran sebagai berikut: 1. Untuk pegawai dapat memberikan sumber informasi tentang system informasi kepegawaian dengan adanya pelaksanaan system informasi kepeawaiaan. 2. Untuk kepala dinas untuk memberikan sebuah informasi bahwa pelaksanaan system informasi kepegawaian yang ada dinas pendidikan harus dijalankan secara efektif dan efisien dalam pengambilan keputusan. 3. Untuk peneliti dapat dijadikan pedoman untuk penelitian dimasa mendatang agar lebih dalam lagi akan hal-hal yang belum terungkap dalam penelitian ini. 4. Untuk masyarakat sebagai perbandingan untuk penelitian agar lebih mendalam lagi.
DAFTAR PUSTAKA Jr M. Raymond, 2004. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: PT. Indeks Keputusan Mendagri No. 17 Tahun 2000 Tentang Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian Departemen Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah. Luthfia
Rizka
Agusniar.(Susartono,Dkk).2009.Implementasi
Sistem
Informasi
Manajemen Kepegawaian. Skripsi: diplubukasikan Universitas Sebelas maret Surakarta. 2 September 2014. Halaman 23-35 Mulyanto ,Agus, 2009. Sistem Informasi Konsep dan Aplikasi. Yogyakarta : Pustaka Pelajar.
65
Nurbaity S. 2010. Pengembangan Sistem Informasi Kepegawaiaan Berbasis Web. Skripsi dipubilikasikan fakultas Sains Dan Teknologi Universitas Islam Negri Syarif Hidayatullah. Halaman 28-30. Rivai. (Madjid, P) 2011. Implementasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) pada Badan Kependudukan dan keluarga berencana nasional. Skripsi: dipublikasikan Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Indonesia. Halaman 17-18. Riduwan.2013. Metode & Teknik menyusun Proposal Penelitian. Bandung: CV Alfabeta. Rokhaety Eti Dkk. 2011. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: Mitra Wacana Media Robbins, S. P. (2009). Organizational Behaviour (13th ed.). New Jersey: McGrawHill, Inc. Sugiyono.2012.
Metodologi
Penelitian
Pendidikan
(Pendekatan
Kuantitatif,
Kualitatif, dan R & D).Bandung: Alfabeta Sutanta Edhy.2003. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: Graha Ilmu Scott M, George.2004. Prinsip-Prinsip Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: PT
66
RajaGrafindo Persada. Sugiyono, 2011. Metode Penelitian Pendidikan. Bandung. Alfabeta. , 2012. Metode Penelitian Pendidikan (pendekatan kuantitatif, kualitatatif dan R&D). Bandung : Alfabeta. , 2013. Metode Penelitian Pendidikan (Pendekatan Kuantitatif, Kualitatif, dan R&D). Bandung: CV Alfabeta. Sastradipoera, K. (2004). Manajemen Sumber Daya Manusia. Bandung: Kappa Sigma. Schermerhorn, J.R., (2001). Manajemen (5th ed). Yogyakarta: Penerbit Andi Offset. Siagian, S. P. (2000). Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Bumi Aksara. Siregar Ridwan A.2008.Sistem Informasi Manajemen Kepegawaiaan Berbasis Teknologi Informasi. Arsip dipublikasikan oleh Universita Sumatra Utara. Halaman 5 Undang-undang Republik Indonesia No.43 Tahun 1999 Tentang Perubahan Atas UU No.8 Tahun 1974 Tentang Pokok-pokok Kepegawaian. Zakiyudin Ais.2011-2012. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: Mitra Wacana Media
