PENGELOLAAN SISTEM KEARSIPAN PADA KANTOR CABANG DINAS PENDIDIKAN KECAMATAN PAGUYAMAN KABUPATEN BOALEMO PROVINSI GORONTALO
OLEH Nama
: Sri Muliyani Mahmud
Nim
: 911 409 031
Jurusan
: Pendidikan Ekonomi
Program Studi
: Pendidikan Ekonomi Perkantoran
Pembimbing I
: Dr. H. Zuchri Abdussamad, M.Si
Pembimbing II
: Idham Masri Ishak, SE, M.Si ABSTRAK
Tujuan penelitian ini adalah mendeskripsikan pengelolaan sistem kearsipan pada Kantor Cabang Dinas pendidikan Kec. Paguyaman Kab. Boalemo Prov. Gorontalo. Metode yang digunakan dalam penelitian adalah metode kualitatif dengan pendekatan fenomenologis. Data yang terkumpul melalui penelitian ini di analisis dengan menggunakan analisis domain, analisis taksonomi dan analisis tema kemudian diinterprestasikan dengan jawaban responden. Kondisi aktifitas pegawai pada Kantor Cabang Dinas Pendidikan Kecamatan Paguyaman Kabupaten Boalemo dalam pengelolaan sistem kearsipan masih perlu adanya pembenahan.Berdasarkan hasil penelitian menunjukkan bahwa masalah-masalah yang dihadapi dalam pengelolaan sistem kearsipan yaitu Belum teraturnya pengelolaan sistem kearispan, belum adanya tenaga profesional dibidang kearsipan dan fasilitas yang belum memadai. Upaya – upaya yang dilakukan di Kantor Cabang Dinas Pendidikan Kec. Paguyaman Kab. Boalemo Prov. Gorontalo dalam rangka mengoptimalkan pengelolaan system kearsipan yakni dengan mengusahakan adanya pendidikan dan latihan (diklat) untuk tenaga kearsipan serta pengadaan fasilitas kearsipan yang dapat menunjang pengelolaan sistem kearsipan.
Kata Kunci : Pengelolaan Sistem Kearsipan
ABSTRAK This research was aimed to describe the management of archive system at the branch office of Educational Department, sub-district of Paguyaman, district of Boalemo, Gorontalo Province. This research applied qualitative method with phenomenological approach. Research data were analyzed through domain analysis, taxonomy analysis, and thee analsis. Research data were interpreted with respondents’ answer. The activites of employees in the branch office of educational Department, sub-district of Paguyaman, district of Boalemo should be improved. Result of observation showed that there are some problems of archive system. They were lack of facilities, and unwell governed system of archives. To overcome these problems, the branch office of Educational Department, sub-district of Paguyaman, district of Boalemo has tried to train and educate their employees and to provide the supporting facilities of management of archive system.
Key Words: The Management of Archive system
PENDAHULUAN Organisasi pemerintah yang memiliki peralatan yang cukup dan didukung oleh staf yang baik sangat menentukan keberhasilan pencapaian tujuan pelayanan kepada masyarakat. Salah satu informasi yang sangat penting bagi lembaga pemerintah adalah rekaman dari kantor itu sendiri. Rekaman tersebut terdapat di file arsip, oleh sebab itu orang sering mengatakan bahwa kumpulan file tersebut juga dengan arsip.Di perkantoran, arsip-arsip tersebut diperlukan untuk membantu pelayanan atau keperluan informasi internal.Pengambilan keputusan oleh pemimpin banyak tergantung pada kelengkapan, kecepatan dan ketepatan informasi yang disajikan dan dilaporkan secara aktif kepadanya.
Barthos (2007: 2) menyatakan bahwa kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sebagai sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan,
penganalisaan.Pengembangan,
perumusan
kebijaksanaan,
pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya.Arsip berasal dari bahasa Yunani, yaitu arche, yang kemudian berubah menjadi archea, lalu berubah lagi menjadi archeon. Arche berarti permulaan, jabatan, atau fungsi kekuasaan peradilan dan archea artinya dokumen atau catatan mengenai permasalahan ( Haryadi 2009 : 42).Dalam prosedur pencatatan dan pendistribusian ada 3 prosedur yang umum dipergunakan, yaitu (Amsyah 2005 : 53): (1) Prosedur Buku Agenda, (2) Prosedur kartu kendali, (3) Prosedur tata naskah. Pemeliharaan arsip adalah usaha penjagaan arsip agar kondisi fisiknya tidak rusak selama masih mempunyai nilai guna. Untuk dapat memelihara arsip dengan baik, perlu diketahui beberapa factor penyebab kerusakan arsip dan cara pencegahannya: a.
Penyebab Kerusakan Arsip Factor-faktor penyebab kerusakan arsip dapat dibedakan menjadi dua (Sugiarto dan Wahyono 2005 : 84), yaitu: 1) Faktor intrinstik ialah penyebab kerusakan yang berasal dari benda arsip itu sendiri, misalnya kualitas kertas, pengaruh kertas, pengaruh tinta, pengaruh lem perekat dan lain-lain. 2) Faktor ekstrinstik ialah penyebab kerusakan yang berasal dari luar benda arsip
b.
Usaha Pencegahan kerusakan Ada bebrapa upaya untuk mencegah kerusakan kerusakan akibat factor-faktor
penyebab kerusakan. Usaha-usaha tersebut antara lain menggunakan yang bermutu tinggi. Sedapat mungkin, gunakan kertas, pita mesin, tinta, karbon, lem dan bahan lain yang bermutu baik sehingga lebih awet. Penjepit kertas yang terbuat dari plastik lebih baik dari pada yang terbuat dari logam, Karena plastik
anti karat.Factor-faktor yang menentukan pengelolaan Sistem arsip yang baik (Moekijat 2008 : 118): (1) Kepadatan, (2) Mudah dicapai, (3) Kesederhanaan, (4) Keamanan, (5) Kehematan, (6) Elastisitas, (7) Penyimpanan dokumen seminimnya, (8) Keterangan-keterangan harus diberikan bilamana diperlukan sehingga dokumen dapat ditemukan melalui bermacam-macam kepala, (9) Dokumen-dokumen harus selalu disusun secara up to date, (10) Harus dipergunakan system penggolongan yang paling tepat Kegiatan kearsipan membutuhkan penanganan yang cukup teliti karena merupakan salah satu penentu keberhasilan dari perusahaan atau instansi itu sendiri.Adanya penataan arsip yang baik, data dan informasi maupun dokumen yang disimpan jika sewktu-waktu dibutuhkan dapat ditemukan dengan mudah. Peranan arsip itusendiri merupakan proses penyajian informasi bagi seorang pimpinan dalam membuat keputusan serta merumuskan kebijakan. Oleh karena itu, salah satu cara yang dilakukan untuk mengorganisir data dan informasi yang lengkap, cepat dan benar yaitu melalui tata kearsipan yang baik pada organisasi yang bersangkutan. Semakin berkembangnya aktivitas suatu organisasi maka berkembang pula jumlah berkas yang ada dalam instansi tersebut.Berkas-berkas tersebut yang kita kenal dengan dokumen/ arsip.Untuk perkantoran yang kecil ataupun sederhana mungkin pengelolaan arsip tidak begitu menjadi masalah. Akan tetapi untuk kantor yang besar, pekerjaan pengelolaan arsip akan memerlukan perhatian yang besar dan keseriusan, mengingat keberadaan arsip dalam suatu kantor memiliki peran yang sangat penting untuk kegiatan sehari-hari. Semua arsip dalam suatu kantor perlu mendapatkan penanganan khusus, sehingga arsip terpelihara, dan mudah ditemukan bila diperlukan. Penataan arsip yang benar akan mempercepat penemuan kembali, kendatipun masih dilakukan secara manual. Kalau sistemnya sudah benar, maka perubahan dari pengelolaan dengan tangan ke pengelolaan dengan computer sangat mudah dilakukan. Sebab yang disusun oleh manusia ataupun memaluli computer pada hakikatnya sama, yaitu huruf, angka, dan tandatanda baca. Ruang lingkup pekerjaan kearsipan memang luas.Pengaruhnya sangat
besar terhadap kelancaran administrasi suatu kegiatan. Kualitas pengelolaan kearsipan adalah gambaran dan karakteristik menyeluruh baik jasa maupun barang yang menunjukkan kemampuan dalam menyampaikan berbagai surat yang dibutuhkan dalam organisasi. Dengan kata lain kualitas kearsipan sebagai faktor utama dari keberhasilan pelayanan administrasi dan harus menjadi pegangan utama bagi aparatur pemerintah dan staf-stafnya dalam melaksanakan tugasnya. Dengan demikian pengelolaan kearsipan yang dilandasi pengetahuan dan kecakapan yang memadai akan menghasilkan sistem pelayanan yang berkualitas. Menurut pengamatan peneliti, pada Kantor Cabang Dinas Pendidikan di Kecamatan
Paguyaman
Kabupaten
Boalemo
Provinsi
Gorontalo
masih
menghadapi kendala dalam hal pengelolaan sistem kearsipan. Hal ini dapat dilihat dari Sumber daya manusia yang tidak profesional dalam mengelola arsip, sehingga dalam kegiatan administrasi sering terjadi adanya pencarian surat (warkat) yang begitu lama. Berdasarkan sistem tata kerja dan peralatan kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan dalam ilmu administrasi kearsipan modern, sebagai akibat dari pegawai administrasi kearsipan yang berhubungan dengan disiplin ilmu pengetahuan tentang kearsipan masih belum bisa diaplikasikan secara benar, sehingga dalam penataan arsip masih belum sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku, seperti adanya beberapa arsip yang berbeda subyek disimpan dalam satu file map yang sama. Serta tidak adanya pelaksanaan yang pasti tentang penyusutan atau pemusnahan arsip-arsip yang tidak dipergunakan
secara
langsung
dalam
perencanaan,
pelaksanaan,
atau
penyelenggaraan administrasi perkantoran sehingga terlihat penumpukan berkas. Berdasarkan uraian diatas teridentifikasi beberapa permasalahan yang harus dijadikan focus untuk dikaji lebih lanjut antara lain: (1) Sistem penataan arsip pada Kantor Cabang dinas Pendidikan KecamatanPaguyaman Kab. Boalemo Provinsi Gorontalo belum tertata dengan baik, (2) Keterbatasan tenaga kerja yang profesional dalam hal kearsipan, (3) Minimnya peralatan dan perlengkapan untuk kegiatan kearsipan, (4) Menumpuknya arsip yang sudah tidak dipakai lagi dalam kegiatan perkantoran sehari-hari tanpa adanya penyusutan atau pemusnahan.
Berdasarkan identifikasi masalah yang di uraikan di atas maka yang menjadi rumusan masalah adalah “Bagaimana Pengelolaan Sistem Kearsipan di Kantor Cabang Dinas Pendidikan Kecamatan Paguyaman Kabupaten Boalemo Provinsi Gorontalo ”Tujuan dilakukannya penelitian ini yaitu untuk menganalisis dan mendeskripsikan secara jelas bagaimana pengelolaan sistem kearsipan pada Kantor Cabang Dinas Pendidikan Kecamatan Paguyaman Kabupaten Boalemo Provinsi Gorontalo. Manfaat yang diharapkan dengan penelitian adalah (1) dapat memberikan kontribusi pemikiran bagi pengembangan pengetahuan dibidang ekonomi perkantoran , khususnya pada aspek pengelolaan sistem kearsipan, (2) dapat memberikan masukan bagi pimpinan berkaitan dengan pengelolaan sistem kearsipan pada Kantor Cabang Dinas Kecamatan Paguyaman Kabupaten Boalemo Provinsi Gorontalo secara efektif dan efisien. METODE PENELITIAN Yang menjadi lokasi penelitian adalah Kantor Cabang Dinas Pendidikan Kecamatan Paguyaman Kabupaten Boalemo Provinsi Gorontalo.Penempatan lokasi tersebut berdasarkan pada beberapa alasan bahwa objek tersebut sesuai dengan tujuan penelitian.Selain itu, lokasi penelitian tersebut berdekatan dengan tempat tinggal peneliti, sehingga mudah peneliti memperoleh hasil yang diteliti.Penelitian di Kantor Cabang
Dinas Pendidikan Kecamatan Paguyaman Kabupaten Boalemo Provinsi Gorontalo dilakukan selama dua bulan yaitu dari tanggal 27 Maret sampai dengan 03 Mei 2013. Jenis penelitan ini adalah jenis penelitian kualitatif deskriptif.Dimana peneliti berangkat dari peristiwa nyata yang terjadi dalam objek penelitian ini, sehingga tertarik untuk menelitinya.Pendekatan penelitan dalam hal ini peneliti menggunakan
pendekatan
fenomenologis.Pendekatan
fenomenologis
yaitu
berusaha memahami arti peristiwa dalam kaitannya terhadap orang-orang biasa dalam situasi-situasi tertentu.Untuk memahami secara lebih dalam tentang pengelolaan sistem karsipan di Kantor Cabang Dinas Pendidikan Kecamatan Paguyaman Kabupaten Boalemo profinsi Gorontalo maka digunakan jenis penelitian kualitatif.
Pada penelitian kualitatif, kehadiran peneliti pada obyek penelitian adalah merupakan keharusan untuk mengetahui secara pasti dan menyeluruh tentang karakteristik obyek penelitian.Dalam hal ini peneliti terjun langsung kelapangan untuk mengumpulkan data sehingga kehadiran peneliti dilokasi peneliti diketahui sepenuhnya benar-benar sesuai instrument utama dalam pengumpulan data.Data yang diperoleh dari penelitian yakni berasal dari sumber-sumber sebagai berikut: (1) Data primer, (2) Data sekunder, (3) Dokumentasi. Tehnik yang digunakan dalam pengambilan data adalah: (1) Tehnik observasi, Tehnik wawancara, Dokumentasi, Dalam penelitian ini, penulis menggunakan teknik analisis sebagai berikut: (1) Analisis Domain, (2) Analisis Taksonomi, (3) Analisis tema, (4). Tehnik pemeriksaan keabsaan data digunakan peneliti adalah : (1) Pengamatan, (2) Treangulasi. Adapun Tahap- tahap dalam penelitian ini adalah : 1.
2.
3.
4.
Tahap pertama : tahap pra lapangan a.
Observasi / pengamatan lokasi
b.
Menyusun rencana lapangan
Tahap Kedua : tahap pekerjaan lapangan a.
Mengamati keadaan lapangan
b.
Melakukan persiapan instrument
c.
Melaksanakan pengumpulan data
d.
Melakukan analisis data
Tahap Ketiga : a.
Melakukan pencatatan kelengkapan data
b.
Melaksanakan pemeriksaan keabsahan data
c.
Menyusun kerangka hasil pengumpulan data
Tahap Keempat a.
Menyusun hasil pengumpulan data dengan menghubungkan teori-teori yang ada dengan teori yang relevan
b.
Menyusun
dan
melengkapi
hasil
pengumpulan
data
memperbandingkan aplikasi teori dengan pelaksanaan lapangan.
dalam
5.
Tahap Kelima a.
Melakukan pengecekan hasil pengumpulan data kembali dengan cara melakukan wawancara kembali
b.
Menganalisa kembali data yang dikumpulkan
c.
Menyusun hasil penelitian
6.
Melakukan analisis data
7.
Membuat laporan
PEMBAHASAN uai dengan hasil wawancara peneliti dengan Ibu Ramlah Yahya (09 April 2013, Jam
10.30 wita) di Kantor Cabang Dinas Pendidikan Kecamatan
Paguyaman Kabupaten Boalemo bahwa dalam melaksanakan kegiatan kearsipan digunakan beberapa teknik dalam hal pengelolaan system kearsipan, Berdasarkan hasil penelitian yang peneliti lakukan mengenai pengelolaan sistem kearsipan pada Kantor Cabang Dinas Pendidikan Kecamatan Paguyaman Kabupaten Boalemo Provinsi Gorontalo adalah sebagai berikut: 1.
Sistem penyimpanan arsip Sistem penyimpanan arsip yang digunakan pada Kantor Cabang Dinas Pendidikan Kecamatan Paguyaman Kabupaten Boalemo Provinsi Gorontalo yaitu menggunakan Sistem penyimpanan menurut nomor dan Sistem penyimpanan menurut tanggal.Surat-surat yang masuk di simpan dilemari arsip. Arsip-arsip itu sendiri disimpan secara sentralisasi baik secara manual yaitu disimpan di map otner dan secara elektronik yaitu disimpan didalam file computer untuk konsep-konsep surat keluar.Nomor arsip dibubuhkan saat surat dibuat dan cara menyimpannya disesuaikan dengan nomor urut surat yang akan disimpan.
2.
Fasilitas yang digunakan dalam pengelolaan sistem kearsipan pada Kantor Cabang Dinas Pendidikan Kecamatan Paguyaman Kabupaten Boalemo Provinsi Gorontalo a.
Lemari arsip
Lemari arsip berfungsi untuk menyimpan arsip inaktif yang telah diberi label, kemudian arsip disusun berdasarkan dengan pokok masalah. b.
Map snelhecter Surat yang akan disimpan terlebih dahulu di lubangi dengan menggunakan pelubang kertas kemudian dimasukkan kedalam penjepit yang ada di dalam map tersebut.
c.
Fles disk Fles disk adalah merupakan alat penyimpanan data atau arsip yang disambungkan pada computer Berdasarkan wawancara peneliti dengan staf Ibu Ramlah Yahya
mengatakan bahwa Faktor yang mempengaruhi pelaksanaan pengarsipan pada Kantor Cabang Dinas Pendidikan Kec. Paguyaman masih sederhana, sarana dan prasarana penunjang masih kurang 3.
Peminjaman arsip pada Kantor Cabang Dinas Pendidikan Kecamatan Paguyaman Kabupaten Boalemo Provinsi Gorontalo Peminjaman arsip pada Kantor Cabang Dinas Pendidikan Kecamatan Paguyaman Kabupaten Boalemo Provinsi Gorontalo masih dilakukan dengan sederhana. Dengan cara peminjam arsip langsung ke unit arsip yang dibutuhkan. peminjaman arsip dilakukan tanpa ada lembar peminjaman arsip dan pegawai yang mengelola arsip tidak memberikan batas waktu peminjaman kepada peminjam arsip.
4.
Penemuan kembali arsip pada Kantor Cabang Dinas Pendidikan Kecamatan Paguyaman kabupaten Boalemo Provinsi Gorontalo Pengelolaan arsip pada Kantor Cabang Dinas Pendidikan Kecamatan Paguyaman Kabupaten Boalemo Provinsi Gorontalo mengalami kesulitan dalam penemuan kembali arsip.Penemuan kembali arsip dapat dilakukan dengan melihat langsung kode yang dibuat untuk mempermudah dalam penemuan arsip.
5.
Pemeliharaan dan pengamanan arsip pada Kantor Cabang Dinas Pendidikan Kecamatan Paguyaman Kabupaten Boalemo Provinsi Gorontalo
Dalam pengelolaan arsip pada Kantor Cabang Dinas Pendidikan Kecamatan Paguyaman Kabupaten Boalemo Provinsi Gorontalo pemeliharaan arsip masih dilakukan secara sederhana dan tidak ada pemeliharaan yang baik terhadap arsip yang tersimpan. Berdasarkan wawancara Peneliti dengan Staf Ibu Ramlah Yahya mengatakan “Dalam pemeliharaan dan pengamanan arsip pada kantor Cabang Dinas Pendidikan Kecamatan Paguyaman Kabupaten Boalemo Provinsi Gorontalo cukup di perhatikan dengan baik walaupun masih ada kekurangan, misalnya masih dari beberapa arsip yang dibiarkan menumpuk di atas meja dan ada pula yang menumpuk didalam lemari arsip”. Kantor Cabang Dinas Pendidikan Kecamatan Paguyaman Kabupaten Boalemo Provinsi Gorontalo belum memiliki gedung atau tempat yang khusus untuk arsip.Arsip hanya disimpan pada unit-unit pengelola masingmasing. 6.
Tehnik pimpinan pada Kantor Cabang Dinas Pendidikan Kecamatan Paguyaman Kabupaten Boalemo Provinsi Gorontalo dalam melakukan pengawasan terhadap bawahannya Berdasarkan wawancara peneliti dengan Kepala Cabang Dinas Pendidikan Kecamatan Paguyaman Kabupaten Boalemo Provinsi Gorontalo mengatakan bahwa “dalam melakukan pengawasan terhadap bawahannya menggunakan tehnik manajerial dan manajemen perkantoran”
7.
Penyusutan dan pemusnahan arsip pada Kantor Cabang Dinas Pendidikan Kecamatan Paguyaman Kabupaten Boalemo Provinsi Gorontalo
Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku. Pada Kantor Cabang Dinas Pendidikan Kecamatan Paguyaman Kabupaten Boalemo Provinsi Gorontalo sudah melakukan penyusutan, yaitu pemutihan dokumen yang berada di tempat penyimpanan kurang lebih 10 tahun Adapun faktor-faktor yang mempengaruhi pengelolaan sistem kearsipan pada Kantor Cabang Dinas Pendidikan Kecamatan Paguyaman Kabupaten Boalemo provinsi Gorontalo antara lain:
a.
Fasilitas kearsipan Dari hasil penelitian Fasilitas kearsipan yang ada di kantor cabang dinas pendidikan kecamatan paguyaman masih belum memadai. Hal ini dikarenakan minimnya alat-alat korespondensi dan alat penyimpanan surat.
Guna kelancaran administrasi khususnya pengelolaan sistem kearsipan di Kantor Cabang Dinas Pendidikan Kabupaten Boalemo Provinsi Gorontalo harus memiliki syarat dan standar kearsipan sehingga segala kelemahan dalam prosedur kearsipan dapat teratasi. b.
Sistem penyimpanan arsip Sesuai pada hasil wawancara dengan Ibu Ramlah Yahya (Wawancara 9 April 2013) menyatakan bahwa Sistem penyimpanan arsip yang ada di Kantor Cabang Dinas Pendidikan Kecamatan Paguyaman Kabupaten Boalemo berdasarkan sistem Nomor dan Tanggal. Surat-surat yang masuk selama 2 tahun terakhir disimpan dilemari arsip pada ruangan kepala sub bagian tata usaha yang sekaligus berfungsi sebagai bagian kearsipan. Sedangkan untuk surat-surat selama
3-5 tahun terakhir
disimpan di gudang. Arsip-arsip disimpan secara sentralisasi dibagian tata usaha secara manual yaitu disimpan di map-map otner, dan untuk konsep-konsep surat keluar disimpan di dalam file computer. c.
Kemampuan personal pegawai Dalam hasil observasi dan wawancara yang dilakukan peneliti dengan
Ramlah Yahya bahwa di Kantor Cabang Dinas Pendidikan Kecamatan Paguyaman telah memiliki tenaga arsip akan tetapi masih belum profesional dalam pelaksanaan kegiatan kearsipan, pedoman yang dilakukan dalam pengelolaan sistem kearsipan masih menggunakan kebiasaan dari berdasarkan pengalaman yang telah di alami selama menjalankan tugas. Tenaga ahli yang ada di kantor cabang dinas pendidikan kec. Paguyaman masih belum memadai,
dimana masih kekurangan pegawai khususnya yang menangani surat-surat rahasia. Adapun masalah-masalah yang dihadapi dalam sistem kearsipan tersebut diantaranya adalah sebagai berikut: 1. Belum adanya tenaga profesional Pada Kantor Cabang Dinas Pendidikan Kecamatan Paguyaman Kabupaten Boalemo Provinsi Gorontalo telah memiliki tenaga arsip akan tetapi belum memiliki pegawai yang berhubungan dengan disiplin ilmu tentang kearsipan, sehingga pedoman yang digunakan dalam pengelolaan sistem kearsipan masih berdasarkan pengalaman yang telah dialami selama menjalankan tugas sebagai staf.Belum adanya tenaga propesional merupakan salah satu hambatan dalam pelaksanaan kegiatan kearsipan. 2. Belum teraturnya pengelolaan sistem kearispan Didasarkan hasil penelitian di Kantor Cabang Dinas Pendidikan Kecamatan Paguyaman Kabupaten Boalemo Provinsi Gorontalo, di mana setiap pegawai seakan diberikan tanggung jawab untuk setiap saat diwajibkan mengarsip surat-surat yang dianggap penting.Sehingga sering terjadi salah penyimpanan arsip.Alasan tersebut merupakan suatu indikator bahwa pengelolaan sistem kearsipan di Kantor Cabang Dinas Pendidikan Kecamatan Paguyaman Kabupaten Boalemo Provinsi Gorontalo belum sepenuhnya baik sesuai dengan harapan yang baik. 3. Penempatan ruangan arsip Dalam pengelolaan sistem kearsipan seharusnya arsip-arsip yang disimpan memiliki ruangan khusus, jadi semua surat-surat yang diarsipkan tersebut pada satu tempat arsip.Pada kenyataannya di Kantor Cabang Dinas Pendidikan
Kecamatan
Paguyaman
Kabupaten
Boalemo
Provinsi
Gorontalo tempat arsipnya belum memadai dan memerlukan waktu yang lama dalam pencarian warkat bila bagian lain membutuhkan. 4. Fasilitas kearsipan yang belum memadai
Fasilitas merupakan sarana pendukung dari suatu kegiatan kantor. Demikian juga dalam hal pengelolaan sistem kearsipan tentunya harus didukung oleh sarana yang memadai. Berdasarkan observasi dan wawancara yang peneliti lakukan di Kantor Cabang Dinas Pendidikan Kecamatan Paguyaman Kabupaten Boalemo Provinsi Gorontalo, fasilitas kearsipan belum lengkap dan belum memadai. Hal ini dapat dilihat dari lemari arsip masih kurang, dan tidak ada filing cabinet yang terbuat dari besi untuk berguna bagi perawatan dan pemeliharaan arsip karena alat tersebut dapat menghindarkan arsip dari kerusakan yang diakibatkan oleh tikus atau serangga-serangga lainnya. Sesuai dengan hasil wawancara yang dilakukan peneliti dengan Kepala Cabang Dinas Pendidikan yaitu Bapak Mulyadi Muthalib S.Pd MM.Pd dengan Adanya masalah-masalah dalam pengelolaan sistem kearsipan maka diperlukan adanya upaya-upaya untuk dapat lebih mengoptimalkan kinerja kearsipan yaitu sebagai berikut: 1. Penyelenggaraan pendidikan dan latihan serta studi banding Pengembangan peningkatan
sumber
daya
kemampuan
dan
manusia tingkat
sangat
dibutuhkan
profesionalisme
upaya tenaga
kearsipan.Salah satu manfaat adalah untuk memberikan gambaran tentang pengelolaan sistem kearsipan yang baik dan benar.Sehingga dengan adanya diklat tentang pengelolaan sistem kearsipan maka dapat memberikan pengetahuan bagi tenaga kearsipan. Dengan adanya studi banding adalah salah satu cara untuk meningkatkan kemampuan bagi staf. 2. Penyediaan sarana kearsipan Penyediaan sarana khususnya untuk kearsipan sangat diperlukan untuk memaksimalkan
kinerja
pegawai
di
bidang
kearsipan.Untuk
memaksimalkan pelaksanaan kearsipan agar terkoodinir dan terpusat perlu dilakukan penempatan ruangan khusus arsip agar memudahkan penemuan kembali arsip.Selain itu penambahan peralatan juga ikut menunjang pengelolaan sistem kearsipan. KESIMPULAN
Berdasarkan pembahasan pada bagian sebelumnya dari laporan penelitan akhir ini maka diperoleh beberapa kesimpulan sebagai berikut: a. Tempat penyimpanan arsip pada Kantor Cabang Dinas Pendidikan Kecamatan Paguyaman Kabupaten Boalemo Provinsi Gorontalo belum tertata baik dan benar karena tempat penyimpanan arsip tidak memadai b. Pegawai yang ada di Kantor Cabang Dinas Pendidikan Kecamatan Paguyaman
Kabupaten
Boalemo
Provinsi
Gorontalo
belum
memperhatikan pelaksanaan kegiatan pengelolaan sistem kearsipan dengan baik karena tenaga arsip masih kurang profesional dalam mengelola arsip c. Sarana dan prasarana pada Kantor Cabang Dinas Pendidikan Kecamatan Paguyaman Kabupaten Boalemo Provinsi Gorontalo masih terbatas d. Memperhatikan berbagai permasalahan yang ada di Kantor Cabang Dinas Pendidikan Kecamatan Paguyaman Kabupaten Boalemo Provinsi Gorontalo sebagaimana disebutkan pada poin diatas, maka dapat dilakukan beberapa upaya dalam meningkatkan kegiatan pendidikan latihan serta studi banding bagi staf yang secara sistem kearsipan agar dapat berjalan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan. SARAN Berdasarkan hasil pembahasan dan kesimpulan maka dapat disarankan beberapa hal sebagai berikut: a.
Perlu adanya pembaharuan terhadap ruangan yang khusus untuk tempat penyimpanan arsip dan penambahan fasilitas kearsipan sehingga dalam kegiatan pengelolaan sistem kearsipan bisa berjalan dengan baik dan benar
b.
Perlu adanya pelatihan dan bimtek terhadap pegawai pengelola arsip tentang pengelolaan system kearsipan yang baik dan benar.
c.
Untuk dapat menganalisis kearsipan dengan benar sebaiknya pimpinan dapat merekrut tenaga arsip atau arsipan sehingga
pengelolaan sistem kearsipan dapat berjalan dengan lebih efektif dan efisien. DAFTRA PUSTAKA Amsyah zulkifli, 2005: Manajemen Kearsipan: Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama Barthos , Basir, 2007: Manajemen Kearsipan: Jakarta; PT. Bumi Aksara Haryadi, Hendi, 2009: Administrasi Perkantoran: Bandung: CV Mandar Maju\ Moekijat. 2008: Administrasi Perkantoran. Bandung: CV Mandar Maju
