HUBUNGAN PENGELOLAAN KEARSIPAN DENGAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN DI KANTOR DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN KABUPATEN TAPANULI UTARA
SKRIPSI Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Sosial pada Universtas Sumatera Utara
Oleh : KRISTINA TRITANTI PASARIBU 110903122
DEPARTEMEN ILMU ADMINISTRASI NEGARA FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN 2015
KATA PENGANTAR Puji dan syukur penulis ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas berkat, kasih dan penyertaan-Nya yang telah diberikan kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan skripsi ini dengan judul “Hubungan Pengelolaan Kearsipan Dengan Pengambilan Keputusan di Kantor Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Tapanuli Utara”. Skripsi ini adalah salah satu syarat dalam melengkapi persyaratan untuk menyelesaikan program studi Strata 1 (S1) Departemen Ilmu Administrasi Negara Fakultas Ilmu-ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sumatera Utara. Skripsi ini juga salah satu sarana pengembangan kemampuan berfikir penulis alam dunia akademis yang telah diperoleh selama berada di dunia kampus. Dalam menyelesaikan skripsi ini, penulis menyadari bahwa skripsi ini tidak luput dari kekurangan dan kelemahan dalam berbagai hal, baik dalam penyajian maupun penguraiannya. Namun berkat bimbingan dan arahan dari berbagai pihak, maka penulisan skripsi ini dapat terselesaikan. Untuk itu penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada : 1. Bapak Prof.Dr.Badaruddin Tarigan, M.Si. selaku Dekan fakultas Ilmu-ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sumatera Utara 2. Bapak Prof. Drs.Zakaria, M.SP.selaku pembantu Dekan 1 Fakultas ilmu-ilmu sosial dan Ilmu Politik Universitas Sumatera Utara 3. Bapak Drs. Rasudyn Ginting,M.Si selaku Ketua Departemen Ilmu Administrasi Negara Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik. 4. Ibu Dra. Elita Dewi, MSP selaku Sekretaris Departemen Ilmu Administrasi Negara Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik dan dosen pembimbing yang telah
memberikan bimbingan dan mengarahkan penulis dalam proses penyelesaian skripsi ini 5. Staff Pegawai Administasi yang ada di Departemen Ilmu Administrasi Negara Fakultas Ilmu-Ilmu sosial dan Ilmu politik Universitas Sumatera Utara yang telah membantu segala urusan administrasi penuis di lingkungan kampus hingga terselesaikan penuisan skripsi ini. 6. Kepala Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Tapanuli Utara Drs. Jamel Panjaitan yang telah membantu dalam melaksanakan penelitian ini 7. Terimakasih kepada Kedua orang tua tercinta Bapak Benteng Pasaribu dan Mamak tercinta Irma Uli Hutagalung, Abangku Benarto Pasaribu, Abang Ivan Pasaribu beserta kedua adikku yang tercinta Melissa pasaribu dan Vera Pasaribu Terimakasih selalu mendoakan, memberikan motivasi dan dukungan yang luar biasa untuk putrimu dan adik mu tercinta ini. Syukur yang luar biasa penulis ucapkan kepada Tuhan Yesus untuk ditempatkan menjadi bagian dari keluarga ini. 8. Terimakasih Kepada teman-teman tercinta Feby, faris reza dan devi atas dukungan dan motivasinya selama ini mudah- mudah kita dapat menjadi orang yang sukses yang dapat membahagiakan kedua orang tua dikemudian hari 9. Terimakasih kepada kelompok magang ku “Seven Icon” para pria-pria kami Candra, Reza, Obed Dan Saiful beserta Wanita-wanita yang kece abis yang mempunyai kepribadian tersendiri Devi Nurindah, Feby, Siska, Lia, Cewek kalem kami Gio, Grace, dan clara m. 10. Teman- Teman AN 11 yang tidak dapat Penulis sebutkan satu per satu
11. Terimakasih Kepada satu Kost ku G. Senina No.20 yang sudah alumni atau yang masih menetap terima kasih atas dukungan dan motivasinya gak terasa sudah 4 Tahun hidup bersama kepada Kakak tertua dulu Kak dumora yang sudah nikah,Kak yusni yang sudah jadi Guru, melissa Simanungkalit jauh dirantau, Santi Pasaribu,
Marudut Tarihoran, Bahagia Baene, Bidan Kita Kak Elisabet
pandiangan dan Risma purba. Tak ada gading yang tak retak. Penelitian in juga tak luput dari Kesalahan. Kiranya sebagai bahan untuk pembelajaran selanjutya. Akhir kata, Penulis dengan sangat bahagia mengucapkan terima kasih dan semoga skripsi ini bermanfaat bagi semua.Amin
Medan, Agustus 2015 Penulis
Kristina Tritanti Pasaribu 110903122
ABSTRAK
HUBUNGAN PENGELOLAAN KEARSIPAN DENGAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN DI KANTOR DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAANKABUPATEN TAPANULI UTARA
Nama Kristina Tritanti Pasaribu NIM : 110903122 Departemen : Ilmu Administrasi Negara Fakultas : Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Pembimbing : Dra. Elita Dewi, MSP
:
Penelitian ini dilatarbelakangi oleh masalah yang terdapat di kantor Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Tapanuli Utara dalam kegiatan pengelolaan kearsipan belum berjalan dengan baik. Adapun kendala yang dihadapi adalah dalam pemeliharaan arsip yaitu pegawai lupa mengembalikan arsip yang dipinjam ketempat penyimpanannya dan tidak adanya sanksi yang diberikan oleh pegawai yang tidak mengembalikan arsip. Hal ini tentunya dapat menghambat pekerjaan kantor. Oleh karena itu diperlukan adanya pengelolaan kearsipan yang baik dan teratur sehingga dapat memudahkan para pegawai untuk menemukan kembali arsip dalam waktu yang cepat. Penataan arsip merupakan salah satu aspek yang harus diterapkan dalam pencapaian tujuan kantor guna menunjang kelancaran aktifitas kantor dalam menghemat waktu dan biaya dan dapat menjadi suatu data yang akurat disaat pemimpin membutuhkan informasi guna untuk pengambilan keputusan yang baik. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui adakah pengaruh pengelolaan kearsipan terhadap Pengambilan Keputusan di Kantor Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Tapanuli Utara. Pada penelitian ini metode yang digunakan adalah metode analisa kuantitatif. Sedangkan teknik analisa data yang digunakan adalah teknik korelasi antar variabel untuk membuktikan adanya pengaruh dari pengelolaan kearsipan dengan pengambilan keputusan. Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan dan dilanjutkan dengan menganalisa data yang diperoleh, maka hasilnya adalah bahwa terdapat hubungan yang kuat antara pengelolaan kearsipan dengan pengambilan keputusan sebesar 0,689. Berdasarkan uji hipotesis yang diperoleh nilai positif sebesar 6,57 hal ini berarti terdapat pengaruh yang signifikan antara pengelolaan kearsipan dengan pengambilan keputusan tingkat pengaruh 47,4%. Sehingga hipotesis yang menyatakan ada pengaruh antara pengelolaan kearsipan dengan pengambian keputusan dapat diterima Keywords : Kearsipan, Pengelolaan Kearsipan, Pengambilan Keputusan.
DAFTAR ISI ABSTRAK .................................................................................................................... i DAFTAR ISI ................................................................................................................ ii DAFTAR TABEL ....................................................................................................... iv DAFTAR GAMBAR ................................................................................................. vii DAFTAR LAMPIRAN .............................................................................................. vii BAB I: PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah......................................................................................... 1 1.2 Rumusan Masalah .................................................................................................. 4 1.3 Tujuan Penelitian .................................................................................................. 5 1.4 Manfaat Penelitia ................................................................................................... 5 1.5 Kerangka teori ........................................................................................................ 6 1.5.1 Pengertian Arsip dan Kearsipan .................................................................. 6 1.5.2 Peranan Arsip .............................................................................................. 8 1.5.3 Fungsi Arsip ................................................................................................ 8 1.5.4 Nilai Guna Arsip ......................................................................................... 9 1.5.5 Ciri-Ciri Kearsipan yang Baik ........................................................................11 1.5.6 Peralatan Kearsipan ................................................................................... 12 1.5.7 Pengelolaan Kearsipan .............................................................................. 15 1.5.8 Penemuan Kembali Arsip.......................................................................... 17 1.5.9 Peminjaman Arsip ..................................................................................... 17 1.5.10 Pengertian Pengambilan Keputusan .......................................................... 19 1.5.11 Proses Mengambil Keputusan ................................................................... 19 1.5.12 Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Pengambilan Keputusan................... 25 1.5.13 Aspek-Aspek Pengambilan Keputusan ..................................................... 25 1.5.14 Syarat Keputusan yang Baik ..................................................................... 26 1.5.15 Hubungan antara Pengelolaan Kearsipan dengan Pengambilan Keputusan ............................................................................ 27 1.6 Hipotesis............................................................................................................... 28 1.7 Defenisi Konsep .................................................................................................. 28 1.8 Defenisi Operasional ............................................................................................ 29 BAB II : METODE PENELITIAN 2.1 Bentuk Penelitian ................................................................................................. 31 2.2 Lokasi Penelitian .................................................................................................. 31 2.3 Subyek Penelitian ................................................................................................. 32 2.4 Instrumen Penelitian ............................................................................................ 32
2.5 Teknik Pengumpulan Data ................................................................................... 33 2.6 Teknik Pengukuran Skor ...................................................................................... 34 2.7 Teknik Analisa Data............................................................................................. 35 BAB III : DESKRIPSI LOKASI PENELITIAN 3.1 Sejarah Singkat Kantor Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Tapanuli Utara .......................................................................... 41 3.2 Visi dan Misi Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Tapanuli Utara........................................................ 44 3.3 Struktur Organisasi pada Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Tapanuli Utara .......................................................................... 45 3.4 Tugas dan Wewenang .......................................................................................... 48 3.5 Pengelolaan Kearsipan pada Kantor Dinas Pendidikan Tapanuli Utara .............. 58 3.6 Sarana dan Perlengkapan Kearsipan di Kantor Dinas Perhubungan Propinsi Sumatera Utara ...................................... 59 BAB IV : PENYAJIAN DATA 4.1 Deskripsi Data Penelitian ..................................................................................... 62 4.2 Tanggapan Responden Terhadap Variabel X Pengelolaan Kearsipan ................. 64 4.3 Tanggapan Responden Terhadap variabel Y Pengambilan Keputusan ............... 80 BAB V : ANALISIS DATA 5.1 Klasifikasi Jawaban Responden ........................................................................... 87 5.2 Pengaruh Pengelolaan Kearsipan Terhadap Efisiensi Kerja Pegawai ................. 90 Koefisien Korelasi Product Moment.................................................................... 90 Uji Signifikasi ...................................................................................................... 92 Uji Signifikasi ...................................................................................................... 94 BAB VI : PENUTUP ................................................................................................ 99
Daftar Pustaka ..................................................................................... 101
DAFTAR TABEL Tabel 4.1: Karakteristik responden menurut jenis Kelamin di Kantor Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Tapanuli Utara........................ 63 Tabel 4.2: Karakteristik Responden Menurut usia di Kantor Dinas Pndidikan dan Kebudayaan Kabupaten Tapanuli Utara ................................................. 63 Tabel 4.3: Karakteristik Responden Menurut lama Bekerja di Kantor Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Tapanuli Utara........................ 64 Tabel 4.4: Distribusi Jawaban Responden Tentang Menerima
Naskah Dinas
Secara Rutin ............................................................................................ 65 Tabel 4.5: Distribusi Jawaban Responden Tentang Diteliti Kebenaran Alamat Naskah Dinas .......................................................................................... 65 Tabel 4.6: Distribusi Jawaban Responden Tentang Dibubuhkan Paraf Pada Penerimaan Naskah Dinas....................................................................... 66 Tabel 4.7: Distribusi
Jawaban
Responden
Tentang
Diteliti
Kelengkapan
Lampiran Naskah Dinas .......................................................................... 67 Tabel 4.8: Distribusi Jawaban Responden Tentang Ditentukan Naskah Dinas Penting atau Naskah Dinas Biasa ............................................................ 67 Tabel 4.9: Distribusi Jawaban Responden Tentang Ditentukan Kode Klasifikasi dan Indeks ............................................................................................... 68 Tabel 4.10: Distribusi Jawaban Responden Tentang Dilaksanakan Pencatatan Surat Masuk dan Surat Keluar ................................................................ 69 Tabel 4.11: Distribusi Jawaban Responden Tentang Sarana Dan Prasarana Kearsipan ........................................................................ 69 Tabel 4.12: Distribusi Jawaban Responden Tentang Arsip yang Penting Dicatat dalam Kartu Kendali ................................................................... 71 Tabel 4.13: Distribusi Jawaban Responden Tentang Disusunnya Kartu kendali Berdasarkan Urutan Nomor Kode .................................... 72 Tabel 4.14: Distribusi Jawaban Responden Tentang Disusunnya Kartu Kendali Berdasarkan Instansi dan Menurut Urutan Waktu .................................. 72
Tabel 4.15: Distribusi Jawaban Responden Tentang Penyediaan Tempat Khusus bagi Penyimpanan Arsip ......................................................................... 73 Tabel 4.16: Distribusi Jawaban Responden Tentang Dilakukannya Penyimpanan Di Tempat yang Mudah Dijangkau ......................................................... 74 Tabel 4.17: Distribusi Jawaban Responden Tentang Ketepatan Ditemukan Arsip di Rak Katalog Cocok ............................................................................. 74 Tabel 4.18: Distribusi Jawaban Responden Tentang Ditemukannya Arsip dengan Cepat Bila Diperlukan ............................................................................. 75 Tabel 4.19: Distribusi Jawaban Responden Tentang Dipergunakannya Prosedur Tertentu dalam Meminjam Arsip ............................................................ 76 Tabel 4.20: Distribusi Jawaban Responden Tentang Dibuatnya Tanda Bukti Peminjaman Bagi Instansi Lain .............................................................. 76 Tabel 4.21: Distribusi Jawaban Responden Tentang Ditetapkannya Jangka Waktu dalam Peminjaman Arsip ........................................................................ 77 Tabel 4.22: Distribusi Jawaban Responden Tentang Sanksi yang Diberikan Bila Terlambat Mengembalikan Arsip ........................................................... 78 Tabel 4.23:Distribusi Jawaban Responden Tentang Dilaksanakannya Pemusnahan Arsip ........................................................................................................ 78 Tabel 4.24: Apakah Bapak/ibu/saudara membuat daftar arsip terhadap arsip yang dimusnakan ............................................................................................. 79 Tabel 4.25: Distribusi Jawaban Responden Tentang membuat suatu identifikasi dan defenisi masalah sebelum pembuatan keputusan ............................. 80 Tabel4.26:Distribusi
Jawaban
Responden
Tentang
melakukan
suatu
pengumpulan dan pengolahan informasi yang relevan sebelum pengambilan keputusan ............................................................................. 81 Tabel 4.27:Distribusi Jawaban Responden Tentang melakukan pencarian alternatif pemecahan masalah sebelum pengambilan keputusan............................ 82 Tabel 4.28:Distribusi Jawaban Responden Tentang Melaksanakan pengkajian berbagai alternatif dalam pengambilan keputusan .................................. 83 Tabel 4.29: Distribusi Jawaban Responden Tentang melakukan penentuan pilihan atas alternatif sebelum pengambilan keputusan ..................................... 83
Tabel 4.30: Distribusi Jawaban Responden Tentang melaksankan keputusan yang telah diambil ............................................................................................ 84 Tabel 4.32: Distribusi Jawaban Responden Tentang melakukan penilaian terhadap keputusan yang telah diambil .................................................................. 85 Tabel 5.1: Distribusi Frekuensi Klasifikasi Jawaban Responden Untuk Variabel X ................................................................. 88 Tabel 5.2: Distribusi Frekuensi Klasifikasi Jawaban Responden Untuk Variabel Y ................................................................. 89 Tabel 5.3: Pedoman Untuk Memberikan Interpretasi Koefisien Korelasi ................. 92
DAFTAR GAMBAR BAGAN 3.1: Struktur Organisasi Dinas Pendidikan Dan Kebudayaan Kabupaten Tapanuli Utara ......................................................................................... 47
DAFTAR LAMPIRAN LAMPIRAN 1: Kuesioner Penelitian ...................................................................... 102 LAMPIRAN 2 : Distribusi Skor Jawaban Pertanyaan Variabel X dan Variabel Y . 107 LAMPIRAN 3: Tabel Frekuensi Jawaban Responden ............................................ 114 LAMPIRAN 4 : Hasil Uji Coba Validitas dan Realibilitas Variabel X dan Y ........ 124 LAMPIRAN 5 : Tabel nilai r Korelasi Product Moment ......................................... 130
