APIKASI PENJUALAN DI TOKO ANEKA KASONGAN BANTUL
Naskah Publikasi
diajukan oleh Didik Darmadi 08.02.7068
kepada JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2011
APPLICATION SALES IN ANEKA KASONGAN BANTUL STORE APLIKASI PENJUALAN DI TOKO ANEKA KASONGAN BANTUL
Didik Darmadi Jurusan Manajemen Infromatika STMIK AMIKOM Yogyakarta
ABSTRACT Sales data processing still using manual recording system is now being abandoned by the owners of the store. Because in addition to the process of the old shop owners are also experiencing difficulties in checking the number of stock items are still available in stores mereka.Selain that in making the sales transaction report also takes a long time and sometimes the paper used to record the report is lost and has no backup data. It is inversely related to the rapid technological developments lately. Computerized sales system capable of generating a more complete report and can be accessed quickly. Therefore, these computerized sales application must be used to facilitate data collection process and recording at Toko Aneka Kasongan. Observations on Various Stores found some weaknesses of the manual recording. Start checking the number of old items until the buyer a long queue for service sales are still using manual recording that takes up a lot of time.
Keywords: Processing, Systems Sales, Listing Manual, Computerized Sales Application
1. Pendahuluan 1.1. Latar Belakang Masalah Salah satu hal terpenting dalam perdagangan adalah pembukuan. Semua transaksi yang terjadi harus secara terperinci tercatat agar memudahkan sang pemilik untuk melakukan pengecekan dan kontrol. Transaksi tersebut meliputi penjualan, pembelian, pendapatan, dan pengeluaran. Pembukuan biasanya dilakukan oleh seorang ahli pembukuan. Banyak hal yang bisa dilakukan mulai dari pencatatan manual hingga memakai sebuah aplikasi yang sesuai dengan kebutuhan. Komputer merupakan salah satu trend teknologi yang saat ini berkembang sangat pesat dibandingkan teknologi yang lainnya. Hampir semua pekerjaan yang dilakukan manusia selalu didukung teknologi yang satu ini. Perkembangan komputer dalam kehidupan manusia sangat luas, tidak terbatas dalam lingkungan kerja saja, tetapi dalam kehidupan sehari-hari. Perkembangan teknologi dibidang komputer adalah suatu hal yang menunjang bagi para pemilik toko untuk memudahkan kegiatan penyetokan barang, pengecekan stok barang, dan pembukuan dari penjualan yang di lakukan oleh toko tersebut. Tetapi kemajuan tersebut tidaklah seta merta mudah dan diterapkan oleh semua pemilik toko. Karena tidak semua pemilik toko adalah orang yang bisa membuat sebuah program yang bisa memudahkan mereka dalam pencatatan transaksi jual beli. Bahkan diantara merekapun ada yang tidak bisa mengopersikan komputer. Oleh karena itulah penulis tertarik untuk melakukan penelitian di Toko Aneka Kasongan Bantul ini.
1.2 Rumusan Masalah Dengan semakin banyakknya transaksi yang terjadi dan untuk pengembangan usaha lebih lanjut, maka proses yang di lakukan secara manual sudah hampir tidak memungkinkan lagi. Oleh karena itu penelitian ini dimaksudkan untuk menjawab beberapa aspek yang dirasa harus segera diperbaharui. 1. Apakah penelitian ini bisa menciptakan solusi dalam pengecekan barang, pencatatan jual beli, dan penyetokan barang? 2. Apakah antrian panjang yang di sebabkan lamanya waktu untuk menghitung jumlah barang yang dibeli bisa teratasi?
1.3 Batasan Masalah Batasan masalah dalam membangaun Aplikasi Penjualan di Toko Aneka Kasongan Bantul meliputi : 1.
Proses pengolahan data barang
2.
Proses pengolahan data supplier
3.
Proses pengolahan data administrator
4.
Proses pengolahan data customer
5.
Proses transaksi penjualan
6.
Proses transaksi pembelian
7.
Proses pembuatan laporan data barang
8.
Proses pembuatan laporan data supplier
9.
Proses pembuatan laporan data administrator
10.
Proses pembuatan laporan penjualan
11.
Proses pembuatan laporan pembelian
Sedangkan maksud dan tujuan lain dari penelitian ini adalah:
1.4 Maksud dan Tujuan Penelitian 1. Bagi Penulis a. Untuk memenuhi salah satu persyaratan kelulusan Diploma Tiga (DIII) di Sekolah Tinggi Ilmu Manajemen dan Informatika AMIKOM yaitu Tugas Akhir. b. Sebagai penerapan ilmu yang telah penyusun dapatkan selama di bangku kuliah. c. Untuk mendapatkan sebuah wawasan secara nyata dari apa yang telah dilihat dan di teliti di lapangan
2. Bagi pihak Lembaga a. Sebagai bahan pertimbangan dan perbandingan dalam memberikan sebuah informasi antara sistem yang telah ada dengan sistem yang baru. b. Informasi-informasi
dapat
dengan
cepat
diberikan
kepada
pihak
yang
bersangkutan.
3. Bagi Pihak Lain Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan sumbangan sebagai bahan referensi dalam menyusun sistem informasi yang bermanfaat bagi pihak yang berminatode ini dalam pembuatan basis data.
2. Dasar Teori 2.1. Konsep Dasar Sistem 2.1.1. Pengertian Sistem Sistem berasal dari bahasa Latin (systema) dan bahasa Yunani (sustema) adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi,materi atau energi. Istilah ini sering dipergunakan untuk menggambarkan
suatu
set
entitas
yang
berinteraksi,
dimana
suatu model
matematika seringkali bisa dibuat. Kata "sistem" sudah banyak digunakan dalam percakapan ataupun di dalam suatu diskusi. Jadi makna sistem tersebut menjadi beragam sesuai hal yang dibicarakannya tetapi secara umum sebuah sistem adalah sekumpulan benda yang memiliki hubungan di antara mereka.
2.1.2. Karakteristik Sistem a. Komponen Sistem b. Batas Sistem (Boundary) c. Lingkungan Luar Sistem (Environments) d. Penghubung Sistem (Interface) e. Masukan Sistem (Input) f. Pengolahan Sistem (Process) g. Keluaran Sistem (Output) h. Sasaran (Objective Atau Tujuan)
2.1.3. Klasifikasi Sistem Sistem dapat di klasifikasikan dari beberapa sudut pandang. Menurut Jogiyanto HM, dalam bukunya yang berjudul “Analisis Dan Desain Sistem Infomasi Pendekatan Terstruktur Teori Dan Praktek Aplikasi Bisnis”, beliau mengklasifikasikan sistem menjadi empat (4) kelompok diantaranya adalah sebagai berikut : 1. Sistem Abstrak (Abstract System) Dan Sistem Fisik (Physical System) 2. Sistem Alamiah (Natural System) Dan Sistem Buatan Manusia (Human Made System 3. Sistem Tertentu ( Deternministic System) Dan Sistem Tak Tentu (Probabilitas System) Sistem Diklasifikasikan Sebagai Sistem Tertutup (Closed Sistem) Dan Sistem Terbuka (Open Sistem)
2.2. Konsep Dasar Informasi 2.2.1. Pengertian Informasi Menurut Gordon B. Davis definisi umum untuk informasi dalam pemakaian sistem informasi adalah sebagai berikut: “Informasi adalah data yang telah di olah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang. Sumber dari informasi adalah data-data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal data item. Data adalah kenyataaan yang menggambarkan kejadiankejadian kesatuan nyata. Kejadian adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Dalam dunia bisnis kejadian-kejadian nyata yang terjadi adalah perubahan dari suatu nilai yang di sebut dengan transaksi”.
2.2.2 Siklus Informasi Data yang telah diolah melaui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan suatu tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali melalui suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus yang disebut siklus informasi atau siklus pengolah data (Data Processing Cycles) siklus ini oleh Johr Bruch disebut dengan silus informasi (Information cycle)
2.2.3 Kualitas Informasi Tidak semua informasi berkualitas. Oleh karena itu, sudah seharusnya dilakukan penyaringan terhadap informasi yang beredar atau yang dapat ditangkap. Kualitas di tentukan oleh beberapa faktor yaitu : 1. Akurat 2. Tepat Waktu 3. Relevan
2.2.4 Nilai Informasi Nilai suatu informasi berhubungan dengan suatu keputusan. Hal ini berarti bila tidak ada pilihan atau keputusan, informasi menjadi tidak diperlukan. Nilai suatu informasi dapat ditentukan dengan dua hal yaitu : manfaat (use), dan biaya (cost). Suatu informasi dikatakan bernilai manfaatnya efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang , tetapi ditaksir dengan nilai efektifitasnya.
2.2.5 Pengertian Pengolahan Data “Suatu proses manipulasi atau transformasi simbol-simbol seperti angka dan abjad untuk tujuan meningkatkan kegunaan dan merubah event tanpa nilai apapun kemuadian di lakuakan suatu kegiatan sebagai event tersebut dapat memberikan suatu berharga bagi suatu organisasi tersebut dapat mengambil suatu keputusan yang berarti”.
2.2.6 Manajemen Pengolahan Data Manajemen pengolahan data merupakan suatu kumpulan organisasi yang meliputi pengumpulan
data,
peklasifikasikan
data,
proses
menganalisa
data,
dan
mengkomunikasikan informasi dengan oriantasi data yang relevan untuk pengambilan keputusan.
2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi 2.3.1
Pengertian Sistem Informasi
Menurut Mc Leod : “Sistem
informasi
merupakan
system
yang
mempunyai
kemampuan
untuk
mengumpulkan informasi dari semua sumber dan menggunakan berbagai media untuk menampilkan informasi”
2.3.2
Komponen Sistem Informasi
1 Blok Masukan 2 Blok Model 3 Blok Keluaran 4 Blok Teknologi 5 Blok Basis Data 6 Blok Kendali
2.4 Konsep Dasar Database 2.4.1
Pengartian Database
Database merupakan kumpulan file atau data operasional lengkap dari suatu organisasi atau perusahaan yang diorganisir atau dikelola dan disimpan secara terintegrasi dengan mengunakan metode tertentu menggunakan kumputer sehingga mampu menyediakan informasi yang optimal bagi pemakainya. Tujuan utama dalam penyusunan database adalah : 1. Kecepatan dan Kemudahan 2. Efisiensi Ruang Penyimpanan 3. Keakuratan
4. Ketersediaan 5. Kelengkapan 6. Keamanan 7. Kebersamaan Pemakai
2.4.2
Elemen-Elemen Sistem Basis Data
1 Data 2 Perangkat Keras (Hardware) sebagai pendukung operasi pengolahan data. 3 Sistem Operasi (Operating Sistem) atau perangkat lunak untuk mengelola database. 4 Database Manajemen Sistem (DBMS) 5 Pemakai (User) 6 Aplikasi Lain
2.5 Entity Relationship Diagram (ERD) Entity Relationship Diagram (ERD) menurut (Gordon B Davis, 2000,p17) adalah “Model konsepsional untuk mendeskripsikan hubungan atau relasi atar penyimpanan”. Jadi Entity Relationship Diagram digunakan untuk pemodelan struktur hubungan antar data. Komponen-komponen yang digunakan yaitu: 1.
Entitas
2.
Atribut
3.
Relasi antar entitas
2.6 Diagram Arus Data (Data Flow Diagram) DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang cukup terstruktur (Structured Analysis and Design). DFD juga merupakan alat yang cukup popular saat ini, karena dapat menggambarkan arus data didalam sistem dengan terstruktur yang jelas. Lebih lanjut DFD juga merupakan dokumentasi dari sistem yang baik.
2.7 Normalisasi Menurut (Fathansyah, 2001,p16) bahwa normalisasi merupakan “Suatu upaya untuk memperoleh sebuah basis data dengan struktur yang baik dan ruang penyimpanan yang efisien dengan menerapkan aturan pada setiap skema relasi”. 2.7.1 Bentuk-Bentuk Normalisasi 2.7.1.1 Bentuk Tidak normal st
2.7.1.2 Bentuk Normal Tahap Pertama (1 Normal Form) 2.7.1.3 Bentuk Normal Tahap Kedua (2nd Normal Form)
2.7.1.4 Bentuk Normal Tahap Ketiga (3rd Normal Form) 2.7.1.5 Bentuk Normal Tahap Keemapt dan Kelima 2.7.1.6 Boyce Code Normal Form (BCNF)
2.8 Perangkat Lunak Yang Digunakan 2.8.1 Visual Basic 2.8.1.1
Pengertian Visual Basic
Microsoft Visual Basic (sering disingkat sebagai VB) merupakan sebuah bahasa pemrograman yang menawarkan Integrated Development Environment (IDE) visual untuk membuat program perangkat lunak berbasis sistem operasi Microsoft Windows dengan menggunakan model pemrograman (COM), Visual Basic merupakan turunan bahasa pemrograman BASIC dan menawarkan pengembangan perangkat lunak komputer berbasis grafik dengan cepat, Beberapa bahasa skrip seperti Visual Basic for Applications (VBA) dan Visual Basic Scripting Edition (VBScript), mirip seperti halnya Visual Basic, tetapi cara kerjanya yang berbeda. Para programmer dapat membangun aplikasi dengan menggunakan komponen-komponen yang disediakan oleh Microsoft Visual Basic
Program-program yang
ditulis
dengan Visual Basic
juga
dapat
menggunakan Windows API, tapi membutuhkan deklarasi fungsi luar tambahan.
2.8.1.2
Komponen Visual Basic
1. Menu Bar 2. Toolbar 3. Form 4. Toolbox 5. Windows Property 6. Project Exploler 7. Form Layout Windows 8. Kode Editor (Code Editor)
2.8.1.3
Kelebihan Visual Basic
Beberapa kelebihan Visual Basic 6.0 di bandingkan versi sebelumnya adalah: 1. Visual Basic 6.0 disertai berbagai fasilitas yang telah ditingkatkan dari versi sebelumnya seperti ADO data control, kelas web, dan sejumlah wizard baru. Fasilitas tersebut menjadikan Visula Basic 6.0 sebagai lingkungan terbaik untuk mengembangkan aplikasi client dan multitier.
2. Visual Basic 6.0 merupakan bahasa pemrograman even driven (Pemrograman Pengendalian Kejadian). Even driven adalah program akan menunggu sampai adanya respon dari user seperti tombol klik, menu dipilih dan lain-lain.
2.8.2
Microsoft SQL Server 2000 Microsoft SQL Server 2000 seperti yang dikutip dari website resmi Microsoft yaitu
http://www.microsoft.com/learning/centers/sql.asp adalah sebuah basis data reasional yang di rancang dengan arsitektur Client/Server, dimana basis data terdapat didalam komputer pusat yang disebut server, dan informasi di dalamnya digunakan bersamasama oleh beberapa user menggunakan aplikasi yang terdapat dalam komputer local yang disebut client. Arsitektur semacam ini memberikan integritas data yang tinggi karena user bekerja dengan informasi yang sama. SQL merupakan kependekan dari Struktur Query Language ( bahasa Query dan terstruktur). SQL adalah bahasa yang digunakan untuk query, mengupdate dan mengolah relasi antar database. Bahasa dibagi menjadi dua yaitu: 1. Data Definition Language (DDL) 2. Data manipulation language (DML) Di SQL Server 200 menawarkan beberapa fitur didalam mengelola database. Ada 2 fitur yang biasa digunakan untuk mengelola database didalam SQL Server 2000, yaitu: 1. Enterprise Manager 2. Query Analyzer
3. Tinjauan Umum Toko Aneka yang terletak di kasongan bantul ini berdiri tahun 2003, pendirian toko ini diawali setelah pernikahan Irwan dan Wahyu. Setelah pernikahannya itu mereka berdua berinisiatif untuk mendirikan sebuah toko yang menjual berbagai kebutuhan pokok. Karena di dareah sekitar Kasongan tersebut masih sedikit toko yang berdri dengan kelengkapan persediaan kebutuhan pokok
4. Pembahasan 4.1 Rancangan Sistem Yang Diusulkan Pada perancangan aplikasi penjualan di Toko Aneka, penulis mengunakan teknik flowchart dan data flow diagram. Pada tahap perancangan sistem informasi secara umum, komponen-komponen sistem informasi dirancang dengan tujuan untuk di komunikasikan kepada user bukan pemogram.
4.1.1 Flowchart Yang Diusulkan Sistem
flowchart
merupakan
alat
bantu
yang
banyak
digunakan
untuk
menggambarkan sistem secara fifikal. Sebuah desain sistem akan menentukan penyelesaian terhadap permasalahan.
4.1.2 Data Flow Diagram DFD adalah suatu diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem, yang penggunaannya sangat membantu untuk memahami sistem secara logika, tersruktur dan jelas.
a. DFD level 0 b. DFD Level 1
4.2 Rancangan Normalisasi Normalisasi adalah suatu proses menstrukturkan data-data dengan cara tertentu untuk membantu megurangi permasalahan yang berhubungan dengan pengolahan basis data. Syarat paling penting dalam penyusunan basis data adalah relasi dalam basis data harus normal. Oleh karena itu perlu dilakukan normalisasi terhadap basis data yang akan di bangun. 1. Normalisasi I (First Normal Form) 2. Normalisasi II (2NF) 3. Normalisasi III (3NF)
4.3 Relasi Antar Table Sebuah basis data tersusun atas kumpulan file yang saling berhubungan, mempunyai satu sama lain dan merupakan satu kesatuan. Hubungan antar table menunjukkan har tersebut dengan atribut utama ( primary key) sebagai acuan Hubungan ini akan ditunjukan oleh sebuah garis yang mengubungkan table satu dengan table yang lain dengan menjadikan atribut utama sebagai atribut tamu ( Foregein Key) bila berada pada table alin.
4.4 Proses Perancangan Table 4.4.1 Rancangan Database Database adalah komponen yang sangat penting yang mendukung dalam perancangan basis data dan berfungsi sebagai penyedia informasi bagi para pemakainya. Langkah yang harus sebelum membuat program aplikasi terlebih dahulu merancang databasenya.
4.4 Rancangan Input dan Output 4.4.1. Rancangan Input Rancangan input merupakan bentuk form pengisian yang berkaitan dengan sistem pengolah data dalam program, yaitu rancangan input data yang terdiri dari : 1. Barang 2. Admin 3. Supplier 4. Customer 5. Pembelian 6. Penjualan
4.4.2. Rancangan Output 4.4.2.1. Rancangan Output Data Barang 4.4.2.2. Rancangan Output Data Supplier 4.4.2.3. Rancangan Output Data Customer 4.4.2.4. Rancangan Output Data Admin 4.4.2.5. Rancangan Output Data Pembelian 4.4.2.6. Rancangan Output Data Pembelian PerNota 4.4.2.7. Rancangan Output Data Pembelian PerTanggal 4.4.2.8. Rancangan Output Data Pembelian PerBulan 4.4.2.9. Rancangan Output Data Penjualan 4.4.2.10. Rancangan Output Data Penjualan PerNota 4.4.2.11. Rancangan Output Data Penjualan PerTanggal 4.4.2.12. Rancangan Output Data Penjualan PerBulan
5. Penutup 5.1 Kesimpulan Setelah menyelesaikan perancangan Aplikasi Penjualan di Toko Aneka Kasongan ini, penulis menarik beberapa kesimpulan sebagai berikut: 1. Penggunaan komputer sangat penting dalam menunjang kegiatan penjualan. 2. Dengan
digunakannya
program
aplikasi
ini,
diharapkan
agar
dapat
mempercepat kinerja sistem yang ada sehingga mempermudah pelaksanaaan kegiatan penjualan dan penyajian informasi. 3. Dengan digunakannya program aplikasi ini, diharapkan akan memperkecil kesalahan serta mempercepat proses pengolahan data dan penyajian laporan. 4. Terhindar dari kerangkapan data karena dengan menggunakan sistem komputer, maka data dapat tersimpan secara terstruktur.
5. Penggunaan program aplikasi penjualan selain mempermudah kinerja para karyawan dalam melaksanakan tugasnya, juga dapat memenuhi kebutuhan pasar yang segala sesuatunya harus dilaksanakan dengan cepat, tepat dan efisien sehingga tidak tertinggal dengan perkembangan dunia khususnya dunia penjualan di era sekarang ini. 6. Memudahkan dalam pencarian data dan informasi yang dibutuhkan. Untuk itulah penggunaan program komputer merupakan suatu cara yang sangat tepat dalam mengatasi permasalahan yang ada di dalam kegiatan penjualan yaitu sebagai alat bantu atau media yang bekerja dengan tingkat kecepatan dan ketelitian yang tinggi.
5.2 Saran Adapun beberapa saran yang ingin penulis sampaikan adalah sebagai berikut: 1.
Perlu diadakannya pelatihan agar para karyawan dapat dengan benar mengoperasikan program penjualan yang telah diterapkan dan memiliki pengetahuan lebih jauh tentang komputer.
2. Perlu adanya sarana penunjang dari system komputerisasi itu sendiri dan masih dibutuhkan perbaikan dalam penyempurnaan program yang telah ada, karena penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan dalam pembuatan program penjualan ini. 3. Untuk menghindari kerusakan atau hilangnya data karena suatu hal, maka perlu dibuatkan file duplikat (back up). 4. Dalam penggunaan komputer dibutuhkan ketelitian dan harus disesuaikan dengan kebutuhan dan penggunaan personil yang sesuai dengan bidang keahliannya. 5. Untuk menghindari kerusakan dan demi kelancaran proses komputerisasi harus dilakukan perawatan dan pemeliharaan terhadap perangkat keras (hardware) maupun perangkat lunak (software).
DAFTAR PUSTAKA H.M, Jogiyanto. 1999. Analisa dan Disain. Yogyakarta : Penerbit Andi. Al Fatta,Hanif.2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta : Penerbit Andi Sunyoto,Andi.2007. Pemograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta : Penerbit Andi. Jerry Fitz Gerald,arda F.Fizt Gerald,Warren D Stalling Jr.1982.Fundamental of System Analisis,John Willey dan Sanns,New York Mc Leod R.2001.Sistem Informasi Manajemen.Hendra Tegul,Penerjemah :Jakarta: Pearson Education Asia Pte.Ltd. Terjemahan dari : Manajement Information System. Gordon B Davis.1995.Sistem Informasi Manajemen.Penerbit : Pt Pustaka Binaman Presindo, Jakarta.
