ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN DAN PENJUALAN DI TOKO AR 2 BANTUL
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh Warsito 09.11.3220
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2016
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN DAN PENJUALAN DI TOKO AR 2 BANTUL Warsito1), Anggit Dwi Hartanto2), 1) 2)
Teknik Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia 55283
Email :
[email protected]),
Development of the world is happening right now encourage people to understand the importance of information that can be accessed quickly and easily. Technology encourages people to create a means to provide the required information.
[email protected])
Toko AR 2 juga mengalami permasalahan dalam proses pengolahan data dan penyimpanan arsip yang kurang baik sehingga efisiensi data kurang terjamin. Untuk menjaga tingkat efisiensi, data yang jarang digunakan tersebut dapat dipindahkan ke dalam media penyimpanan lain, yang sewaktu-waktu dapat diakses kembali secara mudah, cepat dan akurat. Berdasarkan permasalahan yang ada dalam Toko AR 2 Bantul, penulis tertarik meneliti tentang permasalahan khusunya dalam menyelesaikan permasalahan yang ada. Untuk itu penulis mencoba untuk mengambil judul dengan ”ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN DAN PENJUALAN DI TOKO AR2 BANTUL”
Design information systems Inventory and sales at the stores AR2 designed in accordance with the requirement as it still uses manual system. As a solution to these problems, then stores AR2 need a system that makes it easy to manage the data and linking data related. This system is hope could finished many process transaction which is can save data of buying, save data of goods income, selling transaction and can show report that stores AR2 needs.
2. Landasan Teori Keyword: Visual Basic, Information Systems, Inventories and Sales, Stores AR2
2.1 Pengertian Sistem Sistem adalah suatu kumpulan atau himpunan dari unsur atau variabel-variabel yang saling terorganisasi, saling berinteraksi, dan saling bergantung satu sama lain. Menurut Mc. Load sistem adalah sekelompok elemenelemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai tujuan.
1. Pendahuluan Perkembangan dan Kemajuan Teknologi dibidang Informatika saat ini membuat segala sesuatu mulai beralih ke peralatan yang menggunakan sistem terkomputerisasi. Perkembangan berbagai ilmu pengetahuan tidak lepas dari pemanfaatan perangkat komputer, perangkat komputer selain digunakan sebagai penyimpanan data juga mampu digunakan untuk melakukan transaksi. Salah satu pemanfaatan teknologi komputer adalah dalam melakukan transaksi, termasuk didalamnya adalah transaksi penjualan dan persediaan barang pada Toko AR2 Bantul.
2.2 Konsep Dasar Informasi Informasi adalah hasil dari pengolahan data menjadi bentuk yang lebih berguna bagi yang menerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai alat bantu untuk pengambilan suatu keputusan. 2.3 Sistem Informasi Penjualan Sistem Informasi penjualan adalah suatu kumpulan informasi yang mendukung proses penjualan yang bertanggungjawab menyediakan informasi data barang maupun data transaksi, Sehingga mampu menam pilkan informasi yang relevan bagi pelaku usaha itu sendiri maupun konsumennya.
Toko AR2 adalah salah satu toko retail yang menjual barang kebutuhan sehari-hari baik secara ecer maupun maupun secara grosir. Toko AR 2 beralamatkan di Jalan Wates KM 13.5 jambon Argosari Sedayu Bantul Yogyakarta.Toko AR 2 masih menggunakan sistem konvesional dalam menjual barang-barangnya. Dalam melayani transaksi penjualan masih menggunakan kalkulator dan masih dituliskan dalam nota sehingga butuh waktu lama dan terkadang perhitungan tidak tepat. Belum ada Job diskripsi yang jelas bagi para karyawan. Karyawan Juga harus menghafalkan harga barang sehingga kurang efektif dalam melayani pelanggan. Tidak ada pengarsipan nota dari supplier sehingga berpengaruh terhadap perhitungan keuntungan yang didapat di Toko AR 2.
Menurut Niswonger (1999:242) ”Sistem Informasi Penjualan diartikan sebagai suatu perbuatan pernyataan penjualan kegiatan akan dijelaskan melalui prosedurprosedur yang meliputi urutan kegiatan sejak diterimannya pesana dari pembeli, pengecekan barang ada atau tidak ada dan diteruskan dengan pengiriman
1
barang yang disertai dengan pembuatan faktur dan mengadakan pencatatan atas penjualan yang berlaku”
memudahkan agar dapat menyimpan data transaksi dengan lebih baik.
2.4 Metode Analisis Sistem Untuk mengidentifikasi masalah, harus dilakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi, dan pelayanan pelanggan. PIECES (ferformance, information, economy, control, efisiensi dan service). Dari analisis ini biasanya didapatkan beberapa masalah utama. Hal ini penting karena biasanya yang muncul di permukaan bukan masalah utama, tetapi hanya gejala dari masalah utama.
3.3 Analisis Kelemahan Sistem Analisis Sistem adalah teknik pemecahan masalah yang menguraikan bagian-bagian komponen dengan mempelajari seberapa bagus bagian-bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan mereka. Untuk mengidetifikasi penyebab masalah, perlu diadakan suatu analisis dari sistem yang ada dengan menggunakan analisis PIECES (Performance, Information, Economy, Control, Effeciency, Service) yang meliputi:
3. Analisis dan Perancangan Sistem 3.1 Definisa Analisis Sistem Menurut Jogiyanto analisis sistem merupakan penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagan-bagan komponen dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahanpermasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatanhambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikanperbaikan.
3.3.1. Analisis Kinerja Kinerja adalah kemampuan dalam menyelesaikan tugas bisnis atau peningkatan terhadap kinerja (hasil kerja) diukur berdasarkan jumlah produktifitas (throughput) dan kurun waktu (response time) sehingga sasaran dapat tercapai. Dalam penelitian pada Toko AR 2 membutuhkan waktu yang lama untuk setiap transaksi dan pengolahan data-datanya. Tabel 1 . Hasil Analisis Kinerja Parameter Hasil Analisis Peluang
Dari definisi menurut jogiyanto diatas dapat disimpulkan bahwa analisis sistem merupkan tahap dimana menganalisis suat kinerja sistem sampai berapa jauh sistem tersebut telah mencapai sasarannya. Pada tahapan analisis sistem terdapat beberapa langkah dasar yang harus dilakukan oleh seseorang analisis sistem yaitu sebagai berikut: 1. Identify, yaitu mendifinisikan masalah. 2. Understand, yaitu memahami kinerja dari sistem yang ada 3. Analyze, yaitu menganalisis sistem 4. Report, yaitu membuat laporan hasis analisis. 3.2 Identifiasi Masalah Mengidentifikasi masalah merupakan langkah pertama dimana bisa menganalisa masalah-masalah yang ada pada sistem lama, apakah kemungkinan adanya ketidakeberesan seperti kecurangan, kesalahan, kurang efesien, kurang disiplin dan sebagainya atau masalah yang timbul seiring dengan pertumbuhan organisasi sehingga kebutuhan informasi meningkat, volume pengolahan data meningkat atau perubahan prinsip manajemen yang ikut bertambah. Diperlukan suatu sistem informasi persediaan dan penjualan agar dapat menyampaikan informasi secara akurat dan efektif.
Throught
Dalam Waktu yang sama terdapat 10 pembeli.
Dengan sistem yang baru ini bisa melayani lebih dari 10 pembeli.
Respone Time
Membutuhkan waktu lebih dari 3 menit untuk menulis nota dan mengetahui stok barang yang tersedia.
Dengan sistem yang baru kurang dari 3 menit untuk menulis nota dan mengetahui stok barang yang tersedia.
3.3.2 Analisis Informasi Informasi merupakan komoditas krusial bagi pengguna akhir. Evaluasi terhadap kemampuan sistem informasi dalam menghasilkan informasi yang bermanfaat perlu dilakukan untuk menyikapi peluang dan masalah yang muncul. Dengan adanya informasi , maka akan terjalin sebuah komunikasi antara pemilik dan karyawan di Toko AR 2. Sebuah Informasi itu dikatakan baik jika pemilik maupun karyawan mendapatkan informasi yang akurat, tepat waktu, dan relevan sesuai yang diharapkan. Melihat kondisii di lapangan masih sering terjadi kesalahan informasi terutama dalam pendataan barang dan transaksi.
Dari hasil penelitian yang dilakukan, Toko AR 2 Bantul memberikan pelayanan kepada pelanggan sudah baik, tapi masih ada kekurangan dalam pencatatan setiap transaksi. Toko AR 2 Bantul masih menggunakan sistem manual dalam mencatat setiap transaksi. Hal ini mengurangi keefektifan waktu dalam melayani pelanggan. Selain dapat mengurangi keefektifan waktu, data transaksi yang disimpan juga mudah rusak. Oleh karena itu diperlukan suatu sistem yang dapat
Parameter
2
Tabel 2 Hasil Analisis Informasi Hasil Analisis Peluang
Akurat
Tepat Waktu
Relavan
Belum ada pencatatan yang dilakukan oleh karyawan sehingga tidak ada pembuatan laporan.
Informasi tidak tepat waktu karena pengolahan data transaksi penjualan masih dilakukan dengan pencatatan oleh karyawan, maka akan membutuhkan waktu yang lebih lama. Dalam melayani konsumen membutuhkan waktu yang lama dalam pencarian data barang. Informasi yang dihasilkan kadang tidak sesuai dengan data barang, sehingga karyawan tidak mengetahui barang yang tersedia.
Dengan sistem baru kesalahan dalam proses pencatatan data dan pembuatan laporan bisa di minimalkan kesalahannya.
Hasil Analisis Pembengkakan biaya dalam penggunaan buku, kertas dan alat tulis yang digunakan dalam proses transaksi dan pengolahan data. Semakin banyak data tersimpan, semakin banyak pula buku atau kertas yang digunakan sehingga menyebabkan semakin besar pengeluaran.
Dengan sistem baru ini Informasi lebih tepat waktu karena pengolahan data transaksi penjualan dilakukan oleh komputer. Sehingga dalam melayani konsumen bisa lebih cepat atau bisa tepat waktu dalam pencarian barang.
Peluang Dengan sistem baru ini pembekakan biaya bisa dikurangi karena dalam proses transaksi dan pengolahan data menggunakan komputer sehingga tidak membutuhkan buku, kertas dan alat tulis.
3.3.4 Analisis Kontrol Sistem pengamanan dalam mengontrol data dilakukan untuk meningkatkan kinerja sistem, mencegah penyalahgunaan data dan memproteksi informasi terhadap orang lain yang tidak memiliki kepentingan didalamnya. Sistem sebelumnya menggunakan media kertas sebagai penyimpanan data. Hal ini berpeluang kertas bisa diambil oleh orang lain yang tidak mempunyai hak atas berkas tersebut jika berkas tersebut tidak disimpan ditempat yang aman, terutama berkas yang berhubungan dengan keuangan. Tabel 4 Hasil Analisis Kontrol Hasil Analisis Peluang
Dengan sistem baru informasi yang dihasilkan sesuai dengan data barang. Sehingga karyawan mengetahui barang yang tersedia
Pengendalian padaE pendataan barang dan transaksi kurang maksimal karena sering terjadi kesalahan pencatatan baik disengaja maupun tidak. Oleh karena itu, keamanan dan kevalidan data menjadi kurang maksimal.
3.3.3 Analisis Ekonomi Merupakan penilaian sistem dalam penggunaan dan keuntungan yang akan didapatkan dari sistem yang dibuat. Ekonomis adalah motivasi paling umum bagi berjalannya usaha. Persoalan ekonomi dan peluang berkaitan erat dengan biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan.
Dengan sistem baru pendataan barang dan pencatatan transaksi dilakukan oleh computer sehingga kesalahan dapat di mimimalkan. Dengan sistem ini keamanan dan kevalidatan data bisa di maksimalkan untuk mengontrol data.
3.3.5 Analisis Efisiensi Merupakan penilaian terhadap sumberdaya yang digunakan agar tidak terjadi pemborosan. Efisiensi dari sistem yang dikembangkan adalah pemakaian secara maksimal atas sumber daya yang tersedia yang meliputi manusia, informasi, waktu, uang, peralatan, ruang dan keterlambatan pengolahan data. Tabel 5 Hasil Analisis Efisiensi
Dalam proses penyimpanan dan pemeliharaan berkas diperlukan media seperti kertas, rak arsip, map arsip dan ruangan khusus untuk penyimpanan berkas. Hal ini tentu membutuhkan anggaran tersendiri. Oleh karena itu untuk memperoleh keuntungan maksimal perlu adanya penghematan biaya yang dikeluarkan. Bila Usaha yang dijalankan berkembang biaya yang dikeluarkan Toko AR 2 akan semakin meningkat untuk kebutuhan alat tulis bila masih menggunakan sistem manual. Tabel 3 Hasil Analisis Ekonomi
3
Hasil Analisis
Peluang
Penggunaan kertas dan alatalat tulis yang berlebihan untuk pencatatan dan juga dikarenakan terjadinya kesalahan dalam proses kerja, maka dapat di artikan bahwa
Dengan system baru bisa lebih hemat karena tidak lagi menggunakan
di dalam penggunaan kertas dan alat tulis lainnya sebagai media penyimpanan dokumen maupun pembuatan laporan sangat boros.
2. RAM DDR1 1GB 3. Harddisk 40 GB SATA 4. VGA Integrated 5. Monitor 15” b. Perangkat lunak(software) yang digunakan sebagai berikut: 1. Sistem Operasi Windows XP, Windows 7 2. Database : MySQL 3. Visual Basic 2006 c. Brainware : pegawai toko 2. Sekuriti Sistem dilengkapi dengan password. 3. Informasi Digunakan untuk menginformasikan apabila password dan username yang dimasukkan pengguna salah.
kertas dan alat tulis berlebihan.
3.3.6 Analisis Layanan Merupakan penilaian terhadap peningkatan pelayanan yang lebih baik untuk perkembangan suatu instansi atau perusahaan. Pelayanan yang baik akan memberikan dampak positif bagi perusahaan maupun organisasi yang ada. Pelayanan juga memberikan solusi dalam memecahkan masalah yang ada. Pelayanan dalam sistem juga dikembangkan dalam meningkatkan akurasi dalam pengolahan data, kemampuan dalam penanganan masalah, serta pencapaian tujuan. Tabel 6 Hasil Analisis Layanan Hasil Analisis Peluang Dari segi pelayanan terhadap pelanggan, baik yang menyangkut data barang maupun proses transaksi masih membutuhkan waktu yang lama dan kurang maksimal.
3.4.3 Analisis Kebutuhan Perangkat Keras Perangkat keras merupakan alat yang digunakan untuk pengelolaan data dan penyajian laporan. Perangkat keras yang diperlukan yaitu; 1. Alat Masukan (input) Digunakan untuk memasukkan data atau program yang akan doiproses oleh komputer. 2. Alat Pemroses Digunakan untuk memprosesintruksi dalam proses pengelolaan data. Alat yang digunakan yaitu CPU (Central Prosesing Unit) 3. Alat Penyimpanan Data Digunakan untuk penyimpanan data atau program. Alat yang digunakan adalah harddisk, flashdisk, CD 4. Alat Keluaran Digunakan untuk hasil atau pengeluaran data, sehingga dapat dilihat dalam bentuk nyata. Alat yang digunakan adalah monitor dan printer
Dengan system ini pelayanan terhadap pelangan, baik yang menyangkut data barang maupun proses transaksi tidak lagi membutuhkan waktu yang lama dan dapat dimaksimalkan.
3.4 Analisis Kebutuhan Sistem 3.4.1 Kebutuhan Fungsional kebutuhan fungsional dalam sistem ini antara lain: 1. Sistem harus dapat melakukan penyaringan user agar tidak semua orang bisa menngunakan sistem 2. Sistem harus dapat melakukan manajemen data seperti input, edit dan delete data terhadap entitas yang ada. a. Input, edit dan delete data pengguna b. Input, edit dan delete data barang c. Input, edit dan delete data supplier d. Input transaksi pembelian e. Input transaksi penjualan f. Input transaksi retur pembelian 3. Sistem harus dapat membuat laporan sesuai dengan entitas yang dipilih. Laporan tersebut meliputi: a. Laporan data barang b. Laporan data supplier c. Laporan data pembelian d. Laporan data penjualan e. Laporan data retur pembelian
3.4.4 Analisis Kebutuhan Peranngkat Lunak Bertujuan untuk mengetahui secara tepat perangkat lunak yang dibutuhkan untuk menjalankan suatu sistem informasi. Perangkat lunak yang digunakan untuk menjalankan sistem ini adalah sistem Operasi Windows 7, Visual Basic 10 dan MySQL. 3.5 Perancangan Sistem Rancangan model dari sistem yang diusulkan akan disajikan dalam dua bentuk physical model dan logical model. Bentuk pertama yaitu physical model, physical model ini biasanya digambarkan dengan bagan alir sistem (System Flowchart). Bentuk physical model menunjukan kepada user bagaimana nantinya sistem secara fisik diterapkan. Bentuk kedua yaitu logical model, logical ini menggambarkan dengan diagram arus data (Data Flow Diagram) yang akan menjelaskan kepada user bagaimana nantinya fungsi-fungsi di sistem informasi yang diusulkan secara logika akan bekerja.
3.4.2 Kebutuhan Non Fungsional Kebutuhan ini adalah tipe kebutuhan yang berisi properti perilaku yang dimiliki oleh sistem, meliputi: 1. Operasional a. Perangkat keras(hardware) dengan spesifikasi sebagai berikut: 1. Processor 2.4 GHz
3.5.1 Flowchart Sistem
4
dengan rancangan yang telah ditentukan. Setelah itu baru dilakukan tahapan pengujian sistem guna meminimalisir segala kemungkinan kesalahan yang terjadi. 4.2 Koneksi Sebelum data yang ada dalam database digunakan, maka yang harus dilakukan adalah melakukan koneksi database. Dalam aplikasi ini, kita bisa membuat script koneks di dalam modul program yang dapat dipanggil di setiap form. Berikut script yang digunakan untuk koneksi database. Public Public Public Public Public
Conn As New ADODB.Connection Strconn As String SqlData As String RsData As New ADODB.Recordset CMD As New ADODB.Command
Sub Koneksi() Dim strSS, strPort, strDB, strUID, strPWD As String strSS = "localhost" strDB = "db_warsito" strUID = "root" strPWD = "" Set Conn = New ADODB.Connection Conn.CursorLocation = adUseClient Strconn = "" _ & "DRIVER={MYSQL ODBC 3.51 Driver};" _ & "SERVER=" & strSS & ";" _ & "DATABASE=" & strDB & ";" _ & "UID=" & strUID & ";" _ & "PWD=" & strPWD & ";" _ & "OPTION=" On Error Resume Next If Conn.State = adStateOpen Then Conn.Close Set Conn = New ADODB.Connection Conn.Open (Strconn) Else Conn.Open (Strconn) End If If Err.Number <> 0 Then MsgBox "Tidak bisa Terhubung Ker Server,Program akan keluar", vbCritical, "Kesalahan" End End If End Sub
Gambar 1. Flowchart 3.5.2 Diagram Konteks
4.3 Uji Coba Sistem
Setelah pengujian program dilakukan dan semua kemungkina error sudah diminimalisasi sebaik mungkin, selanjutnya pengujian yang harus dilakukan yaitu pengujian sistem. Tujuan dari pengujian sistem ini adalah untuk memastikan semua modul berjalan dengan baik.
Gambar 2. Diagram Konteks
4.3.1 White Box Testing White box testing merupakan pengujian yang dilakukan untuk menguji prosedur – prosedur yang ada. Salah satu contohnya adalah pada saat pengguna melakukan login sistem. Jika data yang di inputkan tidak sesuai aatau kosong, maka proses login gagal. Maka, diperlukan validasi yang disesuiakan dengan kondisi di dalam
4. Implementasi dan Pembahasan 4.1 Implementasi Sistem Tahap implementasi sistem (system implementasi) adalah tahap dimana basis data dan program telah sesuai dengan perencanaan yang sudah kita analisis pada bab sebelumnya. Tujuan dari tahap implementasi adalah menyiapkan semua kegiatan penerapan sistem sesuai
5
program yang menentukan layak / tidaknya validasi pada kolom input.
5.Kesimpulan Berdasarkan penelitian dan pembahasan yang telah dipaparkan diatas maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut ; 1. Sistem informasi penjualan pada Toko AR 2 telah selesai di implementasikan melalui tahapan dari analisis permaslahan, analsis kebutuhan sistem, perancangan proses, perancangan database, perancangan interface serta pembauatan program dengan Microsoft Visual Basic 6.0 dan database MySql. 2. Berdasarkan hasil uji coba testing yang telah dilakukan sistem ini berjalan sesuai dengan kebutuhan fungsional yang sudah dijelaskan pada perancangan sistem. 3. Dengan adanya sistem informasi penjualan pada Toko AR 2 dapat mempermudah proses perhitungan pembelian dan penjualan dan meminimalisir kesalahan. 4. Dengan adanya sistem ini laporan transaksi ada dalam database sehingga dapat membantu dan mempermudag dalam peng arsipan data penjualan dan pembelian.
4.3.2 Black Box Testing Pada black box testing, cara pengujiannya hanya dilakukan dengan menjalankan atau mengeksekusi unit atau modul, kemudian diamati apakah hasil dari unit tersebut sesuai dengan proses bisnis yang diinginkan. 4.4 Pembahasan 4.4.1 Halaman Menu Utama Menu utama menampilkan pilihan menu yang dilihat melalui menu bar pada toolbar. Dalam tampilan ini terdiri dari file, data, transaksi dan laporan.
Daftar Pustaka Gambar 3 Tampilan Menu Utama
[1] Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi, Penerbit Andi. Yogyakarta [2] Ema Utami, Anggit Dwi Hartanto,2012. Sistem Basis Data Menggunakan Microsoft SQL Server 2005. Penerbit Andi Yogyakarta. [3] Kusrini. 2007. Strategi Pe Perancangan dan pengelolaan Basis Data, Penerbit Andi. Yogyakarta. [4] Britton, Carol; Jill Doake 2001. Object-Oriented Systems Development. Penerbit McGraw-Hill.
4.4.2 Halamam Penjualan Halaman penjualan digunakan untuk mencatat transaksi penjualan.
Biodata Penulis Warsito, memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2016.
Gambar 4 Halaman Penjualan
Anggit Dwi Hartanto, M.Kom memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2009. Memperoleh gelar Magister Komputer (S.Kom), Jurusan Teknik Informatika STIMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2011. Saat ini menjadi Dosen di STMIK AMIKOM Yogyakarta.
4.4.3 Laporan Data Pembelian Laporan data pembelian adalah tampilan dari laporan semua data pembelian.
Gambar 5. Laporan Data Penjualan
6
