Anemoon project K.U.Leuven. Anemoon project. Campus

Anemoon project K.U.Leuven

Anemoon project

Campus Management @K.U.Leuven


Anemoon project

HISTORIEK

1997


Rector A. Oosterlinck (februari 1997): Toekomst administratieve informatieverwerking ? Werkgroep o.l.v. Prof. G. Dedene (maart-april 1997): Diagnose problemen + oplossingsscenario’s Vice-Rector G. Langouche (april 1997): Opdracht LUDIT-raad o.l.v. prof. Van de Capelle Uitwerken concreet beleidsvoorstel !

1998

LUDIT-raad 2 adviezen -> GeBu 20 oktober 1997 = voorstel nieuwe organisatie 17 november 1997= voorstel nieuwe software-basis LUDIT-raad 3 adviezen -> GeBu (selectietraject) 3 februari 1998 = keuze software pakket - SAP 16 maart 1998 = keuze DBMS - Oracle 6 april 1998 = keuze implementatiepartner - Cimad e.a. Krijtlijnen ‘Anemoon’ project uitgetekend Prof. Goedseels, algemeen beheerder, wordt sponsor Eerste Anemoon forum voor K.U.Leuven personeel (mei 1998)

ANEMOON ????


De blaadjes van de Anemoon symboliseren de 6 domeinen. Samen vormen ze één geheel wat de integratie weergeeft. De bloem dankt haar naam aan haar beweeglijkheid bij het minste zuchtje wind (Anemos=wind), wat dan weer symbool staat voor verandering en flexibiliteit.

DOELSTELLINGEN/KRACHTLIJNEN ANEMOON




DOELSTELLINGEN - PROCESSEN

DOELSTELLINGEN - GEBRUIKERS

Stroomlijnen processen

Betere en meer diensten met zelfde mensen

PRODUCTIVITEIT

KWALITEIT

Tijd

Efficiëntie

(tijdig, voorspelbaar)

(optimaal middelengebruik)

Effectiviteit (doeltreffendheid)

Administratie Domein: Basistoepassingen voor de centrale en rechtspersoon decentrale administraties

Nauw keurigheid (juist, accuraat, consistent)

K.U.Leuven Occasionele gebruikers Self-service toepassingen voor elk profiel binnen en buiten de Campusgemeenschap M anagement Beleidsondersteunende toepassingen voor de centrale en decentrale beleidsverantw oordelijken

Klantgericht (service, transparantie)


DOELSTELLINGEN - TOEPASSINGEN

MIDDELEN Probleemloos jaar 2000

Procesondersteuning door workflow PERSONEEL Self-service via inter- en intranet FINANCIËN

‘State of the art’ toepassingen

Integratie met desktop LOGISTIEK & TD Integratie met EIS, DW, OLAP

Algemene functionele scope (impliciet: huidige mainframe systemen vervangen)

STUDENTEN Vlotte overgang EURO INTEGRATIE

ONDERWIJS Gebruiksvriendelijke interactie ONDERZOEK Autorisatie gebaseerd op single logon

Time Budget Projectmedewerkers Inbreng sleutelgebruikers belangrijk !

ORGANISATIE PROJECTORGANIGRAM


sponsor STUURGROEP

projectleider Coördinatiecel

PG systeembeheer PG beleidsinfo

Cel systeembeheer

PG e-unief

AC financiën

AC personeel

AC logist&techn

AC onderwijs

AC studenten

AC onderzoek

PG financiën

PG personeel

PG Logistiek en techniek

PG Onderwijs en studenten.

PG onderzoek

PG AOO

Sleutelgebr. financiën

Sleutelgebr. personeel

Sleutelgebr. logist&techn

Sleutelgebr. Ondw&stud.

Sleutelgebr. onderzoek

Sleutelgebr. organisatie

Decentrale sleutelgebruikers AC = architectuurcel PG = projectgroep

ORGANISATIE ANEMOON STUURGROEP


Rector

☺ ☺ ☺

Humane Exacte Biomedische Studentenbeleid Onderzoeksbeleid Onderwijsbeleid Rectorale diensten Campus Kortrijk Algemeen beheer

☺ ☺ ☺

ORGANISATIE DOMEINEN

Studentenbeleid Onderwijsbeleid Onderzoeksbeleid

WERKVERDELING

Algemeen beheer


ICTS Informatie architect studenten

domeinverantwoordelijk e studenten

architectuurcel studenten

Informatie architect onderwijs

domeinverantwoordelijk e onderwijs

architectuurcel onderwijs

Informatie architect onderzoek

domeinverantwoordelijk e onderzoek

architectuurcel onderzoek

Informatie architect financiën

domeinverantwoordelijk e financiën

architectuurcel financiën

Informatie architect logistiek&techniek

domeinverantwoordelijk e logistiek&techn.

architectuurcel logistiek&techn.

Informatie architect personeel

domeinverantwoordelijk e personeel

architectuurcel personeel

ORGANISATIE PROCESKAART



MIDDELEN

1998

40 35 30

1999

25

interne projectmedewerkers 1450 manmaanden, 120 manjaar inclusief expertiseopbouw

20 15 10 5

ja n/ 03

2 ju l/0

ja n/ 02

1 ju l/0

ja n/ 01

0 ju l/0

9

ja n/ 00

ju l/9

8

ja n/ 99

ju l/9

2000

ja n/ 98

0

Sleutelgebruikers +/-25 %

2001

2002

+

Externe consultant = coach

=

Budget externe kosten 14%

27%

5%

SW licentie SW onderhoud Externe consultancy

Externe consultants 3.740 mandagen

Varia

14% 40%

Hardware


MIDDELEN SAP 4.6c / CM L6

Productie Applicatieservers

Kopie Productie Kopie test

Productie Databaserver

PAS11 (P12)

PAS49 (P11)

PAS145 (P11A01)

PAS81 (P11A02)

PAS161 (P11A03)

4*750MHz 8GB 4*36GB

4*1450MHz 8GB 2*36GB

4*750MHz 8GB 4*36GB

4*1450MHz 8GB 2*36GB

E

E 64

4*332MHz 3GB 250 GB R0 2*9GB

300GB ESS

E 64

T

64

Quality

E

PAS65 (Q11) 4*750MHz 8GB 4*36GB

200GB ESS

E

64

Development

EE Intake

PAS07 (D11)

PAS19 (I12

4*332MHz 3GB 90GB R1 4*9GB

300GB ESS

2*375MHz 4GB 4*18GB

W

64

W

64

Giga ethernet

3*50CD

370 CD

2*332MHz 2GB 4*9GB

90GB R1

T

54GB R1 W

2*375MHz 2GB 2*9Gb

iXOS PAS09

iXOS 4.2

64

100GB ESS

4*600MHz 4GB 2*18Gb E

54GB R1

2*375MHz 3GB 4*18GB W

64

BW Development

BW Productie

PAS12(BWD)

PAS33(BWP)

W

TSM

60 LTO

E

PAS97(WSP/WPD)

WP 2.11 WAS 6.20 ITS 6.10

NT Compaq 1*pent2 333MHz 512MB 50GB R5 2*4GB

Win2000 Dell poweredge 2*1GHz 2GB 4*18GB

Win2000 Dell poweredge 2*1GHz 2GB 4*18GB

Linux 2.4 Dell poweredge 800MHz 256MB 1*10GB

Citrix

ITS productie

ITS test

ITSP1

ITST

Workplace webserver

SAPSRV02

WORKPLACE

K.U.Leuven SAP servers (10/2003)

2*375Mhz 1.5GB 72GB 4*18GB R1

64

64

K.U.LOKET

BW 3.0b WAS 6.20

324* magstar

64

PAS17(WSD)

Fast ethernet

2*750MHz 4GB 2*18GB 288GB R1

81GB R1

2*375Mhz 1.5GB 90GB 4*9GB R1

4*600MHz 4GB 2*18Gb

64

Leuca Production

Leuca dev./quality

SAPleuca(P21)

SAPleuca2(D21)

Firewall NOKIA-3 Firewall Nokia ÏP 440 256Mb RAM IPSO OS met checkpoint FW-1

KULeuvenNet

(Fail over) NOKIA-4 PAS01 (vrij) 4*332MHz 3GB 4*9GB

W

PAS03 (vrij) 4*332MHz 3GB 4*9GB

W


W


W

ANEMOON TEAM

EN … BC

WORKPLACES / SELF-SERVICE TOEPASSINGEN

BELEIDSINFO / BUSINESS INTELLIGENCE

LOGISTIEK EN TECHNIEK

PERSONEEL

ONDERZOEK

ONDERWIJS

STUDENTEN

ADMINISTRATIEVE BASISTOEPASSINGEN

FINANCIEN


PRIORITEITEN - ACTIVITEITEN RESOURCES


OPTIMALISATIES CONTINUE VERBETERING

ONDERHOUD ONDERHOUD UPGRADE

NIEUWE PROJECTEN

ONDERSTEUNING

PRIORITEITEN - ACTIVITEITEN RESOURCES


resources

MANKRACHT / DEADLINE = TUNNEL

Duidelijke prioriteiten

tijd

jan

/0 3

/0 2

/0 2 jul

jan

/0 1

/0 1

jul

jan

/0 0

/0 0

jul

jan

/9 9

/9 9

jul

jan

/9 8

/9 8

jul

jan

PROJECTMEDEWERKERS Anemoon project K.U.Leuven

40

35

30

25

20

15

10

5

0

CM PROJECTTEAM

CAMPUS MANAGEMENT


E-UNIEF TEAM (selfservice, workflow, document mgt.)

CM TEAM (Campus Management) RESEARCH TEAM (integration doctoral research)

Mgt. info TEAM (Business Warehouse)

LOGISTICS TEAM (integration realestate, rooms)

BC TEAM (BC support)

FINANCIAL TEAM (FI-CA, integration with financial systems)


REALISATIES ANEMOON 1999

2000

2001

2002

2003

Werving en selectie atp Tijdsregistratie

Loonadministratie Autom. budgetcontrole personeel BW voor personeel

Selfservice ‘mijn dossier’ Selfservice ‘mijn medewerkers’

E-government Selfservice verlofaanvragen

Boekhouding KUL Budgetopstelling en opvolging Uitgaven/inkomsten Financiële verrichtingen

Boekhouding LRD BW voor financiën OLAP op het web

Boekhouding exploitaties Selfservice voor kredietbeheerders

Decentrale correctieboekingen Fiscaliteit Student account

Beheer interne magazijnen Aankopen/verkopen magaz. Selfservice magazijnaankopen

Diverse vorderingen Interne verrichtingen

PERSONEEL Administratief organigram, ook raden Personeelsadministratie FINANCIEN

LOGISTIEK EN TECHNIEK Aankoop bij externe leveranciers

ONDERZOEK

ONDERWIJS EN STUDENTEN

Beheer onderzoeksdossiers Opvolging BOF Koppeling legacy Koppeling legacy BW voor onderzoek onderzoeksdossiers KUL onderzoeksdossiers LRD Selfservice met financiën/personeel SAP met financiën/personeel SAP voor dossierbeheerders Onderzoeksboom Prototypes studenten masterdata academische structuur voor BAMA

Ruimte-inventaris Grafische integratie CAD Toewijzing/gebruik ruimte huur/verhuur ruimte Massa/isotopenbalans Onderzoeksinventaris (projecten, teams, expertises, samenwerkingen, apparatuur, …) Masterdata studenten (Her)inschrijving studenten Masterdata onderwijsaanbod Planning academiejaar


Anemoon project

Campus Management @ K.U.Leuven

PRESENTATIES ZULLEN BESCHIKBAAR ZIJN

http://www.kuleuven.ac.be/anemoon/


ONLINE DEMO’S GEDURENDE PAUZES !!!!!



REALISATIES ANEMOON 1999

2000

2001

2002

2003

Werving en selectie atp Tijdsregistratie

Loonadministratie Autom. budgetcontrole personeel BW voor personeel

Selfservice ‘mijn dossier’ Selfservice ‘mijn medewerkers’

E-government Selfservice verlofaanvragen

Boekhouding LRD BW voor financiën OLAP op het web

Boekhouding exploitaties Selfservice voor kredietbeheerders

Decentrale correctieboekingen Fiscaliteit Student account

PERSONEEL Administratief organigram, ook raden Personeelsadministratie

CAMPUS MANAGEMENT @ K.U.LEUVEN

FINANCIEN

LOGISTIEK EN TECHNIEK

ONDERZOEK

Boekhouding KUL Budgetopstelling en opvolging Uitgaven/inkomsten Financiële verrichtingen

Masterdata studenten (Her)inschrijving studenten Masterdata Beheer interne magazijnen Diverse vorderingen Aankoop bij Aankopen/verkopen magaz. Interne verrichtingen externe leveranciers Selfservice magazijnaankopen onderwijsaanbod Planning academiejaar Beheer onderzoeksdossiers

Koppeling legacy Koppeling legacy onderzoeksdossiers KUL onderzoeksdossiers LRD met financiën/personeel SAP met financiën/personeel SAP

ONDERWIJS EN STUDENTEN

Opvolging BOF BW voor onderzoek Selfservice voor dossierbeheerders Onderzoeksboom Prototypes studenten masterdata academische structuur voor BAMA

Ruimte-inventaris Grafische integratie CAD Toewijzing/gebruik ruimte huur/verhuur ruimte Massa/isotopenbalans Onderzoeksinventaris (projecten, teams, expertises, samenwerkingen, apparatuur, …) Masterdata studenten (Her)inschrijving studenten Masterdata onderwijsaanbod Planning academiejaar


CAMPUS MANAGEMENT ??? INTEGRATIE BINNEN SAP OMGEVING Campus management is een add-on voor SAPR/3 en een onderdeel van de complete HER oplossing my SAP Hum an Res ources

my SAP Enterprise Portal

my SAP Financials

• • • •

• Univer sity portal • Student portal • Employee por tal

• • • •

Personal Adm in. Personal Develop. Payroll Recruiting

Financial Admin. Controlling Biller Dir ect

my SAP Public Sect or

SAP Basis

• • • •

• • • •

Funds & position Mgm t. Contract Acc. Gr ants mgm t. Records m gmt.

Or g Mgmt. ALE Workfolw Archiving

my SAP CRM

SAP Learning Solution

• Mar keting & Sales • Oppor tun ities & Call Center • Web Applicatio n

• Life Long Lear ning • Distance Learning • CMS Systems

Campus Manageme nt • Student Life Cycle – core functionality

my SAP Higher Educ ation & Re search solution my SAP Business Int elligence • Reporting • Enterprise managem ent

my SAP SRM • eProcurement


CAMPUS MANAGEMENT ???

De Campus Management oplossing is ontworpen ter ondersteuning van het onderwijs in het algemeen en de opvolging van elke individuele student in het bijzonder

A lum ni

R ecr uitme nt

Student Accounting

A dm iss ion

D e-r egistr ation

StudentMasterdata

Equiva le ncy D ete rm ina tion

A cade mic Str ucture

A pplica tion

Studentadministration R egistr ation

R eporting

Academic History of the Study

R ule s & R egula tion

A cade mic C alendar

Teaching & Study

Ev ents R esour ce s

C our se

Ex am ina tion &

of Pr ogr am

Gra ding

R e-r egistr ation Pr ogr es sion

D egre e A uditing C ha nge

Event Planning

R egistr ation

Gra dua tion

CAMPUS MANAGEMENT ???


Eén globaal onderwijssysteem ter ondersteuning van verschillende modellen voor verschillende leerculturen

Different education models

Non program oriented

Program type oriented

Program oriented

CAMPUS MANAGEMENT PILOTEN / KLANTEN

piloten en early adopters reeds (gedeeltelijk) operationeel, o.a.

and also Montevideo, Petronas,, ...


FLEXIBILITEIT OM AAN TE PASSEN AAN EIGEN OMGEVING


CUSTOMIZING PD FRAMEWORK

GENERIEK MODEL CM

EIGEN ONTWIKKELING

BUSINESS WAREHOUSE

Anemoon project K.U.Leuve n

WORKFLOW

St udenten

Eerste inschrijving PS : Gegevens ingev oerd vi a w eb (A)

PS : f y si sc he aanmeldi ng STA

Trigger

ST A : z oekprocedure voorinschr_nu mmer, naam, voornaam , foto (C)

w ac ht

PS : nemen v an de f ot o (B) + ops lag op NWS + af druk w ebf ormu lier

JOB : opslag naar I XOS (B)

Indien geen fot o ST A : Popup m et gegevens u it het voorinsch ri jvingsformul ier (D)

ST A : In gan gsm ap verw erken voorinschrijving (C)

OK ?

Nee

SMARTFORMS

Ja : workit em uitvoeren

ST A : z oekprocedure Campus M an agement (E) PS bes t aat (F)

Nee

Ja (vb uitwisseling)

ST A : Creatie student (G) bapi_student_createfrom data3 I ndien fout in Id : create scratch

WAS BSP TOEPASSING

ST A : Change student (H) bapi_student_change3

Link stu den tenn umm er m et voorinschrijving snum m er

ST A : Aanpassen masterd ata studenten call trx P IQS T00 (I ) (fouten in Id/ Adr co rrig eren, status dipl , huurcontract, toelating noti tie)

ST : f y sis che aanmeld ing STA

PS overhandigt at t est en dipl oma’ s (K) ST A : c opie diplo ma’ s, at t est en en v oorzien v an s t udent ennumm er

ST A : Bericht in ingangsm ap openen

v v OK

ST A :I nvulscherm (J) Opl1 /S J /CL/ Type/ HI/ Toelat ing Opl2 /S J /CL/ Type/ HI/ Toelat ing Opl3/ SJ / CL/T y pe/HI /T oelat ing Canc

I ndien fouten i n soc/ sv/ sec : aanmaak workitem “afw erken m aster data”

TRX

OK

Nee

Check

ST A : Wi jzi gen m asterdata voor X via aparte w f

Ja


Campus Management @ K.U.Leuven Voorbeelden van transacties en processen

EIGEN ONTWIKKELING M.B.V. SAP TOOLS

Gaps of K.U.Leuven specifiek Uitbreidingen of aanpassingen Tijdelijk of definitief Omwille van de technologie

INTEGRATIE MET NIET SAP OMGEVING


BLACKBOARD

CWIS DB

my SAP Hum an Res ources

my SAP Enterprise Portal

my SAP Financials

• • • •

• Univer sity portal • Student portal • Employee por tal

• • • •

Personal Adm in. Personal Develop. Payroll Recruiting

Financial Admin. Controlling Biller Dir ect

my SAP Public Sect or

SAP Basis

• • • •

• • • •

Funds & position Mgm t. Contract Acc. Gr ants mgm t. Records m gmt.

Or g Mgmt. ALE Workfolw Archiving

my SAP CRM

SAP Learning Solution

• Mar keting & Sales • Oppor tun ities & Call Center • Web Applicatio n

• Life Long Lear ning • Distance Learning • CMS Systems

Campus Manageme nt • Student Life Cycle – core functionality

my SAP Higher Educ ation & Re search solution

my SAP SRM • eProcurement

my SAP Business Int elligence

MAIL

• Reporting • Enterprise managem ent

KOTNET

BIBLIOTHEEK

TOEGANGSCONTROLE WESTINGHOUSE


Inschrijvingen studenten

Programmaboek en collegeroosters


Inschrijvingen studenten

Programmaboek en collegeroosters

MAINFRAME SYSTEMEN MAINFRAME Academic Academic Affairs Affairs

Dosimeter Dosimeter

Payroll Payroll Administration Administration

Alumni Alumni

Teaching Teaching Assignments Assignments

Student Student system system

Event Event planning planning

Examinations Examinations

Research Research Co-ordination Co-ordination

Diploma’s Diploma’s


EVOLUTIE MAINFRAME Academic Academic Affairs Affairs

Dosimeter Dosimeter


Alumni Alumni










PC-ENVIRONMENT Dosimeter Dosimeter

Medical Medical Services Services

Housing Housing


Reporting Reporting Teachingassignm. assignm. Teaching

FinancialAid Aid Financial

Alumni Alumni

Payments Payments

Admission Admission foreignstudents students foreign



Enrolment Enrolment

Programmaboek Programmaboek



DUO DUO applications applications

Exchange Exchange students students



Printdiploma, diploma, Print supplementen supplementen

Private Private housing housi ng



PC-ENVIRONMENT

WEB

Dosimeter Dosimeter


Housing Housing




Syllabi Syllabi

Alumni Alumni

Payments Payments


Vacancies Vacancies



Enrolment Enrolment

Programmaboek Programmaboek

Pre-registration Pre-registration









Kotwijs Kotwijs


EN NU ? MAINFRAME Academic Academic Affairs Affairs

PC-ENVIRONMENT

WEB

Dosimeter Dosimeter


Housing Housing




Syllabi Syllabi

Alumni Alumni

Payments Payments


Programbook book Program



Enrolment Enrolment












Kotwijs Kotwijs


NADEEL FASERING MAINFRAME Academic Academic Affairs Affairs

PC-ENVIRONMENT

WEB

Dosimeter Dosimeter


Housing Housing




Syllabi Syllabi

Alumni Alumni

Payments Payments





Enrolment Enrolment









Private Private housing housing

Kotwijs Kotwijs

LEGACY Programbook book Program SYSTEMEN


Anemoon project … EN NU ? K.U.Leuven FASE 1 CM GRONDIGE VERNIEUWING PROCESSEN

Onderhoud/raadplegen studentendossiers Selfservice student (Her)inschrijvingen

Opvolging studentenrekening Academische kalender

Onderhoud academische structuur Selfservice docent

Onderhoud sylabi

Interfaces Toledo, mail, bibliotheek, ...

Publicatie academisch aanbod

Campuservice

Studentenkaart

Onderhoud collegeroosters

Uitreiking attesten

Publicatie collegeroosters


WAT IS K.U.LOKET ?

Occasionele gebruikers

via Web-browser

“K.U.Loket” = doorgeefluik webtoepassingen

“SAP-Productie” = basissysteem

via SAP-GUI

Centrale en decentrale administratie

BW-webrapporten

“SAP-BW” = datawarehouse

via Bex in Excel Beleidsvoorbereiders

WAT IS K.U.LOKET ?


= de administratieve portaal-site voor de K.U.Leuven = verzameling van administratieve webtoepassingen voor occasionele gebruikers


Anemoon project

VRAGEN ???


Anemoon project

Professor Goedseels Algemeen beheerder Sponsor Anemoon

Anemoon project K.U.Leuven. Anemoon project. Campus

Recommend Documents