PROCESKAART domeinverantwoordelijkheid Anemoon (versie november 2005)
ALGEMEEN
FINANCIEN
Beheer administratieve organisatie
Beheer raden
Boekhouding
Budget opstelling en opvolging
Beheer verantwoordelijkheden en autorisaties
Uitgaven
Inkomsten
Klanten relatie beheer CRM
Interne verrichtingen
WCM
Financiële verrichtingen
Portaal
Beleggingen
Verzekeringen
PERSONEEL
Beheer formatie functies kwalificaties
Persoonsadministratie
Werving en selectie
Tijdsregistratie
Lonen en uitkeringen
Planning en opvolging loopbaan
Personeelsopleidingen
LOGISTIEK
Aankoop
Magazijnbeheer
Verkoop
Vergunningen en operationele risico's
Onroerende goederen
Installaties en uitrusting
Logistieke ondersteuning
ONDERWIJS
STUDENTEN
ONDERZOEK
ICT
Beheer onderwijsprogramma's
Instroom studenten
Aanbrengen voorstellen en programma's onderzoek
Beheer onderwijs-opdrachten en taken
Toelating studenten
B e h e
Projectplanning en opvolging
Beheer onderzoeksaanvragen
Registratie studenten
R i s i
Beheer en opvolging werkorders
Plannen van het academiejaar
F a c i
Beheer onderzoekscontracten
Studiefinanciering
F a c i
Beheer individuele studieprogramma's
Examens
Beheer onderzoeksprojecten
Beheer methoden, technieken en standaarden
Beheer uitwisselingsakkoorden
Huisvesting studenten
Beheer onderzoeksinventaris
Configuratie management
Diensten studenten
Opvolging valorisatie onderzoeksresultaten
Compliance Controle aanpassingen
Kwaliteitszorg en bewaking onderwijs
Uitstroom studenten
Onderzoeksevalutie
Technische projecten
Beheer globale stamgegevens
B I A L G E M E E N
Beheer stamgegevens financiën Beheer stamgegevens personeel Beheer stamgegevens logistiek &
B I U N I V E R S I T E I T
Beheer stamgegevens onderwijs Beheer stamgegevens studenten Beheer stamgegevens onderzoek
performance
PROCESKAART FINANCIEN (versie november 2005) BOEKHOUDING
BUDGET VOORBEREIDING EN OPVOLGING
UITGAVEN
INKOMSTEN
Boekhoudplan Grootboekboekingen Maandafsluiting Jaarafsluiting Activa boekhouding Analytische boekhouding decentraal Fondsen / begrotingsafdelingen Kredieten Begroting (werkingstoelagen, verdeling) Budgetbewegingen Beschikbaarheidcontrole Jaarafsluiting Crediteurenadministratie Facturenverwerking Verbintenissen Doorlopende opdrachten Middelenreservaties voor personeel en BCF proces Personeelskosten (incl. beroepskosten personeel/studenten) Vergoedingen aan derden Afrekening firmakredietkaarten Periodieke afsluitingen en fiscale rapportering Debiteurenadministratie Vorderingen Inkomsten zonder vordering (VGS) Aanmaanproces Periodieke afsluitingen
INTERNE VERRICHTINGEN
Interne bestelling Interne factuur Interne betaling
FINANCIELE VERRICHTINGEN
Huisbanken Betaalopdrachten en domicilieringen Verwerking bankafschriften en kasboeken
BELEGGINGEN
Waardepapieren Vreemde munten Termijnrekeningen …
VERZEKERINGEN
Personeelsverzekeringen Verzekeringen onroerende goederen Risico verzekeringen …
BEHEER STAMGEGEVENS FINANCIEN
Financiële ondernemingsstructuur Crediteuren Debiteuren Banken Munten en wisselkoersen …
PROCESKAART PERSONEEL (versie november 2005) BEHEER FORMATIE FUNCTIES EN KWALIFICATIES PERSOONSADMINISTRATIE
WERVING EN SELECTIE
TIJDSREGISTRATIE
Opstellen formatie en wijzigingsprocedures Vastleggen functies en de nodige kwalificaties Personeelsbegroting Organisatorische verankering Beheer algemene identificatiegegevens en andere persoonlijke en payroll relevante informatie Beheer informatie werksituatie, bedrijfsinterne informatie … Vacature Ontvangst sollicitaties en beheer sollicitantgegevens Selectie/werving (intern/extern) Benoeming/aanstelling Werfreserve Registratie afwezigheden Registratie aanwezigheden Beheer verlofcontingenten
LONEN EN UITKERINGEN
Wedde Afhoudingen Vakantiegeld Eindejaarspremies Structurele vermindering Groepsverzekering Arbeidsongevallen Loonbeslag Bestaanszekerheid Belastingen/RSZ (sociale) abonnementen Vergoedingen (overuren, wacht, …) Kostprijssimulatie Fonds overlevingspensioen Wettelijke rapporteringen (Dimona, DMFA, ASR, Belcotax, belastingfiches, individuele rekening, … …
PLANNING EN OPVOLGING LOOPBAAN
Statutaire loopbaan personeelslid Beoordelingen Bevorderingen Mutaties Uittreding Nazorg
PERSONEELSOPLEIDINGEN
Opleidingsaanbod Organisatie opleidingen Inschrijvingen Beoordelingen
BEHEER STAMGEGEVENS PERSONEEL
Formatieplaatsen Functies Kwalificaties Personeelsdossiers Werkadressen ….
PROCESKAART LOGISTIEK (versie november 2005) AANKOOP
MAGAZIJNBEHEER
VERKOOP
VERGUNNINGEN OPERATIONELE RISICO'S
ONROERENDE GOEDEREN
Bestelaanvraag, bestelling, offerte, ontvangst Raamcontracten, afroeporders Verbruiksgoederen, uitrustingsgoederen, wetenschappelijke apparatuur, diensten, … Voorraadbeheer Opslag (recuperatie-)goederen Uitleen goederen Uitlevering en distributie naar gebruikers Offerte, bestelling, levering Magazijnartikelen, uitrustingsgoederen, diensten, … Uitlevering en distributie naar klanten Afvalbeheer Beheer chemische gevaarlijke stoffen Beveiliging & bewaking (o.a. toegangscontrole) Noodplan Milieu Arbeidsveiligheid (preventie en bescherming) Bouwprojecten (nieuwbouw, grote verbouwing) Onderhoud en instandhouding gebouw en omgeving Vastgoedbeheer (verwerving, vervreemding, contracten, verzekeringen, kadaster, …) Oppervlaktebeheer (toekenning van ruimte, opvolging leegstand)
INSTALLATIES EN UITRUSTING
Onderhoud, herstelling instandhouding Technische installaties (HVAC, liften, …) Gebouwinstallaties (tele- en datanetwerken, sanitair, …) Losse inrichting (meubilair, apparatuur, kunst, …) Inventaris roerende goederen
LOGISTIEK ONDERSTEUNING
Interne post, telefonie, reprografie Huisvesting (studenten, gasten, …) Nutsvoorzieningen (water, gas, elektriciteit) Evenementenbeheer (congressen, tentoonstellingen, …) Lokalenreservaties Distributie & verhuis Uitleengoederen Samenaankoop
BEHEER STAMGEGEVENS LOGISTIEK
Magazijnen: materialen en diensten (aankoop, magazijn, verkoop) Centrale gegevens: klanten, leveranciers (contracten, condities), aanvragers, aankopers, … Patrimonium: gebouwen, leveringsadressen, … …
PROCESKAART ONDERWIJS (versie november 2005) BEHEER ONDERWIJSPROGRAMMA'S
BEHEER ONDERWIJSOPDRACHTEN EN TAKEN PLANNEN VAN HET ACADEMIEJAAR
Beheer academische opleidingen Beheer cycli, studiejaren en afstudeerrichtingen Beheer opleidingsonderdelen Beheer structuur opleidingsonderdelen in onderwijsprogramma's Beheer syllabi Ondersteuning publicaties onderwijsaanbod Toekennen onderwijsopdrachten Beheer bijkomende onderwijstaken
Onderwijsprogramma's voor een bepaalde periode (academiejaar, semester, …) Uitwerking en opmaak programmaboek Uitwerking en opmaak collegeroosters Uitwerking extra-curriculaire activiteiten
BEHEER INDIVIDUELE STUDIEPROGRAMMA'S
Aanbod per student Programma samenstellen per student Aanvraag en beheer van vrijstellingen Goedkeuring programma’s
BEHEER UITWISSELINGSAKKOORDEN
Uitwisselingsakkoorden Uitwisselingsmodaliteiten
KWALITEITSZORG EN -BEWAKING ONDERWIJS
Curriculumevaluatie – visitatie – accreditatie Onderwijsportfolio Evaluatie van de afzonderlijke opleidingsonderdelen Studietijdmetingen Ondersteuning onderwijskundige vorming
BEHEER STAMGEGEVENS ONDERWIJS
Onderwijsprogramma's Studiejaren en cycli Opleidingsonderdelen Lestijden Didactische uitrusting Evaluatiecriteria …
PROCESKAART STUDENTEN (versie november 2005) INSTROOM STUDENTEN
Informatieverstrekking (infodagen, brochures, …) Rekrutering nieuwe studenten Advies aspirant-studenten
TOELATING STUDENTEN
Beheer aanvragen en toelating binnenlandse studenten Beheer aanvragen en toelating buitenlandse studenten
REGISTRATIE STUDENTEN
Beheer inschrijvingen Beheer studentenkaarten Beheer betalingen
STUDIEFINANCIERING
Opvolging studietoelagen en -leningen Opvolging beurzen Occasionele financiële bijstand
EXAMENS
HUISVESTING
Inschrijvingen Beheer examenprogramma's per student Planning examens Ondersteuning afname examens Registratie examenresultaten Examenverwerking Opvolging deliberaties Bekendmaking resultaten Beheer diploma's en diplomasupplementen Beheer gesubsidieerde universitaire residenties (aanvraag, verblijf) Aanbod niet-gesubsidieerde residenties, privé kamers Opvolging contracten
DIENSTEN STUDENTEN
Studieloopbaanbegeleiding (individueel, collectief) Medische, sociale en psychotherapeutische begeleiding Opvolging studentenjobs Sport
UITSTROOM STUDENTEN
Plaatsingshulp Informatie en advies verdere studiemogelijkheden (binnenland, buitenland) Alumniwerking
BEHEER STAMGEGEVENS STUDENTEN
Scholen (SO, HOBU, UHO) PMS centra Studenten en hun gegevens (per typestudent) Alumni Sociale gegevens Studiecurriculum Studentenkamers (eigen, privé) …
PROCESKAART ONDERZOEK (versie november 2005) AANBRENGEN VOORSTELLEN EN PROGRAMMA'S ONDERZOEK
Aanbrengen potentiële onderzoeksfinancierders Aanbrengen aanbod onderzoekstoelagen (interne fondsen, externe financierders) Aanbrengen aanbod toelagen allerhande (prijzen, beurzen, organisatie conferenties, organisatie workshops, reiskredieten, …) Opstellen onderzoekskalender Ondersteuning geDOConline
BEHEER ONDERZOEKSAANVRAGEN
Indienen en registreren aanvragen Verwerking, beoordeling (intern/extern) en selectie aanvragen interne fondsen Beheer toekenningen aanvragen
BEHEER ONDERZOEKSCONTRACTEN
Opvolging opstelling onderzoekscontracten Opvolging interne onderzoeksfondsen Opvolging uitvoering toegekende onderzoekscontracten (interne/externe): - (basisoperaties zie andere domeinen) - opstellen en opvolging begroting contracten (inclusief overhead) - opvolging contractuele voorwaarden - provisies voor personeelskosten - afsluiten onderzoeksdossiers - rapportering (financieel en inhoudelijk) aan financierder
BEHEER ONDERZOEKSPROJECTEN
Beheer inhoudelijke aspecten onderzoeksprojecten Beheer doctoraatsonderzoek
BEHEER ONDERZOEKSINVENTARIS
Beheer expertise aanbod Beheer samenwerkingen Beheer onderzoeksapparatuur Beheer onderzoeksspecifieke informatie onderzoeksteams (i.s.m. AO) Onderzoeksorganigram Academische bibliografie (ism bibliotheek) Aanleveren info IWETO
OPVOLGING VALORISATIE ONDERZOEKSRESULTATEN
Opvolging patenten Opvolging spin-offs
ONDERZOEKSEVALUATIE
Opvolging en evaluatie onderzoeksresultaten Metingen (bibliometrie, citaties, …)
BEHEER STAMGEGEVENS ONDERZOEK
Externe onderzoeksinstellingen Onderzoeksfinancierders Onderzoeksclassificaties (disciplines, toepassingsgebieden, …) Referees Onderzoeksuitrusting …
PROCESKAART ALGEMEEN (versie november 2005) BEHEER ADMINISTRATIEF ORGANIGRAM
Beheer organisatorische eenheden en hun hiërarchische structuur Beheer verantwoordelijken organisatorische eenheden Beheer alternatieve structuren (publicatie, rapportering, …) Administratieve verankeringen van objecten uit andere domeinen
BEHEER RADEN
Raden en hun verankering in de organisatie Opvolging van beslissingen Beheer van documenten
BEHEER VERANTWOORDELIJKHEDEN EN AUTORISATIES KLANTEN RELATIE BEHEER
WCM VADEMECUM
PORTAAL
BEHEER GLOBALE STAMGEGEVENS
Standaard autorisatie profielen Object gebonden autorisaties Hiërarchisch gebonden autorisaties Delegatiemechanismen autorisaties Relatiebeheer (stamgegevens, interessedomeinen, andere info...) Integratie met centrale databanken (personeel, studenten, ...) Contactbeheer Segmenteren, doelgroepen bepalen Communicatiebeheer Verder uit te werken
Toegangspad voor webtoepassingen (K.U.Loket) Beheer menu's en rollen Uniforme gebruikersinterface voor webtoepassingen Single-sign-on tussen verschillende systemen Landen Postcodes Instellingen (onderzoek, onderwijs) Diploma's …
PROCESKAART ICTS (versie november 2005) PROJECTPLANNING EN OPVOLGING
Beoordelen en onderhandelen business case Samenstellen projectplan Toewijzen resources Uitwerking en opvolging project Organisatie gebruikersopleiding Afsluiten project (acceptatie, go life, nazorg, onderhoud) Rapportering
BEHEER EN OPVOLGING WERKORDERS
Aanvragen registreren (multi-user werkordersysteem) Aanvragen categoriseren en distribueren Beoordelen noodzaak/prioriteit Uitwerken antwoorden/oplossingen ; koppelen aan actielijsten; toewijzen resources Opvolging (planning / status / aflsuiting) werkorders
BEHEER METHODEN TECHNIEKEN EN STANDAARDEN
Opstellen methoden en technieken Uniformiseren documentatie Inbouwen methoden en technieken Opbouw en onderhoud expertise methoden en technieken Opvolging toepassing methoden en technieken
CONFIGURATIE MANAGEMENT
Verfijnen transport en testprocedures. Koppelen transporten aan werkordersysteem? Versiebeheer Impact analyse van aanpassingen
COMPLIANCE CONTROLE
Beheer en controle toegang en autorisatie gebruikers Bepalen en monitoren kritische transacties / gegevens Vastleggen verantwoordelijkheid/bevoegdheid over gegevens Rapporteren en Ingrijpen bij kritische situaties
TECHNISCHE PROJECTEN
Archivering gegevens Upgrades hard- en software Specifieke projecten (bv. overgang naar Unicode systeem)
PROCESKAART BELEIDSINFO (versie november 2005) BELEIDSINFO ALGEMEEN
Het beschikbaar stellen van alle relevante algemene bedrijfsinformatie voor beleidsondersteunende rapportering en analyse Dit omvat ondermeer het beschikbaar stellen van informatie over: - Budgetten, inkomsten, uitgaven en verbintenissen - Personeelsinformatie, contractuele voltijds equivalenten, maatregelen (oa in- en uitdiensten) - Personeelskosten, verbruikte voltijds equivalenten, aan- en afwezigheidscijfers - Sollicitantgegevens en sollicitaties - IDEWE-gegevens (onderworpenen medisch toezicht) - Mobiliteitsgegevens - Peroneelsbegroting en –afrekeninggegevens - Informatie over ruimtes - Bezettingsgraden van lokalen - Onderhoud van gebouwen -… En dit levert oa volgende output op: - Statutaire rapportering (VLIR, Mobiliteit, ..) - Jaarverslagen - Boordtabellen - Payroll controlerapporten - “Mijn medewerkers”-lijsten op K.U.Loket - Beleidsrapporten Financiën/Personeel op K.U.Loket …
BELEIDSINFO UNIVERSITEIT
Het beschikbaar stellen van alle relevante universiteitsspecifieke bedrijfsinformatie voor beleidsondersteunende rapportering en analyse. Dit omvat ondermeer het beschikbaar stellen van informatie over: - Studenteninformatie en registratiegegevens - Studieverleden van de student - Financiële informatie over studenten - Individueel Studieprogramma - Examenresultaten - Onderwijsaanbod - Doctoraatsgegevens - Onderzoeksaanvragen, –projecten en –groepen - Evaluatiegegevens van de afzonderlijke opleidingsonderdelen … En dit levert oa volgende output op: - Statutaire rapportering (DTO) - Jaarverslagen - Boordtabellen - Studentenaantallen op het Web - “Inschrijvingslijsten” op K.U.Loket - …
