Februari 2005 versie 1.0
Inleiding Deze tutorial is bedoeld voor mensen die voor het eerst in aanraking komen met BSCW. Stap voor stap wordt de gebruiker getraind in het juist te gebruiken van BSCW en dus ook met “de digitale Milieutafel”. Als u deze opdrachten heeft doorgelopen, ben u geen expert in het gebruik van BSCW, maar u beschikt wel over voldoende kennis om te werken met de “digitale Milieutafel”
Oefening 1: Inloggen (Authenticatie) Doel • Inloggen in BSCW Inhoud • Vul het inlogscherm in • Ga naar de BSCW-pagina en log in op BSCW Opmerking
L
Telkens als u met BSCW gaat werken, moet u met uw gebruikersnaam en wachtwoord inloggen.
Oefening • Start uw browser en ga naar de startpagina van BSCW (https://bscw.orbiteam.de/bscw/bscw.cgi). • Kies de link Inloggen • Vul uw gebruikersnaam en bijbehorend wachtwoord in en klik op [OK]
U komt in uw BSCW-homefolder. Deze bevat privé-mappen, mappen die u deelt met anderen en documenten. Als u voor het eerst inlogt, kan deze ruimte leeg zijn.
Oefening 2: Mappen beheren Doel • Leren hoe u mappen gebruikt • Aanpassen hoe mappen getoond worden. Inhoud • Maak een nieuwe mapstructuur • Bekijk en synchroniseer de gebeurtenissen • Pas de view aan Oefening • Maak een nieuwe map – Deze map wordt tijdens deze cursus gebruikt om uw oefendocumenten en –mappen op te slaan. • Gebruik het menucommando Bestand Æ Nieuw Æ Map • Geef de map uw eigen naam, zodat andere gebruikers de folder later gemakkelijk kunnen vinden. We zullen deze map cursusmap<eigen naam> (bijvoorbeeld cursusmap Ralph) noemen. • Open de map (door er op te klikken) Opmerkingen
L L
Sommige commando’s kunnen ook worden uitgevoerd door te klikken op een knop in het snelmenu of via de actieknop van een object. Alle menu’s zijn contextafhankelijk, dus kunnen van situatie tot situatie verschillen
Oefening • Gebruik de snelmenuknop om twee mappen te maken in de cursusmap die u zojuist gemaakt hebt: • Maak een map “documenten“ • Maak een map “resultaten” Hierna ziet uw folderstructuur er als volgt uit:
Het map-overzicht Het map-overzicht toont alle objecten in een map. Objecten kunnen documenten zijn, links naar webpagina’s of naar andere mappen. Voor elk object wordt informatie getoond, bijvoorbeeld de naam van de eigenaar en de datum en tijd dat het object voor het laatst is aangepast. De manier waarop de mappen getoond worden, kunt u aanpassen aan uw wensen.
Informatie getoond in het map-overzicht Voor elk object wordt een link naar de bijbehorende informatiepagina getoond, gevolgd door een aankruisvakje en een icoon die type document aangeeft. Achter de objectnaam toont BSCW • de objectgrootte o in geval van een map: hoeveel objecten deze bevat o in andere gevallen, behalve bij URLs: de grootte in byte, kilobyte of megabyte Nul of meer van de volgende iconen (pictogrammen):
• • •
geeft aan dat de map gedeeld is geeft aan dat iemand het object vergrendeld heeft geeft aan dat iemand een opmerking bij het object geplaatst heeft geeft een waardering aan die aan het object is toegekend de gebruikersnaam van de eigenaar datum en tijd van de recentste wijziging Nul of meer van de volgende iconen, die aangeven wat er met het object gebeurd is: Nieuw
Het object is nieuw.
Veranderd
Het object is veranderd.
Gelezen
Het object is gelezen, gekopieerd of geopend.
Verplaatst
Het object is verplaatst of op slot gezet
Gewijzigd
Een onderdeel in deze map of een van de submappen is gewijzigd.
Gebeurtenis- filter
Geeft aan dat de gebeurtenissen in deze map waarvan u op de hoogte wordt gehouden, afwijken van de standaard.
een popup-menuknop, de actieknop het object toont.
die een groot aantal acties voor
Oefening • Klik op het icoon links om de informatiepagina van het object te tonen • Raak vertrouwd met het mapoverzicht en de verschillende mogelijkheden. Open de menu’s en kijk welke acties u kunt uitvoeren. Zoek naar “gevoelige” schermgebieden, dat wil zeggen iconen die informatie laten zien als u er met de muis overheen beweegt. • Kik op Inhoud achter de bovenste , dus van de map waar u op ditmoment in staat en kijk wat er gebeurt. Gebeurtenissen BSCW bewaart alle acties rondom een object als een gebeurtenis. Elk lid van een werkruimte wordt op de hoogte gehouden van de gebeurtenissen in die werkruimte. Gebeurtenisiconen in het mapoverzicht laten u in een oogopslag zien welk type gebeurtenis waar recentelijk heeft plaatsgevonden. Het mapoverzicht toont gebeurtenisiconen die lees- of schrijfacties op een object aangeven: recente bijbehorende acties getoond.
. Als u klikt op een gebeurtenisicoon, worden alle
Met recent wordt bedoeld na de laatste synchronisatie van dit object. Met synchroniseren geeft u aan dat u op de hoogte bent van de gebeurtenissen – BSCW zal de gebeurtenisiconen dan niet meer laten zien, totdat er weer wijzigingen hebben plaatsgevonden. Oefening • Navigeer naar uw persoonlijke home folder op het hoogste niveau door te klikken op uw gebruikersnaam in de locatiebalk. • Klik op een gebeurtenisicoon in de cursusfolder om een lijst van recente gebeurtenissen van deze categorie te zien. • Synchroniseer de gebeurtenissen en ga na hoe het mapoverzicht verandert (de gebeurtenisiconen veranderen). Opmerkingen
L L
Gebeurtenisinformatie is persoonlijk, dat wil zeggen dat gebeurtenissen in mappen die u gesynchroniseerd heeft nog wel zichtbaar zijn voor leden die nog niet gesynchroniseerd hebben. Na synchronisatie van gebeurtenissen verdwijnen de gebeurtenisiconen maar de gebeurtenisinformatie wordt wel
bewaard in de historie. Deze kunt u oproepen met het Historiecommando bij het betreffende object. Aanpassen van het mapoverzicht U kunt de manier waarop de mappen getoond worden aanpassen: • Kies in het hoofdmenu Beeld Æ Kolommen om aan te geven welke attributen in de kolommen getoond worden • Kies Beeld Æ Schaal Æ… om de lettergrootte te wijzigen • Gebruik Beeld Æ Sorteer Æ… om de objecten in een map te ordenen • Kies Beeld Æ Snelknoppen om de snelknoppen te tonen of te verbergen • Kies Beeld Æ Beschrijving om de beschrijving van de objecten te tonen of te verbergen Oefening • Wijzig de kolommen in het mapoverzicht • Pas de lettergrootte aan • Zet de snelknoppen uit en weer aan • Pas de sorteervolgorde in het mapoverzicht aan
Oefening 3: Werken met documenten Doel • Leren hoe u documenten toevoegt • Documenten onder versiecontrole plaatsen • Documenten vergrendelen Inhoud • Documenten met verschillende MIME-types plaatsen • Documenten bewerken • Verschillende versies van documenten beheren Opmerking
L
Het plaatsen van documenten in BSCW (ook wel uploaden genoemd) stelt een document beschikbaar aan de overige leden van de werkruimte. Het document moet hiervoor eerst op uw pc of netwerkschijf staan.
Oefening – document opslaan in BSCW • Maak een korte tekst (een paar regels) in MS Word. Schrijf bijvoorbeeld over uw plannen om BSCW in uw werk te gaan gebruiken. • Sla het bestand lokaal, op de pc op (en onthoud de plaats waar u het opslaat). • Ga terug naar BSCW in webbrowser en open de map “documenten“ in de cursusmap • Haal het zojuist gemaakte bestand binnen als nieuw document in de map “documenten. Gebruik hiervoor de opdracht Bestand Æ Nieuw Æ Document uit de menubalk boven in het scherm: 1. Kies in het venster Document toevoegen het bestand dat u gemaakt heeft. Gebruik de [Browse]/[Bladeren]-knop 2. Geef eventueel een nieuwe naam voor gebruik binnen BSCW (dit wordt afgeraden) 3. Geef een korte beschrijving 4. Laat het veld Klasse onveranderd 5. Laat het veld MIME-type onveranderd (van browser) 6. Laat ook het veld field Coderingstype onveranderd 7. Bevestig met een klik op de [OK]-knop Opmerking
L
U kunt ook een document toevoegen met de snelknop
Oefening – metadata aanpassen Documenten kunnen zowel inhoudelijk als wat betreft metadata aangepast worden. Met metadata bedoelen we informatie over het document,
bijvoorbeeld de beschrijving of het documenttype. Het aanpassen van metadata kan rechtstreeks in BSCW. • Pas de beschrijving van een of meer documenten die u geplaatst hebt aan. Gebruik hiervoor de actieknop . • Bekijk alle metadata op de informatiepagina van het object. Gebruik hiervoor het icoon links voor het object. Opmerking:
L
L
Als u een document in BSCW opent door op de documentnaam te klikken, wordt het opgehaald naar uw pc en geopend in een bijbehorend programma. Dit is echter een tijdelijke kopie van het bestand. Alle wijzigingen die u hierin maakt gaan verloren als u het programma sluit. Open het bestand dus alleen op deze manier als u het bestand wilt inzien of afdrukken. Als u het bestand wilt wijzigen, bewaar het dan eerst lokaal. Het blijft dan lokaal bewaard, ook als u de browser en de applicatie afsluit. Dit doet u door met de rechter muisknop te klikken op de bestandsnaam en vervolgens te kiezen voor Doel opslaan als… Vaak wordt het document in het zelfde browservenster geopend. Let dus op dat u dit venster niet afsluit, maar de back-knop gebruik om terug te gaan.
Oefening – document aanpassen • Sla een kopie van een van uw documenten in BSCW lokaal op om het te kunnen aanpassen • Open het opgeslagen document en pas de inhoud aan (voeg bijvoorbeeld een regel toe). Sla de wijzigingen op en sluit het programma (MS Word) af. • Vervang het originele document in BSCW met Vervang. • Ga na of de wijzigingen zijn opgeslagen in BSCW – open het document in BSCW in de lees–modus door op de naam van het object te klikken. Documenten en versiebeheer Samenwerking in een gedeelde werkruimte kan inhouden dat documenten door meerdere auteurs bewerkt worden en regelmatig worden herzien om een historisch overzicht van de wijzigingen te bewaren, kunnen de auteurs hun BSCW-documenten onder versiebeheer plaatsen. De inhoud van documenten onder versiebeheer wordt niet overschreven, maar telkens
als er wijzigingen zijn, wordt een nieuwe versie gemaakt als huidige versie. De eerdere versies blijven bewaard; de volgorde wordt aangegeven door versienummers(bijvoorbeeld 0.1, 0.2, 0.3 etc.). Opmerking:
L
Gebruik Start versiebeheer om een document onder versiebeheer te plaatsen.
Oefening • Ga naar de map „documenten“ in uw cursusmap en plaats een bestand onder versiebeheer. Geef hierbij versie-informatie voor de eerste versie op. • Open de informatiepagina van het bestand en zoek de versieinformatie hierin op. Oefening • Bewerk het bestand dat u eerder lokaal hebt opgeslagen (zoals hierboven beschreven) en sla het aangepaste bestand op in BSCW als nieuwe versie. Gebruik hiervoor Nieuwe versie. • Open de informatiepagina van het bestand en zoek de versieinformatie hierin op. Documenten vergrendelen Als u in een gedeelde werkruimte documenten wijzigt, wilt u kunnen voorkomen dat anderen u hierbij in de weg zitten. Om te zorgen dat het document niet wordt overschreven wanneer u ermee bezig bent, kunt u het document vergrendelen. Een vergrendeld document kan niet gewijzigd (vervangen) worden door anderen dan degene die de vergrendeling heeft gezet. Het document kan nog wel worden gelezen door anderen. Oefening • Ga naar de map „documenten“ in uw cursusmap en vergrendel een van uw documenten. Gebruik Vergrendel. • Geef aan waarom u het bestand heeft vergrendeld in het veld Opmerking bij vergrendeling. • Controleer de vergrendeling door te klikken op het slotje naast de objectnaam.
Oefening 4: Prullenbak en klembord Doel • Leren hoe u het klembord en de prullenbak gebruikt Inhoud • Documenten verplaatsen en verwijderen • Het klembord gebruiken Opmerkingen
L L
U kunt objecten – of hun kopieën – verplaatsen vanuit een map naar bijna elke andere plaats in uw mappenstructuur. Sommige acties kunnen zowel op een enkel object als op een groep objecten worden uitgevoerd. In BSCW kunt u meerdere objecten selecteren door de aankruisvakjes links voor de objecten aan te vinken en vervolgens een opdracht te kiezen uit de selectiemenubalk.
Dit is vooral handig als u ineens meerdere objecten wilt kopiëren, verplaatsen of verwijderen. Oefening • Ga naar de map „documenten“ in uw cursusmap en voeg een map “backup”toe. • Selecteer enkele documenten uit de map “documenten“ en kopieer ze met behulp van de selectiemenubalk. Opmerking
L
Gekopieerde objecten worden bewaard in uw Persoonlijke Klembord.
Oefening • Ga naar uw Persoonlijke Klembord en kijk wat zich hierin bevindt. • Ga naar de map “backup“ en plaats de gekopieerde objecten hierin met de Plak- opdracht uit het menu Bewerk. Opmerking
L
U kunt ook de snelknop Plakken gebruiken of de optie Plak in het actiemenu ( Plak) van de betreffende folder.
Documenten verwijderen
Objecten in een gedeelde werkruimte worden weggegooid in de drie stappen. De eerste twee stappen kunnen in BSCW worden teruggedraaid. De derde stap kan alleen worden uitgevoerd door de eigenaar van het object. Dit is meestal de persoon die het object gemaakt heeft. 1. Een lid van de werkruimte past Verwijder toe op een object. BSCW verplaatst dan het object naar de prullenbak van deze gebruiker. De andere leden van de werkruimte kunnen het object niet langer zien of openen, maar degene die het object verwijderd heeft, kan eenvoudig vanuit de prullenbak terugzetten (met de selectiemenuoptie zet terug. 2. Het lid van de werkruimte kiest verwijder definitief voor het object in zijn of haar prullenbak. Als deze persoon niet de eigenaar was, dan wordt het object hierdoor verplaatst naar de prullenbak van zijn eigenaar. 3. De eigenaar kan er voor kiezen om het object, dat nu in zijn of haar prullenbak staat, terug te zetten of het te verplaatsen (met Knip en Plak) naar een veilige plaats. Als de eigenaar kiest om het definitief te verwijderen, kan het bestand niet meer worden teruggezet. Oefening • Kies een of twee documenten in uw “backup”-map en verwijder ze. Gebruik Verwijder in het oranje selectiemenu om meerdere bestanden tegelijk te kunnen weggooien. Opmerkingen
L L
Verwijderde objecten worden bewaard in uw prullenbak. Om een object definitief te verwijderen, verwijdert u het uit uw prullenbak.
Oefening • Ga naar uw prullenbak en bekijk de inhoud. • Leeg uw prullenbak. Maak hiervoor ook gebruik van Bewerk Æ Selecteer alles in de menubalk.
Oefening 5: Web-links Doel • Leren hoe u links gebruikt in BSCW Inhoud • Maak weblinks in BSCW Naast documenten en mappen kent BSCW ook andere objecten, bijvoorbeeld Opmerking
Link naar webpagina (URL)
Kalender
Links naar webpagina, ook wel weblinks of URLs genoemd, bevatten het adres van een specifieke pagina op het internet. Bijvoorbeeld het internetadres van de Milieutafel: http://www.milieutafel.nl Net zoals u weblinks kunt opslaan als favoriet in uw webbrowser, kunt u ook links opslaan binnen BSCW, zodat u ze kunt delen met anderen. Andere voordelen van het gebruik van weblinks in BSCW zijn: • weblinks kunnen geclassificeerd worden, • weblinks kunnen een beschrijving of opmerking meekrijgen. Oefening • Ga naar uw cursusmap en maak drie weblinks naar internetpagina’s. Gebruik hiervoor de optie Bestand ÆNieuw Æ URL in de menubalk. 1. Geef een URL (Internetadres (http:// …) op in het venster “Voeg URL toe” 2. Geef een naam voor de link op in het veld Label 3. Geef een betekenisvolle beschrijving van de weblink 4. Vink de optie URL in de beschrijving aan 5. Classificeer de link 6. Kies Creëren URL-link 7. Bevestig met [OK] • Open en bekijk de informatiepagina van een van deze weblinks. Opmerkingen
L L
De waardering van een object wordt in het mapoverzicht getoond als de mediaan van alle waarderingen. Individuele classificaties worden getoond in de informatiepagina van het object. De waardering geeft uw persoonlijke mening over de kwaliteit van het document of de link weer. Er zijn vijf niveaus, naast geen waarde: slecht, aanvaardbaar, redelijk, goed en uitstekend.
Oefening 6:Opmerkingen en discussies Doel • Leren hoe u opmerkingen en discussies toepast Inhoud • Werken met opmerkingen en discussie • Knippen en plakken In BSCW kunt u een bijdrage aan documenten en werkruimtes leveren. De discussie in BSCW is te vergelijken met Usenet News (nieuwsgroepen op internet). Gebruikers kunnen commentaar leveren op een bepaald onderwerp of reageren op bestaand commentaar (threaded news). U kunt een opmerking toevoegen aan een document of weblink of een nieuwe discussie starten binnen een map. Een opmerking is een kort bericht dat u direct op de BSCW-server kunt maken. Opmerkingen zijn een handige manier om: • leden van een werkruimte te informeren over een onderwerp, • een discussie te starten en te leiden over een onderwerp • alle leden te vragen om hun mening over een onderwerp. • een lijst met veelgestelde vragen (FAQ) te maken Oefening • Ga naar de map „documenten“ in uw cursusmap. • Maak een nieuwe discussie (Bestand Æ Nieuw Æ Discussie ) met een willekeurig onderwerp. • Vul het venster Voeg discussie toe als volgt in: 1. Geef de discussie een Naam 2. Kies een toepasselijk Type voor de discussie 3. Geef een Onderwerp op 4. Vul in het Bericht-veld in de stelling of vraag in. Oefening • Open de discussie die u zojuist gemaakt hebt en bekijk de inhoud • Voeg een opmerking aan de discussie toe met Bestand Æ Nieuw Æ Opmerking in de menubalk. Oefening Verplaats de discussie die u zojuist gemaakt hebt samen met een van de weblinks van de map „documenten“ naar de map “resultaten”. Selecteer hiervoor de betreffende objecten en gebruiken de Knipoptie in de selectiemenubalk. Ga dan naar de map “resultaten“ folder en kies Plak in het menu Bewerk.
Oefening 7: Werkruimtes Doel • Leren hoe u andere gebruikers uitnodigt Inhoud • Werkruimtes delen • Adresboekbeheer Leden uitnodigen Tot nu toe hebben we BSCW gebruikt zonder dat we mappen of documenten deelden. Dat wil zeggen dat andere gebruikers geen toegang hadden tot onze mappen. Een belangrijke eigenschap van BSCW is echter de mogelijkheid om een map om te zetten in een gedeelde werkruimte – een ruimte waartoe anderen ook toegang hebben. Een gedeelde werkruimte is een map die toegankelijk is voor anderen dan de Beheerder of Eigenaar, meestal een groep van geregistreerde gebruikers. Voor de meeste werkruimtes betekent dit dat elk lid: • alle objecten in de map ziet, • onmiddellijk de effecten ziet van elke actie die door een lid van de werkruimte op een object wordt uitgevoerd, • zelf acties mag uitvoeren in de map, bijvoorbeeld een document of map toevoegen. Oefening • Ga naar de cursusmap en nodig andere cursusdeelnemers uit als leden. Kies hiervoor Bestand Æ Deel Æ Nodig lid uit in de menubalk. • In het venster dat verschijnt ziet u links de personen die in uw privé-adresboek staan. Als de betreffende personen daar niet in staan, probeer ze dan te vinden door te zoeken op hun BSCW Gebruikersnaam of e-mailadres (rechtsboven) • Nodig de leden uit in de rol Deelnemer Opmerkingen
L
Gedeelde werkruimtes, dat wil zeggen mappen met gedeelde ` toegang zijn te herkennen aan het groepsicoon
L
.
Als u op dit groepsicoon klikt, wordt de ledenlijst van de werkruimte getoond. U kunt individuele leden toevoegen aan uw adresboek met het de optie naar adresboek in de selectiemenubalk. Deze optie is alleen beschikbaar bij personen die nog niet in uw adresboek staan.
Oefening • Open de ledenlijst van de cursusmap en open dan de informatiepagina van een zojuist uitgenodigde gebruiker.
Beheer van het adresboek De inhoud van uw adresboek wordt getoond op een pagina die lijkt op de ledenlijst van een werkruimte. De structuur is hetzelfde, net als de mogelijke de acties en de menu-opties. Oefening • Gebruik het adresboek-icoon om uw privé-adresboek te openen. • Kijk wie er in uw adresboek staan en ga na wat u in het adresboek kunt zien en doen. Opmerkingen
L L L
Nieuwe gegevens in uw adresboek komen uit twee bronnen, BSCW voegt namelijk ook de personen toe die u in werkruimtes hebt uitgenodigd. Daarnaast kunt u vanuit het scherm met leden van een groep, personen selecteren en in het snelmenu kiezen voor naar adresboek U kunt alle personen uit uw adresboek handmatig verwijderen.
Oefening • Ga naar de cursusmap en open de deelnemerslijst • Nodig andere gebruikers uit als leden van de cursusmap – dit maal meerdere tegelijkertijd • Selecteer leden die u zojuist hebt toegevoegd aan uw adresboek. Gedeelde toegang Ondertussen bent u uitgenodigd als lid in cursusmappen van uw medecursisten. Als dat nog niet het geval is, vraag dan of iemand u nu uitnodigt. Merk op dat nieuwe werkruimtes waar u voor wordt uitgenodigd in uw persoonlijke home folder verschijnen. Oefening • Ga naar uw persoonlijke ruimte en open een van de nieuwe gedeelde werkruimtes. • Bekijk de ledenlijst van deze nieuwe werkruimte. Wie is Eigenaar en wie is Beheerder? • Ga na welke gebeurtenissen hebben plaatsgevonden in de nieuwe werkruimtes. Kunt u zien wie wat gedaan heeft? Oefening • Ga naar uw persoonlijke ruimte en open een van de nieuwe gedeelde werkruimtes. • Open een document in een van de nieuwe werkruimtes.
•
Voeg een korte opmerking aan het document toe. Gebruik hiervoor de actieknop.
Oefening • Zoek weblinks binnen de werkruimtes en bezoek enkele links. • Waardeer enkele links. Gebruik hiervoor waardeer in de selectiemenubalk. Oefening • Open een gedeelde werkruimte van een andere groep en lees de opmerkingen die geplaatst zijn door andere gebruikers. • Reageer op een of meer opmerkingen door gebruik te maken van Antwoord
Oefening 8: Toegangsrechten Doel • Leren hoe u rollen toekent • Leren hoe u toegangsrechten toepast Inhoud • Rollen- en toegangsrechtenbeheer Toegangsrechten Toegangsrechten in BSCW maken het mogelijk dat een gebruiker acties (lezen, bewerken, etc.) kan uitvoeren op een object. BSCW beoogt samenwerking te ondersteunen, het basisidee is dat een object ofwel privé ofwel gedeeld is. Privé betekent dat alleen de gebruiker die het object gemaakt heeft in een privé-map het object kan gebruiken. Gedeeld wil zeggen dat er bepaalde toegangsrechten voor de gedeelde map ( de werkruimte) gelden. In dat geval kunnen de rechten, dat wat een lid mag in de map, verschillen per lid. Het rolconcept Toegangsrechten worden toegekend aan leden via de rol die een lid in de map heeft. Als u een lid uitnodigt via Bestand Æ Deel Æ Nodig lid uit, geeft u aan in welke rol u de persoon in de map uitnodigt. Het nieuwe lid krijgt toegangsrechten binnen de map op basis van deze rol. Een rol heeft een naam en wordt gedefinieerd of basis van de acties die een gebruiker met die rol mag uitvoeren. Rollen (en dus toegangsrechten) worden normaalgesproken op mapniveau toegekend en erven over naar de objecten en mappen in die folder. Oefening • Bekijk de rollen en rechten in een van uw gedeelde werkruimte open de werkruimte en klik op het icoon om de informatiepagina te openen. In de informatiepagina staan ook de toegangsrechten. • Ga na wie lid is van deze werkruimte en wie wat mag doen. • Wie is de eigenaar en wie is de beheerder van de werkruimte? Opmerkingen
L L
In de Milieutafel-versie van BSCW kunnen leden in twee verschillende rollen worden uitgenodigd: • Deelnemer • Geen rechten Verder zijn er bijzondere rollen, te weten: • Beheerder • Eigenaar
L L
Meer over deze rollen kunt u nalezen in de bijlage van de Basishandleiding. Meestal zult u leden uitnodigen in de rol van Deelnemer. De rol is bedoeld om in betrekkelijk kleine groepen op gelijkwaardige wijze samen te werken. Een Deelnemer heeft bijna alle denkbare rechten (behalve die van de Beheerder). Een Deelnemer mag objecten in de werkruimte toevoegen, wijzigen en verwijderen. Veelal is dat de bedoeling: alle Deelnemers zijn zo op gelijkwaardige wijze medeverantwoordelijk voor de inhoud van de werkruimte.
Rollen toekennen De manager van een werkruimte kan rollen toekennen aan de leden van de werkruimte. Oefening • Wijzig de rol van een lid in een van uw werkruimtes (dat wil zeggen een gedeelde map waarvan u eigenaar en beheerder bent). • Ga naar uw persoonlijke home folder en kies Wijs rol toe uit achter de cursusmap. • Wijzig de roltoekenning om sommige leden alleen-lezenrechten te geven. • Controleer of de rechten goed staan op de informatiepagina van de werkruimte.
Oefening 9: Zoeken Doel • Leren zoeken in BSCW Inhoud • Gebruikers zoeken • Documenten zoeken Met de BSCW-zoekfuncties kunt u • objecten (mappen, documenten, etc.) in a BSCW-map vinden, • nagaan of iemand een BSCW-gebruiker is. Onafhankelijk van de scope van uw zoekopdracht, kunt u op twee manieren zoeken: • Met een tijdelijke zoekopdracht: Bestand Æ Zoek, gevolgd door het gewenste type zoekopdracht (Op deze BSCW-server of Naar gebruiker) • Met een permanent zoekobject met een naam dat bestaat uit de lijst van zoekresultaten in de huidige map: kies Bestand Æ Nieuw Æ Zoekopdracht om in het zoekvenster te komen Opmerking
L
Permanente zoekopdrachten kun worden hergebruikt, d.w.z. u kunt dezelfde zoekvraag hiermee later opnieuw uitvoeren. De resultaten worden ook onthouden
Zoeken naar documenten Oefening • Zoek naar documenten in BSCW – open de cursusmap en zoek naar documenten hierbinnen met een bepaalde naam • Voer een tijdelijke zoekopdracht naar documenten uit. Als uw zoekopdracht geen resultaat oplevert, pas dan de vraag aan en probeer het opnieuw. Gebruik hiervoor de opdracht Wijzig verzoek achter de actieknop van het zoekresultaat. Opmerking BSCW laat de zoekresultaten (de lijst met hits) zien in een pagina die lijkt op de mapstructuur. De beschrijving van elk object bevat de map waarin het betreffende object s’ Oefening • Maak een nieuwe zoekopdracht waarin u zoekt naar alle objecten die in een bepaalde tijd gemaakt zijn.
•
Zoek naar objecten die door een specifieke gebruiker (bijvoorbeeld uzelf) gemaakt zijn. Probeer een zoekopdracht met een combinatie van zoekcriteria, kies en of of om de criteria te combineren
Zoeken naar gebruikers In BSCW kunt u zoeken naar gebruikers, zowel binnen het adresboek als op de BSCW-server. Het laatste is vooral handig als u iemand wilt uitnodigen in een werkruimte waarvan u de gebruikersnaam en het emailadres niet precies weet. Oefening • Zoek in een uw adresboek naar een collega waarvan u het emailadres of de gebruikersnaam weet. • Zoek ook naar gebruikers op de BSCW-server op basis van verschillende zoekcriteria. • Als u nieuwe personen vindt, sla de gegevens dan op in uw adresboek • Sla een van de zoekresultaten op in de map “resultaten” in uw cursusmap.
Oefening 10: Kalender Doel • Leren de kalender te gebruiken • Afspraken toevoegen • Het verschil tussen privé- en groepskalender te begrijpen Inhoud • Kalenders maken • Afspraken maken • Groepskalenders gebruiken • Verschillende manieren om de kalenders te tonen Kalenders in BSCW maken het mogelijk bijeenkomsten te plannen en afspraken met andere werkruimteleden vast te leggen Er zijn twee soorten kalenders: privékalenders, die alleen voor u toegankelijk is, en groepskalenders. Een groepskalender is een object in een gedeelde map en is gemeenschappelijk voor alle leden. Elke werkruimte kan zo’n kalender bevatten. De persoonlijke kalender vindt u onder de knop rechtsboven in het BSCW-scherm. Privékalender – afspraken toevoegen Een afspraak in een kalender bestaat in elk geval uit een datum en een naam. U kunt extra informatie toevoegen, bijvoorbeeld beschrijving en plaats. Verder kan een afspraak genodigden kennen met een bepaalde status (uitgenodigd, geaccepteerd, afgewezen) Oefening • Open uw privé-kalender en maak een nieuwe afspraak (deze cursus). Geef een beschrijving en plaats voor de afspraak op. Opmerking
L
U kunt een afspraak creëren met het icoon of via Kalender Æ Nieuw Æ Afspraak in het menu van de kalender.
Verschillende manieren om de kalender te tonen Uw kalender kan op verschillende manier getoond worden. Klik op Beeld in het menu van de kalender en kies hoe u de kalender wilt zien: • Dag laat alle afspraken op een bepaalde dag zien • Week toont de week. • Maand laat een hele maand zien. • Jaar geeft een overzicht van het hele jaar. Oefening
• •
Open uw privé-kalender en bekijk verschillende data. Stel de wijze waarop de kalender getoond wordt anders in.
Gedeelde groepskalenders Een groepskalender is een object in een gedeelde map en is gemeenschappelijk voor alle leden. Elke werkruimte kan zo’n kalender bevatten. Oefening • Ga naar uw cursusmap en maak daarin een groepskalender. • Voeg een afspraak voor volgende week toe met als locatie uw kantoor. • Nodig twee andere cursusdeelnemers uit voor de afspraak. Zorg dat e- mailbevestiging uitstaat. Als dit aanstaat, krijgen de genodigden direct een e- mail met een link naar de afspraak in de kalender. Oefening • Ga naar de kalenderinstellingen van de groepskalender die u gemaakt hebt met Opties Æ Deze kalender • Bekijk deze instellingen • Bekijk ook de algemene kalenderinstellingen via Opties Æ Alle kalenders • Ga naar uw privé-kalender en kijk of u bent uitgenodigd voor een bijeenkomst. • Als dat het geval is, bevestig dan uw aanwezigheid.
