Anemoon project. Planning SG 13 juni 2008 GEBU 30 juni 2008

Anemoon project K.U.Leuven

Anemoon project

Planning 2008-2009-2010

SG 13 juni 2008 GEBU 30 juni 2008

Anemoonplanning 2008-2009-2010 (versie SG 13/06/2008, GEBU 30/06/2008)

p. 1/27


LEGENDE BLAUWDRUK MF Deadlines

Project belangrijk in kader van afbouw mainframe

Reeds prioriteit in planning 2007 - 2008 Deadlines

PRIO 1

Deadlines zijn dwingend (kunnen niet zomaar enkele maanden uitgesteld worden)

Nieuw toegevoegd in planning 2008 - 2009 Deadlines minder dwingend, project kan naar voor of achter verschoven worden (“joker”)

Grotendeels uit te besteden Nog beslissingen nodig

Samenwerking met ander domein of andere groep

ONDERZOEK OF VOORSTUDIE

BC

Business case beschikbaar

Reeds resources voorzien in betrokken jaar, maar niet voldoende om project af te werken → loopt nog door volgend jaar

LEGENDE In de planningsslides worden een aantal symbolen en kleurcodes gebruikt die hierboven worden uitgelegd.

Belangrijke opmerking: deadlines De planning is opgesteld uitgaande van heel wat veronderstellingen en globale inschattingen, vaak op basis van een nog erg abstracte scope. Daarom is er een onderscheid gemaakt tussen projecten met prioriteit 1 en andere. Voor deze projecten is het cruciaal om de vooropgestelde deadlines kost wat kost te halen. Indien dit in het gedrang zou komen dan is het mogelijk dat sommige niet prioriteit 1 projecten heringepland worden.

Belangrijke opmerking: business cases Sinds 2005 wordt gewerkt met business cases voor het aanvragen van projecten op de planning. Op basis van deze business cases werd door de stuurgroep beslist welke projecten opgenomen werden.


p. 2/27

STUDENTEN & ONDERWIJS 2008 en 2009 2008

MF

02/2008

OW500 – OO – TOEWIJZING DOCENTEN – ONDERHOUD OA

CM540

PRIO 1 MF ST700 –EXAMENVERWERKING


2009 AL060 – MINIUPGRADE SAP

OW500 – NAZORG

CM540

ST700 – NAZORG

BW

ST730 – TOELATINGEN STUDENTEN AL010- REORGANISATIE PRIO 1 PRODUCTIEVE BEVOEGDHEDEN OW550 – ROOSTERING EN PLANNING (RNP) VAN EXAMENROOSTERS

OW510 - ISP FAZE III (integratie met SAP ES)

OW801 – SEMESTRIALISERING Eva.Opo

ST807-KENNISOVERDRACHT DOM ST

CM910 – REFACTORING DIPLOMA’S AL060 – MINIUPGRADE SAP

CM915 – REFACTORING DOCTORATEN CM 920 Blauwdruk

CM920 – MAINFRAME ARCHIVERING CM

07/2008

CM806 – FINANCIERINGSDECREET DATABASE HOGER ONDERWIJS (voormalig ST720) CM802 – NIEUWE STUDENTENKAART

CM 808 BLAUWDRUK

CM540

CM803 – EEN ONDERWIJSRUIMTE

CM540 – GEACCREDITEERDE ADMINISTRATIE STUDENTEN EN ONDERWIJS

•

AL 010 – Reorganisatie van de productieve bevoegdheden Project werd gestart in 2007 en is zo goed als afgerond. In de komende maanden zullen de oude autorisatiepakketten geconverteerd worden naar de nieuwe en zullen de betrokken diensthoofden de autorisaties van de toepassingen waarvoor zij verantwoordelijk zijn, zelfstandig kunnen uitdelen aan hun medewerkers.

•

AL060 – Mini-upgrade SAP Min. 1 maal per jaar wordt de SAP-omgeving ge-upgrade naar de laatste release of stack-level.

•

CM540 – Geaccrediteerde administratie studenten en onderwijs Het accrediteren van administratieve medewerkers in de faculteiten met het doel om de expertise te bundelen; Anemoon zal hieraan bijdragen onder de vorm van deelname aan de stuurgroep, de implementatie van het project AL010-reorganisatie productieve bevoegdheden, het initiatief omtrent eigenaarschap en intensieve opleidingen bij de opstart van nieuwe toepassingen.

•

CM802 – Nieuwe studentenkaart De stuurgroep ICT&Logistiek van de Associatie K.U.Leuven besliste om te evolueren naar een gemeenschappelijke studentenkaart, met een gemeenschappelijke lay-out (gedeeltelijk of geheel) en eenzelfde soort kaartmateriaal en -technologie. Een gemeenschappelijke betaalfunctie voor de kaart komt pas in een 2de fase aan de orde. Het project zal pas geïmplementeerd worden wanneer de veiligheid van de gekozen technologie, die momenteel ter discussie staat, voldoende kan gegarandeerd worden.

•

CM803 – Eén onderwijsruimte Zie CM 808.


p. 3/27

•

CM808 – Blauwdruk AL050 en CM803 Het betreft een blauwdruk voor het project “Eén onderwijsruimte”. Bij de invoering van één onderwijsruimte verdwijnt de notie van programmajaar. Afhankelijk van de keuzes die gemaakt zullen worden heeft dit in meerdere of mindere mate een impact op de meeste onderwijs- en studententoepassingen : inschrijvingsproces en berekening van de inschrijvingsgelden, plicht- en keuzevakken studiejaar onafhankelijk maken, volgtijdelijkheidregels mogelijk maken, invoeren, aanpassing van de boekingsmodule, controle op leerkrediet en volgtijdelijkheidregels, event booking en inplannen volgens volgtijdelijkheid, evaluatiestructuur, deliberatieregels (ORER), progressiemetingen, … De associatiepartners die deelnemen aan CORONA (uitrol van SAP student life cycle management) zullen in dit project nauw betrokken worden zodat de oplossing die ontworpen wordt en nadien gebouwd, zoveel mogelijk is afgestemd op de noden van de geassocieerde onderwijsinstellingen.

•

CM806 – Financieringsdecreet database hoger onderwijs Het nieuwe financieringsmechanisme voor de instellingen voor hoger onderwijs voert het concept van een leerkrediet in voor een student hoger onderwijs. Dit uitgangspunt heeft zowel gevolgen voor de overheid als voor de instelling. De instelling dient bij inschrijving reeds te beschikken over informatie en zal hierbij gebruik maken van de technologie van webservices. De overheid wil met zeer groot detail en met een minimale tijdsvertraging de situatie van de student opvolgen.

•

CM910 – Refactoring diploma’s De bestaande diplomatoepassing voldoet niet meer aan de complexiteit van de huidige onderwijscomplexiteit. Het project bestaat uit •

Een functionele analyse maken van de huidige diploma productie en een duidelijke documentatie opstellen van de gebruikersbehoeften en reglementeringen

•

Het huidige diploma programma doorlichten, aanpassen en structureren waar nodig.

•

De interface van de diplomatoepassing gebruiksvriendelijker maken.

•

De diplomaproductie aanpassen aan nieuwe behoeften en nieuwe diplomavormen

•

De communicatie tussen beleid, gebruikers, icts en andere betrokken diensten herbekijken en taken en verantwoordelijkheden afbakenen.

•

CM915 – Refactoring doctoraten De verschillende toepassingen die het doctoraatsproces ondersteunen dienen functioneel en technisch gemoderniseerd te worden. Enerzijds is er een optimalisatie en een synchronisatie van de processen en de toepassingen nodig en anderzijds wordt de nieuwe technologie van ABAP OO geïntroduceerd.

•

CM920 –Archivering mainframe CM Onderzoeken welke aspecten van de oude onderwijs- en studentensystemen (ES, SI, OO, …) nog in welke vorm beschikbaar moeten blijven en hiervoor een oplossing buiten de mainframe voorzien. De bevindingen uit het onderzoek beginnen implementeren in 2009.

•

OW 500 – OO - Toewijzing docenten - Onderhoud onderwijsaanbod Project werd gestart in 2007. In de 2de helft van 2008 zal het onderhoud van het onderwijsaanbod, dat momenteel nog in de Mainframe gebeurt, in SAP geïmplementeerd worden en is er een periode van nazorg voorzien.

•

OW 510 – ISP Fase III- Integratie met ES De migratie van het examensysteem van de mainframe naar SAP zal een belangrijke impact hebben op het ISP-systeem. ISP Fase III moet de integratie van beide systemen garanderen. De migratie van de oude MF-infrastructuur naar SAP, noodzaakt daarenboven bijkomende aanpassingen aan de kant van het ISP-systeem.

•

OW550 – Roostering en planning (RNP) van examenroosters De planning van examenroosters verloopt momenteel nog manueel en gedecentraliseerd. De werkgroep RnP onderzocht in 2006 de noden en de mogelijkheden om dit planningsproces geautomatiseerd te laten verlopen, gecombineerd met een kwalitatieve input en output van gegevens in SAP. Momenteel onderzoekt een nieuwe werkgroep in het kader van 1 onderwijsruimte, de mogelijkheid om de examenplanning reeds vóór het academiejaar op te stellen en via het ISP


p. 4/27

aan te bieden aan de studenten. De oplossing in SAP zal rekening houden met de bevindingen en conclusies uit de beide werkgroepen. •

OW801 – Semestrialisering EVA.OPO In het kader van de online-evaluatie van het onderwijs (studentenbevragingen binnen het kwaliteitsgarantieluik) worden de afzonderlijke opleidingsonderdelen momenteel geëvalueerd op jaarbasis. Vanuit de faculteiten en de dienst Onderwijsbeleid komt de vraag om de studentenbevragingen op semesterbasis te organiseren.

•

ST 700 – Examenverwerking Project werd gestart in 2007. In de 2de helft van 2008 zal de toepassing de eerste keer live gaan voor de examenperiodes van juni en september. Op dat ogenblik zal het nieuwe examensysteem de hele cyclus van een academiejaar doorlopen hebben. In het laatste kwartaal van 2008 en het eerste kwartaal van 2009 zal de toepassing verder verfijnd en verbeterd worden.

•

ST 730 – Toelatingen studenten De business case spitst zich toe op verschillende aspecten die horen bij het ‘toelaten’ van studenten maar nog niet in de SAP-processen zijn opgenomen. Het betreft meer bepaald de afstemming van het toelatingsproces voor buitenlandse studenten en Belgische studenten met buitenlands diploma (de huidige processen gehanteerd op de International Admissions and Mobility Unit) met het vervolg aan registratie en betalingsadministratie. De processen van toelating en registratie en betaling staan momenteel los van elkaar terwijl de opgevraagde info vaak hetzelfde is.

•

•

inkomende uitwisselingsstudenten

•

Nederlandstalige bacheloropleidingen

•

Engelstalige ima- en manamaprogramma's

•

predoc/doctoral programme/doctorate

•

visiting scholar/international scholar

•

bisinschrijving voor niet-eer-studenten

ST807 – Kennisoverdracht domein studenten Naar aanleiding van een aantal interne verschuivingen dienen er 2 nieuwe medewerkers opgeleid te worden in het domein studenten. Aangezien dit zowel tijd zal vragen van de nieuwe medewerkers als van de medewerkers van het domein zelf, wordt hiermee rekening gehouden in de planning als een project dat personele middelen zal verbruiken.


p. 5/27

STUDENTEN & ONDERWIJS 2010 en LATER 2010


LATER – NOG NIET INGEPLAND

AL060 – MINIUPGRADE SAP

BC OW555 – ROOSTERING EN PLANNING (RNP) VAN LESSENROOSTERS

ST730 – TOELATINGEN STUDENTEN INTEGRATIE HR EN FI

CMXXX – EVA.OPO VOOR SLO’S

CMXXX – STAGES

09/2010

AL050- CORONA : UITROL SAP CM NAAR DE ASSOCIATIE CM540

CM803 – EEN ONDERWIJSRUIMTE

•

AL050 – Corona : uitrol SAP CM naar de associatie CORONA is de uitrol van SAP Campus Management naar de geassocieerde hogescholen. In een eerste fase betreft het 6 hogescholen die in het academiejaar 2010-2011 zullen opstarten met SAP student life cycle management ter ondersteuning van hun onderwijs- en studentenprocessen.

•

ST 730 – Toelatingen studenten Het project van 2009 verder integreren met de modules FI en HR.

•

OW555 – Roostering en planning (RNP) van lessenroosters De planning van de uurroosters verloopt momenteel nog manueel en gedecentraliseerd. De werkgroep RnP onderzocht in 2006 de noden en de mogelijkheden om dit planningsproces geautomatiseerd te laten verlopen, gecombineerd met een kwalitatieve input en output van gegevens in SAP.

•

CMXXX – EVA.OPO voor SLO’ Het instrument voor de evaluatie van de opleidingsonderdelen door de studenten werkt op basis van de standaard structuur voor het onderwijsaanbod. Voor de lerarenopleiding wijkt men hier van af door boekingen op onderwijsleeractiviteit mogelijk te maken i.p.v. op opleidingsonderdeelniveau. Dit vraagt een serieuze wijziging aan de toepassing om specifieke vragenlijsten voor de SLO’s mogelijkt e maken om de autorisaties voor de inzage op een correcte manier te regelen.

•

CMXXX – Stages Vanuit een aantal faculteiten ontstaat er meer en meer nood aan een systeem dat de administratie omtrent stages ondersteunt. De Faculteit Farmaceutische Wetenschappen heeft een aantal verwante faculteiten gemobiliseerd en zij werken momenteel gezamenlijk aan business case.


p. 6/27


ONDERZOEK 2008 en 2009 2008

2009

OZ620 - CONTRACTADMINISTRATIE


0Z610 - FINANCIERINGS-AANVRAGEN

OZ650 - TIMESHEETING DOOR ONDERZOEKERS (CATS) OZ910 – REFACTORING OZ-TOEPASSINGEN 0Z809-KENNISOVERDRACHT DOMEIN OZ OZ805-BLAUWDRUK apr-sep 2008

OZ805 – HERWERKEN FINANCIËLE ADMINISTRATIE ONDERZOEKSPROJECTEN

AL010- [AFW] REORGANISATIE PRODUCTIEVE BEVOEGDHEDEN


•

AL 010 – Reorganisatie van de productieve bevoegdheden Project werd gestart in 2007 en is zo goed als afgerond. In de komende maanden zullen de oude autorisatiepakketten geconverteerd worden naar de nieuwe en zullen de betrokken diensthoofden de autorisaties van de toepassingen waarvoor zij verantwoordelijk zijn, zelfstandig kunnen uitdelen aan hun medewerkers.

•

AL060 – Mini-upgrade SAP Min. 1 maal per jaar wordt de SAP-omgeving ge-upgrade naar de laatste release of stack-level. OZ610 – Financieringsaanvragen In 2008 wordt de nazorg ingepland voor het project financieringsaanvragen waarin een SAPtoepassing werd gebouwd ter ondersteuning van het volledige proces rond aanvragen voor projecten van Interne Onderzoeksfondsen (BOF, IOF, EF). OZ620 – Contractadministratie Het betreft de laatste fase van het project waarbij een onderzoekscontract automatische gegenereerd wordt vanuit de toepassing contractadministratie. OZ650 – Timesheeting door onderzoekers (CATS) Voor het Europese 7de kaderprogramma moeten de directe kosten kunnen aangetoond worden. Hiervoor is o.a. timesheeting door de onderzoekers nodig. Het opzetten van de structuur, het timesheeten zelf en het doorboeken om te kunnen factureren gaat live na de zomer 2008. In het laatste kwartaal van 2008 wordt de facturatie en de financiële rapportering verder uitgewerkt. OZ805 – Herwerken financiële administratie onderzoeksprojecten Aanpassing aan de onderstaande SAP module voor de financiële opvolging van onderzoeksprojecten: • Schuldvorderingen voor subsidies • Wijziging van boekhoudkundige verwerking van doorstorting aan partners • Vrijheid keuze opvolging van projecten

•

•

•

•


p. 7/27

•

•

• Vrijheid keuze type kredieten • Overhead: vereenvoudiging van boekhoudschema's • Herzien BOF boom OZ809 – Kennisoverdracht domein onderzoek Naar aanleiding van een aantal interne verschuivingen dienen er 2 nieuwe medewerkers opgeleid te worden in het domein onderzoek. Omdat dit zowel tijd zal vragen van de nieuwe medewerkers als van de medewerkers van het domein zelf, wordt hiermee rekening gehouden in de planning als een project dat personele middelen zal verbruiken. OZ910 – Refactoring OZ-toepassingen De gebruikerinterface langs de webkant van de onderzoektoepassingen werd in 2007 reeds grondig herwerkt. Dit refactoringproject zal zich vooral toepsitsen op het aanpassen van de SAP/R3 toepassingen (back office) aan de nieuwe beschikbare technologie van SAP OO. Hierbij komen o.a. de volgende activiteiten en toepassingen in aanmerking : herwerken technische basis, onderzoeksinventaris, financieringsaanvragen, onderzoeksnieuws, onderwijsnieuws, voordrachten, cv, doctoraten, herwerken workflow (robuuster maken), overbrengen alle webtoepassingen naar release 2


p. 8/27

ONDERZOEK 2010 en LATER 2010 AL060 – MINIUPGRADE SAP


LATER – NOG NIET INGEPLAND OZXXX – LRD FINANCIERINGSAANVRAGEN

OZ670 - MIJN GEDOCUMENTEERD

OZXXX – AUTOMATISERING ADMINISTRATIEVE PROCESSEN LRD

OZ910 – REFACTORING OZ-TOEPASSINGEN

OZXXX – FOLLOW-UP FINANCIERINGSAANVRAGEN IOF

OZ915 - ONDERZOEKSSTATISTIEKEN

OZXXX – FRIS (Flanders Research Information Space

•

•

•

•

•

•

OZ670 – Mijn gedocumenteerd De Dienst Onderzoekscoördinatie wil de webtoepassing ‘Mijn geDOCumenteerd’ ontwikkelen. Dit is een gepersonaliseerde website, waarin enkel de informatie wordt weergegeven die relevant is voor de betrokken onderzoeker. De onderzoeker kan zelf bepaalde categorieën aanklikken en keuzes maken, waarna hij/zij telkens bij het inloggen toegang krijgt tot een website met eigen selecties. OZ915 – Onderzoeksstatistieken De Dienst Onderzoekscoördinatie wil de gegevens uit de verschillende onderzoektoepassingen overbrengen naar een BW-kubus, zodat deze beschikbaar zijn voor statistische verwerking en dat rapportering via K.U.Loket mogelijk wordt. OZXXX - LRD financieringsaanvragen LRD wenst gebruik te maken van de toepassing financieringsaanvragen, ontwikkeld voor DOC. Hierbij is het de bedoeling om een webtoepassing te r beschikking te stellen van de onderzoeker voor het aanvraagtraject van LRD financieringen. OZXXX - Automatisering administratieve processen LRD In dit project dient onderzocht te worden in welke mate de LRD-processen kunnen ondersteund worden met bestaande en/of nieuwe SAP-toepassingen. OZXXX - Follow-up financieringsaanvragen IOF De vraag wordt geesteld of het wetenschappelijk verslag kan gekoppeld worden aan toegekende aanvragen. OZXXX - FRIS In navolging van DHO, stelt de Vlaamse overheid zich de vraag of de IWETO databank niet dynamischer en zonder tijdsvertraging kan onderhouden en ter beschikking gesteld worden..


p. 9/27


FINANCIEN 2008 en 2009 2008

2009

FI004 – NIEUW BOEKHOUDBESL.PRIO 1 & BEDRIJFSREV.

AL010 – REORGANISATIE PRODUCTIEVE BEVOEGDHEDEN

FI013 - ARCHIVERING SAP (FI)

PRIO 1

FI010 – UITGAAND FACTURENBUREAU

FI015 –INTEGR. PRIO 1 ALEPH FI006 –TRM

L?

FI012 - ARCHIVERING MF (FIS)

FI007 - INKOMSTEN VIA KREDIETKAARTEN BW 01/2009


FI005 - MIGRATIE BUDGETMODULE (BCS)

FI009 - DEBITEURENBEHEER (COLLECTIONS MGMT)

Voorstudie

Voorstudie

FI025 – FULL COSTING AL060 – MINIUPGRADE SAP OZ805 – HERWERKEN FIN. ADM. ONDERZOEKSPROJ.

BW

FI020 – KREDIETRAPP. VOOR LOKALE BELEIDSVERANTW.

CR895 – (CRM) e-VERKOOP VIA CATALOOG AL050- CORONA (FI-opzet)

•

AL010 – [AFW] Reorganisatie productieve bevoegdheden Project werd gestart in 2007. De autorisaties voor het financiële systeem werden reeds grondig herwerkt op vlak van IT-compliance, maar moeten nog herwerkt worden op het vlak van SODconflicten (SOD = seggregation of duties) binnen de financiële processen.

•


•

AL050 – Corona (FI-opzet) Minimale opzet van de financiële module FI, zodat de module FI-CA kan werken en gebruikt kan worden voor de opvolging van facturaties aan en betalingen door studenten. Daarbij garanderen dat dit geen effecten heeft op de bestaande processen voor de universiteit.

•

CR895- E-verkoop uit cataloog Verkoop via website van allerlei producten uit een cataloog (b.v. boeken, cursussen, …) maar ook inschrijvingen voor Permanente vorming. Betaling via kredietkaart, automatische creatie van facturen/vorderingen, … Technisch zal dit in SAP opgelost worden via de module CRM. Voor deze module zal in de loop van 2008 het basisopzet gebeuren en het opzet van een webshop voor ‘gratis’ cursussen, brochures, … Zie domein ‘CRM’.

•

FI004 – [AFW] Nieuw boekhoudbesluit & bedrijfsrevisor Project werd gestart in 2007 en omvatte alle aanpassingen nodig in het kader van de financiële compliancy. Er wordt nog wat tijd voorzien om dit af te werken, vnl. aspecten die pas nodig zijn bij de afsluiting van boekjaar 2008.

•

FI005 - Migratie naar nieuwe budget-module (BCS) Migratie naar de nieuwe budgetmodule "BCS" en naar het werken met jaarafhankelijke kredieten (jaarlijkse afsluiting van vlottende en top-down kredieten).


p. 10/27

•

Enerzijds behelst dit een grondige herwerking van alle bestaande transacties en functionaliteit m.b.t deze kredieten (ook: eigen ontwikkelingen vervangen door standaard SAP-oplossingen).

•

Een aantal functionele nieuwigheden in BCS komen anderzijds tegemoet aan vragen van gebruikers voor een betere en vlottere opvolging van de top-down en vlottende kredieten. Dit is een noodzakelijke technische migratie: SAP zal de budgetteringsmodule niet meer ondersteunen vanaf een volgende release. De nieuwe module bevat ook veel meer functionaliteit (zowel ter vervanging van eigen ontwikkelingen, als in antwoord op nieuwe gebruikersvragen). Bovendien is de overgang naar jaarafhankelijke budgetten noodzakelijk om SAP-FI op termijn te kunnen archiveren (zie project FI013).

•

FI007 - Inkomsten via kredietkaarten •

Generieke webtoepassing die voor allerlei activiteiten kan gebruikt worden om de deelnemers of klanten te laten betalen met een kredietkaart. Interface met een clearinghouse voor het autoriseren van de betalingen.

•

Automatische toewijzing van de ontvangen betalingen aan de juiste kredieten.

•

Webtoepassing voor de ontvanger om de status van de betalingen snel te kunnen opvolgen (geweigerd, goedgekeurd, doorgestort naar krediet).

Dit project kan starten in 2008, maar zal pas in 2009 kunnen afgewerkt worden. •

FI006 – [Nazorg] TRM Sinds november 2007 is de module TRM voor het centrale beheer van beleggingen live. Er worden nog resources gereserveerd voor het afwerken van een aantal aspecten die pas bij de afsluiting van het boekjaar 2007 i.v.m. rapportering nodig zijn.

•

FI009 - Debiteurenbeheer (collections mgmt) Opzetten van module “Collections Management” in SAP (onderdeel van FSCM). Informatie over alle contacten (brieven, mails, telefoons, …) met klanten m.b.t. contracten, facturen, …. bijhouden op één centrale plaats. Zo heeft men steeds een overzicht van alle afspraken, ongeacht door welke medewerker ze gemaakt werden. Deze informatie moet geïntegreerd zijn met de gegevens die reeds in SAP beschikbaar zijn: stamgegevens van de klant, contactpersonen, facturen, betalingshistoriek, aanmaanhistoriek, etc…

•

FI010 – Uitgaand facturenbureau Sinds begin december 2007 werd voor de decentraal aangemaakte verkoopfacturen een centraal ‘Uitgaand facturenbureau’ opgericht dat al deze facturen vòòr ze definitief geboekt en afgedrukt worden eerst nakijkt op hun juistheid: grootboekrekening, BTW-regeling, … Dit gebeurde met minimale aanpassingen in het SAP-systeem. Dit project moet zorgen voor de nodige stroomlijning om dit proces zowel decentraal als centraal te optimaliseren (o.a. via een workflow, gelijkaardig aan die voor leveranciersfacturen).

•

FI012 – Archiveren Mainframe (FI) Nagaan welke aspecten van de oude financiële systemen (FIS, FIBAS) nog in welke vorm beschikbaar moeten blijven en hiervoor een oplossing buiten de mainframe voorzien (laatste boekjaar in FIS: 1999).

•

FI013 - Archiveren SAP (FI) Het archiveren van de detailverrichtingen van oude boekjaren in SAP. Dit is een technisch project, nodig om de performantie van het productiesysteem te kunnen blijven garanderen en om de kost van de geheugenruimte in de hand te houden.

•

FI015 – [Nazorg] Integratie ALEPH Sinds januari 2008 is de integratie tussen de acquisitiemodule van het bibliotheeksysteem ALEPH en de aankoopmodule van SAP live. Er nog wat tijd voorzien voor nazorg tijdens de opstartfaze. Afgerond midden 2008.


p. 11/27

•

FI020 – Kredietrapporten voor lokale beleidsverantwoordelijken Afwerken/uitrollen van project uit 2006. Toen werden wel de financiële kengetallen in BW herwerkt, maar dit werd nog niet uitgerold naar de lokale eindgebruikers. Dit project zal voorzien in nieuwe BW-rapportering via het K.U.Loket. Voorwaarde: beleidsbeslissingen i.v.m. autorisaties worden genomen.

•

FI025 – Full Costing Binnen de financiële diensten zal in samenspraak met de andere universiteiten (Vlir) een ‘Full Costing –model’ worden uitgewerkt. De bedoeling is de ‘volledige’ kost van een eenheid aan de universiteit te kunnen berekenen, incl. alle centraal gedragen kosten. Dit project zal waarschijnlijk in drie fases verlopen: - 2008: voorstudie - 2009: nagaan welke informatie op welke manier uit SAP kan gehaald worden als input voor het berekenen van de full cost. Deze informatie buiten SAP in een rekenmodel verwerken. - 2010: verdere automatisering van de berekening van de full cost in SAP. Eerst nog afspraken binnen de Vlir hierover afwachten. En sowieso zal er al iets moeten berekend kunnen worden tegen 2010, voor de EU-projecten van het 7de kader-programma. Mogelijk zal tegen 2012-2014 ook de overheidsfinanciering voor onderzoeksprojecten hierop gebaseerd zijn.

•

OZ805 – Herwerken financiële adminstratie onderzoeksprojecten Zie domein ‘Onderzoek’. Binnen het team financiën wordt wat tijd gereserveerd om mee te werken aan de effecten op de financiële processen..


p. 12/27

FINANCIEN 2010 en LATER 2010




FI021 – STUDIEFINANCIERING (SOFIA)

BC

FI013 – ARCHIVERING SAP (FI)

FI025 – FULL COSTING

FI024 – BEGROTING AOD

FI0XX – RESPONSIBILITY ACCOUNTING

FI0XX – NIEUW ALLOCATIEMODEL AANPASSEN BCF-PROCES n.a.v. andere projecten (HR015, HR020, ST730) FI0XX – NIEUW BEGROTINGSBESLUIT CR895 – (CRM) E-VERKOOP UIT CATALOOG FI0XX – OPTIMALISATIE ANTENNEWERKING AL050- CORONA (FI-opzet)

•

Aanpassen BCF-Proces n.a.v. andere projecten (HR015, HR020, ST730) Een aantal projecten op de planning 2009 van andere domeinen, zullen serieuze implicaties hebben op het BCF-processen, waar nieuwe functionaliteit zal nodig zijn, of aanpassingen aan bestaande logica. HR020 – Decentrale autorisaties voor personeelsinformatie HR015 – Aanstellingsproces AAP/BAP ST730 – Toelatingen Studenten

•

FI021 - Studiefinanciering (SOFIA) Beheer van leningen aan studenten. Dit gebeurt momenteel in Access-toepassing ‘Masters inform’, onder beheer van de IT-afdeling van Studentenvoorzieningen. Deze toepassing is echter niet voldoende geïntegreerd met de centrale boekhouding , waardoor zich mogelijk op termijn compliance-problemen kunnen stellen.

•

FI024 – Begroting algemeen ondersteunende diensten (AOD) Opstellen van de begroting van de AOD verloopt momenteel volledig via Excel-tabellen, initieel aangeleverd door de cel Financiële planning en beleid met gegevens uit SAP (inkomsten, uitgaven, toegekende bedragen). Dit wordt in Excel aangevuld door de diensten. Technisch vereist dit project dat eerst het project FI005 - Migratie naar BCS wordt afgewerkt.


p. 13/27


LOGISTIEK 2008 en 2009 2008

2009

LT008 - E,H&S VERGUNNINGEN

LT014 - ARCHIVERING MAINFRAME (RIMSES/PROMS)

LT001 EVENEMENTENBEHEER

LT015 - ARCHIVERING SAP (LOG)

AL010 – REORGANISATIE PRODUCTIEVE BEVOEGDHEDEN

PRIO 1


LT022 – LINK MCS & SAP-RE EN EQUIPMENTS

FI004 – NIEUW BOEKHOUDBESL. PRIO 1 & BEDRIJFSREV.

CM 09/2009

04/2009

LT003 – [Vervolg] HUISVESTING STUDENTEN 09/2009

09/2008 BD feb.2008

LT007 - [Vervolg] E,H&S: WELZIJNSDOSSIERS

LT023 – REGISTRATIE VGM-ANTENNES AL060 – MINIUPGRADE SAP

LT025 – BTW-AANPASSINGEN VERKOOPPROCES DV (light)

LT013 – INTEGR. PERSONENGEG. EN TOEGANGSCONTROLESYST.

ST HR

LT028 –RAPPORTERING MAGAZIJNEN

OZ805 – HERWERKEN FIN. ADM. ONDERZOEKSPROJ. CR895 – (CRM) e-VERKOOP VIA CATALOOG

•

AL010 – [AFW] Reorganisatie productieve bevoegdheden Project werd gestart in 2007. De autorisaties voor het logistieke systeem werden reeds grondig herwerkt op vlak van IT-compliance, maar moeten nog herwerkt worden op het vlak van SODconflicten (SOD = seggregation of duties) binnen de financiële en logistieke processen.

•


•

FI004 – [AFW] Nieuw boekhoudbesluit & bedrijfsrevisor Ook binnen het domein Logistiek werd in 2007 heel wat aangepast in het kader van compliancy (aankoop- en verkoopprocessen). Er wordt nog wat tijd voorzien om dit af te werken, vnl. aspecten die pas nodig zijn bij de afsluiting van boekjaar 2008.

•

CR895- E-verkoop uit cataloog Meewerken aan de integratie van CRM met de module SD (verkoop), in het kader van het opzetten van de webshop.

•

LT001 – [Vervolg] Evenementenbeheer Afwerken en uitrollen van project gestart in 2006, voor het opvolgen en factureren van dienstverlening in het kader van extra-curriculaire activiteiten.

•

LT003 - [Vervolg] Huisvesting studenten & migratie RE-FX Een aantal piloten zijn sinds de zomer 2007 live met een deel van het proces: beheer van verhuurcontracten, maandelijkse facturatie/domiciliëring en aanmaningen. Nog te ontwikkelen is het aanvraag- en toewijzingsproces van kamers aan kandidaat huurders. Dit is een zeer seizoensgebonden proces, waarvan de eerste faze start in maart/april met de aanvragen van nieuwe huurders. In 2008 starten de piloten (Campus Kortrijk en Groenveld) met een eenvoudige versie van dit proces. In 2009 wordt het volledig proces verder uitgerold naar meer residenties en in 2010 naar de residenties van Studentenvoorzieningen.


p. 14/27

•

LT007 – [Vervolg] E,H & S welzijnsdossiers In 2008 zal het basis-opzet in SAP gerealiseerd worden, zodat per eenheid de risico’s, maatregelen,.. in SAP kunnen geregistreerd worden door VGM voor de eerste piloot-afdelingen. In 2009 breiden we dan verder uit met webtoepassingen nodig voor een verdere uitrol naar de ganse universiteit.

•

LT008 – [Vervolg] E,H&S, vergunningen Verder afwerken en uitrollen van de nieuwe processen voor het aankopen van vergunningsplichtige gevaarlijke stoffen.

•

LT013 – Integratie personengegevens en toegangscontrolesysteem De toepassing die de toegangscontrole beheert is een stand-alone toepassing. Maandelijks worden op basis van lijsten uit SAP de personengegevens manueel aangepast (Wie is uit dienst? Wie verandert van dienst? enz.). Er komen meer en meer aanvragen om de toegangscontrole voor personeel en studenten (bv. laboratoria) op te zetten. Onderzocht moet worden of in SAP accesscodes kunnen bijgehouden worden voor personeel en studenten terwijl dan in de toepassing voor toegangscontrole de betekenis van de access-code wordt vastgelegd.

•

LT014 - Archiveren mainframe (Rimses, Proms) Nagaan welke aspecten van de oude logistieke systemen (RIMSES, PROMS) nog in welke vorm beschikbaar moeten blijven en hiervoor een oplossing buiten de mainframe zoeken.

•

LT015 - Archivering SAP (LOG) Het archiveren van de detailverrichtingen van oude boekjaren in SAP. Dit is een technisch project, nodig om de performantie van het productiesysteem te kunnen blijven garanderen en om de kost van de geheugenruimte in de hand te houden.

•

LT022 – Link MCS-module Middelenbeheer en SAP-RE en equipments Eenrichtingsinterface van SAP naar MCS voor het doorgeven van informatie m.b.t. equipments (zoals hoogspanningscabines, elektriciteitsborden, liften, stookplaatsen, brandhaspels, …) en eigenschappen van lokalen (zoals risico-klasse, ioniserende straling, …)

•

LT023 – Registratie VGM-antennes Dit project heeft als doel de aanstelling van de VGM antenne zichtbaar maken in de organisatie, per type antenne (bv. VGM antennecoördinator, VGM antenne chemische veiligheid, VGM antenne bioveiligeid, VGM antenne radioprotectie) en per departement/afdeling. Informatie en contactgegevens van de VGM antenne zullen makkelijk te raadplegen zijn door iedereen en te gebruiken door de Dienst VGM als werkinstrument.

•

LT025 – BTW-aanpassingen verkoopproces DV (Light) Dit project omvat 2 deelprojecten: 1. schuldvorderingen voor niet onderzoeks gerelateerde subsidies, en 2. vermelding van het correcte artikel mbt vrijstelling van BTW op de verkoopfactuur.

•

LT028 – Rapportering magazijnen In 2001 werden de magazijnen van de K.U.Leuven ondergebracht in SAP. Sindsdien ontstonden er heel wat nieuwe vragen naar betere en meer uitgebreide logistieke en financiële rapportering voor de magazijnen. De concrete noden worden in 2008 verder in kaart gebracht. In 2009 wordt de nodige tijd voorzien om extra rapporten te bouwen, alsook een BW-omgeving op te zetten (indien nodig).

•

OZ805 – Herwerken financiële adminstratie onderzoeksprojecten Zie domein ‘Onderzoek’. Binnen het team logistiek wordt wat tijd gereserveerd om mee te werken aan de effecten op de logistieke processen (vnl. binnen de verkoopmodule)..


p. 15/27

LOGISTIEK 2010 en LATER 2010



AL060 – MINIUPGRADE SAP LT015 – ARCHIVERING SAP (LOG)

LT003 – HUISVESTING STUDENTEN

BC

BC

LT020 – BEHEER FYSIEKE GOEDERENSTROMEN LT021 – BEHEER PERSOONLIJKE WERKINSTRUMENTEN

BC

LT026 – EVENEMENTENBEHEER FAZE2 LT027 – GEINTEGREERD KAARTBEHEERSSYSTEEM

LT011 - AV-NET BEHEER PRODUCTIES BC

LT016 – BEHEER REPROGR. & VERZENDING

BC

LT024 – E-PROCUREMENT BC

BC

LT009 - MCS GEBOUW-PLANNEN VIA K.U.LOKET LT012 – INVESTERINGSPROJECTEN TD

CR895 – (CRM) E-VERKOOP UIT CATALOOG

•

LT009 - MCS - gebouwplannen via web (K.U.Loket) De toepassing MCS voor oppervlakte, operationeel sedert begin 2005 met interfacing naar SAP-RE, heeft een web-interface waardoor informatie over lokalen zoals de ruimtesoort of de toegewezen afdeling raadpleegbaar wordt voor afdelingsverantwoordelijken; bedoeling is om deze webtoepassing via K.U.Loket aan te bieden en op die manier ook de autorisatie te beheren. Aanvraag voorlopig ‘on hold’, er wordt naar een andere oplossing binnen MCS gezocht.

•

LT011 - Avnet beheer producties en facturatie AV-net zoekt een oplossing binnen SAP voor het verzamelen van alle kosten die gemaakt werden voor een bepaalde 'productie' en het vlot doorrekenen van deze kosten volgens de gemaakte afspraken bij de start van de productie.

•

LT012 - Investeringsprojecten TD (PS) Het beheer van investeringsprojecten (nieuwbouw- en grote verbouwingsprojecten) binnen de PSmodule (Project Systems). Mogelijke functionaliteiten: Algemeen Projectmanagement, Financieel beheer (o.a. herzieningen, wijzigingsbevelen enz.), Medewerkersbeheer (capaciteitsplanning, tijdsregistratie,…), Relatiebeheer (bouwpartners zoals ontwerpers, aannemers, ...), Documentenbeheer en workflow.

•

LT016 - Beheer facilitaire diensten De centrale dienst 'reprografie en verzending' behandelt de inkomende en uitgaande post en het interne transport binnen de universiteit. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van een standalone-pakket (software van TNT, momenteel niet meer ondersteund). Het betreft o.a. functionaliteit mbt: registratie van verzendingskosten, kosten gerelateerd aan mailings, kosten en werk van reprografie, verhuisplanning en kostenregistratie, transportkosten en planning. Momenteel wordt onderzocht of bepaalde stukken reeds kunnen opgevangen worden met bestaande functionaliteit in SAP-PM. De andere aspecten zullen door de TD zelf in een nieuwe omgeving worden ondergebracht.


p. 16/27

•

LT020 - Beheer fysieke goederenstromen Beheerssysteem voor het sturen en opvolgen van de logistieke goederenstromen binnen de K.U.Leuven. Zowel in combinatie met de bestaande magazijnen, als in functie van een toekomstig E-procurement verhaal, waarbij een centrale logistieke draaischijf zou nodig zijn. Er wordt door de business reeds gestart met een voorstudie om de concrete noden te inventariseren en de nodige beleidsbeslissingen te nemen.

•

LT021 - Beheer van persoonlijke werkinstrumenten Voorbeelden van persoonlijke werkinstrumenten beheerd door TD: sleutels, toegang gebouw/parking, werkkledij, beschermingsklediij Andere: Gsm, dienstabonnementen, IT-middelen, dienstfiets; … Er zijn processen voor aanvraag/goedkeuring/opvolging status van aanvraag door personeelslid / diensthoofd, beheer door resp. centrale verantwoordelijke diensten, opvolging bij uit dienst / mutatie, …

•

LT024 - E-procurement Bestellen bij diverse leveranciers via een on-line-webtoepassing, gekoppeld aan de creatie van een bestelbon in SAP en het elektronisch doorsturen van deze bestelbon naar de leverancier.

•

LT026 - Evenementenbeheer (faze 2) Vervolg van project LT001. In faze 2 wordt o.m. voorzien: - Integratie met de web applicatie - lokalen reservering - Eenvoudige oplossing voor beheer van uitleengoederen - Facturatie proces vanuit PM (forfaitair bedrag - te berekenen volgens aangevraagde items vanuit een vaste prijslijst)

•

LT027 – Geïntegreerd kaartbeheerssysteem Naar mate meer en meer toepassingen gebruik maken van de personeels- en studentenkaart; groeit de nood aan een centrale toepassing om een aantal basisgegevens van de kaarten bij te houden. Zodat het eenvoudiger wordt om kaarten te blokkeren, te dupliceren, te vervangen, … Het opzet moet later ook uitbreidbaar zijn naar de ganse associatie (zowel qua doelpubliek, als qua toepassingen die er gebruikt van maken).


p. 17/27


PERSONEEL 2008 en 2009 2008

2009

5/2008 Voorstudie

HR016 – ARCHIVERING MF(HR)

HR014 – E-SOLLICITATIE

HR033 – ARCHIVERING SAP (HR) ??/2009

HR004 – BENOEMING ZAP

BW

HR009 – RE,QUOTA (faze 2) 4/2009

HR003 – DECENTRALE RADEN

HR028 – HCM AANVRAGEN FORMATIE ATP


MF

HR034 – KOSTPRIJSBER. FORMATIE HR021 – VACATEREN

HR007 - HCM ORGANISATIE- & FUNCTIEDESIGN ATP 4/2009 2/2008

PRIO 1

HR031 – SYNTHESEFICHES ZAP

HR024 – BELCOTAX ON WEB 12/2008

HR008 – AANG. SOC. RISICO’S (ASR) 02/2009

04/2009

HR025 – BEVORDERING ZAP 6/2008

AL060 – MINIHR012 - WIE-IS-WIE & ORGANIGRAM UPGRADE SAP

HR030 – 2WD - FIETS CM

OW500 – ONDERWIJSOPDRACHTEN

CM LT

LT007 - WELZIJNSDOSSIERS

ST730 – TOELATINGEN STUDENTEN

AL050- CORONA (HR-opzet) AL040 - INTEGRATIE GROUPWARE (masterdata)

•

AL040 – Integratie Groupware De K.U.Leuven zal in de loop van 2008 migreren naar een (nieuwe) groupware omgeving . Deze nieuwe infrastructuur moet maximaal geïntegreerd worden met SAP (beschikbaar waar nodig via K.U.Loket, gebruik van nodige masterdata voor sturing, ..). Naarmate het project vordert zullen verschillende integratie-scenario’s aan bod komen (b.v. werking raden&organen, uurroosters, mijn verlof, timesheeting, …). Prioriteiten hierin moeten nog bepaald worden.

•

AL050 – Corona (HR-opzet) Aanpassen van de organisatiestructuur binnen SAP, zodat ook de hogescholen hierin opgenomen kunnen worden → zorgen dat dit geen ongewenste effecten op bestaande functionaliteit heeft. Minimale opzet van HR-systeem voor hogescholen zodat noden van CM-module worden voldaan (incl. Interfaces met uitgebreidere HR-systemen van hogescholen)

•


•

HR003 – [Afwerken] Onderhoud samenstelling decentrale raden Momenteel worden alle centrale raden door de Organisatiedienst van het Algemeen Beheer in SAP onderhouden. Via een K.U.Loket toepassing zal het onderhoud van de samenstelling van de decentrale raden rechtstreeks bij de groepen/faculteiten/departementen zelf kunnen gebeuren. Deze informatie kan dan in diverse webtoepassingen getoond worden (overzicht raden, CV op CWIS, …) en gebruikt worden om autorisaties in het groupwaresysteem te geven. Deze nieuwe toepassing zal in de eerste helft van 2008 live gaan, er wordt nog tijd voorzien voor het afwerken en uitrollen ervan.


p. 18/27

•

HR004 – [Afwerken] Benoemingsproces ZAP (profielvacatures) In de loop van 2007 werd het e-sollicitatieproces ook voor ZAP uitgerold. Daarnaast werd ook voor het benoemingsproces een elektronische flow in gebruik genomen door de beoordelingscommissies en andere raden die in dit proces een adviserende/beslissende rol spelen. Aangezien het proces pas tegen eind februari 2008 voor de eerste keer volledig doorlopen is, voorzien we tijdens 2008 nog wat tijd voor verder afwerken en uitrollen van deze toepassing.

•

HR007 - HCM - Organisatie en functiedesign ATP Het registreren van basisinformatie over organisatie- en functiedesign: functiefamilies, microfamilies, functiebeschrijvingen, toewijzing medewerkers, ... Hierbij hoort ook het grondig herbekijken van het huidige opzet en gebruik van een aantal basis-objecten in SAP-OM (organisatie management) zoals formatieplaats en functie. Alsook het voorzien van globale rapportering hierover. Dit project legt de basis voor verdere vervolgprojecten binnen HCM (Human Capital Management), zoals beoordelingsprocessen, bevordering en formatie, …

•

HR008 - Aangifte sociale risico's (ASR) Een eerste scenario van de ASR-scenario's (nl. C4 -einde arbeidsovereenkomst) opzetten Een plan uitwerken voor het opzetten van de volgende scenario's, zodat dit snel kan geïmplementeerd worden, zodra het wettelijk verplicht zou worden. (volgens laatste ‘geruchten’, mogelijks vanaf 2010).

•

HR009 - RE & quota - deel 2 (simulatie, planning, controle verbruik) Vervolg van project HR002: rapportering m.b.t verbruik Rekeneenheden (RE) en verbruiksVTE (live jan. 2008) Deel 2 bevat: - voor de lokale eenheden: Mogelijkheden om een geraamd verbruik te registreren en te vergelijken met het werkelijk verbruik. Simulaties en projecties te doen mbt het verbruik in de komende maanden/jaren - voor de centrale diensten: Tools voor uitgebreide rapportering en simulaties Noodzakelijke voorwaarde voor de opstart van BI Integrated Planning in BW is het project AL030 (release upgrade BW). Ook moet deel 1 afgewerkt zijn en voldoende lokaal ingeburgerd. => Start van deel 2 ten vroegste 2de helft van 2008.

•

HR012 - Wie-is-wie en organigram op web De publicatie van de wie-is-wie en het organigram op de website van de K.U.Leuven, gebeurt momenteel op basis van nachtelijke aftaps van SAP-gegevens, naar de huidige webtoepassing (gebouwd door intranetcel). Er zijn een heel aantal vragen naar uitbreiding en aanpassing van deze toepassingen (meer informatie, andere lay-out, ...) Dit project zou enerzijds deze webtoepassingen migreren naar het SAP-platform en anderzijds deze functionele vragen beantwoorden.

•

HR014 - [Nazorg] E-sollicitatie herwerken voor alle personeelscategorieën In 2007 werd de e-sollicitatie toepassing grondig herwerkt. Aangezien de grondige herwerkte toepassing half december 2007 live ging, voorzien we nog wat nazorg in 2008 voor eventuele kinderziektes. Ook de uitbreiding voor de categorie doctorandi zal hier meegenomen worden.

•

HR016 – Voorstudie Archivering MF (HR) Nagaan welke aspecten van de oude personeelssystemen alsook het oude SAS Data Warehouse nog in welke vorm beschikbaar moeten blijven en hiervoor een oplossing buiten de mainframe zoeken.

•

HR021 – Vacateren (o.a. doctorandi en AAP/BAP) Voor doctorandi wordt nu nog niet gewerkt met de toepassing e-sollicitatie voor het selectieproces (alleen de finale aan te werven kandidaat registreert zich via deze tool). Om de toepassing ook voor deze groep te kunnen gebruiken, moeten alle individuele vacante doctoraats-posities in SAP geregistreerd worden. Wegens het grote aantal is dit met de huidige processen niet haalbaar voor de personeelsdienst. Er is nood aan een proces waarbij de promotoren/doctoral schools nieuwe vacatures kunnen doorgeven via een webtoepassing . Ook een rechtstreekse publicatie op het web van de in SAP geregistreerde vacatureteksten is dan noodzakelijk. Dit laatste kadert ook in een nieuwe manier van vacateren van AAP-BAP-vacatures in het algemeen (niet meer met lijsten, maar individueel)


p. 19/27

•

HR024 - Belcotax on web Voldoen aan de wettelijke verplichting om vanaf 2009 de indiening van de fiscale fiches, de samenvattende opgaven en de aangiften in de bedrijfsvoorheffing via de elektronische toepassing 'Belcotax on web' te laten gebeuren. Ook de maandelijkse aangiftes worden in de loop van 2008 via elektronische weg doorgegeven.

•

HR025 - Bevorderingsproces ZAP •

Volledige elektronische flow voor het indienen van dossiers door de ZAP-leden. Dit vereist een verdere uitbouw van het individueel dossier, zodat de kandidaten ook alle commentaarvelden in SAP kunnen registreren (afschaffen van de omweg via het Word-document )

•

Beoordelingsproces door de beoordelingscommissies: inzage in de volledige dossiers, registratie van adviezen en beslissingen.

Dit proces is een variante op dat van Benoeming ZAP (reeds live) en zal technisch op een gelijkaardige manier worden opgelost. Ook de synthesefiches worden hierbij ingebouwd (zie project HR031) Timing: de aanvragen voor bevordering starten in december 2008. Het beoordelingsproces start in februari 2009. Er wordt ook nog nazorg voorzien in 2010, wanneer dit proces voor de tweede keer gebruikt wordt (om optimalisaties vanuit de ervaring met de eerste ronde te kunnen implementeren)/ •

HR028 - HCM - Aanvragen formatie ATP Formulieren in K.U.Loket waarmee diensthoofd de aanvragen voor bevorderingen van het ATP kan indienen (verschillende formulieren naargelang niveau en afhankelijk van het feit of het project ‘Organisatie- en functiedesign’ reeds is uitgerold). Tevens opvolging van de beslissingsprocedure voorzien (plannen functieonderzoeken, adviezen, …). Noodzakelijk omdat de huidige webtoepassing van de aanvraagformulieren niet langer ondersteund wordt. Er wordt ook nog nazorg voorzien in 2010, wanneer dit proces voor de tweede keer gebruikt wordt (om optimalisaties vanuit de ervaring met de eerste ronde te kunnen implementeren)/

•

HR030 - 2WD WoonWerkDienstfiets Registreren welke personen over een 2WD-fiets beschikken. Een mechanisme uitwerken waardoor aan de betrokken dienst een vaste kost per maand wordt aangerekend. Timing: afgewerkt tegen begin juni 2008 (start verdeling van de 2WD-fietsen), voor wat betreft de kostenaanrekening via de loonmotor: juli 2008.

•

HR031 - Synthesefiches ZAP-dossiers Vervolg van project 'Individueel dossier': synthesefiches met een aantal kengetallen genereren vanuit SAP. (b.v. aantal onderzoeksdossiers, publicaties, …) Voorwaarde: publicatiegegevens moeten vanuit LIRIAS worden aangeleverd door webservices vanuit Lirias (@dmire) Timing: afgewerkt tegen half februari 2008 (start beoordelingsproces bevordering ZAP)

•

HR033 - Archiveren SAP (HR) Archiveren van de oude informatie in SAP (vnl. loonberekeningsgegevens vermits die veel tabelruimte in beslag nemen)

•

HR034 - Kostprijsberekening Formatie ATP Deze zeer oude toepassing werkt nog op een SAS MF-omgeving. Ze gewoon overbrengen naar een SAS-UNIX omgeving is niet aan te bevelen omdat deze oude toepassing dringend aan herwerking toe is en dan weer een release-upgrade doormaakt (geen garantie dat ze gaat werken zonder aanpassingen !) Bovendien zou dit moeten geïntegreerd worden met de nieuwe werkwijze tgv. project HR028. Project HR028 is preconditie voor dit project


p. 20/27

PERSONEEL 2010 en LATER 2010


LATER - NOG NIET INGEPLAND

HR033 – ARCHIVERING SAP (HR) HR021 – VACATEREN HR008 – AANGIFTE SOC. RISICO’S (ASR)

HR026 – EVALUATIE ZAP

HR028 – [nazorg] AANVRAGEN FORMATIE ATP

HR011 - REISAANVRAGEN

HR025 – [nazorg] BEVORDERING ZAP

HR029 – DEELNAME K.U.LEUVEN IN VZW’S EN ANDERE RECHTSPERSONEN BW

HR020 – DECENTRALE AUTORISATIES VOOR PERSONEELSINFORMATIE

HR022 – MIJN GEG. / MIJN VERLOF IN HET ENGELS

HR005 – [Vervolg] RELEASE-& TESTMGMT LOONBEREKENING

HR027 – OPLEIDING EN ONTWIKKELING HR015 – AANSTELLINGSPROCES AAP/BAP AL060 – MINIUPGRADE SAP

HR023 – IMPLEM. FACILITEITENBELEID

ST730 – TOELATINGEN STUDENTEN

CM

AL050- CORONA (HR-opzet)

•

HR005 – [Vervolg] Release- en testmanagement voor loonberekening In 2007 werden verschillende acties ondernomen om de aanpassingen aan de loonberekening op een transparantere manier in productie te brengen: - er werd een maandelijks overleg opgezet tussen Personeelsdienst, Financiële dienst en het Anemoon HR-team over planning, uitvoering en impact van de nodige aanpassingen; - in kader van IT-werkordersysteem fungeerde het HR-team als piloot voor het opgezette systeem, waarin aanpassingen beter te traceren zijn en op vaste data in productie gaan. (cycli) Voorstel: in 2008 effecten van deze afspraken en procedures evalueren, alsook gerichter gebruik maken van de BW Payroll controle kubus. Na evaluatie eventueel scope van dit project duidelijk uittekenen en later terug inplannen.

•

HR011 - Reisaanvragen - elektronische workflow Formulier buitenlandse zending vervangen door een volledig elektronische aanvraag en goedkeuring (via K.U.Loket) en automatische registratie in SAP. Ook voorzien dat vanuit beroepskostenformulier hier een link naar gelegd kan worden (en gebruik in rapportering voor cel fiscaliteit)

•

HR015 – Aanstellingsproces AAP/BAP Verder automatiseren en systematiseren van werkprocessen omtrent personeelsaanvragen van het AAP-BAP. Inclusief extra processtappen voor buitenlandse bursalen.

•

HR020 – Decentrale autorisaties voor personeelsinformatie Herbekijken van diverse rollen binnen de groepen en diensten m.b.t. het personeelsbeleid- en de personeelsadministratie. - Definiëren van nieuwe rollen (b.v. HR-beheerders, HR-ondersteuners, …) - Toepassingen voor het onderhouden van de juiste toewijzingen van deze nieuwe relaties tussen personen en eenheden. - Aanpassen van alle bestaande toepassingen naar de nieuwe inzage-regels: Mijn medewerkers, Beleidsrapport Personeel (nog uit te rollen!), Mijn BCF'en, Mijn vacatures, RE"a-rapporten, .... Voorwaarde: beslissingen m.b.t. nieuwe rollen en inzagerecht moeten genomen zijn.


p. 21/27

•

HR022 – Mijn gegevens en Mijn verlof in het Engels Aanbieden van de K.U.Loket-toepassingen 'Mijn verlof' en 'Mijn gegevens' in het Engels. Het aantal mandagen veronderstelt alleen de vertalingen van deze twee webtoepassingen (en dus niet b.v. beroepskosten, indiv. dossier, ...) LET OP: BIO-bursalen is een grote groep EN-taligen die deze toepassing sowieso niet gebruiken (want aanpassingen aan persoonsgegevens gebeuren via International Office, o.w.v. eigen Accessbestand...) => geen scope van dit project.

•

HR023 – Implementatie faciliteitenbeleid Registratiemechanisme in SAP om het vernieuwde faciliteitenbeleid (welke categorieën personeel & niet-personeel hebben recht op welke faciliteiten?) te kunnen beheren. - evt. extra velden bij elke persoon (SAP-HR) voorzien om de categorieën voor faciliteitenbeleid goed te kunnen onderscheiden. - systematisch datatransport naar beheerssystemen buiten SAP (b.v. LDAP, Toegangscontrole, andere) - ingeval aanrekening van de kost nodig is ->financiële opvolging - ook voor externen via minimale registratie in SAP-HR! Voorwaarde: beleidsbeslissingen m.b.t. faciliteiten afgerond.

•

HR026 - Evaluatie ZAP Automatische selectie van te evalueren ZAP-leden. Inzage voor evaluatiecommissies in elektronische dossiers van te evalueren ZAP-leden: zowel 'individueel dossier', als onderwijsevaluatie. Registratie van beslissingen in SAP, volgens vaste structuur en gearchiveerd over jaren heen. Dit proces is een variante op dat van Benoeming ZAP (reeds live) en bevordering ZAP (zie HR025).

•

HR027 – HCM – opleiding en ontwikkeling Registratiesysteem voor opleidingsinitiatieven en deelnemers. Scope: opleidingen georganiseerd - t.b.v. personeel K.U.Leuven - door één van de 9 interne aanbieders van opleidingen uit het KULOV-platform: (Ludit, AIV, DUO/ICTO, DOC, ILT, Preventiedienst, Milieudienst, Bibliotheek, Personeelsdienst)

•

HR029 – Deelname K.U.Leuven in VZW’s en andere rechtspersonen Centrale databank voor het verzamelen van informatie over alle rechtspersonen waarin de K.U.Leuven bestuurdersverantwoordelijkheid heeft: samenstelling RVB, vertegenwoordigers K.U.Leuven, statuten, wijzigingen, jaarrekeningen, overeenkomsten met K.U.Leuven, allerlei contactgegevens.


p. 22/27

BUSINESS INTELLIGENCE 2008 en 2009 2008


2009 BI010 – MAINFRAME ARCHIVERING – alle domeinen Evolutie BI-tools?

AL030 – [Vervolg] RELEASE UPGRADE BW

AL055 – OPZETTEN BI ACCELERATOR VOOR ENKELE BW-TOEPASSINGEN HR

1/2008

??/2009

HR002 – [vervolg] RE,QUOTA Rapportering verbruik

HR009 - RE,QUOTA Opvolging & simulaties

Blauwdruk

Evolutie BI-tools?

FI 01/2009

FI005 - MIGRATIE BUDGETMODULE (BCS) FI020 – KREDIETRAPP. VOOR LOKALE BELEIDSVERANTW. OW500 – ONDERWIJSOPDRACHTEN

FI


LT028 – OPTIMALISATIE MMRAPPORTERING

CM

OW801 – SEMESTERIALISERING EVA.OPO. ST804 – EXAMENSTATISTIEKEN

CM806 – DATABANK HOGER ONDERWIJS (DHO)

AL050- CORONA

Algemene opmerking vooraf: Vermits SAP begin 2008 het bedrijf Business Objects heeft opgekocht, een topspeler op de markt van de BI-producten, en in 2007 reeds Outlooksoft had gekocht dat gespecialiseerd is in financiële planning heeft SAP enerzijds veel meer BI-software in huis waardoor ze een aantal grote tekorten kunnen aanvullen maar anderzijds hebben ze nu gedeeltelijk overlappende technologie en die overlap moet weggewerkt worden. De K.U.Leuven moet in de komende maanden nog bepalen wat haar strategie en timing voor het overgaan naar deze nieuwe producten zal zijn, gebaseerd op de ‘Roadmap’ van SAP, die beschrijft vanaf wanneer welke nieuwe zaken ter beschikking zijn en tot wanneer de oude ondersteund blijven. Deze beslissingen kunnen en zullen nog effect hebben op de hier voorliggende planning voor de BIprojecten, die dus “onder voorbehoud” is. •

AL030 - [Vervolg] Release upgrade BW De release upgrade van BW kent 3 fazes: een technische upgrade (afgerond in 2007), een upgrade naar een nieuw authorisatieconcept (reeds gestart) en het in gebruik nemen van de nieuwe gebruikerstools en de nieuwe Webontwikkelingsomgeving . De 2de faze is noodzakelijk omdat SAP geen ondersteuning meer geeft voor het huidige authorisatieconcept en de 3de faze is noodzakelijk voor de nieuwe functionaliteit (oa BI Integrated Planning) en op termijn omdat SAP vanaf de volgende release geen ondersteuning meer geeft voor de huidige tools. Het nieuwe authorisatieconcept loopt nog door in 2008 (1ste kwartaal). De laatste faze moet in 2008 nog worden uitgevoerd. Er zijn twee scenario's: Een light-versie (combinatie van oude tools voor queries en nieuwe tool voor planning) - haalbaarheid ook te onderzoeken. Of een large versie (volledige overstap naar de nieuwe tools) met als noodzakelijke voorwaarde: De nieuwe tools moeten voldoende stabiel zijn en alle functionaliteit bevatten die we nu hebben (zware impact voor gebruikers).


p. 23/27

• • •

•

• •

•

• •

•

•

HR002 - [Vervolg] RE & quota - deel 1 (verbruik rapporteren) zie domein Personeel HR009 - RE & quota - deel 2 (simulatie, planning, controle verbruik) zie domein Personeel FI005 - Migratie naar nieuwe budget-module (BCS) zie domein Financiën De aanpassingen in SAP ten gevolge van de migratie naar deze nieuwe module heeft ook een zware impact op de bestaande BW-omgeving voor financiën. Deze moet grondig herwerkt worden. FI020 – Kredietrapporten voor lokale beleidsverantwoordelijken Afwerken/uitrollen van project uit 2006. Toen werden wel de fin. kengetallen in BW herwerkt, maar dit werd nog niet uitgerold naar de lokale eindgebruikers. Dit project zal voorzien in nieuwe BWrapportering via het K.U.Loket. Voorwaarde: beleidsbeslissingen i.v.m. autorisaties worden genomen. LT028 – Optimalisatie magazijnrapportering Zie domein Logistiek OW500 – Onderwijsopdrachten Aanpassen van de bestaande BW-omgeving voor onderwijsopdrachten n.a.v. de nieuwe ontwikkelingen binnen het project OW500 ST804 – Examenstatistieken Enerzijds betreft het de vervanging van bestaande rapporten en applicaties (de "boxplot-analyses"). Anderzijds betreft het de ontwikkeling in BW van een nieuwe InfoProvider voor examenstatistieken maar ook de integratie van alle andere CM-gegevens (registratiegegevens, ISP, ...) met de slaagcijfers. Het project wordt complexer doordat er regelmatig statistiek gevraagd wordt. Ook zijn de rapporten vaak een complexe mix van gegevens van verschillende InfoProviders in BW (Doorstroomanalyses, Facultaire profielen, ...). In dit project gaan we er van uit dat we alleen werken met SAP-data als bron (en geen examenstatistieken laden in BW voor ES-gegevens mainframe). CM806 - Financieringsdecreet : Databank Hoger onderwijs Zie domein ‘Campus management’ AL055 - Opzetten BI accelerator voor enkele BW-applicaties De BI accelerator (mits extra server en software) is een oplossing voor het verbeteren van de performantie van BW-queries. Het is een oplossing voor bepaalde, te kiezen toepassingen (InfoProviders) nl. deze waar de database te groot wordt en het query-gebruik onvoorspelbaar. In deze gevallen zorgt de BI accelerator voor een snelle en vooral constante (query-onafhankelijke) responstijd. OW801 – Semesterialisering EVA.OPO In het kader van de online-evaluatie van het onderwijs (studentenbevragingen binnen het kwaliteitsgarantieluik) worden de afzonderlijke opleidingsonderdelen momenteel geëvalueerd op jaarbasis. Vanuit de faculteiten en de dienst Onderwijsbeleid komt de vraag om de studentenbevragingen op semesterbasis te organiseren. HR034 – Kostprijsberekening Formatie ATP zie domein Personeel


p. 24/27

BUSINESS INTELLIGENCE 2010 en LATER 2010



BI011 – SAP ARCHIVERING – alle domeinen

AL055 – OPZETTEN BI ACCELERATOR VOOR ENKELE BW-TOEPASSINGEN

HR020 – DECENTRALE AUTORISATIES VOOR PERSONEELSINFORMATIE

OZXXX - ONDERZOEKSSTATISTIEKEN

Evolutie BI-tools?

IMPLEMENTEREN NIEUWE BI-TOOLS ?


•

•

HR020 – Decentrale autorisaties voor personeelsinformatie zie domein Personeel → de gevraagde wijzigingen, zullen ook effect hebben op de decentrale BWtoepassingen (lijstjes in K.U.Loket, RE"a, …) OZ915 – Onderzoeksstatistieken zie domein Onderzoek


p. 25/27


CRM 2008 en 2009 2008

2009

CR892 - ALUMNIWERKING

CR895 – e-VERKOOP VIA CATALOOG

•

•

CR892 – Alumniwerking Gezien het toenemende belang van ondersteunende netwerken voor de universiteit dient de noodzaak zich aan om een nieuw interactief, webgebaseerd alumnidatabestand te ontwikkelen waardoor de vzw Alumni Lovanienses met haar facultaire alumniverenigingen, regionale alumniverenigingen, specifieke alumniverenigingen (LAO, etc.), de vzw Universiteit Derde Leeftijd, de K.U.Leuven met in het bijzonder Fondsenwerving – Partnership and academic development, de universiteitsbibliotheken, de dienst communicatie, de dienst internationale relaties de band en de betrokkenheid van de alumni (ambassadeurs) bij de open en veelzijdige universitaire gemeenschap kwalitatief en inhoudelijk kan versterken. De basis van het systeem is een centrale databbank dat centraal wordt onderhouden decentraal kan ontsloten worden naar de alumniverenigingen en hun leden. De databank moet tot op zekere hoogte flexibel uitbreidbaar en wijzigbaar zijn. De velden uit het huidige systeem zullen minimaal worden overgenomen in de SAP CRM-oplossing. CR895 – e-Verkoop via cataloog Aan de K.U.Leuven zijn er verschillende entiteiten (diensten, centra, departementen, instituten, ZAP'ers, …) die opleidingen, workshops, informatiesessies, studiedagen e.d. organiseren voor externen. Sommige van deze entiteiten hebben een eigen website om deze vormingsactiviteiten aan te kondigen en investeren in de ontwikkeling en het onderhoud van een inschrijfmodule. Andere entiteiten laten inschrijven lopen via e-mail, post of fax. Het onderhoud van enerzijds deze tools voor automatische verwerking van inschrijvingen of anderzijds de administratieve opvolging van de niet-geautomatiseerde studentenadministratie vergen veel tijd, personeel en expertise. Dit project zou bestaan uit de ontwikkeling van een webcatalogus met gebruiksvriendelijke inschrijfmodule die door de verschillende entiteiten op een flexibele manier kan worden gebruikt. Ook andere ‘producten’ of diensten zullen via deze cataloog verkocht kunnen worden. Door vooraf de producten juist te definiëren in de cataloog, kan er ook vlotter bewaakt worden dat de financiële spelregels (o.m. BTW-regeling) gevolgd worden.


p. 26/27


CRM 2010 en LATER 2010


BC

CR891 - REKRUTERING STUDENTEN CR895 - e-VERKOOP VIA CATALOOG BC

CR893 – HR SERVICE DESK

•

•

CR891 – Rekrutering studenten Aanleg van één centraal databestand waarin alle gegevens van potentiële studenten worden bewaard. Dat zijn in eerste instantie contactgegevens (adres, e-mail, gsm,…) maar doorheen het jaar worden deze gegevens verder aangevuld met andere persoonlijke karakteristieken (interessegebied, deelname aan infodagen, contactnames,…). Zo wordt deze databank bruikbaar om gedifferentieerde mailings op te starten. Dat betekent concreet dat er zowel via verschillende mediakanalen kan gecommuniceerd worden (afhankelijk van de soort van communicatie en/of de voorkeur van de student of …) als naar gedifferentieerde groepen een andersoortige communicatie kan gebeuren. CR893 – HR service desk Met de CRM toepassing zal de personeelsdienst kunnen beschikken over een degelijk instrument voor de opvolging van feedback van zijn externe 'klanten' gaande van vragen, meldingen, bemerkingen en suggesties tot klachten.


p. 27/27

Anemoon project. Planning SG 13 juni 2008 GEBU 30 juni 2008

Recommend Documents