Analyseren van Processen en Informatie Toepassen van Proces- en Informatieanalyse in logistieke ketens
DC
P Supplier(s)
P Factory
DC
Mijn achtergrond BSc Maritieme Techniek, TU Delft MSc Shipping management, TU Delft Afstudeeronderzoek voor Southampton Container Terminal: “Improving the process for import containers from SCT to UK hinterland via rail” Business Analyst bij Capgemini (3,5 jaar) Consultant Logistics bij TNO
Doel van vandaag: Handvatten voor deelvraag 1 2. Hoe ziet de sector waarin deze keten opereert eruit? Denk bijvoorbeeld aan belangrijke spelers, type bedrijven, factoren die de sector beïnvloeden, (logistieke) trends etc.; 3. Hoe zien de supply chain gerelateerde processen van deze bedrijven eruit (standaardproces) en wat zijn de koppelpunten (d.w.z. de plaatsten waar processen van de verschillende ketenpartijen elkaar raken)?
Agenda • Procesanalyse • Wat en waarom? • Enkele technieken • Informatieanalyse • Wat en waarom? • Enkele technieken • Praktijkvoorbeeld • Plan van Aanpak
Procesanalyse – Wat en waarom? WAT: Identificeren en beschrijven van de AS IS bedrijfsprocessen om vanuit hier te werken aan vernieuwing en verbetering in een TO BE situatie, hierbij rekening houdend met business en informatierequirements Proces = Aantal activiteiten in een logische volgorde, gericht op het doelbewust totstandkomen van een product of dienst voor een (interne) klant; uitgevoerd door 1 persoon op 1 moment
WAAROM: Vastleggen van processen verduidelijkt de situatie en helpt om problemen èn oplossingen te identificeren (en dus te analyseren)
Mini-Case: Restaurant
Stap P1: Scope bepalen Een Context Diagram helpt om de scope van het onderzoek te bepalen en is dus een logische eerste stap!
Stap P2: Identificatie van de processen Met een Procesdecompositie werk je toe naar een overzicht van processen in de scope. Restaurant runnen
Superprocessen
Keuken
Administratie
Marketing
Bar
Eetgelegenheid
Bestelling opnemen
Klanten ontvangen
Factureren
Uitserveren
Hoofdprocessen
Support
Stap P3: Relaties tussen de processen In een Globaal Processchema worden de relaties tussen de processen aangegeven. Met behulp van swim lanes kunnen de processen toegewezen worden aan verschillende afdelingen.
Bar
Bediening
Het Restaurant
Bestelling opnemen
Bestelling
Uitserveren
Bestelling voorbereiden
Klaarmaken voor uitserveren
Stap P4: Uitwerken van de processen In een Detail Processchema worden de processen uitgewerkt tot activiteitniveau. Voor een proces geldt dat deze wordt uitgevoerd door 1 persoon op 1 moment (dus aaneengesloten). Vragen naar bestelling
Notitieblok
Opschrijven
Afronden
Bestelling
Agenda • Procesanalyse • Wat en waarom? • Enkele technieken • Informatieanalyse • Wat en waarom? • Enkele technieken • Praktijkvoorbeeld • Plan van Aanpak
Informatieanalyse – Wat en waarom? WAT: Identificeren en beschrijven van de belangrijkste bedrijfsobjecten en hun onderlinge relaties. Informatieanalyse ondersteunt de analyse van processen door te bekijken welke informatie, wanneer, waar nodig is. Informatiebehoefte= Stuk informatie waarover een bedrijf moet beschikken om processen uit te voeren en de bedrijfsdoelstelling te kunnen realiseren.
WAAROM: Vastleggen van objecten, relaties en informatiebehoefte helpt om afhankelijkheden in processen in kaart te brengen. Daarnaast geven objectrelaties inzicht in mogelijke scenario’s.
Belangrijkste aspect van Informatie
EENDUIDIGHEID!
Gebruik duidelijke definities en hanteer hiervoor een glossary Gebruik voor dezelfde zaken overal dezelfde term, wees consistent! (anders word je op een gegeven moment gek…)
Stap I1: Identificatie van bedrijfsobjecten Bedrijfsobject = Een concrete zaak, gebeurtenis of concept welke op een of andere wijze (input, output, fysiek ding …) noodzakelijk is voor een bedrijfsfunctie en dus voor het behalen van de bedrijfsdoelstelling
Voor bedrijfsobjecten geldt altijd dat ze belangrijk zijn en dat ze binnen het bedrijf een bepaalde definitie hebben (dit hoeft niet universeel te zijn) Voorbeelden: Klant, leverancier, ober, tafel, artikel, kok, bestelbus, recept, inkooporder, verkooporder, etc.
Stap I2: Relaties tussen objecten In een Bedrijfsobjectmodel worden de relaties aangegeven tussen de verschillende objecten. Door voor iedere relatie na te gaan of het een 1-op-1, 1-op-n of n-op-n relatie betreft, verkrijg je goed inzicht in de verschillende mogelijkheden
Kok
Gerecht
Klant
Tafel
Ober
Bestelling voor eten
Stap I3: Verschillende stadia van objecten In een State transition diagram worden de verschillende statussen van een object in kaart gebracht. Dit is niet voor alle objecten van toepassing en zeker niet altijd relevant voor onderzoek Status = Fase of toestand waarin een object zich op een bepaald moment bevind
Statusovergangen worden van buitenaf geïnitieerd en door een proces tot stand gebracht. Dit kan ook een automatisch proces zijn.
/Bestelling opnemen
Nieuw
Wordt bereid
Klaar voor uitserveren /Uitserveren Uitgeserveerd
Betaald
Overzicht van stappen Processen: Stap P1: Scope bepalen Stap P2: Identificatie van de processen Stap P3: Relaties tussen de processen Stap P4: Uitwerken van de processen Informatie: Stap I1: Identificatie van bedrijfsobjecten Stap I2: Relaties tussen objecten Stap I3: Verschillende stadia van objecten
Agenda • Procesanalyse • Wat en waarom? • Enkele technieken • Informatieanalyse • Wat en waarom? • Enkele technieken • Praktijkvoorbeeld • Plan van Aanpak
Praktijkvoorbeeld
Praktijkvoorbeeld - Kenmerken Procesanalyse voor een leasebedrijf voor locomotieven Locomotieven onder verschillende contracten verleasd aan klanten. Onderhoud gepland door eigen serviceteam of door klanten Onderhoud altijd uitgevoerd door derden, inspecties door eigen personeel Werkplaatsen voorzien van spare parts door afdeling Logistiek
Mitsui & Co Tokyo
Mitsui & Co London
Stap P1: Scope bepalen Regulations/KPI Reporting Regulations/KPI Reporting
Lessor
Context diagram Manufacturer
Equipment
Equipment/Service
Payment
Payment
Client
Equipment
Payment
Repair & Maintenance Service Provider/ Partner
IT Service Provider
Service
MRC Europe Payment
Service
Payment
W&D Service Provider (Spare parts)
Service
Bank
Payment
Regulations
Authorities (Rail)
Payment (tax) Reporting Regulations
Authorities (Finance & Accounting)
Stap P2: Identificatie van de processen Procesdecompositie - Asset management Superproces Hoofdprocessen
Detailprocessen
Asset Management
Roles
TECHNICAL FLEET OPERATOR
CUSTOMER CARETAKER
TECHNICAL MANAGER
SERVICE PLANNER
JDEdwards
A.2. Service management
A.3. Quality & Safety management
A.2.1Create preventive maintenance measures
A.3.1 Evaluate technical asset performance
A.2.2 Create defect message (corrective maintenance)
A.3.2 Receive certification for homologation
A.2.3 Plan service
A.3.3 Create inspection request from schedule
A.2.4 Plan additional services
A.3.4 Plan inspection request
A.2.5 Finalize service
A.3.5 Perform inspection
SERVICE MANAGER
TECHNICIAN
Stap P3: Relaties tussen de processen Globaal Processchema voor scenario’s Voor dit project diverse globale processchema’s zoals voor de life cycle van locomotieven, spare parts en klanten. In deze schema’s komt de samenwerking tussen de verschillende functies duidelijk naar voren. Hiermee kunnen bijvoorbeeld communicatieproblemen inzichtelijk worden gemaakt.
Asset Life cycle (Locomotive 2) – Version 0.1 – 19-03-2010 Customer
Customer management
Asset management
Logistics
Finance & Accounting
Supplier
A.4.2 Asset sale Fleet manager
Fleet manager
F.4.2 Billing & Invoicing
F.4.3 Receiving & Accounting
Invoice
C.4.1 Plan normal delivery Fleet manager
Fleet manager
C.4.8 Arrange transportation
F.4.4 Supplier order Approval & Sending Supplier order
Handover
C.4.4 Finish handover
F.4.5 Invoice matching & Payment
Payment Invoice
F.4.2 Billing & Invoicing
Invoice
F.4.3 Receiving & Accounting
Stap P4: Uitwerken van de processen Detail Processchema
Stap I1: Identificatie van bedrijfsobjecten Voorbeeld van bedrijfsobjecten binnen “leasecontracten” Interne objecten: Contract, Contracttype, Leasetype, Leasecategorie, Locomotief, Authorisatie Externe objecten: Klant, Credit rating
Stap I2: Relaties tussen objecten Possible client Client
Contract type Lessee client
[1:1] [1:?]
Service client [1:?]
[1:1]
Lease type
[1:1]
Credit rating
[1:1]
needs [1:1] Lease contract
Review by Risk M. depends on [1:1]
Extraordinary needs [1:1]
[1:?]
depends on [1:1]
Framework
Lease category
Authorization [1:4]
Short term
Locomotive input for [1:4] [1:1] by [1:?] [1:?] depending on [1:1]
Value limit
Stap I3: Verschillende stadia van objecten State transition diagram – Customer order Een state transition diagram geeft status overgangen weer van business objecten, zoals bijvoorbeeld een klantorder of een purchase order Voor iedere overgang zijn bepaalde voorwaarden geldig of is een proces actief waar de overgang wordt gemaakt Niet alleen het vastleggen van de statussen, maar vooral ook de voorwaarden en betrokken processen is belangrijk! Hiermee kunnen vertragingen in processen goed inzichtelijk worden.
/ Create
Customer order - Cancelled
New
/ Cancel
/ Indicate ‘Lost’ Planned for delivery
Delivered
/ F.4.2 Billing & invoicing X days after invoice sending Invoiced
Invoice reminder
/ F.4.3 Receiving & Accounting X days after invoice reminder
/ F.4.3 Receiving & Accounting Paid
Credit collection Directly after paid
Closed
Planned order - Lost
Agenda • Procesanalyse • Wat en waarom? • Enkele technieken • Informatieanalyse • Wat en waarom? • Enkele technieken • Praktijkvoorbeeld • Plan van Aanpak
Plan van Aanpak 1. Wat zijn de onderdelen? 2. Wat zijn moeilijkheden in de praktijk? 3. Aandachtspunten
1. Wat zijn de onderdelen? Een kort overzicht van bedrijfskenmerken schetst een duidelijk beeld en schept kader voor het onderzoek Verschillende modellen en stappen zoals besproken, maar: Blijf kritisch zoeken naar wat echt belangrijk is
Bouw een holistisch beeld van de bedrijven op zichzelf en de supply chain Zoek vanuit deze kennis naar de antwoorden op je onderzoeksvragen
2. Moeilijkheden in de praktijk (1/2) Mensen kennen hun werk maar niet hun processen Gebruik praatplaatjes (bereid dit voor) Vraag naar definities Denk met de geïnterviewde mee (semi gestructureerd) Zoek zelf naar de belangrijkste thema’s Denk zowel top-down als bottom-up (veroorzaak geen verwarring!) Blijf doorvragen (hou wel de tijd in de gaten)
2. Moeilijkheden in de praktijk (2/2) Beperkte tijd voor interview en follow-up vragen Wees voorbereid Vraag of je nog eens mag bellen of mailen voor follow-up Combineer follow-up vragen zoveel mogelijk tot 1 gesprek/email Focus op wat belangrijk is!
3. Aandachtspunten Blijf jezelf vragen: Waarom?
Werk met het einddoel voor ogen maar… … Blijf de omgeving in de gaten houden (blijf flexibel)
Werk gestructureerd
[email protected] Consultant at Sustainable Transport & Logistics
