Analyseformulier zakelijke brief 1 Identificatie van de brief 1.1 zender: 1.2 naam briefschrijver: 1.3 functie briefschrijver: 2 Communicatiesituatie 2.1 briefsoort1: 2.2 medium: r maatwerkbrief r standaardbrief r open-plaatsenbrief r circulaire 2.3 naam ontvanger2: 2.4 naam doelgroep3: 2.5 Omschrijf hieronder de exacte bedoeling van de brief.
3 Structuur en inhoud 3.1 De brief beantwoordt normaliter aan4: r het vragenschema voor neutraal nieuws r het vragenschema voor goed nieuws r het vragenschema voor slecht nieuws r het vragenschema voor directieve boodschappen r het vragenschema voor goodwillboodschappen
1 2 3 4
B.v. een verzoek om sponsoring, een offerte, een prijsaanvraag enz. Beantwoord alleen in geval van een gepersonaliseerde maatwerkbrief. Beantwoord alleen in geval van een circulaire. Duid het vragenschema aan waaraan de brief volgens de cursus zou moeten beantwoorden.
1
3.2 Noteer zo exact mogelijk waar de thema’s uit het bovengenoemde vragenschema in de brief voorkomen [b.v. thema 1 (aanleiding) = alinea 1 + alinea 2: zin 1 en 2].
3.3 De brief is uitgewerkt volgens: r de directe methode r de indirecte methode 3.4 De brief heeft1: r een deductieve opbouw r een inductieve opbouw 3.5 De brief beantwoordt dus: r (vrijwel) volledig aan het vragenschema r (helemaal) niet aan het vragenschema2 3.6 Die afwijkende structuur is: r verantwoord r niet verantwoord 3.7 Motiveer je antwoord bij 3.6. Leg m.a.w. uit waarom de afwijkende structuur beter of slechter is dan de reguliere structuur.
1 2
Beantwoord alleen in geval van een slecht-nieuwsbooschap. Beantwoord in dit geval ook 3.6 en 3.7.
2
3.8 De brief besteedt: r voldoende aandacht aan het relationele aspect1 r onvoldoende aandacht aan het relationele aspect2 3.9 Motiveer een positief antwoord op 3.8 door 3 goodwillelementen (appel aan het eergevoel of aan het eigenbelang van de lezer) uit de brief de citeren.
4 Lay-out 4.1 Beantwoorden plaats en schrijfwijze van de onderstaande briefdelen aan de BIN-norm3? afzenderadres r ja r neen adres van de geadresseerde r ja r neen referentieregel r ja r neen onderwerpsaanduiding r ja r neen aanspreking r ja r neen slotformule r ja r neen 4.2 Desgevallend is de afwezigheid van de onderwerpsaanduiding4: r verantwoord5 r niet verantwoord 4.3 De afwezigheid van de onderwerpsaanduiding is verantwoord, omdat: r de brief niet echt tot de zakelijke sfeer behoort r de brief gericht is aan een particulier r de briefschrijver van de lezer iets verwacht wat die minder graag of helemaal niet wil doen. 4.4 De briefopmaak beantwoordt dus: r (grotendeels) wel aan de BIN-norm r (grotendeels) niet aan de BIN-norm 4.5 Heeft de brief dezelfde opmaak als de andere brief van dezelfde organisatie? r ja r neen
1 2 3 4 5
Motiveer je antwoord door 3.9 te beantwoorden. Motiveer je antwoord door 3.9 niet te beantwoorden. Beantwoord alleen voorzover de briefdelen daadwerkelijk in de brief aanwezig zijn. Beantwoord deze vraag alleen als de onderwerpsaanduiding ontbreekt. Motiveer je antwoord door 4.3 te beantwoorden.
3
5 Stijl 5.1 Passiefconstructies Nummer in de brief alle passiefconstructies van 1 t.e.m. … Kruis daarna bij de onderstaande mogelijkheden het gepaste antwoord aan. De eerste passieve constructie: r is verantwoord, omdat de uitvoerende instantie onbekend is r is verantwoord, omdat de uitvoerende instantie irrelevant is r is verantwoord, omdat de zender discreet op de achtergrond wil blijven r is verantwoord, omdat de zender het eigen imago wil beschermen r is verantwoord, omdat anders de lezer zich beledigd kan voelen (beleefdheid) r is verantwoord, omdat ze de tekstsamenhang bevordert r is verantwoord, omdat ze zorgt voor duidelijkheid over de uitvoerende instantie in de bijzin r is niet verantwoord De tweede passieve constructie: r is verantwoord, omdat de uitvoerende instantie onbekend is r is verantwoord, omdat de uitvoerende instantie irrelevant is r is verantwoord, omdat de zender discreet op de achtergrond wil blijven r is verantwoord, omdat de zender het eigen imago wil beschermen r is verantwoord, omdat anders de lezer zich beledigd kan voelen (beleefdheid) r is verantwoord, omdat ze de tekstsamenhang bevordert r is verantwoord, omdat ze zorgt voor duidelijkheid over de uitvoerende instantie in de bijzin r is niet verantwoord De derde passieve constructie: r is verantwoord, omdat de uitvoerende instantie onbekend is r is verantwoord, omdat de uitvoerende instantie irrelevant is r is verantwoord, omdat de zender discreet op de achtergrond wil blijven r is verantwoord, omdat de zender het eigen imago wil beschermen r is verantwoord, omdat anders de lezer zich beledigd kan voelen (beleefdheid) r is verantwoord, omdat ze de tekstsamenhang bevordert r is verantwoord, omdat ze zorgt voor duidelijkheid over de uitvoerende instantie in de bijzin r is niet verantwoord De vierde passieve constructie: r is verantwoord, omdat de uitvoerende instantie onbekend is r is verantwoord, omdat de uitvoerende instantie irrelevant is r is verantwoord, omdat de zender discreet op de achtergrond wil blijven r is verantwoord, omdat de zender het eigen imago wil beschermen r is verantwoord, omdat anders de lezer zich beledigd kan voelen (beleefdheid) r is verantwoord, omdat ze de tekstsamenhang bevordert r is verantwoord, omdat ze zorgt voor duidelijkheid over de uitvoerende instantie in de bijzin r is niet verantwoord
4
De vijfde passieve constructie: r is verantwoord, omdat de uitvoerende instantie onbekend is r is verantwoord, omdat de uitvoerende instantie irrelevant is r is verantwoord, omdat de zender discreet op de achtergrond wil blijven r is verantwoord, omdat de zender het eigen imago wil beschermen r is verantwoord, omdat anders de lezer zich beledigd kan voelen (beleefdheid) r is verantwoord, omdat ze de tekstsamenhang bevordert r is verantwoord, omdat ze zorgt voor duidelijkheid over de uitvoerende instantie in de bijzin r is niet verantwoord 5.2 Perspectiefkeuze Beantwoord de onderstaande vragen. Hoeveel zinnen telt de brief in totaal? Hoeveel zinnen staan in het zendersperspectief? Hoeveel zinnen staan in het solidariteitsperspectief? Hoeveel zinnen staan in het ontvangersperspectief? Hoeveel zinnen staaan in het zakelijk perspectief? Welk perspectief overweegt dus? 5.3 Schrijftaalwoorden In de brief komen schrijftaalwoorden: r weinig of niet voor r (vrij) frequent voor1 Drie voorbeelden van schrijftaalwoorden:
5.4 Clichés De openingszin van de brief is een cliché De slotzin van de brief is een cliché
r ja2 r ja2
Clichématige openingszin
Clichématige slotzin
5.5 Slotindruk stijl Kruis het geschiktste antwoord aan. r r
De brief is geschreven in een moderne, vlotte en lezergericht stijl. De brief is geschrevenin een eerder archaïsche, stroeve stijl.
1 Motiveer dit antwoord door ten minste drie duidelijke voorbeelden te geven. 2 Toon aan door die zin te noteren.
5
r neen r neen
