EEN
ZAKELIJKE BRIEF SCHRIJVEN
NEDERLANDS
0
WAAROM BELANGRIJK? Wanneer moet je een zakelijke brief schrijven? Best vaak. De zakelijke brief wordt veel gebruikt. Vooral als je iets wilt (organiseren) of vastleggen (wat eerder is besproken). Als je een zakelijke brief kunt schrijven, maakt dat je zelfstandiger. Dit zijn voorbeelden van zakelijke brieven: -
Sollicitatiebrieven Klachtenbrieven Gelegenheidsbrieven Betalingsherinneringen Bevestigingsbrieven Productbrieven Facturen/rekeningen Bedankbrieven
Naast dat het jou helpt om een zakelijke brief te schrijven, is het voor de organisatie waar je (straks) werkt ook belangrijk. Bedrijven krijgen vaak zakelijke brieven. Als je weet hoe het werkt, weet je snel waar het over gaat. HOE WERKT HET? EEN VOORBEELD Op de volgende pagina staat een voorbeeld van een zakelijke brief. Per onderdeel wordt uitgelegd waar je op moet letten: de DO’s & DON’Ts. In de brief staan rode cijfers die dit aangeven. Op de bladzijde na het voorbeeld lees je de DO’s & DON’Ts.
Bekijk het voorbeeld op de volgende bladzijde.
1
A.M. Afzender Straatnaam 35 3456 BC Plaats
1
Tel.: 012 – 3456789 E-mail:
[email protected] People & Print Group Afdeling Marketing De heer F.N.M. Jansen Postbus 567 8956 GT Plaats 3
2 A
Plaats, 5 maart 2012 Uw kenmerk: 56789 FGH Ons kenmerk: RI/hg 34 Onderwerp: offerte drukwerk visitekaartjes
4
Geachte heer Jansen, Hierbij stuur ik u zoals afgesproken onze offerte voor het drukken van visitekaartjes, met de door u aangeleverde beelden en teksten. Ik heb hier de ideeën in verwerkt die u in ons gesprek van 21 februari naar voren heeft gebracht.
5
De uitgewerkte offerte vindt u bijgevoegd bij deze brief. Mocht u vragen of opmerkingen hebben naar aanleiding van deze offerte, neem dan gerust contact met ons op. Wilt u bij akkoord de offerte ondertekenen en aan ons terugsturen? Met vriendelijke groet, 6 (handtekening afzender) A.M. Afzender, medewerker verkoop Bijlage: offerte drukwerk visitekaartjes
2
DO’s & DON’Ts Algemeen Een zakelijke brief is een visitekaartje (van het bedrijf waar je werkt). Kies een toon die past bij de relatie! Dus geen joviaal of corrigerend toontje tegen klanten of een hogergeplaatste of een bevelende toon tegen een ondergeschikte. Alle regels beginnen met een hoofdletter in deze brief. Alinea’s worden gescheiden door een witregel. Een zakelijke brief is kort (maximaal 2 A4). 1 De zakelijke brief begint met je eigen contactgegevens/het adres van je kantoor. Vaak hoef je dit niet zelf te typen omdat veel bedrijven werken met voorgedrukt briefpapier. Daar staat het al op. Na het adres volgt een witregel, waarna je telefoonnummer en e-mailadres vermeldt van de afzender (degene die de brief verstuurd). 2 Na een witregel zijn de contactgegevens van de geadresseerde (degene die de brief ontvangt) aan de beurt. Beschrijf eerst de naam van de organisatie, daarna die van de afdeling (als je dit weet). Als je niet zeker weet of je naar een meneer of mevrouw schrijft, noteer dan De heer/Mevrouw F.N.M. Jansen. Noem de volledige achternaam. Wanneer je de voorletters niet weet en de achternaam begint met bijvoorbeeld de, van, het, enz. gebruik dan een hoofdletter. Dus: ‘Mevrouw De Waard’ Academische titels (dr. drs.) schrijf je met kleine letters, behalve: MA, BA of RA. Ken je de academische titels van de geadresseerde? Noem deze dan ook. 3 Na een witregel noteer je plaats en datum voluit. Na de plaats komt een komma. Na nog een witregel noteer je kenmerken en onderwerp. De kenmerken zijn bijvoorbeeld offerte, - of briefnummers. Kenmerken maken een zakelijke brief makkelijker bruikbaar en vindbaar in organisaties. Het onderwerp is kort en precies.
4 Geachte heer Jansen is een veel gebruikte aanhef. Gebruik geen voorletters hier! Ken je iemand al en spreek je de persoon met ‘je’ aan, dan kun je ook ‘Beste … ,’ als aanhef gebruiken. Na de aanhef plaats je een komma. Als je niet weet of het een mevrouw of meneer betreft, gebruik je: ‘Geachte heer, mevrouw …, ’
3
5 Een brief mag nooit beginnen met ‘ik’! De inhoud is verder kort, eenvoudig en netjes. Een zakelijke brief heeft een duidelijke onderwerp. Een zakelijke brief kent een duidelijke indeling: - Inleiding: de aanleiding voor het schrijven van de brief. - Kern: doel van de brief. - Slot: een afsluiting die bijvoorbeeld de afspraak of de relatie bevestigt. De brief is positief opgesteld en stelt de geadresseerde centraal. Zeker wanneer het een klant betreft! 6 De slotformule ‘Met vriendelijke groet,’ is neutraal en gangbaar. De brief is altijd ondertekend. Onder de handtekening wie en met welke functie heeft getekend. Als er bijlagen bijgevoegd zijn, dan moet dat aangegeven worden. Zeker niet doen: Bijlagen niet toevoegen waar je naar verwijst. Dat staat wat knullig. Formeel en informeel taalgebruik door elkaar gebruiken. Dus: beginnen met ‘Geachte …, ’ en eindigen met ‘Groetjes …,’. Je en u door elkaar gebruiken. Mevrouw en/of meneer verkeerd gebruiken.
Bronnen Beex & Tiggelaar (2001), De magische mediamix, e-mail brieven faxen, SDU Den Haag David (1996), Briefverzorging. In: ‘Onze Taal’ blz. 132 – 134 Yvonne Halink (2001), Het brievenboekje - tips hoe je een zakelijke brief moet schrijven, Uitgeverij Kluwer.
4
