ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PRESENSI GURU DAN KARYAWAN SMA NEGERI 1 MUNTILAN MENGUNAKAN MAGNETIC READER
SKRIPSI
Untuk Memenuhi Sebagai Persyaratan Mencapai Derajat Sarjana S1 Pada Jurusan Sistem Informasi
Disusun Oleh :
Erlina Saputri 07.12.2528
JURUSAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2011
THE DESIGN OF THE TEACHERS AND THE EMPLOYERS PRESENCE SYSTEM BY USING A MAGNETIC READER ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PRESENSI GURU DAN KARYAWAN SMA NEGERI 1 MUNTILAN MENGGUNAKAN MAGNETIC READER
ERLINA SAPUTRI JURUSAN SISTEM INFORMASI STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT Presence system in SMA Negeri 1 Muntilan are still manually push made a Presence System for Teachers and employees of SMA Negeri 1 Muntilan Using Magnetic Reader. System Presence carried out manually have been less effective and efficient. That is, with the signature on the paper Presence. And at the presence recap, the administration must retype the computer when he reports will be submitted to the principal and the district education office. In this system would be made as simple as possible and easy to use by teachers and employees of SMA Negeri 1 Muntilan. The system uses software Microsoft SQL Server 2000 and Visual Basic 6.0. To process presence use Magnetic and Smart Card reader to process input. Making the system is expected to help the presence of teachers and employees and facilitate the preparation of the consolidated recap presence. This system also can optimize the time (efficient) and to assess performance and discipline of teachers and staff time.
Keyword : Presence System, Presence, System
1.
PENDAHULUAN
Informasi merupakan salah satu faktor penting dan juga syarat utama untuk kemajuan suatu organisasi. Informasi yang baik akan mendukung proses pengambilan keputusan yang cepat, tepat dan akurat. Mendapatkan informasi yang berkualitas tidak akan lepas dari kemampuan teknologi yang canggih serta system yang baik dan terorganisasi. Dengan berkembangnya teknologi pada saat ini, mendorong masyarakat untuk mengubah sistem manual menjadi sistem yang terkomputerisasi. Pembuatan sistem informasi yang terkomputerisasi akan lebih menghasilkan informasi yang terorganisasi dan berkualitas dibandingkan
dengan
sistem manual.
Dengan menggunakan sistem manual informasi yang dihasilkan akan lebih lama didapatkan serta hasilnnya juga kurang akurat. Proses pengerjaan yang lama menjadikan sistem manual memang kurang efisien. Beda dengan sistem yang terkomputerisasi. Proses pengerjaan sampai hasil yang didapat akan lebih cepat, akurat dan tepat waktu.
2.
LANDASAN TEORI
2.1
Sistem Presensi Sistem presensi merupakan sistem yang menyediakan informasi yang mendalam
mengenai kehadiran seseorang. Proses presensi yang terkomputerisasi akan lebih meminimalisir kesalahan yang sering terjadi dalam proses rekap dan laporan yang harus dilakukan secara manual. Alur proses sistem presensi menggunakan komputer dan barcode secara sederhana adalah sebagai berikut : a. User melakukan presensi dengan menggesekkan kartu presensi yang telah ditempeli barcode pada barcode reader. b. Data yang diinputkan akan diolah database menjadi laporan sesuai dengan kebutuhan. c.
Admin dapat mengakses output dari pengolahan data tersebut yang dapat digunakan untuk keperluan pengambilan keputusan.
2.2
Sistem Barcode Barcode atau dalam bahasa Indonesia seringkali disebut kode batang
merupakan kode berbentuk garis dan berwarna hitam yang mengandung satu kumpulan kombinasi yang berlainan ukuran, dan disusun sedemikian rupa menurut aturan tertentu sehingga dapat diterjemahkan oleh mesin pembacanya.
Kode di dalam barcode tersebut mengumpulkan data dalam simbologi linear satu dimensi atau ada juga yang memiliki bentuk persegi, titik, heksagon dan bentuk geometri lainnya di dalam simbologi dua dimensi. Penggunaan barcode awalnya adalah untuk sistem pemeriksaan pada swalayan. Menggunakan sistem barcode yang benar, tentunya akan sangat menguntungkan perusahaan.
Gambar 2.1 Barcode
2.2.1
Tipe barcode Barcode atau kode baris digambarkan dalam baris tebal dan tipis yang didusun
berderet sejajar horizontal. Satu unit barcode sebenarnya terdiri salah satu warna hitam dan putih. Sebuah unit yang berwarna hitam ditunjukkan dengan sebuah bar, sedangkan yang berwarna putih ditunjukkan dengan sebuah space ( spasi ). Cara lain penulisan barcode adalah dengan bilangan “1” untuk menyatakan black bar, dan bilangan “0” untuk menyatakan white space. Tetapi seiring perkembangan waktu , barcode memiliki banyak sekali standard yang tidak terpaku pada satu model tertentu. Secara umum barcode terbagi menjadi dua kelompok besar, yaitu barcode satu dimensi dan barcode dua dimensi. 1. Barcode satu dimensi Beberapa tipe barcode 1 dimensi yang sering digunakan adalah : a. Tipe code 39 ( code 3 of 9 ) Merupakan barcode alphanumeric ( full ACSII ) yang dapat mewakili abjad ( A-Z ) dan angka ( 0-9 ) serta beberapa karakter lain, seperti $, /, +, %, titik dan spasi. Jumlah digit maksimal 16. kode seperti ini biasanya cocok digunakan untuk barcode buku maupun anggota perpustakaan. b. Code 25 ( Interleaved ) Merupakan kode barcode yang hanya untuk angka ( 0-9 ), maksimum 32 digit. Jadi barcode ini berbentuk numeric dan memiliki panjang baris yang bervariasi. Code 25 ini biasa digunakan untuk aplikasi dalam dunia industri dan laboratorium. c. EAN 13 Simbologi barcode model ini dikeluarkan EAN untuk identitas suatu produk. Standarisasi
EAN menggunakan 3 digit pertama untuk kode
negara asal produk, 4 digit berikutnya adalah Manufacture number , 5
digit berikutnya adalah Product Number ( kode produk atau nomor urut produk ) dan 1 digit terakhir adalah Check Digit atau angka untuk melakukan tes validasi barcode. Indonesia sendiri mempunyai kode 899 untuk 3 digit pertama. d. UPC ( Universal Product Code ) Barcode UPC ini hanya terdiri dari angka ( 0-9 ), namun barcode harus mempunyai panjang tepat 11 atau 12 digit serta memiliki panjang baris yang tetap. Kurang atau lebih dari angka itu tidak bisa digunakan. UPC biasa digunakan untuk pelabelan pada produk kecil atau eceran.
2. Barcode 2 Dimensi Barcode jenis ini tidak hanya berbentuk garis-garis saja, tetapi lebih mendekati bentuk gambar tertentu.
Berikut ini adalah beberapa tipe
barcode 2 dimensi : a. High Capacity Color Barcode ( HCCB ) HCCB dikembangkan oleh Microsoft International
Agency.
Microsoft
dengan lisensi dari ISAN mengimplementasikan
HCCB
menggunakan 4 warna pada ukuran 5 x 10 grid. Dengan barcode tersebut data akan mampu disimpan dalam ukuran yang lebih besar. b. Data Matrix Kode data matrix merupakan barcode matrik dua dimensi yang terdiri dari sel hitam dan putih atau modul titik-titik di sekitar rectangular patern. Sebuah data matrik simbol dapat menyimpan sampai dengan 2.335 karakter alphanumeric. Tergantung situasinya, tetapi modul yang terang biasanya menggambarkan 0 dan gelap menggambarkan 1. c. Kode PDF417 Kemampuan dari barcode jenis ini mampu menyimpan lebih dari 2000 karakter di dalam sebuah ruang yang hanya berukuran 4 inch persegi saja.
2.2.2
Komponen Sistem Barcode Karena barcode membutuhkan mesin pembaca, serta software yang melakukan
pengolahan data berikut komponen-komponen yang dibutuhkan dalam sistem berbasis barcode tersebut. 1. Mesin Barcode Printer Mesin
barcode
printer
digunakan
untuk
mencetak
barcode
menggunakan tinta khusus dan dapat dibaca oleh mesin scannernya.
yang
2. Software Designer Barcode Software yang biasa digunakan untuk merancang model barcode yaitu Corel Draw, Microsoft Word, dan sebagainya. Tetapi ada juga software khusus yang digunakan misalnya, Proton Barcode Designer, Visual Barcode Designer dan sebagainya. 3. Label Barcode Untuk dapat ditempelkan pada produk yang diinginkan, barcode harus dicetak di dalam sebuah label barcode. Label bisa terbuat dari kertas khusus atau kertas biasa dengan bentuk dan ukuran yang dirancang sesuai kebutuhan. 4. Mesin Barcode Scanner Barcode scanner digunakan untuk membaca dan menerjemahkan kode-kode barcode ke dalam teks yang sesungguhnya. 5. Software Pengolah Data Software ini yang digunakan untuk memasukkan data barcode ke dalam suatu database dan mengolahnya sesuai kebutuhan.
2.3
Perangkat Lunak Yang Digunakan
2.3.1
Microsoft Visual Basic 6.0 Visual basic adalah salah satu bahasa pemrograman komputer. Bahasa
pemrograman adalah perintah-perintah yang dimengerti oleh komputer untuk melakukan tugas-tugas tertentu.
2.3.2
Microsoft SQL Server 2000 SQL Server 2000 adalah perangkat lunak relational database management
system ( RDBMS ) yang didesain untuk melakukan proses manipulasi database berukuran besar dengan berbagai fasilitas. Microsoft SQL Server 2000 merupakan produk andalan Microsoft untuk database server.
3.
ANALISIS
3.1
Tinjauan Umum
3.1.1
SMA Negeri 1 Muntilan Pada tanggal 12 Febuari 1975 berdasarkan surat keputusan dari Drs. Achmad,
bupati Magelang daerah tingkat II No.5/K.D/Hukum.B/1975 pemerintah kabupaten Magelang membangun SMA Negeri 1 Muntilan. SMA Negeri 1 Muntilan termasuk sekolah terbaik di kabupaten Magelang. SMA Negeri 1 Muntilan berlokasi di dusun
Ponggol, desa Temanggung, kecamatan Muntilan. SMA Negeri 1 Muntilan dibangun 2
diatas tanah seluas 7960 m .
3.1.2
Analisis Kebutuhan Sistem Analisis kebutuhan sistem diperlukan untuk menganalisis kebutuhan sistem lama
menjadi sistem baru yang diusulkan untuk memenuhi kebutuhan suatu instansi atau perusahaan yang terkait. 1. Kebutuhan Fungsional 1) Sistem harus dapat melakukan entri data karyawan. a. User bisa memasukkan data guru dan karyawan beserta jabatan, golongan, dan lain-lain. b. User dapat melakukan pencarian data guru dan karyawan berdasarkan nama. c.
User dapat mengganti data guru dan karyawan.
d. User dapat menghapus data guru dan karyawan.
2) Sistem dapat melakukan pendataan guru dan karyawan. a. User dapat memasukkan data guru dan karyawan baru dengan memasukkan NIP, nama, jenis kelamin, tempat dan tanggal lahir, alamat, golongan, jabatan dan lain sebagainya. b. User dapat menambahkan data anggota baru. c.
User dapat mengubah data guru dan karyawan apabila golongan, alamat atau nomor telpon berubah.
3) Sistem harus dapat melakukan proses presensi a. User dapat melakukan login. b. User dapat melakukan presensi masuk dan pulang kerja. c.
User dapat menampilkan jam presensi guru dan karyawan.
d. User dapat menampilkan guru dan karyawan yang datang tidak terlambat. e. User dapat menampilkan guru atau karyawan yang datang terlambat. f.
User dapat menampilkan foto guru atau karyawan.
g. User dapat memasukkan data cuti guru dan karyawan. h. User dapat melakkukan presensi ijin.
4) Sistem harus dapat melakukan laporan presensi secara otomatis. a. User dapat menampilkan laporan presensi secara periodik ( harian, mingguan, bulanan, dan semester ) b. User dapat menampilkan laporan cuti guru dan karyawan. c.
User dapat menampilkan laporan presensi ijin guru dan karyawan.
2. Kebutuhan Non Fungsional a. Kebutuhan Perangkat Keras ( Hardware ) Kebutuhan perangkat keras akan mendukung proses pembuatan program serta proses pemakaian program. Spesifikasi
minimal
perangkat
keras
yang
digunakan
untuk
mendukung sistem adalah sebagai berikut : a. Processor
: INTEL Pentium 4 3Ghz
b. Mainboard
: Mainboard Gigabyte 945 GCMX
c.
: 80 GB
Harddisk
d. Memory
: DDR 2 512 MB
e. VGA
: On Board
f.
: Advance 15”
Monitor
g. Mouse
: Logitec
h. Keyboard
: Logitec
i.
Magnetic Reader : MSR206 Series
b. Kebutuhan Perangkat Lunak Kebutuhan perangkat lunak digunakan untuk proses pembuatan program. Perangkat lunak yang digunakan adalah sebagai berikut : a. Microsoft Visual Basic 6.0 b. Microsoft SQL Server 2000 c.
Photoshop CS 3
c. Kebutuhan Brainware Kebutuhan
brainware
untuk
menggunakan
sistem
presensi
menggunakan magnetic reader ini minimal bisa mengoperasikan komputer. Guru dan karyawan SMA Negeri 1 Muntilan sebagian besar sudah bisa mengoperasikan komputer.
3.1.3
Perancangan Proses Perancangan proses akan digambarkan menggunakan physical model atau
pemodelan fisik dengan membuat flowchart system dan juga dengan logical model atau pemodelan logic dengan membuat diagram alir data ( DFD ) level 0, level 1 dan seterusnya.
1. Flowchart Sistem
Gambar 3.1 Flowchart Sistem
2. Data Flow Diagram ( DFD )
Gambar 3.2 DFD Level 0
Gambar 3.3 DFD Level 1
Gambar 3.4 DFD Level 2 ( Admin )
4.
PEMBAHASAN
4.1
Implementasi Implementasi merupakan tahapan akhir dari proses penerapan sistem baru yang
telah dibuat atau dikembangkan sebelumnya, dimana pada tahapan ini proses pengoperasian sistem yang baru tersebut dilakukan secara menyeluruh untuk menggantikan sistem yang lama. Dengan implementasi ini diharapkan sistem baru yang telah dikembangkan berjalan sesuai dengan harapan.
4.2
Manual program 1. Form Menu Utama
Gambar 4.1 Menu Utama
2. Form Data Golongan
Gambar 4.2 Data Golongan
3. Form Data Jabatan
Gambar 4.3 Data Jabatan
4. Form Data Karyawan
Gambar 4.4 Data Karyawan
5. Form Presensi
Gambar 4.5 Form Presensi
5.
KESIMPULAN Berdasarkan Penelitian didapatkan kesimpulan bahwa untuk merancang sebuah
sistem presensi guru dan karyawan SMA Negeri 1 Muntilan melalui beberapa tahapan yaitu identifikasi masalah, analisis, perancangan, pengujian dan pemeliharaan sistem. Sistem presensi yang dibangun dengan menggunakan Microsoft visual basic dan sql server
telah mampu memenuhi sistem untuk
melakukan proses presensi yang
terkomputerisasi dengan menggunakan magnetic reader. Sistem yang dibuat mempunyai beberapa kelebihan, yaitu : 1. Sistem mampu melakukan proses presensi dengan menggunakan kartu magnetic yang dapat mempermudah dan menghemat waktu presensi dan rekap presensi. 2. Sistem mampu melaporkan data presensi secara periodik sesuai dengan kebutuhan. Sedangkan kelemahan dari sistem adalah sebagai berikut : 1. Sistem presensi ini masih berupa stand alone. 2. Validasi dari aplikasi ini belum bisa menangani pengecekan kesalahan secara keseluruhan sehingga untuk beberapa proses masih diperlukan ketelitian dari user. 3. Hanya bisa dijalankan di satu platform, yaitu windows.
DAFTAR PUSTAKA
All Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Penerbit Andi. Kusrini, Koniyo Andi. 2007. Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi dan Akuntansi dengan Visual Basic dan Microsoft SQL Server. Yogyakarta: Penerbit Andi. Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta: Penerbit Andi. Wahyono Teguh. 2010. Membuat Sendiri Aplikasi Dengan Memanfaatkan Barcode, Jakarta : Penerbit Elex Media Komputindo Jogiyanto. 2005. Analisis dan Desain, Yogyakarta : Penerbit Andi S.Pressman, Roger. 2002. Rekayasa Perangkat Lunak, Yogyakarta : Penerbit Andi http://www.wikipedia.com http://www.bhineka.com http://www.indo-ware.com http://www.bi.go.id
