PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PRESENSI GURU DAN KARYAWAN PADA SMP NEGERI 1 PACITAN DENGAN MENGGUNAKAN BARCODE
TUGAS AKHIR Disusun dan Diajukan Untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh Gelar Ahli Madya Pada Jurusan Manajemen Informatika
disusun oleh Fauziah
07.02.6973
Lilik Purnawati 07.02.6988 Julia Primasari 07.02.7020
JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2010
1
2
3
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PRESENSI GURU DAN KARYAWAN PADA SMP NEGERI 1 PACITAN DENGAN MENGGUNAKAN BARCODE
SCHEME OF INFORMATION SYSTEM OF TEACHER AND EMPLOYEES ATTENDANCE LIST AT SMP NEGERI 1 PACITAN BY USING BARCODE
Fauziah Lilik Purnawati Julia Primasari Information Management STMIK AMIKOM Yogyakarta ABSTRACT
Science and technology always advancing dynamically, one of the many technological developments are the result of a computer. Computer as a tool for people who have such excess speed, accuracy, and efficiency in data processing as compared with manual systems. Processing data into information system is urgently needed from the advantages that exist on the computer. Computers have penetrated in various segments, both in the working world and education world that do not directly have created a very tight competition between the schools with each other. So that technological developments should also be followed by managers of education institutions. In educational institutions, always require a system for collecting, managing, storing, reviewing and distributing information. One is the presence of data processing teachers and employees, such as employee administration, finance or payroll, and so forth. Presence of data processing is one function of the activities of civil administration in providing services to teachers and employees, and meet every demand information, the presence of both the system administrator can always solve problems that occur, and can produce fast and accurate information. Keywords : Information, information systems presence
4
BAB I PENDAHULUAN
Ilmu pengetahuan dan teknologi selalu mengalami perkembangan secara dinamis, salah satu dari sekian banyak hasil perkembangan teknologi adalah komputer. Komputer sebagai alat bantu manusia yang memiliki kelebihan diantaranya kecepatan, keakuratan, serta keefisienan dalam pengolahan data dibandingkan dengan sistem manual. Pengolahan data menjadi sistem informasi inilah yang sangat dibutuhkan dari kelebihankelebihan yang ada pada komputer. Komputer sudah merambah dalam berbagai segmen, baik dalam dunia kerja maupun dunia pendidikan sehingga tidak secara langsung telah menciptakan persaingan yang sangat ketat antara sekolah yang satu dengan yang lainnya. Sehingga perkembangan teknologi juga harus diikuti oleh pengelola instansi pendidikan. Dalam institusi pendidikan, selalu membutuhkan sistem untuk mengumpulkan, mengelola, menyimpan, melihat kembali dan menyalurkan informasi. Komputer merupakan salah satu sarana yang dapat membantu kegiatan tersebut. Hasilnya sistem informasi berdasarkan komputer akan mempunyai nilai lebih daripada sistem yang diolah secara manual, seperti pada suatu organisasi yang memiliki jumlah data cukup banyak maka perlu penanganan khusus. Pengolahan data presensi merupakan salah satu fungsi dari kegiatan administrasi pegawai dalam memberikan pelayanan pada guru dan karyawan dan memenuhi setiap tuntutan informasi, pengelola sistem presensi yang baik senantiasa dapat mengatasi masalah yang terjadi, dan dapat menghasilkan informasi yang cepat dan akurat.
5
BAB II LANDASAN TEORI
2.1 KONSEP DASAR SISTEM 2.1.1 Pengertian Sistem Di dalam berbagai bidang ilmu istilah sistem sering dirangkai dengan kata yang akan membentuk suatu pengertian tentang tata cara atau prosedur. Dan menurut definisinya terdapat dua kelompok pendekatan, yaitu kelompok yang menekankan pada prosedur dan kelompok yang menekankan pada komponennya. Pendekatan pada prosedur mendefinisikan sebagai berikut: Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.1 Pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja dari prosedur lebih menekankan urutan - urutan operasi didalam sistem. Komponen - komponen atau subsistem - subsistem dalam suatu sistem tidak dapat berdiri sendiri-sendiri. 2.1.2 Karakteristik Sistem Suatu sistem mempunyai suatu karakteristik atau sifat-sifat tertentu antara lain: 1. Komponen-komponen sistem (components), suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling bekerja sama membentuk suatu kesatuan terintegrasi. 2. Batas sistem (boundary), merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. 3. Lingkungan luar (environments), adalah apapun diluar batas dari sisitem yang mempengaruhi operasi sistem. 4. Penghubung sistem (Interface), merupakan media penghubung antara suatu subsistem dengan subsistem lainnya. 5. Masukkan sistem (input), adalah energi yang dimasukkan kedalam sistem. 6. Keluaran (output) adalah hasil energi yang diolah dan dibagi menjadi keluaran yang berguna. 7. Pengolah sistem (process), suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu sendiri sebagai pengolahnya. 8. Sasaran sistem (objectives), suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran.
1
Jogiyanto HM., MBA., Akt., Ph.D. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi, Andi, Yogyakarta, hlm. 1.
6
2.1.3 Klasifikasi Sistem Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa pendapat, diantaranya sebagai berikut: 1. Sistem abstrak (abstract system) dan sistem fisik (physical system).. 2. Sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made system). 3. Sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilistic system). 4. Sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system).
2.2 KONSEP DASAR INFORMASI Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi sehingga informasi ini sangat penting dalam organisasi. Suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi
akan menjadi
luruh,
kerdil
dan
akhirinya
berakhir.
Dan
Jogiyanto
mendefinisikan informasi sebagai: Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.2 Sumber dari informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian adalah sesuatu yang terjadi pada saat tetentu. 2.2.1 Siklus Informasi Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat bercerita banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model untuk dihasilkan informasi, maka perlu diolah dengan melalui suatu model tertentu. Supaya dapat lebih berarti dapat berguna dalam bentuk informasi, maka perlu diolah dengan melalui suatu model tertentu. Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus ini oleh Burch disebut dengan siklus informasi (information cycle).
2
Jogiyanto, loc. Cit., hlm. 8
7
2.2.2 Kualitas Informasi Kualitas informasi terdiri dari lima kriteria yaitu informasi harus akurat, relevan, tepat waktu, lengkap, dan jelas. a. Akurat b. Relevan c. Tepat Waktu d. Lengkap e. Jelas 2.3 SISTEM INFORMASI Sistem informasi adalah suatu cara tertentu untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh organisasi untuk beroperasi dengan sukses dan dapat mendatangkan keuntungan. Sistem Informasi didefinisikan sebagai berikut : Sistem
informasi
adalah
suatu
sistem
di
dalam
suatu
organisasi
yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
3
Kesimpulan dari pendapat tersebut, sistem informasi adalah sistem buatan manusia yang berisi himpunan terintegrasi dari komponen-komponen komputerisasi yang bertujuan untuk mengumpulkan data, menyimpan data, dan menghasilkan informasi untuk pemakai. 2.4 SISTEM INFORMASI MANAJEMEN 2.4.1 Pengertian SIM SIM ( Sistem Informasi Manajemen ) didefinisikan sebagai berikut: SIM adalah sistem manusia atau mesin yang menyediakan informasi untuk mendukung operasi, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dari suatu organisasi.4 Secara umum Sistem Informasi Manajemen dapat diartikan sebagai kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi yang menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen dalam suatu organisasi. 2.5 BASIS DATA ( DATABASE ) 2.5.1 Pengertian Basis Data
3 4
Jogiyanto, loc. Cit., hlm 11 Jogiyanto, loc. Cit., hlm 14
8
Basis data adalah kumpulan data terhubung yang disimpan secara bersamasama pada suatu media tanpa diperlukan kerangkapan data dengan cara-cara tertentu, sehingga memudahkan untuk ditampilkan kembali, dapat digunakan untuk satu atau lebih program aplikasi secara optimal dan data dapat disimpan tanpa mengalami ketergantungan pada program yang akan menggunakannya serta disimpan sedemikian rupa sehingga penambahan, pengambilan dan modifikasi data dapat dilakukan dengan mudah dan terkontrol. 2.5.2 Model Data Berdasarkan konsep pembuatan deskripsi struktur basis data, model basis data dapat dibedakan menjadi 3 yaitu : 1. Model data Konseptual atau Tingkat Tinggi (High Level) 2. Model data Physical atau Tingkat Rendah (Low Level) 3. Model Data Implementasi (Representational) 2.5.3 Tujuan Sistem Basis Data Tujuan dari penggunaan basis data antara lain digunakan untuk memudahkan dan kecepatan dalam pengambilan kembali data atau arsip. 2.6 SISTEM PENGOLAHAN DATA 2.6.1 Definisi Sistem Pengolahan Data Adapun pengertian pengolahan data adalah suatu proses merubah event tanpa nilai apapun kemudian dilakukan suatu kegiatan sehingga event tersebut dapat memberikan suatu yang berharga bagi suatu organisasi. Sehingga organisasi tersebut dapat mengambil suatu keputusan yang berarti. Pengolahan data terdiri dari tiga langkah utama, antara lain input, proses, dan output. 2.6.2 Pengolahan Data Presensi Pengolahan data presensi digunakan untuk memecahkan masalah penyediaan informasi presensi, pelayanan informasi presensi untuk pimpinan dan pembuatan laporan untuk pimpinan. Adapun pengertian pengolahan data presensi adalah suatu proses kegiatan pencatatan terhadap setiap presensi dengan tujuan untuk mengetahui data dan laporan berkaitan dengan presensi masuknya karyawan, presensi pulangnya karyawan, dan bentuk transaksi yang dilakukan pada kurun waktu tertentu. Tujuan dari pengolahan data presensi adalah agar dapat diketahui data dan informasi yang berkaitan dengan informasi presensi bulanan.
9
Didalam sistem informasi data presensi guru dan karyawan dilakukan beberapa operasi data antara lain: 1. Pencatatan (Capturing) 2. Pemeriksaan (Verifying) 3. Penggolongan (Classifying) 4. Penyusunan (Penyortiran) 5. Penyimpanan 2.7 Teknik Normalisasi Normalisasi merupakan cara pendekatan lain dalam membangun desain logic basis data relasional yang tidak secara langsung berkaitan dengan model data, tetapi dengan menerapkan sejumlah aturan dan kriteria standard untuk menghasilkan struktur tabel yang normal. Bentuk-bentuk normalisasi adalah:
2.7.1 Bentuk Normal Bentuk normal adalah suatu aturan yang dikenakan pada relasi-relasi dalam basis data dan harus dipenuhi oleh relasi-relasi tersebut pada level-level normalisasi. 2.7.2 Bentuk Normal Pertama Bentuk ini sangat sederhana. Aturannya, sebuah tabel tidak boleh mengandung kelompok yang berulang. 2.7.3 Bentuk Normal Kedua Aturan normalisasi yang kedua menyebutkan bahwa setiap field yang tidak bergantung penuh pada kunci primer harus dipindahkan ke tabel lain. 2.7.4 Bentuk Normal Ketiga Aturan normalisasi yang ketiga menyebutkan bahwa suatu relasi dikatakan dalam bentuk normal ketiga jika berada dalam bentuk normal dan setiap atribut kunci, tidak memiliki dependensi transitif terhadap kunci primer. 2.7.5 Bentuk Normal BCNF Mendefinisikan bahwa suatu relasi memenuhi bentuk normal Boyce Codd jika dan hanya jika semua penentu (determinan) adalah kunci kandidat (atribut yang bersifat unik). 2.8 Konsep Dasar Barcode Bar coding adalah sebuah bentuk artificial identifier. Barcode merupakan sebuah kode mesin yang dapat dibaca. Barcode terdiri dari sebuah bentuk bar dan spasi (hitam
10
dan
putih)
dalam
rasio
yang
didefinisikan
yang
mempresentasikan
karakter
alphanumerik. Kode baris digambarkan dalam bentuk baris hitam tebal dan tipis yang disusun berderet sejajar horisontal. Untuk membantu pembacaan secara manual dicantumkan juga angka-angka di bawah kode baris tersebut. Angka-angka tersebut tidak mendasari pola kode baris yang tercantum. Ukuran dari kode baris tersebut dapat diperbesar maupun diperkecil dari ukuran nominalnya tanpa tergantung dari mesin yang membaca. (Mardiana, 1996). Alat yang digunakan untuk membaca barcode adalah barcode scanner. Penggunaan barcode scanner sangat mudah sehingga pengguna (operator) hanya memerlukan sedikit latihan. Barcode scanner dapat membaca informasi/data dengan kecepatan yang jauh lebih tinggi daripada mengetikkan data dan barcode scanner memiliki tingkat ketelitian yang lebih tinggi. (Galbiati, Jr., 1990). 2.9 Perangkat Lunak yang Digunakan Perangkat lunak yang digunakan dalam suatu sistem komputer adalah prosesproses yang berfungsi menjalankan perangkat kerasnya dengan berbagai perintah, diantaranya adalah bahasa pemrograman, sistem operasi dan aplikasinya. 2.9.1 Sistem Operasi Sistem Operasi diperlukan untuk mengaktifkan seluruh peralatan yang ada dalam komputer termasuk software aplikasi yang ada. Dalam hal ini sistem operasi yang digunakan adalah sistem operasi windows. Dalam menjalankan software yang akan dirancang, setidaknya diperlukan sistem operasi Windows 98 keatas. Hal ini dikarenakan bentuk -bentuk dari program yang dibuat, secara tidak langsung mengakses dari bentuk dan tampilan program-program yang ada pada sistem operasi Windows tersebut. 2.9.2 Mengenal Visual Basic 6.0 Microsoft Visual Basic 6.0 merupakan bahasa pemrograman yang digunakan untuk membuat aplikasi windows yang berbasis grafis, yang merupakan event drive programming (Pemrograman terkendali
kejadian). Hal
tersebut
mengandung
pengertian bahwa program akan menunggu sampai ada respons dari user / pemakai berupa (event) kejadian tertentu. a. Sejarah Visual Basic 6.0 Visual basic atau yang lebih dikenal dengan VB adalah sebuah bahasa pemrograman komputer dan merupakan sebuah pengembangan terakhir dari bahasa BASIC. Selain itu VB juga sering disebut sebagai sarana (tool) untuk menghasilkan program - program aplikasi berbasis windows.
11
b. Mengenal IDE Visual Basic 6.0 Visual Basic IDE (Interface Development Environment) adalah tampilan antarmuka program dengan pengguna yang sudah bersifat GUI (Griphical User Interface), menyajikan banyak kemudahan bagi para programmer untuk membuat aplikasi. c. Kelebihan Visual Basic 6.0 1. Menggunakan platform pembuatan program yang diberi nama Developer Studio yang memiliki tampilan dan sarana yang sama dengan Visual C++. 2. Memiliki compiler handal yang dapat menghasilkan file executable yang lebih cepat dan lebih efisien dari sebelumnya. 3. Memiliki tambahan sarana wizard yang baru. Wizard adalah sarana yang mempermudah pembuatan aplikasi dengan mengotomisasi tugas-tugas tertentu. 4. Tambahan kontrol-kontrol baru yang lebih canggih serta peningkatan kaidah struktur bahasa Visual Basic. 5. Sarana akses yang lebih cepat dan handal untuk membuat aplikasi database yang berkemampuan tinggi. 6. Visual Basic memiliki beberapa versi yang disesuaikan dengan kebutuhan pemakai. 2.9.3 Mengenal SQL Server 2000 Microsoft SQL Server 2000 adalah perangkat lunak Relation Database Management System (RDBMS) yang handal. Microsoft SQL Server 2000 ini merupakan salah satu software pengolah database yang berjalan dibawah sistem windows, karena disamping Microsoft SQL Server 2000, masih banyak softwaresoftware pengolah data lainnya yang dapat kita temukan. Microsoft SQL Server 2000 secara otomatis akan menginstal enam dari database utama yaitu, Master, Model, temp, Pubs, Nortwind, Msdb. Berikut penjelasan masing-masing database: 1) Master 2) Model 3) Temp 4) Pubs 5) Nortwind 6) Msdb 2.9.3.1 Fasilitas-fasilitas penting SQL Server 2000
12
1) SQL Server Profiler 2) SQL Service Manager 3) SQL Query Analyzer 2.9.3.2 Dasar-dasar SQL ( Structure Query Language) SQL Server 2000 menyediakan banyak perintah dari fungsi SQL yang bisa langsung digunakan sehingga akan mempermudah bagi user untuk memakainya. Perintah-perintah yang disediakan oleh SQL Server 2000 adalah: Select Insert Delete Update Create Table Create View Create Procedure 2.9.3.3 Komponen SQL Server 2000 1. Database 2. Table 3. Data Diagram 4. Indeks 5. View 6. Store Procedure 7. Trigger
13
BAB III TINJAUAN UMUM
3.1 SEJARAH SINGKAT SMP NEGERI 1 PACITAN SMP Negeri 1 pacitan merupakan sekolah negeri tertua di Kabupaten Pacitan. Sekolah ini berdiri pada tanggal 5 September 1946. Soeratno merupakan orang yang pertama kali menjabat sebagai kepala sekolah, beliau menjabat pada tahun 1959 sampai tahun 1974. Setelah masa jabatannya berakhir beliau digantikan oleh Soepangat,BA pada tahun 1974 sampai tahun 1981. Tahun 1981 Soedarjadi menggantikan Soepangat,BA sampai tahun 1989. Kemudian pada tahun 1989 sampai tahun 1994, Hadi Sujono menjabat sebagai Kepala Sekolah dan digantikan oleh Ramdani pada tahun 1994. Ramdani menjabat sebagai Kepala Sekolah sampai tahun 1996 dan di tahun yang sama dengan berakhirnya jabatan Ramdani, Tukilal Iro Subekti,BA menjabat sebagai Kepala
Sekolah
sampai
tahun
2002
yang
kemudian
digantikan
oleh
Drs.
Sutrisno,S.Pd,M.Pd sampai tahun 2010. 3.2 VISI dan MISI SMP NEGERI 1 PACITAN 1. Visi Sekolah Unggul dalam mutu akademik, olahraga, dan seni berdasarkan iman dan taqwa kepada Tuhan YME. 2. Misi Sekolah a. Melaksanakan pembelajaran dan bimbingan secara efektif sehingga siswa berkembang optimal dengan potensi yang dimiliki. b. Menumbuhkan semangat keunggulan secara efektif kepada seluruh warga sekolah. c. Mendorong dan membantu siswa untuk mengenali potensi dirinya sehingga dapat berkembang optimal. d. Menumbuhkan penghayatan terhadap ajaran agama yang dianut dan juga budaya bangsa sehingga menjadi sumber kearifan dalam bertindak.
14
BAB IV PERANCANGAN SISTEM DAN IMPLEMENTASI
4.1 PERANCANGAN SISTEM SECARA UMUM Model dari sistem informasi yang diusulkan akan disajikan dalam dua bentuk, yang pertama yaitu physical model, bentuk ini digambarkan dengan bagan alir system (sistem flowchart) yang akan menunjukkan pada user bagaimana nantinya sistem yang akan diusulkan bekerja secara fisik. Dan bentu kedua adalah logical model, model ini akan menggambarkan dengan diagram arus data (data flow diagram) yang akan menjelaskan kepada user bagaimana nantinya fungsi-fungsi dari sistem informasi yang diusulkan secara logika akan bekerja. 4.1.1 Flowchart yang diusulkan Flowchart merupakan diagram alir yang menggambarkan suatu system logika komputer yang digunakan untuk poses pengolahan data serta hubungan antar peralatan tersebut, untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas presensi. 4.2 IMPLEMENTASI SISTEM 4.2.1 Pengertian Implementasi Sistem Implementasi sistem adalah tahap meletakkan sistem supaya siap dioperasikan. Tahap ini merupakan langkah awal untuk menentukan jangka waktu yang diperlukan dalam implementasi. 4.2.2
Kegiatan Implementasi Sistem
Dalam menjalankan kegiatan implementasi, perlu dilakukan beberapa hal sebagai berikut: 1.Testing Dalam melakukan testing ada dua, yaitu pengetesan program dan pengetesan sistem. Penjelasannya adalah sebagai berikut : a. Pengetesan program Pengetesan program dilakukan agar diketahui apakah program telah bebas dari kesalahan – kesalahan yang timbul dalam penulisan pada waktu program tersebut dijalankan. Kesalahan Logika ( Logical Error ) b. Pengetesan Sistem Pengetesan sistem dilakukan untuk memeriksa komponen sistem yang akan diimplementasikan. Tujuan utama dari pengetesan sistem ini adalah untuk memastikan bahwa elemen-elemen atau komponen- komponen dari sistem telah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan.
15
1) Pengetesan Terhadap Presensi Melakukan tes terhadap presensi guru dan karyawan berdasarkan kode pegawai. Apabila belum terdaftar maka akan muncul pesan kesalahan. 2) Pengetesan Terhadap Seluruh Item Input Data Melakukan tes terhadap seluruh komponen input data meliputi uji terhadap kemampuan kolom pengisian terhadap jenis- jenis data yang dimasukkan, komponen input yang diuji antara lain komponen input data pegawai. Pengetesan data dilakukan menggunakan dua data pegawai yang PNS dan NON PNS yang digunakan untuk memastikan apakah data tersebut dapat digunakan untuk penginputan data atau tidak. Selain itu kelemahan program aplikasi tersebut diantisipasi dengan memperbaiki listing program maupun database program jika terjadi error. Hal ini dapat dilihat jika terjadi kesalahan pada saat data dimasukkan apakah data dapat dibaca dan tersimpan dalam database atau akan muncul peringatan data error. Jika terjadi hal tersebut maka program akan disempurnakan dengan memperhatikan listing program. c. Melakukan Kegiatan Implementasi Kegiatan implementasi dilakukan dengan dasar kegiatan yang tidak direncanakan dalam rencana implementasi sistem. Kegiatan dalam tahap ini adalah sebagai berikut : a. Pemilihan dan Pelatihan Personil Pelatihan personil pada sistem yang baru bisa dilakukan dengan tiga cara, yaitu: 1) Procedure training ( pelatihan prosedur ), yaitu pelatihan yang dilakukan dengan menyediakan prosedur tertulis kepada personil yang akan dilatih 2) Tutorial training (pelatihan tutorial), yaitu pelatihan yang dilakukan secara tatap muka dengan memberikan bimbingan langsung terhadap personil. 3) On the job training (pelatihan langsung dengan pekerjaan), yaitu bimbingan atau latihan langsung kepada personil yang terpilih tentang apa dan bagaimna yang harus dikerjakan pada sistem dan bagaimana mengoperasikan system pada situasi kerja yang sebenarnya. b. Instalasi Program
16
Program dalam hal ini adalah program aplikasi hasil pengkodean yang merupakan sebuah sistem yang baru, yaitu Sistem Presensi Karyawan yang akan
ditempatkan
pada
system
komputer
dengan
cara
instalasi
menggunakan CD yang telah diisi dengan program aplikasi tersebut. Adapun cara penginstalannya adalah sebagai berikut : 1) Masukkan CD Program kedalam CD ROM pada
computer yang
akan diinstal program. 2) Jalankan file setup exe Sistem Presensi Guru dan Karyawan yang ada pada CD dengan men-double klik atau klik kanan lalu open file setup exe tersebut. c. Konversi Sistem Proses konversi system merupakan proses untuk meletakkan system baru supaya siap untuk dapat digunakan. Berdasarkan metode konversi maka yang akan diterapkan
pada Sistem Presensi Guru dan Karyawan
pada SMP Negeri 1 Pacitan berupa konversi parallel yaitu dilakukan dengan mengoperasikan sistem yang baru bersama-sama dengan system yang lama selama periode waktu tertentu. Tujuan sistem ini dioperasikan secara bersama-sama adalah untuk meyakinkan apakah benar system yang baru lebih baik dengan system yang lama dengan berdasarkan pada. 1) Sistem yang baru diterapkan secara paralel atau mengoperasikan system yang baru bersama-sama dengan system yang lama dengan masa percobaan kira-kira selama 3 minggu. 2) Selama kira-kira jangka waktu 3 minggu system baru beroperasi pihak perusahaan memperhatikan apakah system yang dibangun tersebut dapat
mendukung
dalam
meningkatkan
manajemennya
untuk
mencapai tujuan atau tidak. 3) Untuk meyakinkan bahwa system baru telah dapat beroperasi dengan baik sebelum system lama dihentikan alasannya adalah jika system yang baru gagal, maka system yang lama tetap beroperasi. d. Pemeliharaan Sistem Pemeliharaan sistem sangatlah penting bagi pengguna system. Karena seringkali penggunaan sistem menjadi tidak aman karena alasan-alasan seperti: 1) Sistem terinfeksi malware aktif 2) Sistem berkas corrupt 3) Perangkat keras melemah
17
Untuk mencegah hal-hal tersebut, digunakanlah mOS
(maintenance
Operating System) yang berfungsi untuk : 1) Manajemen Malware yang aktif 2) Pemulihan data (recovery) dan perhatikan system berkas. 3) Diagnosa perangkat keras mOS tidak menulis ke disk atau menjalankan kode apapun dari disk, memiliki akses langsung ke perangkat keras dan hanya membutuhkan sedikit bagian dari perangkat keras untuk bekerja dengan sempurna. Selain dengan mOS, kita juga dapat memelihara system dengan cara-cara yang sederhana seperti: 1) Jangan pernah mematikan power sampai system benar-benar sudah shutdown. 2) Buatlah backup data-data yang penting 3) Lakukan defragment setidaknya sebulan sekali 4) Sisakan sedikit space kosong di partisi tempat system operasi berada. 5) Gunakan firewall jika anda terkoneksi dengan jaringan. 6) Lakukan pengecekan virus secara rutin.
18
BAB V PENUTUP
5.1 KESIMPULAN Dari penelitian yang penulis lakukan dapat dilihat bahwa pengolahan data presensi untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan dengan menggunakan sistem manual tidak efektif dan efisien. Sedangkan penggunaan sistem yang baru dengan berbasis komputer khususnya dengan software aplikasi Microsoft Visual Basic 6.0 dapat menghasilkan informasi yang berkualitas dan dapat membantu dalam proses pengambilan keputusan. Karena sistem terkomputerisasi mempunyai banyak keuntungan terutama dalam hal pengolahan data. 5.2 SARAN 1) Untuk menghindari kesalahan dan kurang efektifnya penanganan terhadap data yang ada selayaknya pengolahan data presensi di SMP Negeri 1 Pacitan dirubah sebagaimana data yang diusulkan penulis 2) Pemanfaatan media computer sebagai jembatan arus informasi dan pendukung kemajuan teknologi sudah seharusnya diterapkan pada semua bagian yang selama ini masih menggunakan cara kerja yang manual. 3) Program pengolahan data presensi yang telah dirancang oleh penulis dalam satu paket program khusus dengan menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic 6.0 dapat menjadi informasi di masa sekarang dan masa yang akan datang. 4) Sistem yang baru ini juga akan memudahkan bagian presensi dalam membuat laporan yaitu sesuai dengan kebutuhan manajemen yang diterapkan oleh SMP Negeri 1 Pacitan. 5) Penerapan sistem baru yang akan berjalan sesuai yang diinginkan apabila pihak yang terlihat didalamnya dapat mendukung penerapan sistem baru.
19
DAFTAR PUSTAKA
Al Fatta,Hanif.2007.Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern.ANDI:Yogyakarta Arief,M Rudyanto.2006.Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000.ANDI:Yogyakarta Indriyana,Indah.2002.Panduan TA:Membuat Aplikasi Penggajian Karyawan dengan Visual Basic 6.0.AlifMedia:Yogyakarta Jogiyanto,HM.1995.Analisis & Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis:ANDI:Yogyakarta Mega PD S.Kom,Winda.”Modul Praktikum Pemrograman Basis Data/Pemrograman Basis Data”.STMIK AMIKOM Yogyakarta Sunyoto,Andi.2007.Pemrograman
Database
dengan
Visual
Basic
dan
Microsoft
SQL.ANDI:Yogyakarta Wahyono,Teguh.2010.Membuat Sendiri Aplikasi dengan Memanfaatkan BARCODE.Elex Media Komputindo:Jakarta MADCOMS.2002.Seri Panduan Pemrograman: Database Visual Basic dengan Crystal Reports.ANDI:Yogyakarta
