ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PRESENSI GURU DAN KARYAWAN PADA SMK AL-FALAH SUMBERDADI KEBUMEN MENGGUNAKAN BARCODE
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh Ahmad Sururi Ngafif 10.22.1217
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2011
i
ii
ANALYSIS AND DESIGN OF PRESENCE INFORMATION SYSTEMS TEACHER AND EMPLOYES IN SMK AL-FALAH SUMBERDADI KEBUMEN USING BARCODE ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PRESENSI GURU DAN KARYAWAN PADA SMK AL-FALAH SUMBERDADI KEBUMEN MENGGUNKAN BARCODE Ahmad Sururi Ngafif Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
As long as time passing, the improvement of technology also increasingly right now. It signed with more user that using internet. Almost of class of society had used internet access. In order to its not a surprise thing again if in this time a little kid can understand what’s the internet means and use it too. So, in this stuff, a knowledge about ICT is really a need, not amazed if in the schools there is a learn about Information Technology this time. And that’s why a competent teacher in information technology is really need. Presence of data procesing is one funcition of the activities of civil administration in providing services to techer and employes and meet every demand informationthe presence of both the system administrator can always solve problems that occur,and can produce fast and accurate information. With this new system expecting more effective and efficiant so that can support needed information to institute go toi school and also can give maximum benefit and also maxing of report.Will be more on schedule and mistake storey level become smaller because always happened corection of data each shares Key word : system analyst,data student,data teacher
iii
DAFTAR ISI
Persetujuan Naskah Publikasi ............................................................................................ ii Abstract ............................................................................................................................... iii Daftar Isi ............................................................................................................................. iv BAB I PENDAHULUAN ....................................................................................................... 1 BAB II LANDASAN TEORI.................................................................................................. 1 2.1 Konsep Dasar Sistem ........................................................................................... 1 2.2 Konsep Dasar Informasi ....................................................................................... 1 2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi ........................................................................... 2 2.4 Konsep Dasar Sistem Informasi Presensi ............................................................ 2 2.5 Konsep Dasar Basis Data .................................................................................... 2 2.6 Sistem Perangkat Lunak ..................................................................................... 3 2.7 Micrisoft Visual Basic 6.0 ..................................................................................... 3 2.8 Micrisoft SQL Server 2000 ................................................................................... 3 BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ........................................................... 3 3.1 Sejarah SMK AL-Falah Sumberdadi ................................................................... 4 3.2 Visi dan Misi ......................................................................................................... 4 3.3 Flowchart sistem yang sedang berjalan .........................................................
4
3.4 Analisa Sistem ................................................................................................
4
3.5 Analisis PIECES .............................................................................................
5
3.6 Analisis Biaya Manfaat ...................................................................................
5
3.7 Analisis Kelayakan..........................................................................................
5
3.8 Perancangan Sistem ......................................................................................
5
BAB 4. IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN .................................................................. 5 4.1 Implementasi ......................................................................................................... 5 4.2 Uji Coba Sistem Program ...................................................................................... 6 4.3 Manual Program .................................................................................................... 6 4.4 Manual Instalasi .................................................................................................... 7 4.5 Pemeliharaan Sistem ............................................................................................ 7 BAB 5. PENUTUP ............................................................................................................... 8 DAFTAR PUSTAKA
iv
1. Pendahuluan
Sistem informasi berbasis komputer kini menjadi suatu hal yang primer bagi kebutuhan pemenuhan kebutuhan informasi. Banyak bidang yang telah memanfaatkan sistem informasi berbasis komputer sebagai sarana untuk mempermudah pekerjaan. Mulai dari kalangan pebisnis sampai dengan kalangan akademisi atau pendidikan memanfaatkan komputer sebagai alat bantu untuk mempermudah pekerjaan. Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi memicu banyak kalangan untuk mencari alternatif pemecahan masalah di bidang teknologi sistem informasi. Penggunaan komputer sebagai alat bantu penyelesaian pekerjaan di bidang teknologi sistem informasi kian marak dan berkembang di segala bidang. Komputer dirasa memiliki banyak keunggulan, alasannya komputer dapat diprogram sehingga dapat disesuaikan dengan keinginan pemakainya. 2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem
Masukan sistem merupakan energi yang dimasukkan ke dalam suatu sistem yang dapat berupa maintenance input dan signal input. Maintenance input merupakan masukkan yang berupa perawatan agar sistem tersebut dapat beroperasi. Sedangkan signal input merupakan energi yang diproses agar dapat menghasilkan keluara Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Elemen-elemen tersebut dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan dapat mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. 2.2 Konsep Dasar Informasi Nilai dari informasi (value of information) ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Namun yang perlu diperhatikan adalah informasi yang digunakan didalam suatu sistem informasi umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan. Sehingga tidak memungkinkan dan sulit untuk menghubungkan suatu
bagian
informasi
pada
suatu
masalah
tertentu
dengan
biaya
untuk
memperolehnya, karena sebagian besar informasi dinikmati tidak hanya oleh satu pihak di dalam perusahaan. Selanjutnya sebagian besar informasi tidak dapat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya.
1
2.3 Konsep Dasar Sistem informasi Sebuah sistem informasi merupakan kumpulan dari perangkat keras dan perangkat keras komputer serta perangkat manusia yang akan mengolah data menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak tersebut.Sistem informasi adalah suatu sistem yang di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang di perlukan Burch dan Gary Grunndnitski mengemukakan bahwa sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebutnya dengan istilah blok bangunan (building block), yaitu block teknologi (technology block), blok basis data (database block) dan blok kendali (control blok) sebagai suatu sistem, keenam blok tersebut masing-masing saling berinteraksi satu dengan yang lainya membentuk suatu kestuan untuk mencapai tujuan . 2.4 Konsep Dasar Sistem Informsi Presensi Data adalah deskripsi tentang benda, kejadian, aktifitas, dan transaksi yang tidak mempunyai makna atau berpengaruh secara langsung kepada pemakai. Data sering disebut sebagai bahan mentah informasi, melalui suatu proses transformasi,data di buat menjadi bermakana. Data dapat berupa nilai yang terformat text, citra, audio, dan video. Pengertian data menurut Prof.Dr. M.Suyanto,MM dalam bukunya pengolahan data elektronik sebagai berikut : data merupakan bahan yang akan di olah baik berupa angkaangka, huruf-huruf, rata-rata, simbol-siimbol, yang menunjukan suatu situasi, dan lain-lain yang bersifat sendiri. Dari pengertian di atas maka pengolahan data presensi adalah suatu proses kegiatan pencatatan terhadap setiap presensi dengan tujuan untuk mengetahui data dan laporan berkaitan dengan presensi masuknya karyawan,presensi pulangnya karyawan, dan bentuk transaksi yang di lakukan pada kurun waktu tertentu, tujuan dari pengolahan data presensi adalah agar dapat di ketahuai data dan informasi yang berkaitan dengan informasi presensi bulanan. 2.5 Konsep Dasar Basis Data Basis Data adalah kumpulan data yang saling berelasi. Data sendiri merupakan obyek, orang dan lain-lain yang dinyatakan dengan nilai (angka, karakter, atau simbol). Basis Data dapat didefinisikan himpunan kelompok data yang saling berhubungan yang diorganisasi sedemikian rupa sehingga kelak dapat dimanfatkan dengan cepat dan mudah.
2
2.6
Sistem Perangkat Lunak Dalam pembuatan aplikasi pengolahan data laporan hasil belajar siswa ini, penulis
menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic 6.0 dan database SQL Server 2000. Visual Basic 6.0 adalah salah satu bahasa pemrograman yang menggunakan bahasa visual dan bekerja pada sistem operasi windows. Menggunakan bahasa visual akan mempermudah programmer dalam proses pembuatan software. 2.7 Microsoft Visual Basic 6.0 Pada tahun 1997 Visual Basic 5.0 dirilis. Perangkat lunak ini mendukung standar COM Microsoft dan memungkinkan pembuatan control ActiveX. Versi ini menjadi terobosan nyata karena sekarang para user bisa membuat
control dan DDL (Data
Definition Language) mereka sendiri mengunakan Visual Basic, yang sebelumnya tidak bisa. Visual Basic 6.0 dirilis tahun 1998 kerena kebutuhan para pengembang, versi Visual Basic ini membuat metode baru yang telah ditingkatkan untuk berinteraksi dengan SQL Server.Ini termasuk akses data yang telah ditingkatkan, tool dan control baru untuk dipakai bersama database (seperi ADO Data Contol), fitur internet yang telah ditingkatkan(seperti kelas web) dan sejumlah wizard baru.
2.8 Microsoft SQL Server 2000 SQL Server
diawali dari kerjasama antara Microsoft dan Sybase. Pada saat itu
Microsoft bermitra dengan IBM pada sebuah sistem operasi baru yang disebut OS/2.Mereka menginginkan sebuah database yang juga bisa dijalankan pada OS/2 sehingga mereka bermitra dengan Sybase untuk menyertakan produk DataServer mereka yang berbasis UNIX ke OS/2 untuk mendapatkan pengakuan dan pangsa pasar , Microsoft juga bermitra dengan Asthon-Thate, yang memiliki mayoritas pasar database dengan produk database mereka. Sampai saat akhirnya dirilis versi terbaru dan terbesar yaitu SQL Server 2000, pada versi ini Microsoft juga mengeluarkan edisi khusus yang mendukung penggunaan 64 bit
3. Analisis dan Perancangan Sistem 3.1 Sejarah SMK AL-Falah Sumberdadi Berawal dari keinginan menyatukan
unsur IPTEK
mendirikan sebuah lembaga pendidikan formal yang
dan IMTAQ , maka
Somalangu Sumberadi Kebumen disekitar
lingkungan
membebaskan
Pondok Pesantren sebidang tanah
Pondok Pesantren. Tepatnya
3
di Jalan
AL- FALAH
seluas 283 M
Ponpes
2
Al- Falah
Somalangu sebidang
Desa Sumberadi, Kecamatan Kebumen, Kabupaten Kebumen. Diatas tanah
inilah
kemudian
didirikan
lembaga pendidikan
formal
yang
menyatukan unsur IPTEK Dan IMTAQ sebagai sarana belajar masyarakat sekitar sekaligus sebagai pusat kegiatan pendidikan dengan program pendidikan rutin yang dilaksanakan setiap hari pada pagi hari. 3.2 Visi dan Misi ”Unggul dalam prestasi berlandaskan imtaq dan budi pekerti yang luhur” 3.3
Flowchart Sistem Presensi Yang Sedang Berjalan Flowchart sistem yang sedang berjalan adalah sistem yang berjalan di SMK AL-
Falah Sumberdadi pada saat ini. Flowchart sistem merupakan logika yang digunakan untuk menggambarkan sistem secara fisik yang menunjukkan arus dari sauatu prosedur dari dalam program. Flowchart sistem digambarkan sebagai berikut :
3.4 Analisis Sistem Tahap analisis sistem dilakukan setelah tahap perancanaan sistem dan sebelum tahap desain sistem. Analisis sistem (system analysis) adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian atau komponen-komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahanpermasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikanperbaikannya.
4
3.5 Analisis PIECES Analisis PIECES digunakan sebagai alat ukur untuk menentukan sistem baru apakah layak digunakan atau tidak, karena enam aspek PIECES harus mengalami peningkatan ukuran yang lebih baik dari sistem lama.
3.6 Analisis Biaya Manfaat Pengembangan suatu sistem merupakan suatu investasi seperti halnya investasi proyek lainnya. Investasi berarti dikeluarkannya sumber-sumber daya untuk mendapatkan manfaat dimasa mendatang. Sebagai penerapan sistem baru ini adalah pengurangan biaya operasi dan peningkatan citra instansi yang dapat dilihat dari manfaat dan biaya. Manfaat diklasifikasikan dalam bentuk keuntungan berwujud atau tangibel cost dan keuntungan tak berwujud atau intangible benefits.
3.7 Analisis Kelayakan Analisis kelayakan merupakan proses yang mempelajari atau menganalisa permasalahan yang telah ditentukan sesuai dengan tujuan akhir yang akan dicapai. Tujuan dari analisis kelayakan adalah untuk menguji apakah sistem baru yang akan di terapkan sebagai pengembangan dari sistem lama layak dipakai atau tidak. Dalam tahap ini diperlukan pertimbangan ketika menentukan seberapa banyak keuntungan yang didapat dan biaya yang diperlukan dari sistem tersebut.
3.8 Perancanagan Sistem Tujuan dari perancangan sistem secara umum adalah untuk memberikan gambaran secara umum kepada user atau pengguna tentang sistem yang baru atau sistem yang diusulkan. Perancangan sistem secara umum mengidentifkasikan komponen-komponen sistem informasi yang akan didesain secara rinci
4. Implementasi dan Pembahasan 4.1 Implementasi Implementasi merupakan tahapan setelah melakukan analisis dan perancangan sistem pada siklus rekayasa perangkat lunak dimana aplikasi siap dioperasikan pada keadaan yang sebenarnya sehingga dari sini akan diketahui apakah program atau aplikasi atau sistem yang telah dibuat benar-benar dapat menghasilkan keluaran yang sesuai dengan tujuan yang diinginkan.
5
4.2 Uji Coba Sistem Program Pengujian dengan
white-box testing adalah pengujian dengan menggunakan
struktur control procedural untuk memperoleh test case. Pengujian white box testing berdasarkan pada pengamatan terhadap detail procedural. Contoh pengujian dengan metode white box teeting dilakukan pada procedural simpan nilai seperti gambar dibawah ini.
Dim rspegawai As New ADODB.Recordset Dim rskeluar As New ADODB.Recordset Dim rsijin As New ADODB.Recordset Dim rsjumlah As New ADODB.Recordset Dim hapus As String Dim waktumulai As Variant Dim waktuselesai As Variant Dim intmint As String 'Menggagalkan presensi Private Sub Cmdgagal_Click() If Adodc1.Recordset.BOF Or Adodc1.Recordset.EOF Then MsgBox "maaf data record kosong,gagal melakukan penghapusan gagal", vbInformation, "Record data" Else pesan = MsgBox("Apakah anda yakin ingin menghapus data ?", vbYesNo + vbQuestion, "konfirmasi")
4.3 Manual Program Manual
program
merupakan
petunjuk
bagi
pengguna
bagaimana
mengoperasikan program sehingga nantinya tujuan pembuatan program dapat tercapai.
6
4.3.1
Menu Utama
Menu utama adalah menu utama sistem informasi presensi yang menampilkan menu - menu dalam sistem. Untuk mengaksesnya adalah mengklik shortcut pada layar monitor anda.
4.4 Manual Instalasi File shortcut presensi.exe di menu windows anda, File setup sql server diinstal pilih next program akan menentukan tempat instalasi. Pilih semua menu yang ada di SQL Server kemudian pilih instal. Program akan terinstal. 4.5 Pemeliharaan Sistem Walaupun telah didesain, dibangun dan diuji coba, sistem atau aplikasi bisa mengalami error atau bug yang tidak bisa dihindari. Bug bisa disebabkan oleh beberapa hal antara lain : a. Kebutuhan sistem yang kurang divalidasi. b. Kebutuhan sistem yang kurang dikomunikasikan. c.
Kebutuhan sistem yang disalahtafsirkan.
d. Kesalahan dalam mendesain dan mengimplementasikan kebutuhan sistem.
7
5. Penutup Dari hasil penelitian sampai pembuatan software aplikasi penjurusan kelas penulis menyimpulkan bahwa : 1. Dengan sistem informasi ini, Bagian tata usaha tidak dipusingkan dengan angka - angka penghitungan lagi. 2. Dapat
menghemat
waktu
pencatatan
untuk
pencatatan
laporan
presensi,pemasukan data prsensi maupun data guru dan karyawan 3. Hasil laporan pesensi bulanan dapat di peroleh tepat waktu 4. Dapat meninjau data yang sedang di proses atau data yang sudah lama dievaluasi dari komputer ataupun dari kertas 5. Tampilan dapat dimengerti oleh pemakai 6. Miningkatkan kinerja dalam rangka pelayanan dan penyelesaian tugas dengan baik 7. Dapat menyajikan informasi presensi secara cepat,akurat dan relevan
8
DAFTAR PUSTAKA
HM. Jogiyanto, Analisis Dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori Dan Praktik Aplikasi Bisnis, Penerbit Andi, Yogyakarta, 2005 Arief,M Rudyanto.2006.pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000.2000 ANDI : Yogyakarta Mega PD S.Kom,Winda “ Modul Praktikum Pemrograman Basis Pemrograman Basis Data “, STMIK AMIKON Yogyakarta
Data
Kristanto. Andri, Perancangan Sistem Informasi Dan Aplikasinya, Penerbit Gama Media Sutabri. Tata, Analisis Sistem Informasi, Penerbit Andi, Yogyakarta, 2004 Utami,Ema .2008 RDMS Menggunakan MS SQL Server 2000,Graha Ilmu: Yogyakarta Sunyoto,Andi.2007 Pemrograman Database Dengan Visual Basic Dan Microsoft SQL.ANDI:Yogyakarta Fauziah,dkk.2010.Panduan TA:Perancanagan Ssitem Informasi Presensi.Yogyakarta
9
