ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM APLIKASI SIRKULASI BUKU PADA PERPUSTAKAAN SD NEGERI 03 KLEGEN DI MADIUN
Naskah Publikasi
diajukan oleh Aliev Yaniar Karuniawan 08.11.2535
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2012
APLICATION SYSTEM ANALSIS AND DESIGN BOOK AT THE LIBRARY CIRCULATION KLEGEN SD NEGERI 03 IN MADIUN ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM APLIKASI SIRKULASI BUKU PADA PERPUSTAKAAN SD NEGERI 03 KLEGEN DI MADIUN
Aliev Yaniar Karuniawan Teknik Informatika
Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
Developments in the field of computer technology today is very fast, allowing the use of the application on a computer in a variety of fields with a cheaper cost than the manual way. Library book circulation system applications that require a lot of data handling and reporting, it is important and use desktop application that records every transaction that is able to facilitate data collection and minimize any errors in the existing collection. Thus, the aim of this study is to analyze and design a library book circulation system application in an elementary school. Applications created using Microsoft Visual Basic 6.0 in the interface and database. The database is built is any data that is necessary in the transaction of borrowing and returning books. This application is designed in such a way as to be easily understood and used in order to walk properly. By this author will conduct a study on the SDN 03 Klegen Madiun for analysis and design of applications circulation of books in the library and as a final project the writer as a condition to take a degree in Strata 1 with the title "Analysis and Design of Systems Applications Circulation of Books in the Library at SDN 03 Klegen in Madiun "
Keywords : application libraries, databases, visual bacic, technology, computer
1.
Pendahuluan
Kemajuan dan perkembangan teknologi dewasa ini telah berpengaruh pada hampir semua aspek kehidupan manusia. Bahkan dewasa ini perkembangan teknologi informasi mulai mendapatkan sambutan positif dari masyarakat. Perkembangannya tidak hanya disambut dan dinikmati oleh kalangan bisnis maupun pemerintah saja melaikan juga mulai merambah dalam dunia pendidikan karena ketersediaan informasi yang terintegrasi makin penting dalam mendukung upaya menciptakan generasi penerus bangsa yang konpetitif Pada dunia pendidikan, perpustakaan merupakan salah satu bagian penting dalam meningkatkan ilmu pengetahuan agar semakin berkualitas karena di perpustakaan kita akan mendapatkan berbagai macam jenis buku yang dapat membantu kebutuhan untuk mendapatkan sebuah informasi. Peran serta teknologi dalam keberadaan perpustakaan yang digunakan dalam pengelolaan data yang berhubungan dengan sistem informasi di perpustakaan untuk mendapatkan hasil informasi yang akurat, relevan, dan tepat waktu.
Relevan yang
dimaksudkan adlah teknologi yang mempunyai manfaat untuk pemakaian dalam hal ini adlah instansi perpustakaan yang bertugas mengelola data yang ada diperpustakaan seperti katalogisasi dan data sirkulasi. Apabila pada suatu lembaga dalam hal ini adalah perpustakaan
pengelolaan
data
masih
dilakukan
secara
manual
maka
akan
menimbulkan berbagai masalah, mulai dari lama waktu yang diperlukan untuk mendata data perpustakaan sehingga akan menghabiskan banyak waktu. Hal ini mengakibatkan keterlambatam
informasi
yang
sampai
pada
pimpinan
perpustakaan
sehingga
mengakibatkan seorang pimpinan akan sulit untuk mengambil suatu keputusan atau tindakan yang diperlukan untuk perkembangan perpustakaan. Pada penelitian di SDN 03 Klegen Madiun ini penulis melihat kurang efektif dan efisiennya sistem pengelolaan sirkulasi buku di perpustakaan yang dilakukan secara manual dan terkesan lambat mengingat banyaknya data buku dan siswa yang akan diproses. Hal ini tentunya akan sangat menghambat proses sirkulasi buku dan hampir tidak mungkin akan ada kesalahan pada proses pendataan baik pendataan buku maupun pendataan siswa. Berdasarkan uraian di atas maka penulis ingin mengadakan sebuah penelitian tentang “Analisis dan Perancangan Sistem Aplikasi Sirkulasi Buku Pada Perpustakaan SDN 03 Klegen di Madiun” dengan tujuan menggembangkan sistem informasi sirkulasi buku yang sudah ada menjadi lebih baik dan efektif.
2.
Landasan Teori
2.1. Definisi Sistem Definisi sistem berkembang sesuai konteks di mana pengertian sistem 1
digunakan. Berikut akan diberikan beberapa definisi sistem secara umum : 1. Kumpulan dari bagian – bagian yang bekerja sama untuk mencapai tujuan yang sama. Contoh : a. Sistem Tata Surya b. Sistem Pencernaan c. Sistem Transportasi Umum d. Sistem Otomotif e. Sistem Komputer f.
Sistem Informasi
2. Sekumpulan objek – objek yang saling berelasi dan berinteraksi serta hubungan antar objek bisa dilihat sebagai satu kesatuan yang dirancang untuk satu tujuan.
2.2. Komponen Sistem Informasi Stair (1992) menjelaskan bahwa sistem informasi berbasis komputer (CBIS) 2
dalam suatu organisasi terdiri dari komponen- komponen berikut : a. Perangkat keras, yaitu perangkat keras komponen untuk melengkapi kegiatan memasukkan data, memproses data, dan keluaran data b. Perangkat lunak, yaitu program instruksi yang diberikan ke komputer c.
Database, yaitu kumpulan data dan informasi yang diorganisasikan sedemikian rupa sehingga mudah diakses pengguna sistem informasi.
________________________ 1 2
Hanif Al Fattah, Analisis & Perancangan Sistem Inofrmasi, hal 3 ibid hal 9
d. Telekomunikasi, yaitu komunikasi yang berhubungan antara pengguna sistem dengan sistem komputer secara bersama – sama kedalam suatu jaringan kerja yang efektif e. Manusia, yaitu personel dari sistem informasi, meliputi manajer, analisis, programer, dan operator serta bertanggung jawab terhadap perawatan sistem
2.3. Proses Pemodelan 3
Proses pemodelan adalah cara formal untuk menggambarkan bagaimana bisnis beroperasi. Mengilustrasikan aktivitas – aktivitas yang dilakukan dan bagaimana data berpindah di antara aktivitas – aktivitas itu. Ada banyak cara untuk mempresentasikan proses model. Cara yang populer adalah dengan menggunakan data flow diagram (DFD). Ada dua jenis DFD, yaitu DFD logis dan DFD fisik. DFD logis menggambarkan proses tanpa menyarankan bagaimana mereka akan dillakukan, sedangkan DFD fisik menggambarkan proses model berikut implementasi pemprosesan informasinya. Untuk menyususn suatu DFD kita harus memahami dulu, elemen – elemen yang 4
menyusun suatu DFD. Ada empat elemen yang menyusun suatu DFD , yaitu: 1. Proses Aktifitas atau fungsi yang dilakukan untuk alasan bisnis yang spesifik biasanya berupa manual maupun terkomputerisasi. 2. Data Flow Suatu data tunggal atau kumpulan logis suatu data, selalu diawali atau diakhiri pada suatu proses 3. Data Store Kumpulan data yang disimpan dengan cara tertentu. Data yang mengalir disimpan dalam data stote. Aliran data di update atau ditambahkan ke data store. 4. External entity Orang, organisasi, atau sistem yang berada di luar sistem tetapi berinteraksi dengan sistem.
________________________ 3 4
Hanif Al Fattah, Analisis & Perancangan Sistem Inofrmasi, hal 105 ibid hal 106
2.4. Definisi Basis Data 5
Basis data adalah kumpulan data yang berupa fakta mengenai objek, orang atau benda lain, dinyatakan dengan nilai (angka, deretan karakter atau simbol) yang saling berhubungan dan disimpan secara bersama sedemikian rupa tanpa adanya pengulangan (redudasi) yang tidak perlu untuk memenuhi berbagai kebutuhan. 6
Sedangkan sistem basis data adalah perpaduan antara basis data dan sistem manajemen basis data dengan perangkat lainnya, baik berupa perangkat keras maupun perangkat lunak yang memungkinkan beberapa pemakaian atau program lainnya untuk mengakses dan memanipulasi data yang ada di dalam basis data.
2.5. Entity Relationship Diagram (ERD) Entity Relationship Diagram (ERD)
3
adalah gambar atau diagram yang
menunjukkan informasi dibuat, disimpan, dan digunakan dalam sistem bisnis. Dalam 22
model Entity Relationship Diagram (ERD), terdapat tiga notasi yang bekerja , yaitu entity sets, relational set, dan attributes. Entity sets adalah sekumpulan entitas yang mempunyai tipe yang sama yang bisa dilihat dari attribut yang dimiliki oleh setiap entitas. Entitas adalah sebuah benda atau objek di dunia nyata yang bisa dibedakan dari semua obyek lainnya. Relationat sets adalah sekumpulan relasi yang mempunyai tipe yang sama. Relationship adalah hubungan di antara beberapa entitas. Attributes merupakan sebutan untuk mewakili sesuatu entitas.
_______________________ 5
Fathansah, Buku Teks Ilmu Komputer : Basis Data, hal 2 Kusrini, M.Kom, Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data, hal 11 7 Hanif Al Fattah, Analisis & Perancangan Sistem Inofrmasi, hal 12 6
Tabel 2.2 Elemen – elemen dari ERD Notasi
8
Simbol
Entitas : Orang, tempat, atau benda Memiliki nama tunggal Ditulis dengan huruf besar Berisi lebih dari 1 instance Attributes : Properti dari entitas Harus digunakan oleh minimal 1 proses bisnis Dipecahkan lebih dari 1 instance Relationship : Menunjukkan hub antara 2 entitas Dideskripsikan dengan kata kerja Memiliki modalitas (null / not null) Memiliki kardinalitas
3. Analisis dan Perancangan 3.1. Profil Sekolah SDN 03 Klegen merupakan sekolah regrouping dari SDN 04 dan 05 Klegen. Sebelum menjadi SDN 04 dan 05 Klegen sekolah tersebut bernama SDN Klegen V dan SDN Klegen VI di wilayah kecamatan Kartoharjo Kota Madiun. Sekolah ini pertama kali beroperasi pada tahun 1972 yang merupakan sekolah Inpres. Pada tanggal 24 Oktober 2002 menurut Keputusan Walikota Madiun No. 824-412-010/278/2002 SDN Klegen V berubah nama menjadi SDN 04 Klegen dan SDN Klegen VI menjadi SDN 05 Klegen. Kemudian pada tanggal 22 Agustus 2006 di Kota Madiun diadakan regrouping lagi, sehingga SDN 04 Klegen dan SDN 05 Klegen menjadi nama SDN 03 Klegen Kota Madiun. SDN 03 Klegen berada di Jl. Imam Bonjol Gg. Jati Putra, Kel. Klegen Kecamatan Kartoharjo Kota Madiun. Jumlah Siswa pada saat penelitian ini yaitu 389 siswa yang masing-masing tingkat kelas terdiri dari dua rombel. Sedang jumlah Pendidik dan Tenaga kependidikan sebagai berikut: 1. Kepala Sekolah : 1 Orang 2. Guru : 18 Orang 3. Tenaga kependidikan : 1 orang
________________________________ 8 Hanif Al Fattah, Analisis & Perancangan Sistem Inofrmasi, hal 124
4. Dibantu oleh tenaga administrasi : 1 orang 5. Petugas kebersihan : 1 Orang 6. Jumlah total pendidik dan tenaga kependidikan : 23 Orang Saat ini SDN 03 Klegen Madiun memiliki fasilitas sebagai berikut : 1. 12 Ruang Kelas 2. 1 Ruang Guru 3. 1 Ruang Kepala Sekolah 4. 1 Koperasi Sekolah 5. 1 Ruang UKS 6. 1 Ruang Perpustakaan 7. 2 Kantin sekolah
3.2. Visi dan Misi Sekolah 1. Visi SDN 03 Klegen Madiun : Menciptakan insan yang berimtaq, beriptek, dan peduli terhadap lingkungan. 2. Misi SDN 03 Klegen Madiun : a. Meningkatkan keimanan dan ketaqwaan terhadap Tuhan Yang Maha Esa b. Meningkatkan etika dan budi luhur sesuai kepribadian bangsa c.
Meningkatkan prestasi akademin dan non akademik
d. Meningkatkan pengetahuan dan ketrampilan sesuai era globalisasi e. Menciptakan lingkungan sekolah bersih, indah dan sehat.
3.3. Analisis Kebutuhan Sistem Dalam membangun aplikasi sirkulasi buku perpustakaan di SDN 03 Klegen Madiun ini, diperlukan batasan yang jelas sebagai tujuan utama agar tidak keluar dari rencana yang telah ditetapkan. Beberapa kebutuhan sistem yang akan didefinisikan sebagai berikut : 1. Dapat menyimpan data siswa dan data buku 2. Dapat memproses peminjaman dan pengembalian buku 3. Dapat mengganti password dan username admin 4. Memproses data dengan tepat sesuai yang diharapkan
3.3.1.
Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak Konfigurasi perangkat lunak yang penulis gunakan dalam pembuatan Aplikasi
adalah : 1. Windows XP Profesional Sp 2 2. Microsoft Visual Basic 6.0 3. Microsoft Access 2007 4. Microsoft Word 2007 5. Microsoft Visio 2007 6. Crystal Report
3.3.2.
Analisis Kebutuhan Perangkat Keras Konfigurasi perangkat keras yang penulis gunakan dalam pembuatan aplikasi
dan penyusunan laporan adalah : 1. Processor
: Inter(R) Celeron(R) CPU 560 @ 2.13Ghz
2. Memori
: 512 MB RAM
3. Harddisk
: 120 GB
4. VGA
: Mobile Inter(R) 965 Express Chipset Family
5. Printer
: HP Deskjet D2566
6. Hardware lain
: Flashdisk dan Mouse
3.4. Perancangan Sistem Tahapan perancangan sistem adalah tahapan dimana spesifikasi proyek secara lengkap dibuat. Tujuan dari perancangan model ini adalah untuk memberikan gambaran terhadap aplikasi sirkulasi buku perpustakaan yang akan dibuat. Perancangan sistem ini secara umum mengidentifikasikan komponen – komponen sistem yang akan dirancang secara rinci. Dalam perancangan sistem dibagi menjadi tiga sub tahapan, yaitu : 1. Perancangan proses 2. Perancangan basis data (database) 3. Perancangan antarmuka (interface)
3.4.1.
FlowChard Sistem
3.4.2.
Struktur Program Login
Menu
Sistem
Data
Data Pengguna
Laporan
Proses
Data Siswa
Data Guru Logout
Peminjaman Buku
Pengembalian Buku
Data Petugas About
Cetak Laporan Transaksi
Peminjaman Buku Paket Data Buku
Keluar Pengembalian Buku Paket
Cetak Laporan Transaksi Buku Paket
4. Implementasi dan Pembahasan 4.1. Implementasi Setelah melakukan analisis dan perancangan sistem yang telah dibahas pada BAB III, maka untuk tahap selanjutnya yaitu Implementasi Sistem. Implementasi sistem adalah tahapan dimana sistem telah digunakan oleh pengguna. Sebelum benar – benar bisa digunakan dengan baik oleh pengguna, sistem harus melalui tahapan pengujian terlebih dahulu untuk menjamin tidak ada kesalahan dan kendala yang muncul pada pengguna. Halaman ini adalah halaman untuk login ke menu utama. Apabila username dan password sesuai maka akan masuk ke menu autama dan apabila ada kesalahan dalam memasukkan username dan password atau login dengan username dan password yang tidak dikenali maka admin tidak dapat masuk ke dalam menu utama.
Gambar 4.8 Halaman Login
Gambar 4.9 Konfirmasi kesalahan login
Halaman utama merupakan tampilan dari sebuah Sistem Sirkulasi Buku Perpustakaan yang merupakan halaman pertama saat admin mengakses masuk ke dalam sebuah sistem dan terdapat menu sistem, data, proses dan laporan.
Gambar 4.10 Halaman Utama Halaman tambah penguna merupakan halaman yang dapat menambahkan sebuah username dan password ketika admin akan masuk ke dalam sistem. Pada halaman ini juga terdapat menu update untuk mengganti username dan password yang sudah ada dengan username dan password yang lainnya.
Gambar 4.11 Halaman Tambah Pengguna
Halaman daftar siswa ini merupakan halaman dimana data – data siswa pada SDN 03 Klegen Madiun ditambahkan (di input) untuk penyimpanan data pada saat proses transaksi. Halaman ini juga memuliki fasilitas lain seperti tambah data siswa, hapus dan edit.
Gambar 4.12 Halaman Data Siswa Halaman Data Buku merupakan halaman dimana data dari seluruh buku yang ada di perpustakaan SDN 03 Klegen Madiun tersimpan dalam sistem guna pencatatan pada saat proses transaksi.
Gambar 4.15 Halaman Data Buku
Halaman Peminjaman merupakan halaman dimana proses peminjaman sebuah buku terjadi dan
dapat dilakukan oleh siswa, guru dan petugas di SDN 03
Klegen Madiun.
Gambar 4.16 Halaman Peminjaman
Halaman Laporan merupakan halaman dimana seluruh transaksi yang ada dicetak dengan opsi cetak berdaraskan bulan pada saat melakukan ransaksi peminjaman dan pengembalian.
Gambar 4.20 Halaman Cetak Laporan
Laporan yang tercetak melalui halaman laporan di atas merupakan laporan transaksi peminjaman dan pengembalian yang nantinya akan dilaporkan oleh penanggung jawab perpustakaan kepada Kepala Sekolah SDN 03 Klegen Madiun. Pencetakan laporan ini disesuaikan dengan bulan pada saat melakukan transaksi peminjaman atau pengembalian.
Gambar 4.21 Hasil Cetak Laporan
4.2. Pembahasan Pembahasan pada BAB IV ini hanya mengacu pada tujuan dibuatnya skripsi, dengan batasan tersebut penyusun membuat pembahasan dengan singkat dan jelas. Sistem Sirkulasi Buku Perpustakaan yang dibuat ini terdiri atas dua bagian penyusunan yaitu database dan tampilan. Database yang digunakan yaitu Ms Access sedangkan tampilan (interface) dibangun dengan menggunakan Visual Basic 6.0 dan Crystal Report. Program tersebut diaplikasikan berdasarkan analisis kebutuhan dengan menggunakan tampilan Data Flow Diagram (DFD) dan basis data berdasarkan normalisasi. Dalam program ini hanya petugas yang dapat menggunakan Aplikasi Sirkulasi Buku Perpustakaan ini.
Sesuai dengan batasan masalah yang telah dikemukakan di awal bab, Aplikasi Sirkulasi Buku Perpustakaan ini dibangun dan dapat digunakan oleh petugas perpustakaan SDN 03 Klegen Madiun. Hal ini disesuaikan dengan kebutuhan yang ada pada SDN 03 Klegen Madiun pada saat ini. Namun tidak menutup kemungkinan untuk adanya pengembangan atau penambahan fungsi – fungsi yang lain di masa yang akan datang. Dengan pembuatan Aplikasi Sirkulasi Buku Perpustakaan ini dibutuhkan keuletan dalam analisis, desain dan pembuatan program. Semuanya menitikberatkan terhadap terpenuhnya kebutuhan pengguna dimulai dari tahap analisis kebutuhan, hingga tahap implementasi. Segala kebutuhan sistem telah diuraikan untuk mengetahui apa saja yang harus ada dalam Aplikasi Sirkulasi Buku Perpustakaan, sehingga program dapat bermanfaat dan mudah untuk digunakan oleh pengguna tanpa mengalami gangguan.
5. Penutup 5.1. Kesimpulan Setelah melakukan proses penelitian dan pembuatan Aplikasi Sirkulasi Buku Perpustakaan ini, penyusun dapat menyimpulkan sebagai berikut : 1. Proses Pembuatan Aplikasi Sirkulasi Buku Perpustakaan ini dimulai dari tahap analisis kebutuhan, perancangan dan implementasi. Fokus pada analisis dan perancangan yaitu menggunakan alat bantu analisis berupa Data Flow Diagram (DFD) dan normalisasi. Kemudian analisis PIECES dan analisis kelayakan juga sangat membantu dalam mengambil keputusan suatu sistem layak atau tidak layak untuk dikembangkan. 2. Visual Basic 6.0, Ms Access dan Crystal Reports dapat dikolaborasikan sehingga didapat tampilan yang sederhana, menarik dan mudah digunakan dan juga proses pengembangannya. 3. Untuk
pengujian
program
Aplikasi
Sirkulasi
Buku
Perpustakaan
ini
menggunakan dua metode yaitu blackbox testing dan whitebox testing sehingga terbebas dari kesalahan – kesalahan yang tidak dikehendaki.
5.2.
Saran Ada beberapa saran yang penyusun berikan agar sistem ini tetap bisa
digunakan sampai di masa yang akan datang : 1. Fungsi – fungsi yang ada untuk sekarang ini dapat disesuaikan dengan kebutuhan – kebutuhan yang lebih spesifik. 2. Pada sistem ini mekanisme pembaharuan kelas untuk data siswa pada setiap tahunnya harus dilakukan satu per satu, untuk ke depannya bisa dibuatkan mekanisme yang lebih mudah agar pekerjaan petugas tidaklah rumit. 3. Dari segi tampilan antarmuka (interface) bisa untuk disesuaikan agar terlihat lebih rapi dan etis. 4. Pengembangan sistem tidak memfokuskan untuk peminjaman alat atau benda lain yang ada di perpustakaan sehingga untuk kedepannya bagian ini agar mendapat keseriusan. 5. Terakhir agar Aplikasi Sirkulasi Buku Perpustakaan ini dapat terus dikembangkan agar lebih menarik, up to date dan sesuai dengan kebutuhan.
DAFTAR PUSTAKA
Andi Sunyoto, (2007). Pemprograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL, , penerbit C.V Andi Offset. Hanif Al Fattah, M.Kom, (2007). Analisis & Perancangan Sistem Inofrmasi. C.V Andi Offset. Kusrini, M.Kom, (2007). Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data Yogyakarta.Andi Publisher.
