ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN SURAT (MAIL HANDLING) PADA PT. BANK MUAMALAT INDONESIA, TBK CABANG PEMBANTU SUNGAILIAT Tri Kustanti Sistem Informasi STMIK ATMA LUHUR PANGKALPINANG Jl. Jenderal Sudirman Selindung Lama Pangkalpinang Kepulauan Babel Email :
[email protected] Abstract PT. Bank Muamalat Indonesia, Tbk Sungailiat Branch is located at Jalan Sudirman No. 30 Sungailiat is a company engaged in the field of Islamic banking, to assist and oversee the management of the letter of support is required good information, so the company is more developed.The activities carried out most of the transactions are already using a computerized system but still there are some activities that are done manually including the management letter. This is a new problem, namely the length of the data search, the possibility of recording errors and calculation as well as the length of the reporting process.In this paper will discuss a computerized sisterm that can be used to overcome the problems faced in an effort to increase efficiency in the operational performance. So as to assist in handling the job of data management in the implementation of the transaction activities in order to produce information quickly and accurately. Keywords: Management Letter, Website, Online and real time methods, mail. membahas tentang masalah bunga bank dan perbankan, akhirnya muncullah Bank Muamalat, Muamalat sendiri artinya dalam ilmu fiqih adalah hukum yang mengatur hubungan antara sesama manusia. Pada kesempatan ini penulis berkesempatan untuk melakukan riset secara mendalam pada PT.Bank Muamalat Indonesia, Tbk Cabang Pembantu Sungailiat. Penulis mengambil judul Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Surat (Mail Handling). Penulis merasa sangat perlu untuk membuat suatu sistem dalam pengelolaan surat ini karena di sini surat yang masuk maupun yang keluar atau surat yang di dapat dari nasabah masih dicatat secara manual. PT. Bank Muamalat Indonesia, Tbk Cabang Pembantu Sungailiat menjalankan usaha perbankan berdasarkan prinsip syariah. Dengan prinsip syariah inilah PT. Bank Muamalat Indonesia, Tbk Cabang Pembantu Sungailiat selalu taat akan peraturan tersebut karena itulah pedoman yang diterapkan juga kepada karyawan lama maupun karyawan yang baru.
1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Semakin berkembangnya perbankan di Indonesia maka semakin banyak pula sumber daya manusia yang dibutuhkan. Industri perbankan Indonesia berkembang semakin pesat, menjadikan persaingan antar bank semakin ketat. Maka sangat dibutuhkan tenaga ahli yang profesional yang mampu menciptakan pemikiran yang berguna untuk kemajuan perbankan di Indonesia. Tak terkecuali bagi perbankan syariah, PT. Bank Muamalat Indonesia, Tbk sebagai pelopor bank syariah juga turut aktif dalam memajukan perbankan di Indonesia. Pada tahun 1991 pemerintah Indonesia memprakarsai berdirinya Bank Muamalat Indonesia, bersama MUI Bank Muamalat Indonesia adalah bank umum di Indonesia yang pertama kalinya menerapkan prinsip perbankan secara syariat islam, di dalam proses berdirinya banyak sekali dukungan dari masyarakat luas, pengusaha dan cendekiawan muslim di Indonesia. Ide didirikannya Bank Muamalat Indonesia sendiri muncul setelah terjadi pertemuan di Bogor pada tahun 1990 yang 1
Jika adanya sistem yang mampu membuat pengelolaan surat yang lebih teratur dan tersistem ini dengan mudahnya menemukan data yang dibutuhkan. Dengan sistem tersebut maka data-data itu akan dengan mudah ditemukan.
a. b. c. d.
1.2 Rumusan Masalah Rumusan masalah dari penelitian ini adalah: a. Sulitnya dalam proses pencarian surat masuk dan keluar. b. Sulitnya dalam proses pencarian surat perjalanan dinas. c. Sulitnya dalam pembuatan memo. d. Suliltnya dalam mencari data surat kuasa. e. Sulitnya mencari data bagian, nasabah, instansi dan pegawai. f. Sulitnya mencari surat kehilangan kepolisian nasabah.
e. f.
1.6
Sistematika Penulisan Penulisan perancangan ini terdiri dari beberapa bab. Keseluruhan bab ini berisi uraian tentang usulan pemecahan masalah secara berurutan. Uraian berikut ini adalah uraian singkat mengenai bab-bab tersebut: 2. 2.1
Tinjauan Pustaka Konsep Sistem Informasi Suatu sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya dengan yang lain yang berfungsi bersamasama untuk mencapai tujuan tertentu.
1.3 Batasan Masalah Pada penelitian ini penulis hanya membahas tentang pengelolaan surat (mail handling) pada PT. Bank Muamalat Indonesia, Tbk Cabang Pembantu Sungailiat yaitu antara lain: a. Surat masuk. b. Surat keluar. c. Surat Perjalanan Dinas. d. Memorandum internal. e. Surat kuasa. f. Surat keterangan kehilangan dari kepolisian. Pada batasan masalah ini penulis membatasi pengelolaan surat yaitu tidak terkait dengan surat kuasa kematian, safe in trasit, cash in trasit, kontrak, perpanjangan kontrak, pemutusan kontrak dan surat pembiayaan nasabah.
2.1.1 Konsep Dasar Sistem dan Informasi a. Konsep Dasar Sistem Edhy Sutanta (2003:10) dalam bukunya menyatakan bahwa: Sistem dapat didefinisikan sekumpulan hal atau kegiatan atau elemen atau subsistem yang saling bekerja sama atau yang dihubungkan dengan cara-cara tertentu sehingga membentuk satu kesatuan untuk melaksanakan suatu fungsi guna mencapai suatu tujuan. b.
Konsep Dasar Informasi Menurut Aji Supriyanto (2005:190) megungkapkan bahwa informasi adalah : “data yang merupakan fakta yang tercatat dan selanjutnya dilakukan pengolahan (proses) menjadi bentuk yang berguna atau bermanfaat bagi pemakainya.” Aji Supriyanto (2005:190) mengungkapkan bahwa data merupakan : “fakta atau nilai (value) yang tercatat atau merepresentasikan deskripsi dari suatu objek.”
1.4
Metode Penelitian Berikut ini metode yang digunakan penulis dalam melakukan penelitian ini dimana setiap fase dilakukan secara spesifikasi dan terperinci : a. Metode pengumpulan data b. Metode analisa sistem c. Metode perancangan sistem 1.5
Mempermudah proses surat masuk dan keluar. Mempermudah proses surat perjalanan dinas Mempermudah pembuatan memo dari marketing. Mempermudah proses pencarian surat kuasa. Mempermudah proses pencarian surat kehilangan kepolisian. Mempermudah proses pencarian data nasabah, bagian, instansi dan pegawai.
Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian ini antara lain: 2
2.1.2 Konsep Dasar Sistem Informasi Menurut Jeffrey L.Whitten et al. (2004:12) mendefinisikan sistem informasi merupakan: Pengaturan orang, data, proses, dan information technology (IT) teknologi informasi yang berinteraksi untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, menyediakan sebagai output informasi yang diperlukan untuk mendukung sebuah informasi.
2.3 Pengelolaan Surat (Mail Handling) 2.3.1 Teori Pengelolaan Surat (Mail Handling) Dalam skripsi kali ini penulis juga akan membahas sedikit tentang judul yang diambil yaitu tentang pengelolaan surat (mail handling). 2.3.1.1 Pengertian Pengelolaan Surat Ibnu Syamsi (1994:8) memaparkan bahwa pengertian dari pengelolaan adalah proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi atau proses yang memberikan pengawasan pada suatu hal yang terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan. Pengertian surat menurut Ig Wursanto (2003:1) dalam bukunya yang berjudul “Kearsipan I” surat adalah alat penyampaian informasi atau keterangan-keterangan (keputusan, pernyataan, pemberitahuan, permintaan dan sebagainya) secara tertulis dari satu pihak kepada pihak yang lain. Surat menurut Basir Barthos (2005:36) dalam bukunya yang berjudul “Manajemen Kearsipan” adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta.
Al-Bahra Bin Ladjjamudin (2005:13) mendefinisikan sistem informasi sebagai berikut: Suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan-kebutuhan pengeolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. 2.2
Analisa dan Perancangan Sistem Berorientasi Obyek dengan UML Menurut Jeffrey Whitten et al (2004:408) mengungkapkan bahwa UML merupakan Unified Modelling Language merupakan satu kumpulan konvensi pemodelan yag digunakan untuk menentukan atau menggambarkan sebuah sistem software yang terkait dengan objek. UML mendefinisikan diagramdiagram sebagai berikut : a. Use Case Diagram b. Activity Diagram c. Sequence Diagram d. Communication Diagram e. Class Diagram f. State Machine Diagram g. Component Diagram h. Deployment Diagram i. Composite Structure Diagram j. Interaction Overview Diagram k. Object Diagram l. Package Diagram m. Timing Diagram Namun penulis tidak membahas semua diagram yang diatas tetapi sesuai kebutuhan analisa dan perancangan sistem yang dibuat.
3.
Metode Penelitian Metode penelitian adalah suatu cabang ilmu pengetahuan yang membicarakan, mempersoalkan tentang cara - cara melaksanakan penelitian yaitu meliputi kegiatan-kegiatan pengelolaan surat (mail handling). Data-data dalam skripsi ini merupakan hasil penelitian yang dilakukan oleh penulis, dengan menggunakan metode penelitian sebagai berikut: a. Pengumpulan Data 1) Wawancara Penulis melakukan wawancara dengan bagian personalia mengenai perekrutan karyawan kontrak pada PT. Bank Muamalat Indonesia, Tbk Cabang Pembantu Sungailiat. Tujuan penulis melakukan wawancara adalah mendapatkan inforrmasi sebanyakbanyaknya tentang sistem pengelolaan 3
surat yang ada di seperti bagaimana pembuatan surat dokumen apa saja proses tersebut.
perusahaan tersebut jalan cerita proses hingga pembuatan yang dihasilkan dari
Use Case Description digunakan untuk mendeskripsikan secara rinci mengenai use case diagram sistem yang diusulkan. c.
Rancangan Sistem Tahapan perancangan sistem adalah merancang sistem secara rinci, berdasarkan hasil analisa yang ada, sehingga menghasilkan model baru yang akan diusulkan, dengan disertai rancangan basis data dan spesifikasi program. Alat-alat yang digunakan di dalam tahap analisa sistem sebagi berikut: 1) Entity Relationship Diagram (ERD) Merupakan alat yang dapat mempresentasikan hubungan yang terjadi antara satu atau lebih komponen sistem. 2) Logical Record Structure (LRS) LRS terdiri dari link-link diantara tipe record. Link ini menunjukkan arah dari satu tipe record lainnya. 3) Relasi Relasi digunkan untuk mendefinisikan dan mengilustrasikan model konseptual secara terperinci dengan adanya primary key dan foreign key. 4) Spesifikasi Basis Data Spesifikasi Basis Data digunakan untuk menjelaskan tipe data yang ada pada model konseptual secara detail. 5) Sequence Diagram Sequence Diagram menggambarkan interaksi antar obyek di dalam dan di sekitar sistem (termasuk pengguna, display dan sebagainya) berupa message yang digambarkan terhadap waktu. 6) Class Diagram Class diagram menggambarkan struktur dan deskripsi class, package dan obyek beserta hubungan satu sama lain seperti containment, pewarisan, asosiasi, dan lain-lain. 7) Activity Diagram Activity diagram menggambarkan berbagai aliran aktivitas dalam sistem yang sedaang dirancang, bagaimana
2) Observasi Meninjau dan mengunjungi langsung PT. Bank Muamalat Indonesia, Tbk Cabang Cabang Pembantu Sungailiat untuk mengetahui secara keseluruhan tentang masalah yang dibahas. 3) Dokumentasi Penulis meminta sejumlah dokumen asli untuk menunjang pembuatan laporan skripsi ini. Dokumen asli akan digunakan sebagai lampiran dan bukti bahwa laporan yang penulis buat ini benar dan tidak mengada-ada. 4) Studi literatur Dalam penulisan ini tidak terlepas dari data-data yang terdapat dari buku-buku yang menjadi referensi seperti pedoman penulisan skripsi, diktat dan buku-buku lain yang dapat berhubungan dengan penyusunan skripsi ini sebagai landasan teori untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi. b. Analisa Sistem Adapun tahapan-tahapan pada analisa sistem yaitu: 1) Activity Diagram Digunakan untuk memodelkan alur kerja atau work flow senbuah proses bisnis dan urutan aktifitas di dalam suatu proses. 2) Analisa Masukan Digunakan untuk mengetahui dokumen-dokumen yang masuk pada sistem manual yang ada di perusahaan tersebut. 3) Analisa Keluaran Digunakan untuk mengetahui dokumen-dokumen yang dikeluarkan oleh perusahaan. 4) Use Case Diagram Digunakan untuk menggambarkan interaksi atau user dengan sistem 5) Use Case Description 4
masing-masing aliran berawal, decision yang mungkin terjadi, dan bagaimana mereka berakhir. 8) Rancangan Dokumen Masukan Memberi gambaran mengenai masukn untuk sebuah sistem yang diusulkan. Data yang akan diolah pada sistem ini memiliki berbagai masukan sesuai dengan penggunaan sistem. 9) Rancangan Dokumen Keluaran Memberi gambaran mengenail keluaran dari sebuah sistem yang diusulkan. Data yang telah diolah menjadi informasi pada sistem ini memiliki berbagai keluaran sesuai dengan penggunaan sistem. 10) Rancangan Layar Program Merupakan gambaran yang berisi semua rancangan layar dari sistem informasi yang diusulkan.
c.
Pegaw ai
Bagian Operasional
Serahkan kartu nama
Terima Kartu Nama
Terima Foto
Buat ID Card
Serahkan ID Card
Terima ID Card
Gambar IV.4 Activity Diagram Catat Data Pegawai d.
Activity Diagram Catat Data Bagian Kantor Pusat
Bagian Operasional
Serahkan Struktur Organisasi
Terima Struktur Organisasi
Gambar IV.5 Activity Diagram Catat Data Bagian e.
Activity Diagram Catat Data Instansi Instansi
Kantor Pusat
Serahkan Foto
4. Hasil dan Pembahasan 4.1 Activity Diagram Proses bisnis sistem informasi secara manual dapat diterangkan pada activity diagram untuk memperlihatkan urutan aktifitas proses sebagai berikut : a.
Activity Diagram Catat Data Pegawai
Activity Diagram Pencatatan Surat Masuk Instansi
Serahkan Surat
Security
Terima Surat Masuk
Catat Surat Masuk ke Buku Surat Masuk
Serahkan Surat Masuk
Gambar IV.2 Activity Diagram Catat Data Instansi b.
f.
Activity Diagram Pencatatan Surat Keluar Bagian
Isi Formulir Pembukaan Rekening
Terima Surat yang Masuk
Gambar IV.6 Activity Diagram Pencatatan Surat Masuk
Activity Diagram Catat Data Nasabah
Instansi
Bagian
Bagian Operasional
Instansi
CS
Terima Formulir Pembukaan Rekening
Konfirmasi Nomor Surat
Cek Nomor Surat
Terima Nomor Surat Keluar
Konfirmasi Nomor Surat Keluar
Buat Surat Keluar
Kirim Surat Keluar
Terima Surat Keluar
Input Data Formulir
Gambar IV.7 Activity Diagram Pencatatan Surat Keluar
Gambar IV.3 Activity Diagram Catat Data Nasabah 5
g. Activity Diagram Pencatatan SPPD Pegawai
Isi SPPD
k.
Bagian
Pimpinan
Buat Laporan Surat Masuk
Terima Laporan Surat Masuk
Bagian Operasional
Terima SPPD
Gambar IV.12 Activity Diagram Laporan Surat Masuk
Gambar IV.8 Activity Diagram Pencatatan SPPD h.
Activity Diagram Laporan Surat Masuk
l.
Ba gia n
Activity Diagram Pencatatan Memorandum Internal Bagian
Bagian Operasional
Buat Memorandum Internal
Terima Memorandum Internal
Activity Diagram Laporan Surat Keluar Pimpina n
Buat Laporan Surat Keluar
Serahkan Laporan Surat Keluar
Terima Laporan Surat Keluar
Gambar IV.13 Activity Diagram Laporan Surat Keluar Gambar IV.9 Activity Diagram Pencatatan Memorandum Internal i.
m. Activity Diagram Laporan SPPD Bagian Operasional
Activity Diagram Pencatatan Surat Kuasa Nasabah
Bagian Operasional
Serahkan Surat Kuasa
Terima Surat Kuasa
Pimpinan
Buat Laporan SPPD
Serahkan Laporan SPPD
Terima Laporan SPPD
Gambar IV.14 Activity Diagram Laporan SPPD Gambar IV.10 Activity Diagram Pencatatan Surat Kuasa
n.
Activity Diagram Laporan Memorandum Internal Bagian Operasional
j.
Pimpinan
Activity Diagram Pencatatan Surat Keterangan Kehilangan Buat Laporan Memorandum Internal Nasabah
Bagian Operasional
Serahkan Laporan Memorandum Internal
Serahkan Surat Keterangan Kehilangan
Terima Laporan Memorandum Internal
Terima Surat Keterangan Kehilangan
Gambar IV.14 Activity Diagram Laporan Memorandum Internal
Gambar IV.11 Activity Diagram Pencatatan Surat Keterangan Kehilangan 6
o. Activity Diagram Laporan Surat Kuasa
Entry surat masuk
Entry surat keluar
Bagian Operasional
Pimpinan
Bagian Operasional
Entry surat keterangan kehilangan
Entry surat kuasa
Buat Laporan Surat Kuasa Entry memorandum internal
Serahkan Laporan Surat Kuasa
Terima Laporan Surat Kuasa
Pegawai
Cetak memorandum internal
Entry SPPD
Gambar IV.19 Gambar IV.15 Activity Diagram Laporan Surat Kuasa
Use Case Diagram Package Transaksi
p. Activity Diagram Laporan Surat Keterangan Kehilangan
Cetak laporan surat masuk
Cetak laporan surat keluar
Bagian Operasional
Pimpinan Bagian Operasional
Cetak laporan surat kuasa Pimpinan
Cetak laporan SPPD
Buat Laporan Surat Keterangan Kehilangan
Serahkan Laporan Surat Kehilangan Kehilangan
Cetak Laporan Keterangan Kehilangan
Terima Laporan Surat Keterangan Kehilangan
Cetak laporan memorandum internal
Gambar IV.20 Use Case Diagram Package Laporan Gambar IV.16 Activity Diagram Laporan Surat Keluar
4.3 Perancangan Basis Data Berikut ini adalah penjelasan dari rancangan basis data :
4.2 Use Case Diagram
1
M
Instansi
instansi
punya
1
Entry data instansi
Kd_Instansi No_SuratKeluar
Kd_Instansi Nm_Instansi Alamat Telp Fax Email
dapat
SuratMasuk
beri
M
M No_Rek Nama Tgl_Lahir Telepon Pekerjaan Alamat_Perkerjaan Phsln_Tetap Rata_PhslnTtetap N_KTP Nm_IbuKandung
No_SuratKeluar Kode_Bagian 1
M
1
Nasabah
No_SuratKeluar Tanggal Lamp Perihal Tgl_Kirim
buat
Bagian Operasional
No_SuratKetKeh SuratKeteranganKe Tanggal_Surat Jns_Keh hilangan Tgl_Keh Lokasi_Keh Tgl_TerimaSuratKetKeh
1
M
Entry data nasabah
M
No_SuratKetKeh No_Rek
SuratKeluar
nasabah
No_SuratMasuk Tgl_Surat Lampiran Perhl Tgl_TerimaSuratMasuk No_Masuk
Kd_Instansi No_SuratMasuk
ada
No_Rek No_SuratKuasa Tgl_Buka Tmp_Lahir Alamat Kewarganegaraan BidangUsaha Agama Phsln_Ttetap Info_PTambahan Jn_Kel Status_Perkawinan
SuratKuasa
No_SuratKuasa Tgl_SuratKuasa Nm_PenerimaKuasa Hubungan Alamat No_KTP Tgl_TerimaSuratKuasa
Bagian
Entry data pegawai pegawai
Kode_Bagian Nm_Bagian Tugas Wewenang
1
milik
Kode_Bagian NIK No_SPPD NIK
M
Entry data bagian
isi
Pegawai
bagian
punya
M
NIK Nama Grade Jabatan Alamat Tel Email
1
NIK No_Memo
SPPD
No_Rek No_Memo Keterangan
No_SPPD Tgl_SPPD Maksud_Perdin Lokasi_Perdin Tujuan_Lokasi Tgl_MulaiPerdin Tgl_AkhirPerdin Tgl_TerimaSPPD
M
dapat
Gambar IV.18
1
N MemorandumInternal
No_Memo Hal Tgl_Memo Ket_Memo Tgl_TerimaMemo
Use Case Diagram Package Master Gambar IV.21 Entity Relationship Diagram 7
3) Rancangan Layar Entry Data Pegawai
4.4 Rancangan Dialog Layar
ENTRY ENTRY DATA DATA PEGAWAI PEGAWAI
1) Rancangan Layar Menu Utama MENU MENU UTAMA UTAMA MASTER TRANSAKSI
LAPORAN
Entry Data Pegawai
Bank Muamalat
KELUAR
NIK
Auto
Nama
input
Grade
input
Jabatan
input
Alamat
input
Telp
input input
Email SIMPAN
NIK display
UBAH
Nama display
Z Z
HAPUS
Grade display
Jabatan display
Z
Z
BATAL
KELUAR
Alamat display
Telp dispay
Z
Z Z
Email display
0
Gambar IV. 29 Rancangan Layar Entry Data Pegawai
Bank Muamalat
Gambar IV. 25 Rancangan Layar Menu Utama
4) Rancangan Layar Entry Data Bagian ENTRY ENTRY DATA DATA BAGIAN BAGIAN
2) Rancangan Layar Menu Master
Entry Data Bagian
Bank Muamalat
Kode Bagian
MENU MENU UTAMA UTAMA MASTER TRANSAKSI
LAPORAN
Auto
KELUAR
Entry Data Instansi Entry Data Nasabah Entry Data Pegawai Entry Data Bagian
Nama Bagian
input
Tugas
input input
Wewenang
SIMPAN
UBAH
Kode Bagian display
Z
BATAL
Tugas display
Z
KELUAR
Wewenang display
Z
Z
0
Bank Muamalat
Gambar IV. 30 Rancangan Layar Entry Data Bagian
Gambar IV. 26 Rancangan Layar Menu Master
5) Rancangan Layar Menu Transaksi
1) Rancangan Layar Entry Data Instansi
MENU TRANSAKSI MASTER TRANSAKSI
ENTRY ENTRY DATA DATA INSTANSI INSTANSI
Entry Data Instansi
Bank Muamalat
HAPUS
Nama Bagian display
LAPORAN
KELUAR
Entry Surat Masuk Entry Surat Keluar
Kode Instansi
Auto
Nama Instansi
input
Alamat
input
Telepon
input
Entry Surat Keterangan Kehilangan Entry Surat Kuasa Entry Memorandum Internal Cetak Memorandum Internal Entry SPPD
input
Fax
input
Email SIMPAN
UBAH
Kode Instansi display
HAPUS
Nama display
Z
Alamat display
BATAL
Telp display
KELUAR
Fax display
Email display
Z Z Z Z
Z Bank Muamalat
0
Gambar IV. 27 Rancangan Layar Entry Data Instansi
Gambar IV. 31 Rancangan Layar Menu Transaksi
2) Rancangan Layar Entry Data Nasabah
6) Rancangan Layar Entry Surat Masuk
ENTRY DATA NASABAH
Entry Data Nasabah
Bank Muamalat Nomor Rekening
Auto
Nama
input
Tanggal Lahir
dd/mm/yyyy
ENTRY SURAT MASUK
input
Tanggal Buka Tempat Lahir
Entry Surat Masuk
Bank Muamalat
input
Alamat
Input
Instansi
Telepon
input
Kewarganegaraan
input
No Surat Masuk
input
Pekerjaan
input
Bidang Usaha
input
Tanggal Surat Masuk
dd/mm/yyyy
Alamat Pekerjaan
input
Agama
input
Lampiran
input
Penghasilan Tak Tetap Info Penghasilan Tambahan Jenis Kelamin
input
Status Perkawinan
input
Penghasilan Tetap Rata Penghasilan Tetap No KTP
input
Nama Ibu Kandung SIMPAN
Norek
UBAH
Nama
display display
Z
Z
Tgl buka Tp lhr
Z
input input
Z
Tgl lahir display
Z Alamat
Z
HAPUS
Telp
Pekerjaan
display display
Z Kwrga
Z
Z
input input
Rata2 phsl tetap
No KTP
Nama ibu
display
display
display
display
display
Z
Z
Agama
Peng tak ttp
Z
Z
Z
Z
Z
Info peng tmbh
Jn kel
Status
Z
Z
Z
display
Nama Instansi
display
Cari
input
KELUAR
Pengh tetap
Z
input dd/mm/yyyy
Nomor Masuk
BATAL
Alamat
Bid usa
input
Perihal Tanggal Terima SM
Kode Instansi
Kode Instansi display
Nama Instansi display
Z
Z SIMPAN
0
Gambar IV.28 Rancangan Layar Entry Data Nasabah
No Surat Masuk display
Z BATAL
Perihal display
Z KELUAR
Gambar IV. 32 Rancangan Layar Entry Surat Masuk 8
7) Rancangan Layar Entry Surat Keluar
11) Rancangan Layar Cetak Memorandum Internal
ENTRY ENTRY SURAT SURAT KELUAR KELUAR
Entry Surat Keluar
Bank Muamalat
CETAK MEMORANDUM INTERNAL
Bagian
Nomor Surat Keluar
input
Tanggal SK
dd/mm/yyyy
Lampiran
input
dd/mm/yyyy
Tanggal kirim
display display
Cari
Bank Muamalat
Instansi
Input
Perihal
Kode Bagian Nama Bagian
Kode Instansi
display
Nama Instansi
display
Alamat
display
Cetak Memorandum Internal
Cari
Nomor Memo Nomor Surat Keluar display
Nama display
Z
Tanggal display
Z
Z
Z
BATAL
BATAL
CETAK
0 SIMPAN
Cari
display
Perihal display
KELUAR
KELUAR
Gambar IV. 33 Rancangan Layar Entry Surat Keluar
Gambar IV. 37 Rancangan Layar Cetak Memorandum Internal
8) Rancangan Layar Entry Surat Keterangan Kehilangan
12) Rancangan Layar Entry SPPD
ENTRY ENTRY SURAT SURAT KETERANGAN KETERANGAN KEHILANGAN KEHILANGAN
ENTRY SPPD
Entry Surat Keterangan Kehilangan
Bank Muamalat
Entry SPPD
Bank Muamalat
Nasabah
Nomor Surat Kehilangan
input
Nomor Rekening
display
Tanggal Surat
dd/mm/yyyy
Nama Nasabah
display
Jenis Kehilangan
input
Tempat Lahir
display
Nomor SPPD
input
NIK
display
Tanggal Kehilangan
dd/mm/yyyy
Tanggal Lahir
sysdate
Tanggal SPPD
dd/mm/yyyy
Nama
display
Lokasi Kehilangan
input
Jenis Kelamin
display
input
Grade
display
Kewarganegaraan
display
Maksud Perjalanan
dd/mm/yyyy
Pekerjaan
display
Pendidikan Terakhir
display
No KTP
display
Alamat
display
Tanggal Terima SKK
BATAL
SIMPAN KELUAR Nomor SK display
Norek display
Z
Nama Nasabah display
Tanggal Kehilangan display
Z
Z
Lokasi Kehilangan display
Cari
Pegawai
input input
Tanggal Mulai
dd/mm/yyyy
Tanggal Akhir
dd/mm/yyyy
Display
Jabatan
Alamat display
Z
Z
Lokasi Mulai Tujuan Lokasi
Cari
Z
SIMPAN
KELUAR
BATAL
0
Gambar IV. 34 Rancangan Layar Entry Surat Keterangan Kehilangan
Nomor SPPD display
NIK display
Nama display
Z
Z
Z
Tanggal SPPD display
Tujuan Lokasi display
Maksud Perjalanan display
Z
Z
Z
0
Gambar IV. 38 Rancangan Layar Entry SPPD
9) Rancangan Layar Entry Surat Kuasa ENTRY ENTRY SURAT SURAT KUASA KUASA
13) Rancangan Layar Laporan Surat Masuk
Entry Surat Kuasa
Bank Muamalat
Nasabah input
Nomor Surat Kuasa Tanggal Surat Kuasa
dd/mm/yyyy
Nama Penerima Kuasa
input
Hubungan
input
Alamat
input
Norek
display
Nama
display
Alamat
display
No KTP
display
Cari
Laporan Surat Masuk
Bank Muamalat
Laporan Surat Masuk
Periode No KTP
input
Tanggal Terima
dd/mm/yyyy
Nomor Surat Kuasa display
Z
BATAL
SIMPAN
KELUAR
Norek display
Nama Nasabah display
Nama PK display
Z
Z
Z
pilih
pilih
Alamat display
Z
Cetak
Keluar
0
Gambar IV. 39 Rancangan Layar Laporan Surat Masuk
Gambar IV. 35 Rancangan Layar Entry Surat Kuasa
14) Rancangan Layar Laporan Surat Keluar
10) Rancangan Layar Entry Memorandum Internal
Laporan Surat Keluar
ENTRY ENTRY MEMORANDUM MEMORANDUM INTERNAL INTERNAL
Entry Memorandum Internal
Bank Muamalat
Bank Muamalat
Pegawai
Nomor Memo
input
Perihal
input
Tanggal Memo
dd/mm/yyyy
NIK
display
Nama
display
Cari
Periode
Input
Keterangan Memo
Tanggal Terima Memo
Laporan Surat Keluar
dd/mm/yyyy
Nasabah
Norek
display
Nama
display
Keterangan
pilih
Tambah
display
pilih
Cari
Nomor Memo Display
Z
Perihal display
Z
Tanggal Memo display
Z
Keterangan Memo display
Z
Tanggal Terima Memo display
Z
Norek display
Z
Nama display
Keterangan display
Z
Z
0
SIMPAN
BATAL
Cetak
KELUAR
Gambar IV. 36 Rancangan Layar Entry Memorandum Internal
Keluar
Gambar IV. 40 Rancangan Layar Laporan Surat Keluar 9
15) Rancangan Layar Laporan Surat Kuasa
4.5 Rancangan Class Diagram
Lqporan Surat Kuasa
Laporan Surat Kuasa
Bank Muamalat
Periode
pilih
pilih
Cetak
Keluar
Gambar IV. 41 Rancangan Layar Laporan Surat Kuasa 16) Rancangan Layar Laporan SPPD Laporan SPPD
Laporan SPPD
Bank Muamalat
Periode
pilih
Gambar IV.61 Entity Class Diagram
pilih
Cetak
Keluar
5. Kesimpulan dan Saran 5.1 Kesimpulan Dalam bab ini penulis membuat beberapa kesimpulan terhadap sistem yang dirancang: a. Dengan sistem yang terkomputerisasi dapat meningkatkan mutu pelayanan terhadap nasabah maupun instansi sehingga mudah mengidentifikasi datadata yang telah disimpan dalam database. b. Dengan sistem yang terkomputerisasi dapat menerima dan menyajikan informasi dengan mudah sesuai dengan kebutuhan. c. Dengan sistem yang terkomputerisasi akan memudahkan bagian personalia dalam memnuhi kebutuhan nasabah maupun instansi. d. Sistem terkomputerisasi juga dapat meningkatkan efektifitas dalam pengolahan data sehingga menghasilkan informasi yang tepat dan lengkap dan apabila sewaktu-waktu data diperlukan dapat dengan mudah dicari dalam database. e. Dengan sistem yang dirancang data surat akan lebih rapi dan mudah dicari. f. Kesalahan-kesalahan yang disebabkan oleh keterbatasan seperti human error ataupun ketidalsengajaan dapat dikurangi dengan penggunaan sistem komputerisasi.
Gambar IV. 42 Rancangan Layar Laporan SPPD 17) Rancangan Layar Cetak Laporan Keterangan Kehilangan Laporan Surat Ketereangan Kehilangan
Bank Muamalat
Laporan Surat Keterangan Kehilangan
Periode
pilih
pilih
Cetak
Keluar
Gambar IV. 43 Rancangan Layar Laporan SPPD 18) Rancangan Layar Laporan Memorandum Internal Laporan Memorandum Internal
Bank Muamalat
Laporan Memorandum Internal
Periode
pilih
pilih
Cetak
Keluar
Gambar IV. 43 Rancangan Layar Laporan Memorandum Internal 10
g.
h.
Dengan sistem komputerisasi memudahkan bagian personalia membuat laporan untuk disampaikan ke pimpinan. Dengan sistem terkomputerisasi maka pimpinan dapat dengan mudah dan cepat memperoleh laporan-laporan yang diperlukan, sehingga perkembangan perusahaan dapat dengan mudah diketahui.
e.
Disarankan untuk menyimpan data surat berdasarkan nomor surat agar dapat dengan mudah ditemukan.
DAFTAR PUSTAKA Community, Smitdev.”Membangun Aplikasi Database dengan Visual Basic 2008 dan SQL Server 2008”. Jakarta: PT Elex Media Kumputindo. 2010.
5.2 Saran Dalam rancangan sistem yang diusulkan ini, penulis berharap agar sistem yang telah dibuat dapat bermanfaat dengan baik, bagi kemajuan dan perkembangan perusahaan. Untuk itu penulis mengusulkan beberapa saran, diantaranya: a. Sebelum menggunakan sistem yang terkomputerisasi, terlebih dahulu diadakan pelatihan yang baik dalam penggunaannya kepada karyawan atau user yang akan menggunakan sistem ini. b. Ketelitian dalam bagian operasional saat memasukkan data perlu ditingkatkan agar tingkat kesalahan data akan semakin rendah, sehingga keluaran yang dihasilkan akan sesuai dengan yang diinginkan. Perlu disadari, bahwa komputerisasi sistem tidak ada gunanya jika tanpa dukungan user yang terampil, teliti, terlatih dan bertanggung jawab. c. Perlu dilakukan back-up data secara berkala terhadap data-data yang penting untuk mengantisipasi keadaan yang tidak diinginkan, seperti hilangnya data. d. Diperlukan maintanace atau mengawasi masalah hardware maupun software, agar terhindar dari masalah-masalah yang merugikan perusahaan, seperti komputer yang hang, terjangkit virus dan lain-lain.
Dennis, Alan, et al.”System Analysis And Design with UML Version 2.0”. Edisi 2 USA : Indiana University.2005. Fitriyanti.”Diktat Database Pangkalpinang. 2010.
Access”.
Fowler, Martin. “Panduan Singkat Pemodelan Objek Standar”. Yogyakarta : Andi, 2005.
Kamus Besar Bahasa Indonesia/Tim Penyusun Kamus Pusat Bahasa. Edisi 3, cetakan kedua. Jakarta : Balai Pustaka, 2002. Jeffrey Whitten, “Metode Desain dan Analisis Sistem”. Edisi 6. Yogyakarta : Andi, 2004. Ladjamudin, Al-Bahra. “Analisis dan Desain Sistem Informasi”. Edisi pertama. Yogyakarta. Graha Ilmu.2005. Marchewka, T Jack. “Information Technology Project Management”. River Street, Hoboker.2010.
11
