ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN NILAI AKADEMIK SISWA PADA SMPN 6 SUNGAILIAT Miranti
Sistem Informasi STMIK ATMA LUHUR PANGKALPINANG Jl. Jend. Sudirman Selindung Lama Pangkalpinang Kepulauan Babel email :
[email protected] Abstrak Advancement of information and comunication technology is growing, it suggests that how importance information for an organization. The continued development of technology, data processsing was mor easily, which used only data processing using the manual input of data such as data archiving. SMPN 6 Sungailiat this one school in Bangka island. During teaching and learning activities (KBM) at schools is still structured and student scores enty by manuall. With manual in clustured storage can allow the data is lost, damaged and complicate the seacrh data. In solving problem faced by the author in analyzing the system running, the auther uses Object Oriented approach consisting of Diagrams UML (Unified Modeling Language. UML Diagrams are used include activity diagrams, use case diagrams, and use case decription. While the design of the system the authors Use the Entity Relationship Diagram (ERD), Transforming ER Diagrams into Logical Record Structure (LRS), table (Relationship) and Spesification database for solving this problem resulted in an information system. The information system to improve the efficiency, accuracy and security of archived documents. Hopepully with a computerized information system for archiving system can alter the performance of each lesson the teacher and learning activities (KBM) at schools, in the hopes faciliate the parties concerned in finding information.
Kata Kunci : The student, akademic, and Administration. akan kemudahan dalam pemanfaatan
1. Pendahuluan
teknologi informasi untuk membantu
a. Latar Belakang Masalah
pekerjaan.
Kemajuan teknologi informasi
Perkembangan
ini
berpengaruh besar terhadap aspek
semakin hari semakin meningkat,
kehidupan
sesuai dengan kebutuhan manusia
1
bahkan
perilaku
dan
aktivitas manusia banyak tergantung
Sehingga penulis berminat untuk
pada teknologi informasi. Teknologi
mengangkat
informasi telah banyak digunakan
penelitian pada SMPN 6 Sungailiat
untuk
bidang
dalam bentuk skripsi yang berjudul “
kehidupan salah satu diantaranya
ANALISA DAN PERANCANGAN
dalam bidang pendidikan.
SISTEM
pekerjaan
dalam
Dalam
tema
dengan
objek
INFORMASI
lembaga pendidikan tentunya tidak
PENGELOLAAN
lepas dari data-data yang dapat
AKADEMIK SISWA PADA SMPN
berubah
6 SUNGAILIAT ”
sewaktu-waktu
dengan
NILAI
jumlah data yang sangat besar, maka perubahan data tersebut haruslah tersimpan dengan baik.
b. Tujuan Penelitian
Dalam
1.
pengelolaan data seperti data siswa,
menyempurnakan
guru, mata pelajaran, absensi, jadwal,
pendataan
raport dan data laporan nilai masih menggunakan sehingga
proses
resiko
Sungailiat,
dengan
membantu dalam proses administrasi data-data data
tersebut
usaha,
2.
beralamat di JL.
3.
pembuatan
Tanjung Pesona
sedang
teknologi
kedalam
kegiatan
proses
mempercepat
proses
rekapitulasi
laporan
capaian kompetensi 4.
tahun 2014 karena sistem informasi yang
terjaga
Merancang sistem akademik yang dapat
yang
Desa Rambak yang baru berdiri pada
akademik
dan
nilai
berikut kerapian dan keamanannya.
memang
Sungailiat
data
pengelolaan nilai akademik siswa
sangat berguna bagi pihak sekolah 6
pengguna
Merancang sistem akademik yang
kelangsungan
dimana penggunaan teknologi sistem ini
siswa
melibatkan
mata
pelajaran wali kelas dan staff lainnya,
informasi akademik
bagi
keakuratan dokumen atau informasi.
akan
guru
memberikan
pengelolaan
akademik
tersebut.
bermanfaat bagi pihak sekolah baik
SMPN
dalam
langsung kegiatan yang berkaitan
menjaga kualitas informasi yang akan
pada
pekerjaan
dapat
kenyamanan
sekolah sangatlah membantu dalam
tata
sehingga
nilai akademik siswa di SMP N 6
teknologi sistem informasi bagi pihak
bagian
modern
sistem informasi bidang pengelolaan
Oleh sebab itu pemanfaatan
sehingga
yang
mempermudah
data
sangatlah besar.
pengelolaan
kegiatan
terkomputerisasi,
manual,
kehilangan
Merancang sistem akademik guna
serta memberi kemudahan dalam pencarian data-data akademik yang
berjalan
dibutuhkan
masih menggunakan cara manual.
laporan.
2
dalam
pembuatan
c.
Batasan Masalah Agar tidak menyimpang dari
b.
Batas Sistem (Boundary)
c.
Lingkungan luar (environtments)
d.
Penghubung (interface)
pada
e.
Masukan (input)
skripsi perancangan sistem informasi
f.
Pengolahan ( process )
akademik
batasan-
g.
Keluaran (output)
batasan masalah yang hanya akan
h.
Sasaran ( objective )
pokok
pembahasan,
ini
membahas
maka
terdapat
sistem
informasi
Informasi
akademik mulai dari aplikasi :
hasil
dari
pengolahan data dalam bentuk yang lebih
a. Pendataan Siswa
berguna
penerimanya
b. Pendataan Guru
dan
yang
berarti
bagi
menggambarkan
suatu kejadian-kejadian yang nyata yang
c. Pendataan Mata Pelajaran
digunakan
d. Pembuatan Jadwal
untuk
pengambilan
keputusan. Sumber dari informasi adalah
e. Ekstrakulikuler
data.
f. Daftar Ekstrakulikuler
Data
adalah
kenyataan
yang
menggambarkan suatu kejadian-kejadian
g. Pendataan Rekap Absensi
dan kesatuan nyata.
h. Pembuatan Daftar Nilai
Sistem Informasi dapat didefinisikan
i. Pembuatan Raport
sebagai suatu susunan dari orang, data,
j. Pembuatan Rekapitulasi Laporan
proses, dan teknologi informasi yang
Capaian Kompetensi
saling
Dan sistem informasi akademik ini
adalah
menggunakan
berhubungan
untuk
mengumpulkan, memroses, menyimpan,
bahasa
dan menyediakan keluaran informasi
pemograman visual basic 2008 (vb.
yang diperlukan untuk mendukung suatu
net) dengan menggunakan database
organisasi.
microsoft office acces 2007.
Sistem
informasi
dapat
digolongkan menurut fungsinya, antara lain adalah sebagai berikut ini: (Whitten
2. Tinjauan Pustaka
2004:12). Komponen-komponen Sistem
Sistem adalah sekelompok komponen yang
saling
berhubungan,
Informasi adalah sebagai berikut:
bekerja
1)
bersama untuk mencapai tujuan bersama dengan
menerima
menghasilkan transformasi 2006:29).
output yang
Suatu
input
serta
dalam
proses
teratur. sistem
Keras
(Hardware),
Terdiri dari komputer, peripheral, jaringan, dsb. 2)
(O’brien
Perangkat
Lunak
Merupakan
mempunyai
(Software),
kumpulan
dari
perintah/fungsi yang ditulis dengan
karakteristik atau sifat-sifat tertentu,
aturan
antara lain sebagai berikut : a.
Perangkat
tertentu
memerintahkan
Komponen Sistem (Component)
3
untuk komputer
melaksanakan Software
tugas
dapat
tertentu.
dokumen-dokumen apa saja yang
digolongkan
dihasilkan sistem berjalan.
menjadi Sistem Operasi (Windows c. Analisa Dokumen Masukan
2000, Linux, Unix, dll), Aplikasi
Analisa masukan adalah dokumen
(Akuntansi, database, dll), Utilitas
yang berasal dari bagian lain dan
(Anti Virus, Speed Disk, dll), serta
diterima oleh bagian gudang.
Bahasa (Java, VB, Delphi, C++,
d. Use Case Diagram
dll).
Use Case Diagram menggambarkan
3) Data, Merupakan komponen dasar
sebuah
dari informasi yang akan diproses lebih
lanjut
untuk
bagaimana
buku
Bagian
urutan
dalam komponen manusia seperti
dari
dan sebagainya. Oleh sebab itu perlu
utama
use
case
naratif
dari
case
yang
interaksi antara aktor dan
Perancangan
Unified Modelling Language
berorientasi
obyek
merupakan tahap lanjutan setelah
(UML) adalah sebuah “bahasa” yang
analisa
telah menjadi standar dalam industri
sistem
deskripsi
use
sistem.
suatu rincian tugas yang jelas.
mendokumentasikan
dari
merupakan urutan yang paling umum
operator, pemimpin sistem informasi
merancang
terbesar
merupakan
5) Manusia (Human), Yang terlibat
visualisasi,
berinteraksi
e. Deskripsi Use Case Diagram
penuntun
operasional (aplikasi) dan teknis.
untuk
sistem
dengan dunia luar.
4) Prosedur, Dokumentasi prosedur / sistem,
yang
diharapkan dari sebuah sistem dan
menghasilkan
informasi.
proses
fungsionalitas
berorientasi
perancangan
dan
adalah
piranti
lunak. Alat-alat bantu yang digunakan
obyek,
berorientasi
suatu
obyek
pendekatan
digunakan
untuk
kebutuhan
–
yang
menspesifikasi
kebutuhan
sistem
dengan mengkolaborasikan obyek–
dalam analisa berorientasi objek dengan
obyek, atribut–atribut, dan method–
UML antara lain adalah :
method
a. Activity Diagram
yang
2004:686).
Activity diagram adalah teknik untuk
sistem
mendiskripsikan logika prosedural,
itu
ada.
Tujuan untuk
(Whitten perancangan memahami
kebutuhan kepada pemakai sistem
proses bisnis dan aliran kerja dalam
(user) dan memberikan gambaran
banyak kasus.
yang jelas serta rancang bangun yang
b. Analisa Dokumen Keluaran
lengkap.
Analisa keluaran adalah bagian dari sistem yang fungsinya menjelaskan
4
Tahap-tahap yang dilakukan pada
pelaksanaan kegiatan akademik siswa
perancangan
pada SMPN 6 Sungailiat.
berorientasi
obyek
Berkenaan
dengan proses akademik siswa yang
adalah :
mempelajari bentuk dokumen-dokumen a. Entity Relationship Diagram (ERD)
yang digunakan serta laporan yang
ERD adalah sebuah model data yang
dihasilkan untuk mengumpulkan data
menggunakan beberapa notasi untuk
yang dibutuhkan.
menggambarkan data dalam hal
b) Wawancara (interview)
entitas dan relasi yang digambarkan
Melalui wawancara langsung dengan
oleh data tersebut.(Whitten
pegawai bagian akademik siswa serta
2004:295).
mengajukan
b. Class Diagram(Entity Class)
pertanyaan-pertanyaan
pada pegawai bagian akademik yang
Class diagram sangat membantu
terkait dengan alur permasalahan
dalam visualisasi struktur kelas dari
akademik
suatu sistem.
siswa
pada
SMPN
6
Sungailiat c) Penelitian Kepustakaan
3. Metode Penelitian
Penulis juga menggunakan berbagai sumber bacaan baik dari buku-buku
Metode pengumpulan data yang dilakukan tentang
dalam
mendapatkan
pengelolaan
nilai
ilmiah, hasil pencarian penulis di
data
akademik
siswayang ada di SMP N 6 Sungailiat
internet,
catatan
penulis,
dan
semasa
diktat-diktat
kuliah yang
berkaitan erat dengan judul skripsi
adalah sebagai berikut :
ini. a. Analisa
Masalah
Dan
Studi
b. Analisa Sistem
Kelayakan Pada
Kegiatan-kegiatan
tahap
awal
pengumpulan
data
ini
dilakukan
atau
yang dilakukan
pada tahap ini adalah :
materi
1) Menganalisa sistem yang ada,
perancangan dengan cara dibawah ini :
yaitu
1) Tinjauan Lapangan
mengetahui apa yang dilakukan
Penulis
mengumpulkan
data
yang
SMPN
6
Sungailiat,
dan
oleh sistem yang ada.
diperoleh langsung dari hasil penelitian pada
mempelajari
2) Menspesifikasikan sistem, yaitu
tinjauan
menspesifikasikan masukan yang
lapangan dilakukan dengan tiga cara,
ada, database yang ada, proses
yaitu :
yang dilakukan dan keluaran yang
a) Observasi (pengamatan)
dihasilkan.
Melalui observasi lapangan dengan cara
Produk-produk yang dihasilkan dari
melihat
tahap ini adalah berupa model dari
secara
langsung
terhadap
5
sistem yang ada, sedangkan alat-alat
yang terjadi antara satu atau lebih
yang digunakan antara lain, yaitu:
komponen sistem.
1) Activity diagram sistem berjalan, digunakan
untuk
2) LRS (Logical Record Structure)
memodelkan
LRS terdiri dari link-link (hubungan)
alur kerja atau workflow sebuah
diantara
proses
menunjukkan arah dari satu tipe
bisnis
serangkaian
dan
urutan
aktivitas
didalam
tipe
record.Link
ini
record lainnya.
suatu proses bisnis.
3) Spesifikasi Basis Data
2) Use case diagram sistem usulan,
Spesifikasi basis data
digunakan
digunakan untuk menggambarkan
untuk menjelaskan tipe data yang ada
hubungan antara use case dengan
pada LRS secara detail.
aktor
tanpa
mendeskripsikan
bagaimana
4) Sequence Diagram
aktivitas-aktivitas
Menjelaskan interaksi obyek yang
tersebut diimplementasikan.
disusun dalam suatu urutan waktu.
3) Deskripsi use case, digunakan untuk
fungsi
urutan kejadian yang dilakukan oleh
dasar (basic function) dari sistem,
seorang aktor dalam menjalankan
apa yang dapat dilakukan oleh
suatu sistem.
user
mendeskripsikan
Urutan waktu yang dimaksud adalah
dan
bagaimana
sistem
merespon.
4. Hasil dan Pembahasan
c. Rancangan Sistem
Setelah
dilakukannya
pengamatan
Tahap perancangan sistem adalah
terhadap system yang sedang berjalan,
merancang
diperoleh beberapa proses sistem manual
sistem
secara
rinci
berdasarkan hasil analisa sistem yang
yang sedang berjalan, diantaranya :
ada, sehingga menghasilkan model
a. Pendataan Siswa
yang ada, sehingga menghasilkan
Bagian TU membagikan form data
model sistem baru yang diusulkan,
siswa kepada setiap siswa. Kemudian
dengan disertai rancangan database
siswa mengisi data diri masing-
dan spesifikasi program.
masing
Alat-alat yang digunakan pada tahap
tersebut, setelah selesai mengisi form
perancangan sistem informasi ini
data
antara lain sebagai berikut :
dikumpulkan
1) ERD
bagian TU mencatat data siswa
(Entity
Relationship
Diagram) ERD
pada
form
data
siswa,form kebagian
siswa
tersebut TU,
lalu
kedalam buku induk siswa. digunakan
mempresentasikan
untuk
b. Pendataan Guru
hubungan
Guru mengisi form data guru yang diberikan oleh bagian TU, setelah
6
diisi form tersebut dikembalikan lagi
pelaksanaan
kebagian TU. Kemudian bagian TU
kemudian bagian TU menyerahkan
mencatat data tersebut kedalam buku
data ekstrakulikuler tersebut kepada
induk guru.
guru
c. Pendataan Mata Pelajaran Dinas
pendidikan
ekstrakulikuler
ekstrakulikuler
untuk
dilaksanakan.
memberikan
f. Daftar Ekstrakulikuler
rekomendasi mata pelajaran sesuai
Wali kelas mendata dan mencatat
kurikulum
nama-nama siswa yang ingin
yang
berlaku
kepada
kepala sekolah, kemudian kepala
mengikuti
sekolah menerima dan menyerahkan
ekstrakulikuler setelah itu wali
rekomendasi mata pelajaran kepada
kelas menyerahkan data siswa
TU,
dan
yang mengikuti ekstrakulikuler
mengarsipkan data mata pelajaran
tersebut kebagian TU kemudian
tersebut.
bagian TU menyalin data tersebut
lalu
TUmenerima
d. Pembuatan Jadwal
kegiatan
kedalam data siswa.
Kepala sekolah mengadakan rapat
g. Pembuatan Rekap Absen
kepada guru mata pelajaran untuk
Wali kelas menerima data absensi
menentukan
dari
jadwal
pelajaran,lalu
guru
mata
pelajaran
kepala sekolah membuat SK dan
kemudian wali kelas merekap
mengkonfirmasikan
data absen tersebut.
kebagian
TU
untuk membuat SK pembagian tugas
h. Pembuatan Daftar Nilai
serta jadwal pelajaran untuk setiap
Guru
guru
dan
menyerahkan seluruh daftar nilai
pelajaran
kepada wali kelas, kemudian wali
kepada masing-masing guru mata
kelas menerima daftar nilai dari
pelajaran,
kemudian
masing-masing
pelajaran
menyampaikan
mata
menyerahkan
pelajaran jadwal
guru
mata kepada
pelajaran
guru
mata
pelajaran lalu wali kelas merekap
masing-masing siswa dikelas.
daftar
e. Pendataan Ektrakulikuler
nilai
tersebut
kedalam
laporan capaian kompetensi.
Kepala sekolah menentukan jenis ekstrakulikuler,
mata
kemudian
i. Raport
kepala
Wali
kelas
mengisi
raport
siswa
sekolah membuat SK pelaksanaan
berdasarkan daftar nilai, lalu raport
ekstrakulikuler lalu kepala sekolah
yang telah diisi diserahkan kepada
menyerahkan
pelaksanaan
kepala sekolah untuk ditandatangani,
ekstrakulikuler kebagian TU, bagian
setelah raport ditandatangani kepala
TU menerima dan mencatat data
sekolah menyerahkan raport kembali
yang ada
ke
pada
SK
surat
keputusan
7
wali
kelas
masing-masing,
kemudian wali kelas akan bagikan
mendukung dalam pengambilan
raport ke siswa
keputusan.
j. Pembuatan
Rekapitulasi
Laporan
b. Saran
Capaian Kompetensi
Berkaitan dengan hal diatas,
Wali kelas merekap daftar nilai siswa
agar
kedalam laporan capaian kompetensi
keberhasilan sistem akademik pada
kemudian menyerahkannya keagian
SMPN 6 Sungailiat maka dibutuhkan
TU untuk di stempel, kemudian
adanya langkah-langkah dalam upaya
bagian TU menyerahkan kembali ke
system komputerisasi yang baik.
wali kelas untuk diarsipkan.
Adapun beberapa saran agar system
dapat
meningkatkan
dapat berjalan dengan baik, antara
5. Kesimpulan dan Saran
lain sebagai berikut : a. Berdasarkan hasil analisa system
a. Kesimpulan Setelah
melakukan
riset
yang sedang berjalan pada SMPN
pada
SMPN 6 Sungailiat, serta melakukan
6
perbandingan antara sistem yang
system
sedang berjalan dengan sistem yang
sebaiknya
dirancang atau
guna mengurangi kesalahan dan
diusulkan saat ini
Sungailiat
rancang
informasi segera
penulis dapat menarik kesimpulan
keterlambatan
bahwa :
menghasilkan data.
a. Mempermudah
pihak
b. Sumber
sekolah
daya
bangun akademik
dilaksanakan
dalam
manusia
yang
dalam pengelolaan serta dalam
mampu mengoperasikan system
pencarían data dan informasi yang
ini
dibutuhkan.
sebagaimana mestinya.
b. Sistem
yang
dapat
bagian
memberikan
saat
kesalahan
aplikasi
pencarían
mengalami permasalahan.
kedepannya
mengantisipasi
d. Menyediakan media penyimpanan
tidak
f. Seiring
banyak.
buruk
dengan
semakin
berkembangnya ilmu teknologi
e. Menyajikan laporan yang cepat sehingga
keadaan
yang akan terjadi kedepan.
yang memiliki kapasitas yang
akurat,
dengan
e. Melakukan back up data guna
informasi.
dan
terkait
dan software secara berkala agar
kegiatan belajar mengajar.
terjadi
yang
d. Melakukan perawatan hardware
dalam memantau perkembangan
yang
berjalan
system komputerisasi ini.
kemudahan bagi pihak sekolah
c. Meminimalisasikan
dapat
c. Adanya pelatihan kepada bagian-
terkomputerisasi
membantu
supaya
dan
dapat
8
kebutuhan
akan
system
informasi
maka
dibuat
ini
system
dikembangkan
yang
Sutopo, Hadi, Ariesto, Analisis dan
masih
bisa
Desain Berorientasi Objek, Yogyakarta,
lagi
guna
J&J Learning, 2002.
menghasilkan system yang lebih baik lagi.
Whitten, Jeffrey L., Lonnie D. Bently, Kevin C.Dittman.System Analysis and Design Methods. 6 th ed. New York : Mc
Daftar Pustaka
Graw-Hill, 2004. Abdul Kadir, Pengenalan Sistem Informasi
Edisi
Revisi,
Andi,
Widjaya Iwan Kurniawan, Manajemen
Yogyakarta, 2014
Proyek Teknologi Informasi Yogyakarta, Graha ilmu, 2013.
http://bangnudi.blogspot.in/2012/11/s istem-informasi-pengolahan data.html diakses hari rabu, 11 februari 2015. 09:00 AM
http://www.ridersystem.net/2009/08/beberapa-istilahdunia pendidikan.html diakses hari jumat, 11 februari 2015. 09:54 AM
Jogiyanto,
Sistem
Teknologi
Informasi, Andi, Yogyakarta, 2003.
Munawar, Pemodelan Visual dengan UML, Yogyakarta, Graha Ilmu, 2005. O’brien, James A., Pengantar Sistem Informasi, Jakarta, Salemba Empat, 2006.
Raymond Mc Leod, Jr., Sistem Informasi Manajemen, Edisi 7, Jilid 1, PT. Prenhalindo, Jakarta, 2001.
9
