ANALISA DAN PERANCANGAN E-PROCUREMENT PADA PT. VICTORY RETAILINDO
Henby - 070726205
ABSTRAK PT. Victory Retailindo adalah suatu perusahaan yang bergerak di bidang penjualan produkproduk yang sebagian besar produk dari Jepang. PT. Victory Retailindo menjalankan proses bisnis dalam bentuk supermarket sehingga faktor pengadaan barang menjadi sangat penting. Alasan dilakukan penelitian skripsi ini adalah masalah dalam PT. Victory Retailindo terhadap proses pengadaan barangnya seperti keberadaan Additional dan Revised PO yang sangat rumit, ketergantungan terhadap pemasok yang sangat tinggi, dan proses pengadaan barang yang lama. Oleh karena itu, tujuan dibuatnya sistem perancangan pengadaan barang ini adalah untuk mengatasi masalah-masalah yang saat ini terjadi sekaligus menciptakan suatu inovasi baru yang bisa menjadi keunggulan kompetitif yang dimiliki PT. Victory Retailindo. Metode penelitian yan digunakan adalah dengan melakukan perancangan suatu sistem pengadaan barang (procurement) yang berbasis teknologi informasi, sehingga dengan sistem yang baru tersebut, PT. Victory Retailindo dapat menjalankan proses procurementnya dengan lancar dan cepat, interaksi dan integrasi dengan pemasok menjadi sangat baik, ketergantungan terhadap pemasok menjadi rendah karena dengan adanya sistem tersebut, PT. Victory Retailindo bisa melakukan peyeleksian terhadap para supplier yang tentu saja lebih menguntungkan. Selain itu, inovasi-inovasi baru juga dapat diimplementasikan dalam sistem e-procurement ini.
Kata Kunci: Perancangan, Procurement, Sistem e-Procurement, tampilan web
iii
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa atas berkat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul “ Analisa dan Perancangan E-Procurement Pada PT. Victory Retailindo” ini tepat waktunya. Skripsi ini ditulis sebagai bagian dari persyaratan kelulusan program studi Jurusan Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Bina Nusantara. Penulis mengharapkan skripsi ini dapat menambah pengetahuan dan dapat bermanfaat bagi teman-teman dan mahasiswa mahasiswi lainnya. Penyelesaian skripsi ini oleh penulis tidak lepas dari bantuan dan dukungan yang telah diberikan oleh berbagai pihak. Untuk itu penulis ingin mengucapkan terima kasih sebanyak-banyaknya kepada:
Bapak Prof. Dr. Geraldus Polla, M.App, Sc. selaku Rektor Universitas Bina Nusantara yang telah menyediakan fasilitas dan bimbingan akademik selama proses perkuliahan penulis. Semoga kesuksesan selalu menyertai Bapak.
Bapak E.A. Kuncoro, SE., MM. selaku Dekan Fakultas Ekonomi atas dukungan dan bantuan yang telah diberikan.
Bapak Idris Gautama, SE., S.Kom., MM selaku Ketua Jurusan Manajemen dan Ibu Tjia Fie Tjoe, S.Kom., MM. selaku sekretaris Jurusan Manajemen.
Ibu Nelly, S.Kom.,MM selaku dosen pembimbing yang telah memberikan bimbingan, ide-ide yang kreatif, dan nasehat-nasehat yang membantu penulis selama proses pembuatan skripsi. Terima kasih juga atas perhatian dan waktu yang telah diberikan kepada penulis. Sukses selalu.
iv
Bapak Johny Chandra S.Kom selaku store manager PT. Victory Retailindo yang telah memberikan banyak informasi dan kesempatan kepada penulis selama melakukan survey.
Orang tua dan saudara-saudara penulis yang telah banyak memberikan dukungan moril maupun materiil kepada penulis dalam penyusunan skripsi ini..
Saudari Meylina dan keluarga yang telah memberikan banyak dukungan moril kepada penulis dalam penyusunan skripsi ini.
Bapak Robertus Tang Herman, SE. dan saudari Yuliawati yang telah banyak membantu secara moril dan terima kasih juga atas dukungannya kepada penulis.
Teman-teman Asisten Lab Manajemen khususnya Titus Haryanto, Melisa Kurniawati, Lillyanna yang telah meluangkan waktunya untuk berdiskusi bersama dan asisten lab lainnya yang tidak dapat disebutkan satu per satu.
Saudara Novianton, Ade Christo, Fendy Sutario, dan Alvin Anggono yang mau berbagi informasi dan berdiskusi seputar penyusunan skripsi ini.
Sahabat-sahabat dan teman-teman terdekat penulis yang tidak bisa penulis sebutkan satu per satu. Semoga kesuksesan selalu menyertai kalian.
Penulis menyadari bahwa segala sesuatunya tidak ada yang sempurna termasuk juga dengan skripsi ini yang masih banyak kekurangan dan kelemahan. Oleh karena itu, dengan penuh kerendahan hati, penulis sangat menghargai saran dan kritik dari para pembacanya. Akhir kata, semoga skripsi ini dapat memberikan manfaat bagi pihak terkait dan semua pihak yang memerlukan, serta dapat memberikan kontribusi yang berarti bagi dunia pendidikan.
v
Jakarta, 11 Januari 2006 Penulis,
Henby 0700726205
vi
DAFTAR ISI Halaman i
Halaman Judul Halaman Pengesahan
ii
ABSTRAK
iii
KATA PENGANTAR
iv
DAFTAR ISI
vii
DAFTAR TABEL
xi
DAFTAR GAMBAR
xii
DAFTAR LAMPIRAN
xv
Bab I . PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang
1
1.2 Identifikasi Masalah
3
1.3 Tujuan dan Manfaat
3
1.4 Sistematika Penulisan
4
Bab II. LANDASAN TEORI 2.1 Perkembangan Internet di Indonesia 2.2 Pengertian Internet, Intranet, dan
6
Ekstranet
7
2.3 Pengertian Sistem dan Perancangan
8
2.4 Kriteria Website yang Baik
8
2.5 Pengertian E-Bisnis
14
2.6 Pengertian E-Commerce
15
2.6.1 Jenis-jenis E-Commerce
15
2.7 Pengertian Procurement
16
2.7.1 Peranan strategik purchasing (The Strategic Role of Purchasing )
17
2.7.2 Manajemen Pembelian
18
2.8 On-line Procurement
21
2.9 E-procurement
22
2.9.1 Pengertian E-procurement
22
2.9.2 Manfaat E-procurement
26
2.9.3 Metode-metode Procurement
29
vii
2.10 Kerangka Pemikiran
30
2.11 Metodologi Penelitian
30
2.11.1 Jenis dan Metode Penelitian
30
2.11.2 Teknik Pengumpulan Data
31
2.11.3 Teknik Analisis Data
32
2.11.3.1 Analisis Porter
32
2.11.3.2 Analisis SWOT
35
Bab III. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 3.1 Perkembangan Perusahaan
44
3.1.1 Sejarah Perusahaan
44
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan
45
3.1.2.1 Visi Perusahaan
45
3.1.2.2 Misi Perusahaan
45
3.1.3 Jenis Produk dan Jasa yang Dijual 3.2 Kondisi Bisnis Perusahaan
45 45
3.2.1 Kondisi Procurement Perusahaan
45
3.2.2 Analisis Porter PT. Victory Retailindo
51
3.2.2.1 Ancaman Pendatang Baru
53
3.2.2.2 Daya Tawar Pemasok ( Supplier )
54
3.2.2.3 Daya Tawar Pembeli
55
3.2.2.4 Ancaman Produk Pengganti (Substitusi)
56
3.2.2.5 Persaingan Antar Perusahaan Sejenis
56
3.3 Struktur Organisasi dan Uraian Pekerjaan 3.3.1 Struktur Organisasi
57
3.3.2 Uraian Pekerjaan
57
3.4 Analisa Masalah
61
Bab IV. HASIL dan ANALISIS PENELITIAN 4.1 Analisa SWOT
64
4.1.1 Strength (Kekuatan)
64
4.1.2 Weakness (Kelemahan)
64
4.1.3 Opportunity (Peluang)
65
4.1.4 Threats (Ancaman)
65
viii
4.2 Perancangan konsep E-procurement
67
4.2.1 Site map E-procurement dan Struktur Menu (Navigasi)
69
4.2.1.1 Struktur Menu Supplier Site
70
4.2.1.2 Struktur Menu Admin Site
73
4.3 Rancangan Layar E-procurement
75
4.3.1 Rancangan Layar Supplier Site
75
4.3.1.1 Rancangan Layar Home Page Login
75
4.3.1.2 Rancangan Layar Registrasi
76
4.3.1.3 Rancangan Layar Keterangan Setelah Registrasi
77
4.3.1.4 Rancangan Layar untuk Login Awal Supplier
78
4.3.1.5 Rancangan Layar Menu Utama Supplier
79
4.3.1.6 Rancangan Layar Requisition atau Permintaan Barang
80
4.3.1.7 Rancangan Layar Detail of Requisition
81
4.3.1.8 Rancangan Layar Product Offer
82
4.3.1.9 Rancangan Layar Keterangan Setelah Penawaran Barang
83
4.3.1.10 Rancangan Layar Offer Status
84
4.3.1.11 Rancangan Layar Link Edit Offer Status
85
4.3.1.12 Rancangan Layar Status Order
86
4.3.1.13 Rancangan Layar Purchase Order
87
4.3.1.14 Rancangan Layar Order Tracking
88
4.3.1.15 Rancangan Layar Profile Settings
89
4.3.1.16 Rancangan Layar Change Password
90
4.3.1.17 Rancangan Layar Keterangan Setelah Mengganti
91
Password 4.3.2 Rancangan Layar Admin Site
92
4.3.2.1 Rancangan Layar untuk Login Admin
92
4.3.2.2 Rancangan Layar Registrasi untuk Admin
93
4.3.2.3 Rancangan Layar Keterangan Setelah Registrasi
94
4.3.2.4 Rancangan Layar Menu Utama Admin
94
4.3.2.5 Rancangan Layar Requisition
95
4.3.2.6 Rancangan Layar Link Edit Requisition
96
4.3.2.7 Rancangan Layar Create Request Order (RO)
97
ix
4.3.2.8 Rancangan Layar Keterangan Setelah Create RO
98
4.3.2.9 Rancangan Layar Incoming Offer
99
4.3.2.10 Rancangan Layar Link Detail of Incoming Offer
100
4.3.2.11 Rancangan Layar Cooperations List
101
4.3.2.12 Rancangan Layar Link Detail of Cooperations List
102
4.3.2.13 Rancangan Layar Status Order
103
4.3.2.14 Rancangan Layar Create PO
104
4.3.2.15 Rancangan Layar Ask Order Tracking
105
4.3.2.16 Rancangan Layar Look Order Tracking
106
4.3.2.17 Rancangan Layar Settings dan Supplier List
107
4.3.2.18 Rancangan Layar Link Detail of Supplier List
108
4.3.2.19 Rancangan Layar Add Supplier
109
4.3.2.20 Rancangan Layar Link Detail of Add Supplier
110
4.3.2.21 Rancangan Layar User Settings
111
4.3.2.22 Rancangan Layar Change Password
112
4.3.2.23Rancangan
Layar
Keterangan
Setelah
Mengganti
113
Password 4.3.2.24 Rancangan Layar Keluar dari Menu Utama
114
Bab V. SIMPULAN DAN SARAN 5.1 Simpulan
115
5.2 Saran
116
5.3 Keterbatasan Skripsi
117
Daftar Pustaka Riwayat Hidup Lampiran
x
DAFTAR TABEL
No Tabel
Judul Tabel
Halaman Tabel 2.1
Matriks IFAS
38
Tabel 2.2
Matriks EFAS
40
Tabel 3.1
Kategori dan Jenis Produk PT. Victory Retailindo
46
xi
DAFTAR GAMBAR
No Gambar
Judul Gambar
Halaman 20
Gambar 2.1
A Traditional Purchasing Process Flow Gambar 2.2
Procurement cycle activities
20
Gambar 2.3
E-procurement management
23
Gambar 2.4
E-procurement chain
24
Gambar 2.5
E-procurement proses
25
Gambar 2.6
Kerangka Pemikiran
30
Gambar 2.7
Kekuatan persaingan dalam industri
32
Gambar 2.8
Diagram SWOT
40
Gambar 2.9
Matrik SWOT
42
Gambar 3.1
Proses Procurement PT. Victory Retailindo
48
Gambar 3.2
Model Persaingan 5 Daya Porter
52
Gambar 3.3
Struktur Organisasi PT. Victory Retailindo
57
Gambar 4.1
Matriks SWOT PT. Victory Retailindo
66
Gambar 4.2
Perancangan konsep e-procurement
67
Gambar 4.3
Penjelasan dari manfaat e-procurement
69
Gambar 4.4
Site map pada Supplier Site
69
Gambar 4.5
Site map pada Admin Site
70
Gambar 4.6
Struktur menu Login
70
Gambar 4.7
Struktur menu homepage supplier
71
Gambar 4.8
Struktur menu daftar permintaan
71
Gambar 4.9
Struktur menu penawaran produk
71
Gambar 4.10
Struktur menu status penawaran
72
Gambar 4.11
Struktur menu status pesanan
72
Gambar 4.12
Struktur menu pengaturan profil
72
xii
Gambar 4.13
Struktur menu Login admin
73
Gambar 4.14
Struktur menu homepage admin
73
Gambar 4.15
Struktur menu daftar permintaan
73
Gambar 4.16
Struktur menu penawaran masuk
74
Gambar 4.17
Struktur menu daftar kerjasama
74
Gambar 4.18
Struktur menu status pesanan
74
Gambar 4.19
Struktur menu pengaturan
75
Gambar 4.20
Rancangan homepage Login
75
Gambar 4.21
Rancangan registrasi calon supplier
76
Gambar 4.22
Rancangan keterangan setelah Registrasi
77
Gambar 4.23
Rancangan untuk Login awal supplier
78
Gambar 4.24
Rancangan menu utama supplier
79
Gambar 4.25
Rancangan Requisition atau permintaan barang
80
Gambar 4.26
Rancangan detail of Requisition
81
Gambar 4.27
Rancangan Product offer
82
Gambar 4.28
Rancangan keterangan setelah penawaran barang
83
Gambar 4.29
Rancangan status penawaran barang
84
Gambar 4.30
Rancangan link edit status penawaran
85
Gambar 4.31
Rancangan status pemesanan
86
Gambar 4.32
Rancangan Purchase Order
87
Gambar 4.33
Rancangan order tracking
88
Gambar 4.34
Rancangan pengaturan profil
89
Gambar 4.35
Rancangan Ubah password
90
Gambar 4.36
Rancangan keterangan setelah ganti password
91
Gambar 4.37
Rancangan untuk Login awal Admin
92
Gambar 4.38
Rancangan register admin
93
Gambar 4.39
Rancangan keterangan setelah registrasi
94
Gambar 4.40
Rancangan Menu Utama Admin
94
Gambar 4.41
Rancangan tampilan daftar permintaan
95
Gambar 4.42
Rancangan link edit daftar permintaan
96
Gambar 4.43
Rancangan buat RO baru
97
xiii
Gambar 4.44
Rancangan keterangan setelah membuat RO
98
Gambar 4.45
Rancangan tampilan penawaran masuk
99
Gambar 4.46
Rancangan link detail dari penawaran masuk
100
Gambar 4.47
Rancangan tampilan daftar kerjasama
101
Gambar 4.48
Rancangan detail dari daftar kerjasama
102
Gambar 4.49
Rancangan status pemesanan
103
Gambar 4.50
Rancangan membuat PO
104
Gambar 4.51
Rancangan pertanyaan order tracking
105
Gambar 4.52
Rancangan Look Order Tracking
106
Gambar 4.53
Rancangan settings dan daftar supplier
107
Gambar 4.54
Rancangan link detail daftar supplier
108
Gambar 4.55
Rancangan penambahan supplier
109
Gambar 4.56
Rancangan link detail penambahan supplier
110
Gambar 4.57
Rancangan pengaturan user
111
Gambar 4.58
Rancangan tampilan ganti password bagi user
112
Gambar 4.59
Rancangan keterangan setelah ganti password
113
Gambar 4.60
Rancangan tampilan setelah keluar
114
xiv
DAFTAR LAMPIRAN
No Lampiran
Judul Lampiran
Halaman
Lampiran 1
Wawancara dan Jawaban Wawancara
L-1
Lampiran 2
Tampilan Layar
L-2
xv
