Dit document bevat een checklist die u helpt om op de juiste wijze invulling te geven aan de nieuwe aanbestedingswet. Aan de hand van verschillende vragen krijgt u een beeld van de belangrijkste wijzigingen die u binnen uw organisatie zou moeten doorvoeren. De checklist geeft u ook suggesties over hoe invulling te geven aan deze wijzigingen. Hierbij wordt onder andere ingegaan op het aanpassen van het beleid, procedures, inkoopvoorwaarden, standaarddocumenten etc. De exacte invulling zal per organisatie verschillen en is maatwerk. Deze checklist kunt u daarbij gebruiken als hulpmiddel.
ALGEMENE VRAGEN TEN AANZIEN VAN BELEIDSWIJZIGINGEN ☐ Is het beleid vastgesteld door de Raad of het College? ☐ Met welke doorlooptijd moet ik rekening houden bij aanpassing? ☐ Welke personen moet ik raadplegen voor de aanpassingen? ☐ Moet het beleid aangepast worden of kan volstaan worden met aanpassing van interne procedures/processen? ☐ Geven we in het beleid een kader dat met onderliggende interne procedures wordt ingevuld of schrijven we alle details uit in het beleid? ☐ Welke vorm van klachtenafhandeling is er momenteel binnen de organisatie aanwezig?
INLEIDENDE VRAGEN INKOOP EN AANBESTEDEN ☐ Wie binnen de organisatie kopen in c.q. hebben te maken met de uitvoering van het inkoop- en aanbestedingsbeleid? ☐ Wat is de huidige positionering van de afdeling Inkoop binnen de organisatie? ☐ Wat is de rol van de afdeling Inkoop in de praktijk binnen de organisatie? ☐ In welke mate wordt gezamenlijk met andere organisaties ingekocht? Wat is het beleid en de uitvoering van gezamenlijke inkooptrajecten? ☐ Op welke wijze wordt inzichtelijk gemaakt welke opdrachten al dan niet gegund worden aan MKB. ☐ Verplichte aankondiging via TenderNed – is er een automatische koppeling met het binnen de organisatie gebruikte aanbestedingsplatform? ☐ Welke standaardaanbestedingsdocumenten zijn er aanwezig?
INHOUDELIJKE AANPASSINGEN INKOOP- EN AANBESTEDINGSBELEID ☐ Het begrip ‘maatschappelijke waarde’ invullen en beschrijven.
Beleid
☐ ARW 2013 verplicht van toepassing verklaren voor alle
Beleid
inkooptrajecten voor werken.
☐ Naleving Gids Proportionaliteit verplichten.
Interne procedure
☐ Raadpleging/advies van afdeling Inkoop verplicht stellen?
Beleid of interne procedure
☐ Belang van motivering benadrukken. Indien gewenst, duidelijk
Beleid of interne procedure
per onderdeel aangeven of motivering noodzakelijk is. ☐ Klachtenafhandelingsprocedure voor aanbestedingen.
Beleid of interne procedure
☐ Elementen beschrijven voor de keus
Interne procedure
‘overheidsopdracht/raamovereenkomst’. ☐ Beschrijving van het begrip ‘clusteren’ (definitie) en factoren
Beleid
om te komen tot de keuze om opdrachten samen te voegen. ☐ Uitgangspunt: geclusterde opdrachten opdelen in percelen.
Beleid
☐ Beschrijven met welke elementen rekening moet worden
Beleid
gehouden voor de bepaling van de te gebruiken aanbestedingsprocedure. ☐ 2B-procedure voorschrijven voor gezondheidszorg en
Beleid
maatschappelijke dienstverlening. ☐ Indien nodig, beschrijven wat de organisatie onder een 2Bprocedure verstaat.
Beleid of interne procedure
☐ Factoren bepalen die leiden tot plicht tot vergoeding van
Interne procedure
gemaakte kosten aan inschrijvers. ☐ Invulling van de open normen van de facultatieve uitsluitingsgronden en effectieve uitsluitingsperiode gerekend
Beleid Beleid of interne procedure
vanaf de datum aankondiging of inschrijvingsdatum. ☐ Onderdeel ‘gunningscriterium’ aanpassen naar emvi.
Beleid
☐ Onderdeel ‘gunningscriterium’ laagste prijs herformuleren naar
Beleid of interne procedure
totale levenscycluskosten (inclusief definitie). ☐ Wijze van documenteren/dossiervorming.
Interne procedure
KEUZE TOT OPNEMEN IN (ZELFSTANDIG) BELEID OF INTERNE PROCEDURES ☐ Beschrijving toepassing Social Return. ☐ Streven naar gunning 30% van de opdrachten aan MKB. ☐ Wijze waarop toepassing Social Return en gunning MKB inzichtelijk wordt gemaakt beschrijven. ☐ Plicht tot toepassen standaardmodellen: UAV 2012, DNR 2011, UAV-GC 2005. Toepassing van uitsluitingsgronden: ☐ Niet alle facultatieve gronden automatisch van toepassing verklaren. Geschiktheidseisen: ☐ Niet toepassen bij onderhandse procedures. ☐ Alleen de eisen formuleren die verband houden met de daadwerkelijke risico’s van de opdracht. ☐ Kerncompetenties van de essentiële punten van de opdracht formuleren – niet meer dan één referentie per opdracht vragen. ☐ Geen omzeteisen stellen, tenzij zwaarwegende motieven in het kader van daadwerkelijke risico’s ten aanzien van correcte en tijdige oplevering. ☐ Wel omzeteis, dan uitgaan van gemiddelde jaaromzet en maximaal driemaal de opdrachtwaarde. ☐ Geen financiële ratio’s van toepassing verklaren, tenzij noodzakelijk. ☐ Bij de bewijsmiddelen aansluiten bij het type organisatie van de inschrijver en haar wettelijke plichten ten aanzien van boekhoudregels. ☐ Uitsluitingsgronden of geschiktheidseisen gesteld bij opdrachten beneden de drempel: De betreffende uniforme Eigen Verklaring bijvoegen.
AANPASSING STANDAARDDOCUMENTEN AANBESTEDINGEN (INCLUSIEF INKOOPVOORWAARDEN EN CONTRACTEN) ☐ Indien nodig, naast aanpassing documenten, nieuwe standaarddocumenten opstellen, bijvoorbeeld speciaal voor werken onder de drempel waarin het ARW 2013 is verwerkt. ☐ Duidelijke vermelding dat het is toegestaan vragen en voorstellen in te dienen ten aanzien van de conceptovereenkomst en algemene inkoopvoorwaarden. ☐ Uniforme Eigen Verklaring opnemen en verwerken. Ook verwijzingen in de inhoud van het document aanpassen. ☐ Alle verwijzingen naar te overleggen bewijsstukken ten tijde van de inschrijving verwijderen of wijzigen dat deze enkel door de winnende inschrijver moeten worden overgelegd. ☐ Bij de benodigde onderdelen een motiveringsalinea invoegen. ☐ Bij raamovereenkomst een alinea toevoegen voor beschrijving van de minicompetitie en de wijze waarop de werkzaamheden tussen de opdrachtnemers wordt verdeeld en binnen welk tijdsbestek de werkzaamheden moeten worden uitgevoerd. ☐ Financiële ratio’s verwijderen en omzeteis arceren met opmerking: uitzondering – motivering noodzakelijk. ☐ Referentie-eis herformuleren naar kerncompetenties (bewijsstukken opvragen is toegestaan).
☐ Verwijzingen naar ongelimiteerde aansprakelijkheid en/of vrijwaringen verwijderen of aanpassen (ook in de overeenkomst of in de algemene inkoopvoorwaarden). ☐ Verwijzingen naar mogelijkheid tot het vragen van bankgaranties verwijderen of beperken tot specifieke situaties. ☐ Cessie van verzekeringspenningen verwijderen. ☐ Aanpassen bepalingen intellectueel eigendom – rust altijd bij de maker, niet bij de koper – ombuigen naar gebruikersrecht. ☐ Aanpassen Alcateltermijn naar 20 dagen. ☐ Opstellen standaarddocument ‘proces verbaal van gunning’ (voor werken ‘opdrachtverlening’).
WELKE STANDAARDDOCUMENTEN ZIJN HANDIG BESCHIKBAAR TE HEBBEN (IN EEN INKOOPTOOLKIT) ☐ Meervoudig onderhands voor leveringen en diensten. ☐ Meervoudig onderhands voor werken. ☐ Nationaal openbaar voor leveringen en diensten. ☐ Nationaal openbaar voor werken. ☐ Nationaal niet-openbaar voor leveringen en diensten. ☐ Nationaal niet-openbaar voor werken. ☐ Europees openbaar voor leveringen, diensten en werken (tenzij men kiest voor de verplichte toepassing van het ARW 2013 bij Europese aanbestedingen, dan dient voor werken een zelfstandig document aanwezig te zijn. ☐ Europees niet-openbaar voor leveringen, diensten en werken (tenzij men kiest voor de verplichte toepassing van het ARW 2013 bij Europese aanbestedingen, dan dient voor werken een zelfstandig document aanwezig te zijn. ☐ 2B-procedure. ☐ Leveringsovereenkomst. ☐ Dienstverleningsovereenkomst. ☐ Brief tot opdrachtverlening. ☐ Voor werken: standaardmodel UAV. ☐ Verscheidene brieven: (voorlopige) gunning/selectie, navraag, uitsluiting, afwijzing, intrekking/opschorting aanbesteding.
CHECK OP MAAT Bent u nieuwsgierig geworden wat de komst van de aanbestedingswet voor gevolgen heeft voor uw organisatie? CBP maakt voor u een scan op maat waarbij we de consequenties voor uw beleid, standaarddocumenten, procedures etc. in kaart brengen en u hierover adviseren. U heeft al een check op maat voor € 1.000,- waarbij we u inzicht geven over de consequenties van de aanbestedingswet voor specifiek uw organisatie. Wilt u hierover meer informatie ontvangen, neem dan contact op met Sjoerd Oskam of met een van onze aanbestedingsjuristen via
[email protected] of via 055-3680816.
Verdiepingsbijeenkomsten aanbestedingswet Wij organiseren drie verdiepingsbijeenkomsten over de gevolgen van de Aanbestedingswet. Tijdens deze bijeenkomsten bespreken wij in kleine kring de belangrijkste wijzigingen en gevolgen die de Aanbestedingswet voor inkopers heeft en wordt u in de gelegenheid gesteld uw vragen te stellen. De data waarop de verdiepingsbijeenkomsten plaatsvinden zijn: ·
Dinsdagmiddag 27 november (regio Groningen).
·
Donderdagmiddag 6 december (regio Zwolle).
·
Maandagmiddag 10 december (regio Utrecht).
Klik hier voor meer informatie en aanmelden.
Trainingen en workshops op maat binnen uw organisatie Op dit moment verzorgt CBP in-company workshops over de gevolgen van de aanbestedingswet binnen diverse organisaties. Tijdens deze workshops worden budgethouders op een interactieve en praktijkgerichte wijze geïnformeerd over de gevolgen van de aanbestedingswet binnen uw organisatie. Een ideaal moment om inkoopprofessionalisering binnen uw organisatie eens extra zichtbaar te laten worden. Wilt u hierover meer informatie ontvangen, neem dan contact op met Sjoerd Oskam of met een van onze opleidingscoördinator Saskia Hagen via
[email protected] of via 055-3680816.
Heeft u vragen of opmerkingen naar aanleiding van deze checklist of wilt u deze in een Word versie ontvangen, laat het ons weten.
