Algemene ledenvergadering – Vergaderstukken Maandag 13 oktober 2008 Het Nationaal Muziekkwartier Enschede
Vereniging voor Podiumtechnologie Postbus 15172 1001 MD Amsterdam Funenpark 1 1018 AK Amsterdam tel. 020-6161238 fax 020-6161658 e-mail
[email protected] www.vpt.nl
DE VPT BEDANKT: * Het Nationaal Muziekkwartier Enschede en in het bijzonder de theatertechnische ploeg voor de gastvrijheid en medewerking aan de ALV 2008 * De volgende bedrijven voor hun genereuze financiële bijdrage aan de ALV 2008
hoofdsponsor en
2
INHOUDSOPGAVE
1. Agenda ALV van 13 oktober 2008
4
2. Verslag ALV van 10 september 2007
5
3. Evaluatie professionaliseringsplan VPT 2006-2008
9
4. Overzicht aantal deelnemers activiteiten 05-08
12
5. Ledenaantallen 2005-2008
14
6. Jaarrekening 2007
15
7. Toelichting prognose resultaat 2008
22
8. Beleidsplan 2009-2011
23
9. Begrotingen: resultaat 07, ALV 08, prognose 08, ALV 09
39
10. Wijziging statuten
42
11. Bestuurszaken
51
3
1. AGENDA ALV OP 13 OKTOBER 2008 MUZIEKKWARTIER, ENSCHEDE 12.30 uur
Ontvangst
13.00 uur
Aanvang Algemene ledenvergadering 1. Opening door de voorzitter 2. Mededelingen 3. Goedkeuring verslag ledenvergadering 10 september 2007 4. Evaluatie Professionaliseringplan VPT 2006-2008 5. Jaarrekening 2007 6. Prognose resultaat 2008 7. Beleidsplan 2009-2011 8. Begroting 2009 9. Wijziging statuten 10. Bestuurszaken 11. Rondvraag 12. Sluiting
14.30 uur
Korte middag pauze Foyer Souterrain
14.50 uur
Inleiding presentatie van Het Nationaal Muziekkwartier Enschede, in de Schoolpleinzaal of de Holland Casino Zaal Eric Plantinga, directeur ad interim Podium Twente Hans Verheijdt, DHV
15.30 uur
Start rondleiding in groepen
18.00 uur
Borrel
18.30 uur
Buffet
20.30 uur
Einde
4
2. VERSLAG ALGEMENE LEDENVERGADERING VERENIGING VOOR PODIUMTECHNOLOGIE Maandag 10 september 2007 – Schouwburg Almere Aanwezig: 95 leden
1. Opening door de voorzitter De voorzitter, Roelf Huizenga, heet iedereen van harte welkom en benadrukt de grote opkomst. Hij constateert dat de nieuwe opzet blijkbaar aanslaat. De voorzitter bedankt de Schouwburg Almere en de techniekploeg hartelijk voor de gastvrijheid en het werk dat is verricht voor de ALV. De voorzitter bedankt eveneens de volgende bedrijven voor hun medewerking en genereuze financiële bijdrage aan de ALV 2007: Audio Electronics Mattijsen, Controllux, Ron de Groot, Jezet Seating, Rapenburg Plaza, theateradvies en Trekwerk De nieuwe opzet betekent dat er sneller en korter wordt vergaderd. De voorzitter legt uit wie wel en wie geen stemrecht heeft en maakt de groepsindeling voor de rondleiding bekend.
2. Mededelingen Er zijn een aantal leden die zich hebben afgemeld voor deze vergadering, namelijk : Ron Alberts, Jeroen van Diermen, Rob Roos, Roy Dassen, Edith de Bruin, Sebastiaan van Haperen, Bob Logger, Rob Dekkers, Hans Mayer, Frans Huneker, Bart Kalkhoven, Petra Oltheten, Ton Nelissen, Fridjof van de Berg, Fred Traxel, Wolf-Götz Schwörer, Martin Determann, Frits Janszen,
3. Goedkeuring verslag ALV 11 september 2006 Haarlem Het verslag wordt goedgekeurd door de leden. Er zijn geen op- of aanmerkingen.
4. Verslag verenigingsjaar 2006-2007 Professionalisering: het bestuur vindt dat het de goede kant op gaat met de uitvoering van het professionaliseringsplan. Er is een nieuw kantoor op het Funenpark dat gedeeld wordt met de VSCD, VNPF en BPP. Er zijn veel activiteiten met gemiddeld 70 deelnemers per activiteit. Drie hoogtepunten van dit jaar waren de uitgave van Wie Is Wie 2007, de organisatie van de PQ 2007 en de start van de samenwerking met OSAT. Frits van den Haspel vindt de nieuwe indeling van de Wie is Wie bezwaarlijk. De leden vormen nog geen eenderde van het boekje. Er zijn teveel categorieën gekomen voor een kleine hoeveelheid leden. Ook stelt hij de vraag of het mogelijk is dat als men éénmaal toestemming heeft gegeven voor plaatsing van de persoonlijke gegevens in een editie dit ook geldt voor alle volgende edities? Volgens de voorzitter is dit een goed punt en moeten de verschillende mogelijkheden uitgezocht worden. Op het punt van de hoeveelheid categorieën wordt nog teruggekomen. Het ledenaantal is iets gegroeid. Leden via het FAPK en de VNT zijn niet aan het ledenaantal in het overzicht in het boekje toegevoegd. Met inachtneming van de opmerkingen gaan de leden akkoord met het verslag.
5
5. Jaarrekening 2006 Met ingang van de jaarrekening 2006 is een accountantsverklaring ingevoerd. De originele verklaring is niet ter vergadering aanwezig en zal als pdf gepubliceerd worden. Het tekort in de jaarrekening 2006 is iets groter dan was goedgekeurd door de leden, aldus de penningmeester Jan Duitshof. Nieuw voor de VPT is de verwerving van projectsubsidie voor de activiteiten. Het gevolg hiervan is dat er meer projecten gerealiseerd konden worden voor een lagere ledenbijdrage. Frits van den Haspel wil graag opheldering over het bedrag van € 30.255,- voor inventaris. Dit zijn investeringsbedragen voor de inrichting van het kantoor en de website. Deze bedragen zijn geactiveerd en op de balans gezet en worden afgeschreven. Kascommissie De kascommissie is akkoord met de stukken. Henk van der Geest, lid van de kascommissie geeft echter wel aan dat de commissie gezien de grotere complexiteit van het financieel verslag niet in staat is om alles goed te beoordelen. De kascommissie is een statutaire verplichting, ook al is er een accountantsverklaring. Tonnie Porringa vraagt zich af of er geen huishoudelijk reglement toegevoegd kan worden aan de statuten waarin zaken omtrent een kascommissie nader geregeld kunnen worden. De voorzitter wil bekijken of dit volgend jaar geregeld kan worden. Voor een statutenwijziging dient ten minste de helft van het aantal leden aanwezig te zijn. In de praktijk is dit onmogelijk te realiseren. De heer Janssen stelt derhalve voor om twee weken voor de volgende ALV een pro forma vergadering te houden zodat bij de ‘echte ALV’ formeel een statutenwijziging besproken kan worden. De voorzitter neemt dit voorstel mee. De ledenvergadering gaat op voordracht van de kascommissie akkoord met de jaarrekening 2006 en verleent décharge aan de penningmeester. De nieuwe kascommissie wordt benoemd. Deze zal bestaan uit de leden Bert Middelweerd en Albert Anijs.
6. Prognose resultaat 2007 Volgens de penningmeester loopt het tekort in 2007 iets op, dit in verband met het PQ-project (€ 6.000,- tekort). We lopen nu € 2.000,- à € 3.000,- achter op de door de leden goedgekeurde begroting 2007. Jeroen de Leeuw vraagt zich af wat er zou gebeuren als dit tekort teveel oploopt. De voorzitter stelt dat het bestuur dan passende maatregelen zou moeten nemen om het tekort in te lopen. Tonnie Porringa geeft aan dat de activiteiten per seizoen lopen maar dat de financiën per kalenderjaar gepresenteerd worden. Dit geeft altijd verwarring. Het is aardig dat de VPT inzage geeft. Mevrouw Porringa suggereert om een seizoensafrekening te maken. Dit is echter lastig te realiseren omdat de VPT met de huidige planning van de ALV dan vast loopt met het indienen en goedkeuren van de begroting.
6
7. Plannen en activiteiten 2007-2008 De afgelopen jaren heeft de VPT subsidies gehad voor de activiteiten en de professionalisering. Dit loopt waarschijnlijk voor een deel in 2008 af. Daarom hebben ledenwerving en andere inkomstenverwerving in 2008 prioriteit. Volgens de directeur zijn de activiteiten geen incidenten meer. Ze hadden vaak een uitkomst in de vorm van de oprichting van een werkgroep of een vervolgdag. De werkgroep geluidsontwerpen ontwikkelde een profiel van de geluidsontwerper en bedacht onderwerpen voor themadagen en de werkgroep brandveiligheid decors is naar aanleiding van de eerdere themadag bezig met het schrijven van een praktijkrichtlijn. De werkgroepen zijn een goed middel om leden actief bij de VPT te betrekken. Deze worden verder uitgebreid met onder meer de werkgroep lichtontwerpen en theatergebouwen. Het initiëren van vervolgcursussen naar aanleiding van een themadag is een ander nieuw initiatief. De voorzitter vraagt de aanwezigen of er suggesties zijn voor activiteiten en werkgroepen. Uit de zaal komt geen reactie. De conclusie is dat de ledenvergadering zich kan vinden in het voorgenomen beleid voor 2008.
8. Begroting 2008 De voorzitter stelt dat er ter dekking van de wegvallende subsidies ook meer deelnemersbijdrage gevraagd kan worden. Dit is een reële optie om inkomsten aan te vullen. De voorzitter meldt dat indien de leden de begroting goedkeuren zij tevens instemmen met indexatie van de contributie voor 2008. Jeroen de Leeuw vraagt naar de concrete plannen die hij niet kent, en niet in het ALV-boekje vermeld staan. Hij is bang om alleen maar in te stemmen op basis van cijfers. De voorzitter geeft aan dat op dat gebied het bestuur vertrouwen heeft in de plannen voor 2008. De directeur verduidelijkt dat kosten voor advertentiewerving van Zichtlijnen niet in de begroting van 2008 zijn opgenomen. Dat geeft verwarring en zal in toekomstige begrotingen worden veranderd. Jan Kramer constateert dat er geen cijfers van voorgaande jaren gemeld staan. Volgens de voorzitter is dit vanwege de fusie tussen SPP en VPT. Vanaf volgend jaar wordt dit wel weer gehanteerd. De voorzitter legt uit dat met 3 medewerkers de professionalisering is ingegaan. Dit bleek niet voldoende en er is 0,3 FTE bijgekomen. OSAT is meer werk maar hier betalen zij ook voor. Hier wil de VPT het voorlopig bij laten, uitbreiding is nu niet verstandig, tenzij de ledenaantallen sterk groeien. De activiteitenagenda is haalbaar met de huidige bezetting. OISTAT Henk van der Geest vraagt zich af of internationalisering toegelicht kan worden, Het bedrag voor OISTAT-activiteiten is erg beperkt. De OISTAT-bedragen, bijvoorbeeld ook kantoorondersteuning zitten door de hele begroting heen. De reiskosten was ooit een post van € 10.000,- afkomstig van OC&W, nu is dat € 2.500,- op de begroting van de VPT. Frits van den Haspel vraagt zich af wat de intentie van de VPT is m.b.t. de internationale participatie. Hoe belangrijk is de visie van de VPT-leden?
7
De PQ was een risico voor de VPT volgens de voorzitter, hier hebben we veel voor gedaan. Dit jaar moet het internationaal beleid van de VPT opnieuw bepaald worden. Henk van der Geest zou graag het bedrag van OISTAT verhoogd willen zien met € 2.000,- en wil dit in stemming brengen. Mevrouw Porringa ziet het liever als agendapunt voor de volgende ALV, zodat er goed over nagedacht kan worden. Martien van Goor geeft aan dat er op 25 september een OISTAT-vergadering is en nodigt de VPT uit om hier dan over na te denken. Frtis van den Haspel begrijpt het voorstel wel omdat Henk van der Geest in het bestuur van OISTAT Internationaal zit en hij hier 5 à 6 keer voor naar het buitenland moet. Hij vraagt zich dan ook af of er rek in de reiskosten zit. De voorzitter vindt een overschrijding vooraf niet acceptabel. Dit seizoen wordt er teruggekomen op het internationale beleid. Op 25 september gaat het VPT-bestuur in gesprek met OISTAT. Dan is er de gelegenheid om te zien hoe dit in de begroting van 2008 ingepast wordt. De begroting voor 2008 wordt door de leden goedgekeurd.
9. Bestuurszaken Er zal afscheid genomen worden van Joost Koldeweij, Ineke Top en Frank Smit als bestuursleden. Ineke Top was in haar termijnen verantwoordelijk voor het personeelsbeleid en ging jarenlang minstens een keer per week naar het kantoor van de VPT. Frank Smit heeft zich beziggehouden met normering en met de Vakbeurs waarvoor hij vanuit zijn (voormalige) bedrijf Aukes heel veel voor de VPT wist te regelen. Joost Koldeweij was jarenlang het beleidsmatige geweten van de VPT en daarmee ook van het professionaliseringsplan. De voorzitter dankt de bestuursleden voor hun enorme inzet. Er zijn drie nieuwe kandidaat-bestuursleden die allen worden geaccepteerd door de leden. Wolf-Götz Schwörer (Toneelgroep Amsterdam) volgt Ineke Top op, Jim Klinkhamer (Klinkhamer Jonkman Architecten) volgt Joost Koldeweij op en Reind Brackman (Trekwerk BV, BEO BV) is de opvolger van Frank Smit. Roelf Huizenga wordt herbenoemd als voorzitter. De ALV zal uitgesteld worden tot de tweede helft van 2008. Het voorstel om Dhian Siang Lie als erelid te benoemen wordt unaniem door de leden aangenomen. De heer Lie is zeer vereerd en geroerd door deze benoeming.
10.
Rondvraag De datum van de ALV is tegelijk met Plaza en IBC, dit is onhandig, aldus Frits van den Haspel. Frits van den Haspel maakt van de gelegenheid gebruik om aan te geven dat het project ‘Vertellingen’ een vervolg krijgt. In de afgelopen Zichtlijnen heeft er een artikel gestaan als oproep voor materialen. De heer Olivieira zoekt studenten voor de reis naar ShowTech in Berlijn. De voorzitter stelt voor om hier na de vergadering contact over op te nemen met Eric de Ruijter of Henrica van den Berg.
11.
Sluiting De vergadering wordt gesloten.
8
3. EVALUATIE PROFESSIONALISERINGSPLAN 2006-2008 1. Activiteiten 1.1 Zichtlijnen Het blad Zichtlijnen wordt sinds 2006 weer direct uitgegeven door de VPT. Er zit geen stichting meer tussen die begin jaren negentig vooral was opgericht om de VPT minder financieel risico te laten nemen maar ook tot gevolg had dat er enige afstand was ontstaan tussen de VPT en Zichtlijnen. Deze afstand is weggenomen: de nieuwe hoofdredacteur Jos van de Haterd en de oude hoofdredacteur Eric de Ruijter, nu directeur van de VPT, hebben regelmatig goed overleg over de te volgen koers, overigens met nadrukkelijke redactionele vrijheid van de redactie van Zichtlijnen middels een in 2006 ingevoerd redactiestatuut. 1.2 Studiedagen, themadagen, symposia De professionalisering van de activiteiten is al in gang gezet in 2001 toen de VPT Henrica van den Berg aannam als coördinator activiteiten. In de afgelopen periode van bijna drie jaar is vooral meer lijn in de soorten activiteiten gekomen die zich inhoudelijk meer dan voorheen ook richten op de ontwerpdisciplines: de hoofdonderwerpen zijn naast technische onderwerpen als de trekkenwand of de brandveiligheid het lichtontwerp, het geluidontwerp en theaterbouw. Geheel nieuw binnen de VPT waren de studiedagen voor productieleiders. Het totaal aantal activiteiten is met circa eenderde toegenomen. Een belangrijke ontwikkeling is de instelling van diverse werkgroepen op hoofdgebieden die zijn samengesteld uit leden. In het nieuwe beleidsplan wordt hier nader op ingegaan. Door de instelling van deze werkgroepen is ledenparticipatie gegarandeerd en structureel ingebed in de vereniging. 1.3 Website en nieuwsbrief Een van de laatste te volbrengen trajecten van het professionaliseringsplan is het maken van de nieuwe VPT-website. Deze zal in het najaar 2008 gereed zijn. De huidige website was de afgelopen jaren al uitgebreid met een webwinkel, een nieuwe database (de myvpt-pagina en wie is wie online, versturen van digitale uitnodigingen). De nieuwe site zal nog meer gericht zijn op serviceverlening en informatieverstrekking richting de leden. De nieuwsbrief is nog steeds een belangrijke vorm van communicatie met de leden en verschijnt gemiddeld driewekelijks. Deze bevat aankondigingen van VPT-activiteiten en ander VPT-nieuws, algemeen podiumtechnisch nieuws en een overzicht van de vacatures op de website. De nieuwsbrief wordt gestuurd naar circa 2300 e-mailadressen. 1.4 Belangenbehartiging: arbo en onderwijs Arbo Door het ronduit stroeve functioneren van ArboPodium in de laatste fase (2006 en 2007), aan het einde van de convenantsperiode is de VPT enigszins terughoudend geweest op het gebied van belangenbehartiging bij arbeidsomstandigheden. Dat betekent geenszins dat dit onderwerp onbelangrijk is gevonden. Met de oprichting van de opvolger stichting Arbo & Podiumkunsten is weer een nieuwe, positieve impuls gegeven aan de aandacht voor arbeidsomstandigheden. De VPT is als adviseur betrokken bij deze stichting. De VPT heeft concreet meegewerkt aan de nieuwe versie van de podiumrie, die overigens wat betreft de VPT nog sterk verbeterd dient te worden (dat gebeurt in het najaar 2008).
9
OSAT In 2007 heeft de VPT het projectleiderschap van OSAT op zich genomen. De afgelopen jaren is er op onderwijsgebied veel bereikt: er is voor de MBOopleidingen podium- en evenemententechniek precies vastgelegd wat een MBOstudent moet kennen en kunnen om goed in de praktijk aan de slag te gaan. Er is kortom veel aandacht uitgegaan naar het verhogen van de kwaliteit van vooral het MBO-onderwijs. Dit proces zal nog verder doorgaan, maar niet zonder toevoeging van een andere, belangrijke component: de belangen van de al werkenden in de sector. OSAT zal in de toekomst meer aandacht besteden aan bijscholing. 1.5 Netwerken Het belangrijkste netwerk is dat van de leden, beginnend in de werkgroepen en de activiteitendagen en culminerend in de vakbeursdagen. Tijdens alle VPTactiviteiten worden op het podiumtechnisch gebied de meest relevante en intense contacten gelegd. Niet zelden lijdt dat tot diverse wat formelere overlegstructuren van leden zoals het platform operators trekkenwand of het informele overleg hoofden techniek van de grote theaters of de redacties van productieleiders, een sinds een paar jaar nieuwe ledengroep van de VPT. Met de opleidingen podiumtechnologie en scholingsaanbieders in de sector is er via OSAT formeel contact. Het VPT-kantoor onderhoudt op beleids- en directieniveau structureel contacten met alle koepelorganisaties in de podium- en evenementensector. De VPT heeft zitting in Arbo & Podiumkunsten, in OSAT, is mede initiatiefnemer van relevante onderzoeken in de sector, organiseert samen met diverse partijen activiteiten (o.a. VNT/VSCD/TIN) en heeft vele informele contacten opgebouwd. Ook heeft de VPT diverse, goede relaties met subsidiënten en andere serviceorganisaties in het werkveld als Kunstenaars en Co, het NFPK+, het Scholingsfonds voor kunst en cultuur. Met de Vakbeurs Theatertechniek is een goede samenwerking ontstaan die elke 2 jaar leidt tot de organisatie van de VPT van een zeer uitgebreid lezingenprogramma. In 2008 is er een zeer uitgebreid lezingenprogramma tot stand gekomen. 1.6 Internationale zaken: OISTAT / PQ 2007 Voor het eerst heeft de VPT in 2007 zelf de Nederlandse inzending naar de vormgevingstentoonstelling de Praagse Quadriënnale georganiseerd. Inhoudelijk is dat redelijk succesvol gebeurd. Financieel zijn er door tegenvallende subsidies relatief grote risico’s genomen. Iets wat zich uitte in een tekort van circa 7.500,op het resultaat van 2007. De afgelopen periode is de stichting OISTAT Nederland een werkgroep geworden binnen de VPT. In het nieuwe beleidsplan zal nader worden ingegaan op het toekomstige ‘buitenlandbeleid’.
2. Terugblik op ledengroei, ledenparticipatie, ledengroepen Bij de start van het plan ter professionalisering kwamen er gelijk twee grote ledengroepen bij: de gezelschappen in de vorm van een collectief lidmaatschap van de VNT en de klanten van het FAPK (vnl. kleine gezelschappen) als tegenprestatie voor een subsidie van het FAPK. In een klap groeide het aantal leden met 300 á 400 organisaties. Daarnaast zijn alle ledengroepen de afgelopen jaren (licht) gegroeid Op dit moment telt de vereniging circa 1600 leden (inclusief VNT en FAPK).
10
3. Terugblik op de organisatie Het bestuur is in de afgelopen periode structureel anders gaan werken: in een notitie is vastgelegd dat er een DB en een AB zal zijn met ieder een specifieke taakverdeling. Het AB delegeert het toezicht op het zakelijk en organisatorisch beleid van de VPT aan het DB. Door de samenwerking met OSAT en door hogere werkdruk is de formatie in het voorjaar van 2007 aangepast: 0,8 0,8 0,6 0,4
directeur bureaumanager / marketeer coördinator activiteiten administratief medewerker
0,1 projectleiding OSAT 0,1 secretariaat OSAT 0,1 productie OSAT
Ook is er eind 2006 een nieuwe kantoor betrokken, waar alle faciliteiten worden gedeeld met 3 andere organisaties: BPP, VSCD en VNPF.
4. Financiële terugblik In 2006 is de doelstelling gehaald: er was een voorzien tekort van circa 9.000,-. In 2007 is er een groter tekort ontstaan dan voorzien door tegenvallers bij het PQ-project, het Vakbeursnummer van Zichtlijnen en de administratiekosten. Het bestuur heeft besloten dat dit extra tekort in 2008 dient te worden ingelopen met een bedrag van 9.000,- Volgens de prognose 2008 gaat dit lukken. Zie verder de behandeling van jaarrekening 2007 en prognose 2008.
11
4. OVERZICHT AANTAL DEELNEMERS ACTIVITEITEN 2005 -2008 2005-2006 Algemene ledenvergadering 2005
66
Themadag gebouwenbeheer
37
Themadag NEN 3140
102
Lezingen Vakbeurs Theatertechniek
1338
Themadag Toneelstoffering
80
Studiedag productieleiders
80
Workshop lichtontwerpen met LED-technologie
12
Themadag lichtontwerpen met LED-technologie
85
Studiemiddag de positie van de theatertechniek
65
Werkweek geluidsontwerpen met Surround Sound
6
totaal 2005-2006
1871
2006-2007 Algemene ledenvergadering 2006
54
Themadag Schadelijk Versterkt Geluid
120
Themadag Gebouwenbeheer
54
Themadag Geluidsontwerpen
59
2e studiedag voor Productieleiders
80
Themadag Lichtontwerpen
61
Themadag Brandveiligheid van Decors
92
Themadag 2e in reeks “Bouwproces en oplevering”
50
3e studiedag voor Productieleiders”
85
Werkweek Digitaal Licht
12
Themadag Digitaal Licht
85
Themadag Toneelhijsinstallaties
125
Themamiddag Theatervormgeving
61
totaal 2006-2007
938
12
2007-2008 Algemene ledenvergadering 2007
119
4e studiedag voor Productieleiders
107
Themadag Gebouwen Oplevering en Ingebruikname
54
Studiedag Alles over microfoons
99
Lezingenprogramma Vakbeurs Theatertechniek
950
Themadag Ontwerp, Inrichting en Akoestiek
103
Studiedag De kleur van het licht
121
Pilotcursus Effectief communiceren voor productieleiders
12
Studiedag Alles over luidsprekers
113
Symposium Loopbanen en scholing in de podiumtechnologie
65
Studiedag Hijstechniek van popconcert tot opera
134
totaal 2007-2008
1877
13
5. LEDENAANTALLEN 2006-2008 Hieronder treft u een overzicht van de diverse ledenaantallen aan. De aantallen voor 2008 zijn gebaseerd op de werkelijke stand van zaken begin 2008 ten tijde van de facturering van de leden voor contributies. ’08
‘07
‘06
‘05
Persoonlijk, Buitenland, Student, Senior:
954
928
918
937
Bedrijfsleden Non profitleden:
240
223
205
TOTAAL
1194
1151
1123
VNT FAPK
73 341
Totaal
1608
14
180 1117
6. JAARREKENING 2007 1. Algemene toelichting jaarrekening 2007 Het jaar 2007 sloot af met een tekort van circa 17.500,-. In de ALV 2006 was een tekort goedgekeurd van 5.487,-. In de ALV 2007 werd een prognose gepresenteerd met een tekort van 9.060,-. Het bestuur van de VPT heeft besloten dat voor een bedrag van circa 9.000,- het tekort uit 2007 op het resultaat van 2008 ingelopen dient te worden. Gezien de prognose 2008 van september 2008 gaat dit lukken. De grootste en belangrijkste tegenvallers in 2007 waren het PQ-project, BTWadvies en naheffing, tegenvallende inkomsten Vakbeursnummer Zichtlijnen en (te) hoge administratiekosten. Al deze tegenvallers zijn niet structureel. Een flinke meevaller was het bedrag dat aan vacatures op de website binnenkwam: ruim 6000,- meer dan begroot. Deze groei is structureel: in 2008 stijgt de post naar verwachting met maar liefst 10.000,1.2 Balans De balanspost Inventaris betreft de activering van de inrichting van het kantoor en de nieuwe database. Door het verlies in 2007 is uiteraard ook het vermogen gedaald. In 2008 wordt dit weer deels hersteld door circa 9.000,- in te lopen. Omdat het januarinummer van Zichtlijnen boekhoudkundig altijd meetelt in het voorafgaande jaar staan er altijd relatief hoge bedragen aan overlopende activa en passiva op de balans. Dit zijn bedragen die zeker binnen gaan komen. 1.3 Inkomsten, vergelijking met begroting 1.3.1. Contributies: verschil t.o.v. begroting circa 3300,- minder inkomsten Verklaring verschillen: -Er was eerder geen rekening met kosten contributie van 1000,-. -In de jaarrekening is de BTW-verrekening contributies 2006 en 2007 opgenomen voor een bedrag van circa 2000,-. -De BTW-afdracht over een klein deel van de contributies is structureel, maar daar is in de begrotingen 2008 en 2009 rekening mee gehouden. 1.3.2. Publicaties / verkopen: verschil circa 11000,- meer inkomsten Verklaring verschillen: -De wie is wie 2007 was niet in de goedgekeurde begroting 2007 opgenomen, nu wel in de jaarrekening. -Wie is Wie en Theatre Words hebben veel minder opgebracht dan eerder gedacht. Daar is in de prognose 2007, begroting 2008 en 2009 rekening mee gehouden. Er is substantieel minder vraag naar Wie is Wie en Theatre Words is niet meer leverbaar. -De VPT is in de loop van 2007 diverse nieuwe boeken gaan verkopen. Hier staan overigens inkoopkosten tegenover. De balans is positief.
15
1.3.3. Project inkomsten: verschil circa 59000,- meer inkomsten Verklaring verschillen: -De deelnemersbijdragen waren lager dan begroot, maar dit was al voorzien in de prognose. -Het PQ-project is oorspronkelijk apart begroot en kwam niet in de goedgekeurde begroting voor, maar staat nu ter afrekening wel in de jaarrekening vermeld. -De inkomsten van OSAT werden pas in 2007 bekend en komen dus alleen in de prognose en jaarrekening voor. -Inkomsten en subsidies vallen niet zozeer tegen. Alle veranderingen en verschillen waren al bekend. 1.3.4. Inkomsten Zichtlijnen: verschil circa 25000,- meer inkomsten Verklaring verschillen: -De goedgekeurde begroting 2007 bij advertentie-inkomsten Zichtlijnen gaat uit van een nettobedrag, waar het bedrag voor honorarium advertentiewerving is uitgehaald. De conceptjaarrekening gaat uit van een brutobedrag. Het verschil is circa 20.000,-. Per 2008 gaat de begroting altijd uit van brutobedragen zodat er een overzichtelijker beeld ontstaat. -Het vakbeursnummer van Zichtlijnen heeft aanzienlijk minder advertentieinkomsten opgeleverd dan begroot. Er is geen duidelijke reden aan te voeren, dus ook niet te zeggen of dit structureel is. In de begroting 2009 wordt hier rekening mee gehouden te worden. Het verschil is circa 5000,1.3.5. Algemene subsidie: geen verschil 1.3.6. Overige inkomsten: verschil 3.500,- meer inkomsten Verklaring verschillen: Dit is rente, inkomsten uit in rekening gebrachte administratiekosten en diverse inkomsten die onvoorzien waren. 1.4. Uitgaven, vergelijking met de begroting 1.4.1. Personeelslasten: verschil circa 18000,- meer uitgaven Verklaring verschillen: -In de loop van 2007 is er o.a. vanwege OSAT formatie bijgekomen bij alle medewerkers: 0,3 fte in totaal. -Er is de functie van administratief medewerker bijgekomen voor circa 0,3 fte in 2007. -Er is een nabetaling van salaris geweest vanwege verhoging van de CAOschalen. Al deze verschillen waren al eerder in prognoses voorzien. 1.4.2 Projectuitgaven: verschil circa 41000,- meer uitgaven Verklaring verschillen: -Het PQ-project is oorspronkelijk apart begroot maar komt nu ter afrekening wel in de jaarrekening voor. Het had een tekort van circa 7000,- Dit was al eerder bekend. In totaal kostte het project circa 64000,-. -Circa 48000,- is dan voor de activiteiten en posten als OISTAT etc. Dit komt redelijk overeen met de prognose. 1.4.3 Uitgaven boeken: verschil circa 1300,- minder uitgaven Verklaring verschillen: -Er zijn minder boeken ingekocht dan begroot. 1.4.4. Huisvesting: verschil circa 9250,- meer uitgaven Verklaring verschillen:
16
-Bij huisvestingslasten is ook een bedrag opgenomen voor de gezamenlijke kantoorkosten die we in het nieuwe kantoor delen met andere organisaties. Dit was eerder niet in die orde begroot. Door faciliteiten te delen voorkomt de VPT dat naast in de inrichting van het kantoor ook nog geïnvesteerd had in kantoorapparatuur. Vanaf de begroting 2008 staan deze laatste kosten onder bureaukosten. De posten Huisvesting en Bureau zullen bij elkaar genomen in 2008 lager uitvallen dan in 2007. 1.4.5. Bureaukosten: verschil circa 5000,- meer uitgaven Verklaring verschillen: -Het BTW-advies ad circa 2000,- is een eenmalige uitgave en was al bekend. -De administratiekosten zijn uiteindelijk 2500,- hoger uitgevallen dan begroot. -500,- van de overschrijding heeft betrekking op incassokosten en op een nagekomen rekening voor de boekhouding van OISTAT Nederland 2005. 1.4.6. Zichtlijnen: verschil circa 26000,- meer uitgaven Verklaring verschillen: -In de begroting waren de kosten voor advertentiewerving niet opgenomen: circa 20.000,-: zie verklaring hierboven bij inkomsten Zichtlijnen. -De drukkosten zijn gestegen vanwege meer drukkosten bij het vakbeursnummer en een grotere totale oplage door het jaar heen. De portikosten zijn ook hoger vanwege hogere oplage en vanwege het meesturen van de Wie is Wie 2007: totaal circa 6000,1.4.7. Wie is wie 2007: verschil n.v.t. Was eerder niet opgenomen in de begroting en is nagenoeg dekkend.
17
2. Balans per 31 december 2007
ACTIVA 31-12-2007
31-12-2006
29.634
30.255
12.441 3.791 49.071 39.571
8.900 5.066 32.065 78.971
134.508
155.257
6. Vermogen
56.587
74.104
7. Voorzieningen
-
-
Materiële vaste activa 1. Inventaris Vlottende activa 2. 3. 4. 5.
Debiteuren Overige vorderingen Overlopende activa Liquide middelen
TOTAAL ACTIVA PASSIVA Vermogen
Kortlopende schulden 8. Belastingen en premies sociale verzekeringen 9. Crediteuren 10. Overlopende passiva 11. Van den Haspelboekenfonds
3.998
3.150
23.684 30.742 19.497
19.444 40.170 18.389
TOTAAL PASSIVA
134.508
155.257
18
3. Winst- en verliesrekening 2007
BRUTO-OMZETRESULTAAT resultaat 2007
prognose ALV 2007
begroting ALV 2007
resultaat 2006
122.986 16.583 137.501 99.057 15.000 4.438 395.565
123.898 2.750 63.353 81.000 15.000 13.117 299.118
126.353 5.400 77.750 74.000 15.000 1.000 299.503
120.643 3.556 85.221 95.602 15.000 1.383 321.405
Personeelskosten Project uitgaven Boeken inkoop Huisvestingslasten Bureaukosten Bestuurskosten Zichtlijnen kosten Wie is Wie 2007 Onvoorzien
117.805 112.859 1.769 24.782 23.288 505 118.817 13.257
116.781 53.442 1.700 14.329 25.126
99.842 71.500 3.000 15.12 18.225 1.500 92.800
100.390 81.789 3.711 39.237 23.178 792 111.500
RESULTAAT
17.517-
Contributies Publicaties / Wie is Wie Projecten Opbrengst Zichtlijnen Algemene subsidies Overige inkomsten
BEDRIJFSKOSTEN
96.800
3.000 9.060-
19
5.487-
9.192-
4. Beoordelingsverklaring accountant
20
5. Verslag kascommissie Het verslag van de kascommissie is ter vergadering aanwezig en zal daarna gepubliceerd worden op de website.
21
7. TOELICHTING PROGNOSE RESULTAAT 2008 De prognose is te vinden onder hoofdstuk 9. Begrotingen. Door meer inkomsten uit advertenties Zichtlijnen en met name uit vacatures gaat het hoogstwaarschijnlijk lukken om 9.000,- van het tekort uit 2007 in te lopen in 2008. Het is toch gelukt om voor 2008 een flink bedrag aan subsidie te verkrijgen van het Scholingsfonds voor Kunst en Cultuur voor de activiteiten. Ook de bedragen aan sponsoring lopen in 2008 aanzienlijk op tot het dubbele van de begroting. De deelnemersbijdragen zijn ook flink gestegen: deels door verhoging van de bijdrage, deels door flinke toename van het aantal deelnemers (zie overzicht deelnemers in hoofdstuk 5 ) Per saldo staan hier bij de uitgave van projecten ook meer kosten tegenover. Vanaf de prognose 2008 zijn de bedragen bij advertenties Zichtlijnen bruto, dus nog zonder aftrek van de wervingskosten. Dit bedrag staat vanaf heden apart vermeld als kosten. De inkomsten uit advertenties vallen iets hoger uit dan begroot. Het tegenvallende vakbeursnummer is kennelijk geen trend. De inkomsten uit vacatures stijgen met bijna 60% van 17.000,- naar 27.000,-. De salariskosten zijn gestegen door verhoging van de fte voor administratief medewerker van 0,3 fte in 2007 naar 0,4 fte in 2008 en door verhoging van salarissen. De bureaukosten zijn nu inclusief de gezamenlijke kosten van de kantoorpool. Huisvestingskosten en kantoorkosten tezamen zijn circa 3000,- lager dan in 2007.
22
8. BELEIDSPLAN VERENIGING VOOR PODIUMTECHNOLOGIE 2009-2011
-0- Inleiding -1- Samenvatting nieuwe beleid in hoofdlijnen -2- Beleidsplan 2009-2011
-2.1 -2.2. -2.3 -2.4 -2.5 -2.6 -2.7
Innovatie Kennisverspreiding Netwerken Belangenbehartiging Leden Organisatorisch Financieel
23
0. Inleiding Voor u ligt een nieuw beleidsplan dat het bestuur van de VPT op de ALV 2008 graag aan u, de leden, ter goedkeuring wil voorleggen. Dit plan bestaat uit twee delen: een inhoudelijk deel en een begroting. Over beide delen dient de ledenvergadering zich uit te spreken. Dit beleidsplan vertoont natuurlijk een grote samenhang met het plan ter professionalisering van de VPT dat in 2006 is ingevoerd. De drie jaar die gegeven waren om de diverse doelstellingen in dat plan te halen zijn bijna om. De resultaten mogen er zijn: -Het aantal activiteiten (themadagen en symposia) is de afgelopen jaren gemiddeld met een derde toegenomen. De VPT is zich met de activiteiten veel meer dan voorheen gaan richten op alle ontwerpdisciplines. De activiteiten zelf zijn middels betere voorbereiding, professionele sprekers en opzet inhoudelijk verbeterd en goed bezocht. -Het blad Zichtlijnen heeft met een nieuwe hoofdredacteur en een nieuwe vormgever een kwaliteitsimpuls gekregen. -De belangenbehartiging op o.a. het gebied van arbeidsomstandigheden en podiumtechnisch onderwijs is geprofessionaliseerd. -Het aantal leden is de afgelopen jaren toegenomen met circa 500 door o.a. allianties aan te gaan met de VNT en FAPK (NFPK+) (collectieve lidmaatschappen) en door groei van alle ledengroepen. -En het allerbelangrijkste is dat de participatie van de leden zelf door de oprichting van diverse werkgroepen op het gebied van o.a. licht, geluid, theatergebouwen, brandveiligheid vele malen groter is dan voorheen en vooral structureel is geworden. De goede resultaten betekenen geenszins dat we er al zijn. Integendeel, in de ogen van bestuur en directie is een concrete invulling van dat professionaliseren vooral gericht op het in gang houden en signaleren van nieuwe podiumtechnologische ontwikkelingen. Dat zal nooit stoppen, dus de VPT zal ook nooit klaar zijn. Er is de afgelopen jaren veel structuur aangebracht en veel geïnitieerd. Nu breken de jaren aan om op alle terreinen te komen tot inhoudelijke verdieping.
24
1. Samenvatting op hoofdlijnen nieuw beleidsplan Innovatie *Nog meer dan voorheen zal de VPT zich richten op innovatieve onderwerpen voor de themadagen. *De meeste van deze onderwerpen zullen ingebracht worden door de werkgroepen die bestaan uit actieve leden van de vereniging. Hiermee wordt de betrokkenheid van de leden bij de vereniging structureel en inhoudelijk vergroot. *De VPT zal samen met scholingsaanbieders kortlopende cursussen over nieuwe technologie ontwikkelen die een vervolg zijn op de themadagen. *De VPT zal zich nadrukkelijker richten op de vormgevingsdisciplines. Het gaat om het creëren van een platform voor vormgevers binnen de VPT en het komen tot meer samenwerking tussen vormgevers en technici. *Tijdens de Vakbeurs Theatertechniek wil de VPT een internationaal, spraakmakend congres over podiumtechnologie organiseren. Kennisverspreiding *Het blad Zichtlijnen zal middels een lezersonderzoek de inhoud nog beter afstemmen op de lezers. *Op de website zullen dossiers van de werkgroepen gepubliceerd worden. Netwerken *De nieuwe website wordt een interactieve omgeving voor de leden waar ze met elkaar kunnen communiceren, kunnen winkelen of specifieke informatie halen. *De VPT zal jaarlijks een speciale netwerkavond voor bedrijfsleden organiseren. *De Wie is Wie online wordt uitgebreid en vervangt de papieren versie. Belangenbehartiging *Onderwijs: de nadruk zal liggen op het ontwikkelen van een uniforme proeve van bekwaamheid voor de MBO-opleidingen. *Arbo: de VPT zal de trekker zijn van de arbocatalogi in de sector. *De VPT wil middels een werkgroep arbocatalogi / normering zelf meer richting geven aan het ontwikkelen van richtlijnen en normen voor de sector. Leden *De werving van de eerder via het NFPK collectief lid zijnde kleinere gezelschappen heeft prioriteit. *Er komt een differentiatie van de non profit lidmaatschappen (vnl. theaters): 1 voor kleine en 1 voor grote theaters. Organisatie *De functie van administratief medewerker vervalt en dient intern door een efficiencyslag ingevuld te worden. *De bestuursleden zullen waar mogelijk een rol spelen in de werkgroepen. *Bij dit nieuwe beleidsplan wordt ook een wijziging van de statuten voorgesteld. Financieel *Er moet de komende jaren op de begroting een vrij besteedbaar budget komen voor onverwachte projecten en tegenvallers van circa 20.000,-. *Er worden de komende jaren geen grote investeringen verwacht. *De contributies van de persoonlijke leden zullen slechts worden geïndexeerd met 4.5%. *De contributies van de non profit organisaties en bedrijfsleden stijgen met 4.5% indexatie en 10% structurele verhoging omdat deze ledengroepen het meest een beroep doen op de ledenfaciliteiten van de VPT. *Ter enige compensatie van het wegvallen van de subsidies die de afgelopen jaren ontvangen werden en vanaf 2009 wegvallen wordt de deelnemersbijdrage voor de activiteiten verhoogd van 75,- naar 100,- ex BTW. Indien er voor activiteiten wel subsidies worden ontvangen zal de verhoging op die activiteit niet van toepassing zijn.
25
2. Beleidsplan 2009-2011 2.0 Inleiding In de periode van 2006 – 2008 is er binnen de Vereniging voor Podiumtechnologie veel in gang gezet dat in de jaren 2009-2011 tot wasdom moet komen. De jaren van structuur aanbrengen zijn bijna voorbij, de jaren van het nieuwe beleidsplan worden die van de inhoudelijke verdieping. In hoofdlijnen leest u in dit plan wat er aan nieuwe ontwikkelingen gaande of aanstaande is. Dit is niet op een blauwe maandag verzonnen maar door de afgelopen jaren heen ontwikkeld door de medewerkers van de VPT, door het bestuur kritisch besproken en aangevuld en in diverse notities vastgelegd. Nu wordt het nogmaals in concretere vorm weergegeven om u, de leden, deelgenoot te maken van de nieuwe dynamiek van de vereniging. Bij alle activiteiten die de VPT organiseert wordt uitgegaan van een zo groot mogelijke participatie van de leden. Het belangrijkste uitgangspunt bij alle activiteiten van de VPT is de ontwikkeling en professionalisering van het vakgebied. In onderstaand beleidsplan wordt kernachtig uitgelegd hoe de VPT haar activiteiten vorm geeft. De VPT onderscheidt in haar nieuwe beleidsplan vier pijlers die van oudsher de basis zijn geweest in de dertigjarige geschiedenis van de vereniging: Innovatie Kennisverspreiding Netwerken Belangenbehartiging 2.1 Innovatieve activiteiten De komende jaren zal bij de onderwerpen voor de activiteitendagen het focus vooral liggen op innovatieve podiumtechniek en op vormgeving. Het signaleren van de ontwikkelingen in het vakgebied is de drijvende kracht van de vereniging en is ook een van de belangrijkste redenen voor de leden om deel te nemen aan de activiteiten. In de afgelopen drie jaar is vooral meer lijn in de soorten activiteiten gekomen die zich inhoudelijk anders dan voorheen ook richten op de ontwerpdisciplines. De hoofdonderwerpen voor de activiteiten van de komende jaren zijn de ontwikkelingen op het gebied van licht, geluid, theaterbouw, toneelinstallaties, theatervormgeving en (technische) productie. Deze activiteiten -themadagen, studiedagen en symposia – zullen nog meer inhoudelijke verdieping krijgen. Dit wordt al meer gegarandeerd omdat de werkgroepen (zie 2.1.3) veelal de onderwerpen zullen aandragen: de werkgroepsleden zijn over het algemeen de specialisten m.b.t. een bepaald onderwerp. De verdieping zal ook gestalte krijgen door vooraf een onderwerp intensiever voor te bereiden met de sprekers dan wel docenten en middels research op een onderwerp en het aanbieden van readers. 2.1.2 Vormgevingsdisciplines De VPT zal zich de komende periode nadrukkelijker richten op de vormgevingsdisciplines. Deze zijn zeer nauw verbonden met de technische
26
disciplines. In het productieproces van een voorstelling of project kunnen ze niet zonder elkaar. Dit wordt nog versterkt door de voortschrijdende technologisering en automatisering van de podiumkunsten: bij complexe voorstellingen moeten ontwerpers en technici / operators nauw samenwerken om de artistieke ideeën te kunnen vertalen in een artistiek resultaat. Daarom is het belangrijk dat ontwerpers nauwer betrokken worden bij de VPT. Het doel is om een platform te creëren voor decor-, kostuum-, licht- en geluidsontwerpers binnen de VPT en te komen tot meer samenwerking tussen ontwerpers onderling en technici. Ook zullen specifieke activiteiten voor ontwerpers ontwikkeld worden door de werkgroep theatervormgeving (in wording). 2.1.3 Werkgroepen binnen de VPT De meeste onderwerpen voor activiteiten zullen worden ingebracht door de werkgroepen die bestaan uit actieve leden van de vereniging. De werkgroepen spelen in op de behoeftes van de werkenden binnen een vakgebied en hebben tot taak het vakgebied te voeden met kennis en nieuwe ontwikkelingen te signaleren middels het aandragen van onderwerpen voor themadagen. Omdat de werkgroepen de onderwerpen aandragen treft u niet meer zoals voorheen nu al een jaaragenda aan. Deze zal de komende maanden ontstaan vanuit de werkgroepbijeenkomsten. De diverse werkgroepen worden de motor van de activiteiten van de VPT. Op deze manier wordt de participatie van (actieve) leden geoptimaliseerd en structureel. Op dit moment zijn de volgende werkgroepen actief - de werkgroep lichtontwerpen - de werkgroep geluidontwerpen - de werkgroep theatergebouwen - de werkgroep brandveiligheid decors - de werkgroep theatervormgeving (in wording) andere initiatieven zijn: - redactie productieleiders - informeel overleg hoofden techniek grote theaters - platform operators gemechaniseerde trekkenwand Om de werkgroepen te assisteren en om de nodige verdieping te genereren door bijvoorbeeld het doen van research en het maken van readers heeft de VPT samenwerking gezocht met de Amsterdamse Hogeschool voor de Kunsten, afdeling OTT: derdejaars studenten theatertechniek zullen gekoppeld worden aan enkele werkgroepen om onderwerpen inhoudelijk voor te bereiden dan wel research te doen. Het voordeel voor de studenten is dat zij door de in de werkgroep aanwezige specialisten onderwerpen voor scripties aangereikt kunnen krijgen en die specialisten kunnen optreden als scriptiebegeleiders. 2.1.4 Werkwijze en opzet activiteiten Een belangrijk onderdeel van vrijwel elke themadag is intervisie: in de vorm van workshops, ronde tafelgesprekken en forumdiscussies wordt kennis uitgewisseld tussen de deelnemers onderling en de aanwezige specialisten. Deze vorm van kennisuitwisseling garandeert dat onderwerpen dicht bij de eigen ervaringswereld en werkpraktijk blijven en beklijven.
27
De docenten en sprekers op een studiedag zijn over het algemeen de gespecialiseerde collega’s van de deelnemers aan de studiedag. Ook hier geldt weer dat de kennis daardoor zeer is toegesneden op de beroepspraktijk. De VPT ziet een activiteit als onderdeel van een traject dat idealiter in continuïteit verloopt: middels enquêtes wordt na elke studiedag aan de deelnemers gevraagd wat de behoeftes zijn voor een volgende dag. Een studiedag is dus nooit een incident maar een schakel in een keten van ontwikkeling. De werkwijze van de VPT is gericht op permanente educatie en samenhang tussen de studiedagen. Uitgangspunt bij de studiedagen is verder dat waar mogelijk hands on gewerkt wordt. Dit betekent dat deelnemers snel kunnen beoordelen of een bepaalde ontwikkeling toepasbaar is in de eigen werkpraktijk. 2.1.5 Samenwerking met bedrijfsleven en theaters Een belangrijk punt bij de organisatie van de activiteiten is de samenwerking met het bedrijfsleven, zowel materieel als inhoudelijk. Het is bijzonder prettig om te mogen constateren dat bij vele dagen enorme hoeveelheden technische apparatuur welwillend worden geleverd en ook bediend door vele theatertechnische bedrijven, die daarnaast niet zelden nog een specialist leveren om een lezing te geven. Om de relatie te intensiveren en nog inhoudelijker te maken wil de VPT jaarlijks een speciale bedrijvenavond organiseren rond een speciaal onderwerp met een key note speaker van naam en faam. De VPT wil haar activiteiten zoveel mogelijk organiseren in nieuw gebouwde of gerenoveerde theaters. Dit heeft een inhoudelijke achtergrond: naast het behandelen van het thema van de dag vindt er altijd aan het einde van de dag een rondleiding plaats zodat de deelnemers kennis kunnen nemen van de stand der techniek en theaterbouw in Nederland. De VPT mag de theaters om niet gebruiken, waardoor de deelnemersbijdrage redelijk laag gehouden kan worden. 2.1.6 Intensieve vervolgcursussen Vanaf 2009 wil de VPT in aanvulling op de reguliere activiteiten middels samenwerking met opleidingsinstituten korte, intensieve cursussen gaan aanbieden. De bedoeling hiervan is voort te bouwen op de uitkomsten van de activiteitendagen: een goed voorbeeld is dat de dag in 2007 over digitaal licht heel goed vervolgd had kunnen worden met een korte cursus ‘bediening van mediaservers’. Ook hierbij moet het gaan om innovatieve podiumtechniek die technici kan inspireren. Een eventueel derde stap wordt ook overwogen: na de studiedag en korte cursus, wordt een langer traject aangeboden waarin een technicus zich de nieuwe technologie geheel eigen kan maken. De VPT ziet de ontwikkeling van dergelijke cursussen als een nieuw soort bijscholingscursussen die met name de wat oudere technici meer toekomstperspectief kan bieden.
28
2.1.7 Grote projecten: Vakbeurs Theatertechniek 2010: lezingenprogramma en internationaal congres podiumtechnologie Tijdens de afgelopen Vakbeurs Theatertechniek van januari 2008 heeft de VPT een meer dan verdubbeld lezingenprogramma aangeboden. Dit programma werd goed bezocht en gewaardeerd. Het is de intentie om in samenwerking met de organisatie van de vakbeurs in 2010 het programma nog verder uit te bouwen tot een eerste internationaal theatertechnisch congres, waarbij de VPT samenwerkt met zusterverenigingen en de internationale netwerkorganisatie OISTAT. Praagse Quadriennale 2011 In 2007 heeft de VPT voor het eerst zelf de Nederlandse inzending naar de PQ georganiseerd. Daaruit kwam de werkgroep theatervormgeving voort. Het is niet waarschijnlijk dat de VPT het project wederom zelf zal produceren, wel duidelijk is dat de werkgroep theatervormgeving een grote rol zal spelen bij de totstandkoming van wederom een spectaculaire inzending naar Praag. Vertellingen en kronieken Naast de activiteiten die de VPT zelf organiseert en initieert zullen ook in de toekomst diverse grotere en kleinere projecten ondersteunen. Een goed voorbeeld hiervan is het project Vertellingen en Kronieken, een omvangrijk project aangaande de Nederlandse geschiedenis van de podiumtechniek, dat de komende jaren in samenwerking met het TIN en andere partners gestalte gaat krijgen. 2.1.8 Aantallen activiteiten De VPT zal haar leden ook in de komende jaren per jaar circa 10 activiteiten aanbieden, variërend van studiedagen, workshops, symposia tot uiteraard de ALV. De ALV zal vooralsnog gratis blijven (tenzij sponsors wegvallen en de verenigingskas het niet meer toelaat), de andere activiteiten zullen door de leden voor een sterk gereduceerde deelnemersbijdrage gevolgd kunnen worden (minimaal 50% korting op de reguliere prijs). 2.2 Kennisverspreiding: blad, website en nieuwsbrief Het vakblad Zichtlijnen is het belangrijkste middel van kennisverspreiding voor de VPT, evenals de website en nieuwsbrief van de VPT / Zichtlijnen en het uitgeven van boeken. 2.2.1 Zichtlijnen Zichtlijnen heeft een nieuwe vormgeving gekregen vanaf nummer 116, maart 2008, die het blad een frisse uitstraling heeft gegeven en toegankelijker heeft gemaakt. Inhoudelijk is Zichtlijnen het vertrouwde vakblad van de VPT gebleven, van en voor vakgenoten, en ook in de komende periode zal dat zo blijven. Het redactionele beleid is erop gericht de leden en de lezers een grote diversiteit aan onderwerpen te bieden in een mix van nieuws, achtergrond, opinie, interview en reportage. Sinds de oprichting is Zichtlijnen hét platform geweest om nieuwe ontwikkelingen te signaleren, of het nu gaat om technische innovaties, arbo, opleidingen of bijvoorbeeld om het denken over loopbaan en scholing, een onderwerp dat momenteel actueel is en de komende periode actueel zal blijven. Het 'op de agenda zetten' en 'op de agenda houden' van dergelijke thema's blijft een van de pijlers onder het redactionele beleid.
29
Voor dit alles moet een vakblad verankerd zijn in het vakgebied. Dat die verankering er is blijkt al uit de veelvuldige reacties die bij de redactie binnenkomen, niet zelden in de vorm van complete artikelen. Verder wordt die verankering gewaarborgd door de brede samenstelling van de redactie (allen vrijwilligers: drie theatertechnici, een ontwerper, twee adviseurs, een jurist, terwijl vier redactieleden ook actief zijn in het onderwijs). In de komende periode zal Zichtlijnen zeker ook aanhaken bij de werkgroepen die binnen de VPT zijn gevormd, onder meer rond de vakgebieden geluid, licht, gebouwen en vormgeving. In elk van die werkgroepen zijn redactieleden (op persoonlijke titel) vertegenwoordigd. De oplage van Zichtlijnen is de laatste jaren gestegen en de kring van lezers zo breed geworden, dat de redactie vorig jaar al besloot onderzoek te doen naar het lezersgedrag en de lezersvoorkeuren. Dit onderzoek zullen we komend half jaar opzetten en uitvoeren. De redactie wil een aantal dingen preciezer weten: wie zijn onze lezers, wie zijn de trouwe lezers, wat leest men, naar welke onderwerpen en artikelen gaat de voorkeur uit, zijn er dingen die de lezers missen in het blad, hoeveel mensen lezen het blad gemiddeld. We zullen hiertoe een enquête houden onder alle VPT-leden, zowel de individuele als de bedrijfsleden als de non-profit leden. Hieraan zullen een beperkt aantal kwalitatieve interviews gekoppeld worden. Het onderzoek wordt opgezet en uitgewerkt door de redactie van Zichtlijnen in samenwerking met het VPT-bureau. 2.2.2 Website, nieuwsbrief en dossiers Een geheel nieuw middel voor kennisverspreiding is het publiceren van dossiers op basis van de onderwerpen van de werkgroepen. De uitkomsten uit werkgroepen in de vorm van readers en research worden stelselmatig gepubliceerd op de website, samen andere publicaties zoals bijvoorbeeld artikelen uit Zichtlijnen. Daarnaast wordt vaknieuws gepubliceerd in de nieuwsrubriek van de website. Van oudsher wordt deze in samenvatting als nieuwsbrief gratis gezonden naar geïnteresseerden. 2.2.3 Boekuitgaves Het Frits van den Haspelboekenfonds is de plek binnen de VPT om boekuitgaves financieel ondersteund te krijgen maar ook inhoudelijk te initiëren. Plannen voor nieuwe uitgaven zijn o.m. het boek Decorconstructies, een vernieuwd belichtershandboek, Werklicht II, een jaarboek theatervormgeving, een checklist theaterbouw en een theatertechnisch woordenboek. Het boekenfonds heeft een beoordelingscommissie bestaande uit Frits van den Haspel, Aafje Terweij (AHK), Bert Determann (bestuur VPT) en Eric de Ruijter (directeur VPT). Het fonds kan garantiebedragen verstrekken in ruil voor boeken of een uitgave geheel financieren. In beide gevallen is het de opzet van het Fonds dat alles wat uitgegeven wordt terugverdiend wordt door de verkoop van die boeken via de webwinkel van de VPT en weer zal leiden tot het uitgeven van nieuwe boeken. 2.3 Netwerken: intern en extern Momenteel vervullen de VPT-bijeenkomsten voornamelijk deze kerntaak. Op een VPT-studiedag komen zo’n 80-100 vakmensen bij elkaar. Naast de inhoudelijke informatie die zo’n dag biedt, wisselen de deelnemers onderling veel kennis uit en onderhouden zij hun contacten. De VPT-ledendag is één van de belangrijkste bijeenkomsten voor het versterken van het verenigingsgevoel.
30
2.3.1 Website Eind 2008 moet de nieuwe website van de VPT in de lucht zijn. Deze zal veel meer dan voorheen een omgeving zijn voor de leden zelf, waar zij met elkaar kunnen communiceren, kunnen ‘winkelen’ of specifieke informatie halen. De nieuwe VPT-website zal steeds meer een ‘netwerkplek’ worden. De website is bij uitstek de plaats waar vakgenoten elkaar kunnen ontmoeten. De website heeft momenteel 1.000 - 1.200 unieke bezoekers per week. Deze mensen willen we niet alleen informeren, maar ook met elkaar in contact brengen. De ‘Wie is Wie online’ is hier een belangrijk onderdeel van. Leden krijgen in de ‘Wie is Wie online’ een platform aangeboden om hun gegevens én hun CV/ koopwaar te etaleren. Deze nieuwe wie is wie online komt in de plaats van de papieren versie. Overwogen wordt nog of er via printing on demand een ledenlijst aangeboden kan worden. Een ander belangrijk middel wordt het forum en de weblog. Daar waar het blad Zichtlijnen niet op actualiteiten kan inspringen in verband met haar tweemaandelijkse verschijning, is de website het ideale medium om dit wél te doen. Onze leden kunnen de website gebruiken door bijvoorbeeld via het weblog verslag te doen van een internationale theatertour, of binnen het forum een discussie aanzwengelen. Alle leden kunnen hierin participeren door te reageren. De VPT-website is in principe voor alle geïnteresseerden toegankelijk. Het is echter exclusief voor VPT-leden voorbehouden om gebruik maken van de mogelijkheden die de site biedt, zoals de ‘Wie is Wie online’, het aanbieden van 2e hands theaterapparatuur op onze site, reageren op forums en weblogs. Hierdoor wordt de website naast een informatieplatform ook een ontmoetingsplek voor de VPT-leden. De website van de VPT/Zichtlijnen heeft zich de afgelopen jaren bewezen als een belangrijke portal voor werkaanbieders en zoekenden. De VPT denkt met de nieuwe site hier een nog betere impuls aan te kunnen geven. De afgelopen jaren is deze dienstverlening telkens al met circa 40 % gegroeid. Het plaatsen van vacatures en banners blijft een betaalde dienst. Als extra service gaan de vacatures in samenvatting mee met de nieuwsbrief. 2.3.2 Externe netwerken in de sector Tijdens alle VPT-activiteiten worden op het podiumtechnisch gebied relevante en intense contacten gelegd. Niet zelden lijdt dat tot diverse wat formelere overlegstructuren van leden zoals het platform operators trekkenwand of het informele overleg hoofden techniek van de grote theaters of de redacties van productieleiders, een sinds een paar jaar een nieuwe (leden)groep binnen de VPT. Met de MBO-opleidingen podiumtechnologie en diverse andere scholingsaanbieders in de sector is er via OSAT formeel contact. Daarnaast is er van oudsher goed informeel contact met de opleidingen aan de Amsterdamse Hogeschool voor de Kunsten: OTT, OPP en scenografie. Het VPT-bureau onderhoudt op bestuurs- en directieniveau structureel contacten met alle koepelorganisaties in de podium- en evenementensector. De VPT heeft zitting in Arbo & Podiumkunsten, in OSAT, is mede initiatiefnemer van relevante onderzoeken in de sector, organiseert samen met diverse partijen activiteiten (o.a. VNT/VSCD/TIN). Ook heeft de VPT diverse, goede relaties met subsidiënten en andere serviceorganisaties in het werkveld als Kunstenaars en Co, het NFPK+ en het Scholingsfonds voor Kunst en Cultuur.
31
Met de Vakbeurs Theatertechniek is een goede samenwerking ontstaan die elke 2 jaar leidt tot de organisatie van de VPT van een zeer uitgebreid lezingenprogramma. 2.3.3 Internationaal: het OISTAT netwerk Het streven van de VPT is om te komen tot een goed functionerende samenwerking, expertise-uitbreiding en vakinhoudelijke ontwikkeling en uitwisseling op zowel europees als mondiaal niveau. Voorop hierbij staat het belang van de leden van de VPT. De VPT zal zich derhalve moeten profileren in internationale contacten in het belang van de Nederlandse leden en het Nederlandse werkveld. Om dit te kunnen doen zal de huidige werkgroep OISTAT Nederland opgaan in de werkgroepstructuur van de VPT. Dit betekent concreet dat de architecten zitting hebben in de werkgroep theatergebouwen, de ontwerpers in de licht-, geluid- of vormgevingswerkgroep, et cetera. De meerwaarde daarvan is dat de internationale dimensie van de VPT een veel breder draagvlak en bedding krijgt en dat internationale uitwisseling altijd op de agenda zal staan. De verwachting is dat dit zal leiden tot meer internationale inbreng in de VPT-activiteiten en er doelgerichter door mensen of delegaties naar het buitenland gereisd zal worden. Jaarlijks zullen vertegenwoordigers van de werkgroepen twee keer (of vaker wanneer nodig geacht) bij elkaar komen om het internationale beleid te bespreken en zich te buigen over zaken aangaande OISTAT Internationaal. 2.4 Belangenbehartiging: arbo, onderwijs en normering 2.4.1 Arbo Het verbeteren van arbeidsomstandigheden is nauw verbonden met de vakinhoudelijke ontwikkelingen in de podiumtechnologie: zie de trekkenwand. De VPT wil in de nabije toekomst de trekker zijn van deze ontwikkelingen door deze vast te leggen in arbocatalogi die maatgevend zijn voor goede en veilige arbeidsomstandigheden en innovatieve werkmethoden in de sector. Een belangrijke rol is hierbij weggelegd voor de werkgroepen en andere initiatieven binnen de VPT zoals het platform operators trekkenwand en het overleg hoofden techniek grote theaters. Bij de ontwikkeling werkt de VPT nauw samen met de werkgevers- en werknemersorganisatie in de sector die verenigd zijn in ArboPodium en in Arbo & Podiumkunsten. Door de arbocatalogi te gaan ontwikkelen (in opdracht van bovengenoemde organisaties) wordt de VPT weer voorloper en initiatiefnemer op het gebied van arbeidsomstandigheden, zoals de vereniging dat was ten tijde van de commissie van aanbeveling voor veiligheid in het theater. 2.4.2 Onderwijs Het is de intentie van OSAT en de VPT om de samenwerking te continueren, Zij zullen in de komende periode aan de volgende zaken werken: -a- Verdere ontwikkeling van het MBO-onderwijs, toewerken naar een landelijke proeve van bekwaamheid als ‘examen’ voor de MBO-opleidingen, het invoeren van een stageprotocol, onderzoek naar het toevoegen van de module rigging aan het onderwijs, en onderzoek naar module ‘managementsvaardigheden’. Het onderwijsoverleg is het hier mee eens en gaat hiermee al concreet najaar 2008 aan de slag!
32
-b- Focus op de werkenden: leeftijdsfasebewust beleid Er komt een onderzoek naar loopbanen in o.a. de podiumtechnologie dat de VSCD en partners in het najaar 2008 laten uitvoeren door de Vrije Universiteit Amsterdam. De VPT/OSAT participeren actief in dit onderzoek. Op basis van de resultaten zal nader beleid worden geformuleerd. -c- De ontwikkeling van een bijscholingsprogramma vanuit innovatie en nieuwe ontwikkelingen in het vakgebied: vernieuwend onderwijs (anders komen de werkenden niet) en aansprekende onderwerpen als mediaservers, digitale audionetwerken, etc. Diverse onderwerpen lenen zich voor het regelmatig gezamenlijk organiseren van symposia, studiedagen, bijscholingscursussen of werkgroepen. OSAT is voor dezelfde periode als de VPT een nieuw beleidsplan aan het ontwikkelen. 2.4.3 Richtlijnen en normen De VPT heeft geconstateerd dat het in de sector ontbreekt aan goede sturing bij het ontwikkelen van voor de podiumtechniek relevante normen en richtlijnen. Internationaal gebeurt er wat, het NEN doet wat, de VPT zelf iets en verder allerlei groepjes in het werkveld. Dat moet anders wat de VPT betreft. In de komende tijd zal de VPT een werkgroep vormen die niet zelf normen gaat ontwikkelen maar wel gaat functioneren als denktank en een agenda voor de nabije toekomst zal opstellen. Deze werkgroep zal wel het initiatief nemen tot uitbesteding van het concrete werk aan een norm. 2.5 De leden 2.5.1 Basispakket De VPT levert aan alle leden een basispakket van activiteiten, waar de vereniging voor in staat zowel kwantitatief als kwalitatief. Dit basispakket bestaat voor de persoonlijk leden uit: -mogelijkheid tot deelname aan circa 10 activiteiten per jaar inclusief ALV voor ledentarief -gratis levering blad Zichtlijnen 6x per jaar -gratis levering digitale nieuwsbrief -gratis gebruikmaking van diverse functionaliteiten op de website zoals: vermelding in Wie is Wie online, plaatsen van CV, plaatsen van vraag- en aanbod advertenties, deelname diverse forums en blogs. -met korting aanschaffen van door VPT verkochte boeken.
33
2.5.2 Ledensoorten en groei Hieronder een schema van de ledensoorten en hun aantallen per eind 2008 en de streefaantallen voor het jaar 2009:
Persoonlijke leden regulier Persoonlijke leden student Persoonlijke leden senior Persoonlijke leden België Non Profit Non Profit groot Bedrijfsleden Collectieve leden VNT NFPK leden collectief *
eind 2008 streefaantal 2009 810 830 120 125 19 20 55 60 165 140 30 90 95 80 70 350 ---------------------------------------------1689 1370
* eind 2008 loopt het subsidie af van het NFPK+. In ruil voor die subsidie kregen de klanten van het NFPK+ een gratis lidmaatschap. Het ziet er niet naar uit dat de afspraken gecontinueerd worden en dat deze ledengroep dus wegvalt. Prioriteit is om het om deze NFPK-leden als non profitlid binnen te halen. Voorzichtigheidshalve is in 2009 geen rekening gehouden met een enorme groei hierin. In de komende periode zal op basis van een marketingplan specifiek wervingsbeleid gevoerd worden. Dit marketingplan richt zich met name op het werven van -freelancers -grote bedrijfsleden -grote theaters en instellingen Blijvende aandacht heeft de ledenwerving onder studenten. Jaarlijks zullen in september specifieke acties ondernomen worden richting deze doelgroep. Een tweede groep die nog ‘binnengehaald’ moet worden zijn de kleine theaters en gezelschappen. Juist zij moeten overtuigd worden van het feit dat zij hun personeel tegen relatief lage kosten kunnen laten ‘bijscholen’ middels de VPTactiviteiten. Zie voor verdere uitwerking en uitleg ook het financiële hoofdstuk hieronder. 2.6 Organisatie 2.6.1 Bestuur Het bestuur van de vereniging bestaat uit een Dagelijks bestuur (DB) en een Algemeen bestuur (AB). Het AB delegeert het toezicht op het zakelijk en organisatorisch beleid van de VPT (dat overigens in belangrijke mate is gedelegeerd aan de directeur) aan het DB. Het AB is samengesteld uit vertegenwoordigers van de verschillende disciplines binnen de VPT. Ieder bestuurslid beheert een portefeuille. Deze kan voortkomen uit een discipline, maar ook uit persoonlijke belangstelling en/of ervaring.
34
2.6.2 Medewerkers Het VPT-kantoor werkte in 2008 met een formatie van 2,9 fte onderverdeeld in: 0,8 0,8 0,6 0,4
directeur bureaumanager / marketeer coördinator activiteiten administratief medewerker
0,1 projectleiding OSAT 0,1 secretariaat OSAT 0,1 productie OSAT
Vanwege het wegvallen van diverse subsidie met ingang van 2009 dient er bezuinigd te worden. Een van de weinige mogelijkheden is het laten vervallen van de relatief nieuwe functie van administratief medewerker. De functie van administratief medewerker vervalt per 2009 en dient intern door een efficiencyslag ingevuld te worden. 2.6.3 Kantoor Sinds januari 2007 is het kantoor van de VPT gevestigd in een nieuwbouwpand aan het Funenpark, Amsterdam-Oost. De VPT deelt daar alle faciliteiten als server, telefonie en vergaderruimte et cetera met de VSCD, BPP en VNPF. De voordelen van deze huisvesting zijn enorm: allereerst heeft de VPT niet zelf alles hoeven investeren en dat scheelt veel tijd en geld. Vervolgens leidt de huisvesting tot meer samenwerking en uitwisseling met deze koepelorganisaties. En tenslotte zijn er dusdanige vergaderruimtes dat met gemak bijeengekomen kan worden met het bestuur, de werkgroepen en alle andere overlegstructuren binnen de VPT. 2.6.4 Statutenwijziging Om ook enkele beleidswijzigingen een formeel karakter te geven zal tijdens de ALV een statutenwijziging voorgesteld worden. Deze is apart geagendeerd en kent aparte stukken. 2.7 Financieel 2009-2010 2.7.1 Algemeen Vanaf het jaar 2009 zullen enkele subsidies vervallen. Het gaat enerzijds om een bedrag van 15.000,- per jaar dat de VPT ontving van het NFPK+ (FAPK) voor de professionalisering van de vereniging. Deze subsidie was toegekend voor 3 jaar en het was dus bekend dat deze eindig zou zijn. Daarnaast vervalt de subsidie van het Scholingsfonds voor Kunst en Cultuur die de VPT via de VNT ontving voor de (professionalisering van de) activiteiten. Hierbij gaat het om een bedrag van circa 30.000,- per jaar. Helaas stopt het Scholingsfonds geheel met de activiteiten en vervalt ook deze subsidie. Het bestuur heeft geconstateerd dat er in de afgelopen jaren te krap is begroot. Er was geen vrij besteedbaar budget voor onverwachte projecten en tegenvallers die er wel werden ontplooid en dus extra kosten met zich meebrachten. Voor de verdere professionalisering en flexibiliteit van de VPT is het nodig om een redelijk vrij besteedbaar budget op de begroting te zetten van circa 20.000,Uiteraard heeft het bovenstaande consequenties voor de begroting en het financiële beleid van de VPT in de jaren vanaf 2009. Het zal onder meer betekenen dat de deelnemersbijdragen voor de activiteiten zullen stijgen om op hetzelfde goede niveau door te kunnen gaan. De bijdragen konden door de subsidie de afgelopen jaren laag gehouden worden.
35
Om niet alleen de activiteiten maar ook de andere werkzaamheden van de VPT op niveau te houden zal het ook noodzakelijk zijn de contributies aan te passen. Tegenover deze verhogingen staat dat er aan de uitgavenkant geen grote investeringen of kostenstijgingen te verwachten zijn. Deze zijn de afgelopen jaren wel gedaan op het gebied van het kantoor, automatisering en website. Met andere woorden, de uitgavenkant van de begroting zal redelijk stabiel blijven. Aan de inkomstenkant is verder de verwachting dat de inkomsten uit de website (vacatures en banners) (verder) zullen stijgen. Ook de inkomsten uit het blad Zichtlijnen zullen iets stijgen. In het onderstaande wordt het financiële beleid - met name op het gebied van de contributies - voor het komende beleidsplan nader uitgewerkt. 2.7.2 Inkomsten Contributies De afgelopen drie jaar hebben de leden meer teruggekregen voor hun lidmaatschap dan voorheen. Met name het aantal activiteiten waar men met ledenkorting naartoe kon is met de helft toegenomen. Met name de theaters, gezelschappen en bedrijven maakten gretig gebruik van de ledenfaciliteiten en schreven hun medewerkers in voor de thema- en studiedagen en symposia. Dat deze ledensoorten het meest van de ledenfaciliteiten gebruik maken is niet duidelijk in de contributie tot uitdrukking gebracht: het non profitlidmaatschap is nu 157,- en daarvoor kan een theater het hele jaar door onbeperkt met 2 personen met 50% ledenkorting naar de activiteiten. Dat is verder inclusief een gratis abonnement op Zichtlijnen! Na 1 bezoek met 2 personen is het voordeel al vrijwel bereikt. Voor de bedrijven geldt dat ze met hun lidmaatschap met 2 personen een korting krijgen van maar liefst circa 70% op de reguliere activiteitenprijs. Zij betalen dan vooral de catering. Daarbij krijgen zij 2 gratis abonnementen op Zichtlijnen en 10% korting op de advertenties in Zichtlijnen. Bij een jaarcontract met het blad Zichtlijnen van een full colorpagina per nummer loopt het voordeel al snel op tot circa 500,-. Een bedrijfslidmaatschap kost 400,per jaar. Het voorstel is om zoals de afgelopen tien jaar al gebeurt de persoonlijk leden de komende jaren te ontzien. Deze lidmaatschapsvorm wordt in 2009 geïndexeerd met 4.5%. De andere lidmaatschapsvormen worden tevens met dit percentage verhoogd en met 10% structureel. Voor 2010 zal bekeken worden of het gerechtvaardigd is om de contributies verder te laten stijgen. Overzicht Persoonlijk lid Non Profit lid Non Profit lid groot Bedrijfslid Studentlid Seniorlid Belgisch lid
verhoging verhoging nieuw verhoging verhoging verhoging verhoging
4.5% 14.5%
2008 66,157,-
14.5 % 4.5% 4.5% 4.5%
400,43,75 43,75 66,-
2009 69,180,360,458,46,46,69,-
Differentiatie non profit lidmaatschap De theaters en gezelschappen, ofwel de non-profitleden, maken momenteel het meeste gebruik van de VPT-activiteiten. Voor hen is het kunnen volgen van nieuwe ontwikkelingen in het vakgebied de belangrijkste reden om lid te zijn van de VPT. Uit de praktijk blijkt dat grote organisaties met relatief meer mensen naar de VPT-activiteiten komen dan kleine organisaties. Momenteel is er één soort non-
36
profit lidmaatschap van 157,- waarbij zowel groot als klein maximaal twee mensen met ledenkorting (50%) naar VPT-activiteiten kan laten gaan. De praktijk is verder vaak zo dat non profitleden die met 3 of 4 personen komen allen voor het ledentarief aangeslagen worden en niet het volle pond hoeven te betalen. Dit bevoordeelt de middelgrote en grote theaters in behoorlijke mate. Hier zou derhalve een differentiatie in lidmaatschapsvorm op zijn plaats zijn. Vanaf 2009 gaan we uit van twee soorten lidmaatschap - tot 5 technici / max. 2 deelnemers per activiteit 180,- meer dan 5 technici / max. 4 deelnemers per activiteit 360,Met deze prijsstelling en die van de activiteiten is het ledenvoordeel voor de theaters nog steeds snel bereikt: -non profit klein: 180,- / 2 x deelname activiteit = 200,- totaal 380,-niet ledenprijs 2x 200,totaal 400,-non profit groot: 360,- / 4x deelname activiteit = 400,- totaal 760,-niet ledenprijs 4x 200,totaal 800,De keuze voor een non profit lidmaatschap ‘groot’ zal niet dwingend worden opgelegd door de VPT. De VPT zal echter wel op basis van statistische gegevens actief gaan werven onder die theaters die in het verleden veel hebben deelgenomen aan de activiteiten. Sponsoring bedrijven Momenteel sluit de VPT vele kortlopende sponsorovereenkomsten met theatertechnische bedrijven. Dit gebeurt echter telkens ad hoc. Per activiteit wordt contact opgenomen en een dienst, apparatuur of financiële middelen gevraagd. Voor de VPT en de bedrijven is het de moeite waard om een sponsorovereenkomst per jaar af te gaan sluiten. Bij het sluiten van een dergelijke overeenkomst zal het gaan om maatwerk en vooral ook samenwerking. Daarbij gaat het de VPT in ieder geval om de volgende voordelen: -het om niet gebruik kunnen maken van apparatuur -het om niet gebruik kunnen maken van specialistische kennis in de vorm van een lezing of docentschap -een bedrag in geld om de vaste lasten waaronder de catering van een dag mede te dekken. Aan de bedrijven kan de VPT in concreto bieden: -een aparte sponsorpagina op de website. -een sponsorpagina met alle sponsors in het blad Zichtlijnen. -de mogelijkheid tot reclame op het sponsorbord bij activiteiten. Deelnemersbijdragen activiteiten Zoals al gemeld vallen de subsidies voor de activiteiten per 2009 weg. Dit betekent dat we een ander bedrag moeten vragen voor deelname, met nog steeds dezelfde voorwaarden voor leden: namelijk dat zij 50% tot 70% korting krijgen. De kosten voor een activiteit worden in het algemeen bepaald door de honoraria voor sprekers, dagvoorzitters en docenten (30 %), door cateringkosten (30%) en de uren die het VPT kantoor aan de activiteiten besteed en diverse kosten (40%). Wat we door de welwillendheid van theaters en theatertechnische bedrijven niet betalen is zaalhuur, uren technici en huur apparatuur. Hierdoor kunnen we de deelnemersbijdragen laag houden. Een marktprijs voor een symposium of scholingsdag varieert tussen de 150,- en 250,-, of meer. De VPT rekent per 2009 voor de leden gemiddeld 100,- en 200,- voor niet leden. Bedrijfsleden en studenten betalen: 50,-.
37
Mocht er voor een activiteit toch subsidie verworven worden dan zal de verhoging mogelijk niet worden doorgevoerd. Inkomsten zichtlijnen en vacatures website Het is de verwachting dat de inkomsten uit advertenties in het blad licht zullen stijgen. De afgelopen jaren zijn de inkomsten uit vacatures zeer sterk gestegen. Voorzichtigheidshalve vanwege de iets slechtere conjunctuur dan voorheen is er voor gekozen om deze inkomsten niet zo sterk te laten stijgen als de afgelopen jaren. 2.7.3 Uitgaven Personeel Er is voor gekozen om de functie van administratief medewerker per 1-1-2009 te laten vervallen om aldus een noodzakelijk vrij besteedbaar budget te scheppen. Het wegvallen van deze functie dient intern opgelost te worden. Activiteitenlasten Er is besloten om 10.000,- over te hevelen uit deze post naar een vrij besteedbaar budget. Dit is mogelijk omdat een groot deel van deze lasten niet tevoren vastliggen. Iets wat wel geldt voor verreweg de meeste andere posten.
38
9. BEGROTINGEN: RESULTAAT 2007, ALV 2008, PROGNOSE 2008, ALV 2009 BEGROTINGEN VPT INKOMSTEN 1. CONTRIBUTIES Contributies persoonlijke leden Contributies non profit klein Contributies non profit groot Contributies bedrijven Contributies studenten Contributies studenten groep Contributies België Contributies senioren Abonnementen zichtlijnen Opbrengsten administratiek. SUBTOTAAL INCL BTW GROEI CONTRIBUTIE VNT COLLECTIEF LID KOSTEN CONTRIBUTIES BTW CONTRIBUTIES TOTAAL CONTRIBUTIES
RESULTAAT BEGROTING BEGROTING ALV 2007 2008 2008 2009 ALV ACTUEEL 46503 50240 53460 57270 22076 25905 25200 21737 10800 32231 31120 36000 43510 4947 2635 2625 5750 2608 2349 2788 3072 3630 4140 757 765 831 920 2294 2432 1980 2070 2766 0 2750 1500 114023 114948 129530 151160 11495 10000 10000 10000 10000 -1037 -1000 -500 -500 2200 -1000 -1000 122986 137643 138030 159660
2. PUBLIKATIES INKOMSTEN Theatre Words Wie is Wie Wie is Wie 2007 / 2009 online Diverse boeken TOTAAL PUBLIKATIES INK.
566 692 13160 2165 16583
500 1500 0 1850 3850
0 500 0 1000 1500
0 0 1250 1000 2250
3. PROJECTEN INK. DIRECT DEELNEMERSBIJDRAGEN TOTAAL PROJECTEN
29076 29076
35000 35000
45000 45000
65000 65000
29420 7310 56600 4424 15000 617 113371
14000 10000
34780 20000
15000 450 39450
15000 1200 70980
0 20000 0 0 0 0 20000
796 3642 8720 1334
1350 1949 13000 1500
800 0 13225 1500
800 0 13500 1500
14492
17799
15525
15800
4. PROJECTEN INK. INDIRECT SUBSIDIES SPONSORS SUBSIDIE PQ OVERIGE INK. PROJECTEN SUBSIDIE FAPK OPBRENGST ADM KOSTEN TOTAAL PROJECTEN INDIRECT 5. DIVERSE INKOMSTEN VPT RENTE INKOMSTEN OVERIGE OPBRENGSTEN OSAT BIJDRAGE OSAT DIVERS TOTAAL DIVERSE INKOMSTEN 6. ZICHTLIJNEN
2007
39
2008
2008
2009
Advertenties blad bruto Vacatures website TOTAAL ZICHTLIJNEN
RESULTAAT ALV 81687 17370 99057
PROGNOSE ALV 61500 83500 84000 15000 27500 29000 76500 111000 113000
TOTAAL INKOMSTEN
395565
310242
382035
375710
UITGAVEN 1. PERSONEELSLASTEN Directeur 0,9 fte br/br Projectcoördinatie, 0,7 fte br/br Bureaumedewerker 0,9 fte, br/br Administratie 0,4 fte br/br Verzekering WGA-gat Verzekering Verzuim Diverse personeelslasten Totaal div. Lasten TOTAAL PERSONEELSLASTEN
113358 0 0 0 0 0 0 0 4447 117805
50499 30500 27999 9500 200 2300 2000 0 122998
53500 32500 31000 12000 250 3000 2000 0 134250
54500 33500 32000 0 250 3250 3000 0 126500
2. PROJECTEN UITGAVEN ACTIVITEITEN ALGEMEEN PQ TOTAAL UITGAVEN PROJECTEN
53174 59685 112859
43000
55000
50000
43000
55000
50000
1769 13257 15026
0 0 0
750 0 750
750 0 750
9315 2550
12312 2042 1082 1000 0 16436
12554 2190 888 720 1185 17537
13000 2190 1000 720 1000 17910
1500 750 1700 0 2000 576 0 3000 0 6000 0 50
-1074,58 1250 538 2072 800 1200 1036 444 2750 500 7500 0 500
1250 538 2072 800 1200 1036 444 2750 500 7500 0 500
3. UITGAVEN BOEKEN Inkoop diverse boeken Wie is Wie TOTAAL UITGAVEN BOEKEN 4. HUISVESTINGSLASTEN werkplekkenovereenkomst inrichting investering afschrijving service / schoonmaak / alarm kantoorinrichting afschrijving diversen huisvesting TOTAAL HUISVESTINGSLASTEN
448 12313
5. BUREAUKOSTEN Voorschotsnota Funenpool algemene kantoorkosten computers afschrijving server computers Funenpool telefoonkosten algemeen telefoonkosten Funenpool telefoon infra Funenpool TNT l halen/brengen Funenpool Frankeren Funenpool papier administratie accountant advieskosten BTW bankkosten etc
12469 1120 944 1858
242 662 5000 1500 461
40
bestuurskosten contributies / abonnementen kantinekosten Funenpool kopieerkosten Funenpool verzekeringen representatie database afschrijving Onvoorziene kosten TOTAAL BUREAUKOSTEN 6. ZICHTLIJNEN Drukkosten Porti/Distributie website / provider div. Redactiekosten Honorarium Hoofdredacteur Honorarium Vormgever Honorarium Auteurs Honorarium Fotografie Honorarium website Renovatie website afschrijving Honorarium advertentiewerving TOTAAL ZICHTLIJNEN
2007 2008 2008 2009 RESULTAAT ALV PROGNOSE ALV 505 500 500 500 180 500 200 200 904 1800 2800 2800 57 500 750 1400 643 500 1250 1500 2652 1500 2000 2000 1671 2000 1671 1671 5394 0 36262 22876 26686 28661
41141 10278 1923 1175 16998 10904 14498 1555 1200 0 19145 118817
36000 8000 1700 1000 17000 13500 15000 2400 1200 3000 0 98800
37000 8700 2000 1200 17510 13750 15000 1750 1236 1000 20500 119646
40000 10000 2100 1200 18000 14250 15500 2000 1500 1000 21000 126550
0 0 0 0
3000 1632 0 1500 6132
4000 1980 3750 1500 11230
3000 2000 0 0 5000
413082
310242
365100
355371
0
0
7500
20339
-17517
0
9435
0
7. KOSTEN DIV. PROJECTEN oistat normcommissies vakbeurs Vertellingen TOTAAL ALGEMENE KOSTEN TOTAAL UITGAVEN VRIJ BESTEEDBAAR BUDGET RESULTAAT
41
10. STATUTEN WIJZIGING ALGEMENE LEDENVERGADERING VPT 13 OKTOBER 2008 1. DOEL STATUTENWIJZIGING Enkele artikelen in de statuten zijn niet meer toereikend en/of ingehaald door de inhoudelijke en zakelijke ontwikkelingen binnen de vereniging. Hieronder wordt het waarom van de wijzigingen puntsgewijs toegelicht, gevolgd door het gewijzigde artikel. Voor de volledigheid volgen dan nog de gehele gewijzigde statuten met de wijzigingen in vet benadrukt en de oude statuten. De voorgestelde wijzigingen zijn doorgenomen met notaris Rozelaar (kantoor Schut van Os), te Amsterdam en in overeenstemming gebracht met het Nederlands recht cq Burgerlijk Wetboek. artikel 2.1 Doel en Werkwijze In de statuten staan hierbij alleen theatergebouwen en technische aspecten genoemd. Gezien de activiteiten van de VPT en het voorgenomen beleid ontbreken hier de begrippen podiumkunstvoorstellingen en evenementen alsmede vormgevingsaspecten. Het artikel wordt dan: ARTIKEL 2.1 De Vereniging heeft ten doel: het bevorderen, verspreiden en uitwisselen van kennis en ervaring op het gebied van de technische en vormgevingsaspecten van de bouw, de instandhouding en het gebruik in de meest ruime zin van schouwburgen, concertzalen, muziektheaters, culturele centra en daarmee te vergelijken inrichtingen waar beroepsmatig en door amateurs -uitvoeringen van podiumkunsten plaatsvinden. en Het bevorderen, verspreiden en uitwisselen van kennis en ervaring op het gebied van de technische en vormgevingsaspecten van podiumkunstvoorstellingen in de brede zin des woords en van evenementen. artikel 2.2 Doel en Werkwijze In dit artikel dat handelt over de werkwijze is er sprake van een opsomming waarin een structurele activiteit van de VPT ontbreekt: namelijk het bevorderen van goede arbeidsomstandigheden Het artikel wordt dan: ARTIKEL 2.2 De Vereniging tracht haar doel te bereiken door middel van: a. het verzamelen van documentatie op het werkgebied van de Vereniging en het verstrekken van informatie b. het uitgeven/doen uitgeven van een periodiek, alsmede incidentele uitgaven; c. het stimuleren van contacten tussen de verschillende vakgebieden die binnen het ledenbestand van de Vereniging vertegenwoordigd zijn en tussen de Vereniging en derden - organisaties en personen die in Nederland en in het buitenland werkzaam zijn op het terrein van de vereniging of daarmee verwante terreinen; d. het verrichten van praktisch en theoretisch onderzoek; e. het organiseren van cursussen, lezingen en exposities; f. het stimuleren van onderwijs; g. het bevorderen van normalisatie; h. het bevorderen van goede arbeidsomstandigheden; i. alle andere wettige middelen, welke tot het gestelde doel bevorderlijk kunnen zijn.
42
artikel 3, 4, 5, 6, 8 en 9 m.b.t. DONATEURS Al sinds geruime tijd is er geen sprake meer van donateurschappen binnen de vereniging. De vereniging kent in de praktijk uitsluitend leden onderverdeeld in persoonlijke leden (diverse soorten), non profit leden en bedrijfsleden. Het voorstel is om alle vermeldingen van donateurs te schrappen en rechtspersonen en instellingen toe te voegen bij leden. De artikelen worden dan: ARTIKEL 3 De vereniging kent leden en donateurs ARTIKEL 4 Tot het lidmaatschap van de vereniging kunnen worden toegelaten natuurlijke personen, welke uit hoofde van hun werkzaamheden of anderszins en rechtspersonen die uit de aard van hun werkzaamheden en of doelstellingen of anderszins waarde hechten aan, dan wel belang hebben bij de effectuering van het doel van de vereniging DONATEURS ARTIKEL 5 Donateurs van de Vereniging zijn de natuurlijke personen en rechtspersonen die zich bereid verklaard hebben de vereniging financieel te steunen met een door de algemene vergadering vast te stellen minimum bijdrage. AANMELDING EN TOELATING ARTIKEL 6 1. De aanmelding voor het lidmaatschap en het donateurschap dient schriftelijk te geschieden bij het bestuur. 2. Het bestuur beslist omtrent de toelating van leden, alsmede omtrent de toelating van donateurs. Het bestuur geeft van een beslissing omtrent de toelating schriftelijk kennis aan de betrokkene. 3. Bij niet-toelating tot het lidmaatschap staat de betrokkene schriftelijk beroep open op de algemene vergadering, welke alsnog tot toelating kan besluiten. ARTIKEL 8 VERVALT ARTIKEL 9 De geldmiddelen van de vereniging omvatten: a. contributies en incidentele bijdragen van de leden. c. inkomsten uit de uitgave door de vereniging van periodieken en andere publicaties; d. erfstellingen, legaten en schenkingen, alsmede alle overige wettig verworven baten. ARTIKEL 9 De geldmiddelen van de vereniging omvatten: a. contributies en incidentele bijdragen van de leden; b. bijdragen van donateurs; c. inkomsten uit de uitgave door de vereniging van periodieken en andere publicaties; d. erfstellingen, legaten en schenkingen, alsmede alle overige wettig verworven baten. Artikel 7 Einde van het lidmaatschap In de statuten staat een opzegtermijn van drie maanden genoemd. De realiteit is echter dat mensen later opzeggen en dat het kantoor telkens uitzonderingen aan het maken is. Het voorstel is derhalve om een realistische opzegtermijn van twee maanden te hanteren die ook strikt nageleefd kan worden. In artikel 7 verandert derhalve drie maanden in twee maanden Artikel 14 Bestuurstaak en vertegenwoordiging De realiteit van werken van het bestuur is dat diverse taken gedelegeerd worden of dat aan derden binnen bepaalde grenzen een volmacht gegeven kan worden
43
om de vereniging te vertegenwoordigen. Volgens de notaris moet die delegatie en de volmacht dan ook nog in een afzonderlijk bestuursbesluit worden vastgelegd. Het artikel wordt dan: ARTIKEL 14 1. Behoudens de beperkingen volgens de statuten en de wet is het bestuur belast met het besturen van de vereniging, waaronder begrepen het uitvoeren van de besluiten van de algemene vergadering. 2. Het bestuur is bevoegd zich, onder zijn verantwoordelijkheid, bij de uitvoering van zijn taak te laten bijstaan door deskundigen, taken te delegeren alsmede derden een volmacht te geven om de vereniging binnen bepaalde grenzen te vertegenwoordigen. 3. De Vereniging wordt in en buiten rechte vertegenwoordigd door het bestuur dan wel door twee gezamenlijk handelde bestuursleden, te weten de voorzitter of de secretaris tezamen met een der andere bestuursleden. Artikel 15 begroting.
Jaarverslag,
rekening
en
verantwoording,
Indien er geen raad van commissarissen of een verklaring van een accountant aanwezig is dan is er een wettelijke verplichting om een kascommissie in het leven te roepen (artikel 48 lid 2 Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek). Vorig jaar is al besloten dat de Vereniging gaat werken met een accountantsverklaring. De passages over de kascommissie kunnen dan vervallen en worden vervangen door een artikel over een accountantsverklaring. Het artikel wordt dan: ARTIKEL 15 1. Het verenigingsjaar loopt gelijk met het kalenderjaar. 2. Het bestuur is verplicht van de vermogenstoestand van de vereniging zodanige aantekeningen te houden, dat daaruit te allen tijde de rechten en de verplichtingen van de Vereniging kunnen worden gekend. 3. Op de jaarvergadering als bedoeld in artikel 16, brengt het bestuur zijn jaarverslag over het afgelopen verenigingsjaar uit en doet onder overlegging van een balans en een staat van ontvangsten en uitgaven - de jaarrekening -, rekening en verantwoording over zijn, in dat verenigingsjaar gevoerd bestuur. Tevens legt het bestuur aan die jaarvergadering ter goedkeuring over de begroting voor het komende verenigingsjaar. 4. De algemene ledenvergadering benoemt jaarlijks uit zijn midden een commissie van tenminste twee leden, die geen deel mogen uitmaken van het bestuur - de Kascommissie -, welke tot taak heeft toezicht te houden op het financiële beleid van het bestuur. De Kascommissie onderzoekt de rekening en verantwoording van het bestuur, en brengt aan de algemene vergadering verslag van haar bevindingen uit. 5. Het bestuur is verplicht aan de Kascommissie alle gewenste inlichtingen te verschaffen, haar desgewenst de kas en de waarden te tonen en inzage van de boeken en bescheiden van de vereniging te geven. 4. Het bestuur legt aan de algemene ledenvergadering een jaarrekening met een verklaring van een accountant voor. Artikel 16 Algemene vergadering In verband met bovenstaande verandert b. verslag van de kascommissie als vermeld in artikel 15 lid 4. in b. verklaring van een accountant zoals vermeld in artikel 15 lid b Het artikel wordt dan:
44
ARTIKEL 16 1. Aan de algemene vergadering komen in de vereniging alle bevoegdheden toe, die niet door de wet of de statuten aan het bestuur zijn opgedragen. 2. Jaarlijks, voor één juli, wordt een algemene vergadering, - de jaarvergadering -, gehouden. In de jaarvergadering komen onder meer aan de orde: a. voorziening in vacatures b. het verslag van de Kascommissie als vermeld in artikel 15 lid 4 b. de verklaring van een accountant als vermeld in artikel 15 lid 4. 3. Andere algemene vergaderingen worden gehouden zo dikwijls het bestuur dit wenst, of tenminste een zodanig aantal leden als bevoegd is tot het uitbrengen van één tiende gedeelte der stemmen dit schriftelijk aan het bestuur, onder opgave van redenen, verzoekt. In het laatste geval is het bestuur verplicht tot het bijeenroepen van een vergadering op een termijn van niet langer dan vier weken. Indien aan het verzoek binnen veertien dagen geen gevolg wordt gegeven, kunnen de verzoekers zelf tot die bijeenroeping overgaan, door oproeping overeenkomstig artikel 17 van deze statuten. 4. Over voorstellen van het bestuur en van de leden kan door de algemene vergadering slechts rechtsgeldig worden besloten wanneer deze voorstellen uiterlijk tien dagen voor de dag der vergadering ter kennis van de leden zijn gebracht, onverminderd het in lid 5 van dit artikel bepaalde. 5. Over een voorstel van de leden kan zonder agendering rechtsgeldig ter vergadering worden besloten, wanneer dat voorstel wordt ingediend door tenminste tien procent (10%) van de aanwezige of vertegenwoordigde leden. Artikel 18 Toegang en stemrecht Volgens de notaris is het raadzaam om dit artikel aan de moderne tijd aan te passen door op te nemen dat een volmacht voor het uitbrengen van een stem langs elektronische weg kan worden vastgelegd alsmede dat het stemrecht door middel van een elektronisch communicatiemiddel kan worden uitgeoefend. Dit staat in artikel 38 Boek 2 van het Burgerlijk wetboek. Het artikel wordt dan: ARTIKEL 18 1. Toegang tot de algemene vergadering hebben alle leden. Over toegang tot de algemene vergadering van anderen dan de in voorgaande zin genoemde personen beslist de algemene vergadering. Geschorste leden en geschorste bestuursleden hebben geen toegang. 2. Stemgerechtigd zijn de leden; door elk lid, mits niet geschorst zijnde, kan één stem worden uitgebracht. 3. Een lid kan zijn stem bij schriftelijke volmacht of per volmacht langs elektronische weg vastleggen. 4. Het stemrecht kan door middel van een elektronisch communicatiemiddel worden uitgeoefend. 2. VOLLEDIGE GEWIJZIGDE STATUTEN STATUTEN NAAM EN ZETEL ARTIKEL 1 De Vereniging draagt de naam: VERENIGING VOOR PODIUMTECHNOLOGIE. De Vereniging heeft haar zetel te Amsterdam. DOEL EN WERKWIJZE ARTIKEL 2 l. De Vereniging heeft ten doel: het bevorderen, verspreiden en uitwisselen van kennis en ervaring op het gebied van de technische en vormgevingsaspecten van de bouw, de instandhouding en het gebruik in de meest ruime zin van schouwburgen, concertzalen, muziektheaters, culturele centra en daarmee te vergelijken inrichtingen waar beroepsmatig en door amateurs -uitvoeringen van podiumkunsten plaatsvinden. en
45
het bevorderen, verspreiden en uitwisselen van kennis en ervaring op het gebied van de technische en vormgevingsaspecten van podiumkunstvoorstellingen in de brede zin des woords en van evenementen. 2. De Vereniging tracht haar doel te bereiken door middel van: a. het verzamelen van documentatie op het werkgebied van de Vereniging en het verstrekken van informatie b. het uitgeven/doen uitgeven van een periodiek, alsmede incidentele uitgaven; c. het stimuleren van contacten tussen de verschillende vakgebieden die binnen het ledenbestand van de Vereniging vertegenwoordigd zijn en tussen de Vereniging en derden - organisaties en personen die in Nederland en in het buitenland werkzaam zijn op het terrein van de vereniging of daarmee verwante terreinen; d. het verrichten van praktisch en theoretisch onderzoek; e. het organiseren van cursussen, lezingen en exposities; f. het stimuleren van onderwijs; g. het bevorderen van normalisatie; h. het bevorderen van goede arbeidsomstandigheden; i. alle andere wettige middelen, welke tot het gestelde doel bevorderlijk kunnen zijn. LEDEN EN DONATEURS ARTIKEL 3 De vereniging kent: Leden en Donateurs. LEDEN ARTIKEL 4 Tot het lidmaatschap van de vereniging kunnen worden toegelaten natuurlijke personen, welke uit hoofde van hun werkzaamheden of anderszins en rechtspersonen die uit de aard van hun werkzaamheden en of doelstellingen of anderszins waarde hechten aan, dan wel belang hebben bij de effectuering van het doel van de vereniging DONATEURS ARTIKEL 5 Donateurs van de Vereniging zijn de natuurlijke personen en rechtspersonen die zich bereid verklaard hebben de vereniging financieel te steunen met een door de algemene vergadering vast te stellen minimum bijdrage. AANMELDING EN TOELATING ARTIKEL 6 1. De aanmelding voor het lidmaatschap en het donateurschap dient schriftelijk te geschieden bij het bestuur. 2. Het bestuur beslist omtrent de toelating van leden, alsmede omtrent de toelating van donateurs. Het bestuur geeft van een beslissing omtrent de toelating schriftelijk kennis aan de betrokkene. 3. Bij niet-toelating tot het lidmaatschap staat de betrokkene schriftelijk beroep open op de algemene vergadering, welke alsnog tot toelating kan besluiten. EINDE VAN HET LIDMAATSCHAP ARTIKEL 7 1. Het lidmaatschap eindigt: a. door overlijden van het lid; b. door opzegging door het lid; c . door opzegging namens de vereniging. Deze opzegging kan geschieden wanneer een lid zijn verplichtingen jegens de vereniging niet nakomt, alsook wanneer redelijkerwijs van de vereniging niet gevergd kan worden het lidmaatschap te laten voortduren; d. door ontzetting. Deze kan alleen worden uitgesproken wanneer een lid in strijd met de statuten, reglementen of besluiten der vereniging handelt of de vereniging op onredelijke wijze benadeelt. 2. Opzegging namens de vereniging geschiedt door het bestuur. 3. Opzegging door het lid of namens de vereniging kan slechts geschieden tegen het einde van een verenigingsjaar en met inachtneming van een opzeggingstermijn van drie twee maanden. Echter kan het lidmaatschap onmiddellijk worden beëindigd indien van het lid of van de Vereniging redelijkerwijs niet gevergd kan worden het lidmaatschap te laten voortduren. 4. Een opzegging in strijd met het bepaalde in het vorige lid, doet het lidmaatschap eindigen op het vroegst toegelaten tijdstip, volgende op de datum waartegen was opgezegd. 5. Ontzetting uit het lidmaatschap geschiedt door het bestuur. 6. Van een besluit tot opzegging van het lidmaatschap namens de vereniging en van een besluit tot ontzetting uit het lidmaatschap staat de betrokkene binnen één maand na de ontvangst van de kennisgeving van het besluit, beroep open op de
46
algemene vergadering. De betrokkene wordt daartoe ten spoedigste schriftelijk van het besluit in kennis gesteld, met opgave van redenen. Gedurende de beroepstermijn en hangende het beroep is het betrokken lid geschorst. 7. Wanneer het lidmaatschap in de loop van het verenigingsjaar eindigt, blijft desniettemin de jaarlijkse contributie voor het geheel verschuldigd, behoudens ontheffing door het bestuur op grond van bijzondere omstandigheden. EINDE VAN HET DONATEURSCHAP ARTIKEL 8 1. Het donateurschap kan te allen tijde wederzijds door opzegging worden beëindigd. Bij beëindiging van het donateurschap door de donateur, blijft jaarlijkse bijdrage voor het lopende verenigingsjaar voor het geheel verschuldigd, behoudens ontheffing door het bestuur op grond van bijzondere omstandigheden. 2. Opzegging namens de vereniging geschiedt door het bestuur. GELDMIDDELEN ARTIKEL 9 De geldmiddelen van de vereniging omvatten: a. contributies en incidentele bijdragen van de leden; b. bijdragen van donateurs; c. inkomsten uit de uitgave door de vereniging van periodieken en andere publicaties; d. erfstellingen, legaten en schenkingen, alsmede alle overige wettig verworven baten. ARTIKEL 10 1. Telkenjare in de jaarvergadering als bedoeld in artikel 16 wordt, op voorstel van het bestuur voor het komende verenigingsjaar vastgesteld het bedrag van: a. de contributie voor de leden; b. de minimum bijdragen voor de donateurs. Tevens kan in die jaarvergadering worden vastgesteld het bedrag van een incidentele bijdrage door de leden. 2. Onverminderd het elders in deze statuten bepaalde is het bestuur bevoegd, indien het daartoe termen aanwezig acht, gehele of gedeeltelijke vrijstelling of uitstel van betaling te verlenen terzake van verschuldigde contributie. BESTUUR ARTIKEL 11 1. Het bestuur bestaat uit tenminste vijf en ten hoogste negen leden, te weten een voorzitter, een secretaris en een penningmeester, alsmede eventueel ten hoogste zes overige bestuursleden. Het aantal bestuursleden wordt, met inachtneming van het in dit lid bepaalde, vastgesteld door het fungerende bestuur. 2. Bestuursleden worden benoemd door de algemene vergadering uit de leden. EINDE BESTUURSLIDMAATSCHAP; SCHORSING ARTIKEL 12 1. Een bestuurslid kan, ook al is hij voor een bepaalde tijd benoemd, te allen tijde door de algemene vergadering worden ontslagen of geschorst. Een schorsing die niet binnen drie maanden gevolgd wordt door een besluit tot ontslag, eindigt door het verloop van die termijn. 2. Telkenjare in de jaarvergadering als bedoeld in artikel 16 treedt tenminste één bestuurslid af, volgens een zodanig door het bestuur op te maken rooster van aftreden, dat elk bestuurslid uiterlijk aftreedt in de jaarvergadering, gehouden in het derde jaar, volgende op het jaar in de loop waarvan hij wordt benoemd. Een aftredend bestuurslid is éénmaal terstond herbenoembaar. Het bestuurslid dat in een tussentijdse vacature wordt benoemd, neemt op het rooster van aftreden de plaats van zijn voorganger in. Bij periodiek aftreden blijft een bestuurslid in functie totdat hij is herbenoemd of wel zijn opvolger is benoemd, dan wel door het bestuur is besloten, met inachtneming van het in artikel 11 lid 1 bepaalde, dat bij het betreffende periodieke aftreden geen vacature ontstaat. 3. Het bestuurslidmaatschap eindigt voorts: a. door het eindigen van het lidmaatschap van de Vereniging; b. door bedanken. 4. Indien het aantal bestuursleden te enigertijd daalt beneden vijf, blijft het bestuur niettemin een wettig college vormen uiterlijk tot aan de eerst volgende algemene vergadering, waarin in de bestaande vacature(s) moet worden voorzien.
47
BESTUURSFUNCTIES; BESLUITVORMING DOOR HET BESTUUR ARTIKEL 13 1. De voorzitter van het bestuur wordt door de algemene vergadering in functie benoemd. Het bestuur wijst uit zijn midden een secretaris en een penningmeester aan. 2. Het bestuur vergadert zo dikwijls de voorzitter of een der overige leden van het bestuur zulks wenselijk acht, doch tenminste twee maal per jaar. 3. De bestuursvergaderingen worden tenminste tien dagen tevoren schriftelijk geconvoceerd. 4. De bestuursvergaderingen worden geleid door de voorzitter en bij diens ontstentenis door degene die daartoe door het bestuur wordt aangewezen. 5. Ieder bestuurslid brengt ter vergadering één stem uit. 6. Geldige besluiten worden genomen met tenminste de volstrekte meerderheid van het in totaal door de bestuursleden uitgebrachte aantal stemmen in een vergadering, waarin meer dan de helft van het totaal aantal fungerende bestuursleden aanwezig is. Blanco stemmen worden geacht niet te zijn uitgebracht. 7. Een unanieme schriftelijke verklaring van de gezamenlijk fungerende bestuursleden heeft dezelfde rechts- kracht als een besluit, hetwelk rechtsgeldig werd genomen in een vergadering van het bestuur, waartoe was opgeroepen overeenkomstig de statuten. 8. Van het in een bestuursvergadering verhandelde worden notulen gehouden door de secretaris en bij diens ontstentenis door degene, die daartoe door de voorzitter van de vergadering wordt aangewezen, welke notulen in de volgende vergadering door het bestuur worden vastgesteld en ten blijke daarvan, door de dan fungerende voorzitter en notulist worden ondertekend. In afwijking van hetgeen de wet dienaangaande bepaalt, is het oordeel van de voorzitter van de vergadering omtrent de totstandkoming en de inhoud van een bestuursbesluit niet beslissend. 9. In het huishoudelijk reglement als vermeld in artikel 23 kunnen nadere bepalingen worden opgenomen omtrent de verdeling van de werkzaamheden van het bestuur alsmede omtrent de bestuursvergaderingen. BESTUURSTAAK EN VERTEGENWOORDIGING ARTIKEL 14 1. Behoudens de beperkingen volgens de statuten en de wet is het bestuur belast met het besturen van de vereniging, waaronder begrepen het uitvoeren van de besluiten van de algemene vergadering. 2. Het bestuur is bevoegd zich, onder zijn verantwoordelijkheid, bij de uitvoering van zijn taak te laten bijstaan door deskundigen, taken te delegeren alsmede derden een volmacht te geven om de vereniging binnen bepaalde grenzen te vertegenwoordigen. 3.De Vereniging wordt in en buiten rechte vertegenwoordigd door het bestuur dan wel door twee gezamenlijk handelde bestuursleden, te weten de voorzitter of de secretaris tezamen met een der andere bestuursleden. JAARVERSLAG, REKENING EN VERANTWOORDING, BEGROTING ARTIKEL 15 1. Het verenigingsjaar loopt gelijk met het kalenderjaar. 2. Het bestuur is verplicht van de vermogenstoestand van de vereniging zodanige aantekeningen te houden, dat daaruit te allen tijde de rechten en de verplichtingen van de Vereniging kunnen worden gekend. 3. Op de jaarvergadering als bedoeld in artikel 16, brengt het bestuur zijn jaarverslag over het afgelopen verenigingsjaar uit en doet onder overlegging van een balans en een staat van ontvangsten en uitgaven - de jaarrekening -, rekening en verantwoording over zijn, in dat verenigingsjaar gevoerd bestuur. Tevens legt het bestuur aan die jaarvergadering ter goedkeuring over de begroting voor het komende verenigingsjaar. 4. De algemene ledenvergadering benoemt jaarlijks uit zijn midden een commissie van tenminste twee leden, die geen deel mogen uitmaken van het bestuur - de Kascommissie -, welke tot taak heeft toezicht te houden op het financiële beleid van het bestuur. De Kascommissie onderzoekt de rekening en verantwoording van het bestuur, en brengt aan de algemene vergadering verslag van haar bevindingen uit. 5. Het bestuur is verplicht aan de Kascommissie alle gewenste inlichtingen te verschaffen, haar desgewenst de kas en de waarden te tonen en inzage van de boeken en bescheiden van de vereniging te geven.
48
4. Het bestuur legt aan de algemene ledenvergadering een jaarrekening met een verklaring van een accountant voor. ALGEMENE VERGADERING ARTIKEL 16 1. Aan de algemene vergadering komen in de vereniging alle bevoegdheden toe, die niet door de wet of de statuten aan het bestuur zijn opgedragen. 2. Jaarlijks, voor één juli, wordt een algemene vergadering, - de jaarvergadering -, gehouden. In de jaarvergadering komen onder meer aan de orde: a. voorziening in vacatures b. het verslag van de Kascommissie als vermeld in artikel 15 lid 4 b. de verklaring van een accountant als vermeld in artikel 15 lid 4. 3. Andere algemene vergaderingen worden gehouden zo dikwijls het bestuur dit wenst, of tenminste een zodanig aantal leden als bevoegd is tot het uitbrengen van één tiende gedeelte der stemmen dit schriftelijk aan het bestuur, onder opgave van redenen, verzoekt. In het laatste geval is het bestuur verplicht tot het bijeenroepen van een vergadering op een termijn van niet langer dan vier weken. Indien aan het verzoek binnen veertien dagen geen gevolg wordt gegeven, kunnen de verzoekers zelf tot die bijeenroeping overgaan, door oproeping overeenkomstig artikel 17 van deze statuten. 4. Over voorstellen van het bestuur en van de leden kan door de algemene vergadering slechts rechtsgeldig worden besloten wanneer deze voorstellen uiterlijk tien dagen voor de dag der vergadering ter kennis van de leden zijn gebracht, onverminderd het in lid 5 van dit artikel bepaalde. 5. Over een voorstel van de leden kan zonder agendering rechtsgeldig ter vergadering worden besloten, wanneer dat voorstel wordt ingediend door tenminste tien procent (10%) van de aanwezige of vertegenwoordigde leden. BIJEENROEPING ALGEMENE VERGADERING ARTIKEL 17 De algemene vergaderingen worden bijeengeroepen door het bestuur, en worden gehouden binnen Nederland, ter plaatse als door het bestuur te bepalen. De oproeping geschiedt schriftelijk aan de adressen van de leden. De termijn voor de oproeping bedraagt tenminste drie weken. Bij de oproeping worden de te behandelen onderwerpen vermeld, onverminderd het bepaalde in artikel 16 lid 4. TOEGANG EN STEMRECHT ARTIKEL 18 1. Toegang tot de algemene vergadering hebben alle leden. Over toegang tot de algemene vergadering van anderen dan de in voorgaande zin genoemde personen beslist de algemene vergadering. Geschorste leden en geschorste bestuursleden hebben geen toegang. 2. Stemgerechtigd zijn de leden; door elk lid, mits niet geschorst zijnde, kan één stem worden uitgebracht. 3. Een lid kan zijn stem bij schriftelijke volmacht of per volmacht langs elektronische weg vastleggen. 4. Het stemrecht kan door middel van een elektronisch communicatiemiddel worden uitgeoefend. VOORZITTERSCHAP; NOTULEN ARTIKEL 19 1. De algemene vergaderingen worden geleid door de voorzitter van het bestuur. Ontbreekt de voorzitter, dan treedt één der andere bestuursleden, door het bestuur aan te wijzen, als voorzitter op. 2. Van het verhandelde in de algemene vergaderingen worden door de secretaris van het bestuur en bij diens ontstentenis door degene die daartoe door de voorzitter van de vergadering wordt aangewezen, notulen gehouden, welke notulen in de volgende algemene vergadering door de dan fungerende voorzitter en notulist worden vastgesteld en getekend. Zij die de vergadering bijeenroepen kunnen een notarieel proces-verbaal van het verhandelde doen opmaken. De inhoud van de notulen of van het proces-verbaal wordt ter kennis van de leden gebracht. BESLUITVORMING VAN DE ALGEMENE VERGADERING ARTIKEL 20 1. Voorzover de wet of de statuten niet anders bepalen, worden alle besluiten van de algemene vergadering genomen met volstrekte meerderheid van de geldig uitgebrachte
49
stemmen, ongeacht het aantal ter vergadering aanwezige of vertegenwoordigde leden. Blanco stemmen worden beschouwd als niet te zijn uitgebracht. 2. Indien bij de verkiezing van personen geen van de kandidaten de volstrekte meerderheid van de stemmen op zich verenigt, wordt herstemd over de twee kandidaten, die in eerste instantie de meeste stemmen op zich verenigden. Mochten door gelijkheid van stemmenaantal meer dan twee personen voor de herstemming in aanmerking komen, dan wordt door een tussenstemming uitgemaakt over welke twee van hen zal worden herstemd, casu quo over welke van hen, tezamen met de kandidaat die in eerste instantie het hoogste aantal stemmen verwierf, zal worden herstemd. Bij herstemming en tussenstemming is diegene verkozen, die de meeste stemmen op zich verenigt. Indien bij een herstemming of tussenstemming de stemmen staken, beslist het lot. 3. Indien de stemmen staken over een voorstel, niet rakende verkiezing van personen, dan is het voorstel verworpen. 4. Over personen wordt schriftelijk gestemd, over zaken mondeling, tenzij de voorzitter van de vergadering een andere wijze van stemmen voorstelt, en geen der stemgerechtigde aanwezigen zich daartegen verzet. STATUTENWIJZIGING ARTIKEL 21 1. In de statuten van de vereniging kan geen verandering worden gebracht dan door een besluit van een algemene vergadering, waartoe is opgeroepen met de mededeling dat aldaar wijziging van de statuten zal worden voorgesteld. 2. Zij die de oproeping tot de algemene vergadering ter behandeling van een voorstel tot statutenwijziging hebben gedaan, moeten tenminste vijf dagen vóór die vergadering een afschrift van dat voorstel, waarin de voorgedragen wijziging woordelijk is opgenomen, op een daartoe geschikte plaats voor de leden ter inzage leggen tot na afloop van de dag, waarop de vergadering wordt gehouden. 3. Een besluit tot statutenwijziging behoeft tenminste twee derden van de geldig uitgebrachte stemmen in een vergadering, waarin tenminste de helft van het totaal aantal leden aanwezig of vertegenwoordigd is. Wanneer aan het quorum-vereiste als vermeld in de vorige zin, niet is voldaan wordt, niet eerder dan zes weken en niet later dan acht weken na de eerste vergadering een tweede vergadering bijeengeroepen in welke tweede vergadering een geldig besluit tot statutenwijziging kan worden genomen, ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde leden, mits met twee derden van de geldig uitgebrachte stemmen. Bij de oproeping voor die tweede vergadering dient te worden vermeld dat in die vergadering een geldig besluit tot statutenwijziging kan worden genomen, ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde leden 4. Een statutenwijziging treedt niet in werking dan nadat hiervan een notariële akte is opgemaakt. Door de algemene vergadering kan aan de leden van het bestuur, zowel gezamenlijk als elk van hen afzonderlijk, machtiging worden verleend om de in de voorgaande zin bedoelde notariële akte te doen opmaken en om deze, in persoon of bij volmacht, te tekenen. ONTBINDING EN VEREFFENING ARTIKEL 22 1. De Vereniging kan worden ontbonden door een besluit van de algemene vergadering. Het bepaalde in de leden 1, 2 en 3 van het voorgaande artikel is van overeenkomstige toepassing. 2. Het bestuur is belast met de vereffening van het vermogen van de ontbonden vereniging, tenzij bij het besluit tot ontbinding andere vereffenaars worden aangewezen. 3. Aan het batig saldo na vereffening, wordt een bestemming gegeven als te bepalen door de algemene vergadering, bij het besluit tot ontbinding van de Vereniging. REGLEMENT ARTIKEL 23 1. De algemene vergadering kan een huishoudelijk reglement vaststellen, en kan in een aldus vastgesteld reglement aanvullingen en wijzigingen aanbrengen. 2. Dit reglement mag niet in strijd zijn met de wettelijke bepalingen, ook waar deze geen dwingend recht bevatten, noch met de statuten.
50
GESCHILLEN ARTIKEL 24 In alle gevallen, waarin tussen de vereniging en de leden of donateurs een geschil ontstaat, wordt bindend beslist door de algemene vergadering. De comparanten zijn mij, notaris, bekend en de identiteit van de bij deze akte betrokken comparanten is door mij, notaris, aan de hand van de hiervoor gemelde en daartoe bestemde documenten vastgesteld.
51
11. BESTUURSSAMENSTELLING 1. Huidige Bestuursamenstelling en portefeuille Ten tijde van de ledenvergadering 2008 is het bestuur als volgt samengesteld -
Roelf Huizenga (voorzitter / Dagelijks Bestuur) Jan Duitshof (penningmeester / Dagelijks Bestuur) Bert Determann (secretaris / Dagelijks Bestuur) Mirjam Grote Gansey (vormgeving / Dagelijks Bestuur)) Thijs Gennissen (onderwijs) Koen Koch (arbeidsomstandigheden) Jim Klinkhamer (vormgeving, theaterbouw) Reind Brackmann (beleidsontwikkeling, bedrijfsleven) Wolf Götz Schwörer (podiumtechniek)
2. Aftredende bestuursleden / aan te stellen bestuursleden 2008 Naam In functie Termijn Aftreding -----------------------------------------------------------------------------------Bert Determann 09-02 2e termijn 09-08 09-08 Thijs Gennissen 09-02 2e termijn Koen Koch 09-03 2e termijn 09-09 Roelf Huizenga 09-04 2e termijn 09-10 Jan Duitshof 09-06 1e termijn 09-09 Mirjam Grote Gansey 09-06 1e termijn 09-09 Reind Brackmann 09-07 1e termijn 09-10 09-10 Jim Klinkhamer 09-07 1e termijn Wolf-Götz Schwörer 09-07 1e termijn 09-10 (Eén bestuurstermijn is drie jaar en kan verlengd worden met één termijn) -Er zijn twee functionarissen die aftreden: Bert Determann Thijs Gennissen -Ter vervanging en aanvulling van het bestuur stelt het bestuur van de VPT de volgende nieuwe kandidaten voor: -Sebastiaan van Haperen (hoofd TD Stadschouwburg Utrecht) als bestuurslid; -Vincent Jansen (stafdocent Grafisch Lyceum Rotterdam, MBO-opleiding Podium- en evenemententechniek) als bestuurslid; -Huib Huikeshoven (theateradviseur, theateradvies bv) als bestuurslid. Het bestuur stelt u voor om deze leden te benoemen. 3. Uitstel ledenvergadering 2008 Het bestuur vraagt de leden, in Enschede in vergadering bijeen, om het bestuur toestemming te verlenen de ledenvergadering 2009, die statutair voor 1 juli dient plaats te hebben, te verplaatsen naar het najaar 2009.
52
