Algemene Ledenvergadering Studievereniging Machiavelli 12-10-2010
Voorzitter: Martijn Weeda Notulist: Sofie Sloot
Aanwezigen: Martijn Weeda, Sofie Sloot, Suzanne Potjer, Inge van Leeuwen, Marthe Huigens, David Uiterwaal, Hidde Boersma, Steven Hannink, Manon Entius, Bart de Soet, Eugenio Hoogland, Lotte Ruppert, Thom Erbé, Tobias de Graaf, Sahel Setorg, Sara Ham, Estée Peeters, Sander van Haperen, Jasper Groot, Mara van Waveren, Lianne Hulsebosch, Lea Klarenbeek, Marijn Faling, Aeola Bruin, Oguzhan Kilic, Maikel Dudink, Rens Engelen, Quirine Buvelot, Bart van Bruggen, Anne Kootstra, Geertje Haverkamp, Matthijs Vastenburg, Joep Wessels Machtigingen: Guido van Garderen machtigt Estée Peeters Lieke Friedrichs machtigt Lianne Hulsebosch Yke Ntoane machtigt Rens van Engelen Wander Albert Marius Engbers machtigt Thom Erbe Mart Kamphuis machtigt Mara van Waveren (later binnengekomen machtigingen) Kirsten machtigt Sanne van Oosten Aeola Bruin machtigt Bart de Soet Inge machtigt Suzanne Potjer Algemene Stemprocedure: Vier stemopties: Voor, tegen, onthouding (betekent geen mening), blanco (betekent niet eens met stemprocedure). Agenda:
1.
Opening
1
2. Goedkeuren notulen 3. Mededeling en binnengekomen stukken 4. Goedkeuring agenda 5. Jaarverslag 6. Jaarrekening 7. Kascommissie Decharge 8. Bestuur Decharge 9. Installatie bestuur 10. Installatie kascommissie 11. Beleidsplan 12. Begroting 13. Decharge presidium 14. Installatie presidium 15. WVTTK 16. Rondvraag 17. Sluiting 1. Opening Martijn opent de vergadering om 17.06 uur. Martijn leest de machtigingen voor.
2. Goedkeuren notulen De notulen worden goedgekeurd.
3. Mededeling en binnengekomen stukken Mededeling vanuit het nieuwe bestuur: Steven zegt dat de Evaluatiecommissie weer door gaat. Op de volgende ALV zullen de resultaten gepresenteerd worden zoals in de tijdsplanning op de vorige ALV is weergegeven. Steven zegt dat momenteel de huisvesting van de studievereniging speelt. Er is nog niets definitief bekend maar de vereniging gaat er zoveel mogelijk aandoen om op de huidige locatie te blijven. Geertje en Bart Koot komen om 17.15 uur binnen. Er zijn geen binnengekomen stukken.
4. Goedkeuring agenda Punt 5 Decharge presidium en punt 6 Installatie presidium verplaatsen. 1 van de leden zit Den Haag en komt later. De agenda is met deze voorgenomen wijziging vastgesteld.
5. Jaarverslag 2
Suzanne geeft een toelichting op het jaarverslag. Suzanne geef een korte inleiding, waarna doelstellingen, activiteiten en een slotwoord volgen. Suzanne zegt dat het een bewogen bestuursjaar met een divers bestuur was. Het bestuur was erg betrokken bij elkaar dacht mee met elkaar en bezocht elkaar activiteiten. Kirsten machtigt Sanne van Oosten. Suzanne zegt dat de onderwijscoördinator een tijdje uitgevallen is en de penningmeester geschorst. Suzanne bedankt alvast Bart en Eugenio (later meer). Suzanne zegt dat het jaar daardoor net iets anders was dan gemiddeld bestuursjaar. Er is veel aan ledenbinding gedaan wat 1 van de interne doelstellingen was. Er waren veel op eerstejaars gerichte activiteiten. En zelfs 4 van de 7 nieuwe bestuursleden zijn eerstejaars. Suzanne zegt dat dat positief is, want dan is een sterke laag gecreëerd. Ook ouderejaars zijn niet vergeten. Velen waren actief in commissies en kwamen naar activiteiten. De commissies zijn verscheiden en het is noodzaak voor het bestuur samen te werken met de leden. Voor de leden is het een kans om te ontplooien. Het bestuur moet leren werken met de commissies. Suzanne noemt de verschillende commissies op en licht bij elke coördinator een hoogtepunt (activiteit/reis) uit. De acquisitiecommissie heeft minder geld binnengehaald dan was gedacht. Maar er staat nu wel een commissie. Ook andere nieuwe initiatieven, als de evaluatiecommissie, gaan door. Er is een algemeen witboek gemaakt. Suzanne bedankt Inge expliciet. Aan de website is niets aan gedaan. Steven gaat de nieuwe website bouwen. Suzanne noemt Political Science Got Talent. Palestina heeft iedereen op een bepaalde manier veranderd. Het lijsttrekkersdebat in de Rode Hoed met zoveel media-aandacht. En tot slot, was de Masterclass klein maar fijn. Sanne vraagt waarom er maar 1 Docurama met sprekers was en 2 zonder. Sanne ziet graag sprekers bij de Docurama’ s in de toekomst. Per acclamatie is het jaarverslag 2009-2010 goedgekeurd.
6. Jaarrekening Martijn legt de procedure uit omtrent de Kascie uit. Inge zegt dat er zich een uitzonderlijke situatie voordoet: er is geen winst en geen verlies. Inge ligt een aantal afzonderlijke bedragen toe. Er is een bonus van 7% en er komen incidentele inkomsten van voorgaande jaren nog binnen. De verhoging van het eigen vermogen is bijgeboekt. Voor het lustrum is 1000 euro gereserveerd. En Virtu en Fortuna moeten alumniactiviteiten organiseren! De deelnemersgelden van de masterclass zijn niet goed terug te vinden. Het is niet duidelijk wat er aan deelnemersgelden is binnengekomen. Verder worden docenten van de bijlessen betaald van het deelnemersgeld. Matthijs heeft heel veel niet gedeclareerd. Sahel moet haar tweede weekend nog betalen. Bij de Ruslandreis waren de kaartjes waren verkeerd geboekt. Dat verklaard waarom het bedrag zo hoog was uitgevallen. Voor Syrië is het deelnemersgeld gedeeltelijk teruggeboekt. Het lijsttrekkersdebat heeft een iets groter verlies. 3
Lea vraagt waarom er niets gebeurt met Virtu en Fortuna? Hidde zegt dat er is een afbouwregeling is van het bedrag dat Machiavelli elk jaar voor Virtu en Fortuna reserveert. Aeola vraagt waarom er is gekozen voor een bargarantie bij een sac-feest? Marthe zegt dat ze er vanuit ging dat het goed zou komen. Bij Scienta Calix was het was te mooi weer. Sander vraagt aan wie de voorgeschoten visa voor de Palestijnen betaald worden. Bart zegt dat hij het doorgeeft aan Iris. Maikel vraagt waarom er bij de weekenden en feesten steeds tekorten zijn en hoeveel mensen er komen. Inge zegt dat 50 man bij de weekenden komen. Er was verlies op het tweede weekend door de slechte planning. Bij feesten ongeveer 100 man. Er is geld voor om verlies te lijden. Het is beter om goede activiteiten te organiseren dan winst te draaien. Rens vraagt waarom er een potje onderzoeksmethoden (OM) 80 euro en 150 euro is. Aeola zegt dat er misschien in toekomst geld nodig is om het mogelijk te blijven maken. Bart zegt dat er 3 boeken statistiek aangeschaft zijn voor de bijlessen. De Kascie geeft advies aan ALV. Eugenio licht de brief toe. Voor een bedrag van 800 euro zijn geen bonnen en facturen te traceren. Echter het geheel geeft een goed beeld hoe de vereniging ervoor staat. Ze adviseerden de ALV om voor te stemmen. Verder heeft Wouter Schut er ook naar gekeken. Aeola vertrekt 17.55 uur. Machtigt Bart de Soet. Sander van haperen vertrekt om 17.53 uur. Rens zegt dat ongeveer 5400 euro verlies toch geen doelstelling kan zijn. Suzanne zegt dat er te weinig zicht was op hoe de vereniging ervoor stond. Niet alle verliezen waren perse nodig geweest. Het is moeilijk te zien en te bepalen wat nuttige en niet nuttige verliezen zijn. Bart wil de boel nuanceren en zegt dat er toch best veel winst is gemaakt. De jaarrekening wordt per acclamatie goedgekeurd.
7. Kascommissie decharge Bart koot vertrekt om 17.59 uur. Suzanne bedankt Bart de Soet en Eugenio Hoogland. Suzanne zegt ‘Wat hadden we zonder jullie gemoeten!’ Sanne vertrekt om 18.00uur Suzanne geeft Bart en Eugenio een cadeautje. Kascie is gedechargeerd per hamerslag.
8. Bestuur decharge Steven bedankt het oude bestuur, hij geeft Suzanne een cadeautje. Rest volgt. 4
Geertje wil Inge bedanken voor de inzichtelijkheid in het jaarverslag. Per hamerslag is het bestuur gedechargeerd.
9. Installatie bestuur Suzanne zegt dat de portier van BG5 zei dat Suzanne de sleutel niet meer mocht halen. Suzanne prijst de gedrevenheid van het nieuwe bestuur. Iedereen geeft z’n voorganger een cadeautje (Matthijs geeft Estée 7 cadeautjes!) en wenst elkaar succes. Per hamerslag is het bestuur 2010-2011 geïnstalleerd.
10. Installatie kascontrolecommissie De Kascie bestaat uit Bart, Eugenio, Davey en Esmee. Bart zegt dat ze het doen voor de eer, 3 oud-penningmeesters van Machiavelli en 1 van de FSR-FMG. Bart zegt dat de Kascie frequenter wil controleren. Per acclamatie is de Kascie opnieuw geïnstalleerd.
11. Beleidsplan nieuwe bestuur Steven zegt de goede punten van het oude bestuur te willen behouden. Van professionalisering naar vernieuwing. De interne evaluatie en de websitevernieuwing. Verder wil het nieuwe bestuur een nieuw boekhoudprogramma’s en software. Hiervoor zullen ze informatie van andere verenigingen inwinnen. De externe functie zal invulling krijgen door goed contact met de ASVA en de FSR-FMG. Afgelopen boekverkoop was een uitzonderlijk goede boekverkoop. De webwinkel is vernieuwd. Meerdere pinautomaten is een leerpunt voor volgende boekverkoop. Net als de inning van ledengelden. Het bestuur wenst dit via een automatisch incassosysteem re realiseren. Deze punten zullen in de ALV behandeld worden. De secretaris is verantwoordelijk voor het ledenbestand. Er komt een vernieuwing van de Derde Dinsdag. Het is een opstap naar een metamorfose van de promotiekanalen. De onderwijscoördinator zal bovenop de nieuwe structurering van de bachelor zitten. Als politieke activiteit wil het nieuwe bestuur een nieuw concept introduceren: Villa Politica, het is de bedoelingen dat het een reeks avonden wordt. Verder zal een verkiezingsavond voor de eerste kamer georganiseerd worden. Er zal dit jaar meer geïnvesteerd worden in studiegerelateerde politieke activiteiten. De plannen voor de sociale activiteiten zijn onder andere om meer themaborrels te organiseren en 3 feesten en een groots gala. in samenwerking met andere verenigingen met misschien een diner vooraf. Verder zal de strijd der Machiavellianen en het student- docentvoetbal georganiseerd worden met wellicht andere sporten erbij. Op internationaal vlak wil gaat Machiavelli naar Turkije en worden de mogelijkheden voor China worden onderzocht. Verder gaat ze naar Brussel, een langweekend Krakow en wordt King of the Road weer georganiseerd. Eugenio zegt dat hij een vraag voor Sara en Mara heeft en maakt de opmerking dat dat rijmt. Eugenio vraagt waarom wel een feest met barquotum? Mara zegt dat het haalbaar is
5
mits een goede planning. Lea zegt over het Tweede weekend dat er een deadline is dat je niet meer kunt afzeggen. David vraagt waar ze de boekverkoop naartoe willen verplaatsen. Steven zegt te willen kijken naar mogelijkheden voor eigen opslag voor boeken net als JFAS. De commonroom is een mogelijkheid. Pinautomaten kunnen ze dan huren. Matthijs vraagt waarom ze niet gewoon automatische incasso gaan doen. Steven zegt het bij de volgende ALV waarschijnlijk aan de ALV voor te leggen. Steven zegt het wel dit jaar graag in te voeren. Sahel vraagt of het boekhoudprogramma ook aan de ALV voor te leggen. Sahel zegt dat gegevens overzetten moeilijk veel tijd kost. Ze geeft het bestuur mee erop te letten dat je mogelijk vertraging daardoor kan gaan oplopen. Steven zegt dat ze informatie hierover bij andere verenigingen willen inwinnen. Bart vraagt namens Aeola of er bijlessen van OM komen. Estee zegt dat ze dat gaat doen. Bart zegt dat het niet in het beleidsplan staat. De toezegging is door Estee gedaan dat ze er komen. Inge vraagt hoe de Politieke activiteiten georganiseerd gaan worden. Ze vraagt of er leden voor benaderd gaan worden. David dat 10 mensen in commissie het maximale is. Als er nu 17 mensen zijn adviseert hij subcommissies te maken omdat heel grote bijeenkomsten niet werken. Lotte neemt aan dat ze aan het eind minder mensen heeft. Sahel merkt op dat er meer geld is voor PAC. Lotte zegt ja. Suzanne vraagt ten koste van wat meer geld voor PAC. Martijn zegt dat je dat maar vraagt bij de begrotingsbehandeling. David zegt dat China niet gaat lukken. Met Aziaten moet je een goede vertrouwensband opbouwen, dat kan lang duren. Tobias zegt dat hij afwacht wat voor commissiehoofd er naar voren komt. Er zijn genoeg mensen die willen adviseren. Lea zegt dat je ook losse commissies kunt maken. Lea zegt dat het bestuur duidelijk naar voren moet brengen wanneer je je daarvoor kan aanmelden. Manon adviseert om iemand mee te nemen die chinees spreekt. Geertje vraagt waarom nu al een bestemming is bepaald. Ze zegt dat het beter is mensen zelf met plannen te laten komen. Laat de bestemming open. Steven zegt dat ze het nu aan het onderzoeken zijn wat de mogelijkheden voor China zijn. Binnen ongeveer 3 weken wordt het duidelijk of het China wordt. David vindt het aantal reizen laag maar weet dat het animo erg hoog is. Tobias zegt dat er wellicht nog 1 stedentrip na China te organiseren is. Mara zegt dat het hoofddoel van de vereniging niet de reizen zijn. Tobias zegt dat het aantal reizen voor een studievereniging gemiddeld gezien hoog is ten opzichte van andere verenigingen. Quirine vertrekt om 18.49uur. Per hamerslag beleidsplan goedgekeurd.
12. Begroting Sara zegt dat ze veel zaken heeft overgenomen. Sara maakt een opsomming: Inventaris, ICT verhuizing waar wellicht ook geld voor nodig is. Er is minder geld voor de alumni want er is geen subsidie van CSW voor alumni. Voor de studiereis van semester 2 wil Machiavelli gebruik maken van acquisitie, subsidie en een reservering. Er komt extra geld voor masterclass en voorlichting over de bachelor. Sara zegt veel geld te willen investeren in PAC, opnieuw politiek jongerencafé wat wellicht een extra motivatie is voor leden om te komen. Er zal subsidie aanvraagt worden voor villa politica. Extra geld de strijd der Machiavellianen, een breed sporttoernooi! Lea vraagt waarom bij acquisitie een min staat. Sara zegt sorry, een foutje. Suzanne zegt dat het jaar hiervoor 5000 euro acquisitie was. Het doel is om meer binnen halen. David vraagt 6
over de reiskosten. Er worden geen deelnemers aantallen genoemd. David vraagt waarop de getallen gebaseerd zijn. Tobias zegt Turkije 25, 35 Kraków, 25 China, King of the Road 40 max. personen, het Brussel uitje is nog niet bekend. Hidde vind dat je weinig leden bereikt met de grote reizen. Tobias zegt dat meer dan 25 mensen moeilijk is voor China. Manon zegt dat overal meer geld aan uitgegeven gaat worden en vraagt zich af waar het vandaan komt. Ze maakt de opmerking ‘Is het een omgekeerde kabinet begroting’ Sara zegt dat er geld is. De vrijgevallen reserveringen gaan bijvoorbeeld naar villa politica. Matthijs vraagt zich af of 1500 euro voor 4 grote lezingen niet te weinig is. Lotte zegt dat oud-politici die dit doen het vaak uit morele overweging doen, omdat ze het leuk vinden om te komen spreken. Het geld is voor de mooie locaties en sfeerdingen. Bijvoorbeeld de Balie of de Rode hoed. Joep komt binnen om 19.04 uur. Sahel vraagt wat je grootste activiteit word? Inge vertrekt om 19.05uur en machtigt Suzanne Potjer. Sara zegt dat ze overzicht wil houden. Sahel zegt dat zaalhuur al snel 500 euro kost. Bart zegt dat het advies van de kascie over de begroting positief is. Er zitten een paar schoonheidsfoutje in. 1250 euro is een plusje. Verder geen inkomsten, maar wel subsidie bij de masterclass. Als je een mooi verhaal hebt is het oké. De kascie adviseert positief over de begroting 2010-2011. Alle punten van kascie worden overgenomen als voorgenomen wijziging door Sara. Per acclamatie is de begroting aangenomen.
13. Decharge presidium Het presidium wordt gedechargeerd.
14. Installatie presidium Joep stelt zich voor. Joep, Sofie en Martijn worden opnieuw als presidium per hamerslag geïnstalleerd.
15. WVTTK Er is geen WVTTK.
16. Rondvraag Steven zegt ‘drink een biertje met ons in het Atriumcafé.’ Mara zegt dat er een wet t-shirt contest en gratis flügel op de Oh Oh Cherso borrel is. Jasper zegt dat het bestuur meedoet aan wet-t-shirt contest.
17. Sluiting Martijn sluit om 19.13 uur de ALV.
7
