Agenda firmy v tabulkovém kalkulátoru MS Excel Agenda of the firm in spreadsheet program MS Excel

Agenda firmy v tabulkovém kalkulátoru MS Excel Agenda of the firm in spreadsheet program MS Excel

Bakalářská práce Petr Prouza Vedoucí bakalářské práce: PaedDr. Petr Pexa Jihočeská univerzita v Českých Budějovicích Pedagogická fakulta Katedra informatiky 2008

Prohlášení Prohlašuji, ţe svoji bakalářskou práci jsem vypracoval samostatně pouze s pouţitím pramenů a literatury uvedených v seznamu citované literatury. Prohlašuji, ţe v souladu s § 47b zákona č. 111/1998 Sb. v platném znění souhlasím se zveřejněním své bakalářské práce, a to v nezkrácené podobě elektronickou cestou ve veřejně přístupné části databáze STAG provozované Jihočeskou univerzitou v Českých Budějovicích na jejích internetových stránkách.

V Českých Budějovicích dne

Anotace Tato práce se zabývá vyuţitím programu MS Excel v praxi s pouţitím základních i sloţitějších funkcí. V mém případě půjde o zpracování firemní agendy pro firmu GEFOS, a. s., České Budějovice. Zpracovaná agenda se bude zabývat evidencí zaměstnanců, přehledem denní činnosti zaměstnance (základní pracovní doba, přesčasy atd.), automatickým vyplněním příkazu k pracovní cestě na základě vykonaných zakázek, návazností odpracovaných hodin na zakázky (dle čísla zakázky), rozšířením aplikace do jednotlivých středisek firmy (inţenýrská geodézie, GIS atd.), dle poţadavků firmy GEFOS, a. s., České Budějovice.

Abstract This work deals with an usage of the program MS Excel in practice with an using of basic and even more complicated functions. In my case the work will be devoted to working out an agenda for the firm GEFOS, a. s., České Budějovice. This agenda will be concerned about an evidence of employees, a summary of daily activities of employees (such as basic working hours, overtime etc.), filling in an order to working way based on accomplished job orders automatically, worked off hours according a number of a certain order, extending of the application to the particular centres of the firm (engineering geodesy, GIS etc.), according to the demands of the firm GEFOS, a. s., České Budějovice.

Poděkování Rád bych na tomto místě poděkoval vedoucímu mé bakalářské práce PaedDr. Petru Pexovi za skvělé vedení a cenné odborné rady.

Obsah ÚVOD ......................................................................................................7

1 1.1

CÍLE TÉTO BAKALÁŘSKÉ PRÁCE ................................................................7

1.2

PŘÍNOS TÉTO BAKALÁŘSKÉ PRÁCE ............................................................8 NOVINKY A VÝHODY MS EXCEL VERZE 2007 ...........................9

2 2.1

NOVÝ VZHLED A OVLÁDÁNÍ ......................................................................9

2.2

PRACOVNÍ VELIKOST SEŠITU....................................................................10

2.3

PODMÍNĚNÉ FORMÁTOVÁNÍ .....................................................................11

2.4

TVORBA A PRÁCE S GRAFY ......................................................................11

2.5

SHRNUTÍ A MÉ PRAKTICKÉ VYUŢITÍ TĚCHTO NOVÝCH FUNKCÍ .................12 TEORETICKÁ ČÁST ZPRACOVÁVANÉ FIREMNÍ AGENDY ..13

3 3.1

POUŢITÉ NÁSTROJE ..................................................................................13

3.1.1

Podmíněné formátování .....................................................................13

3.1.2

Ověření dat ........................................................................................14

3.1.3

Komentáře ..........................................................................................17

3.1.4

Kontingenční tabulky .........................................................................18

3.1.5

Import externích dat ...........................................................................19

3.1.6

Zámek .................................................................................................20

3.2

POUŢITÉ VESTAVĚNÉ FUNKCE .................................................................21

3.2.1

Čas a datum .......................................................................................21

3.2.2

Statistické ...........................................................................................23

3.2.3

Matematické a trigonometrické..........................................................25

3.2.4

Vyhledávací a referenční ...................................................................27

3.2.5

Logické ...............................................................................................27

3.2.6

Textové a datové ................................................................................29

3.3 3.3.1

POUŢITÉ OVLÁDACÍ PRVKY......................................................................31 Ovládací prvky z kategorie Formulářové prvky .................................32

3.3.2 3.4

POUŢITÁ MAKRA .....................................................................................38

3.4.1

Makro pro seřazení zakázek ...............................................................38

3.4.2

Makro pro výpočet pracovního výkazu a pracovní cesty ...................40

3.4.3

Makro pro načtení a aktualizaci seznamu zaměstnanců ....................41

3.4.4

Makro pro načtení a aktualizaci seznamu investorů a zakázek .........42

3.4.5

Makro reset ........................................................................................42 UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA .............................................................43

4 4.1

PRVNÍ SPUŠTĚNÍ.......................................................................................43

4.2

POUŢÍVÁNÍ ..............................................................................................44

4.2.1

Aktualizace a načtení dat ...................................................................44

4.2.2

Vyplňování docházky..........................................................................47

4.2.3

Výpočet...............................................................................................50

4.3 5

Ovládací prvky z kategorie ActiveX ...................................................36

ZÁVĚR A TISK VÝKAZŮ ............................................................................51 ZÁVĚR ..................................................................................................53

Úvod

1 Úvod Program MS Excel patří jiţ léta mezi skupinu programů, kterým říkáme tabulkové procesory. Je dodáván v kancelářském balíku Microsoft Office od firmy Microsoft. Pro mnohé, spíše nezkušené uţivatele, je to neoblíbený program, pro který nikdy nenajdou pochopení. Ať uţ z důvodu ne vţdy jednoduchého pouţívání skvělých funkcí, nebo prostě jen z neochoty naučit se ovládat, nastavit a vyuţívat tento program. Pro jiné, mezi které se řadím i já, je to mocný pomocník při řešení široké škály problémů a úloh. Proto jsem si také vybral toto téma, jako téma mojí závěrečné bakalářské práce, při které se budu snaţit vyuţít vlastností, moţností, funkcí a mých poznatků v tomto programu.

1.1 Cíle této bakalářské práce Cílem této bakalářské práce je ukázat, ţe pomocí kalkulátoru Microsoft Excel se dá vytvořit praktická a plně funkční agenda firmy. A také, ţe není vţdy nutné pořizovat komerční software, který sice vyřeší náš problém, ale náklady na jeho pořízení jsou často nemalé. Dále také odpadá problém s instalací nového softwaru na všech firemních sítových počítačích. Aby má práce nebyla pouze na teoretické úrovni, ale vyuţití mého programu bylo i praktické, tak je tato agenda zpracovávána pro firmu GEFOS a. s., České Budějovice, na základě reálné problematiky a poţadavků firmy. Poţadavkem firmy GEFOS, a. s. je vytvoření agendy pracovního výkazu, tzv. "píchačky". Zpracovaná agenda se bude zabývat přehledem denní činnosti zaměstnance (základní pracovní doba, přesčasy, pracovní cesta, nemocenská, absence atd.), automatickým vyplněním příkazu k pracovní cestě na základě vykonaných zakázek, návazností odpracovaných hodin na zakázky (dle čísla zakázky), rozšířením aplikace do jednotlivých středisek firmy (inţenýrská geodézie, GIS atd.). Výsledkem by měla být aplikace v MS Excelu, která toto všechno bude

7

Úvod umět. Dále musí tato aplikace pracovat s daty uloţenými na firemní lokální síti. Jedná se o seznam zaměstnanců a seznam investorů a zakázek. Výstupem programu bude tištěná a vyplněná verze 1) pracovního výkazu, 2) příkazu k pracovní cestě, 3) cestovního příkazu. Vše dle normy ISO 9001 a poţadavků firmy GEFOS, a. s., České Budějovice.

1.2 Přínos této bakalářské práce Mnou vytvořená aplikace má usnadnit zaměstnancům firmy práci a čas, který stráví ručním vyplňováním výše zmíněných formulářů kaţdý měsíc. Zároveň jiţ nebude nutné pamatovat si, nebo si na různá místa zaznamenávat údaje kde, kdy, od kdy, do kdy a na čem jsem ten den pracoval. Stačí kaţdý den otevřít tuto aplikaci, jednoduše vyplnit potřebný den a na konci měsíce pouze vytisknout jiţ vyplněné formuláře a tuto tištěnou verzi odevzdat příslušnému středisku firmy. To vše v prostředí MS Excel.

8

Novinky a výhody MS Excel verze 2007

2 Novinky a výhody MS Excel verze 2007 Program MS Excel má za sebou jiţ dlouhou historii. Já ho pouţívám od verze 97, která vyšla na začátku roku 1997. Od té doby prošel samozřejmě vývojem, přibyly více či méně potřebné funkce, ovládací prvky, grafické prvky atd. Je zajímavé, ţe téměř vţdy, při vydání nové verze balíku Microsoft Office, doznal MS Excel nejvíce změn, oproti ostatním programům v tomto kancelářském balíku. V současnosti je nejnovější verze MS Excel 2007, která vyšla minulý rok. Právě tuto nejnovější verzi jsem pouţíval já při tvorbě praktické části této bakalářské práce.

2.1 Nový vzhled a ovládání Jako kaţdou novou verzí, tak i touto nejnovější Microsoft rozhodně nezklamal a přinesl mnoho novinek do prostředí MS Excel. Určitě se podařilo to, co si Microsoft předsevzal. Touto novou verzí se MS Excel výrazně přiblíţil lidem. Ať je to jiţ pro zlepšení grafické stránky, tak hlavně pro zjednodušení a zpřehlednění ovládání. A právě největší a na první pohled nejviditelnější změnou je bezpochyby nový vzhled ovládacího panelu. V předchozích verzích bylo ovládání moţná největší slabinou MS Excelu, protoţe ve směsici vyjíţdějících nabídek a různých panelů nástrojů nebylo vţdy jednoduché se orientovat a kolikrát jste se prostě a jednoduše ztratili. Tato slabina však byla touto verzí odstraněna pouţitím pásu karet, tzv. Ribbonu. Vše je krásně velké a přehledné, viz obrázek 1. A přitom to nezabírá o moc více místa, neţ zabíralo sloţité a nepřehledné menu předchozích verzí tohoto programu.

9

Novinky a výhody MS Excel verze 2007

Obrázek 1: Nový vzhled ovládacího panelu MS Excelu 2007

Celý pás má usnadnit a zpřehlednit ovládání MS Excelu, nejpouţívanější funkce programu najdete na záloţce Domů. V ostatních záloţkách jsou funkce programu rozděleny dle skupin, které spolu logicky souvisí. V podstatě jiţ skoro nenarazíte na různá dialogová okna. Většinou Vám místo nich pomáhají různé rozevírající galerie, kde si snadno vyberete přesně to, co zrovna hledáte. Další změnou, kterou si nás bezpochyby Microsoft získal, je pouţití pravého tlačítka myši. Nyní, kdyţ stisknete pravé tlačítko myši, objeví se panel nástrojů, viz obrázek 2. To je praktické hlavně z toho důvodu, ţe nemusím zbytečně přesunovat myš nahoru na samotný pás karet.

Obrázek 2: Panel nástrojů po stisknutí pravého tlačítka myši ve verzi MS Excel 2007

2.2 Pracovní velikost sešitu MS Excel se nezměnil pouze vzhledově. Oproti předchozím verzím se opět o něco zvětšil, jako tomu je prakticky vţdy, při uvedení nové verze tohoto programu. V současnosti můţeme pro práci v sešitu vyuţít 16 384 sloupců

10

Novinky a výhody MS Excel verze 2007 a 1 048 576 řádků. Jen pro zajímavost, oproti verzi MS Excel 2003, je to více o 1 500 % řádků a 6 300 % sloupců. Taktéţ velikost funkcí, vzorců a výrazů je nyní limitována pouze velikostí operační paměti počítače.

2.3 Podmíněné formátování Další nepřehlédnutelnou a společností Microsoft mohutně propagovanou změnou prošla funkce, které říkáme podmíněné formátování. Tato funkce nám například umoţňuje lepší orientaci ve výsledcích, sledování různých trendů vývoje, hledání výjimek a chyb atd. V současné verzi poprvé můţeme vyuţít i grafické prvky. Jedná se o ikony, datové čáry a barevné škály, viz obrázek 3.

Obrázek 3: Ikony a datové čáry podmíněného formátování ve verzi 2007

2.4 Tvorba a práce s grafy Velká změna je patrná, a to zcela bezpochyby, při tvorbě grafů. To, co dříve byla nudná a zdlouhavá práce, je nyní skoro zábava. Za pár kliknutí se dá vytvořit skvěle vypadající graf. Bohuţel, ani v této verzi se MS Excel nezbavil nešvaru, při kterém se vám snaţí dokázat, ţe přesně ví, co je nejlepší udělat a hlavně, ţe ví, jak to chcete udělat. Takţe někdy vytvořit sloţitější graf, který chcete mít přesně podle Vašich představ, dá velkou práci a hodně času na to, abyste přemluvili MS Excel, ţe to chcete udělat tak a ne jinak. I přes tento

11

Novinky a výhody MS Excel verze 2007 přetrvávající „nešvar“ je ale práce s grafy výrazně jednodušší a přehlednější, viz obrázek 4.

Obrázek 4: Přehledná tvorba grafů v nové verzi MS Excel 2007

2.5 Shrnutí a mé praktické využití těchto nových funkcí Zmínil jsem pouze ty největší a hlavně na první pohled viditelné změny, které prostě nejdou přehlédnout. Samozřejmě, ţe MS Excel přináší svou novou verzí spoustu dalších novinek a vylepšení, která by moţná naplnila samostatnou bakalářskou práci, ale o jejich sepsání a jednotlivém podrobném popisu moje práce není. Dále se proto budu zabývat a popisovat pouze jednotlivé prvky, funkce a vlastnosti programu MS Excel, které jsem vyuţil při tvorbě agendy pro firmu GEFOS a. s., České Budějovice. Bohuţel nebudu moci vyuţít naplno všech nových funkcí, které jak poslední verze 2007 tak i verze 2003 přináší, protoţe ve výsledném programu, který vytvářím, musí být zajištěna kompatibilita se staršími verzemi MS Excelu. Je to z důvodu, ţe firma GEFOS a. s., České Budějovice, pro kterou tuto agendu zpracovávám, disponuje rozličnými verzemi MS Excelu. Tudíţ pokud bych pouţil některé funkce z novějších verzí MS Excelu, tak by výsledný program v některých střediscích firmy, kde disponují staršími verzemi MS Excelu, nebyl správně funkční. Jedná se převáţně o některé grafické prvky, celkový rozměr sešitu a bohuţel i některé vlastnosti podmíněného formátování.

12

Teoretická část zpracovávané firemní agendy

3 Teoretická část zpracovávané firemní agendy 3.1 Použité nástroje Neţ začnu popisovat pouţité vzorce, makra a ovládací prvky, které jsem pouţil, pokusím se ještě ukázat, jak jsem vyuţil některé výborné nástroje MS Excelu, které jsou k dispozici.

3.1.1 Podmíněné formátování O podmíněném formátování toho bylo jiţ napsáno dost a dost, nebudu zde proto znovu opisovat základní informace o podmíněném formátování, které jsou dnes jiţ snadno leckde dohledatelné. Zaměřím se pouze na popis a ukázku, jak a kde jsem podmíněné formátování vyuţil já při tvorbě praktické části bakalářské práce. Jediné, s čím jsem byl v mém případě limitován, bylo, ţe jsem byl omezen pouze na tři pravidla podmíněného formátování. A to, kvůli jiţ zmíněné, zpětné kompatibilitě se staršími verzemi programu MS Excel. Více neţ tři pravidla pro podmíněné formátovaní umí pouze nejnovější verze MS Excelu 2007. Zde je také moţné přiřazovat různé grafické prvky, ikony atd. To by v celku vytvořilo určitě graficky přívětivější agendu. Bohuţel, musel jsem se spokojit s třemi pravidly. Podmíněné formátování jsem vyuţil hlavně při vzhledu celého listu “Docházka“ a také listu “Pracovní výkaz“. V listu “Docházka" tak za pomoci podmíněného formátování graficky rozděluji celý měsíc tak, ţe víkendy jsou zobrazeny odlišnou barvou, a také jednotlivé dny jsou barevně odlišeny. Dále jsem ho vyuţil například pro buňky, do kterých má zaměstnanec vyplnit určitý údaj. Zde jsem pouţil světle modrou barvu. Takţe tam, kde je světle modrá barva, musí zaměstnanec zadat nějaký údaj, popřípadě zaškrtnout políčko. Vše je samozřejmě závislé na tom, zda zaměstnanec při vyplňování činnosti během dne jiţ zadal investora. Pokud není vybrán z nabídky investor,

13

Teoretická část zpracovávané firemní agendy pole ve sloupcích “Od“ a “Do“ zůstanou v barvě příslušného dne. A kdyţ je vybrán investor, zbarví se do modra, aby bylo jasné, ţe kdyţ uţ byl vybrán investor prováděné zakázky, je ještě třeba vyplnit čas, po který byla zakázka vykonávána, viz obrázek 5. Podobně také program reaguje na zaškrtnutí nebo nezaškrtnutí políček v případě pracovní cesty, nebo pracovní cesty delší neţ jeden pracovní den.

Obrázek 5: Ukázka použití podmíněného formátování v agendě

3.1.2 Ověření dat Program MS Excel v sobě obsahuje také zajímavý nástroj, který se nazývá Ověření dat. Pomocí něho mohu ověřovat vkládaná data. Je to dobré proto, ţe mohu zabránit různým překlepům, které by pak mohly způsobit chyby ve vzorcích. V mém případě jsem ověřování pouţil při vkládání času, kdy zaměstnanec pracoval na zakázce a také času pracovní cesty. Lehce by v praxi mohlo dojít k překlepu a data by nebyla vloţena ve formátu HH:MM. Také by mohlo dojít k situaci, kdy zaměstnanec napíše, ţe pracoval od 11:00 do 10:00 téhoţ dne, coţ by ve výsledku nedopadlo dobře. Na toto jsem právě vyuţil

14

Teoretická část zpracovávané firemní agendy ověření dat, takţe při nesprávném formátu nebo hodnotě je zaměstnanec hned upozorněn, viz obrázek 6.

Obrázek 6: Použití Ověření dat v agendě

Nastavení jsem provedl ve třech krocích. V prvním jsem zadal nastavovací kritéria, viz obrázek 7. Tímto nastavením chci zamezit, aby nebylo moţné zadat menší startovací čas zakázky neţ je cílový čas zakázky.

Obrázek 7: Nastavení Ověření dat (krok první)

Poté, v druhém kroku, jsem vloţil text zprávy při zadávání. To jsem provedl ve druhé záloţce nastavení, viz obrázek 8. Zadal jsem text “Čas konce zakázky“, který se zobrazí vţdy, kdyţ se do tohoto pole bude něco vpisovat.

15


Obrázek 8: Nastavení Ověření dat (krok druhý)

Na závěr jsem vybral akci, která bude provedena při nesprávném zadání cílového času zakázky, viz obrázek 9.

Obrázek 9: Nastavení ověření dat (krok poslední)

16

Teoretická část zpracovávané firemní agendy Tímto způsobem jsem ošetřil vkládání dat při zadávání hodiny začátku práce na zakázce, hodiny konce práce na zakázce, hodiny začátku pracovní cesty, hodiny konce pracovní cesty. Samozřejmě jsem všude nadepsal, jaká hodnota se má vyplnit, aby zaměstnanec měl přehled o tom, co přesně má právě do tohoto pole napsat za hodnotu. To jsem provedl zadáním různých textů v druhé záloţce nastavení, viz obrázek 8.

3.1.3 Komentáře Komentáře jsem nejčastěji pouţíval jako nápovědu, nebo také jako vysvětlivky k různým symbolům v prvních dvou listech. Například v listu “Pracovní výkaz“, jsem pouţil komentář jako vysvětlivku k symbolům, které se automaticky vyplnily po zadání údajů do listu “Docházka“. Pokud si zaměstnanec není jistý, co jaký symbol znamená, stačí, kdyţ najede na červený trojúhelníček v rohu buňky a hned mu vyskočí tabulka s nápovědou, co jaký symbol znamená, viz obrázek 10.

Obrázek 10: Použití komentáře v agendě

17


3.1.4 Kontingenční tabulky Samozřejmě jsem nemohl nevyuţít tento, moţná nejdůmyslnější, nástroj MS Excelu pro práci s větším mnoţstvím dat. Opět nemá cenu zde opisovat fakta o kontingenčních tabulkách a popisovat, jak jsem tvořil kontingenční tabulky. Obzvlášť v případě, kdy mám přímo v programu k dispozici perfektního průvodce vytvořením kontingenční tabulky. Proto uvedu pouze mé praktické vyuţití toho důmyslného nástroje. Velké usnadnění práce mi přineslo pouţití kontingenční tabulky v listu “S521“, kde mohu pomocí tohoto nástroje seřadit seznam investorů dle abecedy z dat, získaných načtením z externě uloţeného seznamu investorů a zakázek, viz obrázek 11.

Obrázek 11: Využití kontingenční tabulky v listu “S521“

Hlavní výhoda tohoto řešení je pak v kombinaci s makrem, které je přiřazeno tlačítku “Aktualizuj data“ v listu “Docházka“. Výsledek je takový, ţe pokud se změní data v externě uloţeném seznamu investorů a zakázek, tak mi tato změna neovlivní rozbalovací seznam investorů v listu “Docházka“. Protoţe při stisknutí tlačítka “Aktualizuj Data“ v listu “Docházka“, se aktualizuje celá kontingenční tabulka investorů, tudíţ se také aktualizuje rozbalovací seznam investorů v listu “Docházka“, který z této kontingenční tabulky získává data.

18

Teoretická část zpracovávané firemní agendy Dále jsem vyuţil kontingenční tabulky pro sumarizaci dat z listu “Docházka“. Jelikoţ je kaţdý den rozdělen na maximálně čtyři a minimálně jednu zakázku, je jasné, ţe po skončení dne mohu mít aţ 4 hodnoty v pracovním čase, přesčasech a cestovním příkazu. Sjednocení těchto dat do jedné hodnoty je potřeba pro další výpočty v následujících listech. Právě toto mi obstarává kontingenční tabulka pouţitá v pomocných výpočtech v listu “Docházka“, viz obrázek 12.

Obrázek 12: Kontingenční tabulka pro sumarizaci dat z listu “Docházka“

Obdobná tabulka je v pomocných výpočtech v listu “Docházka“ také pro sumarizaci dat pro cestovní příkazy.

3.1.5 Import externích dat Za pomoci tohoto nástroje mohu načíst a aktualizovat data v listech “S521“ a “Zaměstnanci“. Ve výsledku mám tuto činnost propojenou s tlačítkem a makrem “Aktualizuj data“. Nastavení importu externích dat pro načítání dat ze seznamu investoru a zakázek provedu pouze jednou, poté jiţ pouze aktualizuji data. Nastavení vlastností oblasti těchto dat vypadá v mém případě jako na obrázku 13.

19


Obrázek 13: Nastavení vlastností oblasti externích dat

3.1.6 Zámek Díky tomuto nástroji jsem mohl zamknout ty části listů, kam by mohl zaměstnanec, například omylem, něco vepsat. Takţe zamčen je celý list “Pracovní výkaz“ a částečně je zamčen list “Pracovní cesta“. V něm jsou odemčeny pouze sloupce H, M, N, O, kam zaměstnanci dle potřeby doplní odpovídající údaje. Nemohl jsem zamknout list “Docházka“, zde jsem naráţel na problém se správnou funkčností, ať uţ šlo o makra, nebo o aktualizaci kontingenčních tabulek v pomocných výpočtech v tomto listu.

20


3.2 Použité vestavěné funkce Vestavěné funkce, které jsem pouţil při tvorbě praktické části bakalářské práce, popíši a uvedu příklady, kde jsem tyto funkce prakticky vyuţil. Opět se zde nebudu podrobně zabývat například popisem toho, jak MS Excel pracuje s časem a datem, protoţe o tom moje bakalářská práce není. Budu se drţet pouze popisu mého praktického vyuţití těchto funkcí. Samozřejmě, ţe nepouţívám funkce pouze samostatně, ale v převáţné většině případů je jejich pouţití kombinací jednotlivých těchto funkcí.

3.2.1 Čas a datum 3.2.1.1 Funkce DENTÝDNE Tento vzorec mi vrátí pořadové číslo dne, který je zadán kalendářním datem. Má následující syntaxi: DENTÝDNE(pořadové;typ) Pouţil jsem ho v listu “Výpočty“ v sloupci D, řádku 6 a také v listu “Docházka“ ve sloupci Z. V obou případech z důvodu následujících výpočtů. Do poloţky pořadové jsem vţdy vyplnil buňku, z které se má brát kalendářní datum. Jako typ jsem volil hodnotu 2, která mi určuje, ţe pondělí má hodnotu 1, neděle 7, viz obrázek 14.

Obrázek 14: Použití vzorce DENTÝDNE v listu “Výpočty“

21

Teoretická část zpracovávané firemní agendy 3.2.1.2 Funkce MĚSÍC Pouţití toho vzorce nebylo nikterak obsáhlé, ale pro úplnost ho zmínit musím. Princip je podobný jako u vzorce DENTÝDNE, s tím rozdílem, ţe zde dostanu pořadové číslo měsíce z kalendářního data. Syntaxe je následující: MĚSÍC(pořadové_číslo) Pouţil jsem tuto funkci ve sloupci Y, k pomocným výpočtům v listu “Docházka“. Do poloţky pořadové_číslo jsem opět vyplnil buňku, z které se má brát kalendářní datum, viz obrázek 15.

Obrázek 15: Použití vzorce MĚSÍC v listu “Docházka“

3.2.1.3 Funkce NYNÍ Tato funkce mi vrátí aktuální datum. Její syntaxe patří k těm jednodušším, ale pro úplnost ji uvedu. Je tedy následující: NYNÍ( ) Dle normy ISO 9001 musím mít na pracovním výkazu vyplněný datum tisku toho dokumentu a tuto funkci jsem pouţil právě na zobrazení aktuálního data. Tudíţ při otevření a tisku pracovního výkazu je vţdy vytisknut i aktuální datum tisku, viz obrázek 16.

22


Obrázek 16: Využití funkce NYNÍ v listu “Pracovní výkaz“

3.2.2 Statistické 3.2.2.1 Funkce MAX Tato funkce mi vrací hodnotu, která je největší ve zvolené oblasti. Syntaxe je následující: MAX(číslo1;číslo2;...) Vyuţil jsem ji v listu “Docházka“, v pomocných výpočtech. Například ve sloupci AW. Z důvodu získání hodnoty po sumarizaci hodin pracovní cesty a následného vyuţití získaných dat v kontingenčních tabulkách pro sumarizaci údajů, které jsem jiţ zmiňoval. Vybírám maximální hodnotu ze sloupce AV, pokaţdé z oblasti čtyř buněk, viz obrázek 17.

Obrázek 17: Využití funkce MAX v listu “Docházka“

23


3.2.2.2 Funkce MIN Tato funkce je vlastně opakem předchozí funkce. Vrací mi nejmenší hodnotu z vybrané oblasti dat. Její syntaxe je následující: MIN(číslo1;číslo2;...) Opět jsem ji vyuţil v pomocných výpočtech v listu “Docházka“. Tentokrát jsem potřeboval získat čas začátku první pracovní cesty ve sloupci AZ. Tuto funkci jsem ještě zkombinoval s funkcí KDYŢ, viz obrázek 18.

Obrázek 18: Využití funkce MIN v listu “Docházka“

3.2.2.3 Funkce COUNTIF Tato funkce mi vrátí součet buněk oblasti dle zadaného kritéria. Její zápis vypadá takto: COUNTIF(oblast;kritérium) Při tvorbě agendy jsem ji vyuţil například pro součet hodin ve svátcích ve sloupci S v listu “Pracovní výkaz“, viz obrázek 19. Takţe pokud se v buňce ve sloupci B vyskytuje SV, dostanu součet těchto výskytů. Následně toto číslo

24

Teoretická část zpracovávané firemní agendy násobím 8, abych dostal počet hodin, které zaměstnanec dostane přiznány za svátek.

Obrázek 19: Využití funkce COUNTIF v listu “Pracovní výkaz“

3.2.3 Matematické a trigonometrické 3.2.3.1 Funkce SUMA Jedná se asi o nejznámější, ale nejvyuţívanější funkci programu MS Excel. Syntaxe je následující: SUMA(číslo1;číslo2;...) Vyuţil jsem ji všude tam, kde byla potřeba sumarizačních součtů. Například uvedu pouţití v pomocných výpočtech listu “Docházka“ ve sloupci AC. Zde mi tato funkce pomáhá získat součet hodin přesčasů jednotlivých dnů, viz obrázek 20.

25


Obrázek 20: Využití funkce SUMA v listu “Docházka“

3.2.3.2 Funkce SUMIF Tato funkce je víceméně upravená předchozí funkce. Při jejím pouţití dostanu totiţ součet buněk, ale pouze těch, které odpovídají zadané podmínce. Syntaxe je následující: SUMIF(oblast;kritéria;součet) Já ji vyuţil při počítání reţie v listu “Pracovní výkaz“. Zde jsem potřeboval z pomocných výpočtů v listu “Docházka“ sečíst pouze ty buňky, které mají číslo zakázky odpovídající právě reţijní zakázce, viz obrázek 21.

Obrázek 21: Použití funkce SUMIF v listu “Pracovní výkaz“

26


3.2.4 Vyhledávací a referenční 3.2.4.1 Funkce INDEX U této funkce jsem pouţíval její maticovou formu. Ta má následující syntaxi: INDEX(pole;řádek;sloupec) Navrací mi hodnotu, která je určena pozicí a indexem. Například jsem ji vyuţil při zobrazení vybraného období v listu “Pracovní výkaz“. Zde jsem potřeboval, aby období, které vyberu jiţ při vyplňování docházky, se mi vyplnilo také v tomto listu.

Obrázek 22: Použití funkce INDEX v listu “Pracovní výkaz“

To mi zde zajišťuje právě tato funkce, viz obrázek 22. Pole je zadáno oblastí v listu “Výpočty“. Řádek, na kterém se nachází index výběru z pole, je na řádku C3 téhoţ listu. A vše je v prvním sloupci pole, tudíţ poloţka sloupec má hodnotu 1. Pro přehlednost jsem výsledek podbarvil zelenou barvou.

3.2.5 Logické 3.2.5.1 Funkce KDYŽ Funkce KDYŢ je nejpouţívanější funkcí v praktické části mé bakalářské práce.

V podstatě

mi

nahrazuje

podmínky

if

a

else

z klasických

programovacích jazyků. Má následující syntaxi: KDYŽ(podmínka;ano;ne)

27

Teoretická část zpracovávané firemní agendy Pouţívám ji ve všech případech, kdy potřebuji reagovat dvěma případy na hodnotu nějaké buňky. Nebo prostě jen chci mít prázdnou hodnotu v buňce, takţe kdyţ se nemá provést ani zobrazit nic, pouţiji jako jeden výsledek podmínky hodnotu ““, viz obrázek 23.

Obrázek 23: Použití funkce KDYŽ v listu “Docházka“

Zde ve sloupci Q se nezobrazí v buňce nic, kdyţ není vyplněn čas konce docházky ve sloupci AB, v tom samém řádku. 3.2.5.2 Funkce NEBO Další často vyuţívanou logickou funkcí je funkce NEBO. Ta mi usnadnila práci tam, kde jsem se rozhodoval mezi splněním alespoň jedné z podmínek, a tudíţ nebylo vyuţití funkce KDYŢ, praktické. Nejčastěji jsem ale pouţíval kombinaci obou dvou těchto funkcí. Syntaxe je následující: NEBO(logická1;logická2;...) Například jsem ji vyuţil při výpočtu 50% přesčasu v sloupci H, listu “Pracovní výkaz“, viz obrázek 24.

28


Obrázek 24: Použití funkce NEBO v listu “Pracovní Výkaz“

Zde mám tři vstupní podmínky, C13=1, C13=7 a B13=SV. Jde o to, ţe potřebuji ověřit, zda den, který se má vyplnit, není sobota, neděle nebo svátek. Pokud ano, automaticky má pracovník nárok na 50 % přesčas. Dále jsem ji vyuţil také při určování, zda je den svátkem nebo ne, a také při výpočtu 25 % přesčasu na témţe listu.

3.2.6 Textové a datové 3.2.6.1 Funkce ČÁST Tato funkce mi, jednoduše řečeno, pomáhá získat z řetězce znaků pouze jeho část. Její syntaxe je následující: ČÁST(text;start;počet_znaků) Já ji vyuţil při práci s časovými hodnotami. Například v listu “Výpočty“ jsem potřeboval získat poslední den v měsíci ze sloupce B, ve kterém jsou vypsány jednotlivá období. Na získání právě jenom jednoho data z řetězce znaků jsem pouţil právě tuto funkci, viz obrázek 25.

29


Obrázek 25: Využití funkce ČÁST v listu “Výpočty“

Z jakého řádku sloupce B vybírám řetězec znaků pro získání posledního dne v měsíci, mi určuje ještě funkce INDEX, která je vloţena v poloţce text. Znaky začínám získávat od dvacátého znaku v řetězci. To mi určuje číslo 20 v poloţce start. Jak bude získávaná část řetězce znaků dlouhá, mi určuje položka počet_znaků, v mém případě jde o číslo 10. 3.2.6.2 Funkce CONCATENATE Pomocí této funkce mohu spojovat různé řetězce znaků jen do jednoho. Její syntaxe je následující: CONCATENATE(text1;text2;...) Mé vyuţití bylo například takové, ţe jsem potřeboval do příkazu k pracovní cestě uvádět do jedné buňky čísla zakázek, na které byla tato pracovní cesta určena. Takţe výsledek je takový, ţe v jednom řádku mám čísla zakázek oddělené mezerami, viz obrázek 26. Tato čísla získávám z pomocných výpočtů z listu “Docházka“. Pro přehlednost jsem sloupec na obrázku podbarvil ţlutou barvou.

30


Obrázek 26: Využití funkce CONCATENATE v listu “Pracovní cesta“

3.3 Použité ovládací prvky K tvorbě agendy jsem vyuţil také některé ovládací prvky, které mi program MS Excel nabízí. Samozřejmě jsem mohl všude pouţít novější a funkčně podobné prvky z kategorie Ovládací prvky ActiveX, nebo naopak všude pouţít starší formulářové ovládací prvky. Ale neučinil jsem tak z důvodu, ţe pouţíváním klasických ovládacích prvků se podstatně zvětší velikost výsledného souboru. Naopak ovládací prvky ActiveX sice celkovou velikost výsledného souboru tolik neovlivní, ale bohuţel jsou zase více náročné na paměť. Takţe jsem volil kombinaci obou dvou těchto variant. Coţ se později ukázalo jako dobrá volba. V podstatě jsem měl na výběr, mohl jsem udělat agendu relativně rychlejší a stabilnější, která by měla velikost kolem 30 MB. Nebo jsem mohl všude pouţít ovládací prvky ActiveX, potom by celková velikost agendy byla kolem 5 MB paměti, ale práce s ní by byla o něco pomalejší a také by mohla způsobovat padání samotného MS Excelu. Zvolil jsem tudíţ cestu, kdy se snaţím vyuţívat oba dva tyto druhy ovládacích prvků. Velikost agendy se tak pohybuje okolo 17 MB a paměťová náročnost není nikterak velká.

31


3.3.1 Ovládací prvky z kategorie Formulářové prvky 3.3.1.1 Pole se seznamem Jedná se o ovládací prvek ze skupiny Formulářové prvky. Tento prvek jsem vyuţil na volbu názvu zakázky, na volbu pracovního období a také na volbu jména zaměstnance, viz obrázek 27.

Obrázek 27: Využití formulářového prvku Pole se seznamem v listu “Docházka“

Celý tento prvek funguje tak, ţe ho propojím s nějakou oblastí, z které si beru data. A dále ho mohu propojit s buňkou, kde se mi zobrazí index výběru. V případě volby jména zaměstnance vypadá nastavení tohoto prvku jako na obrázku 28.

32


Obrázek 28: Nastavení ovládacího prvku pole se seznamem

V poli Vstupní oblast se odkazuji na zdroj dat do listu “Zaměstnanci“, kde vybírám data ze souvislé oblasti B3-B100. V poli Propojení s buňkou nastavím, kam chci, aby se mi promítal výsledek výběru. Takţe následné pouţití a volba některé z nabízených variant se mi promítá v buňce A2 téhoţ listu. Zde se mi zobrazí index výběru. S takto získaným indexem mohu dále pracovat ve vzorcích a funkcích a zajistí mi to návaznost na můj výběr. 3.3.1.2 Zaškrtávací políčko Pouţití tohoto ovládacího prvku je jednoduché, o to více však praktické. Pro mne bylo stěţejní vyuţití právě při volbě mezi dvěma stavy. Například, pokud si potřebuju vybrat, zda mám ten den mít vyplněn cestovní příkaz nebo ne, zda pracovní cesta trvala déle neţ 24 hodin, tudíţ přes noc, nebo také jestli čas pracovní cesty se shoduje s časem práce na zakázce. Toto vše je důleţité pro následné výpočty. Pouţití je vidět na obrázku 29.

33


Obrázek 29: Použití zaškrtávacích políček v listu “Docházka“

Vyuţití tohoto ovládacího prvku jsem ještě zkombinoval s podmíněným formátováním, takţe pokud je zaškrtnuto políčko, vybarví se modře následující dvě buňky k vyplnění výše zmíněných údajů. Ovšem za té podmínky, pokud není zaškrtnuto tlačítko, které mi říká, ţe čas práce na zakázce je roven času pracovní cesty. V tom případě jiţ není třeba vyplňovat čas pracovní cesty a následující dvě políčka se jiţ do světle modra nezbarví, viz obrázek 29. Nastavení tohoto ovládacího prvku se skládá z jednoho řádku, kam mohu napsat propojení s buňkou. Dále pak vidím aktuální hodnotu, zdali je políčko zaškrtnuto nebo nezaškrtnuto, jak je názorně vidět na obrázku 30.

34


Obrázek 30: Nastavení ovládacího prvku zaškrtávací tlačítko

Zde v poli Propojení s buňkou nastavím, kam se mi má promítnout logická hodnota

PRAVDA/NEPRAVDA,

podle

toho,

jestli

je

políčko

zaškrtnuto/nezaškrtnuto. V mém případě, pro první zakázku, první den, se odkazuji na buňku AT8 téhoţ listu. S logickou hodnotou PRAVDA nebo NEPRAVDA pak dále pracuji ve vzorcích a v podmíněném formátování. 3.3.1.3 Tlačítko Tento jednoduchý ovládací prvek jsem pouţil čtyřikrát. A to na vytvoření tlačítka pro resetování všech výpočtů a dosud zvolených a vyplněných dat, dále také na tlačítka pro aktualizaci dat a vypočtení vyplněných údajů. Nastavení je takové, ţe po vytvoření, upravení vzhledu a přidání popisku tlačítka mu přiřadím pouze makro, které má toto tlačítko spouštět a je hotovo. V mém

35

Teoretická část zpracovávané firemní agendy případě jsem například tlačítku reset přiřadil makro na resetování všech údajů. Aby si zaměstnanec mohl kaţdý měsíc vynulovat vyplněná data jedním stisknutím a začít vyplňovat znovu. Samozřejmě si vyplněná data můţe předtím uloţit do souboru, který si patřičně pojmenuje, například pro budoucí kontrolu.

3.3.2 Ovládací prvky z kategorie ActiveX 3.3.2.1 Pole se seznamem Tyto ovládací prvky mi umoţňují lepší interakci a větší moţnost grafické úpravy daného prvku. Jak jsem se jiţ zmínil, na rozdíl od ovládacích prvků ze skupiny formulářových prvků, je daň za tyto moţnosti větší paměťová náročnost. Ve dvou případech jsem sáhl právě po ovládacích prvcích z kategorie ActiveX. Poprvé šlo o případ, kdy jsem potřeboval, aby jako výstup po výběru jsem nedostal index, ale právě řetězec znaků. A to z důvodu, ţe pokud by někdo třeba v průběhu měsíce změnil zdrojový, externě uloţený, seznam zakázek, tak by se změnily také indexy. Bohuţel, po aktualizaci dat by indexy z výběrů, které byly provedeny před touto změnou, zůstaly nezměněny, tudíţ by se na konec měsíce ve výsledných zakázkách mohly vyskytovat chyby. Ovládací prvek pole se seznamem z kategorie Ovládací prvky ActiveX vrací namísto indexu řetězec znaků mnou provedeného výběru. Tudíţ jsem tím odstranil problém s moţnými vzniklými chybami při aktualizaci seznamu zakázek. V druhém případě se mi hodila vlastnost, ţe mohu graficky odlišit tento ovládací prvek. Nastavil jsem ho tak, aby byl podbarven do světle modra. Stejně tak jako při podmíněném formátování. Zaměstnanec má tak tu výhodu, ţe okamţitě vidí, jaké části listu můţe editovat. Dále se mi také hodila vlastnost, která mi umoţňuje těmto prvkům snadno přiřadit makro. To jsem vyuţil pro přiřazení maker na seřazení seznamu

36

Teoretická část zpracovávané firemní agendy při výběru investora zakázky. Více se o tomto řešení zmíním v části, kde se zabývám pouţitými makry. Na rozdíl od kategorie Formulářové prvky jiţ není nastavení ovládacího prvku v češtině. Vše se provádí v okně Properties v editoru VBA, viz obrázek 31.

Obrázek 31: Nastavení ovládacího prvku pole se seznamem z kategorie ovládacích prvků ActiveX

Z velké nabídky moţných nastavení mě zajímá hlavně řádek LinkedCell a řádek ListFillRange. První z nich plní obdobnou funkci jako pole Propojení s buňkou. Takţe výsledek výběru nastavovaného ovládacího prvku na Obrázku 31 se mi zobrazí v buňce U7 stejného listu, na kterém se nachází právě nastavovaný ovládací prvek. Řádek ListfillRange plní podstatě také stejnou funkci jako pole Vstupní oblast z nastavení formulářového prvku pole se

37

Teoretická část zpracovávané firemní agendy seznamem. Takţe do ovládacího prvku nastavovaného na Obrázku 31 získávám data z listu “S521“, ze souvislé oblasti B5-B301. Dále jsem ještě v řádku BackColor nastavil světle modrou barvu pozadí, jak jsem se jiţ zmínil výše. Krom toho mohu ještě nastavit spoustu moţností zobrazení a animace tohoto ovládací prvku. Nemá cenu, abych zde jednotlivé poloţky nastavení popisoval, protoţe vše se dá snad nalézt ve velkém mnoţství zdrojů, které se touto problematikou ovládacích prvků ActiveX zabývají.

3.4 Použitá makra Při tvorbě této praktické části bakalářské práce jsem pouţil celkem pět různých maker. Makra jsem nahrával, a později v kódu upravoval dle potřeby. Vyuţil jsem tento nástroj MS Excelu i přesto, ţe osobně se makra snaţím pouţívat jen na nezbytně nutné operace a vše raději řešit v samotném MS Excelu neţ pomocí maker. A to proto, ţe makra si pamatují absolutní pozice buněk, a to můţe občas přinést více škody neţ uţitku. Nicméně v těchto pěti případech jsem makra pouţil.

3.4.1 Makro pro seřazení zakázek Pro seřazení zakázek podle čísla zakázky po vybrání investora, jsem musel pouţít makro, které mi tuto činnost obstará. Pokud bych toto makro nepouţil, měl bych v rolovacím seznamu příslušné zakázky rozházené po celého jeho délce, v závislosti na tom, jak by byly načteny z externího uloţeného seznamu zakázek. Toto makro jsem vloţil do ovládacího prvku “Pole se seznamem“, viz obrázek 32.

38


Obrázek 32: Vložení makra seradit_001a do ovládacího prvku kategorie Active X

Výsledkem je, ţe vţdy po vybrání příslušného investora, toto makro proběhne, seznam zakázek se aktualizuje a seřadí podle čísla zakázky. Toto řazení podle čísla zakázky mi následně řadí zakázky tak, jak po sobě chronologicky následovaly, coţ je určitě praktické a přehledné pro samotné zaměstnance. Pro kaţdou čtvrtinu dne se pouţívá jedno makro. Je to proto, ţe při aktualizaci dat po stisku tlačítka “Aktualizuj data“, proběhne a seřadí se všech 120 sloupců v listu “S521 seradit“. Kdybych měl pro jeden den makro, které by řadilo čtyři části dne a ne jednu, tak by při načítání dat proběhlo toto makro čtyřikrát pro kaţdý den, v součtu ale šestnáctkrát za den, a ne čtyřikrát, jak je tomu při pouţití jednoho makro pro kaţdou čtvrtinu dne. Je to sice pracnější, ale při psaní maker to znamená, ţe se mění pouze hodnoty v parametru Range.

Obrázek 33: Makro, které seřadí seznam zakázek

Pro větší přehlednost rozeberu celé makro po jednotlivých částech.

39

Teoretická část zpracovávané firemní agendy Sub seradit() - tímto příkazem deklaruji veřejnou proceduru seradit, která nemá ţádný parametr. ' – tento symbol značí komentář Sheets(“S521 seradit“).Select - odkazuji se na list Data2 Range (“B5:C1000“).Select - odkazuji se na souvislou oblast B5-C1000 v listu Data2 Selection.Sort - třídící algoritmus, který mi seřadí data z oblasti B5-C1000. Zde je pro mě nejdůleţitější poloţka Key1:=Range(“C5“), která mi říká, ţe klíčová buňka, podle které je jsou data tříděna, se nachází v poli C5 (tzn., ţe třídění probíhá podle čísla zakázky). Dále poloţka Order1:=xlAscending určuje, zda jsou data tříděna vzestupně nebo sestupně. Já jsem vyuţil variantu vzestupného třídění, tudíţ mám v seznamu nejnovější zakázky na konci, nejstarší na začátku. V podstatě jsou seřazeny tak, jak chronologicky za sebou následovaly. Sheets("Docházka").Select - odkazuji se na list “Docházka“ Range("F5").Select - odkazuji se na buňku F5 Sheets("Docházka").Select a Range("F5").Select mi zajišťují, ţe po provedení makra se kurzor nastaví na list “Docházka“ na polohu buňky F5. End Sub - ukončuje veřejnou proceduru seřadit

3.4.2 Makro pro výpočet pracovního výkazu a pracovní cesty Dále jsem potřeboval vytvořit makro, které mi zajistí, ţe se spočítá a vyplní pracovní výkaz a formulář pracovní cesty. Prakticky jde o to, ţe se mi zaktualizují kontingenční tabulky v pomocných výpočtech v listu “Docházka“. V praxi toto makro vypadá jako na následujícím obrázku a pojmenoval jsem ho vypocti(), viz obrázek 34.

40


Obrázek 34: Makro, pro výpočet vyplněných údajů

Dále mi toto makro smaţe informace o aktualizaci zaměstnanců a seznamu investoru a zakázek. A nakonec mne přepne do listu Pracovní výkaz, kde jiţ vidím vypočítaný a vyplněný formulář.

3.4.3 Makro pro načtení a aktualizaci seznamu zaměstnanců Jiţ vytvořenému tlačítku na načítání seznamu zaměstnanců jsem potřeboval přiřadit makro, které mi tuto činnost zajistí. Toto makro jsem nazval nacti_lidi(). Je příliš dlouhé na to, abych zde zobrazil jeho náhled, ale samozřejmě je k dispozici v přiloţené praktické části bakalářské práce. Má za úkol aktualizovat oblast dat v listu “Zaměstnanci“, na kterou je pouţit nástroj na import externích dat. Dále pak zobrazuje informaci v listu “Docházka“ o tom, ţe byl seznam zaměstnanců načten.

41


3.4.4 Makro pro načtení a aktualizaci seznamu investorů a zakázek Dále jsem potřeboval vytvořit makro, které mi zaktualizuje a načte seznam investorů a zakázek. Toto makro jsem pojmenoval aktualizovat_data() a je také příliš velké na to, abych ho zde zobrazoval, ale samozřejmě je také k dispozici v praktické části této bakalářské práce. Po spuštění tohoto makra se zaktualizuje oblast dat v listu “S521“, na kterou je pouţit nástroj pro import externích dat. Dále pak je v tomto listu také zaktualizována kontingenční tabulka seznamu investorů a nakonec jsem informován o provedení této operace nápisem v listu “Docházka“, podobně jako u předchozího makra pro načtení seznamu zaměstnanců.

3.4.5 Makro reset Jako poslední jsem vytvořil makro, které mi resetuje a smaţe všechny vyplněné údaje. Pojmenoval jsem ho resetovat(). Vytvořil jsem ho kvůli tomu, aby kaţdý měsíc mohl zaměstnanec začít vyplňovat do prázdných listů. Do třetice, i toto makro je příliš dlouhé, proto je k dispozici v praktické části a zde teď pouze popíši jeho princip. Jak uţ vyplývá z jeho názvu, mění mi všechny hodnoty v pomocných výpočtech v listu “Docházka“ tak, ţe jsou dány na základní hodnotu. Dále mi pak maţe všechny vyplněné hodiny a také informace o načtených externích datech. Nakonec spustí makro vypocti(), které tedy proběhne a tím je zajištěno smazání údajů na ostatních listech.

42

Uživatelská příručka

4 Uživatelská příručka Tato uţivatelská příručka by měla slouţit zaměstnancům firmy GEFOS a. s., České Budějovice, aby se snadno naučili ovládat a pouţívat tento program.

4.1 První spuštění Neţ poprvé spustíte tento program v MS Excelu, je zapotřebí povolit spouštění maker. Minimálně tedy zvolit střední zabezpečení maker, viz obrázek 35. To provedete následujícím způsobem:  Spustit MS Excel --> Nástroje --> Možnosti --> Zabezpečení maker --> Úroveň zabezpečení --> Střední.

Obrázek 35: Nastavení úrovně zabezpečení maker

V tuto chvíli jiţ máte MS Excel připraven a můţete vyuţívat tento program, který je vytvořen tak, aby byl spustitelný na všech verzích MS Excelu, tudíţ i na starších verzích.

43

Uživatelská příručka Ještě je zapotřebí ze síťového umístění stáhnout samotný program s názvem Pracovní_výkaz.xls a uloţit si jej do svého počítače. Program teď tedy spustíte následující způsobem:  Spustit MS Excel --> Soubor --> Otevřít --> Zde najdete soubor Pracovní_výkaz.xls, který jste si předtím stáhli ze sítě a uložili do svého počítače --> Otevřít.

4.2 Používání 4.2.1 Aktualizace a načtení dat Pokud jste předchozí kroky úspěšně absolvovali, nacházíte se na listu “Docházka“ a vidíte celkem 8 listů, viz obrázek 36. Jedná se o listy Docházka, Pracovní výkaz, Pracovní cesta, Cestovní příkaz, S521, S521_seradit, Výpočty a list Zaměstnanci.

Obrázek 36: Listy, které jsou vidět po spuštění programu

Vás zajímají pouze první čtyři listy. Nyní se tedy nacházíte na první listu, viz obrázek 37. Ve většině případů to, kam máte vyplnit nějaký údaj nebo stisknout tlačítko, je podbarveno pro přehlednost touto světle modrou barvou. Kaţdý den je rozdělen na čtyři části, kde můţete vyplnit aţ čtyři různé zakázky, na kterých jste ten den pracovali.

44


Obrázek 37: Vzhled listu “Docházka“

První krok, který musíte udělat, je volba Vašeho jména ze seznamu zaměstnanců, viz obrázek 38. Je to důleţité pro následné správné vyplnění údajů v dalších listech.

Obrázek 38: Volba jména ze seznamu zaměstnanců

Pokud byste své jméno v seznamu nenašli, je zapotřebí stisknout tlačítko pro načtení zaměstnanců viz obrázek 39.

Obrázek 39: Tlačítko pro aktualizaci zaměstnanců

45

Uživatelská příručka Úspěšné provedení této operace je potvrzeno oznámením na témţe listu, viz obrázek 40.

Obrázek 40: Oznámení úspěšného načtení dat zaměstnanců

Další neméně důleţitou věcí je aktualizace seznamu zakázek a investorů, s kterým budete dále pracovat. To provedete stisknutím tlačítka na aktualizování dat, viz obrázek 41.

Obrázek 41: Tlačítko pro aktualizaci seznamu investorů a zakázek

Úspěšné provedení této operace je opět signalizováno oznámením na témţe listu jako v předchozí situaci, viz obrázek 42.

Obrázek 42: Oznámení o úspěšném aktualizování seznamu investorů a zakázek

Dále musíte provést výběr období, na které chcete docházku vyplňovat. To provedete pomocí nabídky na výběr období, viz obrázek 43.

Obrázek 43: Výběr období, pro které chci vyplnit docházku

46


4.2.2 Vyplňování docházky Nyní máte za sebou spíše formální část vyplňování docházky a teď se jiţ začne vyplňovat den po dni. První věc, kterou pro kaţdý den vyplníte, bude poloţka typ dne, viz obrázek 44.

Obrázek 44: Vyplnění typu dne

Pokud si nejste jisti, co který symbol znamená, můţete vyuţít nápovědu, která je umístěna v komentáři. Ten se zobrazí po najetí na červený trojúhelníček v rohu buňky, viz obrázek 45.

Obrázek 45: Použití nápovědy v podobě komentáře

Dále pokračujete výběrem investora zakázky, na které jste pracovali. To provedete výběrem z rozbalovací nabídky investorů, viz obrázek 46.

47


Obrázek 46: Výběr investora zakázky

Teď jiţ máte vybraného investora a ještě zbývá vybrat název zakázky. Po vybrání investora se v názvu zakázky zobrazí první zakázka z výběru. Vy můţete samozřejmě chtít jinou zakázku od tohoto investora, tak pomocí rozbalovací nabídky vyberete Vámi hledanou zakázku, viz obrázek 47.

Obrázek 47: Vybrání názvu zakázky

Pokud jste úspěšně našli Vámi hledanou zakázku a vybrali ji, tak by se Vám mělo automaticky vyplnit číslo zakázky. Nyní pokračujete vyplněním času, po který jste na zakázce pracovali. To učiníte tak, ţe vyplníte sloupec “Od“ a sloupec “Do“, viz obrázek 48.

48


Obrázek 48: Vyplnění času práce na zakázce

Nyní ještě zbývá zaškrtnout nebo nezaškrtnout tlačítka cestovního příkazu, podle toho, jestli jste na zakázce pracovali v kanceláři nebo v terénu a vyplnit čas, po který má být vyplněn a počítán cestovní příkaz, viz obrázek 49.

Obrázek 49: Zaškrtnutí tlačítka cestovního příkazu

V případě, ţe čas s prací na zakázce se shoduje s časem cestovního příkazu, můţete pouţít následující zaškrtávací tlačítko, a pak jiţ není třeba vyplňovat tento čas znovu, viz obrázek 50.

Obrázek 50: Použití tlačítka v případě shodných časů

Nyní uţ Vás čeká poslední volba. Jde o volbu, kdy můţete na pracovní cestě být více neţ jeden den, tudíţ přes noc, viz obrázek 51. I toto zaškrtnutí nebo nezaškrtnutí posledního tlačítka je zohledněno v následujících výpočtech.

49


Obrázek 51: Tlačítko pro volbu pracovní cesty, která trvá přes noc

Takto pokračujete pro kaţdý den aţ do konce měsíce. Přičemţ denně můţete vyplnit aţ čtyři různé zakázky. Nemusíte docházku vyplňovat kaţdý den. Samozřejmě můţete, pokud chcete, vyplnit docházku aţ na konci měsíce, na funkčnost programu to nemá vliv.

4.2.3 Výpočet Pokud jste úspěšně vyplnili celý měsíc, čeká Vás v podstatě poslední krok. Nyní, aby se projevily Vámi vyplněné údaje, musíte stisknout tlačítko pro výpočet, viz obrázek 52.

Obrázek 52: Tlačítko pro výpočet vyplněných údajů

Pokud jste toto tlačítko stiskli, po malé chvíli, po kterou se provedou patřičné výpočty, jste přesunuti na list “Pracovní výkaz“. A zde jiţ vidíte výsledky Vaší práce. Pracovní výkaz je plně automaticky vyplněn. Zde nemůţete jiţ nic měnit ani nikam ţádné údaje vpisovat. Dále se můţete přesunout na list “Pracovní cesta“. Zde je opět vše vyplněno za Vás. Na rozdíl od předchozího listu zde můţete ještě doplnit potřebné údaje do sloupců H, M, N, O, viz obrázek 53. Pro přehlednost jsou tyto sloupce na obrázku zvýrazněny světle modrou barvou.

50


Obrázek 53: Sloupce, do kterých může zaměstnanec doplnit patřičné údaje

4.3 Závěr a tisk výkazů Pokud jste pečlivě postupovali dle návodu, tak Vás nyní čeká úplně poslední úkol. Jde o tisk samotných vyplněných výkazů, viz obrázek 54. Postup je následující:  Ať už jste na jakémkoliv listu, tak stiskněte --> Soubor --> Tisk --> Zde vyberte Vámi používanou tiskárnu --> Počet kopií --> Ok.

Obrázek 54: Tisk výkazů

51

Uživatelská příručka V tuto chvíli jsou všechny tři Vámi vyplněné výkazy vytisknuty a zbývá je uţ pouze podepsat. Pokud chcete smazat všechny Vámi vyplněné údaje a začít vyplňovat údaje znovu, ať uţ z důvodu chyb, nebo pouze začátku nového měsíce, stačí pouze stisknout tlačítko na resetování, viz obrázek 55.

Obrázek 55: Tlačítko na resetování vyplněných a vypočtených údajů

Všechny výpočty a Vámi vyplněné údaje jsou vráceny do původního stavu a můţete začít pracovat znovu. Pokud si chcete Vámi vyplněnou agendu uloţit, například pro pozdější kontrolu, můţete ji samozřejmě uloţit pod Vámi zvoleným názvem na svůj disk.

52

Závěr

5 Závěr Na závěr této bakalářské práce musím konstatovat, ţe se mi podařilo splnit všechny cíle, které jsem si na začátku stanovil. Tím jsem dokázal a názorně ukázal, jak se pomocí kalkulátoru MS Excel dá vytvořit praktická a plně funkční agenda firmy. Dále se mi také podařilo splnit všechny poţadavky, které si firma GEFOS a. s. stanovila pro vytvoření agendy pracovního výkazu. Mnou vytvořená agenda zjednodušuje a usnadňuje práci nejenom zaměstnancům firmy, ale svými výstupy rychle a snadno vytváří přehled pro vedení firmy o činnosti jejich zaměstnanců, časové náročnosti jednotlivých zakázek a svými výstupy pro účetní kancelář usnadňuje práci při zpracovávání mzdové agendy. Zaměstnanci pouţíváním této aplikace také uspořili čas, který dříve trávili ručním vyplňováním formulářů pracovního výkazu. Dále pak firma nemusela sáhnout po alternativě v podobě komerčního softwaru. S tím také souvisí skutečnost, ţe nebyla nutná následná instalace tohoto nového softwaru na všech počítačích a seznámení zaměstnanců firmy s jeho obsluhou. Také jsem se blíţe seznámil s nejnovější verzí MS Excelu, ve které jsem následně agendu vytvářel. Tvorba agendy se samozřejmě neobešla bez komplikací. Musel jsem řešit celou řadu problémů. Ať uţ šlo o potíţe spojené se zpětnou kompatibilitou se staršími verzemi programu MS Excelu, tak také o problémy, které s sebou nese vytváření takovéto aplikace v prostředí MS Excel. Po celou dobu tvorby praktické části této bakalářské práce přetrvávalo rozhodování, jaké funkce a vzorce pouţít a různě je zkombinovat tak, aby řešení bylo co nejefektivnější. Na rozdíl od problémové tvorby agendy probíhala jednání a domluva s firmou GEFOS a.s. bez komplikací. Veškeré problémy, připomínky a rady jsem s nimi konzultoval a bez problémů vyřešil.

53

Závěr Doufám, ţe tato bakalářská práce inspiruje a motivuje další lidi k praktickému vyuţívání, popřípadě k tvorbě aplikací za pomoci tohoto skvělého programu, kterým MS Excel bezesporu je.

54

Reference [1]

BROŢ, Milan. Microsoft Excel – vzorce, funkce a výpočty. Computer Press, [2006].

[2]

LASÁK,

Pavel.

Excel

[cit.

2008-02-19].

2007

novinky

[online]. z

Dostupné

2006, WWW:

[3]

OFFICE ONLINE. Co je nového v aplikaci Microsoft Office Excel 2007 [online]. Datum vytvoření www stránek nedostupné, [cit. 2008-02-20]. Dostupné z WWW:

[4]

PECHÁČEK,

PETR.

Excelentně

v Excelu

[online].

Datum

vytvoření www stránek nedostupné, [cit. 2008-3-13]. Dostupné z WWW: [5]

VOGLOVÁ, Blanka. Excel v kanceláři. Grada, [2002].

[6]

WAIC, Vlastimil. Nový kolega v kanceláři: Microsoft Excel 2007 vytvoření

[online].

Datum

[cit.

2008-02-21].

www Dostupné

stránek

nedostupné,

z

WWW:

[7]

ZAPAWA, Timothy. Microsoft Excel – získávání, analýza a prezentace dat. Computer Press, [2007].

Přílohy Příloha I - Cd, na kterém se nachází vytvořená agenda sluţebního výkazu

Agenda firmy v tabulkovém kalkulátoru MS Excel Agenda of the firm in spreadsheet program MS Excel

Recommend Documents