Základní orientace v MS Excel Umíte-li ovládat textový editor MS Word, nebude Vám činit žádné potíže ovládání programu MS Excel. Panel nabídek, panel nástrojů, posuvníky, to všechno již znáte. Jen pracovní plocha se od textového editoru odlišuje. Pracovní plocha je rozdělena do buněk. Ve vodorovném směru se označuje písmeny a ve svislém směru čísly. Adresa buňky se skládá z popisů v obou směrech (označení například F15, A1, Z48).
Aktivní buňka A1
Nad tabulkou je řádek vzorců, ve kterém se zobrazuje adresa buňky a její obsah. Pod pracovní plochou jsou záložky listů, vodorovný posuvník a pod ním stavový řádek. Ve stavovém řádku se zobrazují důležité informace - ve kterém režimu pracujete, která klávesnice je zapnutá, apod. Jestliže jsou vybrány buňky obsahující čísla, zobrazuje výsledky základních funkcí, jako je součet nebo průměr, apod. Záložky listů umožňují umisťovat data na různé listy, přepínat mezi nimi, kopírovat data, ukládat, atd. Důležité je vědět, jak se v programu zobrazuje ukazatel myši. Má různé tvary - silnější a slabší kříž, šipky a umožňuje tak provádět různé činnosti. V MS Excel rozlišujeme buňkový a textový kurzor. Je-li nějaká buňka označena, tzn. že je aktivní, obklopuje buňku rámeček a můžeme s ní provádět nějaké operace. Rámečku říkáme buňkový kurzor. Když dvojitě kliknete myší nebo stisknete klávesu F2, buňka se stává aktivní a objeví se v buňce svislá čára - textový kurzor. Na jeho místo můžete editovat znaky. Vkládáme-li data do buňky, můžeme je zapisovat přímo do buňky nebo do řádku nad tabulkou. Říkáme mu řádek vzorců. Jeho prostřednictvím data vkládáme, upravujeme, mažeme. Pokud je v řádku zobrazeno něco jiného než v buňce, znamená to, že jsme do buňky vložili vzorec nebo funkci, jejíž výsledkem je hodnota zobrazená v buňce. Vlevo od řádku vzorců se nachází pole názvů. V něm se zobrazuje adresa aktivní buňky nebo její název (upravujeme-li obsah buňky, v poli názvu je název funkce).
Základní operace Než začnete vkládat data, musíte se naučit pohybovat po listu. Jde to pomocí myši nebo klávesnice. Chceme-li přejít do nějaké buňky, stačí na ni kliknout myší. Pokud buňku neuvidíme, najdeme ji pomocí posuvníků nebo použijeme pole názvů (zapíšeme adresu buňky a stiskneme klávesu Enter).
Pro pohyb po listu pomocí klávesnice použijeme klávesy se šipkami. Pro rychlejší posun pak klávesy Page Down a Page Up. Důležitý termín, často používaný, je výběr (nebo blok). Rozumíme jím oblast buněk, určených počáteční a koncovou buňkou. Buňky ubíráme pomocí myši nebo klávesnice. Pro výběr myší platí - „klepnu, držím, táhnu, pustím“.
Pokud chcete vybírat buňky pomocí klávesnice, zvolte například horní levý roh zamýšleného výběru, stiskněte Shift a pomocí kurzorových šipek vyberte úsek až do pravého spodního rohu. Tento postup je v případě souvislého výběru. Nesouvislý výběr buněk je podmíněn stiskem klávesy Ctrl.
Důležitý je výběr řádku a sloupce:
- kliknout do záhlaví řádku - kliknout do záhlaví sloupce Operace lze provádět i s listy: me z nabídky Vložit - List - pravé tlačítko myši na záložku listu a vybrat příkaz Přejmenovat - údaje budou na dvou listech totožné) Listy se dají také vybírat a slučovat. Označíme jeden list, stiskneme Shift a klikneme na další záložku (označíme řadu listů a pomocí místní nabídky je Sloučíme). Do takto sloučených listů můžeme údaje vkládat, formátovat, mazat, opravovat, atd. Operace se dějí na sloučených listech současně. Po dokončení operací je třeba listy oddělit (místní nabídka a zvolit Oddělit listy).
Mezi více otevřenými sešity MS Excel lze přepínat buď pomocí nabídky nebo kombinací kláves Ctrl + F6. Okna na obrazovce lze různě uspořádat pomocí nabídky Okno - Uspořádat.
MS EXCEL - vybrané postřehy
zaokrouhlování – dva způsoby
jen zobrazení – číslo je uloženo nezaokrouhlené (do dalších výpočtů vstupuje nezaokrouhlené) – Menu – Formát buněk|Číslo|Číslo|Desetinná místa – OK zaokrouhlené hodnoty – číslo je opravdu zaokrouhlené a takto vstupuje i do dalších výpočtů – použití funkce ZAOKROUHLIT
vzorce a funkce
začínají znakem = na editačním řádku (řádku vzorců), před tímto znakem nesmí být mezera, znak = musí být opravdu prvním znakem v buňce je vidět výsledek výpočtu, na editačním řádku (řádku vzorců) je vidět způsob výpočtu výsledné hodnoty (tedy vzorec či funkce) ve vzorcích se může vyskytovat přímo hodnota, se kterou se má počítat, nebo tato hodnota může ležet v jiné buňce (než kde je zapsán vzorec) a ve vzorci se uvede adresa této buňky (to je častější využití) ve vzorcích mohou být využity funkce, jimiž Excel disponuje (hl. Menu|Vložit|Funkce)
využití absolutních a relativních adres buněk a oblastí (použití či nepoužití znaku $)
projeví se pouze při kopírování vzorce do jiné buňky nemá vliv na výsledek výpočtu neprojeví se při přesunu vzorce do jiné buňky
absolutní adresa
je uvedena znakem $ při kopírování vzorce do jiné buňky se adresa uvozená znakem $ nezmění znak $ se vztahuje zvlášť ke sloupci a zvlášť k řádku ($A1 není totéž co $A$1 ani A$1)
relativní adresa
není uvedena žádným zvláštním znakem (píše se prostě např. A1) při kopírování vzorce do jiné buňky se tato adresa změní, nemění se však vztah mezi buňkou, v níž je vzorec zapsán, a buňkou, jejíž adresa je uvedena ve vzorci zachovává se tedy relace neboli vztah mezi buňkami (odtud relativní adresa – záleží na tom, kde je zapsána)
příklad: V buňce A5 je uveden vzorec =A3+A4. Při zkopírování vzorce do buňky B7 se v této buňce objeví vzorec =B5+B6. Vzorec se tedy změnil, ale zůstala zachována jeho vlastnost, že se sečtou dvě buňky ležící nad buňkou, v níž je vzorec zapsán. funkce
klepnete-li (jednou) v okně „Vložit funkci“ na název funkce, objeví se stručný popis, co daná funkce provádí, a také seznam argumentů (formálních parametrů) vybrané funkce (její způsob zápisu – syntaxe)
klepnete-li v okně „Argumenty funkce“ (které se objeví po přidání nějaké funkce do vzorce) na textové pole některého argumentu, objeví se v okně popis významu tohoto argumentu
Abyste se v těchto nápovědách vyznali, je potřeba si zvyknout na příslušný slovník např. hodnota vrácená – znamená výsledek funkce (neboli to, co funkce vrací jako výsledek svého výpočtu). některé užitečné funkce SUMA, PRŮMĚR, MAX, MIN, KDYŽ, SVYHLEDAT, SUMIF, COUNTIF, SUBTOTAL kombinování (vnořování) funkcí
jako některý z argumentů funkce uvedeme jinou funkci
např. do buňky D7 zapíšeme =KDYŽ(A5>15;SUMA(B5:B10);SUMA(C5:C10)) znamená to, že když je v buňce A5 hodnota větší než 15, objeví se v buňce D7 součet buněk B5 až B10, v opačném případě se v buňce D7 objeví součet buněk C5 až C10 Úkoly: Absence_zadani.xls – spočtěte odchylky od půměru Dane_zadani.xls – spočtěte procentuální úsporu Funkce_zadani.xls – pokuste se vyřešit úkoly zadané v souboru Zk_funkce.xls – pomocí funkcí doplňte volná pole v tabulkách – jakákoliv dodatečná změna bodování (oprava dosažených bodů) se musí okamžitě projevit v obsahu všech souvisejících buněk posuzována nebude pouze správnost výpočtu, ale zejména využití absolutních a relativních adres tak, aby nebylo nutno vzorec zbytečně opisovat (či zkopírovaný upravovat), ale aby bezprostředně po zkopírování vzorce na nové místo se v cílové buňce objevil správný výsledek
