TVORBA FORMULÁŘŮ V MS EXCEL

TVORBA FORMULÁŘŮ V MS EXCEL URČENO PRO DALŠÍ VZDĚLÁVÁNÍ PEDAGOGICKÝCH PRACOVNÍKŮ

JOSEF BOTLÍK

ESF PROJEKT OP RLZ - OPATŘENÍ 3.2 ČÍSLO PROJEKTU CZ.04.1.03/3.215.1/0104 NÁVRH A REALIZACE MODULOVÉHO SYSTÉMU DALŠÍHO VZDĚLÁVÁNÍ UČITELŮ V MORAVSKOSLEZSKÉM KRAJI

OSTRAVA 2006

Tento projekt byl spolufinancován Evropskou unií a českým státním rozpočtem Recenzenti: 1. Mgr. Petr Suchánek, Ph.D. 2. Ing. Eliška Treterová

Název: Autor: Vydání: Počet stran:

Tvorba formulářů v MS Excel Ing. Josef Botlík první, 2006 82

Studijní materiály pro distanční kurz: Tvorba formulářů v MS Excel Jazyková korektura nebyla provedena, za jazykovou stránku odpovídá autor. Určeno pro další vzdělávání pedagogických pracovníků

© Ing. Josef Botlík © Ostravská univerzita v Ostravě

OBSAH

ZEFEKTIVNĚNÍ PRÁCE S DATY V MS EXCEL ....................................................... 2 OVLÁDACÍ PRVKY, PANEL NÁSTROJŮ „FORMULÁŘE“ ................................... 31 PANEL NÁSTROJŮ „OVLÁDACÍ PRVKY“ ............................................................ 43 VLASTNOSTI OVLÁDACÍCH PRVKŮ, MAKRA ..................................................... 51 FORMULÁŘE A ŠABLONY..................................................................................... 62 FORMULÁŘE A VISUAL BASIC............................................................................. 68

1

PRŮVODCE STUDIEM Máte před sebou studijní oporu „Tvorba formulářů v MS Excel“ pomocí které se máte naučit efektivnějšímu využívání Excelu. Ve studijním materiálu budeme vycházet z Microsoft® Office Professional Edition 2003. Text je rozdělený do šesti kapitol: - Zefektivnění práce s daty v MS Excel, - Ovládací prvky, panel nástrojů „Formuláře“, - Panel nástrojů „Ovládací prvky“, - Vlastnosti ovládacích prvků, makra, - Formuláře a šablony, - Formuláře a Visual Basic.

Poznámka k objasnění tématu Pojmem „práce s formuláři“ můžeme chápat různě. 1. Nejjednodušší podobou jsou formuláře chápané jako „papírové formuláře“ (např. formulář pro finanční úřad, faktura apod.). V těchto případech pracujeme s běžnými nástroji pro práci s daty a základními bezpečnostními prvky, pomocí kterých povolíme úpravu pouze u vybraných skupin dat. 2. Můžeme formulář chápat jako objekt, využívající ovládací prvky z panelu nástrojů „formuláře“. V tomto případě jsme schopni využívat speciální ovládací prvky a těmto přiřazovat události (makra). Nejsme však schopni se na tyto objekty přímo odkazovat v prostředí Visual Basicu. Máme k dispozici české prostředí pro práci s těmito objekty. 3. Chceme-li důsledněji propojit naši práci s makry, řídit vlastnosti ovládacích prvků a nastavovat z maker parametry těchto objektů, máme k dispozici sadu nástrojů z panelu nástrojů „ovládací prvky“ v tomto případě se už dostáváme do oblasti objektového programování. Větší možnosti jsou vykoupeny ztrátou českého rozhraní. 4. Největší možnosti umožňuje přímo práce s objekty typu „formulář“ které jsou standardními objekty Visual Basic. Tyto formuláře pak umožní plné využití možností Visual Basicu a umístění ovládacích prvků na těchto formulářích nezávisle na listech Excelu. Při studiu zkoušejte řešit danou problematiku ihned prakticky v prostředí Excelu. V případě, že látku nepochopíte, vyzkoušejte použít nápovědu Excelu. Nepochopíte-li látku ani po prostudování nápovědy, nebojte se využívat diskusí nebo konzultovat prostřednictvím elektronické pošty. Nezapomeňte, že forma e-learningu je v podstatě samostudium. U jednotlivých kapitol máte sice odhad času potřebného pro studium, ten je však silně individuální. Nezapomínejte proto na relaxaci a přestávky k odpočinku. Současně mějte stále na paměti, že opakování je matka moudrosti.

2

ZEFEKTIVNĚNÍ PRÁCE S DATY V MS EXCEL RYCHLÝ NÁHLED DO PROBLEMATIKY KAPITOLY V následující kapitole nebudeme probírat základy Excelu, předpokládám, že ty již znáte. Ukážeme si základní kroky pro práci s daty, které budeme moci později využívat pro práci s formuláři a šablonami. Naučíte se zásady ochrany dokumentu, ochrany dat a kontroly dat. Jedná se především o práci s menu „Data - Ověření“ a „Nástroje – Zámek“. Tyto nástroje ve spojení s formátováním listu můžeme později využít při tvorbě formulářů a šablon. Pro úplnost ještě v této kapitole uvedeme přístup k datům ve formě seznamu pomocí menu „Data – Formulář“. Možná, že tato úvodní kapitola působí trochu neuspořádaně a chaoticky, je to však způsobeno nejednotností v ustáleném názvosloví Microsoftu, kdy může mít jeden pojem více významů.

CÍLE KAPITOLY Po úspěšném a aktivním prostudování této kapitoly budete umět: •

Pracovat s jednoduchými nástroji používanými při práci s formuláři a šablonami.

•

Pochopíte přístup k datům používaný v jednoduchých formulářích.

•

Seznámíte se s nástroji pro kontrolu a zabezpečení dat.

ODHADOVANÝ ČAS STUDIA KAPITOLY – 4 HODINY

KLÍČOVÁ SLOVA Seznam, formulář, zámek, formát buňky, ověření dat.

PRŮVODCE STUDIEM Máme před sebou první obsahovou část kapitoly „Zefektivnění práce s daty v MS Excel“. V první krátké části se seznámíte se základním principem kontroly a ochrany dat.

SEZNAMY A FORMULÁŘ Základní organizace dat v Excelu je tvořena tzv. seznamy. Jsou-li data správně organizována, můžeme s nimi provádět „nadstandardní“ operace. Abychom mohli s daty pracovat jako se seznamem, musí datová oblast splňovat určité podmínky. V tomto učebním textu se nebudeme zabývat vším, co Excel se seznamy dokáže, protože však Microsoft zavedl menu „Formulář“ při práci se seznamem, naučíme se s tímto menu pracovat.

3

SEZNAMY JAKO NÁSTROJE PRO PRÁCI S DATY. K ZAPAMATOVÁNÍ !!! Seznam je souvislá datová oblast. !!! Data v seznamu jsou organizována obdobně, jako data v databázových tabulkách: • pro označení řádku se používá pojem „záznam“, • pro označení sloupce se používá pojem „pole“, „položka“ i „sloupec seznamu“, • záznamy se nečíslují čísly řádků Excelu ale čísly záznamů v seznamu, • seznamy mohou být se záhlavím i bez záhlaví, • je-li seznam se záhlavím, odvoláváme se na příslušné pole pomocí záhlaví, je-li seznam bez záhlaví, odvoláváme se názvem sloupce Excelu, • data v jednom sloupci by měla být stejného datového typu.

PŘÍKLADY

Obrázek 1 – seznam v Excelu

Na obrázku 1 je seznam tvořený poli „jméno“, „věk“, „plat“, „město“ „splátka“. Jak uvidíte později, pole „splátka“ je počítané pole (je tvořeno vzorcem). Seznam má šest záznamů, první řádek seznamu tvoří hlavičku (záhlaví).

4

Obrázek 2 – chybný seznam

Obrázek 3 – chybný seznam

Na obrázku 1 je seznam tvořený buňkami B2 až F8. Na obrázku 2 jsou dvě datové oblasti – B2 až C8 a F2 až H8, proto jsou v příkladu 2 dva seznamy, byť oblast vypadá díky skrytým sloupcům D a E jako souvislá. Na obrázku 3 je rovněž chybný seznam, protože souvislá oblast je tvořena buňkami A3 až F11, vlastní seznam je však pouze oblast buněk B4 až F10.

5

K ZAPAMATOVÁNÍ Excel 2003 obsahuje nástroje pro definici seznamu v menu „Data – Seznam“. Ne vždy však identifikuje seznam správně, jak je patrné z obrázku 5.

Obrázek 4 – identifikace seznamu

Obrázek 5 – špatná identifikace seznamu

Veškeré nástroje pro práci se seznamy najdete v menu „Data“

6

FORMULÁŘ JAKO NÁSTROJ PRÁCE SE SEZNAMEM. K ZAPAMATOVÁNÍ Při práci se seznamy máme k dispozici nástroj „Formulář“. Jde o formulář umožňující prohlížení seznamu, vkládání a rušení záznamů a vyhledávání v seznamu.

Obrázek 6 – menu „Formulář“ pro práci se seznamem

Počítané pole v seznamu

Obrázek 7 – formulář pro práci se seznamem

7

poznámka k objasnění tématu

Formulář ukáže kolik záznamů má seznam a který záznam je právě vybraný Posuvníkem můžete rychle listovat seznamem

V této části vidíte aktuální hodnoty právě vybraného záznamu. Můžete je zde přímo editovat.

Obrázek 8 – formulář pro práci se seznamem

Pokud existuje v seznamu vypočítané pole, neumožní nám formulář jeho editaci. Je to ochrana proti nechtěnému přepsání vzorce

Tlačítko pro vložení nového záznamu. Záznam se vloží na konec seznamu. Tlačítko pro odstranění vybraného záznamu. Po odstranění záznamu se automaticky zbývající záznamy přesunou tak, aby seznam zůstal souvislý. Tlačítka pro listování v seznamu. Použijete-li vyhledávání (tlačítko kritéria), vyhledáte těmito tlačítky požadovaný záznam příslušným směrem Tlačítko pro vyhledávání podle kritérií Ukončení práce s formulářem Obrázek 9 – popis tlačítek na formuláři

8

Vložení nového záznamu – vyplníme údaje a záznam se vloží na konec seznamu.

Vyhledání záznamu – vyplníme údaje do příslušného pole ve kterém chceme vyhledat a tlačítkem „další“ nebo „předchozí“ vyhledáváme v seznamu od aktuálního záznamu směrem ke konci nebo počátku.

Odstranění záznamu – vyhledáme příslušný záznam, dáme „odstranit“ a budeme požádáni o potvrzení operace. Obrázek 10 – práce s formulářem, ukázky

9

SHRNUTÍ Pro úplnost uvádíme text nápovědy MS Excel pro seznamy.

Obrázek 11 – nápověda MS Office k tématu „seznamy“

ÚKOLY K TEXTU Vytvořte si vlastní seznam, vyzkoušejte rozdělit seznam prázdným řádkem. Vyzkoušejte volbu menu „data“ – „seznam“ – „vytvořit seznam“. Vyzkoušejte postupně volby, které nabízí menu „formulář“. Zkuste přidat a odstranit záznam, vyhledat data a editovat data.

10

KONTROLNÍ OTÁZKY A

C

B

D

Jak by jste zabezpečili, aby oblasti A – D byly seznamy?

ŘEŠENÍ A ODPOVĚDI Alternativa A – slovo „souhrny“ v buňce B3 musíme oddělit od zbytku dat (např. vložením řádku nebo přesunutím hodnoty v buňce B3. Alternativa B – je nutné zobrazit sloupec E a zkontrolovat, zda obsahuje data. V případě, že je obsahuje, je oblast seznamem. V případě, že je sloupec prázdný, je nutné ho odstranit a data spojit. Alternativa C a D – jsou seznamy. Prázdné buňky jsou součástí dat, pouze neobsahují hodnoty, datová oblast je však souvislá.

SHRNUTÍ Seznámili jste se s formulářem pro práci se seznamem. Tento formulář je klasickým příkladem formuláře v produktech MS Office. Je součástí standardní nabídky menu Excelu pro práci s daty organizovanými jako seznam.

… tak, teď si dejte pauzu na kafe …

11

PRÁCE S LISTEM EXCELU, ZEFEKTIVNĚNÍ PRÁCE S DATY . RYCHLÝ NÁHLED V této části se seznámíme se základními nástroji pro práci s daty využívanými v jednoduchých formulářích. Jedná se o nástroje pro kontrolu dat a ochranu obsahu buněk. Tyto nástroje budeme využívat především při tvorbě formulářů vytvářených přímo na listech Excelu. Základní kontrolu dat provádíme pomocí ověření dat. Pro tyto účely máme k dispozici nabídku v menu „Data“ – „Ověření“. Jak bylo řečeno dříve, nabídka „Data“ slouží především pro práci se seznamy.

Obrázek 12 – nástroj pro ověření dat

Rozvíracím polem zobrazíme nabídku ověřovacích kritérií Obrázek 13 – ověření dat

12

Poznámka k objasnění tématu Po použití nabídky „Data“ – „Ověření“ se otevře dialogové okno „Ověření dat“. Toto okno má 3 záložky: • „Nastavení“, • „Zpráva při zadávání“ • „Chybové hlášení“ „Ověření dat“ vždy použijeme pro vybranou oblast (při práci se seznamem zpravidla pro příslušný sloupec). Pro data máme možnost povolit hodnoty vstupních dat, stanovit kritéria pro kontrolu dat, vytvořit zprávu, která se zobrazí při výběru buňky a chybovou zprávu, která se zobrazí při zadání chybných dat. Je potřebné si uvědomit, že tím získáváme silný nástroj právě pro vytváření formulářů. Vzhledem k tomu, že předpokládáme vyplňování formulářů cizími osobami, musíme zabezpečit jak srozumitelnost (musíme uživateli říci, co má do daných dat vyplňovat), tak kontrolu (musíme překontrolovat správnost dat a případně upozornit, jsou-li data ve špatném formátu)

K ZAPAMATOVÁNÍ Volba povoleného formátu výběrem z rozvíracího seznamu

Volba povoleného formátu výběrem z rozvíracího seznamu

Volba minima a maxima (resp. intervalu)

Volbu můžeme provést i výběrem hodnoty z buňky na listu

Obrázek 14 – ověření dat – nastavení

13

Výběr kritérií pro vstupní data spočívá ve většině případů ve stanovení minimální povolené hodnoty, maximální povolené hodnoty nebo stanovení intervalu hodnot pro zadaný formát dat (číslo, desetinné číslo, text, datum, čas apod. – viz obr. 14). Často využívaná možnost je zadání volby „seznam“ (!!! neplést s dříve popsaným seznamem - souvislou datovou oblastí !!! – viz dříve zmiňovaná nejednotnost v názvosloví), která umožňuje zadávání pouze z množiny předdefinovaných hodnot.

PŘÍKLAD Vytvořte si seznam podle následujícího obrázku. Zabezpečte, aby se do sloupce „město“ daly vkládat pouze údaje z z buněk J4 až J7. Zadávání bude realizováno formou rozvíracího seznamu.

Obrázek 15 – zadání příkladu pro ověření dat

ŘEŠENÍ 1. Vybereme oblast pro kterou chceme použít ověření dat

Obrázek 16 – výběr oblasti

14 2. Otevřeme dialogové okno pro ověřování dat

Obrázek 17 – výběr parametrů pro ověřování

3. Vybereme „Seznam“ 4. Otevřeme dialog pro výběr zdrojových dat (případně sami vepíšeme rozsah hodnot) 5. Vybereme myší zdrojová data pro ověřování

Obrázek 18 – výběr zdrojových dat

15

6. …Nyní můžeme vkládat data pouze z předdefinovaných hodnot… Všimněte si, že při výběru buňky se objeví u vybrané buňky ovládací prvek typu „rozvírací pole“

Obrázek 19 – vložení dat

7. Pokud se pokusíte zapsat hodnotu mimo rozsah rozvíracího pole, Excel Vás upozorní, že zadaná hodnota není platná. Formu chybového hlášení a možnou zprávu při zadávání si můžeme nadefinovat.

16

8. Nastavte zprávu, která se bude objevovat při výběru editované buňky. Tato zpráva při tvorbě formulářů upřesňuje, jaká vstupní data jsou požadovaná.

Obrázek 20 – nastavení zprávy zobrazující se při zadávání dat

9. Nastavte chybové hlášení které upozorní na chybu při vyplňování údajů. Můžete nastavit různé styly chybových hlášení.

Obrázek 21 – nastavení chybového hlášení

17 10. Při zadání chybné hodnoty se zobrazí Vámi nadefinovaná chybová hláška.

Obrázek 22 – chybová hláška

SHRNUTÍ Pro úplnost uvádíme opět text nápovědy MS Excel pro ověření buněk.

Obrázek 24 – nápověda MS Office k tématu „seznamy“ Obrázek 23 – nápověda k tématu

18

ÚKOLY K TEXTU Prostudujte si pozorně nápovědu k tématu. Vyzkoušejte si projít všechny možnosti, které funkce ověřování umožňuje. Potom pokračujte v předchozím příkladu. Přidejte seznamu sloupec „splaceno“. Zabezpečte pomocí ověření, aby do tohoto sloupce šlo vyplnit údaje pouze tehdy, bude-li v buňce A1 hodnota 2006. Zkuste příklad vyřešit opravdu sami. Pokud se vám to napoprvé nepodaří, zkoušejte znovu. Mějte na paměti, že nejlépe pochopíme řešení pokud na něj přijdeme sami. Postup si následně můžete ověřit v dalším textu.

ŘEŠENÍ A ODPOVĚDI

Obrázek 25 – zadání pro příklad

Řešení: Vybereme oblast, ve které chceme použít ověření dat. V našem případě sloupec „splaceno“. Otevřeme menu „ověření“. V nabídce „povolit“ vybereme možnost „vlastní“. Do řádku „vzorec“ zapíšeme podmínku pro funkci ověření. Bude-li výsledkem funkce hodnota „pravda“, funkce ověření umožní modifikovat hodnoty ve vybraných buňkách. Bude-li výsledkem hodnota „nepravda“ (tj. podmínka není splněna), funkce ověření zobrazí chybovou hlášku. Protože do řádku „vzorec“ píšeme funkci, musí začínat znakem „=“. Naši podmínku zapíšeme jednoduše : „A1=2006“ (bude-li v buňce A1 hodnota 2006, vrátí funkce hodnotu „pravda“, jinak vrátí hodnotu „nepravda“). Musíme-si ale uvědomit, že adresa buňky „A1“ se vloží postupně do vybrané oblasti. V našem případě by se funkce postupně modifikovala na „A1=2006“, „A2=2006“, „A3=2006“…, atd. Musíme proto použít místo relativního adresování buňky „A1“ adresování absolutní. Naše funkce bude mít proto tvar: „=A$1=2006“. Řešení příkladu je ukázáno na následujících obrázcích.

19

Oblast pro ověření

Vybereme volbu „vlastní“

Buňka pro řízení ověřovací funkce Obrázek 26 – nastavení funkce ověření

Podmínka je splněna, data jdou vkládat

Podmínka není splněna, data nejdou vkládat

Obrázek 27 – výsledek příkladu

Zapíšeme funkci

20

SHRNUTÍ V této části jste se naučili jednu ze základních funkcí používaných při tvorbě jednoduchých formulářů. Pomocí funkce ověření můžeme snadno ověřovat správnost vstupních dat, můžeme uživateli sdělit, jaká data má zadávat a v případě nesouladu dat můžeme zakázat modifikaci dat. Tyto nástroje jsou výhodné především u distribuovaných dokumentů, kde osoba vyplňující formulář není v kontaktu s tvůrcem formuláře.

… tak, teď si můžete na chvíli odpočinout a načerpat nový elán …

ZABEZPEČENÍ FORMULÁŘOVÝCH DAT, ZÁMEK V EXCELU . RYCHLÝ NÁHLED V této chvíli umíte základní práci s daty používanými v jednoduchých formulářích. Umíte zabezpečit pořízení dat a kontrolovat jejich správnost. Formuláře však obsahují mnoho informací, jejichž modifikace je nežádoucí. V této části si ukážeme základy ochrany dat. Tuto ochranu můžeme využít v prostředí formulářů vytvořených v MS Excel.

Poznámka k objasnění tématu Abychom si ukázali nutnost zabezpečení dat, sáhneme do praxe. Dnes již mnoho institucí nabízí formuláře ke stažení na Internetu. Ukážeme si namátkou vybrané tři různé instituce. Banku, vysokou školu a městský řad. Živnostenská Banka: http://www1.zivnobanka.cz/cs/formulare/index.html Přírodovědecká fakulta, Masarykova univerzita: http://www.sci.muni.cz/web/main.php?stranka=319914&podtext=30 Městský úřad ve Stříbře: http://www.mustribro.cz/formulare/index.htm Pokud navštívíte tyto stránky (a nejen tyto), zjistíte, že elektronické formuláře jsou dnes téměř „všudypřítomné“ a jsou realitou, se kterou je dobré v úředním styku počítat. Samozřejmě, že zde narazíme na elektronické formuláře různé kvality, jednoduché i s prvky automatizace. Všechny jsou však zpravidla chráněny proti neúmyslnému přepsání té části formuláře, ve které nejsou aktivní data.

21

Obrázek 28 – ukázka formulářů na www stránkách

Obrázek 29 – ukázka formulářů na www stránkách

22

Obrázek 30 – ukázka formulářů na www stránkách

Otevřete si uvedené stránky, stáhněte si formuláře vytvořené v Excelu a prohlédněte si, jak vypadají různé distribuované formuláře. Blíže se k nim vrátíme v poslední kapitole. Než začneme s praktickým příkladem, nastíním zásady zabezpečení dat v sešitě Excelu. Zabezpečení je řešeno ve dvou rovinách. V první rovině nastavujeme povolení zámku u příslušného objektu (buňky, obrázku, ovládacího prvku apod.). Druhou rovinou je realizace vlastního uzamčení. Můžeme zamknout list nebo celý sešit. Při aplikaci zámku povolujeme, na které objekty se má zámek použít.

K ZAPAMATOVÁNÍ Povolení zámku u objektu. Povolení zámku nastavíme ve formátu objektu. Začneme příkladem uzamčení buňky. Formát buňky otevřeme buď v menu „Formát – Buňky“ nebo vyvoláním dialogového okna kliknutím pravého tlačítka myši na buňku.

Formát buňky

Obrázek 31 – formát buňky

23

Zrušíme-li zaškrtnutí volby „Uzamčeno“, budeme moci i po uzamčení sešitu přepisovat obsah buňky

Obrázek 32 – povolení zámku v buňce

Obdobně povolíme zámek u obrázků

Obrázek 33 – povolení zámku u obrázku

Obrázek 34 – povolení zámku u příkazového tlačítka

24

PŘÍKLAD Otevřete si dříve uvedené stránky Živnostenské Banky a otevřete si formulář Excelu „Žádost o poskytnutí hypotečního úvěru“. Výše uvedený formulář má více listů. Vyberte list „údaje o žadateli“. Tento list je zamknutý. Pokud se pokusíte list odemknout, zjistíte, že zámek je chráněný heslem. Zamknutý list Vám povolí úpravu pouze vybraných buněk.

Obrázek 35 – výběr listu

Obrázek 36 – formulář Živnostenské banky

25

Obrázek 37 – zamknutý list

Obrázek 38 – u určitých buněk můžeme obsah přepsat

Tento formulář nám může posloužit jako příklad nedůsledně provedeného formuláře. Pokud se přepnete na list „Údaje o úvěru“, zjistíte, že tento list není zamknutý.

Obrázek 39 – výběr nového listu

Protože máme k dispozici možnost „Zamknout list“ znamená to, že list není zamčený. Jinak by byla tato volba neaktivní a měli bychom k dispozici volbu „Odemknout list“ Obrázek 40 – zámek listu

26

V neuzamčeném listu můžeme modifikovat i obsah buněk, které by měly být ochráněné proti zápisu. Tato buňka má zámek povolený Obrázek 41 – odemknutý list Excelu

Buňka má ve svém formátu povolený zámek Obrázek 42 – povolený zámek

Pokud bychom zamkli příslušný list, nešla by tato buňka modifikovat. Naproti tomu buňka uvedená na dalším obrázku má zámek zakázaný a půjde modifikovat i při zamčeném listu

Obrázek 43 – buňka se zakázaným zámkem

K ZAPAMATOVÁNÍ Nyní si ukážeme možnosti zamykání listu a sešitu Excelu. Zámek najdete v nabídce „Nástroje – Zámek – Zamknout list“. Po této volbě se zobrazí dialogové okno pro uzamčení listu. V tomto okně nastavíme, jaké úkony se mohou provádět s buňkami, které mají ve formátu zámek povolen. Na buňky které uzamčení povolené nemají se tato volba nevztahuje. Při uzamčení listu můžeme list ochránit heslem proti neoprávněnému odemknutí. Možnosti zámku v dialogovém okně jsou zřejmé, nebudeme je rozebírat. Pro lepší představu si vyzkoušejte list z příkladu uzamknout s rozdílným nastavením povolených akcí a sledujte možnosti modifikace listu.

27

Upozornění, že uzamčené budou pouze buňky, které mají zámek povolený ve formátu buňky Heslo pro uzamčení listu

Nejčastěji vybíráme možnost povolující výběr odemknutých buněk Obrázek 44 – základní možnosti zámku listu

Další z možností je zámek povolující uživatelům úpravu oblastí. V tomto případě můžeme povolit různým skupinám uživatelů modifikaci rozdílných dat.

Obrázek 45 – zámek s úpravou oblastí

28

Obrázek 46 – zámek sešitu

Zámek sešitu umožňuje zamknout strukturu a okna v dokumentu. Jednou z možností je i sledování provedených změn. Tyto možnosti však nebývají při tvorbě elektronických formulářů příliš využívané.

SHRNUTÍ V této kapitole jste se naučili základní postupy a pravidla potřebná pro práci s daty ve formulářích Excelu. Dokážete zamezit nechtěnému přepsání té části formuláře, která není určena pro uživatelská data. Dokážete nastavit kontrolu vkládaných dat i jejich formát. Dovedete vytvořit dialogy, které uživateli sdělí, jaká data má do formuláře vkládat a které ho upozorní na chybně zadaná data. V dalších kapitolách se naučíte vytvářet aktivní formuláře, ve kterých můžete využívat aktivní formulářové prvky.

ÚKOLY K TEXTU V listu Excelu si přepište data z následujícího obrázku. Zabezpečte, aby se dala modifikovat pouze data ve sloupci „plat“. Data ve sloupci splátka jsou dána jako vzorec. Splátka = plat *0,1

Obrázek 47 - data k úkolům

29

ŘEŠENÍ A ODPOVĚDI

Vybereme oblast ve které chceme povolit úpravu dat Obrázek 48 – první krok řešení

Ve formátu buněk pro vybranou oblast zrušíme zaškrtnutí volby „uzamčeno“ (předdefinovaná hodnota je „zaškrtnuto“) Obrázek 49 – druhý krok řešení

Zamkneme list Excelu, povolíme pouze výběr uzamčených a odemknutých buněk Obrázek 50 – třetí krok řešení

Buňky ve vybrané oblasti můžeme modifikovat. Všimněte si, zě počítaná hodnota ve sloupci „splátka se rovněž modifikuje. Obrázek 51 – povolená modifikace obsahu buňky

30

Obrázek 52 – dialogové okno při pokusu o modifikaci nepovolené oblasti

… tak, teď si můžete na chvíli zdřímnout a vyčistit si hlavu …

31

OVLÁDACÍ PRVKY, PANEL NÁSTROJŮ „FORMULÁŘE“ RYCHLÝ NÁHLED DO PROBLEMATIKY KAPITOLY V následující kapitole si povíme o jednoduchých objektech Excelu pomocí kterých můžeme práci s formuláři zefektivnit. Při práci formuláři proto často používáme různé ovládací prvky. Ovládací prvky Windows můžeme použít v dialogovém formuláři nebo přímo listu Excelu. Můžeme si tak vytvořit vlastní excelovskou aplikaci, kdy uživatel bude s tabulkou pracovat nejen jako s tabulkou, ale může zadávat, vybírat, editovat, mazat atd. data v již známém prostředí, které můžeme vytvořit pomocí prvků Visual Basicu, a tak napodobit standardní aplikace Windows. Můžeme vytvářet aplikace podobné průvodcům, které budou uživatele provádět při vyplňování údajů.

CÍLE KAPITOLY Po úspěšném a aktivním prostudování této kapitoly budete umět: •

Rozšíříte své znalosti o formulářích Excelu.

•

Pracovat s panelem nástrojů „Formuláře“ a ovládacími prvky z tohoto formuláře.

•

Pochopíte k čemu můžeme tyto prvky využívat v jednoduchých formulářích.

•

Seznámíte se s vlastnostmi těchto prvků.

ODHADOVANÝ ČAS STUDIA KAPITOLY – 4 HODINY

KLÍČOVÁ SLOVA Formulář, popisek, textové pole, skupinový rámeček, zaškrtávací políčko, tlačítko, přepínač, seznam, pole se seznamem, posuvník, číselník.

PRŮVODCE STUDIEM Jak už bylo řečeno v minulé kapitole, aplikace Microsoft Excel pracuje s několika typy formulářů. Pomocí formulářů, které jsou k dispozici v aplikaci Excel, můžete zadávat data do oblastí, seznamů (seznam: jsme si definovali v předchozí kapitole) nebo jiných databází. Můžete vytvářet formuláře určené k tisku nebo použití online, včetně formulářů určených k otevření přímo v aplikaci Excel nebo k umístění na webových stránkách.

32

Data ve formulářích online můžete získat a uspořádat pomocí sešitu aplikace Excel nebo jiné aplikace či databáze. Předdefinované formuláře pro data aplikace Excel: Pro oblasti nebo seznamy na listech aplikace Excel můžete zobrazit datový formulář, který umožňuje zadávat nová data, vyhledávat řádky podle obsahu buňky, aktualizovat data a odstraňovat řádky z oblasti nebo seznamu. Předdefinované formuláře pro běžné obchodní úlohy: Aplikace Excel nabízí předdefinované šablony, které napomáhají při vytváření rozpisů výdajů, faktur a nákupních objednávek. Tyto šablony také umožňují ukládat informace zadané do formulářů v databázi. Vytvoření vlastního formuláře v aplikaci Excel: Vytvořené formuláře aplikace Excel lze vytisknout nebo používat v režimu online. Součástí formulářů online mohou být ovládací prvky (např. textové pole, zaškrtávací políčko, posuvník nebo příkazové tlačítko, který uživatelům umožňuje ovládat daný program. Formulář online můžete zamknout tak, aby bylo možné zadávat data pouze do určitých buněk. Ověřením dat se můžete ujistit, že uživatelé zadávají pouze typy dat požadované formulářem. Toto jste se už naučili v předchozím textu, nyní své znalosti rozšíříte. Přístup k formulářům online můžete zajistit prostřednictvím aplikace Excel, webových stránek nebo aplikace VBA (Visual Basic for Applications).

VYTVOŘENÍ FORMULÁŘE NA OBRAZOVCE NEBO TIŠTĚNÉHO A WEBOVÉHO FORMULÁŘE RYCHLÝ NÁHLED V této chvíli si ve stručnosti uvedeme možnosti tvorby různých typů formulářů. Pokud něčemu v této chvíli nebudete rozumět, nepropadejte panice. Postupně se s danou látkou seznámíte. Bylo by však vhodné si níže uvedené postupy odzkoušet přímo v Excelu. 1. 2.

Klepněte na tlačítko Nový .

Odstraňte všechny listy, které nebudete používat. Klepněte na ouška jednotlivých listů a v nabídce Úpravy klepněte na příkaz Odstranit list. 3. Přidejte otázky, popisky, pokyny a další text, který má formulář obsahovat. 4. Přidejte vzorce všech výpočtů, které má formulář obsahovat. 5. Podle potřeby upravte formát formuláře. Zvláště užitečné jsou následující typy formátování v aplikaci Microsoft Excel: 1. změna písma, barvy, zarovnání a zalomení textu, 2. změna rozměrů barev a ohraničení buňky, 3. skrytí mřížky, 4. slučování buněk, 5. přidávání řádků, grafiky a pozadí listu.

33 6. Přidejte funkce potřebné k dokončení vytvářeného typu formuláře: Tištěný formulář 7. Použijte náhled vzhledu tištěné stránky. 8. Nastavte možnosti tisku. 9. Vytiskněte formulář. Formulář online používaný jako webová stránka 10. Přidejte ovládací prvky, jako jsou zaškrtávací políčka a přepínače. 11. Vytvořte webové skripty pro automatizaci ovládacích prvků. 12. Uložte formulář jako webovou stránku. Formulář online používaný v aplikaci Excel 13. Přidejte ovládací prvky, jako jsou zaškrtávací políčka a přepínače. 14. Přidejte pravidla ověření dat. 15. Přidejte rozevírací seznamy pro ověření dat. 16. Zamkněte oblasti, které nemají být změněny. 17. Uložte formulář jako šablonu. 18. Zpřístupněte šablonu v síti tím, že ji uložíte do sdílené síťové složky. Formulář online používaný v prostředí Microsoft Visual Basic for Applications 19. Přidejte ovládací prvky, jako jsou zaškrtávací a přepínače. 20. Vytvořte makra pro automatizaci ovládacích prvků.

políčka

K ZAPAMATOVÁNÍ

PANEL NÁSTROJŮ „FORMULÁŘE“ Ovládací prvky Excelu máme obsaženy na dvou místech. Můžeme využívat objekty z panelu nástrojů „Formuláře“ nebo „ovládací panely“ V této části se seznámíme s panelem nástrojů „Formuláře“. Ten získáme v nabídce „Nástroje“ – „Vlastní“. V otevřeném dialogu v nabídce „Panely nástrojů“ zaškrtneme položku "Formuláře" a stiskneme tlačítko "Zavřít".¨ Další možnost otevření panelu nástrojů máte na následujícím obrázku. Otevřel se Vám nový panel, na kterém máme tlačítka s ovládacími prvky.

34

Obrázek 53 – panel nástrojů Formuláře

Jednotlivé objekty postupně vybíráme kliknutím myší a následným určením polohy objektu na listu Excelu.

Vybereme objekt pro vložení (v tomto případě příkazové tlačítko) a myší „namalujeme obdélník“ na místo určené pro vložení objektu Obrázek 54 – vložení ovládacího prvku

Nyní postupně projdeme všechny objekty, později si popíšeme jejich vlastnosti a možnosti.

35 Ovládací prvky panelu nástrojů Formuláře Chcete-li nastavit vlastnosti u existujícího ovládacího prvku, klepněte pravým tlačítkem myši na ovládací prvek, klepněte na příkaz „Formát ovládacího prvku“ a potom klepněte na kartu „Ovládací prvek“. U popisků a tlačítek nejsou vlastnosti k dispozici.

Popisek: Text, který poskytuje informace o ovládacím prvku nebo listu nebo formuláři.

Textové pole: Tento prvek nelze použít v sešitech aplikace Excel a je k dispozici za účelem práce v s listy dialogů aplikace Excel verze 5.0.

Skupinový rámeček: Slouží k seskupení souvisejících ovládacích prvků, například přepínačů nebo zaškrtávacích políček.

Tlačítko: Po klepnutí na tento prvek je spuštěno makro.

Zaškrtávací políčko: Zapne nebo vypne určitou možnost. Je možné současně zaškrtnou více políček v dialogovém okně nebo ve skupině.

36

Přepínač: Slouží k výběru jedné ze skupiny možností obsažených ve skupinovém rámečku. Přepínače umožňují současný výběr pouze jedné z několika možností.

Seznam: Zobrazí seznam položek.

Pole se seznamem: Rozevírací seznam. Položka vybraná v seznamu se zobrazí v textovém poli.

Seznam se vstupním polem: V sešitech aplikace Excel není k dispozici. Tento ovládací prvek umožňuje pracovat s listy dialogů aplikace Excel verze 5.0.

Rozevírací seznam se vstupním polem: V sešitech aplikace Excel není k dispozici. Tento ovládací prvek umožňuje pracovat s listy dialogů aplikace Excel verze 5.0.

37

Posuvník: Klepnutím na šipku posuvníku nebo přetažením jezdce dojde k posunutí v oblasti hodnot. Klepnutím mezi jezdce a šipku posuvníku je možné posunout se o jednu stránku hodnot.

Číselník: Zvýší nebo sníží danou hodnotu. Klepnutím na šipku nahoru hodnotu zvýšíte, klepnutím na šipku dolů hodnotu snížíte.

Vlastnosti ovládacího prvku: Zobrazí okno s vlastnostmi vybraného objektu.

Upravit kód: Vyvolá Visual Basic a umožní editovat kód vztahující se k vybranému objektu.

Přepnout mřížku: Zapne nebo vypne zobrazování sítě buněk. To je vhodné především při tvorbě formulářů, když nechceme na vlastním formuláři „rušivé“ prvky

38

Spustit dialog: Tato nabídka není běžně dostupná.

Následující obrázek ukazuje objekty, které můžeme vložit na list Excelu pomocí panelu nástrojů „Formuláře“

Obrázek 55 – objekty vložené na list Excelu

ÚKOLY K TEXTU Otevřete si v Excelu panel nástrojů „Formuláře“, vyzkoušejte si povkládat jednotlivé objekty. Prvek vložíme na list tak, že klikneme na příslušnou ikonku (viz. obrázek) a tažením po úhlopříčce vymezíme objekt na listu. Pokud při vykreslování stiskneme klávesu [ALT], pak se objekt zachytí (vykreslí) podle mřížky listu. Všechny potřebné vlastnosti si nastavíme tak, že na objekt klikneme pravým tlačítkem a z menu zvolíme položku „Formát ovládacího prvku“. V otevřeném dialogu nás bude zajímat karta "Ovládací prvek", kde jsou hlavní vlastnosti prvku.

39

Poznámka k objasnění tématu Ukážeme si nastavování u objektu „Posuvník“. Nejdůležitější nastavení je na záložce „Ovládací prvek“. Zde zpravidla nastavujeme propojení objektu s buňkou nebo skupinou buněk na listu Excelu, hodnoty, kterých případný prvek může nabývat nebo formátky stínu.

Aktuální hodnota se bude zobrazovat v propojené buňce. Její hodnota je z intervalu „Nejnižší hodnota“ až „Nejvyšší hodnota“. Při posunu se mění s krokem daným „Přírustkovou změnou“

Obrázek 56 – vlastnosti ovládacího prvku „Posuvník“

Další záložky obsahují standardní nastavení objektů jako nastavení velikosti, povolení zámku, povolení tisku nebo alternativní text pro www stránky.

40

Obrázek 57 – nastavení objektu „Posuvník“

41

SHRNUTÍ Použití: Ovládací prvky z panelu nástrojů Formuláře je vhodné použít, chcete-li zaznamenat všechna makra formuláře, ale nechcete napsat nebo upravit žádný kód makra v jazyce VBA. Prvky z panelu nástrojů Formuláře můžete také použít v listech s grafem. Možnosti ovládacích prvků: Tyto ovládací prvky jsou navrženy pro použití na listech formulářů, které budou jiní uživatelé vyplňovat pomocí aplikace Microsoft Excel. K ovládacímu prvku je možné připojit existující makro nebo napsat či zaznamenat nové makro. K čemu ovládací prvky nejsou určeny: Ovládací prvky z panelu nástrojů Formuláře nelze použít k řízení událostí jako prvky Active X. Tyto prvky nelze použít ani ke spuštění webových skriptů na webových stránkách. Umístění ovládacích prvků panelu nástrojů Formuláře: Tyto ovládací prvky jsou umístěny na panelu nástrojů Formuláře.

Prvek "Číselník" Tento objekt nám umožňuje měnit hodnoty v jiném prvku nebo, v našem případě, v buňce. Po vložení objektu můžeme prvek vyzkoušet kliknutím na šipky "nahoru" a "dolů", ovšem nic se neděje. Propojení s buňkou Do této kolonky vložíme souřadnice buňky (možno i z jiného listu), ve které se má pomocí Číselníku měnit hodnota Počáteční hodnota Do této kolonky zadáte, která hodnota má být vložena při prvním svázání s buňkou. Tato kolonka se později změní na "Aktuální hodnota" Nejnižší a nejvyšší hodnota Tyto kolonky určují, jaká může být nastavena nejnižší nebo nejvyšší hodnota. Změna o krok Tak tato kolonka nám určuje, o kolik naroste nebo se sníží hodnota přidružené buňky na jedno kliknutí. Po nastavení všech hodnot vše uložíme odkliknutím tlačítka "OK" Prvek "Posuvník" Tento prvek je velice podobný v nastavení jako předchozí prvek "Číselník", pouze se nám zpřístupnila kolonka "Změna o stránku", která určuje, o kolik naroste nebo se sníží hodnota v přidružené buňce při kliknutí do prostoru mezi ukazatelem a krajní šipkou posuvníku.

42

Prvek "Zaškrtávací políčko" Tento objekt nám dává hodnotu typu "boolean" tj True/False. Karta vlastností prvku je poněkud chudší. Zde můžeme nastavit pouze počáteční stav prvku (nezaškrtnutý, zaškrtnutý, kombinace). Stavy "zaškrtnutý" a "nezaškrtnutý" jsou celkem jasné, stav "kombinace" je stav, kdy je políčko šedivé - není definován stav. V přidružené buňce se nám tak objeví místo "Pravda", "Nepravda" hodnota "#N/A". Prvek "Přepínač" Tento prvek nám umožňuje dát uživateli možnost výběru pouze jedné z několika možností. Prvky mají stejné nastavení jako zaškrtávací pole, kromě kombinace. Při vytvoření prvního přepínače musíme nastavit, ke které buňce bude vázán. Všechny ostatní vytvořené přepínače se budou automaticky nastavovat na stejnou buňku. Do buňky je poté vkládáno číslo zvoleného přepínače (1,2,3...). Aby se další vytvářené přepínače nevázali na stejnou buňku (možnosti nesouvisející s předchozí volbou), musíme je uzavřít do skupiny pomocí prvku "skupinový rámeček". U rámečku lze měnit barvu podkladu, změnou barvy buňky (buněk), ve které je rámeček vložen. Prvek "Rozevírací seznam" Další prvek, který můžete použít ve své aplikaci, je tzv. rozevírací seznam. Ten obsahuje nabídku několika možností, a to dynamicky (proměnně) podle obsahu tabulky. Má tři kolonky pro nastavení. Vstupní oblast Zde vložíme souřadnice počáteční buňky a poslední buňky, ze kterých se má vytvořit seznam Propojení s buňkou Zde se vloží souřadnice buňky, do které bude vloženo pořadové číslo záznamu Počet řádků rozevíracího seznamu Zde zadáme, kolik chceme zobrazit řádků bez použití posuvníku. .

43

PANEL NÁSTROJŮ „OVLÁDACÍ PRVKY“ RYCHLÝ NÁHLED DO PROBLEMATIKY KAPITOLY Ovládací prvky jsou grafické objekty umisťované do formuláře za účelem zobrazení nebo zadání dat, provedení nějaké akce nebo lepší čitelnosti formuláře. Mezi tyto objekty patří textová pole, seznamy, přepínače, příkazová tlačítka a další. Ovládací prvky nabízejí uživatelům možnosti výběru nebo tlačítek ke spuštění nebo webových skriptů. Aplikace Microsoft Excel obsahuje dva typy ovládacích prvků. Ovládací prvky ActiveX lze použít ve většině případů a pracují jak s makry jazyka Visual Basic for Applications, tak s webovými skripty. Ovládací prvky z panelu nástrojů „Formuláře“ jsou kompatibilní s dřívějšími verzemi aplikace Excel, počínaje verzí Excel 5.0, a lze je použít na listech s makry s příponou XLM. Ovládací prvek ActiveX můžete použít u většiny formulářů online, zejména tehdy, když potřebujete řídit více různých akcí, které nastanou při používání ovládacího prvku. K listu můžete například jako ovládací prvek přidat seznam a vytvořit makro k provádění různých akcí podle toho, kterou položku ze seznamu uživatel vybere.

CÍLE KAPITOLY Po úspěšném a aktivním prostudování této kapitoly budete umět: • Seznámíte se s ovládacími prvky z panelu nástrojů „Ovládací prvky“. • Seznámíte se s propojením těchto prvků a Visual Basicu. • Rozšíříte si znalosti o tvorbě formulářů.

ODHADOVANÝ ČAS STUDIA KAPITOLY – 4 HODINY

KLÍČOVÁ SLOVA ActiveX, zaškrtávací tlačítko, textové pole, příkazové tlačítko, přepínač, seznam, pole se seznamem, přepínací tlačítko, číselník, posuvník, popisek.

PRŮVODCE STUDIEM Ovládací prvek ActiveX můžete použít u většiny formulářů online, zejména tehdy, když potřebujete řídit více různých akcí, které nastanou při používání ovládacího prvku. K listu můžete například jako ovládací prvek přidat seznam a vytvořit makro k provádění různých akcí podle toho, kterou položku ze seznamu uživatel vybere.

44

Obrázek 58 – ovládací prvky Active X

RYCHLÝ NÁHLED Použití: Ovládací prvek ActiveX můžete použít u většiny formulářů online, zejména tehdy, když potřebujete řídit více různých akcí, které nastanou při používání ovládacího prvku. K listu můžete například jako ovládací prvek přidat seznam a vytvořit makro k provádění různých akcí podle toho, kterou položku ze seznamu uživatel vybere. Možnosti využití ovládacích prvků: Ovládací prvky ActiveX jsou podobné ovládacím prvkům programovacích jazyků, jako je například Microsoft Visual Basic, a jsou stejné jako ovládací prvky, které lze přidat k vlastním formulářům editoru jazyka Microsoft Visual Basic. Při přidání ovládacího prvku ActiveX do listu napíšete kód makra odkazující na ID ovládacího prvku namísto přiřazení makra, které se má spustit klepnutím na ovládací prvek. Když uživatel formuláře použije ovládací prvek, spustí se kód pro zpracování všech událostí, které nastanou. K čemu ovládací prvky nelze použít: Ovládací prvky ActiveX nelze použít v listech s grafy ani v listech s makry XLM. V těchto případech použijte ovládací prvky z panelu nástrojů Formuláře. Pokud chcete připojit makro, které se spouští přímo z ovládacího prvku, použijte ovládací prvek z panelu nástrojů Formuláře. Ovládací prvky ActiveX ve vlastních řešeních: Některé vlastnosti ovládacích prvků ActiveX můžete upravovat. Můžete například určit vzhled ukazatele, který uživatel umístí na ovládací prvek. Můžete napsat makra, která odpovídají na události spojené s ovládacími prvky Active X. Ovládací prvky ActiveX je možné použít použít u formulářů aplikace Excel i u formulářů a dialogových oken programů v jazyce Visual Basic for Applications. Ovládací prvky ActiveX na webových stránkách: Do formulářů aplikace Excel a dat, která chcete umístit na webových stránkách, můžete zahrnout ovládací prvky Active X a napsat webové skripty (namísto kódu makra), které se spustí při použití ovládacích prvků ve webovém prohlížeči.

45 Umístění ovládacích prvků Active X: Ovládací prvky Active X jsou umístěny na panelu nástrojů Ovládací prvky. Některé z nich jsou stejné jako ovládací prvky z panelu nástrojů Formuláře, jiné, jako například přepínací tlačítko a obrázek, na panelu nástrojů Formuláře k dispozici nejsou. Panel nástrojů Ovládací prvky také obsahuje vlastní ovládací prvky ActiveX instalované jinými aplikacemi, například ovládací prvek Active Movie instalovaný aplikací Microsoft Internet Explorer.

K ZAPAMATOVÁNÍ Panel nástrojů „Ovládací prvky“ aktivujeme stejně, jako panel nástrojů „Formuláře. Vlastní umístění prvků na list Excelu je obdobné, rozdíl je v nastavování vlastností a v možném použití. Ovládací prvky mají vlastnosti vycházející z jazyka Visual Basic. Proto se na tyto prvky můžeme přímo obracet prostřednictvím Visual Basic. Nepříjemnou vlastností je anglické prostředí při nastavování vlastností. Panel nástrojů Ovládací prvky zobrazíte v případě potřeby tak, že v nabídce Zobrazit přejdete na příkaz Panely nástrojů a potom klepnete na příkaz Ovládací prvky.

Obrázek 59 – Ovládací prvky

Chcete-li upravit ovládací prvek, přesvědčte se, zda se nacházíte v režimu návrhu. Režim návrhu spustíte a ukončíte stisknutím tlačítka Režim návrhu.

Vlastnosti zobrazí dialogové okno pro nastavení vlastností ovládacího prvku

46

Zobrazí kód Visual Basicu

Zaškrtávací políčko: Možnost, kterou lze zapnout nebo vypnout zaškrtnutím nebo zrušením zaškrtnutí. Na listu může být současně zaškrtnuto více políček.

Textové pole: Pole, do kterého můžete zadat text.

Příkazové tlačítko: Tlačítko, které po klepnutí spustí příslušnou akci.

Přepínač: Ovládací prvek, který slouží k výběru pouze jedné ze skupiny možností.

47

Seznam: Pole obsahující seznam položek.

Pole se seznamem: Textové pole s rozevíracím seznamem. Můžete vybrat položku ze seznamu nebo do textového pole zadat vlastní položku.

Přepínací tlačítko: Tlačítko, které zůstane po klepnutí stisknuto a po dalším klepnutí se uvolní.

Číselník: Ovládací prvek, který lze připojit k buňce nebo k textovému poli. Klepnutím na šipku nahoru hodnotu zvýšíte, klepnutím na šipku dolů hodnotu snížíte.

Posuvník: Ovládací prvek, pomocí kterého se klepnutím na šipku posuvníku nebo přetažením jezdce posouvá seznam hodnot. Klepnutím mezi jezdce a šipku posuvníku je možné posunout se o jednu stránku hodnot.

48

Popisek: Text přidaný k listu nebo formuláři, který poskytuje informace o ovládacím prvku, listu nebo formuláři.

Obrázek: Ovládací prvek, který do formuláře vloží obrázek.

Další ovládací prvky: Seznam dalších ovládacích prvků ActiveX. Další Ovládací prvky můžeme vybrat z nabídky.

Obrázek 60 – prvky ActiveX

Ne všechny ovládací prvky ActiveX lze použít přímo v listu; některé jsou určeny pouze pro uživatelské formuláře aplikace Visual Basic for Applications (VBA). Pokud se tyto ovládací prvky pokusíte přidat do listu, zobrazí aplikace Excel zprávu Objekt nelze vložit.

49

Poznámka k objasnění tématu Chcete-li upravit ovládací prvek, přesvědčte se, zda se nacházíte v režimu návrhu. Režim návrhu spustíte a ukončíte stisknutím tlačítka Režim návrhu . a vyberte ovládací prvek Klepněte na tlačítko Další ovládací prvky ze seznamu ovládacích prvků dostupných v počítači. Klepněte na místo v listu, kam chcete umístit levý horní okraj ovládacího prvku. Požadované vlastnosti ovládacího prvku nastavíte klepnutím pravým tlačítkem myši na tento prvek a klepnutím v místní nabídce na příkaz Vlastnosti. Zobrazí se dialogové okno Vlastnosti. Chcete-li zobrazit podrobné informace o jednotlivých vlastnostech, vyberte požadovanou vlastnost a stisknutím klávesy F1 zobrazte téma nápovědy k aplikaci Visual Basic, případně zadejte název vlastnosti do pole Hledat v nápovědě k aplikaci Visual Basic.

Obrázek 61 – vlastnosti ovládacího prvku

50

K ZAPAMATOVÁNÍ Povolení ovládacích prvků ActiveX Otevřete-li sešit aplikace Microsoft Office Excel 2003, může se zobrazit výzva, abyste povolili načtení ovládacích prvků ActiveX nebo abyste povolili ukládání dat ovládacími prvky pro pozdější použití. Některé ovládací prvky ActiveX nemusí být vůbec načteny. Pokud navíc importujete soubor sady Microsoft Office 2003 obsahující ovládací prvky ActiveX do jiné aplikace, jako je webový server aplikace Microsoft Windows SharePoint Services, může se zobrazit zpráva s upozorněním, že ovládací prvky ActiveX mohou být nebezpečné. Jestliže klepnete na tlačítko Zrušit, nebudou ovládací prvky ActiveX načteny. Klepnete-li na tlačítko OK, ovládací prvky ActiveX načteny budou. Tato zpráva se může zobrazit po pokusu o otevření souboru obsahujícího ovládací prvky ActiveX, které jsou označené jako nebezpečné pro inicializaci (UFI). Sada Office 2003 ve výchozím nastavení nenačte ani neaktivuje ovládací prvky ActiveX, které nejsou označeny jako bezpečné pro inicializaci (SFI). Platí to také pro ovládací prvky ActiveX obsažené v sadě Office 2003.

SHRNUTÍ Chcete-li zjistit, zda je daný prvek ovládací prvek ActiveX (Ovládací prvek ActiveX: Ovládací prvek, například zaškrtávací políčko nebo tlačítko, který nabízí možnosti uživatelům nebo spustí makra či skripty, které automatizují úlohu. Pro ovládací prvek můžete napsat makra v jazyce Microsoft Visual Basic for Applications nebo skripty v programu Microsoft Script Editor.) nebo ovládací prvek panelu nástrojů Formuláře, klepněte na něj pravým tlačítkem myši. Pokud se nezobrazí žádná místní nabídka nebo se zobrazí nabídka obsahující příkaz Vlastnosti, jedná se o ovládací prvek ActiveX. Jestliže místní nabídka obsahuje příkaz Přiřadit makro, jedná se o ovládací prvek panelu nástrojů Formuláře. Podrobnější informace o ovládacích prvcích ActiveX, o vlastnostech, které jsou pro jednotlivé prvky k dispozici, a o nastavení vlastností těchto prvků naleznete v nápovědě k aplikaci Visual Basic.

51

VLASTNOSTI OVLÁDACÍCH PRVKŮ, MAKRA RYCHLÝ NÁHLED DO PROBLEMATIKY KAPITOLY V této kapitole se naučíte nastavovat vlastnosti ovládacích prvků. Seznámíte se s vazbou těchto prvků na makra a Visual Basic. Makra použijete spíše s prvky „Formuláře“, Visual Basic spíše u prvků z panelu nástrojů „Ovládací prvky“. Zopakujete si propojení prvků s buňkami Excelu.

CÍLE KAPITOLY Po úspěšném a aktivním prostudování této kapitoly budete umět: • Nastavovat vlastnosti ovládacích prvků. • Přiřazovat makra jednotlivým prvkům. • Pracovat s ovládacími panely v prostředí listu Excelu.

ODHADOVANÝ ČAS STUDIA KAPITOLY – 4 HODINY

KLÍČOVÁ SLOVA Ovládací prvky, vlastnosti ovládacích prvků, makra.

PRŮVODCE STUDIEM • • • • • • •

Pokud chcete pomocí ovládacího prvku spouštět existující makro, otevřete sešit, který toto makro obsahuje. Klepněte na list, do kterého chcete ovládací prvek vložit. Zobrazte panel nástrojů Formuláře tak, že v nabídce Zobrazit přejdete na příkaz Panely nástrojů a potom klepnete na příkaz Formuláře. Klepněte na ovládací prvek, který chcete přidat. Klepněte na místo na listu, kam chcete ovládací prvek umístit. Přetažením upravte ovládací prvek na požadovanou velikost. Proveďte jeden přiřazení makra.

Tyto kroky si teď postupně provedeme současně s nastavováním formátů objektů.

K ZAPAMATOVÁNÍ Přiřazení existujícího makra Přidáváte-li tlačítko, vyberte v seznamu Název makra makro, které chcete pomocí tohoto tlačítka spouštět.

52 Pokud přidáváte jiný ovládací prvek, klepněte na něj pravým tlačítkem myši a v místní nabídce klepněte na příkaz Přiřadit makro. Vyberte požadované makro. Záznam nebo vytvoření nového makra Jestliže makro neexistuje, klepněte v dialogovém okně Přiřadit makro na tlačítko Záznam (chcete-li makro zaznamenat) nebo na tlačítko Nové (pokud chcete otevřít modul jazyka Microsoft Visual Basic for Applications, ve kterém lze makro napsat). Pravým tlačítkem myši klepněte na ovládací prvek, klepněte na příkaz Upravit text a zadejte popisek ovládacího prvku. Potom na ovládací prvek znovu klepněte pravým tlačítkem myši a klepněte na příkaz Ukončit úpravu textu.

OPAKOVÁNÍ

Nastavte vlastnosti ovládacího prvku. Pravým tlačítkem myši klepněte na ovládací prvek , klepněte na příkaz Formát ovládacího prvku a potom na kartu Ovládací prvek. U popisků a tlačítek nejsou k dispozici žádné vlastnosti. Popisek: Text poskytující informace o ovládacím prvku, listu nebo formuláři. Textové pole: V sešitech aplikace Microsoft Excel není k dispozici. Tento ovládací prvek slouží k práci s listy dialogu aplikace Excel verze 5.0. Skupinový rámeček: Seskupuje související tlačítka, například přepínače nebo zaškrtávací políčka. Vlastnosti skupinového rámečku Prostorové stínování: Zobrazí skupinový rámeček s prostorovým efektem stínování. Tlačítko: Po klepnutí spustí makro. Zaškrtávací políčko: Zapne nebo vypne danou možnost. Na listu nebo ve skupinovém rámečku může být současně zaškrtnuto více políček. Vlastnosti zaškrtávacího políčka Hodnota: Určuje stav zaškrtávacího políčka, to znamená, zda je políčko vybráno (Zaškrtnuto), zda vybráno není (Nezaškrtnuto) nebo není použita ani jedna možnost (Kombinace).

53

Propojení s buňkou: Buňka, která vrací stav zaškrtávacího políčka. Pokud je políčko zaškrtnuto, zobrazí se v buňce uvedené v textovém poli Propojení s buňkou hodnota TRUE. Jestliže je zaškrtnutí políčka zrušeno, bude buňka obsahovat hodnotu FALSE. V případě, že je stav políčka kombinovaný, zobrazí se v buňce chybová hodnota #N/A. Jestliže je propojená buňka prázdná, interpretuje aplikace Excel stav zaškrtávacího políčka jako FALSE. Prostorové stínování: Zobrazí zaškrtávací políčko s prostorovým efektem stínování. Přepínač: Vybere jednu ze skupiny možností obsažených ve skupinovém rámečku. Přepínač použijte v případě, že chcete povolit pouze jednu z několika možností. Vlastnosti přepínače Hodnota: Určuje počáteční stav přepínače, to znamená, zda je zapnut (Zaškrtnuto) nebo vypnut (Nezaškrtnuto). Propojení s buňkou: Vrací číslo vybraného přepínače ve skupině možností (první přepínač má číslo 1). U všech možností ve skupině zadejte do textového pole Propojení s buňkou stejnou buňku. Vrácené číslo můžete potom použít ve vzorci nebo v makru, jehož reakce bude záviset na vybrané možnosti. Pokud například vytvoříte osobní formulář, který obsahuje přepínač s popiskem Plný úvazek a další přepínač s popiskem Částečný úvazek, můžete oba přepínače propojit s buňkou C1. Pomocí následujícího vzorce bude v případě klepnutí na první přepínač zobrazena položka Plný úvazek a v případě klepnutí na druhý přepínač položka Částečný úvazek: =IF(C1=1,"Full-time","Part-time") Prostorové stínování.

stínování:

Zobrazí

přepínač

s prostorovým

efektem

Seznam: Zobrazí seznam položek. Vlastnosti seznamu Vstupní oblast: Odkaz na oblast obsahující hodnoty, které mají být v seznamu zobrazeny. Propojení s buňkou: Vrací číslo položky vybrané ze seznamu (první položka v seznamu má číslo 1). Toto číslo můžete použít ve vzorci nebo v makru a vrátit pomocí něho skutečnou položku ze vstupní oblasti. Pokud je například seznam propojen s buňkou C1 a vstupní oblast pro tento seznam je D10:D15, výsledkem následujícího vzorce bude podle výběru v seznamu hodnota z oblasti D10:D15. =INDEX(D10:D15,C1)

54

Typ výběru: Určuje možný způsob výběru položek v seznamu. Pokud nastavíte typ výběru na Vícenásobný nebo Rozšířený, bude buňka zadaná do textového pole Propojení s buňkou ignorována. Prostorové stínování: Zobrazí seznam s prostorovým efektem stínování. Pole se seznamem: Rozevírací seznam. Položka vybraná v seznamu se zobrazí v textovém poli. Vlastnosti pole se seznamem Vstupní oblast: Odkaz na oblast obsahující hodnoty, které mají být v rozevíracím seznamu zobrazeny. Propojení s buňkou: Vrací číslo položky vybrané v poli se seznamem (první položka v seznamu má číslo 1). Toto číslo můžete použít ve vzorci nebo v makru a vrátit pomocí něj skutečnou položku ze vstupní oblasti. Pokud je například pole se seznamem propojeno s buňkou C1 a vstupní oblast pro tento seznam je D10:D15, vrátí následující vzorec v závislosti na výběru v seznamu hodnotu z oblasti D10:D15. =INDEX(D10:D15,C1) Počet řádků rozevíracího seznamu: Určuje počet řádků, které se mají v rozevíracím seznamu zobrazit. Prostorové stínování: Zobrazí pole se seznamem s prostorovým efektem stínování. Seznam se vstupním polem: V sešitech aplikace Excel není k dispozici. Tento ovládací prvek umožňuje pracovat s listy dialogu aplikace Excel verze 5.0. Rozevírací seznam se vstupním polem: V sešitech aplikace Excel není k dispozici. Tento ovládací prvek umožňuje pracovat s listy dialogu aplikace Excel verze 5.0. Posuvník: Klepnutím na šipku posuvníku nebo přetažením jezdce dojde k posunutí oblasti hodnot. Klepnutím mezi jezdce a šipku posuvníku je možné posunout se o jednu stránku hodnot. Vlastnosti posuvníku Aktuální hodnota: Relativní poloha jezdce v posuvníku. Nejnižší hodnota: Poloha jezdce zcela nahoře (u svislého posuvníku) nebo zcela vlevo (u vodorovného posuvníku). Nejvyšší hodnota: Poloha jezdce zcela dole (u svislého posuvníku) nebo zcela vpravo (u vodorovného posuvníku).

55

Přírůstková změna: Vzdálenost, o kterou se jezdec posune po klepnutí na jednu ze šipek na koncích posuvníku. Změna o stránku: Vzdálenost, o kterou se jezdec posune po klepnutí mezi jezdce a jednu ze šipek posuvníku. Propojení s buňkou: Vrací aktuální polohu jezdce. Toto číslo můžete použít ve vzorci nebo v makru, jehož odpověď bude záviset na poloze jezdce posuvníku. Prostorové stínování: Zobrazí posuvník s prostorovým efektem stínování. Číselník: Zvýší nebo sníží danou hodnotu. Klepnutím na šipku nahoru hodnotu zvýšíte, klepnutím na šipku dolů hodnotu snížíte. Vlastnosti číselníku Aktuální hodnota: Relativní poloha číselníku v oblasti povolených hodnot. Nejnižší hodnota: Nejnižší povolená hodnota číselníku. Nejvyšší hodnota: Nejvyšší povolená hodnota číselníku. Přírůstková změna: Hodnota, o kterou se číselník zvýší nebo sníží po klepnutí na šipku. Propojení s buňkou: Vrací aktuální hodnotu číselníku. Toto číslo můžete použít ve vzorci nebo v makru, jehož reakce bude záviset na skutečné hodnotě vybrané pomocí číselníku. Prostorové stínování: Zobrazí číselník s prostorovým efektem stínování. Pomocí ovládacího prvku na listu lze spouštět makro pouze v případě, že je daný list aktivní. Pokud chcete, aby bylo tlačítko k dispozici z libovolného sešitu nebo listu, můžete makro přiřadit k tlačítku na panelu nástrojů.

poznámka k objasnění tématu Klepnutím pravým tlačítkem myši na ovládací prvek, který chcete změnit, určíte, o který typ ovládacího prvku se jedná. Pokud se nezobrazí žádná místní nabídka nebo se zobrazí místní nabídka obsahující příkaz Vlastnosti, jedná se o ovládací prvek ActiveX. Jestliže místní nabídka obsahuje příkaz Přiřadit makro, jedná se o ovládací prvek panelu nástrojů Formuláře.

56

K ZAPAMATOVÁNÍ Změna ovládacího prvku ActiveX •

• •

Zobrazte panel nástrojů Ovládací prvky, v nabídce Zobrazit přejděte na příkaz Panely nástrojů a potom klepněte na příkaz Ovládací prvky. . Klepněte na tlačítko Režim návrhu Pravým tlačítkem myši klepněte na ovládací prvek a v místní nabídce klepněte na příkaz Vlastnosti.

Další informace o vlastnostech naleznete v nápovědě aplikace Microsoft Visual Basic pro model Microsoft Forms, která se zobrazí po stisknutí klávesy F1 v dialogovém okně Vlastnosti. •

Po provedení změn ovládacího prvku klepněte na tlačítko Ukončit režim návrhu .

Změna ovládacího prvku panelu nástrojů Formuláře • •

V místní nabídce klepněte na příkaz Formát ovládacího prvku a potom na kartu Ovládací prvek. Nastavte vlastnosti ovládacího prvku.

K ZAPAMATOVÁNÍ Přesunutí nebo změna velikosti ovládacího prvku 1.

Klepnutím pravým tlačítkem myši na prvek, jehož velikost chcete změnit, určete, o který typ ovládacího prvku se jedná. Pokud se nezobrazí žádná místní nabídka nebo se zobrazí nabídka obsahující příkaz Vlastnosti, jedná se o ovládací prvek ActiveX. Pokud místní nabídka obsahuje příkaz Přiřadit makro, jedná se o ovládací prvek panelu nástrojů Formuláře.

2.

Podle typu ovládacího prvku, se kterým pracujete, proveďte jeden z následujících kroků:

57 Přesunutí nebo změna velikosti ovládacího prvku ActiveX •

• •

Zobrazte panel nástrojů Ovládací prvky, v nabídce Zobrazit přejděte na příkaz Panely nástrojů a potom klepněte na příkaz Ovládací prvky. . Klepněte na tlačítko Režim návrhu Proveďte jednu nebo více z následujících akcí:

Přesunutí ovládacího prvku: Přetáhněte jej na jiné místo. Chcete-li ovládací prvek zarovnat k mřížce, podržte při jeho přetahování klávesu ALT. Změna velikosti ovládacího prvku: Přetáhněte jeden z úchytů pro změnu velikosti.

Chcete-li zachovat rozměry ovládacího prvku, podržte při přetahování rohového úchytu klávesu SHIFT. Nastavení změny ovládacího prvku při změnách zadaných buněk: Chcete-li změnit způsob změny velikosti či přesunutí ovládacího prvku při změnách velikosti či přesouvání zadaných buněk, klepněte pravým tlačítkem myši na ovládací prvek, klepněte na příkaz Formát ovládacího prvku a potom na kartu Vlastnosti. •

Po dokončení úprav ovládacího prvku klepněte na tlačítko Ukončit režim návrhu .

Přesunutí nebo změna velikosti ovládacích prvků na panelu nástrojů Formuláře •

Proveďte jednu nebo více z následujících akcí:

Přesunutí ovládacího prvku: Přetáhněte jej na jiné místo. Chcete-li ovládací prvek zarovnat k mřížce, podržte při jeho přetahování klávesu ALT. Změna velikosti ovládacího prvku: Přetáhněte jeden z úchytů pro změnu velikosti

Chcete-li zachovat rozměry ovládacího prvku, podržte při přetahování rohového úchytu klávesu SHIFT.

58

K ZAPAMATOVÁNÍ Nastavení změny ovládacího prvku při změnách zadaných buněk: Chcete-li změnit způsob přesouvání ovládacího prvku nebo změny jeho velikosti při přesouvání buněk pod ním či při změně jejich velikosti, klepněte pravým tlačítkem myši na ovládací prvek, klepněte na příkaz Formát ovládacího prvku, potom na kartu Vlastnosti a ve skupinovém rámečku Umístění objektu klepněte na požadovanou možnost . •

Pokud chcete po dokončení úprav ovládacího prvku odebrat úchyty, klepněte na některou buňku listu.

K ZAPAMATOVÁNÍ Přidání nebo úprava makra ovládacího prvku U ovládacích prvků na panelu nástrojů Formuláře a ovládacích prvků ActiveX na panelu nástrojů Ovládací prvky můžete provést následující akce: Provést akci nebo operaci po klepnutí na ovládací prvek na panelu nástrojů Formuláře přiřazením makra k tomuto prvku. Spuštěním kódu jazyka VBA (Visual Basic for Applications) zpracovat jakékoli události, ke kterým dojde, když uživatel použije ovládací prvek ActiveX na panelu nástrojů Ovládací prvky.

K ZAPAMATOVÁNÍ Přidání nebo úprava makra pro ovládací prvek panelu nástrojů Formuláře •

Klepněte pravým tlačítkem myši na ovládací prvek a klepněte na příkaz Přiřadit makro.

Zobrazí se dialogové okno Přiřadit makro. • •

Chcete-li určit umístění existujícího makra, vyberte v rozevíracím seznamu Makra v aktuální umístění makra provedením jedné z následujících akcí: Chcete-li makro vyhledat v některém z aktuálně otevřených sešitů, vyberte položku Všechny otevřené sešity.

59 • •

Chcete-li hledání makra omezit na sešit, ve kterém se nachází aktuálně zobrazený list, vyberte položku Tento sešit. Chcete-li hledání makra omezit na určitý sešit, vyberte jej ze seznamu názvů dostupných otevřených sešitů.

K ZAPAMATOVÁNÍ Záznam nového makra Chcete-li zaznamenat nové makro se zvýrazněným výchozím názvem v poli Název makra: • •

Klepněte na tlačítko Záznam. Po ukončení záznamu makra klepněte na tlačítko Zastavit záznam na panelu nástrojů Zastavit záznam. Poznámka: Pokud není panel nástrojů Zastavit záznam zobrazen, přejděte v nabídce Nástroje na příkaz Makro a potom klepněte na příkaz Zastavit záznam .

K ZAPAMATOVÁNÍ Přiřazení existujícího makra •

Poklepejte v seznamu na makro nebo zadejte jeho název do pole Název makra. Vytvoření nového makra Pokud nelze požadovanou akci nebo operaci provést pomocí žádného z aktuálních maker, můžete makro vytvořit: • •

Klepněte na tlačítko Nový. Zadejte nové makro.

K ZAPAMATOVÁNÍ Úprava přiřazeného makra • •

Klepněte na název makra v seznamu Název makra. Klepněte na tlačítko Upravit.

Poznámka: Vlastnosti existujícího makra můžete také upravit výběrem ovládacího prvku a klepnutím na tlačítko Upravit kód panelu nástrojů Formuláře.

na

60

K ZAPAMATOVÁNÍ Přiřazení jiného existujícího makra Poklepejte v seznamu na makro nebo zadejte jeho název do pole Název makra.

K ZAPAMATOVÁNÍ Přiřazení nového makra Pokud nelze požadovanou akci nebo operaci provést pomocí aktuálního makra, lze přiřadit nové makro: Proveďte jeden z následujících kroků: • •

Vytvořte nové makro. Vytvořte záznam nového makra.

Tlačítko Záznam je k dispozici pouze při prvním přiřazení makra k ovládacímu prvku. Chcete-li zaznamenat jiné než aktuálně přiřazené makro, je nutné jej zaznamenat před jeho přiřazením k ovládacímu prvku. Poklepejte v seznamu na makro, které jste vytvořili nebo zaznamenali, nebo zadejte jeho název do pole Název makra.

K ZAPAMATOVÁNÍ Přidání nebo úpravy makra pro ovládací prvek ActiveX na panelu nástrojů Ovládací prvky • •

• •

Podle potřeby zobrazte panel nástrojů Ovládací prvky. V nabídce Zobrazit přejděte na příkaz Panely nástrojů a potom klepněte na příkaz Ovládací prvky. Chcete-li upravit ovládací prvek, přesvědčte se, zda se nacházíte v režimu návrhu. Režim návrhu spustíte a ukončíte stisknutím tlačítka Režim návrhu . Pravým tlačítkem myši klepněte na ovládací prvek a v místní nabídce klepněte na příkaz Zobrazit kód. V editoru jazyka Visual Basic zadejte nové makro nebo změňte existující.

61

K ZAPAMATOVÁNÍ . • •

Po dokončení zápisu klepněte na příkaz Close and Return to Microsoft Excel (Konec a návrat do aplikace Microsoft Excel) v nabídce File (Soubor). Po vytvoření ovládacího prvku klepněte na tlačítko Ukončit režim . návrhu

SHRNUTÍ V této kapitole jste se naučili pracovat s ovládacími prvky a přiřazovat jim makra. O problematice Visual Basic se více dozvíte v poslední kapitole. Zopakovali jsme si vlastnosti ovládacích prvků a doplnili jsme si znalosti o úpravu pozice a velikosti těchto objektů.

… teď Vám doporučuji dát si odpočinek …

62

FORMULÁŘE A ŠABLONY RYCHLÝ NÁHLED DO PROBLEMATIKY KAPITOLY Pokud používáme formuláře, můžeme si vytvořit šablony pro jejich opakované používání. Produkty Microsoft Office, tedy i Excel. Jsou přizpůsobené nejen jednoduchému a efektivnímu vytváření formulářů ale i snadnému vytváření šablon. V této lekci se seznámíme i se šablonami formulářů, které jsou distribuované s produktem MS Office.

CÍLE KAPITOLY Po úspěšném a aktivním prostudování této kapitoly budete umět: •

Pracovat s formuláři a šablonami.

•

Budete umět vytvořit šablony.

•

Seznámíte se s šablonami MS Office.

ODHADOVANÝ ČAS STUDIA KAPITOLY – 2 HODINY

KLÍČOVÁ SLOVA Šablona, dokument, formulář.

PRŮVODCE STUDIEM Formuláře lze vytvářet v aplikacích Microsoft Office InfoPath 2003, Microsoft Word, Microsoft Access, Microsoft Excel, Microsoft FrontPage a Microsoft Outlook. Ve většině těchto aplikací jsou k dispozici vzorové formuláře, které můžete použít v uvedené podobě nebo jako vzor pro formuláře vlastní. V aplikaci Word je například k dispozici několik běžných obchodních formulářů, jako jsou faktury, objednávky nebo týdenní časové rozvrhy. Aplikace Access obsahuje vzorové databáze s různými typy formulářů, které lze upravit podle vlastních požadavků. Součástí aplikace Access je také Průvodce formulářem, který podle požadavků uživatele příslušný formulář navrhne a vytvoří. Jestliže potřebujete shromáždit informace pro výpočty, analýzy či finanční dokumenty (například hypotéční tabulky nebo cenové nabídky), vytvořte šablonu pro formuláře v aplikaci Excel, nejlépe pomocí Průvodce šablonou se sledováním dat. Každý nový formulář vytvořený uvedenou šablonou se automaticky stane novým záznamem v databázi

63

RYCHLÝ NÁHLED Nemyslete si, že je jedno v jakém produktu vytváříme šablony a formuláře. V úvodu jme viděli, pro co je dobré použít Excel. Pro lepší orientaci se podíváme, pro jaké šablony a formuláře jsou vhodné i jiné produkty.

K ZAPAMATOVÁNÍ . Chcete-li vytvořit dynamické formuláře založené na formátu XML (, které mohou obsahovat běžné ovládací prvky, jako jsou textová pole, zaškrtávací políčka, rozevírací seznamy a výběry dat, a rovněž nové ovládací prvky, jako jsou tabulky s opakováním, oddíly s opakováním a volitelné oddíly, použijte aplikaci InfoPath. Chcete-li vytvořit formulář obsahující složité formátování, obrázky, zaškrtávací políčka, rozevírací seznamy nebo textové oblasti se specifickými datovými typy, formátováním a výchozím textem, použijte aplikace Word nebo Access. V obou aplikacích můžete vytvořit jak formuláře pro vyplňování online, tak i formuláře určené k vyplnění až po vytisknutí. Můžete také nastavit podmínky pro vyplňování formulářů, přidat makra, která se automaticky spustí, nebo vytvořit k formuláři nápovědu, která ostatním uživatelům usnadní vyplnění formuláře. V aplikaci Access můžete navíc do formuláře přidat kód jazyka Visual Basic for Applications, který se spustí automaticky. Dále je možné opatřit formulář tipy, což ostatním uživatelům také usnadní vyplnění formuláře. Pokud potřebujete shromažďovat a uchovávat velké množství dat, plně využít možností relační databáze, vytvářet z dat různé sestavy nebo sloučit několik formulářů a vytvořit z nich program, použijte aplikaci Access. Chcete-li na webové stránce vytvořit formulář pro shromažďování informací od uživatelů webového serveru nebo umožnit uživatelům vyhledávání informací na daném webovém serveru, použijte aplikaci FrontPage. Pomocí webových formulářů můžete také vytvořit virtuální knihu návštěv, shromažďovat e-mailové adresy a umisťovat je do seznamu adresátů nebo využívat zpětné vazby online jako alternativy k e-mailu. Formuláře aplikace Outlook slouží ke snadné distribuci a shromažďování informací e-mailem pomocí vlastních úprav e-mailů, událostí a dalších položek aplikace Outlook. Pomocí formulářů aplikace Outlook můžete seskupovat nebo třídit shromážděné informace, odpovídat na ně či je prohlížet podle konverzačních témat tak, aby odpovědi týkající se daného formuláře byly seskupeny spolu s původním formulářem.

PŘÍKLAD Dříve, než si přiblížíme práci se šablonami, podívejme se na šablony MS Excelu.

64

Obrázek 62 šablony Excelu

Pokud tyto šablony nenajdete ve Vašem počítači, pokuste se je najít na stránkách firmy Microsoft.

Obrázek 63 – šablona „časový výkaz“

Vidíme, že tento formulář je jednoduchý, v podstatě se jedná o náhradu papírového formuláře. Nejsou zde použity žádné ovládací prvky. Na této šabloně vidíme jednoduchou vazbu na prostředky Excelu, na listu „Výdaje v čase se generuje graf z pořízených dat. Můžeme si však povšimnout, že formulář nepracuje se standardními prostředky pro kontrolu dat (Ověření).

65

Obrázek 64 – šablona pro rozvahu

Obrázek 65 – stránka grafu v šabloně

66

Obrázek 66 – ukázka špatně ošetřeného vstupu

K ZAPAMATOVÁNÍ Ukážeme si tvorbu šablony 1.

V nabídce Soubor klepněte na příkaz Nový a potom klepněte na odkaz Obecné šablony. 2. V dialogovém okně Šablony klepněte na kartu obsahující šablonu (Šablona: Sešit vytvořený uživatelem používaný jako základ pro jiné podobné sešity. Můžete vytvořit šablony pro sešity a listy. Výchozí šablona sešitů se nazývá Sešit.xlt. Výchozí šablonou pro listy je List.xlt.) formuláře a potom poklepejte na šablonu. Jestliž se šablona nezobrazí na žádné z karet, přesvědčte se, zda je šablona uložena ve složce Šablony či v některé z jejích podsložek, nebo se obraťte na správce systému a požadejte jej o informace, jak získat a použít šablonu. 3.

Zadejte požadované informace a postupujte podle dalších pokynů v šabloně. 4. Klepněte na tlačítko Uložit . 5. V rozevíracím seznamu Uložit do otevřete složku, do které chcete kopii šablony uložit.

67

Pokud šablonu používají ostatní uživatelé ve skupině a pokud chcete kopii šablony uložit do sdíleného umístění v síti, požádejte správce systému o informace o místě uložení kopie šablony a případných konvencí vytváření názvů souborů. 6.

Do rozevíracího seznamu Název souboru zadejte název šablony a klepněte na tlačítko Uložit. Pokud je šablona určena ke kopírování zadaných dat do databáze, zobrazí se zpráva s dotazem, zda do databáze chcete přidat data ve formě nového záznamu. Data přidáte klepnutím na tlačítko Ano.

Obrázek 67 – vytvoření šablony

68

FORMULÁŘE A VISUAL BASIC RYCHLÝ NÁHLED DO PROBLEMATIKY KAPITOLY Pokud jste zvládli tvorbu klasických formulářů, můžete přistoupit ke tvorbě formulářů v prostředí Visual Basicu. Největší výhodou těchto formulářů je relativní nezávislost na listu Excelu, nevýhodou je nutnost znalosti Visual Basicu. V této kapitole si proto řekneme něco o Visual Basic a následně o tvorbě formulářů v tomto prostředí.

CÍLE KAPITOLY Po úspěšném a aktivním prostudování této kapitoly budete umět: •

Orientovat se ve Visual Basicu.

•

Využít znalostí z panelu nástrojů „ovládací prvky“ v prostředí VBA.

•

Seznámíte se s nástroji pro tvorbu formulářů ve VBA.

ODHADOVANÝ ČAS STUDIA KAPITOLY – 4 HODINY

KLÍČOVÁ SLOVA Visual Basic, VBA, formuláře.

PRŮVODCE STUDIEM

Mnoho úloh, jako například zadávání údajů o prodeji za určitý den nebo přidávání vzorce do listu, je prováděno v aplikaci Excel pouze jednou. Jiné úlohy, například změna formátu rozsahu buněk, se opakují a lze je provést rychle pomocí nástrojů aplikace Excel. Často však používáte také jednu nebo dvě úlohy, které provádíte opakovaně a které sestávají z mnoha kroků. Budete-li chtít například zvýraznit několik důležitých buněk v listu vždy, když ukazujete kolegům nějakou sestavu, můžete místo ručního provádění dlouhé řady kroků vytvořit makro, což je řada zaznamenaných akcí, kterými budou požadované kroky provedeny. V případě, že jste obeznámeni s programovacím jazykem Microsoft Visual Basic® for Applications (VBA), můžete přímo napsat vlastní makro. V obou případech můžete makro po vytvoření podle potřeby spustit, upravit nebo odstranit.

69

K ZAPAMATOVÁNÍ Tato část je úvodem do objektově orientovaného programování a práce s editorem jazyka Visual Basic, což je prostředí, ve kterém můžete psát vlastní makra aplikace Excel. Používání editoru aplikace Visual Basic Editor aplikace Visual Basic je výkonný nástroj umožňující rozšířit účinnost a univerzálnost maker na všechny činnosti, které je možné zaznamenat. Chcete-li editor otevřít, klepněte na příkaz Makro v nabídce Nástroje a pak klepněte na položku Editor jazyka Visual Basic. (Můžete také použít kombinaci kláves ALT+F11.)

Obrázek 68 – Editor jazyka Visual Basic

Pokud chcete otevřít konkrétní makro, přejděte v nabídce Nástroje na příkaz Makro a pak klepněte na položku Makra (můžete také použít kombinaci kláves ALT+F8). V dialogovém okně Makro vyberte makro, které chcete upravit nebo zobrazit, a pak klepnutím na tlačítko Upravit otevřete editor jazyka Visual Basic.

Obrázek 69 – editor Visual Basicu

Doporučuje se zobrazit okna Project Explorer a Properties Window

70

K ZAPAMATOVÁNÍ Objektově orientované programování v editoru jazyka Visual Basic V editoru jazyka Visual Basic použijte objektově orientované programování k vytvoření vlastních programů. Program není v podstatě nic jiného než sada pokynů, které jsou počítačem spuštěny v určitém pořadí. V jazyce objektově orientovaného programování je každý aspekt počítačového kódu založen na prvcích vašeho prostředí. Jak asi tušíte, tyto „prvky“ jsou reprezentovány objekty, a v těchto objektech jsou obsaženy všechny činnosti a data. Objekty v aplikaci Excel mohou být sešity, listy, rozsahy buněk a externí soubory. Obecně existují čtyři aspekty objektů, pomocí kterých můžete vytvořit program. Jsou to vlastnosti, metody, události a kolekce.

K ZAPAMATOVÁNÍ Vlastnosti Vlastnosti jsou proměnné popisující některé aspekty objektu, ve kterém jsou obsaženy. Běžnou vlastností objektů v aplikaci Excel je Name (Název), který nese hodnotu identifikace přiřazenou uživatelem nebo aplikací Excel sešitu, listu, rozsahu buněk nebo jinému objektu. Pokud například změníte název listu (pomocí kódu VBA nebo klepnutím pravým tlačítkem myši na záložku listu), změníte hodnotu uloženou ve vlastnosti Name. Nové hodnoty pro některé vlastnosti (například Name) můžete nastavit přímo v jazyce VBA. Chcete-li změnit jiné vlastnosti listu, je vhodné zaznamenat akci v aplikaci Excel (například kroky pro ochranu rozsahu buněk) nebo použít metodu (viz text v další části). V jazyce VBA jsou vlastnosti v programu uvedeny zápisem s tečkou, kde název objektu je uveden jako první, název vlastnosti jako druhý a tyto dva prvky jsou odděleny tečkou. Chcete-li například změnit název sešitu, použijte vlastnost Worksheet.Name.

K ZAPAMATOVÁNÍ Metody Metoda je akce, jejíž postup provedení objekt „zná“. Určitě víte, že například list zobrazený v okně aplikace Excel se nazývá aktivní list. List, který chcete použít, můžete v kódu jazyka VBA aplikace Excel vybrat tak, že nejprve vyvoláte metodu Activate (Aktivovat), kterou má přiřazenu. Jakmile je metoda Activate spuštěna, přesune se list, jemuž je tato metoda přiřazena, před ostatní listy v okně aplikace Excel, a list bude možné upravit.

71

Metody jsou podobně jako vlastnosti volány pomocí zápisu s tečkou. Jestliže chcete například přepočítat všechny vzorce v listu, použijte volání metody Worksheet.Calculate.

K ZAPAMATOVÁNÍ Události Jak již víte, vlastnost je měřitelným atributem objektu a metoda je akce, kterou objekt umí provést. Událost je akce, jejíž spuštění a průběh objekt „rozpozná“. Například aplikace Excel 2003 zná (vedle mnoha dalších) následující události: otevření nebo zavření sešitu, aktivace nebo deaktivace listu, uložení sešitu, klepnutí na graf, stisknutí klávesy (nebo kombinace kláves), zadání dat do buňky, přepočítání vzorců v listu, přechod na hypertextový odkaz. Aplikace Excel obsahuje několik ovladačů událostí neboli rutin kódu, které sledují určité akce. Nastane-li některá z těchto akcí a uživatel „informoval“ aplikaci Excel o tom, co má v takovém případě provést, spustí aplikace kód v ovladači událostí. Pokud například po vytvoření nového sešitu chcete, aby se všechny otevřené sešity zobrazily v aplikaci Excel jako sada oken uspořádaných kaskádovitě, můžete vytvořit následující ovladač událostí: Private Workbook)

Sub

App_NewWorkbook(ByVal

Wb

As

Application.Windows.Arrange xlArrangeStyleCascade End Sub Neznepokojujte se, pokud neznáte funkce jednotlivých prvků ovladače událostí. Pro tuto chvíli se zaměřte na prostřední řádek kódu, který dává aplikaci Excel pokyn k uspořádání oken na sebe. Stejného výsledku byste dosáhli také použitím příkazů nabídky aplikace Excel (nabídka Okno, příkaz Uspořádat, přepínač Na sebe). Jestliže však chcete, aby tato akce byla provedena vždy při určité události, můžete pomocí kódu VBA zajistit její automatické provedení – a ušetřit tak čas.

72

K ZAPAMATOVÁNÍ Kolekce Posledním prvkem objektově orientovaného programování, který byste měli znát, je kolekce. Jak napovídá název, kolekce je skupina objektů stejného typu obsažených v jiném objektu. Sešit například obsahuje kolekci jednoho nebo více listů. Chcete-li provést tutéž změnu ve všech listech sešitu, můžete procházet jednotlivé listy v kolekci a provést změny pomocí kódu programu. Pokud jste již někdy vytvářeli programy, zřejmě jste narazili na smyčku For…Next, která umožňuje několikrát opakovat sadu pokynů pomocí sekvence podobné následující. (V tomto příkladu je přidána cesta k adresáři aktivního sešitu do pravé části zápatí na prvních třech listech.) For i = 1 to 3 Worksheets(i).PageSetup.RightFooter = Path Next i Problém s horním limitem pevného kódování (tzn. přiřazením hodnoty) smyčky For…Next spočívá v tom, že je nutné změnit kód při každém přidání nebo odstranění listu. Je-li to jednou nebo dvakrát, je to celkem snadné, ale pokud spravujete mnoho kódů, nevyhnutelně jej zapomenete na několika místech změnit. To způsobí chyby, které je pak třeba opravit. Horší však může být situace, kdy si těchto chyb nevšimnete a až korektor zjistí, že kvůli této chybě je nesprávně formátováno prvních 500 výtisků výroční zprávy (a vy mezitím odpočíváte na pláži a máte vypnutý mobilní telefon). Pomocí části kódu byste mohli zjistit počet listů, existuje však jednodušší způsob: smyčka For Each…Next. Pomocí smyčky For Each…Next lze zjistit počet objektů v kolekci, jako jsou listy v sešitu, a projít postupně všechny výskyty. Použitím této metody lze předchozí kód zapsat následujícím způsobem: For Each Wksht in Worksheets Wksht.PageSetup.RightFooter = Path Next Wksht

Namísto zvyšování hodnoty standardní smyčky For…Next vyhledá smyčka For Each…Next další členy kolekce Worksheets (Sešity), a pokud žádný člen nenalezne, je smyčka ukončena.

73

K ZAPAMATOVÁNÍ Okna editoru jazyka Visual Basic V editoru jazyka Visual Basic jsou různé informace zobrazeny v celé řadě oken. Pokud se chystáte psát makra, je důležité znát následující okna: Project Explorer, Properties a Code. Okno Project Explorer Otevřete-li přímo editor jazyka Visual Basic, můžete v okně Project Explorer vybrat požadované makro, se kterým chcete dále pracovat. V okně Project Explorer jsou uvedeny všechny projekty (skupiny kódu) a příslušná makra ve stromovém zobrazení, které lze použít podobně jako stromové zobrazení v průzkumníku Windows®. Objekty na kořenové neboli základní úrovni stromové struktury představují aktuální sešit, ve kterém pracujete, plus všechny další sešity a doplňky, které jsou otevřeny. Jednotlivé hlavní prvky, které jsou používány v projektech aplikace VBA, jsou uloženy v samostatných složkách v každém projektu. K těmto prvkům patří: objekty (popsané v předchozím textu tohoto článku); moduly, které obsahují kód makra související se sešitem; moduly tříd, což jsou uživatelské definice objektů, které jste vytvořili pro sešit; uživatelské formuláře poskytující zobrazenou plochu, na kterou můžete umístit grafické ovládací prvky jako tlačítka, obrázky a oblasti textu. V následujícím příkladu je aktuální sešit označen jako VBAProject. Celý sešit (ThisWorkbook) a jeho tři listy (Sheet1, Sheet2 a Sheet3) se zobrazí ve složce Objects aplikace Microsoft Office Excel. Všechna makra naprogramovaná v jazyce VBA nebo zaznamenaná se zobrazí ve složce Modules. Moduly tříd se zobrazí ve složce Class Modules, uživatelské formuláře budou uvedeny ve složce Forms.

Obrázek 70 – okno Properties

74

Okno Properties Přímo pod oknem Project Explorer je zobrazeno okno Properties, které slouží k prohlížení a změně různých vlastností souvisejících s vybraným objektem. U modulů je obvykle k dispozici pouze vlastnost Name (Název). U sešitů lze změnit i další vlastnosti, jako StandardWidth (Standardní šířka) a DisplayPageBreaks (Zobrazení zalomení stránek). Vlastnosti jsou v okně Properties změněny většinou během práce s uživatelskými formuláři. Poznámka: Název objektu, který se zobrazí v poli vlastnosti Name v okně Properties, nemusí být shodný s názvem příslušného objektu v aplikaci Excel. Tyto dva názvy mohou vypadat podobně, ale mohou se také lišit vzhledem k výchozím pravidlům pro názvy používaným editorem jazyka Visual Basic pro objekty. (Název například nesmí obsahovat mezery, musí začínat písmenem, nesmí být vyhrazeným slovem a musí mít maximálně 31 znaků.) I když budou názvy odlišné, přesto mohou být interně spojeny, aby bylo zajištěno používání odkazů na správný objekt. Okno Code Okno Code je největším oknem editoru jazyka Visual Basic a v horní části obsahuje dva rozevírací seznamy. Rozevírací seznam vlevo – pole Object – slouží k výběru objektu, se kterým chcete pracovat. Pokud používáte pouze kód, zobrazí se v tomto poli výchozí objekt s názvem General (Obecné). V druhém rozevíracím seznamu – pole Procedure (Procedura) – lze vybrat jednotlivá makra v rámci aktuálního modulu. Makra jsou během přidávání a odstraňování v rámci modulu přidávána a odstraňována také do/z pole Procedure.

Obrázek 71 – okno Code

75

RYCHLÝ NÁHLED Vytvoření formuláře provedeme z nabídky „UserForm. Na panel formuláře můžeme vkládat objekty, které známe z panelu nástrojů „Ovládací prvky“.

Obrázek 72 – tvorba formuláře

ÚKOLY K TEXTU V závěru tohoto výukového materiálu máte uvedený seznam www odkazů, které se zabývají problematikou Excelu a formulářů. Otevřete si tyto stránky, najdete na nich množství příkladů. Na těchto příkladech nejlépe pochopíte danou problematiku. Na jeden takový příklad se nyní podíváme.

PŘÍKLAD

Obrázek 73 – příklad na formuláře

76 Vidíme zde jednoduchý formulář vytvořený v prostředí Visual Basic. Podíváme se nyní, jak je tento formulář vytvořený.

Obrázek 74 – otevření editoru Visual Basicu

Vidíme formulář na kterém jsou objekty z panelu nástrojů „Toolbox“. Vlevo dole vidíme vlastnosti formuláře a můžeme zde nastavit hodnoty podle potřeby.

Obrázek 75 – tvorba formuláře

77

Obrázek 76 kódy jednotlivých objektů na formuláři

Obrázek 77 – kód objektu CommandButton1

SHRNUTÍ Na závěr vám uvádím několik www adres a náhled na příslušné stránky.

78

Obrázek 78 – www.dataspectrum.cz – taháky Excelu

Obrázek 79 – www.dataspectrum.cz

79

Obrázek 80 – magazín Excelu ke stažení

Obrázek 81 – ukázka elektronického magazínu o Excelu

80

Obrázek 82 - stránka s příklady ke stažení

Obrázek 83 – mnoho příkladů ke stažení

81

SEZNAM LITERATURY A ZDROJŮ KE STUDIU 1. http://www.dataspectrum.cz/pages/glossary/glossary.htm 2. http://www.dataspectrum.cz/index.htm 3. http://www.slezak-petr.cz/VBA/VBA_download.htm 4. http://office.microsoft.com/cs-cz/assistance/HA011189581029.aspx 5. http://www.lasakovi.com/pavel/znalosti/programovaci-sw/excel-makra/ 6. http://www.ewizard.cz/tvorba-aplikaci-excel.html 7. http://fim.bretik.com/www/aite/?page=09-spoluprace 8. http://www.pcsvet.cz/art/article.php?id=5418 9. http://interval.cz/clanky/xml-listovani-pomoci-datovych-ostruvku/ 10. http://www.dataspectrum.cz/excelmag/excelmagmain.htm 11. http://www.slunecnice.cz/product/Formix-formulare-PC/ 12. šablony Microsoft - http://office.microsoft.com/cscz/templates/default.aspx V tomto učebním materiálu byly použity ukázky a obrázky z výše uvedených stránek.

SEZNAM POUŽITÝCH ZNAČEK Průvodce studiem – vstup autora do textu, specifický způsob, kterým se studentem komunikuje, povzbuzuje jej, doplňuje text o další informace Příklad – objasnění nebo konkretizování problematiky na příkladu ze života, z praxe, ze společenské reality, apod.

Pojmy k zapamatování.

Shrnutí – shrnutí předcházející látky, shrnutí kapitoly. Literatura – použitá ve studijním materiálu, pro doplnění a rozšíření poznatků. Kontrolní otázky a úkoly – prověřují, do jaké míry studující text a problematiku pochopil, zapamatoval si podstatné a důležité informace a zda je dokáže aplikovat při řešení problémů. Úkoly k textu – je potřeba je splnit neprodleně, neboť pomáhají dobrému zvládnutí následující látky.

82 Korespondenční úkoly – při jejich plnění postupuje studující podle pokynů s notnou dávkou vlastní iniciativy. Úkoly se průběžně evidují a hodnotí v průběhu celého kurzu. Úkoly k zamyšlení. Část pro zájemce – přináší látku a úkoly rozšiřující úroveň základního kurzu. Pasáže a úkoly jsou dobrovolné. Testy a otázky – ke kterým řešení, odpovědi a výsledky studující najdou v rámci studijní opory.

Řešení a odpovědi – vážou se na konkrétní úkoly, zadání a testy.