Agenda ALV Columni zaterdag 29 oktober, 16.00 uur, Hemingway’s (Groningen)
1. Opening 2. Verslag secretaris 3. Verslag penningmeester 4. Bevindingen kascommissie en goedkeuring 5. Voorstel samenstelling bestuur 2011-2012 6. Goedkeuring samenstelling bestuur 2011-2012 7. Geplande activiteiten 8. Ondertekening agendastukken door bestuur 9. Rondvraag 10. Sluiting
Algemene Ledenvergadering Columni 2010-2011
1
Stukken/bijlagen Algemene Ledenvergadering Columni zaterdag 29 oktober, Hemingway’s (Groningen) Vooraf Het financiële boekjaar loopt steeds van 1 september t/m 31 augustus. Het financiële verslag gaat dus over die periode. Het lustrumcongres was daarna (29 september), dus dit valt grotendeels buiten het verslag van de penningmeester. In de ledenadministratie wordt ook –net als voorgaande jaren- 31 augustus als ijkpunt genomen. Het verslag van de secretaris loopt van ALV tot ALV, dus in dit geval eind oktober. Het lustrumcongres zit hier dus wél in.
Bijlage bij agendapunt 2: Verslag secretaris Samenstelling bestuur Het bestuur van Columni bestond in het verslagjaar uit de volgende personen: Myra de Koning Voorzitter John Brouwer Penningmeester en ledenadministratie Berber van Oyen Secretaris Gerlinde Holt Algemeen lid Gerlinde is na de ALV van vorig jaar toegetreden tot het bestuur. Ledenbestand Op 31 augustus 2011, aan het einde van het financiële boekjaar, telde Columni 123 leden. Dat zijn er 18 minder dan het vorige jaar. De daling is het gevolg van een grondige opschoning van het ledenbestand. De gegevens uit de automatische incasso van ING, de ledenlijst in Excel en de map met machtigingenformulieren zijn naast elkaar gelegd. Hieruit bleek o.a. dat een aantal afmeldingen nog niet was verwerkt. Ook bleken we van enkele leden geen machtigingsformulier te hebben. Deze personen zijn uit de lijst gehaald en hebben een mail gekregen om alsnog/wederom lid te worden. Vier leden hebben de automatische incasso geweigerd, mogelijk omdat ze een nieuw rekeningnummer hebben. Ook deze vier personen zijn voorlopig van de lijst betalende leden af gehaald. Na de automatische incasso (121 betalende leden) hebben we twee aanmeldingen ontvangen. In het nieuwe boekjaar hebben we in de aanloop naar het lustrumcongres opnieuw enkele nieuwe aanmeldingen gekregen. Op dit moment staan er circa 130 leden op de ledenlijst. Speerpunten tijdens vorige ALV - Werven extra (algemeen) bestuurslid > gerealiseerd - Werven tweekoppig ‘buiten’-bestuur voor activiteiten in Midden/Westen van het land > gerealiseerd - Opschonen en actualiseren ledenlijst > gerealiseerd - Het in 2011 aandacht besteden aan het lustrum > gerealiseerd - Het minimaal driemaal per jaar organiseren van activiteiten > gerealiseerd - Het vergroten van de inhoudelijke relatie tussen activiteiten en studie/faculteit > mee bezig - Het verder uitbouwen van de samenwerking met Commotie > gerealiseerd - Het opzetten van een samenwerking met andere communicatieverenigingen in het Noorden (zoals Marcom Noord-Nederland en NVPR) > mee bezig - Het opnieuw instellen van de Columni Scriptieprijs > gerealiseerd
Algemene Ledenvergadering Columni 2010-2011
-
2
Het regelmatig verzenden van digitale nieuwsbrieven en berichten via LinkedIn, om in contact te blijven met de leden > gerealiseerd Het vergroten van de inspanningen om nieuwe leden te werven > mee bezig
Acties/onderzoek Aanvullen ledendatabase Afgelopen jaar is veel tijd en energie gestoken in het aanvullen van de gegevens in de ledendatabase. Middels eigen research, een online verzoek onder leden tot doorgeven actueel adres en een plezierige samenwerking met de alumniadminstratie van de RuG, is de database nu bijna volledig up-to-date. Activiteiten 25 september: ALV en activiteit Provinciale Statenverkiezingen Na de ALV hadden we twee sprekers uitgenodigd om te vertellen over de PSverkiezingen. De aanwezigen gingen vervolgens zelf aan de slag met de casus Groningen. Opkomst: 11 deelnemers. 30 maart: Commotie congres (Groningen) Tijdens het communicatiecongres van Commotie is opnieuw in het leven geroepen Columni Scriptieprijs uitgereikt. De genomineerden waren uitgenodigd en een afvaardiging van het bestuur heeft de prijs aan de uiteindelijke winnares (Sarah Bosch) uitgereikt. De leden zijn vooraf geattendeerd op het congres. 12 mei: bedrijfsbezoek Noord/Zuidlijn (Amsterdam) Georganiseerd i.s.m. lid Juultje Joosten. Interessante casus, bezoek aan bouwput en borrel na afloop. Opkomst: 8 aanwezigen. Teleurstellend gelet op regelmatig verzoek om activiteiten in het westen. 19 mei: bedrijfsbezoek Eemshaven (Groningen) Activiteit waarvoor ook Commotie-leden uitgenodigd waren. Uitleg casus en in gemixte Columni/Commotie-groepjes aan het werk. Opkomst: 19 aanwezigen, waarvan 9 Columni-leden en 10 Commotie-leden. 24 mei: Carrièrecarrousel Commotie (Groningen) Twee bestuursleden (Gerlinde en Berber) hebben een presentatie gegeven aan huidige studenten CIW. 29 september: Lustrumcongres (Groningen) Uitgebreid programma met vier sprekers en een borrel in Hanza Plaza. Ook toegankelijk voor Commotie-leden en introducees. Opkomst: bijna 40deelnemers. Verslag na te lezen op columni.nl. Communicatiemiddelen Website De website www.columni.nl wordt consequent bijgehouden en geactualiseerd. Social media Het ledenaantal van de Columni-groep op LinkedIn is afgelopen jaar gegroeid van 195 naar 303 leden. Slechts een deel hiervan is ook echt (betalend) lid, toch houden we de groep zo open mogelijk om de aanwas van betalende leden te stimuleren. Sinds een paar maanden wordt het Twitter-account ook actiever beheerd. @columni volgt op dit moment 80 mensen/leden en heeft 49 volgers. Er is een Facebook-account aangemaakt, maar hiervan wordt nog geen gebruik gemaakt.
Algemene Ledenvergadering Columni 2010-2011
3
Digitale nieuwsbrief In de aanloop naar het lustrumcongres is gekozen voor een beter (beheersbaar) systeem voor digitale nieuwsbrieven: Mailchimp. Alle leden waarvan we een emailadres hebben, hebben we ingevoerd in de ontvangersdatabase. Op dit moment ontvangen 142 leden de nieuwsbrief. Contacten Commotie en alumnibureau RUG Contacten met het Alumnibureau Er is een paar maal contact geweest met het Alumnibureau voor het doorgeven van activiteiten en het aanvullen van de ledendatabase. Contacten met Commotie De contacten tussen Columni- en Commotie-bestuur zijn frequent en plezierig. Het Commotie-bestuur wordt regelmatig uitgenodigd voor vergaderingen. Het Columnibestuur en de –leden worden voor bijna alle activiteiten uitgenodigd. De scriptieprijs wordt uitgereikt tijdens het communicatiecongres van Commotie en daarnaast wordt er minimaal 1x per jaar een gezamenlijke activiteit georganiseerd. Berber van Oyen Oktober 2011
Algemene Ledenvergadering Columni 2010-2011
4
Bijlage bij agendapunt 3: verslag penningmeester In de bijlage bij deze stukken treft u het financiële overzicht aan van de vereniging Columni van het boekjaar 2010-‐2011. Ter vergelijking zijn in het overzicht de gegevens van de twee vorige boekjaren opgenomen. Eindsaldo Het saldo op de lopende rekening (Zakelijke Rekening ING) bedroeg op 31-‐08-‐2011: € 731. Een jaar eerder was dat € 3.951,70. Het advies is opgevolgd om een groot deel van het saldo op de spaarrekening te zetten. In mei 2011 heeft ING de Kapitaalrekening omgezet in een Zakelijke spaarrekening. Het saldo op deze spaarrekening per 31-‐08-‐2011 is € 7.640,55. Een jaar daarvoor was het saldo € 3.075,55. In dit boekjaar is in totaal € 4.500 op de spaarrekening gezet. Baten/inkomsten De baten bedroegen dit jaar € 2.351,44. Dit is minder dan vorig boekjaar (€ 2.601,23). Het verschil wordt veroorzaakt door lagere contributie-‐inkomsten. Door opschoning van de ledenlijst is het aantal leden verlaagd. Eind 2010 waren er 121 betalende leden, tegen 141 het jaar ervoor. Aan contributie hebben we dit jaar € 2.165 geïnd, tegen € 2.470 in het jaar ervoor. In dit boekjaar is al € 140 betaald aan entree voor het Lustrumcongres, dat op 29 september 2011 is gehouden. De overige inkomsten (en de lasten) van dit congres vallen buiten dit boekjaar. Lasten/uitgaven De lasten in het verenigingsjaar 2010-‐2011 bedroegen € 1.025,70. Dit is vrijwel gelijk aan vorig jaar (€ 1.075,37). Het leeuwendeel van deze lasten is besteed aan activiteiten. Opgemerkt moet worden dat nog niet alle kosten van deze activiteiten in het boekjaar zijn betaald. Een deel van de kosten van de activiteiten in 2010/2011 komen dus ten laste van het volgende boekjaar. Conclusie In het verenigingsjaar 2010-‐2011 is een resultaat geboekt van € 1.325,74. Het saldo op de betaal-‐ en de spaarrekening is evenredig gegroeid. In het komende boekjaar wordt een deel van het vermogen aangewend voor het Lustrumcongres. John Brouwer Oktober 2011
Algemene Ledenvergadering Columni 2010-2011
Bijlage bij agendapunt 4: Bevindingen kascommissie Verklaring financieel jaaroverzicht Columni 2010-‐2011 Hierbij verklaart ondergetekende, lid van de kascommissie 2010-‐2011 van de vereniging Columni, dat het financieel jaarverslag 2010-‐2011 van de vereniging van afgestudeerden communicatiekunde, Columni, is gecontroleerd en in orde is bevonden. Naam: B. Spijker Plaats: Groningen Datum: Handtekening: (was getekend ) Naam: Plaats: Datum: Handtekening: (was getekend: )
5
Algemene Ledenvergadering Columni 2010-2011
Bijlage bij agendapunt 5: Samenstelling bestuur 2011-2012 Van het zittende bestuur stellen zich dit jaar opnieuw beschikbaar: • • • •
Drs. Drs. Drs. Drs.
M. de Koning (Myra), voorzitter B. van Oyen (Berber), secretaris J. Brouwer (John), penningmeester G. van der Holt (Gerlinde), algemeen lid
Als nieuw bestuurslid dragen de huidige bestuursleden voor: •
Drs. F. Boekhorst (Femke), algemeen lid
6
Algemene Ledenvergadering Columni 2010-2011
7
Bijlage bij agendapunt 7: Geplande activiteiten Het nieuwe bestuur heeft de volgende voornemens voor verenigingsjaar 2011-2012:
-
Het opzetten van een goede werking van de nieuwe‘Randstadcommissie’, bestaande uit Renate van Dijken en Karina Smrkovsky
-
Het intensiveren van de samenwerking met andere communicatieverenigingen/clubs
-
Het organiseren van de volgende activiteiten: o januari: Nieuwjaarsborrel Noord en West o maart: uitreiking scriptieprijs tijdens Commotie congres o voorjaar: activiteit met Commotie in Groningen o september: ALV met activiteit in het midden/westen o oktober/november: activiteit i.s.m. NVPR
-
Het verrichten van nog meer inspanningen om nieuwe leden te werven en bestaande leden te behouden (door o.m. goede communicatie)
Berber van Oyen Oktober 2011
Algemene Ledenvergadering Columni 2010-2011
Ondertekening agendastukken ALV 2010-2011 door het bestuur:
(was getekend)
(was getekend)
Drs. M. de Koning voorzitter
Drs. B. van Oyen secretaris
(was getekend)
(was getekend)
Drs. J. Brouwer penningmeester
Drs. G. van der Holt algemeen lid
(was getekend) Drs. F. Boekhorst algemeen lid
8
