n Aan Provinciale Staten van Fryslân, het algemeen bestuur van het Wetterskip Fryslân en de raden van de deelnemende gemeenten aan de Gemeenschappelijke regeling FUMO
Grou, 16 december 2014 height:12.75 Ons kenmerk : HW/2014/ Afdeling : -Behandeld door : H. van der Werff Uw kenmerk : Betreft
: Vastgestelde begroting FUMO 2015
Geachte besturen, Het algemeen bestuur van de Gemeenschappelijke regeling FUMO heeft in haar vergadering van 11 december 2014 de begroting voor het jaar 2015 vastgesteld. Deze begroting treft u als bijlage bij deze brief aan. Tevens treft u de reactienota van het dagelijks bestuur op de ingediende zienswijzen en een staat met wijzigingen van de ontwerpbegroting 2015 aan. Deze wijzigingen op de ontwerpbegroting 2015 zijn verwerkt in de bijgevoegde begroting 2015. De belangrijkste wijzigingen van de ontwerpbegroting 2015 hebben betrekking op het volgende: De uitgaven zijn met € 14.888 gedaald: van € 11.882.330 naar € 11.867.442; De formatie voor het primair proces is met 0,73 fte gestegen: van 93,01 fte naar 93,74 fte; Het uurtarief is met € 1,36 gedaald: van € 91,25 naar € 89,89; De in de ontwerpbegroting opgenomen boventalligheid ad 1,36 fte is verdwenen; De restformatie van de voormalige MAD-gemeenten is met 2,9 fte gedaald: van 5,5 fte naar 2,6 fte. Wij vertrouwen er op u hiermee voldoende te hebben ingelicht. Hoogachtend, namens het dagelijks bestuur, L.I. Diks, voorzitter
M. van der Wal, secretaris/directeur
Bijlage: 3
Postbus 3347, 8901 DH LeeuwardenJ.W. de Visserwei 10, 9001 ZE Grou0566 750 300
[email protected]www.fumo.nlNL93 RABO 0135 5152 38BTW nr NL 8526.08.263.B.01KvK nr 5749 9470
Begroting van de Gemeenschappelijke regeling Fryske Utfieringstsjinst Miljeu en Omjouwing (FUMO) 2015
Inleiding Voor u ligt de begroting van de FUMO voor het jaar 2015. Deze begroting voor 2015 is gebaseerd op de door het algemeen bestuur op 15 mei 2014 vastgestelde begroting 2014. Er zijn ten tijde van het opstellen van deze begroting 2015 nog maar beperkt ervaringsgegevens van de FUMO beschikbaar. In de aanbiedingsbrief van 19 december 2013, behorend bij de ontwerpbegroting 2014, heeft het dagelijks bestuur vastgesteld dat de begroting voor 2014 als een overgangsjaar moet worden gezien omdat de ontwerpbegroting 2014 is opgesteld zonder dat de FUMO daadwerkelijk functioneerde. Tot op zekere hoogte geldt dit ook nog voor de begroting 2015: bij het opstellen van deze begroting functioneerde de FUMO nog maar kort. De inkomstenkant van de begroting, meer in het bijzonder de verdeling van de totale lasten van de begroting over de deelnemers aan de FUMO, is gebaseerd op de meest actuele gegevens van de deelnemers van november 2014. Totale lasten en uurtarief De begroting 2015 heeft een totale omvang van € 11.867.442. De vastgestelde begroting 2014 sloot op een bedrag van € 12.030.017. In dat bedrag was een incidentele post van € 222.258 begrepen. De begroting van het bedrijfsplan van juni 2012, sloot op een totaalbedrag van € 11.809.000. De formatie voor het primaire proces is op basis van de nieuwste gegevens van de deelnemers bepaald op 93,74 fte. Op basis van 1.400 productieve uren per fte per jaar leidt dat tot 131.241 geraamde productieve uren, zodat het uurtarief voor 2015 uitkomt op € 89,89. Het uurtarief voor 2014 is bepaald op € 88,55. In dat bedrag was een opslag begrepen van € 1,64 voor incidentele kosten in 2014. Deze opslag komt in de begroting 2015 niet terug. Leeswijzer Allereerst wordt de begroting cijfermatig gepresenteerd, waarbij de verschillen tussen de vastgestelde begroting 2014 en de begroting 2015 zichtbaar worden gemaakt. Daarna worden de verschillende begrotingsposten toegelicht. Tot slot volgt een toelichting op de wijze van berekening van de kosten per deelnemer met de daarbij behorende overzichten.
2
Vastgestelde begroting 2014
Begroting 2015
Verschil begroting 2014 t.o.v. begroting 2015
Personeelskosten primair proces
€
6.780.209
€
6.537.136
€
243.073-
Management
€
419.004
€
404.260
€
14.744-
Salarissen en sociale lasten
€
402.352
€
499.665
€
97.313
Dienstverleningsovereenkomst provincie Detachering Wetterskip Stelpost effecten CAO
€
883.810
€ € €
925.888 56.000 111.616
€ € €
42.078 56.000 111.616
Totaal
€
8.485.375
€
8.534.565
Overige personeelslasten Vorming en opleiding Secundaire arbeidsvoorwaarden Inhuur vervangend personeel Reiskosten woon-werk Budget OR Productieverlies OR Dienstkleding/beschermingsmiddelen Consignatieregeling piket Totaal overige personeelslasten
€ € € € € € €
152.031 76.016 152.031 150.000 5.000 56.700 3.600
€
595.378
€ € € € € € € € €
151.054 75.527 151.054 150.000 5.000 61.985 3.240 38.000 635.859
Kapitaallasten
€ € € €
91.666 10.800 13.200 115.666
€ € € €
90.000 10.620 12.980 113.600
Implementatiekosten
ICT Implementatiekosten Totaal implementatiekosten
€ € €
574.372 354.029 928.401
€ € €
Wagenpark
€
270.000
Huisvestingskosten
Huur energie en sevicekosten schoonmaakkosten overige huisvestingskosten Totaal huisvestingskosten
€ € € € €
Administratiekosten
accountantskosten bureaukosten Totaal Administratiekosten Onderhoudskosten ICT
Bedrijfsvoering
€ € € € € € € € €
9784899785.285 36038.000
€ € € €
1.666180220-
563.929 347.707 911.636
€ €
10.4436.322-
€
270.000
325.000 50.000 43.000 185.801 603.801
€ € € € €
331.500 50.000 43.860 188.917 614.277
€ € € € € €
6.500 860 3.116
€ € €
35.000 15.000 50.000
€ € €
Genetics - licenties Overige licenties Ipads/laptops Totaal Onderhoudskosten ICT
€ € € €
399.600 98.438 23.600 521.638
€ € € €
Overige kosten
Totaal overige kosten
€ € € € €
57.500 17.500 7.500 5.000 87.500
€ € € € €
Onvoorzien
€
150.000
€
Subtotaal
€
11.807.759
€
Extra scholingsbudget 2014 Productieverlies organisatieontwikkeling Totaal incidentele kosten 2014
€ € €
40.458 181.800 222.258
€
Totale kosten FUMO
€
12.030.017
€
meetapparatuur Aanpassingen kantoor Grou Inrichting kantoor Grou
Totaal kapitaallasten
Abonnementen Telefoonkosten Drukwerk Representatiekosten
Incidentele kosten 2014
3
€ € € € € 399.600 € 100.405 € - € 500.005 € 57.500 € 17.500 € 7.500 € 5.000 € 87.500 € 150.000 € € 11.867.442 € € € € € - € € 11.867.442 € 35.000 15.000 50.000
1.967 23.60059.683 40.458181.800222.258162.575-
Toelichtingen op de afzonderlijke begrotingsposten Personeelskosten 2015 Bij het opstellen van de ontwerpbegroting 2014 was het functieboek met een indeling in formatieplaatsen met verschillende functieniveaus wel gereed, maar de plaatsing was nog niet afgerond. Om die reden werden de personeelskosten toen steeds geraamd op het maximum van de schaal. Nu de medewerkers allen geplaatst zijn, worden de personeelskosten per personeelslid berekend op basis van de werkelijk kosten (schaal en anciënniteit). Hierdoor zijn de ramingen van de personeelskosten in de ontwerpbegroting preciezer dan in 2014. Bij vacatures wordt uitgegaan van het maximum van de geldende functieschaal. Personeelskosten primair proces In het definitieve “Bedrijfsplan FUMO” van 12 juni 2012 was de formatie, die nodig was om de basistaken en de geraamde plustaken uit te voeren, bepaald op 100,8 fte. In de ontwerpbegroting 2014 werd de formatie eveneens geraamd op (afgerond) 101 fte. In de door het algemeen bestuur op 15 mei 2014 vastgestelde, herziene begroting 2014 is de formatie 3,95 fte lager vastgesteld. De formatie voor 2014 bedraagt derhalve 101 – 3,95 = 97,05. Deze formatie is gebaseerd op de uitvraag van basis- en plustaken van 2013. In 2014 is ten behoeve van de begroting 2015 wederom een uitvraag gedaan naar aantallen inrichtingen en een actualisatie van de plustaken. De formatie die op basis van deze nieuwe uitvraag nodig is, bedraagt 93,74 fte. Het verschil tussen de vastgestelde formatie voor 2014 (97,05 fte) en de voor 2015 berekende formatie ad 93,74 fte, in casu 3,31 fte, kan als volgt worden verklaard: Formatie Wetterskip 1 Formatie basistaken gemeenten Formatie basistaken provincie Extra plustaken gemeenten Extra plustaken provincie Verlaging restformatie MAD Saldo
- 1,31 fte (zie pagina 11) - 1,20 fte +1,18 fte + 0,79 fte (zie pagina 15) + 0,13 fte - 2,90 fte (zie pagina 12) - 3,31 fte
De totale opbouw van de formatie is 2015 is als volgt. fte basistaken gemeenten fte basistaken provincie (inclusief top bedrijven) fte basistaken provincie Toezicht Bodem + Vuurwerkbesluit Plustaken gemeenten Plustaken Wetterskip Plustaken Provincie Plustaken: Extra capaciteit i.v.m. externe veiligheid Restformatie MAD Totaal
29,73 20,04 5,30 10,78 0,00 22,72 2,57 2,60 93,74
De totale personeelskosten voor het primaire proces zijn geraamd op € 6.537.136; dat is € 243.073 lager geraamd dan in de vastgestelde begroting 2014. Niet inrichting-gebonden basistaken De basistaken van de FUMO zijn ontleend aan de package deal. Naast de inrichtinggebonden basistaken (vergunningplichtige dan wel meldingplichtige inrichtingen) zijn er in de package deal ook niet inrichtinggebonden basistaken opgenomen. Dit betreft het milieutoezicht op meldingen van sloop (punt 4 van de package deal), asbest (punt 10 van de package deal), alsmede het milieutoezicht op het Besluit Bodemkwaliteit (punt 8 van de package deal). Deze niet inrichtinggebonden basistaken 1
De formatie voor de basistaken voor gemeenten is ten opzichte van de begroting 2014 met 1,7 fte verlaagd. Dit wordt voor circa 2,9 fte veroorzaakt doordat er minder inrichtingen in de FUMO zijn ingebracht mede als gevolg van de uitkomsten van de commissie Raap. Daarnaast is de formatie met 1,7 fte verhoogd vanwege in de begroting verkeerd toegepaste normen voor ketenproblematiek en voorlichting (zie pagina 5).
4
waren niet in het bedrijfsplan opgenomen en evenmin in de begroting 2014. De opslag van de ketenproblematiek in de Fryske norm (30% van het aantal uren toezicht en handhaving, met een maximum van 4 fte) is niet bedoeld voor deze niet inrichtinggebonden basistaken, maar heeft uitsluitend betrekking op de ketenproblematiek van inrichtingen. Hoewel de uitvoering van genoemde taken volgens de package deal thuishoort bij de FUMO binnen het basistakenpakket, hebben slechts weinig deelnemers deze taken ook daadwerkelijk ingebracht. Wel heeft een aantal deelnemers deze taken als plustaak opgegeven. Deze niet inrichtinggebonden basistaken behoren door de FUMO uitgevoerd te worden. Het is ten tijde van het opstellen van de begroting niet goed mogelijk om de voor de uitvoering van de taken noodzakelijke formatie goed in te schatten. Daarom wordt hiervoor vooralsnog geen formatie voor meegenomen. In de loop van 2014 zal met de deelnemers overleg worden gevoerd over de wijze waarop en de capaciteit waarmee deze taken bij de FUMO moeten worden uitgevoerd. Toepassing Fryske norm voor “voorlichting” en “ketenproblematiek” In de formatieberekening van het primaire proces is ten opzichte van de Fryske Norm in de begroting 2014 een verhoging doorgevoerd van in totaal circa 2.400 uur. In de begroting 2014 bleek de Fryske norm niet juist toegepast te zijn voor de onderdelen “voorlichting” en “ketenproblematiek”. In de Fryske norm was voor “voorlichting” 3 uur per inrichting opgenomen met een maximum van 2 fte voor de totale FUMO-formatie. Voor de “ketenproblematiek” was een opslag van 30% van het totale aantal uren voor toezicht en handhaving, met een maximum van 4 fte voor de totale FUMO-formatie opgenomen. In de begroting 2014 is 0,75 uur voor voorlichting en 19% voor ketenproblematiek opgenomen. Hiermee werd het maximum van respectievelijk 2 en 4 fte niet bereikt, terwijl dat volgens de afgesproken norm wel zou moeten. In de begroting 2014 was dus een te laag percentage toegepast. Deze fout is nu gecorrigeerd. In de begroting 2015 is 1,2 uur voor voorlichting en 25% voor ketenproblematiek opgenomen, waardoor de formatie voor deze twee onderdelen, conform de Fryske norm, op respectievelijk 2 en 4 fte gemaximeerd is. Externe Veiligheid 2015 In de ontwerpbegroting 2015 is op pagina 6 en 7 een passage opgenomen over de baten en laten van de activiteiten voor Externe Veiligheid (EV) na 2014. In afwachting van nadere gegevens van het Rijk over de financiering in 2015 en de jaren daarna, zijn de gegevens uit de begroting 2014 voorlopig opgenomen. Thans kan hierover het volgende worden gemeld. Het Rijk zal ook voor de periode 2015 - 2018 geld beschikbaar stellen. Een landelijke programmagroep werkt momenteel aan een nieuw uitvoeringsprogramma. Als randvoorwaarde om in aanmerking te komen voor het ontvangen van een subsidie, heeft het Rijk aangegeven dat middelen alleen aan Veiligheidsregio’s en Omgevingsdiensten ter beschikking worden gesteld. Deze organisaties moeten echter wel voldoen aan de kwaliteitseisen (zowel Kwaliteitscriteria 2.1 als Maatlat EV). De FUMO voldoet hieraan. Voor de FUMO gaat het vanaf 2015 om een EV-subsidie van € 231.000 per jaar. De bijdrage in 2015 is dus fors lager dan de bijdrage voor 2014, namelijk € 100.920. In de formatie is rekening gehouden met in totaal 3.600 uur voor Externe Veiligheid. Op basis van het tarief in de ontwerpbegroting 2015 ad € 89,89 betekent dit een bedrag van € 323.611. Er is dus nog aanvullende dekking nodig voor een bedrag van € 92.611 (€ 323.611 minus € 231.000). Hoewel nog niet definitief vastgesteld, verwacht de FUMO voor het uitvoeren van het coördinatorschap van de Risicokaart € 50.000 van de provincie te ontvangen. Daarmee wordt het nog te dekken verschil tussen de feitelijke bezetting en de te verwachten bijdrage € 42.611. Het resterende bedrag kan mogelijk worden gedekt door het uitvoeren van extra opdrachten voor de gemeenten (invoer ISOR), de provincie en RUD’s. Voorts zal worden deelgenomen aan landelijke EVprojecten, waarvan de werkzaamheden gefinancierd worden door het Rijk. Samenvattend moet worden vastgesteld dat de dekking voor de EV-activiteiten nog niet exact in beeld te brengen is. Wij hebben de verwachting dat met de geschetste aanvullende opdrachten baten en lasten wel in evenwicht te brengen zijn. Personeelskosten managementtaken De formatie voor het management is ingevuld overeenkomstig het bedrijfsplan: één directeur en drie afdelingshoofden. De totale personeelskosten van de formatie voor het management worden geraamd op € 404.262; dat is € 14.742 lager dan in de begroting 2014.
5
Personeelskosten bedrijfsvoering De FUMO heeft er voor gekozen het overgrote deel van de ondersteunende werkzaamheden bij de provincie onder te brengen. Voor een zeer beperkt aantal functies is besloten deze binnen de eigen organisatie te vervullen. Met de provincie Fryslân is voor de ondersteuning een dienstverleningsovereenkomst gesloten. Bij de overeenkomst hoort een producten- en dienstencatalogus. In deze catalogus wordt beschreven welke diensten op de terreinen Financiën, Informatisering en Automatisering (I&A), Documentatie en Informatiebeheer (DIM) en Personeel en Organisatie (P&O) door de provincie worden uitgevoerd voor de FUMO. De overeenkomst is aangegaan voor een periode van 5 jaar met de mogelijkheid tot verlenging. De totale kosten voor de dienstverlening die de provincie voor de FUMO gaat uitvoeren bedragen in 2014 € 883.810. Op grond van de met de provincie gesloten overeenkomst wordt het contractbedrag jaarlijks aangepast. Voor 2015 heeft de provincie laten weten dat de contractuele verhoging 2% bedraagt. Dit leidt tot de volgende bedragen. Financiën € 153.000 Informatisering en Automatisering (I&A), € 408.000 Personeel en Organisatie (P&O) € 279.480 Documentatie en Informatiebeheer (DIM) € 61.006 Totaal € 901.486 Het bedrag voor 2015 ad € 901.486 is € 17.676 hoger dan in de begroting 2014. Daarnaast is besloten de lasten van de aanschaf van iPads en laptops, die in de begroting 2014 nog zijn opgenomen onder de post “onderhoudskosten ICT”, op te nemen in het dienstverleningscontract met de provincie, omdat de provincie de iPads en laptops levert en beheert. Omdat de berekening van de kosten door de provincie iets afwijkt van die in de begroting 2014, is de raming iets hoger, namelijk € 24.402 ten opzichte van € 23.600 in de begroting 2014. In de raming is nog geen rekening gehouden met de fiscale aspecten van de verstrekking van laptops en iPads aan werknemers, omdat nog niet bepaald is welke kosten opgenomen worden onder het forfaitaire bedrag in de werkkostenregeling. Met inbegrip van deze post, zijn de kosten voor de dienstverlening van de provincie begroot op € 925.888. Daarnaast wordt binnen de eigen formatie van de FUMO een beperkt aantal functies rechtstreeks ondergebracht. De FUMO is van mening dat deze functies thuishoren in de eigen organisatie. Het betreft de functies van: Concerncontroller 1 fte Bedrijfskundig adviseur 1 fte Functioneel beheerder (ICT) 1 fte Communicatieadviseur 1 fte Managementassistent 2 fte Totaal: 6 fte De totale kosten voor deze functies werden in de begroting 2014 geraamd op € 402.352 In de ontwerpbegroting 2015 zijn deze geraamd op € 419.708. Inmiddels is duidelijk geworden dat deze eigen formatie op een tweetal plaatsen tekortschiet. Voor de ondersteuning van de werkzaamheden van het dagelijks en algemeen bestuur is in het geheel geen formatie beschikbaar. Hiervoor is thans 0,5 fte ingeruimd. Daarnaast is er voor uitvoerende financiële werkzaamheden (gedacht moet worden aan werkzaamheden rond het factureren en het beheer van een kleine kas), alsmede voor archiefwerkzaamheden, tezamen 1,0 fte opgenomen. Op beide functies zijn medewerkers geplaatst die bij de start van de FUMO binnen de formatie voor het primaire proces waren geplaatst. De medewerker die financiële en archiefwerkzaamheden uitvoert, is een voormalig medewerker van de MAD, die voornamelijk werkzaamheden uitvoerde rond het BWS (Besluit Woninggebonden Subsidies). De herplaatsing van deze medewerker heeft plaatsgevonden onder gelijktijdige verlaging van de restformatie van de MAD.
6
De kosten van de medewerker die voor 0,5 fte de ondersteuning van het dagelijks en algemeen bestuur op zich neemt betreft een uitzetting met € 30.254. De personeelskosten voor de bedrijfsvoering voor 7,5 fte (6 fte + 1,5 fte uitbreiding) bedragen in 2015 € 499.665. Tijdelijke uitbreiding capaciteit voor financiën en planning en control Naast deze kosten voor de bedrijfsvoering is het noodzakelijk gebleken in de startfase van de FUMO aanvullende inzet te plegen op het terrein van financiën en planning en control. Van 1 mei 2014 tot 1 juli 2015 wordt via detachering 30 uur per week extra ingezet. Deze kosten worden ten laste van het implementatiebudget gebracht. Stelpost effecten CAO De laatste CAO Gemeenten liep op 1 januari 2013 af. Het College voor Arbeidszaken van de VNG en de vakbonden hebben nog geen overeenstemming bereikt over een nieuw af te sluiten CAO. Om binnen de begroting 2015 enige ruimte in te bouwen om de effecten van een af te sluiten CAO te kunnen opvangen, wordt 1,5% van de loonsom daarvoor als stelpost opgenomen. Het betreft een bedrag van € 111.616. Overige Personeelskosten In de begroting zijn de volgende kostenposten, overeenkomstig de uitgangspunten van het bedrijfsplan, opgenomen: vorming en opleiding: 2% van de loonsom secundaire arbeidsvoorwaarden: 1% van de loonsom inhuur vervangend personeel (binnen formatie): 2% van de loonsom. Op basis van de nu begrote personeelskosten (primair proces, management, bedrijfsvoering en de stelpost CAO) zijn hiervoor in de begroting thans de volgende bedragen opgenomen: vorming en opleiding € 151.054 secundaire arbeidsvoorwaarden € 75.527 inhuur vervangend personeel € 151.054 Deze posten gezamenlijk zijn € 2.215 lager dan in de begroting 2014. reiskosten woon-werkverkeer: € 150.000 In het vastgestelde sociaal statuut voor de FUMO is in hoofdstuk VI onder E bepaald dat iedereen die in dienst treedt van de FUMO een reiskostenvergoeding woon-werkverkeer krijgt. Deze vergoeding bedraagt bij het gebruik van het openbaar vervoer 75% van de abonnementskosten. Bij ander vervoer bedraagt de vergoeding € 0,12 per te reizen kilometer. De vergoedingen worden gegeven tot een maximale reisafstand van 60 kilometer enkele reis. Op basis van een exacte opgave van 35 toekomstige medewerkers (de voormalige medewerkers van de MAD) zijn de toe te kennen vergoedingen indertijd berekend en vervolgens geëxtrapoleerd naar de omvang van de FUMO. Dat leidt tot het begrote bedrag van € 150.000. Op basis van de ervaringscijfers tot nu toe is er nog geen aanleiding tot aanpassing van het bedrag over te gaan. werkbudget ondernemingsraad € 5.000 Om de ondernemingsraad in staat te stellen haar taken goed uit te kunnen voeren, wordt een werkbudget begroot van € 5.000. Hiervan kunnen onder andere onderzoekskosten worden bestreden, alsmede reis- en verblijfskosten in verband met scholing e.d. Scholingskosten voor de leden van de ondernemingsraad worden ten laste gebracht van de post scholing en vorming. Het budget is ongewijzigd ten opzichte van de begroting 2014. productieverlies OR-leden € 61.985 De ondernemingsraad van de FUMO bestaat uit 7 leden. In artikel 18 van de Wet op de Ondernemingsraden zijn bepalingen opgenomen over “vrijgestelde tijd en scholingsrechten”. Voor de vrijgestelde tijd wordt uitgegaan van het in artikel 18 opgenomen (minimum) aantal uren van 60 per lid. In de WOR wordt ook het een en ander bepaald over de scholingsbehoefte. Op basis daarvan wordt uitgegaan van 5 scholingsdagen ad 8 uur = 40 uur x 7 = 280 uur. In totaal gaat het om 700 uur. Alle huidige leden van de ondernemingsraad zijn medewerkers in het zogenaamde primaire proces. Deze 700 uur worden aangemerkt als productieverlies (in de begroting 2014 werd nog uitgegaan van 90% van 700 uur omdat toen de leden van de OR nog niet gekozen
7
waren). De kosten bedragen € 61.985. Dit is € 5.285 hoger dan in de begroting 2014. dienstkleding en persoonlijke beschermingsmiddelen € 3.240 Een aantal medewerkers van de FUMO moet worden voorzien van dienstkleding (bedrijfsjassen, broeken en schoenen). Persoonlijke beschermingsmiddelen, die in gebruik waren bij de “latende organisaties” en die nog voldoen aan de geldende regels, zijn nog in gebruik. Bij de aanschaf wordt gelet op uniformiteit en uitstraling. In 2014 is een investering van € 15.000 geraamd. Het bedrag wordt afgeschreven in 5 jaar. De rente is in 2015 bepaald op 2%. De last voor 2015 is € 3.240. consignatieregeling piket € 38.000 In november 2013 hebben alle deelnemers van de FUMO een voorstel over een bereik- en beschikbaarheidsregeling ontvangen. Op basis daarvan hebben meerdere gemeenten laten weten dat ze willen deelnemen aan de regeling, maar het voorstel riep ook de nodige vragen op, met name de financiële kant. Op basis hiervan is de conclusie getrokken dat alle in het voorstel opgenomen kosten, zoals personeelskosten, investeringslasten voor materieel en de variabele kosten voor brandstof, abonnementen e.d. binnen de begroting van FUMO kunnen vallen, met uitzondering van de aan deze bereik- en beschikbaarheidsregeling verbonden consignatievergoedingen. Deze kosten worden geraamd op € 38.000. De deelnemers zijn hiervan op de hoogte gesteld bij brief van 5 maart 2014. Voor plusbedrijven en niet inrichting gebonden inzet, bijvoorbeeld bij asbestbrand, is de deelname een plustaak en zal de inzet apart gefactureerd worden. De totale begrotingspost voor overige personeelskosten bedraagt € 645.592. Dat is € 50.214 hoger dan in de begroting 2014. Kapitaallasten In het bedrijfsplan van 2012 en in navolging daarop ook in de begroting 2014, zijn onder de post kapitaallasten de lasten van ICT-investeringen, meetapparatuur en implementatiekosten opgenomen. In de begroting 2014 zijn daaraan twee investeringskredieten toegevoegd, die betrekking hebben op het geschikt maken van het kantoor van de FUMO in Grou. In de begroting 2015 worden de kosten die te maken hebben met ICT en de implementatiekosten niet meer onder de post kapitaallasten begroot, maar onder een aparte post implementatiekosten. Deze kosten, die gemaakt zijn in de voorbereidingsfase van de FUMO, kunnen niet beschouwd worden als een activum. Tot op zekere hoogte geldt dat ook voor de ICT-investeringen, met name ook omdat de ICT-voorziening die met deze middelen is gerealiseerd als een tijdelijke voorziening is aangemerkt. Aanbesteding dient in 2014 nog plaats te vinden. In het bedrijfsplan van 2012 wordt gesproken over implementatiekosten als eenmalige kosten die aan de implementatie van de FUMO zijn gerelateerd. Deze kosten zijn voorgefinancierd door de provincie en moeten aan de provincie worden terugbetaald. De kosten voor de lening die de FUMO hiervoor aangaat, zullen door een tariefsverhoging gedurende de eerste vijf jaren (voor de ICT-kosten) en gedurende de eerste zes jaren (voor de implementatiekosten) worden doorberekend. De afzonderlijke posten worden hieronder toegelicht. Rente De kosten van de ICT-investeringen en de implementatiekosten zijn voorgeschoten door de provincie. Deze dienen te worden terugbetaald. Hiervoor is het aantrekken van een lening noodzakelijk. In het bedrijfsplan en ook in de begroting 2014 werd nog gerekend met een rente van 4%. Hoewel op het moment van opstellen van de ontwerpbegroting 2015 deze lening nog niet was aangetrokken, is wel duidelijk geworden dat deze lening tegen een aanzienlijk lagere rente dan 4% kan worden aangetrokken. In de ontwerpbegroting 2015 wordt uitgegaan van 2%. Meetapparatuur: oorspronkelijke raming bedrijfsplan € 416.665 In het definitieve “Bedrijfsplan FUMO” van 12 juni 2012 is onder de post kapitaallasten voor meetapparatuur het volgende opgenomen: “Voor de meetapparatuur is in overleg met het Kernteam Bedrijfsplan en ervaringscijfers van de MAD een kapitaallast van € 100.000 gehanteerd.”
8
Deze kapitaallast komt overeen met een investeringsbedrag van € 416.665 (afschrijving over 5 jaar tegen een rente van 4%). De latende organisaties brengen de meetapparatuur, voor zover deze geen boekwaarde meer heeft, om niet in bij de FUMO. In 2014 zal beoordeeld worden hoe de aannames uit het bedrijfsplan zich verhouden tot de daadwerkelijke behoefte op basis van de door de FUMO uit te voeren taken. Daarop zal het huidige begrote bedrag worden aangepast. Er zijn tot nu toe (mei 2014) nog geen investeringen gedaan. Investeringsbedrag: € 416.665. Eerste jaar van afschrijving: 2015. Afschrijvingsduur: 5 jaar; rente 2%. Kapitaallast in 2015: € 90.000. Aanpassing en kantoor Grou Het betreft het realiseren van douches, wanden plaatsen/verplaatsen en aanpassingen aan de stalling/werkplaats aan de Oedsmawei. Investeringsbedrag: € 90.000. Eerste jaar van afschrijving: 2014. Afschrijvingsduur: 5 jaar; rente 2%. Kapitaallast in 2015: € 10.620. Inrichting kantoor Grou Het betreft het vervangen van vloerbedekking en schilderwerk. Investeringsbedrag: € 110.000. Eerste jaar van afschrijving: 2014. Afschrijvingsduur: 5 jaar; rente 2%. Kapitaallast in 2015: € 12.980. Implementatiekosten ICT Doelstelling van de ICT-voorziening is het primaire proces en de informatie-uitwisseling tussen FUMO, bevoegde gezagen en ketenpartners te faciliteren. Begin 2013 is gestart met de realisatie van de basisvoorziening van het primaire proces. Deze was bij de start van de FUMO operationeel. Voor deze productieapplicatie is bij de start gekozen voor een “tijdelijke voorziening” tot 1 januari 2015. Gelet op de omvang van de kosten is een Europese aanbesteding verplicht. De voorbereidingen hiervoor zijn inmiddels gestart. Uiteraard is onbekend welk effect deze aanbesteding heeft op de structurele onderhoudskosten ICT. ICT-budget: € 2.610.782. Startjaar: 2014. Eerste jaar van terugbetaling: 2014. Terugbetaaltijd: 5 jaar. Rente 2%. Last in 2015: € 563.929. Implementatiekosten: oorspronkelijke raming bedrijfsplan € 1.430.000 In het definitieve “Bedrijfsplan FUMO” van 12 juni 2012 is onder “Implementatiekosten” een bedrag van € 1.430.000 opgenomen. Deze implementatiekosten worden voorgefinancierd door de provincie. Voor de terugbetaling wordt een lening aangetrokken. De lasten van deze lening worden via een tariefsverhoging betaald door de deelnemers. De periode van implementatie heeft veel langer geduurd dan was voorzien. Dat heeft ook geleid tot een forse overschrijding van het beschikbare budget. In de begroting 2014 is uitgegaan van een implementatiebudget van € 1.896.583. Op basis van dat bedrag zou rekening gehouden moeten worden met een last in 2014 van € 455.180. Om de extra last niet al te sterk te laten oplopen, is in de begroting 2014 de terugbetalingstermijn, die is het bedrijfsplan was gesteld op 5 jaar, verlengd naar 6 jaar. Dat leidde in de begroting 2014 tot een last van € 391.960. Om de genoemde overschrijding terug te dringen, heeft de FUMO alle deelnemers verzocht af te zien van de doorberekening aan de FUMO van (een deel van) de inzet van medewerkers in de projectorganisatie. De besluitvorming hierover is nog niet afgerond. Afhankelijk van de resultaten van dit verzoek zal worden bezien of de terugbetalingstermijn al dan niet kan worden teruggebracht naar vijf jaren. In de ontwerpbegroting wordt nog uitgegaan van een termijn van 6 jaar. Implementatiebudget: € 1.896.583. Eerste jaar van terugbetaling: 2014. Terugbetaaltijd: 6 jaar. Rente 2%. Last in 2015: € 347.707. Wagenpark In de begroting 2014 is het in bedrijfsplan 2012 opgenomen begrotingspost ad € 270.000 opgenomen. De FUMO heeft na een aantal maanden nog onvoldoende beeld van de behoefte aan auto’s e.d. op de langere termijn. Zo lang dat beeld er nog niet is, wordt gewerkt met huur- en leasecontracten met
9
een beperkte duur. Totdat er een beter beeld ontstaat, wordt het in de begroting 2014 geraamde bedrag ad € 270.000 ook voor 2015 aangehouden. Alle kosten die verband houden met dienstreizen worden binnen deze post verantwoord. Huisvestingskosten Het kantoor van de FUMO wordt vanaf 1 januari 2014 gehuurd van de gemeente Leeuwarden voor een periode van 5 jaar. De totale kosten voor de diensten die de gemeente Leeuwarden levert, werden in de ontwerpbegroting geraamd op € 542.245 per jaar. In het uiteindelijke contract werden de kosten van huur en de post onvoorzien naar beneden bijgesteld met een bedrag van € 16.444 (huur € 7.500 en onvoorzien € 10.944). Alle kosten worden, conform het contract, jaarlijks aangepast op basis van de CPI-index. Deze is nog niet bekend. Er wordt daarom thans voorlopig rekening gehouden met een stijging van de kosten met 2%, conform de contractuele stijging van de dienstverlening van de provincie. De genoemde aanpassingen leiden tot de volgende bedragen: Huur kantoor: € 331.500 Facilitaire dienstverlening (2 fte huismeesters) € 110.160 Schoonmaak gebouw en inventaris € 43.860 Koffie- en theevoorziening € 10.965 Beveiliging € 10.914 Kantoorartikelen (op basis van nacalculatie) € 15.810 Overige kosten (managementtaken; accounthouderschap e.d.) € 6.120 Onvoorzien € 4.948 Naast de in de overeenkomst met de gemeente Leeuwarden te maken kosten, worden de volgende huisvestingkosten begroot: Kosten van energie en waterverbruik (afgeleid van het gebruik in Boarnsterhim) € 50.000 Servicekosten (technische installaties, lift, paternosters, onderhoud beplanting e.d.) € 25.000 Onderhoud meubilair € 5.000 Totale huisvestingskosten € 614.277 De totale lasten zijn € 10.476 hoger dan in de begroting 2014. Administratiekosten Onder deze post vallen de accountantskosten, geraamd op € 35.000 en een post “overige kosten” voor “porti, verzekeringen en belastingen”. Deze zijn gelijk geraamd aan de posten in de begroting 2014. Onderhoudskosten ICT De in de begroting 2014 opgenomen bedragen zijn ook in de ontwerpbegroting 2015 opgenomen. Genetics Alle licenties van Genetics gedurende de looptijd van de tijdelijke ICT-voorziening tot en met 2014 € 399.600 Het begrote bedrag is gelijk aan de post in de begroting 2014. Overige licenties Licentiekosten Geomilieu Licentiekosten mobiel handhaven (VinX) Licentiekosten dStyle (documentcreatie en huisstijl) Sesomonline, Pluim+, Progecad, safeti, Carola en Windpro Voor enkele licenties loopt nog onderzoek: stelpost Mobiel handhaven: beheerskosten: 6 x € 300 = KPN Aangetekend Mailen Dataopslag van digitale dossiers Totaal
€ 9.197 € 11.250 € 5.196 * € 33.960 € 13.002 € 1.800 € 20.000 € 6.000** € 100.405
Per saldo stijgt de post “overige licenties” met € 1.967 ten opzichte van de begroting 2014. * De post Licentiekosten dStyle is ten opzichte van de begroting 2014 met € 4.033 gedaald.
10
** Aan de post “Overige licenties” moet een bedrag van € 6.000 worden toegevoegd voor dataopslag van digitale dossiers. Deze kosten zijn in 2014 niet begroot en worden ook niet gedekt binnen de dienstverleningsovereenkomst met de provincie. iPads, laptops In de ontwerpbegroting 2014 is een post opgenomen van € 23.600 in verband met de aanschaf van laptops en iPads. Aangezien de provincie de levering en ook het beheer verzorgt, is er naderhand voor gekozen om deze kosten op te nemen in de dienstverleningsovereenkomst met de provincie. Overige kosten abonnementen € 57.500 telefoonkosten € 17.500 drukwerk € 7.500 representatie € 5.000 De bedragen in de begroting 2015 zijn gelijk aan die in de begroting 2014.
Detacheringskosten, bijdrage en BTW-compensatie Wetterskip In de ontwerpbegroting 2015 is een toelichting gegeven op de begrotingspost “BTW Wetterskip”. Daar is vermeld dat het Wetterskip en de FUMO met elkaar in gesprek waren over de condities waaronder medewerkers van het Wetterskip, in totaal 1 fte, bij de FUMO gedetacheerd worden. De mogelijkheden zijn verkend om de detachering zo vorm te geven dat de aan het Wetterskip te compenseren BTW zo laag mogelijk wordt. In afwachting van de uitkomsten van het onderzoek zijn de bijdrage van het Wetterskip en de loonkosten van de door het Wetterskip bij de FUMO gedetacheerde medewerkers beide niet in de ontwerpbegroting 2015 geraamd. Het Wetterskip en de FUMO hebben in goed overleg de detacheringskosten en de bijdrage van het Wetterskip aan de FUMO bepaald. Kosten Wetterskip Bijdrage Wetterskip aan FUMO Voor rekening van Wetterskip: niet compensabele BTW Bijdrage Wetterskip totaal
€ 69.893 € 14.677 € 84.570
Kosten FUMO Detacheringskosten FUMO
€ 56.000*
*In het bedrag is de compensatie van de BTW verrekend. Voor de begroting van de FUMO voor 2015 betekent dit: Inkomsten Opnemen bijdrage Wetterskip € 69.893 Uitgaven: Verhoging post personeelskosten primair proces: € 56.000 Vervallen post BTW Wetterskip € 24.360 Onvoorzien Het budget voor onvoorzien ad € 150.000 is gelijk aan dat van de begroting 2014.
Inkomsten FUMO 2015 - Verdeling van de uitgaven over de deelnemers De inkomsten van de FUMO zijn verdeeld over basistaken en plustaken. Basistaken De basistaken zijn ontstaan door gemaakte afspraken (de zogenaamde package deal) en bestaat uit taken op het gebied van het omgevingsrecht (milieudeel) ten aanzien van vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH). De basistaken zijn te onderscheiden in inrichtingsgebonden basistaken en niet inrichtingsgebonden basistaken. Bij de inrichtingsgebonden basistaken zijn de aantallen bedrijven ontleend aan de uitvraag welke in mei 2014 heeft plaatsgevonden. Hierbij is al rekening
11
gehouden met de besluiten van het algemeen bestuur inzake de aanbevelingen van de commissie “Raap”. De niet inrichtingsgebonden basistaken voor gemeenten zijn nog niet meegenomen in de begroting. Er wordt hierbij verwezen naar de toelichting hierover op pagina 5. Bij de uitvoeringsnormen is de zogenaamde Fryske Norm gebruikt voor het berekenen van de voor deze uitvoering noodzakelijke uren. Voor de provinciale inrichtingen is de norm die de provincie gebruikt. Dit geldt ook voor de inrichtingen waarvan het bevoegd gezag met ingang van 2014 overgegaan is van de provincie naar de gemeenten. Op basis van het via de integrale kostprijsberekening tot stand gekomen uurtarief is aldus een kostprijs per categorie van inrichtingen berekend. Per deelnemer is de bijdrage voor de basistaken bepaald door het uit de uitvraag verkregen aantal inrichtingen per categorie te vermenigvuldigen met de kostprijs per inrichting. Plustaken Naast de basistaken hebben deelnemers de mogelijkheid om ook aanvullende diensten af te nemen op het gebied van milieu. Op basis van de uitvraag van mei 2014 is per deelnemer geïnventariseerd welke aanvullende diensten dit zijn en welke uren hiermee zijn gemoeid. Deze uren zijn eveneens vermenigvuldigd met het berekende integrale kostprijstarief per uur. Restformatie MAD Bij het opstellen van het bedrijfsplan is er vanuit gegaan dat de totale formatie van de Milieuadviesdienst (MAD) overgaat naar de FUMO. Deze ingebrachte formatie bedroeg 24,9 fte. Op basis van de omvang van het basistakenpakket en de opgave van de plustaken hebben de MADgemeenten in 2012 besloten garant te staan voor de destijds berekende restformatie van 6,6 fte. Hiervoor zouden de MAD-gemeenten aanvullende plustaken in de FUMO inbrengen. Indien dit niet of niet volledig plaatsvindt, wordt de FUMO financieel gecompenseerd. In de begroting 2014 was deze restformatie van 6,6 fte teruggebracht naar 5,5 fte. In de huidige begroting is deze restformatie thans verder teruggebracht naar 2,6 fte ( 3.636 uur). Deze verdeling van de geraamde restformatie MAD vindt plaats op basis van het verdeelbesluit van het AB van de MAD. De verdeling is dan als volgt: MAD deelnemers
opgave waarvan gemeenten in Basistakenpakket extern fte
Ameland het Bildt Dantumadiel Dongeradeel Ferwerderadiel Franekeradeel Harlingen Kollumerland c.a. Leeuwarden Leeuwarderadeel Menameradiel Schiermonnikoog Terschelling Vlieland TOTAAL
0,09 0,34 0,39 0,56 0,69 1,40 1,02 0,37 1,79 0,28 0,49 0,06 0,15 0,04 7,68
waarvan Pluspakket extern fte
totaal door MAD fte
0,13 0,01 0,33 0,54 0,95 0,94 1,45 0,07 0,70 0,67 0,19 0,09 2,90 0,29 9,27
0,22 0,36 0,72 1,11 1,64 2,35 2,47 0,44 2,49 0,95 0,68 0,15 3,05 0,33 16,94
verdeling opplussen opplussen formatie per gemeente per gemeente fte in uren
19,54
0,04 0,11 0,19 0,24 0,09 0,20 0,16 0,13 1,14 0,10 0,14 0,01 0,05 0,01 2,60
49 148 266 336 123 284 220 178 1.603 143 190 13 67 16 3.636
Hierna volgt een overzicht van de bijdragen van de deelnemers voor 2015 in één oogopslag, waarna in een aantal tabellen het achterliggende cijfermateriaal is opgenomen.
12
Bijdragen van de deelnemers voor 2015 in één oogopslag
Deelnemer
Achtkarspelen Ameland
Totale bijdrage per deelnemer 183.451 45.984
Dantumadiel
150.190
Dongeradeel
174.514
Ferwerderadiel
234.801
Franekeradeel
414.780
De Friese Meren
402.001
Harlingen
465.003
Heerenveen
280.666
Het Bildt Kollumerland
71.914 84.860
Leeuwarden
555.655
Leeuwarderadeel
141.861
Littenseradiel
90.974
Menameradiel
112.075
Ooststellingwerf
193.673
Opsterland
192.839
Schiermonnikoog
24.987
Smallingerland
263.720
Sudwest Fryslân
404.700
Terschelling
406.956
Tytsjerksteradiel
216.432
Vlieland Weststellingwerf
51.820 260.577
Sub totaal
5.424.430
Provincie
6.049.508
Wetterskip Externe Veiligheid
69.893 323.611
Totaal
11.867.442
13
Bijdrage per deelnemer gespecificeerd Deelnemer
Categorie B
Achtkarspelen
Categorie C
Bijdragen per deelnemer Bijdrage + Restformatie taken MAD
Categorie D
Provinciale B
Provinciale C
Niet inrichting Toeslag top gebonden bedrijven bijdrag
Totale bijdrage per deelnemer
24.601
42.095
63.611
8.989
0
26.081
18.073
Ameland
4.258
7.016
0
16.046
4.411
5.216
9.037
45.984
Dantumadiel
9.935
33.325
4.241
41.260
23.886
10.432
27.110
150.190
Dongeradeel
21.289
36.833
12.722
68.228
30.226
5.216
0
174.514
Ferwerderadiel
17.031
35.079
33.926
119.646
11.045
0
18.073
234.801
Franekeradeel
76.168
50.865
46.648
118.567
25.553
15.649
81.330
414.780
De Friese Meren
80.426
122.777
21.204
11.776
0
57.379
108.440
402.001
Harlingen
11.354
99.976
12.722
182.840
19.769
20.865
117.476
465.003
Heerenveen
26.493
77.174
42.408
64.722
0
15.649
54.220
280.666
Het Bildt
15.612
22.801
4.241
1.708
13.299
5.216
9.037
71.914
4.731
28.063
12.722
9.079
16.011
5.216
9.037
84.860
35.955
106.991
8.482
88.094
144.070
36.514
135.550
555.655
Leeuwarderadeel
3.312
22.801
8.482
83.959
12.874
10.432
0
141.861
Littenseradiel
8.043
45.603
4.241
9.798
0
5.216
18.073
90.974
Menameradiel
22.235
35.079
4.241
24.361
17.122
0
9.037
112.075
Ooststellingwerf
34.063
75.420
46.648
0
0
10.432
27.110
193.673
Opsterland
22.708
54.373
21.204
0
0
31.297
63.257
192.839
2.365
5.262
0
10.967
1.176
5.216
0
24.987
Smallingerland
36.428
59.635
16.963
47.103
0
31.297
72.293
263.720
Sudwest Fryslân
82.791
110.499
67.852
0
0
26.081
117.476
404.700
3.312
10.524
4.241
364.827
5.980
0
18.073
406.956
15.612
52.619
21.204
48.092
0
15.649
63.257
216.432
1.419
3.508
0
36.451
1.405
0
9.037
51.820
17.977
142.071
25.445
0
20.865
54.220
260.577
Sub totaal
578.118
1.280.389
483.446
1.356.515
359.920
1.039.214
5.424.430
Provincie
0
0
1.013.401
2.858.924
Kollumerland Leeuwarden
Schiermonnikoog
Terschelling Tytsjerksteradiel Vlieland Weststellingwerf
Wetterskip Externe Veiligheid
326.828
183.451
666.998
1.510.185
6.049.508
69.893
69.893
0
0
0
323.611
323.611
578.118
1.280.389
1.496.847
4.608.942
11.867.442
Totaal
Aantallen inrichtingen per deelnemer Deelnemer
Aantal inrichtingen basispakket
Categorie B
Specificatie inrichtingen Categorie C Categorie D
Provincie B
Provincie C
Achtkarspelen
98
52
24
15
5
2
Ameland
15
9
4
0
1
1
Dantumadiel
46
21
19
1
2
3
Dongeradeel
70
45
21
3
1
0
Ferwerderadiel
66
36
20
8
0
2
Franekeradeel
213
161
29
11
3
9
De Friese Meren
268
170
70
5
11
12
Harlingen
101
24
57
3
4
13
Heerenveen
119
56
44
10
3
6
Het Bildt
49
33
13
1
1
1
Kollumerland
31
10
16
3
1
1
161
76
61
2
7
15
Leeuwarden Leeuwarderadeel
24
7
13
2
2
0
Littenseradiel
47
17
26
1
1
2
Menameradiel
69
47
20
1
0
1
131
72
43
11
2
3
97
48
31
5
6
7
9
5
3
0
1
0
Smallingerland
129
77
34
4
6
8
Sudwest Fryslân
272
175
63
16
5
13
Ooststellingwerf Opsterland Schiermonnikoog
Terschelling
16
7
6
1
0
2
Tytsjerksteradiel
78
33
30
5
3
7
6
3
2
0
0
1
135
38
81
6
4
6
2.250
1.222
730
114
69
115
52
0
0
52
Vlieland Weststellingwerf Totaal Provincie
14
Tarief per inrichting Benodigde Capaciteit in uren op basis van de Fryske norm Categorie
Vergunning verlening
Toeslag Toezicht en ruimtelijk handhaving complexiteit
Hercontrole
Toeslag Voorlichting, Klachten Toeslag Keten Totaal uren advisering bij programmering behandeling problematiek bezwaar en beroep
Prijs per uur in 2015
Prijs per inrichting in 2015
Gemeente
Categorie B Categorie C Categorie D
0,60 7,60 12,40
0,03 0,38 0,93
2,00 7,00 24,00
0,32 0,80 1,60
0,03 0,08 0,16
1,20 1,20 1,20
0,20 0,20 0,20
0,88 2,25 6,69
5,26 19,51 47,18
89,89 89,89 89,89
473 1.754 4.241
Provincie Categorie B Categorie C Categorie D
8,00 42,00 120,60
2,00 10,50 30,15
32,00 32,00 45,00
2,40 2,40 3,60
0,48 0,48 0,72
1,20 1,20 1,20
3,00 3,00 3,00
8,95 8,95 12,53
58,03 100,53 216,80
89,89 89,89 89,89
5.216 9.037 19.488
Specificatie plusuren per deelnemer
Begroting 2014 Begroting 2015 Achtkarspelen Ameland Dantumadiel Dongeradeel Ferwerderadiel Franekeradeel De Friese Meren Harlingen Heerenveen Het Bildt Kollumerland Leeuwarden Leeuwarderadeel Littenseradiel Menameradiel Ooststellingwerf Opsterland Schiermonnikoog Smallingerland Sudwest Fryslân Terschelling Tytsjerksteradiel Vlieland Weststellingwerf
In FTE
100 176 1.000 650 1.155 1.310 131 2.545 623 10 380 1.400 1.139 495 623 0 0 0 524 0 690 535 500 0
100 179 459 759 1.331 1.319 131 2.034 720 19 101 980 934 109 262 0 0 122 524 0 4.059 535 406 0
13.986
15.082
9,99
10,78
15
Specificatie plusuren Provincie Fryslân Activiteit Plustaken conform opgave provincie Aanvullende plustaken (zoals besproken) Advisering bestuur Uitvoerings beleid Alarmnummer Procedures front/mid office BRZO inspecties Shared Service Bodem Milieumeting Totaal
fte
uren 15,0
21.000
1,1 1,6 0,9 3,0 0,7 0,1 0,3 22,7
1.600 2.254 1.200 4.200 950 180 420 31.804
De Fryske norm Provinciale kengetallen milieu-inrichtingen Omschrijving Vergunningverlening Type B Type C Type D Toeslag ruimtelijke complexiteit Type B Type C Type D Toeslag TOP-bedrijven Toezicht en handhaving Type B Type C Type D Hercontrole Type B Type C Type D Toeslag bezwaar en beroep Voorlichting, programmering, etc. Klachtenafhandeling Toeslag Ketenproblematiek Toeslag TOP-bedrijven
Formule 0,2 mutaties per jaar * aantal inrichtingen * 40 uur 0,4 mutaties per jaar * aantal inrichtingen * 105 uur 0,67 mutaties per jaar * aantal inrichtingen * 180 uur 0,2 * aantal com plexe inrichtingen (50%) * 40 uur * 0,5 0,4 * aantal com plexe inrichtingen (50%) * 105 uur * 0,5 0,67 * aantal complexe inrichtingen (50%) * 180 uur * 0,5 Aantal TOP-bedrijven * 1 FTE 2 controles per jaar * aantal inrichtingen * 16 uur 2 controles per jaar * aantal inrichtingen * 16 uur 3 controles per jaar * aantal inrichtingen * 15 uur 0,3 * aantal controles * 4 uur 0,3 * aantal controles * 4 uur 0,3 * aantal controles * 4 uur Totaal uren hercontrole * 0,2 uur Totaal aantal inrichtingen * 3 uur (max. 2 FTE voor de FUMO) Aantal klachten/meldingen (60%) * 5 uur Totaal uren T&H * 30% (max. 4 FTE voor de FUMO) Aantal TOP-bedrijven * 1 FTE
Gemeentelijke kengetallen milieu-inrichtingen Omschrijving Vergunningverlening Type B Type C Type D Toeslag ruimtelijke complexiteit Type B Type C Type D Toezicht en handhaving Type B Type C Type D Hercontrole Type B Type C Type D Toeslag bezwaar en beroep Voorlichting, programmering, etc. Klachtenafhandeling Toeslag Ketenproblematiek
Formule 0,1 mutaties per jaar * aantal inrichtingen * 6 uur 0,2 mutaties per jaar * aantal inrichtingen * 38 uur 0,2 mutaties per jaar * aantal inrichtingen * 62 uur 0,1 * aantal com plexe inrichtingen (10%)* 6 uur * 0,5 0,2 * aantal com plexe inrichtingen (10%) * 38 uur * 0,5 0,2 * aantal com plexe inrichtingen (15%) * 62 uur * 0,5 0,2 controles per jaar * aantal inrichtingen * 10 uur 0,5 controles per jaar * aantal inrichtingen * 14 uur 1 controle per jaar * aantal inrichtingen * 24 uur 0,4 * aantal controles * 4 uur 0,4 * aantal controles * 4 uur 0,4 * aantal controles * 4 uur Totaal uren hercontrole * 0,1 uur Totaal aantal inrichtingen * 3 uur (max. 2 FTE voor de FUMO) Aantal klachten/meldingen (2,5% vd inrichtingen) * 8 uur Totaal uren T&H * 30% (max. 4 FTE voor de FUMO)
16
Aan Aan de de leden leden van van het het algemeen algemeen bestuur van de FUMO
Grou, 24 november 2014 height:12.75 Ons kenmerk : HW/2014/0035 Afdeling : -Behandeld door : H. van der Werff / +31 566 75 03 86 Uw kenmerk : Betreft
: Reactienota naar aanleiding van de ingediende zienswijzen op de ontwerpbegroting 2015 van de FUMO
Geachte mevrouw, heer, Het dagelijks bestuur van de FUMO heeft in haar vergadering van 10 juli 2014 de ontwerpbegroting 2015 vastgesteld. Deze ontwerpbegroting 2015 is, tezamen met een aanbiedingsbrief, op 18 juli 2014 verzonden aan Provinciale Staten van Fryslân, het algemeen bestuur van het Wetterskip Fryslân en de raden van de Friese gemeenten waarin is vastgesteld dat tot en met 1 november 2014 zienswijzen op de ontwerpbegroting 2015 konden worden ingediend. Ingediende zienswijzen Van de 26 deelnemers aan de FUMO hebben 18 deelnemers een reactie gezonden te weten: van de gemeenten Ameland, Dongeradeel, Franekeradeel, Harlingen, Heerenveen, Het Bildt, Kollumerland, Leeuwarden, Leeuwarderadeel, Littenseradiel, Opsterland, Smallingerland, Súdwest-Fryslân, Tytsjerksteradiel, Vlieland, Weststellingwerf , de Provincie Fryslân en het Wetterskip Fryslân. Van de gemeenten Achtkarspelen, Dantumadiel, Ferwerderadiel, De Friese Meren, Menameradiel, Ooststellingwerf, Schiermonnikoog en Terschelling zijn geen zienswijzen ontvangen. Twee deelnemers hebben zonder opmerkingen met de begroting ingestemd of deze voor kennisgeving aangenomen. 16 deelnemers hebben een inhoudelijke reactie gegeven. Provinciale Staten van Fryslân, de gemeenteraad van Kollumerland c.a. en de gemeenteraad van Weststellingwerf hebben in hun zienswijzen laten weten niet in te kunnen stemmen met de thans voorliggende begroting. Leeswijzer In deze brief geven wij onze reactie op de ingediende zienswijzen. Uiteraard krijgen daarin de afwijzingen van de ontwerpbegroting van de zijde van de provincie, de gemeente Kollumerland c.a. en de gemeente Weststellingwerf een aparte plaats.
Postbus 3347, 8901 DH LeeuwardenJ.W. de Visserwei 10, 9001 ZE Grou0566 750 300
[email protected]www.fumo.nlNL93 RABO 0135 5152 38BTW nr NL 8526.08.263.B.01KvK nr 5749 9470
Reactie op de ingediende zienswijzen Voordat wij ingaan op de onderwerpen die in de zienswijzen aan de orde zijn gesteld, maken wij eerst een aantal opmerkingen van algemene aard. In een groot aantal zienswijzen worden zorgen geuit over de FUMO. Wij hebben daarvoor veel begrip. Het jaar 2014 is het eerste jaar dat de FUMO daadwerkelijk operationeel is. Dat betekent onontkoombaar dat in een dergelijk startjaar nog niet alles naar behoren functioneert. Er zijn zaken die goed gaan en er zijn zaken die nog niet op orde zijn. Alle bij de FUMO betrokken partijen moeten wennen aan de nieuwe situatie die met de start van de FUMO is ontstaan. Het vraagt van allen die bij de FUMO betrokken zijn: deelnemers, bestuur en de medewerkers van de FUMO, extra energie om van de FUMO een succes te maken. In de ingediende zienswijzen is een breed scala van onderwerpen aan de orde gesteld. Verschillende onderwerpen komen in meerdere zienswijzen voor. Wij hebben er voor gekozen om onze reactie op de zienswijzen rond een aantal onderwerpen te bundelen. Bij de onderwerpen vermelden we welke deelnemers in hun reactie op het betreffende onderwerp zijn ingegaan. Daarna wordt - waar nodig - ingegaan op specifieke opmerkingen in individuele zienswijzen. Achtereenvolgens komen aan de orde: Kostenontwikkeling FUMO (Franekeradeel, Heerenveen, Het Bildt, Leeuwarden, Leeuwarderadeel, Súdwest-Fryslân, Provincie, Wetterskip Fryslân) Efficiencykorting/bezuiniging/0-lijn/lagere lasten/overhead (Het Bildt, Leeuwarden, Leeuwarderadeel, Smallingerland, Súdwest-Fryslân, Tytsjerksteradiel, Weststellingwerf, Provincie) Gedifferentieerde tarieven (Franekeradeel, Littenseradiel, Opsterland, Provincie) Aantallen inrichtingen (Ameland, Dongeradeel, Harlingen, Leeuwarden, Leeuwarderadeel, Littenseradiel, Smallingerland, Provincie, Wetterskip Fryslân) Formatie primair proces (Harlingen, Heerenveen, Leeuwarden, Littenseradiel, Súdwest-Fryslân, Weststellingwerf, Provincie) Productieve uren (Franekeradeel, Leeuwarden, Súdwest-Fryslân, Provincie) Bedrijfsplan (Leeuwarden, Provincie) Rapportages (Smallingerland, Weststellingwerf) Programmabegroting en meerjarenraming (Leeuwarden, Opsterland, Smallingerland, Provincie) Restformatie MAD (Ameland, Dongeradeel, Franekeradeel, Leeuwarden, Littenseradiel, Smallingerland, Provincie) Deelnemers die niet instemmen met de ontwerpbegroting (Kollumerland c.a., Weststellingwerf, Provincie) Tijdstip van aanlevering van de ontwerpbegroting (Ameland, Smallingerland) Auditcommissie (Opsterland, Weststellingwerf).
2
Kostenontwikkeling FUMO In meerdere zienswijzen worden zorgen geuit over de kostenontwikkeling van de FUMO. Wij delen die zorg, met name daar waar het gaat om de stijging van het uurtarief in relatie tot afname van de door de deelnemers ingebrachte werkzaamheden. Wij geven op hoofdlijnen onze analyse. De uitgaven van de FUMO kunnen op hoofdlijnen onderverdeeld worden in twee posten: 1. de personeelskosten van de formatie voor het primaire proces van vergunningverlening, toezicht en handhaving en 2. alle overige kosten. De formatie voor het primaire proces wordt bepaald door het aantal in te brengen inrichtingen te vermenigvuldigen met de Fryske uren-norm voor de verschillende categorieën inrichtingen. Voor elke formatieplaats (1 fte.) wordt uitgegaan van 1.400 productieve uren. Om het uurtarief te bepalen worden de totale kosten van de FUMO gedeeld door het totaal aantal productieve uren. De personeelskosten voor het primaire proces waren in het bedrijfsplan van juni 2012 geraamd op € 6.681.000. In de ontwerpbegroting 2015 is deze berekend op € 6.679.591 (de stelpost voor de caoeffecten is naar rato toegerekend). Een stijging van € 1.409. In het bedrijfsplan werd uitgegaan van 101 fte. Voor de berekening van de loonkosten werd - bij gebrek aan een functieboek - steeds het maximum van schaal 10 genomen. In de ontwerpbegroting 2015 wordt uitgegaan van 94,37 fte (93,01 primaire formatie en 1,36 frictieformatie). In deze begroting zijn de werkelijke loonkosten per individuele medewerker opgenomen. Alle overige kosten in het bedrijfsplan waren geraamd op € 5.127.000. In de ontwerpbegroting zijn deze geraamd op € 5.202.739. Dat is een stijging van € 75.739. Als percentage uitgedrukt een stijging van 1,47%. De inflatoire werking op het bedrag in het bedrijfsplan tussen juni 2012 (vaststelling bedrijfsplan) en juni 2014 (opstelling ontwerpbegroting 2015) bedraagt 3,84% (bron: consumentenprijsindex algemene bestedingen (referentie 2006 = 100; juni 2012: 111,36; juni 2014: 115,64).
Bedrijfsplan 2012
Ontwerpbegroting 2015
Verschil bedrijfsplan en begroting 2015
Personeelskosten primaire formatie
€ 6.681.000
€ 6.679.591
Meerkosten € 1.409
Overige kosten totaal
€ 5.127.000
€ 5.202.739
Meerkosten € 75.739 = + 1,47%
Totaal
€ 11.808.000
€ 11.882.330
In de met € 75.739 gestegen ontwerpbegroting 2015 zijn bovendien twee posten opgenomen die niet voorzien waren bij de opstelling van het bedrijfsplan: € 150.000 reiskosten woon-werkverkeer, voortkomend uit het sociaal statuut dat na juni 2012 is vastgesteld en een bedrag van € 24.360 ten behoeve van BTW-compensatie aan het Wetterskip. Het besluit tot BTW-compensatie is door het algemeen bestuur pas genomen na vaststelling van het bedrijfsplan. Deze twee posten gezamenlijk (€ 174.360) zijn 3,4% van het totale bedrag aan overige kosten in het bedrijfsplan ad € 5.127.000. Samengevat: de kosten van de FUMO zijn, exclusief de personeelskosten voor het primaire proces, sinds de vaststelling van het bedrijfsplan met 1,47% gestegen, terwijl de inflatie 3,84% bedroeg. Binnen de stijging van 1,47% is een niet in het bedrijfsplan opgenomen bedrag ad € 174.360 opgevangen).
3
Efficiencykorting/bezuiniging/0-lijn/lagere lasten/overhead In meerdere zienswijzen komen oproepen naar voren om te komen tot kostenverlaging door meer efficiency, variërend van 5% tot 10%, door bezuinigingen door te voeren op de overhead, de 0-lijn voor de deelnemersbijdrage aan te houden etc. In het bedrijfsplan van juni 2012 is opgenomen: “De FUMO zal in de periode van de eerste drie jaar een efficiencyvoordeel bewerkstelligen, waardoor de jaarlijkse exploitatiekosten vanaf 2016 structureel met 5% zijn afgenomen. Naast dit efficiencyvoordeel zijn de exploitatielasten lager doordat de rentekosten van de lening aan de provincie dalen.” In bijbehorende tabel is in 2014 al de eerste efficiencykorting opgenomen, er vanuit gaande dat de FUMO op 1 januari 2013 zou starten. Het startjaar van de FUMO is echter 2014 geworden. De vastgestelde begroting 2014 is de eerste begroting van de FUMO en kan geen efficiencyvoordelen bevatten omdat de FUMO daarvoor nog niet heeft gefunctioneerd. Efficiency wordt pas na verloop van tijd bereikt als een organisatie is “ingedraaid” en werkzaamheden en processen vloeiender verlopen dan in de startperiode waarin veel “nieuw” is. Het efficiencyvoordeel van 5% is in het bedrijfsplan berekend over de totale last van de begroting, dus inclusief de personeelskosten voor de formatie van het primaire proces. Een reductie van deze personeelskosten betekent feitelijk een verlaging van personeelsformatie. Daarmee worden wel lagere kosten bereikt, maar er zijn hierdoor tegelijkertijd minder productieve uren beschikbaar, waardoor het uurtarief een opwaarts effect krijgt. De FUMO – en dus de deelnemers – zijn juist gebaat bij een groter takenpakket (meer primaire formatie) omdat dit bij min of meer gelijkblijvende overige kosten leidt tot een lager tarief. Bij de actualisering van het bedrijfsplan zal aan dit vraagstuk aandacht worden geschonken. Het vastgelegde efficiencyvoordeel van 5% in 2016 zou naar ons oordeel, vanwege de latere start van de FUMO, in 2017 bereikt moeten zijn. Wij zullen er naar streven dit vastgelegde percentage te bereiken, onze opmerkingen in de paragraaf “kostenontwikkeling FUMO” daarbij betrekkend. In diezelfde paragraaf hebben wij vastgesteld dat de totale lasten van de FUMO, exclusief de personeelskosten voor het primaire proces, in de ontwerpbegroting 2015 zijn geraamd op € 5.200.000. Van dat bedrag heeft ongeveer € 1.400.000 betrekking op de dienstverleningsovereenkomsten met de provincie voor de bedrijfsvoering en met de gemeente Leeuwarden voor de huisvesting en facilitaire dienstverlening. Deze contracten zijn voor 5 jaar aangegaan en bevatten bepalingen over jaarlijkse indexering, waarmee de kans groter is dat de lasten hoger worden dan dat er op kan worden “inverdiend”. Ook een aantal andere posten in de begroting moet als onontkoombaar gezien worden, zodat het bedrag waarop het efficiencyvoordeel moet worden behaald veel geringer is dan de totale begroting van de FUMO. Wij hebben - tegen de achtergrond van de budgettaire mogelijkheden van de deelnemers - begrip voor de wens van meerdere deelnemers om de efficiencykorting op te laten lopen naar 10%, maar wij achten dit, vanwege het bovenstaande, niet realistisch. Wij vragen begrip voor het gegeven dat te realiseren efficiencyvoordelen gebaseerd moeten zijn op inzicht in de mogelijkheid tot kostenreductie. Bij de vaststelling van deze reactienota is de FUMO nog maar 10 maanden operationeel en is er nog maar een beperkt zicht op het realiteitsgehalte van een flink aantal begrotingsposten. Wij zijn van mening dat pas na 1 à 2 jaar voldoende zicht is ontstaan op de noodzakelijke uitgaven om tot een herijking van de begroting over te kunnen gaan. Gedifferentieerde tarieven In meerdere zienswijzen wordt de wenselijkheid/noodzaak tot de invoering van gedifferentieerde tarieven benadrukt. Wij onderschrijven de invoering van gedifferentieerde tarieven zodat de kostprijs per uur voor taken van verschillend niveau meer in overeenstemming wordt gebracht met de zwaarte van de werkzaamheden. Dit is mede nodig in verband met de Wet Markt en Overheid die eist dat tenminste de integrale kostprijs van een product/dienst in rekening wordt gebracht. Gedifferentieerde tarieven 4
kunnen een stimulerende werking hebben op het inbrengen van extra taken, met name voor de werkzaamheden met een geringere “zwaarte”. Het MT van de FUMO heeft inmiddels een plan van aanpak voor de invoering van gedifferentieerde tarieven vastgesteld. De uitgangspunten van dit plan zijn: Gedifferentieerde tarieven hebben alleen betrekking op de plustaken. De implementatiekosten (algemeen en ICT) van de FUMO, die in de begroting zijn opgenomen en voor circa € 8 per productief uur in het tarief doorwerken, worden uit het uurtarief gehaald en apart aan de deelnemers in rekening brengt op basis van een nog vast te stellen vaste verdeelsleutel. Er worden vier tariefgroepen onderscheiden, gebaseerd op groepering van de loonschalen 6 tot en met 12. Bij vaststelling van de tarieven per tariefgroep moet er rekening mee worden gehouden dat er geen al te grote herverdeeleffecten ontstaan. Ten aanzien van dat laatste punt wordt opgemerkt dat wijziging van één integraal uurtarief (in de ontwerpbegroting 2015 is dat € 91,25) naar gedifferentieerde uurtarieven (voorgesteld wordt 4 tariefgroepen) altijd tot herverdeeleffecten zal leiden. Voor de ene deelnemer zal de invoering tot een lager bijdrage leiden en voor de andere deelnemer tot een hogere. Hoe meer taken worden afgenomen die als “ zwaarder” moeten worden gekwalificeerd, des te groter de kans dat een hogere bijdrage verschuldigd zal zijn. De provincie heeft in haar zienswijze laten weten dat: “ ….eventuele invoering van gedifferentieerde tarieven niet kan leiden tot een verdere verhoging van de provinciale bijdrage”. Tegen de achtergrond van de sterk gestegen bijdrage van de provincie begrijpen wij deze opmerking. Hoewel een precieze indeling van alle taken in de genoemde tariefgroepen nog niet heeft plaatsgevonden en dus de herverdeeleffecten nog niet bekend, mag, gelet op de zwaarte van de werkzaamheden van de provincie, een ongunstig effect voor de provincie niet uitgesloten worden. Wij zullen, met inachtneming van de opmerking van de provincie, trachten toch wegen te vinden om een voorstel tot invoering van gedifferentieerde tarieven aan u te kunnen voorleggen. Vaststelling van gedifferentieerde tarieven tijdens de algemeen bestuursvergadering van 11 december 2014, waarin de begroting 2015 wordt besproken, kan niet plaatsvinden. Aantallen inrichtingen In de aanbiedingsbrief bij de ontwerpbegroting 2015 hebben wij vastgesteld dat het aantal inrichtingen dat in het bedrijfsplan 2012 nog op 3.826 geraamd was, in de ontwerpbegroting 2015 op basis van de door de deelnemers aangeleverde gegevens in mei 2014 naar 2.364 moest worden bijgesteld. Wij achtten een nadere analyse noodzakelijk, met name vanwege de grote verschillen in daling van het aantal inrichtingen tussen de (gemeentelijke) deelnemers. Deze analyse is gestart met een vergelijking van de bedrijvenlijsten van het bedrijfsplan van juni 2012 en de aangeleverde bedrijvenlijsten in mei 2014. Deze “verschillenlijst” is aan de individuele deelnemers gezonden met de vraag om een verklaring. Bij een aanzienlijk deel van de deelnemers kon een groot deel van de verschillen verklaard worden uit aanpassingen als gevolg van het besluit van 15 mei 2014 van het algemeen bestuur over de rapportage van de commissie “kengetallen”, wijziging van het Activiteitenbesluit en deels door andere mutaties (komst en vertrek van bedrijven, aanpassingen in de aard van een bedrijf etc.). Bij een aantal deelnemers bleek het noodzakelijk de grote verschillen in gesprekken door te nemen. De peildatum voor de vaststelling van het aantal in te brengen inrichtingen is, normaal gesproken, 1 januari van ieder jaar, voorafgaand aan het begrotingsjaar. Vanwege de afwijkende tijdplanning voor de begroting 2015 en de noodzakelijk geachte nadere analyse van het aantal inrichtingen, is er voor
5
gekozen om de meest recente gegevens in de begroting 2015 op te nemen. Tot medio november 2014 zijn de door de deelnemers doorgegeven aantallen inrichtingen nog verwerkt. Onze conclusie is dat het bijzonder zinvol is geweest deze (tijdrovende) analyse uit te voeren, temeer daar deze overzichten ook van groot belang zijn voor de af te sluiten DVO’s, een goede bedrijfsvoering en de planning en uitvoering van de werkzaamheden op het terrein van toezicht en handhaving. Formatie primair proces In enkele zienswijzen wordt aandacht gevraagd voor het in overeenstemming brengen van de formatie met de werkelijke werkvoorraad en aandacht voor het oplossen van de scheefheid in de formatie. Wij presenteren hier nog eens op hoofdlijnen een aantal belangrijke feiten omtrent de formatie. In het bedrijfsplan van 2012 werd de formatie voor het primaire proces berekend op 101 fte. In de ontwerpbegroting is deze bepaald op 93,01 fte. Het verschil van plm. 8 fte laat zich als volgt verklaren: Basistaken gemeenten (provincie onveranderd): 7,83 fte lager * Plustaken gemeenten: 1,66 fte lager Plustaken provincie: 3,00 fte hoger Wetterskip: 1,30 fte lager ** * effecten vanwege de wijziging van het activiteitenbesluit (het gaat hier om een landelijk verplichte aanpassing) en de commissie kengetallen. De effecten van deze twee wijzigingen kunnen niet afzonderlijk worden gekwantificeerd. ** een andere wijze van be- en verrekening van de detacheringskosten en de bijdrage van het Wetterskip in verband met de BTW-compensatie (een uitgebreidere verklaring is terug te vinden bij het onderdeel “ aanpassingen ontwerpbegroting 2015”). Bij het ontstaan van vacatures wordt gekeken naar mogelijkheden om medewerkers van afdelingen waar teveel formatie is, de zogenaamde scheefheid, over te plaatsen. Ook bij natuurlijk verloop worden vacatures bij onderdelen met teveel formatie uiteraard niet vervuld. Ook wordt gezocht naar mogelijkheid tot detachering van personeel. Productieve uren Zoals bekend, wordt in de begroting van de FUMO gerekend met 1.400 productieve uren per jaar. In de eerste managementrapportage is onder andere inzicht gegeven in de omvang van de gerealiseerde productieve uren. In de bij de Marap behorende brief van ons bestuur hebben wij vastgesteld dat de productie achterblijft bij de raming in de begroting. Daaraan liggen verschillende oorzaken ten grondslag. Oorzaken die wij noemden zijn het gegeven dat er sprake is van een nieuwe, startende organisatie, maar ook het feit dat er bij de start nog niet op alle terreinen een helder beeld bestond van de uit te voeren werkzaamheden. Zo waren niet voor alle deelnemers actuele bedrijvenlijsten en uitvoeringsprogramma’s beschikbaar. Ook het ontbreken van heldere besluiten over de “kentallen en rafelranden” en de consequenties ervan voor de uitvoering hebben een rol gespeeld. Wij hebben de verwachting uitgesproken dat de raming van 1.400 productieve uren in 2014 niet gehaald wordt. Ondanks dit gegeven is het aantal productieve uren in de ontwerpbegroting 2015 ongewijzigd gebleven. Hoewel wij de indruk hebben dat de norm 1.400 productieve uren per jaar een zware norm is, achten wij het te vroeg om hierover definitieve uitspraken te doen omdat de FUMO nog niet eens een jaar gefunctioneerd heeft. De door de gemeente Súdwest-Fryslân voorgestelde maatregel het aantal productieve uren ad 1.400 te verhogen achten wij niet realistisch. Wij achten het verantwoord om na twee jaar functioneren deze productiviteitsnorm te herbeoordelen. Wij zullen dat doen in samenhang met een van de aanbevelingen in de door het algemeen bestuur vastgestelde rapportage van de Commissie kengetallen. Daarin is bepaald dat de “hardheid” van de vastgestelde kengetallen (Fryske normen) voor de duur van 2 jaar gemonitord moeten worden.
6
Bedrijfsplan Wij hebben bij de presentatie van begroting 2014 al aangekondigd dat wij het in juni 2010 vastgestelde bedrijfsplan gaan actualiseren. Hieraan wordt inmiddels gewerkt. De FUMO wordt hierbij extern ondersteund. Volgens de opgestelde tijdplanning worden eerste concepten in december 2014/januari 2015 verwacht. Het gaat om een bedrijfsplan voor de periode 2015-2018. Wij zien de actualisering van het beleidsplan mede als een eerste evaluatie van de FUMO. We zullen de uitgangspunten van het vastgestelde bedrijfsplan evalueren tegen de achtergrond van de ontwikkelingen die zich sindsdien hebben voorgedaan en zullen een geactualiseerd bedrijfsplan aan u ter bespreking en vaststelling voorleggen dat voor de komende jaren het richtinggevende beleidsdocument voor de FUMO is. Dit geactualiseerde bedrijfsplan vormt de basis voor de verdere doorontwikkeling en professionalisering van de FUMO. Het plan is er op gericht de bedrijfsvoering op strategisch, tactisch en operationeel niveau verder in te richten zodat producten en diensten efficiënt, effectief en met een goede prijs/kwaliteit verhouding worden geleverd en de dienstverlening transparant plaatsvindt. Op alle drie de niveaus worden ook de ontwikkelopgaven benoemd, waarbij wordt aangegeven wanneer en hoe deze het beste kunnen worden opgepakt. Uiteraard zullen de financiën in het bedrijfsplan een belangrijk plaats innemen. Bij de actualisering van het bedrijfsplan zullen de ingediende zienswijzen en met name ook de thema’s die zijn opgenomen in de zienswijze, inclusief de aangenomen motie, van de provincie worden betrokken. Om die reden hebben wij er voor gekozen om Deloitte accountants, die ten tijde van de opstelling van het bedrijfsplan nauw betrokken is geweest bij de financiële kant van het bedrijfsplan, als onafhankelijke externe deskundige op het terrein van financiën en bedrijfsvoering, te verzoeken volledig mee te werken aan het bedrijfsplan. Het bedrijfsplan 2015 – 2018 zal bestaan uit een evaluatie van het bedrijfsplan 2012, een analyse van de huidige situatie en een toekomstperspectief/meerjarenbeleid van de FUMO. Deloitte heeft hierbij als accountant een onafhankelijke rol en taak. Rapportages In artikel 19, lid van de GR staat: “Het dagelijks bestuur informeert de deelnemers door middel van een voor- en najaarsrapportage over de financiële stand van zaken met betrekking tot het openbaar lichaam.” Wij zijn van mening dat de deelnemers met uitsluitend een rapportage over de financiële stand van zaken onvoldoende bediend worden. Ook de stand van zaken van de uitvoering van de opgedragen werkzaamheden hoort daarbij. In deze zin is de eerste managementrapportage opgezet. Binnen de FUMO wordt, in nauw overleg met het controllersoverleg, de planning- en controlcyclus verder uitgewerkt. De eerste gedachten hierover gaat niet uit van twee, maar van drie rapportages per jaar, waarbij wel onderscheid wordt gemaakt naar de aard van de rapportages. Zo wordt gedacht aan een wat beperktere rapportage over het eerste kwartaal omdat de beschikbare gegevens slechts op een korte periode betrekking hebben. De rapportage over het eerste halfjaar wordt een volwaardige en uitgebreide rapportage, terwijl de rapportage over het derde kwartaal het karakter krijgt van een laatste actualisering. Over het vierde kwartaal wordt niet apart gerapporteerd: het begrotingsjaar is afgesloten, bijsturing kan niet meer plaatsvinden en verantwoording vindt plaats in het kader van de jaarrekening. De bedoelde rapportages bevatten geen specifieke individuele informatie per deelnemer. Wij zijn voornemens vier keer per jaar aan de deelnemers overzichten aan te bieden waarin inzicht wordt verschaft over de voortgang van de uitvoering van de opgedragen werkzaamheden. Het lukt in 2014 nog niet om geheel conform de beschreven werkwijze te rapporteren. Programmabegroting en meerjarenraming In meerdere zienswijzen wordt de noodzaak van een programmabegroting en een meerjarenraming benoemd. Wij onderschrijven die noodzaak. Het MT van de FUMO heeft inmiddels een plan van aanpak vastgesteld over de opzet en inrichting van de programmabegroting. In goede samenspraak 7
met de deelnemers wordt – via het controllersoverleg – gezocht naar de beste wijze van inrichting. De vastgestelde begroting 2015 wordt in de loop van 2015 omgebouwd naar een programmabegroting. Restformatie MAD In een groot aantal zienswijzen wordt ingegaan op de zogenoemde restformatie MAD. Op de eerste plaats benadrukken wij dat de besluiten die zijn vastgelegd in het bedrijfsplan over de restformatie MAD bepalend zijn geweest voor de wijze van vaststelling van de restformatie MAD in de ontwerpbegroting 2015 (en overigens ook in de vastgestelde begroting 2014). Op pagina 14 van het bedrijfsplan is het volgende opgenomen: “Gebaseerd op de raming van alle deelnemers bedraagt het totaal aantal met deze plustaken gemoeide werklast 39,5 fte. Dit is inclusief de aanvullende opgave van de MAD gemeenten (9.295 uren).”. Op pagina 13 (paragraaf 3.3.2.) is vastgesteld: “Bij het opstellen van de formatieberekeningen is uitgegaan van de situatie per 1 januari 2013, dus van de situatie van ná de overdracht.”. In tabel 8.2 op pagina 51 van het bedrijfsplan wordt de totale dekking van de begroting ad € 11.808.000 voor de basis- en plustaken in beeld gebracht. Daarin worden naast de over te dragen provinciale inrichtingen en de daarmee gemoeide bedragen apart de zogenoemde “Aanvullende opgave MAD” (de restformatie MAD) van 9.295 uur benoemd. Op grond van het bovenstaande is duidelijk dat met de vaststelling van het bedrijfsplan besloten is de uren restformatie MAD tegen het vast te stellen uurtarief in de begroting op te nemen. Voorts is duidelijk dat de besluiten in het bedrijfsplan genomen zijn als ware het dat de provinciale inrichtingen al waren overgedragen aan de gemeenten. De gemeente Leeuwarden stelt dat er geen sprake is van restformatie omdat de taken die gemoeid zijn met de overgedragen ex-provinciale inrichtingen ook als inbreng meegenomen moeten worden. Wij delen deze zienswijze niet, met beroep op de aangehaalde passage op pagina 51 van het bedrijfsplan. Overigens wordt opgemerkt dat de taken die behoren bij de ex-provinciale inrichtingen niet door de MAD-gemeenten zijn ingebracht en dat er ook geen personeel van de MAD hierbij betrokken is. Verder wordt opgemerkt dat in de zienswijze van de gemeente Leeuwarden op de begroting 2014 in het geheel niet wordt ingegaan op de ex-provinciale inrichtingen in relatie tot de restformatie. Daar wordt de restformatie juist als een gegeven gepresenteerd (“Wij vragen van u een uiterste inspanning deze restformatie omlaag te brengen en een eventuele frictie die ontstaat bij het inzetten van het geplaatste personeel zoveel mogelijk te beperken.”). Wij merken in dat verband op dat de restformatie in het bedrijfsplan was berekend op 6,6 fte. In de ontwerpbegroting 2015 is deze restformatie, vooral als gevolg van personele mutaties, verlaagd tot 3,7 fte. Ten aanzien van de zienswijzen van de gemeenten Littenseradiel en Smallingerland over de restformatie merken wij het volgende op. De 1,36 fte boventalligheid is ontstaan als gevolg van een vermindering van het aantal taken ten opzichte van de werkelijke personele bezetting van alle deelnemers, maar dan juist exclusief de voormalige MAD-gemeenten. Immers, de boventalligheid voor het takenpakket van de MAD-gemeenten gezamenlijk is uitgedrukt in een aparte restformatie. Het zou onredelijk zijn de voormalige MAD-gemeenten eerst te laten betalen voor de “eigen” restformatie en dan ook nog eens mee te laten betalen aan de boventalligheid die nu juist niet veroorzaakt wordt door deze gemeenten. Ten aanzien van de opvatting van de provincie over de MAD-restformatie merken wij het volgende op. De kosten van de restformatie MAD worden uitsluitend door de voormalige MAD-gemeenten gedragen. De 1,36 fte boventalligheid is niet het gevolg van boventalligheid van de MAD-gemeenten. De provincie wordt - via het uurtarief - mede belast voor de dekking van de 1,36 fte.
8
De gemeente Dongeradeel stelt in haar zienswijze: “U heeft er hierbij voor gekozen om aan de betrokken gemeenten een bepaalde hoeveelheid formatie toe te delen aan de hand van het inwonertal per gemeente.”. Opgemerkt moet worden dat de verdeling van de restformatie aan de hand van het inwoneraantal per gemeente op die wijze plaatsvindt op basis van een besluit van het algemeen bestuur van de MAD. Voorts is de gemeente Dongeradeel van mening dat kosten van de restformatie niet moeten worden bepaald aan de hand van het vast te stellen uurtarief over 2015, maar dat de kosten moeten worden berekend op basis van de gemiddelde loonkosten, zoals dat ook in de begroting is gedaan voor de boventallige 1,36 fte. Wij verwijzen naar de aangehaalde passages in het bedrijfsplan, waarin is besloten de restformatie op basis van het vast te stellen uurtarief in de begroting als dekkingsmiddel in te brengen. In het bedrijfsplan werd uitgegaan van een restformatie van 9.295 uur tegen een uurtarief van € 83,64, hetgeen een bedrag aan dekking van de begroting ad € 11.808.000 opleverde van € 777.000. De vergelijking met de berekening van de 1,36 fte. boventalligheid achten wij onjuist. Bij deze boventalligheid is er geen zicht op werk dat tegen het vastgestelde uurtarief in rekening kan worden gebracht aan deelnemers, terwijl juist het uitgangspunt bij de restformatie is dat dit wel gebeurt. In het bedrijfsplan wordt daarom - naast de berekening van de formatie van basis- en plustaken - gesproken van een “aanvullende opgave” voor de MAD-gemeenten. De gemeente Dongeradeel stelt zich op het standpunt dat bepaalde controles efficiënter en goedkoper kunnen worden gedaan door de gemeente zelf. Wij respecteren dat standpunt uiteraard, maar moeten wel vaststellen dat deze taken ook kunnen worden uitgevoerd door de FUMO binnen de nu begrote kosten voor de restformatie van de MAD-gemeenten. Dat spaart de kosten van het zelf doen uit. De gemeente Dongeradeel merkt op dat de FUMO vraagtekens heeft gezet bij de drastische afname van de hoeveelheid bedrijven en stelt daarbij: “Daarbij wordt ook met een scheef oog naar Dongeradeel gekeken. Wij vinden dat onterecht.” Wij merken hierover op dat wij van alle gemeentelijke deelnemers een analyse hebben gemaakt van de verschillen in aantallen inrichtingen tussen het bedrijfsplan en de gegevens die in 2013 en 2014 zijn overlegd. Over de overblijvende “bespreekgevallen” heeft overleg plaatsgevonden. Bij veel deelnemers heeft dit geleid tot helderheid en overeenstemming over het werkelijk aantal inrichtingen dat opgenomen dient te worden. Bij een aantal deelnemers bleek het aantal “bespreekgevallen” zo groot dat hierover aparte gesprekken hebben plaatsgevonden. Een dergelijk gesprek was met de gemeente Dongeradeel niet nodig. De gemeente Franekeradeel is van mening dat: “Na het afsluiten van de dienstverleningsovereenkomsten moeten de kosten van de restformatie van de Milieuadviesdienst zijn gesaneerd.”. De vraag of de restformatie na het afsluiten van de DVO’s is verdwenen hangt af van de inbreng van basis- en plustaken van de voormalige MAD-gemeenten en/of van andere mogelijkheden om deze restformatie te verlagen. In de reactie van de gemeente Ameland dat de MAD-gemeenten restformatie niet dubbel zouden moeten compenseren kunnen wij ons vinden, met de aantekening dat de in de zienswijze genoemde 1,36 fte niet de MAD-restformatie is, maar juist de boventalligheid exclusief de MAD-restformatie.
Deelnemers die niet instemmen met de ontwerpbegroting Een drietal deelnemers aan de FUMO heeft laten weten niet in te kunnen stemmen met de ontwerpbegroting. Het betreft de gemeenteraad van Kollumerland c.a., de gemeenteraad van Weststellingwerf en Provinciale Staten van Fryslân. Wij gaan op deze zienswijzen apart in.
9
Gemeente Kollumerland De gemeenteraad van Kollumerland c.a. heeft besloten de begroting 2015 af te keuren omdat de raad er onvoldoende vertrouwen in heeft dat het jaar 2015 kan worden afgesloten binnen de financiële kaders van de ontwerpbegroting. In de brief van het college van burgemeester en wethouders, waarin dit standpunt wordt meegedeeld, wordt geen nadere toelichting gegeven op dit standpunt, hetgeen een inhoudelijke reactie van de FUMO niet goed mogelijk maakt. Gemeente Weststellingwerf De gemeenteraad van Weststellingwerf heeft besloten niet akkoord te gaan met de ontwerpbegroting 2015 omdat daarin geen tariefdifferentiatie is opgenomen voor de basis- en plustaken. Voor Weststellingwerf was dat voorwaarde tot toetreding. Met de gemeenteraad van Weststellingwerf zijn wij van mening dat invoering van gedifferentieerde tarieven wenselijk is. In de paragraaf “Gedifferentieerde tarieven” hebben wij de huidige stand van zaken uiteengezet. Wij achten een breed draagvlak voor voorstellen over de invoering van gedifferentieerde tarieven onder de deelnemers van groot belang. Hiervoor is meer tijd nodig. Derhalve kan niet tegemoet gekomen worden aan de wens van de gemeenteraad van Weststellingwerf. Overigens herhalen we hier het voorlopige uitgangspunt dat er geen gedifferentieerde tarieven voor de basistaken worden ingevoerd. Provinciale Staten van Fryslân Provinciale Staten heeft besloten dat de ontwerpbegroting 2015 niet de instemming van provinciale staten heeft tenzij de FUMO er voor kan zorgen dat voldaan kan worden aan de uitgangspunten van het bedrijfsplan. Wij hebben begrip voor de reactie van provinciale staten inzake de voor de provincie stijgende bijdrage bij gelijkblijvend takenpakket. Wij zijn van echter van mening dat de uitgangspunten van het bedrijfsplan nog steeds volledig overeind staan. Deelnemers brengen verplicht de basistaken in en zijn daarnaast in beginsel vrij in het geheel geen of meer of minder plustaken in te brengen. Ook de wijze van kostentoerekening is sinds de vaststelling van het bedrijfsplan niet gewijzigd. Wij merken over de ontwikkeling van de provinciale bijdrage het volgende op. In het vastgestelde bedrijfsplan van juni 2012 wordt de bijdrage van de provincie geraamd op € 5.122.203, corresponderend met de afname van 61.244 uren. In de vastgestelde begroting 2014 is de provinciale bijdrage geraamd op € 5.795.033, corresponderend met 65.460 uren. In de ontwerpbegroting 2015 is de provinciale bijdrage geraamd op € 5.985.959, corresponderend met 65.616 uren. De bijdrage van de provincie aan de FUMO in de ontwerpbegroting 2015 is ten opzichte van de raming in het bedrijfsplan gestegen met € 863.756. De verklaring voor de gestegen bijdrage ad € 863.756 is drieledig: Voor een bedrag van € 383.250 is de stijging te verklaren vanwege het feit dat de provincie na de vaststelling van het bedrijfsplan heeft besloten de afname van het aantal plusuren met 4.200 te verhogen. Voor een bedrag van € 14.509 is de stijging van de provinciale bijdrage te verklaren als gevolg van een correctie op een normberekening. In het bedrijfsplan en in de begroting 2014 bleek de Fryske norm niet juist toegepast te zijn voor de onderdelen “voorlichting” en “ketenproblematiek”. Dit is gecorrigeerd.
10
Het restantverschil ad € 465.997 is het gevolg van het gestegen uurtarief. Het begrote uurtarief in het bedrijfsplan 2012 bedroeg € 83,64, terwijl in de ontwerpbegroting 2015 rekening wordt gehouden met een uurtarief van € 91,25. Gerekend naar het oorspronkelijke aantal af te nemen uren door de provincie in het bedrijfsplan van 61.255 betekent dit een hogere bijdrage van € 466.151 {61.255 x (91,25 – 83,64)} (met afrondingsverschil). Het gestegen uurtarief wordt niet verklaard door gestegen kosten. De begrote lasten in het bedrijfsplan 2012 bedroegen € 11.809.000, terwijl deze in de ontwerpbegroting 2015 € 11.882.000 bedragen; een zeer geringe stijging (ondanks gestegen kosten tussen 2012 en 2015). De stijging van het uurtarief wordt veroorzaakt door een vermindering van de opdrachten aan de FUMO van de zijde van de gemeentelijke deelnemers. Deze vermindering heeft voor het overgrote deel (ongeveer 80%) betrekking op de vermindering van het aantal in te brengen inrichtingen, met name als gevolg van de besluiten die het algemeen bestuur van de FUMO heeft genomen op basis van de rapportage over de kentallen/rafelranden (de commissie “Raap”). Daarnaast speelt ook een wijziging van het Activiteitenbesluit een rol. In beperkte mate (voor ongeveer 20%) wordt de verhoging van het uurtarief veroorzaakt door een verlaging van het aantal plusuren van de gemeentelijke deelnemers (plm.1,65 fte). In het voorstel van het college van Gedeputeerde Staten aan Provinciale Staten wordt opgemerkt: “bij een gelijkblijvende inbreng van taken door de provincie stijgt de financiële bijdrage van de provincie ten opzichte van het bedrijfsplan (17%) relatief veel meer dan op basis van een redelijk geïndexeerde tariefsverhoging zou worden verwacht”. Uit het bovenstaande kan worden geconcludeerd dat deze stelling onjuist is. De stijging van plm. 17% wordt voor ongeveer 7,5% veroorzaakt door een verzoek van de provincie tot uitbreiding van taken ten opzichte van het bedrijfsplan. Voor 9,5% wordt de verhoging veroorzaakt door de overige hierboven geschetste ontwikkelingen. In de paragraaf “Kostenontwikkeling FUMO” hebben wij de inflatoire werking op het budget uit het bedrijfsplan geschat op 3,84%. Samenvattend De bijdrage van de provincie is ten opzichte van het bedrijfsplan 2012 gestegen met € 863.756. Voor € 383.250 wordt dit verklaard door extra ingebrachte taken. Voor € 14.509 wordt dit verklaard door een correctie op een onjuist berekende norm. De overige stijging ad € 465.997 is het gevolg van een gestegen uurtarief. In de zienswijze wordt gesteld dat bij ongewijzigd beleid en bij een verder afnemende werkvoorraad en niet ingrijpen in de overhead, de kosten voor de provincie zullen stijgen, omdat de uurtarieven dan blijven stijgen. Deze constatering is op zich correct, maar wij verwachten niet dat er sprake zal zijn van een verdere afname van de werkvoorraad. Met de aanpassing van de aantallen inrichtingen op grond van de besluiten van het algemene bestuur op basis van de rapportage van de commissie kengetallen lijkt het aantal inrichtingen zijn laagste punt bereikt te hebben. Provinciale staten achten het nodig dat door het opvoeren van het aantal productieve uren/vergroting van de deelname aan de FUMO moet leiden tot lagere tarieven. Wij onderschrijven deze stelling: vergroting van de inbreng van deelnemers van taken aan de FUMO zal tot een meer robuuste organisatie met een lager uurtarief leiden. De FUMO kan daarbij, onder andere door goede kwaliteit te leveren, die extra inbreng stimuleren, maar het is en blijft de autonome beslissing van iedere afzonderlijke deelnemer om de omvang van het (aanvullende) takenpakket zelf te bepalen.
11
De door provinciale staten in de zienswijze genoemde maatregelen zijn op twee punten na hiervoor reeds behandeld. Deze twee punten zijn: De provincie vraagt een specificatie van provinciale plustaken te geven. Vastgesteld kan worden dat in de nagenoeg afgeronde DVO voor 2014 al een uitgebreide specificatie is gegeven. Deze lijn zal doorgetrokken worden naar de jaren daarna. Voorts verzoekt de provincie aan te geven “ …of alle overgedragen provinciale bedrijven in overzichten tegen de provinciale kengetallen en vergoedingsniveau zijn opgenomen”. Wij merken daarover op dat een juiste aanlevering van de inrichtingen in de juiste categorieën een verantwoordelijkheid is van elke deelnemer. Bij de analyse van de bedrijvenlijsten is door ons wel extra aandacht geschonken aan de ex-provinciale inrichtingen. Met betrekking tot de kengetallen die voor de ex-provinciale inrichtingen worden gehanteerd herhalen we hetgeen ook al is opgenomen in de begroting 2014: “Voor de provinciale inrichtingen is de norm die de provincie tot en met 2013 gebruikt, gehanteerd. Dit geldt ook voor de inrichtingen waarvan het bevoegd gezag met ingang van 2014 overgaat van de provincie naar de gemeenten.” Tijdstip van aanlevering van de ontwerpbegroting In meerdere zienswijzen wordt gewezen op de noodzaak de ontwerpbegroting tijdig aan Provinciale Staten, het algemeen bestuur van het Wetterskip Fryslân en de gemeenteraden aan te bieden en tot tijdige vaststelling, uiterlijk 1 juli voorafgaand aan het begrotingsjaar, over te gaan. Uiteraard onderschrijven wij dat. De start van de FUMO heeft er toe geleid dat bij de begrotingen over 2014 en 2015 niet kon worden voldaan aan dit uitgangspunt. 2014 moet in dit opzicht ook als een overgangsjaar worden gezien. Voor de begroting 2016 gaan wij uit van verzending van de ontwerpbegroting medio februari 2015. De zienswijzeperiode eindigt medio mei, zodat tijdige vaststelling van de begroting kan plaatsvinden. Auditcommissie In meerdere zienswijzen wordt gevraagd naar instelling van een financiële commissie. In de vergadering van het algemeen bestuur van 2 oktober 2014 is de vorming van een bestuurlijke financiële commissie aan de orde geweest. Vastgesteld is dat gestreefd wordt naar een auditcommissie, bestaande uit leden van het algemeen bestuur. In de vergadering van het algemeen bestuur van 11 december 2014 zal een voorstel tot instelling van de auditcommissie worden voorgelegd. De commissie zal uit plm 5 leden bestaan. De leden van het algemeen bestuur zijn gevraagd hun eventuele belangstelling voor het lidmaatschap van de auditcommissie kenbaar te maken. Dat heeft er toe geleid dat 5 leden van het algemeen bestuur bereid zijn als lid van de auditcommissie toe te treden. Individuele reacties op zienswijzen Hieronder treft u reacties op individuele zienswijzen aan voor zover deze bij de hierboven beschreven thema’s niet aan de orde zijn geweest. Gemeente Ameland De forse urentoename in de begroting 2015 ten opzichte van de begroting van 2014 is naar het oordeel van Ameland niet terug te rekenen op basis van het aantal inrichtingen. Een toename van 133 uur op basis van een toename van één inrichting vindt de gemeente niet opportuun. Reactie: in de begroting 2014 zijn voor Ameland 11B-, 1 C- en 2 ex-provinciale B-inrichtingen opgenomen. In de opgave van Ameland op 12 mei 2014 zijn dat 10 B-, 3 C- en 2 ex-provinciale Cinrichtingen geworden. Deze mutaties leiden tot plm. 133 uur extra. Wij hebben hierna van Ameland in november 2014 hierop een correctie ontvangen die in de paragraaf “Noodzakelijke aanpassingen van de ontwerpbegroting 2015” wordt verwerkt.
12
Gemeente Smallingerland De gemeente Smallingerland uit zijn zorgen over de wijze waarop de verdeling van eventuele onderdekking plaatsvindt. Bij onderproductie van plusuren bij individuele gemeenten draait het collectief hiervoor op. Reactie: de FUMO heeft zich steeds op het standpunt gesteld dat basistaken niet worden afgerekend en tegen “abonnementstarief” worden afgenomen. Voor de plusuren heeft de FUMO zich steeds op het standpunt gesteld dat op nacalculatiebasis definitief wordt afgerekend. Dan kan zich het door de gemeente Smallingerland geschetste effect voordoen. Deze wijze van afrekening is overigens niet expliciet in de GR bepaald. De gemeente Smallingerland is van mening dat de inbreng van extra taken slechts soelaas biedt als niet automatisch het principe “mens volgt werk” volgt. Reactie: bij de start van de FUMO is dit principe wel leidend geweest, maar na de start is dit geen beleid meer van de FUMO. In voorkomende gevallen zal dit situationeel worden bezien. Gemeente Littenseradiel In de aanbiedingsbrief bij de ontwerpbegroting 2015 wordt op pagina 2 gesproken over ‘noodzakelijke bezetting”. Wat wordt daarna precies mee bedoeld? Reactie: met “noodzakelijk bezetting” wordt bedoeld het totaal aantal fte. dat nodig is voor de uitvoering van alle opgedragen taken gezamenlijk. Gemeente Franekeradeel Het inzicht in de opbouw van het bedrag voor de plustaken ontbreekt. Reactie: het begrote bedrag aan plustaken voor Franekeradeel is gebaseerd op 1.310 uren. Dit aantal is verdeeld over de verschillende taken conform de eigen opgave. In de begroting worden deze specificaties niet voor alle deelnemers opgenomen omdat elke deelnemer deze zelf heeft aangeleverd. In de ontwerpbegroting staat op pagina 14 dat taken op het gebied van het omgevingsrecht (milieudeel) op grond van de packagedeal moeten worden uitgevoerd door RUD’s. Dit is in onze ogen echter geen juiste voorstelling van zaken. Reactie: slechts voor de provinciale en de ex-provinciale inrichtingen geldt dat de FUMO verantwoordelijk is voor alle onderdelen van de omgevingsvergunning, dus inclusief de BRIKS-taken. Deze laatste taken zijn niet meegenomen in de kengetallen. Voor de overige inrichtingen in het basistakenpakket geldt dat de FUMO alleen verantwoordelijk is voor het milieudeel van de omgevingsvergunning. De begroting voldoet niet aan de kwaliteitscriteria. Reactie: de begroting kan nog niet in alle opzichten voldoen aan de voorschriften in het BBV. Daarin komt verandering met de vaststelling van een programmabegroting met meerjarenraming en bijbehorende paragrafen. Gemeente Tytsjerksteradiel Hoewel de ontwerpbegroting 2015 een krimp laat zien ten opzichte van de begroting van 2014 constateert de gemeente dat de bijdrage wel toeneemt. Dit wordt niet acceptabel geacht. Reactie: hoewel de ontwerpbegroting 2015 een daling van de kosten laat zien ten opzichte van de begroting 2014 is het uurtarief wel gestegen. Daarnaast is de Fryske norm voor voorlichting en ketenproblematiek (zie pagina 6 van de ontwerpbegroting) gecorrigeerd. De combinatie van een hoger uurtarief en een correctie op de norm zorgt voor hogere tarieven voor de verschillende categorieën 13
inrichtingen. Voor de gemeente Tytsjerksteradiel betekent dit een hogere bijdrage van circa € 4.000 ten opzichte van 2014. Wij gaan er vanuit dat wij met deze uitgebreide reactie adequaat gereageerd hebben op de ingediende zienswijzen ten behoeve van de bespreking van de begroting 2015 in het algemeen bestuur. Hoogachtend, namens het dagelijks bestuur,
L.I. Diks, voorzitter
M. van der Wal, secretaris/directeur
14
Noodzakelijke aanpassingen van de ontwerpbegroting 2015 De gegevens waarop de ontwerpbegroting 2015 is gebaseerd, dateren van juni 2014. Op basis van nieuwe feiten en nieuwe informatie dient de begroting nog op enkele punten te worden aangepast om een zo goed mogelijk beeld te geven van de te verwachten uitgaven en inkomsten. Het gaat hierbij deels om correcties van onjuiste gegevens, maar het merendeel heeft betrekking op aanpassingen van de aantallen inrichtingen. Aantal inrichtingen van de gemeente Littenseradiel In de ontwerpbegroting 2015 is door de FUMO een te hoog aantal inrichtingen voor de gemeente Littenseradiel opgenomen. Het juiste aantal leidt tot een verlaging van het aantal formatie-uren met 271. De juiste omvang is thans in het overzicht van inrichtingen (zie hieronder) opgenomen. Aanpassing van de bijdrage van Schiermonnikoog De gemeente Schiermonnikoog heeft laten weten dat de bijdrage onjuist in de ontwerpbegroting 2015 is opgenomen. De bijdrage was geraamd op € 15.230, terwijl deze volgens de gemeente € 24.990 moet zijn. Dit betekent een verhoging van het aantal plusuren. Shared Service voor bodeminformatie Sinds 2009 regelt de provincie voor alle gemeenten de inkoop van diensten voor het digitale beheer van bodeminformatie. De gemeenten Leeuwarden, Smallingerland en Tytsjerksteradiel beheren hun eigen bodemdata. Deze taak wordt als plustaak overgedragen naar de FUMO. Deze extra taak was bij het opstellen van de ontwerpbegroting 2015 nog niet bekend. Met deze taak zijn 300 formatie-uren gemoeid. Hiervan komt 45% = 135 uur ten laste van de provincie, die hiervoor al budget in de begroting had. De deelnemende gemeenten betalen/c.q. nemen 9 uur per gemeente af, met dien verstande dat dit voor de Waddeneilanden 2,5 uur voor ieder bedraagt. Deze uren moeten voor de gemeenten als extra kosten worden gezien. De gemeenten hebben hier al mee ingestemd. De extra uren voor de MAD-gemeenten worden in mindering gebracht op de restformatie. Per saldo betekent dit een uitzetting van de formatie met 207 uur en een reductie van de restformatie MAD van 91 uur. Provinciale inrichtingen Bij de besprekingen met de provincie over de dienstverleningsovereenkomst voor 2014 is vast komen te staan dat het aantal provinciale (D-)inrichtingen met 7 moet worden uitgebreid (van 45 naar 52). De Fryske norm voor dit soort inrichtingen is bepaald op 216,8 uren. In totaal gaat het om een uitzetting van het aantal formatie-uren met 1.517,6 uur. Wij zijn niet op de hoogte van de (eventuele) compensatie van deze extra kosten via het provinciefonds. Niet inrichting-gebonden basistaken Op pagina 6 van de ontwerpbegroting 2015 is een tekst opgenomen over de niet inrichtinggebonden basistaken. Verzuimd is in de tekst te vermelden dat de tekst uitsluitend betrekking heeft op de gemeentelijke deelnemers. In de formatieberekening voor de provinciale taken is hiervoor wel formatie meegenomen. In de tekst is opgenomen dat in de loop van 2014 met de deelnemers overleg zal worden gevoerd over de wijze waarop en de capaciteit waarmee deze taken bij de FUMO moeten worden uitgevoerd. Dit overleg is nog niet afgerond. In de begroting 2015 is op dit punt dan ook geen wijziging opgenomen. Gemeentelijke inrichtingen In de aanbiedingsbrief bij de ontwerpbegroting 2015 van 18 juli 2014 hebben wij aangekondigd een nadere analyse uit te voeren naar de grote daling van het aantal inrichtingen. In de afgelopen periode heeft intensief overleg met de gemeentelijke deelnemers plaatsgevonden om de juiste aantallen inrichtingen, verdeeld over de verschillende categorieën, in de begroting 2015 te kunnen opnemen. Tot op het allerlaatste moment voor het definitief opmaken van de begroting 2015 (19 november 2014) zijn nog mutaties doorgevoerd. Een allerlaatste, finale check op de cijfers heeft daardoor niet kunnen plaatsvinden. Het resultaat van deze analyse treft u in tabelvorm hieronder aan.
In de ontwerpbegroting 2015 was in totaal rekening gehouden met 2.364 inrichtingen, verdeeld over 6 categorieën (de B-, C- en D-inrichtingen, de ex-provinciale B- en C- inrichtingen en de provinciale inrichtingen). Na de analyse is het aantal inrichtingen gedaald met 62 tot 2.302. Ondanks deze verlaging is er sprake van een verhogend effect op de formatie vanwege verschuivingen van inrichtingen tussen de verschillende categorieën. Ontwikkeling basistaken
Achtkarspelen Ameland Dantumadiel Dongeradeel Ferwerderadiel Franekeradeel De Friese Meren* Harlingen Heerenveen* Het Bildt Kollumerland Leeuwarden* Leeuwarderadeel Littenseradiel Menameradiel Ooststellingwerf Opsterland Schiermonnikoog Smallingerland Sudwest Fryslân* Terschelling Tytsjerksteradiel Vlieland Weststellingwerf provincie Fryslan
Bedrijfsplan
Uitvraag 2013 (begroting 2014)
Uitvraag 2014 (begroting 2015)
Verschil bedrijfsplan en begroting 2015
Inrichtingen Berekende uren 154 1.976 21 211 72 942 217 1.697 132 1.446 171 2.699 382 5.245 111 2.680 201 2.828 172 1.394 73 751 205 4.159 46 599 92 987 106 1.087 184 2.692 207 3.587 10 138 196 2.606 626 7.893 36 450 111 1.912 6 106 250 4.014 45 9.600
Inrichtingen 155 14 52 96 116 169 381 111 143 160 40 170 43 95 105 127 101 10 144 311 36 109 7 172 45
Berekende uren 1.980 179 852 899 1.192 2.384 5.235 2.680 2.169 1.144 602 3.511 529 1.000 1.082 2.211 1.883 138 2.274 6.357 450 1.833 124 2.602 9.600
Inrichtingen
Inrichtingen Berekende uren -56 -35 -6 73 -26 4 -147 -851 -66 -288 42 312 -114 -904 -10 239 -82 -426 -123 -760 -42 -86 -44 -561 -22 -98 -45 -84 -37 -301 -53 -537 -110 -1.441 -1 5 -67 -196 -354 -3.391 -20 -48 -33 -39 0 49 -115 -1.115 7 1.674
2.912
52.913
3.826
61.695
98 15 46 70 66 213 268 101 119 49 31 161 24 47 69 131 97 9 129 272 16 78 6 135 52
Berekende uren 1.941 284 946 846 1.158 3.011 4.341 2.919 2.402 633 665 3.599 501 903 785 2.155 2.145 143 2.410 4.502 402 1.873 155 2.899 11.274
2.302
52.891
-1.524
-8.804
% -2% 35% 0% -50% -20% 12% -17% 9% -15% -55% -11% -13% -16% -8% -28% -20% -40% 4% -8% -43% -11% -2% 47% -28% 17% -14%
*inclusief inrichtingen voormalige gemeente Boarnsterhim
Restformatie van de MAD De restformatie MAD is gedaald, voornamelijk vanwege detachering van een van de voormalige medewerkers van de MAD) met 1,12 fte (van 3,72 naar 2,6 fte) . Deze verlaging van de restformatie is verwerkt in de definitief in de begroting 2015 opgenomen formatie voor het primair proces. Definitieve formatie primair proces In de ontwerpbegroting 2015, die is opgemaakt in juni 2014, was de noodzakelijke formatie voor het primaire proces berekend op 93,01 fte. Het aantal medewerkers in vaste dienst van de FUMO was toen, omgerekend, 94,37 fte, zodat 1,36 fte aan boventallige formatie in de ontwerpbegroting 2015 moest worden opgenomen. Door een aantal mutaties (natuurlijk verloop, pensionering en detachering van medewerkers vanuit de FUMO) is de vaste bezetting sindsdien afgenomen en per 24 november 2014 berekend op plm. 90 fte. Thans kan de definitieve formatie voor 2015 worden berekend 93,74 fte. Op grond van het bovenstaande kunnen de volgende conclusies getrokken worden: De noodzakelijke formatie ad 93,74 fte is thans hoger dan de bezetting met vaste medewerkers. De in de ontwerpbegroting 2015 opgenomen post ad € 94.629 voor 1,36 fte boventalligheid kan uit de begroting gehaald worden. De loonkosten voor de primaire formatie, die in de ontwerpbegroting 2015 geraamd waren op € 6.486.164 voor 93,01 fte zijn op grond van de definitief vastgestelde formatie ad 93,74 fte met een bedrag ad € 50.972 naar boven worden bijgesteld tot € 6.537.136. Scheefheid in de bezetting Wij kunnen vaststellen dat de hoeveelheid werk en de personele bezetting beter met elkaar in evenwicht zijn dan voorheen.
Er is echter meermalen gewezen op het effect van de zogenoemde scheefheid in de formatietoedeling. Deze scheefheid houdt in dat de toe te delen formatie op basis van de basis- en plustaken aan de verschillende specialismen (c.q. afdelingen) niet overeenkom met de bezetting per afdeling. Met andere woorden: de ene afdeling heeft meer bezetting dan nodig; de nadere minder. Dit betekent dat extra inhuur nodig is om de scheefheid tegen te gaan. Ook dient soms tot externe inhuur te worden overgegaan omdat het gevraagde specialisme niet of in onvoldoende mate bij de FUMO aanwezig is. De post “inhuur vervangend personeel” is bedoeld voor vervanging wegens ziekte of bij openstaande vacatures. Deze post staat al onder druk als gevolg van een hoger ziekteverzuim dan waarmee is gerekend. Dit komt vooral door een relatief hoog aantal langdurig zieken. Ook in 2015 moet hiermee rekening gehouden worden. Er bestaat een aanzienlijk risico dat de extra kosten van externe inhuur als gevolg van de genoemde scheefheid leiden tot een overschrijding van de post inhuur”. Detacheringskosten, bijdrage en BTW-compensatie Wetterskip In de ontwerpbegroting 2015 is op pagina 13 een toelichting gegeven op de begrotingspost “BTW Wetterskip”. Daar is vermeld dat het Wetterskip en de FUMO met elkaar in gesprek waren over de condities waaronder medewerkers van het Wetterskip, in totaal 1 fte, bij de FUMO gedetacheerd worden. De mogelijkheden zijn verkend om de detachering zo vorm te geven dat de aan het Wetterskip te compenseren BTW zo laag mogelijk wordt. In afwachting van de uitkomsten van het onderzoek zijn de bijdrage van het Wetterskip en de loonkosten van de door het Wetterskip bij de FUMO gedetacheerde medewerkers beide niet in de ontwerpbegroting 2015 geraamd. Het Wetterskip en de FUMO hebben in goed overleg de detacheringskosten en de bijdrage van het Wetterskip aan de FUMO bepaald. Kosten Wetterskip Bijdrage Wetterskip aan FUMO Voor rekening van Wetterskip: niet compensabele BTW Bijdrage Wetterskip totaal
€ 69.893 € 14.677 € 84.570
Kosten FUMO Detacheringskosten FUMO
€ 56.000*
*In het bedrag is de compensatie van de BTW verrekend. Voor de begroting van de FUMO voor 2015 betekent dit: Inkomsten Opnemen bijdrage Wetterskip € 69.893 Uitgaven: Verhoging post personeelskosten primair proces: € 56.000 Vervallen post BTW Wetterskip € 24.360 Externe Veiligheid 2015 In de ontwerpbegroting 2015 is op pagina 6 en 7 een passage opgenomen over de baten en laten van de activiteiten voor Externe Veiligheid (EV) na 2014. In afwachting van nadere gegevens van het Rijk over de financiering in 2015 en de jaren daarna, zijn de gegevens uit de begroting 2014 voorlopig opgenomen. Thans kan hierover het volgende worden gemeld. Het Rijk zal ook voor de periode 2015 - 2018 geld beschikbaar stellen. Een landelijke programmagroep werkt momenteel aan een nieuw uitvoeringsprogramma. Als randvoorwaarde om in aanmerking te komen voor het ontvangen van een subsidie, heeft het Rijk aangegeven dat middelen alleen aan Veiligheidsregio’s en Omgevingsdiensten ter beschikking worden gesteld. Deze organisaties moeten echter wel voldoen aan de kwaliteitseisen (zowel Kwaliteitscriteria 2.1 als Maatlat EV). De FUMO voldoet hieraan. Voor de FUMO gaat het vanaf 2015 om een EV-subsidie van € 231.000 per jaar. De bijdrage in 2015 is dus fors lager dan de bijdrage voor 2014, namelijk € 100.920.
In de formatie is rekening gehouden met in totaal 3.600 uur voor Externe Veiligheid. Op basis van het tarief in de ontwerpbegroting 2015 ad € 89,89 betekent dit een bedrag van € 323.611. Er is dus nog aanvullende dekking nodig voor een bedrag van € 92.611 (€ 323.611 minus € 231.000). Hoewel nog niet definitief vastgesteld, verwacht de FUMO voor het uitvoeren van het coördinatorschap van de Risicokaart € 50.000 van de provincie te ontvangen. Daarmee wordt het nog te dekken verschil tussen de feitelijke bezetting en de te verwachten bijdrage € 42.611. Het resterende bedrag kan mogelijk worden gedekt door het uitvoeren van extra opdrachten voor de gemeenten (invoer ISOR), de provincie en RUD’s. Voorts zal worden deelgenomen aan landelijke EVprojecten, waarvan de werkzaamheden gefinancierd worden door het Rijk. Samenvattend moet worden vastgesteld dat de dekking voor de EV-activiteiten nog niet exact in beeld te brengen is. Wij hebben de verwachting dat met de geschetste aanvullende opdrachten baten en lasten wel in evenwicht te brengen zijn. Financiële effecten van wijzigingen van de ontwerpbegroting 2015 De hierboven in beeld gebrachte wijzigingen van de ontwerpbegroting leiden tot het volgende nieuw beeld: Uitgaven: Vervallen post “ personeelskosten frictieformatie 1,36 fte Vervalen post “ BTW Wetterskip” Extra personeelskosten primair proces: 0,73 fte Detacheringskosten Wetterskip Effect lagere personeelskosten op secundaire arbeidsvoorwaarden, vorming en opleiding en inhuur vervangend personeel
€ 94.629 minder € 24.360 minder € 50.972 meer € 56.000 meer € 12.017 minder
Per saldo zijn de lasten in de begroting 2015 € 14.888 lager dan de ontwerpbegroting 2015. De bovenstaande mutaties leiden tot een uurtarief van € 89,89, namelijk de totale lasten van de begroting ad € 11.867.442 minus de bijdrage van het Wetterskip (€ 69.893) gedeeld door het aantal productieve uren (131.241). Daarmee is het uurtarief € 1,36 lager dan in de ontwerpbegroting.
