Adviesrapport. Procedurebeschrijvingen. VICtor beheer

Adviesrapport Procedurebeschrijvingen VICtor beheer

2

Procedurebeschrijvingen VICtor

Rijkswaterstaat

Adviesrapport Procedurebeschrijvingen VICtor beheer Documentinformatie: Versie: 1.0 Status: Definitief Datum: 08-12-2004 Rapportnr: AGI/08124/IBV002 Auteur: J.H.A. Bakema, Qview ICT Consultancy Project: Advies inrichting VICtor beheer, nummer 840 Projectleider: J.P.H. Lentjes

Documentversies: Versie

Status

Datum

Opgesteld door

Gecontroleerd door

0.1 0.2

Concept Concept

02-09-04 07-10-04

J.H.A. Bakema

J.P.H. Lentjes - IBV J.P.H. Lentjes - IBV

0.3

Concept

11-11-04

Concept

25-11-04

J.H.A. Bakema J.H.A. Bakema

J. Mulder - IBV

0.4 1.0

Definitief

02-12-04

J.H.A. Bakema

G.J. v/d Toorn - IBV

J.H.A. Bakema

G.J. v/d Toorn - IBV

Niets uit deze uitgave mag verveelvoudigd en/of openbaar worden gemaakt (voor willekeurig welke doeleinden) door middel van druk, fotokopie, microfilm, geluidsband, elektronisch of op welke andere wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Ministerie van Verkeer en Waterstaat, Rijkswaterstaat, Adviesdienst Geoinformatie en ICT. Dit rapport is bedoeld voor intern gebruik door de hierboven genoemde instanties.

3


4


5


6


7


Inhoudsopgave

........................................................................................

Management Samenvatting 10 Inleiding: 12 1. 1.1 1.2 1.3 1.3.1. 1.3.2.

Planning: 14 Verwachting 14 Doelstellingen 14 Op te stellen procedures 14 Planning, capaciteit en inspanning bijhouden: 15 Inbreken van Incident Management op reguliere testen: 16

2. 2.1 2.2 2.3 2.3.1. 2.3.2.

Documentatie: 18 Verwachting 18 Doelstelling 18 Op te stellen procedures 18 Documentatie bijhouden: 19 Toegankelijkheid documentatie: 20

3. 3.1 3.2 3.3 3.3.1. 3.3.2. 3.3.3. 3.3.4. 3.3.5.

Configuratie: 22 Verwachting 22 Doelstelling 22 Op te stellen procedures 22 Incident oplossen in referentieomgeving: 23 Incident oplossen in experimenteeromgeving: 24 Uitleen regelen: 25 Inleen regelen: 26 Bijhouden referentieomgeving: 27

4. 4.1 4.2 4.3 4.3.1.

Toegang: 28 Verwachting 28 Doelstelling 28 Op te stellen procedures 28 TAGS beheren: 28

5. 5.1 5.2 5.3 5.3.1.

Algemene procedures: 30 Verwachting 30 Doelstelling 30 Op te stellen procedure 30 Procedures bijhouden en communiceren: 30

6. 6.1 6.2 6.3 6.3.1. 6.3.2. 6.3.3.

Algemene taken: 32 Verwachting 32 Doelstelling 32 Op te stellen procedures 32 Medewerkers wegwijs maken: 32 Contacten met andere partijen onderhouden: 33 PR-acties: 33

8


6.3.4.

Naleving procedures bewaken, controleren en communiceren: 34

7.

Overzicht taken: 36

Bijlage I: Uitgangspunten: 39 Bijlage II: Aanpassingen 40 Tijdsinspanning 40 Samenvoegen aandachtspunten 40

9


Management Samenvatting Voor u ligt het rapport waarin de procedures worden beschreven die een basis leggen voor het professionele beheer van VICtor. De procesbeschrijvingen zijn opgezet conform het input-outputtransformatie-procesmodel. Deze werkwijze wordt in de inleiding nader omschreven. Om te bepalen wat de mogelijkheden zijn om de verschillende procedures op te zetten en in te voeren, is met verschillende partijen overleg gevoerd. Zo zijn met AVV gesprekken geweest om te inventariseren wat de wederzijdse behoeften zijn in de koppeling tussen VICtor en ToRo. De bevindingen van deze gesprekken zijn verwerkt in de opzet van de procedures. Om volgens de in dit document beschreven procedures te kunnen werken, moeten vooraf randvoorwaarden worden ingevuld. Deze randvoorwaarden worden beschreven in het document “Uit te voeren randvoorwaarden VICtor beheer”. De twee rapporten “Procedurebeschrijvingen VICtor beheer” en “Uit te voeren randvoorwaarden VICtor beheer” zijn het uitgangspunt om het beheer van VICtor te kunnen implementeren. Naar aanleiding van de verschilanalyse in het laatste rapport is inmiddels een start gemaakt om op korte termijn de huidige VICtor omgeving te splitsen in een referentieomgeving en een experimenteeromgeving. De daadwerkelijke invulling van de voorgestelde beheerprocedures, taken en verantwoordelijkheden is afhankelijk van de beslissing hieromtrent door het management. Gelet op de stand van zaken rondom de reorganisatie is het advies om een aantal noodzakelijke processen, ter beoordeling van het afdelingsteam van de afdeling IBV zo spoedig mogelijk in te richten om de continuïteit van VICtor te borgen. De invulling van de overige processen zijn afhankelijk van de nog uit te zetten koers na de reorganisatie.

10


11


Inleiding: Een belangrijk voorstel van het in de eerste fase van dit project opgeleverde adviesrapport is om 3 omgevingen te beheren: 1) een referentieomgeving, 2) een experimenteeromgeving en 3) de omgeving van processen en procedures die nodig zijn om VICtor technisch en functioneel te kunnen beheren en om in VICtor te kunnen testen. Deze omgevingen zijn nog niet gerealiseerd. Om de eerste twee omgevingen te realiseren, wordt geïnventariseerd waaruit deze omgevingen moeten bestaan. Voor deze inventarisatie is een apart document “Uit te voeren randvoorwaarden” opgesteld. Voor de derde te beheren omgeving, processen en procedures die nodig zijn om VICtor te kunnen beheren en om in VICtor te kunnen testen, zijn voorstellen in het adviesrapport gedaan. Deze voorstellen worden in deze fase van het project verder uitgewerkt. De uitwerking is een verdere verdieping van de aandachtspunten uit de tabel in de bijlage. De randvoorwaarden die nodig zijn om deze procedures goed te kunnen implementeren zijn in het eerder genoemde document “Uit te voeren randvoorwaarden” beschreven. De verdieping van de aandachtspunten bestaat uit het opzetten van procedures, zoals het bijhouden van documentatie of het inplannen van capaciteit voor testen. In de hoofdstukken 1 t/m 6 staat per aandachtspunt aangegeven wat de verwachting is die hieraan wordt gesteld en de doelstellingen die hieruit volgen. Om aan de doelstelling te voldoen wordt per aandachtspunt een aantal procedures opgesteld en beschreven. De beschrijving van de procedures bestaat uit een stroomdiagram en een omschrijving van dit stroomdiagram. In de beschrijving staat aangegeven wat aan input nodig is om taken uit te voeren, hoe deze input wordt verwerkt en wat deze verwerking aan output oplevert. Die output kan gebruikt worden als input voor bijvoorbeeld een volgende taak of procedure. Daarnaast is in de beschrijving van de stroomdiagrammen aangegeven waar de verschillende taken in de organisatie belegd worden. Dit document wordt in hoofdstuk 7 afgesloten met een overzicht van de taken die voortvloeien uit de procedures en waar deze taken in de organisatie zijn belegd. Het eindpunt van dit project is als dit document wordt goedgekeurd. Dit document wordt dan als input gebruikt voor vervolgstappen, zoals de implementatie van de in dit document beschreven procedures. De implementatie bestaat o.a. uit het beleggen van de verschillende taken of uit het maken van afspraken over service levels.

12


13


1. Planning: 1.1

Verwachting

Door een planning bij te houden voor testen in VICtor houdt men het overzicht over het gebruik van VICtor. Zo kan worden bepaald wanneer testen voor verschillende projecten kunnen worden gehouden en wie deze testen kan begeleiden. Hiervoor is het noodzakelijk dat inzichtelijk is wie, wat, waar, wanneer gaat testen en wat aan harden software nodig is. Dit proces kan worden verstoord doordat een incident met hoge impact moet worden onderzocht.

1.2

Doelstellingen

Een planning dient een aantal doelen; - Het beschrijft wanneer een test wordt gehouden. - Het beschrijft door wie de test wordt gehouden. - Het beschrijft wat aan harden software voor testen ingezet is/wordt. - Het beschrijft of de test in de experimenteer of in de referentieomgeving wordt gehouden. - Al het voorgaande is voor een ieder inzichtelijk. - De configuratie kan waar nodig stabiel worden gehouden.

1.3

Op te stellen procedures

De procedures die worden opgesteld zijn: - Planning, testcapaciteit en inspanning bijhouden, - Het inbreken van Incident Management op regulier ingeplande testen.

14


1.3.1.

Planning, capaciteit en inspanning bijhouden:

INPUT

PROCEDURE

OUTPUT

Testplan

1. Testen worden ingepland Planning VICtor

Problemen? NEE JA 2. Overleg over mogelijke oplossingen

3. Bevestiging planning aan indiener testplan

In planning VICtor vastgelegde capaciceit en inspanning

Terugkoppeling aan indiener testplan

Planning, testcapaciteit en inspanning bijhouden Input Proces

Output

Taken

Uitgevoerd door

- Testplan.

1. Aan de hand van het testplan wordt

- Vastgelegde

- Toewijzen capaciteit

- VICtor beheerder.

- Planning VICtor.

gekeken of capaciteit en inspanning op

capaciteit en

en inspanning.

gewenste datum gereserveerd kan

inspanning in VICtor

worden voor:

planning.

−

Configuratie van de testopstelling,

−

Begeleiden van de testen,

−

Herconfiguratie naar òf de oude situatie òf naar een nieuwe testopstelling.

2. Indien er problemen zijn worden

- In planning VICtor

- Toewijzen capaciteit

deze opgelost in overleg met anderen.

vastgelegde

en inspanning.

- VICtor beheerder.

capaciteit en inspanning. 3. Aan de indiener van het testplan

- Terugkoppeling aan

- Terugkoppeling

wordt teruggekoppeld dat capaciteit en

indiener testplan.

definitieve planning

inspanning ingepland is.

15

aan indiener testplan.


- VICtor beheerder.

1.3.2.

Inbreken van Incident Management op reguliere testen:

INPUT

PROCEDURE

OUTPUT

Planning 1. Overleg tussen VICtor beheerder en incident manager

2. VICtor beheerder informeert clustermanager en projectleider betrokken test

Geinformeerde clustermanager en projectleider

Testplan

Kan test worden onder-broken?

JA

4. Bepalen aanpassingen configuratie en tester wordt geinformeerd

NEE

Uitsrpaak over inbreken op regulier testen

3. Escalatie traject wordt ingezet om inbreekmoment te bepalen. Acties voor herconfiguratie

Technische documentatie Geinformeerde tester 5. Testopstelling wordt, na uitvoering testen voor incident ,hersteld Herstelde testopstelling

16


Inbreken van incident management op reguliere testen Input Proces Output

Taken

Uitgevoerd door

- Melding incident.

1. Overleggen met VICtor beheerder

- Met VICtor

- VICtor beheerder.

- Planning (lopende

dat in VICtor tbv Incident Management

beheerder overleggen

test).

een test wordt opgezet

over inbreken op

- Testplan (lopende

reguliere test.

test). 2. VICtor beheerder neemt contact op

- Geïnformeerde

- Informeren

met clustermanager en projectleider

clustermanager en

clustermanager en

onder wie eventueel lopende testen

projectleider.

projectleider dat op

vallen.

- VICtor beheerder.

verloop reguliere test ingebroken wordt.

3. Indien niet direct de test

- Uitspraak over

- Escalatietraject voor

onderbroken kan worden is escaleren

inbreken op regulier

inbreken op reguliere

nodig waarbij met meerdere

testen.

test begeleiden.

- VICtor beheerder.

clustermanagers wordt overlegd. Hier wordt bepaald wanneer de Incident Manager wel op lopende testen kan inbreken. - Testplan (lopende

4. VICtor beheerder bepaalt met

- Acties voor

- Herconfiguratie

- Incident Manager.

test).

Incident Manager wat aan configuratie

herconfiguraties.

opzetten voor ad hoc

- VICtor beheerder.

- Technische

aangepast moet worden en de VICtor

- Geïnformeerde

test incident.

documentatie.

beheerder neemt, indien nodig, contact

tester.

- Tester informeren

op met de tester(s).

dat op testverloop wordt ingebroken.

- Testplan.

5. Na uitvoering van de testen t.b.v.

- Herstelde

- Configuratie voor

- SPITS service desk

- Technische

Incident Management wordt de

testconfiguratie.

reguliere test

medewerker.

documentatie.

testopstelling hersteld.

17

herstellen.


2. Documentatie: 2.1

Verwachting

De documentatie verschaft inzicht in de VICtor omgeving voor verschillende partijen. Partijen die testen opstellen en uitvoeren hebben een leidraad nodig om te weten waar testplannen aan moeten voldoen. Voor partijen die testopstellingen configureren of de oude situatie weer herstellen is het belangrijk om te weten wat op welke wijze geconfigureerd kan worden.

2.2

Doelstelling

Voor VICtor zijn twee soorten documentatie: - Technische documentatie over VICtor, - Documentatie over de procedures die rond VICtor gelden. De technische documentatie geeft a) Inzicht in de opbouw van VICtor als geheel, b) Inzicht in de functionaliteiten en technische gegevens van harden software, c) Inzicht in de manier waarop harden software geconfigureerd kan worden. Deze documentatie moet continu bijgehouden worden. De documentatie over de procedures rond VICtor geven aan a) waaraan voldaan moet zijn voordat men testen in VICtor opzet, b) Wie waarvoor benaderd kan worden en waaraan men zich te houden heeft om te kunnen testen in VICtor. Ook deze documentatie moet bijgehouden worden.

2.3


De procedures die worden opgesteld zijn: - Documentatie bijhouden, - Toegankelijkheid documentatie.

18


2.3.1.

Documentatie bijhouden:

INPUT

PROCEDURE

OUTPUT

Benodigde informatie

1. Opstellen nieuwe documentatie

Geupdate digitale en papieren versie documentatie

2. Oude versie documentatie gearchiveerd en vervangen door nieuwe versie

Geupdate digitale en papieren versie documentatie

Nee 3. Periodieke controle documentatie Ja

Is documentatie up to date?

Bijhouden documentatie Input Proces

Output

Taken

Uitgevoerd door

- Benodigde

1. Opstellen nieuwe versie

- Nieuwe versie

- Opstellen nieuwe


informatie.

documentatie.

documentatie.

versie documentatie.

medewerker.

-

Dit gebeurt door een service desk

- Tester/projectleider.

medewerker indien het een

- VICtor beheerder.

reguliere upgrade van harden/of software betreft. -

Dit gebeurt door de tester indien het een nieuwe component/software betreft.

-

In overige gevallen gebeurt dit door de VICtor beheerder, bijvoorbeeld als een procedure is aangepast.

- Nieuwe versie

2. De VICtor beheerder archiveert de

- Geupdate digitale en

- oude versie

documentatie.

oude versie van de documentatie en

papieren versie van

documentatie

vervangt deze voor de nieuwe versie.

documentatie.

archiveren.

- VICtor beheerder.

- Oude versie documentatie vervangen voor nieuwe versie. - Nieuwe versie

3. VICtor beheerder controleert

- Geupdate digitale en

- Versies documentatie - VICtor beheerder.

documentatie.

periodiek of de documentatie nog up-

papieren versie van

controleren.

to-date is en vervangt, indien nodig,

documentatie.

- Oude versies

oude versies voor nieuwe.

documentatie door nieuwe vervangen.

19


2.3.2.

Toegankelijkheid documentatie:

INPUT

PROCEDURE

OUTPUT

1. Aangeven waar documentatie gevonden kan worden

Geinformeerde medewerker

Informatie aanvraag

Digitale documentatie

Documentatie op papier

Ter beschikking stellen documentatie Input Proces

Output

Taken

Uitgevoerd door

- Informatie vraag.

1. Aangeven aan medewerker waar en

- Geïnformeerde

- Wegwijs maken van


- Digitale

hoe digitale of papieren versies van de

medewerker.

nieuwe medewerker

medewerker.

documentatie.

documentatie beschikbaar zijn.

waar documentatie

- Documentatie op

gevonden kan

papier.

worden.

20


21


3. Configuratie: 3.1

Verwachting

De verwachting is verschillend voor de verschillende omgevingen binnen VICtor: - De Referentieomgeving. Deze omgeving is een zo getrouw mogelijke afspiegeling van het operationele netwerk VICnet. Deze omgeving wordt o.a. gebruikt voor accepetatietesten, stress/loadtesten en onderzoek voor incidenten. - De Experimenteeromgeving. Per test wordt een andere testopstelling gerealiseerd. In deze omgeving moeten faciliteiten aanwezig zijn waardoor de testopstellingen gerealiseerd kunnen worden. Er kunnen in deze omgeving, mits de benodigde harden software aanwezig is, meerdere testopstellingen naast elkaar worden opgezet.

3.2

Doelstelling

Het operationeel houden van de twee omgevingen op zowel functioneel gebied als op technisch gebied, valt uiteen in reparatie- of herstelwerkzaamheden enerzijds en aanpassingen in de harden software anderzijds: - Als een component niet meer functioneert kan het zijn dat hardware moet worden vervangen cq. gerepareerd en/of dat software moet worden vervangen. - In de referentieomgeving zijn harden software aanpassingen nodig om te zorgen dat deze omgeving een afspiegeling blijft van VICnet. - Nadat testen in de referentieomgeving zijn afgerond is het soms noodzakelijk dat de configuratie in de oude toestand wordt gebracht of dat blijvende configuratie aanpassingen worden geborgd, o.a. in de documentatie. - Ook aanpassingen in de experimenteeromgeving worden geborgd.

3.3 De -

22


procedures die worden opgesteld zijn: Incident oplossen in referentieomgeving, Incident oplossen in experimenteeromgeving, Uitleen regelen, Inleen regelen, Bijhouden referentieomgeving.


3.3.1.

Incident oplossen in referentieomgeving:

INPUT

PROCEDURE

OUTPUT

Melding incident in referentieomgeving

1. Incident wordt gedetecteerd

Melding incident aan VICtor beheerder

Ja

Betreft incident een standaard dienst? Nee

2. Herstelacties worden door service desk uitgezet

3. VICtor beheerder of tester zet herstelacties uiit

Testplan

4. Hard- en/of software wordt vervangen

Uitzetten herstelacties

Herstelacties

Incident oplossen in referentieomgeving. Input Proces

Output

Taken

Uitgevoerd door

- Melding incident.

1. Uit het functioneel beheer, technisch

Melding Incident

- Functioneel/ technisch


beheer of testen blijkt dat harden/of

aan VICtor

beheer van

medewerker en/of

software niet naar behoren

beheerder.

referentieomgeving.

tester.

functioneren. Dit wordt gemeld aan de

- Incident in

VICtor beheerder.

referentieomgeving melden aan VICtor beheerder.

- Testplan.

2. Indien het incident harden/of

- Uitzetten

- Standaard herstelacties


software betreft die niet voor een test

herstelacties.

aansturen voor incident

medewerker.

zijn toegevoegd of geherconfigureerd,

in referentieomgeving.

handelt de service desk het incident af. - Testplan.

3. De VICtor beheerder of de tester zet

- Uitzetten

- Niet-standaard

- VICtor beheerder

verdere acties uit, eventueel ook bij de

herstelacties.

herstelacties aansturen

en/of tester.

service desk. Er zijn drie mogelijke

voor incident in

situaties:

referentieomgeving.

-

De harden/of software is gekocht; er wordt, indien nodig, contact met leverancier opgenomen.

-

De harden/of software is gehuurd; er wordt contact opgenomen met de verhuurder.

-

De harden/of software is geleend, er wordt contact met de uitlenende partij opgenomen.

4. Hard- en/of software die niet meer

- Herstelacties.

naar behoren functioneert, wordt vervangen.

- Herstelactie (laten)

- VICtor beheerder,

uitvoeren.

service desk en/of anderen.

23


3.3.2.

Incident oplossen in experimenteeromgeving:

INPUT

PROCEDURE

OUTPUT

Melding incident in experimenteeromgeving

1. Incident wordt gedetecteerd

Melding incident aan VICtor beheerder

Testplan

2. Herstelacties worden uiitgezet

Uitzetten herstelacties

3. Hard- en/of software wordt vervangen

Herstelacties

Incident oplossen in experimenteeromgeving Input Proces

Output

Taken

Uitgevoerd door

- Melding incident.

Melding Incident.

- Technisch beheer van


testen blijkt dat harden/of software

experimenteeromgeving.

medewerker en/of of

niet naar behoren functioneren. Dit

- Incident in

tester.

wordt gemeld aan VICtor beheerder.

experimenteeromgeving

1. Uit het technisch beheer of uit

melden aan VICtor beheerder. - Testplan.

2. VICtor beheerder en/of tester zet

- Uitzetten

- Herstelacties in

- VICtor beheerder of

verdere acties uit, eventueel ook bij

herstelacties.

experimenteeromgeving

tester.

de service desk. Er zijn drie mogelijke

aansturen.

situaties: -

De harden/of software is gekocht; er wordt, indien nodig, contact met leverancier opgenomen.

-

De harden/of software is gehuurd; er wordt contact opgenomen met de verhuurder.

-

De harden/of software is geleend, er wordt contact met de uitlenende partij opgenomen.

3. Hard- en/of software die niet meer

- Herstelacties.

naar behoren functioneert, wordt vervangen.

24


- Herstelacties (laten)

- VICtor beheerder

uitvoeren.

en/of anderen.

3.3.3.

Uitleen regelen:

INPUT

PROCEDURE

OUTPUT

Uitleenbon

1. Aanvraag wordt beoordeeld

Testplan

Uit te lenen harden/of software

2. Uitleenperiode harden/of software wordt in de planning aangegeven

Planning VICtor

Bijgewerkte planning VICtor 3. Controle of uitgeleende hardenof software is ingeleverd Ingeleverde harden/of software

Nee

Uitgeleende spullen ingeleverd?

4. Acties uitzetten om harden/of software terug te halen

Uitlenen harden/of software regelen Input Proces

Output

Ja

5. Hardware wordt terug in VICtor geplaatst

Terug geplaatste hardware

Taken

Uitgevoerd door

- Uitleenbon.

1. Aanvraag wordt aan de hand van de

- Beoordelen aanvraag

VICtor beheerder.

- Testplan.

planning en testplan beoordeeld.

te lenen harden/of

- Planning VICtor.

software. 2. Hard- en/of software wordt ter

- Uit te lenen hard-

beschikking gesteld. In de planning

en/of software.

- Hard- en/of software - VICtor beheerder. ter beschikking stellen.

wordt de uitleenperiode vermeld.

- Bijgewerkte

-Planning bijwerken.

planning. 3. Na de uitleenperiode controleert de

- Ingeleverde hard-

- Controleren of hard-

VICtor beheerder of harden/of

en/of software.

en/of software is

software weer is ingeleverd en zo niet

ingeleverd.

worden acties ondernomen om de

- Eventuele terughaal-

harden/of software terug te halen..

acties ondernemen.

4. Hardware wordt terug in VICtor

- Terug geplaatste

Hardware

geplaatst.

hardware.

terugplaatsen.

25

- VICtor beheerder.


- VICtor beheerder.

3.3.4.

Inleen regelen:

INPUT

PROCEDURE

OUTPUT

Testplan

1. Gewenste harden/of software kan bij een externe partij geleend worden

Informatie aanvragen bij externe partijen

2. Inleenconidities worden vastgelegd en inleenperiode wordt in planning VICtor vastgelegd

Inleencondities worden vastgelegd

Bijgewerkte planning VICtor

3. Hard- en/of software wordt aan VICtor toegevoegd

Aan VICtor toegevoegde harden/of software

4. Na inleenperiode controleren of materiaal is ingeleverd. Zo niet: vervolgacties ondernemen

Ingeleende harden/of software ingeleverd

Inleen harden/of software regelen Input Proces

Output

Taken

Uitgevoerd door

- Testplan.

1. Gewenste harden/of software die

- Informatie

Beoordelen of hard-

- VICtor beheerder/

voor een test nodig zijn kunnen niet ter

aanvragen bij externe

en/of software kan

projectleider.

beschikking worden gesteld. Uit

partijen.

worden geleverd via externe partij.

navraag blijkt dat deze wel kan worden geleend bij een externe partij. 2. Indien externe partij harden/of

- Inleen condities

software ter beschikking kan stellen,

vastleggen.

- Hard- en/of software - VICtor beheerder/ ter beschikking stellen.

wordt de inleentermijn en andere

- Bijgewerkte

- Planning bijwerken.

condities vastgelegd, ook in de

planning.

projectleider.

planning. 3. Hard- en/of software aan VICtor

- Gewenste Hard-

- Hard- en/of software - SPITS service desk

toegevoegd.

en/of software aan

aan VICtor toevoegen.

medewerker/tester. - VICtor beheerder.

VICtor toegevoegd. 4. Na de inleenperiode controleert de

- Ingeleverde hard-

- Controleren hard-

VICtor beheerder of de harden/of

en/of software.

en/of software is

software weer is ingeleverd en zo niet

ingeleverd.

worden vervolgacties ondernomen.

- Eventuele vervolgacties ondernemen.

26


3.3.5.

Bijhouden referentieomgeving:

INPUT

PROCEDURE

OUTPUT

Test nieuwe harden/of software

1. Borgen nieuwe harden/of software in referentieomgeving VICtor

Up-to-date afspiegeling van VICnet in VICtor

Bijhouden referentieomgeving Input Proces

Output

Taken

Uitgevoerd door

- Nieuwe harden/of

1. Acceptatietesten voor nieuwe hard-

- Up-to-date

Borgen nieuwe hard-

- VICtor beheerder.

software.

en/of software vinden in de

afspiegeling van

en/of software in

referentieomgeving plaats. Als de

VICnet in VICtor

referentieomgeving.

acceptatietesten positief zijn afgerond moet deze uitbreiding in VICtor geborgd worden, in bijvoorbeeld de documentatie.

27


4. Toegang: 4.1

Verwachting

De configuratie van de referentie- en experimenteeromgeving VICtor moet zo stabiel mogelijk blijven, zeker als testen lopen of testopstellingen worden opgezet. Personen die onbevoegd VICtor binnen kunnen gaan, vormen een potentieel risico. Dit risico moet zo klein mogelijk worden gehouden.

4.2

Doelstelling

Personen die geen activiteiten in VICtor hoeven uit te voeren, kunnen geen toegang tot VICtor krijgen. De personen die wel toegang tot VICtor hebben, dienen zich aan bepaalde regels houden.

4.3


De procedure die wordt opgesteld is: - Uitgeven TAGS beheren. 4.3.1.

TAGS beheren:

INPUT

PROCEDURE

Testplan

1. Bepalen wie toegang tot VICtor nodig heeft

OUTPUT

TAG

2. Tag en gedragsregels worden uitgegeven. Periode wordt in VICtor planning vastgelegd

VICtor planning

Gedragsregels en gebruikersover eenkomst

Bijgewerkte VICtor planning

Is TAG ingeleverd JA NEE

Ingeleverde TAG 3. Tag innemen

28


TAGS beheren Input

Proces

Taken

Uitgevoerd door

- Testplan.

1. Aan de hand van het testplan wordt

- Bepalen wie TAG

- VICtor beheerder.

bepaald wie een TAG nodig heeft om

nodig heeft.

Output

de testopstelling te kunnen configureren en de testen uit te voeren. 2. TAG wordt voor een bepaalde

- Uitgegeven TAG.

periode uitgegeven, samen met

- Gedragsregels.

gedragsregels en een

- Bijgewerkte planning

gebruiksovereenkomst. De uitgifte

VICtor

- TAG uitgeven.

- VICtor beheerder.

- TAG innemen.

- VICtor beheerder.

periode wordt vastgelegd in planning VICtor. - Planning VICtor

3. Na de uitgifteperiode wordt de TAG

- Ingeleverde/

ingeleverd of ingenomen.

ingenomen TAG

29


5. Algemene procedures: 5.1

Verwachting

VICtor verandert en de organisatie rondom VICtor verandert. Dit heeft zijn weerslag in bestaande procedures. Om te zorgen dat deze procedures blijven voldoen ondanks de veranderende situaties, worden ze periodiek aangepast en deze aanpassingen worden gecommuniceerd naar de verschillende gebruikersgroepen.

5.2

Doelstelling Bestaande procedures aanpassen aan veranderende situaties. Veranderingen communiceren aan gebruikersgroepen.

-

5.3

Op te stellen procedure

De procedure die wordt opgesteld is: - Aanpassen procedures, bv aanpassen van de uitleen procedure, of de procedure voor het bijhouden van documentatie, enz. 5.3.1. Procedures bijhouden en communiceren: Alle procedures die in hoofdstuk 1 t/m 6 worden beschreven moeten worden bijgehouden en gecommuniceerd. INPUT

PROCEDURE

Bestaande procedures

Periodiek: voldoen procedures?

OUTPUT

JA

NEE

1. Procedures aanpassen

Aangepaste procedures

2. Veranderingen in procedures communiceren richting medewerkers

Gecommuniceerde aanpassingen

Procedures bijhouden en communiceren Input Proces

Output

Taken

Uitgevoerd door

- Bestaande

1. Periodiek toetsen of de bestaande

- Aangepaste

- Procedure

- VICtor beheerder.

procedure.

procedure nog voldoen en eventueel

procedure.

aanpassen.

2. De veranderingen in de procedure

- Gecommuniceerde

- Aanpassingen

communiceren richting de

aanpassingen.

communiceren.

aanpassen.

medewerkers.

30


- VICtor beheerder.

31


6. Algemene taken: 6.1

Verwachting

(Nieuwe) medewerkers en gebruikersgroepen worden wegwijs gemaakt binnen SPITS. Hierbij hoort ook het vertrouwd maken met de procedures van VICtor, indien zij werkzaamheden in VICtor gaat uitvoeren. VICtor kan voor verschillende (potentiële) gebruikersgroepen en belanghebbenden veel betekenen. Dit wordt onder de aandacht van deze gebruikersgroep en belanghebbenden gebracht, wat betekent dat deze groepen worden geïdentificeerd en dat met deze groepen contact wordt gezocht.

6.2

Doelstelling Als aanspreekpunt voor VICtor dienen, Zorgen dat procedures voor VICtor bij nieuwe medewerkers en gebruikersgroepen bekend zijn en worden nageleefd, VICtor bekend maken en bekend houden bij (potentiële) klanten.

-

6.3 De -


procedures die worden opgesteld zijn: Medewerkers wegwijs maken, Contacten met andere partijen onderhouden, Awareness creëren; pr-acties, Naleving procedures bewaken, controleren en communiceren.

6.3.1.

Medewerkers wegwijs maken:

INPUT

PROCEDURE

OUTPUT

1. Medewerker wegwijs maken in VICtor

Wegwijsgemaakte medewerker

Nieuw in te werken medewerker

Medewerkers wegwijs maken Input Proces

Output

Taken

Uitgevoerd door

- Nieuw in te werken

1. Nieuwe medewerkers die in VICtor

- Medewerker die

- Nieuwe medewerker

- VICtor beheerder.

medewerker .

werkzaamheden uit moeten voeren,

wegwijs is gemaakt.

die wegwijs is

wordt uitgelegd waar wat gedaan kan worden.

32


gemaakt.

6.3.2.

Contacten met andere partijen onderhouden:

INPUT

PROCEDURE

OUTPUT

Divers

1. Contact met externe partijen opnemen

Operationele testomgeving

Contacten met andere partijen onderhouden Input Proces Divers

Taken

Uitgevoerd door

1. Om VICtor operationeel te houden is - Operationele

Output

- Contact houden met

- VICtor beheerder.

het noodzakelijk dat met andere

betrokken partijen.

testomgeving.

partijen, zoals de bewaking van het testcentrum, AVV, enz., contacten worden onderhouden.

6.3.3.

PR-acties:

INPUT

PROCEDURE

OUTPUT

Divers

1. Doelstellingen VICtor onder aandacht belanghebbenden brengen

Divers

PR-acties Input

Proces

Output

Taken

Uitgevoerd door

- Divers

1. Actief de doelstelling van VICtor

- Divers

- VICtor onder de

- VICtor beheerder.

onder de aandacht van (potentiële) belanghebbenden brengen.

33


aandacht brengen.

6.3.4.

Naleving procedures bewaken, controleren en communiceren:

INPUT

PROCEDURE

OUTPUT

NEE Periodiek: Procedures nageleefd? NEE 1. Procedures worden niet goed nageleeftd

Niet goed nageleefde procedures

2. Verantwoordelijken aanspreken en/of procedures onder de aandacht brengen

Nageleefde procedures

Naleving procedures bewaken, controleren en communiceren Input Proces Output

Taken

Uitgevoerd door

- Medewerkers die

1. Periodiek contoleren of alle

- Periodieke controle

- VICtor beheerder.

procedures niet meer

bovenstaande procedures worden

houden op uitvoering

zo nauw in acht

uitgevoerd en naar wens verlopen.

en verloop van

nemen.

procedures. 2. Indien procedures niet goed worden

- Nageleefde

-Verantwoordelijken

uitgevoerd of niet naar wens verlopen,

procedures.

aanspreken en/of

hiervoor de verantwoordelijken

procedure opnieuw

aanspreken en/of opnieuw onder de

onder de aandacht

aandacht brengen.

brengen.

34


- VICtor beheerder.

35


7. Overzicht taken: In onderstaande tabel is een overzicht gegeven bij welke procedure welke taken horen en bij wie deze taken zijn belegd. Planning -

Planning, capaciteit en inspanning bijhouden

Taken

Belegd bij

- Toewijzen capaciteit en

- VICtor beheerder.

inspanning. - Terugkoppeling definitieve

- VICtor beheerder.

planning aan indiener testplan. -

Inbreken van Incident Management op reguliere testen

- Met VICtor beheerder

- VICtor beheerder.

overleggen over inbreken op reguliere test. - Informeren clustermanager en

- VICtor beheerder.

projectleider dat op verloop reguliere test ingebroken wordt. - Escalatietraject voor inbreken

- VICtor beheerder.

op reguliere test begeleiden. - Herconfiguratie opzetten voor

- Incident Manager.

ad hoc test incident. - Tester informeren dat op

- VICtor beheerder.

testverloop wordt ingebroken. - Configuratie voor reguliere

Documentatie -

Documentatie bijhouden


test herstellen.

medewerker.

Taken

Belegd bij

- Opstellen nieuwe versie


documentatie.

medewerker. - Tester/projectleider. - VICtor beheerder.

- oude versie documentatie

- VICtor beheerder.

archiveren. - Oude versie documentatie

- VICtor beheerder.

vervangen voor nieuwe versie. - Versies documentatie

- VICtor beheerder.

controleren. - Oude versies documentatie

- VICtor beheerder.

door nieuwe vervangen. -

Toegankelijkheid documentatie

- Wegwijs maken van nieuwe


medewerker waar documentatie

medewerker.

gevonden kan worden.

36


Configuratie -

Incident oplossen in referentieomgeving

Taken

Belegd bij

- Functioneel/ technisch beheer


van referentieomgeving.

medewerker of tester.

- Incident in referentieomgeving


melden aan VICtor beheerder.


- Standaard herstelacties


aansturen voor incident in

medewerker.

referentieomgeving. - Niet-standaard herstelactie

- VICtor beheerder.

aansturen voor incident in referentieomgeving. - Herstelactie (laten) uitvoeren.

- VICtor beheerder, service desk en/of anderen.

-

Incident oplossen in experimenteeromgeving

- Technisch beheer van


experimenteeromgeving.

medewerker en/of tester.

- Incident in


experimenteeromgeving melden


aan VICtor beheerder. - Herstelactie in

- VICtor beheerder en/of

exeperimenteeromgeving

tester.

aansturen. - Herstelactie (laten) uitvoeren.

- VICtor beheerder en/of anderen.

-

Uitleen regelen

- Beoordelen aanvraag te lenen

VICtor beheerder.

harden/of software. - Hard- en/of software ter

- VICtor beheerder.

beschikking stellen. -Planning bijwerken.

- VICtor beheerder.

- Controleren of harden/of

- VICtor beheerder.

software is ingeleverd. - Eventuele terughaal-acties

- VICtor beheerder

ondernemen.

-

Inleen regelen

- Hardware terugplaatsen.

- VICtor beheerder.

- Beoordelen of harden/of

- VICtor beheerder/

software kan worden geleverd

projectleider.

via externe partij. - Hard- en/of software ter

- VICtor beheerder/

beschikking stellen.-

projectleider.

- Planning bijwerken.

- VICtor beheerder

- Hard- en/of software aan


VICtor toevoegen.

medewerker/tester

- Controleren of harden/of

- VICtor beheerder.

software is ingeleverd. - Eventuele vervolgacties

- VICtor beheerder.

ondernemen. -

Bijhouden referentieomgeving

- Borgen nieuwe harden/of software in referentieomgeving.

37


- VICtor beheerder.

Toegang -

TAGS beheren

Algemene procedures -

Belegd bij

- Bepalen wie TAG nodig heeft.

- VICtor beheerder.

- TAG uitgeven.

- VICtor beheerder.

- TAG innemen.

- VICtor beheerder.

-

Procedures bijhouden en communiceren

-

Algemene taken -

Taken

Medewerkers wegwijs maken.

Taken

Belegd bij

- Procedure aanpassen.

- VICtor beheerder.

- Aanpassingen communiceren.

- VICtor beheerder.

Taken

Belegd bij

- Nieuwe medewerker die

- VICtor beheerder.

wegwijs is gemaakt. -

Contacten met andere partijen onderhouden

- Contact houden met

- VICtor beheerder.

betrokken partijen. -

PR acties

- VICtor onder de aandacht

-

Naleving procedures bewaken, controleren en communiceren

- Periodieke controle houden op

- VICtor beheerder.

brengen. - VICtor beheerder.

uitvoering en verloop van procedures. -Verantwoordelijken aanspreken - VICtor beheerder.

-

en/of procedure opnieuw onder de aandacht brengen.

Tabel 1: Procedures, de taken en de verantwoordelijke voor de taken.

38


Bijlage I: Uitgangspunten: Planning - Planning, capaciteit en inspanning bijhouden - Inbreken van Incident Management op reguliere testen Documentatie - Documentatie bijhouden - Toegankelijkheid documentatie Configuratie - Incident oplossen in referentieomgeving - Incident oplossen in experimenteeromgeving - Uitleen regelen - Inleen regelen - Bijhouden referentieomgeving Toegang - Uitgeven TAGS beheren Algemene procedures - Procedures bijhouden en communiceren Algemene taken - Medewerkers wegwijs maken. - Contacten met andere partijen onderhouden - PR acties - Naleving procedures bewaken, controleren en communiceren Tabel 2: Aandachtspunten voor professioneel beheer

39


Bijlage II: Aanpassingen In het in de eerste fase van dit project opgeleverde adviesrapport zijn een aantal voorstellen gedaan. Vrijwel alle voorstellen zijn in de huidige fase van dit project uitgewerkt. Toch zijn een aantal aanpassingen doorgevoerd t.o.v. de oorspronkelijke voorstellen. Deze aanpassingen worden in deze bijlage toegelicht.

Tijdsinspanning Om de operationele taken rondom VICtor beheer uit te voeren is extra tijdsinspanning van FTE’s nodig. De extra tijdsinspanning is niet nader uitgewerkt. Deze is afhankelijk van het aantal en de aard van de testen die in VICtor gehouden gaan worden. Die schatting is op dit moment moeilijk te maken omdat geen inzicht bestaat in de toekomstige testbelasting van VICtor. Ook kon geen schatting worden gegeven naar aanleiding van testen die in het verleden in VICtor zijn gehouden. Hierover zijn geen gegevens bijgehouden.

Samenvoegen aandachtspunten In het in de eerste fase van dit project opgeleverde adviesrapport werden aandachtspunten vermeld die als basis dienden voor de verdere uitwerking van de procedures in dit rapport. Tijdens het uitwerken van de procedures zijn een aantal veranderingen in deze aandachtspunten aangebracht. In de tabel in bijlage I is de aangepaste tabel met aandachtspunten opgenomen. De belangrijkste aanpassing is dat het aandachtspunt “Soft- en hardware” is samengevoegd met het aandachtspunt “Configuratie”. Bij het uitwerken van de procedures binnen de twee aandachtsgebieden bleek dat deze gelijke doelstellingen hadden en een scheiding daardoor overbodig was.

40


Adviesrapport. Procedurebeschrijvingen. VICtor beheer

Recommend Documents