ADVIES EN RAPPORTAGE AAN BESTUUR EN LEDEN VVE SKYDOME

ADVIES EN RAPPORTAGE AAN BESTUUR EN LEDEN VVE SKYDOME Doel Met deze rapportage en advies informeer ik, Aletta van Aalst, leden en bestuur van onze VvE vrij uitgebreid over mijn bevindingen en visie op het beheer en onderhoud. Het is belangrijk want het bepaalt mede de waarde van ons gebouw en de hoogte van de maandelijkse kosten ervan. En we lopen er forse risico’s mee.

Advies over de principes van het beheer Mijn advies is voor het beschikbare budget de maximale kwaliteit te realiseren. Door een intelligentere werkwijze bij de uitvoering van het werk te combineren met actiever budgetbeheer blijkt een betere woonkwaliteit met een gelijkblijvend kostenniveau een realistische optie. Maar dat kan alleen met een ander type beheer. Samenvatting aspecten daarin 1.

Er is vanaf het begin bewust gekozen voor professioneel en extern beheer, omdat de omvang en complexiteit van het gebouw het ongeschikt maken voor goedbedoeld zelf-doen. De deskundigheid van twee externe partijen is tegengevallen, de kosten/kwaliteit-verhouding van de via hen uitgebrachte offertes was onvoldoende. Ook geeft inhoudelijke aansturing door de VvE grote risico’s door het onvermijdelijke gebrek aan deskundigheid.

2.

Er zijn vijf verschillende typen werkzaamheden te onderscheiden: a.

administratie: innen van de servicekosten, betalen rekeningen, opstellen jaarrekening en begroting

b.

organiseren ALV

c.

budgetbeheer: plannen van bestedingen, verwerken van actuele ervaringen met kostenniveau en cyclus

d.

frequent onderhoud: schoonmaak, service tbv werking installaties

e.

incidenteel technisch onderhoud: reparaties bij problemen, periodiek vervangen of vernieuwen.

Van deze vijf vragen budgetbeheer (c) en technisch onderhoud (d+e) aandacht voor de besluitvorming. 3.

Er is een kwaliteitsdoelstelling voor het effect op de woonkwaliteit gewenst, de uiterste mogelijkheden zijn: c.

gebouw zo veel mogelijk up to date houden met de ontwikkeling van techniek en regelgeving, functionele en esthetische problemen structureel oplossen, zodat het wooncomfort en de uitstraling van het gebouw verbeteren en de waardeverschillen met nieuwere appartementen beperkt blijven;

a. 4.

gebouw technisch in goede staat houden maar geen verbeteringen toepassen, het wettelijke minimum.

De mogelijkheden voor het delegeren van de beheerwerkzaamheden zijn te schematiseren tot: 1.

het uitvoeren van taken door: a. VvE-beheerders (voorbeeld: VBA), b. administratiekantoren (Bank Bouwnijverheid), c. technisch beheerders (Koopsupport), d. aannemersbedrijven (Gebro), e. eigen beheer

2.

het onderzoeken van enerzijds de precieze vraag en wensen in de VvE en anderzijds de mogelijkheden en hun consequenties, waarna uit deze tweezijdige input een plan ontwikkeld kan worden.

Wij hebben uit 1 achtereenvolgens a+e, b+c+e en b+d+e uitgeprobeerd. Alle mogelijkheden hebben zo hun voor- en nadelen voor kosten en kwaliteit. Op basis van mijn ervaring doe ik een eigen voorstel voor 2, voor zover mij bekend een niet-bestaande versie van beheer, en de consequenties voor de rol van bestuur en leden. 5.

Er is een risico van strijdige belangen met een bewoner als betaalde adviseur voor de VvE. Hoe zien de leden dit.

CONCEPT3

ADVIES EN RAPPORTAGE AAN BESTUUR EN LEDEN VVE SKYDOME - ALV 2014 - 1 / 16

Samenvatting voorstellen volgens deze principes In de navolgende uitgebreide tekst zijn diverse concrete voorstellen opgenomen, weergegeven in cursief lettertype. Bij alle voorstellen is uitgegaan van beheer volgens de onderzoekende versie (4.2). Als daarvoor niet gekozen wordt moeten de onderstaande voorstellen daarop aangepast worden. Kort samengevat gaat het om: 2c aanpassen budgetbeheer Het budget als geheel gaan beheren en de kennis van en ervaringen met het gebouw gebruiken in plaats van algemene kengetallen. Als geheel beheren betekent bestedingen afwegen binnen het huidige servicekostenniveau en maximaliseren van kwaliteit. Kennis en ervaring benutten door een gedetailleerd technisch onderhoudsplan (zie 2e) op te stellen en de kosten van werkzaamheden met hun effect op onderhoudscycli steeds te verwerken. 2e opstellen technisch onderhoudsplan De beschikbare informatie over het gebouw verzamelen en verwerken tot een inzichtelijke basis voor uit te voeren werkzaamheden en het ramen van de kosten daarvan. Vervolgens het bijhouden van de ervaringen zodat de beschikbare kennis actueel blijft. 2e 1+2 afronding werkzaamheden parkeerdek en gevel Door een technische beoordeling van het gietasfalt zijn de uitgangspunten voor het parkeerdek gewijzigd: het gietasfalt is in een slechte conditie en zal op vrij korte termijn vervangen moeten worden. Voorstel is dit te doen. Er lijken twee interessante keuzes: vervangen gietasfalt door een kwalitatief betere versie of door een parkeerdektegelsysteem. De volledige kosten van beiden blijven binnen het hiervoor gereserveerde budget. 2e 3 onderhoud aan glas en bewegende onderdelen alle kozijnen Het verder onderzoeken, technisch en budgettair volgens 2c, van de effecten die het vervangen van het glas door hoog-isolerende nieuwe soorten heeft en het integraal onderhoud aan alle bewegende onderdelen (scharnieren, sluitingen) van de kozijnen evt. uit laten voeren in 2014 i.p.v. 2016 i.v.m. het lage BTW-tarief voor arbeid. 2e 4 vervangingsonderhoud liften Het verder onderzoeken hiervan, technisch en budgettair volgens 2c en uit laten voeren op basis hiervan. 2e 5 onderzoek mogelijkheden schilderwerk gevel Het verder onderzoeken hiervan, technisch en budgettair volgens 2c. 3 keuze kwaliteitsdoelstelling beheer Zie advies op blad 1 voor samenvatting. 3b verbeterwerkzaamheden aan hydrofoorruimte en onderhoud aan riolering Aanpassen hydrofoorruimte en regelmatig onderhoud aan riolering om overstromingen te vermijden. 4 versie van beheer Voorstel is met de onderzoekende versie van beheer te gaan werken. Dat betekent wel dat de VvE een rol gaat spelen in het ontwikkelen daarvan. Op basis van mijn ervaring daarmee in de afgelopen periode doe ik een voorstel dat in opdracht van de VvE te gaan doen. 5 kan een bewoner dat doen? Volgens mij kan dat, de strijdige belangen zijn ondergeschikt, de ervaring met gevel en dek toont dat aan.

CONCEPT3


1. HOE HET BEHEER ZICH HEEFT ONTWIKKELD

Geschiedenis Voorafgaand aan de oplevering in 1996 ontwikkelde zich al in een actieve vereniging en bestuur door de technische vraagtekens bij de uitvoering van het gebouw. De bij akte aangewezen beheerder was niet van plan de algemene delen op te leveren, een advies dat weinig met het belang van de eigenaren te maken had. Er is een rechtszaak gevoerd omdat we deze beheerder vervangen hadden, waarvoor vervolgens de notaris door zijn beroepsvereniging berispt is en wij na weer een dreigende rechtszaak een schadevergoeding ontvangen hebben. De bouwer heeft de negatieve consequenties van verschillende aantoonbare wijzigingen in de algemene delen afgekocht en zich verplicht 3x een inspectie van de gevelvoegen te doen. Van de vergoedingen is o.a. de kunst in de IJ-zaal gekocht.

Woningbouwvereniging Het Oosten was bezig het beheer voor VvE’s op te zetten, een logische combinatie want beheer en onderhoud vanuit eigendom is een belangrijk onderdeel van hun werkzaamheden. Wij wilden voor onze complexe hoogbouw de verantwoordelijkheid delegeren aan een deskundige en ervaren beheerder. Achteraf is wel de vraag of onze in principe logische inschatting niet te optimistisch was. Oude reparaties die ik nu tegenkom roepen vragen op. In de loop van de 16 beheerjaren ontwikkelde zich een afzonderlijke activiteit onder een eigen naam: VvE-beheer Amsterdam. Dat verzelfstandigen lijkt onderdeel van de trend bij veel van oorsprong technisch georiënteerde organisaties naar een minder inhoudelijke rol. In 2011 manifesteerden zich problemen bij de voorstellen voor gevel en parkeerdek. Het beheer bleek vooral het bemiddelen bij offertes te zijn, zonder toegevoegde expertise. Dit constateerden Han Baas en ik in een gesprek over de achtergronden van de uitgebrachte offertes.

Met ingang van 2013 is een nieuwe beheerder aangesteld, Koopsupport, met wie het al binnen een half jaar fout liep. Er bleek bij de eerste offertes voor de gevel minder bouwkundige kennis aanwezig en ook over de professionaliteit van de organisatie groeiden de vraagtekens. Door mijn rol in het ontwerp van het parkeerdek had ik zo nu en dan contact met het bestuur over de voortgang van de aanvullend op het ontwerp noodzakelijke werkzaamheden, zoals technische inbreng en het voorbereiden van offerteaanvragen en uitvoering. De aanvankelijke aanname dat wij een schets leverden en dat de verdere uitwerking door Koopsupport gedaan zou worden was al direct gesneuveld, hoewel expliciet zo besproken voorafgaand aan de beheerovereenkomst. Die trend van niet-nagekomen toezeggingen en verwachtingen zette zich door. Dat er een andere voegopbouw in de offerte was opgenomen dan geadviseerd was niet gesignaleerd. Dat deze voeg een 2-jaarlijkse gevelinspectie vereiste was niet onderkend en als consequentie gemeld. Dat in mijn inventarisatie naar prijzen per meter voeg vier prijsopgaves 40% tot 50% lager waren dan die in zijn offerte kon niet verklaard worden. Volledige offertes gaven een verschil tot bijna 70% lager dan het totaalbedrag via Koopsupport. Conclusie was dan ook deze werkzaamheden niet via Koopsupport te laten lopen. Deze beheerovereenkomst is per eind 2013 niet verlengd. ‘

CONCEPT3


Nu Voor de kleine en acute werkzaamheden is Gebro ingeschakeld, een aannemingsbedrijf, om het gat tot de ALV op te kunnen vangen. Met hen is al wat ervaring opgedaan voor een lekkage van de ingestorte waterleidingen. Het kleinere herstel loopt al niet zonder problemen. Voor de complexe werkzaamheden aan de buitenkant en de installaties ontbreekt ook hier de kennis, zowel bouwkundig als met de specifieke kenmerken van onze hoogbouw. De begeleiding van de voegwerkzaamheden en het uitzoeken en voorbereiden van de noodzakelijke werkzaamheden aan de puien van de begane grond zijn aan mij, via mijn architectenbureau, opgedragen. Dat geldt ook voor een paar technische problemen die eerder niet door beheerders opgelost werden. De coördinatie van alle werkzaamheden en de voorbereiding van sommige onderdelen gebeurt door het bestuur zelf. Ook daarbij word ik regelmatig gevraagd mee te kijken. Over het totaal aan werk heb ik geen overzicht. Dat overzicht is wel noodzakelijk om de werkzaamheden in hun onderlinge samenhang te kunnen zien. Bij wie het overzicht is, ligt de verantwoordelijkheid voor het geheel. Onder 4 is de relatie hiervan met de keuzes voor beheer verder toegelicht.

Buiten mijn opdracht om en in gesprek met Han en Wim uit het bestuur werk ik structureler aan de andere onderwerpen die ik tegenkom: technische problemen parkeerdek, vergrijsde gevel, verkleinen risico’s calamiteiten, aluminium kozijnen, verzamelen beschikbare gegevens en ontwikkelen VvE-beheer vanuit adviseursexpertise. Dit gebeurt op basis van ‘waarde achteraf’, ik registreer mijn uren en krijg ze betaald als het onderwerp tot uitwerking komt. Zo loopt de VvE niet het risico te moeten betalen voor achteraf nutteloze adviezen en kan ik werken vanuit proactieve verantwoordelijkheid en, naar ik hoop, vertrouwen. Een gestructureerde versie hiervan is werkbaar te maken.

Conclusies voor de toekomst We staan voor een structurele keuze over de organisatie van het beheer. Ik zie twee problemen: men verdiepte zich onvoldoende in de samenstelling van het gebouw en door de focus op deeltaken ontbrak de relatie met het geheel. De beheerders misten de kennis die noodzakelijk is om beiden te doen. De aannemers werden geacht hun offertes op hun eigen technische voorstellen te baseren, maar ze boden vaak in concurrentie aan. Zij namen een kostenrisico bij onderzoek naar het gebouw dat zelfs in hun nadeel kon werken als ze met een duurder voorstel kwamen. Een ander probleem is dat aannemers voor veel werk specialistische onderaannemers inschakelen, waarmee de verantwoordelijkheid voor de voorstellen nog een stap diffuser wordt. De sporadisch ingeschakelde adviseurs kwamen een paar uur kijken en stelden adviezen op voor de beperkte vraag waarvoor ze ingeschakeld waren. Of zij over de juiste expertise beschikten en genoeg informatie hadden is dubieus.

Door mij is werkendeweg een aanpak ontwikkeld waarbij direct met de onderaannemers wordt gewerkt, met een zo goed mogelijk voorbereide vraag om hun offerte op te baseren. Daarbij ga ik als architect uit van een zo hoog mogelijk kwaliteitsniveau – eigenlijk het slim benutten van de marges bij wat toch al moet gebeuren. Waar ik nu tegenaan loop is de coördinatie van het volledige beheer: die is te versnipperd, de afstemming van de verschillende werkzaamheden op elkaar en op het bestaande vragen expertise. Dat geldt ook voor de interpretatie van informatie uit problemen die zich voordoen: wat is de oorzaak en wijst dat wellicht op structurelere problemen.

CONCEPT3


2. DE WERKZAAMHEDEN VOOR HET GEBOUWBEHEER Zoals in de samenvatting opgesomd zijn er vijf verschillende typen werkzaamheden te onderscheiden, waarvan er drie uitgebreidere aandacht voor de besluitvorming vragen.

c. budgetbeheer Het beheer en onderhoud wordt georganiseerd met een MeerJarenOnderhoudsplanning (MJO), dit is een planning van de noodzakelijke bestedingen over een periode van 50 jaar. De opzet is een opsomming van verschillende activiteiten, de geraamde kosten daarvoor en de cyclus waarmee die plaatsvinden. Daaruit volgt de benodigde hoeveelheid geld per jaar en over de totale periode van 50 jaar. Wat de activiteiten inhouden en hoe die vastgesteld zijn is onduidelijk. Er zijn geen technische plannen bekend. De inhoudelijke kant van het onderhoud is in ieder geval niet gebaseerd op een structureel technisch onderhoudsplan of bijvoorbeeld de technische gegevens van het gebouw. De werkzaamheden worden per keer en per onderdeel vastgesteld, waarmee de relatie met het geheel, waarop ze onvermijdelijk aansluiten, geen expliciet onderdeel is van het uitzoekwerk. Het vaststellen van de werkzaamheden gebeurt vervolgens voornamelijk door offertes te vragen. Zoals hiervoor beschreven zijn de aanbieders vaak ook degenen die de technisch-inhoudelijke voorstellen doen, zij adviseren de werkzaamheden vanuit de specifieke mogelijkheden van hun bedrijf. De afweging voor deze adviezen is beperkt en de verantwoordelijkheid diffuus. Als een kitproducent gevraagd wordt hoe de bestaande kitvoegen te vervangen, dan is een advies voor iets anders dan kit uit hun assortiment niet te verwachten. Het vermoeden is dat de basis voor het MJO algemene kengetallen zijn, waarmee in het budgettaire deel van het onderhoud is voorzien. Het laatste MJO lijkt hierin overigens completer dan de voorgaande. Toch blijft het vrij globaal opgezet en vooral geschikt om voldoende te reserveren, zoals ook is gebleken in de afgelopen jaren. We zijn een financieel gezonde vereniging. Wat overigens wel als risico heeft dat we malafide partijen aantrekken.

Het MJO blijkt dus technisch een onvoldoende basis, maar wel voldoende reserveringen te geven: per regel zijn er vraagtekens maar we kunnen het gebouw met het beschikbare budget prima in stand houden. De planning gebeurt per regel, in de praktijk betekent dit het verhogen van de servicekosten bij tegenvallers in de uitvoering van activiteiten, zonder dit ook in het geheel af te wegen. Periodiek is het totale MJO herzien, met verhoging van de servicekosten als gevolg. Goed als het nodig is, maar is het nodig? Kunnen we het budget verantwoord slimmer inzetten? De volgende variabelen zijn gebleken in de uiteindelijke benodigde hoeveelheid geld: - reserveringsbedrag per jaar - optimale cyclus van de werkzaamheden - manier van contracteren - prijsontwikkelingen - kwaliteitsstandaard.

CONCEPT3


Het reserveringsbedrag per jaar is het deel van de servicekosten dat voor reserveringen bestemd is. Een optimale cyclus van de werkzaamheden is het kwalitatief beter laten uitvoeren ervan zodat het minder vaak hoeft te gebeuren. Zoals we nu met de gevelvoegen doen. De selectie van uitvoerende partijen heeft invloed op het prijsniveau: door het direct aan de daadwerkelijke uitvoerders te vragen, in bouwjargon de onderaannemers in plaats van de aannemers, betalen we geen opslagpercentages aan tussenpartijen als die geen inhoudelijke rol hebben. Dit is onderdeel van mijn onderzoek of het werk te organiseren is op basis van toegevoegde waarde en niet volgens gestandaardiseerde rollen en posities. De ervaringen hiermee voor het werk van de VvE zijn inspirerend. Door ontwikkelingen in de bouw kan het prijsniveau in de loop van de tijd fors lager zijn dan ten tijde van de raming ervan gebruikelijk was. Andersom zal ook voorkomen overigens. Wat gebruikelijk is voor vergelijkbare nieuwere appartementen ontwikkelt zich ook. Deze factor wordt nu niet meegenomen maar daarover moet wel een expliciete afweging gemaakt worden met de eigenaren.

Advies is het budget meer als een geheel te gaan beheren. Voor de lange termijn is de voorwaarde dat er altijd voldoende geld moet zijn voor de minimale verplichtingen. Voor de korte termijn is een technisch onderhoudsplan noodzakelijk om een gedetailleerde raming en budgetbeheer mogelijk te maken. Grofweg neemt de voorspelbaarheid af met de tijd. Voor de periode van 50 jaar kan een globale inschatting gemaakt worden. Zo is aan de eis van de minimale verplichtingen voor de lange termijn voldaan. Voor de periode van eerste 10 jaar kan een gedetailleerder plan worden opgesteld en begroot, onderverdeeld in 2x vijf jaar vermoedelijk. De langere termijn kan vrij gemakkelijk bijgestuurd worden dankzij de vele variabelen, zodat de ontwikkeling van de servicekosten altijd geleidelijk kan verlopen. De perioden schuiven per jaar mee en de ervaringen met kosten en cyclus worden actief verwerkt. We kunnen ons dan primair richten op de concrete keuzes binnen een reserveringsniveau dat voldoet voor de komende 10 jaar. De voor de woonkwaliteit relevante onderwerpen in het beheer van het gebouw zullen meer inhoudelijke afstemming vragen, zoals het ontwerp voor het parkeerdek.

d+e. technisch onderhoud Voorstel is een technisch onderhoudsplan op te zetten om de werkzaamheden en hun onderlinge beïnvloeding beter te kennen. Voor dat plan is al een aanzet gemaakt, door beschikbare tekeningen te verzamelen en aan te vullen met de gegevens uit het uitzoekwerk voor verschillende offerteaanvragen. Voor het technisch onderhoudsplan moet dit resulteren in een verzamelbundel van gegevens en ervaring, gecombineerd met sets gegevens voor specifieke offerteaanvragen. Doel is het wiel niet iedere keer opnieuw uit te vinden: een ‘lerende’ versie van beheer.

Diverse werkzaamheden zijn verder uitgewerkt: gevelvoegen en parkeerdek binnen de kaders van de ALV-besluiten, daarnaast is onderzocht wat technisch aan onderhoud te verwachten is bij een aantal hoge posten in het MJO verder een inventarisatie naar mogelijkheden en kosten van schilderwerk aan de betonnen gevelelementen.

CONCEPT3


1. Gevelvoegen en lekkages puien IJ-zaal Alle voegen in de gevel vanaf de onderzijde van de zwarte gevelelementen worden vervangen in de lopende opdracht aan Simson. Begin mei worden de werkzaamheden weer gestart en voor de bouwvak afgerond. De dubbel uitgevoerde dichting tussen de betonelementen geeft minder risico’s en een langere onderhoudscyclus dan de oude situatie met een enkele voeg. Die heeft het overigens ongebruikelijk lang uitgehouden met –relatief- beperkte problemen van lekkages. De schade was wel zodanig dat mede hierom de verzekeringskosten omhoog gaan en de verzekeraar een expert stuurt om uit te zoeken wat er aan de hand is. De dichtingen rondom de aluminium ramen zijn vervangen door band en kit en vooral die laatste zullen een hogere onderhoudscyclus hebben dan die tussen de betonelementen. Het onderhoudsplan hiervoor is nog niet gemaakt. De beschrijving van de problemen tijdens de ALV 2013 is grotendeels onjuist. Er is geen sprake van natte isolatie bijvoorbeeld, dat was ook al heel onwaarschijnlijk gezien de opbouw van de constructie. De sandwichelementen hebben geen spouw maar zijn gevuld met schuim dat geen vocht opneemt en door de spouw in de overige gevels loopt het water via de binnenzijde van het betonelement naar beneden, de lekkende voegen waren te smal om winddruk op te bouwen achter de voeg. Ook was de toegelichte duurzaamheid van de voegopbouw niet van toepassing op de uitwerking daarvan in de offertes. Een potentiële koper voor mijn appartement maakte zich, op basis van de notulen, zorgen over de isolatie, een voorbeeld van de andere risico’s die ondeskundigheid kan hebben. De problemen met de lekkende puien van de IJ-zaal zijn onderzocht en er is een voorstel voor herstel. De uitvoering daarvan heeft veel te maken met de problemen van de aansluiting op het parkeerdek en kan het beste in combinatie daarmee opgelost worden. Van de puien zelf zijn er vier in een slechte conditie, hier zijn ook de lekkages. Deze vier worden vervangen. Alle puien zijn op een voor dit systeem verkeerde wijze geplaatst, wat normaal de binnenzijde is zit nu aan de buitenkant. Op termijn is volledige vervanging te verwachten. De vier nieuwe worden op de juiste manier geplaatst en voorzien van dubbel glas. Hierover is contact met twee in dit type puien gespecialiseerde bedrijven. Bij alle puien worden de kitvoegen vervangen. Bij de te vervangen puien herstellen we ook de lekkende bovenaansluiting, hoe precies is pas vast te stellen na verwijderen. Ook worden alle kitvoegen rondom de puien vervangen door nieuwe. De kosten voor de opgedragen en de geraamde werkzaamheden blijven, voor omvangrijkere werkzaamheden, binnen het budget: ca € 152.000,-- excl BTW en incl planontwikkelingskosten tegenover budget van ca € 155.000,-- excl BTW en incl bemiddelingskosten, zie verder onder parkeerdek omdat het mandaat voor een gecombineerd budget is.

2. Parkeerdek In januari 2013 is het ontwerp voor het parkeerdek geaccordeerd door de bewoners die aanwezig waren bij de behandeling ervan. Zoals in de ALV al aangekondigd ontstonden er problemen rondom het totale budget door de excessieve overschrijding in de kosten voor de gevelvoegen. In 2012 is er o.a. onderzoek aan het parkeerdek gedaan door een adviesbureau, BDA. Over het gietasfalt is daarbij geconstateerd dat dit aan het einde van de levensduur is. De aannames onder het ontwerp wijzigen daardoor, de consequenties voor de plannen met het dek zijn onderzocht. Er zijn meerdere afwerkingsopties voor het parkeerdek te overwegen: gietasfalt, betonnen afschotlaag met kunststof toplaag (is oplossing in offerte VBA) en betonnen parkeerdeksysteem op dakbedekkingslaag.

CONCEPT3


Voor gietasfalt is een globale offerte gedaan door een gespecialiseerd bedrijf. In het gesprek is ook de veroudering en laagwaardige uitstraling uitgebreid aan de orde geweest. Zowel in het oorspronkelijke aanbrengen als in de reparaties wees hij me op fouten in aansluitingen en ontbrekende voegen. Dit had hersteld kunnen worden, maar de reparaties wezen niet op deskundigheid van de daarvoor verantwoordelijke bedrijven. De uitstraling verbetert door de bovenzijde in te strooien met fijn zwart grind en natuurlijk door het banenpatroon van het ontwerp toe te passen. Vervangen van het gietasfalt lijkt mij met deze kennis een serieuze optie. De betonnen afschotlaag met kunststof toplaag kan ook, maar geeft een erg gladde uitstraling waarover ik mijn twijfels heb in combinatie met het gebouw. De aansluitdetails hebben als nadeel de hoge en starre aansluiting op de randen. Het is ook een dure oplossing, waarmee de verhouding kosten/kwaliteit lager scoort dan de andere opties. Het parkeerdeksysteem van betontegels is een ander type afwerking, dat voordelen kan bieden. Er wordt op het betonnen dek een dakbedekking aangebracht, waarop de tegels op drukverdelers worden geplaatst. De tegels blijven demontabel waardoor de ondergrond goed bereikbaar blijft voor onderhoud. De uitstraling is wel anders, maar daar kan het ontwerp op afgestemd worden. Ook is de betegeling minder stil dan het bestaande asfalt. De keuze is een afweging tussen: kwaliteit, uitstraling en onderhoudbaarheid. Dat laatste vooral bij de aansluitdetails rondom. Die moeten nog verder uitgewerkt worden maar de inschatting is dat dit bij tegelwerk optimaal is, bij gietasfalt goed op te lossen en bij de beton+kunststoflaag afhankelijk is van de precieze hoogte ervan. Voorstel is dit verder uit te werken en bij een wijziging t.o.v. het ontwerp dit nogmaals voor te leggen aan de belangstellenden zoals eerder met het ontwerp is gebeurd. Voor het sedumvlak in het ontwerp is € 5.000,-- subsidie aangevraagd bij het stadsdeel, wat overigens een klein deel van de kosten is.

De lekkage naar de parkeergarage is niet zozeer de aansluiting van de kozijnen aan de onderzijde, maar die van hoogbouw op laagbouw. Deze gebouwdelen kunnen los van elkaar bewegen dus deze aansluiting wordt zwaar belast. De aftimmering onder de kozijnen is deels rot en moet vervangen worden, dit lijkt mogelijk zonder de kozijnen te demonteren, zeker als het gietasfalt verwijderd is. Ook alle overige aansluitingen van het parkeerdek moeten vervangen worden, dit is onderdeel van de vervanging van het bestaande gietasfalt. Ook de kitvoegen in de buitenrand moeten vervangen worden, dit is met de puien onderdeel van een aanvullende offerte van Simson.

De totale kosten voor vervanging van gietasfalt en randdetails met alle verbeteringen volgens het ontwerp zijn zonder rekening te houden met de subsidie begroot tussen ca € 245.000,-- (enkellaags nieuw gietasfalt) en ca € 270.000,-(parkeerdeksysteem betontegels) beiden excl BTW en incl planontwikkelkosten, tegenover een budget van ca € 265.000,--. De overschrijding van € 5.000,-- voor tegeldek is in combinatie met de resterende € 3.000,-- van de gevel slechts een overschrijding van € 2.000. Als de BTW-verlaging wordt meegerekend dan blijft ook dit binnen budget. De vergelijking op basis van dezelfde werkzaamheden (nog altijd een betere versie daarvan) incl planontwikkeling is: ca € 310.000,-- tegenover een budget van ca € 420.000,-- incl bemiddeling, beiden voor de combinatie gevel en dek. De resterende € 110.000,--geeft de volgende verbeteringen: sedumdeel, natuursteen in entreezone, patroon, nieuwe buitenverlichting, nieuwe trappen en het ontwerp- en voorbereidingswerk daarvoor.

CONCEPT3


3. MJO-post aluminium kozijnen Als voorbeeld van een hoge MJO-post is de vervanging, voorzien in 2046, van de aluminium kozijnen onderzocht. Dit is in de ALV van 2013 genoemd als een reden voor de verhoging van de servicekosten. Navraag leerde het volgende. Vervanging van de kozijnen is onwaarschijnlijk, aluminium vergaat niet. De aantasting van de coating is alleen een esthetisch probleem en ook dat is heel betrekkelijk omdat de kozijnen alleen van afstand zichtbaar zijn. De filiforme corrosie (die deels aanwezig is op de draai/valramen) is gestopt en zou alleen vervangen van een deel van de ramen noodzakelijk hebben gemaakt. Van de gelijmde hoeksamenstelling is geen levensduureinde bekend. En het is volstrekt onduidelijk hoe er overal nieuwe kozijnen geplaatst zouden kunnen worden: ze staan gedeeltelijk achter de betonnen gevelelementen, de overlap hiermee is mede de dichting van deze aansluiting. De betonnen gevelelementen zijn aan de betonnen hoofddraagconstructie gestort en niet demontabel. Dat is wat niet nodig of vrijwel onmogelijk is. Wel moet op termijn het glas vervangen worden, nu opgenomen als een incidentele vervangingspost, isolatieglas heeft een eindige levensduur doordat de spouw gaat lekken. Het is zinnig om volledig vervangen te overwegen door de veel hogere isolatiewaarde van het nieuwste glas. Dat levert direct minder stookkosten en meer comfort door de lagere koudestraling. Een ander comfortaspect is de ventilatie via de gevelroosters, ook hiervoor zijn modernere systemen. In het MJO is nu 5-jaarlijks reinigen opgenomen. De bewegende onderdelen van de draai/valramen vragen onderhoud, dit is in het MJO per 5 jaar opgenomen. Een daarin gespecialiseerd bedrijf adviseert een revisie te laten uitvoeren, waarna deze onderdelen weer ‘als nieuw’ werken. Dit komt overeen met de MJO-post. De rubbers aan de buitenzijde van de bewegende ramen verouderen en moeten periodiek ingepland worden voor vervanging. De conclusie uit dit voorbeeld is dat dit een ingrijpende reservering is voor werk dat niet nodig en vermoedelijk zelfs onmogelijk is. De onderdelen die onderhoud vragen bieden verbeteringsmogelijkheden voor een verhoging van het wooncomfort, door de onbekende technische keuzes achter het MJO is onduidelijk of deze benut zouden zijn. Voorstel is deze onderwerpen verder te onderzoeken en in het kader van het geadviseerde budgetbeheer te beoordelen. Door het lage BTW-tarief voor arbeidskosten kan het zinvol zijn het onderhoud aan de bewegende delen dit jaar al uit te laten voeren.

4. MJO-post liften De vervangingen aan de liften, besturing en bewegende delen deuren, is het tweede voorbeeld. Bij het bedrijf dat het onderhoud nu doet is door het bestuur een offerte gevraagd, die beduidend lager uitkomt dan de reserveringen. De omvang van de precieze werkzaamheden is nog niet bekend, de gesprekken zijn net gestart en de offerte was niet helemaal compleet. De kwaliteit van de voorgestelde onderdelen van een ander merk dan bestaand is nog niet onderzocht en er kunnen ook nog hiermee samenhangende werkzaamheden blijken die door andere partijen gedaan moeten worden. Voor de verdere uitwerking van deze geplande onderhoudspost wordt een mandaat aan de ALV gevraagd.

Hoewel dit een interessante meevaller is, is onduidelijk welke tegenvallers we nog tegenkomen bij het opstellen van een technisch onderhoudsplan en de kostenramingen ervan.

CONCEPT3


5. Schilderwerk betonnen gevelelementen Dit is een interessant onderwerp als voorbeeld voor kwalitatieve verbeteropties die ook de waarde van het gebouw kunnen beïnvloeden. Veel bewoners ervaren de buitenkant van ons gebouw toch als vrij armoedig merk ik. Bestuurslid Wim moest zich er bijvoorbeeld overheen zetten voordat toch tot koop werd besloten, het uitzicht woog zwaarder. In de huidige tijd heb je desondanks als verkoper van een appartement dat nadeel liever niet. Ook is er nu een hangbakinstallatie geplaatst op het dak, dit heeft uiteindelijk niet veel invloed, maar was aanleiding om het schilderwerk in combinatie hiermee te overwegen. Idee is om niet de volledige gevel te schilderen, maar om alleen het voorvlak van het ‘steentjesreliëf’ met een roller zwart te maken. Een egale kleur wordt toegevoegd aan de grijstintenlappendeken, als een filter over de ook zichtbaar blijvende veroudering. Het is dan geen doods zwart vlak, oorspronkelijk ondervangen door de glans waarvan onduidelijk is of er een geschikt product met glans bestaat. Over dit idee voor de gevel is nog geen contact met de architect geweest, wat wel de bedoeling is als het mogelijk lijkt.

Gestart is met onderzoek naar een verfproduct dat geschikt is. Een leverancier, mede gespecialiseerd in beton, heeft twee opties. Welke het meest geschikt is moet blijken uit een proefvlak. Ook de verouderingseffecten spelen een rol in de afweging of dit schilderwerk zinvol kan zijn. Gelijkmatige veroudering is acceptabel omdat het effect dan in stand blijft. Ook de eisen aan en mogelijkheden van toekomstig onderhoud worden uitgezocht. Via de leverancier is contact gelegd met zowel een straalbedrijf voor de voorbehandeling als een schildersbedrijf voor het aanbrengen. Beiden zijn bereid de mogelijkheden te onderzoeken en hebben globale richtgetallen gegeven. Conclusie daaruit is dat een innovatieve oplossing gevonden moet worden, omdat het niet zo eenvoudig is als het idee ‘met een roller het voorvlak zwart maken’. Maar het is ook weer niet zo onmogelijk dat het al bij voorbaat kansloos wordt geacht. In de eerste gesprekken kwamen er al andere mogelijkheden aan de orde. Maar bij de eerste indicatieve kostenopgave heeft men van de ‘gewone’ werkwijze aangehouden, waarbij de opties voor traditionele verwerking in kosten incl. BTW variëren van € 375.000,-- voor spuittoepassing van een 1-componentensysteem tot € 685.000,-voor kwasttoepassing van een 2-componentensysteem. Dit onderbouwt de melding door Koopsupport in de ALV van 2013 dat schilderwerk van de gevel extreem kostbaar is. Het schilderen van het beton is binnen het huidige reserveringsniveau alleen te overwegen met een alternatief voor de traditionele verwerkin . Hier zijn al wel ideeën voor maar voor die innovatie is een vervolgstap nodig. Een acceptabel bedrag leidt binnen het voorgestelde budgetbeheer niet tot verhoging van de servicekosten. Dat bedrag kan op dit moment niet vastgesteld worden. Als maximum kan bijvoorbeeld € 250.000,-- aangehouden worden.

Als de ALV geïnteresseerd is in dit plan dan is de volgende stap overleg met de drie betrokken partijen en wellicht het zoeken naar andere verfsystemen. Als die uitkomst enig zicht geeft op interesse in en mogelijkheden voor een innovatievere oplossing dan wordt een eerste offerte gevraagd en een proefvlak opgezet. Als die uitkomsten nog steeds passen kan een definitieve offerte worden gevraagd. Op dat moment is het plan met alle consequenties compleet en kan, na voorleggen aan de VvE, wel of niet opdracht gegeven worden. Bij een vervolg worden wel de planontwikkelingskosten in rekening gebracht.

CONCEPT3


3. HET ONDERLIGGENDE KWALITEITSDOEL Het minimum aan beheeractiviteiten van de VvE ligt vast in model splitsingsakte, splitsingsakte en besluiten van de ALV sinds 1995. En dat is daarmee ook het minimumniveau in de kwaliteitsdoelstelling, het gebouw verwaarlozen is geen optie. De bevindingen met het beheer tot op heden laten zien dat het minimum voor elkaar krijgen al een forse opgave is voor onze verre van standaard hoogbouw. Er zijn verschillende aspecten die een rol spelen in de keuzes voor de kwaliteit boven dit minimum.

a. Bouwtechniek Dit niveau betreft het technisch in stand houden van het gebouw. Boven het minimum kan voor de technisch meest geavanceerde vervangingen gekozen worden. Het gebouw gaat dan voor die onderdelen mee met de tijd. Deze aanpak is op onderdelen al de praktijk, de meeste gespecialiseerde bedrijven stellen dit al uit zichzelf voor. Maar alternatieven buiten het eigen assortiment van het bedrijf zullen niet snel worden voorgesteld, zie het voorbeeld met de voegvervanging. Risico is het niet benutten van kansen voor of zelfs achteruitgang op de navolgende twee aspecten, doordat een sterk technische invalshoek wordt gekozen blijven vooral esthetische consequenties buiten de afweging.

b. Gebruikscomfort De functionele gebruikswaarde kan een aanvulling zijn op bouwtechniek. Problemen die zich voordoen worden niet alleen opgelost, maar ook herhaling kan worden vermeden door aanvullende maatregelen te nemen. Een voorbeeld is de lekkage vanuit de hydrofoorruimte, die blijkt zich vaker te hebben voorgedaan en lijkt te vermijden door voorzieningen in de hydrofoorruimte (waterdichte vloerafwerking en pompje) en het regelmatig laten schoonmaken van de horizontale rioleringsdelen. Dit lijkt nu niet opgenomen in het MJO. De onplezierige beloopbaarheid van de trappen naar het parkeerdek is een ander voorbeeld: bij werk aan het parkeerdek kan dat ook verbeterd worden. Dat is nu dan ook opgenomen in het plan voor het parkeerdek.

c. Waardeontwikkeling Nog een aanvullende stap verder gaat de kwaliteit beheren in relatie tot de waardeontwikkeling van de appartementen. Dit is een weer bredere afweging over de gebruikswaarde: in hoeverre is het mogelijk en zinvol om de eisen aan nieuwe woningen te benaderen. Zoals de isolatiewaarde van het glas of de kwaliteit van de luchtverversing. Maar ook de belevingswaarde speelt een rol: maakt iets een verwaarloosde indruk, bijvoorbeeld de vergrijsde gevel, dan heeft dat invloed op de belangrijke ‘eerste indruk’.

Advies is om, gecombineerd met het voorgestelde budgetbeheer als begrenzend kader, de maximale kwaliteitsdoelstelling aan te houden. Er zijn dan afwegingen mogelijk die alle aspecten integraal inzichtelijk maken bij de voorgestelde werkzaamheden. Wel is een stapsgewijze werkwijze hierin belangrijk om betrokkenheid vanuit de VvE mogelijk te maken en de advieskosten te beperken. Ook moeten alle onderhoud onder een geïntegreerd technisch beheer vallen, dus inclusief die genoemd onder 2d van de samenvatting op blad 1 (frequent onderhoud).

CONCEPT3


4. DE EISEN AAN EN MOGELIJKHEDEN VOOR UITVOERING VAN HET BEHEER De keuze voor het kwaliteitsdoel uit 3 bepaalt grotendeels de eisen die aan de beheerder worden gesteld. Zoals in de samenvatting al vermeld zie ik twee basisprincipes vanuit de manier waarop tegen de opgave wordt aangekeken.

1. Wat gedaan moet worden is bekend, de uitvoerende versie. Bij een uitsluitend technische doelstelling (zie 3a) is een geoptimaliseerde versie van de werkwijze uit het verleden mogelijk. Beheer is gebaseerd op algemene kennis en er vindt incidenteel wat diepgaander onderzoek plaats. De veronderstelling is dat dat wat er gedaan moet worden min of meer bekend is. Er wordt grotendeels gewerkt volgens de traditionele lijnen in de bouw, aannemers of gespecialiseerde bedrijven doen voorstellen via offertes. Bij deze versie van beheer kan er redelijk ad hoc gewerkt worden en ook het gedeeltelijke eigen beheer is voort te zetten. Er wordt direct gefocust op uitvoering van werkzaamheden: wat moet er gebeuren en hoe doen we dat? Ten opzichte van het verleden moet vooral de deskundigheid van de partijen worden bewaakt. Deze optie is volgens mij af te raden, om redenen die hopelijk duidelijk zijn geworden in de voorgaande tekst. Kort samen te vatten tot: de veronderstelling dat bekend is wat er gedaan moet worden klopt niet. De individuele werkzaamheden staan niet op zichzelf, juist in hun onderlinge samenhang zitten de risico’s die bij deze aanpak te lang buiten beschouwing blijven.

2. Wat gedaan moet worden is een vraag, de onderzoekende versie. Bij de ook op verbetering gerichte kwaliteitsdoelstellingen (zie 3B en C) verbreedt de rol van de beheerder naar een onderzoekende aanpak, waarbij de precieze vraag en wensen bij de VvE en de mogelijkheden en consequenties ontwikkeld worden tot een plan. Er is ervaring nodig met het vertalen van eisen en mogelijkheden naar een kwalitatief goede totaaloplossing. De veronderstelling is dat zowel de problemen als de mogelijkheden in een bredere context bekeken moeten worden: waarom moet iets gebeuren, hoe past dat in het geheel en wat zijn de mogelijkheden om het uit te voeren. Er is een planontwikkeling die stapsgewijs verloopt van globale inschatting naar gedetailleerd plan, via inventarisatie en tussentijdse beslispunten kan de VvE betrokken blijven. Een voorbeeld is de ontwikkeling van het ontwerp voor het parkeerdek, maar daarin is nog wel verbetering mogelijk. Werkzaamheden in eigen beheer uitvoeren blijft uiteraard mogelijk, maar dan als onderdeel van een breder en professioneel planproces. Er is geen actief sturende rol van bestuur en leden nodig in het beheer, de planontwikkeling houdt iedereen op een inhoudelijke manier geïnformeerd. Iedereen kan de inbreng hebben die werkelijk meerwaarde geeft: kennis van gebouw en hoe men daar wil wonen vanuit de VvE, kennis hoe dat te realiseren binnen de mogelijkheden van gebouw en budget vanuit de externe beheerder. Zo blijven ook de verantwoordelijkheden tussen input vanuit de VvE en de vertaling daarvan door een professionele externe partij duidelijk. Door deelname aan voorbereidend onderzoek en planontwikkeling is ook een persoonlijker gebouw mogelijk dankzij het benutten van de ideeën en ervaringen van bewoners. Een vraag kan zelfs zijn of we alleen individueel achter onze eigen voordeur leven of ook met z’n allen in het gebouw. Een versie van deze optie is volgens mij noodzakelijk om de gesignaleerde problemen in de toekomst te vermijden.

CONCEPT3


De relatie met overzicht, coördinatie en de rol van het bestuur Als voor de onderzoekende versie wordt gekozen heeft dat consequenties voor de rol van het bestuur, zoals die in de loop van de jaren ontstaan is. Door de problemen met de beheerders heeft het bestuur nu een actief sturende rol in de onderhoudswerkzaamheden. Die rol heeft risico’s omdat er geen taken zijn zonder, grote of kleine, consequenties in het totaal van het gebouw. Degene met het overzicht kan de onderlinge samenhang tussen werkzaamheden zien, beoordelen wat de onderlinge invloed is en hoe ze optimaal ingezet kunnen worden voor de woonkwaliteit. Vanuit de op verbetering gerichte kwaliteitsdoelstelling is overzicht dan ook onmisbaar. In de twee slechte ervaringen met beheerders was dit effect van de ondeskundigheid een minder zichtbaar maar zeker zo groot deel van het probleem als het kosten- en kwaliteitseffect bij offertes.

In de onderzoekende versie wordt de rol van het bestuur veel ontspannener. Er liggen geen verantwoordelijkheden waarvan de consequenties niet overzien kunnen worden, door de deelname in het ontwikkelproces ontstaat dat inzicht stapsgewijs. Wel moet er het vertrouwen zijn dit proces integraal aan een externe partij te delegeren en zelf een minder sturende, op de deeltaken van de uitvoerende versie gerichte, rol te hebben. Met de voorliggende vragen kan die rol ook weer eens expliciet afgestemd worden met de leden. Voor de leden geeft de onderzoekende versie de mogelijkheid betrokken te zijn bij de onderwerpen die hen interesseren en waaraan ze graag een inhoudelijke bijdrage leveren. Zoals we dat bij het ontwerp voor het parkeerdek al enigszins gedaan hebben.

Een keuzemogelijkheid: de ‘Leefruimte’-versie van beheer Ik ben min of meer toevallig bij de problemen betrokken geraakt: omdat ze er waren en omdat het onderdeel van mijn vakdeskundigheid is. Mijn betrokkenheid heeft zich verder ontwikkeld omdat de problemen van de VvE overeen kwamen met mijn frustratie over de reguliere architectenrol: wat ik ervaar als een gebrek aan kennis en verantwoordelijkheid bij vooral de ‘tussenlagen’ in de bouw en de schijnbare onvermijdelijkheid van hun positie in projecten. Door toenemende ervaring verwachtte ik meer invloed op de kwaliteit van het eindresultaat te kunnen hebben maar in werkelijkheid nam die juist af door de manier waarop de projecten georganiseerd worden. Daaruit is het plan ontstaan om een andere manier van samenwerken te gaan organiseren, op basis van expertise en toegevoegde waarde. In tegenstelling tot, zoals nu, op basis van posities en de gestandaardiseerde rollen daarin. De methode is nog in ontwikkeling, maar is feitelijk een extreem doorgevoerde versie van LEAN, de nu actuele organisatiemethodiek in de bouw. Voor meer informatie zie bijvoorbeeld: www.leanbouwen.nl of meer algemeen nl.wikipedia.org/wiki/Lean_manufacturing. De vorm waarin ik dat ga doen is een coöperatie, die dat samenwerken faciliteert voor zelfstandige deelnemers: Coöperatie Leefruimte UA, deze is in oprichting. Voorlopig worden de werkzaamheden nog vanuit mijn architectenbureau verricht, Aletta van Aalst & Partners Architecten BV, kortweg AA&P. De problemen van de VvE bieden mij een mooie onderzoeksbasis: concrete problemen, technisch vrij eenvoudige vragen en gesprekspartners in het bestuur om het idee te kunnen vertalen naar een concrete werkwijze.

CONCEPT3


Doel De naam ‘leefruimte’ staat voor de intentie van waaruit gewerkt wordt: de gebouwde omgeving is de fysieke ruimte waarin wij leven - wat die uitstraalt beïnvloedt ons welbevinden. Of iets gemaakt is met aandacht of onverschilligheid voor de ogen die er tegenaan moeten kijken voelt echt anders. Vanuit deskundige aandacht samenwerken is het uitgangspunt, dat van iedere deelnemer verantwoordelijkheid vraagt. Het is de context om het werk goed te doen - met plezier te werken omdat de resultaten afhankelijk zijn van eigen inzet en vakkennis. Beheer voor VvE’s blijkt een prima start om zo’n werkvorm op te bouwen. Het gedeelde belang is primair gelijk: ‘goed werk’. Ook staat de gedeelde woonruimte dicht bij de intentie ‘leefruimte’. Uiteraard is externe professionele inzet ook een manier om een bestaansbasis verwerven, dus er o.a. geld mee te verdienen. Financieel is er een gedeeld belang in het vermijden van de dure tussenlagen: beter en goedkoper door alleen de noodzakelijke expertise gelijkwaardig in te schakelen en die zichzelf (conform LEAN) te laten organiseren.

Het doel van beheer en onderhoud bij VvE’s is woonkwaliteit. De keuze om ons in te schakelen betekent vertrouwen in en delen van de twee basisprincipes van de aanpak. Ten eerste de visie op woonkwaliteit: in het verlengde van de technische opgave ook kwaliteitsverbeteringen overwegen. Ten tweede onze werkwijze om die te bereiken: het samenwerkend ontwikkelen en uitvoeren van een plan.

Principes van de werkwijze De samenwerking is gebaseerd op expertise, per opgave georganiseerd volgens de toegevoegde waarde voor de werkzaamheden, partijen en personen met de voor die opgave vereiste deskundigheid. Die zijn te vinden door vragen te stellen en op basis van de antwoorden verder te gaan tot zich een logische samenstelling en aanpak uitkristalliseert. Deze werkwijze is gebruikt bij de gevelvoegen en bij het eventuele schilderwerk van de betonelementen en werkt daar. Belangrijk bleek o.a. de stapsgewijze aanpak: de uitkomsten van een stap bepalen de volgende.

Voor de gelijkwaardigheid in de samenwerking is ieders rol die van deelnemer, ook de vertegenwoordiging van de VvE. Ieder brengt kennis in om het werk goed te kunnen voorbereiden en uitvoeren. Om die kennis optimaal te benutten wordt er eerst verzameld wat van belang kan zijn aan argumenten, ideeën, ervaringen en mogelijkheden, niets valt af totdat het niet relevant blijkt. Deze werkwijze is in mijn architectenpraktijk ontwikkeld. Vanuit inhoudelijke samenwerking zijn mensen het snel eens over wat niet relevant is, terwijl het moeizaam is het direct eens te worden over een concreet voorstel. Deze werkwijze kost minder tijd en geen negatieve energie: de keuzes kristalliseren stapsgewijs uit. De deelname van bewoners is belangrijk voor het doel woonkwaliteit, zij hebben de woonervaring.

Voor de gelijkwaardige samenwerking is vertrouwen cruciaal. Wij maken contractuele afspraken als het vertrouwen er is dit zonder veel juridische garanties te doen. Terug naar het ‘handelen in goed vertrouwen’ dat de basis is van het contractrecht, maar in de praktijk nogal ondergesneeuwd is geraakt. Onze waarborgen zijn niet juridisch maar vanuit verantwoordelijkheid handelende expertise. Bij problemen in bouwwerkzaamheden is het prettiger als die snel en goed opgelost worden dan dat daar procedures voor gevoerd moeten worden die de oplossing ter plekke zelden bevorderen.

CONCEPT3


Handelen vanuit de verantwoordelijkheid van de eigen deskundigheid stelt voorwaarden aan de samenwerking. Er is een gezamenlijke verantwoordelijkheid voor het eindresultaat nodig en een individuele voor ieders aandeel daarin. Respecteren van ieders deskundigheid is voor deze combinatie cruciaal. Dat maakt de, soms confronterende, proactieve inzet mogelijk, maar het sluit hiërarchisch aansturen uit.

De formele beslissingsprocedures zijn geen onderdeel van de inhoudelijke uitkristallisatie – ze stellen daar voorwaarden aan, bijvoorbeeld in de vorm van een taakstellend budget. De volgens onze werkwijze goed voorbereide en van een navolgbare onderbouwing voorziene voorstellen komen via de daarvoor geldende procedures voor besluitvorming in de ALV.

Betaling gebeurt op basis van bestede tijd en opdrachten op basis van ramingen van de kosten daarvan. Wij kunnen initiatieven nemen om opgaves die wij signaleren alvast enigszins in kaart te brengen zonder dat dat direct in rekening wordt gebracht. Als het zinvol blijkt wordt het een opdracht waarin ook de eerder bestede uren in rekening worden gebracht. Wij werken niet met percentages over andermans werkzaamheden omdat wij dan een financieel belang kunnen krijgen dat strijdig is met dat van de VvE. Datzelfde geldt voor vaste bedragen bij in omvang sterk wisselende werkzaamheden. In het budgetbeheer kan dit vertaald worden naar per type activiteit variërende opslagpercentages als raming voor de uiteindelijk volgens bovenstaande uur- en offertebasis te verrekenen werkzaamheden.

Wat zijn de werkzaamheden als de VvE ons structureel inschakelt? a.

De coördinatie van alle met het technische beheer en onderhoud samenhangende werkzaamheden, dat is een voorwaarde om het werk goed te kunnen doen en onze toegevoegde waarde te kunnen realiseren.

b.

Het opzetten van een technisch onderhoudsplan en het opstellen van een raming daarvoor als basis voor budgetbeheer en onderhoudsplanning, het verzamelen van de beschikbare gegevens is daar onderdeel van.

c.

Het voorbereiden en uitvoeren van het actuele incidenteel technisch onderhoud: gevelvoegen en puien entreeniveau, parkeerdek, eventueel schilderwerk vergrijsde betonelementen en aanvullingen daarop als deze uit het onderhoudsplan blijken.

d.

Het voorbereiden en uitvoeren van preventieve werkzaamheden naar aanleiding van problemen: vloer en lekkagesignalering hydrofoorruimte, waterafvoer uit CV-kanelen op onderste woonverdieping, reinigen riolering en eventuele aanvullingen uit het onderhoudsplan.

e.

Het afhandelen van calamiteiten incl. een 24-uurs melding daarvan. Het voorbereiden en uitvoeren van daaruit voortkomende werkzaamheden.

f.

Op termijn: het schoonmaakwerk als basis voor de kennis van het gebouw en het functioneren ervan.

Deze punten betreffen alleen het technisch beheer en onderhoud inclusief het budgetbeheer daarvoor. Daarnaast kan het wederzijds zinvol worden dat wij ook het administratieve deel gaan uitvoeren. Dat is een vraag voor de langere termijn, die nu nog niet aan de orde is.

CONCEPT3


5. KAN EEN BEWONER OOK BETAALDE ADVISEUR ZIJN Door mijn inmiddels deels betaalde rol heb ik ook een ander belang dan alleen die van bewoner. Het lijkt me goed deze twee expliciet naast elkaar te zetten als onderdeel van de besluitvorming. Mijn appartement staat weliswaar te koop, maar dat zegt momenteel niet zo veel over daadwerkelijke verhuizing.

Mijn betaalde rol startte als betrokken bewoner en is naar mijn mening nu primair ‘betrokken deskundige’ en secundair ‘betaalde deskundige’. Mijn grootste zakelijke belang is de kans een ideaal in de praktijk te kunnen onderzoeken en ontwikkelen: een andere vorm van samenwerken in de bouw. En dat is op dit moment een gedeeld belang, omdat beheer en onderhoud voor VvE’s een heel goede toepassing voor dat ideaal is –het geeft de VvE een extra keus in het besluit over de toekomstige invulling van het beheer. En het ontwikkeltraject dat tot op heden doorlopen is heeft de VvE in de concreet voorliggende vragen aanzienlijke kosten bespaard, naast technische kwaliteitsrisico’s en hun potentiële extra kosten voor de korte en de lange termijn.

De cruciale vraag is of deze dubbele rol (bewoner en betaalde beheerder) het vertrouwen in de weg staat dat noodzakelijk is voor de onder 4 omschreven werkwijze.

CONCEPT3


ADVIES EN RAPPORTAGE AAN BESTUUR EN LEDEN VVE SKYDOME

Recommend Documents