Administratief Centrum
Administratief Centrum als spil in het proces uitkeringen
Definitieve versie: juni 2010 Status: Goedgekeurd door het ketenoverleg (10 juni 2010)
1
Inhoud Administratief Centrum als spil in het proces uitkeringen
3
Algemeen
3
WW/BWNU Algemeen
4
WW-uitkering
4
BWNU-uitkering (RAET)
5
WAZO-uitkering
6
ZW-uitkering
6
WIA(WGA)-uitkering
7
WIA(IVA)-uitkering
8
Ziekengeld na ontslag
8
Financiële verantwoording van uitkeringen (ERD)
8
Financiële verantwoording van overige uitkeringen (ZW en WAZO)
10
Contactgegevens
11
Contactadressen
11
Overige contactgegevens
11
Verklaring afkortingen: BWNU ERD IVA WAZO WGA WIA WW UWV ZW
Bovenwettelijke Werkloosheidsregeling Nederlandse Universiteiten Eigenrisicodrager Inkomensverzekeringen Volledig Arbeidsongeschikten Wet Arbeid en Zorg Werkhervatting Gedeeltelijke Arbeidsgeschikten Wet Werk en Inkomen naar Arbeidsvermogen Werkloosheidswet Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen Ziektewet
2
Administratief Centrum als spil in het proces uitkeringen Algemeen Op basis van een aantal sociale verzekeringswetten en regelgeving kan de (ex-) werknemer aanspraak maken op een uitkering. De uitkeringen waar een (ex-) werknemer aanspraak op kan maken, zijn WW/BWNU, WIA (WGA/IVA), WAO, WAZO, ZW en Ziekengeld na ontslag. De volgende partijen zijn betrokken bij de toekenning, effectuering en controle van deze uitkeringen: de faculteiten en eenheden, P&O/Financiën, het Administratief Centrum (AC), de Arbodienst AMC, ProActief, het UWV, RAET en Loyalis. De UvA is gediend bij een efficiënte werkwijze en een goede controle niet alleen in het belang van de werknemer, maar ook uit financieel oogpunt. Voor de WW/BWNU en de WIA (WGA) is de UvA eigenrisicodrager (ERD). Verder hebben de decentrale eenheden behoefte aan een adequate informatievoorziening over wie welke uitkering geniet en welke kosten daarmee gemoeid zijn. Voor een goede controle en een up-to-date informatievoorziening is centrale coördinatie van essentieel belang en moet alle benodigde informatie op één plaats beschikbaar zijn. Het AC voert de processen uit in de rol van administratiekantoor. Het AC zorgt voor een snelle terugkoppeling naar de diverse contactpersonen binnen de faculteit of eenheden en verstrekt aanvullende informatie. Voor alle beschreven procedures geldt: Het AC dateert en scant alle beschikkingen en brieven van het UWV en stuurt de contactpersoon van de faculteit of eenheid direct een kopie. Het AC informeert bij onduidelijkheden of onjuistheden direct de contactpersoon van de betreffende faculteit of eenheid en verstrekt informatie over de te ondernemen acties. Indien noodzakelijk zet het AC, in overleg met de faculteit of eenheid, een bezwaarprocedure in gang. (Het in bezwaar gaan tegen een beschikking van het UWV behoort niet tot het mandaat van de faculteit of eenheden (bron: Juridische Zaken). De werkgever (de UvA) maakt het bezwaar tegen de beschikking van andere bestuursorganen. Dus als na overleg met de contactpersonen van de faculteit of eenheid is besloten in bezwaar te gaan, kan het AC het bezwaar opstellen en laten tekenen door de mandaathouder (de secretaris van de UvA). Het beheer blijft in handen van het AC). Het AC archiveert alle originele beschikkingen en brieven. Deze zijn altijd opvraagbaar. Alle correspondentie vanuit de uitkeringsinstanties loopt via het Administratief Centrum: Universiteit van Amsterdam PSA/Uitkeringenadministratie Postbus 233 1000 AE Amsterdam
3
WW/BWNU Algemeen Elke faculteit of eenheid benoemt een casemanager als eerst verantwoordelijke. De casemanger is contactpersoon voor het AC en ProActief. Om re-integratie goed te laten verlopen is samenwerking tussen verschillende partijen nodig. De casemanager van de faculteit of eenheid is verantwoordelijk voor: de verzending van de brief aanzegging einde aanstelling aan de werknemer; de aanmelding van een re-integratietraject bij ProActief, met een kopie van de brief aanzegging einde aanstelling of aanmelding bij een ander reintegratiebureau; het verstrekken van informatie aan ProActief. Bijvoorbeeld als de werknemer een nieuwe functie heeft, de aanstelling alsnog is verlengd of als de aangevraagde uitkeringprocedure voortijdig wordt beëindigd; het opstellen van een motivatie, in overleg met ProActief, ten behoeve van een bezwaarprocedure of een melding van verwijtbaar gedrag; opdracht geven aan het AC om een bezwaarprocedure in gang te zetten of een melding van verwijtbaar gedrag te doen. ProActief is verantwoordelijk voor: het oproepen van de werknemer nadat ProActief een kopie van de brief einde aanstelling heeft ontvangen; het aanbieden en uitvoeren van het basispakket re-integratie; het rapporteren aan het College van Bestuur, aan het matchingsoverleg en aan de casemanagers volgens een overeengekomen format en frequentie; het voorleggen van aanvullende activiteiten aan de faculteit of eenheid. Het AC is verantwoordelijk voor: het beheer van een uitkeringenbestand WW/BWNU; het maandelijks aan ProActief verstrekken van een overzicht van de uitkeringen; de archivering van originele beschikkingen en brieven; de administratieve afwikkeling van bezwaarprocedures; de administratieve afwikkeling van melding van verwijtbaar gedrag. WW-uitkering
Bij een uitdiensttreding meldt P&O dit schriftelijk aan de werknemer en stuurt, indien van toepassing, een kopie van deze brief naar ProActief. Er zijn drie soorten brieven die door P&O bij een uitdiensttreding worden gebruikt: 1. een brief waarin de verplichting tot re-integratie via ProActief wordt vermeld; 2. een brief waarin de verplichting tot re-integratie elders wordt vermeld; 3. een brief waarin geen verplichting tot re-integratie wordt vermeld. De werknemer vraagt een maand voor het einde van de aanstelling een WWuitkering aan bij het UWV. De WW is immers een werknemersverzekering. Het UWV toetst deze aanvraag en vraagt de loongegevens op bij de fiscus. Vervolgens stuurt het UWV de ex-werknemer een beschikking met een kopie aan het AC.
4
Het AC dateert de beschikking in verband met een eventueel in te dienen bezwaar en controleert op: - de rechtmatigheid (was er sprake van een UvA-aanstelling, is er sprake van ontslag, kan de werknemer aanspraak maken op een WW-uitkering, komt de uitkering ten laste van de UvA); - de ingangsdatum; - het tijdvak (de controle vindt plaats op basis van gegevens die bij de UvA bekend zijn); - het dagloon; - de omvang van het urenverlies; - de samenloop met de betaling van ziekengeld na ontslag/WAZO. Het AC ontvangt maandelijks digitale bestanden van het UWV met de maandelijkse betalingen aan ex-werknemers en controleert deze op: - naam; - tijdvak; - bedrag; - getotaliseerde bedragen over de gehele uitkeringsperiode. Het AC ontvangt maandelijks facturen van het UWV en controleert of deze overeenkomen met het bestand van de betalingen. Het AC verwerkt de gecontroleerde en goedgekeurde gegevens, zodat een correcte doorbelasting naar de desbetreffende faculteit of eenheid plaatsvindt. Het AC verstrekt een overzicht van het totale uitkeringsbestand aan ProActief.
BWNU-uitkering (RAET)
Indien de ex-werknemer recht heeft op een uitkering op grond van de WW kan hij of zij, binnen een week na de datum uitdienst, een aanvullende bovenwettelijke werkloosheiduitkering aanvragen bij RAET. Het AC levert op verzoek van de ex-werknemer hiervoor de benodigde werkgeversgegevens. Het AC ontvangt maandelijks van RAET de facturen, nieuwe toekenningen en informatie over wijzigingen in de situatie, de afloop van tijdvakken en de beëindiging van uitkeringen. Het AC ontvangt maandelijks digitale bestanden van RAET met de maandelijkse betalingen aan ex-werknemers en controleert deze op: - naam; - tijdvak; - bedrag; - getotaliseerde bedragen over de gehele uitkeringsperiode. Het AC verwerkt de gecontroleerde lijsten en goedgekeurde gegevens, zodat er een correcte doorbelasting naar de desbetreffende faculteit of eenheid plaatsvindt.
5
WAZO-uitkering Een WAZO-uitkering kan, naast bevallings- en zwangerschapsverlof ook van toepassing zijn op adoptie en pleegzorg.
De faculteit of eenheid bevestigt de verlofaanspraak met een toekenningsbrief aan de werknemer en stuurt een kopie van de brief en eventueel een mutatieopdracht naar het AC. Bij bevallings- en zwangerschapsverlof levert de faculteit of eenheid aan het AC de zwangerschapsverklaring en de ingangsdatum van het bevallings- en zwangerschapsverlof. Het AC verzorgt in samenwerking met de faculteit of eenheid een aanvraag voor een uitkering. Een aanvraag wordt door het AC: - gescand; - digitaal opgeslagen; - verzonden. Het AC dateert de toekenning in verband met een eventueel in te dienen bezwaar en controleert op: - ingangsdatum; - tijdvak; - dagloon; - rechtmatigheid van de uitkering. Het AC controleert maandelijks de UWV-betalingen op: - naam; - tijdvak; - betaling; - getotaliseerde bedragen over de gehele uitkeringsperiode. Het AC verwerkt de gecontroleerde en goedgekeurde gegevens, zodat betalingen geboekt worden door het AC naar de desbetreffende faculteit of eenheid.
ZW-uitkering
Als er sprake is van ziekte ten gevolge van zwangerschap of bevalling, het dienstverband eindigt tijdens ziekte, de werknemer een functionele beperking heeft of de werknemer arbeidsgehandicapt is en ziek wordt, verzorgt het AC een aanvraag voor een ZW-uitkering, in samenwerking met de faculteit of eenheid. De aanvraag wordt door het AC: - gescand; - digitaal opgeslagen; - verzonden. Het AC dateert de toekenning in verband met een eventueel in te dienen bezwaar en controleert op: - ingangsdatum; - tijdvak; - dagloon; - betaalrichting (wie ontvangt de uitkering); - rechtmatigheid van de uitkering.
6
Het AC informeert het UWV bij gedeeltelijk of volledig herstel en licht de betrokkene hierover in. Het AC controleert maandelijks de UWV-betalingen op: - naam; - tijdvak; - betaling; - getotaliseerde betaling over de uitkeringsperiode. Het AC verwerkt de gecontroleerde en goedgekeurde gegevens, zodat betalingen geboekt worden door het AC naar de desbetreffende faculteit of eenheid.
WIA/WGA-uitkering
Het voortraject van de WIA - de verzuimbegeleiding en de correspondentie met het UWV - vindt in zijn geheel plaats bij de faculteit of eenheid. Na een periode van 104 weken arbeidsongeschiktheid, kan een werknemer in aanmerking komen voor een WIA-uitkering. Voor het einde van het eerste ziektejaar stuurt het UWV aan de UvA een brief over de verplichte eerstejaarsevaluatie (‘opschudbrief’). De faculteit of eenheid ontvangt een kopie van deze brief. Het UWV stuurt de werknemer in week 87 een aanvraagset WIA toe. De faculteit of eenheid zorgt ervoor dat de werknemer alle documenten ontvangt. De loongegevens zijn bij het UWV bekend. Indien er gegevens ontbreken, stuurt het AC de ontbrekende gegevens op verzoek van het UWV toe. De faculteit of eenheid ontvangt hiervan een kopie. Het UWV beoordeelt de aanvraag en stuurt een beschikking aan de werknemer en een kopie aan de werkgever. Het AC dateert de beschikking in verband met een eventueel in te dienen bezwaar en controleert op: - rechtmatigheid (was er sprake van een UvA-aanstelling); - ingangsdatum; - tijdvak (controle vindt plaats op basis van bij de UvA bekende gegevens); - dagloon; - betaalrichting. Het AC ontvangt brieven van het UWV met maandelijkse betalingen aan (ex-) werknemers en controleert deze op: - naam; - tijdvak; - bedrag; - getotaliseerde bedragen per uitkeringsperiode. Het AC ontvangt maandelijks facturen van het UWV en controleert of deze overeenkomen met het maandelijks overzicht van de betalingen. Het AC verwerkt de gecontroleerde en goedgekeurde gegevens zodat doorbelasting naar de desbetreffende faculteit of eenheid plaatsvindt. Het AC bewaakt de periode van de ERD (in totaal tien jaar bij de WGA) en zorgt ervoor dat het UWV geen nota’s meer stuurt.
7
WIA/IVA-uitkering
Bij een IVA-uitkering is de procedure overeenkomstig de procedure voor de WGA-uitkering tot en met de ontvangst van de beschikking van het UWV. Er is geen sprake van eigenrisicodragerschap. De verdere uitvoering is in handen van het UWV.
Ziekengeld na ontslag
Het AC signaleert aan de faculteit of eenheid een mogelijk recht van een exwerknemer op ziekengeld na ontslag. Bij ziekte binnen vier weken na de ontslagdatum moet de ex-werknemer zich ziek melden bij de faculteit of eenheid. De faculteit of eenheid geeft de ziekmelding door aan het AC. Aanspraak op ziekengeld na ontslag bestaat ook indien er sprake is van zwangerschap van de ex-werknemer en de bevalling wordt verwacht binnen tien weken na de ontslagdatum. Het AC start de betaling ziekengeld na ontslag (invoer in SAP HR) en informeert de ex-werknemer per brief. Deze brief wordt ondertekend door de secretaris van de UvA. Het AC informeert de ex-werknemer schriftelijk drie maanden voor beëindiging van de betaling ziekengeld na ontslag. De tijdsduur van de betaling van ziekengeld na ontslag is 52 weken voor de ex-werknemer die binnen vier weken na ontslag dan wel binnen vier weken na het einde van het tijdelijk dienstverband wegens ziekte ongeschikt is geworden. De exwerknemer ontvangt gedurende 39 weken zijn laatstelijk genoten bezoldiging en daarna nog eens gedurende 13 weken 76% van zijn laatstelijk genoten bezoldiging. Voor de ex-werknemer bij wie de ziekte of arbeidsongeschiktheid is ontstaan voor het tijdstip waarop hem ontslag is verleend is de tijdsduur 18 maanden. De ex-werknemer is verplicht zijn of haar herstel en eventuele andere wijzigingen die van invloed kunnen zijn op het ziekengeld per omgaande schriftelijk door te geven aan het AC. Het AC scant alle documenten en stuurt de contactpersoon van de faculteit of eenheid een kopie.
Financiële verantwoording van uitkeringen (ERD) De financiële verantwoording door het AC aan de faculteiten en eenheden betreft de WW- en BWNU-uitkeringen en de WIA/WGA-uitkeringen. Dat zijn de uitkeringen waarvoor de UvA eigenrisicodrager is. Ook de oude gevallen wachtgeld en WAO worden meegenomen in de verantwoording. WIA Algemeen De WIA bestaat uit twee delen: de IVA en de WGA. De universiteit is geen eigenrisicodrager voor de IVA. Deze uitkeringslasten liggen bij het UWV en bekostigt het UWV uit de basispremie WAO/WIA.
8
De universiteit is wel eigenrisicodrager voor de WGA. Daarom hoeft de universiteit geen gedifferentieerde premie WIA af te dragen aan de Belastingdienst. Het eigenrisicodragerschap van de uitkering duurt maximaal tien jaar. Werkwijze De financiële verantwoording WIA onderscheidt twee verschillende situaties: A. de ex-werknemer ontvangt de uitkering rechtstreeks van het UWV, het dienstverband is beëindigd. B. de werknemer wordt betaald door de universiteit, er blijft een dienstverband bestaan. Het onderscheid tussen beide situaties is te herkennen aan de betaalwijze die het UWV op de beschikking vermeldt. De werkwijze met betrekking tot de financiële verantwoording is voor beide situaties gelijk. 1. Voorziening bepalen 2. Bestedingen 3. Vrijval 1. Het AC reserveert voor elke uitkering een voorziening, een bedrag van de vermoedelijk te boeken lasten. De voorziening wordt door het AC berekend aan de hand van salarisgegevens uit SAP en de toekennings- of beschikkingsbesluiten van het UWV. Op basis hiervan wordt door het AC met behulp van een rekensjabloon de cumulatieve lasten berekend. De uitkomst van de berekening wordt door het AC opgenomen in de voorziening. 2. Aan de hand van papieren kennisgevingen van het UWV waarop de uitkeringslasten staan vermeld, worden de bestedingen door het AC opgenomen in een Excel-bestand waarin ook de voorzieningen zijn opgenomen. Dit bestand heet ‘wia besteding JAAR’ en bestaat uit de persoonsgegevens van de uitkeringsgerechtigden, de te belasten eenheden met bijbehorende kostenplaatsen of WBS-elementen, de opgenomen voorziening en de 12 maanden. Van de maandelijkse bestedingen wordt (nog) geen mutatieopdracht door het AC voor de Financiële Administratie/Grootboek samengesteld. Na afsluiting van het kalenderjaar wordt het overzicht overgedragen door het AC aan de controller verslaggeving en aan de FA/Grootboek zodat in SAP Fico de financiële aansluiting kan worden geregistreerd. 3. Vrijval vindt plaats wanneer na het verstrijken van de uitkeringstermijn of bij voortijdige beëindiging van de uitkering de vastgestelde voorziening nog niet geheel is uitgeput. In het overzicht van WIA-bestedingen is een aparte kolom voor de vrijval opgenomen. De FA zorgt ervoor dat het vrijgevallen deel van de besteding terugkomt bij de betreffende eenheid. Kanttekening hierbij is dat de universiteit het AC van het UWV de kennisgevingen laat tot zeer laat ontvangt, soms pas na drie of vier maanden. Dit heeft ook gevolgen voor de jaarafsluiting. Zolang de uitkeringslasten niet bekend zijn, kunnen ze niet worden geboekt door het AC. In het nieuwe jaar worden daarom door het AC de boekingen van de uitkeringslasten gedaan die betrekking kunnen hebben op het voorgaand jaar.
9
WW/BWNU Algemeen 1. 2. 3.
Voorziening bepalen Bestedingen Vrijval 4. Voor elke uitkering wordt door het AC een bedrag - een voorziening van de vermoedelijke kosten – gereserveerd. De voorziening wordt door het AC berekend aan de hand van salarisgegevens uit SAP en de toekennings- of beschikkingsbesluiten van het UWV. Omdat de berekende voorziening regelmatig niet compleet wordt opgesoupeerd door de ex-werknemer, wordt van de uitkomst van de berekening 90% opgenomen door het AC als voorziening. 5. Aan de hand van de bestanden van het UWV en de overzichten van RAET waarop de uitkeringslasten staan vermeld, worden maandelijks door het AC de bestedingen opgenomen in een bestand waarin ook de voorzieningen zijn opgenomen. Dit bestand bestaat uit: de persoonsgegevens van de uitkeringsgerechtigden de te belasten eenheden met bijbehorende kostenplaatsen of WBS-elementen de opgenomen voorziening. De WW/BWNU en de wachtgelden zijn in dit overzicht opgenomen. Na de maandelijkse verwerking van de bestedingen door het AC gaat een mutatie opdracht naar de FA/Grootboek voor registratie in SAP Fico, zodat de verdeling door de FA naar faculteiten of eenheden kan plaatsvinden. 6. Vrijval vindt plaats wanneer na het verstrijken van de uitkeringstermijn of bij voortijdige beëindiging van de uitkering de bepaalde voorziening nog niet volledig is uitgeput. Het AC/FA zorgt ervoor dat het vrijgevallen deel van de besteding terugkomt bij de betreffende faculteit of eenheid.
De gegevens worden altijd een maand later verwerkt door het AC, omdat de bestanden van het UWV en RAET niet eerder beschikbaar zijn. Dus bijvoorbeeld de gegevens van juli worden in augustus door het AC aan de betreffende faculteit of eenheid doorgegeven. Financiële verantwoording overige uitkeringen (ZW en WAZO) In deze procedurebeschrijvingen zijn de controles op de uitkeringen ZW en WAZO beschreven. Voor deze uitkeringen wordt door het AC geen voorziening gemaakt. Na controle door het AC van de gegevens vindt de financiële doorboeking plaats van de bedragen.
10
Contactgegevens: Eenheid/organisatie AC FGW FMG FDR FEB FNWI GDE ACTA ProActief UWV RAET Loyalis
Naam Pieter Bien Reinaud Kooke Doerte Fischer Berry Bekkers Frank Schoonveld Bernadette Clemens Peter Scholts Ettie Jaspers Jose Koster Ryan van Bussel Francesco Simons Dhr. R. Nijhuis Joost Rijnja
Contactadressen: UvA t.a.v. PSA/uitkeringenadministratie ProActief UWV RAET Loyalis
Telefoon 020-5255959 020-5255323 020-5253822 020-5255176 020-5253482 020-5254121 020-5257809 020-5253518 020-5980632 020-5256670 06-22195562 0252-242700 06-53250437
e-mail
[email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected]
Postbus 233, 1000 AE Amsterdam Roetersstraat 25, 1018 WB Amsterdam Dhr. F. Simons, Postbus 71, 1800 BD Alkmaar Postbus 44,2010 AA Noordwijkerhout Postbus 4897, 6401 JR Heerlen
Overige contactgegevens: UWV Servicedesk ERD&WW contactpersonen Hans Huizinga 050-750 5001 Harwin IJbema 050-750 5002 Gabor Kaffan 050-750 5004 Onno Kooy 050-750 5043 Rinze Tijsma 050-750 5060 Erik Harmsen (manager) 050-750 5618 UWV Servicedesk ERD&WW postadres Postbus 11154, 9700 CJ Groningen UWV Bij vragen WIA betaalsituaties (facturen) contactpersonen Rob Mager en Dianne van Esch 045-5702445 UWV (WIA zaken) Postbus 69254, 1060 CH Amsterdam UWV Werkgeversdesk 0900-92 95 (zie ook www.uwv.nl) UWV Werknemersdesk 0900-92 94 (zie ook www.uwv.nl) UWV Deskundigenoordeel Postbus 69254, 1060 CH Amsterdam Overige gegevens te gebruiken bij UWV-zaken: UvA adressering AC/PSA uitkeringenadministratie Postbus 233, 1000 AE Amsterdam UvA centraal bankrekeningnummer 5030111 UvA loonheffingnummer 003240782L04 UvA aansluitnummer 042000005500017
11
