EEN NIEUW ADMINISTRATIEF CENTRUM IN HERENT

EEN NIEUW ADMINISTRATIEF CENTRUM IN HERENT

EEN NIEUW ADMINISTRATIEF CENTRUM IN HERENT (NAC)

Het gemeentehuis gelegen aan de Wilselsesteenweg 28 is complex en weinig functioneel ingericht. Dat maakt de dienstverlening voor de bevolking niet gemakkelijk. Twee oude onderwijzerswoningen werden gaandeweg verbouwd tot administratieve werkruimtes. De vele trappen en smalle gangen vormen dan ook het spreekwoordelijke ‘doolhof’. Dit is een nog moeilijk te verdedigen situatie naar onthaal van en toegankelijkheid voor de bevolking en dan vooral voor personen met een handicap. Bij de verbouwing in de jaren ’90 van de oude gemeenteschoollokalen tot cultureel centrum en kantoorruimtes kregen de administratieve diensten wat ademruimte. Doch na enkele jaren blijkt ook deze ruimte onvoldoende. Het gemeentehuis zelf maar ook de nieuwe kantoren boven het gemeenschapscentrum De Wildeman kampen met een ernstig ruimtegebrek door het steeds maar groeiende takenpakket dat de lokale besturen moeten verwerken en het daarvoor nodige personeelsbestand. Het gemeentehuis kan dan ook geen degelijke en een aan hedendaagse normen aangepaste huisvesting meer bieden voor alle administratieve diensten. Een aantal ruimten is beperkt in oppervlakte en er is eveneens een groot tekort aan vergaderaccommodatie. Bovendien is momenteel een aantal gemeentelijke diensten ondergebracht op verschillende locaties ( loods, technische dienst - uitvoering, sport- en jeugddienst, bibliotheek ), hetgeen een efficiënte samenwerking niet bevordert. Een aantal van deze locaties is niet optimaal bruikbaar en is dringend aan vernieuwing toe. Een centralisatie van de gemeentelijke diensten is dan ook meer dan noodzakelijk. De archiefruimte op de zolder barst uit zijn voegen, waardoor meer en meer in de diensten zelf moet worden geklasseerd. Bovendien beantwoordt deze werkruimte niet aan de huidige welzijnsnormen voor het personeel. Het archief is eveneens dringend aan herlocalisatie toe. De ruimte voor de lokale politie is te klein en voldoet niet aan de ARAB-normen. In het gemeentehuis ontbreekt een refter voor het personeel. Een politiek-ambtelijke stuurgroep besprak in de loop van 2003-2004 de huisvestingsproblematiek van de gemeentediensten. Een regelmatige terugkoppeling van deze besprekingen naar de diensthoofdenvergadering zorgde voor een bevraging van de diensten omtrent voorstellen tot inrichting. Ook de arbeidsgeneesheer wees regelmatig op het nijpende probleem van de krappe huisvesting, zowel algemeen maar ook n.a.v. individuele probleemmeldingen en bij individuele geneeskundige onderzoeken van de personeelsleden. Op 13 oktober 2003 gaf het college van burgemeester en schepenen het principiële startschot voor een nieuw gebouw in de Spoorwegstraat.

Nieuw Administratief Centrum Herent

1

Nieuw Administratief Centrum waarin wordt gestreefd naar een maximale dienstverlening en toegankelijkheid

In het Nieuw Administratief Centrum waarin wordt gestreefd naar een maximale dienstverlening en toegankelijkheid, worden de verschillende gemeentediensten ondergebracht, maar ook andere diensten, nl. politie, Sociaal Huis ( OCMW ), PWA. Er wordt gestreefd naar een betere samenwerking tussen en integratie van gemeentediensten en Sociaal Huis. Dit alles levert zeker een meerwaarde voor de Herentse bevolking. Het Nieuw Administratief Centrum wordt gebouwd in een logisch doordacht geheel, met duidelijke informatie- en communicatielijnen. Er komt een uitgebreid centraal georganiseerd onthaal. Een degelijke informatie- en communicatiefunctie kan worden uitgebouwd, zodat een uitgebreidere dienstverlening aan de bevolking mogelijk wordt. Een éénloketfunctie verhoogt de toegankelijkheid van de administratieve diensten voor de bevolking. Deze éénloketfunctie wordt zo uitgebouwd - zowel wat de dienstverlening gebaseerd op een doordachte ICT-organisatie betreft, als de kwantiteit en kwaliteit van personeel - dat de diensten in hun werkzaamheden niet worden gestoord en dat de eerstelijnsopvang aan dit ‘éénloket’ wordt georganiseerd. De dienstverlening inzake dossierbehandeling kan zo gevoelig worden verbeterd tegenover de huidige situatie.

Verbouwing bestaand gemeentehuis

Het huidige gemeentehuis kan nadien worden uitgebouwd voor socio-culturele evenementen binnen het gemeenschapscentrum en de bibliotheek. Een ruimer aanbod van vergaderlokalen komt tegemoet aan de dringende vraag van de Herentse verenigingen. Ook meer en geschiktere repetitieruimte is een vraag die leeft bij een aantal verenigingen.


2

Traject 2004 - 2009

Gemeenteraad 12 oktober 2004 Bouw in fases van bijkomende gemeentegebouwen in de Spoorwegstraat, aanpalend aan de gemeentelijke loods voor de technische diensten en het milieupark, financiering met projectbeheer Aanvankelijk werd gekozen om te werken met financiering met projectbijstand. Projectbijstand geeft een meerwaarde op het gebied van projectbewaking, zowel op technisch als op financieel vlak, als naar bewaking van de uitvoeringstermijnen toe. De financieringsinrichting neemt een deel van de administratieve taken op zich, in overleg met de gemeente en adviseert de gemeente. Het werken met financiering met projectbijstand zorgt eveneens voor administratieve vereenvoudiging. Alle fasen van het bouwproject worden deskundig (financieel en technisch) begeleid, wat de kwaliteit en de snelheid van de uitvoering ten goede komt. Het bestek voor deze financiering met projectbeheer voor de realisatie van bijkomende gemeentegebouwen voorzag een indicatieve raming van € 5.500.000 + de kosten van het projectbeheer.

Gemeenteraad 14 maart 2006 Bouw nieuw administratief centrum, principe publiek-private samenwerking, toewijzing projectbegeleiding PPS Ondertussen liep ook de procedure voor de bouw van een nieuw sportcentrum. Op 14 december 2004 keurde de gemeenteraad het bestek voor de projectbegeleiding van het PPS-project voor de conceptie, bouw en exploitatie van een nieuw zwembad en sporthal goed. Het nieuwe sportcomplex en het nieuwe administratieve centrum worden gepland in de onmiddellijke omgeving van elkaar en daarom is het aangewezen te zoeken naar synergieën tussen beide projecten. Die synergieën kunnen er onder meer in bestaan dat dezelfde aannemers zowel het zwembad als het administratieve centrum zouden bouwen. In het goedgekeurde bestek voor het sportcomplex werd de mogelijkheid opgenomen dat er ook een publiek-private samenwerking voor het nieuwe administratieve centrum zou kunnen worden gesloten. Uiteindelijk werd besloten om de financiering met projectbeheer te verlaten en te opteren voor een formule van publiek-private samenwerking. Het raadsbesluit van 12 oktober 2004 werd aangepast. Er werd gekozen voor de oprichting van een nieuw administratief centrum onder de formule van een publiek-private samenwerking (PPS) aan de Spoorwegstraat.

Gemeenteraad 13 juni 2006 In de gemeenteraadszitting van 13 juni 2006 werd het selectiedossier voor de overheidsopdracht voor de conceptie, de bouw, de financiering en de exploitatie van een nieuw administratief centrum met inbegrip van organisatieadvies, informatica-uitrusting en meubilering goedgekeurd. Eveneens werd het lastenboek voor de overheidsopdracht voor de conceptie, de bouw, de financiering en de exploitatie van een nieuw administratief centrum met inbegrip van organisatieadvies, informatica-uitrusting en meubilering goedgekeurd. Nieuw Administratief Centrum Herent

3

Publicatie De opdracht werd bekend gemaakt in het Europees Publicatieblad; zes aanvragen tot deelneming werden ingediend. Vijf gegadigden werden geselecteerd aan wie het bestek werd toegezonden. Drie gegadigden hebben een offerte ingediend.

College 14 juli 2008 De drie gegadigden werd gevraagd om hun project toe te lichten. Daarna werden onderhandelingen gevoerd op basis van de offerte, de presentatie en de antwoorden op de vragen. De verschillende offertes werden met elkaar vergeleken op basis van de gunningscriteria van het bestek. Het college van burgemeester en schepenen nam op 14 juli 2008 een beslissing inzake de gunning van de overheidsopdracht voor de conceptie, de bouw, de financiering en de exploitatie van een nieuw administratief centrum met inbegrip van organisatieadvies, informatica-uitrusting en meubilering. De opdracht werd gegund aan S&R: Vanhout & EGTA (Aannemers), Martens & Artabel (architecten), Cegelec – Lotec (technieken), Deloitte & Cipal (organisatieadvies en informatica), Dexia (kredietinstelling), Faceo & Innopa (exploitatie).

Opmaak van een vlekkenplan. In het oorspronkelijke bouwprogramma was een raming van de benodigde oppervlakte opgenomen voor de gemeentediensten, het OCMW en de politiediensten. Tijdens de besprekingen met de politiezone HerKo bleek dat de oppervlakte opgenomen in het oorspronkelijke programma, gebaseerd op het normenboek voor politiegebouwen, te ruim bemeten was. Een nieuwe raming voor de politiediensten werd opgemaakt. Daaruit bleek dat een deel van de voorziene oppervlakte in het programma van eisen vrijkwam voor andere diensten. Eveneens tijdens de besprekingen met het OCMW bleek dat de lokalen voor groepswerking en voor de tweedehandswinkel niet moesten worden ingericht in het nieuwe administratieve centrum. Daardoor kwam een deel van de voorziene oppervlakte in het programma van eisen vrij voor andere diensten. Ook bleek een huisbewaarderverblijf niet echt noodzakelijk aangezien een selectief toegangscontrolesysteem was opgenomen. In het oorspronkelijke bouwprogramma was ook de verhuizing van de vrijetijdsdiensten (jeugd, sport, cultuur en bibliotheek) niet opgenomen. Door de vrijetijdsdiensten mee te verhuizen naar het nieuw administratief centrum wordt het globale aanbod van dienstverlening aan de bevolking toegankelijker, wordt de samenwerking tussen de verschillende diensten bevorderd hetgeen uiteindelijk de globale dienstverlening voor de bevolking ten goede komt. Er moest dan ook worden nagegaan of er voldoende ruimte beschikbaar was om de verhuizing van deze vrijetijdsdiensten toe te laten. De ontwerper heeft dan op vraag van het college en op basis van de nieuwe ontwikkelingen een voorstel uitgewerkt voor de globale plaatsing van de verschillende diensten binnen het nieuw administratief centrum, het zgn. voorstel van vlekkenplan.

College 27 oktober 2008 Het college keurde op 27 oktober 2008 het vlekkenplan voor het nieuw administratief centrum goed. De bijhorende raming werd vastgelegd voor een totaal bedrag van € 12.155.985,48 excl. herziening, erelonen en btw.


4

Gemeenteraad 18 november 2008 De gemeenteraad keurde op 18 november 2008 een aangepast programma van eisen goed waarin het huisbewaarderverblijf werd geschrapt en de vrijetijdsdiensten (jeugd, sport, cultuur en bibliotheek) werden opgenomen in het nieuwe administratieve centrum.

Politieraad 19 februari 2009 Op 19 februari 2009 besliste de politieraad principieel om mee te verhuizen naar het NAC en daarvoor een huurovereenkomst af te sluiten.

Plaatsbezoeken Tijdens de hele voorgaande periode brachten afgevaardigden van het college en de administratie diverse plaatsbezoeken aan recente verwezenlijkingen o.a. in Kortenberg, Steenokkerzeel, Leuven, Kortessem ... . Ook werd een uitgebreid bezoek gebracht aan het nieuwe administratieve centrum van Zoersel, waar gemeente- en OCMW-diensten geïntegreerd samenwerken.

Organisatieanalyse Op 9 juni 2008 besloot het college opdracht te geven aan het gemeentelijke managementteam de BOEG, om te beginnen met de opmaak van de organisatieanalyse. Deze organisatieanalyse moest worden beschouwd als een voorbereiding van het organisatieadvies dat richtinggevend moet zijn bij de inrichting van het NAC. Bij de opmaak van deze organisatieanalyse moet worden rekening gehouden met het programma van eisen dat deel uitmaakt van het lastenboek, zoals het werd goedgekeurd door de gemeenteraad in zitting van 13 juni 2006. Meer specifiek stelt het lastenboek de volgende uitgangspunten voorop: ● de gemeente Herent wil alle gemeentediensten op één plaats centraliseren; ● op termijn zullen de administraties van de gemeente Herent, het OCMW samen met het hoofdkantoor en het wijkkantoor voor Herent van de politiezone HerKo kunnen worden geïntegreerd; ● het globale aanbod van dienstverlening aan de bevolking zal daardoor toegankelijker worden; ● het samenvoegen van diensten en dienstverleningen voor de inwoners heeft naast een schaalvergrotend effect ook het voordeel dat een aantal diensten kunnen worden samengevoegd of meer en beter geïntegreerd kunnen samenwerken, o.a. personeelsdienst, financiële dienst, ICT, onthaal en informatie, onderhouds- en technische diensten voornamelijk m.b.t. beheer van de gebouwen; ● bepaalde lokalen kunnen gemeenschappelijk worden gebruikt: refter, keuken, sanitair, kleedkamers en EHBO, vergaderlokalen en raadzaal, inkom, onthaal, lift en trappenhal, parkeervoorzieningen. Het lastenboek stelt ook het volgende voorop: ● het ontwerp en de reorganisatie moeten op elkaar worden afgestemd; ● er moet voldoende aandacht worden besteed aan de flexibiliteit van de infrastructuur zodat wijzigingen in het personeelsbestand in de toekomst kunnen worden opgevangen. Inzake het organisatieadvies bepaalt het lastenboek: ● de gemeente Herent streeft een modern en transparant bestuursmodel na waarbij respect voor de inwoners en hun omgeving centraal staat; ● de gemeente Herent wil haar administratie reorganiseren en daarbij aansluitend de werkomgeving aanpassen aan een hedendaagse, moderne manier van werken. De nieuwbouw en de reorganisatie moeten bijgevolg maximaal op elkaar worden afgestemd.


5

Het programma van eisen had dus reeds heel wat uitgangspunten en principes vastgelegd. Het college besliste dat het organisatieadvies wordt opgemaakt aan de hand van het principiële uitgangspunt dat het lokale bestuur voor de burger een kwaliteitsvolle en transparante dienstverlening verzorgt, met een maximale toegankelijkheid tot alle vormen van dienstverlening. De organisatieanalyse wordt onder begeleiding van de BOEG opgemaakt, op basis van een probleemanalyse van de hele organisatie en van alle diensten, waardoor de actieve medewerking van alle diensten vereist is, met inbegrip van de diensten die niet voorkwamen in het programma van eisen, maar ook op basis van een actieve medewerking vanaf de aanvang van de werkzaamheden van de organisatieanalyse van het OCMW en HerKo. Daartoe moet aandacht gaan naar een geïntegreerde benadering van de werkzaamheden over de grenzen van de organisaties (gemeente, OCMW, HerKo) heen. Twee belangrijke uitgangspunten stonden voorop: Enerzijds is er het streven naar een moderne organisatie en werkomgeving, een moderne ICTuitbouw en -ondersteuning, met een voortdurende vorming van de medewerkers, in een administratief centrum dat aangepast is aan de hedendaagse dienstverleningsnormen en dat een kwaliteitsvolle dienstverlening alleen maar ten goede kan komen; en anderzijds kunnen een eerstelijnsonthaal dat de toegankelijkheid ook inzake infrastructuur maximale aandacht geeft; een eenduidige interne en externe communicatie ondersteund door een elektronisch loket / eenloket, en een aangename en moderne werkomgeving voor alle medewerkers, de dienstverlening aan de Herentse burger volgens erkende kwaliteitsnormen laten verlopen. Op 30 juni 2008 beraadslaagde het college nog over een aantal deelaspecten van het NACdossier. Zo werd principieel beslist te streven naar de volledige integratie van de gemeente- en OCMW-diensten waar dit mogelijk is: één personeelsdienst, één onthaal, één secretariaat, één financiële dienst, één technische dienst, één informatiedienst.… Binnen de organisatorische analyse moest worden nagegaan of de voorgenomen verhuizing van de vrijetijdsdiensten (cultuur, sport, jeugd en bibliotheek) – met behoud van de eventueel nodige antennes in het huidige gemeentehuis – op basis van de te berekenen volumes financieel haalbaar is. Ook moest de mogelijkheid worden onderzocht om voor zowel het NAC als het NSC van slechts 1 keuken gebruik te kunnen maken indien deze kwalitatief en kwantitatief voldoet, rekening houdende met de kostprijs.

Ondertekening overeenkomst 19 mei 2009 Op 19 mei 2009 werd in het gemeentehuis de overeenkomst voor de bouw van het nieuwe administratief centrum ondertekend door de afgevaardigden van het gemeentebestuur en de NV NAC HERENT.

Start van de werken De werken zijn gestart in oktober 2009. Het gebouw wordt in gebruik genomen in het voorjaar van 2011.


6

Ruimtelijke situering

De bouw van het Nieuwe Administratieve Centrum op een vrijliggend terrein, dat eigendom is van de gemeente Herent, wordt mogelijk gemaakt door het gemeentelijk ruimtelijk structuurplan, goedgekeurd bij ministerieel besluit d.d. 29.06.2004. Dat plan bepaalt dat een ruimtelijk uitvoeringsplan wordt opgemaakt voor de ontwikkeling van het woonuitbreidingsgebied met centrumfuncties aan het station, o.a. socio-culturele functies, sport en recreatie, dienstverlening, woonprojecten met het behoud van een groene as naar de Mollekensberg. Het terrein is gelegen langs de Spoorwegstraat, grenzend aan de gemeentelijke loods voor de technische diensten en het gemeentelijke milieupark. In de nabijheid ligt een parking uitgerust door de NMBS alsmede de vernieuwde infrastructuur in de stationsomgeving, de doorgetrokken spoorwegtunnel en de aanwezige fiets- en voetpaden. Deze locatie laat toe verschillende gemeentelijke diensten te centraliseren. Ook kunnen de verschillende gemeentelijke diensten gemeenschappelijk gebruik maken van lokalen zoals refter, archief, vergaderlokalen, parkeergelegenheid …. Het samenvoegen van de diensten en dienstverleningen voor de burger heeft, naast het schaalvergrotende effect, het voordeel dat meer geïntegreerd samengewerkt kan worden. Deze locatie laat toe dat de administratie van de technische diensten hier volledig kan worden ondergebracht, zodat de werking optimaal kan verlopen. Ook op andere nieuwe ontwikkelingen op gebied van ruimtelijke ordening in de gemeente moet worden gewezen: de ontwikkeling van de Henkelsite, stationsomgeving, Molenveld …De nieuw op te richten gemeentelijke gebouwen kunnen bij deze andere vernieuwingsprojecten aansluiten. De gemeenteraad stelde op 13 mei 2008 het RUP-Molenveld, omvattende de toelichtingsnota, de stedenbouwkundige voorschriften, het plan met de bestaande feitelijke toestand, het plan met de bestaande juridische toestand en het plan van de grafische toestand, definitief vast.


7

Globale visienota

Zowel de OCMW-raad (op 6 januari 2009) als de gemeenteraad (op 13 januari 2009) hebben eenzelfde globale visie op de uitbouw van het NAC goedgekeurd. Deze tekst wordt als bijlage toegevoegd. Het college heeft op 30 maart 2009 nog een aantal verfijningen goedgekeurd in uitvoering van de globale visienota. Alle vormen van dienstverlening van het lokale bestuur van Herent worden opgelijst in een productencatalogus. De definiëring van de producten zal duidelijk maken welke dienstverlening aan het centrale algemene onthaal wordt geleverd en welke dienstverlening meer gespecialiseerd is en dan ook in de diensten zelf wordt afgehandeld. Voor de dienstverlening in de diensten zelf kan een beperkte onthaalruimte worden ingericht (balie, bureau ... ) zodat een bezoeker zich niet noodzakelijk doorheen de hele dienst moet begeven. In de kelder wordt een ruimte in ruwbouw opgetrokken waar eventueel de keuken van het OCMW kan komen, met een minimaal aantal voorzieningen (o.a. afloop, verluchting ... ). Het centrale algemene onthaal wordt verder verschoven in de inkomhal; de onthaalbalie wordt dus een eiland. De hoek links vooraan wordt dan een ruime wacht- en ontvangstruimte, gezellig aangekleed met een leeshoek met kranten en tijdschriften, een koffiehoek. De bespreekboxen kunnen anders worden geschikt. De boxen achter de trap kunnen worden aangewend voor de meer privacygebonden aangelegenheden. Geen enkele bespreekbox kan permanent worden gereserveerd door een bepaalde dienst of voor een bepaalde activiteit.


8

Informatie en communicatie

Informatie voor de personeelsleden Op 28 en 29 januari 2009 gingen informatievergaderingen door voor de personeelsleden van de gemeente. Er werd toelichting gegeven bij de plannen, bij de voorgestelde indeling en bij de door beide raden goedgekeurde globale visie. In het Sociaal Huis wordt regelmatig in het werkoverleg informatie gegeven over de stand van zaken.

Informatie voor de raadsleden Buiten de formele beslissingen die de raden moeten nemen, worden zij maandelijks tijdens de vergaderingen op de hoogte gebracht van de stand van zaken. Tijdens een vergadering van de verzamelde gemeenteraadscommissies op 6 mei 2009, waarop ook de OCMW – raadsleden waren uitgenodigd, gaf een afvaardiging van de bouwgroep NV NAC HERENT een toelichting bij het project.

Informatie voor de adviesraden en beheersorganen Een afvaardiging van het college en van de administratie gaf op 11 juni 2009 een toelichting over het NAC – project voor een delegatie van alle adviesraden en beheersorganen van de gemeente Herent.

Informatie voor de bevolking Op 8 juni 2009 werd een persontmoeting georganiseerd. Er wordt ook een informatie- en communicatieplan opgemaakt ; langs verschillende kanalen zal de bevolking op de hoogte worden gehouden van de vordering van de werkzaamheden ( Infokrant, webstek, pers, ... ).


9

Stuurgroep

Een NAC-projectstuurgroep volgt het hele project op. Die bestaat uit :

schepen van openbare werken Arlette Caes, schepen en OCMW-voorzitter Marleen Pattyn, schepen van ICT Jo De Clercq, Herman Artois, gemeentesecretaris, Norbert Van Nerum, industrieel ingenieur – diensthoofd Technische Diensten, Jos Nys, industrieel ingenieur bouwkunde, Pascal De Geyter, beleidsmedewerker ICT, Walter Endels, korpschef HerKo, Dirk Billen, OCMW-secretaris, Roel Seurs, beleidsmedewerker Sociaal Huis.

Deze NAC-projectstuurgroep moet via vaste vergadermomenten het hele NAC-traject bewaken, de rapportage vanuit de werkgroepen opvolgen en instaan voor de terugkoppeling naar het college, het vast bureau en het politiecollege.


10

EEN NIEUW ADMINISTRATIEF CENTRUM IN HERENT

Recommend Documents