Actuariële en Bedrijfstechnische Nota

Stichting Pensioenfonds Forbo

Actuariële en Bedrijfstechnische Nota

1 oktober 2015 Dit document heeft 150 pagina’s ABTN SPF V7.0

Stichting Pensioenfonds Forbo ABTN 1 oktober 2015

Documentbeheer en goedkeuring Versiebeheer Versie

Auteur

Datum

V1.0

KPMG

1 november 2010 20 juli 2011

V1.1

KPMG

V1.2

Bestuur SPF

1 december 2011

V1.3 V 2.0

Bestuur SPF Bestuur SPF

1 mei 2012 14 mei 2013

V3.0

Bestuur SPF

14 februari 2014

V3.0

Bestuur SPF

14 maart 2014

V4.0 V5.0 V5.0

Bestuur SPF Bestuur SPF Bestuur SPF

December 2014 16 januari 2015 13 februari 2015

V6.0 V7.0

TW Bestuur SPF/TW

16 juni 2015 28 september 2015

Revisie Herijkte versie Herijking ABTN (oa. opmerkingen certificerend en adviserend actuaris verwerkt Aanpassingen doorgevoerd (naar opmerkingen adviserend actuaris dd. 20-092011) Toevoeging Crisisplan Herijking ABTN i.v.m. nieuwe pensioenregeling en nieuwe ALM studie. Herijking ABTN ivm Code Pensioenfondsen en Wvbp Opmerkingen bestuursvergadering 7 maart 2014 verwerkt Toevoeging ANW-hiaatpensioen Verwerking opmerkingen visitatie en DNB Wijzigingen in bestuursvergadering geaccepteerd Verwerking aangepaste FTK Verwerking Investment beliefs, integriteitsbeleid, haalbaarheidstoets, risicohouding en wijziging premiebeleid

Dit document is beoordeeld door 1 2 3 4

Beoordelaar Herman Mak Ton Keetlaer Daniëlle Uitvlugt Rob Schilder

Datum beoordeling 28 september 2015 28 september 2015 28 september 2015 28 september 2015

Dit document is goedgekeurd door 1 2 3 4 5 6 7

Naam Herman Mak Marcel Bults Gerrit Mol Ton Keetlaer Daniëlle Uitvlugt Ben Soppe Jan Verbakel

ABTN_V7 0 01-10-2015 TW en DU schoon.docx

Datum goedkeuring 29 september 2015 29 september 2015 29 september 2015 29 september 2015 29 september 2015 29 september 2015 29 september 2015

i


Inhoudsopgave 1

Inleiding

1

2

Missie, visie en strategie en doelstellingen

2

Belanghebbenden 2.1.1 Missie 2.1.2 Visie 2.1.3 Strategie 2.1.4 Doelstelling

2 2 2 2 3

3

Organisatie, beheer en interne controle

4

3.1 3.1.1 3.1.2 3.1.3 3.1.4 3.1.5 3.1.6 3.1.7 3.1.8 3.2 3.3 3.3.1 3.4 3.5 3.5.1 3.5.2 3.5.3 3.5.4 3.5.5 3.5.6 3.5.7 3.5.8 3.5.9 3.6

Organisatie pensioenfonds Algemeen bestuur Dagelijks bestuur Beleggingscommissie Communicatiecommissie Bestuurssecretariaat Intern Toezicht Verantwoordingsorgaan Compliance Officer Uitbesteding van werkzaamheden Beheersmaatregelen en interne controle Specifieke interne controles Communicatie Integriteit, belangenverstrengeling en gedragscode Integriteit Integriteitsbeleid Doel integriteitbeleid Analyse Beheersmaatregelen per integriteitsrisico Implementatie beheersmaatregelen en monitoring Controleactiviteiten beheersmaatregelen Rapportage Bewustwording Klachtenregeling

4 4 5 5 6 6 6 7 7 7 8 9 10 10 11 11 11 11 12 13 13 13 13 14

4

Risicohouding, haalbaarheidstoets en aanvangshaalbaarheidstoets

15

4.1.1 4.1.2 4.1.3

Risicohouding Haalbaarheidstoets en aanvangshaalbaarheidstoets Procedure voor de uitvoering, vaststelling en verantwoording van de haalbaarheidstoets


15 15 17 ii


4.1.4

Vereist eigen vermogen en minimaal vereist eigen vermogen

17

5

Pensioenregelingen

18

5.1 5.2 5.3 5.3.1

18 18 18

5.3.2

Aangesloten ondernemingen Deelnemerschap De inhoud van de pensioenregelingen De pensioenregeling voor Forbo Flooring, Forbo-Novilon en Forbo Eurocol Nederland voor deelnemers die 1 januari 2005 jonger waren dan 55 jaar of op of na 1 januari 2015 deelnemer zijn geworden Pensioenspaarregeling Forbo Flooring

6

Herverzekering

21

7

Voorzieningen, reserves en eigen vermogen

22

7.1 7.2 7.3 7.4 7.5

Voorziening pensioenverplichtingen Toereikendheid voorziening pensioenverplichtingen Dekkingsgraad Stichtingskapitaal en overige reserves Bestemmingsfonds premiedepot

22 25 25 26 26

8

Beleggingsbeleid

27

8.1 8.1.1 8.1.2 8.2 8.2.1 8.2.2

Investment Beliefs Inleiding Investment Beliefs Het strategisch beleggingsbeleid Beleggingsdoelstelling Samenstelling strategische beleggingsportefeuille en tactische bandbreedtes Opzet en uitvoering vermogensbeheeractiviteiten Structuur vermogensbeheer Risicometing en -beheersing Sturen op risico Randvoorwaarden Matching portefeuille Randvoorwaarden Return portefeuille Randvoorwaarden Liquide Middelen Derivaten Valuta Securities Lending Kredietrisico Resultaatsevaluatie Waarderingsgrondslag Belegging van het premiedepot

27 27 27 29 29

8.3 8.4 8.5 8.5.1 8.5.2 8.5.3 8.5.4 8.5.5 8.5.6 8.5.7 8.5.8 8.6 8.7 8.8


19 20

29 31 31 32 32 33 33 34 34 34 34 35 35 35 36

iii


9

Premiebeleid

37

9.1 9.2 9.3 9.4 9.5 9.6 9.7 9.8

Actuarieel kostendekkende premie Gedempte actuarieel kostendekkende premie Vaste bijdrage onderneming Deelnemersbijdrage Totale feitelijke premie Benodigde premie Premiedepot Deelnemerspremie ANW-hiaatpensioen

37 37 38 38 38 38 39 39

10

Financiële sturingsmiddelen

40

10.1 10.2 10.3 10.4 10.5 10.6

Premiebeleid Beleggingsbeleid Toeslagbeleid Beperking pensioenopbouw pensioenregeling Kortingsbeleid Noodclausule

40 40 40 42 42 43

A

Geschiktheidsplan

44

B

Uitvoeringsovereenkomsten

72

C

Gedragscode

73

D

Verklaring inzake de beleggingsbeginselen

81

E

Handboek Risicomanagement

87

F

Taken en bevoegdheden Compliance Officer

88

G

Crisisplan

93

H

Berekening vereist eigen vermogen

126

I

Uitbestedingsbeleid

132

J

Klachtenregeling

140


iv


1

Inleiding De Stichting Pensioenfonds Forbo (het pensioenfonds) is een ondernemingspensioenfonds zoals bedoeld in artikel 1 van de Pensioenwet. Uit het gestelde in artikel 145 van de Pensioenwet vloeit voort dat een ondernemingspensioenfonds een actuariële en bedrijfstechnische nota (ABTN) dient vast te stellen. De inhoud van deze ABTN dient zodanig te zijn, dat De Nederlandsche Bank tot een oordeel kan komen over de wijze waarop wordt voldaan aan het bepaalde bij of krachtens de artikelen 25, 95, 126 tot en met 137 en 143 van de Pensioenwet. Deze ABTN geldt vanaf 1 juli 2015 en is tijdens de bestuursvergadering van 25 juni 2015 door het bestuur vastgesteld en ter advies aan het verantwoordingsorgaan voorgelegd. De ABTN beschrijft de per 1 januari 2015 geldende regelingen, zoals deze in beheer zijn genomen op verzoek van de deelnemende vennootschappen. Daarmee vervangt de ABTN alle voorgaande nota´s. Deze ABTN is op onderdelen gewijzigd per 1 oktober 2015 naar aanleiding van veranderingen met betrekking tot premiebeleid, haalbaarheidstoets, integriteitsbeleid, investment beliefs en risicohouding. De ABTN is per email aan het verantwoordingsorgaan ter advies voorgelegd.


1


2

Missie, visie en strategie en doelstellingen Belanghebbenden Het pensioenfonds heeft in de uitvoeringsovereenkomst met de aangesloten werkgevers afspraken gemaakt over de financiering van de pensioenovereenkomst. Het bestuur heeft daarmee in de zin van deze ABTN de volgende belanghebbenden: a

de actieve deelnemers;

b

de gewezen deelnemers;

c

de pensioengerechtigden;

d

de overige aanspraakgerechtigden als gewezen partners;

e

de aangesloten werkgevers.

2.1.1 Missie Het pensioenfonds heeft als missie om onze deelnemers met een goed gevoel met pensioen te laten gaan en onze pensioengerechtigden met een goed gevoel met pensioen te laten zijn. Het doel van het pensioenfonds is het uitvoeren van de pensioenregeling, zoals overeengekomen met de sociale partners. Hiertoe zal het pensioenfonds de ingelegde gelden beheren als goed huisvader met een zo hoog mogelijk rendement tegen een verantwoord risico. Heldere en transparante communicatie naar de deelnemers vormt hierbij een integraal onderdeel.

2.1.2 Visie Het pensioenfonds voert de afgesloten pensioenovereenkomsten in letter en geest uit op correcte en transparante wijze, en wel zodanig dat de toegezegde pensioenen tijdig worden uitgekeerd. Behoud van koopkracht wordt hierbij nagestreefd.

2.1.3 Strategie Het pensioenfonds stelt de (gewezen) deelnemers en pensioengerechtigden centraal. Dit komt vooral tot uitdrukking in de aandacht voor communicatie, de mate van transparantie en de reële verwachtingen die het pensioenfonds bij deelnemers probeert te wekken. Vooral de communicatie is belangrijk voor het pensioenfonds. De communicatie naar de (gewezen) deelnemers en pensioengerechtigden moet zorgen voor betrokkenheid bij het pensioenfonds en de kennis vergroten over pensioenen en de pensioenregeling. Vanuit het besef dat betrouwbaarheid, kwaliteit, service en transparantie de basis vormen van onze dienstverlening, willen wij letterlijk en figuurlijk dicht bij onze klanten en midden in de branche staan.


2


2.1.4 Doelstelling De voornaamste (financiële) doelstellingen van het Pensioenfonds zijn:



het waarborgen van de opbouw van de pensioenaanspraken overeenkomstig de in het reglement vastgelegde bepalingen



het minimaliseren van de kansen op een dekkings- en reservetekort, alsmede van de mate van dekkings- en reservetekort



het op verantwoorde en prudente wijze streven naar beleggingsrendement passend bij de risicohouding (zie hoofdstuk 4)



zorgen voor betrokkenheid bij het pensioenfonds en de kennis van de (gewezen) deelnemers en pensioengerechtigden vergroten over de pensioenregeling en pensioenen middels de communicatie


3


3

Organisatie, beheer en interne controle 3.1

Organisatie pensioenfonds

Figuur 1: Organisatie-inrichting Pensioenfonds Forbo

In de navolgende paragrafen worden de verschillende gremia nader beschreven. Voor verdere detaillering wordt verwezen naar het document “SPF Organisatie-inrichting V4.0”.

3.1.1

Algemeen bestuur

Het pensioenfonds heeft een paritair bestuursmodel. Het bestuur bestaat uit acht (8) personen, van wie vier (4) leden, de voorzitter inbegrepen, namens de vennootschap door het bestuur worden benoemd en vier (4) leden die gedeeltelijk door de deelnemers en gedeeltelijk door de pensioengerechtigden na voordracht door het bestuur, worden gekozen. Gekozen leden namens de deelnemers of pensioengerechtigden worden benoemd door het bestuur. De bestuursleden benoemen uit hun midden een secretaris en penningmeester. De samenstelling van het bestuur dient te voldoen aan de criteria als vastgelegd in het geschiktheidsplan voor de bestuursleden van het pensioenfonds. Het gestelde in de code pensioenfondsen met betrekking tot diversiteit wordt zoveel mogelijk nagestreefd. Het pensioenfonds wordt in en buiten rechte vertegenwoordigd door twee leden van het bestuur, paritair bepaald. De voorzitter of de secretaris zal ten minste worden gekend in relevante gevallen. Het bestuur legt verantwoording af over het gevoerde beleid en de financiële huishouding in de jaarrekening van het fonds. De jaarrekening wordt in overeenstemming met wettelijke regels gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel en is tevens (op afspraak) ter inzage beschikbaar. Daarnaast wordt een jaarbericht op de website geplaatst.


4


Het bestuur is op de hoogte van de weten regelgeving en de gevolgen daarvan voor het pensioenfonds. Ook bewaakt het bestuur de wijze waarop invulling wordt gegeven aan de weten regelgeving in fondsdocumenten, besluitvormingsprocessen, procedures en de uitvoering. Het bestuur bewaakt dat het pensioenfonds de weten regelgeving en interne regels naleeft (steeds compliant is). Het bestuur heeft gekozen voor een sterke betrokkenheid en actief betrokken bestuursleden. Het bestuur is eindverantwoordelijk en wordt ondersteund door commissies. Binnen het bestuur zijn drie commissies werkzaam, te weten:



Dagelijks bestuur



Beleggingscommissie



Communicatiecommissie

De commissies zijn zoveel mogelijk paritair samengesteld en hebben periodiek overleg. Het bestuur komt minimaal vier keer per jaar bijeen, het verantwoordingsorgaan is bij twee van deze bijeenkomsten aanwezig. 3.1.2

Dagelijks bestuur

Het dagelijks bestuur bestaat uit een delegatie van het bestuur en wordt gevormd door de voorzitter, secretaris, penningmeester en de voorzitters van de beleggingscommissie en communicatiecommissie. . Het dagelijks bestuur heeft de vrijheid om zich te laten adviseren door deskundigen, niet zijnde bestuursleden. Adviserende activiteiten die leiden tot budgettaire uitgaven groter dan EUR 10.000 per jaar dienen door het bestuur te worden goedgekeurd. Het dagelijks bestuur is, verantwoordelijk voor het onderhouden van contacten met DNB en voor uitvoering van de dagelijkse gang van zaken. Het dagelijks bestuur komt minimaal vier keer per jaar bijeen. 3.1.3

Beleggingscommissie

De beleggingscommissie bestaat uit een delegatie van het bestuur en is verantwoordelijk voor het monitoren van, beoordelen van en adviseren over de beleggingsactiviteiten. Daartoe voert zij zelfstandig overleg met de externe vermogensbeheerder en bewaakt de uitvoering van het beleggingsplan door de vermogensbeheerder. Tevens stelt de beleggingscommissie jaarlijks een gedetailleerd beleggingsbeleidsdocument op. Dit beleggingsbeleidsdocument wordt door het bestuur vastgesteld (het bestuur is ultiem verantwoordelijk). Voor het uitvoeren van deze taken heeft de beleggingscommissie een mandaat gekregen vanuit het bestuur en legt zij te nemen besluiten buiten het mandaat, voor aan het bestuur. De beleggingscommissie heeft de vrijheid om zich te laten adviseren door deskundigen, niet zijnde bestuursleden. Adviserende activiteiten die leiden tot budgettaire uitgaven groter dan EUR 10.000 per jaar dienen door het bestuur te worden goedgekeurd. De beleggingscommissie legt verantwoording af door middel van een kwartaal beleggingsperformance rapportage en een jaarlijks voorstel voor het beleggingsbeleid. Dit beleggingsbeleid en de rapportages zijn voor belanghebbenden ter inzage beschikbaar bij de secretaris.


5


De beleggingscommissie komt minimaal zes keer per jaar bijeen, de vermogensbeheerder is minimaal bij vier van deze bijeenkomsten vertegenwoordigd. 3.1.4


De communicatiecommissie bestaat uit een delegatie van het bestuur. De communicatiecommissie heeft de vrijheid om zich te laten adviseren door deskundigen, niet zijnde bestuursleden. Adviserende activiteiten die leiden tot budgettaire uitgaven groter dan EUR 10.000 per jaar dienen door het bestuur te worden goedgekeurd. De communicatiecommissie is belast met de voorbereiding en advisering van het beleid met betrekking tot de communicatie en stelt daartoe jaarlijks een communicatieplan op, dat ter advies wordt voorgelegd aan het VO en daarna ter goedkeuring wordt aangeboden aan het bestuur. De communicatiecommissie meet periodiek maar ten minste één keer per drie jaren de effectiviteit van de ingezette communicatiemiddelen. 3.1.5

Bestuurssecretariaat

Het bestuur wordt ondersteund door een bestuurssecretariaat welke onder andere als taak heeft het faciliteren van bestuursbijeenkomsten, het vastleggen van besluiten en acties en het monitoren van voortgang op afgesproken acties. 3.1.6

Intern Toezicht

Het bestuur draagt zorg voor de organisatie van een transparant intern toezicht met betrekking tot het functioneren van (het bestuur van) het pensioenfonds. Met de uitvoering van het intern toezicht is belast een door het bestuur bij schriftelijk besluit in te stellen visitatiecommissie. De visitatiecommissie bestaat uit drie onafhankelijke door het bestuur te benoemen deskundigen. Het verantwoordingsorgaan heeft het recht een bindende voordracht te doen. Het bestuur is bevoegd de leden van de visitatiecommissie te ontslaan, indien dit naar het oordeel van het bestuur noodzakelijk is en nadat het verantwoordingsorgaan een bindend advies heeft gegeven. Het gestelde in de code pensioenfondsen met betrekking tot diversiteit wordt zoveel mogelijk nagestreefd. De visitatiecommissie heeft als taak het kritisch beoordelen van het functioneren van (het bestuur van) het pensioenfonds zoals gesteld in de Code Pensioenfondsen. De visitatiecommissie beoordeelt en rapporteert één keer per jaar vóór een door het bestuur aan te geven tijdstip schriftelijk aan het bestuur over het beleid van het bestuur en over de algemene gang van zaken in het pensioenfonds. De visitatiecommissie is ten minste belast met het toezien of adequate risicobeheersing wordt toegepast en of evenwichtige belangenafweging door het bestuur wordt toegepast. De visitatiecommissie legt verantwoording af over de uitvoering van de taken aan het verantwoordingsorgaan en de vennootschap. De bevindingen worden opgenomen in het jaarverslag.


6


3.1.7

Verantwoordingsorgaan

In lijn met de Wet versterking bestuur pensioenfondsen heeft het bestuur bij schriftelijk besluit een verantwoordingsorgaan ingesteld. Het verantwoordingsorgaan van de stichting bestaat uit vijf leden. Drie van deze leden hebben zitting namens de deelnemers. Eén lid heeft zitting namens de vennootschap en één lid heeft zitting namens de pensioengerechtigden. Het verantwoordingsorgaan streeft naar het hebben van drie aspirant-leden zonder stemrecht waarvan één namens de pensioengerechtigden. Het gestelde in de code pensioenfondsen met betrekking tot diversiteit wordt zoveel mogelijk nagestreefd. Het bestuur legt verantwoording af aan het verantwoordingsorgaan over het beleid dat het voert, de gerealiseerde uitkomsten van dit beleid en de beleidskeuzes die het eventueel voor de toekomst maakt. 3.1.8

Compliance Officer

Het bestuur van SPF heeft een compliance officer aangewezen buiten de kring van het bestuur van het pensioenfonds, die een onafhankelijke rol binnen het pensioenfonds vervult. De compliance officer is benoemd door het bestuur van het pensioenfonds en rapporteert aan de voorzitter van het bestuur, zowel voor de dagelijkse gang van zaken, als in het geval zich een bijzondere omstandigheid heeft voorgedaan. De compliance officer is onafhankelijk en maakt geen onderdeel uit van het bestuur. Dit betekent dat de functionaris onafhankelijk rapporteert over de status van compliance en gerelateerde incidenten. De compliance officer is belast met de controle op de naleving van de gedragscode en het integriteitsbeleid. Daarnaast is de compliance officer betrokken bij de jaarlijkse risicoanalyse met betrekking tot het integriteitsbeleid. Alle betrokkenen van Pensioenfonds Forbo hebben de mogelijkheid om onregelmatigheden van algemene, operationele en financiële aard te rapporteren aan de compliance officer. Dit kan gaan om onregelmatigheden zowel binnen het pensioenfonds als bij partijen aan wie taken uitbesteed zijn. Daarnaast doet de compliance officer actief uitvraag naar de in het integriteitsbeleid benoemde onderwerpen waarbij de nadruk ligt op belangenverstrengeling. In bijlage F is de omschrijving van taken en bevoegdheden van de compliance officer opgenomen.

3.2

Uitbesteding van werkzaamheden

Grondslag voor de uitbesteding van activiteiten is te allen tijde een uitbestedingsovereenkomst, waarin de wederzijdse rechten en plichten zijn vastgelegd conform hetgeen bij de Pensioenwet is bepaald. De volgende activiteiten zijn uitbesteed:



Administratief beheer van het pensioenfonds



Vermogensbeheer



Actuariële werkzaamheden (zowel adviserend als certificerend)



Accountantswerkzaamheden


7


Als een accountant of actuaris niet-controlewerkzaamheden moet verrichten, verstrekt het bestuur hiervoor een afzonderlijke opdracht. Hierbij weegt het bestuur af of de nietcontrolewerkzaamheden kunnen worden uitgevoerd door de accountant, de actuaris of door een derde partij. In bijlage I is het uitbestedingsbeleid verder uitgewerkt.

3.3

Beheersmaatregelen en interne controle

Het bestuur vergadert zo dikwijls als de voorzitter dat nodig acht en tevens op schriftelijk verzoek van ten minste vier bestuursleden. Jaarlijks stelt het bestuur doelstellingen vast in een jaarplan welke onderbouwd worden met een begroting. Het bestuur wordt voor wat betreft het beleggingsbeleid ondersteund door een beleggingscommissie, waarin ter zake deskundigen zitting hebben. Het bestuur benoemt de leden van de beleggingscommissie. Ieder jaar stelt de beleggingscommissie een beleggingsplan voor het nieuwe jaar voor, welke vastgesteld wordt door het bestuur. De beleggingscommissie adviseert het bestuur over te nemen acties. Het bestuur brengt jaarlijks onder overlegging van een accountantsverklaring schriftelijk verslag uit aan de deelnemers van het pensioenfonds van het in het afgelopen boekjaar gevoerde beleid en beheer. Hiertoe relevante stukken liggen voor de deelnemers ter inzage. Het bestuur is gedechargeerd voor zijn beleid en beheer, tenzij het verantwoordingsorgaan een negatief advies uitbrengt naar aanleiding van de bedoelde stukken. Gedurende het jaar ontvangt het bestuur één of meer voortgangsrapportages van de administrateur. Voor de uitoefening van haar taak beschikt het bestuur tevens ten minste over de volgende (management)informatie:



Een kwartaalrapportage betreffende de beleggingen (geprognosticeerde) ontwikkeling van de dekkingsgraad.



De relevante ontwikkelingen op pensioengebied en de mogelijke consequenties hiervan voor het fonds. Tevens worden enkele vakbladen binnen het bestuur verspreid.



Het door het administratiekantoor voorbereide jaarverslag inclusief jaarrekening van het fonds.



Een accountantsverklaring plus schriftelijk verslag van de accountant.



Een actuarieel rapport plus een actuariële verklaring van de certificerend actuaris.

en

de

daarbij

behorende

Eveneens heeft SPF het beleid ten aanzien van het risicomanagement expliciet vastgelegd in een handboek risicomanagement. Hierin is het risicomanagement ten aanzien van alle (financiële en niet-financiële) risico’s opgenomen. Deze is op te vragen bij SPF. Ter voorkoming van belangenconflicten en van misbruik en oneigenlijk gebruik van de bij het pensioenfonds aanwezige informatie heeft het pensioenfonds een gedragscode opgesteld (bijlage C). Deze gedragscode geldt voor de bestuursleden, voor de leden van het verantwoordingsorgaan, voor de leden van de beleggingscommissie, voor de administrateur en voor de door het bestuur aangewezen personen en instanties. Leden van het bestuur en leden van het verantwoordingsorgaan ondertekenen de gedragscode bij infunctietreding. Daarnaast ondertekenen ze jaarlijks een verklaring over het naleven van de gedragsregels. De bevoegdheden van het bestuur en de administrateur ten aanzien van financiële transacties zijn vastgelegd in het document “SPF Organisatie-inrichting V4.0”.


8


De interne controle is zoveel mogelijk gewaarborgd door de volgende maatregelen van interne controle:



Het beschermen van systemen en eigendommen door middel van procuratie regelingen, toegangsbeveiliging, beleggingsrichtlijnen en benchmarks.



Het daar waar mogelijk aanbrengen van functiescheidingen.



Het toepassen van het vier-ogen-principe bij de acceptatie en de mutaties in de deelnemersadministratie. Dit houdt in dat de salarisadministrateur van de ondernemingen de wijzigingen opgeeft aan de administrateur van het fonds; de administrateur verwerkt de mutaties en achteraf vindt controle plaats op de juiste en volledige verwerking.



Het afbakenen van bevoegdheden, door het beperken van het aantal bevoegdheden per persoon en het beperken van het aantal personen per bevoegdheid.

Het bestuur benoemt een beleggingscommissie van ten minste drie personen. De beleggingscommissie dient als adviesorgaan van het bestuur, de taken en verantwoordelijkheden zijn door het bestuur vastgesteld. De beleggingscommissie wordt te allen tijde geraadpleegd door de voorzitter en/of penningmeester op het gebied van:



het vermogens- en beleggingsbeleid;



toevoegingen/onttrekkingen aan het belegd vermogen.

3.3.1

Specifieke interne controles

Na raadpleging van de externe accountant worden interne controle maatregelen uitgevoerd en vastgelegd met betrekking tot de volgende werkzaamheden:



Administratie voering in het algemeen: De extern administrateur dient ISAE-3402 gecertificeerd te zijn. De ISAE-3402 certificering dient betrekking te hebben op zowel de activa als de verplichtingen van het fonds. Jaarlijks zal de externe accountant rapporteren over de betrouwbaarheid van de interne controles, op basis van de minimum vereisten voor een goedkeurende verklaring bij de jaarverslaggeving van het fonds.



Dagelijks bestuur: Het dagelijks bestuur dient controle maatregelen uit te voeren die de volledigheid, tijdigheid en juistheid van de verwerking van mutaties van personeelsgegevens in de breedste zin van het woord vaststelt. Dit aan de hand van vergelijking van gegevens van de aangesloten vennootschappen met de gegevens van de externe administrateur.



Administratie beleggingen: De administratie van de beleggingen wordt gevoerd door de externe vermogensbeheerder. Per kwartaal dient de aansluiting te worden vastgesteld tussen de registratie van de vermogensbeheerder, en de gegevens van de externe administrateur.

 Autorisatie betalingen: Betalingen van ontvangen facturen dienen te allen tijde te worden geautoriseerd door twee bestuursleden (paritair);

Betalingen van pensioenuitkeringen worden door de externe administrateur verwerkt en doorlopen de autorisatie procedures conform het vereiste onder ISAE-3402. De betalingsbevoegdheid betreft slechts de reguliere uitkeringen en is gelimiteerd zoals hiervoor aangegeven in paragraaf 2.2.1.


9


3.4

Communicatie

In lijn met de Code Pensioenfondsen heeft het bestuur een communicatieplan opgesteld. Het bestuur refereert met dit plan naar de onder de Pensioenwet voorgeschreven communicatiestromen. Doelstellingen van het plan zijn onder andere: vergroten van het bewustzijn van de eigen pensioenregeling en eigen pensioenopbouw, bevordering van betrokkenheid bij het pensioenfonds, vergroten van kennis over pensioenen en pensioenregelingen, informatie over reilen en zeilen van het pensioenfonds. Zowel interne als externe doelgroepen zijn geïdentificeerd en er zijn afspraken gemaakt over de te ontwikkelen communicatievormen. De belangrijkste daarvan zijn:



Een website specifiek voor het pensioenfonds met onder andere informatie over bestuurszaken, financiële ontwikkeling van het pensioenfonds en wetenswaardigheden over pensioenregelingen en pensioenen in het algemeen. Met deze website worden eveneens pensioengerechtigden bereikt.



Het jaarlijkse uniform pensioenoverzicht (UPO) waarin per deelnemer een overzicht wordt gegeven van de hoogte van de verworven pensioenaanspraken, een opgave van de reglementair te bereiken pensioenaanspraken, informatie over de toeslagverlening en een opgave van de aan het desbetreffende of voorafgaande kalenderjaar toe te rekenen waardeaangroei van pensioenaanspraken. Hiervoor wordt het landelijk ingevoerde model gebruikt.



Vervaardiging van een populaire versie van het pensioenreglement (pensioenbrochure); op verzoek worden ook de officiële teksten verspreid. Publicatie van deze stukken op het elektronische informatiebulletin van de ondernemingen en de website. Daarnaast ontvangen deelnemers op verzoek afschriften van de formele documenten als statuten en reglementen.



Aandacht geven aan het verschijnen van het Jaarverslag met daarin opgenomen de jaarrekening.



Onderhouden van eigen e-mail adres van het pensioenfonds en regelmatige informatie over contactpersonen.



Het geven van voorlichtingsbijeenkomsten als (wettelijke) ontwikkelingen daartoe aanleiding geven.

Het bestuur evalueert periodiek maar minimaal ééns per drie jaar de resultaten van de communicatie-inspanningen. Het communicatiebeleid wordt aan het verantwoordingsorgaan tijdig ter advies voorgelegd, alvorens het wordt vastgesteld in het bestuur.

3.5

Integriteit, belangenverstrengeling en gedragscode

Het pensioenfonds kent een beleid ten aanzien van integriteit en belangenverstrengeling. Daarnaast kent het bestuur een gedragscode. De risicoanalyse is opgenomen in het handboek risicomanagement.


10


3.5.1

Integriteit

Integriteit valt uiteen in drie vormen, persoonlijke, relationele en organisatorische integriteit. Onder persoonlijke integriteit valt, onder andere, betrouwbaarheid, openheid en bewustzijn. Bij relationele integriteit moet men denken aan vragen als wie zijn de stakeholders, welke belangen spelen er en zijn er afhankelijkheden tussen verschillende partijen? Onderwerpen als openheid, organisatiestructuur en verantwoordingscultuur vallen onder organisatorische integriteit. Per integriteitcomponent zijn mogelijke beheersmaatregelen opgenomen ten behoeve van de beheersing van de integriteitrisico’s 3.5.2

Integriteitsbeleid

Het integriteitsbeleid van SPF heeft haar grondslag in externe weten regelgeving en interne procedures en (gedrags-)regels, die de professionele dienstverlening en de weerbaarheid tegen mogelijke aantastingen van de soliditeit, integriteit en reputatie versterkt. Dit integriteitsbeleid zet vooral in op het onderkennen en herkennen van risicosituaties en kan alleen werken wanneer alle betrokken partijen binnen SPF dit beleid uit kunnen voeren en uitdragen. Het beleid van SPF is er op gericht om integriteitrisico’s tot een acceptabel niveau terug te brengen. Onder Integriteitrisico’s wordt verstaan het gevaar voor de aantasting van de reputatie, alsmede de bestaande en toekomstige bedreiging van het vermogen of resultaat van het pensioenfonds. Het gaat hierbij om de risico’s voor de organisatie en overige stakeholders (persoonlijk, relationeel en organisatorisch). Hiertoe worden risico’s geanalyseerd, onderkend en beheersmaatregelen getroffen. SPF blijft te allen tijde verantwoordelijk voor het integriteitbeleid, ook bij uitbestede onderdelen! 3.5.3

Doel integriteitbeleid

Het doel van dit integriteitbeleid is het verschaffen van inzicht aan interne- en externe partijen over de onderkenning van integriteitrisico’s, de genomen beheersmaatregelen en de controle op de beheersmaatregelen. 3.5.4

Analyse

Mede op basis van de in FIRM (Financiële instelling risicoanalyse methode DNB) onderkende risico’s heeft SPF een risicoanalyse uitgevoerd op het door haar gevoerde beleid. Met dit beleid wordt invulling gegeven aan de in FIRM benoemde integriteitrisico’s.

Uit de risicoanalyse van SPF zijn de volgende integriteitrisico’s naar voren gekomen:        

Risico Risico Risico Risico Risico Risico Risico Risico

op op op op op op op op

belangenverstrengeling (nevenfuncties); handel met voorwetenschap/ marktmanipulatie; onoorbaar handelen (maatschappelijk onbetamelijk gedrag); benadeling van derden; corruptie (omkoping); omzeilen sancties (vermogensbeheer); fraude (vermogensbeheer): witwassen en terrorismefinanciering (vermogensbeheer);


11


Periodiek voert SPF een analyse uit op reeds bekende integriteitrisico’s. Daarnaast wordt geïnventariseerd in hoeverre zich nieuwe risico’s hebben voorgedaan. 3.5.5

Beheersmaatregelen per integriteitsrisico

Ter beheersing van de geïnventariseerde integriteitrisico’s zijn de volgende maatregelen geformuleerd. Het toepassen van beheersmaatregelen draagt bij aan het mitigeren van de integriteitrisico’s tot een aanvaardbaar en verantwoord niveau. Naast de reeds, in de SPF gedragscode, gevoerde regels en beheersmaatregelen zijn onderstaande beheersmaatregelen opgenomen ten behoeve van de beheersing van de integriteitrisico’s. Naast deze maatregelen wordt invulling gegeven aan het bevorderen van gewenst gedrag tijdens de periodieke risicomanagementworkshop. Belangenverstrengeling   

Procedure melding, aan de compliance officer, van: relatiegeschenken, uitnodigingen en privétransacties zakelijke relatie. Wat, hoe, aan wie en waarom; Procedure nevenfuncties, voorbeelden toetsingscriteria: bezoldiging, wordt de functie uitgevoerd ten gunste van het pensioenfonds, in eigen tijd, zakelijke relatie fonds, activiteiten belemmerend voor fonds en functie; Vastleggen van meer integriteitgevoelige functies (insider), welke functies kwalificeren als (meer) integriteitgevoelig;

Voorwetenschap  

Meldplicht privétransacties, hoe, wat, waar, wanneer en aan wie; Meldplicht, verplichting om het hebben van voorwetenschap en marktinformatie te melden (ook gelieerde derden), melding wat, aan wie, wanneer en hoe;

Onoorbaar handelen      

Maatschappelijk verantwoord beleggen (MVB). Periodieke update lijst met partijen grijze/zwarte lijst en monitoring hiervan via de rapportage van de vermogensbeheerder; Onderschrijven Maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) beleid van de vermogensbeheerder. Investment beliefs SPF; Strategie en Missie SPF; Klokkenluiderregeling; Incidentenregeling;

Corruptie(omkoping) 

Paritair 4-ogen principe bij aangaan opdrachten derden en afhandeling facturen;

Cybercrime  

Volgen Internetprotocol werkgever; Internetplatform is onder beheer werkgever; Pensioenuitvoerder/administrateur; Rapportage over risicobeheersing

Omzeilen sancties  

Controle vermogensbeheerder via rapportage; Paritair 4-ogen principe, bij opdrachtbevestiging.


12


Benadeling derden   

Incidentenregeling; Klachtenprocedure; Eisen aan deskundigheid, betrouwbaarheid en screening (bestuurders, leden verantwoordingsorgaan en derde partijen)

Fraude   

Paritair 4-ogen principe; Bespreking beleggingen in periodiek overleg; Selectieproces bij aanstelling externe vermogensbeheerders

Witwassen 

Controle beleid van de vermogensbeheerder. Naleving van het beleid komt terug in de rapportage van de vermogensbeheerder.

Terrorismefinanciering 

3.5.6

Screening van organisaties aan nationale en internationale sanctielijsten via het beleid en rapportering van de vermogensbeheerder; Implementatie beheersmaatregelen en monitoring

De beheersmaatregelen zijn verankerd en vastgelegd in procedure- en/of procesbeschrijvingen van SPF. SPF heeft een compliance officer aangesteld. De compliance officer voert controles uit op de genomen beheersmaatregelen en rapporteert periodiek aan het bestuur over de status en effectiviteit van de beheersmaatregelen. 3.5.7     3.5.8

Controleactiviteiten beheersmaatregelen Opvolgen beheersmaatregelen zoals benoemd bij de jaarlijkse risicoanalyse; Risicomanagement workshop; Controle en toetsing derde partijen (middels rapportage van pensioenuitvoerder en vermogensbeheerder); Gerichte integriteitonderzoek compliance officer; Rapportage

De compliance officer rapporteert aan het bestuur over de beheersing van integriteitrisico’s. Het bestuur legt hierover verantwoording af aan:    3.5.9

Verantwoordingsorgaan; Visitatiecommissie; De Nederlandsche Bank (DNB) Bewustwording

Vertrouwen is cruciaal en van doorslaggevend belang voor het functioneren van SPF. Integriteit is een van de belangrijkste pijlers onder het vertrouwen in de sector en SPF. Daarbij is bewustwording van essentieel belang. Deze bewustwording is gericht op het veranderen en verbeteren van kennis, houding en gedrag van het bestuur ten aanzien van externe weten regelgeving en interne procedures


13


en (gedrags)regels. Het bestuur van SPF werkt aan deze bewustwording via een risicomanagement-workshop. In de risicomanagementworkshop komen aan de orde:   

3.6

Bewust zijn van de betekenis, het nut en de noodzaak van kennis van integriteitrisico’s in het algemeen en de wijze waarop SPF daar invulling aan geeft; Kennis hebben over de belangrijkste weten regelgeving en interne gedragsregels en procedures met betrekking tot integriteitkwesties; Vermeende ongewenste gedragingen en incidenten leren herkennen en signaleren en weten welke procedures in geval van een incident of ongewenste gedragingen moeten worden gehanteerd.

Klachtenregeling

Het pensioenfonds kent een klachten- en geschillenregeling. Deze regeling is opgenomen in bijlage J van deze ABTN.


14


4

Risicohouding, haalbaarheidstoets en aanvangshaalbaarheidstoets 4.1.1

Risicohouding

In overleg met sociale partners zijn de volgende beleidsuitgangspunten geformuleerd die ten grondslag liggen aan de risicohouding:



Het meeste belang wordt gehecht aan het vermijden van situaties van dekkingstekort en het vermijden van situaties van grote rechtenkortingen;



Daarnaast is het realiseren van de toeslagambitie belangrijk;



Korte termijn risico’s zijn acceptabel om lange termijn doelstelling te halen.



Het risico van kleine kortingen wordt geaccepteerd: o maximale rechtenkorting in enig jaar van 3% o maximale opbouwkorting in enige jaar 10% of lager

Er is sprake van een vaste premiesystematiek. Er geldt geen bijstortingsverplichting. De pensioenpremie wordt zodoende niet gezien als een sturingsmiddel. 4.1.2

Haalbaarheidstoets en aanvangshaalbaarheidstoets

Periodiek maar minimaal eens in de drie jaar zal aan de hand van een ALM-studie het in deze ABTN beschreven beleid worden getoetst. Aan de hand van de uitkomsten zal onder meer worden beoordeeld of de risico’s zich nog binnen aanvaardbare grenzen bevinden, de sturingsmiddelen nog voldoende kracht hebben en de ambitie van het fonds met betrekking tot het voorwaardelijke toeslagbeleid nog realiseerbaar is. Indien de uitkomsten van de ALMstudie daartoe aanleiding geven zal het beleid worden aangepast. Het bestuur van het pensioenfonds zal jaarlijks een haalbaarheidstoets (laten) uitvoeren. Hierbij wordt op basis van stochastische analyse inzicht verkregen in de samenhang tussen financiële opzet, het verwachte pensioenresultaat en de risico’s die daarbij gelden. Aanvangshaalbaarheidstoets In 2015 voert het fonds deze toets voor het eerst uit door middel van een zogenaamde aanvangs-haalbaarheidstoets. Vanuit het vereist eigen vermogen en vanuit de feitelijke financiële positie van het pensioenfonds wordt berekend wat de verwachte pensioenresultaten zijn en worden door het bestuur normen (ondergrenzen) vastgesteld waaraan deze verwachtingen dienen te voldoen. Daarnaast wordt er ook gekeken naar het pensioenresultaat op basis van de 5% scenario’s die tot de slechtste resultaten leiden, ook wel het slechtweerscenario genoemd. Ook hiervoor stelt het bestuur een norm (ondergrens) vast. De door het bestuur vastgestelde normen zijn 85% voor het verwacht pensioenresultaat op basis van het vereist eigen vermogen; 80% voor het verwacht pensioenresultaat op basis van de feitelijke financiële positie een relatieve afwijking van 35% ten opzichte van de mediaan. Bij de aanvangshaalbaarheidstoets dienen alle normen gehaald te worden. Bij de jaarlijkse haalbaarheidstoets die volgt op de haalbaarheidstoets wordt door het fonds getoetst of aan de normen wordt voldaan die behoren bij de feitelijke financiële positie van het fonds. Indien één van deze normen niet gehaald wordt, treedt het fonds in overleg met de vertegenwoordiger van de belanghebbenden van het pensioenfonds. Indien nodig zal het fonds maatregelen treffen om de financiële opzet van het fonds te verbeteren.


15


Wanneer er zich significante wijzigingen van de pensioenovereenkomst, het pensioenreglement, de te gebruiken scenario’s en dergelijke voordoen dient het fonds opnieuw een aanvangshaalbaarheidstoets uit te voeren. De aanvangshaalbaarheidstoets laat zien of het verwachte pensioenresultaat op fondsniveau voldoet aan de norm die het fonds hiervoor gesteld heeft. Daarnaast laat de aanvangshaalbaarheidstoets zien of het premiebeleid over de berekeningshorizon van 60 jaar realistisch en haalbaar is en of er ingeval van reservetekort voldoende herstelcapaciteit aanwezig is om binnen de looptijd van het herstelplan te voldoen aan het vereiste eigen vermogen. Het pensioenresultaat in het slechtweerscenario mag bovendien niet teveel afwijken van het pensioenresultaat op fondsniveau. De uitkomsten van de aanvangshaalbaarheidstoets zien er als volgt uit:

Mediaan pensioenresultaat vanuit feitelijke situatie Maximale relatieve afwijking ten opzichte van mediaan in geval van slecht weer scenario Mediaan pensioenresultaat vanuit evenwichtssituatie Voldoende herstelkracht Realistische premie

Ondergrens 80,0%

Uitkomst 93,5%

Score Voldoende

35,0%

24%

Voldoende

85,0%

98,7%

Voldoende Voldoende Voldoende

Jaarlijkse haalbaarheidstoets In de haalbaarheidstoets wordt het pensioenresultaat op fondsniveau berekend volgens de door de wetgever voorgeschreven standaardmethodiek waarbij uitgegaan wordt van 2000 voorgeschreven mogelijke toekomstige economische scenario’s. Het pensioenresultaat meet het verwachte behoud aan koopkracht van de opgebouwde en nog op te bouwen pensioenaanspraken en pensioenuitkeringen. Met de jaarlijkse haalbaarheidstoets wordt gemonitord in hoeverre het verwachte pensioenresultaat nog steeds aansluit bij de oorspronkelijk gewekte verwachtingen. Jaarlijks wordt vanuit de feitelijk financiële positie van het pensioenfonds getoetst of het verwachte pensioenresultaat op fondsniveau in voldoende mate aansluit bij de door het pensioenfonds gekozen ondergrens en of het pensioenresultaat op fondsniveau in het slechtweerscenario niet teveel afwijkt van het verwachte pensioenresultaat op fondsniveau.

Maatregelen ingeval onvoldoende jaarlijkse haalbaarheidstoets Indien bij de jaarlijkse haalbaarheidstoets blijkt dat niet wordt voldaan aan een van de volgende criteria uit de aanvangshaalbaarheidstoets:



Het verwachte pensioenresultaat op fondsniveau blijft boven de door het pensioenfonds gekozen ondergrens voor dit pensioenresultaat; en/of


16




Het pensioenresultaat op fondsniveau in het slechtweerscenario wijkt niet teveel af van het verwachte pensioenresultaat op fondsniveau, waarbij het pensioenfonds hiervoor de maximale afwijking heeft vastgesteld,

treedt het pensioenfonds in overleg met de sociale partners om te bezien of, en zo ja welke, maatregelen genomen moeten worden. Afspraken met Sociale Partners De resultaten van de haalbaarheidstoets worden afgestemd met de Sociale partners. Jaarlijks wordt gemonitord in hoeverre het verwachte pensioenresultaat aansluit bij de oorspronkelijk gewekte verwachtingen. De .

4.1.3

Procedure voor de uitvoering, vaststelling en verantwoording van de haalbaarheidstoets

Uitvoeren Het pensioenfonds heeft op 24 september 2015 een aanvangshaalbaarheidstoets laten uitvoeren. Jaarlijks zal het bestuur uiterlijk voor 1 juli de jaarlijkse haalbaarheidstoets uit laten voeren. Ingeval bij de jaarlijkse haalbaarheidstoets blijkt dat niet wordt voldaan aan een van de criteria, dan wordt gehandeld conform het bepaalde in paragraaf 4.1.2 “Maatregelen ingeval onvoldoende jaarlijkse haalbaarheidstoets”. Vaststellen Voor de vaststelling van de aanvangshaalbaarheidstoets en de jaarlijkse haalbaarheidstoets wordt verwezen naar hetgeen in paragraaf 4.1.2 is opgenomen. Verantwoording De uitkomsten van de (jaarlijkse) haalbaarheidstoets en een toelichting daarbij worden na vaststelling gedeeld met het verantwoordingsorgaan van het pensioenfonds. In het jaarlijks oordeel en de daaruit voortvloeiende rapportage voor het jaarverslag van het pensioenfonds zal het verantwoordingsorgaan zijn oordeel over deze uitkomsten meenemen. 4.1.4

Vereist eigen vermogen en minimaal vereist eigen vermogen

In het kader van het vastleggen van de risicohouding zoals beschreven in paragraaf 4.1.1 dient het risico op de korte termijn te worden uitgedrukt in de wettelijk vereiste solvabiliteitsbuffer. Deze bedraagt voor het beleggingsprofiel van het pensioenfonds rond 20%. Hierbij wordt door partijen een bandbreedte toegestaan van 5%-punt hoger en lager.


17


5

Pensioenregelingen 5.1

Aangesloten ondernemingen

Het pensioenfonds voert de pensioenregelingen uit voor de werknemers van Forbo Flooring BV, Forbo Eurocol Nederland BV en Forbo-Novilon BV, evenals voor het personeel van die ondernemingen waarmee gelieerd is, waarbij sprake is van rechtsopvolging of met welke ondernemingen het pensioenfonds een overeenkomst heeft gesloten. In de overeenkomsten met aangesloten ondernemingen zijn de wederzijdse verantwoordelijkheden, bevoegdheden, rechten en (financiële) plichten vastgelegd. Het pensioenfonds beheert de volgende regelingen:



Voor deelnemers die 1 januari 2005 jonger waren dan 55 jaar a. Ouderdomspensioenregeling voor Forbo Flooring, Forbo-Novilon en Forbo Eurocol Nederland (reglement 2015)



Voor deelnemers die 1 januari 2005 ouder waren dan 55 jaar en op dat moment deelnemer aan de pensioenregeling van Pensioenfonds Forbo b. Ouderdomspensioenregeling voor Forbo Flooring, Forbo-Novilon en Forbo Eurocol Nederland (basisreglement);



c.

Prepensioenregeling voor Forbo Flooring

d.

Prepensioenregeling voor Forbo-Novilon

Voor deelnemers die op 1 januari 2001 in dienst waren van Forbo Flooring. Vanaf 1 januari 2006 is deelnemerschap in dit pensioenreglement voor alle deelnemers geboren na 01-011950 geëindigd. e. Pensioenspaarregeling Forbo Flooring

Er zijn geen actieve deelnemers meer die op 1 januari 2005 ouder waren dan 55 jaar. Er wordt dus niet meer opgebouwd in de basisregeling en de prepensioenregelingen voor Forbo Flooring en Forbo-Novilon. Onder ouderdomspensioenregeling wordt tevens begrepen de regelingen voor nabestaandenpensioen, wezenpensioen en premievrijstelling bij arbeidsongeschiktheid.

5.2

Deelnemerschap

Deelnemer aan de pensioenregeling zijn werknemers van de aangesloten bedrijven die 21 jaar of ouder zijn. Voor werknemers jonger dan 21 jaar met een (huwelijks)partner en/of kinderen is een nabestaanden- en wezenpensioen verzekerd.

5.3

De inhoud van de pensioenregelingen

N.B. Waar in het navolgende de pensioenregelingen worden besproken, geldt het volgende: De beoogde opbouw van de pensioenregelingen geldt alleen indien de pensioenpremie die werkgevers en werknemers betalen voldoende is om de pensioenregeling in een bepaald jaar te financieren en, indien dit niet voldoende is, er aanvullende middelen beschikbaar zijn uit het premiedepot.


18


5.3.1

De pensioenregeling voor Forbo Flooring, Forbo-Novilon en Forbo Eurocol Nederland voor deelnemers die 1 januari 2005 jonger waren dan 55 jaar of op of na 1 januari 2015 deelnemer zijn geworden

De pensioenregeling is van kracht sinds 1 januari 2015 en vastgelegd in het Pensioenreglement van de Stichting Pensioenfonds Forbo. De belangrijkste kenmerken van de pensioenregeling zijn:



Het betreft een voorwaardelijke middelloonregeling met pensioen-richtleeftijd van de eerste dag van de maand volgend op de 67e verjaardag. De pensioenopbouw over de ploegentoeslag geschiedt op basis van voorwaardelijk middelloon.



Voor de deelnemers is ouderdomspensioen toegezegd. Jaarlijks wordt een pensioen opgebouwd ter hoogte van 1,875% van de in dat jaar vastgestelde pensioengrondslag. Het totale ouderdomspensioen is gelijk aan de som van alle jaarlijks opgebouwde pensioenen. De pensioengrondslag is gelijk aan het jaarloon, verminderd met een franchise. Voor werknemers in ploegendienst geldt een opbouw in voorwaardelijk middelloon van 1,875% van de ploegentoeslag. Het jaarloon is voor deelnemers van Forbo Flooring en ForboNovilon gelijk aan 13,5 maal het vaste maandsalaris. Voor deelnemers van Forbo Eurocol Nederland bedraagt het jaarloon 14,04 maal het vaste maandsalaris. Het jaarloon (inclusief ploegentoeslag) is gemaximeerd op EUR 100.000 (bruto en full time (2015)) en wordt jaarlijks geïndexeerd.



De franchise is voor 1 januari 2015 gelijk aan EUR 12.642, en wordt jaarlijks per 1 januari aangepast aan de AOW-bedragen. Voor de nabestaanden is nabestaandenpensioen en wezenpensioen verzekerd. Het nabestaandenpensioen is gelijk aan 70% van het te bereiken ouderdomspensioen. Het wezenpensioen is per wees gelijk aan 14% van te bereiken ouderdomspensioen en wordt voor maximaal 5 wezen uitgekeerd.



Het bestuur besluit jaarlijks of een toeslag wordt verleend, rekening houdend met de financiële positie van het pensioenfonds.



De deelnemers zijn per jaar een eigen bijdrage in de kosten van de pensioenregeling verschuldigd van 9,7% van de gemaximeerde pensioenen ploegendienstgrondslagsom. De werkgever draagt een vaste totale premie af van 21% van de gemaximeerde loon- en de ploegendiensttoeslagsom.



De deelnemers kunnen op vrijwillige basis een ANW-hiaatpensioen via het pensioenfonds verzekeren. Gekozen kan worden voor een dekking van EUR 6.250 of EUR 12.500 per jaar. De dekking van het ANW-hiaatpensioen eindigt op de 70-jarige leeftijd of zoveel eerder als de deelnemer gewezen deelnemer wordt. Op de pensioendatum heeft de deelnemer de keuze om de dekking te beëindigen of door te laten lopen tot de 70-jarige leeftijd. De uitkering vindt plaats tot maximaal de leeftijd van 67 jaar van de nabestaande, of het eerdere moment van overlijden van de nabestaande. Het ANW-hiaatpensioen is herverzekerd. De premie is volledig voor rekening van de deelnemer dan wel de pensioengerechtigde. De voorwaarden voor de dekking van het ANW-hiaatpensioen zoals vastgesteld door de herverzekeraar zijn van overeenkomstige toepassing. Bij wijziging van een eerder gemaakte keuze kan een medische keuring plaatsvinden conform de Wet op de medische keuringen en de voorwaarden van de herverzekeraar.


19


5.3.2

Pensioenspaarregeling Forbo Flooring

De pensioenspaarregeling is van kracht vanaf 1 januari 2001 en is vastgelegd in het pensioenspaarreglement Forbo Flooring BV. Het bestuur heeft zich bereid verklaard om jaarlijks een overzicht te verstrekken over de gespaarde gelden. Het bestuur heeft ook expliciet aangegeven dat er op geen enkele wijze risico wordt aanvaard, voor zover dit zou kunnen leiden tot een aanspraak op het vermogen van het fonds. Alle risico´s met betrekking tot de gespaarde gelden worden door het individu gedragen, wat schriftelijk is vastgelegd per individu. De belangrijkste kenmerken van de pensioenspaarregeling zijn:



De pensioenspaarregeling heeft ten doel de deelnemer in staat te stellen om te sparen voor extra levenslang ouderdoms- en nabestaandenpensioen en/of tijdelijk eerder ingaand (pre)pensioen dan wel aanwending voor deeltijdpensioen.



Bij pensionering wordt het pensioenspaarkapitaal bij het fonds aangeboden voor de aankoop van ouderdomspensioen en nabestaandenpensioen. Benodigde toeslagen zijn voor rekening van het individu.



Indien de (gewezen) deelnemer overlijdt wordt het pensioenspaarkapitaal bij het fonds aangeboden voor de aankoop van een direct ingaand nabestaanden- en wezenpensioen. Benodigde toeslagen zijn voor rekening van het individu.



Zolang er nog geen sprake is van pensionering of overlijden bestaat de enige verplichtingen van het fonds uit het openen en in stand houden van de op naam van de individuele deelnemers staande beleggingsrekeningen bij de vermogensbeheerder.



Zolang er nog geen sprake is van pensionering of overlijden wordt het totaal bedrag van de pensioenspaarkapitalen als actiefpost en als passiefpost opgevoerd op de balans van het fonds.

Vanaf 1 januari 2006 is het deelnemerschap in dit pensioenreglement voor alle deelnemers geboren na 01-01-1950 geëindigd. Nieuwe stortingen zijn voor deze deelnemers niet meer mogelijk.


20


6

Herverzekering Uit het verleden resteert nog een zeer klein gedeelte aan volledig herverzekerde pensioenaanspraken. Daarnaast is het uit de pensioenregeling voortvloeiende risico van vóóroverlijden volledig herverzekerd bij ElipsLife. De huidige herverzekeringsovereenkomst is ingegaan op 1 januari 2015 en loopt af op 31 december 2017. De risicokapitalen uit hoofde van de verzekering van de vrijwillige ANW-hiaatpensioenen zijn eveneens herverzekerd bij ElipsLife. Deze overeenkomst is ingegaan op 1 januari 2015 en loopt af op 31 december 2019. Het totaal verzekerde overlijdensrisicokapitaal voor levenslang partnerpensioen en ANWhiaatpensioen samen bedraagt EUR 1.500.000 per individu. Overige uit de pensioenregeling voortvloeiende risico’s worden door het pensioenfonds in eigen beheer gehouden.


21


7

Voorzieningen, reserves en eigen vermogen Voor de in eigen beheer gehouden verplichtingen houdt het pensioenfonds de volgende voorzieningen en reserves aan:

7.1

Voorziening pensioenverplichtingen

De voorziening pensioenverplichtingen (VPV) is gelijk aan de actuariële contante waarde van de per de balansdatum al opgebouwde dan wel toegekende pensioenaanspraken respectievelijk pensioenrechten. De pensioenaanspraken en pensioenrechten worden individueel vastgesteld, terwijl de actuariële contante waarde per geboortejaar wordt berekend. Voor actieve deelnemers zijn de opgebouwde pensioenaanspraken gelijk aan de pensioenaanspraken opgebouwd tijdens actieve dienst. Voor arbeidsongeschikte deelnemers, voor wie de pensioenopbouw wordt voortgezet zonder verdere premiebetaling, wordt uitgegaan van de in totaal over de gehele deelnemerstijd op te bouwen pensioenaanspraken. Voor de opgebouwde aanspraken van actieve- en arbeidsongeschikte deelnemers wordt uitgegaan van de per de balansdatum opgebouwde aanspraken, inclusief de, indien aanwezig, per 1 januari direct volgend op de balansdatum toegekende indexeringen. Voor gewezen deelnemers en gepensioneerden wordt uitgegaan van de per de balansdatum toegekende pensioenrechten, inclusief de, indien aanwezig, per 1 januari direct volgend op de balansdatum toegekende indexeringen. Het aandeel van de herverzekeraar in de VPV wordt in mindering gebracht door deze als actiefpost op te nemen op de balans van het pensioenfonds. De VPV wordt vastgesteld met inachtneming van de actuariële grondslagen en veronderstellingen zoals hierna omschreven. In de VPV is tevens begrepen de voorziening prepensioenverplichtingen van Forbo Flooring en Forbo-Novilon en de voorziening voor ANW-hiaatpensioen voor reeds ingegane ANWhiaatpensioenen waar de uitkering van de risicokapitalen door herverzekeraar aan het pensioenfonds voor heeft plaatsgevonden. Aan de berekening van de pensioenverplichtingen liggen de volgende actuariële grondslagen en veronderstellingen ten grondslag:



Rekenrente: de door DNB gepubliceerde rentetermijnstructuur



Overlevingskansen: Voor mannen en vrouwen worden de overlevingskansen ontleend aan de AG Prognosetafel 2014, toegepast met leeftijdsafhankelijke correctiefactoren op de sterftekansen, gebaseerd op de Forbo fonds specifieke ervaringssterfte Towers Watson 2014. Jaarlijks is het startjaar gelijk aan het volgende boekjaar; Voor ingegane wezen worden de sterftekansen verwaarloosd.



Gezinssamenstelling:

Voor niet-pensioentrekkenden is voor het verkrijgen van nabestaandenpensioen verondersteld dat alle deelnemers een (huwelijks)partner hebben. De overschatting van de lasten, veroorzaakt door deze veronderstelling, laat toe een reservering voor de verplichtingen voortvloeiende uit toekomstig wezenpensioen achterwege te laten. Voor pensioentrekkenden is uitgegaan van de werkelijke burgerlijke staat (bepaalde partnersysteem). Voorts is verondersteld dat bij (huwelijks)partners de vrouw drie jaar jonger is dan de man.


22




Geboortedata:

Verondersteld is dat alle (gewezen) deelnemers en gepensioneerden op de eerste dag van zijn of haar geboortemaand geboren zijn.



Wezenpensioen:

De veronderstelling, dat alle deelnemers tot de pensioenleeftijd een partner hebben, betekent een overschatting van de uit de toezegging van nabestaandenpensioen voortvloeiende verplichtingen. Deze overschatting wordt geacht voldoende te zijn ter dekking van de uit de toezegging van wezenpensioen voortvloeiende verplichtingen. Bij een ingegaan wezenpensioen wordt voor wezen jonger dan 18 jaar aangenomen dat het wezenpensioen voortduurt tot de 18-jarige leeftijd; voor wezen van 18 jaar of ouder wordt aangenomen dat het wezenpensioen voortduurt tot de 27-jarige leeftijd.



Uitbetalingskosten:

De netto pensioenverplichtingen zijn verhoogd met 2% ter dekking van toekomstige administratie- en uitbetalingskosten. Bij het mogelijk wegvallen van de werkgever(s), is het pensioenfonds voornemens de verzekerde pensioenaanspraken, al dan niet op vrijwillige basis, over te dragen naar een bedrijfstakpensioenfonds. Het bestuur heeft getoetst dat op grond van een mogelijk toekomstig liquidatiescenario naar een bedrijfstakpensioenfonds, en de kostenopslagen die bij geschikte bedrijfstakpensioenfondsen gelden, de huidige kostenopslag van 2% van de nettovoorziening afdoende is.



Uitbetalingswijze:

Voor de berekening van de VPV wordt ervan uitgegaan dat de pensioenen op continue wijze worden uitbetaald. Hiermee wordt op meer dan voldoende wijze rekening gehouden met de reglementaire uitkeringswijze van per maand bij achterafbetaling. Met verschuldigd pensioen of pensioentegoed behoeft daarom geen rekening te worden gehouden.



Toetredingen en uittredingen:

Met toekomstige toetredingen en uittredingen wordt geen rekening gehouden.



Hertrouwkansen:

Gegeven het bepaalde in de pensioenregeling en de onder gezinssamenstelling genoemde onderstelling wordt er geen rekening gehouden met hertrouwkansen.



Herverzekering:

Het aandeel van de herverzekeraar in de VPV wordt op dezelfde grondslagen berekend.



Flexibilisering:

Variabilisering van de pensioenrechten vindt plaats op basis van sekseneutrale percentages. Deze zijn opgenomen als bijlage bij het reglement. Per 1 januari 2015 zijn de pensioenaanspraken van het ouderdomspensioen voor niet ingegane deelnemers actuarieel neutraal geconverteerd van ingangsleeftijd 65 jaar naar ingangsleeftijd 67 jaar. De flexibiliseringsfactoren voor boekjaar 2015 zijn – in lijn met de conversiefactoren - vastgesteld op basis van de nominale rentermijnstructuur per 31 december 2014, zonder rekening te houden met de driemaandsmiddeling. De flexibiliseringsfactoren worden jaarlijks vastgesteld op basis van de omstandigheden per 31 december van het voorgaande jaar.


23


Voor de reguliere vaststelling van de factoren wordt uitgegaan van



De rentetermijnstructuur per 30 september



Een man-vrouw verhouding van 91% / 9%



De meest recente sterftetafel en ervaringssterfte


24


7.2

Toereikendheid voorziening pensioenverplichtingen

De VPV wordt in principe zodanig vastgesteld dat zij toereikend is ter dekking van de per de balansdatum op het fonds rustende pensioenverplichtingen. De toereikendheid wordt jaarlijks door de certificerend actuaris getoetst.

7.3

Dekkingsgraad

Zuivere dekkingsgraad De dekkingsgraad is gelijk aan het pensioenvermogen van het pensioenfonds gedeeld door de technische voorzieningen op marktwaarde. De technische voorzieningen op marktwaarde betreft de voorziening pensioenverplichting en het aanwezige pensioenspaarkapitaal. Beleidsdekkingsgraad De beleidsdekkingsgraad wordt berekend als een voortschrijdend gemiddelde van de actuele dekkingsgraden over 12 maanden. Dat betekent dat de berekening van de beleidsdekkingsgraad wordt gebaseerd op de dekkingsgraden per het einde van elk van de twaalf kalendermaanden voorafgaand aan het moment van vaststelling. Het pensioenvermogen is gelijk aan de voor rekening en risico van het pensioenfonds komende activa van het pensioenfonds (inclusief pensioenspaarkapitaal), verminderd met de overige schulden. Het premiedepot maakt geen deel uit van het pensioenvermogen en wordt niet meegenomen bij de berekening van de dekkingsgraad. Indien de beleidsdekkingsgraad op enig moment lager wordt dan de vereiste dekkingsgraad (zie definitie vereist eigen vermogen), zal het bestuur een herstelplan opmaken. Het herstelplan zal ter informatie aan het verantwoordingsorgaan worden toegestuurd. Zolang de situatie van een tekort bestaat zal het fonds jaarlijks het herstelplan opnieuw opstellen. Bij het maken van een herstelplan komen in beginsel alle beleidsinstrumenten van het bestuur in aanmerking om bij te dragen aan het herwinnen van de beleidsdekkingsgraad. Gezien de vastgestelde premiehoogte, betreffen de beleidsinstrumenten het toeslagenbeleid en het beleggingsbeleid. Het eigen vermogen van het pensioenfonds is per de balansdatum gelijk aan het stichtingskapitaal en de overige reserves. Het bestuur beoordeelt de toereikendheid van het eigen vermogen van het pensioenfonds primair aan de hand van de door haar zelf vastgestelde minimum waarde voor de dekkingsgraad.



Minimaal vereist eigen vermogen Pensioenwet

Pensioenfondsen dienen te beschikken over een minimaal vereist eigen vermogen. In artikel 11 van het Besluit financieel toetsingskader Pensioenfondsen is de berekeningswijze van het minimaal vereist eigen vermogen opgenomen. Het MVEV is de ondergrens van het vereist eigen vermogen (VEV) en wordt vastgesteld op basis van het al dan niet aanwezig zijn van beleggingsrisico’s en op basis van risico’s die voortkomen uit de pensioenregeling. De uitkomst van deze berekening bepaalt de ondergrens waarbij de vermogenspositie van het Pensioenfonds zich in een situatie van dekkingstekort bevindt. Per 31 december 2014 is het minimaal vereist eigen vermogen gelijk aan 4,1% van de VPV.


25




Vereist eigen vermogen

Het uitgangspunt voor de hoogte van het vereist eigen vermogen als bedoeld in artikel 132 van de Pensioenwet, is dat de kans dat er in het komende jaar onderdekking (dekkingsgraad < 100%) zal optreden, kleiner dient te zijn dan 2,5%. In bijlage H is een beschrijving van de bepaling van het vereist eigen vermogen opgenomen. Het niveau van het vermelde vereist vermogen is een momentopname. Dit niveau fluctueert met de stand van de rente, de samenstelling van de beleggingen en de samenstelling van het deelnemersbestand. De hoogte van het vereist vermogen zal in principe per kwartaal bepaald worden ten behoeve van de kwartaalrapportage en éénmaal per jaar berekend worden als onderdeel van het jaarwerk van het fonds, tenzij specifieke omstandigheden hier op een ander moment om vragen.

7.4

Stichtingskapitaal en overige reserves

Het stichtingskapitaal en overige reserves zijn per balansdatum gelijk aan de activa van het pensioenfonds, verminderd met de kortlopende schulden en de voorzieningen.

7.5

Bestemmingsfonds premiedepot

Door de vennootschap is een bedrag van EUR 4 miljoen gestort welke binnen het fonds naar de situatie van 1 januari 2013 als bestemmingsreserve wordt geadministreerd. In 2015 is in overleg met Sociale partners het maximale plafond van EUR 4 miljoen losgelaten. Dit betekent dat in 2015 een laatste dotatie plaatsvindt in het premiedepot. Vanaf boekjaar 2016 komen eventuele positieve premiemarges ten goede van de algemene middelen. Het premiedepot heeft als doel, indien de som van de vaste premie van de deelnemers en de aangesloten ondernemingen lager is dan de in enig jaar benodigde premie voor opbouw van actieve deelnemers, dit verschil aan te vullen. Indien geen sprake is van een situatie waarin een korting van opgebouwde pensioenaanspraken en -rechten moet worden doorgevoerd, zal het bestemmingsfonds premiedepot, indien de vaste premie niet toereikend is, worden aangewend ten behoeve van de in dat jaar in te kopen pensioenaanspraken van actieve deelnemers. Indien op grond van een herstelplan sprake is van een situatie waarin een korting van opgebouwde pensioenaanspraken en –rechten moet worden doorgevoerd, wordt eerst gekeken hoe hoog een uniforme korting is als het premiedepot niet wordt aangewend. Vervolgens wordt gekeken naar het saldo van het premiedepot. Een positief saldo wordt alleen gebruikt om de korting van de pensioenaanspraken van de actieve deelnemers te voorkomen. Indien het saldo niet toereikend is om een volledige korting van de actieve deelnemers te voorkomen, wordt het saldo alleen gebruikt om een korting van de actieve deelnemers te beperken.


26


8

Beleggingsbeleid In dit hoofdstuk wordt het beleggingsbeleid van Pensioenfonds Forbo beschreven. Tevens zijn hierin de richtlijnen voor het vermogensbeheer vastgelegd. Conform de eisen van De Nederlandsche Bank wordt achtereenvolgens ingegaan op het strategische beleggingsbeleid, de opzet en uitvoering van de vermogensbeheeractiviteiten, structuur vermogensbeheer, de wijze van risicometing en –beheersing, de opzet van de resultaatsevaluatie evenals de waarderingsgrondslagen.

8.1

Investment Beliefs

8.1.1

Inleiding

Investment beliefs beschrijven op een heldere en beknopte wijze de uitgangspunten voor het beleggingsbeleid. De investment beliefs, ook wel beleggings-beginselen, vormen daarmee de basis of de filosofie voor de inrichting van het vermogensbeheer, de verdeling van de beschikbare middelen over de verschillende beleggingscategorieën en beleggingsstijlen en het risicomanagement. De verklaring is als bijlage bij de actuariële en bedrijfstechnische nota van pensioenfonds Forbo opgenomen en wordt om de drie jaar herzien.

8.1.2

Investment Beliefs

1) Wij beleggen om doelstelling van het fonds te realiseren, de totale balans van het pensioenfonds is de basis van het beleggingsbeleid; Bij de bepaling en vaststelling van het beleggingsbeleid, geldt de totale balans van het pensioenfonds als uitgangspunt. Dit beleid komt tot stand middels het proces Integraal Balansmanagement. Hierbij wordt het totaal strategisch beleid op alle gebieden in haar onderlinge samenhang ten opzichte van de verplichtingen, de indexatie-ambitie en de risicohouding beoordeeld. 2) Beleggingsrendement kan niet worden behaald zonder het nemen van risico; Het nemen van weloverwogen beleggingsrisico bij de selectie van beleggingen is noodzakelijk voor het behalen van rendement. Niet ieder risico draagt bij tot een beter verwacht rendement, maar een hoger rendement kan niet zonder het nemen van beleggingsrisico. Tegen over elk extra genomen risico moet een extra verwacht rendement staan. 3) Rente-afdekking is een strategische, maar zeker ook een tactische keuze; Rente-afdekking is afhankelijk van de positie van het pensioenfonds, de risicohouding, de wetgeving, de dekkingsgraad, maar zeker ook de rentevisie en rentestand. Vooralsnog wordt daarbij gekeken vanuit het nominale kader.


27


4) Er bestaat een premie voor illiquiditeit en voor het beleggen op lange termijn; Beleggers houden er niet van als ze hun beleggingen moeilijk kunnen verkopen en ze verplicht zijn ze lang aan te houden. Ze eisen daarom een extra premie voor illiquiditeit in de vorm van een hoger rendement. Als lange termijn belegger is het pensioenfonds in staat om deze premie te innen. Echter gezien het actuele grote aandeel van illiquide onderhandse leningen wil het fonds het aandeel illiquide beleggingen niet verder uitbouwen. 5) Diversificatie van beleggingen over verschillende beleggings-categorieën kan beleggingsrisico’s reduceren. Geen enkele beleggingscategorie wordt op voorhand uitgesloten, tenzij deze in strijd is met andere investment beliefs; Het toevoegen van beleggingscategorieën die een afwijkend risico-rendementsprofiel hebben ten opzichte van de bestaande beleggingen, leidt tot een verbetering van het totale risico/rendementsprofiel. Wel dient een beleggingscategorie een minimale omvang te hebben om niet teveel versnippering te krijgen. 6) Passief beheer is de standaard benadering van beleggen;

Op basis van verschillende aspecten per product kan er een beoordeling worden gemaakt of op basis van toegevoegde waarde na kosten een keuze voor actief beheer te rechtvaardigen is. 7) Er wordt alleen belegd in producten die voor het bestuur transparant en begrijpelijk zijn; Indien er een gebrek is aan transparantie, een product een te hoge mate van complexiteit bezit of het risico van het product te ondoorzichtig is, wordt niet in dit product belegd. Het bestuur zal haar deskundigheid voldoende op peil houden om bruikbare beleggingsproducten te begrijpen en eigen te maken. 8) Derivaten kunnen een efficiënte manier zijn om posities in financiële markten in te nemen; Met derivaten is het mogelijk om op een efficiënte en goedkope manier de gewenste strategische of tactische portefeuille te implementeren als dit met andere producten niet mogelijk of zeer moeilijk is. Van belang hierbij is de transparantie en de begrijpelijkheid van de gebruikte producten. 9) De mate en complexiteit van uitbesteding sluit aan bij de governance capaciteit van het bestuur; SPF besteedt delen van de werkzaamheden dusdanig dat het bestuur in staat is de uitbesteedde taken adequaat te beheersen.


28


10) In het kader van zijn maatschappelijke verantwoordelijkheid streeft SPF er ook naar om maatschappelijk verantwoord te beleggen; Het pensioenfonds wil graag een bijdrage leveren aan een betere maatschappij. Daarnaast heeft het pensioenfonds de visie dat bedrijven die zich inzetten voor een goed milieu en de ontwikkeling van de maatschappij op langere termijn een betere risico/rendementsverhouding zullen laten zien dan bedrijven die hier niet bewust mee omgaan. Daarom wil SPF alleen zaken doen met partijen die zich houden aan de OESOrichtlijnen voor multinationale ondernemingen en daarmee ondertekenaar zijn van de 6 algemene principes van de UNPRI (UN Principles for Responsible Investment).

8.2 8.2.1

Het strategisch beleggingsbeleid Beleggingsdoelstelling

Teneinde de beoogde pensioenuitkeringen op korte en lange termijn veilig te stellen wenst het bestuur de toevertrouwde middelen op een verantwoorde en solide wijze te beleggen. Dit komt in grote mate overeen met de “prudent person” gedachte conform de Europese richtlijnen en in artikel 135 van de Pensioenwet. Hoewel het rendement op de portefeuille een hoge prioriteit heeft, staan een gematigd defensief karakter van het beleggingsbeleid passend bij de risicohouding zoals beschreven in hoofdstuk 4 en een voorzichtige afweging van risico en rendement voorop. Het pensioenfonds voert binnen beleggingscategorieën een selectief actieve beleggingsstijl. Bij actief beheer is de doelstelling om binnen de in dit hoofdstuk vastgestelde restricties, op basis van een marktvisie een hoger rendement te behalen dan de benchmark. De performance per deelportefeuille wordt gerelateerd aan de onderstaande indices, gewogen met de in de strategische mix vastgestelde weging. Uitgangspunt is dat passief wordt belegd, tenzij actief beheer om economische redenen wenselijk is. De vermogensbeheerder heeft de Principles for Responsible Investment van de Verenigde Naties ondertekend. Het MVB beleid van het fonds is hierop geïnspireerd en wordt uitgevoerd langs vier pijlers: ESG-integratie in alle beleggingscategorieën, uitsluiting, actief aandeelhouderschap en thematische beleggingen. Het bestuur heeft zich geconfirmeerd aan het beleid ten aanzien van maatschappelijk verantwoord ondernemen van de vermogensbeheerder. De overwegingen van het bestuur voor confirmeren aan dit beleid zijn vastgelegd in de notulen van de bestuursvergadering. Bij het vaststellen van het beleid is rekening gehouden met de verplichtingen die het bestuur is aangegaan waarbij zorggedragen moet worden voor een optimaal rendement bij een aanvaardbaar risico. Daarnaast wordt er draagvlak gecreëerd voor de keuzes over verantwoord beleggen. Het beleid ten aanzien van maatschappelijk verantwoord ondernemen is via de website beschikbaar en is als bijlage opgenomen bij de FBO met de vermogensbeheerder. 8.2.2

Samenstelling strategische beleggingsportefeuille en tactische bandbreedtes

Het bestuur heeft in 2015 een Asset Liability Management studie (ALM) laten uitvoeren. Aan de hand van de uitkomsten van deze ALM-studie is een beleggingsportefeuille gekozen met een acceptabele combinatie van netto-premieniveau, premievolatiliteit, kansen op onderdekking en kansen op het verlenen van toeslagen.


29


De strategische asset allocatie ziet er, per 01-01-2015, als volgt uit:

Categorie

Strategische asset allocatie

Min

Max

53,5

50%

60%

Matchingportefeuille Langlopende obligaties Bedrijfsobligaties Onderhandse leningen

29,2 7.2 10.91%

Renteswaps

6.2%

Liquiditeiten

0%

Returnportefeuille

46.5%

Aandelen (wereldportefeuille)

27.6%

Hoogrentende obligaties

18.9%

2 40%

50%

Figuur 2: Strategische asset allocatie

De afdekking van valutarisico’s wordt jaarlijks herzien, -tenzij de markt vraagt om een incidentele aanpassing-, in het kader van het beleggingsplan. Liquide middelen worden liquide aangehouden dan wel worden op korte deposito uitgezet tegen marktconforme voorwaarden bij gerenommeerde banken. Het bestuur kan gemotiveerd van de strategische asset allocatie afwijken indien de financiële positie van het fonds of de economische ontwikkelingen hier aanleiding toe geven. De asset allocatie is in het (actuele) beleggingsplan nader uitgewerkt. Rebalancing tussen matching- en returnportefeuille Tussen de hoofdportefeuilles wordt een buy-and-hold methodiek aangehouden. Het totale risicoprofiel van de portefeuille wordt primair gestuurd door de meting van het balansrisico. Wel worden bandbreedtes rond de matching- en returnportefeuille aangebracht. Echter, bij een overschrijding zal actieve aanpassing alleen plaatsvinden in uitzonderlijke situaties (aanzienlijk hogere of lagere rente of grote winsten/verliezen) waardoor het risicoprofiel heroverwogen dient te worden. Van een automatische rebalancing is geen sprake. Rebalancing binnen matching portefeuille Binnen de matching portefeuille wordt vooral gestuurd op de afgesproken mate van renteafdekking. Een substantiële verschuiving binnen de matchingportefeuille zal derhalve altijd gepaard gaan met een verandering van de renteafdekking. Hierdoor zijn afspraken over rebalancing binnen de matchingportefeuille niet vereist. Voor de gewichten van de beleggingscategorieën binnen de matchingportefeuille geldt een buy-and-hold methodiek. Rebalancing binnen Liquide returnportefeuille


30


Gedurende een kwartaal geldt een buy-and-hold methodiek voor de benchmarkgewichten tenzij een bandbreedte overschreden wordt. Aan het einde van een kwartaal lopen de valutatermijncontracten af en de afrekening zal plaatsvinden door een aan- of verkoop van de categorie waarvan het valutarisico afgedekt was. De normportefeuille zal aan het begin van een kwartaal hierop aangepast worden. Of de feitelijke portefeuille ook wordt aangepast, zal door de vermogensbeheerder afgewogen worden op basis van de visie op de markten en transactiekosten.

8.3

Opzet en uitvoering vermogensbeheeractiviteiten

Het bestuur van het pensioenfonds is verantwoordelijk voor het strategische beleggingsbeleid, dit wordt nader uitgewerkt in een beleggingsplan. Onder het strategische beleggingsbeleid wordt verstaan de vaststelling van het doel en de stijl van het beleggingsbeleid, de strategische beleggingsportefeuille en bandbreedtes, de benchmarks en de selectie en aanstelling van de vermogensbeheerder(s). De beleggingscommissie is belast met het (voorbereiden van het) beleid ten aanzien van beleggingen en is verantwoordelijk voor het monitoren, beoordelen en adviseren van de beleggingsactiviteiten. Daartoe voert zij zelfstandig overleg met de externe vermogensbeheerder en monitort de uitvoering van het beleggingsplan door de vermogensbeheerder. Beleggingscyclus Het strategische beleggingsbeleid wordt door middel van een ALM-studie afgestemd op de verplichtingen van het pensioenfonds. Door het strategische beleggingsbeleid om de drie jaar te herijken aan de hand van een nieuwe ALM-studie, en het jaarlijks evalueren van de werkelijke performance tegenover de meest recente ALM-studie, kan er worden ingespeeld op wijzigingen in het risicoprofiel van de pensioentoezeggingen en in de risicoperceptie van de deelnemers en het bestuur van het pensioenfonds. Tevens stelt de beleggingscommissie jaarlijks een gedetailleerd beleggingsbeleidsdocument op. Dit beleggingsbeleidsdocument wordt door het bestuur vastgesteld (het bestuur is ultiem verantwoordelijk). Voor het uitvoeren van deze taken heeft de beleggingscommissie een mandaat gekregen vanuit het bestuur en legt zij te nemen besluiten buiten het mandaat voor aan het bestuur. In het kader van de verantwoordelijkheid voor de vermogensbeheerder is deze commissie tevens verantwoordelijk voor het bewaken en beheersen van de operationele risico’s rondom vermogensbeheer. De beleggingscommissie legt verantwoording af door middel van een kwartaal beleggingsperformance rapportage en een jaarlijks voorstel voor het beleggingsbeleid. Het vermogensbeheer is uitbesteed aan een externe fiduciair vermogensbeheerder die tevens de beleggingsadministratie voert. Het vermogensbeheer wordt gevoerd in overeenstemming met fiduciaire beginselen, waarbij de externe beheerder fondsen onderbrengt bij geselecteerde gespecialiseerde fondsbeheerders en binnen de door het bestuur vastgestelde tracking errors en fondsen (voor detaillering wordt verwezen naar het document “SPF Organisatie-inrichting v4.0”).

8.4

Structuur vermogensbeheer

Het bestuur heeft een externe vermogensbeheerder aangesteld om – binnen de in het beleggingsplan opgestelde doelstellingen en restricties – het tactische en operationele beleggingsbeleid uit te voeren. Hierbij hanteert de beheerder volledig onafhankelijke custodian(s) en juridisch gescheiden beleggingsfondsen voor gemene rekening (FGR) zodat


31


het belegde vermogen te allen tijde eigendom blijft van Pensioenfonds Forbo mocht de beheerder failliet gaan. Maandelijks rapporteert de vermogensbeheerder de stand van zaken middels de maandrapportage welke is opgesteld conform de SLA. Elk kwartaal volgt de kwartaalrapportage waarin een uitgebreide toelichting op resultaten en verwachtingen wordt gegeven. Daarnaast kent de vermogensbeheerder een ISAE-3402 rapportage. De totale procedure voor periodieke controle van kwaliteitsrapportages staat opgenomen in het document SPF Organisatie-inrichting v4.0.

8.5

Risicometing en -beheersing

De bewaking van de strategische asset allocatie en de bijbehorende bandbreedtes zijn nader beschreven in het actuele beleggingsplan en is ook uitgewerkt in het Handboek Risicomanagement (zie bijlage E). De matching portefeuille wordt voornamelijk discretionair beheerd, waarvoor specifieke richtlijnen worden gehanteerd. Ten behoeve van de beleggingen wordt in de return portefeuille gebruik gemaakt van beleggingsfondsen. Stichting Pensioenfonds Forbo heeft geen rechtstreekse invloed op het beleggingsbeleid binnen deze beleggingsfondsen. De risicobeheersing binnen de beleggingsfondsen is op hoofdlijnen vormgegeven door de onderstaande randvoorwaarden. De randvoorwaarden staan volledig beschreven in de vermogensbeheerovereenkomst en de prospecti behorende bij de beleggingsfondsen. De vermogensbeheerder dient deze te respecteren. Door middel van rapportages door de vermogensbeheerder wordt de naleving van deze voorwaarden gecontroleerd door de beleggingscommissie en bestuur. Daarnaast is een procedure opgesteld voor het opstellen, beoordelen en accorderen van investeringsvoorstellen. Dit is vastgelegd in hoofdstuk 6 van het Handboek Risicomanagement (zie bijlage E).

8.5.1 8.5.1.1

Sturen op risico Balansrisico

Bij de ontwikkeling van de dekkingsgraad speelt de beweeglijkheid van het beleggingsrendement ten opzichte van het benodigde rendement op de pensioenverplichtingen een belangrijke rol. Bij de inrichting van de beleggingsportefeuille is deze verwachte beweeglijkheid één van de maatstaven waarlangs de beoogde beleggingssamenstelling gemeten wordt. De maatstaf voor het balansrisico geeft immers een indicatie van de te verwachten beweeglijkheid (of spreiding) in de ontwikkeling van de dekkingsgraad. Als onderdeel van het beleid om het portefeuillerisico te monitoren, wordt de verwachte beweeglijkheid maandelijks berekend en geëvalueerd. Het balansrisico wordt gemeten als de ex-ante tracking error van de beleggingen ten opzichte van de nominale verplichtingen. De periodieke toetsing van het balansrisico geeft inzicht in de ontwikkeling van het risiconiveau en in de oorzaken van de veranderingen. De bandbreedte waarbinnen het gemeten balansrisico mag bewegen is 1,5%. Voor verdere detaillering van het balansrisico wordt verwezen naar het actuele beleggingsplan en het Handboek Risicomanagement (zie bijlage E).


32


8.5.1.2

Renterisico

De strategische rente afdekkingspercentage is op basis van de UFR rente. Op basis van deze UFR-rente is een normpercentage van 68% vastgesteld met een bandbreedte van 10%. De mate van rente-afdekking wordt wekelijks gemeten vermogensbeheerrapportage maandelijks gerapporteerd.

en

via

de

reguliere

Voor verdere detaillering van het renterisico wordt verwezen naar het actuele beleggingsplan en het Handboek Risicomanagement (zie bijlage E). 8.5.2

Randvoorwaarden Matching portefeuille

De matching portefeuille is opgebouwd uit een combinatie van langlopende (Europese) staatsobligaties, kredietwaardige bedrijfsobligaties, onderhandse leningen en rente swaps. De stukken (inclusief de rente swaps) worden beheerd door de vermogensbeheerder met als doelstelling op termijn tenminste een vergelijkbaar rendement te behalen als de waarde ontwikkeling van de (nominale) verplichtingen. De onderhandse leningen portefeuille wordt passief beheerd, bij aflossing worden de vrijkomende liquiditeiten herbelegd in de matching portefeuille. De benchmarkrendementen van deze portefeuille onderdelen worden gelijkgesteld aan de feitelijke rendementen. Het totaal rendement van de matching portefeuille wordt periodiek vergeleken met de waarde ontwikkeling van de verplichtingen. Monitoring hiervan wordt vermogensbeheerder. 8.5.3

gedaan

op

basis

van

de

kwartaalrapportages

van

de

Randvoorwaarden Return portefeuille

De aandelen zijn wereldwijd belegd waarbij de portefeuille is opgebouwd uit participaties in de aandelenfondsen van Stichting Mn Services Europa, Noord-Amerika, Verre Oosten en opkomende landen. Ook is een deel van de return portefeuille belegd in vastrentende waarden met een hoger risicoprofiel.


33


Om het valutarisico af te dekken worden de meest relevante valuta, te weten de Amerikaanse Dollar , het Engelse Pond en de Japanse Yen afgedekt door middel van hedges. De afdekking van valutarisico’s wordt jaarlijks herzien in het kader van het beleggingsplan. Een ander deel van de return portefeuille bestaat uit hoogrentende waarden. Dit zijn leningen met een hoger risicoprofiel. Deze portefeuille bestaat uit Mn beleggingsfondsen waar met louter externe vermogensbeheerders in wordt geparticipeerd. 8.5.4

Randvoorwaarden Liquide Middelen

In principe worden geen liquide middelen aangehouden anders dan voor normaal portefeuille beheer inclusief het beheer van derivaten (valutatermijncontracten en rente swaps) noodzakelijk is. Verder mag geen structureel negatieve kas worden aangehouden. Deze kaspositie is exclusief de kaspositie die binnen de collectieve fondsen wordt aangehouden. 8.5.5

Derivaten

Derivaten worden ingezet ten behoeve van risicomitigatie en efficiënt portefeuillebeheer. Pensioenfonds Forbo gebruikt momenteel alleen derivaten ten behoeve van risicomitigatie. Het betreft renteswaps, ter gedeeltelijke afdekking van het renterisico, FX-forwards en FX-swaps waarmee (deels) het USD, GBP en JPY risico wordt afgedekt. De risico’s die ontstaan bij het gebruik van derivaten worden gemitigeerd door het uitwisselen van onderpand, het tegenpartijbeleid en het liquiditeitenbeleid. Daarnaast wordt er binnen een aantal beleggingsfondsen waarin Pensioenfonds Forbo participeert gebruik gemaakt van derivaten. 8.5.6 Valuta Strategisch wordt het valutarisico van de returnportefeuille afgedekt voor de meest relevante valuta, te weten de US Dollar, het Engelse Pond en de Japanse Yen. . De afdekking vindt plaats door middel van valuta hedges. De afdekking van valutarisico’s wordt jaarlijks herzien in het kader van het beleggingsplan, tenzij marktomstandigheden een tussentijdse aanpassing noodzakelijk maken. Valutaposities volgend uit de exposure naar emerging markets aandelen worden niet afgedekt.

8.5.7

Securities Lending

Pensioenfonds Forbo belegt in Fondsen voor Gemene Rekening (FGR) waarbinnen een Securities Lending programma wordt uitgevoerd bij de custodian. Securities Lending houdt in dat aandelen en vastrentende stukken uit de beleggingsportefeuille voor maximaal 99% uitgeleend kunnen worden aan andere marktpartijen (banken). De marktpartij geeft de FGR hiervoor een leenvergoeding en levert onderpand aan de FGR om het tegenpartijrisico te mitigeren. De custodian (bewaarbank) zorgt voor de transacties (effecten uitlenen en terughalen), het dagelijkse management van het onderpand, innen en uitbetalen leenvergoeding, en andere administratieve zaken. Voor het Securities Lending programma worden strikte voorwaarden ten aanzien van onderpand en tegenpartijen gehandhaafd. Voor zowel de exclusieve contracten (veiling) als voor het Agency programma gelden strikte voorwaarden. Deze voorwaarden zijn vastgelegd in bestuursbesluit van 14 november 2014.


34


8.5.8

Kredietrisico

De matching portefeuille bestaat deels uit onderhandse leningen. Deze bestaan voor een belangrijk deel uit leningen aan Nederlandse financiële instellingen. Gelet op de slechte verhandelbaarheid van deze leningen wordt het kredietrisico hiervan geaccepteerd. Er wordt eveneens in liquide bedrijfsobligaties belegd. In de return portefeuille wordt belegd in hoogrentende obligaties met een minimale rating van CCC.

8.6

Resultaatsevaluatie

De vermogensbeheerder draagt zorg voor een volledige administratie van de beleggingsportefeuille en alle daarop betrekking hebbende transacties. Minimaal per kwartaal worden onderstaande zaken vastgelegd:



Kerncijfers, waaronder dekkingsgraad, indexatiecapaciteit, rendement, vermogen en portefeuille weging;



Risicoparagraaf, waaronder balansrisico, VEV, renterisico, inflatierisico, valutarisico, kredietrisico, concentratierisico, illiquiditeitsrisico, liquiditeitsrisico en tegenpartijrisico;



Rendementen en vermogensposities, waaronder performance overzicht, attributie en inzicht in kosten;



Toelichting op het aandeelhouderschap;



Toelichting op de producten waarin Pensioenfonds Forbo belegt;



Publieke rapportage;



Overzicht derivatenposities;



Overzicht managers, inclusief beoordelingen en rendementen.

vermogensbeheer

waaronder,

marktvisie,

MVO

en

actief

Maandelijks levert de vermogensbeheerder ten minste de stand van het belegd vermogen, de dekkingsgraad en de behaalde performance over de maand.

8.7

Waarderingsgrondslag

De waardering van de beleggingen geschiedt op marktwaarde middels een drietal niveaus: Niveau 1 betreft een zogenaamde directe marktwaardering in actieve markt. Niveau 2 betreft een afgeleide marktwaardering met in de markt waarneembare data en/of vergelijkbare producten. Niveau 3 betreft de waardering met de toepassing van modellen en technieken, waarbij de aannames en schattingen van betekenis zijn voor de waardering. Participaties in niet-beurs genoteerde beleggingsfondsen worden, afhankelijk van de waardering van de onderliggende beleggingen, ingedeeld in Niveau 2 of Niveau 3. De onderhandse leningen zijn ingedeeld op Niveau 3. Niveau 3 is een marktwaardebepaling niet gebaseerd op marktdata, maar gebaseerd op aannames (swapcurve) en schattingen (creditspread) die de prijs significant beïnvloeden. De onderhandse leningen worden


35


gewaardeerd tegen marktwaarde, zijnde de contante waarde van de kasstromen, verdisconteerd tegen de rente op staatsobligaties met vergelijkbare looptijden, inclusief eventuele opslagen, behorende bij het risicoprofiel van de leningen en rekening houdend met eventuele vervroegde aflossingsmogelijkheden. In aanvulling hierop willen we verwijzen naar het Handboek Risicomanagement (paragraaf 4.4.4, zie bijlage E).

8.8

Belegging van het premiedepot

De gelden van het premiedepot worden meegenomen in de reguliere beleggingsmix.


36


9

Premiebeleid 9.1

Actuarieel kostendekkende premie

De actuarieel kostendekkende premie bestaat uit de volgende onderdelen: 1. Actuarieel benodigde premie voor de inkoop van de onvoorwaardelijke onderdelen van het pensioenreglement inclusief risico-onderdelen en de opslag voor toekomstige uitvoeringskosten; 2. Solvabiliteitsopslag over onderdeel 1; 3. Koopsom voor voorwaardelijke onderdelen van de pensioentoezegging met inachtneming van de geformuleerde toeslagstreven en de wijze van financieren; 4. Opslag voor uitvoeringskosten Deze elementen van de kostendekkende premie zijn als volgt nader gedefinieerd: Ad 1. De door het pensioenfonds jaarlijks per onderneming berekende actuarieel benodigde koopsommen en risicopremies voor de actieve en arbeidsongeschikte deelnemers ter dekking van de reglementaire jaarlijkse opbouw en risicodekking van ouderdomspensioen, prepensioen, nabestaandenpensioen en wezenpensioen worden op basis van dezelfde grondslagen berekend, als de grondslagen ter berekening van de primo VPV. Deze grondslagen zijn opgenomen in paragraaf 5.1. Ter dekking van het risico op arbeidsongeschiktheid en de daaruit voortvloeiende premievrijstelling wordt een opslag van 5% op de actuarieel benodigde koopsommen en risicopremies in acht genomen. De actuarieel benodigde koopsommen en risicopremies zijn inclusief de benodigde opslag van 2% ter dekking van de in de VPV opgenomen opslag van 2% voor toekomstige administratie- en uitbetalingskosten. Ad 2. De benodigde opslag voor het in stand houden van het vereist eigen vermogen (solvabiliteitsopslag). Deze opslag wordt berekend over de hiervoor bedoelde actuarieel benodigde koopsommen- en risicopremies. Ad 3. Vanwege het voorwaardelijke karakter en het streefniveau van het toeslagbeleid, wordt in de premie geen element opgenomen voor toeslagen en wordt hiervoor ook niet gereserveerd. Ad 4. Bij de vaststelling van deze opslag wordt rekening gehouden met de jaarlijks uit de VPV vrijvallende opslag van 2% over de pensioenuitkeringen.

De actuarieel kostendekkende premie wordt op grond van artikel 130 van de Pensioenwet jaarlijks vermeld in de jaarrekening en het jaarverslag van het pensioenfonds.

9.2

Gedempte actuarieel kostendekkende premie

Op grond van artikel 128, lid 2 van de Pensioenwet kan de actuarieel kostendekkende premie worden gedempt. Het pensioenfonds maakt gebruik van deze mogelijkheid. De gedempte actuarieel kostendekkende premie bestaat uit dezelfde elementen als de kostendekkende premie, met uitzondering van de volgende elementen : 

Onderdeel 1 van de gedempte actuarieel kostendekkende premie wordt berekend op basis van verwacht rendement. Het verwacht rendement is gebaseerd op de beleggingsmix van het fonds en de bijbehorende rendementen, waarbij de


37


rendementen niet hoger zijn gesteld dan de maximale rendementen zoals voorgeschreven door de Commissie Parameters. Bij een ongewijzigde strategische beleggingsmix staat de termijnstructuur van de maximaal te hanteren rendementen voor vijf jaar vast.

9.3



Daarnaast dient bij de gedempte actuarieel kostendekkende premie een opslag te worden opgenomen voor de geambieerde toeslagverlening. Deze opslag vervangt de opslag voor solvabiliteit, tenzij deze laatste hoger is. De opslag voor geambieerde toeslagverlening is gebaseerd op de prijsinflatie. De prijsinflatie die gehanteerd wordt volgt een ingroeipad startend vanuit het huidige niveau volgens raming van het Centraal Plan Bureau naar het voorgeschreven lange termijn niveau van de forward rate van 2% (vanaf het vijfde jaar).



Omdat er sprake is van een voorwaardelijke toekomstige toeslagverlening, wordt het bovengenoemde onderdeel niet meegenomen in de kostprijs van pensioenopbouw (onderdeel 1), maar wordt het toegevoegd aan onderdeel 3 in de gedempte actuarieel kostendekkende premie. De solvabiliteitsopslag wordt hiervan afgetrokken. Uiteindelijk bevat dus de gedempte kostendekkende premie het maximum van de solvabiliteitsopslag en de opslag voor indexatie.

Vaste bijdrage onderneming

De onderneming draagt jaarlijks een vaste bijdrage af ter grootte van 21% van de gemaximeerde loon- en ploegendiensttoeslagsom. Dit is inclusief de deelnemersbijdrage. De vaste bijdrage van de ondernemingen bedraagt daarmee 14% van de gemaximeerde loon- en ploegendiensttoeslagsom.

9.4

Deelnemersbijdrage

De deelnemersbijdrage bedraagt 9,7% van de gemaximeerde pensioenen ploegendienstgrondslagsom. De deelnemersbijdragen zijn vastgelegd in de pensioenreglementen.

9.5

Totale feitelijke premie

De feitelijk te betalen premie ligt voor de jaren 2013, 2014 en 2015 vast op 21% van de (gemaximeerde) loon- en ploegendiensttoeslagsom. In verband met de looptijd van de cao’s van Forbo Flooring en Forbo-Novilon worden de premieafspraken verlengd tot 1 april 2016. De totale feitelijke premie wordt op grond van artikel 130 van de Pensioenwet jaarlijks vermeld in de jaarrekening en het jaarverslag van het pensioenfonds.

9.6

Benodigde premie

Voor de toepassing van het premiedepot wordt bepaald hoe hoog de benodigde premie zou moeten zijn om het (streef)opbouwpercentage van 1,875% te financieren. Wanneer de benodigde gedempte premie lager uitkomt dan op 21% van de gemaximeerde loon- en ploegendiensttoeslagsom geldt dat het verschil ten goede zal komen aan het premiedepot. Op het moment dat de benodigde gedempte premie hoger is dan 21% van de gemaximeerde loon- en ploegendiensttoeslagsom en het premiedepot niet over voldoende middelen beschikt


38


om het (volledige) verschil te financieren, zal het (streef)opbouwpercentage verlaagd worden, zodanig dat de benodigde gedempte premie gelijk is aan de vaste premie van 21% plus de eventuele extra middelen vanuit het premiedepot.

9.7

Premiedepot

Door de vennootschap is een bedrag van Euro 4 miljoen gestort welke binnen het fonds naar de situatie van 1 januari 2013 als bestemmingsreserve wordt geadministreerd. Dit premiedepot heeft als doel indien de som van de vaste premie van de deelnemers en de aangesloten ondernemingen lager is dan de in enig jaar benodigde premie voor opbouw van actieve deelnemers, dit verschil aan te vullen. Zie voor meer details hoofdstuk 5.5.

9.8

Deelnemerspremie ANW-hiaatpensioen

Voor de deelnemers die op vrijwillige basis een ANW-hiaatpensioen verzekerd hebben via het pensioenfonds, houdt de vennootschap een bedrag gelijk aan de door de herverzekeraar vastgestelde risicopremie op het loon van de deelnemer in. De vennootschap draagt deze deelnemerspremie voor het ANW-hiaatpensioen aan het pensioenfonds af. Als de dekking van het vrijwillig ANW-hiaatpensioen na ingang van het pensioen in stand blijft, wordt de premie maandelijks verrekend met de uitkering van het pensioen.


39


10

Financiële sturingsmiddelen 10.1

Premiebeleid

Uit hoofdstuk 9 blijkt dat de aangesloten ondernemingen elk jaar een vaste premie betalen. De premie bevat geen opslag voor toeslagverlening.

10.2

Beleggingsbeleid

Uit hoofdstuk 8 blijkt dat het strategische beleggingsbeleid door middel van een ALM-studie wordt afgestemd op de verplichtingen van het pensioenfonds. Door het strategische beleggingsbeleid om de drie jaar te herijken aan de hand van een nieuwe ALM-studie, en het jaarlijks evalueren van de werkelijke performance tegenover de meest recente ALM-studie, kan er worden ingespeeld op wijzigingen in het risicoprofiel van de pensioentoezeggingen en in de risicoperceptie van de deelnemers en het bestuur van het pensioenfonds.

10.3

Toeslagbeleid

De mate van toeslagverlening wordt jaarlijks door het bestuur vastgesteld en is afhankelijk van de financiële positie van het pensioenfonds. Er bestaat geen recht op toeslagen. Bovendien wordt er door het pensioenfonds geen bestemmingsreserve aangehouden en er wordt geen premie betaald om in de toekomst toeslagen te kunnen toekennen. De toeslagen worden derhalve gefinancierd uit de algemene middelen van het pensioenfonds. Met betrekking tot de mate van de feitelijke toekenning van toeslagen voor rekening van het pensioenfonds wordt rekening gehouden met de uitgangspunten van het in 2015 ingevoerde financieel toetsingskader. Er zal alleen toeslagverlening plaats kunnen vinden voor zover deze toekomstbestendig is. Dat wil zeggen dat de financiële positie van het pensioenfonds zodanig is dat het te verlenen toeslagpercentage ook naar verwachting in de toekomst verleend zal kunnen worden.


40


Het bestuur hanteert voor een besluit over de feitelijke toekenning de onderstaande beleidsstaffel als leidraad: Beleidsdekkingsgraad

Toeslagverlening

Kleiner dan 110%

Nihil

Groter of gelijk aan 110%, maar kleiner dan Gedeeltelijk (voor zover ook in de de bovengrens toekomst te realiseren) Groter of gelijk aan de bovengrens

toeslagverlening + Volledige eventueel inhaaltoeslagen en/op herstel van kortingen

De hoogte van de toeslagverlening die volgt uit bovenstaande leidraad is het maximale percentage dat toegekend kan worden. Het bestuur besluit echter welk percentage werkelijk toegekend wordt per jaar. Indien het bestuur besluit tot het toekennen van een toeslag, wordt als maatstaf voor de actieve deelnemers en voor de pensioengerechtigde /gepensioneerde deelnemers de Consumentenprijsindex (alle huishoudens) niet-afgeleid over de periode oktober tot oktober van het jaar daaraan voorafgaand gehanteerd. De bovengrens wordt jaarlijks vastgesteld zodanig dat deze voldoet aan de eis van toekomstbestendigheid. De vaststelling van de bovengrens is als volgt: 



Contante waarde toeslagen (CWT) = de contante waarde van de kasstromen behorende bij de toeslagen indien de volledige maatstaf in elk jaar in de toekomst over de op de berekeningsdatum opgebouwde aanspraken wordt verleend. De contante waarde wordt bepaald op basis van het verwachte netto meetkundige rendement op zakelijke waarden (6,75%). De technische voorziening (TV) wordt bepaald op basis van de per de berekeningsdatum door het fonds gehanteerde actuariële grondslagen, inclusief de door de Nederlandsche Bank per die datum gepubliceerde rentetermijnstructuur. Bovengrens toeslagbeleid = 110% + CWT / TV



Inhaaltoeslagen en herstel van kortingen



Indien in een jaar de beleidsdekkingsgraad groter of gelijk is aan de bovengrens van het toeslagbeleid kan het fonds overgaan tot inhaaltoeslagen en/of herstel van kortingen. Een herstel van gemiste toeslagen of kortingen vindt plaats indien de afgelopen vijf jaar in één of meerdere jaren geen volledige toeslag is verleend of een korting is toegepast. Het fonds beschouwt daarbij een korting als een negatieve toeslag. Gemiste toeslagen (inclusief kortingen) worden op persoonsniveau geadministreerd gedurende vijf jaar.


41


Indien herstel van gemiste toeslagen mogelijk is, worden de gemiste toeslagen cumulatief gerepareerd. Van het overschot boven de beleidsdekkingsgraad is één vijfde beschikbaar voor de reparatie van gemiste toeslagen (inclusief kortingen). Dit budget zal gebruikt worden voor het cumulatief repareren van de gemiste toeslagen. Het repareren van kortingen heeft voorrang op het repareren van gemiste toeslagen. Er wordt geen onderscheid gemaakt in status van deelnemers en gepensioneerden/ pensioengerechtigden bij het repareren van toeslagen.

10.4

Beperking pensioenopbouw pensioenregeling

Het pensioenreglement geeft het bestuur de mogelijkheid om de pensioenopbouw te beperken, indien de bijdragen over enig jaar niet voldoende zijn om de over dat jaar te verwerven pensioenrechten te dekken en er onvoldoende middelen zijn in het premiedepot. In dat geval zal het bestuur echter eerst bezien of de bijdragen uit de vrije middelen van het pensioenfonds kunnen worden aangevuld tot het vereiste niveau. Voor zover dat niet mogelijk is worden de pensioengrondslagen van de actieve deelnemers in dat jaar zodanig verlaagd dat de bijdrage, eventueel vermeerderd met de hiervoor bedoelde vrije middelen, dekkend is.

10.5

Kortingsbeleid

Het bestuur kan als noodmaatregel besluiten de opgebouwde pensioenaanspraken en pensioenrechten te verminderen, indien overige maatregelen niet voldoende zijn. Deze situatie kan zich voordoen indien: 



Uit het herstelplan blijkt dat met inzet van overige financiële sturingsmiddelen herstel binnen de wettelijke termijnen niet mogelijk is. Vermindering van aanspraken zal dan in principe gespreid over de duur van het herstelplan plaatsvinden. Alleen de korting in het eerste jaar zal onvoorwaardelijk worden toegepast. Eventuele kortingen in latere jaren zullen alleen worden toegepast indien en voor zover dit noodzakelijk blijkt bij het in dat jaar op te stellen herstelplan. Er op vijf achtereenvolgende (jaarlijkse) meetmomenten sprake is van een dekkingstekort, en tevens de actuele dekkingsgraad op dat moment lager is dan de vereiste minimale dekkingsgraad het fonds genoodzaakt zal zijn de situatie van een dekkingstekort per direct op te heffen door het korten van de opgebouwde aanspraken en rechten. Deze korting is onvoorwaardelijk. De diepte van de korting is bepalend voor de spreiding van de korting over het resterende hersteltermijn. Er zal in een jaar niet meer dan 5,0% onvoorwaardelijk gekort worden bij een dekkingstekort, mits het fonds in de resterende hersteltermijn wel uit het tekort kan komen. Indien de korting groter is dan dit percentage, zal deze in beginsel gespreid worden over het resterende hersteltermijn indien de administrateur hier gevolg aan kan geven. Indien de korting kleiner is dan dit percentage zal de korting ineens worden toegepast. Indien de

administrateur geen gevolg kan geven aan het spreiden van het kortingspercentage, zal de korting ineens worden toepast.


42


Toegepaste kortingen zullen op individuele basis bijgehouden worden in de administratie gedurende vijf jaar en kunnen in de toekomst worden gerepareerd, mits de beleidsdekkingsgraad hoger is dan de bovengrens van de beleidsstaffel voor het toeslagbeleid (zie ook de paragraaf “Toeslagbeleid”). Indien herstel van kortingen mogelijk is, worden de gemiste kortingen cumulatief gerepareerd. Zoals beschreven in de paragraaf “Inhaaltoeslagen en herstel van kortingen” heeft het repareren van kortingen voorrang op het repareren van gemiste toeslagen. Er wordt geen onderscheid gemaakt in status van deelnemers en gepensioneerden/pensioengerechtigden bij het repareren van kortingen.

10.6

Noodclausule

Mocht ondanks het inzetten van de beschikbare sturingsmogelijkheden een situatie van onderdekking niet binnen de daarvoor gestelde termijn worden weggewerkt of zeer waarschijnlijk niet worden weggewerkt, dan is het bestuur bevoegd om te besluiten opgebouwde pensioenaanspraken en pensioenrechten te verminderen (afstempelen) waarbij de rechten voor alle deelnemers evenredig worden verlaagd. Indien er daarna weer voldoende verbetering van de financiële positie optreedt, zal deze vermindering worden hersteld. Deze noodmaatregelen zijn beschreven in het crisisplan (bijlage G). Hiermee wordt voldaan aan het gestelde in artikel 134 van de Pensioenwet met betrekking tot de mogelijkheid om pensioenaanspraken en pensioenrechten te korten.


43


A Geschiktheidsplan Het geschiktheidsplan wordt jaarlijks getoetst op kwalitatieve en kwantitatieve factoren.

Inleiding 1.1

Aanleiding en doelstelling

In het kader van de uitoefening van de Pensioenwet dient Stichting Pensioenfonds Forbo (SPF) te voldoen aan eisen met betrekking tot geschiktheid. Dit document is een vastlegging van het geschiktheidsbeleid van SPF in de vorm van een geschiktheidsplan.

1.2

Doelstelling document

De doelstelling van dit geschiktheidsplan is:



Vaststellen van de inrichting van de organisatie ten aanzien van geschiktheid en geschiktheidsbevordering;



Vaststellen van de vereiste deskundigheid en competenties voor zowel het bestuur in brede zin als per deskundigheidscluster;



Aantonen van het huidige geschiktheidsniveau van bestuursleden (en bepalen eventuele tekortkomingen) ;



Toelichten geschiktheidsplan voor het wegwerken van tekortkomingen bij zittende bestuursleden en voor opleiding nieuwe bestuursleden.

1.3

Opbouw document

In hoofdstuk 2 wordt de inrichting van de SPF organisatie ten aanzien van geschiktheid en deskundigheidsbevordering beschreven. In hoofdstuk 3 worden de geschiktheidseisen beschreven. Vervolgens wordt in hoofdstuk 4 de aanwezige geschiktheid geïnventariseerd. Tot slot wordt in hoofdstuk 5 een geschiktheidsbevorderingsplan beschreven.


44


2 Organisatie SPF bestuur 2.1

Bestuur

Het pensioenfonds heeft een paritair bestuursmodel. Het bestuur bestaat uit acht (8) personen, van wie vier (4) leden, de voorzitter inbegrepen, namens de vennootschap door het bestuur worden benoemd en vier (4) leden die gedeeltelijk door de deelnemers en gedeeltelijk door de pensioengerechtigden na voordracht door het bestuur, worden gekozen. Gekozen leden namens de deelnemers of pensioengerechtigden worden benoemd door het bestuur. De bestuursleden benoemen uit hun midden een secretaris respectievelijk penningmeester. De samenstelling van het bestuur dient te voldoen aan de criteria als vastgelegd in het geschiktheidsplan voor de bestuursleden van het pensioenfonds. Het gestelde in de code pensioenfondsen met betrekking tot diversiteit wordt zoveel mogelijk nagestreefd. Het pensioenfonds wordt in en buiten rechte vertegenwoordigd door twee leden van het bestuur, paritair bepaald. De voorzitter of de secretaris zal tenminste worden gekend in relevante gevallen. Het bestuur legt verantwoording af over het gevoerde beleid en de financiële huishouding in de jaarrekening van het fonds. De jaarrekening wordt in overeenstemming met wettelijke regels gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel en is tevens (op afspraak) ter inzage beschikbaar. Daarnaast wordt een jaarbericht op de website geplaatst. Het bestuur is op de hoogte van de weten regelgeving en de gevolgen daarvan voor het pensioenfonds. Ook bewaakt het bestuur de wijze waarop invulling wordt gegeven aan de weten regelgeving in fondsdocumenten, besluitvormingsprocessen, procedures en de uitvoering. Het bestuur bewaakt dat het pensioenfonds de weten regelgeving en interne regels naleeft (steeds compliant is).

2.2

Organisatie 2.2.1

Takenverdeling

Het bestuur van SPF heeft gekozen voor een sterke betrokkenheid en actief betrokken bestuursleden. Het bestuur is eindverantwoordelijk en wordt ondersteund door gemandateerde commissies. Dit betekent dat elke commissie een mandaat heeft en dat de commissieleden binnen het mandaat besluiten mogen nemen. Over de genomen besluiten dienen de commissies verantwoording af te leggen aan het bestuur. Besluiten die buiten de mandaten van de commissies vallen worden genomen door het bestuur zelf. Binnen het bestuur zijn drie commissies werkzaam met elk een eigen aandachtsgebied. De commissies zijn zoveel mogelijk paritair samengesteld en hebben periodiek overleg.



Commissie Dagelijks Bestuur

Het dagelijks bestuur is, tezamen met de secretaris, verantwoordelijk voor het onderhouden van contacten met DNB en voor uitvoering van de dagelijkse gang van zaken. De leden zijn:


45


-

H. Mak (voorzitter)

-

D. Uitvlugt-Manné

-

A.D. Keetlaer

-

G.J.F. Mol

De commissie DB komt minimaal vier keer per jaar bijeen.



Beleggingscommissie

De beleggingscommissie is belast met het beleid ten aanzien van beleggingen. Hiervoor heeft het een mandaat gekregen vanuit het bestuur en legt zij te nemen besluiten buiten het mandaat voor aan het bestuur. Tevens is de beleggingscommissie belast met het monitoren van de uitvoering van het beleggingsplan door de vermogensbeheerder. De leden van de beleggingscommissie zijn: -

A.D. Keetlaer (voorzitter)

-

M.A. Bults

-

Mw. D. Uitvlugt-Manné

-

H. Mak

-

A.J. Verbakel (aspirant lid)

De beleggingscommissie komt minimaal zes keer per jaar bijeen, de vermogensbeheerder is minimaal bij vier van de zes bijeenkomsten vertegenwoordigd.




De communicatiecommissie is belast met de voorbereiding en advisering van het beleid met betrekking tot de communicatie en stelt daartoe jaarlijks een communicatieplan op, dat ter goedkeuring wordt aangeboden aan het bestuur. De leden van de communicatiecommissie zijn: -

Mw. D. Uitvlugt-Manné (voorzitter)

-

G.B.J. Soppe

-

A. Evers (aspirant bestuurslid)

De communicatiecommissie komt jaarlijks minimaal vier keer bijeen. 2.2.2

Deskundigheidsclusters

Om het pensioenfonds adequaat te kunnen besturen, zal binnen het bestuur van het pensioenfonds voldoende deskundigheid aanwezig moeten zijn. SPF onderscheidt in haar organisatie deskundigheidsclusters, te weten:



Het besturen van een pensioenfonds/ organisatie (managementvaardigheden).



Relevante weten regelgeving.


46




Pensioenregelingen en pensioensoorten.



Financiële aspecten 

Actuariële aspecten en financiering



Beleggingsbeleid en vermogensbeheer



Verslaggeving



Balansmanagement



Herverzekering.



Administratieve organisatie en interne controle.



Uitbesteding van werkzaamheden voor zover voor het pensioenfonds relevant.



Communicatie met DNB en met de (gewezen) deelnemers en overige belanghebbenden.

 Aan ieder cluster zijn twee bestuursleden als portefeuillehouder aangewezen. In paragraaf 3.2 wordt dit nader toegelicht.  Daarnaast zijn er voor de verschillende bestuursfuncties vereiste competenties vastgesteld waaraan de betreffende bestuursleden moeten voldoen. De vereiste competenties hebben betrekking op de competenties die nodig zijn om alle taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden adequaat te kunnen invullen en niet op inhoudelijke eisen die aan de functie worden gesteld. In de Organisatie Inrichting V3.0 worden de generieke competenties beschreven die betrekking hebben op alle functies binnen SPF. Daarnaast worden per functie een aantal additionele competenties beschreven. 2.2.3

Uitbesteding van werkzaamheden

Voor de uitvoering van een aantal werkzaamheden heeft het bestuur van SPF gekozen deze uit te besteden aan derden:



Het administratieve beheer van het pensioenfonds is uitbesteed aan een externe administrateur. Alle taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de administrateur zijn vastgelegd in een functiebeschrijving, contract en service level overeenkomst.



Het vermogensbeheer is uitbesteed aan een externe fiduciair vermogensbeheerder die tevens de beleggingsadministratie voert. Het vermogensbeheer wordt gevoerd in overeenstemming met fiduciaire beginselen, waarbij de externe beheerder fondsen onderbrengt bij geselecteerde gespecialiseerde fondsbeheerders.



De actuariële werkzaamheden worden uitbesteed bij een onafhankelijk adviserende actuaris en een onafhankelijk certificerend actuaris.



De accountantswerkzaamheden zijn uitbesteed bij een onafhankelijk externe accountant. De externe accountant wordt jaarlijks benoemd op voordracht van de penningmeester.



Het bestuur evalueert jaarlijks de kwaliteit van de uitvoering en de gemaakte kosten kritisch en spreekt een dienstverlener aan als deze de afspraken niet of onvoldoende nakomt.



Als een accountant of actuaris niet-controlewerkzaamheden moet verrichten, verstrekt het bestuur hiervoor een afzonderlijke opdracht. Hierbij weegt het bestuur af of de niet-


47


controlewerkzaamheden kunnen worden uitgevoerd door de accountant, de actuaris of door het kantoor dat ook de jaarrekening controleert.



Het bestuur beoordeelt ten minste eenmaal per vier jaar het functioneren van de accountant en de actuaris. De uitkomsten van deze beoordeling bespreekt het bestuur met de accountant of actuaris. Ook stelt het bestuur het intern toezicht en het VO van de uitkomsten op de hoogte.

2.3


In lijn met de Wet versterking bestuur pensioenfondsen heeft het bestuur bij schriftelijk besluit een verantwoordingsorgaan ingesteld. Het verantwoordingsorgaan bestaat uit vijf leden. Drie van deze leden hebben zitting namens de deelnemers. Eén lid heeft zitting namens de vennootschap en één lid heeft zitting namens de gepensioneerden. Het verantwoordingsorgaan heeft tevens drie aspirant-leden zonder stemrecht waarvan één namens de gepensioneerden. Het gestelde in de code pensioenfondsen met betrekking tot diversiteit wordt zoveel mogelijk nagestreefd. Het bestuur legt verantwoording af aan het verantwoordingsorgaan over het beleid dat het voert, de gerealiseerde uitkomsten van dit beleid en de beleidskeuzes die het eventueel voor de toekomst maakt.

2.4

Pensioenregelingen

Het pensioenfonds voert de pensioenregelingen uit voor de werknemers van Forbo Flooring BV, Forbo Eurocol Nederland BV en Forbo-Novilon BV, evenals voor het personeel van die ondernemingen waarmee gelieerd is, waarbij sprake is van rechtsopvolging of met welke ondernemingen het pensioenfonds een overeenkomst heeft gesloten. In de overeenkomsten met aangesloten ondernemingen zijn de wederzijdse verantwoordelijkheden, bevoegdheden, rechten en (financiële) plichten vastgelegd.


48


3 Vereiste geschiktheid bestuur 3.1

Inleiding

Het bestuur streeft ernaar de geschiktheid binnen het bestuur als geheel op ieder tijdstip voldoende te laten zijn zodat - met het oog op de belangen van deelnemers, gewezen deelnemers, gepensioneerden en andere belanghebbenden - sprake is van een adequate besturing van het pensioenfonds. De geschiktheid van het bestuur wordt gemeten naar, deskundigheid, de juiste competenties en professioneel gedrag. Dit streven geldt ook voor de geschiktheid van de leden van het verantwoordingsorgaan. Om de toezichthoudende taak die het verantwoordingsorgaan heeft goed te kunnen vervullen is deskundigheid en bestuurlijke ervaring vereist. Goed toezicht leidt tot een hogere kwaliteit van het bestuur, verkleint het risico dat verkeerde procedures worden gevolgd en/of verkeerde besluiten worden genomen. De eisen die het bestuur stelt aan de geschiktheid van de leden van het verantwoordingsorgaan zijn vastgelegd in het Geschiktheidsplan Verantwoordingsorgaan. Geschiktheidsniveau bestuur Ter realisatie van het genoemde geschiktheidsniveau zullen op ieder tijdstip ten aanzien van elk van de deskundigheidsclusters, steeds minimaal twee bestuurders in voldoende mate op de hoogte zijn. Daartoe zullen de bestuurders in het kader van ‘permanente educatie’ regelmatig een bijscholingscursus volgen of op andere wijze aan bijscholing op pensioenen vermogensbeheergebied te doen. De deskundigheidsvereisten zijn ingedeeld naar de acht deskundigheidsclusters. Het bestuur vertrouwt voor de toetsing van haar deskundigheid op de deskundigheidstoetsen van Towers Watson Academy (TWA) en SPO.



Geschiktheidsniveau A is de basisgeschiktheid pensioenen die iedere bestuurder bij zijn benoeming moet hebben.



Geschiktheidsniveau B is vereist voor het bestuur als geheel, wat betekent dat per deskundigheidsterrein (in totaal 7) ten minste twee bestuurders dit niveau moeten hebben.

De 7 deskundigheidsgebieden zijn: 1

Het besturen van een pensioenfonds/organisatie

2

Relevante weten regelgeving

3

Pensioenregelingen en -soorten

4

Financieel technische en actuariële aspecten 4.1 Actuariële aspecten en financiering 4.2 Beleggingsbeleid en vermogensbeheer 4.3 Verslaggeving 4.4 Balansmanagement 4.5 Herverzekering

5

Administratieve Organisatie en Interne Controle

6

Uitbesteding


49


7

Communicatie

Daarnaast zijn er eisen gesteld aan competenties en professioneel gedrag. De TWA en SPO hebben geschiktheidstoetsen op zowel niveau A als op niveau B.

3.2

Geschiktheidsvereisten bestuur

Het bestuur van een pensioenfonds is verantwoordelijk voor haar eigen geschiktheid. De toets van TWA of SPO helpt de bestuursleden hun bekwaamheid te toetsen aan de geldende geschiktheidseisen. Zoals in paragraaf 3.1 beschreven is bij geschiktheidstoetsing door DNB een zevental aandachtsgebieden te onderscheiden, waarvan binnen een pensioenfondsbestuur voldoende deskundigheid aanwezig moet zijn. Alle bestuursleden dienen een dusdanig kennisniveau van de materie te hebben om effectief tegenwicht (countervailing power) te kunnen bieden aan materiedeskundigen. Vereist is dat alle bestuursleden bij aantreden minimaal over geschiktheidsniveau A beschikken. Daarnaast zijn vereisten geformuleerd ten aanzien van competenties en professioneel gedrag. 3.2.1

Generieke competenties bestuursleden

De vereiste competenties hebben betrekking op de competenties die nodig zijn om alle taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden adequaat te kunnen invullen en niet op inhoudelijke eisen die aan de functie worden gesteld. De inhoudelijke kennisvereisten die voor de verschillende functies van toepassing zijn, worden beschreven in het geschiktheidsplan van SPF. In dit hoofdstuk worden eerst generieke competenties beschreven die betrekking hebben op alle functies binnen SPF. De competenties zijn ingedeeld naar de categorieën Denken, Voelen en Kracht. D1

Strategisch denken



Strategische visie: heeft een midden- en langetermijnvisie, houdt bij het ontwikkelen van strategieën rekening met de belangen van de doelgroepen en de interne mogelijkheden om deze te verwezenlijken. Breder of dieper inzicht verschaffen in problemen of situaties door ze in een meer omvattend begrippenkader te plaatsen en van daaruit te handelen. De grote lijnen en voornaamste implicaties van gebeurtenissen in beeld hebben en houden. Verder kijken en denken dan de dagelijkse focus.



Analytisch vermogen: herkent belangrijke informatie en signaleert belangrijke ontwikkelingen. Is zich bewust van de hoofdlijnen, problemen en oplossingen die pas op langere termijn zullen spelen en houdt daar rekening mee. Komt snel tot de kern van complexe materie. Draagt bij aan een organisatie waarin waarde wordt gehecht aan een heldere probleemanalyse als basis voor meningsvorming en/of beslissingen;

D2



D3

Multidisciplinair denken en oordeelsvorming Oordeelvorming: is in staat om afhankelijkheden tussen en consequenties van beleidsvoorstellen te overzien, kan oordelen vormen over beleidsvoorstellen en kan toetsen of beleidskeuzes een deugdelijk bestuurlijk proces hebben ondergaan. Kan mogelijke handelswijzen in het licht van relevante criteria tegen elkaar afwegen en logische conclusies trekken en tot realistische beoordelingen komen; Verantwoordelijk


50




Organisatiebewustzijn: is zich bewust van de relaties en (politieke) verhoudingen en doorziet deze. Is alert op ontwikkelingen, legt contacten en maakt gebruik van bruikbare ondersteunende netwerken. Maakt keuzes en stelt prioriteiten die aansluiten bij de organisatiedoelstellingen en waarden;



Verantwoordelijkheid: toont lerend vermogen en verantwoordelijkheid die de functie met zich meebrengt;



Resultaatgerichtheid: is gericht op het behalen van afgesproken doelstellingen binnen de afgesproken tijd. Stelt duidelijke prioriteiten; maakt een planning van activiteiten om tijd en middelen optimaal te kunnen benutten;

D4

is

zich

bewust

van

de

Reflecterend vermogen



Kritische instelling: denkt met diepgang, bekijkt zaken vanuit verschillende invalshoeken, accepteert beweringen of feiten niet klakkeloos, maar overweegt rijkelijk;



Handelen in het bewustzijn van de professionele taak en van de eigen positie, kennis en vaardigheden;

V1

Loyaliteit



Loyaliteit: een grote morele betrokkenheid hebben bij de organisatie, de doelstellingen en de belanghebbenden;



Integriteit: vertoont voorbeeldgedrag. Stelt het belang van SPF boven het eigen (team) belang. Is open en eerlijk ten opzichte van anderen, is betrouwbaar in het nakomen van afspraken. Gaat correct om met gevoelige informatie. Committeert zich alleen als hij het ook waar kan maken;

V2



V3

Samenwerken Samenwerken: Samen met anderen de activiteiten richten op een gemeenschappelijk doel. Het gezamenlijke resultaat op de eerste plaats stellen en zich daarvoor naar beste kunnen inzetten. Een goede onderlinge sfeer bevorderen; Communicatief vermogen



Communicatief vaardig: is in staat zijn/haar mening, oordeel, ideeën zowel mondeling als schriftelijk helder te verwoorden;



Vertalen complexe materie: is in staat om complexe vraagstukken eenvoudig en helder uit te leggen.



Inlevingsvermogen: kan zich verplaatsen in anderen en kan luisteren vanuit empathie. Aandacht en ruimte geven aan gesprekspartners. Ingaan op reacties, ook non-verbaal.



Reflecterend vermogen: relevante vragen stellen en doorvragen. Zich bewust tonen van de invloed van het eigen handelen op anderen;

V4

Omgevingsbewust zijn



Omgevingsbewust zijn: weten en begrijpen hoe een pensioenfonds en diens omgeving werkt en hoe daarbinnen te manoeuvreren teneinde de gestelde doelen te bereiken;



Netwerkvaardigheid: ontwikkelt en onderhoudt externe contacten met overkoepelende organisatie, pensioenfondsen en andere instellingen en benut deze voor het verkrijgen van informatie, steun en medewerking;


51


K1



K2

Stressbestendigheid Stressbestendigheid: kunnen verwerken van spanningen binnen het bestuur. Effectief blijven presteren onder tijdsdruk en bij onvoldoende middelen, tegenslag, teleurstelling of tegenspel; Onafhankelijkheid



Onafhankelijkheid: Staan voor de eigen opvattingen en principes en bereid zijn anderen met meer macht en invloed hiermee te confronteren. Verantwoordelijkheid nemen en dragen voor eigen doen en laten;



Zelfstartend: initieert uit eigen beweging beleid. Onderkent verbeteringen ten aanzien van het pensioenbeheer en handelt daarnaar. Draagt uit eigen beweging oplossingen aan;

K3

 K4

Authenticiteit Authenticiteit: Is waarachtig in doen en zijn, geen dubbele agenda’s. Besluitvaardigheid



Besluitvaardigheid: neemt beslissingen door middel van het ondernemen van acties of legt zich vast door het uitspreken van meningen. Hakt knopen door en stelt beslissingen en/of acties niet onnodig uit;



Slagvaardigheid: handelt effectief in een dynamische of snel wisselende omgeving;

K5



K6

Onderhandelingsvaardigheid Onderhandelingsvaardigheid: is in staat om tot acceptabele akkoorden te komen en een goede balans te bereiken in het spel van ‘geven en nemen’. Weet een win-win situatie te creëren. Klant-, kwaliteits- en resultaatgerichtheid



Klantgerichtheid: de klant en de doelstellingen van de organisatie door en door kennen;



Resultaatgerichtheid: Acties en beslissingen richten op het daadwerkelijk realiseren en verbeteren van beoogde resultaten.



Kwaliteitsbewustzijn: stelt hoge eisen aan eigen werk en aan dat van anderen op het gebied van kwaliteit en nauwkeurigheid. Stimuleert kwaliteitsbewustzijn als vast onderdeel van het beleid;

K7



K8



Strategische sturing Strategische visie: heeft een midden- en langetermijnvisie, houdt bij het ontwikkelen van strategieën rekening met de belangen van het fonds en de doelgroepen en gebruikt daarbij de interne mogelijkheden om deze te verwezenlijken; Overtuigingskracht Overtuigingskracht: weet anderen te overtuigen van een bepaald standpunt en instemming te krijgen met bepaalde plannen, ideeën en producten. Met goede argumenten anderen zover weten te krijgen een bepaald standpunt in te nemen, besluit te nemen of een bepaald resultaat te behalen;

Aanvullende competenties Voorzitter K9

Voorzittersvaardigheid:


52




Voorzittersvaardigheid: kan vergaderingen op efficiënte en effectieve wijze leiden. Is in staat een sfeer te creëren waarin iedereen gelijkwaardig kan participeren. Heeft oog voor de taakvervulling en verantwoordelijkheid van zichzelf en anderen

K10



Leiderschap

Samenbindend leiderschap: is in staat mensen tot elkaar te brengen. Weet tegenstellingen tussen groepsleden te overbruggen. Weet van individuen een groep te maken en weet partijen blijvend tot samenwerking aan te zetten en te (bege)leiden in het streven een gezamenlijk doel te bereiken. 3.2.2

Deskundigheidsclusters

Er zijn vereisten geformuleerd die alleen van toepassing zijn op de portefeuillehouders van het desbetreffende clusters. Portefeuillehouders dienen op gebied van hun cluster bijvoorbeeld in staat te zijn om een afgewogen oordeel te vormen, de situatie bij andere fondsen te kennen en consequenties voor SPF situatie in te schatten. In tabel 1 is aangegeven per deskundigheidscluster wat per commissie en dus commissielid het vereiste niveau is. Daarnaast is per deskundigheidscluster aangegeven wie de twee portefeuillehouders zijn. De portefeuillehouders dienen ook over geschiktheidsniveau B te beschikken met betrekking tot hun cluster.

Aandachtgebied deskundigheidstoetsing DNB

Niveau alle bestuursleden

Het besturen van een pensioenfonds/ organisatie

A


A

Niveau leden commissie Dagelijks Bestuur

Belegging

Communica tie

B

B

B

B


A

B

Portefeuillehouders / deskundigheidscluster



Marcel Bults (B)



Herman Mak (B)



Gerrit Mol (B)



Daniëlle Uitvlugt (B)

53


Pensioenregelingen en pensioensoorten

A

B

A

A



Gerrit Mol (B)






Marcel Bults (B)

-Actuariële aspecten en financiering



Herman Mak (B)

- Beleggingsbeleid en vermogensbeheer



Ton Keetlaer (B)



Jan Verbakel (B)



Ben Soppe (B)



Marcel Bults (B)



Gerrit Mol (B)






Ben Soppe (B)

Financiële aspecten

A

B

B

A

- Verslaggeving - Balansmanagement - Herverzekering Administratieve Organisatie en Interne Controle

A

Uitbesteden van werkzaamheden

A

Communicatie

A

B

B

B

B

B

A

A

B

B

Tabel 1 - Koppeling tussen aandachtgebieden geschiktheidstoetsing DNB, vereiste deskundigheidsniveau en verantwoordelijke commissies.

4 Aanwezige geschiktheid 4.1

Afgelegde deskundigheidstoetsen bestuur

Om het aanwezige deskundigheidsniveau van de bestuursleden te bepalen is in april 2009 de deskundigheidtoets niveau 1 van TWA door de bestuursleden afgelegd (zie bijlage A). De deskundigheidstoets niveau 1 is een digitale toets die bestaat uit 106 meerkeuzevragen over de onderwerpen in lijn met de deskundigheidsclusters. Elk bestuurslid heeft een schriftelijke rapportage van de behaalde resultaten ontvangen en het bestuur heeft de totale resultaten integraal besproken met TWA. Op 14 juni 2012 heeft het voltallige bestuur deelgenomen aan de Towers Watson deskundigheidstoets voor bestuurders van pensioenfondsen niveau 2. Deze toets is met succes afgerond (zie bijlage B). Medio 2014 is het bestuur over gegaan naar de nieuwe geschiktheidsnormen A en B. Er wordt een opleidingsplan opgesteld waarin via een ‘nulmeting’ duidelijk zal worden gemaakt waar het bestuur, en bestuursleden op zich, staan en wat de ontwikkelpunten zijn. Naar aanleiding van deze ontwikkelpunten zal het opleidingsplan verder worden vormgegeven.


54


Het functioneren van de bestuursleden en de voorzitter van het bestuur worden jaarlijks geëvalueerd (zie bijlage C).

4.2

Afgelegde competentiemeting bestuur

Om de aanwezige competenties van het bestuur te meten is gebruik gemaakt van de RDA competentiemeter die door Towers Watson in samenwerking met Ladder9 die specifiek voor pensioenfondsbestuurders is ontwikkeld. Deze competentiemeter gaat uit van vooraf gedefinieerde doelprofielen waarin de gewenste competenties benoemd zijn en kan behulpzaam zijn bij het samenstellen van een zo efficiënt en complementair mogelijk pensioenfonds bestuur. Deze rapportage (is als bijlage D opgenomen als apart document) bevat de resultaten van de competentiemeting van de bestuursleden van Pensioenfonds Forbo en is in meerdere onderdelen opgebouwd: -

De management summary Uitwerking van Towers Watson van de gehanteerde competenties Beschrijving van het gedrag van het bestuur Vergelijking van vastgestelde competenties tov de aanwezige competenties.


55


5 Geschiktheidsbevorderingsplan SPF heeft besloten haar permanente educatieprogramma te blijven ijken en jaarlijks een aanzienlijke tijdsinvestering te doen in gerichte educatie. Hiertoe is in dit hoofdstuk ten aanzien van het bestuur brede geschiktheidsbevorderingsplan een onderscheid gemaakt in de acties lopende het jaar en het permanente geschiktheidsbevorderingsplan.

5.1

Geschiktheidsbevorderingsplan bestuursleden 5.1.1

Geschiktheidsbevordering tot 01-06-2015

Overzicht opleidingen & cursussen bestuursleden SPF

Bestuurslid

Marcel Bults

Training

Instantie

Dagdelen

Datum Gevolgd/ ingepland

Pensioenregelingen en soorten 2

TWA

1

22-apr-10

Actuariële begrippen en verslaglegging 2

TWA

1

15-apr-10

Vermogensbeheer 2

SPO module 3

4

18/19 maart 2010

Masterclass werkcollege derivaten

SPO

2

20-nov-12

Themadag Nieuw Pensioencontract

TWA

2

5-jul-13

Risicomanagement workshop werking crisisplan

KPMG

Masterclass Pensioenen

PWC

2

Training onderhandelen

NEVI

2

20 juni 2014

Media training

Burson en Marsteller

2

8 juli 2014

Geschiktheidsniveau B

TWA

7

2015/2016

TWA

1

29-mrt-11

Relevante weten regelgeving 2

TWA

1

31-mrt-11

Vermogensbeheer 2

SPO module 3

4

18/19 maart 2010

2

22-aug-13 22-nov-2013

Besturen Organisatie 2 Ben Soppe


56

Nog te planne n


Ton Keetlaer

Communicatie 2

TWA

1

11-okt-12

Presentatietraining

in-house Forbo

4

feb-13


TWA

2

5-jul-13


KPMG


PWC

2

22-nov-2013


NEVI

2

20 juni 2014


TWA

7

2015/2016

Besturen Organisatie 2

TWA

1

13-apr-10

Wet en Regelgeving 2

TWA

1

13-apr-10

Communicatie 2

TWA

1

15-apr-10

Vermogensbeheer 2

SPO module 3

4

18/19 maart 2010

Masterclass werkcollege Balans en vermogensbeheer

SPO

5

6 en 7 nov. 2012

Presentatietraining

in-house Forbo

4

feb-13

Communicatie

AZL

2

4-jun-13

Seminar Nominaal vs Reëel

Robeco

2

13-jun-13


TWA

2

5-jul-13


KPMG

High Yield

MN

Pensioenseminar

Pensioenfedera tie

1

11-sep-13


PWC

2

22-nov-2013


NEVI

2

20 juni 2014

Media training


2

8 juli 2014


TWA

7

2015/2016


2

22-aug-13

2

22-aug-13 1

5-sep-13

57


Gerrit Mol

Jan Verbakel

Actuariële Begrippen en verslaglegging 2

TWA

1

15-apr-10

Vermogensbeheer 2

SPO module 3

4

18/19 maart 2010

AO/IC en Uitbesteding 2

TWA

1

16-okt-12

Relevante Wet- en regelgeving 2

TWA

1

9-okt-12

Communicatie

AZL

2

4-jun-13


TWA

2

5-jul-13

Pensioenseminar

Pensioenfedera tie

1

11-sep-13


KPMG


PWC

2

22-nov-2013


NEVI

2

20 juni 2014

Media training


2

8 juli 2014


TWA

7

2015/2016

Basisopleiding Deskundigheidsniveau 1

TWA

4

8 en 10 nov. 2011

Vermogensbeheer 2

SPO module 3

4

mrt-12

Actuariële Begrippen en verslaglegging 2

TWA

1

24-nov-11

Communicatie niveau 2

TWA

1

24-nov-11

AO/IC en Uitbesteding niveau 2

TWA

1

29-nov-11

Besturen van een organisatie

TWA

1

9-okt-12

Pensioenregelingen en –soorten 2

TWA

1

18-okt-12

Presentatietraining

in-house Forbo

4

feb-13

Tweedaagse stoomcursus Vermogensbeheer

TWA

4

1-mrt-13


TWA

2

5-jul-13


2

22-aug-13

58



KPMG


PWC

2

22-nov-2013

Masterclass werkcollege pensioencommunicatiebeleid

SPO

2

januari 14


NEVI

2

20 juni 2014


2

8 juli 2014

TWA

7

2015/2016

TWA

1

13-apr-10

Pensioenregelingen en Soorten 2

TWA

1

22-apr-10

Vermogensbeheer 2

SPO module 3

4

18/19 maart 2010

Communicatie 2

TWA

1

24-mrt-11

Besturen van een pensioenfonds in turbulente tijden

Nyenrode Business University

4

1/2 oktober 2012

Presentatietraining

in-house Forbo

4

feb-13

Communicatie

AZL

2

4-jun-13


TWA

2

5-jul-13


KPMG


PWC

2

22-nov-2013


NEVI

2

20 juni 2014

Media training


2

8 juli 2014

Leergang Pensioenrecht

VU law academy


TWA

2

22-aug-13

Media training


Wet en Regelgeving 2

Danielle Uitvlugt


2

22-aug-13

okt 2014 – sept 2015 7

2015/2016

59


Herman Mak

Arthur Evers (aspriant bestuurslid)

Besturen van een Pensioenfonds niveau 1

TWA

6

maart-14

Vermogensbeheer 2

SPO

4

April 2014

Besturen van een Pensioenfonds niveau 2

TWA

7

Mei-14


NEVI

2

20 juni 2014

Media training


2

8 juli 2014


TWA

7

2015/2016

Besturen van een Pensioenfonds niveau A

TWA

9

2015


TWA

7

2015/2016

5.1.2

Geschiktheidsbevordering

Dit geschiktheidsplan ziet erop toe dat geschiktheid wordt onderhouden en deskundigheid wordt verdiept, door middel van permanente educatie. 5.1.3

Permanent geschiktheidsbevorderingsplan

Om het vereiste niveau te kunnen handhaven is het van belang dat de bestuursleden een permanent opleidingsplan volgen. Het doel hiervan is het enerzijds onderhoud van al aanwezige kennis en anderzijds de bestuursleden te informeren over nieuwe ontwikkelingen en trends. Het permanente educatieprogramma zal ondersteund worden door TWA, SPO en andere educatieve instellingen. Het permanente educatieprogramma bestaat uit de volgende onderdelen:



Per jaar organiseert het bestuur minimaal twee deskundigheidssessies van een dagdeel voor de bestuursleden. De invulling van deze sessie wordt bepaald door het bestuur en gebaseerd op actuele ontwikkelingen, gewenste verdiepingswensen. Tijdens de verdiepingssessie wordt een specifiek onderwerp binnen een deskundigheidscluster nader uitgewerkt.



Tijdens de sessies zal zowel aandacht worden besteed aan kennis als aan vaardigheden. Regelmatig zullen (externe) sprekers worden uitgenodigd om een inleiding te verzorgen over een bepaald onderwerp, waarna de bestuursleden worden uitgenodigd onderling over dit onderwerp te discussiëren en een oordeel te vormen.



Minimaal één van de sessies zal gericht zijn op de actuele ontwikkelingen. Tijdens deze sessie worden gastsprekers uitgenodigd om recente ontwikkelingen helder uiteen te zetten, waarna de leden en sprekers met elkaar in discussie gaan. Het bestuur zorgt ervoor dat


60


de onderwerpen zoveel mogelijk aansluiten bij de onderwerpen die zijn opgenomen in het jaarplan voor het betreffende jaar (wat speelt er nu?). Daarnaast wordt een deel van het programma besteed aan een aanzet voor het beleidsplan voor het volgende jaar (wat gaat er spelen?).



Het bestuurssecretariaat zal fungeren als “kenniscentrum”. Dit houdt in dat de voor SPF relevante kranten, vakbladen, tijdschriften en literatuur hier beschikbaar zijn (al dan niet elektronisch) voor alle betrokkenen binnen SPF.



Elk deskundigheidscluster volgt de ontwikkelingen in de pensioenbranche en zorgt ervoor dat het volledige bestuur wordt geïnformeerd over de relevante ontwikkelingen. Omdat de bestuursleden geacht worden hier kennis van te nemen, gebeurt deze verslaglegging bij voorkeur (ook) schriftelijk. Daarnaast wordt getracht de momenten waarop bestuursleden informatie ontvangen te synchroniseren, bijvoorbeeld maandelijks aan het einde van de maand.



De secretaris, evenals individuele bestuursleden zullen, gegeven het aanbod in de markt, voorstellen doen voor het volgen van gerichte cursussen of seminars.



Op verzoek kan het bestuur voor portefeuillehouders gesprekken initiëren met bijvoorbeeld bestuursleden van andere pensioenfondsen of key players in de pensioensector. Dit zal op individuele basis worden ingevuld.



Het bestuur legt jaarlijks (mede aan de hand van het jaarverslag) verantwoording af aan het verantwoordingsorgaan over de wijze waarop het heeft gewaarborgd dat het beschikt over voldoende geschiktheid om het fonds op een verantwoorde en evenwichtige wijze te kunnen besturen. 5.1.4

Geschiktheidsbevorderingplan nieuwe bestuursleden

De bestuursleden worden periodiek vervangen door nieuwe bestuursleden. Ten einde te waarborgen dat nieuwe bestuursleden ook over voldoende kennis, ervaring en competenties (gaan) beschikken, volgt SPF onderstaande procedure bij het aanstellen van nieuwe bestuursleden:



Alle nieuwe bestuursleden moeten bij aantreden over geschiktheidsniveau A beschikken.



Ervaring op het gebied van het besturen van een organisatie is een pré om als nieuw bestuurslid in aanmerking te komen.



Indien een nieuw bestuurslid deficiënties heeft ten aanzien van één of enkele deskundigheidsgebieden, is het bestuur ervoor verantwoordelijk dat een individueel opleidingsplan opgesteld wordt dat het nieuwe bestuurslid in staat stelt om binnen een jaar alle deficiënties weg te werken. Eventuele kosten voor het wegwerken van de deficiënties komen in principe voor rekening van het fonds.



Nieuwe bestuursleden ontvangen bij aanstelling tot bestuurslid toegang tot het bestuursportaal van de website waar alle relevante stukken met betrekking tot SPF te vinden zijn. Ieder bestuurslid wordt geacht deze kennis tot zich te nemen.


61


6 Verantwoordingsorgaan 6.1

Geschiktheid verantwoordingsorgaan 6.1.1

Geschiktheidsniveau Verantwoordingsorgaan

Ter realisatie van het genoemde geschiktheidsniveau en om ervoor te zorgen dat zij hun rol goed kunnen vervullen heeft het bestuur besloten dat de leden van het verantwoordingsorgaan ook dienen te voldoen aan een minimaal geschiktheidsniveau zoals vastgelegd in het geschiktheidsplan VO. Tevens zullen zij in het kader van ‘permanente educatie’ periodiek bijscholingscursussen volgen of op andere wijze aan bijscholing doen op gebied van pensioenen en bestuurlijke kennis. Ook voor dit orgaan vertrouwt het bestuur van SPF voor de toetsing van de deskundigheid op de geschiktheidstoetsen van Towers Watson Academy (TWA) en SPO. 6.1.2

Geschiktheidstoets Verantwoordingsorgaan

Om het aanwezige geschiktheidsniveau van de leden van het verantwoordingsorgaan te bepalen zal ook voor het VO een ‘nulmeting’ uitgevoerd worden. De leden van het VO hebben voor aantreden per 1 juli 2014 de “Pensioencursus deskundigheidsniveau I” van Towers Watson gevolgd en de “Deskundigheidstoets niveau I” afgelegd. Ook voor de leden van het VO zal een opleidingsplan worden vormgegeven naar de maatstaven van de nieuwe geschiktheidsnorm A. 6.1.3

Geschiktheidsplan Verantwoordingsorgaan

Het verantwoordingsorgaan kent haar eigen geschiktheidsplan. 6.1.4

Permanent geschiktheidsbevorderingsplan

Om het vereiste niveau te kunnen handhaven is het van belang dat de leden een permanent educatieprogramma volgen. Het doel hiervan is het functioneren van dit orgaan voortdurend verder te verbeteren, zodat de leden hun taak naar behoren kunnen uitoefenen. Het permanente educatieprogramma zal ondersteund worden door TWA en SPO. Het permanente educatieprogramma bestaat uit de volgende onderdelen:



Per jaar organiseert het bestuur minimaal één deskundigheidssessie van een dagdeel voor de leden van het verantwoordingsorgaan. De invulling van deze sessie wordt bepaald door het bestuur gebaseerd op actuele ontwikkelingen, de deskundigheidsbehoefte van het verantwoordingsorgaan en de resultaten van de deskundigheidstoetsen. Tijdens de verdiepingssessie wordt een specifiek onderwerp binnen een deskundigheidscluster nader uitgewerkt.



Tijdens deze sessie zal in worden gegaan op de actuele ontwikkelingen in pensioenland en worden zo nodig gastsprekers uitgenodigd om recente ontwikkelingen helder uiteen te zetten, waarna de leden en sprekers met elkaar in discussie gaan


62




Het verantwoordingsorgaan brengt jaarlijks in het jaarverslag verslag uit over de wijze waarop het heeft gewaarborgd dat het beschikt over voldoende deskundigheid om het bestuur op een verantwoorde wijze te kunnen adviseren en monitoren. 6.1.5

Geschiktheidsbevorderingsplan nieuwe leden

Ten einde te waarborgen dat nieuwe leden van het verantwoordingsorgaan ook over voldoende kennis, ervaring en competenties (gaan) beschikken, heeft het verantwoordingsorgaan deskundigheidsen competentie eisen opgesteld in haar Geschiktheidsplan Verantwoordingsorgaan.


63


Bijlage A - uitslag deskundigheidstoets TWA – bestuur dec 2010- december 2013

De uitslag van de geschiktheidstoets niveau A, van juni 2015 volgt.


64


Bijlage B - uitslag deskundigheidstoets niveau 2 TWA – bestuur


65


Bijlage C - Periodieke evaluatie bestuur, commissies en individuele bestuursleden


66


Bijlage D - uitslag RDA competentiemeter Dit document is een aparte bijlage


67


Bijlage E – Geschiktheidsmatrix Vereiste en aanwezige geschiktheid

Om het pensioenfonds adequaat te kunnen besturen, zal binnen het bestuur van het pensioenfonds voldoende deskundigheid aanwezig moeten zijn. Die deskundigheid dient betrekking te hebben op de volgende elementen.

De 7 deskundigheidsgebieden zijn: 1

Het besturen van een pensioenfonds/organisatie

2


3

Pensioenregelingen en -soorten

4

Financieel technische en actuariële aspecten 4.1 Actuariële aspecten en financiering 4.2 Beleggingsbeleid en vermogensbeheer 4.3 Verslaggeving 4.4 Balansmanagement 4.5 Herverzekering

5

Administratieve Organisatie en Interne Controle

6

Uitbesteding

7

Communicatie

Daarnaast moeten algemeen bestuursleden beschikken over de nodige competenties. Deze competenties staan verder toegelicht in het geschiktheidsplan.

D1

Strategisch denken

D2

Multidisciplinair denken en oordeelsvorming

D3

Verantwoordelijk

D4

Reflecterend vermogen

V1

Loyaliteit

V2

Samenwerken

V3

Communicatief vermogen


68


V4

Omgevingsbewust zijn

K1

Stressbestendigheid

K2

Onafhankelijkheid

K3

Authenticiteit

K4

Besluitvaardigheid

K5

Onderhandelingsvaardigheid

K6

Klant-, kwaliteits- en resultaatgerichtheid

K7

Strategische sturing

K8

Overtuigingskracht

Daarnaast gelden er voor de voorzitter nog de aanvullende competenties: K9

Voorzittersvaardigheid

K10

Leiderschap

Het bestuur van Pensioenfonds Forbo heeft geschiktheid hoog op de agenda staan. Daarom heeft het bestuur als doel gesteld om per 1 januari 2015 in zijn geheel te voldoen aan Niveau A, inclusief toetsing. En per clustereigenaar te voldoen aan Niveau B.

Hiertoe zullen de aanwezige deskundigheidsgebieden en geschiktheidseisen zoals vastgesteld en gemeten in 2012 t/m 2014 worden herijkt aan de nieuwe eisen van niveau A en B en zo nodig bijgesteld. In de matrix zijn de sterk aanwezige competenties opgenomen zoals is gebleken uit de assessments en de competentiemeting in 2013.

Daarnaast zullen de formulieren ten behoeve van de jaarlijkse evaluatie van het functioneren naar de nieuwe competentieformulering worden aangepast.


69


Situatie per 1 januari 2015.

Bestuurder

Niveau A

Niveau B

Alle aandachtsgebieden H. Mak, voorzitter/ lid Beleggingscommissie/ Dagelijks Bestuur

Ja

Ja (1 t/m 7)

Competenties

D1 t/m D4 V1 t/m V4

Sterk Aanwezige competenties D1, D2, D4, D3, V1, K3, K8, K9, K10

K1 t/m K10 Mw. D. Uitvlugt-Manné, algemeen bestuurslid/ secretaris/ Dagelijks Bestuur/ voorzitter Communicatiecommissie

Ja

A.D. Keetlaer, algemeen bestuurslid/ voorzitter Beleggingscommissie/ Dagelijks Bestuur

Ja

A.J. Verbakel, algemeen bestuurslid/ Aspirant-lid beleggingscommissie

Ja

Ja (1 t/m 7)

D1 t/m D4 V1 t/m V4

D1, D3, V1, V2, V4, K3

K1 t/m K8

Ja (1 t/m 7)

D1 t/m D4 V1 t/m V4

D1, D2, D3, V1, K2, K3

K1 t/m K8

Ja (2, 7)

D1 t/m D4

D1, K1, K2, K3

V1 t/m V4 K1 t/m K8

M.A. Bults, algemeen bestuurslid/ Lid beleggingscommissie/

Ja

Ja (1 t/m 7)

D1 t/m D4 V1 t/m V4

D1, D2, V1, K1, K6

K1 t/m K8 G.B.J. Soppe, algemeen bestuurslid/ lid Communicatiecommissie

Ja

Ja (2, 7)

D1 t/m D4

D1, D3, V1, K3

V1 t/m V4 K1 t/m K8


70


G.J.F. Mol, penningmeester/ vicevoorzitter/ Dagelijks Bestuur

Ja

Ja (1 tm 7)

D1 t/m D4

V1, V2, K3, K5

V1 t/m V4 K1 t/m K8

A. Evers, aspirant-lid bestuur/ aspirant-lid Communicatiecommissie

Per 01-01-2016

volgt

D1 t/m D4 V1 t/m V4 K1 t/m K8

De cijfers verwijzen naar de hierboven beschreven aandachtsgebieden. cijfercombinaties verwijzen naar de hierboven beschreven competenties.


De

letter-

71


B Uitvoeringsovereenkomsten Als separate vastlegging wordt in de bijlage een kopie opgenomen van de gesloten uitvoeringsovereenkomsten.


72


C Gedragscode A. Algemene bepalingen Artikel 1.

Definities

1.1.

Verbonden personen zijn: a. alle medewerkers van het pensioenfonds, onafhankelijk van de duur waarvoor of de juridische basis waarop zij werkzaam zijn; b. degenen die voor het pensioenfonds werkzaamheden verrichten maar niet bij het pensioenfonds in dienst zijn; c. andere (categorieën) personen aangewezen door het bestuur van het pensioenfonds.

1.2.

Insiders zijn: verbonden personen, die direct of indirect bij transacties van het pensioenfonds in financiële instrumenten zijn betrokken, dan wel anderszins uit hoofde van hun werkzaamheden, beroep of functie over voorwetenschap beschikken of kunnen beschikken. Een insider is ook de verbonden persoon die kan beschikken over andere vertrouwelijke (markt)informatie.

1.3.

Gelieerde derden zijn: a. echtgenoot, echtgenote of partner van de insider; b. bloed- en aanverwanten tot de tweede graad van de insider; c. (andere) personen die tot het huishouden van de insider behoren; d. lasthebbers en vermogensbeheerders (niet zijnde vrije hand beheerders), voorzover handelend ten behoeve van de insider; e. rechts- of natuurlijk personen met wie de insider een relatie heeft welke van dien aard is dat de insider, een direct of indirect wezenlijk belang heeft bij het resultaat van een transactie in een financieel instrument.

1.4.

Persoonlijke transactie is: a. een transactie in een financieel instrument, door of in naam van een insider, waarbij: 1. de insider handelt anders dan in de normale uitoefening van zijn beroep of functie; 2. een transactie wordt verricht voor rekening van de insider; of 3. een transactie wordt verricht voor rekening van gelieerde derden; dan wel b. een andersoortige (financiële) transactie, inclusief het anders dan in de uitoefening van zijn beroep of functie verrichten, doen verrichten of bewerkstelligen van enige handeling, ten voordele van de insider of gelieerde derden.

1.5.

Onder financieel instrument worden begrepen: a.

effect:

b.

geldmarktinstrument;

c.

recht van deelneming in een beleggingsinstelling, niet zijnde een effect;


73


d.

derivatencontract, waaronder begrepen maar daartoe niet beperkt een optie, future, swap, valuta- en rentetermijncontract;

e.

overige financiële instrumenten in de zin van de Wet op het financieel toezicht, en voorts al hetgeen naar de opvattingen in het maatschappelijk verkeer als zodanig wordt beschouwd.

1.6.

Integriteitrisico is: gevaar voor de aantasting van de reputatie, alsmede de bestaande en toekomstige bedreiging van het vermogen of resultaat van het pensioenfonds.

1.7.

Voorwetenschap is: de bekendheid met informatie die concreet is en die rechtstreeks of middellijk betrekking heeft op een uitgevende instelling, waarop de financiële instrumenten betrekking hebben, of omtrent de handel in deze financiële instrumenten, welke informatie niet openbaar is gemaakt en waarvan openbaarmaking significante invloed zou kunnen hebben op de koers van de financiële instrumenten of op de koers van daarvan afgeleide financiële instrumenten.

1.8.

Compliance is: het toezien op de naleving van wettelijke regels en regels die het pensioenfonds zelf heeft opgesteld met het oogmerk reputatieschade te voorkomen.

1.9.

Waar in deze gedragscode staat geschreven ‘hij’ of ‘zijn’ moet tevens worden gelezen ‘zij’ of ‘haar’.

Artikel 2. 2.1.

2.2.

2.3.

Het doel van de gedragscode is het waarborgen en handhaven van het vertrouwen in het pensioenfonds door belanghebbenden, alsmede het voorkomen van integriteitrisico’s. De gedragscode kent daartoe algemene gedragsregels voor verbonden personen en aanvullende gedragsregels voor insiders. De gedragscode bevordert de transparantie rondom gedragsregels en maakt duidelijk aan alle bij het pensioenfonds betrokken personen – ook voor de bescherming van hun eigen belangen - wat wel en wat niet is geoorloofd. De gedragscode is tevens bedoeld ter bescherming van de bij het pensioenfonds betrokken personen in hun contacten met zakelijke relaties. De gedragscode draagt mede bij aan het integer functioneren van het pensioenfonds ten behoeve van al diegenen die bij het pensioenfonds belang hebben en het waarborgen van de goede naam en reputatie van het pensioenfonds en de pensioensector in het algemeen.

Artikel 3. 3.1.

Doel van de gedragscode

Normen

Van iedere verbonden persoon wordt verwacht dat hij zich onder alle omstandigheden zal gedragen volgens de hoogste normen van de bedrijfsethiek: 

ter voorkoming van verstrengeling van belangen van het pensioenfonds en zijn privébelangen;


74




3.2 3.3

ter vermijding van het gebruik van voorwetenschap of andere vertrouwelijke (markt)informatie c.q. van misbruik en oneigenlijk gebruik van bij het pensioenfonds voorhanden zijnde vertrouwelijke informatie;  ter voorkoming van koersmanipulatie en andere misleidende handelingen. Alle verbonden personen moeten voorkomen dat hun privébelangen in conflict komen c.q. verstrengeld raken met de belangen van het pensioenfonds, dan wel dat de schijn hiervan wordt opgewekt. Het is niet toegestaan gelieerde derden te betrekken bij handelingen die in strijd zijn met de gedragscode. De organisatie waaraan het pensioenfonds werkzaamheden heeft uitbesteed moet beschikken over een gedragscode, die ten minste gelijkwaardig is aan die van het pensioenfonds.

Artikel 4. 4.1.

Vertrouwelijkheid

Verbonden personen mogen geen informatie over zaken - inclusief individuele pensioengegevens en beleggingen - van het pensioenfonds, waarvan hij weet of redelijkerwijs behoort te weten dat die informatie vertrouwelijk is, aan derden bekend maken of ten eigen voordele of ten behoeve van anderen dan het pensioenfonds gebruiken.

Artikel 5.

Relatiegeschenken, nevenfuncties, financiële belangen in zakelijke relaties en pensioenfondseigendommen

Aanvaarden van relatiegeschenken, uitnodigingen e.d. 5.1.

Verbonden personen dienen terughoudend en transparant om te gaan met de aanvaarding van een relatiegeschenk of uitnodiging van een zakelijke relatie of aspirant relatie, ten einde te voorkomen ze in een situatie geraken waarin het accepteren van een relatiegeschenk of uitnodiging hun beslissingen kan beïnvloeden. Voor kleine attenties kan een uitzondering worden gemaakt.

5.2.

Een aanbod in geld, goederen of diensten met een waarde die de eigen norm van het pensioenfonds overschrijdt (€50,-), moet ter toetsing worden voorgelegd aan de compliance officer. Van de aanvaarding van alle relatiegeschenken of uitnodigingen, moet melding worden gemaakt bij de compliance officer. Geven van relatiegeschenken

5.3.

Het pensioenfonds stelt een eigen norm op voor de situaties waarin een relatiegeschenk wordt gegeven De in artikel 5.2 genoemde norm wordt hierbij nageleefd. Nevenfuncties

5.4.

Het aanvaarden of continueren van een nevenfunctie bij bedrijven en instellingen waarmee het pensioenfonds zakelijke contacten onderhoudt, is toegestaan mits vooraf toestemming is verleend. Als leidraad geldt dat een nevenfunctie, welke de schijn heeft of kan opwekken van een conflicterend belang, niet wordt aanvaard. Nevenfuncties, ook die waarvoor op grond van de eerste zin geen toestemming is vereist, worden vastgelegd. Hierbij wordt melding gedaan van mogelijke bezoldiging, of de functie wordt uitgevoerd ten gunste


75


van het pensioenfonds, de tijdsbesteding (zowel eigen- als SPF-tijd), is er een zakelijke relatie met het pensioenfonds, en kunnen deze activiteiten een belemmering zijn voor het pensioenfonds of de functie van de bestuurder.

Financiële belangen in zakelijke relaties 5.5.

Indien een verbonden persoon financiële belangen heeft in een bedrijf of instelling, waarmee het pensioenfonds een zakelijke relatie onderhoudt, of mogelijk zaken zal gaan doen, kan sprake zijn van een (potentieel) belangenconflict. Deze belangen dienen onmiddellijk te worden gemeld. Dergelijke financiële belangen worden vastgelegd. Leveranciers en dienstverleners

5.6.

Het is verbonden personen niet toegestaan in privé transacties aan te gaan of privé-gebruik te maken van diensten van leveranciers en zakelijke dienstverleners, waarmee het pensioenfonds direct of indirect zakelijke contacten onderhoudt, behoudens als dit algemeen gebruikelijk is, de diensten tegen marktconforme voorwaarden worden uitgevoerd en geldelijk privé-voordeel is uitgesloten.

Pensioenfondseigendommen 5.7.

Zonder voorafgaande toestemming van het pensioenfondsbestuur is het gebruik van eigendommen van het pensioenfonds voor privé-doeleinden niet toegestaan. Voor het intellectuele eigendom van specifieke, door het pensioenfonds ontwikkelde en niet openbaar gemaakte beleggingsinstrumenten of analysemodellen geldt hetzelfde, inclusief het openbaar maken daarvan. Nadere uitwerking van de voorwaarden waaronder privé of thuis van eigendommen van het pensioenfonds gebruik kan worden gemaakt, kan geschieden door middel van een ‘Regeling pensioenfondseigendommen’. Goedkeuring

5.8.

Indien een bepaling toestemming of goedkeuring verlangt, dan is dat oordeel voorbehouden aan een aangewezen bestuurslid, dan wel de compliance officer namens hem. Dient een bestuurslid toestemming of goedkeuring te vragen, dan is de voorzitter van het bestuur daartoe de aangewezen persoon. Indien de voorzitter toestemming of goedkeuring nodig heeft, dan wordt toestemming gevraagd aan een vooraf aangewezen onafhankelijke externe persoon.

Artikel 6.

Meldingsplicht

6.1

Iedere verbonden persoon is verplicht elk (potentieel) eigen belangenconflict te melden aan de compliance officer. Pogingen van een (aspirant-)relatie tot beïnvloeding dienen eveneens onmiddellijk te worden gemeld.

6.2

De insider is verplicht om onverwijld persoonlijke transacties aan de compliance officer te melden, voor zover bij deze transacties op enigerlei wijze een verband kan worden gelegd met transacties of relaties van het pensioenfonds.


76


Artikel 7.

Regeling voorwetenschap

7.1

De verbonden persoon mag geen gebruik maken van voorwetenschap. De verbonden persoon dient verder uiterste zorgvuldigheid te betrachten bij de behandeling van informatie waarvan hij weet of redelijkerwijs behoort te weten dat deze informatie moet worden aangemerkt als vertrouwelijke (markt)informatie. Het gebruik van voorwetenschap en het verspreiden van andere vertrouwelijke informatie is slechts toegestaan indien een zorgvuldige uitoefening van zijn functie dat vereist.

7.2

De verbonden persoon die met betrekking tot financiële instrumenten over informatie beschikt als bedoeld in artikel 7.1, onthoudt zich van het verrichten van transacties of het aanzetten tot het verrichten van transacties, zowel rechtstreeks als middellijk, in die financiële instrumenten, dan wel van het daarover te adviseren, anders dan van hem bij een zorgvuldige uitoefening van zijn functie mag worden verwacht.

7.3.

Het is de verbonden persoon verboden om binnen vierentwintig uur opdracht te geven tot zowel een aan- als verkooporder voor transactie in een financieel instrument van dezelfde uitgevende instelling, rechtspersoon of vennootschap. Het is de verbonden tevens verboden om transacties in een financieel instrument te (laten) verrichten naar aanleiding van of vooruitlopend op effectenorders van het pensioenfonds.

7.4

De verbonden persoon, anders dan de insider, die beschikt over informatie als bedoeld in artikel 7.1, rapporteert dit aan de compliance officer. De compliance officer deelt onverwijld aan de betrokken verbonden persoon mee of hij als insider wordt aangemerkt, en stelt hem op de hoogte van de gevolgen van de aanwijzing als insider.

7.5.

Iedere verbonden persoon is desgevraagd gehouden alle informatie aan de compliance officer te verschaffen in het kader van de strikte naleving van de gedragscode.

Artikel 8.

Algemene uitgangspunten persoonlijke transacties (insiderregeling)

8.1.

Er mag nooit een verband bestaan tussen de transacties in financiële instrumenten die het pensioenfonds tot stand brengt of doet komen en een persoonlijke transactie van de insider of een gelieerde derde.

8.2

De insider dient zich te onthouden van elk handelen met gebruik van voorwetenschap of met anderszins vertrouwelijke informatie. Hij dient voorts iedere vermenging van zakelijke en privébelangen respectievelijk de redelijkerwijs voorzienbare schijn daarvan, te vermijden.

8.3

De insider, die anders dan in de normale uitoefening van zijn functie andere personen adviseert over transacties in financiële instrumenten, dient er voor zorg te dragen dat die personen niet handelen in strijd met het verbod op het gebruik van voorwetenschap of enige andere wettelijke bepaling. Tevens is de insider gehouden naar beste vermogen te bevorderen dat gelieerde derden geen transacties (laten) verrichten die strijdig zijn met het bepaalde in de gedragscode.


77


8.4

Iedere verbonden persoon die als insider wordt aangemerkt wordt daarvan onverwijld door de compliance officer op de hoogte gebracht. De betreffende verbonden persoon wordt tevens geïnformeerd over de gevolgen van de aanwijzing als insider. De insider wordt verder in kennis gesteld van de procedures en maatregelen gericht op het toezicht op de persoonlijke transacties.

Artikel 9.

Toezicht op persoonlijke transacties (insiderregeling)

9.1

Het pensioenfonds houdt gegevens bij van aan haar gemelde of door haar onderkende persoonlijke transacties en vermeldt daarbij in voorkomend geval tevens of de desbetreffende transactie is goedgekeurd of verboden is.

9.2

De insider onderschrijft dat de compliance officer bevoegd is een onderzoek in te (doen) stellen naar enige beleggingstransactie verricht door, in opdracht van of ten behoeve van de insider. De insider is verplicht jaarlijks te bevestigen aan de compliance officer, dat hij de uitgangspunten van de insiderregeling onderschrijft en heeft nageleefd

9.3

De insider is in het kader van een strikte naleving van de gedragscode gehouden desgevraagd alle informatie met betrekking tot een door hem of ten behoeve van hem verrichte persoonlijke transactie aan de compliance officer te verstrekken.

9.4

De insider is verplicht desgevraagd opdracht te geven aan het pensioenfonds, een andere instelling, lasthebber, beleggingsinstelling of andere derde, om de compliance officer alle informatie te verstrekken over enige ten behoeve van hem of in zijn opdracht verrichte persoonlijke transactie.

9.5

De compliance officer is bevoegd over de uitkomst van dit onderzoek schriftelijk te rapporteren aan de voorzitter van het bestuur. Alvorens de compliance officer daarover rapporteert, wordt de insider in de gelegenheid gesteld om te reageren op de bevindingen van het onderzoek. De insider wordt door de voorzitter van het bestuur van de definitieve uitkomst van het onderzoek in kennis gesteld.

9.6

Van het toezicht op de persoonlijke transacties van de insider zijn vrijgesteld:  

transacties in obligaties uitgegeven door de Staat, andere overheden; transacties in financiële instrumenten waarvan het beheer is overgedragen aan een professionele vermogensbeheerder, op zodanige voorwaarden dat insider geen invloed heeft op de fondsselectie of op afzonderlijke transacties;  transacties in indexfondsen of in ter beurze genoteerde rechten van deelneming in (semi)open-ended-beleggingsinstellingen, mits de insider binnen die instelling geen functie vervult. Desgewenst overlegt de insider aan de compliance officer de overeenkomst welke ten grondslag ligt de overdracht van het beheer van zijn vermogensbestanddelen. Artikel 10. 10.1.

Compliance officer

Het pensioenfonds wijst een compliance officer aan. De compliance officer vervult een onafhankelijke rol binnen het pensioenfonds. De compliance officer wordt benoemd door het bestuur van het pensioenfonds. De compliance officer rapporteert aan de voorzitter


78


van het bestuur, zowel voor de dagelijkse gang van zaken, als in het geval zich een bijzondere omstandigheid heeft voorgedaan. 10.2.

Het pensioenfondsbestuur legt de taken van de compliance officer schriftelijk vast. Het bestuur waarborgt dat de compliance officer over voldoende bevoegdheden beschikt voor het uitoefenen van toezicht op de naleving van relevante wettelijke bepalingen en de gedragscode en diens onafhankelijke positie ten opzichte van degenen die zijn onderworpen aan zijn toezicht. De compliance officer houdt toezicht op de deugdelijkheid en effectiviteit van interne regels en procedures. Hij rapporteert ten minste jaarlijks over zijn werkzaamheden en doet aanbevelingen op basis van de resultaten van zijn werkzaamheden. De externe accountant ziet toe op de in het kader van de naleving van de gedragscode door de compliance officer uitgevoerde werkzaamheden.

10.3.

Het bestuur legt vast welke acties zijn ondernomen naar aanleiding van de bevindingen van de compliance officer.

10.4.

Indien de compliance officer daartoe aanleiding ziet kan hij insiders verplichten op eerste verzoek alle informatie te (laten) verstrekken omtrent enige door of ten behoeve van hen verrichte persoonlijke transacties. De compliance officer controleert of die transacties aan de toepasselijke regels, voorschriften en aanwijzingen voldoen.

10.5.

De compliance officer adviseert en informeert, gevraagd én ongevraagd, verbonden personen over de uitleg en toepassing van de gedragscode.

10.6.

De compliance officer documenteert zijn werkmethoden en werkzaamheden en administreert en archiveert alle informatie die hem door verbonden personen (de meldingen van persoonlijke transacties inbegrepen) of derden is verstrekt. Hij bewaart afschriften van alle overeenkomsten en de jaarlijkse verklaringen die verbonden personen hem moeten verstrekken. Tevens administreert en archiveert de compliance officer alle door hem verrichte controles, onderzoeken en de genomen acties, alsmede overige van belang zijnde informatie, memoranda en correspondentie. De gegevens worden ten minste zeven jaar bewaard.

10.7.

De compliance officer legt een lijst aan van alle verbonden personen die als insider worden aangemerkt. De compliance officer deelt onverwijld aan de op de lijst opgenomen verbonden personen mee dat zij als insider zijn aangemerkt en hij stelt hen op de hoogte van de gevolgen van de aanwijzing als insider.

10.8.

De compliance officer en de voorzitter van het bestuur zijn gehouden tot geheimhouding van de informatie verstrekt door verbonden personen of derden. De geheimhouding kan worden doorbroken in het geval de goede uitoefening van zijn functie daartoe noodzaakt.

Artikel 11. 11.1.

Overeenkomst en jaarlijkse verklaring

Iedere verbonden persoon moet een overeenkomst met het pensioenfonds aangaan, waarin hij zich verbindt alle voor hem relevante regels uit deze gedragscode strikt na te leven. De overeenkomst geldt tot zes maanden nadat de betrokkene niet meer aan pensioenfonds is verbonden. De gedragsregel, zoals vastgelegd in artikel 4, blijft voor verbonden personen voor onbepaalde tijd gelden.


79


11.2.

Aan het eind van ieder kalenderjaar, bij tussentijds vertrek of bij het niet langer verbonden zijn aan het pensioenfonds, moet iedere verbonden persoon een verklaring ondertekenen over de juiste naleving van de geldende bepalingen in de gedragscode over het afgelopen jaar.

Artikel 12. 12.1.

Het handelen door de verbonden persoon in strijd met de gedragscode wordt beschouwd als een ernstige inbreuk op het vertrouwen dat het pensioenfonds als werkgever of anderszins in de betrokkene moet kunnen stellen. Een dergelijke handelen kan reden zijn tot het opleggen van een sanctie, waaronder - afhankelijk van de ernst van de overtreding - een waarschuwing, het ongedaan maken van het door de verbonden persoon behaalde voordeel, overplaatsing, schorsing, of andere disciplinaire of arbeidsrechtelijke maatregel, ontslag op staande voet niet uitgezonderd. Een overtreding kan worden gemeld aan de toezichthouder(s) en - indien van toepassing - bij het Dutch Securities Institute. Het voorgaande laat onverlet een vordering tot schadevergoeding en/of aangifte bij de justitiële autoriteiten.

Artikel 13. 13.1.

Advies en bezwaar

Indien de verbonden persoon twijfelt over de uitleg van de op hem van toepassing zijnde gedragsregels, is hij verplicht het advies van de compliance officer in te winnen. De compliance officer is bevoegd een voor de verbonden persoon bindende uitspraak te doen. Tegen de uitspraak van de compliance officer kan de verbonden persoon bezwaar maken bij de voorzitter van het bestuur of een aangewezen beroepsorgaan. Het maken van bezwaar heeft geen schorsende werking ten aanzien van de uitspraak van de compliance officer.

Artikel 14. 14.1.

Sancties

Onvoorziene omstandigheden

Voor kwesties waarin deze gedragscode niet voorziet, beslist de voorzitter van het bestuur.

Artikel 15.

Slotbepalingen

15.1.

Het pensioenfonds kan de gedragscode wijzigen.

15.2.

De onderhavige gedragscode (01-10-2015) vervangt met ingang van 01-10-2015 alle vorige gedragscodes.


80


D Verklaring inzake de beleggingsbeginselen 

Inleiding

Deze verklaring inzake de beleggingsbeginselen geeft beknopt de uitgangspunten weer van het beleggingsbeleid van Stichting Pensioenfonds Forbo. Deze uitgangspunten worden door het bestuur vastgesteld. Conform geldende weten regelgeving gaat de verklaring in op: 1. De doelstelling van het beleggingsbeleid 2. De organisatie en risicobeheerprocedures 3. De beleggingsbeginselen, in het bijzonder de toegepaste wegingsmethodes voor beleggingsrisico’s en de strategische allocatie van de activa in het licht van de aard en de looptijd van de pensioenverplichtingen van pensioenfonds Forbo. De verklaring is als bijlage bij de actuariële en bedrijfstechnische nota van pensioenfonds Forbo opgenomen en wordt om de drie jaren herzien. Daarnaast wordt de verklaring onverwijld herzien als er tussentijds een belangrijke wijziging in het beleggingsbeleid optreedt. Op verzoek van een belanghebbende bij pensioenfonds Forbo wordt de verklaring verstrekt.



Doelstelling van het pensioenfonds en beleggingsbeleid

Het pensioenfonds heeft ten doel, overeenkomstig de bepalingen van de statuten en het op grond daarvan van kracht zijnde pensioenreglement, de deelnemers en gewezen deelnemers, alsmede hun nagelaten betrekkingen of partner, te beschermen tegen de geldelijke gevolgen van ouderdom, arbeidsongeschiktheid en overlijden. Pensioenfonds Forbo is als pensioenfonds onder andere verantwoordelijk voor het beleggingsbeleid. Het pensioenfonds belegt vanuit de prudent person gedachte. Dit komt in grote mate overeen met dat wat De Nederlandsche Bank (DNB) “op solide wijze” beleggen noemt. Daarbij moeten de beleggingen voldoen aan kwalitatieve beginselen van veiligheid, kwaliteit en spreiding van de risico’s. In lijn hiermee is de doelstelling van het beleggingsbeleid: “het op lange termijn realiseren van een zo hoog mogelijk rendement, uitgaande van de strategische asset allocatie bij een acceptabel risico, rekening houdend met de verplichtingenstructuur van het pensioenfonds”. Om de doelstelling te waarborgen wordt bij het bepalen van het strategische beleggingsbeleid rekening gehouden met het bepaalde bij en krachtens de PW, de verplichtingenstructuur en de financiering van Pensioenfonds Forbo. Conform hetgeen hierover in de PW is vastgelegd, heeft Pensioenfonds Forbo haar risicohouding vastgesteld en vastgelegd. Bij het concretiseren van deze risicohouding heeft het bestuur van Pensioenfonds Forbo zich gebaseerd op de kenmerken van Pensioenfonds Forbo en heeft zij daarbij meerdere beleidsuitgangspunten gehanteerd, zoals de volatiliteit en de gewenste kans op realisatie van toeslagen, de gewenste kritische grens en volatiliteit ten aanzien van de dekkingsgraad, het maximaal acceptabele niveau van kortingen en de gewenste eigenschappen van het strategische beleggingsbeleid.


81


Binnen het kader dat wordt gevormd door de risicohouding, waarbij ook rekening wordt gehouden met de specifieke kenmerken van Pensioenfonds Forbo, is Pensioenfonds Forbo bereid om beleggingsrisico’s te lopen om zodoende de doelstellingen te realiseren. Het risicoprofiel dat hieruit is afgeleid, is middels een Asset Liability Studie (ALM-studie) vertaald in een strategische asset allocatie.



Organisatie en risicobeheerprocedures

Taken en verantwoordelijkheden Pensioenfonds Forbo is zich bewust van de rol die zij als pensioenbelegger vervult. Die rol dwingt haar tot grote zorgvuldigheid in haar handelen. Pensioenfonds Forbo is te allen tijde bereid verantwoording af te leggen over haar beleggingsgedrag en de gevolgen die dit heeft voor de belanghebbenden. Het bestuur van het pensioenfonds is verantwoordelijk voor het strategische beleggingsbeleid. Hieronder wordt verstaan de vaststelling van het doel en de stijl van het beleggingsbeleid, de strategische allocatie en bandbreedtes en de benchmarks. De monitoring van de beleggingsperformance en de voorbereiding van het beleggingsbeleid is gedelegeerd aan de beleggingscommissie. De commissie, bijgestaan door een externe adviseur, rapporteert aan het bestuur. Het bestuur houdt nauwgezet toezicht op de uitbestede werkzaamheden en wel, op een zodanige wijze dat het de bedrijfsprocessen op een adequate wijze kan (blijven) beheersen. Nevenactiviteiten Pensioenfonds Forbo ontwikkelt activiteiten die haar in staat stellen haar kerntaken zo goed mogelijk uit te voeren. Voor zover die activiteiten niet behoren tot de kerntaken van een pensioenfonds brengt Pensioenfonds Forbo deze onder in een aparte rechtspersoon. Tussen Pensioenfonds Forbo en deze rechtspersoon zal geen sprake zijn van: 

financiële kruisstromen die concurrentievoordeel strekken;

de

rechtspersoon

tot

niet

marktconform



personele unies tussen het bestuur van Pensioenfonds Forbo enerzijds en het bestuur van de rechtspersoon anderzijds;



toegang tot kennis en gegevensbestanden van Pensioenfonds Forbo, anders dan op voorwaarden die door weten regelgeving worden toegestaan;



gebruik van de naam en het beeldmerk van Pensioenfond Forbo door de rechtspersoon.

Op dit moment zijn door Pensioenfonds Forbo geen nevenactiviteiten ondergebracht in een aparte rechtspersoon. Uitbesteding Het bestuur heeft, onder behoud van zijn verantwoordelijkheden, de belegging van het vermogen van het pensioenfonds uitbesteed aan een vermogensbeheerder. De selectie van derden vindt plaats aan de hand van enerzijds de eisen die ter zake door DNB worden gesteld en anderzijds door het bestuur van Pensioenfonds Forbo gehanteerde criteria die samenhangen met beschikbare deskundigheid, de cultuur van de eigen organisatie, schaalvoordelen en flexibiliteit. De selectie van derden en de beoordeling van hun prestaties vinden plaats op basis van objectieve criteria. De gemaakte afwegingen en de daarbij gehanteerde argumenten blijken uit een systematisch opgebouwd selectie- en evaluatiedossier.


82


Uitbesteding van vermogensbeheer vindt plaats op basis van een vermogensbeheerovereenkomst. Deze overeenkomst voldoet ten minste aan de door DNB daaraan te stellen eisen. Gedurende de periode van uitbesteding draagt Pensioenfonds Forbo zorg voor de instandhouding en naleving van afdoende controlemechanismen om uitbestedingsrisico’s te beheersen. Risicometing en –beheersing Ten behoeve van de beleggingen wordt gebruik gemaakt van beleggingsfondsen en Pensioenfonds Forbo heeft in dat geval geen rechtstreekse invloed op het beleggingsbeleid binnen de beleggingsfondsen. De risicobeheersing binnen de beleggingsfondsen is vormgegeven door een aantal nauw omschreven randvoorwaarden. De vermogensbeheerder dient deze beperkingen te respecteren. Door middel van rapportages opgesteld door de vermogensbeheerder wordt de naleving van deze voorwaarden gecontroleerd door het bestuur en de beleggingscommissie. Rapportage Iedere maand wordt de beleggingscommissie via rapportages geïnformeerd over de ontwikkeling van en de resultaten uit belegd vermogen en tevens bespreekt de beleggingscommissie ieder kwartaal met de vermogensbeheerder het gevoerde en te voeren beleggingsbeleid. Het bestuur wordt hier eveneens over geïnformeerd. Kostenbeheersing Bij de uitvoering van het beleggingsbeleid maakt Pensioenfonds Forbo geen andere kosten dan die welke redelijk en proportioneel zijn in relatie tot de omvang en de samenstelling van het belegde vermogen en de doelstelling van het pensioenfonds. Deskundigheid Pensioenfonds Forbo draagt er zorg voor dat zij in alle fasen van het beleggingsproces beschikt over de deskundigheid die vereist is voor:

-

een optimaal beleggingsresultaat

-

een professioneel beheer van beleggingen

-

de beheersing van de aan beleggingen verbonden risico’s



Beleggingsbeginselen

Het beleggingsproces Het beleggingsproces vormt de randvoorwaarde van het beleggingsbeleid. Onder het beleggingsproces wordt verstaan het geheel van regels die toezien op de voorbereiding en de uitvoering van het beleggingsbeleid en het beheer van de beleggingen. De Investment Beliefs 1) Wij beleggen om doelstelling van het fonds te realiseren, de totale balans van het pensioenfonds is de basis van het beleggingsbeleid; Bij de bepaling en vaststelling van het beleggingsbeleid, geldt de totale balans van het pensioenfonds als uitgangspunt. Dit beleid komt tot stand middels het proces Integraal Balansmanagement. Hierbij wordt het totaal strategisch beleid op alle gebieden in haar


83


onderlinge samenhang ten opzichte van de verplichtingen, de indexatie-ambitie en de risicohouding beoordeeld. 2) Beleggingsrendement kan niet worden behaald zonder het nemen van risico; Het nemen van weloverwogen beleggingsrisico bij de selectie van beleggingen is noodzakelijk voor het behalen van rendement. Niet ieder risico draagt bij tot een beter verwacht rendement, maar een hoger rendement kan niet zonder het nemen van beleggingsrisico. Tegen over elk extra genomen risico moet een extra verwacht rendement staan. 3) Rente-afdekking is een strategische, maar zeker ook een tactische keuze; Rente-afdekking is afhankelijk van de positie van het pensioenfonds, de risicohouding, de wetgeving, de dekkingsgraad, maar zeker ook de rentevisie en rentestand. Vooralsnog wordt daarbij gekeken vanuit het nominale kader. 4) Er bestaat een premie voor illiquiditeit en voor het beleggen op lange termijn; Beleggers houden er niet van als ze hun beleggingen moeilijk kunnen verkopen en ze verplicht zijn ze lang aan te houden. Ze eisen daarom een extra premie voor illiquiditeit in de vorm van een hoger rendement. Als lange termijn belegger is het pensioenfonds in staat om deze premie te innen. Echter gezien het actuele grote aandeel van illiquide onderhandse leningen wil het fonds het aandeel illiquide beleggingen niet verder uitbouwen. 5) Diversificatie van beleggingen over verschillende beleggings-categorieën kan beleggingsrisico’s reduceren. Geen enkele beleggingscategorie wordt op voorhand uitgesloten, tenzij deze in strijd is met andere investment beliefs; Het toevoegen van beleggingscategorieën die een afwijkend risico-rendementsprofiel hebben ten opzichte van de bestaande beleggingen, leidt tot een verbetering van het totale risico-/ rendementsprofiel. Wel dient een beleggingscategorie een minimale omvang te hebben om niet teveel versnippering te krijgen. 6) Passief beheer is de standaard benadering van beleggen;

Op basis van verschillende aspecten per product kan er een beoordeling worden gemaakt of op basis van toegevoegde waarde na kosten een keuze voor actief beheer te rechtvaardigen is. 7) Er wordt alleen belegd in producten die voor het bestuur transparant en begrijpelijk zijn; Indien er een gebrek is aan transparantie, een product een te hoge mate van complexiteit bezit of het risico van het product te ondoorzichtig is, wordt niet in dit product belegd. Het bestuur zal haar deskundigheid voldoende op peil houden om bruikbare beleggingsproducten te begrijpen en eigen te maken.


84


8) Derivaten kunnen een efficiënte manier zijn om posities in financiële markten in te nemen; Met derivaten is het mogelijk om op een efficiënte en goedkope manier de gewenste strategische of tactische portefeuille te implementeren als dit met andere producten niet mogelijk of zeer moeilijk is. Van belang hierbij is de transparantie en de begrijpelijkheid van de gebruikte producten. 9) De mate en complexiteit van uitbesteding sluit aan bij de governance capaciteit van het bestuur; SPF besteedt delen van de werkzaamheden dusdanig dat het bestuur in staat is de uitbesteedde taken adequaat te beheersen. 10) In het kader van zijn maatschappelijke verantwoordelijkheid streeft SPF er ook naar om maatschappelijk verantwoord te beleggen; Het pensioenfonds wil graag een bijdrage leveren aan een betere maatschappij. Daarnaast heeft het pensioenfonds de visie dat bedrijven die zich inzetten voor een goed milieu en de ontwikkeling van de maatschappij op langere termijn een betere risico/rendementsverhouding zullen laten zien dan bedrijven die hier niet bewust mee omgaan. Daarom wil SPF alleen zaken doen met partijen die zich houden aan de OESO-richtlijnen voor multinationale ondernemingen en daarmee ondertekenaar zijn van de 6 algemene principes van de UNPRI (UN Principles for Responsible Investment). Toegepaste wegingsmethoden voor beleggingsrisico’s De beleggingen, het beheer van de beleggingen en de beheersing van de aan de beleggingen verbonden risico’s geschieden met inachtneming van de actuariële en bedrijfstechnische nota. Voor de generieke sturing van de risico’s is de weging naar de beleggingscategorieën in de beleggingsportefeuille van groot belang. Specifieke sturing op marktrisico’s vindt plaats met behulp van onder andere bandbreedtes, standaarddeviatie en tracking error methodieken. Voor kredietrisico’s wordt gewerkt met credit ratings. Voor de beheersing van operationele risico’s zijn meerdere maatregelen geïmplementeerd waaronder bevoegdhedenregeling en incidentenmanagement. Waarderingsmethode De beleggingen worden gewaardeerd op marktwaarde. Van Onderhandse leningen is geen marktwaarde beschikbaar; daarom wordt een Netto Contante Waarde van de lening berekend, die is gebaseerd op de specifieke leningsvoorwaarden, de disconteringsvoet (AA swapcurve), een marktconforme credit spread en een vaste liquiditeitenspread. Strategische allocatie In het kader van een integrale benadering van de beleggingen en de verplichtingen wordt de invulling van het beleggingsbeleid gebaseerd op Asset Liability Management (ALM). De ALMstudie is maatgevend voor de verdeling over de beleggingscategorieën, waarbij wordt gestreefd naar een optimale beleggingsportefeuille in combinatie met een consistent premieen toeslagbeleid. De ALM-studie wordt in beginsel eens in de drie jaren, doch zoveel vaker als het bestuur van Pensioenfonds Forbo dat wenselijk acht dan wel wordt verlangd door DNB, uitgevoerd.


85


Op basis van de visie, macro-economische ontwikkelingen en de financiële markten zal Pensioenfonds Forbo de strategische beleggingsmix actief beheren binnen de gestelde bandbreedtes. Het bestuur kan besluiten om de strategische allocatie aan te passen, waarbij vooral in onzekere financiële markten wordt beoogd het risicoprofiel van de beleggingsportefeuille niet te vergroten en indien gewenst zelfs te verlagen. “Passief, tenzij” Het pensioenfonds voert een “passief, tenzij” beleggingsbeleid. Dit betekent dat in beginsel een passieve beleggingsstijl wordt gevoerd, waarbij getracht wordt de relevante benchmark te evenaren. Voor fondsen/situaties dat dit niet mogelijk is, c.q. waarbij een actieve beleggingsstijl wenselijk is, wordt actief beheer gevoerd. Voorbeelden hiervan zijn US High yield en het fonds Aandelen opkomende markten. Short-gaan Het pensioenfonds voert een beleggingsbeleid waarbij short gaan van aandelen niet is toegestaan. Maatschappelijk verantwoord beleggen De uitvoerder van de beleggingen heeft de Principles for Responsible Investment van de Verenigde Naties ondertekend. Het MVB beleid van het fonds is hierop geïnspireerd en wordt uitgevoerd langs vier pijlers: ESG-integratie in alle beleggingscategorieën, uitsluiting, actief aandeelhouderschap en thematische beleggingen.


86


E Handboek Risicomanagement Als separate vastlegging wordt in de bijlage een kopie opgenomen van het Handboek Risicomanagement


87


F Taken en bevoegdheden Compliance Officer 1.

Taken en bevoegdheden van de Compliance officer

1.1

Het hoogste bestuursorgaan van het pensioenfonds stelt een compliance officer aan en kan deze van zijn taken ontheffen. De compliance officer rapporteert rechtstreeks aan de voorzitter van het hoogste bestuursorgaan van het pensioenfonds, zowel voor de dagelijkse gang van zaken als in het geval zich bijzondere omstandigheid heeft voorgedaan.

1.2

Het hoogste bestuursorgaan van het pensioenfonds legt de taken en bevoegdheden van de compliance officer schriftelijk vast. Het hoogste bestuursorgaan van het pensioenfonds dient te waarborgen dat de compliance officer over voldoende bevoegdheden beschikt voor het uitoefenen van toezicht op de naleving van de gedragscode en dat hij een onafhankelijke rol kan vervullen ten opzichte van degenen die zijn onderworpen aan zijn toezicht. Alle betrokkenen van Pensioenfonds Forbo hebben de mogelijkheid om onregelmatigheden van algemene, operationele en financiële aard te rapporteren aan de compliance manager. Dit kan gaan om onregelmatigheden zowel binnen het pensioenfonds als bij partijen aan wie taken uitbesteed zijn.

1.3

Het hoogste bestuursorgaan van het pensioenfonds legt vast welke acties het heeft ondernomen naar aanleiding van de bevindingen van de compliance officer.

1.4

De compliance officer is belast met het toezicht op de naleving van de op grond van deze gedragscode geldende bepalingen. Indien de compliance officer daartoe aanleiding heeft kan hij insiders verplichten op eerste verzoek alle informatie te vertrekken omtrent enige door hen verrichte privé beleggingstransactie. De compliance officer controleert of de privé beleggingstransacties aan de toepasselijke regels, voorschriften en aanwijzingen voldoen.

1.5

De compliance officer adviseert verbonden personen over de uitleg en toepassing van bepalingen zoals die zijn opgenomen in de gedragscode.

1.6

De compliance officer en de voorzitter van het hoogste bestuursorgaan waaraan hij rapporteert zijn gehouden tot geheimhouding van informatie verstrekt door verbonden personen of derden. De geheimhouding kan worden doorbroken in het geval een goede uitoefening van zijn functie daartoe noodzaakt.

1.7

De compliance officer documenteert zijn werkmethoden en werkzaamheden en administreert en archiveert alle informatie die hem door verbonden personen (de meldingen privé beleggingstransacties inbegrepen) of derden is verstrekt in het kader van de gedragscode. Hij bewaart afschriften van alle schriftelijke overeenkomsten en jaarlijkse verklaringen die verbonden personen hem moeten verstrekken (waarin zij verklaren zich aan de gedragscode te zullen houden). Tevens administreert en archiveert de compliance officer alle door hem verleende autorisaties, verrichte controles en onderzoeken en de genomen acties, alsmede overige van belang zijnde informatie, memoranda en correspondentie.


88


1.8

De compliance officer legt een lijst aan van alle verbonden personen die als "insider" worden aangemerkt. De compliance officer deelt onverwijld aan de op de lijst opgenomen verbonden personen mee dat zij als insider zijn aangemerkt en hij stelt hen op de hoogte van de gevolgen van de aanwijzing als insider.

1.9

De compliance officer dient eveneens een lijst met alle bedrijven en instellingen waarmee het pensioenfonds zaken doet op te stellen en deze regelmatig te actualiseren; deze lijst wordt aan de verbonden personen ter beschikking gesteld.

2.

Wat moet worden gemeld aan de Compliance Officer:

2.1

Relatiegeschenken ed., nevenfuncties, het deelnemen in andere instellingen, zakelijke relaties en pensioenfondseigendommen

2.1.1 Aanvaarden van relatiegeschenken, uitnodigingen e.d. Verbonden personen dienen te voorkomen dat ze in een situatie geraken waarin het accepteren van een relatiegeschenk of uitnodiging voor enige vorm van entertainment van een zakelijke relatie of aspirant relatie hun beslissingen kan beïnvloeden. Het is niet toegestaan dat ook maar de schijn van een mogelijke beïnvloeding wordt gewekt. Daarom dienen verbonden personen voorzichtig en terughoudend om te gaan met het aanvaarden van relatiegeschenken en uitnodigingen en aanvaarding daarvan onmiddellijk te melden bij de compliance officer. Ook pogingen van (aspirant) relaties tot beïnvloeding dienen onmiddellijk te worden gemeld bij de compliance officer. In geval van twijfel omtrent aanvaarding of beïnvloeding dient men advies te vragen aan de compliance officer. 2.1.2 Waarde van relatiegeschenken Het in ontvangst nemen van relatiegeschenken dient in ieder geval beperkt te blijven tot attenties waarvan de commerciële waarde niet meer dan € 50,- bedraagt. Het bestuur van het pensioenfonds bepaalt of relatiegeschenken dienen te worden ingeleverd. 2.1.3 Aanvaarden van giften In aanvulling op het voorgaande is het niet toegestaan geld, goederen of diensten in welke vorm dan ook te accepteren van derden, behoudens het in de artikelen 2.1.1 en 2.1.2 bepaalde. Een dergelijk aanbod dient onmiddellijk gemeld te worden aan de compliance officer. 2.1.4 Financiële belangen in zakelijke relaties Indien een verbonden persoon financiële belangen heeft in een bedrijf of instelling, welke voorkomt op de lijst van bedrijven en instellingen waarmee het pensioenfonds zaken doet, of waarmee het pensioenfonds mogelijk zaken zal gaan doen, kan sprake zijn van een (potentieel) belangenconflict en daarom dienen deze belangen onmiddellijk gemeld te worden bij de compliance officer.


89


2.2

Melding van nevenfuncties Het aanvaarden of continueren van een nevenfunctie bij bedrijven en instellingen waarmee het pensioenfonds zakelijke contacten onderhoudt, is toegestaan mits vooraf toestemming is verleend. Als leidraad geldt dat een nevenfunctie, welke de schijn heeft of kan opwekken van een conflicterend belang, niet wordt aanvaard. Nevenfuncties, ook die waarvoor op grond van de eerste zin geen toestemming is vereist, worden vastgelegd. Hierbij wordt melding gedaan van mogelijke bezoldiging, of de functie wordt uitgevoerd ten gunste van het pensioenfonds, de tijdsbesteding (zowel eigen- als SPF-tijd), is er een zakelijke relatie met het pensioenfonds, en kunnen deze activiteiten een belemmering zijn voor het pensioenfonds of de functie van de bestuurder.

2.3

Melding van (potentiële) belangenconflicten Een verbonden persoon is verplicht elk (potentieel) belangenconflict te melden aan de compliance officer. Indien de verbonden persoon twijfelt omtrent de uitleg of de toepassing van de gedragscode, is hij verplicht het advies van de compliance officer in te winnen.

2.4

Koersgevoelige informatie

2.4.1 Een verbonden persoon dient de uiterste zorgvuldigheid te betrachten in de behandeling van informatie waarvan hij weet of redelijkerwijs geacht moet worden te weten dat deze informatie moet worden aangemerkt als koersgevoelige informatie of anderszins vertrouwelijke marktinformatie 2.4.2 Een verbonden persoon, anders dan een insider, die regelmatig beschikt over informatie als bedoeld in artikel 7.1, rapporteert dit aan de compliance officer. 2.4.3 Tenzij een zorgvuldige uitoefening van zijn functie anders vereist, onthoudt een verbonden persoon zich van verspreiding van informatie als bedoeld in artikel 7.1. 2.4.4 Een verbonden persoon die met betrekking tot effecten beschikt over informatie als bedoeld in artikel 7.1, onthoudt zich van het verrichten van transacties of het aanzetten tot het verrichten van transacties, zowel rechtstreeks als middellijk, in die effecten, dan wel van het daarover te adviseren, anders dan van hem bij een zorgvuldige uitoefening van zijn functie mag worden verwacht. 2.4.5 Iedere verbonden persoon is desgevraagd gehouden alle informatie aan de compliance officer te verschaffen in het kader van de strikte naleving van de Regeling koersgevoelige informatie.


90


2.5

Toezicht op privé beleggingstransacties van betrokkenen

2.5.1 De compliance officer is bevoegd een onderzoek in te (doen) stellen met betrekking tot enige beleggingstransactie verricht door, in opdracht van of ten behoeve van de betrokkene. 2.5.2 De compliance officer is bevoegd over de uitkomst van dit onderzoek schriftelijk te rapporteren aan de voorzitter van het hoogste bestuursorgaan van het pensioenfonds. Alvorens de compliance officer schriftelijk rapporteert over de voorlopige uitkomst van het onderzoek dient de betrokkene gelegenheid te hebben gehad te reageren op die uitkomst van het onderzoek. De betrokkene wordt door de voorzitter van het hoogste bestuursorgaan van de uitkomst van het onderzoek in kennis gesteld. 2.5.3 De betrokkene is in het kader van een strikte naleving van de gedragscode gehouden, desgevraagd alle informatie met betrekking tot een door hem of ten behoeve van hem verrichte privé beleggingstransactie aan de compliance officer te verstrekken. 2.5.4 De betrokkene is verplicht desgevraagd opdracht te geven aan het pensioenfonds betreffende een andere instelling, lasthebber, beleggingsinstelling of andere persoon, de compliance officer alle informatie omtrent enige ten behoeve van hem of in zijn opdracht verrichte privé beleggingstransactie te verstrekken. 2.6

Melding van privé effectentransacties en andere privé beleggingstransacties van insiders

2.6.1 De insider is gehouden te bewerkstellingen dat de lasthebbers en vermogensbeheerders een verklaring afgeven dat zij bij het verrichten van effectentransacties ten behoeve van de insider zich binden aan de voor de insider geldende bepalingen. Het toezicht wordt overeenkomstig het toezicht op de insider uitgeoefend. 2.6.2 Artikel 13.1 is niet van toepassing indien: a)

b) c)

de privé effectentransactie in een beurs genoteerde (semi) open-endedbeleggingsinstelling verricht wordt en de insider geen bestuurs- of beheerfunctie in deze beleggingsinstelling vervult; of de privé effectentransactie in staatsobligaties wordt verricht; of het pensioenfonds onderdeel uitmaakt van een financieel conglomeraat waarvoor geldt dat: 1. de compliance officer op conglomeraatniveau is benoemd; 2. van het conglomeraat een effecteninstelling deel uitmaakt die de desbetreffende privé effectentransacties kan uitvoeren; 3. de insider voor het verrichten van privé effectentransacties uitsluitend gebruik maakt van de effectendiensten van de hiervoor bedoelde instelling, behoudens transacties vallende onder 13.2 (a) of (b).


91


2.6.3 De insider, met uitzondering van de insider waarop artikel 13.2 van toepassing is, meldt onverwijld iedere door hem verrichte privé effectentransactie aan de compliance officer. 2.6.4 De insider is verplicht alle door hem direct of indirect verrichte privé beleggingstransacties anders dan effectentransacties, binnen één week schriftelijk te melden aan de compliance officer onder overlegging van een kopie van de aan- of verkoopnota. 2.6.5 De insider is verplicht zich binnen de grenzen van redelijkheid en billijkheid in te spannen dat aan hem gelieerde derden op eerste verzoek van de compliance officer, indien deze daartoe aanleiding heeft, alle informatie (doen) verstrekken omtrent enige door hen verrichte privé beleggingstransactie.

3.

Advies en bezwaar

3.1

Indien de verbonden persoon twijfelt omtrent de uitleg of de toepassing van de op hem van toepassing zijnde artikelen is hij verplicht het advies van de compliance officer in te winnen. De compliance officer is bevoegd een voor de verbonden persoon bindende uitspraak te doen, behoudens bezwaar. Tegen de uitspraak van de compliance officer kan de verbonden persoon bezwaar maken bij de voorzitter van het bestuur of een door deze aan te wijzen beroepsorgaan. Het maken van bezwaar heeft geen schorsende werking ten aanzien van de uitspraak van de compliance officer.


92


G Crisisplan In dit financieel crisisplan is weergegeven welke maatregelen het bestuur van SPF op korte termijn effectief zou kunnen inzetten indien de dekkingsgraad zich zeer snel beweegt naar de kritieke grens waardoor het realiseren van de statutaire doelstelling van SPF in het geding komt. Tevens biedt dit financieel crisisplan inzicht wanneer en op welke wijze wordt gecommuniceerd naar de stakeholders indien het bestuur (nood)gedwongen maatregelen neemt. Dit financieel crisisplan is een bijlage van de actuariële en bedrijfstechnische nota (hierna ABTN). In het onderhavige crisisplan zijn de maatregelen, belangenafweging, besluitvorming en wijze van communiceren beschreven. Buiten dat er sprake kan zijn van een crisis kan er zich ook een calamiteit voordoen. SPF heeft naast dit financiële crisisplan ook nog een calamiteitenbeleid vermogensbeheer. Een calamiteit is gedefinieerd als een gebeurtenis die een zeer grote impact kan hebben op de vermogenspositie van SPF. Er kan sprake zijn van een calamiteit zonder dat er sprake is van een crisis als het vermogen ten gevolge van de calamiteit nog boven het minimaal vereist eigen vermogen blijft. Andersom kan ook sprake zijn van een crisis zonder dat er sprake is van een calamiteit. Bijvoorbeeld, als het eigen vermogen langzaam, dus zonder verrassingselement, terugzakt tot onder het minimaal vereist eigen vermogen. In het calamiteitenbeleid vermogensbeheer zijn de processen en procedures vastgelegd welke binnen SPF benodigd zijn voor een adequate afhandeling van eventuele calamiteiten. Het calamiteiten vermogensbeheer is als bijlage C bij dit crisisplan gevoegd. SPF is een ondernemingspensioenfonds zoals bedoeld in artikel 1 van de Pensioenwet. Het pensioenfonds voert de pensioenregelingen uit voor de werknemers van Forbo Flooring BV, Forbo Eurocol Nederland BV en Forbo-Novilon BV. Voor verdere specificatie van de regelingen wordt verwezen naar hoofdstuk 5 (Pensioenregelingen) van de ABTN. In de overeenkomsten met aangesloten ondernemingen zijn de wederzijdse verantwoordelijkheden, bevoegdheden, rechten en (financiële) plichten vastgelegd.


93


Wanneer is er sprake van een crisissituatie Het bestuur van SPF heeft een drietal grenzen in haar dekkingsgraad gedefinieerd wanneer zij acties/maatregelen onderneemt om de dekkingsgraad bij te sturen.

Eigen Vermogen 117,1% Vereiste Dekkingsgraad 104,1% Minimaal Vereiste Dekkingsgraad 100% Voorziening voor pensioenverplichting

Indien de beleidsdekkingsgraad zich boven de vereiste dekkingsgraad bevindt, bekijkt het bestuur de inzet van de ALM-stuurmaatregelen. Indien de beleidsdekkingsgraad onder de vereiste dekkingsgraad zakt, wordt een herstelplan opgesteld indien de beleidsdekkingsgraad niet binnen afzienbare tijd herstelt dan dient SPF kortingsmaatregelen te nemen. De acties/maatregelen zijn hieronder nader toegelicht. 1

Dekkingsgraad op of boven vereiste dekkingsgraad (VEV)  Nominaal Boven de grens van het VEV bekijkt het bestuur nauwgezet naar de inzet van de ALMstuurmaatregelen (zie hoofdstuk 4 voor verdere informatie). NB. De vereiste dekkingsgraad is afhankelijk van meerdere factoren, waaronder de samenstelling van de beleggingen en de samenstelling van het deelnemersbestand.

2

Dekkingsgraad onder vereiste dekkingsgraad (VEV)  Maatregelen herstel Indien SPF op grond van de beleidsdekkingsgraad niet langer voldoet aan het vereist eigen vermogen (VEV, per 22 juni 2015: 117,1%1) dient SPF binnen drie maanden een herstelplan in bij DNB. De toets of SPF op basis van de beleidsdekkingsgraad nog voldoet aan het (VEV) vindt plaats per einde van een kalenderkwartaal. Indien SPF op het moment waarop het herstelplan uiterlijk moet worden ingediend, op basis van beleidsdekkingsgraad weer voldoet aan het VEV, hoeft het alsnog geen herstelplan in te dienen. Zolang er sprake is van een beleidsdekkingsgraad die lager is dan de

1

Berekening Towers Watson voor nieuw kader per 22 juni 2015


94


vereiste dekkingsgraad zal er jaarlijks een geactualiseerd herstelplan moeten worden opgesteld. Het bestuur heeft de mogelijkheid om de ALM-stuurmaatregelen in te zetten (zie hoofdstuk 4). Het herstelplan worden ter advies aan het verantwoordingsorgaan toegezonden.

3

Dekkingsgraad langdurig onder MVEV; herstel niet meer mogelijk binnen wettelijk gestelde termijnen Naar mening van het bestuur van SPF is er sprake van een financiële crisissituatie van het pensioenfonds indien de dekkingsgraad zich bevindt op of zeer snel beweegt richting de kritieke waarden waardoor het realiseren van de doelstellingen van het pensioenfonds in gevaar komt. Meer concreet: als de dekkingsgraad daalt onder de minimaal vereiste dekkingsgraad (MVEV, per 31 december 2014: 104,1%)) en het ernaar uitziet dat de nominale dekkingsgraad zich niet binnen de daaraan door de toezichthouder gestelde termijnen kan herstellen boven het MVEV. Het bestuur zal in dergelijke gevallen, naast de onder 1. en 2. bedoelde maatregelen, uiterste maatregelen treffen om zorg te dragen dat de trend van de dekkingsgraad naar boven wordt bijgesteld. Indien deze maatregelen niet afdoende zijn om de dekkingsgraad op of boven de kritieke grens te plaatsen zoals gedefinieerd in het herstelplan zal het bestuur genoodzaakt zijn om het korten van de rechten als ultiem redmiddel te hanteren (zie hoofdstuk 4 voor verdere verdieping). In hoofdstuk 3 zijn de kritieke grenzen (minimale dekkingsgraad waarbij er nog geen sprake is van een crisissituatie en het mogelijk korten van de rechten) nader geconcretiseerd bij verschillende verwachte rendementen en mogelijke resterende looptijden voor herstel.


95


Dekkingsgraad waarbij het fonds er zonder korten niet meer uit kan komen Het minimaal vereist eigen vermogen (MVEV) komt voor SPF uit op 4,1% van de technische voorzieningen (TV) inclusief TV voor risico deelnemer. De minimaal vereiste nominale dekkingsgraad is derhalve gelijk aan 104,1%. Het MVEV wordt op periodieke basis getoetst en indien benodigd opnieuw vastgesteld. Actualisatie vindt als uitgangspunt eens in de drie jaar plaats of eerder (op basis van de ALM studie), indien er sprake is van tussentijds wijzigingen in regelgeving, risico’s en/of bestandsamenstelling. In het herstelplan van juni 2015 is een kritieke grens gedefinieerd waarop of waarboven de dekkingsgraad zich dient te begeven om de trend in te zetten en de 117,1% aan dekkingsgraad te behalen. De kritieke grens is in grote mate afhankelijk van de marktomstandigheden (zoals de marktrente) en de toekomstige verwachtingen bij de vaststelling van het kritieke pad (zoals het te behalen rendement). Vooraf is derhalve geen harde ondergrens te noemen bij welke dekkingsgraad een fonds niet meer kan herstellen zonder te korten. Naast de hiervoor vermelde kritieke grens van het huidige herstelplan, is daarom tevens onderstaande tabel opgenomen. De tabel is vastgesteld op basis van parameters per 22 juni 2015.

De kritische ondergrens van de actuele dekkingsgraad 1 januari 2015 is volgens bovenstaande uitgangspunten bepaald op 90,8%. Hierbij hoort een beleidsdekkingsgraad van 106,8%. Per 1 januari 2015 is een lange termijnherstelplan van kracht. Indien het pensioenfonds in een dekkingstekort verkeert, zal het fonds uiterlijk binnen vijf meetmomenten een beleidsdekkingsgraad moeten hebben minimaal gelijk aan het minimaal vereist eigen vermogen.


96


De prognose voor de kritische ondergrens voor de komende jaren is in onderstaande tabel weergegeven:

Kritische ondergrens (bepaald op situatie 1 januari 2015 – deze wordt jaarlijks geactualiseerd) DG primo

2015

2016

2017

2018

2019

2020

Beleidsdekkingsgraad

106,8

92,2

94,9

97,8

100,9

104,1

Actuele dekkingsgraad

90,8

93,4

96,2

99,2

102,3

105,6

Bijvoorbeeld: mocht de beleidsdekkingsgraad primo 2016 lager zijn dan 92,2% dan zou volgens het huidige herstelplan het niet mogelijk zijn om zonder korting primo 2020 een beleidsdekkingsgraad te hebben minimaal gelijk aan 104,1%. Dit betekent niet dat er primo 2016 een korting doorgevoerd moet worden, immers het fonds heeft dan nog geen vijf meetmomenten onder het minimaal vereist eigen vermogen gezeten.

Opgemerkt zij dat de kritische ondergrens gebaseerd is op verwachtingswaarden uit het herstelplan. Daarbij heeft het bestuur binnen het wettelijke toegestane kader bewust gekozen voor de uitgangspunten conform dit herstelplan.

Indien de dekkingsgraad zich langdurig onder de kritieke grens bevindt dan spreekt het bestuur van het pensioenfonds over een dekkingsgraad waarbij het pensioenfonds er zonder korten niet uit kan komen en zal het bestuur overwegen uiterste maatregelen in te zetten (zie hoofdstuk 4 voor verdere verdieping). De rekentente betreft de door DNB gepubliceerde rentetermijnstructuur (gebaseerd op UFR). Rendement: het gemiddelde rendement op basis van de meest recente parameters voor iedere door Pensioenfonds Forbo gevoerde beleggingscategorie, waarbij de weging plaatsvindt op basis van de meest recente ALM-studie.


97


Maatregelen om te voorkomen dat het fonds wegzakt naar kritieke grens Het bestuur van SPF heeft de maatregelen die genomen kunnen worden om te voorkomen dat de dekkingsgraad wegzakt onder de kritieke grens onderverdeeld in een drietal categorieën.

Prioritering van de te nemen maatregelen 1.

Allereerst heeft het bestuur van SPF de mogelijkheid om, indien de dekkingsgraad zich bevindt boven het VEV, de ALM-stuurmaatregelen Indexatie en Beleggingsbeleid te veranderen. De ALM-maatregelen Premie en Regeling zijn een gegeven. Hier heeft het bestuur van het pensioenfonds geen (directe) invloed op. Alleen de sociale partners kunnen hier verandering in aanbrengen.

2.

De premie wordt door sociale partners vastgesteld en vervolgens elke drie jaar voor de toekomstige pensioenopbouw aangepast en uitgedrukt als een vast percentage van de pensioengrondslagsom en de som van de voor dat jaar van toepassing zijnde ploegentoeslagen. Wel dient de kostendekkende premie te voldoen aan de eis dat zij bijdraagt aan herstel. Advies hierover wordt ingewonnen bij de adviserend actuaris.

3.

Indien de dekkingsgraad zich begeeft onder de grens van het VEV, maar zich bevindt boven het MVEV kan het bestuur op basis van een herstelplan wederom de ALM-stuurmaatregelen in zetten om de dekkingsgraad mogelijkerwijs bij te sturen. In het herstelplan werkt SPF uit hoe het in maximaal 10 jaar weer voldoet aan het strategisch VEV op basis van beleidsdekkingsgraad. SPF mag ook kiezen voor een kortere hersteltermijn. De gekozen hersteltermijn wordt in alle gevallen door SPF onderbouwd vanuit het belang van deelnemers, gewezen deelnemers, andere aanspraakgerechtigden en pensioengerechtigden. De begindatum voor een herstelplan is daarbij het einde van het kwartaal waarin het reservetekort is ontstaan. DNB moet instemmen met het herstelplan. Het pensioenfonds moet in het herstelplan rekening houden met te verwachten overrendement. Daarnaast zal het de sturingsmiddelen inzetten die het tot zijn beschikking heeft, zoals premieverhoging, het stoppen van indexeren of het ontvangen van een bijstorting van de werkgever. Indien alle beschikbare sturingsmiddelen maximaal ingezet zijn en het pensioenfonds desondanks naar verwachting niet binnen de gekozen herstelperiode aan het VEV kan voldoen, moet het sturingsmiddel van het korten van pensioenaanspraken en -rechten worden ingezet (zie ook navolgende punt).

4.

Indien de dekkingsgraad wegzakt onder de kritieke grens, ook wel kritieke grens vanuit het herstelplan, dan heeft het bestuur als uiterste maatregel het korten van de rechten. Het bestuur hanteert hierbij als uitgangspunt dat er niet meer gekort wordt dan strikt noodzakelijk.


98


5.

Indien SPF langer dan 5 meetmomenten in een dekkingstekort verkeert worden de aanspraken ineens en dusdanig onvoorwaardelijk gekort dat de niet-gemiddelde dekkingsgraad direct het niveau van de minimale vereiste dekkingsgraad bereikt. Deze korting mag in maximaal 10 jaar gespreid worden geeffectueerd zodat deze pas geleidelijk tot uiting komt in de pensioenuitkeringen.

6.

Indien SPF in reservetekort verkeert en naar verwachting niet binnen 10 jaar kan herstellen tot de vereiste dekkingsgraad zal er een korting ter grootte van 1/10e van het verschil tussen de vereiste dekkingsgraad en de na 10 jaar verwachte beleidsdekkingsgraad worden doorgevoerd.

Zie ook hoofdstuk 6 voor een nadere toelichting. Als (uiterste) maatregel ter voorkoming van een korting van de rechten zouden de sociale partners, het bestuur van het pensioenfonds staat buiten deze discussie, een nieuwe pensioenovereenkomst overeen kunnen komen. Zie ook hoofdstuk 5 voor een nadere toelichting.


99


Nadere detaillering van de maatregelen In dit hoofdstuk worden de mogelijke maatregelen besproken en wordt aangegeven hoe realistisch deze zijn om zorg te dragen dat de dekkingsgraad zich begeeft richting de gewenste dekkingsgraad.

De maatregelen die genomen kunnen worden zolang de nominale dekkingsgraad zich boven het VEV bevindt zijn de ALM-variabelen indexatie en beleggingsbeleid zoals hieronder schematisch weergegeven:

schematische weergave ALM-variabelen

Het pensioenfonds kan boven de grens van het VEV de ALM-variabelen indexatie en beleggingsbeleid hanteren om de dekkingsgraad te kunnen bijsturen. De ALM-variabelen premie en regeling kunnen echter niet worden ingezet door het bestuur aangezien dit een aangelegenheid is voor de sociale partners. Het bestuur ziet dit dan ook niet als een realistische maatregel die zij kan nemen om de dekkingsgraad bij te sturen. (Wanneer de dekkingsgraad zich onder het MVEV bevindt dient tevens de ALM-variabele ‘aanpassen


100


beleggingsbeleid’ in beginsel niet te leiden tot een verhoging van het balansrisico of verhoging van het VEV). NB: De premie wordt door sociale partners vastgesteld en vervolgens elke drie jaar voor de toekomstige pensioenopbouw aangepast en uitgedrukt als een vast percentage van de pensioengrondslagsom en de som van de voor dat jaar van toepassing zijnde ploegentoeslagen. Indien de dekkingsgraad zich bevindt tussen het MVEV en het VEV dan heeft het bestuur wederom de ALM-variabelen indexatie en beleggingsbeleid om de dekkingsgraad te beïnvloeden. Dit zal worden verwerkt in het herstelplan. Indien de dekkingsgraad zich onder de kritieke grens begeeft (zie tabel hoofdstuk 3), is de realistisch te nemen maatregel het korten van de rechten tot het niveau waarbij de dekkingsgraad de trend van de kritieke grens weer gaat volgen. Alvorens tot korten wordt overgegaan wordt onderzocht of de regeling versoberd kan worden. Alleen sociale partners kunnen de regeling herzien. Aangezien het aanpassen van de regeling daarmee niet tot de bevoegdheid van het bestuur hoort, kan het bestuur dit alleen ter overweging neerleggen bij de sociale partners. Indien sociale partners niet tot overeenstemming kunnen komen over dit onderwerp, kan het bestuur niet anders dan overgaan tot het korten van rechten in dergelijke gevallen.

Welke maatregelen zijn realistisch ten tijde van een crisissituatie Tijdens een crisissituatie kan een aantal maatregelen genomen worden om de dekkingsgraad bij te sturen waarover werkgever en/of sociale partners een besluit dienen te nemen. Het pensioenfonds zal in een crisissituatie werkgever en/of sociale partners attenderen om de volgende maatregelen te onderzoeken, te weten: 1. Additionele premieverhoging 2. Het al dan niet aanpassen van de pensioenregeling(en) 3. Het al dan niet korten van pensioenrechten- en aanspraken (ultiem redmiddel; ter beslissing aan het bestuur) Additionele bijstorting/premieverhoging Gegeven het karakter van de pensioenregeling (CDC-regeling) is er geen kans op additionele bijstorting. Een tussentijdse premieverhoging is bespreekbaar met sociale partners. Het al dan niet aanpassen van de pensioenregeling Als de dekkingsgraad zich begeeft richting kritieke grenzen en/of de financiering van de pensioenregeling niet langer in lijn ligt met de kostprijs van pensioen, bijvoorbeeld omdat ontwikkelingen in renteniveau of levensverwachting daartoe aanleiding geven, worden de sociale partners gevraagd de regeling voor de toekomst zodanig aan te passen dat het


101


financieringsevenwicht weer is hersteld en/of een marge in de premie ontstaat om herstel te bespoedigen. Aanpassing van de pensioenregeling kan onder meer door: 

Structurele verlaging van de pensioenopbouw c.q. opbouwpercentage.



Verhoging van de franchise.



Wijziging van de regeling nabestaandenpensioen.



Verhogen van de pensioenleeftijd.



Aanpassen van de aard van de pensioenregeling.

met

betrekking

tot

de

verzekering

van

het

Het bestuur zal de werkgevers en/of sociale partners in deze situatie op de hoogte brengen van de noodzaak van de aanpassing van de pensioenregeling (en daarin een adviserende rol vervullen). Deze maatregel wordt niet bezien als een realistische maatregel. Hierbij wordt opgemerkt dat het bestuur geen rol heeft in de besluitvorming tijdens het overleg tussen werkgevers en sociale partners over het versoberen van de regeling. Het al dan niet korten van pensioenrechten Als de dekkingsgraad zich gedurende langere tijd onder de kritieke grens begeeft en de overige maatregelen zijn uitgeput om binnen de wettelijke termijn uit een dekkingstekort te komen moet het fonds ertoe overgaan de rechten te korten. Het bestuur zal op basis van het herstelplan de korting doorvoeren per april van het jaar volgend op het jaar waarin op basis van de dekkingsgraad ultimo boekjaar tot een korting is besloten, nadat alle deelnemers, gewezen deelnemers en pensioengerechtigden hierover zijn geïnformeerd. Bij de bepaling van de hoogte van de korting zijn alle financiële middelen ingezet die in de stichting zijn ondergebracht ten behoeve van pensioenopbouw, met uitzondering van de bestemmingsreserve premie-egalisatie. Op basis hiervan worden in beginsel alle deelnemers, gewezen deelnemers en pensioengerechtigden in een dergelijk scenario procentueel gelijk gekort (uniforme korting). Afhankelijk van de financiële omstandigheden en andere ingezette maatregelen zou het bestuur van vorenstaande kunnen afwijken. Een dergelijke situatie is in ieder geval van toepassing indien de bestemmingsreserve premie-egalisatie een positief saldo bevat. In dat geval wordt dit saldo aangewend om een korting van alleen de actieve deelnemers te voorkomen of te beperken. Overwegingen van evenwichtige belangenbehartiging worden hierbij altijd in acht genomen. Deze maatregel wordt bezien als een realistische maatregel, maar alleen toegepast als ultiem redmiddel. Het bestuur is van mening dat alles in het werk moet worden gesteld om korten te voorkomen. Daarom zijn alle maatregelen geïnventariseerd en beoordeeld op effectiviteit en haalbaarheid. Zie hiervoor de tabel in bijlage B.


102


Het bestuur kan de in de hierboven opgesomde maatregelen inzetten. In onderstaande tabel is per maatregel een verwijzing opgenomen naar de documenten van het fonds en wordt de inzet en prioritering aangegeven.

Maatregel

Abtn

Uitvoeringsovereenkomst

Pensioenreglement

Inzet en prioriteit

Premie verhogen

H9.1

Art. 4

Art. 12

regulier beleid, tussentijds alleen in overleg met sociale partners

Verminderen toeslagen

H10.3

Art. 10

Art. 15, 24

regulier beleid

Verminderen opbouw toekomst

H10.4-

Art. 11

Art. 7 lid 1 sub b

regulier beleid; jaarlijks te bezien

-

-

2e

Versoberen regeling Beleggingsbeleid

H8

-

-

1e

Korten aanspraken

H10.5

Art. 4.3

Art.24

3e

Opmerking m.b.t. ‘Verminderen opbouw toekomst’: Deze heeft geen direct effect op de dekkingsgraad, maar is beleid op het moment dat de premie niet toereikend is. Dit kan daarmee ook van toepassing zijn als er geen crisissituatie is. De impact op de dekkingsgraad bij de verschillende crisismaatregelen is in onderstaande tabel weergegeven. Hierbij is telkens uitgegaan van een dekkingsgraad van 100%.


103


Crisismaatregel

Inzet maatregel

Impact op dekkingsgraad

Effectiviteit

Versoberen regeling

Verlagen opbouw met ….%

geen direct effect; mogelijk ruimte in premie tbv herstel

jaarlijks

Verhogen pensioenleeftijd


eenmalig; herhaling indien noodzakelijk

Verhoging franchise



Aanpassen aard regeling


Wijziging verzekering nabestaandenpensioen



Aanpassen beleggingsbeleid

Overrendement verhogen met ….%

geen direct effect

jaarlijks

Korten rechten

Korten met 5%

+5%

eenmalig; herhaling indien noodzakelijk en mogelijk


104


Hoe vindt evenwichtige belangenafweging plaats

Indien er gekort dient te worden in de rechten zullen alle deelnemers in gelijke mate worden gekort

Naar mening van het bestuur van SPF is het gegeven de aard en de opzet van de (verschillende) pensioenregelingen niet wenselijk om onderscheid te maken naar actieve/inactieve deelnemers en/of slapers dan wel naar leeftijdscohorten bij het doorvoeren van maatregelen om de dekkingsgraad bij te sturen. Bij de bepaling van de hoogte van de korting zijn alle financiële middelen ingezet die in de stichting zijn ondergebracht ten behoeve van pensioenopbouw, met uitzondering van de bestemmingsreserve premie-egalisatie. Indien er gekort dient te worden in de rechten zullen alle deelnemers (actieven, inactieven en slapers) in beginsel in gelijke mate worden gekort. Afhankelijk van de financiële omstandigheden en andere ingezette maatregelen zou het bestuur van vorenstaande kunnen afwijken. Een dergelijke situatie is in ieder geval van toepassing indien de bestemmingsreserve premie-egalisatie een positief saldo bevat. In dat geval wordt dit saldo aangewend om een korting van alleen de actieve deelnemers te voorkomen of te beperken. Overwegingen van evenwichtige belangenbehartiging worden hierbij altijd in acht genomen. De inhoud van dit crisisplan verwoordt naar mening van het bestuur de wijze waarop evenwichtige belangenafweging heeft plaatsgevonden. Met andere woorden: dit crisisplan is o.m. het resultaat van de evenwichtige belangenafweging. Onderstaande tabel geeft inzicht in welke groepen belanghebbenden worden beïnvloed door een specifieke crisismaatregel Actieve deelnemer Geen toeslag

X

Premie verhogen

X

Korten

X

Versoberen regeling

X

Gewezen deelnemer X

Pensioengerechtigde

Werkgever

X X

X

X X



105


Korting van rechten leidt voor pensioengerechtigden tot direct koopkrachtverlies. Gelet op het feit dat noodmaatregelen ‘premieverhoging’ en ‘verlaging van pensioenopbouw’ vooral actieve deelnemers raken vindt het bestuur dat een uniforme korting van aanspraken samen met de noodmaatregelen alle stakeholders op een evenwichtige manier treffen, indien en voor zover er geen sprake is van andere ingezette maatregelen die naast bovengenoemde maatregelen de actieven onevenredig raken.


106


Wijze van communiceren Indien het bestuur genoodzaakt is om een herstelplan in te dienen of om rechten te korten zal zij tijdig communiceren naar de volgende stakeholders/organen:

1

DNB

2


En vervolgens in willekeurige volgorde met:

3

Deelnemers (actieven, inactieven, pensioengerechtigden en slapers)

4

Sociale partners

5

Administrateur (onder andere vanwege de bezetting en Q&A helpdesk)

6

Communicatiebureau

7

Actuaris (certificerend en adviserend)

8

Accountant

9

Vermogensbeheerder (inzake beleggingsbeleid)

Indien een crisissituatie stakeholders van groot communicatie ligt bij de zijn hiervoor beschikbaar

zich voordoet is communicatie met deelnemers en overige belang. De verantwoordelijkheid voor het initiëren van de communicatiecommissie. De volgende communicatiemiddelen en zullen worden ingezet bij een crisissituatie:



de website van het pensioenfonds. Deze website die onder meer informatie biedt over bestuurszaken, financiële ontwikkeling van het pensioenfonds en wetenswaardigheden over pensioenregelingen en pensioenen in het algemeen. Met deze website worden eveneens pensioengerechtigden bereikt. Vanaf deze website zijn eveneens officiële documenten van het pensioenfonds te vinden waaronder dit financieel crisisplan. De website zal binnen een termijn van 1 week na de crisissituatie worden geüpdatet.



PensioenNieuws. SPF zal indien een crisissituatie zich voordoet binnen een termijn van 6 weken nadere informatie verschaffen middels een (extra) uitgave van “PensioenNieuws”.



het jaarlijkse uniform pensioenoverzicht (UPO) waarin per deelnemer een overzicht wordt gegeven van de hoogte van de verworven pensioenaanspraken en een opgave van de reglementair te bereiken pensioenaanspraken. Het UPO bevat ook informatie over de toeslagverlening en een opgave van de aan het desbetreffende of voorafgaande kalenderjaar toe te rekenen waardeaangroei van pensioenaanspraken.



voorlichtingsbijeenkomsten. Het pensioenfonds is voornemens om voorlichtingsbijeenkomsten te geven indien crisissituaties tot veel vragen bij (gewezen) deelnemers en pensioengerechtigden leiden.

Tevens zal bij het besluit om de rechten te korten met de stakeholders extra worden gecommuniceerd via de website, het PensioenNieuws en via een toegezonden brief waarin de reden en aard van de door te voeren korting nader wordt toegelicht.


107


Het onderhavige crisisplan wordt na het bestuursbesluit (accordering) als volgt gecommuniceerd naar de stakeholders: •

In volgende PensioenNieuws gememoreerd

•

Crisisplan wordt op de website geplaatst

In onderstaande tabel staat weergegeven hoe het pensioenfonds zal communiceren over het crisisplan en in de verschillende stadia van een crisis. Communicatie-

Moment

van

fase

communiceren

Fase 1:

Na

vaststellen

Communicatie

crisisplan,

over het crisisplan

binnen 2 weken

Hoofdboodschap

Doelgroep

 Bestaan en doel van crisisplan  Inhoud op hoofdlijnen: belangrijkste maatregelen inclusief gevolgen voor belanghebbenden, te weten

 actieve deelnemers  gewezen deelnemers  pensioengerechtigden  werkgever  sociale partners  toezichthouders  Verantwoording sorgaan

o Regulier beleid o

Aanpassen

Kanalen

/

middelen  brief aan belanghebb enden  website  PensioenNieuws uitgave

beleggingsbeleid o Versoberen regeling

Fase 2:

Binnen 1 week

Aanvang

na

crisissituatie

c.q.

aanvang

crisis/calamiteit

calamiteit

o Korten van rechten  Belangenafweging  Verslechtering financiële situatie fonds  Mogelijke maatregelen inclusief gevolgen: o


o Versoberen regeling

Fase 3:

Binnen 1 week

Bestuursbesluit(e

na

n)

bestuur

over

besluit

maatregelen


o Korten van rechten  Impact en afweging maatregelen o Belangenafweging  Financiële situatie  Maatregel(en) die genomen worden  Gevolgen van de maatregelen voor de deelnemer  Evenwichtige verdeling en belangenbehartiging  Verwachtingen

 toezichthouders  verantwoordingsorgaan  accountant  adviserend actuaris  sponsoren  administrateur  pensioenuitvoerder  vermogensbeheerder

 telefoon  e-mail  bijeenkomst VO

 actieve deelnemers  gewezen deelnemers  pensioengerechtigden  werkgever  toezichthouders  administrateur

 website (1 week)  PensioenNieuws (ongeveer 6 weken)

108


 verantwoording sorgaan

Fase 4:

Binnen 1 maand

Ongedaan maken

na

maatregelen

bestuur

besluit


 Verbetering financiële situatie  Maatregelen (gedeeltelijk) ongedaan gemaakt  Gevolgen van het ongedaan maken van de maatregelen voor de deelnemer  Evenwichtige verdeling en belangenbehartiging

 actieve deelnemers  gewezen deelnemers  pensioengerechtigden  werkgever  sociale partners  toezichthouders  verantwoording sorgaan

 brief  brief  telefoon/we bsite  schriftelijk  website  PensioenNieuws

109


Wijze van besluitvorming De besluiten worden genomen door het gehele bestuur met meerderheid van stemmen. Hierbij wordt het in beginsel (reguliere) besluitvormingsproces van het bestuur van het pensioenfonds doorlopen. Bij spoedeisende zaken worden echter besluiten genomen middels: 1. Een extra vergadering die op korte termijn (1 week) ingelast wordt 2. Een besluit buiten vergadering om, welke telefonisch of per e-mail genomen wordt. Een besluit wordt altijd per e-mail bevestigd en op een volgende reguliere bestuursvergadering nogmaals bekrachtigd en genotuleerd. De verantwoordelijkheid om een extra vergadering in te plannen c.q. een besluit buiten vergadering om te nemen, ligt primair bij de Voorzitter Beleggingscommissie of de Voorzitter. De Voorzitter Beleggingscommissie ontvangt informatie van de vermogensbeheerder waaruit blijkt dat een crisissituatie of een calamiteit zich voor heeft gedaan c.q. zich dreigt voor te doen. Het bestuur van het pensioenfonds ziet zichzelf bij een crisissituatie als het crisisteam. De lijnen binnen het bestuur zijn kort en de bestuursleden kunnen elkaar eenvoudig en snel (per mail en telefoon) bereiken om met elkaar te overleggen over de crisissituatie. Alle kennis over het pensioenfonds is dan ook gebundeld binnen het bestuur. Indien nodig wordt door het bestuur advies ingewonnen bij de externe adviseur van het pensioenfonds. Het verantwoordingsorgaan wordt vooraf gekend bij een eventueel te nemen noodmaatregel. Het reguliere proces is als bijlage A bij dit financiële crisisplan opgenomen. De actuele contactgegevens van bestuursleden en overige gremia en instanties zijn als bijlage D bij dit financiële crisisplan opgenomen. In onderstaande tabel wordt per maatregel weergegeven welke partijen betrokken worden in het besluitvormingsproces en hoe de procesgang in grote lijnen verloopt. Tevens is per maatregel een bandbreedte weergegeven van de tijdsspanne die nodig zal zijn om tot zorgvuldige besluitvorming te komen

Maatregel

Betrokken partijen

Beschrijving proces

Tijdslijn

Premie

Sociale partners/ bestuur

Aanpassen premie in overleg met sociale partners

i.b. iedere 3 jaar, dus opnieuw m.i.v. 2016.

Geen indexatie

Bestuur

Bestuursbesluit; o.b.v. financiële positie per 31 oktober of 30 november

1 – 3 weken


110


Aanpassen beleggingsmix

Bestuur/beleggingscommissie

Aanpassen mix gehoord advies beleggingscommissie

2-3 maanden

Versoberen regeling

Sociale partners/ bestuur/ verantwoordingsorgaan

Aanpassen regeling na akkoord sociale partners en advies verantwoordingsorgaan

6-12 maanden

Korten rechten

Bestuur/verantwoordingsorgaan

Korten aanspraken en rechten gehoord advies verantwoordingsorgaan

1 – 3 maanden


111


Jaarlijkse toetsing financieel crisisplan Het financiële crisisplan is een bijlage van de ABTN. De ABTN wordt periodiek door het (bestuur van het) pensioenfonds geëvalueerd, getoetst en waar nodig aangepast. Het huidige crisisplan is gebaseerd op de economische parameters per 25 juni 2015. Het pensioenfonds heeft, eveneens als bijlage bij de ABTN (bijlage E), een risicomanagementhandboek opgesteld. In dit handboek zijn alle aan het pensioenfonds gerelateerde (FIRM-) risico’s beschreven. Ook deze risico’s worden periodiek getoetst en waar nodig aangepast. Indien een crisissituatie heeft plaatsgevonden voor het pensioenfonds en het bestuur hierop heeft geacteerd dan zal het bestuur naderhand de effectiviteit van het onderhavige financiële crisisplan beoordelen en waar nodig het crisisplan aanpassen. Bij de evaluatie van het financieel crisisplan worden eventuele aanbevelingen van het intern toezicht betrokken.


112


Financieel herstel; beleid inzake al dan niet ongedaan maken van maatregelen Indien de financiële situatie van het pensioenfonds is verbeterd, is het bestuur bevoegd om kortingen die op grond van dit artikel 23 van het reglement 2015 (en artikel 25 van het basisreglement) zijn toegepast geheel of gedeeltelijk ongedaan te maken, ingeval de inhaaltoeslagen conform artikel 14 van het reglement 2015 (en artikel 15 van het basisreglement) volledig zijn toegekend en de financiële positie van het pensioenfonds voor en na herstel van de korting voldoet aan de nader door het bestuur vast te stellen voorwaarden (zie hieronder). Indien en voor zover het bestuur besluit tot het verlenen van een toeslag, dan komen de volgende pensioenen voor toeslagverlening in aanmerking: a. pensioenaanspraken van de deelnemers b. premievrij gemaakte opgebouwde pensioenaanspraken van de gewezen deelnemers c. pensioenrechten van pensioengerechtigden Daarnaast is het bestuur bevoegd tot het verlenen van inhaaltoeslagverlening. Het verlenen van inhaaltoeslagen wordt gedaan voor zover hiervoor door het bestuur vast te stellen financiële ruimte er is. Een en ander zoals opgenomen in de actuariële en bedrijfstechnische nota. Een besluit tot inhaaltoeslagverlening behoort tot de discretionaire bevoegdheid van het bestuur. Er bestaat geenszins recht op en kan door geen van de aanspraak- en/of pensioengerechtigden worden afgedwongen. Indien een wijziging van het hierboven beschreven toeslagbeleid plaatsvindt, geldt de wijziging voor alle (gewezen) deelnemers, pensioengerechtigden en andere aanspraakgerechtigden. Indien in een jaar de beleidsdekkingsgraad groter of gelijk is aan de bovengrens van het toeslagbeleid kan het fonds overgaan tot inhaaltoeslagen en/of herstel van kortingen. Een herstel van gemiste toeslagen of kortingen vindt plaats indien de afgelopen vijf jaar in één of meerdere jaren geen volledige toeslag is verleend of een korting is toegepast. Het fonds beschouwt daarbij een korting als een negatieve toeslag. Gemiste toeslagen (inclusief kortingen) worden op persoonsniveau geadministreerd gedurende vijf jaar. Indien herstel van gemiste toeslagen mogelijk is, worden de gemiste toeslagen cumulatief gerepareerd. Van het overschot boven de beleidsdekkingsgraad is één vijfde beschikbaar voor de reparatie van gemiste toeslagen (inclusief kortingen). Dit budget zal gebruikt worden voor het cumulatief repareren van de gemiste toeslagen. Het repareren van kortingen heeft voorrang op het repareren van gemiste toeslagen.


113


Er wordt geen onderscheid gemaakt in status van deelnemers gepensioneerden/pensioengerechtigden bij het repareren van toeslagen.


en

114


Bijlage A: Besluitvormingsproces bestuur


115


Bijlage B: overzicht maatregelen

Maatregelen

Aanpassen Premiebeleid

Aanpassing pensioenregeling

Korten van rechten


Realistisch

Nee, alleen in overleg met werkgevers en sociale partners

Nee, alleen in overleg met werkgevers en sociale partners

Ja, maar alleen als uiterste redmiddel

Nee, want risico mag niet toenemen.

NB: De premie wordt door sociale partners vastgesteld en vervolgens elke drie jaar voor de toekomstige pensioenopbouw aangepast.

Financiële effecten op herstelkracht

Matig tot grote herstelkracht

Matige herstelkracht

Grote herstelkracht

Matige tot grote herstelkracht

Belanghebbenden

Werkgevers, actieve deelnemers

Actieve en/of inactieve deelnemers, slapers



Betrokkenen

Werkgevers, verantwoordingsorgaan,

Werkgevers, sociale partners, verantwoordingsorgaan,

DNB, AFM, verantwoordingsorgaan, uitvoerder

Verantwoordings -orgaan,

(naast bestuur)

uitvoerder

uitvoerder

uitvoerder


116


Communicatietraject

(1) Bestuur: brief naar werkgevers, (2) Werkgevers en bestuur: brief naar deelnemers, DNB en verantwoordingsorgaan

(1) Bestuur: brief naar werkgevers, (2) Werkgevers en bestuur: brief naar deelnemers, DNB en verantwoordingsorgaan

(1) Persoonlijke brief aan alle betrokkenen en belanghebbenden op het moment van uitoefening. (2) Updates en nieuws via website

(1) Uitvoerder (2) Updates en nieuws via website

(3) Brief naar DNB en verantwoordingsorgaan


117


Bijlage C: Calamiteitenbeleid vermogensbeheer Doelstelling Om een integere en beheerste bedrijfsvoering te waarborgen dient Stichting Pensioenfonds Forbo (SPF) ‘aantoonbaar’ in control te zijn over haar activiteiten. SPF heeft er voor gekozen om het vermogensbeheer uit te besteden aan een fiduciair vermogensbeheerder (Mn ). SPF blijft echter te allen tijde eindverantwoordelijk en dient dus ook ‘aantoonbaar’ in control te zijn over de uitbestede activiteiten. Eén van de verantwoordelijkheden die door SPF in het kader van het vermogensbeheer is belegd bij de Mn betreft het identificeren en adequaat afhandelen van calamiteiten. Een calamiteit is gedefinieerd als een gebeurtenis die een zeer grote impact kan hebben op de vermogenspositie van SPF. De doelstelling van het onderhanden beleidsdocument is de processen en procedures vast te leggen welke binnen SPF benodigd zijn voor een adequate afhandeling van eventuele calamiteiten. Ten behoeve van de omgang met eventuele calamiteiten heeft Mn tevens een calamiteitenbeleid opgesteld waar in is vastgelegd op welke wijze en via welke procedures Mn in geval van een calamiteit zal handelen. Reikwijdte Zoals bovenstaand aangegeven is deze beleidsnotitie gericht op de processen en procedures welke binnen SPF (Bestuur, Dagelijks Bestuur, Commissies) benodigd zijn voor een adequate afhandeling van eventuele calamiteiten inclusief de aansluiting met de procedures inzake calamiteiten binnen Mn Services. Incidenten alsmede een onder- danwel overschrijding van bandbreedtes niet zijnde een calamiteit, vallen buiten de scope van deze beleidsnotitie. De te volgen procedure ingeval van incidenten is vastgelegd in het incidentenbeleid. De processen en procedures ingeval van een onder- danwel overschrijding van bandbreedtes, niet zijnde een calamiteit, zijn vastgelegd in ‘procedure onder- danwel overschrijding bandbreedtes.


118


Calamiteitenprocedure SPF Dit hoofdstuk geeft weer welke procedure er binnen SPF gevolgd dient te worden ingeval van een gebeurtenis die door SPF en/of Mn als ‘calamiteit’ wordt geclassificeerd. 1. Melding Een calamiteit kan zowel door Mn worden geïdentificeerd en gemeld als door SPF. Wanneer een gebeurtenis door Mn wordt geïdentificeerd als calamiteit wordt SPF per ommegaande hiervan op de hoogte gesteld. Naar aanleiding van de melding (vanuit Mn danwel SPF) wordt er door het Dagelijks Bestuur een bijeenkomst ingepland met het Bestuur ten behoeve van besluitvorming over het te ontvangen voorstel (zie punt 2 en 3). 2. Analyse & Advies Binnen twee werkdagen na vaststelling van de calamiteit, ontvangt SPF van Mn een voorstel met daarin opgenomen de visie en analyse van Mn inzake de calamiteit, de exposure van het fonds en de geadviseerde aanpassingen danwel reeds genomen acties. Indien de benodigde aanpassingen van de portefeuille binnen het door SPF aan Mn verstrekte mandaat vallen dan kunnen deze na zorgvuldige afweging door Mn direct uitgevoerd worden. Indien de benodigde aanpassingen buiten het door SPF aan Mn verstrekte mandaat vallen stelt Mn een schriftelijk advies op t.b.v. SPF. 3. Besluitvorming Indien het advies van Mn buiten het verstrekte mandaat valt dient het Bestuur een besluit te nemen. Het Dagelijks Bestuur zal op voorhand het voorstel van Mn beoordelen en deze beoordeling als input inbrengen in het overleg. 4. Implementatie Wanneer een besluit door het Bestuur genomen is, is het Dagelijks Bestuur verantwoordelijk voor de opdrachtverlening aan Mn om het advies te effectueren. Naast opdrachtverlening is het Dagelijks Bestuur tevens verantwoordelijk voor de monitoring van de uitvoering van het advies. 5. Communicatie & Rapportage Mn zal gedurende het bestaan van de calamiteit indien gewenst op dagbasis communiceren met / rapporteren aan het Dagelijks Bestuur van SPF over de voortgang van de implementatie van het advies en de realisatie van het gewenste effect. Onderstaande tabel geeft aan welke functionarissen/gremia binnen zowel Mn als SPF betrokken zijn bij de communicatie inzake een calamiteit (1ste communicatie lijn).


119


Bij communicatie betrokken functionarissen / gremia Organisatie

1st line

Mn Services







SPF





CIO 

Identificeren calamiteit / in ontvangst nemen melding van calamiteit



Verantw oordelijk voor analyse & voorstel/aanpak

Directielid VB 

Identificeren calamiteit / in ontvangst nemen melding van calamiteit



Verantw oordelijk voor analyse & voorstel/aanpak

Account Manager 

Melden calamiteit aan klant



Voorleggen analyse & voorstel/aanpak aan klant



Rapportage over voortgang aan klant

Dagelijks Bestuur 

Identificeren & melden van calamiteit aan Mn Services



Ontvangen melding calamiteit van Mn Services



Beoordelen melding, analyse & voorstel/aanpak van Mn Services



Inlichten van het Algemeen Bestuur

Algemeen Bestuur 

Besluitvorming

Indien een calamiteit tot externe berichtgeving zal leiden, zal het Bestuur van SPF en de communicatie manager van Mn bij de communicatie worden betrokken. Ook zal DNB op de hoogte worden gebracht van de calamiteit en de beoogde/ getroffen matregelen. 6. Nazorg en Preventie Ondanks dat het een calamiteit betreft zal het Dagelijks Bestuur van SPF op basis van de voorgedane gebeurtenis het beleggings- en risicomanagementbeleid van SPF en bijbehorende processen en procedures (waaronder onderhanden procedure) evalueren op eventuele tekortkomingen danwel verbeterpunten voortvloeiende uit voortschrijdend inzicht.


120


Bijlage D: Actuele contactgegevens bestuursleden, overige gremia en instanties Bestuursleden

Voorzitter H. (Herman) Mak Joke Smitssingel 38 1566 SL Assendelft [email protected] 06-42253410

Secretaris D. (Danielle) Uitvlugt-Manné Julianastraat 18 1541GG Koog aan de Zaan [email protected] 06-16304519

Vice-voorzitter/Penningmeester G.J.F. (Gerrit) Mol Burg. Straathoflaan 9 1711 KL Hensbroek [email protected] 06-50211353

Voorzitter Beleggingscommissie A.D.M. (Ton) Keetlaer M.Michielshof 17 1483 CA De Rijp [email protected] 06-15056437 0033-384676856


121


Overige bestuursleden M.A. (Marcel) Bults Dorpsstraat 11 1534 NB Oostknollendam [email protected] 06-20437638

G.B.J. (Ben) Soppe Weerdingerstraat 175 7822 BH Weerdinge [email protected] 06-28613350

A.J. (Jan) Verbakel IJsvogel 11 7742 PX Coevorden [email protected] 0524-712451 06-19855282

Kandidaat bestuurslid A. (Arthur) Evers Mosbeemd 8 9403 MJ Assen [email protected] 06-22081571


122


Verantwoordingsorgaan Voorzitter F.A. (Fred) Heil Cornelis de Ruijterhof 11

3741 CH Baarn [email protected] 06 53813350

Secretaris P. (Phil) de Boer De Moor 40 1486 MS West-Graftdijk [email protected] 06-53791206

Derden Adviserend Actuaris Towers Watson Rob Schilder Postbus 780 1440 AT Purmerend [email protected] 088 5433788

Certificerend actuaris Sprenkels & Verschuren Frank Verschuren Dreeftoren, Haaksbergwes 13 1101 BP Amsterdam [email protected] 020-5643110


123


Administrateur AZL NV Anke Ringens Postbus 4471 6401 CZ Heerlen [email protected] 045-5763545

Vermogensbeheerder MN De heer J. (Jelle) Koolstra/ De heer E. (Erik) Verlinden Postbus 30025 2500 GA Den Haag [email protected] / [email protected] 06-21149964 /06-21149968

Toezichthouder DNB De heer A. Persoon Postbus 98 1000 AB Amsterdam [email protected]


124


Bijlage E: Woordvoerderschap en expertisegebieden Algemeen uitgangspunt woordvoerderschap: -

Centrale meldpunt is Vicevoorzitter EN Secretaris

Expertisegebieden: -

Voorzitter:

H. (Herman) Mak

-

Vicevoorzitter/Penningmeester:

G.J.F. (Gerrit) Mol

-

Beleggingen:

A.D. (Ton) Keetlaer

-

Financiën:

M.A. (Marcel) Bults

-

Pensioenuitvoering:

G.J.F. (Gerrit) Mol

-

Secretaris:

D. (Daniëlle) Uitvlugt-Manné

-

Communicatie, Juridische Zaken, Contacten DNB

D. (Daniëlle) Uitvlugt-Manné


125


H Berekening vereist eigen vermogen Voor de berekening van het Vereist Eigen Vermogen (VEV) wordt de zogenoemde 'wortelformule' uit het standaard model van DNB toegepast. Deze wortelformule is een functie van de afzonderlijke eisen voor de risicocategorieën. Het standaard model kent vastgestelde scenario's ('schokken') voor de financiële risicocategorieën, te weten het renterisico (S1), zakelijke waarden risico (S2), valutarisico (S3), grondstoffen risico (S4), kredietrisico (S5),verzekeringstechnisch risico (S6), liquiditeitsrisico (S7), concentratierisico (S8), operationeel risico (S9) en actief beheer risico (S10). Vanaf 1 januari 2015 wordt uitgegaan van de aangepaste berekeningssystematiek voor het VEV, zoals deze van toepassing is onder het nFTK. Dit VEV wordt uitgedrukt als percentage van de verplichtingen (bij dezelfde rentetermijnstructuur) en wordt vergeleken met de beleidsdekkingsgraad.


126


Renterisico (S1) Dit is het effect van een ongunstige wijziging van de rente/rentetermijnstructuur volgens onderstaande tabel. factor rentedaling

factor rentestijging

duration

factor rentedaling

Factor rentestijging

0,49

2,05

14

0,75

1,33

3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

0,56 0,61 0,64 0,67 0,70 0,71 0,73 0,74 0,75 0,75 0,75

1,79 1,65 1,55 1,49 1,44 1,40 1,37 1,35 1,34 1,33 1,33

15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 >25

0,75 0,76 0,76 0,76 0,76 0,76 0,76 0,76 0,76 0,76 0,76

1,33 1,32 1,32 1,32 1,32 1,32 1,32 1,32 1,32 1,32 1,32

13

0,75

1,33

duration

1 2


127


Risico zakelijke waarden (S2) De waardedaling van de zakelijke waarden die opgevangen moet kunnen worden is als volgt vastgesteld:

Zakelijke waarden

Waardedaling in %

Beursgenoteerde aandelen in ontwikkelde markten en en beursgenoteerd vastgoed

30%

Beursgenoteerde aandelen in emerging markets Niet beursgenoteerde aandelen

40%

Niet beursgenoteerd vastgoed waarbij de waarde van de beleggingen wordt aangepast voor financiering met vreemd vermogen

40%

15%

Tussen de risico’s die zijn onderscheiden wordt een correlatie verondersteld van 0,75. Valutarisico (S3) De daling van de valutakoersen ten opzichte van de euro die opgevangen moet kunnen worden is als volgt vastgesteld:

Valuta

Waardedaling in %

Valuta in ontwikkelde markten

20%

Valuta in opkomende markten

35%

Bij de aggregatie van het vereist eigen vermogen voor valutarisico wordt rekening wordt gehouden met een correlatie van 0,50 tussen individuele valuta in ontwikkelde markten; 0,75 tussen individuele valuta in opkomende markten en 0,25 tussen het valutarisico voor ontwikkelde markten enerzijds en het valutarisico voor opkomende markten anderzijds. Grondstoffenrisico (S4) Het effect van een waardedaling met 35% moet opgevangen kunnen worden. Kredietrisico (S5) Het effect van een toename van de actuele credit spread (marktrenteopslag voor kredietrisico) op de portefeuille vastrentende waarden met kredietrisico (credits) die opgevangen moet kunnen worden is als volgt vastgesteld.


128


Kredietgevoelige beleggingen

Stijging van de creditspread

Instrumenten met een AAA of equivalente rating

60 bp

Instrumenten met een AA of equivalente rating Instrumenten met een A of equivalente rating Instrumenten met een BBB of equivalente rating Instrumenten met een lagere rating of instrumenten zonder rating

80 bp 130 bp 180 bp 530 bp

Bij de berekening van het vereist eigen vermogen mag het kredietrisico gelijk aan nul worden verondersteld voor Europees staatspapier met een AAA of equivalente rating. Bij de aggregatie van verschillende risicofactoren wordt tussen het renterisico enerzijds en het kredietrisico anderzijds een correlatie van 0,40 verondersteld indien het scenario voor het renterisico is gebaseerd op een rentedaling en nihil indien wordt uitgegaan van een rentestijging. Tussen het aandelen- en vastgoedrisico enerzijds en het kredietrisico anderzijds wordt een correlatie van 0,50 verondersteld.


129


Verzekeringstechnisch risico (S6) De vereiste solvabiliteit voor verzekeringstechnische risico’s vloeit voort uit onvoorziene sterfterisico’s als gevolg van procesrisico. Daarnaast zijn er onvermijdbare sterfterisico’s, zoals de onzekerheid rondom de sterftetrend (TSO of ‘langlevenrisico’) en de negatieve stochastische afwijkingen (NSA). Voor de bepaling van het vereist vermogen voor het verzekeringstechnisch risico (S6) zijn geen berekeningen voorgeschreven. De Nederlandsche Bank (DNB) biedt echter wel een methode als handreiking voor het maken van deze inschatting. Liquiditeitsrisico (S7) Voor de bepaling van het vereist eigen vermogen is in het standaard model de gevoeligheid van het eigen vermogen voor liquiditeitsrisico gelijkgesteld aan 0%. Dit is gebaseerd op de veronderstelling dat een pensioenfonds het risicobeheer van het liquiditeitsrisico ook met oog op het prudent person beginsel en een beheerste bedrijfsvoering dusdanig op orde heeft dat het liquiditeitsrisico niet materieel is voor de vaststelling van het vereist eigen vermogen. Concentratierisico (S8) Voor de bepaling van het vereist eigen vermogen is in het standaard model de gevoeligheid van het eigen vermogen voor concentratierisico gelijkgesteld aan 0%. Dit is gebaseerd op de veronderstelling dat een pensioenfonds een dusdanig gediversifieerde portefeuille aanhoudt dat het concentratierisico niet materieel is voor de vaststelling van het vereist eigen vermogen. Operationeel risico (S9) Voor de bepaling van het vereist eigen vermogen is in het standaard model de gevoeligheid van het eigen vermogen voor operationeel risico gelijkgesteld aan 0%. Dit is gebaseerd op de veronderstelling dat een pensioenfonds het operationeel risico dusdanig beheerst dat het operationeel risico niet materieel is voor de vaststelling van het vereist eigen vermogen.


130


Actief beheer risico (S10) Het actief beheer risico als onderdeel van het vereist eigen vermogen heeft betrekking op de ruimte om bij de uitvoering van het beleggingsbeleid af te wijken van de strategisch nagestreefde portefeuille. De mate van actief beheer wordt doorgaans bepaald aan de hand van de tracking error ten opzichte van de voor de (deel)portefeuille vastgelegde benchmark. Het pensioenfonds dient zelf de omvang van het actief beheer risico adequaat vast te stellen. De Nederlandsche Bank (DNB) biedt echter wel een methode als handreiking voor het maken van deze inschatting. Totaal risico Het totale risico is gelijk aan S, waarbij S wordt bepaald op basis van de navolgende formule. S= √ ( S1 2 + S2 2 + 2×ρ1,2 ×S1×S2 + S3 2 + S4 2 + S5 2 + 2×ρ1,5 ×S1×S5 + + 2×ρ2,5 ×S2×S5 + S6 2 + S7 2 + S8 2 + S9 2 + S10 2) ,

waarbij ρ1,2 = 0,40 en ρ1,5 = 0,40 indien voor S1 wordt uitgegaan van een rentedaling en nihil indien S1 is gebaseerd op een rentestijging, en ρ2,5 = 0,50.


131


I Uitbestedingsbeleid 1.1 Inleiding Het bestuur van Pensioenfonds Forbo (hierna ‘het fonds’) heeft op basis van zijn verantwoordelijkheid voor het beheer van het fonds, de vereiste professionalisering en de noodzakelijke risicobeheersing gekozen voor uitbesteding van de volgende werkzaamheden aan externe partijen: 

Administratief beheer van het pensioenfonds



Vermogensbeheer



Actuariële werkzaamheden (zowel adviserend als certificerend)



Accountantswerkzaamheden

Het bestuur van het fonds besteedt in ieder geval niet uit:  taken en werkzaamheden van personen die het dagelijks beleid van het pensioenfonds bepalen; 

werkzaamheden waarvan uitbesteding de verantwoordelijkheid van het bestuur voor de organisatie en beheersing van bedrijfsprocessen en het toezicht daarop kan ondermijnen;



indien de uitbesteding een belemmering kan vormen voor een adequaat toezicht op de naleving van weten regelgeving.

Aan uitbesteding is voor het fonds een aantal risico’s verbonden. Het bestuur heeft daarom beleid vastgesteld voor de beheersing van risico’s die samenhangen met uitbesteding van (delen van) bedrijfsprocessen. Het uitbestedingsbeleid van het fonds is in overeenstemming met de relevante wetsartikelen uit de Pensioenwet en het Besluit uitvoering Pensioenwet en Wet verplichte beroepspensioenregeling. Voorgenomen nieuwe of gewijzigde uitbestedingen komen volgens dit uitbestedingsbeleid tot stand. Het bestuur van fonds is en blijft te allen tijde verantwoordelijk voor het door het pensioenfonds te voeren beleid, als ook voor het gedeelte van de werkzaamheden dat is uitbesteed.

1.2 Doelstelling uitbestedingsbeleid In de uitvoering van haar kernactiviteiten, het administreren, beheren en uitbetalen van de pensioenen en het vermogensbeheer, staan zowel vertrouwelijkheid als maximale kwaliteit van dienstverlening voorop. De belangen van (gewezen) deelnemers, pensioengerechtigden en overige belanghebbenden mogen geen gevaar lopen doordat het fonds delen van zijn werkzaamheden heeft uitbesteed aan derden. Ook is van belang dat de derden aan wie het


132


fonds werkzaamheden heeft uitbesteed het integriteitsbeleid (waaronder beleid ten aanzien van belangenverstrengeling) onderschrijft, zodat een integriteitsrisico bij uitbesteding kan worden beheerst. Doelstelling van het uitbestedingsbeleid is het waarborgen van continuïteit en constante kwaliteit van de dienstverlening tegen beheersbare en te-verantwoorden kosten. Hiermee blijven de reputatie en integriteit van het pensioenfonds gewaarborgd. Het uitbestedingsbeleid is van toepassing op alle uitbestede, bedrijfskritische activiteiten en processen van het pensioenfonds. Het uitbestedingsbeleid is van toepassing op alle bestaande en/of nieuwe uitbestedingsovereenkomsten gedurende de gehele looptijd van deze overeenkomsten.

1.3 Uitgangspunten bij uitbesteding Het bestuur van het fonds blijft eindverantwoordelijk voor de uitbestede activiteiten of processen. Het bestuur behoudt volledige zeggenschap over de uitbestede activiteiten of processen. Dit vertaalt zich in de volgende uitgangspunten bij uitbesteding:



Eigendoms- en auteursrechten blijven bij het fonds.



Het bestuur selecteert onafhankelijke uitbestedingspartners op basis van kwaliteit, prijs en marktconformiteit.



Bij de keuze van een uitbestedingspartner wordt rekening gehouden met toekomstige ontwikkelingen bij het fonds.



Bij de uitbesteding van activiteiten of processen draagt het bestuur zorg voor voldoende “countervailing power’ van het bestuur ten opzichte van de uitbestede partij.



De uitkomst van het selectieproces kan waar dit relevant geacht wordt, worden getoetst door een of meerdere externe adviseurs.



Er worden afspraken gemaakt over de wijze waarop de overeenkomst wordt beëindigd, en over de wijze waarop wordt gewaarborgd dat het fonds de werkzaamheden na beëindiging van de overeenkomst weer zelf kan uitvoeren of door een andere derde kan laten uitvoeren.



Bij het afscheid van een uitbestedingspartner wordt een exit- gesprek gevoerd.



Een geselecteerde partner kent een integriteitsbeleid en gedragscode passend bij het beleid van het fonds



Het bestuur van het fonds gaat alleen overeenkomsten aan die: o

naar het Nederlands recht zijn opgesteld en waarin

o

geschillen worden voorgelegd aan een Nederlandse rechter of arbiter en die

o

geen beperkingen van de aansprakelijkheid van de uitbestedingspartner bevatten die verder gaan dan hetgeen volgens het burgerlijk wetboek gebruikelijk is.


133


2. Keuze van de uitbestedingspartner 2.1 Risicoanalyse Alvorens activiteiten of processen worden uitbesteed voert het bestuur van het fonds een risicoanalyse uit waarin is opgenomen: 

Een kosten-baten analyse van de uitbesteding van die activiteiten of processen.



De te verwachten impact van uitbesteding van de activiteiten of processen.



Een analyse van de financiële, operationele en reputatie gerelateerde risico’s en de vereiste toezichtsmaatregelen.



De afspraken over de wijze waarop de uit te besteden activiteiten of processen worden uitgevoerd.

Het bestuur kan besluiten zich bij het uitbestedingsproces te laten begeleiden door één of meerdere externe partijen, welke bij een dergelijk proces een toegevoegde waarde vanuit marktkennis of anderszins kunnen hebben.

2.2 Eisen externe uitbestedingspartner en offertetraject Het fonds stelt een offerte-aanvraag op waarbij rekening wordt gehouden met de volgende items:

          

het profiel waaraan de uitbestedingspartner dient te voldoen (financiële, technische- en administratievereisten, beheerscapaciteit, benodigde vergunningen, naam, reputatie en ervaring); de te leveren diensten; de duur van de dienstverlening; de kostprijs van de dienstverlening; de eventuele deadlines (dwingende termijnen binnen de welke de diensten door de uitbestedingspartner dienen geleverd te worden); de continuïteitsvereisten (onder meer, een goede functionele documentatie over de systemen die door de uitbestedingspartner worden aangewend); de kwaliteitsvereisten (ISAE-3402 verklaring type II of een gelijkwaardige certificering of een gelijkwaardige zekerheid); een geselecteerde partner kent een integriteitsbeleid en gedragscode passend bij het beleid van het fonds het gebruik van voldoende gangbare en bekende technologieën, systemen, applicaties en instrumenten om te vermijden dat een beroep wordt gedaan op minder gebruikelijke of te sterk dienstverlener gebonden oplossingen; de door de uitbestedingspartner na te leven verplichtingen voortvloeiende uit de interne richtlijnen van het fonds; de vereiste aansprakelijkheidsverzekeringen;


134


  

de beveiligingssystemen ter waarborging van de confidentialiteit en integriteit van de gegevens; de mogelijkheid om te allen tijde alle eigen data van het pensioenfonds onder een exploiteerbare vorm te recupereren en dat op verzoek van toezichthouders de relevante gegevens ter beschikking worden gesteld; het behoud van het nodige inzicht in de technische kenmerken met betrekking tot de werking, organisatie en het beheer van de uitbestede activiteiten.]

Van alle uitbestedingspartners wordt verlangd dat zij een adequate eigen integriteitsregeling, waaronder fraudepreventie, hebben en de daarbij behorende beheersmaatregelen hebben getroffen, die voldoen aan de eisen van weten regelgeving en eventuele aanvullende eisen van het fonds, en deze naleven. Bij de beoordeling van de offertes wordt het beloningsbeleid van de uitbestedingspartners getoetst aan de wettelijke normen inzake een ‘beheerst beloningsbeleid’ De vraag naar offerte preciseert:  de uiterlijke datum waarop de kandidaten hun offerte aan het pensioenfonds dienen te bezorgen;  de wijze waarop dit moet gebeuren;  een contactpersoon binnen het pensioenfonds bij wie de kandidaten terecht kunnen voor al hun vragen.

Elke kandidaat-uitbestedingspartner dient zijn offerte in te dienen binnen de door het bestuur aangegeven termijn. Offertes die niet tijdig ontvangen werden, worden verworpen. Een selectie van de kandidaat- uitbestedingspartners krijgt de mogelijkheid om zich te komen voorstellen en zijn offerte nader toe te lichten. Het resultaat van de analyses en bevindingen worden door of namens het bestuur vastgelegd in een verslag. Het bestuur beslist aan de hand van bovenvermeld verslag welke kandidaat het best aan de vereisten voldoet (‘de beste kandidaat’). Het bestuur motiveert zijn beslissing in zijn notulen.

3. Governance van de uitbestedingsrelatie 3.1 Rollen en verantwoordelijkheden Het bestuur is te allen tijde eindverantwoordelijk voor alle werkzaamheden van het fonds, en dus ook voor de uitbestede werkzaamheden. Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van het bestuur en de uitbestedingspartner worden omschreven. Tussen partijen worden daarover schriftelijk afspraken gemaakt. De taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden mogen elkaar niet overlappen.


135


3.2 Deskundigheid en geschiktheid Het bestuur draagt zorg voor zijn eigen deskundigheid en geschiktheid zodat het voldoende “countervailing power” heeft ten opzichte van de uitbestedingspartner. Dit is onderdeel van het geschiktheidsplan dat het bestuur heeft opgesteld.

3.3 Uitbestedingsovereenkomst Naast een zorgvuldige selectie van de uitbestedingspartner die voldoet aan de hiervoor beschreven eisen, dienen de uitbestede werkzaamheden gedurende de periode van uitbesteding, te worden gecontroleerd, zodat kwaliteit en continuïteit zijn gewaarborgd. De afspraken met de uitbestedingspartner worden vastgelegd in een uitbestedingsovereenkomst die voldoet aan de eisen op grond van artikel 13 van het Besluit uitvoering Pensioenwet. Waarborging van de kwaliteit van de werkzaamheden vindt plaats door het gelijktijdig met het afsluiten van de uitbestedingsovereenkomst opstellen van een servicelevel agreement (SLA) met de uitbestedingspartner, waarin specifieke taken, bemensing, op te leveren producten, kwaliteits- en serviceniveau, tijdsafspraken en boetebedingen zijn beschreven. In deze SLA welke altijd schriftelijk dient te worden vastgelegd, worden onder meer waar mogelijk onderstaande voorwaarden opgenomen: 

vertrouwelijke gegevens, waaronder persoonsgegevens, worden conform wettelijke voorschriften gewaarborgd;



informatieverstrekking naar verschillende opdrachtgevers vindt gescheiden plaats;



gegevens en bestanden van het fonds worden beveiligd en toegangsrechten en autorisaties worden op adequate wijze aan betrokken medewerkers verstrekt;



de inrichting van de systemen is zodanig dat de continuïteit van de dienstverlening niet in gevaar komt en dat bij onvoorziene omstandigheden een adequaat noodsysteem in werking treedt.



indien de overeenkomst niet nagekomen wordt door één van de partijen treedt een procedure voor de niet-nakoming van de overeenkomst in werking, zoals in het contract of de SLA is vastgelegd.



de omstandigheden waaronder de overeenkomst beëindigd kan worden en de financiële en uitvoeringstechnische waarborgen van die beëindiging.

3.3.1 Uitbesteding Administratie Het bestuur heeft het administratieve beheer van het pensioenfonds uitbesteed aan een externe administrateur. Het administratieve beheer betreft:



Het voeren van de boekhouding, met betrekking tot activa, passiva, en de exploitatie van het fonds;



Het uitvoeren van de uitkeringen van het fonds;


136




Het ondersteunen, registreren en uitvoeren van waardeoverdrachten;



Het registreren en controleren van het deelnemersbestand; aan de hand van de door de commissie dagelijks bestuur aangegeven mutatie van actieve deelnemers; aan de hand van bevolkingsgegevens inzake overlijden, woonplaats en andere relevante uitkeringsgegevens;



De management rapportage;



Het opstellen en voorbereiden van de jaarlijkse financiële verantwoording.

Alle taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de administrateur zijn vastgelegd in een functiebeschrijving, contract en service level overeenkomst. Daarnaast kent de administrateur een ISAE-3402 type 2 en een ISAE-3000 type 1 rapportage die jaarlijks door het bestuur worden beoordeeld. Tevens is de administrateur bevoegd tot procuratie bij het pensioenfonds voor een door het bestuur vastgesteld overzicht van correspondentie, evenals het uitvoeren van de maandelijkse uitkeringen tot een maximum van EUR 550.000 per maand, met als uitzondering de maand mei waarvoor een maximum van EUR 900.000 geldt.

3.3.2 Uitbesteding Vermogensbeheer Het vermogensbeheer is uitbesteed aan een fiduciair vermogensbeheerder die tevens de beleggingsadministratie voert. Het vermogensbeheer wordt gevoerd in overeenstemming met fiduciaire beginselen, waarbij de externe beheerder fondsen onderbrengt bij geselecteerde gespecialiseerde fondsbeheerders en binnen de door het bestuur vastgestelde tracking errors en fondsen. Maandelijks rapporteert de vermogensbeheerder de stand van zaken middels de maandrapportage. Elk kwartaal volgt de kwartaalrapportage waarin een uitgebreide toelichting op resultaten en verwachtingen wordt gegeven. Daarnaast kent de vermogensbeheerder een ISAE-3402 rapportage. Ook kan de vermogensbeheerder het bestuur en/of beleggingscommissie adviseren. Rapportages worden door de beleggingscommissie geanalyseerd en het bestuur wordt middels een voorlegger hierover geïnformeerd.

3.3.3 Uitbesteding Actuariële werkzaamheden De actuariële werkzaamheden worden uitbesteed bij een onafhankelijk adviserend actuaris en een onafhankelijk certificerend actuaris. De organisatie van de certificerend actuaris heeft een door DNB goedgekeurde gedragscode, zoals bedoeld in artikel 148, lid 2 van de Pensioenwet. Het pensioenfonds heeft ervoor gekozen de adviserende en certificerende actuariële werkzaamheden bij verschillende firma’s onder te brengen. De werkzaamheden van de adviserend actuaris betreffen de reguliere ondersteuning betreffende operationele zaken, zoals het vaststellen van de verplichtingen ten behoeve van de financiële verantwoording, de vaststelling van de kostendekkende premie, evenals de vaststelling van de vermogenspositie in overeenstemming met de daartoe door DNB gestelde


137


regels. Daarnaast worden in specifieke zaken de adviezen van de adviserend actuaris ingewonnen. De certificerend actuaris is belast met de werkzaamheden, als bedoeld in artikel 147, lid 3, sub h en lid 4 van de Pensioenwet en wordt jaarlijks benoemd door het bestuur. Voor deze activiteiten zijn uitbestedingsovereenkomsten opgesteld.

3.3.4 Uitbesteding Accountantswerkzaamheden De accountantswerkzaamheden zijn uitbesteed bij een onafhankelijke bevoegde externe accountant. De extern accountant wordt jaarlijks benoemd door het bestuur.

4. Monitoring van de uitbestedingsrelatie Het bestuur toetst regelmatig of de manier waarop de uitbestede activiteiten of processen worden uitgevoerd in overeenstemming is met de gemaakte afspraken. Het bestuur doet dit door middel van: 

het monitoren van de uitbestedingspartners via het laten uitvoeren van periodieke audits bij de uitbestedingspartner of het laten rapporteren over de stand van zaken m.b.t. de aanbevolen verbeteringen in de ISAE 3402 verklaring type 2 of een daarmee vergelijkbare verklaring;



het bestuderen en bespreken van maanden kwartaalrapportages van de uitbestedingspartners, waarin naast de gebruikelijke informatie ook wordt gerapporteerd over klachten, incidenten en uitzonderingen;



het bestuderen en bespreken van het actuarieel rapport van de certificerend actuaris en de rapportages van de accountant;



periodiek overleg en evaluatie met de uitbestedingspartners over de uitvoering van de (bijgestelde) processen.

Bovengenoemde rapportages en verslagen dienen aan te sluiten op het door het fonds vastgelegde beleid en de gemaakte afspraken en worden ter toelichting aan en bespreking door het bestuur overgelegd.

5. Evaluatie van de uitbestedingspartners 5.1 Evaluatie huidige pensioenpartner Het bestuur evalueert jaarlijks de kwaliteit van de uitvoering en de gemaakte kosten kritisch en spreekt een dienstverlener aan als deze de afspraken niet of onvoldoende nakomt.


138


Het bestuur beoordeelt ten minste eenmaal per vier jaar het functioneren van de accountant en de actuaris. De uitkomsten van deze beoordeling bespreekt het bestuur met de accountant of actuaris. Ook stelt het bestuur het intern toezicht en het VO van de uitkomsten op de hoogte.

5.2 Evaluatie uitbestedingsbeleid Het uitbestedingsbeleid wordt eenmaal in de periodiek getoetst aan de geldende weten regelgeving en geëvalueerd door het bestuur.


139


J Klachtenregeling A. Begripsbepalingen Fonds:

Stichting Pensioenfonds Forbo

Bestuur:

Het bestuur van het pensioenfonds.

Belanghebbende:

De persoon die uit hoofde van de statuten en/of reglementen van het fonds rechten kan ontlenen of meent te kunnen ontlenen aan het fonds.

Besluit:

Een door het bestuur ingenomen schriftelijk standpunt over een klacht of geschil.

Administrateur:

AZL N.V. te Heerlen.

Commissie:

De klachten- en geschillencommissie.

Geschil:

Een geschil in de zin van deze regeling is een verschil van mening over de toepassing van de statuten en/of reglementen van het fonds.

Klacht:

Een klacht in de zin van deze regeling is iedere uiting van ontevredenheid met betrekking tot een behandeling, bejegening, product of dienstverlening door of namens het fonds die door de belanghebbende als onjuist wordt ervaren.


140


B. Procedure

1. Het bestuur zal te allen tijde eerst met de belanghebbende in overleg gaan om de klacht of het geschil in onderling overleg op te lossen. Klachten en geschillen die niet in goed overleg met het bestuur en belanghebbende kunnen worden opgelost, dienen door de belanghebbende schriftelijk kenbaar te worden gemaakt aan het bestuur.

2. Het ontvangst van de klacht of het geschil wordt door het bestuur zo spoedig mogelijk schriftelijk bevestigd.

3. Het ondertekende klacht- of geschilschrift bevat ten minste: - de naam en adres van de belanghebbende; -

de dagtekening;

-

een omschrijving van de klacht of het geschil.

4. Indien niet is voldaan aan het gestelde in artikel B.3 of andere in deze klachten- en geschillenregeling gestelde vereisten, kan het bestuur het klacht- of geschilschrift onontvankelijk verklaren, mits de belanghebbende de gelegenheid heeft gehad het verzuim te herstellen binnen 4 weken na het kenbaar maken van het verzuim aan belanghebbende.

5. Het bestuur is niet verplicht een klacht te behandelen indien deze betrekking heeft op een gedraging: - waarover eerder een klacht is ingediend en die is behandeld, tenzij nieuwe feiten aan het licht komen; - die langer dan een jaar voor indiening van de klacht heeft plaatsgevonden; - waarbij het belang van de klager dan wel het gewicht van de gedragingen naar het oordeel van het bestuur onvoldoende is.

6. Als klacht in de zin van deze klachten- en geschillenregeling wordt niet aangemerkt een klacht die een belanghebbende heeft voortvloeiend uit zijn lidmaatschap van het bestuur of het verantwoordingsorgaan.

7. Het bestuur is niet verplicht een geschil te behandelen indien dit geschil naar het oordeel van het bestuur niet behoort tot de competentie van het fonds of niet onder de toepassing van deze klachten- en geschillenregeling te scharen is.


141


8. De belanghebbende wordt zo spoedig mogelijk maar uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van de klacht of het geschil schriftelijk en gemotiveerd in kennis gesteld van het niet in behandeling nemen van de klacht of het geschil.

9. Het bestuur streeft er naar om binnen een termijn van zes weken ten aanzien van de klacht of het geschil een gemotiveerd besluit te nemen. Dit besluit wordt schriftelijk aan de belanghebbende kenbaar gemaakt. De belanghebbende wordt ervan in kennis gesteld dat eventueel bezwaar kan worden gemaakt tegen het besluit, onder vermelding van de wijze waarop dit dient te geschieden.

10. Indien de belanghebbende zich niet met het in de vorige lid bedoelde besluit van het bestuur kan verenigen, heeft hij het recht om binnen zes weken een gemotiveerd bezwaarschrift bij het bestuur in de dienen. Dit bezwaarschrift dient te voldoen aan de in artikel B.3. genoemde voorwaarden. Artikel B.4. is onverkort van toepassing. Het bestuur verwijst het bezwaarschrift onverwijld door naar een in te stellen commissie.

11. De in het vorige lid bedoelde commissie bestaat uit drie leden van wie één lid wordt aangewezen door het bestuur en één lid door belanghebbende. Deze beide leden wijzen gezamenlijk een derde lid aan die verbonden is aan het fonds.

12. De commissie is bevoegd om te beslissen betreffende een bezwaar tegen een besluit als bedoeld in lid B.9. Zo nodig laat de commissie zich door een deskundige bijstaan.

13. De belanghebbende kan zich laten bijstaan door een deskundige dan wel laten vertegenwoordigen door een gemachtigde. Gemachtigden, niet zijnde advocaat of professionele rechtshulpverlener, dienen een schriftelijke machtiging over te leggen.

14. De commissie stelt een onderzoek in naar de feiten en relevante omstandigheden. De commissie stelt de belanghebbende in de gelegenheid om te worden gehoord over zijn bezwaren. De commissie kan van het horen van de belanghebbende afzien indien het bezwaar naar haar oordeel ongegrond is dan wel indien de belanghebbende schriftelijk heeft verklaard van het recht om te worden gehoord af te zien.

15. De commissie draagt zorg voor de bepaling van datum, plaats en aanvangsuur van de hoorzitting. De belanghebbende wordt uiterlijk 14 dagen voor de datum van de hoorzitting schriftelijk in kennis gesteld van datum, plaats en aanvangsuur van de hoorzitting.

16. Van het horen wordt een verslag gemaakt door een van de leden waarin een korte vermelding is opgenomen van al hetgeen ter zitting is besproken voor zover dit voor de zaak relevant is. Aan de belanghebbende en het bestuur wordt een afschrift van het verslag gezonden.


142


17. De commissie beslist binnen vier weken na ontvangst van het bezwaarschrift. De beslissingstermijn kan worden verlengd met ten hoogste vier weken, onder schriftelijke mededeling hiervan aan belanghebbende.

18. De commissie stelt de belanghebbende en het bestuur schriftelijk en gemotiveerd in kennis van de bevindingen van haar onderzoek naar het bezwaar alsmede van de conclusies en aanbevelingen, die zij daaraan heeft verbonden.

19. De kosten van de klachten- en geschillenregeling komen voor rekening van het pensioenfonds. Kosten van de belanghebbende, waaronder onder meer begrepen verleten reiskosten alsmede kosten van een eventuele gemachtigde, komen niet voor vergoeding in aanmerking.

20. Indien de commissie het bezwaar afwijst, stelt zij de belanghebbende en het bestuur hiervan in kennis. Zij wijst de belanghebbende tevens op zijn recht om de zaak aan de Ombudsman Pensioenen voor te leggen.

21. Het bestuur acht zich aan het advies van de commissie gehouden tenzij het van oordeel is dat zwaarwegende argumenten zich daartegen verzetten. Indien het bestuur het advies van de commissie niet opvolgt, stelt het de belanghebbende en de commissie hiervan in kennis. Het wijst de belanghebbende tevens op zijn recht om de zaak aan de Ombudsman Pensioenen voor te leggen.

22. Het bestuur acht zich aan het advies van de Ombudsman Pensioenen gehouden, tenzij het bestuur van oordeel is dat zwaarwegende argumenten zich daartegen verzetten.

23. Het bestuur draagt zorg voor registratie van de bij hem ingediende klachten en geschillen alsmede van de besluitvorming.

24. In gevallen waarin deze klachten- en geschillenregeling niet voorziet beslist het bestuur.


143

Actuariële en Bedrijfstechnische Nota

Recommend Documents