Actualiteitenseminar Loonheffingen & Arbeidsrecht 2011
Fiscale en arbeidsrechtelijke aandachtspunten van de werkkostenregeling
Programma
1. Fiscale aspecten 2. Arbeidsrechtelijke aspecten
63
Werkkostenregeling Fiscale aspecten
64
Werkkostenregeling - fiscale aspecten
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Inleiding werkkostenregeling (WKR) Werkplek Gebruikelijkheidstoets Vaste kostenvergoedingen Enkele wijzigingen WKR Tijdelijk verblijf: 20-dagenregeling 30%-regeling Haalbaarheid invoering WKR
65
Inleiding WKR Uitgangspunten: •
Uitbreiding loonbegrip
•
Nieuwe waarderingsregels en vrijstellingen
•
1,4% van de totale loonsom is vrijgesteld, het meerdere 80% eindheffing. Voorstel is om 1,5% van de totale loonsom vrij te stellen op het moment dat de Wet uniformering loonbegrip in werking treedt.
•
Optioneel 2011-2013, verplicht 2014
66
WKR: werkplek • Bepaalde voorzieningen op de werkplek mogen op nihil worden gewaardeerd • Wat wordt onder werkplek verstaan?: “iedere plaats die in verband met het verrichten van arbeid wordt gebruikt en waarvoor voor de inhoudingsplichtige de Arbeidsomstandighedenwet van toepassing is” - M.u.v. de werkplek thuis
67
WKR: gebruikelijkheidstoets Om oneigenlijk gebruik van de eindheffingsregeling tegen te gaan is in de Wet opgenomen dat: vergoedingen en verstrekkingen die onder de eindheffing worden gebracht niet in belangrijke mate (meer dan 30%) hoger zijn dan in voor het overige overeenkomstige omstandigheden gebruikelijk is De bewijslast ligt bij de inspecteur!
68
WKR: vaste kostenvergoeding Is vaste kostenvergoeding naar aard en veronderstelde omvang gespecificeerd? Ja
overgangsrecht onbelast WKR: mogelijkheden tot uitsplitsing (intermediaire kosten, gerichte vrijstellingen),
kostenonderzoek, declaratiebasis
Nee
overgangsrecht belast WKR: volledig onder 1,4% forfait
69
Intermediaire kosten in vaste kostenvergoeding? Een vergoeding door de werkgever van intermediaire kosten behoort niet tot het loon Het blijft onder voorwaarden mogelijk om voor intermediaire kosten een vaste kostenvergoeding te geven als: -
De werkgever het bedrag van de intermediaire kosten aannemelijk kan maken. De werkgever de intermediaire kosten per kostenpost naar aard en veronderstelde omvang specificeert. De werkgever de vaste vergoeding naar het bedrag dat ziet op intermediaire kosten, gerichte vrijstellingen en overige posten specificeert. De werkgever onderbouwt de vergoeding met een onderzoek naar de werkelijk gemaakte kosten en herhaalt dit als de inspecteur dat vraagt.
70
WKR: wijzigingen WKR Diverse wijzigingen/aanpassingen in de WKR ten opzichte van vorig jaar, onder meer: • Loongrondslag op basis waarvan vrije ruimte wordt berekend:
• • • •
kolom 14 loon -/- onder voorwaarden loon uit vroegere dienstbetrekking Vakliteratuur: gericht vrijgesteld ongeacht de plek waar het wordt bezorgd Kosten inschrijving beroepsregister gericht vrijgesteld Uitbreiding nihilwaardering werkkleding: logocriterium keert terug Aandacht voor effecten in internationale situaties (publicatie op website Belastingdienst)
71
WKR: tijdelijk verblijf - overnachtingen Onder de WKR geldt een gerichte vrijstelling voor: vergoedingen en verstrekkingen terzake of in de vorm van tijdelijk verblijf in het kader van de dienstbetrekking, alsmede maaltijden van een meer dan bijkomstig zakelijk karakter In de toelichting op de Uitv. Reg. LB 2011 is gemeld dat voor het begrip tijdelijk de zogenoemde 20-dagenregeling wordt gehanteerd.
72
WKR: 20-dagenregeling De 20-dagenregeling is ontleend aan het oude reiskostenforfait. In het Handboek loonheffingen komt deze regeling nog steeds voor bij maaltijden. 20-dagenregeling • Kosten gemaakt voor tijdelijk verblijf zijn onder de WKR gericht vrijgesteld. • Het 20-dagencriterium is van toepassing als een werknemer doorgaans op ten minste 1 dag per week heen en weer reist tussen zijn woning en dezelfde arbeidsplaats en hij dat op meer dan 20 dagen doet. • Het 20-dagencriterium wordt getoetst aan een referentieperiode waarbij korte onderbrekingen buiten toepassing blijven.
73
WKR: 30%-regeling • Grondslag 30%-regeling wijzigt onder WKR • Moet addendum 30%-regeling worden aangepast als wordt overgegaan op de WKR? • Werkgevers hebben er belang bij om voor werknemers met de 30%-regeling apart te beoordelen of vergoedingen/verstrekkingen wel of niet moeten worden aangewezen als eindheffingsbestanddeel
74
Haalbaarheid invoering WKR 1. Inventarisatie (HR, payroll, finance) 2. Uitgangspunten voor de beoordeling of de werkkostenregeling een voordeel biedt 3. Onzekerheden in de wetgeving/continuering afspraken met de Belastingdienst 4. Aanpassing arbeidsvoorwaarden 5. Aanpassing administratie en procedures 6. Geplande reorganisaties e.d.
75
Werkkostenregeling Arbeidsrechtelijke aspecten
76
Aanpassen arbeidsvoorwaarden (I) • Hoofdregel: Afspraak is afspraak • Tenzij: collectieve afspraken (CAO) • Tenzij: eenzijdig wijzigingsbeding (7:613 BW) Voorwaarde is dat de werkgever “een zodanig zwaarwichtig belang heeft dat het belang van de werknemer dat door de wijziging zou worden geschaad, daarvoor naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid moeten wijken.”
• het gaat om een belangenafweging: werkgever vs. werknemer.
77
Aanpassen arbeidsvoorwaarden (II) • Indien eenzijdig wijzigingsbeding ontbreekt: – goed werkgeverschap – redelijkheid en billijkheid • Uiteindelijk geldt in alle situaties: belangenafweging
78
Aanpassen arbeidsvoorwaarden (III) Onvoorziene omstandigheden: • Onvoorziene omstandigheden die tot een wijziging van de arbeidsvoorwaarden aanleiding kunnen geven, komen “naar de aard van de arbeidsovereenkomst en de in het verkeer geldende opvattingen” voor rekening van de werkgever. • Het gaat om een risicoverdeling: risicosfeer werkgever of risicosfeer werknemer?
79
Gelijke behandeling • De werkgever dient gelijke (groepen) werknemers qua beloning gelijk te behandelen: man of vrouw, werkzaam voor bepaalde of onbepaalde tijd, part time of full time. • Tenzij: objectieve rechtvaardiging
80
Ondernemingsraad • Instemmingsrecht art. 27, lid 1 WOR: De ondernemer behoeft de instemming van de ondernemingsraad voor elk door hem voorgenomen besluit tot vaststelling, wijziging of intrekking van: c: een belonings- of functiewaarderingssysteem
• Additionele afspraken • Instemming OR weegt mee bij beoordeling redelijkheid • Laten meedenken/-praten door OR kan onrust voorkomen
81
TO DO (I): • In kaart brengen arbeidsvoorwaarden: – – – – –
Waar staan arbeidsvoorwaarden? Ongeschreven regels? Hoe is de toezegging gedaan: bruto/netto/combinatie? Gaat het om primaire of secundaire arbeidsvoorwaarden? Addendum 30%-regeling
• Vaststellen: wat moet worden aangepast of afgeschaft? • Op welke termijn moet aanpassing of afschaffing ‘idealiter’ plaatsvinden?
82
TO DO (II): •
Leent aanpassing zich voor een overgangsregeling? –
Parlementaire geschiedenis: ‘u heeft drie jaar de tijd’ Voorbeeld: afschaffen fiets per 1 januari 2014 omdat het werkkostenbudget ‘vol’ zit, kan nu al worden aangekondigd.
– Invoeren overgangsregeling / afbouwregeling is raadzaam!
•
Bevat arbeidsovereenkomst of CAO of personeelshandboek eenzijdig wijzigingsbeding? – Ja: in principe sneller voldaan aan ‘redelijkheidstoets’ maar nog steeds geen gelopen race. Overleg met werknemers (OR), communicatie en gevolgde procedure is relevant voor beoordeling ‘redelijkheid’.
•
Betrek de juiste partijen tijdig bij het overleg over c.q. de invoering van het nieuwe arbeidsvoorwaardenpakket.
83
TO DO (III): •
Tip: Bouw zo veel mogelijk flexibiliteit in bij heronderhandeling arbeidsvoorwaardenpakket: Voorbeeld: 1. Vastleggen dat de (eventueel) verschuldigde belasting over een arbeidsvoorwaarde voor rekening van de werknemer komt, tenzij expliciet anders is bepaald. 2. Vastleggen dat alle in de wet genoemde gerichte vrijstellingen per definitie aangewezen worden als eindheffingsbestanddeel (‘kost werkgever niks’). 3. Vastleggen per arbeidsvoorwaarde die niet gericht is vrijgesteld of de werkgever bereid is de vergoeding of verstrekking aan te wijzen als eindheffingsbestanddeel en daarmee de belasting voor zijn rekening te nemen.
•
Verschil nieuwe werknemers en oude werknemers! – TO DO: nieuwe contracten nu al aanpassen.
84
Enige achtergrondinformatie over dit seminar en de gebruikte sheets kunt u downloaden via:
http://www.loyensloeff.com/actualiteitenseminar
85
