Beperkte homeraadvergadering _: 07/10/2014 Aanwezig: Wietse, Pepijn , Alexandra, Reinout, Mike, Ulrike, Sophie, Rilana, Janita, Marie, Brent, Sebastian , Jaco, Maarten, Dimitri , Yigit Afwezig: Thibaut Geëxcuseerd: Sofie Begin: 19u10 Einde: 21u15 Agenda werd uitgedeeld waarin de belangrijk agendapunten vermeld waren.
Algemeen -
Algemene homeraad 1/10/’14 o Jaco verkozen tot barpraeses, geen verdere opmerkingen Voorstel Trello : betere manier van plannen (Facebook is onoverzichtelijk) o Trello kan aan Facebook gekoppeld worden. Dimitri nodigt ons hiervoor uit. Best dat iedereen dit deze week eens uitprobeert. In het vervolg kunnen we eventueel hiermee werken.
Evaluaties -
-
-
-
Gangfeestjes o Geen overlast. Plots werd er wel gezegd dat het eigenlijk niet mocht, ondanks er opvoorhand gemaild werd naar Luc. Maar zolang het niet te luid werd, mocht het uiteindelijk toch nog. Bar o openingsbar :heel druk. De Fab heeft 192 flesjes van de Vermeylen overgenomen. Er werd met de Vermeylen geregeld dat de Fab 120 euro aan de Vermeylen betaald (waarvan er nu al 100 euro betaald is ), maar dat Fabiola het leeggoed krijgt. Voorlopig hebben we nu 5 leeggoed bakken , er moeten nog 3 lege bakken bijkomen. o Opmerking : het gebruik van de wc’s van de eerste verdieping op ontspanningsavonden kan soms voor overlast voor de bewoners zorgen. Alle homeraadsleden kijken er op toe dat er niemand in de trappenhal of op het eerste verdiep blijft staan praten. o Verkiezingen + ontspanningsavond : veel minder volk, maar niet erg Cultuur : culturele wandeling o Veel positieve commentaar o Enig minpunt : duurde iets te lang. (Misschien naar volgend jaar toe een duidelijk eind uur afspreken?) Sport + feest : er werden hiervoor nog geen activiteiten georganiseerd Scriptor :
-
o Heel veel positieve commentaar op Fabbertjeskrant PR : voorlopige stand van zaken o Moeizaam verloop, Kruidvat wil niet sponsoren o Sponsoring van De Smul is in orde. Eventueel ook Overpoort Bowl & Snack Tosi o Yummies sponsort niet. (we gingen De Smul anders verliezen, terwijl dat wel een belangrijke sponsor is) o IJsjeszaak wil enkel in natura sponsoren Ideeën wat we met die sponsoring kunnen doen Activiteit met schepijs Er is ook ijs met alcoholsmaak verkrijgbaar (met een aankoopprijs van €1.5) en misschien kunnen we dit eens op een ontspanningsavond aanbieden o Richtprijs voor verkoop tussen de €2 en €2.5 (voorkeur gaat uit naar €2) Het ijs kan ook apart besteld worden o Bepaalde cafés zouden pintjes tegen een spotprijs aanbieden moest de Fabiola een kroegentocht organiseren als activiteit –-> enkel als het na een baravond is Er wordt wel een tegenprestatie verwacht (aankondiging op Facebook + reclame) o Jinx : wil een gratis proefdag aanbieden o Sponsoring van Delirium Tremens gaat heel moeizaam o Duvel : Indien je een activiteit organiseert waarin de naam “Duvel” verwerkt zit + er werden affiches in kleur gemaakt waar Duvel vermeldt wordt, dan is Duvel bereid om 5 bakken gratis aan te bieden. (enkel als het een activiteit is die de moeite waard is, met genoeg volk) Misschien een idee voor een ontspanningsavond? o Conclusie: nog niet zoveel geld kunnen verzamelen, voornamelijk in natura en in de vorm van promoties o Opmerkingen : Brouwerij Gruut misschien? Bierproeven als activiteit? Eventueel andere brouwerijen / bierleveranciers contacteren Moesten de homes samenleggen om alle drank samen in één warenhuis aan te kopen, dan kunnen we korting krijgen op de drank
Plannen -
Bar o
o
15 november : Belpop bar Brent maakt een afspeellijst met bijna enkel Belgische nummers. Wanneer een niet-Belgisch nummer wordt gespeeld, krijgt de eerste die dit komt zeggen aan de bar een gratis consumptie (indien het fout is , moet die persoon iets kopen) Best nog een affiche ontwerpen hiervoor tegen morgen (8 okt) of overmorgen (9 okt) –-> Recep Harry Potter ontspanningsavond Drankjes –-> Marie (eventueel met kleurstof)
Affiches op andere homes uithangen om zo een breder publiek te bereiken? Velen zijn wel te vinden voor een Harry Potter avond Marie had het idee om een “mini-contractje” te maken (zoals in de HP boeken / films : de toestemmingsbrief om naar Hogsmeade te mogen) Deadline affiches : volgende week dinsdag (14 okt) – woensdag (15 okt) Misschien de laatste 2 films projecteren en om 21.00 de bar laten beginnen Misschien mensen die verkleed komen, een gratis consumptie aanbieden? o Komende ontspanningsavonden? In overleg met PR : kroegentocht (zie hierboven) Voorlopige datum : 3 december. (als afsluiter van het semester) Verkopen van Petit Gervais ijsjes? De yoghurtjes zijn nostalgie voor veel mensen 5 november : beursavond o Opmerkingen Geluidsmeter aanvragen (en telkens opnieuw aanvragen) om moeilijkheden rond geluidsoverlast te voorkomen (activiteiten mét geluidsoverlast mogen tot 120 Db) Invoeren van de Buddy: iemand die op ontspanningsavonden geen alcohol drinkt en die ervoor zorgt dat er geen moeilijkheden zijn op de ontspanningsavvonden / activiteiten (concept van Bob). Eventueel beurtrol. Op elke affiche moet voortaan een verantwoordelijke en zijn/ haar gsm nummer vermeld worden! Cultuur o Filmfestival :moet nog duidelijk geregeld worden. Ulrike gaat hiervoor nog informatie vragen . Eventueel 10beurten kaarten aankopen en 3-4 films uitkiezen om met de home te gaan bekijken. Ingaan op aanbod 10 gratis filmtickets (meestal doen er niet veel mee met een dergelijke activiteit). Indien we niet aan 10 man raken, kunnen er mensen van een andere home mee. o museumnacht : eind november. Misschien de museumnacht combineren met artistiek talent van op de home? De werken van de bewoners kunnen dan in het atelier tentoongesteld worden (eerst nagaan of er wel interesse is ) o 29 oktober: activiteit rond Halloween: eventueel in samenwerking met de bar. Organiseren van een filmavond in combinatie met een ontspanningsavond o Cultuurcheques : kunnen aan UGent worden aangekocht Sport o Donderdag 16 oktober : jenevervoetbal (Zuidpark) In samenwerking met Vermeylen. Vermeylen zal de affiches maken. Er moet zeker op die affiches vermeld worden dat de activiteit niet op de home doorgaat. Beide homes voorzien hun eigen jenever, er is ook water voorzien Aangezien Rilana en Yigit graag zelf willen deelnemen zijn er nog twee mensen nodig voor het inschenken van de shotjes : Brent en Marie
-
-
Brent zal scheidsrechter zijn Wat de Fabiola nog moet voorzien : EHBO kistje (Wietse zal dit met Marie meegeven) Kostprijs voor deelname is €5 (er wordt net zoals vorig jaar iets minder dan één fles per persoon gerekend) er wordt om 19.30-20.00 in de home afgesproken Donderdag 20 november : paintball Samen met de Vermeylen (nog overleg wie de affiches gaat maken. Eventueel maakt Vermeylen de affiches en drukt Fabiola ze af) Laatste sessie van 18u-21u nog mogelijk. Er zijn 21 spelers nodig om een korting van €10 te krijgen, zodat het op een €15 per persoon zou komen (normale prijs is €25) Het voorschot bedraagt €240, betaling moet nog geregeld worden met de Vermeylen. Thaiboksen Niet meer dan 10 mensen, €5 per persoon (indien er geen 10 mensen deelnemen zou het op een €8 uitkomen). Eventueel een vaste prijs van €5 aanrekenen en als we niet aan 10 mensen komen, zou de homeraad zelf bijleggen. Kan enkel op een donderdag georganiseerd worden : eventueel de week na jenevervoetbal? Opmerkingen Dit semester geen beerpong meer organiseren Schaatsen in december : nog geen concrete afspraken 2de semester wordt er terug bierbowling georganiseerd Dinsdag 11 november: HK voetbal , het zou tof zijn moesten er dit jaar ook meerdere meisjes meedoen Een volledige dag van 9u-18u, liefst zoveel mogelijk mensen van de homeraad aanwezig Er moet nog verder geïnformeerd worden bij HK
o
o
o
-
-
Feest o Maandag 3 november ; fuif Nog geen concreet thema (voorlopig ‘Bling Bling’, maar suggesties mogen altijd komen) + affiches moeten nog geregeld worden Wordt in de Twitch georganiseerd (geen decoratie want het is nog maar net gerenoveerd) Flyers op flyer.be regelen via factuur (komt veel goedkoper uit) Nog 2 extra shifts nodig (12 mensen van de homeraad zouden een uur shift moeten doen). Thibaut & Pepijn zullen de shiften verdelen Cocktails + bonnetjes Iedereen van de homeraad wordt wel verwacht aanwezig te zijn Eventueel tussen 22.00 – 23.00 happy hour om volk te trekken Cantor o Dinsdag 18 november : cantus 3 buddy’s nodig die nuchter zouden blijven. Mogen meedoen, maar geen alcohol drinken. De buddy’s worden ook verwacht om tot het einde van de cantus te blijven (voorzien dat de cantus eindigt om 3u) Kandidaten : Brent , Marie (zou de kassa ook doen) en Yigit
-
-
-
Nog veel mensen nodig voor de opkuis (Buddy’s worden hiervan vrijgesteld ). Vooral mensen die ook op de cantus waren worden verwacht te helpen. Andere functies Thibaut = schachtentemmer Wietse + Reinout lopen rond Sofie voorziet de kassa Systeem met bandjes om er zeker van te zijn dat iedereen betaald heeft. Iedereen betaalt bij aankomst het volledige bedrag , maar wanneer er mensen vroeger weggaan krijgen ze een bepaalde som (afhankelijk van uur van vertrek) terug. Het bandje dient dan ook ingediend te worden –-> Reinout voorziet bandjes
Scriptor o Deadline volgende fabbertjeskrant : eind oktober (tijdspanne van een maand en een week tussen de boekjes ). Maarten is nog bezig met ideeën o Eventueel een kort verslag van de activiteiten door een homeraadslid (ook voor komende activiteiten?) IT o E-mailadressen Mike heeft hiervoor gemaild, maar de mensen in kwestie wisten niet exact over wat het ging. ‘@fabiola’ adressen werken niet meer. De adressen kunnen nog aangevraagd worden, maar de kost daarvan is niet subsidieerbaar. –-> werken via gmail adres? o Naamkaartjes Lijst is al gemaakt, enkel de kaartjes moeten nog gemaakt worden (lijst preventiestudenten & gangverantwoordelijken nog niet op punt ) o Opmerkingen Extra zaken voor op de website De functies moeten nog in orde komen Eventueel de mogelijkheid om je daar in te schrijven voor activiteiten (kan ook via Facebook, briefjes…) Foto’s worden het best nog steeds gewoon op Facebook geplaatst. (eventueel Facebooklink op website plaatsen) Penning o Linten : iedereen moet dit zo snel mogelijk betalen o Bonnetjes zo snel mogelijk afgeven aan Sofie Milieu o Blaadjes keukens + toiletten moeten nog afgedrukt worden (zijn klaar) o Probleem rond de lichten in de gang: ’s nachts worden ze uitgezet, overdag staan ze meestal aan. Eventueel slechts de helft van de lichten gebruiken om te verlichten? Milieu HK : er werd gepraat over het plaatsen van sensoren in de gangen (zoals het systeem in de keukens) o Gordijnen in de keukens : Wietse zal hiervoor informeren o Eventueel uitdelen van de gratis drinkflessen van UGent op de home : nog verder informeren o Opmerkingen Eventueel GFT bakken in de keukens?
-
PR (zie eerder)
Weekend -
Kostprijs huis = €406. Iedereen dient tegen eind deze week €40 (drank niet inbegrepen) te betalen.
Varia -
-
-
-
-
-
Weghalen afwas : Betere aankondiging nodig (is nu chaotisch) o Dimitri zal vragen om via de centrale site van HK alle meldingen daar te plaatsen, zodat iedereen ervan afweet. Huisvesting is hier niet enthousiast over (want meer werk). Facebookgroep : Niet iedere bewoner is reeds lid. Eventueel via blaadjes iedereen er attent op maken dat er wel degelijk een groep bestaat, zodat iedereen betrokken wordt in de home. Fototoestel : Mag van Recep gebruikt worden (indien Alternative Foodbar sponsor wordt –-> logo op de website + Fabbertjeskrant ) Rilana zou een poll in de Facebookgroep plaatsen om te vragen wie zin heeft om te gaan lopen en welke dag het dan best past. Volgende verkiezingen : kortere tijdspanne tussen de rondes + moet volledig volgens de statuten (om misverstanden en moeilijkheden te voorkomen) –-> Statuten via DSA inkijken IHR o wifi op de homes: niet voor dit academiejaar o milieu HK : HK doet niet mee aan de kamercontrole, maar zou als alternatief geld spenderen aan een ander doel (bijvoorbeeld duurzame stickers in de liften) o Mark Bracke is ook uitgenodigd koelkasten : problemen op het derde met B frigo’s (intern reglement eist A frigo’s ) Resto’s : alle afval wordt nog steeds bij elkaar gegooid. Er zou meer aandacht aan sorteren besteed moeten worden Camera’s bij de fietsenstalling: de laatste tijd zijn er enorm veel fietsen gestolen. Er hangen al camera’s buiten, maar het probleem is wel dat het groot groen hekken ’s nachts soms volledig openstaat, iedereen kan dus binnen. HK BBQ : misschien een betere organisatie naar volgend jaar toe? Liftetiquette: Kato zou eventueel een soort van ‘liftetiquette’ maken, omdat er de laatste tijd veel frustraties zijn rond het gebruik van de liften.
Volgende vergadering : 4 november 2014 om 19u
