NOTULEN van de Bijzondere Leden Vergadering van de NEDERLANDSE VERENIGING VOOR INVESTOR RELATIONS (NEVIR), gehouden op vrijdag 26 september 2014 ten kantore van Delta Lloyd, Spaklerweg 4 in Amsterdam.
AANWEZIG Leden: Michael Bosman, Pieter Koenders, Aalt Klaassen, Marieke Palstra, Marcel Schulze, Emilie de Wolf. Gastspreker: Kirsten van Rooijen. Bestuur: Roeland Haanen, Jan-Pieter van Winsen, Uneke Dekkers, Anneke Hoijtink, Wouter van de Putte en Eva Smeenk (secretariaat/notulen).
1. Opening De voorzitter, Roeland Haanen, opent de vergadering en heet de aanwezigen welkom. Afwezig: Bianca Bakker, Caroline Vogelzang, Carl Hoyer i.v.m. begrafenis. Noemt en bedankt Kirsten van Rooijen, vanwege haar aanwezigheid en presentatie, welke volgt na de BLV. 2. Notulen ALV d.d. 12 juni 2014 De notulen van de ALV vergadering van 12 juni 2014 worden goedgekeurd. 3. Jaarverslag bestuur over het afgelopen boekjaar Na controle door de kascommissie, is het bestuur 11 juni ter ore gekomen dat er onregelmatigheden waren geconstateerd in de jaarrekening over 2013. Om die reden zijn de punten op de agenda van de ALV van 12 juni 2014 die betrekking hebben op de jaarrekening over 2013, decharge van het bestuur en kascontrole, uitgesteld tot de BLV van vandaag. De voorzitter, Roeland Haanen, geeft een toelichting: Uit de controle van de kascommissie en het nader onderzoek is gebleken dat er uitgaven werden gedaan vanaf de rekening courant van NEVIR, waarvan het zakelijk karakter ontbrak, en die niet door een bestuurslid waren geautoriseerd. Deze uitgaven zijn niet gedaan door één van de bestuursleden, maar door een persoon die namens NEVIR veel ondersteunende zaken regelde. Hierdoor werd de bankrekening van NEVIR de facto gebruikt als rekening courant faciliteit, waarbij gelden werden geleend en (deels) terugbetaald. De uitgaven werden geadministreerd en zijn geen diefstal of onttrekking geweest. Het bestuur van NEVIR was hiervan echter niet op de hoogte gesteld, en had derhalve geen toestemming voor gegeven. Na ontdekking zijn wij direct uit elkaar gegaan. Er is sprake van een vertrouwensbreuk tussen bestuur en deze persoon, omdat deze persoon nooit melding heeft gemaakt van het feit dat er op deze manier gebruik werd gemaakt van de rekening, en er gewacht is totdat dit bij een controle naar boven kwam. Na een grondige controle van het bestuur/de penningmeester en de kascommissie en een uitgebreid onderzoek van de gehele boekhouding hier opvolgend, hebben we precies in kaart gebracht om welke uitgaven het ging en hebben we een regeling getroffen om het gehele uitstaande bedrag terug te vorderen. Inmiddels is de vordering volledig voldaan.
Dat deze uitgaven op deze manier gedaan konden worden, is te wijten aan het feit dat de processen die ten grondslag lagen aan de autorisatie van uitgaven en de controle hierop niet adequaat waren. Wij moeten als bestuur dan ook concluderen dat de checks & balances bij het beheer van de gelden van NEVIR onvolledig waren Wij hebben hier als bestuur uitgebreid over vergaderd, en geconstateerd dat de focus van het bestuur van de afgelopen jaren meer op de activiteiten voor de leden en de onderlinge kennisdeling is geweest, en er daardoor te weinig aandacht is geweest voor de achterkant, en dat gebleken is dat een goede en solide boekhouding met de juiste processen en procedures ontbrak. Dit is voor ons een goede waarschuwing geweest en reden om deze processen beter op orde te brengen. Allereerst hebben wij een professioneel administrateur de boekhouding laten invoeren in een boekhoudpakket, iets dat al enige tijd in de planning stond. Daarbovenop hebben wij de jaarrekening over 2013 door een accountant laten controleren, alhoewel dit voor een vereniging niet noodzakelijk is en volstaan zou kunnen worden met een kascontrole. Dit hebben we gedaan om zonder enige twijfel aan de leden van NEVIR te kunnen aantonen dat deze cijfers nu een juiste weerspiegeling zijn van onze financiële situatie. Deze accountant heeft een goedkeurende verklaring gegeven over het jaar 2013. Tenslotte hebben wij duidelijk met elkaar de taakverdelingen binnen het bestuur besproken, en willen wij een wisseling van de portefeuilles doorvoeren, juist ook om de zogenaamde ‘bedrijfsblindheid’ binnen portefeuilles te voorkomen. Wij zijn bezig met het verder formaliseren van procedures, functieomschrijvingen en het maken van een introductieprogramma voor nieuwe bestuursleden, zodat deze zich direct bij aanvaarding van hun bestuursfunctie op de hoogte kunnen stellen van hun taken en verantwoordelijkheden en de afstemming hiervan met de andere bestuursleden. Wij zijn van mening dat wij op deze wijze voldoende geborgd hebben, dat dit in de toekomst niet meer kan voorkomen. Ik wil op deze plek graag mijn dank uitspreken naar de kascommissie. Dankzij hun grondige controle is dit issue aan het licht gekomen en hebben wij als bestuur vervolgens adequaat kunnen optreden. Wij zijn ook blij dat zij zich kunnen vinden in de stappen die we hebben gezet om alles in een professioneel boekhoudsysteem te zetten, en een controle door een accountant te laten uitvoeren.
Vragen c.q. opmerkingen Aalt Klaassen: Geeft aan dat hij het zichzelf ook kwalijk neemt als de kwestie zich ook al afspeelde in 2011 en 2012, aangezien hij in die periode in de Kascommissie zat. Zeer goed opgepakt door het bestuur. Misschien is het een idee om richtlijnen op te stellen voor de controle door de Kascommissie? Roeland Haanen: De kwestie speelde inderdaad al langer. De boekhouding is inmiddels ingevoerd in een boekhoudpakket, en dit zal in de toekomst blijvend door een administrateur gebeuren. De nieuwe penningmeester houdt controle en autoriseert. Vervolgens houdt de kascontrolecommissie toezicht door de jaarlijkse controle. Het verder formaliseren van procedures, functieomschrijvingen en het maken van een introductieprogramma voor nieuwe bestuursleden en voor separate commissies zou verder voldoende borging moeten zijn dat dit in de toekomst niet meer kan gebeuren. Jaarverslag Domani wordt bedankt voor het maken van het prachtige online jaarverslag. Er zijn geen vragen c.q. opmerkingen over het tekstuele gedeelte van het jaarverslag. 4. Rekening en verantwoording 2013
Toelichting op slide 16, van de voorzitter Roeland Haanen: Zoals eerder vermeld heeft het genoemde onderzoek er ook toe geleid dat het eigen vermogen per 1 januari 2013 is aangepast. Deze correctie heeft betrekking op de periode 2010-2012. Deze correctie is
noodzakelijk als gevolg van het feit dat contributie en kosten niet volledig waren opgenomen in de reeds goedgekeurde jaarrekeningen. Dit staat dus los van de ongeautoriseerde betalingen, maar deze verkeerde verwerking in de boekhouding kwam naar voren door het onderzoek en opnieuw verwerken in het aangeschafte boekhoudpakket. In de balans is tevens een vordering opgenomen op een derde. Dit betreft de vordering in verband met eerder genoemd issue. Deze vordering is in september 2014 voldaan en zult u dus niet meer terug zien in de jaarrekening over 2014. Vragen c.q. opmerkingen Aalt Klaassen doet de suggestie om opleidingen en IR Masterclass te splitsen in de Staat van baten & lasten. Het bestuur zal dit meenemen in haar overwegingen bij het opstellen van de jaarrekening over 2014. 5. Verklaring bevindingen kascommissie 2013 Michael Bosman en Loek Hogenhout waren bereid om de kascontrole te doen. Michael Bosman geeft aan dat hij niet meer veel toe te voegen heeft na alle informatie van het bestuur. Na controle van de boeken, bleken daar kosten op te staan die daar niet op horen te staan. Het bestuur heeft direct adequaat gehandeld en is overal netjes mee omgegaan. Na de externe controle was het niet nodig om er nog een keer door heen te gaan. 6. Bestuur en decharge De vergadering verleent bij acclamatie decharge aan het bestuur. Met de decharge voor het gevoerde beleid komt er een einde aan het bestuurslidmaatschap van de vorige voorzitter Jan Pieter van Winsen. De huidige voorzitter, Roeland Haanen, bedankt hem voor zijn inzet als bestuurslid voor de NEVIR. Het NEVIR bestuur heeft met elkaar de taakverdelingen binnen het bestuur besproken, en voert een wisseling van de portefeuilles door. Zie hieronder de nieuwe taakverdeling. Daarnaast is het bestuur bezig met het verder formaliseren van procedures, functieomschrijvingen en het maken van een introductieprogramma voor nieuwe bestuursleden en voor separate commissies.
7. Begroting 2014-2015
De voorzitter, Roeland Haanen, geeft aan voor 2014 een klein verlies te verwachten. Dit wordt met name veroorzaakt door eenmalige kosten m.b.t. NEVIRpedia. Voor 2015 wordt weer een ‘normaal’ resultaat verwacht.
Wij verwachten voor de komende jaren geen grote afwijkingen t.o.v. 2013. Voor 2014 zijn de baten goed in te schatten aangezien we al zo ver in het jaar zitten, voor 2015 trekken wij de lijnen door o.b.v. aantal leden, aantal deelnemers aan Masterclass, en zijn wij prudent met het inschatten van de sponsorbijdragen voor de IR Awards.
Voor de lastenkant geldt in principe hetzelfde, 2014 is goed in te schatten. Het verlies wordt veroorzaakt door de sterke stijging van de kosten van NEVIRpedia. Voor 2015 worden geen grote afwijkingen verwacht.
Vragen c.q. opmerkingen Michael Bosman: Vraagt zich af of er een reden is dat de funding voor de IR awards af neemt. Roeland Haanen: Geeft aan dat deze prudent zijn ingeschat. Er is op dit moment geen signaal dat de sponsorbijdragen materieel zullen afnemen. Verder zijn er geen opmerkingen en is hiermee de begroting goedgekeurd. 8. Benoeming kascommissie Michael Bosman en Loek Hogenhout worden bedankt voor de controle over het afgelopen jaar. Beide heren hebben laten weten bereid te zijn opnieuw zitting te nemen. De vergadering gaat hiermee akkoord.
9. Programma 2014 - 2015
10. Mededelingen/ Ingekomen stukken
Op schriftelijk verzoek van Rob Bogaard volgt een korte discussie over de behoefte aan meer inhoudelijke bijeenkomsten. De vergadering is van mening dat er voldoende interessante inhoudelijke bijeenkomsten georganiseerd zijn. 11. Rondvraag Aalt Klaassen: doet de suggestie om ook eens een evenement met of over commissarissen te organiseren. Roeland Haanen: zegt toe dat dit interessante onderwerp zal worden meegenomen in de activiteitenplanning door de Activiteitencommissie. Marcel Schulze: vraagt of de secretariaat functie tijdelijk of permanent wordt ingevuld door Citigate? Roeland Haanen: geeft aan CFF zeer dankbaar te zijn dat zij het plotselinge wegvallen van de secretariaat functie hebben opgevangen. Of dit een tijdelijke of permamente invulling is, is binnenkort onderwerp van gesprek binnen het bestuur. Emilie de Wolf: Kan evt. ook 2 mensen hiervoor aandragen. 12. Sluiting Onder dankzegging van een ieders aanwezigheid sluit de voorzitter de vergadering.
