CONCEPTNOTULEN DOMEINRAAD DMCI – VERGADERING 6 OKTOBER 2015 Aanwezig: L. van den Berg, J. van der Horst, L. Janssen, D. Kamp, M. Kloek, M. Meeusen, Y. de Miranda, M. Goedkoop, M. Vreeswijk, S. Reusink Afwezig met bericht: J. Piscaer, G. Donga, J. Riester, R. Stam, P. Rijnierse, A. van Doorn Afwezig zonder bericht: F. Hafeez Voorzitter: D. Kamp Griffier: M. Meeusen (vervangt A. Witte) e Locatie: Benno Premselahuis, 4 verdieping, Raadzaal
1. OPENING De voorzitter opent de vergadering om 14:08 uur en heet alle aanwezigen van harte welkom. 2. VASTSTELLEN AGENDA De agenda wordt zonder wijzigingen vastgesteld. 3. MEDEDELINGEN DB / CMR / INGEKOMEN POST J. Piscaer heeft een stuk over het personeelsbeleid bij AMFI opgesteld en ingezonden. Het DB zal dit naar alle leden sturen en vraagt aan de commissie OPF om alvast voor te bespreken wat we met dit stuk zullen doen. De problemen die in het stuk van J. Piscaer aan bod komen, spelen immers voor een groot stuk ook op andere opleidingen. Het valt onder personeelsbeleid, cultuur en integriteit bij DMCI, een onderwerp dat door OPF geïnventariseerd wordt. M. Kloek en S. Reusink geven een update vanuit de CMR. De student-assessor van de UvA is aangeschoven bij de CMR om te vertellen wat haar rol wordt bij het CvB. Ook gaf Joke Kersbergen info over de Associate Degree aan de CMR. Het jaarverslag van de CMR dat binnenkort verschijnt is besproken. Er zijn ook vier mensen afgevaardigd om in de sollicitatiecommissies te zetelen voor de nieuwe leden van het CvB. J. Piscaer heeft zich afgemeld en machtigt M. Goedkoop. G. Donga, J. Riester, R. Stam hebben zich afgemeld en machtigen M. Meeusen. Van deze drie machtigingen zijn er twee geldig. P. Rijnierse heeft zich afgemeld en machtigt M. Kloek. A. van Doorn heeft zich afgemeld en heeft niemand gemachtigd. 4. VASTSTELLEN NOTULEN DMR 22 SEPTEMBER 2015 De notulen worden met de volgende wijziging vastgesteld: p. 4, punt 6: L. Janssen is voorzitter van de commissie Communicatie. 5. NALOPEN ACTIELIJST 6 OKTOBER 2015 De actielijst wordt nagelopen en met inbegrip van de besproken wijzigingen en aanvullingen vastgesteld. 6. UPDATE VANUIT COMMISSIES COM: gaat FOTO’S maken tijdens de komende trainingsdagen en eigen visitekaartjes ontwerpen. Iedere vergadering wordt na afloop beslist wat op Facebook komt. Communicatie gaat een Instagram-account openen. De voorzitter vraagt om tekstjes en foto’s voor website door te sturen en zal hierover nog een mail sturen. Tijdens het volgende overleg wordt het communicatieplan besproken. O&O: heeft nog geen voorzitter en is nog bezig met de inventarisatie en het oppikken van lopen zaken. De dropbox is geactiveerd voor de nieuwe leden. 1
OPF: heeft de bedrijfsvoerder en hoofd P&O net gesproken over de transitie (zie agendapunt 7). OKI: heeft nagedacht over manieren om opleidingsmanagers meer te betrekken bij de medezeggenschap, zodat ze er niet meer omheen kunnen. Er is nagedacht over een alternatief excellentietraject voor ‘rugzakstudenten’ (studenten met functiebeperking die nu nog niet genoeg ondersteund worden). Er zal geïnventariseerd worden wat nu speelt en vervolgens wordt er toegewerkt naar een advies. OKI gaat ook AMOO uitnodigen voor de volgende commissievergadering en vragen om een update over het kernteam. 7. TRANSITIE M. Kloek licht toe. Er is tijdens de commissievergadering van OPF gepraat met de bedrijfsvoerder, hoofd P&O en de domeinsecretaris. OPF heeft aangegeven een positief advies te geven over de transitie. De bedrijfsvoerder vraagt zich af of er nog onrust is bij het OBP en waar die onrust over gaat. M. Vreeswijk geeft aan dat ze nog geen tijd heeft gehad om zich in de recentste documenten te verdiepen. Er wordt nog steeds niet breed gecommuniceerd over belangrijke zaken zoals de One Stop Shopping. M. Kloek geeft aan dat er geen rechtstreekse relaties is tussen OSS en de Transitie. M. Vreeswijk geeft aan dat de onrust niet zomaar te reduceren valt tot berichten die al dan niet de domeinraad bereiken. Zou het kunnen dat de onrust het management nog niet bereikt omdat hiervoor een cultuur van integriteit en vertrouwen nodig is die nu nog ontbreekt? M. Vreeswijk zal polsen bij AMFI. M. Goedkoop zegt dat de reactie van het CvB in de nieuwe stukken nog steeds ontwijkend voelt en niet ingaat op inhoudelijk zorgen. Het blijft onduidelijk welke voordelen dit traject oplevert voor studenten en medewerkers. ‘Uniformiteit’ is bijvoorbeeld een management-argument, voor studenten en medewerkers is het belangrijk dat je weet bij wie je moet zijn bij technische problemen en dat balies een duidelijk herkenbaar gezicht hebben. M. Vreeswijk verwijst naar het stuk ‘Schaalvergroting in het hoger onderwijs is te ver doorgeschoten’. Dit hangt samen met het rendementsdenken dat OKI inventariseert. M. Goedkoop verwijst ook naar de positie van de HvA in de nationale ranking. De HvA stijgt in de ranking, maar staat nog steeds behoorlijk onderaan de lijst. Er moet door het domein-MT onderzocht worden of dit samenhangt met de schaalvergroting. 8. HR-REGLEMENT Er zijn geen opmerkingen over het HR-reglement. M. Kloek zegt dat deze nog tot 7 oktober naar hem gestuurd kunnen worden. Het HR-reglement wordt volgende raadsvergadering ter stemming gebracht. 9. CONCEPT JAARVERSLAG Opmerkingen over het jaarverslag kunnen tot 9 oktober naar M Meeusen worden gestuurd. Ze vraagt aan de nieuwe studentleden om goed te checken of het jaarverslag niet te veel jargon bevat dat niet begrijpelijk is voor ‘niet-ingewijden’. 10. SLAGVAARDIGER RAAD M. Goedkoop zegt dat iedereen zich goed moet voorbereiden. Lees ook op tijd de actielijst, check wat had moeten gebeuren zodat dingen niet eindeloos op de actielijst blijven staan. M. Meeusen vult aan dat ook de commissies hun tijd zinvol moeten besteden: werk toe naar concrete acties (bv. conceptadvies formuleren dat naar de raad kan). Dit houdt ook in dat je soms buiten het commissie-uurtje aan de slag moet. Y. de Miranda oppert dat studentleden hun medestudenten beter kunnen inlichten over de domeinraad. Hij vertelt nu al zijn klasgenoten en de studenten die hij leert kennen vanuit zijn student-assistentschap over de domeinraad en wat de raad doet. Hij oppert om de website beter en begrijpelijker in te zetten, er moet bijvoorbeeld recent nieuws komen en er kunnen peilingen toegevoegd worden over onderwerpen die spelen bij de domeinraad. 2
L. van den Berg stelt voor om transparanter te communiceren over de adviezen die we als raad formuleren. Dit is niet enkel relevant voor de ontvanger van de adviezen. M. Meeusen stelt voor om een slide te maken (commissie Com) die informeert over de domeinraad, die eenvoudig in een presentatie opgenomen kan worden. Die kan op de website komen. Ze zegt ook dat toehoorders welkom zijn om aan te sluiten bij een domeinraad of commissievergadering. Ze moeten dan enkel een mailtje sturen naar
[email protected]. Dit wordt na de vergadering nogmaals op Facebook herhaald.
10. W.V.T.T.K. Van dit agendapunt wordt geen gebruik gemaakt. 11. RONDVRAAG M. Meeusen heeft een opiniestuk geschreven over opleidingscommissies. Normaal gezien verschijnt dat volgende week in Folia. Als dat niet gebeurt, zal ze het delen met de domeinraadsleden. L. Janssen kan niet naar de CMO-overleggen, dus er wordt nog een student gezocht. J. Riester had ook interesse om aan te sluiten. M. Kloek checkt nogmaals of het DB het mandaat krijgt om de trainingsdagen te organiseren. Daar zijn geen bezwaren tegen. D. Kamp meldt dat de commissie POF vanaf nu weer OPF heet. 12. SLUITING De voorzitter sluit de vergadering om 15u.55.
3
Actielijst 1
Eigen visitekaartjes vormgeven
COM
2
Input/vragen over Begroting DMCI 2016 per e-mail sturen aan commissie OPF (M. Kloek) Informeren en inventariseren over cultuur en integriteit binnen het domein, incl. vorige MTM, sollicitatieprocedures (AMOO) en stuk J. Piscaer Verjaringstermijn ECTS van vakken en compensatie-eis agenderen voor 20152016
DMR
3
4
5 6
7
8
9
10
11
12
13
6 oktober 2015 2 juni 2015
27 oktober 2015 13 oktober
OPF
6 oktober 2015
24 november 2015
OO
16 juni 2015
24 november 2015
Informeren naar namen nieuwe medewerkers AMOO (kernteam). Jaarverslag controleren en opmerkingen/wijzigingen/aanvullingen naar M. Meeusen sturen. Voorstellen voor trainingen DMR op 9 en 10 november maken ter voorbereiding van bespreking en goedkeuring door DMR. Voorstel communicatieplan maken ter voorbereiding van bespreking en goedkeuring door DMR. Checken bij A. Witte of brief aan raadslid F. Hafeez en brief aan opleidingsmanager verstuurd zijn. Formuleren officiële reactie namens DMR op notitie OER van afdeling OK&I en agenderen voor volgende DMR Schrijven visie obv analyse verschillende rapporten en nota’s
Voorzitter OKI
16 juni 2015 16 juni 2015
27 oktober 2015 9 oktober 2015
DB + J. van der Horst
22 september 2015
27 oktober 2015
COM
22 september 2015 6 oktober 2015
27 oktober 2015
27 oktober 2015
Studieverenigingen benaderen voor delen Facebookpagina domeinraad DMCI Foto’s maken tijdens trainingsdagen
M. Kloek
22 september 2015 22 september 2015 6 oktober 2015 9 november 2015
10 november 2015
Secretaris / DMR
D. Kamp
DB
A. Van Doorn
COM
4
20 oktober 2015
24 november 2015 27 oktober 2015
Doorlopende acties Verspreiden Facebookpagina onder eigen collega’s en medestudenten + bevorderen bekendheid domeinraad Website domeinraad DMCI bijwerken.
Voorstel formuleren over wat er op Facebook geplaatst gaat worden. Update Transitie Traject
DMR
9 december 2014
doorlopend
Griffier + COM met input DMR COM
3 februari 2015
doorlopend
3 februari 2015 17 februari 2015 28 april 2015 16 juni 2015
doorlopend
6 oktober 2015
doorlopend
OPF
Agenderen en voorbereiden punten vanuit de studentgeleding. Reactielijst aanmaken en bijhouden.
Studentgeleding Voorzitter / Griffier OKI
Input over rendementsdenken verzamelen
5
doorlopend doorlopend doorlopend
Besluitenlijst 2015-2016 1 2 3 4 5
6
Reactielijst Verzoek
Aan wie verstuurd / gevraagd
Datum verzoek
1
Opleidingsspecifieke normen.
Domeinsecretaris / domeinvoorzitter / manager bedrijfsvoering
2
Schriftelijke reactie van het DMT op ongevraagd advies OC’s dd. 4 mei 2015 (zoals toegezegd tijdens informeel overleg DB met domeinvoorzitter 23 juni 2015).
Domeinsecretaris / domeinvoorzitter en manager bedrijfsvoering
3
Schriftelijke reactie van het DMT op ongevraagd advies Questbackevaluaties dd. 27 mei 2015 (zoals toegezegd tijdens informeel overleg DB met domeinvoorzitter 23 juni 2015). Schriftelijke reactie van het DMT op ongevraagd advies over OC’s.
Domeinsecretaris / domeinvoorzitter en manager bedrijfsvoering
3 februari 2015 / 28 april 2015 / 26 mei 2015 / 23 juni 2015 / 19 juli 2015 4 mei 2015 / 3 juni 2015 / 23 juni 2015 / 19 juli 2015 / 8 september 2015 27 mei 2015 / 23 juni 2015 / 19 juli 2015 /8 september 2015 ?
4
?
7
Datum ontvangstbevestiging 3 februari 2015 / 9 juni 2015 / 23 juni 2015
Datum reactie
13 mei 2015 / 9 juni 2015 / 23 juni 2015 / 21 juli 2015 / 8 september 2015 28 mei 2015 / 2 juni 2015 / 23 juni 2015 / 21 juli 2015 / 8 september 2015 ?
13 mei 2015 / 9 juni 2015 / …
3 februari 2015 / 9 juni 2015 / …
28 mei 2015 /…
?
