Verslag vergadering bestuur Stichting Ayubowan gehouden op 10 mei 2014
Aanwezig: Afwezig: Soort vergadering:
Bert Krijger; Gabriël Koetsier; Márti Ellemans; Peter Ellemans; Pieter Beltman; Hilleen Reinink .. Bestuursvergadering
Agenda 1. Vaststellen agenda 2. Vaststellen notulen bestuursvergadering 22 mei j.l. a. Doorlopen actielijst b. Afspreken hoe we notulen gaan vaststellen zodat deze snel na de vergadering gepubliceerd kunnen worden. 3. Mail van Hilleen d.d. 27 april 2014 met titel “Mijn conclusie....” a. Wat is de huidige status (Hilleen) b. Taken en verantwoordelijkheden bestuursleden 4. Communicatie binnen het bestuur en naar anderen a. Afspreken wanneer we elkaar informeren over lopende zaken, wanneer eventuele besluiten moeten worden genomen en hoe we communiceren naar anderen (via secretariaat of ieder bestuurslid zelf). b. Online vergaderen; Afspreken of we hiermee doorgaan, de frequentie en voorbereiding 5. CP bijeenkomst 15 maart 2014 a. Vaststellen notulen b. Welke acties gaan we als bestuur oppakken 6. Werkbezoek Sri Lanka a. Per tehuis de rapportage doorlopen en waar nodig vervolgacties vaststellen b. Projectvoorstel Sarvodaya Suwa Setha (zie mail volgende pagina) 7. Integratie Haïti projecten 8. Overige punten a. Stand van zaken vullen database b. Stand van zaken nieuwe website c. E-mailadressen tehuizen d. Tekst fiscale aftrekbaarheid (zie mail Hilleen op pagina 3) e. Voorstel briefpapier (3E versie; met deze agenda meegestuurd) 9. Agendapunten voor de volgende bestuursvergadering? 10. Sluiting Notulen vergadering 1. Vaststellen agenda 1.1. De volgende onderwerpen worden toegevoegd bij overige punten: Rabo, Gampola, Don Bosco (Mail pieter). 1.2. Hilleen vraagt om de volgende keer het adres te vermelden op de agenda en de bullets op de agenda te vervangen door nummers. Op actielijst Peter 2.
Vaststellen notulen 22 april 2.1. Datum op agenda was 22 mei; dit moet 22 april zijn. Punt 4.3; Tine moet zijn Tilly. Verder geen opmerkingen; de notulen zijn vastgesteld. 2.2. Actielijst 2.2.1. Acties: 2014-003, 2014-004, 2014-005,2014-006, 2014-007, 2014-009, 2014-011, 2014-013, 2014-014, 2014-015, 2014-018 en 2014-019 gereed; kunnen van actielijst. 2.2.2. Actie 2014-001: nog niet gebeurd 2.2.3. Actie 2014-002: Bert gaat de brief opstellen en opsturen (actie naar Bert) Nieuwe actie: Pieter gaat een 3-jarige financiële overzicht opstellen voor Negombo en stuurt dit naar Bert. Op actielijst Peter 2.2.4. Actie 2014-010: Bert heeft al veel informatie verzameld voor de “digitale doos”. Dit onderwerp agenderen voor de volgende bestuursvergadering zodat we afspraken kunnen maken hoe we dit gaan uitvoeren. Op actielijst Peter 2.2.5. Actie 2014-012: Gabriël heeft foto’s van het gebouw in Kotahena dat in 1981 is geschonken door de gemeente Bloemendaal. Hij stuurt deze naar Bert. Bert gaat een brief sturen naar de gemeente om de huidige situatie onder de aandacht te brengen. Op actielijst Gabriël / Bert 2.2.6. Actie 2014-016: De e-mail adressen voor de projecten schrijfkinderen zijn aangemaakt. Hilleen gaat nog een instructie maken om de CP-ers te informeren hoe te installeren en te gebruiken. In de instructie opnemen dat de secretaris op de hoogte stellen als ze dit mailadres gaan gebruiken. We kunnen dan onze bestanden hierop aanpassen. Actie blijft op actielijst. 2.2.7. Actie 2014-017: Actie loopt nog. Naam is niet Jos Scholten, maar John Scholten. Actielijst aanpassen. 2.2.8. Actie 2014-020: Peter heeft met Pieter hierover gecommuniceerd. Alle afspraken zijn gemaakt. Peter gaat de procedure opstellen. Actie blijft op actielijst. 2.2.9. Actie 2014-024: Staat gepland voor later. Actie blijft op actielijst.
1|Page
Verslag vergadering bestuur Stichting Ayubowan gehouden op 10 mei 2014
2.3. Procedure vaststellen notulen Het voorstel van Peter in het document “Afspraken online vergaderen is akkoord. Na goedkeuring door de bestuursleden worden de notulen op de website geplaatst. Er wordt dan een mail naar CP-ers gestuurd dat de notulen op de website staan zodat ze ook de overige documenten regelmatiger zien. De notulen van deze vergadering nog wel in de mail meesturen, maar vanaf de volgende keer alleen maar een hyperlink. Op besluitenlijst en in procedures opnemen: Peter 3.
Mail van Hilleen d.d. 27 april 2014 met titel “Mijn conclusie....” 3.1. Hilleen vindt het erg frustrerend dat ze veel werk verzet zonder dat ze resultaat ziet. Het moet ook leuk zijn. Een deel hiervan wordt veroorzaakt door het feit dat de verantwoordelijkheden duidelijk moeten zijn. We moeten voorkomen dat we taken van elkaar gaan overnemen. Je mag elkaar aanspreken of adviseren, maar we moeten dit wel gaan verbeteren. Het is wel zo dat advies van een kennis specifiek bestuurslid nodig is voor het aanleveren van de benodigde informatie. Als er bv. financiële info gecommuniceerd moet worden, dan zal Hilleen dit samen met Pieter moeten opstellen. Bij punt 4 komen we op de onderlinge communicatie terug. 3.2. Taken en verantwoordelijkheden Hilleen: Communicatie & PR (kwartaalblad, folder, digitale nieuwsbrief, persberichten, content voor de website, project gerelateerde informatie, en communicatietools, correspondentie richting schrijfouders vanuit het bestuur, social media tools. Márti: Haïti projecten Bert: Projecten & fondsenwerving, Bert beidt aan om de projectregistratie, voorstellen, contracten e.d. over te nemen van Gabriël. Hiervoor gaan Gabriël en Bert nog een keer samen afstemmen welke taken door Bert kunnen worden overgenomen. Op actielijst Gabriël/Bert. Pieter: penningmeester en andere financiële zaken; dus ook betalingen Gabriël: eerste aanspreekpunt voor de pers, voorzitter, IT zaken, gezicht van de stichting, Projectendatabase, contact met CP-ers en bestuurlijke ondersteuning, HR Peter: beheer infobox, verslaglegging, secretariële zaken, voorbereiden vergaderen, database beheer, Peter zal bovenstaande in de procedure opnemen. Op actielijst Peter 4.
Communicatie binnen het bestuur en naar anderen 4.1. Mail communicatie: Een mail ter info altijd als CC sturen. Reageren mag in deze situatie. Al je reactie wil krijgen, dan normaal sturen. 4.2. Online vergaderen 4.2.1. Voorstel van Peter goed. Voorlopig 2-wekelijks. Peter stuurt via outlook uitnodigingen voor deze vergaderingen. Procedure OK. Indien te veel punten kunnen we altijd nog een extra inlassen. 4.2.2. Formeel noemen we dit afstemmingsbijeenkomsten. Een besluit kan genomen worden, maar dat wordt dan bekrachtigd in de eerstvolgende bestuursvergadering. Wel zal een actielijst worden bijgehouden. Peter zal bovenstaande in de procedure opnemen. Op actielijst Peter 4.2.3. De volgende bestuursvergadering zijn op 28 juni, 30 augustus, en 22 november. De CP-dag is op 20 september. 5.
CP bijeenkomst 15 maart 2014 5.1. Schrijfouder: we zouden acties moeten houden om 30-40 jarigen te gaan stimuleren voor schrijfouderschap. 5.2. Hilleen zou ook graag een boegbeeld (ambassadeur) voor onze stichting willen hebben. Ook zijn er veel gratis advertentiemogelijkheden. We moeten dan wel willen groeien. We moeten de 4 pijlers (schrijfkinderen, projecten, donateurs en studiefonds) zichtbaar maken. Dit zou een goed thema zijn voor de CP dag. We kunnen dan in subgroepen hierover brainstormen. 5.3. Wel is het nodig dat we als bestuur duidelijk hebben in welke richting we willen gaan. Onderwerp CP: De toekomst. We gaan 4 punten eruit pakken die we met de CP-ers gaan uitwerken. De subgroepen presenteren de bevindingen voor de gehele groep. Op de agenda onze doelstelling/beleid bespreken. Ook hoe we nieuwe CP-ers kunnen vinden en een template voor de CP nieuwsbrieven. 5.4. Financiële kosten. Er is contact geweest met de Berendina stichting die de donaties in Sri Lanka zou gaan overmaken. We zouden dan maar 1x een groot bedrag hoeven over te maken. Dit is toen uitgewerkt in een voorstel, maar dit is toen afgewezen door de CP-ers. Financieel gaan we ook nog oppakken. Pieter gaat het vorige voorstel zoeken en zal dit rond mailen. Op actielijst Pieter
2|Page
Verslag vergadering bestuur Stichting Ayubowan gehouden op 10 mei 2014
6.
Werkbezoek Sri Lanka 6.1. Mawadivembu. Dit project is een aandachtspunt. Geld wordt niet besteed waarvoor het bedoeld is. En ook de communicatie is slecht. 6.2. Batticaloa; dit is ook een zeer lastig project. Er was een nieuwe zuster die van niets wist. Er zijn 6 schrijfkinderen en naar schatting komen er 12 op de wachtlijst. Er is ook geen e-mail adres. Martha is de CPers van dit tehuis. Een stevige kluif om dit weer op de rit te krijgen. Pieter vraagt hoe de komende poolgelden worden overgemaakt. Besloten wordt dat we geen geld gaan overmaken. Pieter zal ons besluit aan Peter (CP) doorgeven die het overmaken van het geld nog zou verzorgen. Op actielijst Pieter Er wordt een brief hierover naar Batticaloa gestuurd. Hilleen maakt de brief. Op actielijst Hilleen. De schrijfouders worden pas geïnformeerd als het overgedragen is aan de nieuwe CP. 6.3. Kalladi: dit eindigt 6.4. Badulla: Armand is recentelijk hier geweest. Administratief gezien is hier nog veel te doen. De zuster is nogal afstandelijk. Armand is op de hoogte en moet verbetering hierin brengen. 6.5. Voor de rest van de projecten geen opmerkingen. zie ook de rapportages van de bezoeken. 6.6. Dr. Goonewardena: er staat nog een project van 4000 euro. Dit geld is niet door Ayubowan ontvangen. Peter zal dit navragen bij Carel Fritsche. Op actielijst Peter 6.7. Projectvoorstel Suwa Setha Zie de bijlage bij de agenda voor het voorstel. Gekeken naar de financiële situatie op dit moment (Pieter deelt nog een overzicht uit) en kijkend naar de vraag besluiten we om dit verzoek niet te honoreren. We gaan doen wat we met de overdracht hebben afgesproken (continuering gedurende 2 jaar). We houden ons aan onze doelstelling en hebben daarom besloten om dit verzoek niet te honoreren. Gabriël zal Suwa Setha dit laten weten. Op actielijst Gabriël 6.8. Pieter deelt een overzicht uit met de financiële stand van zaken van de FLASH Sri Lanka projecten. Zie bijlage.
7.
Integratie Haïti projecten 7.1. Pieter deelt een overzicht uit met de financiële stand van zaken van de FLASH Haïti projecten. Zie bijlage. Wel is er nog onduidelijkheid in financiële zin over een project bij Dr. Goonewardena. Dit betreft een paar duizend euro waarover niets is opgenomen in de raamovereenkomst alsook niet in onderstaand financieel overzicht. 7.2. Het werkbezoek zal plaatsvinden als het nieuwe tehuis van GLA in Fort Jacques in gebruik wordt genomen. De verwachting is dit najaar. 7.3. Iedereen heeft het voorstel “Implementatie Haïti projecten binnen Stichting Ayubowan” ontvangen. Implementatie van deze projecten moet gebeuren. 7.3.1. Op de website zullen de projecten worden opgenomen. 7.3.2. Folder: OK. Foto’s zullen we naar Hilleen sturen. Op actielijst Márti. Planning 1 augustus gereed. 7.3.3. Geen digitale nieuwsbrief; de digitale nieuwsbrief is meer voor algemeen gebruik. Het is wel mogelijk om een nieuwsbrief te maken zoals de CP-ers dat doen richting hun schrijfouders. Hierin kun je meer info kwijt over het project. Deze wordt 3 weken na elke CP vergadering naar de projectdonateurs gestuurd. 7.4. Organisatie Haïti. Zorgen dat de projectendatabase goed bijgewerkt blijft. Verantwoordelijkheid voor Márti en Gabriël.
8.
Overige punten 8.1. Stand van zaken vullen database De lijst met contacten is gereed en kan nu worden geladen in de nieuwe database. Daarna moeten nog de koppelingen tussen de contacten, tehuizen. De planning is dat alles voor de zomervakantie in de database zit. 8.2. Stand van zaken nieuwe website Gabriël heeft met Hugo contact gehad. De kosten zijn 299 euro voor het bouwen van de website. Voor de templates zou er nog max. 200 euro bijkomen. Hilleen heeft het concept bekeken en haar wensen op papier gezet. Op basis van deze gegevens heeft ze een template gekozen. Ze laat een voorbeeld zien. Het ziet er goed uit. We gaan akkoord, dus we kunnen de opdracht geven. Op actielijst Gabriël. 8.3. E-mail adressen tehuizen Reeds besproken. Zie punt 2.2.6 van deze notulen. 8.4. Tekst fiscale aftrekbaarheid. Doel is om mensen te prikkelen om dit te gaan doen zodat ze langer donateurs worden. Wat tips worden nog door Gabriël naar Hilleen gestuurd; zij zal de definitieve tekst maken, publiceren en rondsturen. 8.5. Voorstel briefpapier Kamer van Koophandel veranderen naar KvK. Peter stuurt de nieuwe versie. 8.6. Geld overmaken: we gaan alleen maar geld overmaken als de correcte bankgegevens bekend zijn. Er wordt hierover een bericht naar de CP-ers gestuurd. Op actielijst Pieter 8.7. Don Bosco tehuis. De kwaliteit van de cursus Engelse taal is twijfelachtig. De cursus duurt maar 3 maanden en de resultaten zijn beperkt. We besluiten om dit niet te continueren. Op besluitenlijst 8.8. Overdracht Gampola moet nog plaatsvinden. Er zijn 5 schrijfouders waarvan 4 ouders geen schrijfkind meer in het tehuis hebben. Dus er is maar 1 schrijfkind en er is geen wachtlijst. Hilleen wil de ouders die geen kind meer hebben een wachtkind aanbieden dat in een ander tehuis ziet. Hilleen stelt voor dat zij een kind /tehuis selecteert waar het goed loopt en dat overeenkomsten heeft met hun vorige schrijfkind. Goed voorstel: doen.
3|Page
Verslag vergadering bestuur Stichting Ayubowan gehouden op 10 mei 2014
Op actielijst Hilleen. Aan de huidige schrijfouder mededelen dat Ayubowan het poolgeld niet heeft overgemaakt voordat zeker is dat het geld aankomt. Het gevoel is om met dit tehuis te stoppen. We zullen de situatie opnieuw beoordelen als Nathalie dit tehuis in augustus heeft bezocht. 8.9. Rabo: we incasseren nog steeds de incasso’s voor FLASH donateurs. Wederom veel fouten in de afschriften wegens foutieve incassocodes. Pieter gaat onderzoeken of de incasso niet ondergebracht kan worden bij de ING bank. Op actielijst Pieter 9.
Sluiting
De volgende bestuursvergadering is op 10 mei a.s. bij Bert. Peter Ellemans
Bijlage 1: Financieel overzicht Sri Lanka en Haïti
4|Page
Verslag vergadering bestuur Stichting Ayubowan gehouden op 10 mei 2014
5|Page
