v Verslag Algemene Ledenvergadering, d.d. Maandag 26 november 2012. Aanwezig: Nico van Offeren (voorzitter), Sven Kelder (1e penningmeester, vice-voorzitter), Herbert Bakker (1e secretaris), Piet Karelse ( Bestuurslid facilitaire zaken), Marc Overboom ( Bestuurslid voetbaltechnische zaken senioren), Marjo Meirmans (voorzitter jeugdcommissie a.i.), Albert Hilberdink (2e penningmeester) en Rien Kruijt ( 2e secretaris) Leden: 43 stemgerechtigden leden hebben de presentielijst getekend. Er werden 7 machtigingen afgegeven. Afwezig met kennisgeving: Dennis Hulst, Meeuwis Jongsma, Bert Poelgeest, Bert Loogman, Jaap Celie, Monique Roodenrijs en Bert Kranenburg. 1. Opening. Voordat Nico van Offeren de vergadering opent, vraagt hij de vergadering om 1 minuut stilte in acht te nemen vanwege het overlijden van volgende (oud)leden van de vv Zwanenburg, gedurende het afgelopen jaar: Evert Voorderhaake , Piet Bottelier, Ingrid Labes (echtgenote van Milco Labes), John Uijldert, Jan de Regt en Jan van Gulik. Vervolgens opent Nico van Offeren de vergadering en heet iedereen welkom en in het bijzonder de ereleden Marjo Meirmans, Wim van Rooyen en Rien Kruijt. Erelid Jaap Celie heeft zich voor deze avond afgemeld. Na de laatste Ledenvergadering van 5 juli 2012 j.l. is er hard gewerkt o.a. aan het project. nieuwbouw. Het Bestuur wil deze avond door middel van sheets de plannen en de voortgang aan de vergadering presenteren. Verder zal het voetbalgebeuren en het gevoerde beleid aan bod komen. 2. Goedkeuring verslag vorige vergadering, d.d. 5 juli 2012. Pagina 1: 2e alinea : Alebert Hilberdink moet zijn : Albert Hilberdink. Het verslag werd vervolgens zowel tekstueel als inhoudelijk door de vergadering goedgekeurd. Notulist Rien Kruijt wordt door Nico bedankt. 3. Ingekomen stukken. Herbert Bakker meldt dat de ingekomen stukken bestaan uit de 7 schriftelijke afmeldingen ( per brief of e-mail) voor deze vergadering. Hij noemt deze namen op. Verder zijn er geen ingekomen stukken. 4. Jaarverslag 2011-2012. Herbert Bakker presenteert het jaarverslag . Enkele punten daaruit: v Jan. 2012:100e meisjeslid wordt aangemeld. v April 2012: 1e kampioen: ME1. v April 2012: D2 kampioen v Mei 2012: MD wint internationaal toernooi in Arnhem v Juni 2012: Veteranentoernooi v Juni 2012: Inbraak oude Halfwegkantine. v Juni 2012: Zondag 1 loopt promotie naar 2e klasse mis v Juni 2012: Mini Jeugdkamp in Heino -1-
v Juli 2012: Extra Buitengewone Ledenvergadering over de onderwerpen: Nieuwbouw, Kledingfonds en eventueel nieuw clubshirt. Hierbij is het Bestuursvoorstel voor de Bouw en kledingfondsbijdrage van de leden aangenomen. v Juli 2012: Brand oude Halfwegkantine v Aug.2012: Wederom inbraak oude Halfwegkantine v Sept.2012: Plaatsing nood-kleedkamers v Sept.2012: Zwanenburg in beweging-evenement v Okt.2012: vv Zwanenburg sponsor van KIKA en Inbraak gereedschapsloods Verder de jaarlijks terugkerende evenementen: v Sinterklaasfeest v Kerstparty v Eindejaarstoernooi 6 tegen 6 v Nieuwjaarsreceptie v Schoolvoetbal v Kesbeke toernooi v Vrijwilligersfeest Het aantal seniorenteams bedroeg 10. Het aantal jeugdteams bedroeg 36, waarvan 7 meisjesteams. Het huidige ledenaantal bedraagt per 26.11.2012: 735. Was op 28.11.2011: 777. Was is er dit jaar bereikt: o.a. v Een positief resultaat over het seizoen 2011-2012. v Nieuw shirtsponsors voor alle jeugdcategorieën, te weten: RABObank, Kesbeke, Groenrijk Zwanenburg en A&A Glashandel. v v Diverse kampioenschappen bij de jeugd: ME1, D5, D2, E1 en D3. v Nacompetitie zondag 1. v Plannen nieuwbouw kleedkamers in ver gevorderd stadium. De probleemgebieden: v De volgende vacatures moeten nog ingevuld worden: Kantinemanager, Scheidsrechterscommissie, Bestuurslid Sponsorzaken, Coördinator Vrijwilligerszaken en een Lijnentrekker. 5.Financieel jaarverslag 2011-2012. Sven Kelder presenteert door middel van uitgedeelde exemplaren en sheets het financiële jaarverslag 2011-2012. Het doel van het Bestuur blijft: Ø zuinig zijn zonder het voetbal te vergeten. Ø Een kaspositie opbouwen voor “de verbouwing” Ø Voor de komende jaren een stabiele begroting aan te houden. De resultaten zijn sterk positief. De kaspositie per 30.06.2012 is uitstekend te noemen. Ø De OZB-belastingen uit het verleden zijn afgerond. Ø De opbrengsten van het oude papier staan onder druk Ø De samenwerking met het 4 daags spektakel is opgestart Ø Aandachtspunt blijft de komende jaren de kantine. Het financieel jaarverslag bestaat uit 3 onderdelen, te weten: de Verlies&Winstrekening ( het “huishoudboekje”) de balans per 30 juni 2012 en het kasstroomoverzicht.
-2-
De Verlies & Winstrekening laat zien wat de opbrengsten en kosten zijn geweest. Deze worden vergeleken met de begroting van 2011/2012 en de werkelijke cijfers van 2010/2011. Het resultaat (exclusief afschrijving) is positief. De balans per 30 juni 2012 wordt met die van 30 juni 2011 vergeleken. Het kasstroomoverzicht laat het saldo van de liquide middelen per 30 juni 2012 zien. 6. Verslag kascontrolecommissie. De kascommissie bestond uit de heren Loet Piels, Piet Zaal en Edwin Meijer. Woordvoerder Loet Piels is namens de overige kascommissieleden zeer tevreden over het gevoerde financieel beleid en spreekt zijn waardering uit voor Sven Kelder en Albert Hilberdink voor de nauwkeurigheid waarmee gewerkt is. Zij heeft controle uitgevoerd. Zij heeft na heldere uitleg van 2e penningmeester Albert Hilberdink steekproefsgewijs stukken gecontroleerd en daarbij geen onregelmatigheden aangetroffen. De commissie geeft de vergadering het advies om beide penningmeesters decharge te verlenen. De vergadering neemt dit advies over en stemt unaniem in met het verlenen daarvan. De voorzitter bedankt de kascommissie voor hun medewerking. 7.Begroting 2012-2013 Sven Kelder presenteert de begroting voor 2012-2013. De kosten en opbrengsten voor 2012-2013 zijn afgezet tegen de werkelijke kosten en opbrengsten van 2011-2012. Voor de accommodatie is iets meer begroot dan de werkelijke kosten van 2011-2012. Dat komt door de nieuwbouw. De begroting van het oud papier, sponsoring en omzet kantine is lager dan de werkelijke opbrengsten van 2011-2012. De begroting voor 2012-2013 wordt door de vergadering aangenomen. 8. Vaststelling contributie seizoen 2013-2014. Het Bestuur vraagt de vergadering in te stemmen met een contributieverhoging van 3% ( inflatiepercentage). Met de nieuwe bedragen liggen nog steeds onder het gemiddelde bij de clubs in de regio en zeker die van de clubs in Amsterdam. De doelstelling blijft om het voetbal voor de jeugd uit Zwanenburg en Halfweg betaalbaar te houden. De nieuwe contributiebedragen worden: Senioren € 203,00 (was € 197,00) A-junioren € 147,00 (was € 143,00) B-C junioren € 129,00 (was € 125,00) D-E-F pupillen € 110,00 (was € 107,00) Mini-pupillen € 55,00 (was € 50,00) Niet spelende leden € 60,00 (was € 60,00) De vergadering stemt unaniem in met de door het Bestuur vastgestelde contributie voor het seizoen 2012-2013. 9. Seniorenbeleid. Marc Overboom presenteert voor de laatste keer het seniorenbeleid. Het aantal seniorenteams is gelijk gebleven, n.l.10, te weten: 1 damesteam, 6 zondagteams en 3 zaterdagteams.
-3-
De organisatie rondom de selectie “staat” met Edwin Eefting als hoofdtrainer en geweldige mensen daar omheen. De overige teams moeten zelf veel zaken regelen zoals spelers, scheidrechters enz. De samenwerking met de jeugdafdeling verloopt erg goed. Zo kon de zondag 4 praktisch elke week een A-juniorkeeper “lenen”. De dames hebben afgelopen seizoen op het nippertje de promotie naar de 3e klasse gemist. In dit lopende seizoen hebben de dames de eerste 8 wedstrijden gewonnen, zodat men goed op koers ligt. De zaterdag 2 is na degradatie uit de 3e klasse nu echt een recreatie-elftal geworden. De veteranen 1 hadden een matig seizoen met een 6e plaats. Er heeft wel een verjonging plaatsgevonden, waardoor dit team weer jaren mee kan. De veteranen 2 eindigde op de laatste plaats in hun competitie. Er moeten nieuwe spelers bij komen. De zondag 3 kreeg in de 4e klasse eindelijk serieuze tegenstand en eindigde net boven de fatale streep. De zondag 4 werd knap 3e in de 7e klasse. De zondag 5 trok zich halverwege het seizoen terug. De zondag 6 eindigde als nieuwkomer in de middenmoot. De zondag 2 eindigde de als 2e in de competitie en liep daarmee promotie naar de 2e klasse mis. Komend seizoen doen zij een serieuze gooi naar het kampioenschap. De zondag 1 werd in het eerste seizoen in de 3e klasse 4e, wat goed genoeg was voor de nacompetitie. Daarin werd in de finale pas na verlenging verloren van United/DAVO. 10. Bestuurszaken. Allereerst bedankt Nico de aftredende bestuursleden Marc Overboom en Piet Karelse voor hun vele werk wat zij voor de vv Zwanenburg verricht hebben. Aftredend en niet herkiesbaar: Sven Kelder (1e penningmeester). Het Bestuur stelt voor om Herbert Bakker als 1e penningmeester te benoemen. Aftreden en benoeming secretaris: Herbert Bakker is aftredend. Het Bestuur stelt voor om Femke van der Veen als 1e secretaris te benoemen. Aftredend en niet herkiesbaar: Marc Overboom ( Bestuurslid Voetbalzaken senioren) . Het Bestuur stelt voor om Loet Piels als bestuurslid Voetbalzaken senioren te benoemen. Aftredend en niet herkiesbaar: Piet Karelse (Bestuurslid Facilitaire zaken).Voor deze bestuursfunctie bestaat nu een vacature. Benoeming bestuurslid projecten. Deze is in het leven geroepen om de nieuwbouw goed te kunnen begeleiden. Kandidaat voor deze functie is Sven Kelder. Verder bestaat er een vacature voor de functie van bestuurslid sponsorcommissie De vergadering stemt unaniem in met de benoeming van alle voorgestelde kandidaten. De volledige Bestuurssamenstelling ziet er hierna als volgt uit: Nico van Offeren Voorzitter, PR, vrijwilligersbeleid (voorlopig), Representatie club, Normen & Waarden, Evenementencommissie, Sponsorcommissie (voorlopig) Herbert Bakker 1e penningmeester, financiën & administratie. Kantinezaken. Albert Hilberdink 2e penningmeester, financiën & administratie
-4-
Femke van der Veen
Rien Kruijt Loet Piels Sven Kelder Marjo Meirmans Monique Schut
1e secretaris, communicatie, correspondentie, Notuleren, voorbereiding vergaderingen, Vrijwilligerscoördinatie. 2e secretaris, ledenadministratie, strafcommissie, Administratie sponsorcommissie. Bestuurslid Voetbaltechnische zaken Senioren Bestuurslid Projecten Voorzitter jeugd a.i. Voorzitter kantinecommissie
11. Benoeming kascommissie. Loet Piels is nu teruggetreden als voorzitter van de kascontrolecommissie. Piet Zaal blijft lid van deze commissie. Edwin Meijer heeft bedankt, zodat er 2 kandidaten gevonden moeten worden. Marc Overboom en Robin Poelsma zijn bereid om in de kascontrole-commissie plaats te nemen. 12. Accommodatie De brand in het oude Halfweggebouw heeft de besluitvorming wat betreft de nieuwbouw versneld. Het totale plan bestaat uit 3 fases: v Fase 1A: Realisatie van de nieuwbouw. Verplaatsing van het mini-veld. v Fase 2: Modernisering van de houtbouw v Fase 1 b 3: Herinrichting van terrein en sloop oude Halfweggebouw Op de extra ledenvergadering hebben de leden toestemming voor de nieuwbouw gegeven. Er werden bodemonderzoeken en sonderingen uitgevoerd. Er werden aan 8 partijen uitnodigingen gestuurd om een offerte in te dienen. 5 partijen hebben hierop gereageerd. Na een selectie bleven er 2 partijen over. Er werden aanpassingen aan de indeling en invulling gedaan. De offertes werden uitgeonderhandeld en hier hebben 2 partijen op geboden. De keuze viel op de firma Badhoeve Bouw en Buijs BV. De redenen hiervoor waren: zij waren de goedkoopste, waren het meest flexibel en belangrijk was de locale binding. De detailtekeningen kunnen nu worden gemaakt en dan zal vervolgens een bouwvergunning worden aangevraagd. Na het verkrijgen van de vergunning zal een sloopvergunning voor het oude Halfweggebouw worden aangevraagd. Er werd een bouwcommissie aangesteld die bestaat uit: Richard Griffioen, Rene van der Peet, Harry Hiskemuller, Sven Kelder en Piet Karelse. Sven legt via sheets uit, hoe de indeling van het nieuwe gebouw er uit gaat zien. Kleedkamer 1 is groter dan de overige kleedkamers en is bestemd voor de zondag 1. Er werd gevraagd of kleedkamer 1 uitsluitend voor de zondag 1 bestemd is. Sven antwoordt daarop dat ook alle selectieteams hier gebruik van mogen maken. Het bouwbudget: Budget van fase 1 = € 550.000,00. Bestaat uit: Bouwkosten, BTW, Leges, Inrichting kleedkamers, Aansluiting NUTS en Bestrating. De overige kosten zijn al gefinancierd. Er is een bedrag van € 100.000,00 gebudgetteerd voor fase 2 (opknappen houtbouw) De totaal benodigde kosten bedragen derhalve € 650.000,00. Financiering: De basis bestaat uit: Eigen geld, Sponsoring, Actie: Zwanenburg in beweging (28/29 september 2013) en uitkering verzekeraar.
-5-
De sluitposten zijn: v de ledenbijdrage (definitief besluit ALV 2012) van € 40,00 per lid per jaar. € 60,00 euro per gezin (ouder+ jeugdleden of meerdere jeugdleden). Minimaal 1 jaar en maximaal 3 jaar. Is afhankelijk van opbrengsten van acties. v Externe lening. Sven verwacht dat de tijdsduur van de ledenbijdrage 3 jaar zal worden, omdat 2 acties niets opgeleverd hebben( Voetbalplaatjesboek en Fondswerving). Er wordt opgemerkt dat het voorbarig is om nu al vast te stellen dat de tijdsduur van de ledenbijdrage 3 jaar wordt. Nico antwoordt daarop dat het uiteindelijke besluit afhangt van o.a. de sponsoring van de kleedkamers en de opbrengsten van eventuele acties. Er is destijds aan de leden gevraagd om goedkeuring van het budget van € 550.000,00 en niet voor die van € 650.000,00 zoals deze nu gepresenteerd wordt. Voor de benodigde € 100.000,00 voor fase 2 zal nog toestemming van de leden gevraagd moeten worden. De leden moeten namelijk akkoord gaan met de benodigde € 100.000,00 extra. Boven de € 25.000,00 is toestemming vereist( = statutair vastgelegd) Er kan dan nog over de tijdsduur van de ledenbijdrage gesproken worden. Na de nodige discussie over de financiering, wordt de vergadering voor 5 minuten door Nico geschorst voor onderling overleg. Na dit overleg komt Nico met het volgende; Het Bestuur stelt de vergadering het volgende voor: “Onderschrijft de vergadering de visie zoals die er nu ligt, om akkoord te gaan met de aanpak van zowel fase 1 als fase 2 voor een bedrag van € 650.00,00. Het Bestuur zal er zorg voor dragen, dat zodra er een plan ligt voor fase 2,wat meer dan op € 25.000,00 zal gaan kosten, het Bestuur het plan aan de ledenvergadering zal voorleggen” De vergadering gaat hiermee akkoord. Er wordt geopperd om de contributie met 40 euro te verhogen. Daar wordt niet voor gekozen. Er wordt gevraagd of men niet bang is, dat deze verplichte bijdrage leden zal gaan kosten. Nico verwacht dit niet. Financiering : Aflossing externe lening. € 14.000,00 aflossing per jaar (10 jaar) € 7.000,00 rente wordt jaarlijks minder bij 5%) € 21.000,00 maximale kosten. 13. Jeugdbeleid. Marjo Meirmans presenteert het jeugdbeleid. Zij spreekt liever over de jeugdorganisatie. Jose heeft het jeugdbestuur verlaten, i.v.m. verhuizing. Irma Termars neemt haar plaats in. Erik Smit heeft besloten om te stoppen met de jeugdafdeling. De coördinatorentaken worden nu door Marjo en Coos Smiesing gedaan. Coos doet ook nog budgetbewaking, onderhoudt contacten met de organisatie van het jeugdkamp en regelt de bezetting van het wedstrijdsecretariaat. Irma regelt de toernooien, verzorgt de attenties en maakt deel uit van de jeugd-evenementencommissie. Het aantal jeugdleden bedraagt voor het seizoen 2012-2013: 455. Was in het seizoen 2011— 2102 : 492 Het aantal teams bedraagt voor het seizoen 2012-2013: 36. Is gelijk aan het aantal van het seizoen 2011-2012.
-6-
Gebeurtenissen: v Lastige start i.v.m. late zomervakantie scholen v Er zijn ouderavonden georganiseerd, die goed bezocht werden v Bijna alle posten zijn ingevuld, zoals coördinatoren, leiders en trainers v Mini-afdeling uitzonderlijk groot ( circa 40 spelers) v Bijzonder prettige samenwerking met senioren v KIKA op de achterkant van de shirts van de jeugd. v VVZ-KIKAtoernooi voor de D1,D2 en B1 en B2 zal in juni 2013 gehouden worden. Dit zal door Ger Singer georganiseerd worden. v Er zal geprobeerd worden om in 2013 weer techniektrainingen voor de jeugd te organiseren. 14. Commerciële zaken.( sponsoring) Nico presenteert als ad interim-voorzitter sponsorzaken de gang van zaken op het gebied van de sponsoring. In de afgelopen zomer zijn de contracten met de belangrijkste sponsors voor een periode van 3 tot 5 jaar verlengd. Dit zijn: Kesbeke, Drukkerij Koopmans, Glashandel A&A, Groenrijk van Beem, Cees Steur, van Denderen/Hoogenbos , de RABObank en Bratpack. v Er is een goede deal gesloten met Haverhals/Hummel voor jeugdshirts. v Ook Albert Heijn heeft dit jaar het jeugdkamp weer gesponsord. In december zal er weer over de sponsoring van het jeugdkamp van 2013 met A-H gesproken worden. v Er zijn sponsorevenementen in de planning v Er heeft zich iemand aangemeld als shirtsponsor voor de Dames-senioren. v KIKA project Negatieve punten; v Sponsorinkomsten staan onder druk ( landelijke trend) v Er is achteruitgang in de kleine reclameborden en de uitingen op de website ( buttons en banners) v De begroting voor het seizoen 2012-2013 zal circa € 5.000,00 lager zijn dan het resultaat. v Er bestaat onduidelijkheid over één sponsor ( niet in cijfers opgenomen) v Er wordt nog steeds naar een voorzitter van de sponsorcommissie gezocht 15. Vrijwilligersbeleid. Nico meldt dat er aantal zaken goed verlopen, maar helaas zijn er ook nog de nodige verbeteringen noodzakelijk. Positieve punten; v De inzet van Femke van der Veen heeft goede resultaten opgeleverd v Het beheer van de database onder beheer Sjaak Visser loopt goed. v Er is nu een schoonmaakploeg die elk kwartaal de boel grondig reinigt v De bezetting van het wedstrijdsecretariaat loopt nu redelijk goed. v Een werkgroepje werkt momenteel aan de verbetering van processen en databasestructuren.
-7-
Verbeteracties: v Er wordt een vervanging gezocht voor Femke. Het gaat om de post Vrijwilligerscoördinator v Complexe issues met planning kantine. (verbeteracties voor 2e helft van het seizoen) v Te veel leden gaan er nog te gemakkelijk mee om. v De pot van de vrijwilligersafkoop is opgebouwd naar € 5.130,00 v Er moet nog meer structuur komen (Meehelpen en denken helpt…..) 16. Rondvraag. Cees van Steijn merkt op dat de kleedkamers op zondag soms erg smerig zijn. Hij wordt daar veel door bezoekende clubs over aangesproken. Hij vraagt of er ook b.v. op de zondagochtend schoon gemaakt kan worden. Nico antwoordt daarop dat het moeilijk is om daar mensen voor te vinden. Hij wijst erop dat de leiders van de teams na afloop de kleedkamers controleren. Zou ook een taak van de bezetting van het wedstrijdsecretariaat kunnen zijn. Een ander voorstel is om na inspectie de borg van € 10,00 niet terug te geven als de kleedkamer smerig wordt achter gelaten. Andre Hoogland vraagt of de kledingbijdrage apart gefactureerd wordt. Nico antwoordt daarop dat het kledingfonds voortaan bij het contributiebedrag zal inbegrepen zal worden. Nico wil nog zijn dank en waardering uitspreken aan de personen achter de tafel over het vele werk wat zij als vrijwilliger verricht hebben en in het bijzonder aan de bouwcommissie. 17. Sluiting: Nico sluit de vergadering en bedankt iedereen voor haar/zijn aanwezigheid en inbreng.
Rien Kruijt, notulist
-8-
