Rapport Gemeentelijke Ombudsman
Aanvraag bijzondere bijstand Sociale Dienst Amsterdam, regio Noord
17 december 2004 RA0409921
Samenvatting Verzoeker heeft een chronische ziekte en vraagt bijzondere bijstand voor medische kosten aan. De Sociale Dienst behandelt de aanvraag niet binnen de wettelijk toegestane twee maanden. Ook wordt noodzakelijke informatie over een voorliggende voorziening niet verstrekt. Wanneer het besluit uiteindelijk genomen wordt, blijkt het niet te kloppen en wordt ingetrokken. Ook aan het nieuwe besluit kleven gebreken. Ten slotte laat de Sociale Dienst na om de GG&GD te vragen of verzoeker in aanmerking komt voor toelating tot de Regeling chronisch zieken en gehandicapten. Deze gang van zaken is niet behoorlijk, meent de Gemeentelijke ombudsman.
Oordeel De onderzochte gedraging onbehoorlijk.
Rapportnummer: RA0409921 Datum: 17 december 2004 Aantal pagina’s: 2/5
Verzoek Het verzoek tot onderzoek is op 1 juni 2004 schriftelijk ingediend en betreft de Sociale Dienst Amsterdam, regio Noord. Het gevraagde onderzoek heeft betrekking op: de behandeling van aanvragen bijzondere bijstand.
Bevindingen Achtergrond van het verzoek Verzoeker heeft suikerziekte en is praktisch blind. Op 23 februari 2004 stuurt zijn gemachtigde twee brieven met een verzoek om bijzondere bijstand. De ene aanvraag betreft een koelkast; de andere aanvraag gaat om diverse kosten in verband met de handicap, zoals de kosten van telefoon, pedicure, dieet en bewassing. Op 17 maart stuurt de dienst een aanvraagformulier vanwege de koelkast terug. De gemachtigde stuurt het formulier ingevuld retour en levert desgevraagd nog enige financiële gegevens, zoals het banksaldo. Op 1 april volgt een bezoek van de GG&GD vanwege de overige aangevraagde kosten en op 6 april doet de gemachtigde een aanvraag voor extra energiekosten. Een ontvangstbevestiging of een inhoudelijke reactie blijft uit. Daarom neemt verzoeker zelf een paar keer telefonisch contact op met de dienst. Hij moet gewoon afwachten, wordt hem meegedeeld. Wanneer hij begin juni nog niets heeft vernomen, wendt zijn gemachtigde zich tot de ombudsman. Nadere ontwikkelingen Het bureau ombudsman neemt telefonisch contact op met de dienst. Verzoeker blijkt geen schulden te hebben, en dat betekent voor de koelkast dat hij eerst een lening bij de Gemeentelijke Kredietbank moet aanvragen. Het is niet duidelijk waarom verzoeker niet meteen naar de bank is verwezen en evenmin waarom het dossier na het huisbezoek door de GG&GD nog twee maanden is blijven liggen. Half juni worden de overige kosten – behalve de extra waskosten - onder voorwaarden toegekend. De extra waskosten worden afgewezen, omdat de dienst niet weet hoe hoog deze kosten zijn. Verzoeker moet aan de hand van bewijsstukken aantonen aan wie en welk bedrag hij maandelijks voor het verzorgen van zijn was betaalt. Verzoekers gemachtigde verstrekt deze informatie meteen. Wanneer de ombudsman vraagt of verzoeker tot de Regeling chronisch zieken en gehandicapten is toegelaten, blijkt de medewerkster deze regeling niet te kennen. Volgens een andere medewerker kan verzoeker nu nog niet worden toegelaten, omdat er een wachtjaar geldt. Desgevraagd bevestigt de Concernafdeling Beleid dat voor toelating tot de Regeling chronisch zieken en gehandicapten geen wachtjaar geldt. De ombudsman deelt dit aan de medewerkster mee; zij zegt toe dit punt met de beslisser te bespreken. Als resultaat hiervan stuurt de dienst verzoeker een aanvraagformulier toe. Daarop moet verzoeker vermelden dat het verzoek om toelating tot deze regeling een aanvulling op de aanvraag bijzondere bijstand van 23 februari betreft. Vier weken later wijst de dienst de aanvraag af, want: ‘Onduidelijk is wat u exact wenst aan te vragen. In uw schrijven verwijst u naar het advies van de GG&GD. Wij hebben echter reeds conform het advies van de GG&GD gehandeld …’
Rapportnummer: RA0409921 Datum: 17 december 2004 Aantal pagina’s: 3/5
Reactie van de dienst Verzoekers aanvraag van 23 februari is vanwege beperkte personele bezetting op 17 maart in behandeling genomen. Er is toen een aanvraagformulier gestuurd en er werd een hersteltermijn geboden om ontbrekende gegevens in te leveren. De informatie die bij een aanvraagformulier wordt verstrekt, is afhankelijk van de aanvraag. In dit geval werd er helaas geen informatie verstrekt over de voorwaarden voor toekenning en voorliggende voorzieningen. Er is op dat moment ook niet naar de Gemeentelijke Kredietbank verwezen. De dienst erkent dat dit allemaal wel had moeten gebeuren. Ook is er op 17 maart een adviesaanvraag naar de GG&GD gestuurd. In de loop van april stuurde de GG&GD het advies naar de dienst. De verdere behandeling heeft tot half juni op zich laten wachten. Oorzaken zijn personele onderbezetting en de overdracht van de aanvraag naar een andere behandelaar. De Regeling chronisch zieken en gehandicapten is in de aanvraag niet expliciet genoemd. Gewoonlijk geeft de GG&GD uit eigen beweging aan of betrokkene tot de doelgroep behoort. In dit advies heeft de GG&GD daarover niets opgenomen. Overigens was de aanvraag om toelating niet onduidelijk, maar door wisseling van behandelaar is de aanvraag niet juist en tijdig afgehandeld. Dat is ook de reden dat er geen telefonisch contact is opgenomen om de benodigde duidelijkheid te krijgen en de aanvraag meteen is afgewezen. Er is geen hersteltermijn geboden, omdat er na de eerste hersteltermijn geen aanleiding is gezien een tweede hersteltermijn te bieden. Het besluit van half juni zal worden ingetrokken en er zal een nieuw besluit worden gestuurd. Nader onderzoek Dit besluit van eind juli vermeldt de berekening van de bijzondere bijstand, inclusief de vergoeding vanwege de Regeling chronisch zieken en gehandicapten. De wijze van berekening is voor de ombudsman aanleiding om hierover vragen te stellen aan de Concernafdeling Beleid. Dit heeft tot gevolg dat de berekening door de regio herzien wordt. Ook blijkt dan dat er nog geen besluit over de bewassingskosten is genomen. De dienst zegt de ombudsman toe dit meteen bij de herberekening te zullen meenemen. Reacties op bevindingen Het resultaat van het onderzoek is als verslag van bevindingen naar verzoekers gemachtigde, naar de Sociale Dienst en naar de GG&GD gestuurd teneinde een nadere reactie mogelijk te maken. De gemachtigde stemt in met het verslag. De dienst heeft naar aanleiding van deze zaak de werkinstructies over toepassing van de Regeling aangepast. Het betreft in het bijzonder een verduidelijking van de wijze van berekening. Verder zijn de afspraken met de GG&GD over de te hanteren werkwijze hernieuwd. Van de GG&GD is niets vernomen.
Rapportnummer: RA0409921 Datum: 17 december 2004 Aantal pagina’s: 4/5
Overwegingen De Wet Werk en Bijstand (WWB) kent niet - zoals de Algemene bijstandswet - termijnen voor het beslissen op een aanvraag. Daarom is sinds 1 januari 2004 (de datum van inwerkingtreding van de WWB) de Algemene wet bestuursrecht (Awb) leidend. Artikel 4:13 onder 2 van deze wet legt een beslistermijn van acht weken vast. In geval van verlenging zal het bestuursorgaan de aanvrager moeten informeren. Daarbij moet ook een redelijke termijn worden genoemd waarbinnen de aanvrager het besluit tegemoet kan zien. De dienst erkent impliciet dat zowel het verzoek om advies aan de GG&GD als de afhandeling van de aanvraag na ontvangst van het GG&GD-advies te lang op zich heeft laten wachten. De oorzaken die de dienst hiervoor noemt, zijn wel een verklaring maar daarom nog geen excuus. Het beginsel van een actieve informatieverstrekking brengt met zich mee dat de overheid tijdige, juiste, volledige en begrijpelijke informatie aan de burger verstrekt. Dat zou in dit geval hebben betekend dat de dienst per omgaande de benodigde informatie over voorwaarden voor toekenning en de voorliggende voorziening had verstrekt. Vast staat dat dit pas meer dan drie maanden na de aanvraag en derhalve niet tijdig is gebeurd. Daarmee is niet voldaan aan voornoemd beginsel. De gang van zaken klemt te meer nu de beslissing dusdanige gebreken bevatte dat het besluit werd ingetrokken en er een nieuw besluit werd genomen, dat op zijn beurt ook weer onjuistheden bleek te bevatten. Het vertrouwensbeginsel brengt onder andere met zich mee dat bijstandsgerechtigden erop moeten kunnen vertrouwen dat de berekening van hen toekomende gelden nauwgezet wordt uitgevoerd. Dat is ook van belang vanuit het oogpunt van een doelmatige besteding van overheidsmiddelen. Vast staat dat de dienst de berekening heeft moeten herzien. De dienst heeft derhalve voornoemde norm geschonden. Artikel 4:5 van de Awb verplicht de overheid om de aanvrager de gelegenheid te geven de ontbrekende gegevens aan te vullen. Dat zou in dit geval hebben betekend dat de dienst verzoeker om aanvullende gegevens over de hoogte van de extra waskosten had gevraagd. Vast staat dat de dienst verzoeker deze gelegenheid niet heeft geboden en de aanvraag meteen heeft afgewezen. Daardoor heeft de dienst ook op dit punt in strijd met de Awb gehandeld. Het herstel van verzuimen komt ook naar voren in de opmerking van de dienst dat er geen aanleiding was een tweede hersteltermijn te bieden. De eerste hersteltermijn betrof het verstrekken van financiële gegevens; de situatie die de dienst als tweede hersteltermijn betitelt, betreft de toelating tot de Regeling chronisch zieken en gehandicapten (hierna kortweg de regeling genoemd). Conform de werkvoorschriften vraagt de dienst de GG&GD om advies over toelating tot de regeling. Dat gebeurt altijd in combinatie met een verzoek om advies vanwege een (vervolg)aanvraag bijzondere bijstand voor medische kosten. Er was al een aanvraag bijzondere bijstand voor medische kosten ingediend. Daarom is het niet duidelijk waarom verzoeker zelf een aanvulling op de eerdere aanvraag moest indienen. Volgens de dienst hebben de Sociale Dienst en de GG&GD onderling afgesproken dat de GG&GD ook op eigen initiatief kan zeggen dat iemand tot de doelgroep van de regeling behoort. Dit neemt de verantwoordelijkheid van de dienst om actief advies over toelating te vragen, niet weg. Verwacht had dus mogen worden dat de dienst eigener beweging een aanvullend verzoek aan de GG&GD had gericht. Vast staat dat dit niet is gebeurd. Verder is in dit licht de opmerking over het bieden van een (tweede) hersteltermijn niet te plaatsen. De mededeling van de dienst aan de ombudsman dat de afwijzing zijn oorzaak in de wisseling van de behandelaar vindt, wekt overigens verbazing. De tekst van het bewuste besluit zegt duidelijk dat onduidelijkheid de reden van de afwijzing is. Dit laatste is in tegenspraak met de informatie aan de ombudsman.
Rapportnummer: RA0409921 Datum: 17 december 2004 Aantal pagina’s: 5/5
Ten overvloede zij nog het volgende opgemerkt. In diverse rapporten en jaarverslagen (voor het laatst in het jaarverslag 2003) wees de ombudsman erop dat de regeling onvoldoende bekend was bij de medewerkers van de Sociale Dienst. De directie van de Sociale Dienst heeft dat in een reactie aan de ombudsman naar aanleiding van de aandachtspunten in het jaarverslag 2002 (!) bevestigd. Uit de onderhavige zaak blijkt dat de regelgeving die de dienst moet uitvoeren, kennelijk nog steeds onvoldoende bekend is. Dit benadrukt nog eens het belang van een goede opleiding en van een regelmatige 'opfris'cursus voor de medewerk(st)ers van de dienst, óók een kwestie waarover de ombudsman zich reeds meerdere malen heeft uitgesproken. Het kan immers niet zo zijn dat een externe instantie als de ombudsman beter op de hoogte is van de van toepassing zijnde wet- en regelgeving dan de medewerk(st)ers van de dienst die deze wet- en regelgeving moeten uitvoeren. Uit het bovenstaande blijkt dat op een aantal punten niet is voldaan aan de eisen die aan een professionele organisatie als de Sociale Dienst gesteld mogen worden. Er is sprake van een optelsom van onzorgvuldigheden. Dit laatste leidt tot het zwaarste oordeel dat de ombudsman kent.
Oordeel De onderzochte gedraging onbehoorlijk.
