Zaakkenmerk: 740877 Afdelingshoofd: J. Hulzebos Onderwerp: Jaarstukken 2013 BOH en resultaatbestemming 2013 BOH
Datum: 18 juni 2014
Aanbieding
Hierbij bieden wij u aan de jaarstukken van de BOH over 2013 en ons voorstel voor de resultaatbestemmingen.
Inleiding
Met genoegen leggen wij de jaarrekening en het jaarverslag 2013 van de Bestuursdienst OmmenHardenberg (BOH) aan u voor. Het jaar 2013 was het eerste volledige jaar na de ambtelijke fusie en stond in het teken van het verder constructief bouwen aan de organisatie. De rekeninguitkomst van de BOH in 2013 bedraagt € 2.180.120 positief en wordt gevormd door diverse onder- en overschrijdingen die gedurende 2013 zijn opgetreden. Een aantal budgetten is in 2013 niet of deels besteed. Hiervoor wordt d.m.v. resultaatbestemming voorgesteld om deze budgetten voor 2014 opnieuw beschikbaar te stellen. Dit betreft een totaalbedrag van € 1.246.000 en wordt verderop toegelicht.
Verklaring resultaat 2013
De grootste onder- en overschrijdingen (afgezien van de onderschrijdingen, waarvan wordt voorgesteld deze d.m.v. resultaatbestemming mee te nemen naar 2014) worden hieronder toegelicht. Voor een nadere analyse wordt verwezen naar de analyses in de jaarrekening. • Vergoeding CAO-stijging (INC) Voor een eventuele CAO-stijging van de salarislasten is een budget van € 257.000 geraamd. Aangezien er nog geen akkoord is bereikt is dit geld niet besteed. In het verleden is er voor gekozen, dat de BOH geen eigen reserves mag vormen. Vandaar dat dit geld terugvloeit naar de gemeenten, maar als met terugwerkende kracht een akkoord wordt gesloten, zal dit bedrag alsnog nodig zijn en zal een beroep op de gemeenten gedaan worden. • Stuwmeer verlofuren (INC) Per 1 januari 2013 bestond een verplichting aan de voormalige medewerkers van de gemeente Ommen van € 600.000 inzake een stuwmeer aan verlofuren. Er zijn op medewerkersniveau maatwerkgesprekken gevoerd. Dit heeft er toe geleid dat een gedeelte van de verlofstuwmeer-uren is afgekocht (middels uitbetaling en afboeking hypotheeklast). Voor een ander deel zijn met medewerkers tijd voor tijd-afspraken gemaakt en is geen geldelijke vergoeding ingezet.
• •
•
•
•
•
Hier is zeer kritisch mee omgegaan in die zin dat alleen herbezetting van deze uren heeft plaatsgevonden, daar waar dit strikt noodzakelijk was. Er is maximaal ingezet op efficiency en er heeft een bezuinigingsslag binnen de BOH plaatsgevonden, door de betreffende mensen niet te vervangen. Gebleken is dat door deze handelwijze een aanzienlijk deel van het beschikbaar gestelde budget niet hoefde te worden ingezet. Voordeel: € 327.000 (INC) Vacatures/inzet derden/detacheringen Door het niet of goedkoper invullen van vacatureruimte en het detacheren van personeel aan andere gemeenten of instanties is een voordeel van € 330.000 (INC) ontstaan. Vrijwillige Brandweer (INC) De vergoedingen aan de vrijwilligers van de brandweer worden al jaren met een kwartaal vertraging uitbetaald. Door de overgang van de brandweer naar de Veiligheidsregio moeten de uren van 2013 in 2013 worden uitbetaald. Maar doordat er ook nog het laatste kwartaal van 2012 uitbetaald is in 2013 zijn in 2013 dus 5 kwartalen uitbetaald. De oorzaak van dit nadeel ligt al bij de overgang van de vrijwilligers naar de BOH per 1 juli 2012. Destijds is in de BOH het tweede kwartaal 2012 ten onrechte uitbetaald, terwijl deze nog door de gemeenten betaald hadden moeten worden. Nadeel: - € 284.000 Frictiegelden (INC) In 2013 heeft er een afname plaatsgevonden van de bovental. Met name in 2014 zullen de meeste gemaakte afspraken geeffectueerd moeten worden, zodat de bovental per 31 december 2014 is opgelost. Door de afname van de bovental en het daarnaast niet invullen van vacatures (of doordat vacatures door goedkoper personeel zijn ingevuld) is van het beschikbaar gestelde frictiegeld € 208.000 niet besteed. Reiskosten (STR) De werknemers, die voorheen in dienst waren van de gemeente Ommen kregen geen reiskostenvergoeding woon-/werkverkeer. Na de ambtelijke fusie krijgen alle medewerkers een vergoeding. Ook zijn sommige medewerkers van standplaats veranderd, dat een aanpassing van de vergoeding tot gevolg heeft. Tevens worden hogere kosten gemaakt door de dienstreizen tussen de standplaatsen. Hierdoor is een overschrijding van het budget van - € 196.000 ontstaan Eenmalige teruggaaf basispremie WAO/WIA 2013 (INC) De BOH heeft een eenmalige teruggaaf ontvangen van 28,82% van de basispremie WAO/WIA.. Het betreft een incidenteel voordeel van € 150.000. Kapitaallasten (INC) De werkelijke kapitaallasten wijken af van de ramingen, doordat projecten/investeringen nog niet zijn opgestart/afgerond. Voordeel: € 156.000
Voor de uitgebreide analyse op de diverse onder- en overschrijdingen en de analyses op andere onderdelen wordt verwezen naar de toelichting in de jaarrekening.
Resultaatbestemming 2013
In 2013 is een aantal specifieke budgetten – om uiteenlopende redenen – niet of deels besteed. Wij stellen u voor om de hierna genoemde restantbudgetten in 2014 weer beschikbaar te stellen, zodat de uitvoering van onderliggende activiteiten door kan gaan.
Voorstel tot resultaatbestemmingen: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
Omschrijving Harmonisatie hardware / software Management dashboard Opbouwen BGT Inrichting en conversie Dimpact Gezondheidsmanagement Hertaxatie gemeentelijke eigendommen i-NUP-gelden Harmonisatie en aanpassing nieuwe organisatie SEPA Informatiebeveiliging Bedrijfskleding TVH Kapitaallasten diverse tractiemiddelen Projecten bedrijfsvoering 2014 Totaal
Bedrag 28.000 20.000 71.000 120.000 34.000 33.000 196.000 13.000 27.000 272.000 34.000 198.000 200.000 1.246.000
1) Harmonisatie hardware/software Betreft budget t.b.v. de ICT-integratie als gevolg van de ambtelijke fusie. Na de fusie hebben de ICT-afdelingen 2012 en 2013 gebruikt om de twee ICT-werkomgevingen op een dusdanige wijze in elkaar te schuiven dat er voor de werknemers een zo toegankelijk mogelijke werkomgeving werd gecreëerd. In 2014 moet dit verder worden geoptimaliseerd en moeten er nog activiteiten worden uitgevoerd, die nog niet zijn opgepakt. 2) Management dashboard In 2013 is voor de afdeling Dienstverlening een dashboard ontwikkeld. Dit zal in 2014 verder worden ontwikkeld en mogelijk worden uitgerold naar andere afdelingen. 3) Opbouwen BGT (Basis Registratie Topografie) Na besluitvorming in maart 2013 is gestart met het opbouwen van een BGT. De vacature voor externe ondersteuning is later ingevuld, waardoor de financiële middelen in 2013 niet zijn gebruikt, maar in 2014 wel nodig zijn. 4) Inrichting en conversie Dimpact De implementatie en conversie van Dimpact is een meerjarig project, met een einddatum in 2015. 5) Gezondheidsmanagement In 2013 is in opdracht van het Directieteam gestart met de voorbereidingen voor een onderzoek onder alle medewerkers naar de oorzaken van ziekteverzuim. Het onderzoek wordt begin 2014 verder uitgerold. Dit onderzoek maakt deel uit van het beleid gezondheidsmanagement, waar tevens ‘Vit Werkt!’ onderdeel van uit maakt, dat ook in 2014 weer zal worden opgepakt.
6) Hertaxatie gemeentelijke eigendommen In 2012 is budget beschikbaar gesteld voor de periode 2012-2015 voor hertaxatie van gemeentelijke eigendommen. Het werk is in 2013 conform planning uitgevoerd en loopt daarmee in de pas met de lengte van de verzekeringsduur. De budgetten voor 2014 en 2015 zullen moeten worden overgeheveld naar 2014. 7) I-NUP-gelden (Nationaal UitvoeringsProgramma) De i-NUP-gelden 2013 zijn in 2013 niet ingezet. Dit project is gericht op doorontwikkeling van de digitale dienstverlening aan de burger. Het is een meerjarig programma, dat doorloopt tot 2017 en daarom is het van belang dit budget mee te nemen naar 2014. 8) Harmonisatie en aanpassing nieuwe organisatie De harmonisatie en de aanpassing van de nieuwe organisatie is een meerjarig proces. Dit brengt scholingsaanvragen met zich mee, die daar direct verband mee houden, zoals opleiding applicatiebeheer, functioneel beheer en scholing postregistratie. 9) SEPA Door het Directieteam is besloten de kosten van het SEPA-project ten laste van de ICTbudgetten 2013 te brengen. Het grootste deel van de kosten wordt in 2014 gemaakt. 10) Informatiebeveiliging In 2013 is een breed statusonderzoek uitgevoerd op het gebied van informatiebeveiliging. Uit de verschillende onderzoeken zijn meerdere kwetsbaarheden naar voren gekomen die voor de BOH risico's met zich meebrengen. De BOH wil mogelijk aansluiten bij de Informatiebeveiligingsdienst voor gemeenten (IBD) waardoor zij de maatregelen zoals opgenomen in de strategische en tactische baseline zal moeten uitvoeren. Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) heeft opdracht gegeven voor het ontwikkelen van een Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG) om: op een vergelijkbare manier efficiënt te werken met informatiebeveiliging; aan alle eisen op het gebied van Informatiebeveiliging te kunnen voldoen; de auditlast te verminderen en gemeenten een aantoonbaar betrouwbare partner te laten zijn. 11) Bedrijfskleding TVH (Toezicht en Veiligheid Hardenberg) In het kader van de professionalisering van de gemeentelijke boa’s (buitengewoon opsporingsambtenaren) moet het herkenbare uiterlijke in de openbare ruimte vergroot worden. In 2013 is gewerkt aan een ontwerp van een modeluniform, dat is ontworpen door de VNG. Vandaar is de afgelopen jaren terughoudend omgegaan met het aanschaffen en vervangen van dienstkleding. Nu duidelijk is hoe het uniform er uit moet zien kan worden overgegaan tot aanschaf van nieuwe dienstkleding in 2014. Voorstel is om een deel van het overschot in 2013 van TVH hiervoor over te hevelen naar 2014. 12) Kapitaallasten diverse tractiemiddelen In afwachting van de resultaten van een efficiencyonderzoek naar de inzet tractiemiddelen is een aantal te vervangen voertuigen “in de wacht“ gezet. Daarnaast is er vaak sprake van langdurige aanbestedingstrajecten. Het niet of later doen van deze vervangingsinvesteringen heeft geleid tot een besparing op de kapitaallasten. Dit bedrag is als resultaatsbestemming aangegeven ter toevoeging aan de reserve vervanging tractie middelen.
13) Projecten bedrijfsvoering 2014 Door het Algemeen Bestuur van de BOH is op 4 maart 2013 besloten om een aantal binnen de BOH uit te voeren werkzaamheden m.b.t. de bedrijfsvoering ten laste te brengen van het jaarresultaat 2014 van de bestuursdienst. Gelet op de uitkomst van de jaarrekening 2013 wordt voorgesteld de incidentele lasten van deze projecten in plaats daarvan te dekken uit laatstgenoemd jaarresultaat. Onzekerheid over de mogelijkheid tot dekking uit de budgetten 2014 dan wel doorberekening achteraf aan beide gemeenten wordt daarmee weggenomen. Het betreft de volgende projecten: - Digitalisering bouw- en milieuvergunningen: € 115.000 - Modernisering GBA: € 45.000 - Inventarisatie / opschonen deel archief: € 30.000 - Conversie meta-data naar Mais-Flexis: € 10.000 Totale kosten: € 200.000
Voorstel verdeling resultaat over de gemeenten
Na de resultaatbestemmingen ad € 1.246.000 is het resultaat € 934.000 positief. Deze gelden kunnen, conform afspraak terug naar de gemeenten Ommen en Hardenberg vloeien. Voorgesteld wordt € 400.000 te storten in een nog te vormen algemene reserve in de BOH. Hiervan is € 200.000 bestemd voor de geldelijke gevolgen van de evaluatie topstructuur, het financieel verdeelmodel en de eindevaluatie van de ambtelijke fusie. De resterende € 200.000 kan gezien worden als een buffer voor het opvangen van onverwachte nadelen in de BOH. Het restantbedrag ad € 534.000 wordt conform de verdeelsleutel van 25/75% verdeeld: Gemeente Ommen: Gemeente Hardenberg:
€ 133.500 € 400.500
Zienswijzen gemeenteraden Ommen en Hardenberg
Door de gemeenteraden Ommen en Hardenberg zijn geen zienswijzen op de jaarstukken 2013 van de BOH ingediend.
Advies Wij stellen u voor: - de jaarrekening BOH 2013 vast te stellen; - In te stemmen met de resultaatbestemming 2013 ad. € 1.246.000; - In te stemmen met het vormen van een algemene reserve en hier € 200.000 in te storten; - In te stemmen met het vormen van een reserve evaluatie (uitwerking evaluatie topstructuur, evaluatie financieel verdeelmodel en eindevaluatie BOH) en hier € 200.000 in te storten; - In te stemmen met de verdeling van het resultaat over Ommen (€ 133.500) en Hardenberg (€ 400.500); - De 4e wijziging van de begroting BOH 2014 vast te stellen, waarin het bovenstaande is verwerkt; - Dit besluit en de jaarstukken 2013 BOH toe te zenden aan de gedeputeerde staten van Overijssel, de beide gemeenteraden en de beide colleges. Het Dagelijks Bestuur van de Bestuursdienst Ommen-Hardenberg, De secretaris,
De voorzitter,
Besluit Het Algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Ommen-Hardenberg, gelezen het voorstel van het Dagelijks bestuur d.d. 18 juni 2014; gehoord de beraadslaging in de gemeenteraden; Besluit: -
De jaarrekening BOH 2013 vast te stellen; In te stemmen met de resultaatbestemming 2013 ad. € 1.246.000; In te stemmen met het vormen van een algemene reserve en hier € 200.000 in te storten; In te stemmen met het vormen van een reserve evaluatie (uitwerking evaluatie topstructuur, evaluatie financieel verdeelmodel en eindevaluatie BOH) en hier € 200.000 in te storten; In te stemmen met de verdeling van het resultaat over Ommen (€ 133.500) en Hardenberg (€ 400.500); De 4e wijziging van de begroting BOH 2014 vast te stellen, waarin het bovenstaande is verwerkt; Dit besluit en de jaarstukken 2013 BOH toe te zenden aan de gedeputeerde staten van Overijssel, de beide gemeenteraden en de beide colleges.
Besloten in de openbare vergadering van het algemeen bestuur op 24 juni 2014. Het Algemeen Bestuur van de Bestuursdienst Ommen-Hardenberg, De secretaris,
De voorzitter,
Mw. L. Dennenberg
P.H. Snijders
