Aanbestedingsprocedures en Contracting voor het voeren van digitale dossiers in de JGZ

Aanbestedingsprocedures en Contracting voor het voeren van digitale dossiers in de JGZ. Voorwoord Deze handreiking behoort tot de reeks handreikingen die worden samengesteld ten behoeve van de verwerving en implementatie van een applicatie voor digitale dossiervoering in de JGZ. Deze reeks bestaat momenteel uit: 1. aanbestedingsprocedures en contracting • voorbeeld inkoopvoorwaarden • voorbeeld servicelevel agreement 2. integraal kostenmodel (incl. spreadsheet) 3. raamwerk applicatie en leverancier selectie 4. implementatie toolkit • raamwerk plan van aanpak • risico analyse • checklist technische randvoorwaarden • checklist beveiliging en autorisatie • implementatiedraaiboek en go-live 5. communicatieplan en besluitvormingsmodel Deze handreikingen worden via de website www. http://www.vng-digitaaljgz.nl beschikbaar gesteld en actueel gehouden. Raadpleeg indien noodzakelijk deze website voor updates en aanvullingen. Namens het projectteam DDJGZ, Evert Obdeijn

Handreiking aanbesteding en contracting / 07.03.2008

pagina 1 van 35

Aanbestedingsprocedures en Contracting voor het voeren van digitale dossiers in de JGZ. Waarom aanbesteden? Aanbesteden borgt een doelmatige en rechtmatige inkoop van goederen en/of diensten: Rechtmatig omdat conform de aanbestedingsregels aan alle mogelijke partijen recht wordt gedaan (zowel kopende als verkopende partijen). Doelmatig omdat de aanbestedingsregels de aankopende partij vooraf “dwingt” goed na te denken over selectie- en gunningcriteria. Behoeft een organisatie op basis van de aanbestedingsregels niet over te gaan tot aanbesteding dan is een goede inkoopprocedure nog steeds een must. De verwachting is dat voor het verwerven en in stand houden van een applicatie voor digitale dossiervoering in de JGZ, partijen moeten gaan aanbesteden. Gegeven het aantal JGZ instellingen (ca. 100) en het beperkt aantal potentiële leveranciers zal het de kwaliteit van de aanbestedingen ten goede komen als de JGZ instellingen hierin samenwerken. In de praktijk gebeurt dit al en deze pragmatische overweging sluit ook aan bij de regionale behoefte tot samenwerking. JGZ instellingen moeten het dan wel eens kunnen worden over het pakket van eisen, selectie- en gunningcriteria en de uiteindelijke keuze. Heeft een aanbestedende organisatie of samenwerking van organisaties geen eigen aanbestedingsexpertise dan wordt aanbevolen deze in te huren. Een budget hiervoor ligt globaal tussen de €15.000,-- en €20.000,-Voorbereiden: aanvang en inventarisatie van het traject. Bij de aanbestedingsprocedure dient de betreffende regelgeving gedurende het gehele traject gevolgd te worden. De regelgeving steunt op de drie pijlers: transparantie, objectiviteit en non-discriminatie. Bij de aanbesteding van ICT projecten wordt de aan te besteden opdracht in hoge mate bepaald door de inhoud van het Pakket van Eisen (zie selectiecriteria: technische en functionele eisen). Wijzigingen naderhand of gedurende het traject zijn bij aanbestedingen vrijwel onmogelijk. Om deze reden is het van belang van te voren duidelijk te hebben wat er wordt aanbesteed, welke partijen een kans moeten maken en hoe er gegund gaat worden. Om tot een goede aanbesteding te komen is het van belang om de uit te besteden opdracht helder en duidelijk te beschrijven met mogelijke optionele zaken. Naast de opdracht moet ook duidelijk zijn welke criteria van belang zijn voor de keuze van de onderneming van de leverancier, de zogenaamde


pagina 2 van 35

geschiktheidcriteria (zie selectiecriteria). De criteria waarop de opdracht wordt gegund, de gunningcriteria moeten ook van te voren bekend zijn gemaakt. De wijze van contractering (wordt een system integrator ingekocht, een ASP1 oplossing gezocht of anders) bepaalt in hoge mate de te hanteren geschiktheidcriteria en gunningcriteria. Om de verwerving en implementatie van digitale dossiers voor de JGZ goed uit te kunnen voeren zijn er verschillende kennisgebieden noodzakelijk, waaronder kennis van aanbesteding en inkoop van diensten. Door het traject als project uit te voeren kunnen deze kennis gebieden goed samen gebracht worden, onder een centrale regie met een specifieke taakstelling. Door het opstellen van een projectplan en projectplanning kan de voortgang worden gemonitord. Door het inrichten van een projectorganisatie, binnen de JGZ organisatie en overkoepelend binnen de regio,ontstaat er een uitvoeringstructuur en een besluitvormingsstructuur die een goede uitvoering van de taakstelling mogelijk maakt. De projectorganisatie dient voldoende mandaat te hebben van alle betrokken partijen. Het harmoniseren van de aanbestedingsprocedure en de te hanteren inkoopvoorwaarden is hierbij van regionaal belang. Aanbesteding en contracting zijn complexe zaken; Deze handreiking geeft hiertoe een introductie en op basis van ervaring met eerdere trajecten een aantal aandachtspunten. Alle vragen die eventueel kunnen voorkomen worden zeker niet behandeld. Aanbevolen wordt hiertoe ook de “Veelgestelde vragen inzake aanbesteding en contracting” op de projectwebsite ( http://www.vng-jdigitaaljgz.nl ) te raadplegen. Onderwerp van aanbesteding Voor aanvang van het aanbestedingstraject dient het onderwerp van de aanbesteding te worden vastgesteld: • •

product (bijvoorbeeld de software) of een dienst (bijvoorbeeld ASP diensten) of beide? De looptijd: ASP diensten sluit men doorgaans voor meerdere jaren af .

De bepaling van het onderwerp van aanbesteding, bepaalt mede de te hanteren aanbestedingprocedure, de geschiktheid- en gunningcriteria. Vaststellen noodzakelijkheid aanbesteding Na vaststellen van het onderwerp van de aanbesteding moet bepaald worden of de aanbesteding valt onder de regelgeving voor Europees aanbesteden. Hiertoe zijn voor de waarde van de aan te besteden opdracht 1

ASP staat voor Applicatie Service Provider, een onderneming die via internet computer (beheer) diensten aanbied. Handreiking aanbesteding en contracting / 07.03.2008

pagina 3 van 35

drempelbedragen ingesteld. Overschrijding van een drempelbedrag houdt in dat de Europese regelgeving met betrekking tot aanbestedingen van toepassing is. Grensbedragen Europees aanbesteden Bedrag

3

Europees aanbesteden • Leveringen van producten

•

•

2

01-01-2008

o

Centrale overheid

>

€ 133.000,--

o

Decentrale overheid

>

€ 206.000,--

o

Centrale overheid

>

€ 133.000,--

o

Decentrale overheid

Diensten

Gesubsidieerde opdrachten, onderzoeks- en ontwikkelingsopdrachten en telecommunicatiediensten, diensten vallend onder bijlage IIB

>

€ 206.000,--

>

€ 206.000,--

Grensbedragen zijn excl. BTW

De waarde van de opdracht is exclusief omzetbelasting met inbegrip van eventueel opties en verlenging van het contract. Alle kosten over de totale duur van de overeenkomst dienen ook over een toekomstige periode van 48 maanden voor de bepaling van de aanbestedingsgrens meegenomen te worden. Op knippen van opdracht in verschillende percelen is toegestaan waarbij de percelen gezamenlijk de aanbestedingsgrens bepalen. Op knippen van de opdracht in kleinere delen om onder de aanbestedingsgrenzen te komen is niet toegestaan. De grensbedragen van de aanbesteding zijn zonder BTW. Het bedrag moet gelden op het tijdstip van verzending van de aankondiging of op het tijdstip waarop de procedure voor de gunning van de opdracht door de aanbestedende organisatie wordt ingeleid. Zijn alle JGZ instellingen aanbestedingsplichtig, bijvoorbeeld als deze onderdeel uitmaken van een Thuiszorg organisatie? Thuiszorgorganisaties zijn vaak onderdeel van grotere organisaties die soms wel, soms niet aanbestedingsplichtig zijn. Het financieringsmodel voor de thuiszorgorganisatie is doorslaggevend voor de vraag of zij aanbestedende dienst zijn of niet. Wordt de thuiszorgorganisatie voor meer dan 50% gefinancierd door publieke middelen, dan spreken we van een publiekrechtelijke instelling. Deze zijn aanbestedingsplichtig. Een thuiszorgorganisatie die onder een algemeen ziekenhuis valt en van daaruit wordt gefinancierd, kan daarmee wel eens geen aanbestedende dienst zijn.

2 3

bedragen exclusief BTW actuele bedragen zijn te vinden op (http://www.minez.nl/)


pagina 4 van 35

De verwachte waarde van producten en diensten om een applicatie voor digitale dossiers te verwerven en te implementeren zal naar verwachting het drempelbedrag van € 206.000 overschrijden. Percelen Een opdracht kan worden verdeeld in percelen. Eén perceel bevat soortgelijke producten/diensten. Aanbieders kunnen op meerder percelen inschrijven. Het perceel met de grootste waarde bepaalt het regime. De totaal som van de percelen gezamenlijk bepaalt of er Europees moet worden aanbesteed. Als de totale waarde boven het drempel bedrag uitkomt dan moet ieder perceel wel gegund worden volgends de betreffende richtlijnen, dus ook als het betreffende perceel zelf onder het drempel bedrag blijft. Hierop is een uitzondering mogelijk voor percelen die voor diensten onder de € 80.000,-- (excl . BTW) blijven. Deze behoeven niet aanbesteed te worden, waarbij de totale waarde van alle niet aanbestede percelen tezamen niet meer dan 20% van de totale opdracht mag bedragen. De niet aanbestede percelen dienen echter wel meegenomen te worden voor de bepaling van de waardebepaling om na te gaan of de opdracht boven het drempelbedrag uitkomt. Aanbestedingsprocedures Van te voren dient men vast te stellen welke aanbestedingsprocedure gevolgd gaat worden. Voor alle procedures die onder de EU aanbestedingsregels worden gevoerd, gelden de principes: objectief, transparant en non-discriminatoir. Deze regels houden onder andere in dat: •

•

•

• •

partijen niet al uitgesloten worden voorafgaand aan de aanbesteding doordat een partij voorkennis heeft of de specificaties zodanig opgesteld zijn dat alleen een bepaald product gebruikt kan worden of een bepaalde dienstverlener ingeschakeld kan worden; in de bekendmaking de opdracht zodanig is omschreven dat bedrijven uit alle lidstaten een offerte kunnen indienen. Er mogen dus geen eisen in worden gesteld waaraan alleen nationale bedrijven kunnen voldoen; partijen na lezing van de aankondiging van opdracht of na lezing van de aanbestedingsdocumenten duidelijk moet zijn wat de opdracht is, wat van hen verwacht wordt en op basis van welke criteria zij geselecteerd worden dan wel de opdracht gegund kunnen krijgen; er een keuze moet worden gemaakt uit één van de procedures uit de richtlijn en dat deze procedure gevolgd wordt; er tussentijds geen wijzigingen mogelijk zijn die de opdrachtomschrijving of de criteria zodanig wijzigen dat daarmee de kring van inschrijvers uitgebreid of beperkt wordt. Een dergelijke wijziging wordt een ‘substantiële wijziging’ genoemd;


pagina 5 van 35

•

de te hanteren criteria proportioneel zijn, dat wil zeggen dat geen criteria worden opgelegd die onredelijk zware eisen stellen aan inschrijvende bedrijven.

Bovenstaande eisen maken duidelijk dat het opstarten en uitvoeren van een Europese aanbesteding zorgvuldig moet gebeuren. De eis dat een specifieke leverancier niet mag worden voorgetrokken houdt ook in dat men al voor publicatie van de aankondiging van een Europese aanbesteding grote voorzichtigheid moet betrachten bij het inschakelen van leveranciers die mogelijk ook kunnen inschrijven op de opdracht. Vanwege bovenstaande is het aan te raden bij de start van de aanbesteding uitgebreid aandacht te besteden aan mogelijke verstrengeling van rollen. De aanbestedingsprocedure en de daarbij behorende principes starten al bij de vaststelling dat een oplossing vereist is voor een ontstane inkoopvraag. Om een Europese aanbesteding uit te voeren, kent de regelgeving verschillende aanbestedingsprocedures: • • • • • •

Openbare procedure Niet-openbare procedure Gunning via onderhandeling met bekendmaking Gunning via onderhandeling zonder bekendmaking Concurrentiegerichte dialoog Versnelde procedure wegens dringende spoed

De versnelde procedure zal in deze handreiking niet nader beschouwd worden. Deze procedure mag alleen worden gebruikt indien de aanbestedende dienst door een overmachtsituatie niet had kunnen voorzien dat het werk uitgevoerd moest worden. De procedures Gunning via onderhandeling met bekendmaking, Gunning via onderhandeling zonder bekendmaking en de Concurrentiegerichte dialoog kunnen alleen in zeer specifieke gevallen gevolgd worden. Deze zullen kort beschreven worden. Voor toepassing van deze procedures is juridische toetsing en advies noodzakelijk. De aanschaf van een applicatie voor de voering van digitale dossiers lijkt niet te passen binnen één van de onderhandelingsprocedures, concurrentiegerichte dialoog of versnelde procedure. De Openbare procedure en de Niet openbare procedure worden uitgebreid beschouwd omdat dit de meest passende procedures zijn voor een aanbesteding ter verwerving en in stand houding van een applicatie voor de voering van digitale dossiers. De vorm en de procedure kan niet alleen gekozen worden aan de hand van praktische overwegingen. Bepalend hierbij zijn de inhoud en waarde van de opdracht.


pagina 6 van 35

Openbare procedure Bij de openbare procedure mag iedere geïnteresseerde onderneming inschrijven. De inschrijvende ondernemingen leveren bij de offerte (RfP) tevens hun selectie documenten (RfI) in (zie voor uitleg van de afkortingen RfP en RfI de beschrijving van de niet-openbare procedure). Bij deze procedure kan de aanbestedende dienst in eerste instantie volstaan met het aankondigen van de opdracht die hij wil gunnen, dit is dan de uitnodiging om in te schrijven op de procedure. Aan de hand van de van te voren vastgestelde uitsluitinggronden en selectiecriteria worden de inschrijvers beoordeeld. De aanbestedende dienst beslist op basis van de beoordeling aan wie men de opdracht wil gunnen. De aanbestedende dienst deelt aan alle inschrijvers mee dat ze voornemens is de opdracht te gunnen. Als geen van de inschrijvers hier tegen in beroep gaat dan gunt de aanbestedende dienst het werk. De openbare procedure is de meest eenvoudige procedure. Voor deze procedure gelden verschillende minimum termijnen waaraan men moet voldoen. Niet-openbare procedure Bij de niet-openbare procedure mag iedere geïnteresseerde onderneming inschrijven. De inschrijvende ondernemingen leveren geen offerte bij hun selectie documenten in. De procedure kent namelijk ten opzichte van de openbare aanbesteding hierin een splitsing. De aanbestedende dienst selecteert op grond van de selectiecriteria en uitsluitinggronden eerst een aantal gegadigden (hetzij een vast aantal hetzij een minimum – en maximumaantal). De gegadigden worden vervolgens uitgenodigd om in te schrijven en dus een offerte uit te brengen. De aanbestedende dienst kan hiermee de kosten voor zowel de inschrijvers als de verwerking van de inschrijvingen beperken. Het is echter wel zaak om een zo groot mogelijk aantal partijen te selecteren zodat er nog voldoende concurrentie is. Indien het aantal gegadigden onder de vijf is dienen alle gegadigden uitgenodigd te worden op basis van hun bekwaamheid. Er mogen in deze procedure geen bedrijven worden opgenomen die niet zelf om deelname hebben verzocht of die niet over de vereiste bekwaamheid beschikken. Bij de selectie van de leverancier zijn twee vragen van belang • •

Wie is de leverancier? Wat kan de leverancier leveren?

Generiek zal men dan ook op deze twee onderdelen informatie van de leverancier vragen. Binnen beide aanbestedingsprocedures wordt deze informatie ook aan de leveranciers gevraagd. In de openbare aanbesteding worden beide


pagina 7 van 35

informatieverzoeken gelijktijdig gedaan. In de niet openbare aanbesteding worden deze verzoeken niet gelijktijdig gedaan. Request for Information (RfI) Aan de hand van een Request for Information presenteert de leverancier zich zelf. De Request for Information is een uitgebreide bedrijfspresentatie waarmee inzicht wordt gegeven in het bedrijf, de bedrijfsvoering en scope van de werkzaamheden.

Request for Proposal (RfP) Aan de hand van een Request for Proposal beschrijft de aanbiedende leverancier wat er geleverd zal worden tegen welke prijs en op welke manier. De Request for Proposal is een uitgebreide offerte.

In eerste instantie lijkt hierdoor de doorlooptijd van een openbare aanbesteding korter. Echter dient er rekening gehouden te worden dat ook voor de openbare aanbesteding net als voor de niet openbare aanbesteding een duidelijk pakket van eisen of een RfP (Request for Proposal) moet worden opgesteld. Indien er nog geen RfP en pakket van eisen (PvE) ligt kan het om willen van de doorlooptijd handig zijn om de termijn van de RfI (Request for Information) te gebruiken om de RfP (verder) uit te werken. Een RfI is niet vrijblijvend. Leveranciers die worden betrokken in een RfI procedure worden ook benaderd in de RfP procedure tenzij er nadrukkelijke argumenten zijn om dit niet te doen. Deze argumenten dienen naar behoren gecommuniceerd te worden (zie ook procedure niet openbare aanbesteding). Gunning via onderhandeling zonder bekendmaking Deze procedure mag alleen in speciale gevallen gevolgd worden. Bij deze procedure gaat de aanbestedende dienst met een of meer door hem gekozen dienstverleners in overleg en onderhandeling over de contractuele voorwaarden. De procedure mag alleen in de volgende gevallen gevolgd worden: •

•

•

•

Indien in een openbare of niet openbare aanbestedingprocedure niet tot een geschikte inschrijving heeft geleid waarbij de oorspronkelijke voorwaarden van de opdracht niet wezenlijk worden gewijzigd en de Europese Commissie op haar verzoek een verslag wordt voorgelegd. Ingeval van diensten die om technische of artistieke redenen of om redenen van alleenrechten slechts aan een bepaalde dienstverlener kunnen worden toevertrouwd en waarvoor de dienstverlener monopolist is. Ingeval bij de opdracht dwingende spoed aanwezig is die door gebeurtenissen is ontstaan die niet van te voren hadden kunnen worden voorzien en niet verwijtbaar zijn aan de aanbestedende dienst In het geval de opdracht voortvloeit uit een prijsvraag


pagina 8 van 35

•

•

Voor aanvullende diensten die niet in het eerste ontwerp of eerste contact waren opgenomen maar door onvoorziene omstandigheden noodzakelijk zijn geworden, onder de voorwaarden dat ze worden gegund aan degene die de dienst verricht en de waarde van de aanvullende diensten geplaatste opdracht niet hoger is dan 50% van het bedrag van de hoofdopdracht indien: o De aanvullende dienst vanuit economische en technisch redenen niet zonder overwegende bezwaren van de hoofdopdracht gescheiden kunnen worden o de diensten, wel van de hoofdopdracht gescheiden kunnen worden, maar strikt noodzakelijk zijn voor de vervolmaking van de oorspronkelijke opdracht o ingeval van nieuwe diensten indien deze overeenstemmen met het eerder uitgevoerde dienst mits: o reeds in de aankondiging van het basisproject vermeld is dat er een procedure zonder aankondiging kan worden toegepast en de totale geraamde bedragen voor de vervolgwerken zijn meegenomen van deze procedure kan slechts gedurende een periode van drie jaar volgend op de oorspronkelijke overheidsopdracht gebruik worden gemaakt

In deze procedure wordt van te voren vermeld welk minimum en maximaal aantal gegadigden zal worden uitgenodigd op basis van de vereiste bekwaamheid. Gunning via onderhandeling met bekendmaking Deze procedure mag alleen in speciale gevallen gevolgd worden. Bij deze procedure gaat de aanbestedende dienst met een of meer door hem gekozen dienstverleners in overleg en onderhandeling over de contractuele voorwaarden. De procedure mag alleen in de volgende gevallen gevolgd worden: •

•

Indien in een openbare of niet-openbare aanbestedingprocedure of een concurrentiegerichte dialoog inschrijvingen zijn gedaan die onregelmatig zijn of daarop alleen inschrijvingen zijn gedaan die niet aanvaardbaar zijn op grond van de artikel4 4, 24, 25, 27, en titel VII, waarbij de oorspronkelijke voorwaarden van de opdracht niet wezenlijk worden gewijzigd. In buitengewone gevallen waarbij het diensten betreft waarvan de aard en de onzekere omstandigheden een voorafgaande vaststelling van de totale prijs niet mogelijk maken

4

RICHTLIJN 2004/18/EG VAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD van 31 maart 2004 Handreiking aanbesteding en contracting / 07.03.2008

pagina 9 van 35

•

•

In het geval van intellectuele diensten die van wegen de aard van de te verlenen diensten de specificaties voor de opdracht niet voldoende nauwkeurig kunnen worden vastgesteld om de opdracht overeenkomstig de openbare en niet-openbare procedure aan te besteden Er behoeft geen vooraankondiging te geschieden indien bij de gunning via onderhandelingen alle inschrijvers worden betrokken die aan de criteria van de artikelen5 45 tot en met 52 voldoen en die eerder bij de voorgaande openbare of niet openbare aanbestedingsprocedure offertes hebben uitgebracht die aan de eisen van de aanbestedingsprocedure voldeden.

In deze procedure wordt van te voren vermeld welk minimum en maximaal aantal gegadigden zal worden uitgenodigd op basis de vereiste bekwaamheid. Gunning via concurrentiegerichte dialoog Voor bijzondere complexe opdrachten kan de aanbestedende dienst een concurrentiegerichte dialoog beginnen met een aantal gerichte leveranciers. De problematiek rond digitale dossiervoering in de JGZ zal niet (meer) voor deze procedure in aanmerking komen. Termijnen Een aanbestedende dienst dient rekening te houden bij de vaststelling van de termijnen voor de ontvangst van de inschrijvingen en de verzoeken tot deelneming, met de complexiteit van de opdracht en de voor de voorbereiding van de inschrijvingen benodigde tijd waarbij tenminste de wettelijke minimum termijnen in acht genomen dienen te worden. Voor de openbare procedure bedraagt de termijn voor de ontvangst van de inschrijvingen minimaal 52 dagen te rekenen vanaf de verzenddatum van de uitnodiging. Voor niet openbare procedure bedraagt de termijn voor de ontvangst van de inschrijving minimaal 40 dagen te rekenen vanaf de verzenddatum van de uitnodiging.

Voor de niet-openbare procedure en de procedure van gunning door onderhandeling en met mededeling en de concurrentie dialoog bedraagt de termijn voor de ontvangst van de verzoeken tot deelneming minimaal 37 dagen te rekenen vanaf de verzenddatum van de aankondiging. Deze beide termijnen kunnen met 7 dagen worden verkort indien de aanbestedende dienst de aankondiging langs elektronische weg doet. Dit dient dan te gebeuren overeenkomstig het model in het derde punt van de bijlage VIII van richtlijn nr. 2004/18/EG.

5

RICHTLIJN 2004/18/EG VAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD van 31 maart 2004 Handreiking aanbesteding en contracting / 07.03.2008

pagina 10 van 35

Indien een aanbestedende dienst een vooraankondiging, als bedoelt in artikel 35, eerste lid, besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten, heeft gedaan kan de termijn ingekort worden tot 36 dagen. Deze termijn loopt voor de openbare procedure vanaf de verzenddatum van de aankondiging en bij niet openbare procedures vanaf de verzenddatum van de uitnodiging tot indienen van een inschrijving. Over het algemeen heeft verkorting van de termijn weinig zin aangezien dit de kwaliteit van de offertes niet ten goede komt. Doorlooptijden versus termijnen De termijn voor een openbare aanbesteding blijkt in de praktijk een doorlooptijd te hebben van vijf tot zes maanden en bij een niet openbare aanbesteding ongeveer zeven maanden. Door praktisch om te gaan met de minimale wachttijd van 37 dagen bij de niet openbare aanbesteding kan op de doorlooptijd terug gewonnen worden door in deze periode het pakket van eisen (RfP) op te stellen. Een doorlooptijd van vijf tot zes maanden wordt opgebouwd uit: 1.

verzenden uitnodiging tot ontvangst inschrijving: minimaal 52 dagen

2.

beoordeling inschrijving: 4 - 6 weken

3.

verificatie inschrijving: 2 weken

4.

voorlopige gunning en wettelijk termijn voor het indienen van bezwaren: 2 weken

5.

definitieve gunning en contractering: 1 week

Aan de aanbestedingsprocedures zijn naast de wettelijke termijnen ook een aantal te gebruiken standaard en geformaliseerde documenten gekoppeld. Voor de verschillende publicaties dienen de formulieren van de Europese Unie gebruikt te worden. Deze formulieren worden digitaal beschikbaar gesteld op http://simap.eu.int/ (http://simap.eu.int/buyer/formsstandard_nl.html ). De formulieren kunnen digitaal worden ingevuld. De aankondigingen van de voorgenomen opdrachten worden naar het Bureau voor Officiële Publicaties (POB) van de Europese Gemeenschappen gestuurd ( http://publications.europa.eu/ ). De voorgenomen opdracht wordt gepubliceerd in het Supplement op het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen. Via de bovenvermelde SIMAP-website kunnen geïnteresseerde bedrijven de gegevens benodigd voor het indienen van een inschrijving opvragen zoals het bestek en de selectiecriteria. De gegevens dienen door de aanbestedende dienst of namens de aanbestedende dienst binnen zes dagen na ontvangst van het verzoek aan de potentiële inschrijver toegestuurd te worden. Er zijn bedrijven die de administratieve begeleiding hiervan kunnen verzorgen.


pagina 11 van 35

Naast het verzenden van de documenten aan aanvragers, kan er ook voor gekozen worden om de aanbestedingsstukken op de aanbestedingskalender (http://aanbestedingskalender.nl) te zetten zodat geïnteresseerde leveranciers de stukken zelf kunnen downloaden. In dat geval beschikken de potentiële inschrijvers / gegadigden direct over de stukken. De aanbestedingskalender zorgt voor een overzicht met naam – en adresgegevens van degenen die de stukken downloaden. De aanbestedingskalender rekent een bedrag van ca. € 150,- hiervoor. Transparantie en non-discriminatoire eisen; informatieverstrekking Bij het hanteren van de selectie- en gunningcriteria dient steeds uitgegaan te worden van het beginsel van transparantie en gelijke behandeling. Hiermee wordt bedoeld dat de inschrijvingen vergeleken moeten worden op een objectieve manier. Dit houdt in dat er een gelijkheid aan informatie dient te worden verstrekt aan alle leveranciers en er geen onderscheid wordt gemaakt in de behandeling van de verschillende leveranciers. Het accepteren van de contract voorwaarden door de leverancier kan worden gezien als gunningcriteria omdat het onderdeel uitmaakt van de opdracht. Ten behoeve van de transparantie is het correct om een concept overeenkomst bij de aanbestedingsstukken op te nemen (zie ook “De overeenkomst en aanbesteding” ). Informatie die door leveranciers wordt verstrekt dient vertrouwelijk behandeld te worden. Gedurende de aanbestedingsprocedure kunnen de aanvragers van de aanbestedingsdocumenten vragen stellen, zowel tijdens de selectieperiode (niet-openbare procedure) als de gunningprocedure (openbare procedure en tweede fase niet-openbare procedure). Alle vragen en antwoorden moeten naar alle aanvragers van de aanbestedingsdocumenten worden gezonden. Om dit zo efficiënt mogelijk uit te voeren, wordt een datum gesteld waarop de vragen binnen moeten komen. De vragen moeten worden gesteld via één mailadres. Alle vragen worden beantwoord en de vragen en antwoorden worden naar alle aanvragers van de aanbestedingsdocumenten verzonden en in de gunningfase van een niet – openbare procedure naar alle geselecteerde inschrijvers. Selectie criteria (leverancier) De selectie criteria hebben betrekking op de onderneming van de leverancier en zijn in een limitatieve opsomming op hoofd onderdelen : •

de persoonlijke situatie van de inschrijver (dit leidt tot uitsluiting)

•

de bevoegdheid de beroepsactiviteit uit te oefenen (dit kan leiden tot uitsluiting)

•

economische en financiële draagkracht

•

technische bekwaamheid of beroepsbekwaamheid


pagina 12 van 35

Indien in een bepaald land waar de leverancier gevestigd is verklaringen worden afgegeven door een officiële instelling dan dienen deze verklaringen overlegd te worden en dient er geen genoegen te worden genomen met verklaringen van andere instanties.

De persoonlijke situatie bevat een aantal criteria die direct verdere deelname uitsluiten zoals bijvoorbeeld: • • • • • • • • • • •

•

deelnemen aan een criminele organisatie omkoping frauduleuze handelingen wit wassen van geld faillissement of liquidatie van de onderneming een gerechtelijke uitspraak overtreding beroeps gedragsregels niet voldoen aan de verplichtingen in zake sociale zekerheidsbijdrage en belastingen schuldig maken aan valse verklaring schending mededingingswetgeving Verklaring dat de sociale premies zijn afgedragen Verklaring van de faillissementgriffie van de Rechtbank dat het bedrijf niet in surseance van betaling verkeert, niet failliet is of in staat van liquidatie verkeert Verklaring dat alle belastingen en sociale premies zijn voldaan van de Belastingdienst

De bevoegdheid de beroepsactiviteit uit te oefenen bevat een aantal criteria die direct verdere deelname uitsluiten zoals bijvoorbeeld: • •

het niet ingeschreven staan in het handelsregister niet beschikken over de juiste vergunningen

Voor selectie criteria kunnen verder financieel/economische en technische criteria worden gehanteerd (zie ook handreiking selectieraamwerk); bij eisen aan de economische en financiële draagkracht van de leverancier kan gedacht worden aan: • • • • • •

Totale omzet van de organisatie Omzet van de bedrijfsactiviteit die het voorwerp is van de opdracht De balansen van de afgelopen drie boekjaren Solvabiliteit of liquiditeitsratio’s Verzekering tegen beroepsrisico’s enz.

Technische vakbekwaamheid; bij eisen aan de technische vakbekwaamheid en de ervaring van de leverancier kan gedacht worden aan: •

Ervaringseis


pagina 13 van 35

• • • • •

Referentieopdrachten/ referenties Technische uitrusting Personeelsomvang Diploma's, beroepsbekwaamheid certificaten ISO certificaten etc.

Afhankelijk van het type opdracht dat wordt aanbesteed, kunnen de selectiecriteria worden toegepast. Zo zal de keuze voor een ASP dienst leiden tot de vraag hoe het hostingcentrum van de ASP leverancier eruit ziet (technische uitrusting). Bij aanschaf van licenties en implementatie is dat geen issue maar wel een vraag naar het type ontwikkelstraat. Gunningcriterium De gunningcriteria hebben betrekking op de beoordeling van de aanbieding. Er bestaan wettelijk6 gezien maar twee gunningcriteria • “laagste prijs” • “economisch voordeligste inschrijving” De prijs dient uiteraard mee te wegen in de bepaling van de leverancier maar dient niet alleen als doorslaggevend element te worden gezien omdat de complexiteit en de benodigde kwaliteit bij de naar verwachting langdurige relatie met de leverancier mede bepalend is voor het succes van het gebruik. Als gunningcriterium voor de applicatie voor digitale dossiers in de JGZ is de ‘Economisch meest Voordelige Inschrijving’ het meest geëigende criterium. Dit wordt ingegeven omdat op basis van dit criterium een goede prijs/prestatieverhouding kan worden geselecteerd. De gunningcriteria “economisch voordeligste inschrijving” kunnen zijn : •

de kwaliteit van de aanbieding i.c. in hoeverre voldoet de inschrijver aan het pakket van functionele eisen en wensen

•

de prijs

•

de technische waarde (technische specificatie)

•

de esthetische en functionele kenmerken (functionele specificatie)

•

de milieukenmerken

•

de gebruikskosten

•

de rentabiliteit

•

de klantenservice en technische bijstand

•

datum van levering

•

termijn voor levering en uitvoering

De gunningcriteria kunnen nader gedifferentieerd worden naar onderliggende criteria, zoals bijvoorbeeld (zie ook handreiking selectieraamwerk): • Prijs

6

artikel 46 Richtlijn 2004/18/EG


pagina 14 van 35

Splitsing in kostensoorten (Licentie, Tarieven, Implementatie, etc.) Functionaliteit o Eisen en wensen Functies zoals omschreven in wensen en eisen in het PvE Interfacing Inpassing in de huidige landschappen Release beleid Kwaliteit o Open vragen (plannen van aanpak, testplan, Q-plan) waarbij vooraf wordt aangegeven hoe er gewaardeerd wordt (bv de beste 10 punten, de slechtste 0 en de rest er tussen in) o Overweeg om een applicatie demo te laten geven aan een selectie van de toekomstige gebruikers. Hierbij kan een spanning ontstaan tussen selectie (geschiktheid van de leverancier) en de gunning (voldoet de gevraagde dienst of product). Contractvoorwaarden (afhankelijk van procedure). Belangrijk is daarbij hoe er wordt omgegaan met de beoordeling van wijzigingen op de overeenkomst. Dit blijkt in de praktijk lastig. o Open vragen met betrekking tot het basis contract en het project contract o Wijzigingsprocedures op de contracten en garanties in de toekomst o Overdraagbaarheid en/of ontbinding van het contract (bijvoorbeeld bij fusies en/of nieuwe samenwerkingsverbanden) o

•

•

•

Door hier een gewicht (wegingsfactor) aan toe te kennen kan men tot een selectie komen die gebaseerd is op de voor de organisatie belangrijke onderdelen. Alle criteria en subcriteria dienen te worden voorzien van een wegingcriterium. Tevens moet vooraf worden aangegeven hoe de beoordeling wordt uitgevoerd. Een beoordelingsprotocol zorgt ervoor dat iedereen in het beoordelingsteam de beoordeling op dezelfde wijze uitvoert. Daarnaast kan het beoordelingsprotocol worden gebruikt bij afwijzingsgesprekken met afgewezen inschrijvers. Het (achteraf) toekennen van wegingfactoren aan de onderdelen van een subcriterium kan alleen als daarmee alle inschrijvers gelijk worden behandeld en de wegingfactoren niet leiden tot een andere beoordeling dan de inschrijvers mochten verwachten op grond van de gunningcriteria en de weging daarvan.


pagina 15 van 35

Voorbeeld: Bij een aanbesteding wordt een prijs gevraagd voor uitvoering van diensten en een uurtarief. Beide maken onderdeel uit van het criterium ‘prijs’. Bij de onderverdeling van de punten weegt de prijs voor de uitvoering van diensten voor 90% mee en uurtarieven voor 10%. Dat is informatie die de inschrijvers van te voren moeten weten omdat het de inschrijving beïnvloedt. Het achteraf toekennen van deze wegingfactoren is niet mogelijk conform de jurisprudentie van het Hof van Justitie.

Uitvoering aanbesteding Het initiëren en uitvoeren van een aanbesteding stelt een aantal eisen aan de organisatie en uitvoering daarvan om ervoor te zorgen dat:

• • •

de aanbestedingsprocedure conform de heersende regelgeving wordt uitgevoerd. er een duidelijke rolverdeling is tussen projectteam, stuurgroep en JGZ instelling (of samenwerkingsverband van JGZ instellingen); het gehele proces wordt vastgelegd om o latere klachten van gegadigden/inschrijvers af te weren; o overdracht van de overeenkomst naar de deelnemende instelling voor het contractmanagement mogelijk te maken; o achteraf het proces en aanbestedingsprocedure te kunnen evalueren; o een herhalingsaanbesteding te vergemakkelijken.

De aanbestedingsregelgeving kent het principe van de “lead buyer”. Hierbij treed één JGZ organisatie op als aanbestedende organisatie uit naam van het totaal van samenwerkende organisaties. De uiteindelijke leverancier zal overigens altijd leveringscontracten aan gaan met elke deelnemende organisatie individueel. Deze samenwerking is niet vrijblijvend omdat uittreden of later toetreden van partijen het onderwerp van de aanbesteding en de totale waarde daarvan nadrukkelijk zal beïnvloeden. Bij samenwerking is het verstandig om een samenwerkingsovereenkomst tussen de partijen aan te gaan. Essentieel hierin is • • •

het mandaat van het samenwerkingsverband en de lead buyer de voorwaarden waaronder de partijen gezamenlijk de aanbesteding uitvoeren de voorwaarden waaronder partijen kunnen uittreden; hier tegenover zal een betaling moeten staan aan het samenwerkingsverband om negatieve effecten op de aanbestedingsprocedure te compenseren.

Voor de uitvoering van een aanbesteding is een voorbereidingsfase nodig, het bestek (inclusief programma van eisen) moet worden geschreven en vervolgens moet de aanbesteding worden uitgevoerd. Omdat de aanbesteding voor een aantal JGZ instellingen wordt uitgevoerd moet er


pagina 16 van 35

ruimte zijn voor de deelnemende instellingen om te participeren in de voorbereiding of bij het schrijven van het bestek. Tijdens deze activiteiten moet er nog ruimte zijn voor een deelnemende instelling om al of niet door te gaan met de participatie in de aanbesteding of om zich alsnog te voegen bij de aanbesteding. Per fase moeten een aantal activiteiten uitgevoerd worden. Deze zijn beschreven in de vorige paragrafen. Om de activiteiten uit te voeren is een volgende basis projectstructuur nodig: •

• •

•

het projectteam (of aanbestedingsteam), dit team bestaat uit medewerkers van de deelnemende instellingen of een vertegenwoordiging van medewerkers van de deelnemende instellingen. Dit team is belast met: o het verzamelen van specificaties, eisen en wensen die de deelnemende instellingen in de aanbesteding willen meenemen; o het opstellen van de aanbestedingsdocumenten: selectieleidraad, uitnodiging tot inschrijving, programma van eisen, selectie- en gunningcriteria, beoordelingsprotocol; o het evalueren van de aanmeldingen en/of inschrijvingen; o het voeren van afwijzingsgesprekken met inschrijvers; o het contracteren van de gegunde inschrijver. Voor specifieke zaken, zoals bijvoorbeeld het opstellen van een overeenkomst of het maken van een programma van eisen, kan het aanbestedingsteam materie deskundigen inschakelen. Het aanbestedingsteam rapporteert aan de (gezamenlijke) inkoopcommissie. De stuurgroep stelt het projectteam samen; van de stuurgroep maakt ook een gemeentelijke vertegenwoordiger deel uit; Stuurgroep deelnemers rapporteren aan de directies van de JGZ instellingen dan wel aan het met de JGZ belaste gemeentelijke bestuursoverleg. de projectondersteuning deze verricht de administratieve en logistieke werkzaamheden.

Contactpersonen maken geen deel uit van de betrokkenen bij de uitvoering van de aanbesteding. De contactpersonen zijn echter van belang voor het aanleveren van informatie over specificaties, eisen en wensen namens de deelnemende instelling. Uitvoeren evaluatie Het opstellen van de subcriteria van de aspecten “prijs” en “kwaliteit” en de daarbij behorende wegingfactoren gebeurt door het aanbestedingsteam. Deze groep zal de beoordeling uitvoeren. Het is van belang dat de gekozen gunningcriteria en wegingfactoren leiden tot de keus voor een offerte die niet


pagina 17 van 35

alleen conform de criteria maar ook voor het gevoel van het aanbestedingsteam, de beste offerte is. In die gevallen waarin de leden van het aanbestedingsteam weinig tot geen ervaring hebben met het beoordelen van inschrijvingen, is het aan te bevelen om door middel van voorbeelden te laten zien op welke wijze de te hanteren criteria en wegingfactoren de keuze beïnvloeden. De criteria worden opgenomen in de uitnodiging tot inschrijving. De wijze van beoordeling wordt opgenomen op het formulier voor evaluatie.


pagina 18 van 35

Raamovereenkomst voor samenwerking Er dient met de nodige voorzichtigheid omgegaan te worden met het sluiten van raamovereenkomsten met één of meerdere leveranciers. Dit kan een overweging zijn indien van te voren niet geheel duidelijk is hoeveel licenties de instellingen af gaan nemen en/of variaties in het onderhoud. Een raamovereenkomst vereist dat men aangeeft wat ongeveer de omvang van de opdracht is. De raamovereenkomst heeft een beperkte duur van 4 jaar. Men dient zich hierbij te realiseren dat men zich in de uitzonderingen sfeer begeeft en hiervoor extra expertise dient te worden geraadpleegd door middel van het raadplegen van een (aanbesteding)jurist. 25


pagina 19 van 35

Contracting Checklist contracteren Hieronder wordt een checklist gegeven van een aantal belangrijke onderwerpen die in de overeenkomst geregeld dienen te worden. Ondanks dat men elkaar misschien heel goed begrijpt is het toch van belang om duidelijk vast te leggen wat er wordt afgesproken. Bij opdrachten tussen partijen lijkt het misschien vanzelfsprekend, echter ook bij samenwerkingsverbanden en in projectenverband is het belangrijk om de precieze afspraken op papier vast te leggen. Als er discussies ontstaan kan men nazien wat er is afgesproken. Met een goed contract wordt vaak de relatie minder verstoord dan met een slecht of geen contract. Een goede overeenkomst beschermt immers beide partijen. De richtlijnen stellen dat bij de aanbestedingsprocedures geen mogelijkheid bestaat tot onderhandelen over de prijs of over de gevraagde “te leveren diensten en producten”. Dit houdt in dat ook over de overeenkomst niet meer kan worden onderhandeld. Specificaties mogen niet worden gewijzigd als het fundamentele wijzigingen betreft. Houdt dus reeds bij het aanbesteden rekening met de voorwaarden en de uiteindelijke overeenkomst. De overeenkomst en aanbesteding De overeenkomst vormt een integraal onderdeel van de uit te voeren werkzaamheden/ te leveren diensten. Het verdient dan ook aanbeveling in het kader van de transparantie om een concept overeenkomst bij de aanbesteding mee te leveren. Overigens wordt het accepteren van de voorwaarden niet gezien als selectie criteria voor de leverancier, maar als gunningscriteria omdat het onderdeel uitmaakt van de opdracht. Er zijn nu dus slechts een beperkt aantal mogelijkheden met betrekking tot de inhoud van de uiteindelijk te sluiten overeenkomst. De aanbestedende dienst kan er toe overgaan om geen voorwaarden stellen dan worden de (leverings-) voorwaarden van de leverancier overgenomen. Deze vorm is niet wenselijk voor het de aanschaf van een applicatie voor digitale dossiervoering en zal niet nader worden toegelicht. De aanbestedende dienst kan de acceptatie van de overeenkomst als een knock-out criterium opnemen, dit maakt dat de leverancier tot een onvoorwaardelijke acceptatie van de voorwaarden moet overgaan. Dit beperkt ook de aanbestedende dienst in de reeds zeer beperkte mogelijkheid tot aanpassen van de voorwaarden, indien deze niet goed aansluiten op de opdracht. De gestelde voorwaarden in de overeenkomst mogen niet discriminerend zijn en de acceptatie van de wijzigingen moet door alle partijen geschieden.


pagina 20 van 35

De aanbestedende dienst kan een concept overeenkomst opstellen en de leveranciers de mogelijkheid geven om wijzigingen voor te stellen, de voorgestelde wijzigingen dienen dan meegewogen te worden. De gestelde voorwaarden in de overeenkomst mogen niet discriminerend zijn en de opmerkingen op de voorwaarden moeten gelijk beoordeeld worden. Verkregen informatie mag door de aanbestedende dienst niet als uitsluitingcriterium worden gebruikt. Omdat de laatste twee methoden, voor zowel de leverancier als aanbestedende dienst nadelen hebben en zeker bij meer complexe opdrachten niet leiden tot een gewenst resultaat is een tussenvorm ontstaan waarbij de aanbestedende dienst tijdens de offerte-procedure de aanbieders de mogelijkheid biedt om op de voorwaarden aanpassingen voor te stellen. De aanbestedende dienst bepaald aan de hand van de voorgestelde wijzigingen, welke aanpassingen ze wil overnemen. De aanbestedende dienst levert dan aan alle betrokken partijen een nieuwe versie van de overeenkomst op, waarin de verbeteringen zijn verwerkt. De aanbestedende dienst dient er voor te waken dat hierbij niet tegen de geldende regelgeving van de aanbesteding wordt verstoten, zoals objectiviteit, transparantie, proportionaliteit, gelijke behandeling en het niet onderhandelen. Het verdient dan ook aanbeveling om op regionaal niveau tot een dekkende basis overeenkomst te komen voor de levering, in stand houding en/of exploitatie van een applicatie voor digitale dossiervoering. Voor de inkoop van software en hardware is er sprake van inkoopvoorwaarden; voor de levering van diensten is er sprake van een zgn. Service Level Agreement (SLA). In inkoopvoorwaarden dient minimaal te worden opgenomen: Onderzoeks – en informatieplicht Leveringstermijnen Acceptatie testen Gebruikersdocumentatie Ondersteuning en opleiding Gebruiksrecht Maatwerkprogrammatuur Non – concurrentie en geheimhouding Prijs Betaling / betalingsschema Aansprakelijkheid Garantie Releases Overname rechten en verplichtingen Ontbinding Geschillen Toepasselijk recht Handreiking aanbesteding en contracting / 07.03.2008

pagina 21 van 35

Verzekeringen Bonus/malus of boete In een service level agreement dient minimaal te worden opgenomen: Preventief en correctief onderhoud op apparatuur Correctief onderhoud en upgrade en update van programmatuur Responsetijd systeem Beschikbaarheid systeem Wijze berekening beschikbaarheid Service window of onderhoudstijden Helpdesk (1e lijns/2e lijns) Responsetijd problemen oplossen Uitwijkregeling Aanvang onderhoud (na garantie/acceptatie) Bonus/malus of boete Betaling Partijen en tekenbevoegdheid Een overeenkomst wordt gesloten tussen twee of meer partijen. In de overeenkomst dienen deze verschillende partijen correct te worden omschreven, hierbij dient de soort rechtspersoon en de vestigingsplaats van elk der partijen te worden opgenomen. Degene die namens een contractpartij de overeenkomst ondertekent dient daartoe expliciet bevoegd te zijn. De bevoegdheid dient nagetrokken/gecontroleerd te worden. Dit kan gebeuren door het overleggen of opvragen van een recent uittreksel van de inschrijving bij de Kamer van Koophandel. Indien men met een niet Nederlandse onderneming te maken heeft dient men van de daartoe bevoegde buitenlandse officiële instantie gelijkwaardige bescheiden te ontvangen. Er dient in geen geval genoegen te worden genomen met verklaringen afgegeven door de niet officiële instantie. Indien organisaties gezamenlijk inschrijven dient de tekenbevoegdheid in het samenwerkingsverband gecontroleerd te worden. Indien getekend wordt door een niet bevoegd persoon heeft dit gevolgen voor de juridische waarde van de overeenkomst. Overwegingen De overwegingen geven aan welke bedoelingen partijen bij de overeenkomst hebben en welke belangen er zijn. Bij een eventueel verschil van mening zal de overeenkomst mede aan de hand van de overwegingen worden geïnterpreteerd.


pagina 22 van 35

Ontbindende voorwaarden Elke overeenkomst kent ontbindende voorwaarden. Bij de verwerving en onderhoud van applicaties voor digitale dossiervoering is van belang dat een leverancier de ontwikkeling in de landelijke Basis Data Set volgt en ondersteunt. Dit geldt ook voor bepaalde uitwisselingsstandaarden. Bij de aanbesteding kan het niet onderschrijven hiervan een reden zijn voor uitsluiting. Na de contractering, als blijkt dat een leverancier zich hier niet aan gaat houden kan dit een reden zijn voor ontbinding van de overeenkomst. Project overeenkomst versus overeenkomst Doorgaans staat het project beschreven in de projectbeschrijving die als bijlage kan zijn toegevoegd aan de overeenkomst en daar ook dan deel van uitmaakt. In de overeenkomst wordt meestal volstaan met een verwijzing naar de bijlage. Deze bijlage is uitermate belangrijk. De aanbestedende dienst dient zich er van te vergewissen dat alles wat in het de projectbeschrijving is opgenomen ook daadwerkelijk waargemaakt kan worden. De voorkeur geniet het echter om structuur te kiezen waarbij er algemene bepalingen zijn en waaronder een projectovereenkomst en een overeenkomst met betrekking tot de vervolgjaren wordt opgemaakt. Indien u zelf algemene voorwaarden heeft dient u deze in een zo vroeg mogelijk stadium, dus reeds bij de offerte aanvraag, aan de leverancier aan te leveren. Verwijzing naar uw website of een verwijzing dat uw algemene voorwaarden kunnen worden opgevraagd is onvoldoende om uw algemene voorwaarden van kracht te laten worden. Voorts geld dat degene die de algemene voorwaarden als eerste aan de ander ter hand stelt in principe gelden. In de aanbestedingsstukken dient een expliciete afwijzing van de voorwaarden van de leverancier te worden opgenomen. Inspanningsverplichting/ resultaat verplichting Bij een levering kan een resultaatsverplichting worden aangegaan. Voor diensten met een nog onzekere uitkomst kan een inspanningsverplichting worden afgesproken met de leverancier. Indien een inspanningsverplichting wordt aangegaan dient duidelijk omschreven te worden welke verplichting voor partijen geldt en wanneer er aan de verplichting is voldaan. Hoe beter de inspanningsverplichting is omschreven, hoe meer deze toegaat naar een resultaatverplichting. Financiën Om vast te stellen hoeveel er moet worden betaald, dient een begroting te worden opgesteld waarin alle kosten die moeten worden gemaakt in het kader van de invoering van digitale dossiers worden opgenomen.


pagina 23 van 35

Deze begroting dient afgestemd te worden met het verantwoordelijk management binnen de JGZ-instelling en indien de organisatie hierover beschikt met de verantwoordelijke contractmanager in samenspraak met de gemeente. De begroting dient te passen in de eerder opgestelde integrale kostenbegroting (zie handreiking kostenmodel).

Uitgangspunt is dat er wordt gecontracteerd zonder BTW. De tarieven kunnen in de offerte zowel exclusief BTW als inclusief BTW worden vermeldt. Hierover dient volledige duidelijkheid te bestaan nog voor de gunning bij het aangaan van de overeenkomst kan hier dus feitelijk geen onduidelijkheid meer bestaan. Een offerte kan op verschillende uitgangspunten gebaseerd zijn, bijvoorbeeld per tijdseenheid, per incident of gerelateerd aan het uurtarief van een op het project aangestelde medewerker. Het verdient de voorkeur dat wordt betaald onafhankelijk van het bereikte resultaat. Bij sommige projecten wordt ook wel betaald per zogenaamde 'milestones'. De vergoeding is dan steeds afhankelijk van het behalen van een bepaalde 'milestone'. Dit heeft niet de voorkeur omdat dan het behalen van een ‘milestone’ al gauw vervalt in een financieel belang terwijl juist de kwaliteit van belang zou moeten zijn. Buiten dat zal zowel de leverancier als de projectmanager voor het behalen van de resultaten mede afhankelijk zijn van resources van de afnemer. Bij een dergelijke constructie wordt het voor de leverancier dus erg belangrijk dat de mijlpalen realistisch zijn waardoor hij gedwongen wordt om al de mijlpalen zo min mogelijk uitdagend te stellen. Voor de financiële verplichtingen kan verwezen worden naar de offerte, hierbij moet dan duidelijk blijken welke tarieven gegarandeerd zijn en welke onderhevig aan stijgingen. De licentiestructuur en eventueel bijkomende kosten dienen helder omschreven te zijn. Ook dient aandacht besteed te worden aan welke werkzaamheden binnen het regulier onderhoud vallen en wat wordt gezien als meerwerk. Onduidelijkheid hierover bij het aangaan van de overeenkomst zal leiden tot problemen bij de uitvoering. In de overeenkomst dienen de betalingstermijnen opgenomen te worden. Naast betalingstermijnen dient ook in de overeenkomst opgenomen te worden onder welke voorwaarden betalingen kunnen worden opgeschort of uitgesteld. Geheimhouding De leverancier zal ook werkzaam zijn op locaties en krijgt daarmee bedoeld en wellicht onbedoeld inzicht in bedrijfsgegevens en medische gegevens. De leverancier dient dan ook te voldoen aan een geheimhoudingsverplichting. Het is raadzaam deze geheimhoudingsverplichting conform het bedrijfsbeleid en het geldend wettelijk kader op te nemen in de overeenkomst. Ook als afnemer van de dienst of software dient u een geheimhouding op te nemen die voldoende zekerheid biedt aan de leverancier over de bescherming van zijn producten en diensten.


pagina 24 van 35

Intellectuele eigendomsrechten Intellectuele eigendomsrechten vallen uiteen in industriële eigendomsrechten en auteursrecht. Bij software is vaak een van de problemen de beschikking te krijgen over de broncode. Veel leveranciers zullen de broncode terecht of onterecht niet willen en kunnen aanleveren uit oogpunt van concurrentie. Indien u niet de beschikking krijgt over de broncodes dienen er duidelijke afspraken gemaakt te worden over de inspannings- en resultaatverplichting bij beëindiging of ontbinding van de overeenkomst. ESCROW-overeenkomst Een ESCROW-overeenkomst beschermt de investering tegen onvoorziene omstandigheden zoals bijvoorbeeld wanprestatie of het niet meer instaat zijn om de verplichtingen na te komen of vaak nog vervelender en onafwendbaarder het faillissement van de leverancier. Een ESCROWovereenkomst is vaak een driepartijen overeenkomst tussen ESCROW de leverancier en u. De leverancier brengt de broncode en de bijbehorende documentatie onder bij een ESCROW-agent. De ESCROW-agent is een onafhankelijke derde die in gevallen zoals in de escrow-overeenkomst gedefinieerd verzocht kan worden om het depot vrij te geven. Als het nodig is kan dus over de broncode van de software nog worden beschikt door u of een andere partij zodat de continuïteit gewaarborgd is. Er zijn verschillende Levels 7 van verificatie van Level I de basisverificatie oplopend tot Level III. Aansprakelijkheid Bij alle overeenkomsten geldt dat de leverancier aansprakelijk dient te zijn voor alle schade die ontstaat door de uitvoering van de overeenkomst. Dit is meestal gelimiteerd tot directe schade. De limiteringen komen te vervallen indien er sprake is van opzet of grove schuld van de zijde van de leverancier. Toepasselijk recht In principe is buitenlands recht niet acceptabel en wordt alleen gecontracteerd naar Nederlands recht en worden eventuele geschillen alleen voorgelegd aan de Nederlandse rechter. Dit is verdedigbaar omdat de instellingen zich in Nederland bevinden en het om een dienstverlening gaat specifiek voor een Nederlandse markt. Deze checklist voorziet niet in alle specifieke gevallen en is dan ook niet volledig maar moet worden gezien als leidraad en hulpmiddel bij het beoordelen en aangaan van overeenkomsten.

77

Bron: http://www.escrow.nl./nl/verification/VerificationOverview.html dd 22-02-2008


pagina 25 van 35

Bijlage: Procedure Openbare aanbesteding Nr

Activiteit

Deelactiviteit

Benodigde documenten

1.

voorbereiden

Regelen samenwerking

Samenwerkingsovereenkomst

Samenstellen projectorganisatie

Projectinrichtingsdocument

De waarde van de opdracht

Integrale kostenbegroting

vaststellen om te bepalen of er Europees aanbesteed moet worden. Beslissing nemen of er Europees moet worden aanbesteed. Vaststellen welke Richtlijn van toepassing is. Vaststellen of er sprake is van een normale situatie of van een uitzonderingsgeval. Beslissing nemen welke procedure te volgen: o

de openbare procedure of

o

de niet-openbare procedure.

Ingeval van een uitzonderingsituatie dient een bijzondere procedure toegepast te worden (geadviseerd wordt om dan Juridische advies inwinnen). 2

Specificeren

Uitwerken selectiecriteria

(RfI en offerte

Besluitvorming op de

Definitieve vragenlijst (RfI)

aanvraag RfP)

selectiecriteria

waarover concensus bestaat met de stakeholders en welk verzonden kan worden aan de gegadigden. Definitieve lijst met geschiktheidscriteria

Uitwerken/Afronden Bestek Besluitvorming Bestek

Definitief bestek (RfP) (incl.wegingscriteria)


pagina 26 van 35

Nr

Activiteit

Deelactiviteit

Benodigde documenten waarover concensus bestaat met de stakeholders en welk verzonden kan worden aan de

Opstellen concept

inschrijvers.

overeenkomst Besluitvorming concept

Definitief concept

overeenkomst

overeenkomst geschikt voor verzending aan inschrijvers Aanbestedingsdocument

Opstellen beoordelingsmodel en

Het beoordelingsmodel dient

handleiding (selectie en

voldoende houvast te bieden

gunningscriteria)

om aan alle inzendingen een

Besluitvorming

waardering te geven.

beoordelingsmodel 3

Publiceren

Uitwerken publicatie aankondiging Besluitvorming publicatie

Een concept aanbestedings-

aankondiging (inhoudelijk)

document waar uitsluitend nog een juridische toets overheen moet

Juridische toets van de stukken Besluitvorming publicatie

Definitief aanbestedings-

aankondiging (inhoudelijk &

document geschikt voor

juridisch)

publicatie

Inrichten coördinatie punt Procedure opstellen voor de

In verband met de

verzending en administratie van

transparantie en de non-

aanvragen

discriminatoire eisen is het aan te bevelen bij te houden aan wie welke documentatie is verzonden binnen de gestelde termijnen (of registreren via aanbestedingskalender)

Stel een standaard pakket

Standaard pakket van

samen dat toegestuurd wordt

documenten met informatie

aan de verschillende inschrijvers

en vragen formulieren. Geef hierbij duidelijk aan hoe u de

Verzenden publicatie

informatie wenst terug te

aankondiging aan BOP (Bureau

ontvangen.


pagina 27 van 35

Nr

Activiteit

Deelactiviteit


voor Officiële Publicaties) Publicatie aankondiging

Een bevestiging van de publicatie

4

Informeren

Verzenden van de offerte

Iedere aanvrager dient het

(verzenden RfI

aanvraag naar de aanvragers

zelfde (standaard)

en RfP)

informatiepakket te ontvangen en het aanbestedingsdocument Beantwoorden vragen n.a.v. de

Iedere aanvrager dient

offerte aanvraag

dezelfde informatie te ontvangen. Beantwoording van gestelde vragen dient dan ook centraal te gebeuren. Hiervoor kan een informatie bulletin worden opgesteld of een informatie bijeenkomst. Houdt hierbij een register bij van aanwezigen, vragen, vraagsteller en gegeven antwoorden. Het verstandig een jurist de beantwoording van de vragen te laten controleren

Organiseren Prebidmeeting

Datum en tijd vaststellen voor inlevering van de vragen en uitnodigen van alle

Ontvangen van de schriftelijke

inschrijvers

vragen Antwoorden formuleren op de

Alle tijdig ingeleverde vragen

vragen

dienen voorzien te worden van een antwoord

Prebidmeeting Voorbereiden procesverbaal van de ontvangst van inschrijvingen 5

Ontvangen

Ontvangst van inschrijvingen en

(inschrijvingen

procesverbaal van ontvangst

RfI & RfP)

opmaken Inboeken/registreren van alle

Procesverbaal van de

inschrijvingen

inschrijvingen en opening van


pagina 28 van 35

Nr

Activiteit

Deelactiviteit

Benodigde documenten de offertes

6

Selecteren /

Uitvoering beoordelingen van

Beoordelen

inschrijvingen (mogelijkheid geven voor verzuimherstel) Formele besluitvorming uitsluitingen Formele uitsluitingen in verband met het niet volgen van de procedure Offertepresentatie Beoordeling uitwerken in beoordelingsmodel Besluitvorming inzake resultaten

Protocol inzake beoordeling

beoordeling

inschrijvingen

Brieven opstellen naar aanleiding van afwijzingscriteria Juridische check

Brieven aan inschrijvers

Brieven uitsturen van voorgenomen gunning en afwijzingen 7

Selecteren /

(Brieven uitsturen van

Eventuele toelichting op

Gunning

voorgenomen gunning en

bezwaren

afwijzing) : Hiermee gaat de bezwaar termijn in waarop afgewezen organisaties in beroep kunnen gaan Definitieve gunning en afwijzing

Procesverbaal van gunning

Tekenen overeenkomst

Leveringsovereenkomst / SLA

Procesverbaal van gunning verzenden

8

Publicatie van gunning

Ontvangst van de bevestiging

verzenden

van de publicatie

Nazorg

Afsluiting dossier

aanbesteding

Interne communicatie


pagina 29 van 35

Nr

Activiteit

Deelactiviteit


Inrichting contractbeheer Afmelding aanbesteding 9

Uitvoeren

Regelen toezicht op uitvoering

Plan van aanpak

van de werken

implementatie

Start implementatie


pagina 30 van 35

Bijlage: Procedure Niet - openbare aanbesteding Nr

Activiteit

Deelactiviteit


1.

voorbereiden

Regelen samenwerking

Samenwerkingsovereenkomst

Samenstellen projectorganisatie

Projectinrichtingsdocument

De waarde van de opdracht

Integrale kostenbegroting

vaststellen om te bepalen of er Europees aanbesteed moet worden. Beslissing nemen of er Europees moet worden aanbesteed. Vaststellen welke Richtlijn van toepassing is. Vaststellen of er sprake is van een normale situatie of van een uitzonderingsgeval. Beslissing nemen welke procedure te volgen: o

de openbare procedure of

o

de niet-openbare procedure.

Ingeval van een uitzonderingsituatie dient een bijzondere procedure toegepast te worden (geadviseerd wordt om dan Juridische advies inwinnen). 2

Specificeren

Uitwerken selectiecriteria

(RfI en offerte

Besluitvorming op de

Definitieve vragenlijst (RfI)

aanvraag RfP)

selectiecriteria

waarover concensus bestaat met de stakeholders en welk verzonden kan worden aan de gegadigden. Definitieve lijst met geschiktheidscriteria

Uitwerken/Afronden hoofdlijnen bestek Besluitvorming Bestek


Definitief bestek op

pagina 31 van 35

Nr

Activiteit

Deelactiviteit

Benodigde documenten hoofdlijnen (incl. wegingscriteria) waarover concensus bestaat met de stakeholders en welk verzonden kan worden aan de inschrijvers.

3

Publiceren

Opstellen beoordelingsmodel

Het beoordelingsmodel dient

(selectiecriteria) en handleiding

voldoende houvast te bieden

Besluitvorming

om aan alle inzendingen een

beoordelingsmodel

waardering te geven.

Uitwerken publicatie aankondiging Besluitvorming publicatie

Een concept aanbestedings-

aankondiging (inhoudelijk)

document waar uitsluitend nog een juridische toets overheen moet

Juridische toets van de stukken Besluitvorming publicatie

Definitief aanbestedings-

aankondiging (inhoudelijk &

document geschikt voor

juridisch)

publicatie

Inrichten coördinatie punt Procedure opstellen voor de

In verband met de

verzending en administratie van

transparantie en de non-

aanvragen

discriminatoire eisen is het aan te bevelen bij te houden aan wie welke documentatie is verzonden binnen de gestelde termijnen (of registreren via aanbestedingskalender)

Stel een standaard pakket

Standaard pakket van

samen dat toegestuurd wordt

documenten met informatie

aan de verschillende inschrijvers

en vragen formulieren. Geef hierbij duidelijk aan hoe u de

Verzenden publicatie

informatie wenst terug te

aankondiging aan BOP (Bureau

ontvangen.

voor Officiële Publicaties) Publicatie aankondiging

Een bevestiging van de publicatie

4

Informeren

Verzenden van de

Iedere aanvrager dient het

(verzenden RfI,)

selectieleidraad aanvraag aan

zelfde (standaard)


pagina 32 van 35

Nr

Activiteit

Deelactiviteit


de aanvragers

informatiepakket te ontvangen

Beantwoorden vragen n.a.v. de

Iedere aanvrager dient

selectieleidraad

dezelfde informatie te ontvangen. Beantwoording van gestelde vragen dient dan ook centraal te gebeuren. Hiervoor kan een informatie bulletin worden opgesteld of een informatie bijeenkomst. Houdt hierbij een register bij van aanwezigen, vragen, vraagsteller en gegeven antwoorden.

Specificeren /

Uitwerking offerte-aanvraag

Offerte aanvraag RfP

Uitwerking concept overeenkomst Voorbereiden beoordelingsmodel en handleiding gunningscriteria Juridische toets aanbestedingsdocument Besluitvorming offerte-aanvraag,

aanbestedingsdocument

overeenkomst en beoordelingsmodel 5

Ontvangen

Ontvangst van inschrijvingen en

(inschrijvingen

procesverbaal van ontvangst

RfI)

opmaken Inboeken/registreren van alle

Procesverbaal van de

inschrijvingen

inschrijvingen en opening van de offertes

6

Selecteren /

Uitvoering beoordelingen van

Beoordelen

inschrijvingen (mogelijkheid geven voor verzuimherstel) Formele besluitvorming uitsluitingen Opstellen longlist


pagina 33 van 35

Nr

Activiteit

Deelactiviteit


Beoordeling uitwerken in


beoordelingsmodel

inschrijvingen

Besluitvorming inzake resultaten beoordeling Opstellen shortlist Brieven opstellen naar aanleiding van afwijzingscriteria Juridische check Brieven uitsturen van

Brieven aan inschrijvers

voorgenomen selectie en afwijzingen Informeren /

Verzenden offerte-aanvraag /

Verzenden RfP

aanbestedingsdocument Beantwoorden vragen naar aanleiding van de offertes

Ontvangen /

Ontvangst van inschrijvingen

inschrijvingen RfP

Opstellen procesverbaal van

Procesverbaal van ontvangst

ontvangst

inschrijvingen

Selecteren /

Uitvoering beoordelingen van de

Beoordelen

ontvangen offertes Offertepresentatie Beoordeling uitwerken in beoordelingsmodel Besluitvorming inzake resultaten


beoordeling

offertes

Brieven opstellen naar aanleiding van afwijzingscriteria Juridische check

Brieven aan aanbieders

Brieven uitsturen van voorgenomen gunning en


pagina 34 van 35

Nr

Activiteit

Deelactiviteit


afwijzingen 7

Selecteren /

(Brieven uitsturen van

Eventuele toelichting op

Gunning

voorgenomen gunning en

bezwaren

afwijzing) : Hiermee gaat de bezwaar termijn in waarop afgewezen organisaties in beroep kunnen gaan Definitieve gunning en afwijzing

Procesverbaal van gunning

Tekenen overeenkomsten

Leveringsovereenkomst / SLA

Procesverbaal van gunning verzenden

8

Publicatie van gunning

Ontvangst van de bevestiging

verzenden

van de publicatie

Nazorg

Afsluiting dossier

aanbesteding

Interne communicatie Inrichting contractbeheer Afmelding aanbesteding

9

Uitvoeren

Regelen toezicht op uitvoering

Plan van aanpak

van de werken

implementatie

Start implementatie


pagina 35 van 35

Aanbestedingsprocedures en Contracting voor het voeren van digitale dossiers in de JGZ

Recommend Documents