Raamwerk applicatie (en leverancier) selectie voor het voeren van digitale dossiers in de JGZ

Raamwerk applicatie (en leverancier) selectie voor het voeren van digitale dossiers in de JGZ Voorwoord Deze handreiking behoort tot de reeks handreikingen die worden samengesteld ten behoeve van de verwerving en implementatie van een applicatie voor digitale dossiervoering in de JGZ. Deze reeks bestaat momenteel uit: 1. aanbestedingsprocedures en contracting • voorbeeld inkoopvoorwaarden • voorbeeld servicelevel agreement 2. integraal kostenmodel (incl. spreadsheet) 3. raamwerk applicatie en leverancier selectie 4. implementatie toolkit • raamwerk plan van aanpak • risico analyse • checklist technische randvoorwaarden • checklist beveiliging en autorisatie • implementatiedraaiboek en go-live 5. communicatieplan en besluitvormingsmodel Deze handreikingen worden via de website www. http://www.vng-digitaaljgz.nl beschikbaar gesteld en actueel gehouden. Raadpleeg indien noodzakelijk deze website voor updates en aanvullingen. Namens het projectteam DDJGZ, Evert Obdeijn

Handreiking selectie en gunning / 07.03.2008

pagina 1 van 38

Raamwerk applicatie (en leverancier) selectie voor het voeren van digitale dossiers in de JGZ Inleiding Via de gemeenten zal een aantal documenten aan de JGZ organisaties worden aangeboden, die de organisatie zullen helpen in het traject naar de uiteindelijke implementatie van een Digitaal Dossier JGZ. De selectie van een leverancier en applicatie is onderdeel van dit traject. Dit document gaat over deze selectie. Om te komen tot de mogelijkheid voor de JGZ organisatie om digitale dossiers te voeren zal de JGZ organisatie als eerste een applicatie (en leverancier) moeten selecteren. Hiertoe dienen de volgende stappen te worden uitgevoerd: 1. vaststellen criteria waaraan de mogelijke applicatie (gunningcriteria) en de leverancier (selectie of geschiktheidcriteria) daarvan moeten voldoen 2. vaststellen van de mate waarin de selectie- en gunningcriteria bepalend zijn (weegfactoren toekennen) 3. informatie verzamelen van leveranciers 4. criteria scoren per applicatie (en leverancier) De opdracht tot levering zal, conform de eventuele aanbestedingsprocedure, worden gegund aan de leverancier die het beste scoort. Het selectieraamwerk kan zowel worden gebruikt in een aanbestedingsprocedure, waar de selectie deel van uit maakt, als in een selectietraject in situaties waarin niet volgens een aanbestedingsprocedure behoeft te worden gewerkt. Voor de goede orde, de JGZ organisatie is de opdrachtgever en bepaalt de mate waarin een potentiële leverancier scoort op de vastgestelde selectiecriteria. Overeenstemming of consensus binnen het projectteam, binnen de JGZ organisatie maar ook binnen de regio over selectie- en gunningcriteria en daaraan toe te kennen weegfactoren is uiteraard aan te bevelen. Ter ondersteuning van de applicatie- en leveranciersselectie is een spreadsheet ontwikkeld, dat • • • •

door de JGZ organisatie gebruikt kan worden voor het vaststellen van selectie- en gunningcriteria en weegfactoren door de leverancier gebruikt kan worden om de gevraagde informatie aan te leveren door de JGZ organisatie gebruikt kan worden om de scores van de verschillende applicaties en leveranciers vast te stellen in de regio gebruikt kan worden om selectieprocessen (incl. besluitvorming) op elkaar af te stemmen


pagina 2 van 38

•

door de JGZ organisatie gebruikt kan worden om de resultaten van de selectie terug te koppelen aan de leveranciers.

Vaststellen criteria, waaraan de mogelijke applicatie en de leverancier daarvan, moeten voldoen Als hoofdcriteria voor de selectie onderscheiden we: 1. de leverancierspositie - Financieel (4) - Kwaliteit (5) 2. de positie van de applicatie in de markt (4) 3. de financiële en contractuele randvoorwaarden voor levering van de applicatie (6) 4. de functionele ondersteuning van het zorgproces (8) 5. de technische gebruiksaspecten (4) 6. het ontwikkelproces waarbinnen de applicatie is gerealiseerd en de toekomstvastheid wordt gewaarborgd (2) 7. de ondersteuning van de leverancier bij de implementatie (4) 8. het beheer van de applicatie (5) 9. de ICT infrastructuur waarop de applicatie beschikbaar kan worden gesteld (6) Elk hoofdcriterium kan uiteenvallen in verschillende subcriteria of groepen van subcriteria. Zo wordt de leverancierspositie beoordeeld op basis van de volgende selectiecriteria: 1. de financiële positie van de leverancier 2. de betrouwbaarheid van de leverancier 3. de positie van de leverancier in de JGZ en in de zorg (ten opzichte van andere branches) 4. kwaliteitsprocedures die de leverancier hanteert 5. de wijze waarop de leverancier de aanvraag benadert Het spreadsheet in de bijlagen geeft een uitgebreide opsomming van mogelijke selectie en gunningcriteria. Deze criteria alsmede de (voorbeeld) wegingsfactoren dienen binnen de JGZ of binnen het samenwerkingsverband te worden aangepast en/of aangevuld. Met name geldt dit voor specifieke maatwerkcriteria. Bij het vaststellen van de criteria is het van belang om de zgn. “knock out” criteria vast te stellen. Dit zijn criteria waaraan een mogelijke kandidaat applicatie (en leverancier) altijd moet voldoen. Is dit niet het geval dan valt een kandidaat altijd af. Criteria moeten vooraf aan alle leveranciers op een zelfde wijze kenbaar worden gemaakt en mogen in een officiële aanbestedingsprocedure daarna


pagina 3 van 38

ook niet meer worden aangepast. Dit geldt met name voor de “knock out” criteria. Keuze van de “knock out” criteria, zoals “kunnen voldoen aan de eisen van een Goed Beheerd Zorgsysteem” of “de Basis Data Set versie 2.0 van mei 2007 kunnen ondersteunen” dient zorgvuldig plaats te vinden: • •

bij te stringente “knock out” criteria voldoet geen enkele van de bestaande applicaties bij te teveel soepelheid t.a.v. “knock out” criteria loopt de JGZ organisatie risico’s in de bedrijfsvoering.

In het meegeleverde spreadsheet zijn een aantal mogelijke knock out criteria aangegeven. Zoals gezegd een zorgvuldige keuze van deze criteria is uitermate belangrijk. Ter bepaling van de knock out criteria wordt ook verwezen naar de uitgangspunten inzake uitwisselingsstandaarden en digitalisering JGZ zoals deze zijn verwoord in de brief van het Ministerie van Jeugd en Gezin d.d. 05.02.2008 (kenmerk PG/OGZ 2.829.135) Tot slot kennen de aanbestedingsregels een strikte scheiding tussen selectie – en gunningcriteria. Een (leveranciers) selectiecriterium mag niet gebruikt worden als gunningcriterium voor levering van de applicatie. Vaststellen van de mate waarin de selectie- en gunningcriteria bepalend zijn (weegfactoren toekennen) Een weegfactor toegewezen aan een bepaald selectiecriterium geeft de mate aan, waarin een organisatie de uiteindelijke keuze voor een potentiële applicatie (en leverancier) laat afhangen van de score op het betreffende criterium. Het is van belang hier consensus over te bereiken binnen de JGZ organisatie, maar ook binnen de regio bijvoorbeeld over de mate waarin binnen de regio belang wordt gehecht aan rapportage en gegevens uitwisselingsmogelijkheden. Voorbeeld: De hoofdcriteria, waaraan een applicatie wordt getoetst (punt 9 onder paragraaf 2), hebben tussen haakjes een weegfactor meegekregen. In dit voorbeeld telt de groep getiteld “Functionele ondersteuning van het zorgproces” voor 8/48 mee in de totale weging. Deze groep op zich is op zijn beurt samengesteld uit subcategorieën, die elk hun eigen gewicht hebben binnen de groep. Om het mogelijk te maken de functionaliteit van de applicatie te kunnen uitvragen op een voldoende detailniveau, zonder dat elk functionaliteits-criterium op zich een te zware invloed zou krijgen op de gunning in totaliteit, is besloten deze subcategorieën te verzamelen in de hoofdgroep “Functionele ondersteuning van het zorgproces”. M.a.w. een hoofdcriterium met een bepaalde weging kan worden onderverdeeld in subcriteria. Aan elk van deze subcriteria worden wederom


pagina 4 van 38

(sub) weegfactoren toegekend. Ook hierover dient voorafgaand aan het selectieproces consensus te bestaan. Weegfactoren worden met de selectie- en gunningcriteria bij de informatie aanvraag aan de leveranciers beschikbaar gesteld. Informatie verzamelen van leveranciers De overeengekomen selectie- en gunningcriteria en daaraan gekoppelde weegfactoren worden naar de potentiële leveranciers gestuurd, waarbij afspraken moeten worden gemaakt over de procedure van aanlevering van de antwoorden. Ondersteuning van deze procedure met behulp van de meegeleverde spreadsheets wordt sterk aanbevolen. Hiermee wordt • •

de uniformiteit in de beantwoording van de vragen bereikt het verwerken van de vragen en het bepalen van de scores van de verschillende leveranciers vereenvoudigd.

Bij verzamelen van de informatie van de leveranciers is het aan te bevelen naast de beantwoording van de vragenlijst in de procedure ook een demonstratie van de applicatie te vragen. Het is aan te raden een eigen casus te beschrijven en die voor de demo aan de leverancier te geven. De demo moet dan worden gegeven aan de hand van de casus. De informatie die hiermee verkregen wordt helpt in een later stadium bij het bepalen van de scores per leverancier / applicatie. Selectiecriteria scoren per applicatie (en leverancier) Op basis van de terug ontvangen vragenlijsten van de leverancier kan tenslotte worden bepaald in hoeverre een applicatie (en leverancier) scoort op alle criteria. Wordt negatief gescoord op een “knock out” criterium, dan valt de leverancier af. Wel dient de applicatie (en leverancier) verder te worden “doorgescoord”. Per criterium wordt een score van 1-10 toegekend. Bij het scoren van een applicatie (en leverancier) is het van belang: • •

de non deterministische criteria vast te stellen: als alle alternatieven het zelfde scoren op een bepaald criterium dan heeft dit criterium geen invloed op de definitieve selectie een slechte score op een zwaar wegend criterium niet wordt “ondergesneeuwd” door goede scores op minder zwaar wegende criteria.

Voor het laatste is het in ieder geval van belang om “slechte” scores van de uiteindelijk geselecteerde applicatie en leverancier inzichtelijk te hebben. Hierbij is het van belang om de risico’s van deze slechte scores in te schatten


pagina 5 van 38

en eventueel maatregelen vast te stellen die deze risico’s beheersbaar maken. Met de uiteindelijke geselecteerde leverancier wordt het vervolgtraject gestart om te komen tot contractuele afspraken (zie ook procedure aanbesteding en contracting).


pagina 6 van 38

Bijlage: Overzicht selectiecriteria (De weegfactoren en Knock-out criteria zijn indicatief. De organisatie, die het selectie-raamwerk gaat gebruiken, staat het vrij die criteria te veranderen naar eigen inzicht) Nr

1

Hoofdgroep

Financieel / Contractueel

Criterium

Financieel (omzet/eigen

Toelichting

Antwoord

Weeg-

Sub

Criterium

Score

Score

Factor

Weeg

gewicht

(1-10)

X

(KO =

factor

Sub-

Knock

Weeg-

Out)

factor

Meeleveren recente jaarrekeningen

4

5

< € 5.000.000

4

3

4

5

4

5

vermogen-vreemd vermogen/jaarrekening) 2

Omzetcategorie

>= € 5.000.000 en < € 10.000.000 >= € 10.000.000 en < € 50.000.000 >= € 50.000.000 3

Contractvoorwaarden (Escrow)

Is er sprake van een Escrow-regeling.

'waarborg in handen van

Een voorbeeldcontract om te bezien of

derden'

de voorwaarden voldoen aan de wensen van de organisatie bijsluiten.

4

Garanties

Bijsluiten van een voorbeeld van garantiebepalingen op de applicatie

5

Betrouwbaarheid (verklaring

Meeleveren recente verklaring omtrent

omtrent gedrag)

gedrag. Aan te vragen bij het Centraal

KO

Orgaan Verklaring Omtrent Gedrag (hoe voor ondernemingen buiten Handreiking selectie en gunning / 07.03.2008

pagina 7 van 38

Nr

Hoofdgroep

Criterium

Toelichting

Antwoord

Weeg-

Sub

Criterium

Score

Score

Factor

Weeg

gewicht

(1-10)

X

(KO =

factor

Weeg-

Out)

factor

Nederland) 6

Verklaring ex. Art 29 (een verklaring dat de

KO

omstandigheden zoals omschreven in artikel 29 zich niet voordoen of hebben voorgedaan. De verklaring heeft betrekking op: staat van faillissement faillissement aangevraagd, veroordeling delict beroepsmoraliteit, het begaan van een ernstige fout bij de

7

uitoefening van zijn beroep,

De leverancier geeft afdoende en

socialeverzekeringsbijdrage,

recent bewijs dat omstandigheden

belastingen, het in ernstige

zoals omschreven in artikel 29 van de

mate schuldig maken aan valse

richtlijn zich niet voordoen of hebben

verklaringen etc.)

voorgedaan.

Geheimhoudings-verklaring

Bereidheid geheimhoudingsverklaring

KO

te ondertekenen Handreiking selectie en gunning / 07.03.2008

Sub-

Knock

pagina 8 van 38

Nr

Hoofdgroep

8

Criterium

Bankverklaring

Toelichting

Verklaring van bankrelatie betreffende

Antwoord

Weeg-

Sub

Criterium

Score

Score

Factor

Weeg

gewicht

(1-10)

X

(KO =

factor

Sub-

Knock

Weeg-

Out)

factor

KO

kredietwaardigheid 9

Beroepsaansprakelijkheid

Meeleveren bewijs van

KO

beroepsaansprakelijkheids-verzekering 10

Kwaliteit

Continuïteit

Overige continuïteitscriteria

5

4

5

2

5

4

5

4

5

4

5

2

(toekomstvastheid, overnames, ontstaan/historie) 11

Bedrijfsomvang

Aantal medewerkers totaal/ontwikkeling/-beheer/-zorgspecialisme op basis van vaste betrekking en / of inhuur op contractbasis

12

Kennis/Ervaring ICT

13

Kennis/Ervaring

Aantal jaren/maanden

Zorg/JGZ/GGD/CIZ/thuiszorg/zi

14

ekenhuizen/verpleegtehuizen/z

Aantal jaren/maanden plus referenties

orgketens/etc.

van de betreffende zorginstellingen

Verdeling omzet JGZ en

De verhouding tussen de omzet

overige sectoren

gemaakt in de JGZ-sector en alle andere sectoren

15

Verdeling omzet zorg en


Verhouding tussen de omzet gemaakt

pagina 9 van 38

Nr

Hoofdgroep

Criterium

Toelichting

overige sectoren

in zorg en alle andere sectoren

16

Specialisme in de zorg

Aantal medewerkers zorgspecialisme

17

Beschikt uw bedrijf over

Antwoord

Weeg-

Sub

Criterium

Score

Score

Factor

Weeg

gewicht

(1-10)

X

(KO =

factor

Sub-

Knock

Weeg-

Out)

factor

5

3

5

3

5

4

5

4

5

2

5

4

5

3

5

4

5

4

medewerkers met kennis van en ervaring met terminologieën en vocabulaires in zorg systemen? 18

Kennis/Ervaring JGZ-primaire processen


19

Kennis Ervaring EPD/EVD/EKD


20

Kennis/Ervaring Cliënten Volg

21

Kennis/Ervaring integratie diverse systemen


22

Kennis/Ervaring clusters van


organisaties

van organisatieclusters

23

Kwaliteitsbeheersing/ISO-

systeem

24


certificering

Is er sprake van (ISO-)certificering

Producten en dienstenbeleid

Op welke wijze wordt omgegaan met releases/beheer


pagina 10 van 38

Nr

Hoofdgroep

Criterium

Toelichting

Antwoord

Weeg-

Sub

Criterium

Score

Score

Factor

Weeg

gewicht

(1-10)

X

(KO =

factor

Sub-

Knock

Weeg-

Out) 25 26 27

Wijze van aanbieden

Kwaliteit van het antwoordt op Request

(beoordelingscriterium)

For Information/Request For Proposal

ICT-projectervaring (plus complexiteit)

Referenties (belangrijkste, max. 4)

Deelname voorbereiding

Bent u op enigerlei wijze betrokken

functionele- en technische

geweest bij het opstellen van de

eisen/bestek (ivm

functionele-, technische eisen of het

aanbestedingscriteria)

bestek. (BDS en organisatie-eigen

factor

5

2

5

4

KO

eisen)


pagina 11 van 38

Bijlage: Overzicht gunningcriteria.

Nr

Hoofdgroep

Criterium

Toelichting

Antwoord

Weeg-

Sub-

Criterium

Score

Score

Factor

weeg-

gewicht

(1-10)

X

factor

SubWeegFactor

1

Positie van de applicatie

Gebruikersvereniging/

Bestaat er een Gebruikersvereniging

in de markt

klankbordgroep

en/of klankbordgroep

2

Proven technology

Waar heeft de applicatie zich bewezen

3

Levensduur

Wat is de verwachte levensduur van de

4

Continuïteit

Wat is de verwachte mate van wijziging

5

Referenties

4

3

4

3

4

4

4

4

4

4

4

3

4

3

6

4

(referenties) huidige versie. bij de komende versie-upgrade Namen van instellingen waar de applicatie momenteel wordt gebruikt 6 7

Beschikbare

Meesturen beschikbare documentatie

documentatie/demo

en/of demo

Referenties

Referenties van organisaties waar de betreffende diensten door u zijn geleverd

8

Financiële en

Cost of ownership

contractuele Handreiking selectie en gunning / 07.03.2008

Totaal aan investerings- en exploitatiekosten voor de JGZ-

pagina 12 van 38

Nr

Hoofdgroep

Criterium

Toelichting

Antwoord

Weeg-

Sub-

Criterium

Score

Score

Factor

weeg-

gewicht

(1-10)

X

factor

SubWeegFactor

randvoorwaarden voor

organisatie van de aangeboden

levering en beheer van

oplossingen, producten en diensten.

de applicatie 9

Licentiekosten

10

Onderhoudskosten

Licentiestructuur en kosten

6

4

Onderhoudskosten voor de JGZ-

6

4

6

2

6

3

6

3

organisatie 11

Eigendom broncode

Is er bereidheid de broncode af te staan

12

Verantwoordelijkheden

Verdeling verantwoordelijkheden t.a.v. ontwikkeling/beheer/exploitatie. Welke verantwoordelijkheden neemt u als leverancier

13

FunctiePuntenAnalyse op

Kan er, op basis van de functionele en

basis van functioneel ontwerp

technische eisen een FPA conform

Nederlandse Software Metrieken Associatie richtlijnen worden opgemaakt 14

Functionele

8

ondersteuning van het zorgproces Handreiking selectie en gunning / 07.03.2008

pagina 13 van 38

Nr

Hoofdgroep

Criterium

Toelichting

Antwoord

Weeg-

Sub-

Criterium

Score

Score

Factor

weeg-

gewicht

(1-10)

X

factor

SubWeegFactor

15.1

Gebruik

Gebruikersvriendelijkheid

Te beoordelen door een demonstratie.

8

8

4

8

8

4

8

8

4

8

8

2

8

8

4

8

9

5

8

9

5

8

9

4

Kunt u schetsen waarin uw applicatie uitblinkt qua gebruikersvriendelijkheid 15.2

Helpfunctie

Te beoordelen door een demonstratie. (Wanneer kunt u de demonstratie verzorgen.)

15.3

Vrije tekstvelden

Zijn er (per rubriek) vrije tekstvelden aanwezig waarin eigen toelichtingen door de gebruiker kunnen worden ingebracht.

15.4

Wordt er door de applicatie

Welke talen en op welke wijze is dit

meertaligheid ondersteund

ingericht. (bijv. per gebruiker configureerbaar)

15.5 16.1

Presentatie (schermen/output) Ondersteuning

Rolondersteuning

werkprocessen JGZ 16.2 16.3

Te boordelen door een demonstratie Worden de JGZ-rollen onderscheiden

Splitsing

Is een onderscheid en toewijzing van

verantwoordelijkheden

taken/ informatie naar rollen mogelijk

Diagnose/verwijzing

Zijn verwijzingsbrieven binnen de applicatie te maken


pagina 14 van 38

Nr

Hoofdgroep

Criterium

Toelichting

Antwoord

Weeg-

Sub-

Criterium

Score

Score

Factor

weeg-

gewicht

(1-10)

X

factor

SubWeegFactor

16.4

Is het mogelijk de applicatie in

3

9

3

8

9

4

8

9

3

8

9

4

8

9

3

Single Sign On programma's op te nemen en zo ja, welke 16.5 16.6

Onderzoeks/

Welke vorm heeft de

beslissingsondersteuning

onderzoeksbeslissings-ondersteuning

Planning van activiteiten van contactmomenten in verschillende ordenings-

16.7

principes, bijvoorbeeld

Is de structuur van activiteiten binnen

individueel cliëntenniveau,

contactmomenten cliëntgericht te

groepen en populaties

configureren?

Is de workflow-ondersteuning

Indien er sprake is van

aanpasbaar (zo ja, door wie)

workflowondersteuning, kan deze worden aangepast aan de wensen van de organisatie en is het aanbrengen van die aanpassing gebonden aan een specifieke rol?

16.8

Kan de gebruiker zelf

In hoeverre kan de gebruiker op

schermen aanpassen

individueel niveau aanpassingen aanbrengen


pagina 15 van 38

Nr

Hoofdgroep

Criterium

Toelichting

Antwoord

Weeg-

Sub-

Criterium

Score

Score

Factor

weeg-

gewicht

(1-10)

X

factor

SubWeegFactor

16.9

(Intelligente) Signalering

Is een signaleringsfunctie van

8

9

5

8

9

4

8

9

4

8

9

3

8

9

4

risicofactoren opgenomen? 16.10

Ontwikkelings/zorgtraject

Is de ontwikkeling van de cliënt t.a.v. diverse criteria te visualiseren (groeicurve (lengte, gewicht) van Wiechen schema, etc.)

16.11

Flexibiliteit zorgplan

Kunnen zorgplannen op diverse niveaus worden aangemaakt

16.12

Is het mogelijk een procesbeschrijvings-, workflow management- of documentmanagementtool te integreren, zodat

16.13

werkinstructies kunnen worden

Kunt u referenties geven van waar dit

geraadpleegd?

reeds is gedaan?

Flexibiliteit/configureerbaarheid

Kunnen configuraties door gebruikers

(door wie)

zelf worden doorgevoerd, afhankelijk van het functionaliteits-niveau. Hangen deze configuraties aan een gebruikersprofiel.


pagina 16 van 38

Nr

Hoofdgroep

Criterium

Toelichting

Antwoord

Weeg-

Sub-

Criterium

Score

Score

Factor

weeg-

gewicht

(1-10)

X

factor

SubWeegFactor

16.14

Beschikbaar stellen dossierinfo

Is dossieruitwisseling binnen de

intern/interne communicatie

organisatie binnen de wettelijke privacy

8

9

3

8

9

5

8

9

4

8

9

4

8

9

4

8

7

5

8

7

2

voorschriften mogelijk. 16.15

Beschikbaar stellen dossierinfo

Is dossieruitwisseling buiten de

extern

organisatie binnen de wettelijke privacy voorschriften mogelijk.

Samenstellen documenten

16.16

Kan met behulp van in het dossier aanwezige informatie op eenvoudige wijze doc umenten worden samengesteld.

Contactmomenten

16.17

Is de richtlijn contactmomenten BTP Jeugdgezondheidszorg de basis voor de contactmomentenstructuur

Is de contactmomenten-

16.18

structuur (gebaseerd op BTP) eenvoudig aanpasbaar? 17.1

17.2

Autorisatie/toegang/

Autorisatie/ Authenticatie/

Werkt de autorisatie/authenticatie/

beveiliging

beveiliging (UZI)

beveiliging volgens de UZI standaard

Autorisatie op veldniveau

Is het mogelijk autorisatie op veldniveau toe te kennen aan


pagina 17 van 38

Nr

Hoofdgroep

Criterium

Toelichting

Antwoord

Weeg-

Sub-

Criterium

Score

Score

Factor

weeg-

gewicht

(1-10)

X

factor

SubWeegFactor

specifieke rollen/gebruikers. 17.3

Hoe is externe toegang/

Indien een beleidswijziging wordt

flexibele toegang tot het

doorgevoerd t.a.v. de toegang tot het

systeem geregeld?

systeem door andere organisaties dan

8

7

3

8

7

5

8

7

5

8

7

3

8

7

2

8

7

5

de JGZ, is dit dan eenvoudig door te voeren. 17.4

Hoe is de beveiliging bij

Bij web-benadering spelen zaken als

benadering via het web

Virtual Private Network, etc., die de

geregeld

afscherming van gegevens moeten waarborgen.

17.5

Zijn de toestemmings-vereisten

Voldoet de applicatie wat dit betreft

ouder/verzorger/ 12-16 jarig

aan de wettelijke eisen

kind aanwezig 17.6

17.7

17.8

Is de toegangsregeling

Is de autorisatie/authenticatiestructuur

eenvoudig te wijzigen bij

eenvoudig aan te passen bij gewijzigde

wijziging van de regels

eisen van buitenaf

Is een noodprocedure voor

Hoe wordt gezorgd dat toegang

toegang aanwezig en zo ja

mogelijk is, indien er storingen

hoe.

optreden in de beveiliging.

Wordt aan de voorwaarden

• het recht op informatie door de


pagina 18 van 38

Nr

Hoofdgroep

Criterium

Toelichting

Antwoord

Weeg-

Sub-

Criterium

Score

Score

Factor

weeg-

gewicht

(1-10)

X

factor

SubWeegFactor

WGBO voldaan

hulpverlener • toestemming voor een medische behandeling • inzage in het medisch dossier • het recht op een tweede mening of second opinion • vertegenwoordiging van patiënten die niet zelf kunnen beslissen • recht op privacy

17.9

Is beveiliging bij koppeling van

Blijft de beveiliging voldoen aan de

externe PC

centrale beveiligingscriteria (Bijv GBZ)

8

7

3

applicaties/randapparatuur geregeld 18.1

Communicatie

Digitaal dossier JGZ Kop

Kan aan communicatie-eisen met

KO

externe systemen worden voldaan. Welke uitbreiding is noodzakelijk op de bestaande applicatie (indien van toepassing) 18.2

Landelijk Schakel Punt

KO

18.3

Gemeentelijke Basis

KO


pagina 19 van 38

Nr

Hoofdgroep

Criterium

Toelichting

Antwoord

Weeg-

Sub-

Criterium

Score

Score

Factor

weeg-

gewicht

(1-10)

X

factor

SubWeegFactor

Administratie (Burger Service Nummer) 18.4

Perinatologie

8

18.5

RIVM/entadministratie

KO

7

3

18.6

NSDSK

18.7

COA

8

7

4

8

7

5

18.8

Bureau Jeugdzorg

8

7

3

18.9

Verloskundigen

KO

18.10

Verwijsindex risicojongeren

KO

18.11

Schoolsystemen

8

7

4

18.12

In- en export t.b.v. uitwisseling

8

7

2

18.13

Epidemiologie

8

7

5

18.14

Afspraken

8

7

3

Kan aan communicatie-eisen met interne systemen worden voldaan. Welke uitbreiding is noodzakelijk op de bestaande applicatie (indien van toepassing). Is een koppeling met het afsprakensysteem mogelijk (eigen specificaties afsprakensysteem


pagina 20 van 38

Nr

Hoofdgroep

Criterium

Toelichting

Antwoord

Weeg-

Sub-

Criterium

Score

Score

Factor

weeg-

gewicht

(1-10)

X

factor

SubWeegFactor

meeleveren) 18.15

Planning/roostering

18.16

Personeels informatie-systeem

18.17

Management Informatie systeem

18.18

Document Management Systeem


Is een koppeling met het planningsysteem mogelijk (eigen specificaties planningssysteem meeleveren) Is een koppeling met het personeelsinformatie systeem mogelijk (eigen specificaties personeelsinformatie systeem meeleveren) Is een koppeling met het management informatiesysteem mogelijk (eigen specificaties Management Informatie systeem meeleveren) Is een koppeling met het Document Management Systeem mogelijk (eigen specificaties Document Management systeem meeleveren)

8

7

5

8

7

3

8

7

4

8

7

4

pagina 21 van 38

Nr

Hoofdgroep

Criterium

Toelichting

Antwoord

Weeg-

Sub-

Criterium

Score

Score

Factor

weeg-

gewicht

(1-10)

X

factor

SubWeegFactor

18.19

Rapportage/query systeem

18.20

Relatie management systeem

18.21

Factureringsystemen

18.22

Verrichtingenadministratie / urenregistratie

18.23

Kwaliteitssysteem

18.24

Klachtenregistratie


Is een koppeling Query of rapportage functie mogelijk Is een koppeling met het Relatie Management Systeem mogelijk (eigen specificaties Relatie Management systeem meeleveren) Is een koppeling met een eventueel Factureringssysteem mogelijk (eigen specificaties factureringssysteem meeleveren) Is een koppeling met het verrichtingenadministratie systeem mogelijk (eigen specificaties verrichtingenadministratiesysteem meeleveren) Is een koppeling met het Kwaliteitssysteem mogelijk (eigen specificaties kwaliteitssysteem meeleveren) Is een koppeling met het

8

7

4

8

7

4

8

7

4

8

7

4

8

7

3

8

7

3 pagina 22 van 38

Nr

Hoofdgroep

Criterium

Toelichting

Antwoord

Weeg-

Sub-

Criterium

Score

Score

Factor

weeg-

gewicht

(1-10)

X

factor

SubWeegFactor

19.1

Dossierbeheer

Gebruik/opslag externe documenten/beelden

19.2

Inzage dossiers

19.3

Afsluiten dossier

19.4

Overdracht dossier

19.5

Uitwisseling Dossier


klachtenregistratiesysteem mogelijk (eigen specificaties klachtenregistratiesysteem meeleveren) Zijn externe documenten gekoppeld aan het cliëntdossier binnen de applicatie (onder dezelfde beveiliging) op te slaan. Is inzage in een dossier door anderen eenvoudig te regelen binnen de privacyeisen Welke mogelijke consequenties zijn er verbonden aan het afsluiten van een dossier (leeftijdsoverschrijding, overlijden, emigratie, overdracht) Uitwisseling gegevens obv de vigerende Basis Data Set Jeugdgezondheidszorg Uitwisseling gegevens obv de

8

5

4

8

5

3

KO

KO

KO pagina 23 van 38

Nr

Hoofdgroep

Criterium

Toelichting

Antwoord

Weeg-

Sub-

Criterium

Score

Score

Factor

weeg-

gewicht

(1-10)

X

factor

SubWeegFactor

Archivering en zoekfuncties

19.6

20.1

Gegevensset

BDS

vigerende Basis Data Set Jeugdgezondheidszorg versie via "Kop" en/of rechtstreeks aan andere zorginstelling en/of LSP Op welke criteria kan worden gezocht en hoe zijn gearchiveerde dossiers in de zoekfunctie opgenomen Is de vigerende Basis Data Set

8

5

5

8

6

5

8

6

5

KO

Jeugdgezondheidszorg versie als minimale set opgenomen of wordt daaraan voor de implementatiedatum. 20.2

20.3

20.4

Digitaal Dossier JGZ 0-4 jaar

Is er dekking voor kinderen van 0-4

(consultatiebureau/thuiszorg)

jaar

Digitaal dossier JGZ 0-19 jaar

Is er sprake van volledige dekking van

(GGD)

0-19 jaar

Voldoet de applicatie aan de

Lokaal maatwerk

8

6

4

Wordt de volledige historie

8

6

5

locale JGZ functionele specificatie 20.5

Client-ontwikkelingshistorie


pagina 24 van 38

Nr

Hoofdgroep

Criterium

Toelichting

Antwoord

Weeg-

Sub-

Criterium

Score

Score

Factor

weeg-

gewicht

(1-10)

X

factor

SubWeegFactor

bijgehouden van alle ooit geregistreerde cliëntgegevens 20.6

Gegevensmodel

Kan de DB voldoen aan de Basis

8

6

5

8

6

5

8

6

5

8

6

5

8

6

5

Dataset Jeugdgezondheidszorg versie 2.0, 3 mei 2007. Zo nee, welke uitbreiding is noodzakelijk. 20.7

Betrouwbaarheid gegevens

Welke middelen zijn beschikbaar om deze te waarborgen

20.8

Historie

Kunnen historiegegevens (huisartsen,scholen, etc.) worden vastgelegd en on line worden geraadpleegd

20.9

20.10

Individuele- en groepsanalyse

Op welke wijze worden

(groepering op flexibele

gezondheidsanalyse activiteiten

kenmerken)

ondersteund?

Grafische ondersteuning (o.a.

Welke grafische ondersteuningsfunctionaliteit is er beschikbaar om presentatie van ontwikkelingen en analyseuitkomsten te

groeicurve)


pagina 25 van 38

Nr

Hoofdgroep

Criterium

Toelichting

Antwoord

Weeg-

Sub-

Criterium

Score

Score

Factor

weeg-

gewicht

(1-10)

X

factor

SubWeegFactor

ondersteunen 20.11

Verrichtingen en

Is het mogelijk het aan de hand van

factureringsgegevens

gegevens in het Digitaal dossier JGZ

8

6

3

8

4

4

8

4

5

8

4

1

factureringsacties uit te voeren en zo ja, welke. Kunnen aan de hand van de applicatie ook prestatierapportages worden uitgevoerd. 21.1

Rapportage/printen

Rapportages en registraties op

Bestaat er een flexibele rapportage

basis van gegevens uit de

mogelijkheid en voor wie is die

primaire processen

rapportagemogelijkheid toegankelijk. Kunnen dossiers separaat worden

21.2

geprint en in welke vorm wordt een geprint dossier gepresenteerd. Is deze presentatie (per printopdracht) te configureren en is het mogelijk delen van een dossier te printen. Kunnen afsprakenlijsten (per gebruiker, per dagdeel, per team, etc.) worden 21.3

Printen dossier

geprint. Toon een voorbeeld.

Printen afsprakenlijsten

Kunnen afsprakenlijsten (per gebruiker,


pagina 26 van 38

Nr

Hoofdgroep

Criterium

Toelichting

Antwoord

Weeg-

Sub-

Criterium

Score

Score

Factor

weeg-

gewicht

(1-10)

X

factor

SubWeegFactor

per dagdeel, per team, etc.) worden geprint. Toon een voorbeeld. 22.1

Juridisch

Worden wijzigingen en

KO

gegevensbenaderingen vastgelegd. Wordt bijgehouden wat de wijziging Is er sprake van een audit-trail,

was en wie hem wanneer heeft

zo ja hoe

aangebracht? Wordt middels beveiligingsmaatregelen

22.2

KO

voldaan aan de algemene privacywetgeving en medische Privacy 22.3

geheimhoudingsplicht.

Beveiligingsnormen zorg (NEN

KO

7510) 22.4

Waarborging beveiliging bij

Hoe waarborgt het systeem een

diverse vormen van gebruik

voldoende beveiliging bij gebruik via

KO

internet en via PC’s van andere instellingen. 22.5

Voldoet de applicatie

KO

beveiliging aan alle wettelijke privacy vereisten Handreiking selectie en gunning / 07.03.2008

pagina 27 van 38

Nr

Hoofdgroep

Criterium

Toelichting

Antwoord

Weeg-

Sub-

Criterium

Score

Score

Factor

weeg-

gewicht

(1-10)

X

factor

SubWeegFactor

23.1

Overige functies

Facturering

Is facturering integraal in de applicatie

8

3

2

8

3

2

8

3

4

8

3

4

aanwezig Cliëntinformatie/CRM

23.2

Levert de applicatie zelfstandig flexibele Cliëntinformatie

Management informatie

23.3

Levert de applicatie zelfstandig flexibele Management informatie

Monitoring

23.4

Systeemeisen voor beveiliging

24

Technische gebruiksaspecten 25

Response

26

Tijdigheid

27

Beschikbaarheid


Welke monitoringfuncties zijn beschikbaar (tijden per consult, consulten per dag(deel), etc.). Welke technische eisen zijn er om te voldoen aan wettelijke beveiligingseisen. Maximum responsesnelheid bij gegevensopvragingen Zijn voor specifieke snelheidseisen van specifieke functionaliteiten andere eisen gehanteerd? Voorbeelden Wat zijn de minimum beschikbaarheids garanties van

4

5

4

4

4

4

4

3

pagina 28 van 38

Nr

Hoofdgroep

Criterium

Toelichting

Antwoord

Weeg-

Sub-

Criterium

Score

Score

Factor

weeg-

gewicht

(1-10)

X

factor

SubWeegFactor

28

Bruikbaarheid

29

Testconfiguratie

het systeem Hoe kan aan de hand van bestaande voorbeelden de bruikbaarheid worden beoordeeld Is er een standaard testconfiguratie

4

3

4

2

beschikbaar 30

Communicatie

Welke communicatiestandaard wordt gebruikt

4

3

31

Systeemgebruik (tijd en plaats)

Kan de applicatie worden gebruikt via

4

5

4

3

4

3

4

3

vaste en mobiele werkstations 32

Platforms

Op welke computerplatforms kan de

33

Internet

34

Bandbreedte (servers/clients)

Welke bandbreedte is vereist (voor

35

Back-up/uitwijk

Verzorgt u back-up en uitwijk service

4

4

36

On/offline gebruik

Is het mogelijk clients offline te

4

2

37

Synchronisatie

Indien offline mogelijkheden bestaan,

4

2

applicatie draaien Gebruik via internetbrowser mogelijk (beperkingen) servers en voor clients)

gebruiken


pagina 29 van 38

Nr

Hoofdgroep

Criterium

Toelichting

Antwoord

Weeg-

Sub-

Criterium

Score

Score

Factor

weeg-

gewicht

(1-10)

X

factor

SubWeegFactor

hoe wordt dan de synchronisatie verzorgd 38

Schaalbaarheid

Is de applicatie uitbreidbaar t.a.v.

4

4

4

3

4

3

4

5

4

4

4

5

4

3

aantallen gebruikers en/of dossiers 39

40

Invloed aantal gebruikers op

Wat is de gemeten invloed van

response

gebruikersaantallen op de responsetijd

Capaciteit aantallen gebruikers/werkplekken

Wat is de maximum

41

42

Is er een maximum aantal gebruikers

Gegevenscapaciteit

gegevenscapaciteit

Response tijd en

Wat is de invloed van de omvang van

databasegrootte

de gegevensopslag op de respons Kan de applicatie omgaan met de in de

43

zorg gebruikelijke communicatiestandaardisatie. Zijn de

44

Communicatiestandaardisatie

kosten voor upgrade naar HL7v3

(XML, HL7v2, HL7v3)

inbegrepen in de beheer-kosten

Is het mogelijk externe bestanden in te lezen en zo ja welke formaten


pagina 30 van 38

Nr

Hoofdgroep

Criterium

Toelichting

Antwoord

Weeg-

Sub-

Criterium

Score

Score

Factor

weeg-

gewicht

(1-10)

X

factor

SubWeegFactor

45

Is communicatie met PC

4

4

4

1

4

3

4

4

applicaties mogelijk en via welk formaat 46

Is het mogelijk vanuit andere applicaties via objectbenadering of API's (verzameling definities op basis waarvan een computerprogramma kan communiceren met een ander programma of onderdeel) functies in de applicatie aan te roepen

47

Worden een E-mail pakketten ondersteund, zo ja welke

48

Architectuur (modulair,

Op welke wijze is/wordt de applicatie

geïntegreerd, ASP,

qua architectuur vormgegeven.

configureerbaar/flexibel, datascheiding, Multi tier architectuur) Handreiking selectie en gunning / 07.03.2008

pagina 31 van 38

Nr

Hoofdgroep

Criterium

Toelichting

Antwoord

Weeg-

Sub-

Criterium

Score

Score

Factor

weeg-

gewicht

(1-10)

X

factor

SubWeegFactor

Communicatie tussen clients

49

Is het mogelijk binnen de applicatie

4

3

2

4

2

4

2

3

tussen clients te communiceren

50

51

52

Het ontwikkelproces waarbinnen de applicatie is gerealiseerd en de toekomstvastheid wordt gewaarborgd

Ontwikkeling/uitbreiding/kan t en klaar pakket Ontwikkeling alleen of in partnership Hoe lang duurt het voordat u het digitaal dossier JGZ kunt opleveren op basis van bijgeleverde (eigen specificaties als aanvulling op de algemene BDSspecificaties) gedetailleerde functionele specificaties en


Heeft u een bestaand pakket (dat al of niet moet worden uitgebreid) beschikbaar of zou u nieuw moeten/willen ontwikkelen? Is of wordt de ontwikkeling van het digitaal dossier JGZ gerealiseerd in partnership (naam partner)

pagina 32 van 38

Nr

Hoofdgroep

Criterium

Toelichting

Antwoord

Weeg-

Sub-

Criterium

Score

Score

Factor

weeg-

gewicht

(1-10)

X

factor

SubWeegFactor

bestek.

53

Projectmanagement methodiek

54

Ontwikkelingssoftware

55

Programmeertaal

56

Open standaarden

57

58

Ontwikkeling/implementatie fasering (in RFP perioden) Kunt u op basis van een gedetailleerd functionele specificaties en bestek het (aangepaste) digitaal dossier JGZ opleveren binnen een periode van 5


Welke projectmanagementmethodiek wordt er gebruikt Van welke ontwikkelingssoftware is er gebruik gemaakt In welke programmeertaal/talen is de broncode gerealiseerd. Maakt de software gebruik van open standaarden Welke fasering wordt er onderscheiden (fases waarvoor de lengte in de uit te brengen RFP moet worden opgegeven)

2

2

2

1

2

1

2

3

2

3

2

4

pagina 33 van 38

Nr

Hoofdgroep

Criterium

Toelichting

Antwoord

Weeg-

Sub-

Criterium

Score

Score

Factor

weeg-

gewicht

(1-10)

X

factor

SubWeegFactor

maanden?

2

3

2

5

2

3

2

3

2

5

Communicatieplan

Verzorgt u de begeleiding van de

4

2

4

2

Analyse- en modelleermethode

60

Fixed price

61

Fixed date

62

Testing

64

66

1

59

63

65

2

Testing Systeemontwikkeling/imple mentatieplanning

Welke analyse- en modelleermethodiek wordt er toegepast Gaat u een project op fixed price basis aan Gaat u een project op fixed date basis aan Zijn er tests uitgevoerd door een onafhankelijke instantie In hoeverre worden testtrajecten ondersteund door de leverancier Bijleveren van planning op grond van specificaties

De ondersteuning van de leverancier bij de implementatie

organisatie t.a.v. de implementatie Meest gebruikelijke

Hoeveel tijd is er normaliter nodig

implementatie doorlooptijd

voordat een systeem is geïmplementeerd (binnen één


pagina 34 van 38

Nr

Hoofdgroep

Criterium

Toelichting

Antwoord

Weeg-

Sub-

Criterium

Score

Score

Factor

weeg-

gewicht

(1-10)

X

factor

SubWeegFactor

organisatorische éénheid t/m gebruikersinstructie) Opleiding gebruikers

67

Verzorgt u de opleiding van

4

3

4

2

4

2

4

2

5

3

5

4

5

3

5

3

5

5

medewerkers Opleiding gebruikers

68

Is de opleiding van medewerkers gedifferentieerd naar medewerkerrollen

Opleiding gebruikers

69

Kosten van applicatiegebruikersopleiding (per pp per rol)

Conversie

70

Verzorgt u conversiediensten en welke hulpmiddelen gebruikt u hierbij

71

Het beheer van de

Onderhoudscontract

applicatie

Bijsluiten van een voorbeeld onderhoudscontract

72

Aanpasbaarheid

Geef een indruk van de

73

Foutherstel

74

Onderhoudsprocedures (bijv.

Hanteert u de ITIL-procedures t.a.v.

TIL)

Onderhoud en beheer

GBZ (goed beheerd

Voldoet de applicatie aan hetgeen door

zorgsysteem)

Nictiz wordt voorgeschreven voor een

aanpasbaarheid van de applicatie Hoe is het herstel van fouten en omissies geregeld

75


pagina 35 van 38

Nr

Hoofdgroep

Criterium

Toelichting

Antwoord

Weeg-

Sub-

Criterium

Score

Score

Factor

weeg-

gewicht

(1-10)

X

factor

SubWeegFactor

GBZ 76

Veiligheid support

77

Systeem Support

78

Gebruikerssupport

Kan support worden geleverd binnen

KO

de marges gesteld door GBZ Hoe is systeemsupport geregeld

5

3

Hoe is gebruikers-ondersteuning

5

2

5

2

5

2

5

4

5

2

5

3

geregeld 79

Invloed systeem op mensinzet

Wat is de verwachte invloed op mensinzet door invoering van het Digitaal dossier JGZ (per beheerrol)

80

Ondersteuning eindgebruiker

Is er een structurele vorm van gebruikers-ondersteuning, hoe is deze geregeld, wat zijn de kosten

81

Zijn er configureringshandboeken (gebruiker, beheerder, etc.) beschikbaar

82

Voorbeeld SLA

83

Beheersorganisatie

Bijsluiten actuele geanonimiseerde SLA Hoe is uw beheersorganisatie georganiseerd.


pagina 36 van 38

Nr

Hoofdgroep

Criterium

Toelichting

Antwoord

Weeg-

Sub-

Criterium

Score

Score

Factor

weeg-

gewicht

(1-10)

X

factor

SubWeegFactor

84

Herbruikbaarheid (bijv.

Mate waarin delen van de applicatie

modules)

kunnen worden hergebruikt voor

5

3

5

4

5

4

6

3

6

3

6

3

6

3

ontwikkeling van andere functies/systemen 85

ASP (ondersteuning op afstand

In hoeverre is ASP service te leveren

via Internet (servers/clients))

via Internet op bovengenoemde hardware

ASP voor diverse platforms

86

Welke hardware platforms worden ondersteund door ASP service

87

De ICT infrastructuur

Platform eisen

waarop de applicatie

ondersteund door het Digitaal dossier

beschikbaar kan worden

JGZ (servers, laptops, desktops,

gesteld 88

Welke hardware platforms worden

mobile clients (welke)) Besturingseisen

Welke besturingssystemen (server/client) worden ondersteund (Windows, Unix, Citrix, Linux, etc.) (besturingssystemen per platform)

89

Database

Welke Database structuur wordt gebruikt

90

Minimum/maximum aantal


tabel met minimum/maximum aantal

pagina 37 van 38

Nr

Hoofdgroep

Criterium

Toelichting

Antwoord

Weeg-

Sub-

Criterium

Score

Score

Factor

weeg-

gewicht

(1-10)

X

factor

SubWeegFactor

records via ASP

records via ASP (-1000,-25.000,100.000,-1.000.000, 1.000.000-)


pagina 38 van 38

Raamwerk applicatie (en leverancier) selectie voor het voeren van digitale dossiers in de JGZ

Recommend Documents