Kenmerk DMS: I23301
Aan de commissie ABBZ Datum: 9 april 2014 Onderwerp: Audiovisuele verslaglegging bestuursvergaderingen ___________________________________________________________________ Voorstel Kennis te nemen van de mogelijkheid van audiovisuele verslaglegging van de bestuursvergaderingen en de voor- en nadelen daarvan; Advies te geven over de wenselijkheid en de mogelijke kaders voor audiovisuele verslaglegging van bestuursvergaderingen van Waterschap De Dommel. ___________________________________________________________________ 1. Inleiding 1.1. Aanleiding Steeds meer gemeenten en inmiddels ook waterschappen zijn ertoe overgegaan of gaan ertoe over om van hun raads- of bestuursvergaderingen een audiovisueel verslag (videotulen) te maken. Videotulen zijn opnames van vergaderingen die als verslag worden gebruikt. Door de ontwikkelingen van de techniek is het betrekkelijk eenvoudig om audio of video op te nemen, uit te zenden of te “streamen” via internet, op te slaan of te kopiëren. Het uitzenden via internet wordt ook wel webcasten genoemd. Momenteel maken zeven waterschappen gebruik van audiovisuele verslaglegging in verschillende varianten. Ook bij de waterschappen Aa en Maas en Brabantse Delta worden initiatieven genomen om hiertoe over te gaan. Het AB van Aa en Maas heeft ingestemd met audiovisuele verslaglegging met behoud van ook schriftelijke verslaglegging. Deze ontwikkelingen zijn aanleiding om leden van het AB op de hoogte te stellen van de voor- en nadelen en de mening van de Commissie over een mogelijke toepassing binnen Waterschap De Dommel te peilen. 1.2. Historie Sinds 2009 werkt Waterschap De Dommel met het Bestuurlijk Activiteiten en BewakingSysteem (BABS). BABS ondersteunt het bestuurlijk besluitvormingsproces en wordt gebruikt door de interne organisatie. In 2012 heeft het papierloos vergaderen vorm gekregen door iBabs. Met dit programma werd het voor AB-leden mogelijk om de vergaderstukken op de iPad te raadplegen. Een vervolgstap kan de audiovisuele verslaglegging zijn. In de DB-vergadering van 6 maart jl. is voorgesteld om de commissie ABBZ hierover te consulteren. Ervaringen Momenteel maken acht waterschappen gebruik maken van audio(visuele) verslaglegging. Uit een onderzoek van Waterschap Brabantse Delta blijkt dat de ervaringen overwegend positief zijn. Een aantal heeft geen schriftelijke notulen meer en volstaan uitsluitend met audiovisuele verslagen, een besluitenlijst en actielijst. Andere combineren het met schriftelijke notulen. Eén waterschap maakt gebruik van videobeelden en de andere waterschappen van louter audioverslagen. In bijlage 1 vindt u de deelnemende waterschappen met een doorlink naar hun website waarop de uitzendingen zijn te raadplegen. Ook vindt u een link naar de site van de gemeente Boxtel die ook gebruik gemaakt van audiovisuele verslagen. 1
Kenmerk DMS: I23301
Juridische kaders van verslaglegging, openbaar maken en archivering. De voorgestelde nieuwe werkwijze van audiovisuele verslaglegging voldoet aan de wettelijke vereisten voor verslaglegging, wet openbaarheid van bestuur en archivering. 2. Doel/meetbaar effect
Algemene doelen
Bijdrage voorstel*
Voldoen aan verplichting Verbeteren governance Verbeteren people Verbeteren planet Verbeteren profit
Deelaspecten waaraan wordt bijgedragen (verwijderen wat niet van toepassing is; desgewenst aanvullen) Wettelijke verplichting – Bestuurlijke afspraak Samenhang & samenwerking – Participatie – Integriteit – Toezicht – Verantwoording – Gedragscode – Transparantie Gezondheid – Betrokkenheid van burgers – Woonomgeving – Kunst & cultureel erfgoed Water – Natuur – Bodem – Lucht – Grondstoffen – Landschap
Verbeteren rendement
Arbeid – Hulp- & grondstoffen (hergebruik, energieverbruik) – Kennis – Kapitaalgoederen – Ruimtelijke vestigingsvoorwaarden Geen uitstel naar later – Geen verplaatsing naar elders – Geen afwenteling op een ander Kostenverlaging – Inkomstenvergroting
Verbeteren bedrijfsvoering
Doelmatigheid (efficiëntie) – Doeltreffendheid (effectiviteit) – Continuïteit
Voorkomen afwenteling
Het doel is om de verslaglegging van publieke bestuurlijke vergaderingen op een efficiënte en aantrekkelijke wijze openbaar te maken. Hiermee wordt de organisatie transparanter en hebben de bestuurders naar de inwoners en organisaties een instrument om wijze van besturen te laten zien. 3. Uitwerking van het voorstel 3.1. Inhoud en argumenten Toelichting bij beslispunt 1: Kennis te nemen van de mogelijkheden van audiovisuele verslaglegging Met webcasting worden AB-vergaderingen opgenomen en direct uitgezonden via internet. Er kan gekozen worden om audio of video op te nemen. De techniek zorgt er voor dat er direct een koppeling is met stukken en de mensen die aan het woord zijn. De opnames worden per agendapunt verwerkt en kunnen via aanklikken bekeken worden (zie figuur 1). Er is dan geen woordelijk verslag meer nodig. De besluiten en acties worden in een afzonderlijke lijst verwerkt.
2
Kenmerk DMS: I23301
Figuur 1: voorbeeld van weergave verslag met beeldbestanden in iBabs
Aansluiting bij social media Om het bereik van de live-uitzendingen te vergroten en participatie van kijkers te vergroten is het mogelijk een uitzending te integreren (‘sharen’) in meer dan honderden Social Media sites zoals o.a. Linkedin, Twitter, Facebook. Ook is het mogelijk om delen van de uitzending te integreren in een eigen blog of website. Techniek van webcasting kan ook voor andere doeleinden worden toegepast. Niet alleen van de AB- en commissievergaderingen kan een digitaal verslag gemaakt worden, maar ook van bijvoorbeeld opiniërende vergaderingen, interne bijeenkomsten, crisiscommunicatie en hoorzittingen. Argument 1: Efficiënte archivering vergaderstukken. AB-leden kunnen op de iPad zowel vergaderstukken als verslag raadplegen. Deze geïntegreerde dienst (iBABS/webcast) heeft voor AB-leden het voordeel dat zij eenvoudig vanachter hun iPad, door de verschillende AB- en commissievergaderingen kunnen klikken en per agendapunt het audio- en/of videofragment kunnen raadplegen. De digitale verslagen zijn doorzoekbaar in de archieffunctie op agendapunt, onderwerp, spreker en partij ( zoekfunctie door meerdere verslagen en door de jaren heen). Het digitale verslag is direct beschikbaar. Het schriftelijke verslag wordt pas na enkele weken beschikbaar gesteld. Argument 2: Nauwkeurige verslaglegging Achteraf is altijd exact terug te luisteren welke uitspraken er door elke deelnemer zijn gedaan. De non-verbale communicatie (oa. gezichtsuitdrukking) die bij een geschreven verslag niet wordt vastgelegd is bij video een groot voordeel. Argument 3:Betrekken groter publiek Door middel van webcasting is de bestuurlijke besluitvorming op een transparante en laagdrempelige wijze toegankelijk voor een groot publiek. Wellicht willen inwoners, achterbanleden, ambtenaren, journalisten en andere belangstellenden wel een deel van de vergadering volgen, maar om dan naar het Waterschapshuis te gaan en dan een hele tijd te
3
Kenmerk DMS: I23301
wachten op een onderwerp is veel gevraagd. Ze kunnen met het systeem van webcasting zelf bepalen waar en wanneer zij de AB-vergadering (of een deel daarvan) bekijken. Met webcasting kunnen veel mensen direct de behandeling van een bestuurlijk agendapunt “live” volgen. Het biedt de mogelijkheid om de inwoners te betrekken bij de wateronderwerpen die voor hen van belang zijn. Ook bestaat de mogelijkheid dat een belangstellende via een e-mail of anderszins geattendeerd wordt wanneer het door hem aangegeven onderwerp in de vergadering aan bod is. De uitzendingen worden gepubliceerd en toegankelijk gemaakt zodat bestuurders, ambtenaren en overige belangstellenden de archiefuitzending kunnen terugkijken en doorzoeken op onderwerp, spreker en partij. Een politiek/ bestuurlijk onderwerp kan op deze manier eenvoudig gevolgd worden. Toelichting bij beslispunt 2: Advies te geven over wenselijkheid en kaders bij audiovisuele verslaglegging De Commissie wordt advies gevraagd over de volgende punten: - heeft u er problemen mee dat er video- en of audio-opnamen gemaakt worden van de vergaderingen van het AB? - heeft u er problemen mee dat dat de video-opnamen dienen als een audiovisueel verslag? - Vindt u dat, indien er een audiovisueel verslag wordt gemaakt, het schriftelijke verslag kan vervallen? - Heeft u behoefte aan een overgangstermijn? - Welke kaders geeft u mee om dit verder te onderzoeken? - Heeft u behoefte aan een test binnen een AB-vergadering? 3.2 Kanttekeningen/Risico’s Kanttekeningen bij beslispunt 1: 1. Een gestructureerde vergaderorde Om er voor te zorgen dat van ieder onderwerp een aparte opname gemaakt kan worden, moet een medewerker met de onderwerpen ‘meeklikken’. Dit vraagt om structuur in de vergaderorde zodat de medewerker de gelegenheid heeft tijdig mee te klikken. Tevens dienen de deelnemers een vaste plaats in de nemen (dit is bij de commissievergaderingen nu nog niet het geval) omdat dit is gelinkt aan de weergave in het systeem. Verder dienen er ook duidelijke afspraken te worden gemaakt over de bespreking van vertrouwelijke stukken. Daarnaast vraagt de implementatie hoogstwaarschijnlijk ook de nodige inzet. Verwacht kan worden dat een meer gestructureerde vergaderorde wennen zal zijn, maar dat dit na verloop van tijd als prettig ervaren zal worden. 2. Geen geschreven verslag Door het ontbreken van een geschreven verslag kan dit niet meer geraadpleegd worden. Ook is het niet mogelijk om passages uit het verslag eenvoudig te verwerken in andere documenten. Daarbij is het niet voor iedereen toegankelijk omdat niet iedereen over internet beschikt (5%). 3. Beschikbaarheid en vindbaarheid. Uit een onderzoek van Open State bij provincies en gemeenten bleek dat audio- en/of videoverslagen niet altijd even goed gestructureerd zijn waardoor citaten niet vindbaar zijn. Daarnaast is er soms sprake van verschillende niet op elkaar afgestemde routes als gevolg van een diversiteit in systemen van de leveranciers die op het gebied van notulen, verslagen 4
Kenmerk DMS: I23301
en agenda's actief zijn. Door een goed webbeheer is dit aandachtspunt te ondervangen. 4: Video-opnamen beïnvloeden sfeer tijdens vergaderingen Het is mogelijk dat doordat een camera aanwezig is, de sfeer anders is dan zonder camera. Zeker in het begin zullen de AB-leden moeten wennen. Het is echter net als bij het gebruik van iPad, microfoon, mobiele telefoon of sociale media een ontwikkeling die zijn doorgang zal vinden en die men na verloop van tijd normaal vindt. 4. Uitvoering en evaluatie 4.1. Vervolgstappen Indien de commissieleden overwegend positief staan ten opzichte van de toepassing van webcasting zal een bestuursvoorstel worden voorbereid met daarin een keuzemogelijkheid voor diverse varianten. Daarbij zal gebruik worden gemaakt van de ervaringen van andere waterschappen. 4.2 Kosten De reguliere kosten voor het uitzenden van AB-vergaderingen (in totaal 6) en commissievergaderingen (in totaal 12) variëren tussen de € 4.000,- en € 6.000 per jaar. Deze kosten wegen op tegen de huidige kosten van schriftelijke verslaglegging (€ 7.000,-) Dit geldt uiteraard alleen als we ervoor kiezen om geen schriftelijk verslag naast het audiovisuele verslag te maken. De kosten voor technische aanpassingen (investeringskosten) bedragen tussen de € 5.000,-- en € 10.000,-
Bijlage(n):1 waterschappen die gebruik maken van webcasting.
5
