A projektek előkészítése PCM, SWOT, LKM szerepe, felépítése

A projektek előkészítése PCM, SWOT, LKM szerepe, felépítése

A projekt fogalma •

A projekt szempontjából 3 tényező:  Erőforrások (humán, energia, pénz)  Cél, célrendszer  Idő, fázisok

Van-e projekt bázis? • Szükséglet felismerése – „adott egy probléma, valamit tennünk kellene” • Projekt ötlet, elképzelés, csíra – „mi lenne, ha ezt csinálnánk” • Projekt javaslat – „vannak céljaink, és tudjuk, hogyan érjük el azokat” • Kidolgozott projekt – „az ördög a részletekben rejlik” • Kidolgozott pályázat – „erre talán már pénzt is adnak”

A „jó” projekt ismérvei • releváns – valós igényre alapul – cél-orientált – a kiírásnak megfelel

• megvalósítható – – – – –

jól átgondolt, következetes eredményei mérhetők reális költségvetés világos munkamegosztás előzetesen felmért kockázatok

• fenntartható – a célcsoport számára nyújtott előnyök a fejlesztés után is biztosíthatók

1. Projekt menedzsment •

Projekt tervezet készítése:       

Adatgyűjtés Célok tisztázása (általános, specifikus) Célcsoport kiválasztása A tevékenységek megtervezése Körülmény analízis Üzleti terv készítése Dokumentációk/ellenőrzés

2. Adatgyűjtés – probléma meghatározás • • • •

Jelenlegi helyzet meghatározása Probléma elemzés, körülmények Probléma meghatározása Ok-okozati viszonyok feltárása

3. Cél és feladat meghatározás •

Célcsoport kiválasztása:  Érdekelt személyek, szervezetek  Részesedésük  Érdekeik, céljaik vizsgálata

•

Célok, feladatok rögzítése  SWOT modell

•

Logikai keretmátrix elkészítése

4. Tevékenység tervezés

• Feladatok kiosztása • Az időtávok meghatározása • Fázisok alapos ismerete (szakértők bevonása) • MÉRFÖLDKÖVEK!

5. Üzleti terv elkészítése • Bevezető oldal: Azonosító adatok, alapinformációk

• Összefoglaló: Ötlet leírása, piaci tendenciák, marketing stratégia, pénzügyi kimutatások

• Megvalósíthatósági tanulmány: Vállalkozás bemutatása, célok ismertetése, iparág elemzés, marketing terv, pénzügyi terv Mellékletek

6. Pályázat elkészítése • A pályázati szabályzat alapos ismerete • A pályázati cél és a projekt cél összhangja • A projekt belső ellenőrzése az űrlapok kitöltés előtt (monitoring) • Nyilatkozatok megléte • Dokumentumok, engedélyek, igazolások rendelkezésre állnak!

A PCM módszertan… • • • • •

a problémamegoldó ember módszere jól definiált keretet ad a stratégiai gondolkodáshoz megfelelő mozgásteret biztosít a megvalósításhoz egy láncra fűzi fel a tervezést és a végrehajtást ha a megfelelő logikában gondolkodunk, segít azt rendszerbe foglalni - ha nem, feltárja előttünk ezt a hiányosságot • … és mindemellett az EU fejlesztési programjainak kedvelt (megkövetelt?) módszertani eszköze

A PCM mint megvalósítási eszköz • Cél: – az érintettek hozzák meg a döntéseket – a döntések releváns információkra épüljenek

• a fázisok egymásra épülnek, a sikerhez minden fázist teljesíteni kell • a tapasztalatok beépülnek a következő programok és projektek tervezésébe

Programozás Értékelés

Megvalósítás

Finanszírozás

Identifikáció

Kidolgozás

A tervezés módszere - Logframe A logikai keretmódszer garantálja: • a valós problémákra épülést • a célok strukturáltságát • a mérhetőséget • a kockázatok felmérését • a projektterv következetességét Tervezési módszer? • Projektmenedzsment • Projektértékelés

A logikai keretterv LOGFRAME MÓDSZER (LFA – Logical Framework Approach)

A logframe módszer több, mint maga a mátrix!

Problémaelemzés Kiindulás: eltérés a mai helyzet és a jövőbeni „ideális” helyzet között Eredmények:

Probléma:

Milyen állapotot szeretnénk elérni?

Jelenlegi helyzet

ELTÉRÉS

A probléma meghatározása • Szükséglet, probléma meghatározása • A probléma által leginkább érintett népesség / csoportok meghatározása • A projekt iránti szükséglet igazolása • Az állítások alátámasztása statisztikákkal, tanulmányokkal, tapasztalatokkal

Miért van szükségünk a projektre?

A helyzetelemzés eszköze - a SWOT • Az aktuális helyzet leírására épül • A helyzetleírás megállapításait strukturálja, elemzési keretet biztosít • Megalapozza a stratégia felé való továbblépést • Osztályozás – – – –

Erősségek (belső - pozitív) Gyengeségek (belső - negatív) Lehetőségek (külső - pozitív) Veszélyek (külső - negatív)

A SWOT négy kategóriája • Erősségek (Strengths) - Belső tényezők, + Pozitív dolgok, amik jól működnek, és lehet rá befolyásom hogy még jobban működjön • Gyengeségek (Weaknesses) - Belső tényezők, Olyan dolgok amik nem jól működnek, de lehet rá befolyásom hogy jobb legyen a helyzet • Lehetőségek (Opportunities) - Külső tényezők, + Olyan adottságok, amelyeket nem tudunk befolyásolni, de kedvezőek és rájuk építve kihasználhatjuk az erősségeinket • Veszélyek (Threats) - Külső tényezők, Olyan korlátok, negatív tényezők, amelyeket nem tudunk befolyásolni és csökkentik a siker esélyeit, kockázatot jelenthetnek

A SWOT elemzés Strengths (erősségek)

Weaknesses (gyengeségek)

Opportunities (lehetőségek)

Threats (veszélyek)

matching

conversion

Stratégia

LOGIKAI KERETMÁTRIX (LKM) MÓDSZER • Az 1960-es években fejlesztették ki • Az EU pályázati gyakorlatában kötelezően használt módszer • Tervezési eszköz: elemzési folyamatból és megjelenítési módból áll • Segítségével szisztematikusan felállítható a projekt elemeinek (célok, eredmények, tevékenységek) hierarchiája, oksági kapcsolata, teljesülésük megállapítása és a befolyásoló külső tényezőkre tett feltételezések

Logikai keretmátrix • Tervezési és menedzsment eszköz • célorientált • Célkitűzés-meghatározás kulcsszerepe van a – tervezésben – monitorozásban – értékelésben

A logikai keretmódszer mint projekttervezési eszköz Lépései: 1. Projekt-identifikáció – Problémaelemzés – Célelemzés – Stratégiaelemzés 2. Logikai keretmátrix kidolgozása – beavatkozási logika – indikátorok és forrásaik – források – feltételezések

A logframe mátrixot megalapozó bevatkozási logika Hatások

Eredmények

Outputok

Inputok

Projekt tevékenységek

(Átfogó v. általános célok) (Konkrét célok)

(Operatív célok)

Logikai keretmátrix lépésről-lépésre TERVEZÉSI FÁZIS ELEMZÉSI FÁZIS  1. lépés: érintettek elemzése  2. lépés: problémaelemzés  3. lépés: célkitűzéselemzés

 4. lépés: a beavatkozási logika meghatározása  5. lépés: az előfeltevések és a rizikófaktorok meghatározása  6. lépés: az indikátorok azonosítása  7. lépés: tevékenységütemezés  8. lépés: költségvetés készítése

1. Az érintettek elemzése • A különböző érintettek azonosítása – – – –

Érinti a projekt Befolyásolhatja a projektet Lehetséges projekt partner „Konfliktusos” szereplők

• Szerepek szerinti csoportosítása – Projektben közreműködik, társfinanszíroz, haszonélvező – Támogató szervezet – Ellenőrző szerep

• Csoportosítás társadalmi és szervezeti szempontból – Mik a társadalmi és gazdasági jellemzőik – Milyen a szervezeti felépítésük (Hogyan hoznak döntéseket) – Milyen a jogi státuszuk

• Érdekek és elvárások – érdekeik és elvárásaik a projekttel kapcs. – az egyes csoportok közötti kapcsolatrendszer

• A potenciál, kapacitások és erőforrások értékelése – mik azok az erősségek, amikre építhetünk – milyen hozzájárulásra számíthatunk – mik a hiányok

• Horizontális problémák (környezeti érzékenység, esélyegyenlőség • Következtetések, ajánlások – Hogyan vegyük figyelembe az egyes csoportokat – Milyen intézkedések szükségesek – hogyan kezeljük az egyes csoportokat

2. Probléma elemzése Célkitűzés-meghatározás alapja Érintettek bevonásával

Lépések: Azonosítsuk a terület fontosabb problémáit. Problémafa készítése ok-okozati összefüggések alapján.

Problémaelemzés

P oorly coordinated & inefficient distribution of w elfare assistance to vulnerable groups, especially in the earthquake region

U nclear & inadequate legislation for social security & social justice

P oor coordination of policy form ulation

S ocial law given low priority by governm ent & populace

H igher education does not provide professional profiles required by the labour m arket

N o system of training in social w ork at higher education level

N o higher education courses available in social law & social work

problémafa = ok-okozati összefüggésekbe helyezett problémák • azonosítsuk a kulcsproblémát • „építsünk” fát a kulcsprobléma köré Ha az A a B oka, alá helyezzük Ha az A a B következménye, fölé helyezzük Ha egyik sem, mellétesszük

N o further education training courses for current social w orkers

A logikai keretmódszer mint projekt identifikációs eszköz – egy példa Problémaelemzés  az elemzés tárgyának és keretének meghatározása  helyzetfelmérés  problémák meghatározása és ok-okozati összefüggések feltárása Munkanélküliség

Belső vállalkozások erőtlenek

Nem elég képzett vállalkozók

Nincs mögöttük tőke

OKOZAT

Külső befektetők nem jönnek

Túl sokan Nincs vannak közművesített ugyanarra a terület tevékenységre

Képzetlen munkaerő

Rossz közúti elérhetőség

OK

Célkitűzés-elemzés Problémafa: A jelenlegi helyzet negatívumai kulcsprobléma Ok-okozati kapcsolatok

Célkitűzés-fa: A kívánt jövőbeli helyzet pozitívumai konkrét célkitűzés Eszköz-eredmény összefüggések

P o o rly c o o rd in a te d & in e ffic ie n t d is trib u tio n o f w e lfa re a s s is ta n c e to v u ln e ra b le g ro u p s , e s p e c ia lly in th e e a rth q u a k e re g io n

U n c le a r & in a d e q u a te le g is la tio n fo r s o c ia l s e c u rity & s o c ia l ju s tic e

P o o r c o o rd in a tio n o f p o lic y fo rm u la tio n

S o c ia l la w g iv e n lo w p rio rity b y g o v e rn m e n t & p o p u la c e

P o o rly c o o rd in a te d & in e ffic ie n t d is trib u tio n o f w e lfa re a s s is ta n c e to v u ln e ra b le g ro u p s , e s p e c ia lly in th e e a rth q u a k e re g io n

H ig h e r e d u c a tio n d o e s n o t p ro v id e p ro fe s s io n a l p ro file s re q u ire d b y th e la b o u r m a rk e t

N o s ys te m o f tra in in g in s o c ia l w o rk a t h ig h e r e d u c a tio n le v e l

N o h ig h e r e d u c a tio n c o u rs e s a v a ila b le in s o c ia l la w & s o c ia l w o rk

N o fu rth e r e d u c a tio n tra in in g c o u rs e s fo r c u rre n t s o c ia l w o rk e rs

U n c le a r & in a d e q u a te le g is la tio n fo r s o c ia l s e c u rity & s o c ia l ju s tic e

P o o r c o o rd in a tio n o f p o lic y fo rm u la tio n

S o c ia l la w g iv e n lo w p rio rity b y g o v e rn m e n t & p o p u la c e

H ig h e r e d u c a tio n d o e s n o t p ro v id e p ro fe s s io n a l p ro file s re q u ire d b y th e la b o u r m a rk e t

N o s ys te m o f tra in in g in s o c ia l w o rk a t h ig h e r e d u c a tio n le v e l

N o h ig h e r e d u c a tio n c o u rs e s a v a ila b le in s o c ia l la w & s o c ia l w o rk

N o fu rth e r e d u c a tio n tra in in g c o u rs e s fo r c u rre n t s o c ia l w o rk e rs

Célkitűzések megfogalmazása Konkrét Mérhető Pontos Reális Megfogható

A logikai keretmódszer mint projekt identifikációs eszköz – egy példa Célelemzés  a problémák átfordítása célokká  a problémafa „tükörképének” megalkotása EREDMÉNY

Új munkahelyek

Belső vállalkozások megerősödése

Külső befektetők nem vonzása

FELTÉTEL Vállalkozói ismeretekben Tőkebevonás jártas vállalkozók

Új vállalkozási területek feltárása

Közművesített területek kialakítása

Képzett munkaerő

Autópályával összekötő út kiépítése

Improved coordination & efficiency of distribution of welfare assistance to vulnerable groups, especially in the earthquake region

Stratégiaalkotás

To contribute to the reform of the higher education system in the Partner States

Legislation for social security & social justice rationalised & improved

Improved coordination of policy formulation

To create a system for training in social work at higher education level

Social law given higher priority by government & populace

BA and MA courses in social work at university X recognised by the Ministry of Education

Distance learning centre of further education for current social workers

• Határozzuk meg, mi kerüljön a projektbe (célkitűzéscsoport) • stratégia: szorosan összefüggő célkitűzések csoportja – Gondoljuk át, hogy megvalósíthatók-e!

• Véglegesítsük a konkrét és az általános célkitűzést, valamint az eredményeket

AZ LKM ELEMZŐ SZAKASZ ÖSSZEFOGLALÁS 1. Problémák vizsgálata (Érintettek elemzése) 2. Célok elemzése 3. Stratégia kialakítása 4. Ellenőrzés

A logframe mátrix Projekt leírás

ÁLTALÁNOS CÉLOK (overall objectives)

PROJEKT CÉLJA (project purpose)

Objektíven igazolható eredményességi mutató

Ellenőrzés forrásai és eszközei

Feltételezések

HATÁS INDIKÁTOROK (impact indicators)

CÉL INDIKÁTOROK (result indicators)

VÁRT EREDMÉNYEK (Expected results v. output)

EREDMÉNY INDIKÁTOROK (output indicators)

TEVÉKENYSÉGEK (Activities)

ESZKÖZÖK (means v. inputs)

ELŐFELTÉTELEK

Beavatkozási stratégia - definíciók Mit és hogyan kívánunk elérni a projekt keretében

ÁTFOGÓ CÉLOK (overall objectives )

PROJEKT CÉLJA (project purpose )

VÁRT EREDMÉNYEK (Expected results v. output)

TEVÉKENYSÉGEK ( Activities )

Az a magasabb szintű cél, amihez a projekt hozzájárul

Az a cél, amit a projekt időtartamának végére, vagy közvetlenül azt követően el kívánunk érni (ideálisan mindig csak egy van)

A projekt konkrét, kézzelfogható eredményei

A projekt keretében végrehajtandó tevékenységek

Feltételek Feltételek: a program sikeréhez szükséges körülmények, amelyeket azonban a program (v. menedzsmentje) nem tud befolyásolni.

Feltételek szintjei: • a beavatkozási logikával összhangban Feltételek meghatározásának célja: • a tervezés korai szakaszában meghatározni a program sikerét veszélyeztető kockázatokat. • a végrehajtás alatt lehetővé tenni a monitoringot.

Logikai kapcsolatok a beavatkozási stratégia és feltételezések között Projekt leírás

Objektíven igazolható eredményességi mutató

Ellenőrzés forrásai és eszközei

Feltételezések

ÁTFOGÓ CÉLOK (overall objectives) PROJEKT CÉLJA (project purpose) VÁRT EREDMÉNYEK (Expected results v. output) TEVÉKENYSÉGEK (Activities)

ELŐFELTÉTELEK

Indikátorok - horizontális logika CÉL

INDIKÁTOR

INFORMÁCIÓ FORRÁSA

A jó indikátorok – a SMART kritériumok  Specific

Konkrét

 Measurable

Mérhető

 Achievable

Elérhető, rendelkezésre áll

 Realistic

Reális

 Time-based

Időhöz kötött

INDIKÁTOROK • Mindegyik eredményre, közvetlen célra és tágabb célra tegyük fel a következő kérdéseket: A mutatók határozzák meg a teljesítés elvárt minőségét, amely szükséges a célok eléréséhez: QQTTP- kritérium mennyiségi - quantity (mennyit?),

minőségi - quality (milyen jól?), célcsoport - target group (kinek?), idő - time (mikor?), hely - place (hol?).

A közvetlen célok indikátorainál gondoljunk arra, mi a fenntartható előny a célcsoport számára?

Információ forrása az indikátorokhoz • Fel kell tüntetni: -

az információ forrását a megszerzésének módját biztosításának formáját (pl. jelentés, statisztika) ki szerzi be az információt mikor és/vagy milyen gyakorisággal

A projekt keretében megszerzendő információkhoz forrást is kell biztosítani!

FONTOS

A helytelenül megválasztott

indikátor, az egyébként kiválóan megvalósított projektből is tud igen negatív képet mutatni az értékelőknek!!!

A mutatók értelmezése MUTATÓK

TELEPHELY FEJLESZTÉS

ÚTÉPÍTÉS

VÁROSI SZEMÉTLERAKÓ REHABILTÁCIÓJA

Inputok

Fejlesztési költség

Építési költség

Projekt költség

Outputok

Létrehozott új üzemi terület

Megépített út hossza

Rehabilitált területe mérete

Eredménye k

A terület vonzerejének változása

Hatások

Foglalkoztatottság növekedése

A rehabilitált Az összekötött terület környezete települések elérhetőségének elfogadottságának növekedése javulása

A forgalom növekedés mutatói

A betelepülők száma

Projektek operatív tervezése

– Ütemterv – HR terv – Pénzügyi terv

Ütemtervezés • Miért szükséges? – Projektelemek, feladatok időigényesek – Egyes projektelemek egymásra épülnek – Egyes elemek csúszása esetén hol lehet beavatkozni – n+2 szabály: A 2004-es előirányzathoz rendelt pályázatokat 2006. dec. 31-ig el kell számolni (zárás 2006. okt. végéig!)

Ütemtervezés menete • Tevékenységek meghatározása • Tevékenységek egymásra épülésének felvázolása • Egyes tevékenységek időigényének meghatározása • Ütemterv elkészítése

Logikai háló, kritikus útvonal B, 4

D, 6

A, 3

C, 3

E, 5 F, 3

I, 8

G, 7 H, 5

Gantt-diagram (sávos ütemterv)

HR terv • A humánerőforrások tervezése is szükséges – rendelkezésre állás, szűk keresztmetszetek – költségek felmérése

• Elemei – kompetencia igények megahtározása – szakértők kiválasztása, hozzárendelése a feladatokhoz – egyes feladatok pontos ráfordítás-igényének meghatározása – ütemterv alapján HR inputok tervezése

  a projekt elkészítésének alapvető feladata az egyes feladatonként felelős személyek kiválasztása, projektcsapat létrehozása • A jól megválasztott projektcsapat a projektek sikeres megvalósításának záloga.    

a projektet fenyegető tényező, ha sok az egyszemélyes feladat fontos kiválasztási szempontok: – szakmai kompetenciák – tapasztalat – együttműködési készség – ismertség – motiváció

• a csapatban jó ha vannak a következő szerepkörök – motivátor: a csapatszellem fenntartója – precíz: határidők felelőse – gyakorlatias: problémamegoldó – kritikus: lelkiismeret – adminisztrátor: projektügyek intézése • fontos, hogy valamennyi kérdésben legyen szakértő • fontos a felelősségi körök kijelölése • fontos a projektmenedzser személye: – széles látókörű – háttértapasztalat – jelentős tudás

• A projektcsapat tagjai gyakran nem főállásban dolgoznak a projekten, hanem azt a napi munkájuk mellett végzik. • Fontos, hogy ezzel a projekten dolgozók mindegyike tisztában legyen, és ennek megfelelően úgy osszák be idejüket, hogy a napi munka és a projekten végzett tevékenységek ne menjenek egymás rovására.

• A szakemberek közötti egyik alapvető különbségtétel a személyek generalistákra és specialistákra való felosztása. • Ennek függvényében ugyanis más lehet az egyes szakértők projektben betöltött szerepe. • A specialista:• • egy területet nagyon mélyen ismer, • • a saját területén jó válaszai vannak. • A generalista: • • sok területen van tudása, de nem mély, • • érti a területek közti összefüggéseket, • • jó kérdéseket tud feltenni bármely területen.

• A tevékenységekhez rendelt erőforrás mennyisége és teljesítőképessége viszonylag pontosan meghatározható • Két eszköz: • 1. Emberi erőforrrások szakmai mátrixa • Bal oldalon egymás alatt a rendelkezésre álló erőforrások, vízszintesen a szükséges szakmai kvalitások: a mátrix négyzeteiben jelölhető, hogy kik milyen szakmai kvalitással rendelkeznek • 2. Feladat/felelősség mátrix • Bal oldalon egymás alatt a teljesítendő tevékenységek, vízszintes sor az emberi erőforrások: jelölhető, hogy az egyes feladatok teljesítéséért ki a felelős

• Szemléletmódok az erőforrás tervezésben: • Időkorlátos erőforrás tervezés: a projekt teljesítési időtartama ugyan kötött, de az erőforrások korlátlanul rendelkezésre állnak • Erőforrás korlátos tervezés: az erőforrások korlátozottak, a teljesítési időtartamot ennek kell alárendelni

HR terv - példa Szakértők Projekt elem

gép beszerzés

Konkrét projekt pénzépítési Összes rendszer HR tevékenység menedz ügyi szakem gazda szakértő en ser szakértő ber

tendereztetés szállítás tendereztetés infrastruktúra építés szoftver kiadás tendereztetés szoftver oktatás kiadványok általános projekt menedzsment

1 1 12 2 1 2 40

20 1 25 5 20 0,33 0,33 0,33 14

3 5 5 50 5 36 1

2 5 5

24 6 31 67 29 36,33 6,33 8,33 54

• Koordináció nélkül nem garantálható a projektsiker • Az együttműködés koordinációs mechanizmusok alapján valósul meg. Típusai: • a. közvetlen felügyelet: a szervezet vezetője hatásköre alapján utasítja a szervezet tagjainak tevékenységét, akik a hatáskör szerinti vezetővel egyeztetnek, függőleges irányú kapcsolatrendszer • b. közös egyeztetés: a résztvevők egymás közötti egyeztetés során alakítják a tevékenységeket, horizontális kapcsolatrendszer

• három alapvető szervezeti megoldás • 1. lineáris-funkcionális szervezetre épített projektirányítás: a tevékenységeket az egyes fukcionális szervezeti egységek teljesítik, a projektmenedzser nem rendelkezik felettük hatáskörrel, a projektmenedzser inkább koordinátor, legfontosabb feladata a döntéselőkészítés • 2. projektre orientált szervezeti struktúra: egy elkülönült szervezeti egység irányítja a projektet, a projektmenedzser hatáskörrel rendelkezik a szervezet tagjai felett, ez a szervezet változhat, a projektmendzser felelőssége és hatásköre is azonos szintű • 3. a mátrix-szervezetben történő projektirányítás: a tevékenységeket az egyes szervezeti egységek végzik, a projektmenedzser részelege hatáskörrel rendelkezik (hogy mit és mikor, azt a menedzser mondja meg. • 4. Vegyes megoldás

Kommunikációs terv • projektek koordinációja komoly feladatot jelent, mert a partnerek összefogásának lehetősége, a kommunikációs módok viszonylag korlátozott formában állnak rendelkezésre. • Ezért nagyon fontos, hogy a projekt előkészítése során a lehető legtöbb részletet konkretizáljanak az együttműködő felek.

• A projekt sikeres lebonyolítása során egyaránt fontos a projekten belüli és a projekt és környezete közti jól működő kommunikáció. • A belső kommunikáció célja, hogy a projekt-csoporton belül az információáramlás folyamatos és zökkenőmentes legyen. Ennek felelőseit a humán erőforrás tervben lehet rögzíteni.

• Belső kommunikációnak tekinthető a szervezeten belüli kommunikáció is, amelynek kézben tartására érdemes a projekt-team egyik tagját kijelölni. • A hatékony belső kommunikáció hozadéka, hogy a projekten közvetlenül nem dolgozó munkatársak támogatása is megnyerhető, növeli az összetartozás érzését a szervezeten belül és ösztönözhet más kollégákat a projektmunkára. • Hogyan kommunikáljunk a szervezeten belül? • a) prezentációk tartásával • b) tájékoztató anyagok rendszeres szétküldésével, amelyekben tömören összefoglaljuk a projekt • eseményeit/eredményeit

További lehetséges módszerek – projektcsoporton belüli találkozók » rendszeres » projektszakaszok végén – partnertalálkozók » projektindító » időközi illetve zárótalálkozók – rendszeres jelentések » projektcsoporton belül » partnerek felé – beszámolók » pályáztató felé – szakmai kiadványok – fórumok

• Külső kommunikáció: • A külső kommunikáció célja, hogy a projekt céljáról, tartalmáról és eredményeiről a külvilág is értesüljön. Ez az ismertség további erkölcsi és anyagi támogatás és új projekt-lehetőségek forrása lehet. • Eszközei: • 􀂃 sajtó- és médiakapcsolatok építése • 􀂃 honlap készítése • 􀂃 más honlapokon történő megjelenítés/kapcsolódás más honlapokon • 􀂃 szakmai kapcsolatépítés (pl. konferenciákon való részvétel) • 􀂃 szakmai publikációk megjelentetése • 􀂃 köszönő levelek kiküldése

Pénzügyi terv

Pénzügyi tervezés folyamata

• Beruházási javaslatok kidolgozása (költségvetés javaslatok) • Javaslatok pénzáramlásának becslése • Pénzáramlás értékelése • Projektváltozat kiválasztása

Finanszírozási feladatok, finanszírozási igények A kedvezményezettek finanszírozási feladatai • Saját forrás biztosítása • Projekt likviditás biztosítása • Pályázat kidolgozás és a projekt lebonyolítás nem támogatott költségeinek biztosítása Finanszírozási igények • „Végleges” költségek – Saját forrás – Nem támogatott költségek – Vissza nem téríthető ÁFA

• „Átmeneti” költségek – Számlák teljes összegének kifizetése – Visszaigényelhető ÁFA

A saját forrás elemei

• Számlapénz (bank) • Bankhitel (rövid és éven túli) • Partnerek hozzájárulása • Egyéb forrás (pl. tagi hitel)

Ha a saját forrás: bankhitel Tartós forrásigény biztosítása

Beruházási hitelből

Átmeneti forrásigény biztosítása

Rövid lejáratú hitelből

A költségvetés kiadási oldala • Beszerzési költségek – Építés – Eszközbeszerzés – Szolgáltatás

• HR költségek • Projektmenedzsment költségek, szakértői díjak • Teljes és szűk költségvetés - a támogatható költségek határozzák meg

Költségek elszámolhatósága Vonatkozó szabályok • Strukturális Alapok költségei elszámolhatóságának szabályozásáról szóló rendelet • Vonatkozó európai uniós szabályok • Hazai költségvetési előirányzatok felhasználását szabályozó rendeletek

• Pályázati felhívás

Költségek elszámolhatósága • • • •

Általános feltételek

Bizonylatokkal igazolt, teljesített költségek Projekthez közvetlenül kapcsolódnak Projekthez nélkülözhetetlen Költséghatékonyság – ellenőrizhető, piaci értékű árak • Projekt Magyarországon valósul meg • Nem szerepelnek a nem elszámolható költségek között

Nem elszámolható költségek (példák) • Bírság, kötbér és perköltség

• Adó és illeték, amelyek nem a kedvezményezettet terhelik • Alvállalkozó, amely a költségekkel arányosan nem ad hozzá értéket • Pénzügyi műveletek díjai (deviza átutalási jutalék és árfolyamveszteségek)

A pénzügyi tervezés célja • • •

•

Pénzügyi megvalósíthatóság vizsgálata Pénzügyi fenntarthatóság vizsgálata Költségek és tevékenységek egymáshoz rendelése A rendelkezésre álló források feltérképezése

Kinek szól a pénzügyi terv? Külső szervezetek számára: – program kezelő-támogató hatóságok, – hitelintézetek

minden esetben kérnek pénzügyi tervet, többnyire előre megadott formátumban. Belső célokra: A gondos projektgazda a projekt tervezésekor saját céljaira is készít pénzügyi tervet, mely akár sokkal részletesebb is lehet a külső finanszírozók által elvártnál.

Finanszírozási terv A beruházások (tőkeköltségek, beleértve a forgótőkét is) fedezéséhez szükséges forrásokkal foglalkozik. projekt futamideje alatt várható beruházások finanszírozási igény A finanszírozás lehetséges forrásai: –tőke, –hitel, –támogatás.

Monitoring, értékelés és ellenőrzés a Strukturális Alapok vonatkozásában

Európai Uniós program alapelvek • Programozás - nagy körültekintéssel – TERV • Partnerség - minden érintettet bevonni – TÁRSAK • Addicionalitás vagy társfinanszírozás – TELJESSÉG • Koncentráció - minden „téren” – TERÜLET/TÉMA • Átláthatóság, monitoring, ellenőrzés (!) – TRANSZPARENCIA/TISZTÁZÁS

Ö T (T) L E T E S S É G

A projektciklus folyamata ELLENŐRZÉS, UTÓLAGOS (EX-POST) ÉRTÉKELÉS szabályszerűségi és célszerűségi vizsgálat, tanulságok levonása a következő programokhoz illetve projektekhez

MONITORING, IDŐKÖZI (MID-TERM) ÉRTÉKELÉS

ütemtervek és fizikai megvalósulás ellenőrzése, célok teljesülésének vizsgálata

TERVEZÉS, PROGRAMOZÁS, ELŐZETES (EX-ANTE) ÉRTÉKELÉS projekttervek, előkészítő tanulmányok, programdokumentáció

VÉGREHAJTÁS

pályázatok, közbeszerzések (tender, értékelés, szerződés, kifizetés), megvalósítás, kivitelezés

Monitoring/Értékelés/Ellenőrzés Közös szempontok: • (számos esetben azonos) szereplők közös felelőssége • elfogulatlan ítélet • nyílt és átlátható folyamat • erőforrás kímélés

Monitoring/Értékelés/Ellenőrzés összefüggése INPUT

OUTPUT

EREDMÉNY HATÁS

Szabályozottság ellenőrzése Monitoring Értékelés

Ellenőrzés

Ellenőrzés

Ellenőrzés

„Se vele - se nélküle”

Monitoring  Értékelés  Ellenőrzés

Monitoring • Folyamatos „nyomon követés”, vizsgálat, elemzés - a célok ütemes megvalósulása érdekében • Szükség szerinti beavatkozás, döntéselőkészítés – változtatni a managementen – változtatni a célkitűzéseken – reallokálni a forrásokat

• Dokumentálás, információáramlás, tájékoztatás az átláthatóság jegyében

Értékelés • Célkitűzések megvalósulásának vizsgálata • Statikus elemzés • Projektciklusbeli helyétől függően: – Előzetes „ex-ante” értékelés

– Időközi, vagy közbenső „mid-term” vagy „interim” értékelés – Záró, vagy utólagos „ex-post” értékelés + Kiegészítő, „ad-hoc”, eseti értékelések • Végrehajtói helyzetétől függően – Belső értékelés vagy – Külső értékelés

Ellenőrzés • Jog- illetve szabályszerűségi vizsgálat • Belső és külső is lehet • Érdemi összefüggések felvázolása  megoldási javaslat  intézkedési kötelezettség • Forrásai: – nyilvántartások – statisztikák – jelentések – konzultációk – felmérések – helyszíni vizsgálatok

A monitoring rendszer elemei • háttér intézményrendszer • adat - indikátor (forrás, funkció, forma)

• szakértői támogatottság • jelentéstételi rendszer

• technika (IT!) • bizottságok

A monitoring célja  időszerű és releváns információk biztosítása  a projekt-célkitűzések megvalósulásának követése  korrekciós lépések tervezése  az átláthatóság  információk a beszámolási kötelezettségekhez  a támogatási politikák pozitív irányba történő befolyásolása  publicitás

A monitoring jelentés tartalma • a projektek végrehajtásának menete, eredményeik • eltérések a megvalósítási tervtől • felmerült problémák és a megoldásukra tett intézkedések/-i javaslatok  akár a pénzügyi terv felülvizsgálatára is • tájékoztató és propaganda tevékenység

SA jelentéstétel menete Projekt végrehajtó

Beavatkozás, átcsoportosítás

adatszolgáltatás, rendszeres beszámolás, alkalmankénti önértékelés

Közreműködő szervezet adatgyűjtés/egyeztetés, igazolás, helyszíni ellenőrzés

Operatív Program Irányító Hatóság

ellenőrzés, jelentéstétel, OP Monitoring Bizottság

Közösségi Támogatási Keret Irányító Hatóság ellenőrzés, jelentéstétel, KTK Monitoring Bizottság

Európai Bizottság

jelentések, ex-post(!) jóváhagyás

IT

adatbázisok

Európai Bizottság



Monitoring Információs Rendszer KTK Monitoring Bizottság



KTK Irányító Hatóság MEH NFTH

HEFOP Monitoring Bizottság



HEFOP Irányító Hatóság FMM





AVOP Monitoring Bizottság

GVOP Monitoring Bizottság

KIOP Monitoring Bizottság

ROP Monitoring Bizottság

AVOP Irányító Hatóság FVM

GVOP Irányító Hatóság GKM

KIOP Irányító Hatóság GKM

ROP Irányító Hatóság MEH TFH













Közreműködő/ Közvetítő/végrehajtó Közvetítő/végrehajtó Közvetítő/végrehajtó Közvetítő/végrehajtó végrehajtó szervezet szervezet szervezet szervezet szervezet ESZA Kht. ÁFSZ OFA OMAI ESzCsM

Pályázó



A monitoring szintjei KTK Monitoring Bizottság KTK Irányító Hatóság OP Monitoring Bizottság

Program monitoring

OP Irányító Hatóság Közreműködő szervezet

Projekt monitoring Címzett (pályázó)

Az IT rendszer adatbázisai • • • • • •

Támogatási kérelmek Egyeztetett kérelmek Befogadott, jóváhagyott projektek Végrehajtás alatt álló projektek Befejezett, megvalósult projektek Visszaélések („Lopez modul”)

Értékelés lépései 1.) Eredmények elemzése 2.) Megvalósítás folyamatának vizsgálata 3.) Partnerek, intézmények, szervezetek tevékenységének és együttműködésüknek az értékelése 4.) Korrekciós intézkedések megítélése 5.) Értékelő jelentés összeállítása

Európai Unió alapelvei az értékelésre  A program menedzsment integráns része  Elegendő erőforrás biztosítása (humán, anyagi és szellemi)  Minőségi követelményei:  az érvényesség szem előtt tartása,  az információhoz való hozzáférés biztosítása,  a szereplők érdekeinek figyelembe vétele,  megbízhatóság, átláthatóság és tárgyilagosság érvényesítése

 Nyilvános eredményeknek!

Az értékelések jellemzői A projektciklus szintje

A vizsgált információk jellege

Az értékelés fajtája

Az értékelés jellemzője

Tervezés, programozás

Input, tervadatok, korábbi tapasztalatok

Előzetes „ex-ante”

Hatás- és relevancia vizsgálat

Végrehajtás

Output, tevékenység, eredmény

Időközi „mid-term”

Hasznossági és hatékonysági vizsgálat

Befejezés

Output, eredmény, hatás

Utólagos „ex-post”

Eredményességi és fenntarthatósági vizsgálat

Előzetes „ex-ante” értékelés 1. Célja - vizsgálni a megfelelőséget: • probléma kezelés • célkitűzések

• számszerűsítés • struktúra

• előírások

Előzetes „ex-ante” értékelés 2. Fő tényezői: 1. Korábbi tapasztalatok 2. Társadalmi-gazdasági környezet, erős és gyenge pontok 3. Stratégiák és prioritások belső és külső koherenciája 4. Célkitűzések mennyiségi meghatározása 5. Társadalmi, gazdasági hatások, forrásfelhasználás 6. Végrehajtási rendszer

Időközi „mid-term” értékelés Célja: • Előrehaladás vizsgálata • Javaslat módosításra • Pénzügyi helyzet megítélése • Változtatások igazolása • Projekt menedzsment megítélése

Utólagos „ex-post” értékelés Célja - az elvárt célok és az elért célok összehasonlításával: • A projekt igazolása • A projekt hatásainak értékelése • Adatok elemzése • Új tapasztalatok szerzése

Belső és külső értékelés összevetése • • • • • •

BELSŐ „bennfentesség” meglévő erőforrások közvetlen tapasztalatok aktuális szaktudás költséges a külön egység „prekoncepció”

KÜLSŐ • függetlenség

• szakmai hozzáértés • konkrét, objektív elemzés •plusz kapacitás  „ad-hoc” értékelések! • plusz költség • „idegen kéz”

Az értékelések hatásai a projektciklusban

„Ex-ante”  programozás, tervezés, végrehajtás „Mid-term”  végrehajtás, lebonyolítás „Ex-post”  folytatás, újrakezdés

Végkövetkeztetés A monitoringnak, értékelésnek és ellenőrzésnek nagy jelentősége van, mert: • • • • •

EU elvárás, sőt követelmény, alaposabb megértést nyújt, végigkíséri az egész projekt- és programciklust, döntéseket alapozunk rá, fontos információforrás.

 Javítás,

okulás, tanulás, hogy valami „JÓT” hozzunk létre!

Köszönöm figyelmüket!