ELŐADÁS ÁTTEKINTÉSE 2 ea.: 2. ea : Projekt Ciklus Menedzsment (PCM) • • • • •
Projektek életciklusa Projektek bonyolításának folyamata PCM elvárások PCM funkciók PCM modell
PROJEKT ÉLETCIKLUS (1-2) ( ) Nég (4) fázis: Négy fá is 1) Kezdeményezési (koncepcionális) fázis • Ötlet/igény felmerülése • Projektjavaslat elkészítése • Részletesebb p piaci elemzések ((megvalósíthatósági g g tanulmány) y) készítése 2) Tervezési fázis • Projekt P j kt célok él k d definiálása fi iálá • Projekt menedzsment létrehozása • Tevékenységek, Tevékenységek erőforrások tervezése tervezése-ütemezése ütemezése, integrácója minőségi- ill. biztonsági előírásokkal, adminisztrációval • Életciklus-előrehaladás ellenőrzési tervek készítése
PROJEKT ÉLETCIKLUS (3-4) 3) Végrehajtási (implementációs) fázis • Tervek „üzembehelyezése „üzembehelyezése” • Tevékenységek figyelemmel kísérése, irányítása • Előrehaladás (periodikus) vizsgálata, szükség szerint reviziója ó 4) Lezáró (befejező) fázis • Projekt komplettálása • Átadás • Projekt kiértékelése • Disszemináció • Fenntarthatóság • Nyomonkövetési N kö té i ffeladatok l d t k (`f (`follow-up`) ll `)
Projektfolyamat
Projekt előkészítés (O. fázis)
Projekt tervezés (1. fázis)
M Megvalósítás ló ítá (2. (2 fá fázis) i )
Bevezetés (3. fázis)
Lezárás (4. fázis)
A PROJEKT FOLYAMATA
• • • • • • • • • • •
Igény felmerülése és pontosítása Megállapodás a célokban Projekt team megalakítása Megbízás a projektterv elkészítésére A projektfolyamat megtervezése Költség- és időterv Költség Kockázatelemzés Kommunikációs terv elkészítése Terv elfogadása Megvalósítás g –Monitoring g és kontrolling g Értékelés
A PROJEKTEK BONYOLÍTÁSÁNAK 6 FÁZISA 1. 2. 3 3. 4. 5 5.
Lelkesedés Illúziók elvesztése Pánik Bűnösök keresése A ártatlanok Az á t tl k és é llelkesedők lk dők megbüntetése 6. A projektben közvetlenül részt nem gj vevők kitüntetése,, megjutalmazása
EU PCM (Projekt Ciklus Menedzsment) • •
•
Az 1980-as évek végén, az OECD Fejlesztés-támogatási Bizottság eredményességre vonatkozó elemzéseiből fejlődött ki. Az Európai Bizottság a projekttervezés és -irányítás minőségének javítása érdekében, a 90-es években vezette be általános használatát, mivel a támogatott programok nagy többsége igen alacsony szintű eredményeket mutatott. A PCM-re a szektorális megközelítés, a kereslet-vezérelt megoldások, a fejlett elemzési technikák, a cél-orientált tervezés, mérhető hatások, a minőség hangsúlyozása, a fenntarthatóság figyelembe vétele és az egységes formátumok jellemzőek. HEFOP 3.3.1.
PCM elvárások I. I 1. Relevancia – a projektek kapcsolódnak a szektorális, nemzeti és közösségi célkitűzéshez – a kedvezményezettek már a kezdetektől részt vesznek a tervezési folyamatban – alapos a problémaelemzés – a célokat világosan meghatározták a célcsoportok számára kínált előnyök formájában
HEFOP 3.3.1.
PCM elvárások II. 2. Megvalósíthatóság – a célkitűzések logikusak és mérhetőek – számba veszi a kockázatokat és f lé l é k é feltételezéseket és a végrehajtó é h j ó iintézmények é é k kapacitását – a monitoring releváns célokra koncentrál g 3. Fenntarthatóság – a fenntarthatóságot befolyásoló tényezőkkel a projekttervezés részeként foglalkoznak – az elemzések és értékelések eredményeit felhasználják és figyelembe veszik a tervezés során
A PCM alapelvei I. 1. A projekt-ciklus szakaszainak következetes b t tá betartása, amely l strukturált t kt ált é és megfelelő f l lő információn alapuló döntéshozatali eljárást biztosít. biztosít 2. Részvétel biztosítása, a projekt-ciklus kulcsfontosságú szakaszaiban szervezett workshop-ok és a projekt céljainak a kedvezményezettek részére nyújtandó tartós előnyök/hasznok formájában történő megfogalmazása g g révén. 3. Fenntarthatósági szempontok figyelembe vétele a p projekttervezés j során, az előnyök/hasznok tartós biztosítása érdekében.
A PCM alapelvei II. 4. Logikai keretmátrix alkalmazása, amely konzisztens elemzési módszert biztosít a projekttervezés és a végrehajtás során. 5. Integrált megközelítés, megközelítés amely az egyes projektek céljait összekapcsolja a Bizottság célkitűzéseivel és a partner-országon partner országon belüli nemzeti és szektorális célkitűzésekkel; biztosítja, hogy a projektmunkatervek és költségvetések logframe módszerrel készüljenek; és egységes alapformát használ a kulcsfontosságú kérdések konzisztens és teljes körű kezelésének biztosítása érdekében a projekt teljes időtartama alatt.
A PCM ELTERJEDÉSÉNEK INDOKAI Tapasztalatok:
• zavaros stratégiai keretek • kínálat-vezérelt projektek (arra írunk projektet, amire pénz van) • gyenge helyzetelemzés • tevékenységorientált tervezés • mérhetetlen hatások • célcsoportok igényeinek figyelmen kívül hagyása • rövid távú gondolkodás • nem várt kockázatok • eredmények követhetetlensége • a költségek nem álltak arányban a kapott előnyökkel • tapasztalatok beépülésének hiánya • pontatlan projektdokumentumok
A PCM előnyei: • strukturált megjelenés
EU
• kereslet-vezérelt megoldások • fejlett elemzés • cél-orientált tervezés • mérhető hatások • hangsúly a minőségen • összpontosítás a fenntarthatóságra
1992
• standard formátum
… és nálunk mi a helyzet?
ELVÁRÁS ÉS GYAKORLAT A.
Kínálat vezérelt gondolkodásmód:
B. Projekt alapú gondolkodásmód:
Találtunk egy pályázati kiírást
Azonosítottunk egy valós problémát
Megnézzük, hogy megfelelünk-e a jjogosultsági g g kritériumoknak
Van kidolgozott projektjavaslatunk
Megvizsgáljuk a pénzügyi kereteket
Ha minden kedvező kreálunk egy problémát és arra készítünk egy projektet (pályázat) Megvalósítjuk a projektet úgy, hogy „jusson is maradjon is”.
Forrásokat és finanszírozási formákat keresünk és találunk pl. pályázat Az érintettek bevonásával megírjuk a pályázatot Az é A érintettek i t tt k b bevonásával á á l megvalósítjuk a projektet
A PCM MINT MEGVALÓSÍTÁSI ESZKÖZ •
Cél: – az érintettek hozzák meg a döntéseket
Programozás Értékelés
– a döntések releváns információkra épüljenek •
a fázisok egymásra épülnek, a sikerhez minden fázist teljesíteni kell
•
p beépülnek p a a tapasztalatok következő programok és projektek tervezésébe
Identifikáció Megvalósítás
Kidolgozás Finanszírozás
PROJEKT CIKLUS 1. Programozás: országos, szektorális tervezés 2. Identifikáció: projektötlet és fejlesztési tevékenység meghatározása
3. Kidolgozás: projektterv elkészítése, megvalósíthatóság elemzése, relevancia elemzése
4. Finanszírozás: finanszírozó azonosítása, döntése 5. Végrehajtás: megvalósítás, támogatási szerződés alapján
6. Értékelés: előzetes - közbenső - utólagos
Projekt menedzsment funkciók I. I 1. Projektek j tervezése z A projektvezető a közreműködő szervezeti egységekkel együtt team munkában végzi z Jellemző a kettős feladat: z A megtervezendő objektum, vagy rendszer kialakítása megfelelő módszerek, technikák segítségével z Az ehhez megfelelő f ő tervezési é eljárás á á kidolgozása á 2. Projektek szervezése z T Team építés é íté és é fejlesztés f jl té z A különböző team-ek tevékenységének szervezése, összehangolása (konfliktusok kezelése)
Projekttervezés j a tevékenységek rendszerében Mit kell tennünk és miért?
H á akarunk Hová k k eljutni? lj t i?
Minek a segítségével g g valósíthatjuk meg?
Ki ffogja j megcsinálni? i ál i?
PROBLÉMA
CÉLOK
ERŐFORRÁSOK
FELELŐSÖK
EREDMÉNY
HATÁRIDŐ
INTÉZKEDÉSEK
FELTÉTELEK
Meddig kell megcsinálni?
Mit, hogyan valósítsunk meg?
Milyen feltételek adottak?
Mit fogunk elérni?
P j kt menedzsment Projekt d t ffunkciók k iók II II. 3. Projektek koordinálása z Kitűzött határidők betartása z Információáramlás biztosítása 4. Projektek irányítása z A munkálatok terv szerinti lebonyolítása y 5. Projektek ellenőrzése és nyomon-követése z Ap projekt oje t futását utását folyamatosan o ya atosa követő ö ető te tevékenység é e ység z Egyaránt ki kell terjednie mennyiségi-, minőségi- és funkcionális szempontokra
A PCM egyszerűsített modellje
MÓDS SZER
FELAD DAT
EREDMÉ ÉNY
ELŐKÉSZÍTÉS
Kiindulópont: Ötlet, lehetőség, kezdeményezés
TERVEZÉS
Koncepció
VÉGREHAJTÁS
Zárópont Végeredmény (végtermék)
Terv
Elemzés • A partnerek meghatározása y • Helyzetelemzés • Probléma meghatározása • Célkitűzések, célok hierarchiája • Stratégiák elemzése
Projekt elemeinek meghatározása • Tevékenységstruktúra tervezése • Időterv készítése • Költségek és ráfordítások tervezése • A terv finomítása • Kockázatelemzés
Megvalósítás • Monitoring Nyomkövetés övetés • Nyo • Beavatkozás • Kommunikáció • Projekt zárása
• Műhelymunka, szeminárium • Ötletroham • SWOT elemzés • Problémafa • Célfa • Logframe mátrix
• Tevékenységfa • Gantt diagram • Logframe L f mátrix á i • Indikátorok
• Gantt diagram • Visszacsatolás formális é informális és i f áli elemei l i • Kommunikációs módszerek
ELŐADÁS ÖSSZEFOGLALÁSA •
•
A Projektciklus menedzsment (Project Cycle Management) az 1980-as évek végén, az OECD Fejlesztés-támogatási Bizottság eredményességre vonatkozó elemzéseiből l é iből fejlődött f jlődött ki. ki Az A Európai E ó i Bizottság Bi tt á a projekttervezés j ktt é és é -irányítás i á ítá minőségének javítása érdekében, a 90-es években vezette be általános használatát, mivel a támogatott programok nagy többsége igen alacsony szintű eredményeket mutatott. Az EU által elvárt és javasolt - PCM alapelveit a következőképpen foglalhatjuk össze: – A projekt-ciklus szakaszainak következetes betartása, amely strukturált és megfelelő információn alapuló döntéshozatali eljárást biztosít. – A részvétel biztosítása, a projekt-ciklus kulcsfontosságú szakaszaiban szervezett workshop-ok és a projekt céljainak a kedvezményezettek részére nyújtandó tartós előnyök/hasznok formájában történő megfogalmazása révén. – Fenntarthatósági szempontok figyelembe vétele a tervezés során során, az előnyök/hasznok tartós biztosítása érdekében. – Logikai keretmátrix alkalmazása, amely konzisztens elemzési módszert biztosít a projekttervezés és a végrehajtás folyamatában. – Integrált megközelítés megközelítés, amely az egyes projektek céljait összekapcsolja a Bizottság célkitűzéseivel és a partner-országon belüli nemzeti és szektorális célkitűzésekkel, biztosítja, hogy a projekt-munkatervek és költségvetések logframe módszerrel készüljenek, és egységes alapformát használ a kulcsfontosságú kérdések j körű kezelésének biztosítása érdekében a p projekt j teljes j konzisztens és teljes időtartama alatt.
ELŐADÁS ELLENÖRZŐ KÉRDÉSEI • • •
Ismertesse a projektciklus (PCM) p alapelveit! Mutassa be és jellemezze a projektmenedzsment egyes fázisait! Mutassa be és jellemezze a projektmenedzsment funkcióit és tevékenységi rendszerét!
KÖSZÖNÖM A FIGYELMÜKET! KÖVETKEZŐ ELŐADÁS CÍME: CÍME 3. ea.: Projektek szervezete • •
Több előadást átfogó oktatási téma előadássorozatának címei: A projektmenedzsment alapjai Következő előadás megértéséhez ajánlott ismeretek kulcsszavai: PCM elvárások, PCM modell
