A pénzügyi tervezés és kontrolling ciklusai a CERN-nél Varga Viktor Richárd Prezentáció a Magyar Tudományos Akadémia és a Wigner Fizikai Kutatóközpont munkatársainak 2017 március 13.
A központi tervezési csoport helye a szervezetben FAP részlegen belül (Finance and Administrative Processes) helyezkedik el csoportunk, az RPC (Resources Planning and Controlling)
2017 március 13.
2
FAP-RPC csoport főbb tevékenységei, felelősségi köre • Vezetői döntéstámogatás
• Rövid- és hosszútávú pénzügyi erőforrás tervezés •
Pénzügyi dokumentumok, riportok készítése a Tanács, Pénzügyi Bizottság, Tudományos Bizottság részére angol és francia nyelven • • • • •
Medium Term Plan – a szervezet 5 éves terve Éves költségvetés CVI Tagállamok hozzájárulásának összege Stb.
• Belső pénzügyi riportok a Szervezet egészét érintő, illetve projekt orientált belsőriportok készítése • Költségvetést érintő folyamatok koordinálása. Kapcsolattartás az érintettekkel. (pl. DPO, DH, HR) • Pénzügyi struktúra fenntartásának biztosítása a pénzügyi rendszerben, szoros együttműködésben az informatikai csoporttal és a az osztályok/részlegek tervezésért felelős munkatársával. • Tervezési folyamatok harmonizálása erre létrehozott eszközökkel (APT). • Aktív részvétel bizottságokban és projekek tervezésében.
2017 március 13.
3
Általános célok és a szűk keresztmetszet CÉL: Úgy optimalizálni az erőforrások elosztását, hogy az leginkább elősegítse a szervezet stratégiájának és küldetésének megvalósítását. MAXIMUM OUTPUT -- MINIMUM INPUT Hátráltatók:
• Véges erőforrások (anyagi, személyi, stb.) • Megfelelés a külső és belső pénzügyi szabályoknak • Korosodó infrastruktúra 2017 március 13.
4
CERN tervezési ciklus áttekintése MTP ,LTP, Final Budget
• Medium Term Plan (MTP), mely tartalmazza a Draft Budget-et • • • • •
Következő 5 évre szóló terv Következő évi költségvetés előzetes verziója Célok a következő pénzügyi évre Tanács szavazza meg Példa: 2017 MTP tartalmazza a 2018-2022 időszakot, továbbá tartalmazza a 2018-as költségvetés előzetes verzióját (Draft Budget)
• Long Term Plan (LTP) - Hosszútávú terv • Sokkal tömörebb és általánosabb • Tartalmazza a kulcsfontosságú stratégiai célkitűzéseket • Tervezés intervalluma 10 év
• Final Budget – Végső költségvetés • Jóváhagyott költségindex (CVI) alkalmazása • Felhasználatlan költségvetési keret átvitele a következő évre/évekre (carry forward, reprofiling)
2017 március 13.
5
CERN tervezési ciklus áttekintése Reporting dokumentum: APR • Annual Progress Report (APR) - Éves Előrehaladási jelentés • Mennyiségi nézőpont: • Összehasonlítja az aktuális pénzügyi helyzetet a tervezettel. • Minőségi nézőpont: • Magyarázza a számbeli változókat • Leíró/magyarázó jelentés a Végső költségvetésben foglaltak megvalósulásáról • Szereplők jelentései • Jelentés az aktuális számviteli helyzetről (Accounting) • DH (osztályvezető), DPO (Tervezésért felelős munkatárs), PL (Projekt vezető) jelentése az eredményekről
• Revised Budget – Felülvizsgált / Átdolgozott Költségvetés • Medium Term Plan (MTP) része • Például: MTP 2017 tartalmazza a 2017-es átdolgozott költségvetést
2017 március 13.
6
CERN tervezési ciklus áttekintése Kiegészítő dokumentumok: CVI and “Scale” • Cost Variation Index (CVI) – Költségindex • Decemberben kerül megszavazásra • Személyi szempont: célja a bérek és juttatások vásárlóerejének megtartása • Negatív indexálást nem alkalmaznak, de figyelembe veszik későbbi években a negatív indexfaktort • Anyagi szempont: A költségek összehangolása az inflációval/deflációval. Figyelembe kell venni a tagállamok nemzeti pénzneme és a svájci frank közötti árfolyamváltozást is. • Bevételek: A tagállamok hozzájárulása indexálásra kerül - “corridor” principle
• Scale of Member States’ Contributions – Tagállamok hozzájárulása • Júniusban kerül megszavazásra • Indexálást decemberben alkalmazzák • Corridor principle (”folyosó elv”): Tagállamok hozzájárulása maximum 2%-ot változhat
2017 március 13.
7
CERN tervezési ciklus áttekintése
Idővonal
Scale of contribution N+1
N-1
CVI N+1
N
N+1 June N
N+3
N+4
N+5
Dec. N
Medium Term Plan N+1 -> N+5
march
Annual Progress Report N-1
N+2
Revised Budget N
Draft Budget N+1
Planning Reporting
2017 március 13.
Probable Revenues and Expenses N
Final Budget N+1
8
Erőforrás tervezés - Elvek, szabályok • Pénzügyi szabályok és előírások (CERN Financial Rules and Regulations) • Tanács által elfogadott dokumentum • Tervezés és Költségvetés: 5-9 cikkely CERN’s accounts shall be drawn up in accordance with the International Public Sector Accounting Standards (IPSAS). These standards and the way in which they are implemented shall be explained in the notes attached to the annual accounts of each financial year.
• IPSAS bevezetése 2007-ben • International Public Sector Accounting Standards
2017 március 13.
9
Erőforrás tervezés - Bevételek • Tagállamok hozzájárulása
Revised 2016 Budget
• Bevételek 90%-a 1a
Romania will become a Member State in the second quarter of 2016 and will pay 75% (in MCHF, 2016 prices, rounded off) of its theoretical Member State contribution for the first quarter of 2016 and 100% of its Member State contribution for the remaining part of the year as defined in the Council REVENUES Resolution CERN/3189/RA. Member States' contributions
• Tagjelölt és társult államok hozzájárulása 1b
Serbia became an Associate Member State in the pre-stage to Membership on 15 March 2012 and will pay 50% of its theoretical Member State contribution in 2016 (as defined in Council Resolution CERN/2999/RA.) and 75% in 2017. It is assumed that Serbia will become a Member State no later than the end of 2017 and will pay 100% of its contribution as of 2018.
• Átmeneti időszak alatt a hozzájárulás a teljes összeg egy része • Néhány év alatt 100%-ra emelkedik
• EU projektekben való részvétel • Egyéb természetbeni és pénzbeli hozzájárulások speciális projektekre 1c
Turkey became an Associate Member State on 6 May 2015 and will pay 10% of its theoretical Member State contribution in 2016 as defined in Council Resolution CERN/3106/RA. It is assumed that these 10% will continue over the whole MTP period.
1d
Pakistan became an Associate Member State on 31 July 2015 and will pay 10% of its theoretical Member State contribution in 2016 as defined in Council Resolution CERN/3142/RA. It is assumed that these 10% will continue over the whole MTP period.
• Országok (pl.: Linac 4) • Szervezetek (pl.: ITER) • Cégektől (pl.: Siemens, Intel, HP, Oracle OpenLab project) 1e
Cyprus became an Associate Member State in the pre-stage to Membership on 1 April 2016 and will pay the statutory minimum contribution of 1 MCHF (pro rata base) in 2016 as defined in Council Resolution CERN/3034/RA. It is assumed that this contribution of 1 MCHF will continue over the whole MTP period. 2
Theoretical interest of the FIPOI loan.
2017 március 13.
2017 Draft Budget
1,224.1
1,210.4
1,108.8
1,108.8
Additional contribution from Romania as a Candidate for Accession 1a
2.0
Additional contribution from Romania as a Member State1a
8.2
10.9
1b
Additional contribution from Serbia as an Associate Member State
1.3
2.0
Additional contribution from Turkey as an Associate Member State1c
4.8
4.8
Additional contribution from Pakistan as an Associate Member State
1.4
1.4
1e
0.8
1.0
1.0
11.0
EU contributions
15.4
8.7
Additional contributions
14.5
5.0
14.5
5.0
11.7
8.9
1d
Additional contribution from Cyprus as an Associate Member State Contributions anticipated from new Associate Member States
for LINAC4, HIE-ISOLDE, ELENA, CLIC, IdeaSquare, FAIR, CESSAMag
Personnel paid on team accounts Personnel on detachment Internal taxation Knowledge transfer Other revenues
0.9
0.7
28.5
28.5
1.1
1.1
23.8
17.7
Sales and miscellaneous
6.7
6.2
SCOAP3 revenues OpenLab revenues
4.3 2.7
1.5
Financial revenues
2.0
2.0
In-kind 2
2.0
2.0
Housing fund
6.0
6.0
10
V B
Erőforrás tervezés
Tagállamok hozzájárulása 2016-ban • A tagállamok gazdaságuk mérete alapján fizetnek hozzájárulást. • Nettó nemzeti jövedelem (NNI)1 a meghatározó (nem GDP) • Az indexálás mértéke évenkénti döntés tárgya. Előre megfogalmazott elvek alapján kerül kiszámításra
Nettó nemzeti jövedelem: egy nemzetgazdaság gazdasági szereplőinek elsődleges elosztás során belföldről és külföldről származó összes nettó jövedelme. 1
2017 március 13.
11
Erőforrás tervezés – Kiadások • Költségek bontása • Tevékenység / Projekt • Szervezeti egység (osztály, csoport) • Jelleg • => IPSAS1 hatás • Eredményszemléletű számvitel
¹ Including theoretical interest of the FIPOI loan (compensated by a corresponding heading in the revenues).
A felmerült költségek elszámolása arra az időszakra történik, amikor gazdaságilag felmerültek, függetlenül a pénzügyi realizálástól.
Revised 2016 Budget
(in MCHF, 2016 prices, rounded off)
EXPENSES Running of scientific programmes and support Scientific programmes LHC (machine, detectors, computing, including spares and consolidation) Non-LHC physics and scientific support Accelerators and areas (including consolidation)
Infrastructure and services General infrastructure and services (including administration, outreach) Infrastructure consolidation, buildings and renovation
1,196.5 953.9 484.6
270.8
281.6
64.1
61.9
140.5
141.2
316.2
299.8
275.4
259.2
40.9
40.6
169.4
Centralised personnel expenses
35.7
35.7
Internal taxation
28.5
28.5
Personnel internal mobility, on detachment, paid on team accounts
13.1
10.1
Budget amortisation of staff benefits accruals
17.3
17.3
Energy and water, insurances and postal charges, miscellaneous
70.2
65.6
Interest, bank and financial expenses, in-kind
1
Projects and studies LHC upgrades LINAC4
13.0
12.2
231.5 113.7
242.6 149.7
5.4
1.0
LHC injectors upgrade
36.9
46.5
HL-LHC construction
48.4
77.9
LHC detectors upgrade (Phase 1) and consolidation
15.7
16.5
Energy frontier Linear collider studies (CLIC, ILC, detector R&D)
International Public Sector Accounting Standards
1,201.0 969.5 475.4
177.9
Centralised expenses
HL-LHC detectors, including R&D (Phase 2)
1
2017 Draft Budget
Future Circular Collider study
7.4
7.7
35.3
38.9
25.8
22.7
9.5
16.2
82.5
54.0
11.9
4.4
High-energy frontier
Diversity activities ELENA HIE-ISOLDE
9.2
2.7
CERN neutrino platform
17.3
19.0
R&D (incl. EU support) for accelerators, detectors, medical applications
44.1
27.9
BALANCE
2017 március 13.
² The cumulative balance of -118.1 MCHF is the accumulated budget deficit as stated in the Financial Statements for 2015 (to be published in June 2016). It does not contain 2015 open commitments and reprofiled projects of 88.2 MCHF carried forward to 2016 and later years (of which 55.5 MCHF announced in the Final 2016 Budget).
Annual balance Capital repayment allocated to the budget (Fortis, FIPOI 1, 2 and 3)
23.1
13.9
-25.1
-25.9
Recapitalisation pension fund
-60.0
Annual balance allocated to budget deficit
-62.0
-72.1
-180.1
-252.2
-Cumulative Balance ²-
- 118.1
12
-60.0
Variati Budge Revis
Erőforrás tervezés – Személyi jellegű • Employed Member of Personnel (MPE) Munkavállalók
(in kCHF, rounded off)
Nature
• Staff (LD – IC) • Fellow (2-3 év)
Staff members 1 Basic salaries (incl Saved Leave) Basic salaries Contribution to Saved Leave schemes
Allowances
• Standard költség a tervezés során • Carry-forward
2017 március 13.
313,250
-5,570
-5,640
20,235
Family and child allowances
24,300
24,635
Special allowances
2,350
2,385
Overtime
2,375
2,385
14,455
14,670
108,685
110,270
Pension Fund
84,340
85,540
Health Insurance
24,345
24,730
64,750
52,750
425
425
2
Centralised personnel budget
3
Centralised personnel expenses Installation, recruitment and termination of contracts Installation and removal costs Termination allowances Additional periods of membership in the Pension Fund for shift work
63,880
64,250
35,445
35,705
5,655 510
5,400 500
5,145
4,900
60
90
29,730
30,215
Contribution to Health Insurance for pensioners
26,930
27,275
Contribution to Long Term Care for pensioners
2,800
2,940
Contribution to Health Insurance for pensioners incl. longterm care
• Hatással van a költségvetésre, tervezés során figyelembe kell venni
307,610
308,190
64,310
Apprentices
• Áttérés: Limited Duration - Indefinite Contract (LD->IC)
302,620
19,985
Fellows
• 2250 Staff pozíció tagállamok hozzájárulásaiból finanszírozva (utóbbi években plusz pozíciók)
(b) 482,190
63,465
Social contributions
• Korlátozott számú Full Time Active (FTA)
2016 Draft Budget (2015 prices)
Non-resident allowances / International indemnities
Various allowances
• Fel nem használt költségvetési keret átvihető következő évre
Revised 2015 Budget (2015 prices) (a) 474,770
Internal taxation
28,435
28,545
TOTAL PERSONNEL
603,825
599,615
17,330
17,330
621,155
616,945
Budget Amortization of staff benefit accruals
TOTAL PERSONNEL incl bud. amort. of staff benefit accruals 1
Including staff paid on team accounts (9.0 MCHF).
2
Including fellows paid on team accounts (2.2 MCHF).
3
Including centralised expenses for staff and fellows paid on team accounts (0.06 MCHF).
13
Varia Budg Revi
Erőforrás tervezés – Anyagi jellegű (in kCHF, rounded off)
• Különböző kategóriák, beleértve a munkaerőt • Associated Members of Personnel (MPA) • Szolgáltatások
• Lehetőség van M to P átvitelre is 1
Including insurances and postal charges, handling and transport, bank charges, depreciation of current assets.
Nature Materials expenses Goods, consumables and supplies Electricity, heating gas and water Industrial services
(b) 577,865 298,870 80,040 108,030
73,605
74,075
Repair and maintenance
30,410
29,955
4,330
4,000
39,955 50,970
39,955 50,970
8,940
8,940
8,300
8,300
33,730
33,730
16,175 10,665 2,045 2,500 965 559,040
12,885 9,875 2,045
Temporary labour
Associated Members of Personnel Other overheads Consultancy Contributions to Collaborations 1
2
2017 március 13.
2016 Draft Budget (2015 prices)
Service contracts
• Sok adminisztráció, nehéz számon InterestMiscellaneous and financial costs Fortis bank tartani - Folyamat reform várható Theoretical interest at market rate for FIPOI 1, 2 and 3 loans at 0%. This heading is compensated by the corresponding revenue line "Other revenues / In-kind".
Revised 2015 Budget (2015 prices) (a) 542,865 275,410 68,185 108,345
In-kind (FIPOI interest 0%) 2 SIG penalty Other financial expenses TOTAL MATERIALS
965 590,750 14
Variat Budge Revis
Erőforrás tervezés Anyagi
• Kifinomult költségvetési kontroll van használatban a Qualiac rendszerben (ERP) • Különböző kritériumok • Osztályok / részlegek /projektek / ismétlődő tevékenységek esetében
• A költségvetési keretet meghaladó kiadások az RPC csoport által kerülnek elfogadásra
• Nagy építési projektek esetében EVM (Earned Value Management) projekt menedzsment technika kerül alkalmazásra
2017 március 13.
15
Erőforrás tervezés Deficit, HLK
• Halmozott Költségvetési hiány • -118.4 MCHF 2016 végén
• HLK • Services Industriels de Geneve (SIG) (áramszolgáltató) • FIPOI • 0%-os hitel
• Fortis bank • Fix kamatozású hitel
2017 március 13.
16
Eszközök – Activity Planning Tool APT
• Top-down megközelítés: • Management döntés (target figures)
• Bottom-up megközelítés • Csoport- / Projektvezetői igény (“APT”)
• Döntés az MTP készítése alatt 2017 március 13.
17
Eszközök – Személyi jellegű előrejelzés Staff Monitoring Tool - SMT • SMT funkciók
• Munkavállalók számát szimulálja • Költségkalkuláció
• Determinisztikus eszköz
• Minden esemény valószínűségi értékkel kifejezve
• Szimuláció - Különböző forgatókönyvek és hipotézisek • Minden LD (Limited Duration) elmegy • Minden LD marad • Különböző LDIC arány 2017 március 13.
18
Eszközök – kontrolling és reporting CERN Expenses Tracking CET (Qualiac - ERP - VIR) CET Summaries Last CET Data Extraction: 20 May 2016, bookclosed for November (Stores: April). Date: 20 May 2016 Query: Project AB-0809 and Category of Accounts Materiel and Time Period This Year + Carry Over
BE
EN
TE Grand Total:
61710 61712 61716 64713 55245 55246 55247 63712 63713 63715 63716 95835 95836 99788
Budget Code Description Department Group Phase 2 collimation: general BE ABP Phase 2 collimation: survey and alignmentBE ABP LS1 Collimation Consolidation BE ABP Beam instrumentation for LHC collimationBE phase 2 BI Engineering and Prototyping for TCTx EN MME R&D, Engineering and Prototyping for Phase EN 2 MME 11T Collimators EN MME Phase 2 collimation: electronics and tunnel ENinfrastructure STI Phase 2 collimation: beam test stand implementation EN STI Phase 2 collimation: 18 TCTx industrial production EN STI Phase 2 collimation: Cern work and supports EN STI Collimation Phase 2 - Collimator transfer ETC EN HE Collimation Phase 2 - Crane vehicle ETC EN HE VSC Prj: LHC Cons - Collimation TE VSC
2017 március 13.
PPA Sub-Unit LCI-COL LCI-COL LCI-COL LCI-COL LCI-COL LCI-COL LCI-COL LCI-COL LCI-COL LCI-COL LCI-COL LCI-COL LCI-COL LCI-COL
Project Charged to Budget Code (CHF) Annual Commitment (CHF) Annual Open Commitment (CHF) Payment Budget (CHF) Pipeline (CHF) AB-0809 11,676.32 159,076.32 147,400.00 251,000.00 13,132.00 AB-0809 0.00 0.00 0.00 25,000.00 0.00 AB-0809 481.50 10,761.34 10,279.84 130,000.00 0.00 AB-0809 79,374.47 86,688.07 7,313.60 219,000.00 18,184.00 AB-0809 0.00 0.00 0.00 222,000.00 0.00 AB-0809 -8,339.87 -1,124.87 7,215.00 60,000.00 0.00 AB-0809 22,352.42 45,612.42 23,260.00 60,000.00 11,037.00 AB-0809 4,510.99 35,143.69 30,632.70 169,000.00 610.00 AB-0809 0.00 0.00 0.00 45,000.00 0.00 AB-0809 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 AB-0809 54,590.33 70,511.79 15,921.46 547,000.00 31,679.76 AB-0809 14,339.61 14,339.61 0.00 5,000.00 16,512.00 AB-0809 0.00 0.00 0.00 10,000.00 0.00 AB-0809 188,731.45 242,818.68 54,087.23 131,000.00 0.00 367,717.22 663,827.05 296,109.83 1,874,000.00 91,154.76
19
Interakció, egyeztetés, kapcsolattartás • DPO és projektvezető
• Bottom-up költségvetési kérelmek • Top-down költségvetési döntések
• Számvitel (ACC)
• Szoros együttműködés az APR létrehozásában • Folyamatok létrehozása, megértése, számviteli szabályok és standardok értelmezése
• Beszerzés • Emberi erőforrás (HR)
• Új pozíciók hirdetése, jelenlegiek hosszabbítása határokon belül • Pozíciók költségvetésre gyakorolt hatása (LD IC)
• Informatikai rendszerek támogató csoportja (AIS) • Felhasználói felületek (interface) az adminisztratív eszközökhöz: APT, SMT, CET / Qualiac, HRT, EDH • Meglévő alkalmazások lehetséges fejlesztése 2017 március 13.
20
Kihívások
Erőforrással kapcsolatos kihívások a CERN-nél • Jelenlegi gazdasági helyzet: • Tagállamok számára nehézséget jelenthet a pénzügyi hozzájárulás (időbeni) teljesítése • A kutatóintézetek számára problémákba ütközhet a szerződésben rögzítettek teljesítése (CERN kísérletekben való részvétel)
• CERN költségvetés nyomás alatt • Negatív CVI (Cost Variation Index) utóbbi években (impact appreciation of CHF)
• Limitált személyi jellegű források • Évek óta nem kerül felhasználásra a nyújtott anyagjellegű költségvetési keret • Fókusz az LHC működésén -> az új projektek lassabban haladnak mint várható volt 2017 március 13.
21
